Prosjektplan. Implementering av nytt forbetrings- og avvikssystem. Møre og Romsdal fylkeskommune. 2. Tidsplan

Transkript

1 Prosjektplan Implementering av nytt forbetrings- og avvikssystem Møre og Romsdal fylkeskommune Innhaldsliste 1. Mål Tidsplan Organisering, ansvar og mynde...3 Styringsgruppe...3 Prosjektgruppe...3 Superbrukar funksjon...4 Referansegruppe Prosjektleiing Opplæring Roller og bemanning Oppdragsgivar og prosjekteigar...6 Vedlegg 1: Grunndata innstillingar og saksgang...7 Vedlegg 2: Bemanningstabell Borgund vgs...11 Oppdatert mai av 12

2 1. Mål Møre og Romsdal fylkeskommune vil i løpet av våren 2013 implementere forbetrings- og avvikssystemet Risk Manager. Målet med avvikssystemet er å gje input til og understøtte forbetringsprosessane i organisasjonen. Gjennom eit avviksystem vil fylkeskommunen få eit grunnlag til å drive eit meir systematisk forbetringsarbeid. I første omgang vil vi innføre forbetrings- og avvikssystemet innan områda HMS, IT-tryggleik og innkjøpsoppfølging, men vi etterkvart fase inn andre område for kvalitetsstyring. Her er fleire område for tenestekvalitet aktuelt. Eit forbetrings- og avviksystem vil: gje ein låg terskel for å rapportere reelle kvalitetsavvik gje tilbakemelding til meldar om statusendringar for avviket ha automatiske tidsfristar og varslingar til dei berørte partane når fristar blir overskride gje statistisk informasjon til leiarnivåa om avviksmønster og endringar i avviksmønster gje eit verktøy for varsling i høve til Arbeidsmiljøloven 2. Tidsplan 2013 Aktivitet jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Testfase, oppbygging Etablere grunndata Etablere prosjektganisasjon Testplan Testing - loggføring Opplæring av ressursgruppe og behandlarar i pilotgruppe Drift pilotgruppene Evaluering, justering Opplæring resten av org. Drift resten av org. Integrasjon mot ephorte Tidsplanen er sett opp slik at vi går i drift med ei pilotgruppe først frå 1. mars. Resten av organisasjonen vil bli implementert frå september. 2 av 12

3 3. Organisering, ansvar og mynde Det er lagt opp til ein prosjektstruktur som skal vere enkel, sørge for god leiarforankring, og vere representativ for brukargruppene. Organiseringa vil gjelde fram til vi kjem i full og stabil drift. Styringsgruppe (AGP-utvida leiargruppe) Prosjektgruppe (eksisterande arbeidsgruppe/ ressursgruppe) Prosjektleiar/ administratorrolla Forslaget til prosjektorganisasjon inneheld difor to grupper: ei styringsgruppe og ei prosjektgruppe samansett av ressurspersonar frå dei ulike brukar-einingane. Rolla som prosjektleiar og administrator er foreslått slått saman i ein funksjon. Styringsgruppe Styringsgruppa skal handsame planar, struktur og rammer, og skal få jevnlege statusrapportar om t.d. framdrift i høve til prosjektplanen. Det er den utvida leiargruppa (AGP-styringsgruppa) som vil fungere som styringsgruppe for prosjektet fram til vi kjem i full drift. Prosjektgruppe Vi har alt hatt ei arbeidsgruppe som har fungert som prosjektgruppe. Forslaget er at denne held fram som formell prosjektgruppe, evt. med støtte frå utvalde ressurspersonar i periodar. Martin Hauge Bjørn Nes Kvande Harald Johnny Tomren Lidvard Lundanes Morten Larsen Leif Ståle Halås Eirik Jenssen Geir Håvard Ellingseter Nils Gunnar Solli Dagfinn Grønvik Stein Ove Lianes Prosjektleiar, Adm.avdelinga, HMS-området IT-seksjonen, drifts-kontaktperson Utdanningssektoren Borgund vgs, Tannhelsetenesta Bygg- og vedlikehaldsområdet Datatryggleiksområdet Arkivområdet Administrasjonssjef, prosjekteigar, leiarrepresentant IT-sjef, ansvarleg infrastruktur Verneombod 3 av 12

4 Ellers vil andre ressurspersonar møte etter behov frå t.d. personal, innkjøp og samferdsel. Dette er litt avhengig av kva dei områda som vil ta forbedrings- og avvikssystemet i bruk. Superbrukar funksjon Det blir ikkje lagt opp til eigne superbrukarar for forbetrings- og avvikssystemet. Det er lagt opp til ein relativt sentralisert driftsstøttemodell der administrator og prosjektgruppa tek oppgåvene knytta til rettleiing og brukar-support. Vi reknar med at det blir lite behov for rettleiing til vanlege brukarar, det er behandlarane (oftast leiarane) som vil ha behov for opplæring og litt support. Det vil også bli lagt ut rettleiingar og brukarinformasjon på nettsidene våre på intranettet. Referansegruppe Det er ikkje lagt opp til ei eiga referansegruppe i første omgang. Dersom det syner seg formålsteneleg i t.d. dei første driftsfasane, kan vi vurdere å opprette eiga referansegruppe. Arbeidsgruppa er no relativt stor og representativt samansett, følgjeleg vil det redusere behovet for referansegruppe. 4. Prosjektleiing Prosjektleiar vil også få rollen som administrator på systemet. Oppgåvene til prosjektleiar blir å sørge for prosjektframdrift, rapportering til styringsgruppe og prosjektgruppe, vedlikehalde informasjonen på nettsidene, kontakten med leverandøren og oppfølging av kontakten med leverandøren. Viktige beslutningar knytta til systemet og implementeringa skal treffast i prosjektgruppa. Viktige beslutningar knytta til knytning mot kvalitetsleiing og meir strukturelle avgjerdsler skal treffast i styringsgruppa. Nokre organisatoriske utfordringar : * Vi må skape ein god kultur for avvik og forbetringar * Avvik skal vere kjelde til forbetring - skal ikkje nyttast til straff og må ufarleggjerast * Vi må sikre god leiarforankring - også lokalt * Organisasjonen må ha god kunnskap om kva eit avvik er * Avviksmelding skal utløyse ei konkret handling * Systemet skal levere verdifull input for organisasjonen sitt vidare arbeid med utvikling av tenestene våre 5. Opplæring Leverandøren har lagt inn to dagars opplæring i kontrakten på RiskManager systemet. Kurs-1 er administratoropplæring, og har fokus på opplæring av administratorar i høve til roller, tilgangsstyring og kodeverk i avvikshandteringa. Målgruppa her vil vere prosjektgruppa. Kursdato: 8. februar Kurs-2 har fokus på å lære å melde og behandle avvik, og presentasjon av dei ulike rapportane. 4 av 12

5 Målgruppa her vil vere arbeidsgruppa + leiarar i pilot-einingane (sentraladm, Borgund vgs og Atlanten vgs). Første kursdato: 15. februar 2013 Borgund vgs. får ein eigen opplæringdag for sine leiarar/behandlarar. Vi vil i første omgang ikkje gå til innkjøp av opplæringsvideoar som leverandøren har produsert, vi vil vidare i prosessen nytte andre kanalar å formidle basisopplæring på. Vi har m.a. intranett-sidene og e-læringsportalen som vi kan nytte til desse formåla. Opplæring av nye behandlarar vidare vil føregå med eigne og leigde ressursar etter behov. Når vi får meir eigen erfaring med systemet i organisasjonen, vil vi vere i stand til å gjennomføre opplæring med eigne ressursar. 6. Roller og bemanning Vi vil her gje ein oversikt over dei viktigaste rollene og dei sentrale oppgåvene knytta til kvar rolle: Behandlar/mellomleiar Dette er vanlegvis nærmaste leiaren til den som melder eit avvik. Det er denne personen som får det meldte avviket først, og som skal behandle avviket. Det kan også vere ein annan fagperson som har behandlarrollen, oftast får denne saker overført frå den leiaren som fekk avviket inn først. Overordna leiar Overordna leiarar kan følge med på avviksbehandlinga i underliggande einingar, han kan også overføre avvik til seg sjølv eller andre behandlarar om det skulle vere naudsynt. Fagansvarlege Desse vil ha tilgang til å sjå og overføre alle avvik innan sitt eige område. T.d. HMSkoordinator, Hovudverneombod, Tryggleiksansvarleg IKT, Innkjøpsleiar, etc. Alle medlemmene i arbeidsgruppa må ha tilgang som fagansvarlege. Utvida avviksbehandlar Denne har same tilgangar som ein overordna leiar. Dersom ein set ein brukar med denne rollen på toppen av hierarkiet, kan han/ho overføre og behandle alle avvik i heile organisasjonen. Revisjonsmeldar Ein revisjonsmeldar kan melde avvik som er avdekka i høve til interne revisjonar som vernerundar, brannrundar, arbeidsmiljøkartlegging og eksterne tilsyn. Revisjonsmeldarar er avhengig av kva avviksområde som er definert som revisjonsavvik. Administrator Har tilgang til Admin-menyen og kan gjere endringar som å redigere avviksområder, tildele 5 av 12

6 roller, endre avvikskategoriar, etc. Det er berre brukarar som ligg i AD-gruppa for Avviksadministratorar som får denne menyen. Avviksmeldarar Alle i organisasjonen er avviksmeldarar. Desse kan melde på alle avviksområda. Dersom dette blir for fritt, kan vi innføre avgrensingar slik at nokre avviksområder blir tilgjengelege for eit utval av tilsette. Ressursgruppe Arbeidsgruppa utgjer ei ressursgruppe. Desse får eit ansvar for rettleiing og opplæring for dei gruppene dei representerer, dei blir og første kontaktperson for sine grupper ved problemsituasjonar, feilmeldingar, etc. Pilotgruppe Dette består av einingane: Sentraladm Borgund vgs Atlanten vgs 7. Oppdragsgivar og prosjekteigar Prosjektet er formelt forankra i Administrasjonsavdelinga. Administrasjonssjefen er den formelt ansvarlege for forbetrings- og avvikssystemet. AGP styringsgruppa er styringsgruppa for prosjektet og skal dei prinsippielle avgjerdslene rundt forbetrings- og avvikssystemet. 6 av 12

7 Vedlegg 1: Grunndata innstillingar og saksgang Notatet er eit supplement til prosjektplanen for implementering av Forbetrings- og avvikssystem. Avviksområde Tabellen under viser ein oversikt over dei områda vi har planlagt å ta i bruk RiskManager i første omgang: Prioritering Møre og Romsdal f.k. Fredrikstad A Avvik HMS Avvik HMS A Avvik Informasjonstryggleik og personvern Avvik Informasjonssikkerhet og personvern B Intern varsling (jfr. aml) Intern varsling (jfr. aml) B Avvik tenestekvalitet Avvik tjenestekvalitet + eige område for feilmedisinering A Innkjøpsoppfølging B Forbedringsforslag Forbedringsforslag Dei områda som har fått prioritet B er det førebels ikkje sett opp nokon tidsplan for, det kan komme etter kvart som organisasjonen blir klar for å ta desse områda i bruk. Innkjøp og Informasjonstryggleik blir handtert av juridisk avd, der dei planlegg dei nødvendige prosessane. HMS blir handtert av Personalseksjonen. Det vil også Intern varsling gjere når vi har fått tilpassa eksisterande retningslinjer og gjort organisasjonen er klar for å ta dette i bruk. Kategoriane for HMS Tabellen under viser dei avvikskategoriane vi har lagt inn i systemet pr. dato og det Fredrikstad kommune har lagt inn for området HMS Møre og Romsdal Skade, ulukke, nesten-ulukke Belysning Inneklima Brann, brannøving, brannustyr Ergonomi Støy Elektriske anlegg Ytre miljø, forureining Maskinar Kjemisk helsefare Reinhald, støv Tilgjenge, universell utforming Transport Fredrikstad kommune Vold/trusler Mobbing Nestenulykke Arbeidsmiljø psykososialt Lovbrudd Personskade ansatt Teknisk anlegg/utstyr/hjelpemiddel Ytre miljø Rus Ulykke Arbeidsmiljø - fysisk Annet 7 av 12

8 Kategoriane våre har teke utgangspunkt i dei kategoriane vi alt har, og som vi har rapportert på i mange år via HMS-årsrapporteringsprosessen. Vi har ikkje teke med sensitive kategoriar som mobbing, rus, psykososialt arb.miljø. Det er fullt mogeleg å starte med dei ikkje-sensitive kategoriane og legge inn evt. meir sensitive kategoriar seinare, når vi har fått meir erfaringar med systemet og saksgangen i systemet. Saksgangen HMS Før vi legg inn dei sensitive kategoriane må vi lage klare kjørereglar for kva som kan rapporterast. Det skal ikkje leggjast inn sensitive personopplysningar i systemet, vi må difor lage enkle rettleiingar med eksempel på førehand her. Sjølve saksgangen for HMS-sakene er lagt opp slik: Melder avvik Avviks-eigar Behandlar avgjer saksgang/ evt avsluttar saka Tiltak Fag-instans/person evt. oppover i linja Alle tilsette I regelen næraste leiar Fagpersonar kan vere vaktmeister, Byve, BHT, etc. Dette er den natulege gangen for saker som ikkje er sensitive, når saker blir meir sensitive, kan vi få grenseoppgangar mot varsling som vi må avklare på eit seinare tidspunkt. 8 av 12

9 Funksjons/ansvarstabell sentraladm Område Meldar Behandlar * Fagansvarleg Utvida avviksbehandlar Administrator HMS Alle tilette i organisasjonen Seksjonsleiar/ avd. sjef * Martin Hauge Vaktmeistrar, Byve, ressurspersonar Martin Hauge Innkjøp Alle tilette i organisasjonen Innkjøpssjef direkte Arnt Ove Hol Innkjøpsseksjonen, jur.avd. Arnt Ove Hol Informasjonstryggleik Alle tilette i organisasjonen Avd.sjef Eirik Jenssen IT-seksjonen Eirik Jenssen Forbetringsforslag Alle Seksjonsleiar/ avd. leiar?? Varsling Alle Gruppe i pers. seksjonen? ikkje avvik, men skal kunne delegerast Martin Hauge * I behandlar-rolla kan det komme unntak i nokre seksjonar/avdelingar, der dette er delegert til andre, t.d. ass. leiar. Avvikskategoriane på dei andre områda Dette er det vi førebels har lagt inn som avvikskategoriar på dei andre avviksområda M&R Utlevering av opplysninger Endring av opplysninger Utilgjengelige opplysninger Brudd på rutine/lov/forskrift Informasjonstryggleik Fredrikstad Tap/tyveri av utstyr Gjennomført sikkerhetsbrudd Brudd på prosedyrer Lovbrudd Utlevering av personopplysn. Svikt i programvare Forsøk på sikkerhetsbrudd Annet Innkjøp Service/oppfølging Leveringstid Prisavvik Ikke dekkende kjernesortiment Produktfeil Produktavvik fra bestilling Anna 9 av 12

10 Forbedringsforslag kategoriar i Fredrikstad kommune Arbeidsmiljø- psykososialt Arbeidsmiljø - fysisk Teknisk anlegg/utstyr/hjelpemidler Ytre miljø Arbeidsmetode/prosedyrer Effektivisering Organisering Annet 10 av 12

11 Vedlegg 2: Bemanningstabell Borgund vgs Roller og bemanning i avvikssystemet. Overordna leiar Stilling Funksjon Avvikstype Spjelkavik Jessie Strand Fagervoll Rektor Alle Fagansvarlege Arne Tangen Ass. rektor HMS koordinator Brannvernleiar. HMS Arne Blindheim Lærar Hovedverneombud HMS Lidvard Lundanes IKT fagansvarleg IKT Fagansvarleg Datatryggleik Ingeborg Busch Avd. leder Merkantil avd. Innkjøpsansvarleg Innkjøp Utvida avviksbehandlar Arne Tangen Ass.rektor Alle Revisjonsmeldar Arne Tangen Ass.rektor Alle Lidvard Lundanes IKT Fagansvarleg IKT Fagansvarleg Arne Blindheim Lærar Hovedverneombud HMS Administrator Alle Lidvard Lundanes IKT fagansvarleg IKT Fagansvarleg Alle Avviksmeldar Alle Avviksmeldarar Alle Behandlarar Avdelingsleiarar Tjenestekvalitet Arne Tangen Ass.rektor HMS koordinator Brannvernleiar Lidvard Lundanes IKT Fagansvarleg IKT Fagansvarleg HMS Datatryggleik 11 av 12

12 Avdelingsleiarar på Borgund vgs. Kjell Henriksen Torhild Hagfonn Devold Knut Molnes Rune Frøystad Ingrid Aardal Elisabet Halvorsen Merete Årvik Gunn Slemmen Arne Tangen Elektro Helse og omsorgsfag Bygg og Annleggsfag TIP Design og håndverk 12Elevtjenesten Restaurant og matfag Drift 2 (Renhold og kantine) Drift 1 (IT, vaktmestere og skolevakt) 12 av 12