Hvilken standard angår oss i arkivdanningen?

Transkript

1 Hvilken standard angår oss i arkivdanningen? Frokostmøte DOGA Geir Magnus Walderhaug regionsleder Norsk Arkivråd Region øst 29. februar 2012

2 ISO Standard Norge - andre ISO ikke eneste aktør Mange IT-standarder er i andre konstellasjoner Lete opp hvor de finnes DLM Forum 2

3 Standarder et utømmelig tema... Hva er det egentlig vi ser etter? 3

4 Seeing Standards: A Visualization of the Metadata Universe 4

5 Ulike typer standarder 6 Sertifiserings standarder Beste praksis standarder «Lovpålagte» standarder/forskrifter Internasjonale standarder frivillige ISO Nasjonale standarder Juridisk spesifikke standarder satt av myndigheter Noark Defacto standards Moreq Profesjons standarder / koder ICA Organisasjons standarder

6 ICA - profesjonsstandarder earchiving Digital Record Exchange Standard Jurisdictional Survey Business Requirements Specification, 2008 ICA-Req ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 2nd Edition ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings ISDF: International Standard for Describing Functions ISAD(G): General International Standard Archival Description - Second edition 7

7 Ulike RM standarder - ISO ISO :2001 Records Management ISO :2008 Metadata for Records ISO Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments ISO Management System for Records 8

8 Tekniske rapporter - TR ISO TR 26122:2008 Work Process Analysis for Records ISO TR 13028:2010 Implementation Guidelines for Digitisation for Records ISO TR Digital Records Conversion and Migration Processes (in progress) Risk management (work in progress) Trusted Third Party Repository (work in progress) 9

9 Ulike RM standarder - nasjonale UK: BS 5454 Recommendations for the storage and exhibition of archival documents NO: NOARK 5 US: DoD Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications 10

10 Hvordan kan en standard hjelpe oss? Bestepraksis Plukk og miks det som passer deg og dine behov Records Management regler Oppbevarings og kassasjonsplaner Forretningsprosessanalyser Risikoanalyser Revisjon Opplæringsprogram Målepunkt gi retning 11

11 Ulemper ved en standard Alltid et kompromiss Regelsettende Barriere for innovasjon og utvikling Ufleksibel Bundet til bestemte teknologier 12

12 ISO Systematic review of ISO probably revision from 2012 Har blitt brukt meget bredt i ti år Godt kjent i mange land Effektiv i både privat og offentlig sammenheng Ofte supplert med mer detaljerte løsninger for offentlige 13

13 Hva er et Record? ISO 15489: Information created, received and maintained as evidence and/or information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. Livssyklus Et dokument som er skapt, mottatt og bevart som bevis og informasjon av en organisasjon eller person i overenstemmelse med juridiske forpliktelser eller forretningsmessige årsaker ARKIVDOKUMENT 14

14 Bruker aktivitet Records deklarasjon Dokument håndtering vs. Records håndtering Dokument håndtering Forfatters kontroll Records håndtering Konsernets kontroll Krav til et Record (iso 15489) Autentisk Pålitlighet Integritet Brukbarhet Records deklarasjon Klassifisere recordet Tildele oppbevaring og kassasjonsplan Fryser innhold, struktur og metadata Dokument skaping Samhandlingsrom Dokument klassifisering Publisering Endring / sletting Tid 15

15 ISO Part 1 General 1. Scope 2. Normative references 3. Terms and definitions 4. Benefits of records management 5. Regulatory Environment 6. Policy and responsibilities 7. Records Part 2- Guidelines 1. Scope 2. Policies and responsibilities 3. Strategies, design and implementation 4. Records processes and controls 5. Monitoring and auditing 6. Training

16 17 ISO og ( )

17 ISO Electronic archiving -- Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation Publisert januar

18 ISO Information and documentation ISO Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments Tre deler 19

19 ISO/TR ISO/TR Information and documentation -- Managing metadata for records 20

20 MoReq DLM Forum EU-kommisjonen MoReq 1 og 2 MoReq

21 Samarbeidsformer ICA - International Council on Archives List of ISO committees in liaison TC 46Information and documentation (A) TC 171Document management applications (A) TC 46/SC 11Archives/records management (A) Liaisons A: Organizations that make an effective contribution to the work of the technical committee or subcommittee for questions dealt with by this technical committee or subcommittee. 22

22 Tekniske rapporter - TR ISO TR 26122:2008 Work Process Analysis for Records ISO TR 13028:2010 Implementation Guidelines for Digitisation for Records ISO TR Digital Records Conversion and Migration Processes (in progress) Risk management (work in progress) Trusted Third Party Repository (work in progress) 23

23 Nye prosjekter ISO/FDIS Information and documentation -- Digital records conversion and migration process ISO/DTR Information and documentation - Trusted third party repository for digital records ISO/DTR Information and documentation -- Risk identification and assessment for records systems 24

24 Forholdet til Standard Norge En norsk SC 11 Hvem kan delta? Hvem bør delta? Hva kan NA bidra med? 25

25 Virksomhetskritisk dokumentasjon hvordan ISO familien kan brukes 24. og 25. oktober 2012 i Oslo Interessen for en dokumentforvaltningsstandard har ikke vært stor i Norge fram til nå. Norsk Arkivråd tror at en standard for dokumentforvaltning vil bety en stor forskjell for både driften av virksomheten og for dokumentasjon av virksomheten. ISO er en standard som tar for seg beste praksis for vellykket etablering av elektronisk dokumenthåndtering i en organisasjon. Standarden tar også for seg funksjonsanalyser av organisasjonen, så som administrativ struktur, identifisering av behov og eksisterende systemer, strategi, design og implementering. Emner som tas opp: Generelt om standarder ISO Hva er et «Record»? Utfordrende anbefalinger fra ISO Innføring og vedlikehold Er virksomheten moden? praktisk case 26 Arbeidsmåter Forelesning undervisning av hele gruppen Gruppearbeid Kursinstruktører: Anja Jergel Vestvold manager Document Archive i FMC Technologies Ellen Margrethe Pihl Konstad Det Norske Veritas Målgruppe De som jobber med dokumentbehandling i privat sektor.