TYDAL KOMMUNE. Astrid Jensen. Gunnbjørn Berggård Rådmann. Møteansvarlig : Reidar Kjøsnes

Transkript

1 TYDAL KOMMUNE Møteinnkalling Arkivsak: Utvalg/styre/råd: Møte i kontrollutvalget Tydal kommune. Møtedato/tid: Torsdag 19.november 2009 kl Møtested/lokaler: Storkleppen, rådhus 2 Deltagere: Reidar Kjøsnes leder Jan Haugen nestleder Astrid Jensen Wenche Holt Revisjon M-N IKS Gunnbjørn Berggård Rådmann Arvid Hanssen KonSek Forfall: Kopi: Ingen. Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Møteansvarlig : Reidar Kjøsnes Lukket møte. Tydal Sakliste: Sak 19/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Sak 20/2009 Referatsaker til møte Sak 21/2009 Orientering om arbeidet med kvalitetsutvikling i Tydal kommune Sak 22/2009 Status for revisjon av kommuneregnskapet for regnskapsåret Sak 23/2009 Forvaltningsrevisjon , prioritering Sak 24/2009 Møteplan kontrollutvalget Sak 25/2009 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til KonSek Midt-Norge IKS v/eva Bekkavik på tlf eller til Arvid Hanssen på telefon , eventuelt til arvid.hanssen@konsek.no Reidar Kjøsnes leder (sign) Arvid Hanssen Oppdragsansvarlig - KonSek Side 1

2 TYDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 19/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Protokoll fra kontrollutvalgets møte Utsendt tidligere og ligger på SAKSUTREDNING: Godkjenning av møtebok. KONSEKS INNSTILLING: Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Side 2

3 TYDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 20/2009 Referatsaker til møte Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER/MUNTLIGE ORIENTERINGER: 1. Oppsummering etter samling for kontrollutvalg på Tiller , hvor kontrollutvalgets leder deltok. 2. Orientering om kontrollutvalgssekretariatets vedtaksliste. Oversikt over frister for tilbakemelding. Deles ut i møte. 3. e-info 09/19 fra NKRF: Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor lovlighetskontroll. (Vedlagt) 4. Kommunal rapport : Kosmo bekymret over NAV. (Vedlagt) 5. Medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn videreføring? 6. Ressursbruk 2009 sekretariatstjenester for kontrollutvalget. SAKSUTREDNING: Kontrollutvalgets leder og sekretariatet vil orientere og svare på spørsmål.. KONSEKS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 3

4 Vedlegg sak 20/2009, pkt 3. einfo 09/19 Kontrollutvalgets rolle ved valg av revisjonsordning og valg av revisor lovlighetskontroll I Bergen kommune har det i noen tid versert en sak om kommunens revisjon. Saken har ført til lovlighetskontrollbehandling hos fylkesmannen og refereres her da den kaster lys over betydningen av kravet om kontrollutvalgets aktive medvirkning for at kommunestyrets valg av revisjonsform og revisor skal være gyldige, jf. kommuneloven 78 nr. 3 og 4. Saksbehandlinga Den 15. desember 2008 gjorde kommunestyret i sak et vedtak i ni punkter om organiseringa av kommunens revisjon og kontrollutvalgssekretariat. Vedtaket innebar en vesentlig nedbemanning av revisjonen og overgang til å kjøpe tjenester eksternt. Saksbehandlingsprosessen er omfattende beskrevet i notater fra kommuneadvokat Helge Strand, datert 27. mars, 5. mai og 11. mai Den startet med at det sentrale samarbeidsutvalget i kommunen 4. september 2008 behandlet en sak om arbeidsmiljø- og samarbeidsproblemer i kommunerevisjonen. Der ble det vedtatt å igangsette en prosess for å kartlegge arbeidsforholdene ved kommunerevisjonen med fokus på samarbeid, ledelse, kommunikasjon og arbeidsmiljø. Etter drøftelser i møter med folkevalgte og administrative ledere (ordfører, finansbyråd, kontrollutvalgets leder, bystyredirektør, HR-direktør) ble det nedsatt en arbeidsgruppe og en styringsgruppe for å følge opp arbeidet med en arbeidsmiljøkartlegging hos kommunerevisjonen. Arbeidsgruppa detaljerte selv mandatet og utvidet det til foruten arbeidsmiljøspørsmål også å Utarbeide forslag til videre gjennomgang og vurdering av fremtidig revisjons- og sekretariatsordning i Bergen kommune. Gjennom sistnevnte mandatpunkt ble saken utvidet fra å være en ren arbeidsmiljøsak til også og omfatte organiseringa av kommunens revisjons- og kontrollordninger. Kommuneadvokaten framholder at utgreiinga av sistnevnte punkt skulle vært styrt fra kontrollutvalget. Som ledd i arbeidet ble det private firmaet Optimas Organisasjonspsykologene AS gitt i oppdrag å utarbeide en arbeidsmiljøkartlegging av forholdene ved kommunerevisjonen. Optimas overleverte sin rapport 6. november Ordføreren orienterte kontrollutvalget om prosessen i dets møte 11. november Saken sto ikke oppført på saklista og er ikke omtalt i referatet fra møtet. Den 13. november orienterte ordføreren kommunens forretningsutvalg, som fungerer som et slags redusert formannskap i denne parlamentarisk styrte kommunen. Forretningsutvalgetvedtok omforent (betyr vel enstemmig) å gi bystyredirektøren i oppdrag å utarbeide en bystyresak om fremtidig oppgavestruktur og organisasjon for kommunerevisjon og sekretariat. Side 4

5 Kommuneadvokaten framholder at verken forretningsutvalget eller bystyredirektøren hadde den nødvendige kompetanse (altså myndighet eller fullmakt) til å gjøre slikt vedtak. Ved brev av 14. november til kommunerevisjonen meddelte ordføreren bl.a. at ordføreren (har) besluttet at kommunerevisor XX og rådgiver YY (vår anonymisering), i tråd med egne ønsker, fristilles fra sine oppgaver ved Kommunerevisjonen fra og med og frem til det foreligger en endelig avklaring av fremtidig revisjonsordning. Kommuneadvokaten framholder at ordføreren ikke hadde kompetanse til dette. (Forøvrig er det, juridisk sett, ikke noe som heter fristille. Aktuelle tiltak kunne være permisjon eller suspensjon. I følge kontrollutvalgsforskriften 17 avgir kontrollutvalget innstilling til kommunestyret om bl.a. suspensjon). Før saken gikk fra bystyredirektøren til bystyret ble den behandlet i kontrollutvalget, finanskomiteen og forretningsutvalget. Kommuneadvokaten karakteriserer kontrollutvalgets medvirkning som en form for høring, som ikke tilfredsstiller lovens krav om at kommunestyrets valg av revisjonsordning og revisor skal bygge på innstilling fra kontrollutvalget. Og sjøl om kontrollutvalget avgir innstilling, er lovens krav ikke oppfylt om ikke utvalget har hatt kontroll med saksutgreiinga, som vanligvis da vil være utført av kontrollutvalgets sekretariat. Kontrollutvalgets handtering av saken Slik kommuneadvokaten beskriver prosessen i denne saken, synes det på sin plass å kommentere kontrollutvalgets holdning og handtering av saken. Som det vil ha gått fram, har dels kontrollutvalget i plenum og dels utvalgets leder vært inne i prosessen på forskjellige stadier. Kontrollutvalgets leder var med i styringsgruppa. Kontrollutvalget i plenum ble orientert muntlig av ordføreren i november uten at dette ble protokollert, men behandlet først saken 9. desember på grunnlag av en saksutredning som ikke var skrevet av kontrollutvalgets sekretariat. Det ser ikke ut til at kontrollutvalget har motsatt seg behandlingsformen eller de forskjellige avgjørelsene som er tatt. Dette har ventelig sammenheng med at saken fra begynnelsen av ble oppfattet som en ren arbeidsmiljøsak, og så har utvalgets flertall holdt fast ved dette utgangspunktet til tross for at saken utviklet seg til en sak om organisering av kommunens system for revisjon og tilsyn. Dette kom bl.a. til uttrykk da utvalgets medlem Hans Ebbing (SV) krevde innsyn i arbeidsmiljørapporten fra Optimas, som tydeligvis har vært unntatt fra offentlighet. Utvalgets flertall gikk mot dette, med den grunngiing at arbeidsmiljøspørsmål ikke hører under utvalgets oppgaveområde. Det er et spørsmål om dette er en korrekt oppfatning av kontrollutvalgets rolle. Ifølge kontrollutvalgsforskriften 4, første ledd har kontrollutvalget et tilsynsansvar for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Hvis det foreligger et arbeidsmiljøproblem ved revisjonen som går ut over revisjonsordningen, følger det av dette tilsynsansvaret, at kontrollutvalget også har ansvar for at nødvendige grep gjøres for å rydde opp i situasjonen. Side 5

6 Når en arbeidsmiljøkonflikt danner utgangpunkt for at man vil endre en revisjonsordning, bør kontrollutvalget også ha god kjennskap til konfliktens innhold, slik at utvalget har et tilstrekkelig faktagrunnlag til å vurdere hvilke tiltak eller organisasjonsmessige endringer som bør gjøres for å rette på forholdet. Lovlighetskontroll I brev datert 30. desember 2008 og innregistrert hos fylkesmannen i Hordaland 5. januar 2009 krevde tre medlemmer av kommunestyret lovlighetskontroll med det nevnte vedtak av kommunestyret 15. desember Dette kravet ble behandlet i kommunestyret 25. mai 2009 med følgende utfall: Bystyret opprettholder sitt vedtak i B.sak Resultatet av lovlighetskontrollen foreligger i fylkesmannens brev av 8. september 2009 til kommunen. Fylkesmannen drøfter inngående de forskjellige momenter og anførsler og oppsummerer: Fylkesmannen stiller seg i det vesentlige bak de vurderinger og konklusjoner som fremgår av kommuneadvokatens notat datert til bystyrets kontor. Uten å ta stilling til det innholdsmessige i saken, mener fylkesmannen i likhet med kommuneadvokaten at det foreligger så vidt mange feil ved vedtakets tilblivelse at det er grunnlag for å konstatere ugyldighet på formelt grunnlag. Det er etter fylkesmannens syn ikke tilstrekkelig for å oppfylle lovens krav om kontrollutvalgets eksplisitte innstillingsrett og -plikt at saken var innom kontrollutvalgets møte den Initiativet og det alt vesentlige i forarbeidet og forberedelsen til endring av revisjonsarbeidet ble ikke foretatt av Kontrollutvalget, og utvalgets behandling har klart preg av å være en høringsuttalelse. Etter dette opphever fylkesmannen vedtakets punkter 2-9 og forutsetter at det fremmes ny sak om kommunerevisjonen etter innstilling og saksforberedelse av kontrollutvalget. Sakens interne dokumenter er tilgjengelige her: under bystyresak 106/09: Krav om lovlighetskontroll i B-sak "Fremtidigrevisjonsordning og sekretariat for kontrollutvalget - anbefalt løsning". Sakens øvrigedokumenter er tilgjengelige på NKRFs nettsider ( ng_i bergen_kommune/690). Fylkesmannens lovlighetskontrollavgjørelse bekrefter på en juridisk avgjørende måte den oppfatning som NKRF har hatt om forståelsen av den aktuelle bestemmelsen i kommuneloven 78, hvor vi for øvrig mener at ordlyden er ganske klar. Vi peker på at uttrykket innstilling brukes i kommuneloven i bare to forbindelser, nemlig når det gjelder formannskapets myndighet i budsjettsaker og kontrollutvalgets myndighet ved valg av revisjonsordning og valg av revisor. Uttrykket nyttes for å presisere at denne formen for saksframstilling har en spesiell status. Det innebærer at kommunestyret har plikt til å ta vedkommende sak opp til behandling og til å legge innstillingen til grunn for behandlingen, mens det ikke kan behandle Side 6

7 en slik sak uten at det foreligger en slik innstilling. Det er derfor av avgjørende betydning at kontrollutvalgene er seg dette sitt ansvar bevisst. Andre instanser kan/bør høres undervegs. De kan nok også rette henvendelser direkte til kommunestyret, men dette står fritt i hvordan det vil behandle slike. Oslo, 22. september 2009 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Side 7

8 Kosmo bekymret over Nav Kommunal Rapport Vedlegg sak 20/2009, pkt 4. Arbeids- og velferdsetaten (Nav) får skarp kritikk av Riksrevisjonen i den årlige revisjonsrapporten som ble lagt fram torsdag. Regnskapet for 2008 kan ikke godkjennes. Rapporten som riksrevisor Jørgen Kosmo la fram torsdag har vesentlige merknader til 22 av totalt 229 statlige virksomheter. Nav får den kraftigste kritikken, i og med at Riksrevisjonen ikke godkjenner regnskapet for i fjor. Heller ikke regnskapet for 2007 ble godkjent. Dette er alvorlig, mener Kosmo. Bekymringsfullt Vi mener at de funnene vi har gjort er så vesentlige at vi ikke kan godkjenne regnskapet og at vi finner at vi må rapportere dette til Stortinget. Vi forventer oss da en oppfølging både fra departement og storting. Det er ikke noen grunn til å legge skjul på at jeg som riksrevisor synes at dette er svært bekymringsfullt, understreker Kosmo. Riksrevisjonen er kritisk til at Nav gjennom flere år har nedprioritert arbeidet med å sikre en tilfredsstillende internkontroll. Det er oppdaget en rekke tilfeller av feil i utbetaling av sykepenger, overgangsstønad og barnebidrag i 2008 som følge av dette. Rapporten viser også til de forventningene Stortinget hadde da reformen ble besluttet gjennomført, og sier i rapporten at det er viktig at disse forventningene begynner å innfris av etaten også innenfor reformperioden. Riksrevisor Jørgen Kosmo mener at mange av Navs problemer kunne vært unngått. Jeg er fast overbevist om at reformen burde vært bedre planlagt før den ble gjennomført. Jeg mener at vi i denne rapporten synliggjør at manglende styringssystemer og manglende IKTløsninger har ført virksomheten ut i mange av de vanskeligheter den har kommet opp i, sier Kosmo. Nav-reformen * Nav-reformen ble vedtatt av Stortinget i mai * Nav-reformen samler de gamle trygdekontorene, sosialkontorene og arbeidsformidlings-kontorene under samme tak på et såkalt Nav-kontor. * Ett av målene med reformen er at brukerne skal finne alle tjenester samme sted. * Nav utbetaler hvert år cirka 280 milliarder kroner i stønader. Dette tilsvarer rundt en tredel av statsbudsjettet. * Nav-reformen er en av de mest omfattende omstillinger i offentlig sektor i nyere tid. * I 2008 ble det etablert 36 forvaltningsenheter og sammen med kommunene etablerte Arbeids- og velferdsetaten 147 Nav-kontor. * Saksbehandlings-tiden i 2008 har økt kraftig spesielt for ytelsene uførepensjon, barnebidrag, barnetrygd, foreldrepenger og sykepenger. Side 8

9 * Antallet ubehandlede saker økte fra våren 2007 til august 2008 med saker, til totalt rundt saker Kilder: Nav, Riksrevisjonen, regjeringen.no Side 9

10 TYDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 21/2009 Orientering om arbeidet med kvalitetsutvikling i Tydal kommune. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. SAKSUTREDNING: Rådmannen orienterte om kvalitetssikringsarbeidet i kontrollutvalgets møte den 7.mai Kontrollutvalget fikk den gang innblikk i Rapport CAF egenvurdering 2009, datert , om Systematisk kvalitetsutvikling i Tydal kommune. Rådmannen ga en god innføring i hvordan systemet er bygd opp og om arbeidet som var gjort per mai Han berørte også utviklingsarbeidet kort i kontrollutvalgets møte i september 2009, men ønsket å gi en bredere orientering til kontrollutvalget i novembermøtet. Rådmannen vil også berøre andre prosjekt som diskuteres eller er satt i gang gjennom interkommunalt samarbeid i Værnesregionen Dette gjelder bl.a. innkjøp og internkontroll/avvikskontroll. Som et ledd i å skaffe seg best mulig grunnlag for tilsynsarbeidet i Tydal kommune, mener sekretariatet at informasjon knyttet til kvalitetsutviklingsprogrammet og andre fellesprosjekt er meget viktig for kontrollutvalgets funksjon og prioriteringer. Rådmannen vil orientere og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. KONSEKS INNSTILLING: Saken tas til orientering. Side 10

11 TYDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 22/2009 Status for revisjon av kommuneregnskapet for regnskapsåret Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: Saksdokumenter: (Ikke vedlagt) Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD Saksutredning: Kontrollutvalget er tillagt et betydelig tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter. Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av forskriftene: Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Revisjonen vil, i tråd med tidligere praksis, gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet per , og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. KONSEKS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Side 11

12 TYDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 23/2009 Forvaltningsrevisjon , prioritering. Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 216 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. Utrykte vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon for Sak 16/2009 i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjon SAKSUTREDNING: Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Tydal for 2009, lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende revisjonsår som går frem til 1.mai Kommunestyret vedtok å følge kontrollutvalgets prioriteringer. Oppfølging av byggeprosjekt flerbrukshus ble prioritert som nummer en, mens et prosjekt vedrørende Kvalitetssikringsprosjekt Tydal Kommunale Energiverk KF (TKE), ble prioritert som nummer to. Disse prosjektene ble omtalt i sak 16/2009 som ble fremlagt i kontrollutvalget den Kontrollutvalget tok opprinnelig sikte på å bestille igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt i møtet den Etter å ha blitt orientert om status vedrørende flerbrukshus og organisasjonsutvikling ved TKE, fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens og ordførerens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget avventer bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt til et senere møte. Kommunestyre har senere i sak 38/09 Flerbrukshus vurdering av forprosjekt vedtatt at forprosjektet til flerbrukshus, videreføres. Som en del av det videre arbeidet er Plan og byggekomiteen og rådmannen hver for seg bedt om å utrede ulike forhold knyttet til prosjektet. Den politiske ledelse skal utrede muligheten for bidrag til finansiering fra flere aktører. Samlet betyr dette at igangsetting av et eventuelt byggeprosjekt ikke blir iverksatt så tidlig at det er aktuelt som et forvaltningsrevisjonsprosjekt i inneværende revisjonsår. Formannskapet har den i sak 91/09 Organisasjonsutvikling TKE- vedtekter med mer, fått seg forelagt sluttprodukt for gruppens arbeid, med forslag til nye vedtekter for TKE. Forslaget skal på høring til styret for TKE og de ansattes organisasjoner før sluttbehandling i formannskap og kommunestyre. Side 12

13 Kontrollutvalget kan ut fra dokumentene som foreligger, vurdere om det er forhold som tilsier at det bør settes i gang et forvaltningsrevisjonsprosjekt i forhold til TKE, da arbeidsgruppen ikke har berørt alle sider ved virksomheten og kommunikasjonen med kommunen. Sekretariatet mener imidlertid at det ikke er riktig tidspunkt for en gjennomgang nå, da nye vedtekter og kommunikasjonsmønster må vedtas og virke en tid, før en ser virkningen av arbeidet som er gjennomført. ALTERNATIVE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER? I tillegg til de prioriterte prosjektene som er nevnt ovenfor inneholder plan for forvaltningsrevisjon for 2009 følgende 4 uprioriterte prosjekt: KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen (Uttalt i planen at prosjektet bør gjennomføres sammen med flere kommuner) Næringsfond Prosjektet kan vinkles mot virkemiddelbruken og samtidig gi svar på hvilke resultater en oppnår. På hvilke områder lykkes man/lykkes man ikke? Saksbehandling innen teknisk sektor. Formålet kan være å vurdere om gjeldende saksbehandlingsregler følges, herunder frister. Det kan også gjennomføres et prosjekt som kartlegger brukernes tilfredshet med den kommunale behandlingen knyttet til byggesaksbehandling. Interkommunalt samarbeid. (Uttalt i planen at prosjektet bør gjennomføres sammen med flere kommuner) Det er viktig at kontrollutvalget, senest i januar 2010, bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt, da det er satt av ressurser tilsvarende 125 timer, som må benyttes før Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å bestille et prosjekt knyttet til Næringsfondet eller et prosjekt rundt byggesaksbehandling innen ansvarsområde Teknikk og miljø, da de andre prosjektene som er nevnt ovenfor bør gjennomføres sammen med flere kommuner. Det fremgår av Tydal kommunes årsmelding for 2008 og halvårsrapporten for 2009, at det har vært vakanse og innleie av konsulent på byggesaksområdet en lang periode. Dette aktualiserer en systematisk gjennomgang av området, fremfor å velge et prosjekt knyttet til Næringsfondet nå i Administrasjonen opplyser den at innleien i 2008 og 2009 i hovedsak gjelder oppmåling. Videre vil byggesakskontoret styrkes med økt bemanning fra Rådmannen opplyser også at saksbehandling er et område administrasjonen ønsker å se på som et ledd i kvalitetssikringsarbeidet. Disse momentene kan redusere behovet for gjennomgang av området. Revisjon Midt-Norge IKS er i ferd med å avslutte et forvaltningsrevisjonsprosjekt i en annen kommune innen byggesaksbehandling. Der belyses følgende problemstillinger: Side 13

14 Hovedproblemstilling: Undersøkelsens utgangspunkt er byggesaksbehandlingen, men byggesaksbehandling kan aldri sees helt uavhengig av reguleringsplaner og arealplaner. Behandlingen av kommunale planer vil likevel ikke være tema for denne undersøkelsen, men det kan være aktuelt å se på hvordan planarbeidet virker inn på byggesaksbehandlingen. Ut fra det ovenstående vil revisor formulere undersøkelsens problemstilling slik: Problemstilling 1: Er det lagt til rette for god byggesaksbehandling i kommunen? Problemstilling 2: Er byggesaksbehandlingen i kommunen i tråd med god forvaltningsskikk? Dersom kontrollutvalget etter en nærmere vurdering i møtet mener at byggesaksbehandling er aktuelt å se på, kan formuleringer tilsvarende problemstillingene som er nevnt ovenfor eller andre problemstillinger med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon, være aktuelle for Tydal kommune. Revisjonen vil kunne gjennomføre prosjektet innen utgangen av revisjonsåret 2009 og legge opp prosjektet i forhold til et tidsforbruk tilsvarende 125 timer, som er disponible frem til KONSEKS KONKLUSJON Som det fremgår ovenfor mener sekretariatet at det ikke er aktuelt å bestille noen av de 2 prioriterte prosjektene i inneværende revisjonsår. Sekretariatet konkluderer med at en gjennomgang av byggesaksbehandlingen i Tydal kommune kan være en måte å bruke forvaltningsrevisjonsressursene på i revisjonsåret 2009, selv om administrasjonen også på dette området vil sette i verk egne tiltak. Dersom kontrollutvalget ønsker å prioritere området er det ønskelig at prosjektet bestilles så tidlig som mulig, gjerne gjennom vedtak ved behandling av denne saken. Alternativt kan kontrollutvalget ta stilling til kontrollområde i dette møtet og be sekretariatet forberede bestilling i egen sak i nytt møte i kontrollutvalget i første halvdel av januar Kommunestyret har gjennom vedtak i kommunestyresak 19/2009 gitt kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av plan for forvaltningsrevisjon, dersom utvalget finner dette nødvendig. Sekretariatet konkluderer med at det for revisjonsåret 2009 er nødvendig å benytte denne fullmakten, for å kunne utnytte ressursene som er stilt til disposisjon for kommunen og kontrollutvalget. KONSEKS INNSTILLING: Sekretariatet følger opp prosessen med valg og bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt i tråd med kontrollutvalgets signaler gitt i møte den Side 14

15 TYDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 24/2009 Møteplan kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. Saksutredning: For å planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er foreslått 4 møter, men det er budsjettmessig tatt høyde for inntil 5 møter også i Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret, men den er foreløpig ikke fastsatt. Sekretariatet har satt opp noen datoer, der vi også har koordinert i forhold til avvikling av møter i andre kontrollutvalg, da både sekretær og oppdragsansvarlig revisor har ansvar for flere kommuner. Kontrollutvalget må vurdere oppsatte dager ut fra de enkelte medlemmers øvrige aktivitet. Utvalget kan i møtet, eller løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Møtetidspunktet i forhold til behandling av regnskap for Tydal kommune og TKE for 2009 må tilpasses, slik at formannskapet får kontrollutvalgets uttalelse før de lager sin innstilling til kommunestyret. Det tas sikte på at uttalelsen til regnskapet for Tydal Everk KF for 2009 kan behandles i samme møte som uttalelsen til kommunens årsregnskap. Følgende møteplan for kontrollutvalget foreslås for 2010: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret Kontrollutvalget Kommunestyret August September Oktober November Desember Kontrollutvalget Side 15

16 13. januar 2010 (onsdag) Årsmelding 2009 for kontrollutvalget. Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt? Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Gjennomgang av sosialtjenesten, rådmannens tilbakemelding? Arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon, dersom kontrollutvalget ikke velger å videreføre oppfølging av prosjektet vedrørende flerbrukshall. 6. mai 2009(torsdag) Plan for forvaltningsrevisjon ? Forvaltningsrevisjonsrapport? Regnskap Tydal kommune Regnskap TKE KF Referatsaker skatteregnskap, arbeidsgiverkontroll? I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april. Kontrollutvalget skal gi uttalelse om regnskapet til kommunestyret. Uttalelsen skal også foreligge når formannskapet gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. 9. september 2009 (torsdag) (Møte ute i en avdeling?) Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt? Budsjett og økonomiplan for kontrollorganene for november 2009(torsdag) Status regnskapsrevisjon Møteplan kontrollutvalget KONSEKS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler inntil 5 møter i Forslag til møteplan for 2010 inneholder foreløpig 4 møter, som det fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling nedenfor. KONSEKS INNSTILLING: Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2010: Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget September. Oktober November Desember Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Side 16

17 TYDAL KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 25/2009 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2009 Saksbeh: Arvid Hanssen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: SAKSDOKUMENTER: Ingen. KONSEKS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til innstilling. Side 17