Innkalling til ordinært sameiermøte 2011

Transkript

1 Innkalling til ordinært sameiermøte 2011 Ordinært sameiermøte i Ekerud Boligsameie, avholdes torsdag 3. mars 2011, kl. 18:00 i kommunens lokaler (Snippen/Mølla), Triaden. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to seksjonseiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG A) Diverse takarbeider og montering av vindskibeslag Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 1 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D) Valg av valgkomité Oslo, Styret i Ekerud Boligsameie May-Britt Haga /s/ Kari M Middlemiss /s/ Petter M Kristiansen /s/ Arne Gustafsen /s/ I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

2 Side Ekerud Boligsameie TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2010 Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET VALGT Leder May-Britt Haga Styremedlem Kari M Middlemiss Styremedlem Petter M Kristiansen Styremedlem Arne Gustafsen Varamedlem Lasse Engebretsen Varamedlem Agnethe M J Fagerås Valgkomité Tove Martinsen Sigurd Helland Landhaug Reidun Lisbeth Myrvold GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av sameiets 4 styremedlemmer er det 2 kvinner og 2 menn. Sameiet er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. EIENDOMMEN Sameiet består av 60 seksjoner. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer Sameiet ligger i Lørenskog kommune og har gårdsnr. 97 og bruksnr Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Selskapet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. VAKTMESTERTJENESTE Sameiet har ikke vaktmester.

3 Side Ekerud Boligsameie FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvaret for at sameiet til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis sameiets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf faks forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringsaker blir gjort av Forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. LÅN Sameiet har lån i OBOS. Se balansen samt note i regnskapet. TELENOR Sameiet er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning på bruk av fasttelefon og bredbåndstelefon for beboere med abonnement i Telenor. Den enkelte beboer får også rabatt ved bestilling av ADSL bredbånd og bruk av

4 Side Ekerud Boligsameie mobiltelefon. Bestilling av mobiltelefoni- og internettjenester kan gjøres på KABEL-TV Get er leverandør av kabel-tv tjenester til sameiet, i tillegg til bredbånd, telefoni og digitaltv. Gets servicetelefon er betjent mandag - fredag mellom kl og og lørdag - søndag mellom kl og Feilmelding og support kan også meldes på Gets kunde- og servicemottak er lokalisert i Maridalsveien 323 i tilknytning til hovedkontoret. Her kan man blant annet hente eller bytte dekoder, internettmodem og "gjør det selv-pakker" for telefoni. På Gets hjemmeside finner du oversikt over aktuelle forhandlere i lokalområdet, samt produktinformasjon og bestillingsmuligheter. OBOS og Get har inngått avtale for beboere i boligselskaper forvaltet av OBOS-konsernet om kollektiv avtale på Digital TV, internett og telefontjenester. Kontakt kundetjenesten for mer informasjon. Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv-anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. ENERGIMERKING Fra og med ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) har ansvaret for implementeringen av ordningen. På kan seksjonseieren utarbeide en energiattest for sin bolig. STØRRE VEDLIKEHOLD OG REHABILITERING 2007 Husene ble beiset våren 2007 STYRETS ARBEID Det er avholdt 8 styremøter, varamedlemmene er blitt invitert på 2. Ett ekstraordinært møte grunnet brøyteproblemer i gangveien i Ekerudkroken. Det er sendt ut 2 rundskriv, diverse info. og oppslag. DUGNAD Dugnad ble avholdt vår og høst. Vårdugnad med grilling. Litt dårlig oppmøte fra gul og grå rekke på høsten. De som gjør en ekstra innsats utenom dugnadene blir lagt merke til. BARKING AV SKRÅNINGENE Skråningene ved grå og hvit rekke ble barket. Her var det Andre i grå rekke som stilte med bil og henger. TRAPPESAKEN Det ble inngått rettsforlik mellom saksøkere i Ekerudveien og Grefsen eiendom angående branntekniske mangler. Utbygger er pålagt å utbedre disse manglene og beboerne er pålagt å samarbeide for å få arbeidene utført.

5 Side Ekerud Boligsameie Det settes opp branngardiner i soverom. I tillegg monteres brannhemmende himlinger mellom verandatak og sikring av brannceller gjennomføres på alle loft. Arbeidene er planlagt utført i mars Saksomkostninger dekkes av hver av partene. Ekerud boligsameie har fått tilbakeført de fleste utgiftene gjennom forsikringsordning. Det er ikke krav om tilkomstvei fra hagesiden. Dette skyldes at det kun er øverste etasje som har rømningsvei her. CONTAINER Det ble innleid container for juletrær, men dessverre er det fremdeles noen som kaster fra seg trærne andre steder. Container til vårdugnaden ble også innleid. HMS Vernerunde er foretatt vår og høst. Det er blitt skiftet ut mange takstein av beboerne selv. I den forbindelse ble det bestilt en synfaring fra firma Nortekk AS for å sjekke alle tak. Det ble oppdaget en feil på takutstikk i gul rekke i Ekerudkroken som må rettes. Styret innhentet også tilbud på montering av vindskibeslag etc. (Egen sak på årsmøtet). Takrenner på flere garasjer i gul rekke har løsnet. GE er informert, og de blir festet når de starter arbeidene i hvit rekke. Samtlige åtestasjoner er besøkt. ASFALTERING I GUL REKKE Drenering av overflatevann i Ekerudkroken fungerer bra. Asfaltpølser ble lagt for å føre vann ned i grøftekantene. Justering skal gjøres utenfor Ekerudkroken 9 våren HØYTRYKKSVASKER Grunnet tett avløp i Ekerudkroken 32 gikk styret til innkjøp av en høytrykksvasker med forlengerslange i håp om at problemet skulle løses. Det vil vise seg når mildværet kommer. HEKSESOT Det er noen boliger som er angrepet av heksesot i større eller mindre grad. Det dannes som et svart belegg og kan skje over natten,ofte i forbindelse med maling og bruk av levende lys. Det finnes masse informasjon på nettet. Søk på Heksesot. Sameiets forsikring dekker ikke vask. VANNKRANER I HVIT REKKE Det har vært en del problemer med lekkasje fra vannkranene som er montert i garasjene. De har blitt reparert i 2 tilfeller. Lasse Dalen i nr.26 har sent ut skriv til de som er tilknyttet den aktuelle kranen, og det er enighet om at den frakoples. TOMGANGSKJØRING Styret har mottatt klage på tomgangskjøring i opptil 30 min. på morgenen. Eksoslukt siver inn på soverommene. Dette er både sjenerende og miljøskadelig. Vær vennlig og utvis hensyn til naboene og miljøet. MALING AV REKKVERK I GUL OG GRÅ REKKE Rekkverkene ble malt på dugnad siden det ikke var midler i sameiet til å sette det bort. Det gikk ikke helt smertefritt og noen er fremdeles ikke ferdige. Det var mange som ikke klarte å gjøre jobben selv, så de satte det bort for egen regning.

6 Side Ekerud Boligsameie STJÅLNE UTEMØBLER Styret har mottat hendvendelse om frastjålne utemøbler nede i gul rekke. Vi bør derfor prøve og følge litt med, også hos naboen. POSTKASSENØKLER En leilh. har mistet sine postkassenøkler. I den forbindelse undersøkte styret om det var mulig å fremskaffe nye nøkler. Dette var et restparti som ble kjøpt opp, og de er ikke i salg lenger. De uheldige klarte å finne tilsvarende postkasse fra Nederland. Prisen var kr.1.250,-, så sørg for å ha et ekstra sett med nøkler. KLAGER PÅ BRØYTING AV ANLAGT BILVEI I GRÅ REKKE Styret har mottatt flere klager, skriflig og muntlig, på manglende brøyting innerst i Ekerudkroken(grå rekke). Dette skyldes oppsatt kantstein. Det har vært mye korrespondanse mellom partene og nå ønsker partene fra grå rekke et møte med styret. Arne og May-Britt vil stille til et avklarende møte. JULEGRAN Styret arrangerte julegrantenning for første gang i Dette gikk over all forventning og ble veldig positivt mottatt. Oppmøtet var helt topp, så dette blir en tradisjon. Takker Andre for lån av skjøteledninger. ÅRETS ILDSJEL Tidligere har vi hatt avstemming på årsmøtet mellom foreslåtte kandidater. Heretter blir det styret som tar denne avgjørelsen, da vi mener at vi har best oversikt over hva som blir gjort på frivillig basis blant alle rekkene.kandidaten blir kåret på årsmøtet. PLANLAGTE ARBEIDER Maling av rekkverk i hvit rekke på dugnad. Reparasjon av takutstikk oppe i gul rekke. BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET 2010 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av selskapets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for Årsregnskapet for 2010 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr ,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført til egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2010 var til sammen kr ,- mot budsjettert med kr ,-. Vesentlig avvik i forhold til budsjett skyldes posten Andre inntekter som i hovedsak består av refusjon fra rettshjelpsforsikringen på kr ,- i forbindelse med trappesaken. I tillegg kommer innbetaling fra Ekerud Boligsameie i forbindelse med fjellsikringen samt vannavgift for utekraner. Se note 3.

7 Side Ekerud Boligsameie KOSTNADER Driftskostnadene i 2010 var på kr ,- mot budsjettert med kr ,-. Det er ingen vesentlige avvik i regnskapet i forhold til budsjett bortsett fra posten Konsulenthonorar som ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,- Årsaken til hele avviket er større kostnader enn forventet til juridisk hjelp i forbindelse med tvist med utbygger (trappesaken). Revisors honorar for regnskapsåret 2010 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. For øvrig vises til de enkelte tallene i driftsoversikten og til balansen, samt de etterfølgende regnskapsnotene (se bakerst i årsberetningen). Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOSTNADSUTVIKLING RENTER Rentesatsene i OBOS Eiendomsforvaltning AS pr. den : Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 3,00% under kr ,05% fra kr til kr 2 mill. 3,10% over kr 2 mill FORSIKRING Bygningsforsikringen øker fra 2010 til 2011 med 0,9% økning i byggeindeksen som reflekterer prisoppgangen på håndverkstjenester. Denne indeksøkningen er lik for alle forsikringsselskaper. Ut over dette foretar forsikringsselskapene individuell prisjustering med bakgrunn i sameiets egen skadesituasjon. Sameiet har hovedforfall 1.4. og ytterligere økning kan komme. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning. INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR 2011 (Budsjett) Til orientering for sameiermøtet har styret satt opp en oversikt over beregnede driftinntekter og driftkostnader i Tallene er vist som egen kolonne lengst til høyre for resultatoppstillingen. Budsjettet viser et forventet driftsresultat på kr ,- og et forventet årsresultat på kr ,-. Til fradrag kommer avdrag på lånet, ca kr ,-. Oversikten er basert på uendrede felleskostnader for året I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten.

8 Side Ekerud Boligsameie Oslo, I styret for Ekerud Boligsameie May-Britt Haga /s/ Kari M Middlemiss /s/ Petter M Kristiansen /s/ Arne Gustafsen /s/

9 9 Ekerud Boligsameie

10 10 Ekerud Boligsameie

11 11 Ekerud Boligsameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader Styrehonorar Revisjonshonorar Andre honorarer Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Kabel- / TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter Finanskostnader RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Reduksjon udekket tap

12 12 Ekerud Boligsameie BALANSE Note EIENDELER OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader Kortsiktige fordringer Driftskonto i OBOS Sparekonto i OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Udekket tap SUM EGENKAPITAL GJELD LANGSIKTIG GJELD Gjeldsbrevlån SUM LANGSIKTIG GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 OSLO, , STYRET FOR EKERUD BOLIGSAMEIE May-Britt Haga /s/ Kari Middlemiss /s/ Petter M Kristiansen /s/ Arne Gustavsen /s/

13 13 Ekerud Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Diverse Felleskostnader Kabel-TV avgift SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Vannavgift utekraner Tilbakeførte småbeløp, Hammersborg Forsikring, ref.vedr trappesak Ekerudstubben BS, fjellsikring SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2009/2010, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er på kr og er i sin helhet knyttet til revisjon. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand vedr.mangler OBOS Eiendomsforvaltning AS, tilleggstjenester SUM KONSULENTHONORAR

14 14 Ekerud Boligsameie NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Egenandel forsikring SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Kommunale avgifter - vannmåler SUM KOMMUNALE AVGIFTER NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie Container Skadedyrarbeid/soppkontroll Driftsmateriell Snørydding/vårfeiing Kontor- og datarekvisita -448 Trykksaker -965 Telefon/bredbånd Porto Drivstoff biler, maskiner -160 Vedlikehold biler/maskiner -105 Bank- og kortgebyr -636 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 120 Renter av sparekonto i OBOS Renter restanser felleskostnader 207 SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 FINANSKOSTNADER OBOS-lån Termingebyr OBOS-lån -600 SUM FINANSKOSTNADER

15 15 Ekerud Boligsameie NOTE: 13 KORTSIKTIGE FORDRINGER Kundefordringer 160 For mye innbetalt på kundefordringer, tilbakebetales i Andre forskudd, forsikringspremie januar-mars Andre forskudd, GET januar-april SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER Posten "Andre forskudd" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2011, med motpost i leverandørgjeld. Kostnadsføring og utbetaling vil skje i NOTE: 14 GJELDSBREVLÅN OBOS Lånet er et annuitetslån med flytende rente. Renter : 4,95%, løpetid 8 år. Opprinnelig Nedbetalt tidligere Nedbetalt i år SUM GJELDSBREVLÅN

16 Side Ekerud Boligsameie SAK TIL ÅRSMØTET I EKERUD BOLIGSAMEIE 2011 Diverse takreprasjoner/montering av vindskibeslag i alle rekkene. Det er innhentet anbud fra NORTEKK AS ang. ovennevnte. Totalt er anbudet pr.8/ på ,- inklusiv m.v.a. som omfatter: Utskifting av takstein Vindskibeslag Sjekk av tak og rens av takrenner Leie av lift,transport,container og arbeidspenger. Evnt.stillas kommer i tillegg. Takreprasjoner i gul rekke (ca ,-) er i dette anbudet, og det må gjøres. Styret ønsker en avstemming på om det er interesse for å gjennomføre de andre arbeidene. Dette må regnes som vedlikehold av bygningene. Mvh Styret

17 Side Ekerud Boligsameie Innstilling fra valgkomiteen: Leilighet nr. 50 Jonas Nyberg Ekerudvn. 32 Styremedlem (HMSansvarlig) Leilighet nr. 44 Trond Tetlie Ekerudvn. 36 Varamedlem Leilighet nr. 53 Elisabeth Gudmundsen Ekerudvn. 22 Varamedlem Ekerud Vel: Leilighet nr. 42 Atle Johannessen Ekerudvn. 31