Sladdet versjon, Oslo, Oslo, 11. juni 2012

Transkript

1 Tilbud på «Bistand til å utarbeide Helse og omsorgsplan» Gol kommune Sladdet versjon, Oslo, Oslo, 11. juni 2012

2 Deloitte tilbyr et team med mange års erfaring med strategiarbeid, analyse og sektorkompetanse om helse- og omsorgssektoren i norske kommuner 2

3 Innholdsfortegnelse 1. Vår forståelse av oppdraget Tilnærming og løsningsforslag Hvorfor velge Deloitte? Bemanning for dette oppdraget Pris for oppdraget Referanseliste fra tilsvarende oppdrag Vedlegg 1: CV for tilbudte konsulenter Vedlegg 2: Attester

4 1. Vår forståelse av oppdraget 1.1 Bakgrunn for oppdraget Gol kommune søker ekstern bistand i forbindelse med utarbeidelsen av ny Helse og omsorgsplan for perioden Formålet med prosjektet er å legge fram en plan som beskriver framtidig helseog omsorgstjeneste, og som dekker innbyggerens behov basert på befolkningsutvikling, offentlige krav, samt kommunens forutsetninger og prioriteringer. Planen skal ha grunnlag i kommuneplanens visjon om velferd og helse: «Samarbeid former framtida» og kommunens verdigrunnlag, Mestring Muligheter Mening. Den nye planen skal beskrive de utfordringene som kommunen står ovenfor innenfor helse- og omsorgssektoren de nærmeste 11 årene. Det skal legges særlig vekt på de første fire årene i planperioden, med tanke på tiltak som skal innarbeides i kommunenes handlingsplan. Stortingsmeldingen om samhandlingsreformen 1 ble lagt fram våren 2009, og behandlet av Stortinget våren I tillegg til medfinansieringsansvar for somatikk og ansvar for utskrivningsklare pasienter på sykehus fra første dag, har kommunene plikt til å etablere øyeblikkelig hjelp tilbud. Finansieringsordningene for psykisk helse og rus er enda ikke avklart. I følge KS er signalene fra Helse- og omsorgsdepartementet at kommunene skal få medfinansieringsansvar for psykisk helse og rus fra Våren 2013 ble det lagt fram en ny folkehelsemelding. 2 Meldingen framhever kommunenes ansvar for å styrke folkehelsen generelt og ansvaret for forebyggende virksomhet spesielt. Utarbeidelsen av en ny plan må både ta hensyn til lokale føringer i planer for Gol kommune og nasjonale føringer, endringer i planforutsetningene samt samhandlingsreformen. Norge står, i likhet med andre land ovenfor utfordringer som demografiendringer, økte sosiale helseforskjeller og en økning i etterspørselen etter helsetjenester. Økt satsning på forebyggende helsetjenester og folkehelsearbeid er tenkt å imøtekomme noen av disse utfordringene, og et virkemiddel for å øke denne satsningen er ny folkehelselov. Kommunale helse- og omsorgstjenester har i fremtiden som hovedmål å sikre helhetlig og samordnede tjenester som omfatter forebyggende tiltak, utredning, behandling, pleie og omsorg, akuttberedskap, habilitering og rehabilitering, samt oppfølging på tvers av sektorene. 3 Utarbeidelsen av en helse og omsorgsplan innebærer en analyse av aktivitetsnivå, innhold og kvalitet på de ulike tjenesteområdene for å synliggjøre potensielle forbedringsområder. Deloitte har gjennomført tilsvarende oppdrag for en lang rekke kommuner og har gode erfaringer med en involverende prosess hvor brukere, politikere, samarbeidspartnere, medarbeidere og ledere deltar aktivt i arbeidet. 1.2 Utfordringsbilde for Gol kommune Gol kommune har lykkes godt med næringsutvikling og bosetting. 4 Gol er også et attraktivt hytteområde, noe som også fører til en økt etterspørsel etter helse- og omsorgstjenester. Prognoser fra SSB tilsier fortsatt befolkningsvekst på Gol og at kommunen vil passere 5000 innbyggere ca. i Krav i forbindelse med samhandlingsreformen, økt befolkningsvekst og økte krav om satsning 1 St. meld. nr. 47 ( ) Samhandlingsreformen 2 Meld. St. 34 ( ) God helse felles ansvar 3 Meld. St. 16 ( ) Nasjonal helse- og omsorgsplan ( ) 4 Telemarksforsking (2012). Suksessrike distriktskommunar ein studie av kjenneteikn ved 15 norske distriktskommunar. TF-notat nr Planstrategi Gol kommune, s. 6 4

5 Kroner på forebygging er noen av de utfordringer som Gol kommune står ovenfor, og som kan gi utfordringer med å opprettholde en bærekraftig helse og omsorgstjeneste. Figuren nedenfor viser netto driftsutgifter per innbygger innenfor pleie og omsorg, i Gol kommune og nabokommunene i Hallingdal Netto driftsutgifter per innbygger, pleie og omsorg Gol Flå Nes Hemsedal Ål Hol Gjennomsnitt 2012 Figur 1 Netto driftsutgifter pr. innbygger, innenfor pleie og omsorg (KOSTRA- funksjonene 261, 253, 254 og 234) for årene 2011 og Kilde: KOSTRA/SSB. Tall for 2012 er foreløpige Sammenligningen av utgiftsnivå mellom Gol og nabokommunene kan tyde på at Gol har moderate netto driftsutgifter pr. innbygger til pleie og omsorgstjenesten. Et sentralt virkemiddel i samhandlingsreformen, er økt innsats på folkehelsearbeid og forebygging i helse- og omsorgstjenesten. Regjeringen har siden 1. januar 2012 iverksatt en rekke tiltak og virkemidler, blant annet for å øke kommunenes satsning på folkehelsearbeid og forebyggende helsetjenester. Utfordringen for flere kommuner er at de har problemer med prioritere det langsiktige arbeidet og/eller at det er vanskelig å fremme langsiktig forebyggende arbeid i et politisk system hvor de folkevalgte velges for fire år av gangen og blir «målt» på hva de har klart å etablere/opprettholde av sykehjemsplasser, omsorgsboliger og årsverk. Som figuren under viser lå Gol lavest på netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjeneste per innbygger i aldersgruppen 0-20 år sammenlignet med nabokommunene. Gol kommune bruker mer enn landsgjennomsnittet utenfor Oslo. 5

6 Netto driftsutgifter til forebygging per innbygger fra 0-20 år Gol Flå Nes Hemsedal Ål Hol Landsgjennomsnittet uten Oslo Figur 2 Netto driftsutgifter forebygging pr innbygger i aldersgruppen 0-20 år for årene 2011 og Datakilde: KOSTRA. H1. Konsern. Tall for 2012 er foreløpige. Dette kan tyde på at Gol kommune prioriterer det forebyggende helsearbeidet strengt, og at en mulig styrking av dette arbeidet bør vurderes. 1.3 Deloittes forståelse av oppdraget Gol kommune ønsker bistand til utarbeidelse av ny helse og omsorgsplan for perioden Arbeidet skal gjennomføres som et prosjekt. Målet med planen er, slik Deloitte tolker det: å gi en oversikt over offentlige krav, føringer og behov, samt politiske prioriteringer, identifisere utfordringer og manglende tilbud, samt beskrive tiltak som må iverksettes på kort og lengre sikt for å møte disse. Det skal utarbeides en norm på ressurstildelingen innen sektoren som skal være basert på kommunens visjon og verdigrunnlag, og gjøres en vurdering av hva den enkelte bruker kan bidra med. Vi tolker forespørselen slik at kommunen har behov for ekstern bistand på følgende områder: Analyse- og utredningsbistand Bistand i prosessen med å involvere de sentrale aktørene, gjennomføring av møter/samlinger Prosjektledelse; sørge for at prosessen gjennomføres i henhold til krav og forventninger og sikre framdrift i prosjektet Utarbeidelse av foreløpig rapport (legges fram for politisk behandling i desember) Utarbeide forslag til tiltak, som er bærekraftige ifht behov og tilgjengelige ressurser Utarbeidelse av plandokument, hvor tiltak og utviklingsområder blir beskrevet Planen må ta opp i seg de konsekvensene samhandlingsreformen har for kommunens ansvar og ta høyde for å møte de utfordringer og omstillinger som kommer, herunder en kommende kommunal medfinansiering av psykisk helse og rus. For øvrig blir det lagt vekt på at den nye helse- og omsorgsplanen skal samsvare med kommunens overordnede strategidokumenter og nasjonale føringer, som for eksempel folkehelsemeldingen. Ut fra vår forståelse omfatter helse og omsorg i Gol kommune alle tre avdelinger og alle fagområder/deltjenester. Vår erfaring er at det er klokt å inkludere hele helse og omsorgssektoren i en 6

7 slik plan, fordi tjenestene griper inn i hverandre. Planen skal beskrive dagens tjenester, både de som er vedtatt og de som fremdeles ikke er satt i verk innen funksjonsområdet helse og omsorg. Helse- og omsorgstjenestene er generelt sett det største ansvarsområdet i kommunene, og sektoren er komplisert og sammensatt. I figuren nedenfor framstilles eksempler på noen eksterne og interne faktorer som erfaringsmessig har vist seg å være sentrale forhold som har betydning for ressursbruk og kvalitet innen helse- og omsorgstjenestene. Figur 3 - Eksempler på faktorer som har stor innvirkning på driftssituasjonen Deloittes konsulenter har tidligere gjennomført mange relaterte oppdrag innen helse- og omsorgstjenesten i andre kommuner. På bakgrunn av disse erfaringene vil vi kunne foreta en systematisk gjennomgang helse- og omsorgsektoren i Gol. Vi vil være særlig opptatt av hvordan faktorene synliggjort i figuren ovenfor gjensidig kan påvirke hverandre. Vi ønsker å foreta en detaljert beskrivelse av nå-situasjonen innenfor helse- og omsorgstjenesten i tillegg til at vi spesielt vil vurdere hvordan nye nasjonale føringer vil påvirke den fremtidige utviklingen av helse- og omsorgstjenestene i kommunen. Vår kombinasjon av analytisk tilnærming til utfordringer og en god, praktisk gjennomføringsevne mener vi skal bidra til å sikre forankring og konkrete resultater. I tillegg fokuserer vi på tiltak som er praktisk gjennomførbare, og som gir mulighet for effektivisering og omstilling. Deloitte vil sikre at den nye helse- og omsorgsplanen ivaretar helheten i helse- og omsorgstjenestene, både når det gjeld struktur og tjenesteyting. Tjenestestrukturen må legge til rette for at tjenester kan tildeles og ytes på Beste Effektive Omsorgsnivå (BEON). Alle vurderinger og anbefalinger som gjøres i planprosessen vil være fundert i BEON- prinsippet, slik dette beskrives i St. Meld 47 ( ), Samhandlingsreformen. BEON- prinsippet og tjenestekjeden for pleie- og omsorgstjenestene kan illustreres slik: 7

8 Figur 4 - Illustrasjon av BEON-prinsippet, Deloitte 8

9 2. Tilnærming og løsningsforslag 2.1 Overordnet beskrivelse av tilnærming For å kunne dekke de kompetanseområder Gol kommune etterspør om og kunne ivareta helheten innen helse- og omsorgstjenestene, tilbyr vi et leveranseteam ledet av en prosjektleder. Konsulentene i teamet har spisskompetanse på de ulike områdene innen helse og omsorg. I beskrivelse av dagens status, anbefaler vi at statusavklaringen/analysene som skal foretas omfatter en gjennomgang av nivået på dagens tjenesteyting, med klassifiseringen må-, bør- og vil-tjenester. Kommunenes kostnadsbilde og aktivitetsnivå vil suppleres med analyse av data hentet fra blant annet tall fra KOSTRA, SSB og annen relevant statistikk, kombinert med informasjon hentet direkte fra tjenesteyter og fagsystem (inkludert IPLOS). Utover analysen av de spesifikke fagområdene vil vi også foreta vurderinger av mer overordnede sektorrelaterte temaer. Målet med disse analysene vil være å identifisere konkrete tiltak på kort og lang sikt for å skape en bærekraftig og omstillingsdyktig drift innenfor helse og omsorg. I tillegg til å gi en helhetlig beskrivelse av status på dagens tjeneste, skal planen avdekke «effektiviseringspotensiale og foreslå tiltak for å møte framtidas behov for tejnester utifrå befolkningsutvikling og Samhandlingsreformas omfattande og nye oppgåver.» 6 Deloitte jobber etter en modell hvor vi prioriterer tiltak ut fra en ambisjon om at effektiviseringsgevinstene i minst mulig grad skal gå utover kvaliteten på tjenestetilbudet. Gjeldende lovkrav blir tatt hensyn til i fremleggelsen av tiltak. Deloitte har lagt opp til en gjennomføring som samsvarer med krav og ønsker fremsatt i konkurransegrunnlaget, med involvering og deltakelse fra politikere, ledere og medarbeidere i Gol kommune. Videre er tilnærmingen basert på opparbeidet erfaring fra gjennomføring av lignende oppdrag. Den konkrete organisering må imidlertid drøftes nærmere med oppdragsgiver. Deloitte vil lede de ulike aktivitetene, fremsatt i prosjekt- og framdriftsplan under punkt 3.7. Basert på erfaring fra andre lignende oppdrag vil det være fordelaktig, både prosess- og kostnadsmessig, å gjennomføre oppdraget med de ulike deltjenestene og fagområdene som parallelle prosesser. På denne måten vil vi få et mer helhetlig bilde av kommunens drift på området, og et bedre grunnlag for å vurdere avdelingsovergripende problemstillinger og eventuelle ringvirkninger på tvers av fagområdene. Videre vil det være kostnadsbesparende i forhold til antall reiser og møtetid for konsulentene samt at vi i større grad unngår dobbeltarbeid. Ut fra vår forståelse av oppdraget anbefaler vi en prosess organisert i fire faser: (1) En oppstartsfase med planlegging og avklaringer (2) En kartleggingsfase med innsamling av relevant faktagrunnlag (3) En analysefase (4) Leveranse - utarbeidelse av anbefalinger og tiltak Vårt forslag til opplegg for gjennomføring av de fire fasene beskrives nærmere i avsnittene nedenfor. 6 Utval for kultur og levekår (UKL) behandlet saken i møte sak 10/13 9

10 Figur 5 Forslag til prosjektets faser 2.2 Fase 1: Oppstart avklaringer og avgrensninger Innledningsvis i prosjektet vil det være behov for å foreta enkelte avklaringer og avgrensinger sammen med oppdragsgiver. Vi foreslår å innlede prosjektet med et planleggingsmøte sammen med prosjekteier og prosjektansvarlig i kommunen, for å få en dypere innsikt i utfordringsbildet og forventninger til prosjektet. I dette møtet skal vi sikre at partene har en felles forståelse av prosjektmandat, tidsplan og ressurser. Vi forutsetter at oppdragsgiver godkjenner endelig plan for prosjektet. Slik det er beskrevet i konkurransegrunnlaget skal det i tillegg til styringsgruppen, opprettes seks referansegrupper fra ulike nivåer i kommunen, i arbeidet med ny helse og omsorgsplan. I denne fasen vil det være naturlig å ha et oppstartsmøte/storsamling med både styringsgruppen og referansegruppene for å få en dypere innsikt i utfordringsbildet, enes om forventinger til prosjektet og sikre et felles grunnlag for det videre arbeidet. Det kan også være aktuelt å involvere andre berørte aktører på dette møtet, for eksempel representanter fra brukerorganisasjonene/brukerråd. Andre sentrale aktiviteter i oppstarten av prosjektet vil være innkalling til intervju. Dette gjøres i samarbeid med oppnevnt kontaktperson for prosjektet (se kapittel 2.6). 2.3 Fase 2: Kartlegging samle inn relevant faktagrunnlag I fase 1 vil vi forsøke å danne oss et helhetlig bilde av Gol, samt en grundig forståelse av helse- og omsorgssektoren. Funn fra fase 2 vil danne grunnlaget for analyse, og statusbeskrivelsen i fase 3. 10

11 2.3.1 Kunnskapsoppsummering I tillegg til lokale politiske prioriteringer, gitt i sentrale dokumenter 7, vil vi legge fram en oversikt over nasjonale føringer. Aktivitetene innledningsvis i denne fasen er rettet mot å etablere et felles utgangspunkt for det videre arbeidet. Materialet vil bli bearbeidet og tilrettelagt slik at det er lett tilgjengelig for andre, og brukes direkte i de involverende prosessene senere i prosjektet. Det skriftlige datamateriale som vil bli samlet inn er blant annet: (a) (b) (c) (d) Mål for helse- og omsorgssektoren i kommunen Organisasjonskart over helse og omsorg og ev. dokumenter som omtaler vedtatt organisering av helse og omsorgssektoren og størrelsen på hver virksomhet/enhet (målt i årsverk) Gjennomgang av hvordan fagprogrammene for tjenestene og andre IKT-systemer benyttes for å oppnå effektiv drift og hvordan kvaliteten på registrerte data er Gjennomgang av avtaler med spesialisthelsetjenesten i forbindelse med Samhandlingsreformen og beskrivelse av interkommunalt samarbeid innenfor aktuelle tjenesteområder I denne fasen skal det også foretas en kartlegging av antall plasser og antall brukere ved kommunens pleie- og omsorgstilbud. Denne kartleggingen vil bli benyttet for å «tegne Gol kommunes omsorgstrapp» og for å identifisere hvilke trinn i trappen som er godt utbygd og hvilke trinn det er behov for å utvide. Vi vil også bruke denne kartleggingen som grunnlag for detaljerte framskrivinger av behov og kostnader innenfor hver deltjeneste/på hvert trinn i trappa. Mye av det materialet som vi vil etterspørre i kartleggingsfasen vil trolig finnes i kommunen, i form av styringsdokumenter, rapporter, planer og politiske saker. Kontaktpersonen for prosjektet som oppnevnes vil være ansvarlig for å koordinere den dokumentasjon som samles inn, slik at vi kan få en samlet oversendelse fra kommunen Intervju Flere av problemstillingene som ønskes belyst i gjennomgangen er av en slik karakter at vi trenger ledere og fagpersoners vurdering av hvordan helse og omsorgssektoren fungerer. Vi ønsker å supplere det skriftlige materialet med beskrivelser fra ledere, medarbeidere og tillitsvalgte. Vi planlegger derfor å gjennomføre en rekke intervjuer. Vi foreslår å gjennomføre et innledende intervju med rådmann, ansvarlig for økonomiavdelingen, leder for legetjenesten/kommuneoverlege og personalsjef. Av representantene fra styringsgruppen og referansegruppene, tenker vi oss at det kan være aktuelt å foreta intervju med følgende: Områdelederne Fagrådgiver Avdelingslederne Tillitsvalgte/verneombud Andre aktuelle kandidater til intervjuene kan være: 7 Dokumenter som «Handlingsprogram og økonomiplan for Gol kommune » og «Planstrategi for Gol kommune » og vedtak som er førende for planarbeidet (for eksempel behandlingen av saken i møte hos utvalg for kultur og levekår (UKL) ) 11

12 Representanter fra brukerråd/brukerorganisasjonene Vi har god erfaring med å gjennomføre denne type intervjuer som gruppeintervju. Sammensetningen av disse må diskuteres med oppdragsgiver. Formålet med intervjuene er å få et innblikk i nåsituasjonen og diskutere aktuelle utviklingsområder og tiltak. Intervjukandidatene vil delta på intervjuene som representanter for sin tjeneste. Så langt det er mulig vil vi benytte en standardisert intervjuguide. Dette innebærer at intervjuobjekter på forhånd får tilsendte en oversikt over hovedspørsmål vi ønsker å drøfte, og at intervjuet har dialogform. Vi mener at en kartlegging av både harde og myke data, slik vi legger opp til her, vil gi et dekkende og helhetlig bilde av nåsituasjonen. Dette vil i neste omgang gjøre det mulig å foreta en analyse som peker på konkrete tiltak. 2.4 Fase 3 Analyse Analysene baseres på materialet som innhentes i fase 1. Konsulentens rolle i denne fasen vil være å analysere informasjon og data som er av relevans for planprosessen. I analysefasen tar vi sikte på å identifisere de viktigste forutsetningene for effektiv drift av god kvalitet innen helse-, og omsorgstjenesten, slik at den kan tilpasses folkevekst, demografi og Samhandlingsreformens intensjoner. I tillegg vil vi vurdere om tjenestenivået som i dag tilbys er i tråd med lovkrav og krav om faglig forsvarlig tjenestenivå. I denne fasen blir det også vurdert om dagens organisering av tjenester synes å fungere optimalt. Analysen vil kunne inneholde følgende: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Analyse av behovs- og utgiftsnivå i Gol sammenlignet med andre kommuner Befolkningsprognoser og framskrivninger av behovet for de ulike tjenestene i forhold til dagens dekningsgrader, folkevekst og demografi Analyse av strukturen i tjenestetilbudet innen helse og omsorg med spesiell vekt på forholdet mellom hjemmetjenester og institusjonsomsorg, bruken av korttidsplasser og dag- og aktivitetstilbud Analyse av organisasjonsmessige og bemanningsmessige forhold Analyse av samsvar mellom pasientenes pleietyngde og bemanningen ved avdelingene Analyse av prosesser og beslutninger rundt behovsvurdering og tildeling av tjenester Analyse av styringssystem, rapportering og oppfølging av avvik Analyse av ressursbruk og kompetanse innenfor de ulike tjenester Analyse av sentrale indikatorer i forhold til bruk av spesialisthelsetjenester med spesielt fokus på legevaktstjenester og pasientgrupper som er aktuelle for kommunale øyeblikkelig hjelp, døgnplasstilbud og forbruk av spesialisthelsetjenester i aldersgruppen over 80 år Gjennomgang av eventuelle tilgjengelige kvalitetsmålinger - har Gol kommune riktig kvalitet sammenlignet med andre utvalgte kommuner, og ytes tjenestene i henhold til lovkrav og forsvarlig tjenestenivå? Det finnes flere kilder for sammenligning av kommuner, og Deloitte har tradisjon for å hente og bearbeide data fra flere av disse. For punkt a) og c) legger vi opp til å foreta en analyse basert på KOSTRA-tall fra Mange styringsindikatorer kan hentes ut direkte fra KOSTRA, både som indikatorer og grunnlagsdata. I denne type KOSTRA- analyser gjøres et skille mellom funksjonene som dekker helse og omsorgstjenestene. Når det gjelder sammenligningskommuner, anbefaler vi enten å bruke de samme sammenligningskommunene som Gol har benyttet i andre sammenhenger, kommuner som er i samme kommunegruppe i KOSTRA eller nærliggende kommuner. Når det gjelder punkt c) vil vi basere befolkningsprognosene på SSBs befolkningsstatistikk. Deloitte har tidligere bistått KS i et FoU-prosjekt, hvor det ble utarbeidet fylkesrapporter som viser utfordringsbilde pr. kommune innenfor ulike områder innen helse- og omsorgstjenesten. Det ble brukt trafikklys for å gi en indikasjon på hvilke tiltak kommunen bør iverksette for å møte utfordringene i samhandlingsreformen. Rapporten viste for eksempel at Gol kommune har større utfordringer enn 12

13 gjennomsnittet i Buskerud i forhold til følgende indikatorer: - Mottakere av hjemmetjenester pr innbyggere 80 år + - Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem - Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem Deloitte vil også foreta analyser av dekningsgrader (for eksempel innenfor eldreomsorgen), og hva som er riktig nivå, gitt ulike forutsetninger og scenarier. Framskrivingene viser situasjonen i kommunen, slik den vil bli om man ikke gjør endringer i tjenestestruktur, tildelingspraksis eller personellinnsats. Resultatene fra analysen kan brukes til å vurdere om Gol kommune har økonomisk bæreevne til å tåle en vekst, eller om det må gjøres strukturelle endringer som kan forventes å gi en mindre kostnadskrevende tjenesteproduksjon. Dekningsgrader og behov kan også framskrives for tjenesten til utviklingshemmede og brukere med psykiske lidelser/rusproblemer. I tillegg til egne analyser vil innspill til aktuelle problemstillinger som er fremsatt i konkurransegrunnlaget og andre relevante analyser bli nøye vurdert. Det vil også i denne delen legges opp til et møte med styringsgruppen for å drøfte foreløpige funn fra gjennomførte analyser. 2.5 Fase 4 Leveranse Utarbeidelse av anbefalinger og tiltak I prosjektets fjerde fase legges analysene til grunn for tiltakene som drøftes. Dette innebærer utarbeidelse av forbedringspunkter, innspill til videre strategi og tiltak som bør inkluderes i planen på utvalgte fokusområder. Tiltakene vil fokuseres på mulighetene for bærekraftig og omstillingsdyktig drift. Noen eksempler på aktuelle områder hvor det kan fremlegges tiltak er: Behov for utbygging, etablering av nye tiltak/plasser/boliger Organisering og samhandling innenfor helse- og omsorgstjenesten Tildeling av tjenester Bemanningssituasjonen Samhandling mellom helse- og omsorgstjenesten og øvrige virksomheter samt med overordnet ledelse I tillegg til at alle tiltak som blir lagt fram skal kostnadsberegnes, vil Deloitte, i samsvar med bestilling i konkurransegrunnlaget, sørge for at prosjektet kommer fram til tiltak innenfor helse og omsorg som er: Dekkende for framtidige behov, og tilpasset kommunens målsettinger Relatert til offentlige krav og føringer, innbyggernes ønsker, samt kommunale prioriteringer. Som kan gjennomførast i samarbeid med andre kommunar, helseføretak, private og organisasjonar Deloitte jobber etter en modell hvor vi prioriterer tiltak utfra en ambisjon om at effektiviseringsgevinstene i minst mulig grad skal gå utover kvaliteten og utgiftsnivået på tjenestetilbudet. I uatarbeidelsen av forslag til anbefalinger og tiltak, vil vi også bruke den eksisterende forsking på framtidige scenerier for kommunesektoren og helse og omsorgssektoren. Østlandsforskning har, på oppdrag for KS, utarbeidet en rapport om hvordan kommunesektoren vil se ut i år Det presenteres tre scenarier for hvilke mekanismer/preferanser som vil styre utviklingen av kommune- Norge: 8 Scenarier for kommunesektoren ØF-rapport 01/

14 Kjøpesenter: I dette scenariet preges velferdstjenestene av privat betalingsevne og valgfrihet. Statkom: I dette scenariet styrer staten kommunene stramt for å hindre ulikheter i velferdstjenester og for å sikre at alle landets innbyggere får ivaretatt sine rettigheter, uavhengig av hvilken kommune de bor i. Modulen: I dette scenariet utvikler kommunesektoren seg fra et enhetlig til et differensiert system der kommunene har ulike oppgaver og roller. I denne delen av prosjektet vektlegger vi i særlig grad et tett samarbeid med styringsgruppen og referansegruppene for å sikre at tiltakene som utarbeides er forankret i organisasjonen. Videre vil også referansegruppene være sentrale i arbeidet med å prioritere og plassere fremsatte forslag til tiltak. Deloitte vil ha stram regi på prosessen med å finne konkrete tiltak som kan gi en bærekraftig drift av de ulike tjenesteområdene i Gol kommune. Dette med tanke på å legge et solid fundament for de endringsprosesser som kan følge i etterkant av gjennomgangen og ledere og tillitsvalgte får et eierforhold til tiltakene og blir ansvarliggjort i forhold til gjennomføringen av dem Foreløpig rapport De ulike fasene av oppdraget vil bli dokumentert i en rapport. Foreløpig rapport skal legges fram for kommunestyret desember 2013 og selve plandokumentet skal legges fram mai Deloitte foreslår at den foreløpige rapport har følgende innhold: - En statusbeskrivelse av nåsituasjonen i Gol kommune, inndelt i de tre avdelingene: «Omsorg», «Hjemmetjenester» og «Helse» - En beskrivelse resultatene fra de analysene som er foretatt og beskrivelse av framtidige utfordringer og utviklingsområder - Skissering av områder det bør arbeides videre med i det videre arbeidet med planen Rapporten vil være illustrert med figurer og tabeller for å tydeliggjøre sentrale resonnementer og hovedkonklusjoner. Deloitte legger vekt på å fremstille rapporten på en enkel og pedagogisk måte, og slik bidra til å etablere et godt utgangspunkt for faglige og politiske diskusjoner Utarbeidelse av helse og omsorgsplan I siste fase av prosjektet skal det utarbeides en helse- og omsorgsplan for Gol kommune. Deloitte legger stor vekt på at Gol kommune skal sitte igjen med noe mer enn en helse og omsorgsplan når prosjektet er over. Vi mener at den prosess vi her har lagt opp til vil sikre et godt faglig fundament for videre utvikling av helse og omsorgstjenestene i kommunen, og en forankring av planarbeidet som forenkler iverksetting. Selve plandokumentet skal være et solid grunnlag for administrative - og politiske beslutninger. Vi legger vekt på at planen skal være lett tilgjengelig, og at konsekvenser av de foreslåtte tiltakene skal komme klart fram. Ut i fra kartlegging, analyser og innspill i dialog med sentrale aktører, vil helse og omsorgsplanen inneholde anbefalinger som kan gjøre Gol kommune bedre i stand til å møte det framtidige utfordringsbildet og ta for seg både strukturelle og prosessuelle grep. 2.6 Forslag til prosjektorganisering Erfaringen fra tilsvarende prosesser i andre virksomheter tilsier at organiseringer av prosjektet, og sentrale aktørers deltakelse, er avgjørende for å lykkes. Særlig viktig er det at ledere og sentrale medarbeidere (tillitsvalgte) setter av tilstrekkelig tid til å delta i aktivitetene rettet mot involvering av brukere og samarbeidspartnere. Av konkurransegrunnlaget er organiseringen av prosjektet beskrevet. Prosjekteier er Gol Kommune ved Hanne Brunbord. Prosjektansvarlig er «Utval for kultur og levekår.» Prosjektleder skal være et engasjement. Vi foreslår å sette opp et leveranseteam med 14

15 hovedressurser som har ansvar for leveransen fra Deloitte. Dette teamet er satt sammen av tverrfaglige ressurser slik at områdene i den foreslåtte tilnærmingen dekkes på en god måte. Den endelige organisering og ansvarsfordeling skal skje i tett dialog med oppdragsgiver og styringsgruppen. I konkurransegrunnlaget er representanter i styringsgruppen for prosjektet presentert. Vår erfaring er at en slik sammensetning av styringsgruppen, kan bidra til å sikre god forankring hos sentrale aktører, og samtidig sikre tilstrekkelig beslutningskraft i viktige spørsmål. Vi legger opp til at styringsgruppen får løpende oppdatering gjennom møtepunkter, og at styringsgruppen er ansvarlig for den overordnende prosessen fra oppdragsgivers side. Sentrale oppgaver for styringsgruppen kan være: Komme med innspill til prosjektplanen, organisering og gjennomføringen av oppdraget Innspill til intervjuguiden Bistå i valg intervjukandidater Kvalitetssikre faktagrunnlaget fra kartleggingen Drøfte kommunens utfordringsbilde, organiserings- og driftsløsninger og konsekvensene av disse Drøfte viktige strategiske hovedgrep og visjonen for framtidens helse- og omsorgstjeneste i sammenheng med kommunen sine overordnede visjoner og planverk Diskusjonspartner i utarbeidelse av plandokumentet Drøfte tiltak som gir mulighet for å sikre at ressurstilgangen samsvarer med tjenestebehovene og skaper nødvendig handlingsrom for framtidige utfordringer Sentrale oppgaver for referansegruppene, i tillegg til å delta på møter, er å gi informasjon om fagområdenes nå-situasjon gjennom intervju og bidra med innhenting av sentrale dokumenter o.l. Vi vil tilstrebe at involveringen av styrings- og referansegruppene tar hensyn til deltakernes driftsansvar/driftsoppgaver og kapasitet. Derfor vil gruppenes deltakelse i hovedsak konsentreres om fastsatte møter/møtepunkter som avtales i god tid. Figuren under viser et forslag til prosjektorganisering. Figur 6 Foreslått prosjektorganisering 15

16 I tillegg til de aktørene som her er nevnt anbefaler vi at det oppnevnes en kontaktperson som har som oppgave å koordinere kontakt/korrespondanse mellom konsulenten og kommunene. Sentrale oppgaver for kontaktpersonen vil være: Framskaffelse og oversendelse av datamateriale Innkalling til og koordinering av intervju Samling og koordinering av innspill/tilbakemeldinger fra kommunen 2.7 Forslag til prosjekt- og framdriftsplan I tabellen nedenfor gis en oversikt over hovedaktivitetene i prosjektet, slik oppdraget er foreslått gjennomført. I tabellen angis start- og avslutningstidspunkt for hver aktivitet. Framdriftsplanen er tentativ og blir fastsatt etter nærmere drøfting med oppdragsgiver. En mer detaljert oversikt med beregnet timeantall for de forskjellige aktivitetene framgår av kapittel 6 «Pris for oppdraget.» Figur 7 Framdriftsplan med milepæler i prosjektet Framdriftsplanen over viser perioden til og med midten av mars Hovedfunnene fra kartleggingen og analysen skal legges fram til politisk behandling i desember 2013, og planen går til politisk behandling før sommeren Vi anbefaler følgende prosjektløp: August til desember 2013: Gjennomføring av kartlegging og analyse Januar til februar 2014: Forankring av planen hos ledere og andre sentrale fagpersoner i kommunen. April: gjennomføring av høringsrunde Mai: innarbeiding av høringsinnspill og sluttføring av plandokument. I framdriftsplanen foreslår vi tre møtepunkter med styringsgruppen. I tillegg til de tre møtene vil vi gjennomføre et møte med styringsgruppen i mai for godkjennelse av det endelige plandokumentet. 16

17 Oppstartsmøte og møte med framlegging av forslag til tiltak vil gjennomføres i en storsamling sammen med referansegruppen og andre berørte aktører. 17

18 3. Hvorfor velge Deloitte? I dette kapittel redegjør vi hvorfor vi synes at vi er godt kvalifisert til å gjennomføre dette oppdraget og levere en rapport med høy kvalitet som gir merverdi for Gol kommune. Tilbudt team har lang erfaring med utrednings- og prosessoppgaver i og for kommunal sektor Kommune er en av bransjene Deloitte hovedsakelig leverer sine tjenester innen og vi har dedikerte konsulenter med inngående kjennskap til kommunal sektor, dens utfordringer og styringsform. Videre har vi en rekke medarbeidere med bred erfaring fra sektoren, både som ledere og rådgivere. Dette gjør oss i stand til å adressere den enkelte kommunes spesielle utfordringer og tilpasse løsninger til lokale forhold. I tillegg har vi flere konsulenter med spesialfelt innen helse- og omsorgstjenester i kommunal sektor. Deloitte har tidligere bistått flere enkeltkommuner i med å utarbeide grunnlaget for en helse- og omsorgsplan. Vi har også vært ansvarlig for utarbeidelse av pleie- og omsorgsplan til Lørenskog kommune. Vi har hatt gleden av å bistå KS i en rekke relevante FoU-prosjekter prosjekter som har gitt merverdi for KS, i KS-regi, innen tema som samhandlingsreformen, barnevern, konkurranseutsetting og bestiller/utfører-modeller. FoU-prosjektet hvor Deloitte bisto KS med å utvikle et nytt verktøy for kommunene i samhandlingsreformen er blant annet omtalt på KS sine hjemmesider, se link Ved å kombinere flere indikatorer fra ulike områder får kommunene presentert et utfordringsbilde som kan være utgangspunkt for diskusjon og planlegging i kommunen. Deloitte har et stekt fagmiljø innenfor utredning, analyse og forbedring av helse- og omsorgstjenestene i ulike kommuner i hele Norge Deloittes kjernevirksomhet er å analysere og forstå kompliserte problemstillinger. Per i dag utøver vi analysevirksomhet i flere små og store kommuner, to fylkeskommuner, alle de regionale helseforetakene og i flere statlige etater, departementer og direktorater, i tillegg til en omfattende portefølje innen privat sektor og frivillige organisasjoner. Deloitte tilpasser alltid den analysen til kundens ønsker og målsettinger. Vi har bred erfaring innenfor både enkle og avanserte analyser. Vi gjennomfører også i stort omfang analyser av både finansielle data og data av mer samfunnsvitenskapelig art, som data fra KOSTRA og har erfaring med ulike analyse verktøy. Tilbudte konsulenter har god kjennskap til helse og omsorgssektoren og oppdatert kunnskap, for eksempel om omsorgsteknologi, og hvilke løsninger som vil gjøre hverdagen enklere for både ansatte i tjenesten og deres brukere. Deloitte har personell med en sterk gjennomføringsevne og en prosessorientert tilnærming Deloitte har en kultur og arbeidsform som er preget av samarbeid og fokus på kompetanseoverføring, noe vi mener vil bidra til å sikre forankring hos Gol kommune. Vår kombinasjon av analytisk tilnærming til problemstillinger og fokusområder samt en god, praktisk gjennomføringsevne, bør bidra til å sikre eierskap og konkrete resultater. I tillegg fokuserer vi på løsninger som er praktisk gjennomførbare, og som samtidig har riktig ambisjonsnivå. Vi legger i Gol opp til en prosessorientert tilnærming med bred involvering av ledere og medarbeidere. Dette sikrer god forankring og gode 18

19 resultater ved at ledere og tillitsvalgte får et eierforhold til tiltakene og blir ansvarliggjort i forhold til gjennomføringen av dem. Deloitte har deltatt i strategiprosesser for en rekke store virksomheter i offentlig og privat sektor. Vi oppfatter at Gol kommune nå står overfor en rekke strategiske valg som er viktige for den videre utviklingen av pleie- og omsorgstjenesten i kommunen. Vi tror at Deloittes kompetanse på tilrettelegging, gjennomføring og iverksetting av strategiprosesser vil være svært relevant for Gol kommune. Deloitte benytter seg av internasjonal etablert metodikk for prosjektstyring, for til enhver tid å holde oversikt over status, framdrift, dokumentflyt, ressursforbruk og risikoelementer i leveranseprosessens ulike faser. 19

20 4. Bemanning for dette oppdraget I dette kapittel presenteres navn og på de nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Deloitte tilbyr et team til Gol kommune med en prosjektleder med erfaring fra tilsvarende prosjekter i andre kommuner. I tillegg har prosjektleder med seg et kompetanseteam med helse-, analyse- og økonomierfaring fra kommunal sektor. Deloitte har med sitt leveranseteam et sterkt analysemiljø med lang erfaring i å utvikle gode styringsdata for offentlige virksomheter, både innen helse- og omsorgstjenesten og andre aspekter ved kommunen. Teamet som er tilbudt har kapasitet til å gjennomføre oppdraget innen fastsatt frist. Trond Julin og Helge Torgersen vil være støtteressurser for kjerneteamet ved behov. Utfyllende CV-er for alle tilbudte konsulenter ligger vedlagt i vedlegg 1. Konsulent Relevant erfaring og kompetanse Rachel har ti års erfaring som konsulent i kommunal sektor. Hun arbeider med utredninger, evalueringer, organisasjons- og ledelsesutvikling. Rachel Myhr Williksen Senior Manager Rachel har lang erfaring i å utarbeide helhetlige løsninger som adresserer både strategiske, operasjonelle og ledelsesrelaterte problemstillinger innenfor helse- og omsorgstjenestene. Hun har kartlagt og analysert helse- og omsorgstilbudet i mange enkeltkommuner herunder samarbeidet med spesialisthelsetjenesten og det forebyggende arbeidet. Hennes analyser er benyttet som grunnlag for kommunedelplaner i flere av kommunene. Rachel har også bistått en rekke kommuner med å løse utfordringer knyttet til organisering og styring. Hun har også vært ansvarlig for store utredninger og evalueringer i statlig sektor. Rachel er utdannet statsviter, med et hovedfag i offentlig politikk og administrasjon. Hun arbeidet tidligere i plan- og utviklingsenheten i Asker kommune, hvor hun hadde ansvaret for å utarbeide Eldreplan og Plan for tjenesten til funksjonshemmede. Rachel er godt kjent med de politiske prosessene i en kommune og har vært saksbehandler for en rekke saker som har vært til politisk behandling. I Deloitte er Rachel en sentral fagressurs innen samhandling, helse og omsorg. Hun har god analytisk og prosessuell kompetanse, og erfaring fra krevende omstillingsprosjekter. 20

21 Konsulent Relevant erfaring og kompetanse Veline kan bidra med kompetanse innenfor områdene prosjektarbeid, analyse, evaluering og utredninger av offentlig sektor. Metoder Veline har erfaring med er: dokument- og dataanalyse, utarbeidelse og gjennomføring intervju og workshop/arbeidssamlinger. I Deloitte er Veline involvert i prosjekter som retter seg mot offentlig sektor. Veline jobber i hovedsak med prosjektet som retter seg mot kommunesektoren og deltar i prosjekter innenfor feltene evaluering, analyse og kartlegging. Veline Martinsen Senior konsulent Før hun startet i Deloitte, jobbet Veline tre år i Pedagogisk- psykologisk tjeneste, med pedagogisk- psykologisk rådgivning, testing, veiledning, opplæringsvirksomhet og kompetanseutvikling, administrasjon, organisasjonsutvikling, ledelse og forsknings-, utdannings- og utredningsarbeid. Veline arbeidet i 6 år med pleie- og omsorg, herunder somatisk og psykiatrisk/lukket enhet. Videre har Veline erfaring med barnevern og barne- og ungdomspsykiatri. Veline har mastergrad i Pedagogisk- psykologisk rådgivning. Masteroppgaven er skrevet innen området tverrfaglig helsearbeid med vekt på samarbeid og samordning. Konsulent Relevant erfaring og kompetanse Helga kan bidra med kompetanse innenfor områdene prosjektarbeid, analyse, evaluering og utredninger av offentlig sektor. Metoder Helga har erfaring med er: dokument- og dataanalyse (av både kvalitative og kvantitative data), utarbeidelse og gjennomføring av elektroniske spørreundersøkelser, intervju, workshop/arbeidssamlinger. Helga har sektorkompetanse om og helse- og omsorgssektoren, både statlig og kommunalt. Helga Hee Moen Senior konsulent I Deloitte er Helga involvert i prosjekter som retter seg mot offentlig sektor. Helga jobber i hovedsak med prosjektet som retter seg mot kommunesektoren og deltar i prosjekter innenfor feltene evaluering, analyse og kartlegging. Helga har deltatt i prosjekter hvor hun har hatt rollen som operativ prosjektleder, som inkluderer koordinatorfunksjon med kunden internt og eksternt og deltakelse i hele prosessen fra tilbud til rapport. Før hun startet i Deloitte, jobbet Helga 3 år i Riksrevisjonen, med selskapskontroll og forvaltningsrevisjon av helse- og omsorgssektoren. Arbeidet bestod i å gjennomføre systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra Stortingets vedtak og forutsetninger. I Riksrevisjonen var hun blant annet prosjektleder og ansvarlig for innsamling og bearbeiding av data. Helga har gjennom studier spesialisert seg på helseøkonomi og helsepolitikk. Gjennom studier i policy analyse, har hun opparbeidet seg kompetanse om folkehelse og forebygging, hvor hun skrev en oppgave med tema: Hvordan øke kommunenes satsning på folkehelsearbeid og forebyggende helsetjenester. 21

22 Konsulent Marita Sollien Konsulent Relevant erfaring og kompetanse Marita kan bidra med kompetanse innenfor områdene prosjektarbeid, analyse og evaluering av kommunal sektor. Fra tidligere prosjekter innenfor denne sektoren har Marita erfaring med kvantitative analyser som regnskaps-, sykefraværs- og tjenestespesifikke analyser, intervjuer, arbeidsmøter og dialogkonferanser. Marita har det siste året bistått en rekke kommuner med gjennomgang av deres helse- og omsorgssektor, med fokus på å etablere en bærekraftig og omstillingsdyktig drift. Det har i alle prosjektene vært fokus på tiltak som kan gi både økt kvalitet og redusert kostnadsnivå. Hun har i disse prosjektene deltatt i hele prosessen fra tilbud til sluttrapport, og har følgelig god kunnskap om kommunalt helsevesen. Marita er utdannet Siviløkonom, med spesialfelt innen lønnsomhetsanalyser og strategi. Videre har hun tidligere arbeidserfaring fra kommunalt helsevesen, særlig med mennesker med nedsatt funksjonsevne. 22

23 5. Pris for oppdraget Merkantile betingelser Innhenting av bakgrunnsinformasjon, rapportskriving og presentasjon av løsning tilbys utført for en samlet ramme på kr ekskl. MVA. Som vist i den mer detaljerte prosjektkalkylen nedenfor, er kostnadsrammen sammensatt av kr for timeressurser og kr til dekning av reise- og oppholdsutgifter. I tabellen nedenfor gis en oversikt over honorarbudsjettet per aktivitet med antallet timer som skal anvendes og den totale ramme for honoraret. Budsjett og framdriftsplanen er tentativt og fastsettes etter nærmere drøfting med oppdragsgiver. Tabell 1: (Innhold sladdet) Aktiviteten i prosjektet er lagt opp med sikte på at bred involvering og deltakelse fra mange aktører, da vi har oppfattet at dette er et ønske fra kommunen. Involvering og forankring av planarbeidet innebærer at en del tid vil gå med til møter. Dersom Gol kommune ønsker mindre involvering enn det vi har lagt opp til her, vil det også være mulig å redusere honorarrammen. 23

24 5.2 Estimert ressursinnsats hos tilbudte konsulenter Tabellen nedenfor viser estimert ressursinnsats hos tilbudte konsulenter. Tabell 2 Estimert ressursinnsats Konsulent Rolle Stillingsnivå Estimert ressursinnsats Rachel Myhr Williksen Prosjektleder Senior manager 35 % Veline Martinsen Prosjektmedarbeider Senior konsulent 20 % Helga Hee Moen Prosjektmedarbeider Senior konsulent 20 % Marita Sollien Prosjektmedarbeider Konsulent 20 % Trond Julin Prosjektstøtte Director 5 % 24

25 6. Referanseliste fra tilsvarende oppdrag 6.1 Referanser fra tilsvarende oppdrag Med kommunesektoren som et av Deloittes satsningsområder har vi tidligere bistått en rekke kommuner i omstillings- og effektiviseringsprosesser. I tabellen nedenfor presenteres fem utvalgte referanser som vi mener er relevante for oppdraget i Gol kommune. En eller flere av tilbudt personell har vært en del av leveranseteamet i de refererte oppdragene. Deloitte gjør spesielt oppmerksom på at konsulentene som tilbys på dette oppdraget har en rekke andre relevante personlige referanser i sine CV-er. Vi viser derfor også til de respektive konsulentenes CV-er, presentert i «Vedlegg 1 CVer for tilbudte konsulenter». Bø kommune: Kostnads- og strukturgjennomgang Prosjektbeskrivelse Som en del av prosessen med sikte på å redusere kommunens driftsutgifter ønsket Formannskapet en generell gjennomgang av hele den kommunale driften, med et særlig fokus på kommunens administrasjon og pleie- og omsorgssektor Med bakgrunn i dette ønsket Formannskapet en uavhengig analyse av kommunens aktiviteter. Formålet med analysen var å beskrive den kommunale driften og å identifisere konkrete tiltak for effektivisering i organisasjonen der siktemålet var å bedre den totale økonomiske situasjonen i kommunen. En slik gjennomgang skal både peke på mulige reduksjoner i driften og hvilket prosjekt som bør sette i gang for å nå de økonomiske måltallene for Bø kommune. Deloitte så på både konsernstrukturen, sektorovergripende områder og basisorganisasjonen gjennom en nåsituasjonsbeskrivelse og en videre analyse, samt konkretisering av tiltak i en tiltakspakke. Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt Januar 2012 pågående Kunde Bø kommune Kontaktpersoner hos kunde Ass. rådmann Terje Kili, terje.kili@bo.kommune.no Tlf.: /

26 Meland kommune: Gjennomgang av driften av pleie- og omsorgstjenestene Prosjektbeskrivelse På bakgrunn av utfordringer innen pleie- og omsorgstjenesten knyttet til folkevekst, demografiske endringer og samhandlingsreformen, ønsket Meland kommune en gjennomgang av tjenesten, samt kvalitetssikring rundt vurderinger av kostnadseffektiv drift. Deloitte har levert en rapport som beskriver effektiv organisering av helse- og omsorgstjenestene, analyse av kostnader, organisasjonsevaluering og framskriving av behovet for tjenester og utarbeidelse av tiltak for framtidig utvikling. Link til rapporten: Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt August november 2012 Kunde Meland kommune Kontaktpersoner hos kunde Kommunalsjef Helge Kvam, Tlf.:

27 Sørum Kommune: Organisasjon for framtida ny organisasjonsstruktur i Sørum kommune Prosjektbeskrivelse Prosess- og analysebistand i arbeidet med utvikling av ny organisasjonsstruktur for kommunens tjenesteproduserende enheter, stab- og støttefunksjoner. Sørum kommune gjennomførte et prosjekt for å identifisere hovedutfordringer for kommunen i et langsiktig perspektiv, for deretter å vurdere tiltak for å møte disse utfordringene og sørge for best mulige tjenester ut fra effektivitet og kvalitet. Som en del av dette arbeidet bistod Deloitte med å vurdere kommunens organisering og håndtering av administrative oppgaver, samt å vurdere den totale organisasjonsstrukturen av kommunen. Det ble gjort en vurdering av den helhetlige organisasjonsstrukturen, og fokus ble lagt på en tydelig rollefordeling mellom de ulike aktørene i organisasjonen, samt at brukerne skal få gode og effektive tjenester. Det ble også gjort en evaluering av mulighetene for sentralisering av administrative oppgaver og støttefunksjoner, og utsetting av tjenester for å gjøre det enklere å styre kostnader og ha kontroll på organisasjonsog prosessutvikling. Prosjektet leverte konkrete forslag til endringer i kommunens helhetlige organisasjonsstruktur, samt organisering av administrative funksjoner. Det ble også gitt anbefalinger vedrørende tilpassing av styringssystem til ny organisasjonsstruktur. Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt September 2011 november 2012 Kunde Sørum kommune Kontaktpersoner hos kunde Rådmann Marius Trana Tlf.: (sentralbord) 27

28 Songdalen kommune: Drifts- og ressurskartlegging for helse- og omsorgsenheten Prosjektbeskrivelse På bakgrunn av betydelige budsjettavvik innenfor helse og omsorg gjorde kommunestyret vedtak om ekstern gjennomgang av HOenheten med tanke på tilpasning av driften til vedtatt budsjettramme. Det skulle også vurderes framtidige behov for ressurser innen helse- og omsorgsenheten. Telemarksforsking i samarbeid med Deloitte gjennomførte en driftsog ressurskartlegging for helse- og omsorgsenheten i Songdalen kommune. Rapporten fra kartleggingsarbeidet var et analysegrunnlag til kommunen for å vurdere i hvilken grad det er realistiske budsjettrammer for HO-enheten, og om det er en hensiktsmessig tjenesteorganisering. Vi så også på hvordan økonomifunksjonen og rapporteringsrutiner gjennom året kan gi et oversiktlig og rettvisende bilde av virksomheten. Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt Mai september 2012 Kunde Songdalen kommune Kontaktpersoner hos kunde Rådmann Vidar Skaaland, vidar.skaaland@songdalen.kommune.no Tlf.:

29 Nedenfor oppgir vi flere utvalgte referanser som vi mener er relevante for oppdraget i Gol kommune. De gjennomførte oppdragene er stort sett oppgitt i etter relevans på prosjektene, med de mest relevante oppgitt først i oversikten. Ringerike kommune: Effektiv organisering av helse og omsorgstjenestene Prosjektbeskrivelse Ringerike kommune sto overfor store utfordringer i den kommende økonomiplanperioden. Flere av de store virksomhetene innenfor helse og omsorg hadde betydelige overforbruk. Samtidig hadde kommunen behov for å etablere nye og ressurskrevende tiltak. Vi foretok en analyse av den overordnede organisering av fagområdet for å vurdere om den gjeldende organiseringen var hensiktsmessig og effektiv. På bakgrunn av dette ble det utarbeidet tilrådinger om hvilke tiltak som skulle iverksettes. Resultatet av analysen, vurderinger og tilrådinger er dokumentert i rapport. Vi bistår også Ringerike kommune med utvikling av samhandlingstiltak som skal ivareta målsettingene i Stortingsmelding 47. Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt August 2011 til juni 2012 Kunde Kontaktpersoner hos kunde Ringerike kommune Oppgis på forespørsel Fet kommune: Gjennomgangen av Pålsetunet sykehjem Prosjektbeskrivelse Gjennomgangen hadde sin bakgrunn i gjentatte budsjettoverskridelser. Rådmannen ønsket å kartlegge årsakene til merforbruket, slik at nødvendige tiltak kunne iverksettes. Deloittes tilnærming innebar analyser av drifts- og bemanningssituasjonen ved sykehjemmet, samt sammenligninger med institusjonstjenesten i andre kommuner. Ved oppdragsslutt ble det levert en skriftlig rapport til Fet kommune som inneholdt forslag til alternative organiseringsog driftsløsninger, med kostnadsoverslag. Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt 2011 Kunde Kontaktpersoner hos kunde Fet kommune Kan fås på forespørsel 29

30 Tønsberg kommune: Effektiv organisering av helse og omsorgstjenestene Prosjektbeskrivelse Tønsberg kommune stod overfor store utfordringer i den kommende økonomiplanperioden. Flere av de store virksomhetene innenfor helse og omsorg hadde betydelige overforbruk. Samtidig hadde kommunen behov for å etablere nye og ressurskrevende tiltak. Det ble foretatt en analyse av den overordnede organisering av fagområdet for å vurdere om den gjeldende organiseringen var hensiktsmessig og effektiv. Det ble også foretatt en gjennomgang av intern delegerings-, fullmakt- og ledelsesstruktur i virksomhetene. På bakgrunn av dette ble det utarbeidet tilrådinger om hvilke tiltak som skulle iverksettes. Analysene ble foretatt med grunnlag i KOSTRA- data, gjennomgang av budsjett og regnskap, et bredt spekter av styringsdokumenter fra kommunen og intervju med virksomhetsledere, mellomledere og tillitsvalgte. Resultatet av analysen, vurderinger og tilrådinger er dokumentert i en rapport. Rapporten ble utarbeidet i nært samarbeid med virksomhetslederne innenfor pleie- og omsorgstjenenestene. Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt Mai-august 2010 Kunde Kontaktpersoner hos kunde Tønsberg kommune Navn: Harald Næss, Kommunaldirektør Tlf: E-post: harald.naess@tonsberg.kommune.no Vaksdal kommune: Gjennomgangen av hjemmetjenesten Prosjektbeskrivelse Deloitte gjennomførte en analyse av hjemmetjenesten i Vaksdal som ga grunnlag for forslag til alternative organiserings- og driftsløsninger. Det ble etablert et omstillings og utviklingsprosjekt for å tilpasse organisering og tjenester til samhandlingsreformen og til de økonomiske rammene kommunen har. Kommunen har de siste årene hatt ønsker om å dreie tjenestetilbudet fra institusjon til hjemmebasert omsorg i tråd med behovene i samfunnet og Samhandlingsreformen. Tallet på eldre vil gå ned i økonomiplanperioden og dermed også rammebevilgningene til kommunen. Det vil være behov for omstilling og tilpassing til reduserte rammer i årene som kommer. Kartleggingen ble gjort gjennom intervju og KOSTRA analyser. Sluttrapporten ble utarbeidet i tett samarbeid med virksomhetslederne. Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt Kunde Vaksdal kommune 30

31 Vaksdal kommune: Gjennomgangen av hjemmetjenesten Kontaktpersoner hos kunde Rådmann Trine Pedersen Grønbech, tlf KS : Analyse av en landsdekkende spørreundersøkelse om samhandlingsaktiviteter i kommunene Prosjektbeskrivelse Størrelse/verdi på oppdraget KS gjennomførte i mai/september en landsdekkende spørreundersøkelse til alle landets 430 kommuner med formålet å kartlegge samhandlingsaktiviteter i kommunen. Deloitte bisto KS med en analyse av denne undersøkelsen hvor resultatene ble presentert i en hovedrapport totalt for hele landet og et eksempel på en fylkesrapport. Her satt Deloitte sammen resultater fra undersøkelsen og nøkkeltall ift spesialisthelsetjenester og befolkningssammensetning. Kan fås ved henvendelse Tidspunkt Mai 2011 September 2011 Kunde Kontaktpersoner hos kunde KS- Kommunens interresse og arbeidsgiverorganisasjon Navn: Torun Risnes, Spesialrådgiver Tlf: E-post: torun.risnes@ks.no Trondheim kommune: Kostnader og gevinster ved bestiller-utfører-modellen Prosjektbeskrivelse Formålet med oppdraget varr å: Gi økt kunnskap og dokumentasjon om styrker og svakheter ved bestiller-utfører-organisering Finne frem til hovedelementer som er kostnadsdrivende og hovedelementer som gir økt effektivitet Gi en vurdering og anbefaling om hvordan bestiller-ufører - modellen kan utformes for å gi mest mulig effektiv utnyttelse av ressursene Kartlegge hvilke prinsipper som er lagt til grunn i den enkelte kommune/bydel og i hvilken grad disse etterleves Oppdraget løses gjennom en kombinasjon av kvalitativ og kvalitativ metode, hvor vi i den kvalitative tilnærmingen vil kartlegge organisering, finansieringsform, rutiner og prosedyrer, samt etterlevelsen av disse gjennom dokumentstudier og intervju, og i den kvantitative tilnærmingen vil foreta økonomiske analyser med utgangspunkt i KOSTRA, årsregnskap, budsjett og andre økonomiske styringsdata fra kommunene Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt November mai 2012 Kunde Kontaktpersoner hos kunde Trondheim kommune som prosjektførende by på vegne av ASSSkommunene Navn: Øyvind Hognestad Karlsen, Rådgiver, Rådmannens fagstab Tlf:

32 Trondheim kommune: Kostnader og gevinster ved bestiller-utfører-modellen E-post: Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet: Strategisk rådgivning til Bufdirs ledelse Prosjektbeskrivelse Deloitte har bistått Bufdir i arbeidet med kvalitetsutviklingsprogrammet, et nasjonalt program som innebærer omorganisering av hele det statlige barnevernet. Bistanden er delt inn i flere ulike deloppdrag. Blant disse er: Etablering av faglige standarder for Bufetats akutt- tilbud Prosessbistand i utviklingen av en felles FoU- strategi for det statlige barnevernet Prosessbistand i etablering av ledernettverk for funksjonsdirektørene Størrelse/verdi på oppdraget Kan fås ved henvendelse Tidspunkt pågående Kunde Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet Kontaktpersoner hos kunde Ass. Direktør Runar Nygård, tlf Helse Vest Utviklingsprosjektet Nordfjord sjukehus Framtidas lokalsjukehus Prosjektbeskrivelse Deloitte bistod Helse Vest RHF i prosjektet med å utvikle fremtidens lokalsykehus ved Nordfjord sjukehus. Dette prosjektet var et nasjonalt pilotprosjekt som var igangsatt av Helse- og omsorgsdepartementet. Prosjektet skulle bidra til å finne rollen til fremtidens desentraliserte sykehus. Man så i prosjektet på hvordan tjenester som tilbys desentralt kan organiseres på måter som er til beste for pasienten og som er bærekraftige økonomisk og bidrar til å sikre robuste fagmiljøer. Med bakgrunn i samhandlingsreformen var det i arbeidet særlig viktig å se på samarbeidsformer med fastleger og kommunehelsetjenesten. Arbeidet skulle gi både konkrete resultater ved Nordfjord sjukehus og ha nasjonal overføringsverdi. Mye av arbeidet ble gjennomført i referansegrupper, som var sammensatt av ressurser fra ulike fagmiljø i både kommune- og spesialisthelsetjeneste. Deloitte bistod med støtte til styringsgruppe, prosjektgruppe og referansegrupper, diverse utrednings- og kartleggingsarbeider og med utarbeidelse av skriftlig dokumentasjon. Ny organisering er nå i ferd med å implementeres. 32

33 Helse Vest Utviklingsprosjektet Nordfjord sjukehus Framtidas lokalsjukehus Tidspunkt Regionrådet Nordhordland IKS: Prosessveileder for «Forprosjekt Helsehus i Nordhordland» et interkommunalt samarbeid om lokalmedisinske tjenester for 9 kommuner i Nordhordland Prosjektbeskrivelse Prosjektgruppen har bestått av sentrale representanter fra de ulike kommunene i Regionrådet i tillegg til representanter fra Haraldsplass diakonale sykehus og ulike avdelinger i Helse Bergen HF. Tidspunkt 2012 Arbeidet er oppsummert i en rapport som er presentert for alle kommunestyrene høsten 2012 med anbefalinger om oppstart av et gjennomføringsprosjekt for å bygge et «helsehus» på 6000 m2 i Lindås kommune og et interkommunalt samarbeid om legevaktstjenester og øyeblikkelig hjelp døgnplasser, samt spesialisthelsetjenester som ambulansestasjon, satellitt-tjenester som røntgen og dialyse, avtalespesialister og psykisk helsevern for barn og voksne Helse- og omsorgsdepartementet: Inntekts- og kostnadsudnersøkelse for landets fastleger, avtalespesialister psykologer og psykiater Prosjektbeskrivelse Oppdraget innebar en omfattende spørreundersøkelse for over 8000 respondenter inklusive analyse av svarene og en kobling av svarende med andre datakilder. Metodene arbeidsmøter og dokumentstudie ble benyttet i kartleggingen. Tidspunkt KS: FoU-prosjekt: «Øyeblikkelig hjelp døgntilbud i kommunene» Prosjektbeskrivelse Deloitte skal bistå KS med en undersøkelse på hvordan kommunene etablerer øyeblikkelig-hjelp døgntilbud. Gjennom en tredelt metode, som består av en dokumentanalyse, en spørreundersøkelse og dybdearbeidsmøter/casestudier skal erfaringene ved etablering av øyeblikkelig-hjelp døgntilbud kartlegges, analyseres og struktureres. Funn fra analysen skal oppsummeres i en rapport og i en kunnskapsdatabase som andre kommuner kan benytte som hjelpemiddel i forbindelse med sin etableringsprosess. 33

34 KS: FoU-prosjekt: «Øyeblikkelig hjelp døgntilbud i kommunene» Tidspunkt pågående KS: FoU-prosjekt: «Kommunens samhandling med helseforetak gode eksempler» Prosjektbeskrivelse Etter KS sin landsdekkende undersøkelse om samhandlingsaktiviteter i kommunene, ønsket KS å se nærmere på utfordringsbildet hver kommune har i forhold til utvalgte nøkkeltall fra: Befolkningssammensetning og prognoser Bruk av spesialisthelsetjenester Ressursinnsats og kostnader innen kommunalhelsetjenester og pleie og omsorgstjenester Midler fra statsbudsjett til kommunal medfinansiering (KMF) og utskrivningsklare pasienter. Tidspunkt Deloitte bistod KS ved å gjennomføre en analyse av alle utvalgte nøkkeltall på nasjonalt- og fylkesnivå. I sluttleveransen ble det vist et utfordringsbilde for hver kommune pr område og prosjektet skal sees i sammenheng med utfordringsbildet for hver kommune. Drammen kommune: Evaluering av brukervalgsordningen Prosjektbeskrivelse Evalueringen tok for seg hvilke konsekvenser innføringen av brukervalgsordningen i de hjemmebaserte tjenestene har hatt for brukertilfredshet, tjenestekvalitet, økonomi, ansattes arbeidsvilkår og organiseringen av tjenestene (bestiller-utfører). Tidspunkt 2011 Datakildene i prosjektet var: brukerundersøkelser, sentrale dokumenter arbeidsmøter med representanter for kommunen, private leverandører og brukerrepresentanter. 34