Avdelingsutvalgets rapport 2017/2018. Tekna Teknisk naturvitenskapelig forening

Transkript

1 Avdelingsutvalgets rapport 2017/2018 Tekna Teknisk naturvitenskapelig forening

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING AVDELINGSUTVALGETS ÅRSRAPPORT AVDELINGSLEDERMØTET AVDELINGSUTVALGET OG VALGKOMITEEN AVDELINGSUTVALGETS ARBEID PRIORITERTE OPPGAVER 2017/ HOVEDSTYRETS MØTE MED UTVALGENE AVDELINGENES VIRKSOMHET 2017/ OM AVDELINGENE MEDLEMSTALL AVDELINGSKONTINGENTEN AVDELINGENES AKTIVITETER SAMFUNNSMIDDEL-PROSJEKTENE AKTIVITETER SOM IKKE ER REGISTRERT I MEDLEMSSYSTEMET AVDELINGSFAGRÅDENE... 9 Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 1

3 1 Innledning Hensikten med denne årsrapporten er å redegjøre for Avdelingsutvalgets virksomhet den siste perioden, samt å vise en overordnet oversikt over aktivitetene i Teknas lokalavdelinger. Årsrapporten legges frem på Avdelingsledermøtet oktober 2018 og kan brukes for å vise omfanget av aktiviteten. 2 Avdelingsutvalgets årsrapport 2.1 Avdelingsledermøtet 2017 Fjorårets Avdelingsledermøte ble avholdt 19. og 20. oktober 2017 på Scandic St. Olavs plass i Oslo. 22 avdelinger var representert på samlingen med til sammen 32 deltakere. I tillegg deltok Avdelingsutvalget, Valgkomiteen for Avdelingsutvalget, Teknas president Lise Lyngsnes Randeberg, Generalsekretær Ivar Horneland Kristensen, en representant fra Kontrollkomiteen, Fagutvalgets leder og Lønns- og interesseutvalgets leder, samt ansatte fra sekretariatet. Totalt var det 55 personer tilstede på møtet. Under Avdelingsledermiddagen delte Teknas president ut prisen «Årets avdeling». Hovedstyret tildelte prisen for 2017 til Tekna Sunnhordaland avdeling. 2.2 Avdelingsutvalget og valgkomiteen Avdelingsutvalget har i perioden bestått av: Terje Amundsen, Tekna Stavanger avdeling (leder) Trond Haider, Tekna Oslo avdeling (nestleder) Marit Tømmerås, Tekna Nedre Glomma avdeling Bjørn Harald Snersrud, Tekna Kongsberg avdeling Marianne Lie, Tekna Finnmark avdeling Vidar Hansen, Tekna Molde avdeling Åsa S. Hoem, Tekna Ung Trondheim (observatør) Sekretær for utvalget har vært avdelingsleder Roy Eskild Banken. I tillegg har spesialrådgiver Terje Hassel bistått fra juni Avdelingsledermøtets valgkomite har bestått av: Angela Miller, Tekna Oslo avdeling (leder) Rune Storvold, Tekna Tromsø avdeling Leda Moxnes, Tekna Sunndal avdeling Angela Miller trakk seg fra vervet som leder av valgkomiteen sommeren 2018, og Rune Storvold tok over som leder fra dette tidspunktet. Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 2

4 2.3 Avdelingsutvalgets arbeid I perioden har Avdelingsutvalget hatt tre ordinære møter, tre Skype-møter og en strategisamling i Bergen 26. til 27. november Avdelingsutvalget har også deltatt på Hovedstyrets møte med utvalgene. 2.4 Prioriterte oppgaver 2017/2018 Avdelingsledermøtet vedtok i oktober 2017 følgende prioriterte oppgaver for Avdelingsutvalget: Avdelingsutvalget (AU) skal bidra til medlemsvekst i Tekna gjennom å sette fokus på verving av nye medlemmer og bevaring av eksisterende medlemmer i avdelingene AU skal bidra til mer samspill på tvers av Tekna AU skal være en aktiv stemme i arbeidet med ny strategi for Tekna AU skal jobbe for at Tekna Ung skal være et godt tilbud til overgangsmedlemmene og bidra til å redusere frafallet i denne fasen. AU skal jobbe for å legge forholdene til rette for å opprettholde det frivillige engasjementet i Tekna AU skal, så lenge behovet er tilstede, bidra til å opprettholde og videreutvikle tilbudet til arbeidssøkende medlemmer Nedenfor er en gjennomgang av de aktiviteter og tiltak som utvalget har jobbet med i løpet av det siste året Avdelingsutvalget (AU) skal bidra til medlemsvekst i Tekna gjennom å sette fokus på verving av nye medlemmer og bevaring av eksisterende medlemmer i avdelingene For å være oppdatert på dette området har Avdelingsutvalget hatt en fast sak på agendaen i hvert møte hvor det orienteres om medlemsutviklingen i Tekna. Denne orienteringen har tatt for seg på tilgang og avgang av medlemmer, medlemsutvikling i forhold til prognose etc. Avdelingsutvalget har fordelt oppfølging av avdelingene mellom seg slik at utvalgsmedlemmene har oppfølgingsansvar for 5-6 avdelinger hver (se mer om dette nedenfor). I denne kontakten mellom avdelingslederne og avdelingsutvalgets representanter tett er medlemsvekst og bevaring vært et viktig tema. Avdelingsutvalget har oppfordret til at avdelingene skal avholde vervearrangement lokalt. Gjennom sekretariatet/distriktskontorlederne har avdelingen fått bistand til gjennomføringen av disse vervearrangement inkludert oppfølging av potensielle medlemmer som har deltatt. Avdelingsutvalget ønsker at avdelingene fortsatt har fokus på å gjennomføre arrangement hvor det åpne for at medlemmene kan ta med en kollega eller et annet potensielt medlem. Det er laget et arbeidsrom hvor lagt ut informasjon og verktøy som kan brukes i vervesammenheng. I forbindelse med at laget et tillitsvalgtnett for avdelingene (mer informasjon om dette nedenfor) flyttes det meste av verveinformasjon og verktøy fra arbeidsrommet til dette tillitsvalgtnettet. Dette gjør at denne informasjonen blir tilgjengelig for alle tillitsvalgte på avdelingssiden. Tekna har en relativt stor andel engelskspråklige medlemmer. Det er derfor viktig for Tekna å legge til rette slik at noe av tilbudet også er tilpasset disse medlemmene. Sommeren 2018 ble det satt i gang et lite prosjekt blant DK-lederne for å vurdere tilbudet til engelskspråklige Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 3

5 medlemmer. Prosjekt vil blant annet se på omfanget av engelskspråklige arrangement og se dette opp mot antall engelskspråklige medlemmer i de ulike avdelingene. Prosjektet vil ferdigstilles i løpet av AU skal bidra til mer samspill på tvers av Tekna I Avdelingsutvalget har utvalgsmedlemmene delt oppfølgingen av de ulike avdelingene mellom seg. Hvert utvalgsmedlem har ansvar for oppfølgingen av 5-6 avdelinger hver. Før hvert møte i Avdelingsutvalget har utvalgsmedlemmene som oppgave å kontakte de avdelingslederne de har ansvar for å følge opp slik at de kan få innspill. Kontakten gjøres dels på telefon og dels på e- post. Avdelingsutvalget ønsker med dette å skape en tettere kontakt mellom utvalget og de enkelte avdelingene. Dette er også nødvendig for å få innspill og tilbakemelding som de kan bruke i sitt arbeid. Representanter fra Avdelingsutvalget har også deltatt på ulike arrangement rundt omkring i landet den denne perioden. Blant annet har et AU-medlem deltatt på feiringen av 60 års jubileet for Tekna Glomfjord avdeling. Videre deltok utvalgets leder på årsmøtet i Tekna Aust-Agder avdeling hvor han holdt et innlegg om arbeidsledighet. Avdelingsutvalget har i høsten 2018 har tatt initiativ til at man skal invitere en representant fra de øvrige utvalgene til AU-møter minst én gang i året. Dette for å bli kjent med hverandres arbeid og diskutere mulig samarbeidspunkter. I tillitsvalgtnettet for avdelingene (beskrevet nedenfor) er det lagt opp til at informasjon og innspill skal flyte bedre mellom de tillitsvalgte og de ulike avdelingene. Eksempelvis legges det opp til deling av gode arrangementer / konsepter under siden «Kursarkiv» AU skal være en aktiv stemme i arbeidet med ny strategi for Tekna Tekna 2020 har vært den gjeldende strategien i flere år. Utviklingen i samfunnet skjer raskere og raskere og Hovedstyret startet i 2017 arbeidet med å lage en ny strategi for Tekna. Avdelingsutvalget foreslo derfor at en prioritert oppgave for utvalget i perioden 2017/2018 skulle være å «være en aktiv stemme i arbeidet med ny strategi». Avdelingsledermøtet støttet dette forslag på møtet i Arbeidet med utvikling av den nye strategien har i liten grad vært rette mot grunnorganisasjonen og utvalgene. Avdelingsutvalget har derfor ikke kunne gjøre mer enn å oppfordre de tillitsvalgte i avdelingene til å delta på de strategiseminarene som har vært gjennomført rundt omkring i landet våren I tillegg har utvalgets leder gjennom sitt sete i hovedstyret deltatt i Hovedstyrets arbeid med strategien. Enkelte avdelinger har i løpet av 2018 etterlyst mer involvering forankring mot grunnorganisasjonen. Dette er tatt opp med Hovedstyret og sekretariatet. Prosessen med behandling av strategien ble derfor noe justert og blant annet brukes Hovedstyrets med møte utvalgene og høstens dialogmøter som en høringsarena før strategien vedtas av Hovedstyret i desember Forslaget til strategi er på «høring» i forbindelse med høstens regionale dialogmøter. Her har alle tillitsvalgte en mulighet til å fremme sitt syn på forslaget til strategi. I tillegg vil strategien vært et sentralt tema når Hovedstyret møter utvalgene i sitt årlige møte i månedsskiftet oktober/november i år. Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 4

6 2.4.4 AU skal jobbe for at Tekna Ung skal være et godt tilbud til overgangsmedlemmene og bidra til å redusere frafallet i denne fasen. Avdelingsutvalget begynte arbeidet med å inkludere Tekna Ung nærmere i sitt arbeid allerede før Avdelingsledermøtet På fjorårets Avdelingsledermøtet ble det vedtatt endringer i vedtektene slik at Tekna Ung landssamling skulle få velge en observatør til Avdelingsutvalget. Denne endringen ble iverksatt umiddelbart og Tekna Ung har hatt med en observatør i Avdelingsutvalget hele perioden 2017/2018. Avdelingsutvalget har i sine budsjettinnspill til Hovedstyret påpekte at det er en viktig prioritering å få en dedikert ressurs i sekretariatet som i tillegg til DK-lederne skal jobbe med Tekna Ung-gruppene. Dette er kommet på plass i løpet av perioden, og her må sekretariatet gå opp hvordan arbeidsoppgavene skal fordeles mellom Tekna Ung-koordinatoren, Tekna Ungobservatøren og distriktskontorlederne. Antall avdelinger som er tilknyttet en Tekna Ung-gruppe er stadig økende og 95 prosent av medlemmene under 38 år har nå et Tekna Ung-tilbud i sin avdeling AU skal jobbe for å legge forholdene til rette for å opprettholde det frivillige engasjementet i Tekna Avdelingsutvalget ønsker å legge til rette slik at det skal være enkelt å være tillitsvalgt/frivillig i Tekna. Basert på innspill fra avdelingslederne og andre tillitsvalgte i Tekna diskuterer utvalget hyppig hvilke aktiviteter og tiltak som bør igangsettes for å rekruttere, beholde og utvikle de frivillige og tillitsvalgte i avdelingene. Noen eksempler på tiltak som er gjennomført. Utvalget har blant annet spilt inn at informasjon om hvem som er medlemmer i de lokale valgkomitéene må gjøres mer tilgjengelig. I løpet av sommeren/høsten 2018 skal det være laget en oversikt på avdelingenes nettsider over hvem som sitter i valgkomitéene lokalt. På R-møtet 2017 ble det vedtatt at «tillitsvalgte skal, innenfor rammen av norsk lov, ha tilgang til nødvendige tjenester for å kunne settes i stand til å gjøre de oppgaver som ligger i vervet». Som en oppfølging blant annet av dette vedtaket ble det våren 2018 gjennomført intervjuer med utvalgte avdelingsledere for å kartlegge vil tjenester/verktøy som avdelingene har behov for. Basert på innsikten fra disse intervjuene er det igangsatt og gjennomført flere tiltak. I tillegg planlegges det flere tiltak i tiden som kommer. Noen eksempler på igangsatte tiltak er følgende: Tilgang til deltakerlister på «Minside» for arrangement man er ansvarlig for Mulighet for tillitsvalgte å registrere nye kurs og arrangement som skal publiseres på nettsidene (igangsettes medio oktober) Forenklinger og forbedringer knyttet til søking og tildeling av Samfunnsmidler, herunder to søknadsrunder per år Et eget tillitsvalgtnett for avdelingene på «Minside» tilsvarende tillitsvalgtnettet for bedriftsstillitsvalgte og studentene Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 5

7 2.4.6 AU skal, så lenge behovet er tilstede, bidra til å opprettholde og videreutvikle tilbudet til arbeidssøkende medlemmer Teknas medlemmene minster tilhørigheten til bedriftsgrupper og arbeidsplassen når de blir arbeidsledige. Avdelingene vil for disse medlemmene kunne tilby kurs og arrangement som kan hjelpe disse medlemmene tilbake i arbeid. Avdelingsutvalget har derfor de siste årene hatt ekstra fokus på denne gruppen av medlemmer. Helt siden arbeidsledigheten i Tekna begynte å stige i 2015 har Avdelingsutvalget fulgt nøye med på utviklingen i arbeidsmarkedet. For å følge med i utviklingen i arbeidsmarkedet har Avdelingsutvalget hatt en fast sak i agendaen på sine møter hvor oppdatert statistikk knyttet til arbeidsledige og arbeidssøkende medlemmer presenteres, og mulige tiltak diskuteres. Basert på dette har utvalget vurdert om nye tiltak bør iverksettes og/eller om eksisterende aktiviteter skal opprettholdes. Utvalget har videre hatt videre hatt fokus på temaet i sin regelmessige oppfølging av avdelingsledere rundt omkring i landet. Etterspørselen etter kurs og arrangement for arbeidssøkende medlemmer har gått noe ned det siste året. Tilbudet om slike arrangement er derfor betydelig redusert i Trondheim og Bergen, mens Møteplassen er opprettholdt i Oslo og Stavanger. I 2017 gjennomførte Tekna Oslo avdeling et spesiallaget tilbud til langtidsledige medlemmer i avdelingen. Prosjektet / tilbudet ble kalt «Tilbake i arbeid». Prosjektet ble vellykket og Tekna Oslo avdeling besluttet å videreføre tilbudet i Tekna har satt opp tilsvarende prosjekt i Stavanger. Årets «Tilbake i arbeid»-prosjekter i Oslo og Stavanger gjennomføres som et samarbeid mellom Tekna og lokalavdelingene i Oslo og Stavanger. 2.5 Hovedstyrets møte med utvalgene Hovedstyrets møte med utvalgene ble avholdt i Oslo 26. oktober Avdelingsutvalget deltok på møtet sammen med de andre utvalgene. Avdelingsutvalget var representert på møtet ved Trond Haider, Marit Tømmerås og Bjørn Harald Snersrud. I tillegg deltok utvalgets sekretær Roy Eskild Banken. Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 6

8 3 Avdelingenes virksomhet 2017/2018 I denne delen av rapporten gjøres en kort gjennomgang av avdelingene og deres virksomhet i løpet av siste perioden. Med mindre det er sagt noe annet benyttes perioden til som grunnlaget for tallene i dette kapittelet. 3.1 Om avdelingene Det er for tiden 32 avdelinger i Tekna. Alle avdelingene er mer eller mindre aktive og alle avdelingene har avholdt årsmøte for aktivitetsåret/regnskapsåret I tillegg til lokalavdelingene og deres styrer finnes det for tiden ni avdelingsfagråd, ti Tekna Ung-grupper og mange lokale faggrupper, i alle fall i de store avdelingene. Tar vi også med de lokale valgkomiteene er det til sammen 450 tillitsvalgte / frivillige på avdelingssiden i Tekna. 3.2 Medlemstall Ved utgangen av 2017 var det totalt medlemmer i Tekna. Oversikten nedenfor viser utviklingen i antall medlemmer i Tekna på halvår: Antall ordinære medlemmer Antall studentmedlemmer Totalt antall medlemmer Ved utgangen av september 2018 ved det totalt medlemmer i foreningen. I perioden fra til økte antall medlemmer med 1952 medlemmer. Dette tilsvarer er medlemsvekst på 2,7 prosent i denne perioden Totalt antall medlemmer Antall ordinære under 38 år Andel under 38 år 29,2 % 28,4 % 29,0 % 28,4 % Per er andelen kvinnelige medlemmer i Tekna 30,2 prosent. 3.3 Avdelingskontingenten Det har vært få endringer i avdelingskontingenten de siste årene. Under årsmøtene i 2018 (med virkning for 2019) var det kun en avdeling som gjorde endringer i avdelingskontingenten. Tekna Nedre Glomma avdeling økte kontingenten fra 200 til 250 kr på sitt siste årsmøte. For tiden er laveste avdelingskontingent 144 kroner, mens høyeste kontingent er 300 kroner. I gjennomsnitt (vektet) er avdelingskontingenten 221,33 kroner. Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 7

9 3.4 Avdelingenes aktiviteter Kurs og arrangement I perioden fra til viser Teknas medlemssystem at det er gjennomført 724 kurs og arrangement i regi av avdelingene, avdelingsfagrådene, Tekna Ung-gruppene og eventuelt andre lokale faggrupper. Ser vi på aktivitetstype er 418 arrangement kategorisert som faglige, 255 som sosiale, 6 som politiske (inkludert foreningspolitiske) og 45 arrangement er årsmøter. Fordelt etter Tekna 2020-kategorier er fordelingen som følger: Kategori Antall Arbeidslivet (Tekna 2020) 57 Internasjonalt arbeidsliv (Tekna 2020) 9 Kompetanse/fag (Tekna 2020) 240 Møte medlemmene (Tekna 2020) 250 Realfag og teknologi (Tekna 2020) 82 Samfunnets utfordringer (Tekna 2020) 29 Tydelig, samlet, åpen (Tekna 2020) 44 Ikke kategorisert 13 Totalt 724 Her er noen flere nøkkeltall for perioden: 724 arrangement deltakelser medlemmer har brukt tilbudet I gjennomsnitt deltar de aktive medlemmene på 1,8 arrangement 25,5 deltakere i gjennomsnitt per arrangement Tekna Ung Tekna Ung er et tilbud til medlemmer under 38 år. I Tekna finner vi ca. 1/3-del av de ordinære medlemmer i dette segmentet, dvs. ca medlemmer. For tiden er det 16 Tekna Ung-grupper i foreningen. Flere grupper er et samarbeid mellom flere avdelinger slik at totalt sett har 21 avdelinger et Tekna Ung-tilbud. Alle de største avdelingene har et slikt tilbud og samlet sett er 95 prosent av medlemmene i dette segmentet medlem av en lokalforening som har et Tekna Ung-tilbud. I perioden fra til viser Teknas medlemssystem at det er gjennomført 120 arrangement (av de totalt 724 avdelingsarrangementene) under Tekna Ung paraplyen. Noen nøkkeltall for perioden: 120 arrangement 3209 deltakere 2274 medlemmer har brukt tilbudet I gjennomsnitt deltaker de aktive på 1,4 arrangement 26,7 deltakere i gjennomsnitt per arrangement Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 8

10 3.4.3 Sentralt finansierte arrangement Medlemsskolen og Møteplassen er to arrangementsporteføljer som i hovedsak finansieres av Tekna sentralt. Medlemsskolen er tilbud til lokalavdelingene hvor de som utgangspunkt kan velge ett arrangement per halvår fra en kurskatalog som sendes avdelingene to ganger i året. Alle kostnader i forbindelse med disse arrangementene dekkes av Tekna sentralt. I perioden er det gjennomført 71 arrangement (av de totalt 724 arrangementene) under kategorien Medlemsskolen. Møteplassen er et tilbud til arbeidssøkende medlemmer i Tekna. Dette finansieres også av Tekna sentralt. I perioden er det avholdt slik arrangement i Oslo (15), Stavanger (12), Bergen (3) og Trondheim (1). Det er gjennomført totalt 31 Møteplassen-arrangement i perioden. 3.5 Samfunnsmiddel-prosjektene Søknadsfristen for Samfunnsmidler for 2018 var 15. oktober Innen fristen ble det sendt inn totalt 79 søknader. Disse søknadene ble tildelt til sammen 2,4 millioner kroner. En gjennomgang av tildelingene viser at avdelingene eller avdelingsfagrådene var involvert i 69 av disse søknader med en totalt ramme på 2,252 millioner kroner. 3.6 Aktiviteter som ikke er registrert i medlemssystemet I avdelingene gjennomføres mange aktiviteter som ikke registreres i det sentrale registeret over kurs og arrangementer i Tekna. Dette gjelder for eksempel arrangement i forbindelse med First Lego League, kodeklubber etc. I tillegg er styremøter og mange andre foreningspolitiske møter heller ikke registeret i dette systemet. Aktivitetsnivået lokalt er derfor vesentlig høyere enn det tallene i denne rapporten viser. 3.7 Avdelingsfagrådene For tiden er det ni avdelingsfagråd i Tekna. 23 avdelinger har eget eller er tilknyttet ett regionalt avdelingsfagråd. Disse er som følger: Avdelingsfagrådet i Agder Avdelingsfagråd for Møre og Romsdal Avdelingsfagrådet i Nord-Norge Avdelingsfagråd Oslo og Akershus Avdelingsfagråd Bergen Avdelingsfagråd Stavanger Avdelingsfagråd for Innlandet Avdelingsfagråd Trondheim Avdelingsfagråd Østfold Når det gjelder kurs og arrangement er avdelingsfagrådenes aktiviteter inkludert i oversiktene over aktiviteter som er beskrevet i denne rapporten. For øvrig vises til Faglig årsrapport hvor avdelingsfagrådenes aktivitet er inngående beskrevet. Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 9

11 Tekna Teknisk-naturvitenskapelig forening Side 10

12 Tekna kjemper for deg og faget du brenner for