RAPPORT Beredskapsøvelse - Drammen kommune

Transkript

1 RAPPORT Beredskapsøvelse - Drammen kommune INNHOLD 1. INNLEDNING GENERELT ØVINGSTEMAET KRISESTABEN OG DE MATERIELLE RAMMENE INFORMASJON UTAD UNDER KRISEHÅNDTERINGEN ØVINGSMOMENTER VARSLINGSRUTINENE ANSVARS- OG ROLLEFORDELINGEN LEDERROLLEN INFORMASJONEN/INFORMASJONSOPPLEGGET BUDSKAPET ( KOM DETTE GODT FREM?) OMSORGEN FOR RAMMEDE OG BERØRTE SAMORDNINGEN OG KOORDINERINGEN AVTALEOPPLEGG MED POLITI/ANDRE VIRKSOMHETER FORHOLDET TIL FULLMAKTER KONKLUSJONER OG SAMMENDRAG

2 1. Innledning Formål Formålet er å øve kommunen i henhold til det ansvar kommunen har ved større ulykker og hendelser og de rutiner kommunen har for å takle disse. Det fokuseres på kommunens kriseledelse. Tema Hovedtemaene var krisehåndtering ved atomuhell og trafikkulykke der skoleelever var involvert samt fare ved gasseksplosjon. I tillegg var det informasjon med foredrag om fare og risiko ved gassulykker mv. Hovedkonklusjon Drammen kommune har et solid opplegg i sitt planverk for håndtering av kriser. Kommunen har gode løsninger rent teknisk, med eget kriserom for kriseledelsen samt opplegg for itbaserte løsninger. Servicetorget server kriseledelsen mot publikum. En oppfatter kommunen som svært profesjonell på området og at en har høye forventninger til kommunen. Øvelsen bar også preg av en profesjonell kommune som er i stand til å takle større kriser. Kommunens hovedutfordring blir å vurder og gå gjennom informasjonsopplegget, og vurdere hvordan budskapet i krisen formidles (målgruppe, hvordan disse nås). Fylkesmannen finner å presisere at øvelsen ikke er å anse som en helhetsvurdering av kommunens totale beredskapsarbeid, og at de vurderinger som ligger til grunn er gjort på generelt grunnlag. 2. Generelt Fylkesmannen hadde beredskapsøvelse i Drammen kommune 21 oktober 04. Øvelsen ble arrangert som ledd i fylkesmannens faste opplegg med beredskapsøvelse for kommunens kriseledelse. Øvelsen ble lagt opp i samråd og samarbeide med kommunen. Øvelsen besto av en temadel og en pratisk øvelsesdel. Temadelen besto av informasjon fra gassulykken på Lillestrøm ved tidligere rådmann i Rælingen kommune, samt informasjon om risiko og eventuell omfang av en gasslekkasjen og eksplosjon av leder på Statoils gassanlegg på Solumstrand. 2

3 3. Øvingstemaet Øvelsen i kommunen var todelt. For det første ble kommunen øvet i krisetakling av melding om atomulykke med fare for radioaktivt nedfall over kommunen. Det ble tatt utgangspunkt i en tenkt situasjon med uregelmessig situasjon ved Ignalina kjernekraftverk i Litauen. Første melding gikk ut dagen før selve øvelsen startet. Utgangspunktet her vil være kommunens kjennskap til hvilket ansvar de har for informasjon og tiltak og bruk av egen atomberedskapsplan. For det andre ble kommunen øvet i trafikkulykke med fare for gasseksplosjon. Her vil kommunens rolle som aktiv medvirker samt bruk av kommunens informasjonsplan og evakueringsplan stå sentralt. 4. Krisestaben og de materielle rammene. av krisestaben kan blant annet gjøres ut fra følgende forhold: Får krisestab og ordfører nødvendige opplysninger? Foretas det en kontinuerlig vurdering av situasjonen? Fullstendige anbefalinger til ordfører? Utarbeidelse av planer, fordeling av ordre og direktiver på bakgrunn av de avgjørelser som tas. Oppfølging og kontroll av at handlingene blir utført. av sekretariatets oppgaver i forhold til løpende oppgaver med henting av innkommet post, fordeling, loggføring osv. Kommunen har etablert eget kriserom. Dette var godt utstyrt og fungerte godt. Krisestaben ble etablert uten rådmannen. Da krisen økte i omfang ble også rådmannen koblet inn. Denne avgjørelsen ble tatt etter skjønn. Ordføreren deltok i krisestaben og ble kontinuerlig oppdatert. Det var en god arbeidsdeling mellom politisk og administrativ ledelse. Ved etablering av pressekonferanse var det imidlertid noe uklarhet om og i hvilket omfang administrativ ledelse/personell skal delta. 3

4 Tema og anbefalinger og vurderinger til løsning i krisehåndteringen ble drøftet i kollegiet. Det ble utarbeidet planer for å løse situasjonen og journalen ga mulighet for å holde seg informert, for oppfølging og kontroll. Innkomne meldinger ble imidlertid kun ført på små lapper. En regner med at kommunen vil utarbeide egne meldingsblanketter i fremtiden. Ved utarbeiding av planen ble atomberedskapsplanen brukt aktivt. Det virket også som om krisestaben hadde nødvendig kjennskap til de øvrige planene. Et viktig moment var å skille ut atomulykken i egen gruppe for å få en god arbeidsdeling og fokus på den akutte ulykken med fare for gasseksplosjon. I første fase kom det mange henvendelser rett inn til krisestaben som kunne virke forstyrrende inn i planleggingen. Henvendelsene ble imidlertid sluset til servicetorget og dette virket svært funksjonelt. Det virket som om servicetorget var godt nok informert til å løse denne førstelinjetjenesten. Kriserommet er såpass stort at det kan etableres undergrupper i rommet, som tar seg av spesielle oppgaver. Dette kan gjøre det mulig for krisegruppen å drøfte strategier mer uforstyrret. 5. Informasjon utad under krisehåndteringen. Informasjon gitt utad til presse og befolkning er et sentralt element i krisehåndteringen. At dette blir taklet på en god og ekte måte er et av de sentrale suksesskriterier for kommunen. Utfordring i informasjonsvirksomheten er blant annet at: En lett kan reagere for sent Det er lett å henge seg opp i detaljer En må informere ut fra en realistisk oppfatning av krisens potensial det er lett å undervurdere behov for informasjon Lett å overvurdere menneskers kapasitet til å ta imot og gjøre bruk av informasjon. Kommunens håndtering av pressen og av henvendelser fra befolkningen er et sentralt øvingsmoment. Observasjonspunkter for kriseinformasjon er blant annet : Mediehåndtering. Er bakgrunnsinformasjon/ fakta tilstrekkelig? (situasjonen sett med kommunens øyne). Er faktainformasjon forberedt (etablering, utfyllende innformasjon senere mv.)? Går samme informasjon til media og hjemmesiden? Er det avklart i virksomheten om hvem som uttaler seg om hva? Nivå for håndtering avklart? Publikumstjenesten, presse(konferanse) mv. Loggført henvendelse fra media? Alle henvendelser fra media besvart? Er det varslet, innkalt assistanse for mediahåndtering? Publikumstjenesten Er publikumstjenesten sammenkalt, lokaler, telefoner mv klargjort? Er gruppen orientert? Hvordan er oppgaver fordelt (henvendelse fra media, publikum, mediaovervåking)? 4

5 Er informasjonsrutiner avklart, hvem svarer på hva, bindeledd/liasion? Informasjon til kriseledelsen når tjenesten er klar til å overta deler av info.håndteringen? Påsett oppstart av tjenesten, loggføring, legge ut inf. på weben? Pressemedling og lignende inn på hjemsiden? Vaktliste, ekstraressurser? Informasjonsansvarlig Er leder publikumstjenesten kontaktet, informert mv? Er kriseledelsen informert om at publikumstjenesten er under etablering? Er funksjonene i publikumstjenesten påsett bemannet? Mediaovervåking? System for regelmessig brifing av publikumstjenesten om krisebildet? Bindeledd mellom kriseledelsen og publikumstjenesten i orden? Sjekkliste for mediakontakt? Er kommunikasjonsrutiner etablert? 6. Øvingsmomenter Øvingsmomenter for atomøvelsen omfatter informasjonsberedskap med varsling internt og til virksomhetene. Samarbeid mellom kommuneoverlege, Drammen Eiendom og Drammen Drift om anbefaling av praktiske tiltak samt situasjonsrapport til fylkesmannen. Øvingsmomenter for trafikkulykke RV 319 Solumstrand er blant annet: planlegging av evakuering, hvor mange? hvordan varsle? Hvordan transportere gamle, syke og uføre? Er det skoler, barnehager eller sykehjem i evakueringsområdet? Har kommunen forhåndsplanlagt egnede steder for mottak av evakuerte? Behov for medisinsk personell, omsorgspersonell? Pårørenodemottak? Hvor er aktuelt evakueringsmottak? Varsling av evakuering og hvordan den skal gjennomføres Til skoler, barnehager, familiebarnehager Melding til leder av evakueringsmottak om at evakuering er igangsatt Testing av kommunens kapasitet til å få mange samtidige henvendelser Øvelsen kan vurderes etter hvorledes en løste krisen basert på følgende øvingsmomenter: 1. Varslingsrutiner 2. Ansvar og roller 3. Lederrollen 4. Informasjon 5. Hva er budskapet 6. Omsorg for rammede og berørte 7. Samordning og koordinering 8. Avtaler med politi og eller andre virksomheter 9. Fullmakter Øvelsen ble avsluttet med en muntlig gjennomgang av inntrykk og tilbakemelding fra de enkelte deltakerne i kommunen og kontrollstab. Det var en overveiende positiv vurdering av kommunens takling av øvelsen. 5

6 Momentene som er listet opp foran i pkt 1 9, ble vurdert i eget spørreskjema som ble delt ut etter øvelsen. Skjemaene ble delt ut til deltakerne fra kommunen og til øvingsstaben. Observerte hendelser i forhold til øvingsmomentene ble vurdert i en skala fra 1 til 6 fra dårlig til god. Innkomne svar viser at de fleste bare har observert enkelte av punktene. Til sammen er der kommet inn 19 besvarte skjemaer, 10 fra kommunen og 9 fra kontrollstaben. Fra representant fra Statens vegvesen er det gitt særlig kommentar: Det var ingen etterspørsel/interesse for tilbakemelding eller innspill i forhold til funksjoner/ressurser fra statens vegvesen.: Ansvar for drift/vedlikehold av RV/FV Beredskap i region/distrikt Trafikksikring utenfor nærområdet Fagmyndighet trafikkant/kjøretøy System for informasjon til veifarende mv. Slike hendinger etterspør raskt kapasitet/funksjonalitet i vegnett i vid omkrets og over tid. De innkomne svarene må ikke vurderes som en fasit på hvor god øvelsen er taklet, men en umiddelbar opplevelse av øvelsen og et inntrykk av hvordan problemene ble taklet. For Drammens vedkommende bør svarene også sees i lys av at en oppfatter kommunen som svært profesjonell på området og at en har høye forventninger til kommunen. Under er vist et diagram med gjennomsnittlig vurdering av kommunen basert på de enkelte øvingsmomentene skilt på kommunens besvarelser og øvingsstabens oppfatning. Diagrammet viser en liten men gjennomgående variasjon mellom kommunens og øvingsstabens vurderinger. Takling av varslig og ansvars- og rollefordeling viser høyest skår. Informasjon, tolking av budskapet og omsorg for rammede og berørte viser lavest skår. av øvelsen - Drammen kommune 6,0 5,0 4,0 3,0 4,3 5,0 3,3 4,6 4,0 3,8 3,5 3,0 3,1 3,0 3,5 3,0 3,6 3,0 4,0 3,7 4,3 4,0 Gjennomsnittsvurdering Kommune Øvingsstab 2,0 1,0 Tallene er basert på spørreskjem utdelt etter øvelsen 0,0 Varslingsrutiner Ansvar og roller Lederrollen Informasjon Hva er budskapet Samordning og koordinering Avtaler med politi og eller andre virksomh Fullmakter 6

7 6.1 Varslingsrutinene Det er en forutsetning at det er et effektivt og godt system for varsling om farlige hendelser. Varslingsrutinene omfatter både hvordan kommunen mottar varsling av hendelser som kommer utenfra og inn til kommunen, og hvordan varsling skjer internt primært fra krisestaben til de enkelte virksomheter og eventuelt nødvendig feedback fra virksomheter som har kriseløsningsfunksjoner. Atomulykkeøvelsen baserer seg på en hendelse hvor kommunen mottar informasjon om situasjonen og hvilke tiltak som skal iverksettes fra sentralt hold. Varslingsrutinen må således vurderes ut fra hvor effektivt de fungerer og om varslingen er korrekt i forhold til de meldinger som kommer fra sentralt hold. Øvingsmomentet er her om mottak av meldinger skjer tilfredsstillende og den varsling som skjer internt til virksomhetene. Varsling til innbyggerne/de som oppholder seg i kommunen må skje ut fra det oppdrag som gis fra sentralt hold. skriterier: Ble melding som kom på faks mottatt og registrert av kriseledelsen og var internvarslingen god? Fulgte kommunen sine beredskapsplaner? Gassulykken baserer seg på en hendelse hvor kommunen selv har en overordnet rolle og varslingen internt og ut til innbyggere mv. (evakuering, kriseopplegg ved ulykke osv.) krever en aktiv holdning fra kommunen. I vurdering av varslingsrutinene viste svarene på spørreskjemaene følgende: Spørreskjemaene viser at de som hadde observert forholdet oppfattet rutinen som mye bedre enn gjennomsnittet, men at det er forbedringsmuligheter. Varslingsrutiner Kommune Øvingsstab Ansvars- og rollefordelingen Ansvar og rollefordelingen må vurderes så vel i forhold til egen organisasjon, som i forhold til andre samarbeidspartnere. Følgende vurderingskriterier kan settes opp: Internt i organisasjonen o Hvem er leder, tydelighet o Hvem er stedfortreder, tydelighet I forhold til andre o Samarbeid med politi/lrs o Samordning av egne og andres ressurser Det vil også her være viktig å skille mellom de to øvingsmomentene, atomulykke og gassulykken ved utøving av rollefunksjonen. I vurdering av varslingsrutinene viste svarene på spørreskjemaene følgende: Spørreskjemaene viser at kommunen vurderte forholdet som noe lavere enn Ansvar og roller Kommune Øvingsstab

8 middels god, mens øvingsstaben vurderte at kommunen var bedre enn middels. 6.3 Lederrollen Lederrollen kan vurderes ut fra følgende kriterier: Være i forkant hva er det verste som kan skje Iverksette tiltak (for mange bedre enn for få) I stand til å ta raske beslutninger Opptre tydelig; god til å kommunisere Tenke både kortsiktige og langsiktige konsekvens Vise medfølelse med de som er rammet av krisen Av de 16 besvarelsene på dette punktet viser registreringen en variasjon i kommunens egne vurderinger. Kommunen er noe mer kritisk enn øvingsstaben. Lederrollen Kommune Øvingsstab Informasjonen/informasjonsopplegget Øvingsmomentet kan vurderes i forhold til hvem informasjonen blir gitt til: Til egne ansatte Til publikum Til media Av de 13 besvarelsene på dette punktet viser registreringen en stor variasjon i kommunens egne vurderinger. Kommunen er noe mer kritisk enn øvingsstaben. Informasjon Kommune Øvingsstab Budskapet ( kom dette godt frem?) Øvingsmomentet kan vurderes etter følgende kriterier: hvem er målgruppen hvordan nå disse med mitt budskap Av de 10 besvarelsene på dette punktet viser registreringen også her en stor variasjon i vurderingene. Kommunen er noe mer kritisk enn øvingsstaben. ene tyder på at det er forbedringsmuligheter her. Hva er budskapet Kommune Øvingsstab Omsorgen for rammede og berørte Øvingsmomentet kan vurderes etter følgende kriterier: direkte berørte - Savnede - Levende skadet - Levende uskadet - Døde 8

9 Indirekte berørte: - Pårørende / Familie - Innsatspersonell - Hjelpe personell De 10 besvarelsene på dette punktet viser en stor variasjon. Kommunen er noe mer kritisk enn øvingsstaben. I snitt ligger vurderingene noe under middels nivå. Omsorg for rammede og berørte Kommune Øvingsstab Samordningen og koordineringen Øvingsmomentet kan vurderes etter følgende kriterier: Oversikt over materiell og tekniske ressurser Personell De 14 registreringene viser også her stor variasjon. I snitt ligger vurderingen litt under middels. Det er stor variasjon av vurderingene. Samordning og koordinering Kommune Øvingsstab Avtaleopplegg med politi/andre virksomheter Det vil her være spørsmål om kommunen har nødvendige avtaler med samarbeidspartnere og om disse virker godt nok. 16 har besvart spørsmålet. Tabellen viser stor variasjon. I gjennomsnitt vurderes opplegget som relativt godt. Avtaler med politi og eller andre virksomheter Kommune Øvingsstab Forholdet til fullmakter Øvingsmomentet kan vurderes etter hvilke fullmakter som gjelder og om de er tilstrekkelige. Av de 8 som har besvart fra kommunen viser tallene at en vurderer forholdet til fullmaktene til litt over gjennomsnittet. Fullmakter Kommune Øvingsstab

10 7. Konklusjoner og sammendrag Kommunen har etablert gode rammer for takling av kriser. Etablering av kriserom og en organisering av krisestab virker velfungerende. Kommunen er kommet langt i bruk av tekniske hjelpemidler. Noe gjenstår, som for eksempel å utarbeide meldingsblanketter. Kommunen viste godt skjønn og var handlingsorienterte. De skilte også tydelig på kommunens rolle og andres rolle i de forskjellige funksjonene i de to hendelsene, (atomulykken og bilulykken). Kommunen gjennomførte pressekonferansen og øvrig informasjonsvirksomhet på en god måte. Det vil imidlertid være nyttig å vurdere informasjonsopplegget, samt se på formidling av budskapet under krisen. Kommunen virker forberedt på og i stand til å kunne takle større kriser. 10