Målstyring og effektivisering gir økt verdiskapning. Estate Konferanse Oslo, 15. oktober 2015 Daniela M. Hamborg og Frederik Krarup, EY

Transkript

1 Målstyring og effektivisering gir økt verdiskapning Estate Konferanse Oslo, 15. oktober 2015 Daniela M. Hamborg og Frederik Krarup, EY

2 Vi ser tre store trender innen Real Estate og Facilities Management, og alle dreier seg om verdiskapning Verdiskapning Aktivitetsbaserte arbeidsplasser 2 Oppbygging av arbeidsmiljø for å gjenspeile faktiske brukerbehov, og endring av arbeidskulturen hvor brukere flytter seg avhengig av aktiviteten de utfører 1 Output baserte tjenester Tilpasning av tjenester og tjenestenivåer for brukerne. På kjøpersiden fokuseres det på hva som må leveres (brukertilfredshet er et nøkkelbegrep), ikke hvordan 3 Partnerskap Bygge partnerskap med noen få leverandører, med en insentivstruktur og styring som oppfordrer til samarbeid på alle nivåer (strategisk, taktisk og operasjonelt) Page 2

3 Hva er Asset Management? The better the question. The better the answer. The better the world works.

4 Asset Management er et ledelsessystem som påvirker alle deler av en organisasjon Politikk og strategi Revisjon og løpende forbedringer Ytelseskriterier (KPI er) og rapportering Værktøy og ITstøtte Asset Management Risikostyring Data Organisasjon Prosesser Page 4

5 og har som formål å optimere beslutninger om investeringer, drift og vedlikehold basert på tre elementer Ytelse (Verdiskapning) Kostnader (Livssyklus) Asset Management Risiko Page 5

6 samt skape en entydig sammenheng mellom virksomhetenes strategi og aktiviteter på operasjonelt nivå Strategi Asset Management Operasjonelt nivå Asset Life Cycle Page 6

7 Asset Management har sin opprinnelse fra... Finanssektoren I finanssektoren har de anvendt begrepet i over 100 år for å beskrive styring av risiko, avkastning (ytelse) på kort og lang sikt. Målet var å optimalisere porteføljer av verdipapirer og andre investeringer Olje & gassindustrien Olje- og gassindustrien i Nordsjøen tok over begrepet Asset Management i kjølvannet av Piper Alpha-ulykken i 1988, samt fallet i oljeprisen i samme periode. Det var behov for radikale endringer. Det ble oppdaget at små dynamiske, flerfaglige team som arbeidet på en enkelt rigg med en oversikt over hele livssyklusen, ga opphav til massive forbedringer i ytelse, sikkerhet og produktivitet Australia & New Zealand På 1990-tallet stod den offentlige sektoren i Australia og New Zealand overfor store problemer. Tjenestenivåene falt, kostnadene økte og planleggingen var dårlig. Offentlig misnøye med tilstanden krevde radikal nytenkning og etablering av bedre strategisk planlegging, prioritering og verdiskapning Kilde: IAM, Asset Management - an anatomy Page 7

8 Asset Management er formalisert som standarder i England med PAS55 i 2004 og internasjonalt med ISO 55000/1/2 i 2014 I 2004 ble den engelske PAS 55 standard publisert og dermed gjort til en global standard I 2014 ble ISO 55000, og publisert. Den nye standarden ble bygget på PAS 55 og har erfaringer fra 31 forskellige land Page 8

9 Asset Management anvendes allerede i en rekke sektorer og bransjer typisk der aktiva spiller en sentral rolle Offentlig infrastruktur Olje & Gass Flyplasser Energi & forsyning Shipping Real Estate? Page 9

10 Hvorfor er Asset Management viktig? The better the question. The better the answer. The better the world works.

11 Vi ser en rekke utfordringer innen Real Estate og Facilities Management som kan løses med Asset Management tilnærming Eksempel 1 Eksempel 2 Eksempel 3 Sektor Legemiddelindustrien global aktør Stor offentlig organisasjon i Norden Stor Nordisk flyplass Utfordring Organisasjonen har mange bygninger ( m2) fordelt på mange områder. Bygningene brukes til ulike formål (produksjon, kontor og lager). Organisasjonen har problemer med å 1. Lage oversikt over investeringsbehov 2. Prioritere effektivt mellom investeringer og vedlikeholdsarbeid på de ulike bygningene 3. Kommunisere valg og oppheving av valg til toppledelsen Organisasjonen mangler oversikt over sine bygninger og dens utearealer (inkludert skog og natur). Forskjellige systemer gir forskjellig totalt antall bygninger og m 2. Dette betyr at det ikke er mulig å bruke sin kapasitet effektivt og en kan heller ikke drifte sine eiendeler på en fornuftig måte (aktivaenes tilstand og vedlikeholdsbehov er ukjent) Organisasjonen mangler oversikt over sine investerings- og vedlikeholdsbeslutninger som gjøres for de ulike byggene. Videre, er det manglende sammenheng mellom planlegging på aktiva- nivå og den overordnede strategiske planleggingen for fremtidig kapasitetsbehov. Det finnes ingen effektiv måte å kontrollere de totale kostnadene på uten å risikere at det går på bekostning av aktivaenes tilstand og performance Tilnærming Utvikling og gjennomføring av beslutningsprosesser, samt felles mal for utarbeidelse av risikobasert investeringsplanlegging og rapportering til toppledelsen Etablering av en sentralisert database med plass til registrering av kapasitetsutnyttelsen og tilstanden til byggene Etablering av Asset Management styringssystem i sin helhet med prioritering av policy, strategi, nye beslutningsprosesser og en tilpasset organisasjon Page 11

12 Utfordinger innen fire områder driver ønsket om å arbeide med Asset Management... Politikker og strategi Revisjon og kontinuerlig forbedring Ytelsesriterier og rapportering Klare definisjoner og nøkkeltall for verdiskapelse innenfor hvert bygg samt fokus på livssykluskostnader (både OPEX og CAPEX) 1 4 Verktøy og IT-støtte Prosessunderstøttelse gjennom systemer og verktøy som letter arbeidsflyten fra datainnsamling til performancerapportering Asset Management Risikostyring Risiko som et verktøy for prioritering mellom forskjellige typer aktiva og kommunikasjon mellom operasjonelt, taktisk og strategisk nivå 2 3 Data En versjon av virkeligheten og datapunkter for å beregne alle relevante nøkkeltall Organisasjon Prosesser Page 12

13 Ytelsesriteriene tar utgangspunkt i verdiskapning Eksempler på hvordan bygninger skaper verdier og hvordan det kan måles Bygningstype Verdiskapning Kvalitetsnøkkeltall Målsetting Kontorbygning Kontorbygget skaper fysiske omgivelser for kontor-relaterte aktiviteter og sikrer at brukerne av bygget kan arbeide effektivt Bruttokontor - m2 per bruker Brukertilfredshet med fysisk arbeidsmiljø 20 m2 per bruker Bruker rating på 4 (skala 1-5) Produksjonsbygning Produksjonsbygninger utgjør de fysiske rammene rundt produksjonsenheten og dermed sørger for at produksjonen foregår under optimale forhold (både når det gjelder miljø, sikkerhet, etc.) Bygningsrelaterte hendelser som resulterer i stopp i produksjonen Ingen uforutsette hendelser som resulterer i stopp i produksjonen Page 13

14 og muliggør optimalisering av både ytelse og kostnader OPEX + CAPEX (Kr/kvm) Kvm/bruker Brukertilfredshet OPEX CAPEX Page 14

15 hvor risiko måles som verditap av eiendommen Manglende evne til å møte m2-nøkeltallet betyr at samlokalisering og fortetting må vurderes. Mulig konsekvens kan f.eks. beregnes via en kostnadsfaktor på 1 m2 = NOK Risikoen ved ikke å utnytte kapasiteten er således NOK per m2. Bygningstype Verdiskapning Kvalitetsnøkkeltall Målsetting Kontorbygning Kontorbygget skaper fysiske omgivelser for kontor-relaterte aktiviteter og sikrer at brukerne av bygget kan arbeide effektivt Bruttokontor - m2 per bruker Brukertilfredshet med fysisk arbeidsmiljø 20 m2 per bruker Bruker rating på 4 (skala 1-5) Produksjonsbygning Produksjonsbygninger utgjør de fysiske rammene rundt produksjonsenheten og dermed sørger for at produksjonen foregår under optimale forhold (både når det gjelder miljø, sikkerhet, etc.) Bygningsrelaterte hendelser som resulterer i stopp i produksjonen Ingen uforutsette hendelser som resulterer i stopp i produksjonen Ved manglende evne til å møte målsettingen med null uforutsette hendelser, vil konsekvensen beregnes som verdien av den produksjon som har gått tapt som resultat av stopp i produksjonen. Dette kan eksempelvis måles i verdi pr. minutts nedetid, f.eks. NOK /minutt. Page 15

16 Dette gir oss muligheten til å optimalisere eiendomsporteføljen basert på ytelse, kostnader og risiko Ytelse (Verdiskapning) Kostnader (Livssyklus) Asset Management Risiko Page 16

17 Som selvfølgelig betyr at vi trenger pålitelige data og nødvendige verktøy for å kunne bearbeide dem effektivt Page 17

18 Asset Managament er ikke like relevant for alle, men behovet for systematikk stiger i takt med kompleksiteten m2 m2 Store volumener ( m2+) Uansett om det er eie eller leie Stor geografisk spredning av eiendommer/bygninger Flere ulike bygningstyper (f.eks. både kontorer, produksjons- og lagerfasiliteter) Page 18

19 Takk for oppmerksomheten! Daniela Milosevska Hamborg Director, EY Advisory Services Oslo Mobil: Frederik Krarup Senior Manager, EY Advisory Services København Mobil: