Om justeringer av budsjettfullmakter/økonomireglement B.sak

Transkript

1 Om justeringer av budsjettfullmakter/økonomireglement B.sak Fra protokollen etter behandlingen av B.sak «Byrådets forslag til Budsjett 2014/Økonomiplan »: Bergen bystyre behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Byrådets innstilling p og tilleggsinnstilling p med tilhørende vedlegg og endringer slik de går fram av notat med vedlegg fra Finansbyråden til Komite for finans datert vedtas med følgende endringer, tillegg og merknader: Tilleggsinnstillingens vedtakspunkt 6: «Bystyret vedtar justeringer av økonomireglement og budsjettfullmakter for bykassen og øvrig informasjon slik det fremgår under premissenes punkt V.» Tilleggsinnstillingens premisser punkt V om: Forslag til justering av økonomireglement/budsjettfullmakter Det er nå behov for å gjøre noen mindre tilpasninger og presiseringer i gjeldende økonomireglement. Dette dreier seg om følgende punkter: 1. I Etat for bygg og eiendom (EBE) sine driftsbudsjettrammer er det betydelige budsjettbeløp, bla. budsjettet til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV), der det i forbindelse med arbeidet med detaljeringen av budsjettet (etter bystyrets budsjettvedtak i desember) kan oppstå behov for justering av fordelingen mellom tjenester og tjenesteområder. Dette er i prinsippet å betrakte som «Tekniske budsjettjusteringer», og det foreslås at punkt 2.2 c i budsjettfullmaktene justeres slik at slike justeringer av EBEs FDV-budsjett presiseres som «budsjett-tekniske». 2. Økonomifullmaktenes punkt 4.8 Årsavslutning omhandler bl.a. retningslinjer for bruk/avsetning til bufferfond pensjon i tilknytning til de sentralt førte pensjonspostene (premieavvik, amortisering av akkumulert premieavvik, avregning av endelige beløp som er trukket i lønnssystemet etc.). I praksis betyr dette også at det i årsavslutningen kan skje budsjett-tekniske justeringer mellom tjeneste (på tjenesteområde 21) og tjenester på de øvrige tjenesteområdene. Det foreslås at fullmakt til slike tekniske justeringer mellom tjenesteområdene blir spesifisert i punkt I fullmaktenes punkt 2.2.h «Omdisponering fra drift til investering» er foreslås det å presisere at fullmakten inkluderer evt. beløp knyttet til mva og mva-refusjon. 4. I fullmaktenes punkt 3.3 «Opprettelse/inndragning av stillinger» foreslås at det oppgis referanse til personalreglementet m.h.t. adgang til subdelegasjon. 5. Økonomireglementets punkter 3 «Øvrige fullmakter til byrådet» og 4 «Instruks for økonomiforvaltningen i byrådet» endres slik at disse også skal gjelde for Bystyrets organer (endre overskriften). 1

2 6. Det gjøres opprettinger av feil og mangler i oversikten over rammeområder (side 7) 7. Det foreslås at punkt 2.3.g «Finansiering», under investeringsbudsjettet, utvides med et nytt punkt, der byrådet får fullmakt til å gjøre tilhørende justeringer i Lånefondsbudsjettet som følge av de justeringer av investeringsbudsjettet som vedtas av bystyret i løpet av budsjettåret. 8. Det foreslås at punkt 2.3.k «Salg av eiendom» utvides med en presisering av driftsmessige konsekvenser i tilknytning til salg av eiendommer uten vederlag. Det vises i denne forbindelse til side 70 i den fremsendte 2. tertialrapport 2013, der det heter: «Regnskapsfaglig blir det vurdert slik at vederlagsfrie overdragelser av kommunal eiendom til andre medfører en belastning i kommunens driftsregnskap. Tilsvarende vil det medføre en inntekt i investeringsregnskapet som kan avsettes til å opprettholde egenkapitalen. Beløpet bestemmes ved en taksering av markedsverdi på eiendommen ut fra gjeldende reguleringsbestemmelser. Denne regnskapsfaglige forståelsen er siden blitt tiltrådt av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS).» 9. I budsjettfullmaktene som gjelder driftsbudsjettet - «Rammer for videredelegering fra den enkelte byråd til administrativ leder» - gis det for hver enkelt fullmakt - adgang for kommunaldirektøren til å videredelegere vedkommende budsjettfullmakt. Som hovedregel kan fullmakten videredelegeres til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. I de tidligere budsjettfullmaktene var det også tatt inn en bestemmelse om slik videredelegering når det gjeldt investeringsbudsjettet. I den nåværende versjon av fullmaktene er denne bestemmelsen ikke tatt inn. Det foreslås derfor følgende endringer i pkt. 2.3 Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet: Under pkt. 2.3 b Budsjettjusteringer innenfor enkelttjenester pkt. 2.3 g Finansiering pkt. 2.3 i Gjennomføringsvedtak pkt. 2.3 j Sluttregnskap pkt. 2.3 m Bruk av investeringsfond tas inn formuleringen: «Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar». 2

3 VEDLEGG Bergen kommunes økonomireglement Innholdsoversikt Generelt om økonomireglement, med byrådets budsjettfullmakter og byrådets videredelegering - fullmakter til administrasjonen - samt videre spesifikasjon og detaljering av øvrige økonomifullmakter og instrukser Om økonomireglementet Om innholdet i budsjettfullmaktene Definisjoner og inndelinger Budsjettfullmakter til byrådet Generelt Fullmakter som gjelder driftsbudsjettet... 9 a. Budsjettvedtak og viderefordeling av rammer... 9 b. Budsjettjusteringer... 9 c. Tekniske budsjettjusteringer... 9 d. Kommunale foretak e. Bruk av avsetninger f. Tilleggsbevilgninger og sentrale avsetninger g. Øremerkede tilskudd h. Omdisponering fra drift til investering Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet a. Generelt b. Budsjettjusteringer innenfor enkelttjenester c. Budsjettjusteringer mellom tjenester d. Omdisponering fra tidligere års budsjetter e. Oppjustering av kostnadsanslag f. Overføring av bevilgning mellom prosjekter g. Finansiering h. Nytegning av aksjer i. Gjennomføringsvedtak j. Sluttregnskap k. Salg av eiendom l. Kontraktinngåelse m. Bruk av investeringsfond Øvrige fullmakter til byrådet Leiemål/kontrakter/leasing Videredelegering Opprettelse/inndragning av stillinger Fastsetting av rentesatser Bestillings- og anvisningsmyndighet Finansreglement Lån Instruks for økonomiforvaltningen i byrådet Generelt Årsbudsjett og økonomiplan Budsjettjustering Rapportering Tilskudd

4 4.6 Opprettelse/inndragning av stillinger Anskaffelser/innkjøp Årsavslutning Årsregnskap og årsberetning Ytterligere spesifikasjon Prinsipper for skille mellom føring av inntekter og utgifter i driftsregnskap (-budsjett) eller investeringsregnskap (-budsjett) Tap på krav/fordringer ettergivelse av gjeld Arealøkonomisering/arealøkning Investeringer Finansieringskontroll Delt finansiering (kommunal/privat) Ubenyttede bevilgninger Rehabiliteringsprosjekter Driftskonsekvenser Investeringsmidler fra tidligere års budsjetter svikt i forutsatt finansiering Bruk av sekkeposter i investeringsbudsjettet Retningslinjer for sluttbehandling og godkjenning av byggeregnskap/prosjektregnskap Årsavslutning Håndtering av regnskapsmessig mer-/mindreforbruk på resultatenhetene Vedlegg Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Kapittel 8. Økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering

5 GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENT, MED BYRÅDETS BUDSJETTFULLMAKTER OG BYRÅDETS VIDEREDELEGERING - FULLMAKTER TIL ADMINISTRASJONEN - SAMT VIDERE SPESIFIKASJON OG DETALJERING AV ØVRIGE ØKONOMIFULLMAKTER OG INSTRUKSER. Sist endret i bystyresak 282/13 den Om økonomireglementet Økonomireglementet samler og oppdaterer overordnede reglementer og forskrifter i Bergen kommune, og omfatter Bergen kommunes bykasse og kommunale foretak. Økonomireglementet revideres normalt årlig i forbindelse med budsjettarbeidet. Økonomireglementet omfatter: Generell innledning, med definisjoner og inndelinger Budsjettfullmakter som gir regler for etablering, disponering og forvaltning av årsbudsjetter og økonomiplaner. Øvrige økonomifullmakter Instruks for økonomiforvaltning I vedlegg 1 er tatt inn kommunelovens kapittel 8. Økonomiplan, årsbudsjett regnskap og rapportering, og i vedlegg 2 er en mer omfattende oversikt over økonomistyringsbegreper i Bergen kommune. 1.2 Om innholdet i budsjettfullmaktene Gjennom å vedta budsjettfullmaktene delegerer bystyret fullmakter til politiske organ (byråd, styre i kommunalt foretak, forretningsutvalg, kontrollutvalg) til å disponere kommunens finansielle midler. Graden av videredelegering forteller i hvor stor grad bystyret ønsker å overlate den daglige styringen til disse organene. Budsjettfullmaktene i Bergen kommune er utformet slik at bystyret i så stor grad som mulig blir skjermet fra detaljpregete budsjettsaker, samtidig som det ikke går ut over bystyrets behov og mulighet for tilstrekkelig kontroll av virksomheten. Derfor må økonomifullmaktene være nær koplet til øvrige fullmakter som inngår i styringssystemet. I Bergen kommune er byrådet gitt betydelig frihet til å viderefordele og endre de relativt grove økonomiske rammene som vedtas i bystyret, spesielt når det kommer til driftsbudsjettet. Økonomireglementet med budsjettfullmakter utgjør en sentral del av styringssystemet i Bergen kommune, som skal støtte opp under det uttalte formålet økt demokrati og mer helhetlig og effektiv ressursutnyttelse. 1.3 Definisjoner og inndelinger Med budsjettmyndighet (innenfor respektive enheter sine definerte rammeområder) menes: o Kompetanse til å viderefordele budsjettmidler fra et aggregert nivå o Kompetanse til å foreta budsjettreguleringer o Kompetanse til å gjøre gjennomføringsvedtak (investeringsbudsjettet) De 41 tjenesteområdene er gjeldende spesifikasjonsnivå når bystyret gjør vedtak om fordeling av netto driftsrammer. Hvert tjenesteområde består av en samling tjenester, som vanligvis er et konkret sluttprodukt levert til en bestemt bruker, men kan også være allmenne goder (hva leveres, konteringsbegrep). Den som er gitt budsjettmyndighet, har da fullmakt til å fordele de tjenesteområdevise driftsrammene videre ut på tilhørende tjenester. 5

6 Tjenesteområdene er delt inn i to nivåer; nivå 1 og nivå 2. Nivå 1 omfatter de to første sifrene, mens nivå 2 er angitt ved en bokstavkode. Nivå 1 og nivå 2 omtales samlet som et tjenesteområde. Rammeområde er et samlet budsjettansvarsområde der et folkevalgt politisk utvalg/styre har delegert budsjettmyndighet i samsvar med gjeldende økonomireglement. Et unntak er rammeområdet Fellesutgifter og finansposter, som omfatter budsjettposter der bystyret ikke har delegert budsjettmyndighet til et underliggende utvalg (Bystyrets enekompetanse). Bykassen omfatter de 41 tjenesteområdene, med tilhørende rammeområder. Bystyrets organer er en samlebetegnelse for rammeområdene Ordfører/Forretningsutvalg og Kontrollutvalg. Kommunalt foretak er virksomhet med folkevalgt politisk styre, etablert etter regler i Kommunelovens kap 11. Figuren viser sammenhengen mellom tjenesteområder og rammeområder. Merk at tjenesteområdene også omfatter storparten av foretakene, gjennom de leveranser av tjenester som handles fra tjenester innenfor bykasseområdet. Bystyret Tjenesteområder Driftsrammer til tjenesteområdene B y k a s s e n Rammeområder Ordfører/ Forretningsutvalg Kontrollutvalg Fellesutgifter og finansposter Byrådet Kommunale foretak På neste side er en detaljert spesifikasjon over tjenesteområder og rammeområder. 6

7 Tjenesteområder Nivå 1 Nivå 2 01 A Barnehage 01 B Grunnskoler 02 Barnevern 03 A Aktivisering av eldre og funksjonshemmede 03 B Institusjonsbaserte bo- og omsorgstjenester 03 C Hjemmebaserte bo- og omsorgstjenester 03 D Byggdrift: Tiltak for eldre og omsorgstrengende 04 A Tjenester til rusavhengige og bostedsløse 04 B Sosialhjelp og andre sosiale tjenester 05 A Forbyggende helsearbeid 05 B Behandling og rehabilitering 06 Overføringer til trossamfunn 07 Brannvesen 08 Samferdsel 09 Boligtiltak 10 A Offentlige planer, byplanlegging og kulturminnevern 10 B Private planer og byggesak 10 C Naturforvaltning og parkdrift 10 D Klima og miljø 11 A Lærlinger 11 B Arbeidsmarkedstiltak 12 A Kommunale kulturtilbud rettet mot voksne 12 B Kommunale kulturtilbud rettet mot barn og unge 12 C Kulturtilskudd (til prosjekter, institusjoner og lag) 12 D Bergen offentlig bibliotek 12 E Museer 12 F Bergen kulturskole og Barnas kulturhus 12 G Kulturbygg og anlegg 13 A Idrett: Tilskudd til lag og organisasjoner 13 B Kommunale idrettstilbud 13 C Kommunale idrettsbygg- og anlegg 14 Næring 15 Bystyrets organer 16 Administrasjon og eiendomsforvaltning 17 A Fellestjenester 17 B Sivilforsvar og beredskap 18 Vann, avløp og renovasjon 19 Overføring til/fra bedrifter 20 Intern fordelte kostnader 21 Sentrale budsjettposter 23 "Under streken" - sentrale budsjettposter Rammeområder: Ordfører/Forretningsutvalg: Bystyret Ungdommens bystyre Valget Ombud Administrasjon av bystyrets organer Administrasjonslokaler for bystyrets organer Reservert til tilleggsbev. 1) Motpost avskrivninger 1) Bystyrets enekompetanse: Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Statlig rammetilskudd Øvrige generelle statstilskudd Generelt statstilskudd vedr. flyktninger Generelt statstilskudd vedr. enslige mindreårig flyktninger Renter, utbytte m.m Avdrag på lån til lånefondet Interne finansieringsposter Årets overskudd/underskudd Kontrollutvalget: Revisjonen Kontrollutvalget Administrasjonslokaler (andel som gjelder revisjon/kontrollutvalg.) Byrådet: Alle tjenester eller andeler av de tjenester som ikke faller inn under kontrollutvalget, ordføreren/forretningsutvalg eller bystyrets enekompetanse. De kommunale foretak: Bergen Bolig og Byfornyelse KF Bergen Hjemmetjenester KF Bergen Vann KF (Justeringspunkt 6) 1) Andel som gjelder bystyresekretariatet/valget 7

8 2 BUDSJETTFULLMAKTER TIL BYRÅDET Sist endret i bystyresak 304/12 den Generelt Gjennom fullmaktene delegeres myndighet til å justere budsjettet innenfor eget rammeområde. Av dette følger også en plikt til å finne dekning, innenfor eget rammeområde, for budsjettjusteringer som følge av endrede forhold. Kravet til å holde budsjettrammene skal gå foran kravet til å oppfylle mål- og resultatkravene, dvs. at mål- og resultatkravene må være i samsvar med inntektsrammen, og ikke omvendt. Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Budsjettendringer som er vedtatt ved delegert budsjettmyndighet, må normalt ikke binde kommunen til bevilgninger i senere års budsjetter. Dersom ikke annet fremgår av lovverk og internt reglement, kan de enkelte politiske organer foreta videredelegering. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag/kostnadsrammer overskrides. Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte investeringsprosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. All delegasjon av fullmakter skal følge linjen. Bystyrets enekompetanse Generelt gjelder at alle fullmakter som ikke bystyret har videredelegert til byrådet eller andre organer tilhører bystyrets enekompetanse. Mer spesifikt omfatter bystyrets enekompetanse følgende forhold: A. Driftsbudsjettet: I) Bystyret selv vedtar endringer på tjenestene/tjenesteintervallene (Sentrale budsjettposter) i bykassebudsjettet. Unntatt er: - Tjeneste Motpost avskrivninger - Balanserte budsjettjusteringer i bykassebudsjettet som følge av tildelte øremerkede tilskudd eller særskilte midler som tildeles via rammetilskuddet. II) Bystyret selv vedtar budsjettendringer i bykassebudsjettet som endrer den totale nettoutgiften for de enkelte tjenesteområdene på nivå 1. Unntatt er: - fordeling av tilleggsbevilgninger (inkl. lønns-avsetninger) med dekning i tjeneste Reservert til tilleggsbevilgninger m.m. - endringer som følge av organisasjonsmessige endringer - omdisponering av beløp mellom tjenesteområder i tilfeller som ikke er av prinsipiell betydning B. Investeringsbudsjettet: I) Bystyret selv vedtar endringer i investeringsbudsjettets samlede inntektsside (og tilhørende utgifter), med unntak av mindre justeringer, bl.a. som følge av omdisponering av driftsmidler til å finansiere kjøp av maskiner/utstyr, samt eventuelle endringer i budsjetterte tilskudd fra andre innenfor en ramme på 2,0 mill. i hvert tilfelle. II) Bystyret selv vedtar endringer i samlet bruk av lånemidler, inklusive finansiell leasing med løpetid over 4 år. III) Bystyret gjør gjennomføringsvedtak for salg av eiendommer over 100 mill. (pr. eiendom) i alle rammeområder. IV) Lån eller kommunal lånegaranti i forbindelse med private investeringsprosjekter. 8

9 Videredelegering av fullmakt fra byrådet til administrasjonen følger den formelle linjen; fra byrådet til den enkelte byråd og videre til administrativ leder (kommunaldirektør). All videredelegering av fullmakter skal skje skriftlig innenfor de rammer som fremgår nedenfor. Det skal foreligge dokumentasjon på slik videredelegering på sentralt nivå i hver byrådsavdeling. De delegerte fullmakter som gis i administrasjonen, må generelt sees i sammenheng med de lederavtaler som inngås. Er byråden/administrasjonen i tvil om den har vedtakskompetanse ifølge fullmakt og instruks, skal sak fremmes for byrådet. 2.2 Fullmakter som gjelder driftsbudsjettet a. Budsjettvedtak og viderefordeling av rammer Byrådet gis fullmakt - innen sitt rammeområde - til å viderefordele til tjenester og arter det nettobudsjett bystyret har vedtatt på tjenesteområdene og de rammer som bystyret har vedtatt for de kommunale foretakene. For de kommunale foretakene skjer dette som følge av egne budsjettfullmakter som fastsettes av bystyret. Kommunaldirektør kan gis fullmakt, innenfor byrådsavdelingens rammeområde, til å viderefordele til tjenester, enkeltarter og ansvarssteder det budsjett bystyret har vedtatt på tjenesteområdenivå Kommunaldirektøren kan videredelegere denne fullmakten. Som hovedregel bør ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar, gis fullmakt til å viderefordele tildelte budsjettrammer til tjenester innenfor vedtatt tjenesteområde, enkeltarter og ansvarssteder. b. Budsjettjusteringer Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer - uten beløpsbegrensninger - innenfor en enkelt tjeneste og mellom alle tjenester som inngår i byrådets rammeområde. Fullmakten gjelder såfremt den totale nettoutgiften for det enkelte tjenesteområde på nivå 1 ikke endres. Eventuelle vedtak i byrådet om endringer mellom tjenesteområder på nivå 2, innenfor samme tjenesteområde, skal rapporteres til bystyret i tertialrapportene. Fullmakten omfatter ikke budsjettjusteringer som endrer den totale nettoutgiften for tjenesteområdene 1A Barnehage og 1B Skole, med unntak av oppveksttun. Kommunaldirektør kan gis fullmakt til, innenfor hver enkelt tjeneste i byrådsavdelingens rammeområde, å foreta budsjettjusteringer mellom alle artsgrupper på utgifts- og inntektssiden, uten beløpsbegrensninger. Kommunaldirektør gis også fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester som inngår i byrådsavdelingens rammeområde, såfremt den totale nettoutgiften for det enkelte tjenesteområde på nivå 2 ikke endres. Denne justeringsadgangen gjelder ikke i forbindelse med avsetning av midler til ubundne fonds i forbindelse med resultatenhetenes netto mer-/mindreutgifter. Det vises til egne prosedyrer for dette i økonomireglementet punkt Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten. Som hovedregel bør ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar, gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer innenfor eget ansvarsområde mellom tjenester innen samme tjenesteområde, enkeltarter og ansvarssteder. c. Tekniske budsjettjusteringer Byrådet gis fullmakt til å gjøre de nødvendige tekniske budsjettmessige omdisponeringer mellom tjenesteområder/rammeområder i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. I forbindelse med den årlige detaljeringen av vedtatt 9

10 budsjett/økonomiplan defineres justeringer mellom tjenesteområder av forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsbudsjettet i Etat for bygg og eiendom som «budsjett-tekniske». (Justeringspunkt 1) Kommunaldirektør kan gis fullmakt til - innenfor de enkelte byrådsavdelingers rammeområde - å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester innenfor sitt rammeområde for alle utgifts- og inntektsarter i tilfeller som er av rent budsjett-teknisk karakter, for eksempel som følge av organisasjonsendringer. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten. Som hovedregel bør ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom tjenester innenfor resultatenheten eller etaten (for alle utgifts- og inntektsarter) i tilfeller som omfattes av denne fullmakten. d. Kommunale foretak Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle artsgrupper innenfor de enkelte særbudsjetter (kommunale foretak), slik det går fram av fullmakter for foretakene vedtatt av bystyret. Denne fullmakten kan byrådet delegere. Dersom det i foretaket er budsjettert med en overføring til bykassen (et "resultatkrav"), og det i forbindelse med årsregnskapsavslutningen viser seg at foretaket - helt eller delvis - ikke vil bli i stand til å tilfredsstille dette, får byrådet fullmakt til å gjøre de nødvendige budsjettjusteringer både i foretaket og bykassen. Melding om slike budsjettjusteringer sendes bystyret i egne justeringssaker forbindelse med tertialrapporteringen. e. Bruk av avsetninger Byrådet har fullmakt til å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en avsetning til vedkommende formål. Kommunaldirektør kan gis fullmakt til - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - å øke en utgiftspost dersom det skjer ved bruk av en tidligere avsetning til vedkommende formål. f. Tilleggsbevilgninger og sentrale avsetninger Byrådet kan vedta tilleggsbevilgninger på alle tjenesteområder når dekning skjer ved å redusere konto for tilleggsbevilgninger på tjeneste Reservert til tilleggsbevilgninger m.m. (inkl. sentralt avsatte midler til dekning av lønnsoppgjør), og i forbindelse med viderefordeling av øvrige sentralt avsatte midler (til klassetallsvekst m.m.). Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å fordele avsetninger til lønnsoppgjør i budsjettåret, forutsatt at beløpet ligger innenfor byrådsavdelingens ramme. Kommunaldirektør for finans, eiendom og eierskap kan gis fullmakt til avdelingsvis viderefordeling av sentralt avsatte lønnsavsetninger. Kommunaldirektør for finans, eiendom og eierskap kan gis fullmakt til å viderefordele midler sentralt avsatt til generelle avdelingsovergripende tiltak. g. Øremerkede tilskudd Byrådet gis i driftsbudsjettet fullmakt til å fordele øremerkede tilskudd til tjenester og tiltak i tråd med de forutsetninger som ligger til grunn for den enkelte bevilgning. 10

11 Kommunaldirektør for finans, eiendom og eierskap kan gis fullmakt til å gjøre balanserte budsjettjusteringer i bykassebudsjettet som følge av tildelte øremerkede tilskudd som føres på sentrale budsjettposter, eller særskilte midler som tildeles via rammetilskuddet. h. Omdisponering fra drift til investering Byrådet gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenheters årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som er ført opp i driftsbudsjettet, i tråd med god kommunal regnskapsskikk skal føres i investeringsbudsjett (- regnskap). Denne fullmakten inkluderer evt. beløp knyttet til mva og mva-refusjon. (Justeringspunkt 3). Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å omdisponere midler fra driftsbudsjettet - innenfor rammene til de enkelte resultatenheters årsbudsjett - til å finansiere kjøp av maskiner og utstyr eller tiltak av investeringsmessig karakter. Denne justeringsadgangen gjelder tilfeller der anskaffelser, som i løpet av året er regnskapsført i driften, men etter nærmere vurdering (i tråd med god kommunal regnskapsskikk) skal føres i investeringsbudsjett (-regnskap) 2.3 Fullmakter som gjelder investeringsbudsjettet a. Generelt Følgende gjelder generelt (punktene b-n.) for alle delegerte investeringsfullmakter: Justeringer av investeringsbudsjettet må være fullfinansiert i årsbudsjettet. Justeringene må ikke medføre vesentlige avvik fra de premisser som ligger til grunn for bystyrets budsjettvedtak. Omdisponeringene må ikke føre til at bystyrets vedtatte kostnadsoverslag og kostnadsrammer overskrides. Omdisponeringene må ikke føre til at vedtatte prosjekter ikke blir gjennomført eller vesentlig utsatt. b. Budsjettjusteringer innenfor enkelttjenester Byrådet gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom samtlige prosjekter/arter/sekkeposter innenfor hver enkelt tjeneste som inngår i byrådets rammeområde. Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å foreta budsjettjusteringer - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - mellom samtlige tjenester/arter/ansvar/prosjekter/sekkeposter i tilfeller som er kurante. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. (Justeringspunkt 9). c. Budsjettjusteringer mellom tjenester Byrådet gis i investeringsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettjusteringer mellom alle tjenester innenfor sitt rammeområde for alle utgiftsarter. Kommunaldirektør for finans, eiendom og eierskap kan gis fullmakt til i samråd med de berørte byrådsavdelinger å foreta budsjett-tekniske omdisponeringer mellom byrådsavdelinger. Finansbyrådens fullmakt til å foreta mindre justeringer mellom prosjektene oppført i IKT Handlingsplan innenfor en beløpsgrense på 5,0 mill (ref.byrådssak ) videredelegeres til Kommunaldirektør for finans, eiendom og eierskap. Det forutsettes at evt justeringer skjer i 11

12 samråd med berørte byrådsavdelinger og at omdisponeringen oppfattes å være kurant og i tråd med byrådets forutsetninger om beløpsgrenser. d. Omdisponering fra tidligere års budsjetter Byrådet gis fullmakt til å omdisponere investeringsmidler fra tidligere års budsjetter, mellom samtlige tjenester i byrådets rammeområde. Fullmakten er oppad begrenset til kr 20 mill. pr. enkeltprosjekt. Det forutsettes at slike omdisponeringer rapporteres til bystyret i forbindelse med tertialrapporteringen eller oppbudsjetteringssaken (pkt ). e. Oppjustering av kostnadsanslag Byrådet gis fullmakt til å oppjustere kostnadsoverslag med inntil 10 %, og maksimalt kr 5 mill., i forhold til det kostnadsoverslag bystyret har vedtatt, mot å redusere kostnadsoverslaget for andre prosjekt tilsvarende. Bystyret skal informeres om eventuelle justeringer av kostnadsoverslagene. f. Overføring av bevilgning mellom prosjekter Byrådet gis fullmakt til å overføre bevilgninger fra ett prosjekt til bruk for planlegging, prosjektering eller gjennomføring av andre prosjekter innenfor sitt rammeområde, når beløpet som overføres ikke overstiger kr 20 mill. Fullmakten omfatter også fordeling fra budsjetterte sekkeposter til enkeltprosjekter innenfor et formål. g. Finansiering Byrådet kan flytte poster for finansiering av investeringsprosjekter til tilsvarende poster på andre prosjekter eller tjenester, dersom dette skjer i forbindelse med budsjettendringer etter byrådets fullmakter. Ved justeringer i investeringsbudsjettet kan kommunaldirektør også gis fullmakt til å justere tilhørende finansieringsposter, inklusive unntaket fra bystyrets enekompetanse vedrørende «eventuelle endringer i budsjetterte tilskudd fra andre innenfor en ramme på 2,0 mill. i hvert tilfelle» (punkt 2.1 B I). Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. (Justeringspunkt 9). Byrådet får fullmakt til å gjøre tilhørende justeringer i Lånefondsbudsjettet som følge av de justeringer av investeringsbudsjettet som vedtas av bystyret i løpet av budsjettåret. (Justeringspunkt 7). h. Nytegning av aksjer Som ledd i kommunens eierskapsforvaltning gis byrådet fullmakt til kjøp av aksjer (herunder også nytegning av aksjer) innenfor en ramme på kr i hvert tilfelle. Fullmakten forutsetter at det kan finnes dekning ved omdisponeringer innenfor det vedtatte investeringsbudsjett, ubrukte fondsmidler eller merinntekter på investeringsbudsjettet. Alle slike aksjekjøp (og nytegning av aksjer) skal meldes til bystyret, fortrinnsvis i forbindelse med tertialrapporteringen. i. Gjennomføringsvedtak Før et budsjettbeløp kan disponeres, må byrådet ha fattet gjennomføringsvedtak med bevilgning innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. For mindre investeringsprosjekter (dvs. på inntil kr 10 mill.), kan kommunaldirektør gis fullmakt til - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - å gjøre gjennomføringsvedtak. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. (Justeringspunkt 9). 12

13 j. Sluttregnskap Byrådet skal selv i forbindelse med alle investeringsprosjekter større enn kr 10 mill - gjøre avslutningsvedtak basert på prosjektregnskap i hht foregående punkt i. Byrådet kan i slike saker godkjenne overskridelser på slike prosjekt med inntil 10 % av vedtatt kostnadsanslag, og dersom overskridelsen på prosjektet er budsjettmessig inndekket. Sluttregnskap med overskridelser utover 10 % av opprinnelig kostnadsanslag må fremmes for bystyret. For mindre investeringsprosjekter (dvs. på inntil kr 10 mill. og mindre), kan kommunaldirektør gis fullmakt til - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - å avlegge sluttregnskap. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. (Justeringspunkt 9). k. Salg av eiendom Byrådet kan gjøre gjennomføringsvedtak for salg av fast eiendom for beløp inntil kr 100 mill. (pr. eiendom) innenfor eget rammeområde. Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å treffe avgjørelse om avhending av mindre grunnstykker begrenset oppad til arealer som utgjør selvstendige byggetomter. For øvrige, mindre salgsobjekter kan kommunaldirektør gis fullmakt til å fatte gjennomføringsvedtak om salg for beløp inntil kr. 2,0 mill. pr. eiendom. Salg av eiendom uten vederlag Vederlagsfrie overdragelser av kommunal eiendom til andre medfører en belastning i kommunens driftsregnskap. Tilsvarende vil det medføre en inntekt i investeringsregnskapet som kan avsettes til å opprettholde egenkapitalen. Beløpet bestemmes ved en taksering av markedsverdi på eiendommen ut fra gjeldende reguleringsbestemmelser. Denne regnskapsfaglige forståelsen er tiltrådt av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk. (Justeringspunkt 8) l. Kontraktinngåelse Byrådet gis fullmakt til å inngå de nødvendige kontrakter innenfor de av bystyret godkjente kostnadsrammer slik de fremgår av bystyrets sist vedtatte årsbudsjett og økonomiplan. Etter at gjennomføringsvedtak er fattet av hhv byrådet, kommunaldirektør (eller den som denne bemyndiger), vil samme beløpsgrenser gjelde for inngåelse av kontrakter og anvisninger av regninger som følger av de enkelte byrådsavdelingers fullmaktsstruktur i henhold til punkt 3.5 Bestillings- og anvisningsmyndighet. m. Bruk av investeringsfond Byrådet gis fullmakt til å justere investeringsbudsjettet for å skaffe budsjettmessig dekning for utgifter som skal finansieres ved bruk av øremerkede investeringsfond (bundne fonds). Kommunaldirektør kan gis fullmakt til - innenfor byrådsavdelingens rammeområde - å øke en utgiftspost i investeringsbudsjettet dersom det skjer ved bruk av en tidligere fondsavsetning til vedkommende formål. Kommunaldirektøren kan videredelegere denne myndigheten til ledere for resultatenheter og etater med selvstendig og entydig økonomiansvar. (Justeringspunkt 9). 13

14 3 ØVRIGE FULLMAKTER TIL BYRÅDET OG BYSTYRETS ORGANER (JUSTERINGSPUNKT 5) 3.1 Leiemål/kontrakter/leasing Ved inngåelse av kontrakter (f.eks. leiekontrakter) skal utgifter knyttet til dette ligge innenfor de totale driftsrammer for tjenesteområdene, slik disse rammene fremkommer i økonomiplanen. Byrådet kan vedta nødvendige omdisponeringer. Byrådet har fullmakt til å inngå avtaler om leasing (inkl. operasjonell leasing). Unntatt er avtaler om finansiell leasing ). Kommunaldirektør kan gis fullmakt til å inngå avtaler om leasing av biler/maskiner innenfor de enkelte byrådsavdelingers driftsrammer. De økonomiske konsekvenser av leasingavtalene forutsettes inndekket innenfor de enkelte byrådsavdelingers driftsrammer. Ved inngåelse eller forlengelse av eksterne leiemål skal avtalen legges frem for Kommunaldirektør for finans, eiendom og eierskap for vurdering og godkjenning. Kommunaldirektøren kan nekte å godkjenne leieavtalen dersom kommunen har andre tilgjengelige lokaler. Kommunaldirektøren kan også nekte å godkjenne avtalen dersom kommunens totale eiendomsdisponering eller økonomiske situasjon tilsier det. Med eksterne leiemål skal forstås leieforhold der kommunen selv ikke er huseier. Kommunaldirektøren kan delegere sin myndighet til å godkjenne eksterne leiemål. 3.2 Videredelegering Byrådet gis fullmakt til å videredelegere fullmakter gitt av økonomireglement og budsjettfullmakter. Delegasjon av fullmakter følger linjene i organisasjonen. Den enkelte byråd og kommunaldirektør er ansvarlig for all videredelegering av budsjettfullmakter innenfor eget budsjettansvarsområde. Delegering av fullmakter skal være skriftlig dokumentert i BKDOK. 3.3 Opprettelse/inndragning av stillinger Byrådet gis fullmakt til å opprette og inndra stillinger i samsvar med økonomiplanens forutsetninger og bystyrets vedtatte rammer for årsbudsjettet. Når det gjelder adgang til subdelegasjon, refereres det til Personal- og arbeidsreglement for Bergen kommune, BKDOK (Justeringspunkt 4) 3.4 Fastsetting av rentesatser Byrådet gis fullmakt til å fastsette rentesatser for utlån fra lånefondet og bykassen og for oppgjør mellom kommunens ulike virksomheter. 3.5 Bestillings- og anvisningsmyndighet Bystyret delegerer bestillings- og anvisningsmyndighet til byrådet for byrådets budsjettansvarsområde (inklusive de kommunale foretakene). KRS nr 8 Foreløpig standard (F) Leieavtaler:Kap. 4 nr 1: En leieavtale klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres. Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. 14

15 Byrådet kan selv innføre ulike former for konkurranse, herunder konkurranseutsetting og fritt brukervalg, Dette gjelder på alle områder som er underlagt byrådet (B.sak. 260/11) Kommunaldirektør for byrådsleders avdeling og Kommunaldirektør for finans, eiendom og eierskap tildeles hver for seg generell anvisningsmyndighet for byrådets totale budsjettansvarsområde. Den enkelte byråd kan videredelegerer bestillings- og anvisningsmyndighet til kommunaldirektør for en byrådsavdelings budsjettansvarsområde. Fullmakten til å bestille varer og tjenester gjelder uten beløpsbegrensning - innenfor rammen av eget budsjettområde både i forbindelse med enkeltanskaffelser og i forbindelse med å avgjøre tilbud om rammeavtaler for varer og tjenester hvor det ikke er inngått sentrale avtaler som gjelder for Bergen kommune. Kommunaldirektører kan gis fullmakt til å avgjøre anskaffelsesform. Resultatenhetsledernes bestillings- og anvisningsmyndighet reguleres av den videredelegering som hver kommunaldirektør foretar. Det vises for øvrig til gjeldende retningslinjer for Anvisningsmyndighet (BKDOK ) og Økonomihåndbokens omtale av: Tilgang til AGRESSO og Innkjøp og bestilling. De enkelte kommunaldirektører kan videredelegere bestillings- og anvisningsmyndighet. 3.6 Finansreglement Finansreglementet inneholder Bergen kommunes vedtatte rammer og rutiner for kommunens finansforvaltning. Dette omfatter følgende områder: - Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål - Forvaltning av kommunens låneportefølje inkl. derivater. Gjeldende finansreglement (BKDOK ) 3.7 Lån All innlånsvirksomhet i Bergen kommunes navn skal foretas sentralt i kommunen innenfor rammen av bystyrets lånevedtak. Dette gjelder også for innlån til lånefinansierte investeringer i kommunale virksomheter som har eget styre. Bergen Bolig og Byfornyelse KF gis fullmakt til selv å ta opp lån i Den Norske Stats Husbank og Kommunalbanken A/S til finansiering av investeringsprosjekter innenfor rammer gitt av bystyret. Investeringer - finansieringskontroll Alle byggeprosjekter (inklusive utstyrsanskaffelser) skal ha en realistisk og fullstendig finansieringsplan før oppstart. Budsjetterte investeringer (nybygg, nyanlegg, utlån, innskudd m.v.) for bykassen og foretakene kan ikke settes i gang før finansieringsforutsetningene er oppfylt. Dette innebærer at eventuelle byggelån, endelig finansiering (konverteringstilsagn), salg av eiendommer og inngang av statstilskudd m.v. må være i orden og godkjent av byrådet. Generelt gjelder at for alle tilskudd, må tilsagn være gitt før byrådet kan fatte gjennomføringsvedtak. Bestemmelsen omfatter også prosjekter som planlegges i samsvar med kommunens regler for bygge- og anleggsprosjekter. Bestemmelsen gjelder videre private investeringsprosjekter hvor det er forutsatt lån fra kommunen og/eller kommunal lånegaranti (bystyrets enekompetanse), og/eller hvor kommunen skal betale renter, avdrag og/eller driftsutgifter. 15

16 4 INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN I BYRÅDET OG BYSTYRETS ORGANER (JUSTERINGSPUNKT 5) 4.1 Generelt Byrådet har ansvar for at alle deler av administrasjonen administrerer i overensstemmelse med budsjettets forutsetninger, mål og resultatkrav og innenfor dets ramme. Alle deler av administrasjonen plikter å administrere i overensstemmelse med budsjettets forutsetninger, mål og resultatkrav og innenfor dets ramme. Bystyret gir ved sitt budsjettvedtak, eller andre vedtak, underliggende politiske organer fullmakt til å disponere og forplikte kommunen økonomisk. Fullmakt avgrenses av lov, forskrift, instruks og delegerte fullmakter. Av disse kan spesielt nevnes budsjettfullmaktene. Byrådet har ansvar for å føre tilsyn med kommunens økonomiforvaltning, herunder: - holde seg løpende orientert om utviklingen i de enkelte virksomheter - påse at bystyrets vedtak blir iverksatt - sørge for tilfredsstillende budsjettoppfølging - sørge for at ressursene anvendes optimalt og i tråd med kommunens overordnede mål og - aktivitetsplaner - følge opp at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 4.2 Årsbudsjett og økonomiplan Byrådet skal legge fram et forslag til årsbudsjett for kommende kalenderår og økonomiplan for de tre påfølgende budsjettår. Forslaget skal omfatte bykassen og de kommunale foretak, og det skal også omfatte informasjon om interkommunalt samarbeid og Bergen kirkelige fellesråd. Byrådet skal i budsjettet foreslå netto driftsrammer for tjenesteområder og rammeområder. For tjenesteområdene skal det i tillegg settes mål for virksomheten, og det skal gis en oversikt over plangrunnlaget. Byrådet skal i budsjettet videre foreslå kostnadsrammer for investeringene per tjenesteområde samt finansiering av disse. Bystyret presiserer at tallbudsjettet er det overordnede styringselement, og understreker at vedtatt tallbudsjett skal overholdes. Merutgifter og/eller inntektsbortfall må dekkes innenfor virksomhetenes ansvarsområder. Byrådets forslag til tallbudsjett skal bygge på politiske vedtak på overordnede planer og på aktivitetsplaner for det kommende år. Planene skal vise hvilke tiltak som skal gjennomføres og omfanget av disse. Det vises til gjeldende Planinstruks. Budsjettet skal til enhver tid være reelt, fullstendig, oversiktlig og i balanse. Årsbudsjett og økonomiplan er det viktigste økonomiske styringsdokument på overordnet nivå. Resultatenhetslederne har ansvar for å utarbeide et detaljbudsjett innenfor de tidsfrister og totalrammer som fastsettes i det løpende budsjettarbeidet, og som endelig kan avledes av bystyrets budsjettvedtak på tjenesteområdenivå. Byrådet understreker at de bevilgninger som gis til organisasjoner o.l., er ment som et driftstilskudd for hele året. Driften må tilpasses etter tilskuddets størrelse. Tilskudd gis under forutsetning av at kommunen i nødvendig grad kan utøve kontroll med bruken av midlene, for eksempel ved innsyn i 16

17 budsjett og regnskap. Det vises for øvrig til bystyrets vedtak i sak Felles retningslinjer for budsjettering og utbetaling av tilskudd til organisasjoner. (Likt punkt 4.5 nedenfor) Styringsinformasjonen må generelt tilpasses beslutningsnivå. Generelt bør tallbudsjettet spesifiseres og reguleres slik at dette utgjør et godt nok grunnlag for rapportering av forventet økonomisk status ved årsskiftet, og tertialrapportering til bystyret. 4.3 Budsjettjustering Dersom det i løpet av året skjer endringer i forutsetninger, eller det foretas disposisjoner som kan føre til at enkeltposter i budsjettet endres vesentlig, skal budsjettet justeres. Byrådet skal så langt mulig, og uten at det er i strid med bystyrets mål og resultatkrav, finne dekning innenfor samme tjenesteområde. Budsjettfullmaktene gir regler for slike budsjettjusteringer. Skulle det vise seg at de endrete forutsetningene er av en slik karakter at byrådet ikke kan finne slik dekning, må forslag om inndekning fremmes for bystyret. Dette skal fortrinnsvis skje i forbindelse med tertialrapportering til bystyret. Dette gjelder både drifts- og investeringsbudsjett. Overdreven detaljjustering av budsjettet må unngås. Det presiseres at budsjettet ikke kan justeres etter årsslutt. Budsjettendringer som er vedtatt ved delegert budsjettmyndighet, må ikke binde kommunen til bevilgninger i senere års budsjetter, med unntak av de fullmakter som er omtalt i punkt 3.1 over (Leiemål/kontrakter/leasing). Vedtak om budsjettendring må være i samsvar med de til enhver tid gjeldende retningslinjer for spesifikasjon av budsjettet. Eksternt finansierte driftsprosjekter skal lett kunne identifiseres i økonomisystemet for eksempel ved hjelp av prosjektnummer. Alle budsjettjusteringer skal registreres i budsjettsystemet, og inneholde informativ tekst i notatfeltet. For budsjettjusteringer som medfører endringer av enhetenes nettorammer, skal det etter hvert tertial (innen hhv 15.05, og 15.01) lages signerte samlelister. Listene skal dateres og undertegnes av ansvarlig direktør eller den hun/han bemyndiger (for eksempel økonomisjef), og arkiveres samlet hos økonomiansvarlig på hver byrådsavdeling. Budsjettjusteringer som ikke påvirker enhetenes nettobudsjett, er det ikke nødvendig å dokumentere utover registreringene i økonomisystemet. 4.4 Rapportering Byrådet skal etter første og andre tertial legge fram for bystyret en rapport som beskriver den økonomiske utviklingen og utviklingen av tjenesteproduksjonen inkl. målrapportering, sett i forhold til tallbudsjett og aktivitetsplaner. Tertialrapportene skal inneholde en sammenstilling av justert driftsbudsjett, akkumulert driftsregnskap og driftsprognose for året. For hvert tertial skal byrådsavdelinger, resultatenheter, bystyrets organer og de kommunale foretak utarbeide en rapport som grunnlag for de periodiske tertialrapporter som fremmes for bystyret i juni og oktober/november. Rapporten skal omfatte alle rammeområder samt interkommunalt samarbeid (jf Lov om interkommunale selskaper 27). Tertialrapportene skal også gi en oversikt over regnskap, budsjett og oppfølging av investeringene og de øvrige hovedposter i investeringsbudsjettet. Parallelt med tertialrapporten skal byrådet også legge fram sak med forslag til budsjettjusteringer dersom det er oppstått forhold som byrådet ikke selv kan håndtere innenfor gjeldende fullmakter. 17

18 Vesentlige endringer i budsjettets forutsetninger skal alltid rapporteres, med forslag til justering av budsjettet. I enkeltsaker - utenom tertialrapportene - skal eventuelle forslag om budsjettjusteringer være salderte. Byrådet plikter også å underrette bystyret dersom det viser seg at det vedtatte budsjettet ikke tillater en forsvarlig ivaretakelse av kommunens lovpålagte oppgaver. Det vises til gjeldende planinstruks vedtatt i bystyret Bystyresak 110/10. En oversikt over gjeldende planer, med oppsummering av økonomiske konsekvenser, legges fram i den årlige Byproposisjonen. 4.5 Tilskudd Bystyret understreker at de bevilgninger som gis til organisasjoner o.l., er ment som et driftstilskudd for hele året. Driften må tilpasses etter tilskuddets størrelse. Tilskudd gis under forutsetning av at kommunen i nødvendig grad kan utøve kontroll med bruken av midlene, for eksempel ved innsyn i budsjett og regnskap. Det vises for øvrig til bystyrets vedtak i sak Felles retningslinjer for budsjettering og utbetaling av tilskudd til organisasjoner. 4.6 Opprettelse/inndragning av stillinger Opprettelse og inndragning av stillinger skal være basert på økonomiplanens forutsetninger og bystyrets vedtatte rammer for årsbudsjettet. Årsbudsjettet baseres på et anslag på antall årsverk i de respektive virksomheter. Ved eventuelle stillingsopprettelser i løpet av budsjettåret, forutsettes den enkelte virksomhet selv å skaffe varig budsjettmessig dekning. Opprettelse/inndraging forutsettes på forhånd drøftet med berørte arbeidstakerorganisasjoner, jf hovedavtalens Anskaffelser/innkjøp Kommunens anskaffelser skal gjøres innenfor rammer gitt i Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrifter samt følge de prinsipper som er fastsatt i Bergen kommunes innkjøpsstrategi. Dette skal sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Både bestilling og varemottak skal dokumenteres. I forkant av ethvert innkjøp skal alle virksomheter foreta en kritisk behovsanalyse og nøye vurdere de totale anskaffelseskostnadene og levetidskostnadene i forhold til virksomhetens budsjett. Med kostnader i forbindelse med anskaffelsene menes både direkte utgifter til de enkelte varer og/eller tjenester, samt alle kostnader som oppstår i forbindelse med gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Dersom anskaffelser har en kostnad på kr ,- eller mer (eks. mva), og samtidig antas å ha en økonomisk levetid på minst 3 år fra anskaffelsestidspunktet, skal føringen skje i investeringsbudsjett/- regnskap. For øvrig føres anskaffelser i driftsbudsjett/-regnskap (se også punkt 2.2.h ovenfor). Se også punkt 4.11 for prinsipper for skille mellom drift og investering. Innkjøp og prissikring av elektrisk kraft samt kjøp av forsikringstjenester, skal foretas sentralt i kommunen. Fullmakt til å inngå avtale om bruk av handlekort ses i sammenheng med de ordinære bestillingsfullmaktene til resultatenhetene. Regnskapssjefen har fastsatt egne retningslinjer for bruk av slike kortløsninger som skal følges. Avtaler om kredittkort med bedriftsansvar skal normalt ikke benyttes i Bergen kommune. Det skal uansett ikke etableres slike avtaler uten at de regnskaps- og bokføringsmessige utfordringern med slike løsninger er avklart med regnskapssjefen og LRS. 18

19 4.8 Årsavslutning Byrådet gis fullmakt til å foreta delvise strykninger i regnskapet ved årsavslutningen i en eventuell situasjon med regnskapsmessig underskudd, kfr. forskrift om årsregnskap og årsberetning 9. Dette gjelder samtlige rammeområder. Strykninger av driftsfinansiering av utgifter i investeringsregnskapet skal foretas før eventuelle avsetninger til fonds strykes. Byrådet kan i desember i regnskapsåret i spesielle tilfeller, og i tilfeller med et visst hastemoment i egen sak vedta at det skal legges til rette for regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond ved årsavslutningen. Slike vedtak skal også omfatte vedtak om tilhørende budsjettjusteringer. Byrådet får fullmakt til - i forbindelse med årsavslutningen - å avsette til eller gjøre bruk av "Bufferfond pensjon" slik at det oppstår nullavvik i forhold til justert budsjett (ref. bystyresak ). Disse justeringene omfattes også av tekniske justeringer mellom tjeneste (tjenesteområde 21) og tjenester på øvrige tjenesteområder. (Justeringspunkt 2). Eventuell bruk av bufferfond pensjon skal kun foretas dersom salderingbehovet ikke kan dekkes av samlet positivt budsjettavvik for øvrig i bykassen. Eventuell bruk av bufferfond pensjon begrenses også til at bykassen som helhet går i regnskapsmessig balanse. Kommunaldirektør for finans, eiendom og eierskap kan gis fullmakt til - forbindelse med årsavslutningen - å avsette til eller gjøre bruk av "Bufferfond pensjon" slik at det oppstår lavest mulig avvik (på sum sentralt førte pensjonsposter) i forhold til justert budsjett. Eventuell bruk av bufferfond pensjon begrenses til at bykassen som helhet går i regnskapsmessig balanse. Det sendes ut egne retningslinjer som skal følges ved den årlige regnskapsavslutningen. Regnskapssjefen sender ut egne retningslinjer som skal følges ved den årlige regnskapsavslutningen. Økonomireglementets punkt gir nærmere retningslinjer for resultatenhetenes håndtering av regnskapsmessig mer-/mindreforbruk. 4.9 Årsregnskap og årsberetning Byrådet skal ved regnskapsårets slutt avgi et årsregnskap i henhold til Kommunal- og regionaldepartementets forskrift om årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet viser regnskapstall i forhold til bystyrets vedtatte budsjett og justert budsjett. Årsregnskapet skal avsluttes innen 15. februar det påfølgende år. Byrådet skal til bystyrets junimøte legge fram sak om årsregnskapet. I tilfeller der driftsregnskapet viser regnskapsmessig overskudd, skal overskuddet avsettes til disposisjonsfond, og byrådet skal i budsjettjusteringssaken som følger tertialrapport nr. 1 (i samme møte), foreslå bruk av disse midlene. På tilsvarende måte skal byrådet, i en situasjon med regnskapsmessig underskudd, foreslå inndekning av dette underskuddet i budsjettjusteringssaken. Byrådet skal til det samme junimøtet også legge fram Årsberetning som gjør rede for kommunens virksomhet og resultater i året i forhold til overordnede mål og aktivitetsplaner. I beretningen skal det også gis en vurdering av den økonomiske situasjonen ved årets slutt. Beretningen skal vise hvordan tjenester og tiltak er tilpasset behovene blant kommunens innbyggere. Byrådet gis fullmakt til å godkjenne regnskaper for private institusjoner som får driftstilskudd fra Bergen kommune. Byrådet behandler alle resultatenhetenes regnskaper samlet etter årsavslutningen. I tilknytning til årsregnskapet er resultatenhetene ansvarlig for å bidra med informasjon til årsberetningen. 19

20 4.10 Ytterligere spesifikasjon Byrådet gis fullmakter til evt ytterligere nødvendig detaljering og spesifikasjon av økonomireglement, budsjettfullmakter og instrukser for økonomiforvaltningen Prinsipper for skille mellom føring av inntekter og utgifter i driftsregnskap (-budsjett) eller investeringsregnskap (-budsjett) I henhold til kommuneloven 46 nr. 5 skal kommunenes årsbudsjett være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel. Hovedregelen er at utgifter skal regnskapsføres i driftsregnskapet med mindre annet er uttrykt i lov, forskrift eller regnskapsstandard. Kun anskaffelser av, og påkostninger på eiendeler til varig eie eller bruk er av investeringsmessig karakter og skal budsjetteres og føres i investeringsregnskapet. Det er nødvendig at et investeringsprosjekt er avgrenset og har et klart formål, samt start og stopp dato. Kommuneloven 50 regulerer kommuners og fylkeskommuners adgang til låneopptak. Kommuner og fylkeskommuner kan i henhold til ta opp lån for å finansiere investeringer i bygninger, anlegg og varige driftsmidler til eget bruk. Lånemidler kan ikke brukes til å finansiere løpende driftsutgifter. Vurderingen av om en inntekt eller utgift tilhører drifts- eller investeringsdelen, skal foretas på budsjetteringstidspunktet. Tilsvarende avveiinger skal også gjøres fortløpende gjennom året i. Det vises til kommunal regnskapsstandard nr 4 Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet og evt andre tilrådinger/uttalelser fra Foreningen for God kommunal regnskapsskikk (GKRS) Tap på krav/fordringer ettergivelse av gjeld Normalt skal de enkelte virksomheter på selvstendig grunnlag vurdere eventuell ettergivelse av gjeld, der det kan være uforholdsmessig belastende for enkeltpersoner å bli behandlet etter gjeldende innfordingsreglement. Etter at slike krav er oversendt Kemneren, kan for enkeltbeløp opp til kr slike vurderinger avgjøres administrativt av Kemneren. For enkeltbeløp over kr skal Kemneren fatte vedtak i samråd med aktuell byrådsavdeling/resultatenhet/kommunalt foretak. Ved eventuell uenighet bringes dette fram for avgjørelse i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Eventuelt tap på fordring skal utgiftsføres på den enhet som har generert kravet Arealøkonomisering/arealøkning Det skal foreligge forpliktende avtaler mellom den kommunale enhet som forestår utleie av lokaler (Etat for eiendom - EFE) og leietaker (byrådsavdeling/resultatenhet). Økt/redusert bruk av areal skal meldes til EFE, og tilhørende husleieinntekt (i EFE) og -utgift (i byrådsavdeling) skal da justeres like mye (balansert endring). Innsparinger som følge av frigjort areal kan disponeres innenfor byrådsavdelingene, såfremt dette er i tråd med inngåtte leieavtaler og fullmakter/instrukser for øvrig. Det vises for øvrig til bystyresak Internhusleie Bergen kommune (Bkb) og byrådssak 1246/11 "Mål og strategier for kommunens eiendomsforvaltning. Videreføring av internleiesystemet. Oppretting av strategisk enhet." Investeringer Finansieringskontroll Alle byggeprosjekter (inklusive utstyrsanskaffelser) skal ha en realistisk og fullstendig finansieringsplan før oppstart. 20