Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune Arkivsak: 14/8 Møtedato/tid: , kl. 14:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Ola Huke, leder Magne A. Thomasen, nestleder Oddvar Horg Sidsel Bodsberg Kjellrun Lefstad Hanshus, vara for Opedal Forfall: Ingrid Gangås Opedal Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/14 002/14 003/14 004/14 005/14 006/14 007/14 008/14 009/14 Godkjenning av protokoll fra møte den Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Orientering vedr. nytt avvikssystem Orientering til kontrollutvalget vedr. rutiner ved bevitnelse av testament Møter i folkevalgte organer Bestilling av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Ola Huke (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/8-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/14 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi til orientering. 2. Kommunestyret tar revisjonens påpekning om ordførers habilitet til etterretning, og ber Eierskapsutvalget vurdere hvordan hensynet til habilitetsreglene og en god eierstyring kan ivaretas på best mulig måte for fremtiden. 3. Kommunestyret ber Eierskapsutvalget følge opp øvrige konklusjoner og vurderinger i rapporten. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av rapporten i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmelding.. Vedlegg Rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi Saksutredning I plan for selskapskontroll , vedatt av kommunestyret i sak 66/2012 ble følgende prosjekter prioritert: System og praksis for eierstyring Aksjeselskapet Lundemo Bruk Envina IKS Gauldal Brann og Redning IKS Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi AS Trønderenergi er gitt 5. prioritet i Plan for selskapskontroll , men igangsetting av denne selskapskontrollen ble prioritert da prosjektet også hadde høy prioritet hos andre eierkommuner. Kontrollutvalget i Melhus kommune vedtok i sak 5/2013 at man ønsket å delta i et samarbeid om selskapskontroll i Trønderenergi AS. På bakgrunn av dette ble det i samarbeid mellom Konsek, Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon utarbeidet en prosjektskisse, og kontrollutvalget vedtok med utgangspunkt i prosjektskissen en bestilling av selskapskontroll i Trønderenergi. Revisjon Midt-Norge og Trondheim kommunerevisjon avla en rapport fra selskapskontroll av Trønderenergi som svar på bestillingen fra kontrollutvalget i Melhus kommune og 19 andre kontrollutvalg. 3

4 Om selskapet Trønderenergi AS er et energikonsern som per var eid av 24 kommuner i Sør-Trøndelag og Nordmøre energiverk, som igjen er eid av Trønderenergi AS og 5 kommuner på Nordmøre. Selskapet ble etablert i 1950 som Sør-Trøndelag elektrisitetsverk, og fikk sitt nåværende navn i I 2010 kjøpte selskapet nettselskapet Trondheim Energi Nett AS, som ble fusjonert med Trønderenergi nett i Selskapet har i dag en rekke datterselskaper organisert innen forretningsområdene energi (prosjektutvikling, handel og kraftproduksjon), nett (nettdrift og montering) og marked (salg av strøm og kundetjenester). Foretningsområdet nett er en monopolvirksomhet, mens de andre forretningsområdene drives i konkurranse med markedet for øvrig. Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i selskapet, og her er alle eierne representert etter eierandel. 10 medlemmer velges av generalforsamlingen til en bedriftsforsamling sammen med 5 medlemmer valgt av de ansatte. Disse velger igjen selskapets styre. 16 eiere er parter i en aksjonæravtale fra 2005 som regulerer forhold mellom eierne. Eierne møter også i jevnlige eiermøter, som er en uformell arena for dialog, og ikke et formelt eierorgan. Om rapporten Etter bestilling fra kontrollutvalgene i 20 av eierkommunene er rapporten utarbeidet i samarbeid mellom Trondheim kommunerevisjon og Revisjon Midt-Norge IKS. Rapporten gir en omfattende og grundig gjennomgang av de deler av virksomheten som har vært undersøkt. Den tar utgangspunkt i tre hovedproblemstillinger: 1. Har den økonomiske utviklingen i Trønderenergi vært i samsvar med eiernes forventninger? 2. Er eierstyring og selskapsledelse i Trønderenergi i samsvar med gitte anbefalinger? 3. Hvordan ivaretar Trønerenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? For å undersøke disse problemstillingene har revisor blant annet gått ut med en spørreskjemaundersøkelse til ordførere i alle 24 eierkommuner, og intervju med til sammen 24 informanter, deriblant ordførere i de 4 største eierkommunene (Melhus, Trondheim, Orkdal og Rissa) samt representanter for administrativ ledelse, styre, valgkomite, revisor og Norges vassdrags og energiverk. I tillegg har revisjonen gått igjennom regnskapsinformasjon og annen dokumentasjon fra konsernet. Økonomisk utvikling Den største endringen i selskapets drift fra er oppkjøpet av Trondheim energi nett AS. Dette har medført en dobling av konsernets økonomiske aktivitet og en firedobling av antall nettkunder. Revisjonen registrerer at avkastningen fra nettvirksomheten var svak i 2012, men at selskapet har intensivert arbeidet med effektivisering for å få økonomiske gevinster ut av nettvirksomheten. Revisjonen påpeker at konsernets investeringsvirksomhet gjennom Trønderenergi Invest AS har vært lite lønnsom. Revisjonen ser det som positivt at selskapet nå har valgt å avvikle denne virksomheten. Kraftsalgsvirksomheten kan vise til god avkastning. Samlet sett viser revisjonen til at lønnsomheten var for svak i Utbytte til eierne har i følge revisjonen vært stabilt gjennom perioden, og i tråd med eierens utbyttekrav. 4

5 Revisjonen viser til at det ble signalisert lavere nettleie i distriktet og en mindre økning i nettleien i Trondheim og Klæbu etter fusjonen av nettselskapene. Revisjonen kan ikke se at dette har skjedd, og det er ikke signalisert lavere nettleie de nærmeste årene heller. Den såkalte harmoniinntekten som selskapet har tillatelse til å kreve inn etter fusjonen medfører økt nettleie, men bedre lønnsomhet for selskapet. Revisjonen understreker at sammenslåingen har vært ønskelig ut fra nasjonale prioriteringer for å få mer robuste og effektive nettselskap. Eierstyring og selskapsledelse Revisjonen viser til at de fleste ordførere mener deres kommune har et klart mål med eierskapet i Trønderenergi, men ikke alle. Videre har åtte kommuner ikke utarbeidet eiermeldinger1. Revisjonen mener dette viser at noen av kommunene har et for lite bevisst forhold til eierskapet. Det er en viss varisjon i eiernes mål for eierskapet, med ulik vekt på finansielle hensyn, men revisjonen vurderer det ikke som å ha vært et problem for selskapet, og alle eiere har godtatt endringer i utbyttestruktur. Revisjonen viser til at aksjonæravtalen er gammel, at det er på høy tid at denne oppdateres og at det derfor er positivt at eierne er i gang med å utforme en ny. Det er tradisjon for at det stort sett er ordførere som representerer kommunene i generalforsamling. Revisjonen viser til at dette legger til rette for god formell og uformell kontakt med de politiske organene i kommunene, og i tråd med anbefalinger fra KS. Revisjonen understreker imidlertid at kommunestyrene også jevnlig bør orienteres, for eksempel gjennom behandling av eierskapsmelding. Revisor påpeker at de uformelle eiermøtene i praksis er der de reelle eierdiskusjonene foregår, og at det bør vurderes å føre referater fra disse for å gi bedre etterprøvbarhet i eierstyringen. Styre og bedriftsforsamling er formelt sett en del av selskapets ledelse, og ikke eierorganger. Revisor viser til at det har vært praksis å velge ordførere også til disse vervene. Dette kan skape habilitetsutfordringer i forhold til styret. Revisor viser til at dette med ett unntak er håndtert godt av styremedlemmene, men at sju av ni ordførere i bedriftsforsamlingen har brutt forvaltningslovens habilitetsbestemmelser ved behandling av endring av vedtekter.2 Revisor viser også til at det er grunn til å stille spørsmål ved om medlemmer av styre eller bedriftsforsamling også må vurderes som inhabile til å møte i generalforsamling på vegne av kommunen. Styret velges av bedriftsforsamlingen etter innstilling fra en valgkomite. Revisor har inntrykk av at komiteens arbeid har vært godt og hensiktsmessig, men påpeker at kriteriene for valg til styret er for vage og upresise og at enkelteiere har lagt sterke føringer på valgkomiteens arbeid. Revisor understreker at eierstyring bør skje gjennom generalforsamlingen, ikke styret, og at det er liten grunn til direkte eierrepresentasjon i styret. Revisor påpeker at det er grunn til å tro at dette fører til forskjellsbehandling av eierne. Revisjonen trekker særlig fram ett tilfelle der de mener at Melhus kommune har gått ut over rammene for profesjonell eierstyring ved å utøve press for at deres kandidat fikk plass i styret i Dette medførte etter revisors vurdering at valgkomiteen ikke kunne innstille på den kandidaten de mente var best egnet ut fra kriteriene de ble gitt. Etter revisjonens vurdering har eierne fokus på selskapets samfunnsansvar. Selskapet har omfattende etiske retningslinjer, men revisjonen påpeker at de ikke 1 2 Roan, Åfjord, Osen, Midtre Gauldal, Tydal, Holtålen, Snillfjord og Rissa har ikke eiermelding. Dette gjelder ordførerne i Orkdal, Hemne, Frøya, Oppdal, Hitra, Malvik og Skaun. 5

6 har egne retningslinjer for hva som er samfunnsansvaret. Selskapet har lagt offentleglova til grunn for nettselskapets og morselskapets virksomhet, og er bevisst på prinsippene i lov om offentlige anskaffelser. Miljøansvar er dokumentert gjennom ISO-sertifisering. Selskapet har vært igjennom en stort strategisk utviklingsprosess. Revisors vurdering er at selskapet har gjort en god jobb med å informere eierne om dette. Revisor påpeker imidlertid at eierne i mindre grad har vært informert om utenlandssatsingen og investeringsvirksomheten og at selskapet også bør sørge for dette. Selskapet står foran store strategiske beslutninger om vindkraftsatsing, og revisor viser til at eierne er delt i dette spørsmålet. Revisjonen mener det er avgjørende at alle eierkommuner setter seg inn i spørsmålet og forankrer kommunens syn i politiske organer. Revisjonen vurderer at konsernet i all hovedsak har nødvendige styringssystemer for selskapet. Internkontrollen er generelt også vurdert som tilfredsstillende, men med noen utfordringer som er påpekt. Innkjøpsrutiner og økonomirutiner på konsernnivå anses av revisor som tilstrekkelige, men revisor påpeker at økonomistyringen i nettselskapet har vært mangelfull. Revisor ser det som positivt at det er et arbeid på gang for å styrke dette. Revisor omtaler særlig problemer i tilknytning til system for måling, avregning, fakturering og innfordring (MAFI), som har vært uheldig for nettselskapet og har medført at synergieffekter ikke er tatt ut. Nettselskapets nøytralitet og funksjonelt skille Nettselskapet er en monopolvirksomhet som er konsesjonsbelagt og underlagt særskilte regler for hvordan den skal drives. Sentralt er at konsernet må kunne dokumentere skille mellom monopolvirksomheten og den konkurranseutsatte virksomheten. I forbindelse med sammenslåingen av nettselskapene har selskapet også fått så mange kunder at de er underlagt strengere krav enn mindre nettselskaper. NVE fant både i 2010 og 2011 avvik på dette området i forbindelse med statlig tilsyn, som til dels ble oppfattet som alvorlige. I oppfølgingen av dette ble Trønderenergi i 2012 ilagt en tvangsmulkt på 1 mill.kr. basert på fem forhold knyttet til funksjonelt skille. Revisjonen viser til at NVE nå har konkludert med at avvikene er lukket. Revisjonen er imdilertid kritisk til at det har tatt så langt tid å få dette i orden. Revisjonen observerer at selskapet ikke later til å ha tatt dette like alvorlig som den statlige tilsynsmyndigheten, men at dette i dag tas på alvor av konsernledelsene. Revisors konklusjoner Blant revisors konklusjoner er at selskapet fremstår som solid og lønnsomt, men har utfordringer med lavere kraftpriser og har signalisert et behov for halvering av utbytte i en overgangsperiode. Selskapet bør i følge revisor har fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og etikkarbeid og har etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisor at god eierkontakt har sikret at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene som eiernes beslutningsorgan bør særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: 6

7 Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Melhus kommune Melhus kommune har utarbeidet en eierstrategi, og har gjennom dette satt målsettinger for sitt eierskap, og prinsipper for eierstyring. Av prinsippene for eierstyring i eierstrategiens del I fremgår det blant annet følgende: Generelt om styrearbeid I et aksjeselskap eller et kommunalt foretak skal eierinnflytelsen utøves på generalforsamlingen eller i foretaksmøtet. God styrerekruttering er en viktig oppgave for kommunen som eier. Et styres sammensetning må balanseres opp mot virksomhetens strategiske og forretningsmessige omfang. Slik sett skal styret være en ressursbase som tilfører innsikt og kunnskaper på områder som er viktige for selskapets utvikling, vekst og lønnsomhet. God økonomisk forståelse er en forutsetning. Dessuten bør styret ha tilgang til juridisk kompetanse. God kjennskap til offentlig forvaltning og politikkutøvelse er viktig. Dessuten bør man ha kjennskap til aktuelle bransje. I eierstrategiens del II, om de enkelte selskaper, så har Melhus kommune blant annet følgende strategi for sitt eierskap i Trønderenergi: Som største eier forventer Melhus kommune å være representert i styret for selskapet. Revisjonen trekker særlig fram ett tilfelle i rapporten der de mener at Melhus kommune har gått ut over rammene for profesjonell eierstyring ved å utøve press for at deres kandidat fikk plass i styret i Dette medførte etter revisors vurdering at valgkomiteen ikke kunne innstille på den kandidaten de mente var best egnet ut fra kriteriene de ble gitt. Revisor understreker at eierstyring bør skje gjennom generalforsamlingen, ikke styret, og at det er liten grunn til direkte eierrepresentasjon i styret. Revisor påpeker at det er grunn til å tro at dette fører til forskjellsbehandling av eierne. Etter revisors syn taler både hensyn til kompetanse og til habilitet mot styrer som langt på vei er sammensatt av politisk ledelse fra eierkommunene. I tillegg kommer de potensielle rollekonfliktene styremedlemmene kan komme opp i ved sin virksomhet i styret. Forvaltningslovens habilitetsregler medfører utfordringer for de ordførere som sitter i styret og bedriftsforsamling. På grunn av sine verv kan de ikke delta i den politiske debatten om viktige saker for sine kommuner. 7

8 Denne undersøkelsen viser at det har forekommet flere brudd på habilitetsreglene ved politisk behandling av saker som angår TrønderEnergi i eierkommunene. Ordfører i Melhus kommune, som er styremedlem, har brutt habilitetsreglene. Habilitetsreglene må tolkes slik at de begrenser muligheten for de ordførere som er medlem i styret eller bedriftsforsamling til å representere kommunen på generalforsamling. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet tilrår at kommunestyret ber Eierskapsutvalget ta rapportens vurderinger opp til diskusjon i sitt arbeid med Melhus kommune sin eierstrategi, og at det tas initiativ i forhold til de omtalte konklusjonene om eierstyring. 8

9 Orientering vedr. nytt avvikssystem Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/14 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning Kristin Fosseide, rådgiver Utviklingsseksjonen, vil orientere om Melhus kommune sitt nye avvikssystem EQS. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 9

10 Orientering til kontrollutvalget vedr. rutiner ved bevitnelse av testament Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/14 Eva J. Bekkavik /44-17 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar Rutiner ved bevitnelse av testament til orientering. Vedlegg Rutiner ved bevitnelse av testament Saksutredning På sitt møte i juni 2013 behandlet kontrollutvalget en henvendelse vedr. bevitnelse av testament i Melhus kommune. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken: Kontrollutvalget anbefaler rådmannen å utarbeide retningslinjer og prosedyreregler vedr. spørsmål om testamentsbevitnelse og eventuelle andre situasjoner som ansatte kan bli stilt overfor i sitt arbeid med omsorg og pleie av mennesker. På bakgrunn av kontrollutvalgets vedtak så sendte kontrollutvalgets sekretariat et brev, datert , til rådmannen i Melhus kommune (vedlegg). Rådmannen har i e-post av 05. mars 2014 oversendt dokumentet Rutiner ved bevitnelse av testamet (vedlegg) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til Rutiner ved bevitnelse av testament og anbefaler kontrollutvalget å ta dette til orientering. 10

11 Rutiner ved bevitnelse av testament Det kan forekomme situasjoner hvor helsepersonell blir bedt om å bistå pasienter med bevitnelse av testament eller opprettelse av nødtestament for arv eller gaver, når pasienten skjønner at hans tid nærmer seg. Opprettelse av testament er en privatrettslig handling og det enkelte sykehus/institusjon har ingen plikt eller ansvar for å bistå en pasient med testament. Imidlertid er det heller ingenting i veien for å bistå på dette området for å ivareta pasientens interesser. For nettopp å ivareta pasientens interesser er det viktig å være klar over arvelovens krav til at et testament skal være gyldig. 1.Krav til skriftlighet Testamentet må være skriftlig og datert, og det må tydelig fremkomme at det er et testament 2.Krav til den som oppretter testamentet Vedkommende må være myndig. Må også være ved full sans og samling på tidspunktet han/hun underskriver. Testamentet må være opprettet av egen fri vilje. 3.Krav til vitner Et testamentsvitne må være myndig og være ved full sans og samling. Vitnet, vitnets ektefelle, slektning i rett opp- eller nedstigende linje eller vitnets søsken, eller ektefellen til en slik nær slektning eller for en like nær slektning til ektefellen til et vitne kan ikke få en fordel gjennom testamentet som bevitnes. Det skjer ikke sjeldent at man trår feil på dette, så det enkleste er å benytte vitner som overhodet ikke er i slekt med noen av dem det angår. Styremedlem og lignende personer i selskap, foreninger osv. kan ikke benyttes som vitner. Vitnene står ikke ansvarlig for at innholdet i testamentet er juridisk bindende. Hvem kan skrive testamentet (føre det i pennen)? Hvem som helst kan skrive et testament. Det er imidlertid avgjørende at formkravene er oppfylt for at det skal være juridisk gyldig. Dersom testamentet er omfattende eller dersom pasient ikke klarer å skrive selv, anbefales det at pasient får bistand til å kontakte advokat. Nødtestament Loven åpner for muligheten til å opprette et gyldig testament i tilfeller hvor det foreligger en brå og farlig sykdom eller annet nødstilfelle. Et slikt testament kan gjøres på to måter. 1. Et muntlig testament med to vitner som er tilstede samtidig. (dette kan ikke fravikes) Vitnene bør i et slikt tilfelle straks gjøre testamentet skriftlig og redegjøre for forholdene som hindret dem i å gjøre testamentet skriftlig etter formkravene. 2. Skriftlig testament uten vitner 11

12 Møter i folkevalgte organer Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/14 Eva J. Bekkavik /44-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak.. Vedlegg Arbeidsmøter åpne/lukka - Fylkesmannens uttalelse Lov om kommuner og fylkeskommuner Kap. 6 og 10 Saksutredning Bakgrunn Noen innbyggere i Melhus kommune har sendt en henvendelse til Fylkesmannen vedr. såkalte "arbeidsmøter" for et samlet formannskap. Det ble stilt to spørsmål: Er arbeidsmøter i et samlet formannskap uten utlysing lukkede møter uten adgang for publikum? Er det i det hele tatt adgang til å bruke denne møteformen? Fylkesmannen har i e-post av 13. febraur 2014 gitt et svar (vedlegg). På bakgrunn av dette svaret så har kontrollutvalget fått en henvendelse fra innbyggerne med spørsmål om kontrollutvalget kan være behjelpelig med å gjøre kommunestyret kjent med Fylkesmannens uttalelse. Møteoffentlighet Det er et alminnelig utgangspunkt at det gjelder møteoffentlighet i alle kommunale og fylkeskommunale organer. Møteoffentlighet er en viktig del av lokaldemokratiet. Det er sentralt for et velfungerende lokaldemokrati at offentligheten får fullt innsyn i de argumenter som brukes som ledd i offentlig myndighetsutøvelse i folkevalgte organer. Slik legges det også til rette for at de folkevalgte kan få tilbakemelding på måten de forvalter den makten de har fått og forvaltningen av fellesskapets ressurser. At møteoffenlighet er et alminnelig prinsipp og utangspunkt, innebærer at unntak fra dette krever særskilt hjemmel, vedtak og begrunnelse. Det er nå gitt hjemmel for at folkevalgte organers vedtak om åpne og lukkede møter kan være gjenstand for selvstendig lovlighetskontroll (jf. Kommuneloven 59 nr. 1). Muligheten for at lukkingsvedtak prøves på denne måten, gjør at det folkevalgte organet må sørge for å gi en konkret begrunnelse for vedtaket (jf. Kommuneloven 30 nr. 4). Folkevalgte organer kan altså bare lukke sine møter i de tilfellene hvor loven uttrykkelig påbyr eller hjemler dette (jf. Kommuneloven 31 nr. 2-5). Dette innebærer at lukking bare kan skje i situasjoner hvor de hensynene som ligger 12

13 til grunn for unntakshjemlene helt konkret gjør seg gjeldende, og at lukking bare kan gjelde de deler av saksbehandlingen hvor lukking er nødvendig. At møter holdes for åpne dører innebærer at alle som ønsker det kan være til stede og overhøre forhandlingene, men uten tale-, forslags- eller stemmerett. Det vil også være adgang til å referere fra møtene, og til å ta oppforhandlingene på lydbånd m.v. og til å kringkaste dem. Det må meldes fra om opptak til møteleder, som bare kan nekte opptak dersom dette vil virke forstyrrende på gjennomføringen av møtet, for eksempel på grunn av lyssetting, sterk støy etc (jf. Kommuneloven 31a). Det at medlemmer av organet opplever det som ubehagelig at deres innlegg blir formidlet på denne måten, vil ikke kunne benyttes som begrunnelse for å avskjære slik overføring eller slikt opptak. Det viktigste unntaket fra hovedregelen om møteoffentlighet har grunnlag i lovbestemt taushetsplikt. Dersom det foreligger lovbestemt taushetsplikt, betyr dette at organet ikke bare har rett, men også plikt, til å holde møtet for lukkede dører. Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Andre private interesser som kan tilsi lukking, kan være forretningsmessige eller åndsverkmessige hensyn. Offentlige interesser som anføres som gunnlag for lukking av dørene, må selvsagt være saklige, legitime og allmenne offetlige interessert, og ikke hensyn til politisk bekvemmelighet eller ønske om å beskytte seg mot kritikk. Begrunnelsen kan være knyttet til forretningsmessige forhold, spørsmål om f.eks å søke å skjerme opplysninger om offentlig kontroll- eller inspeksjonsrutiner. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører, for eksempel saker om ansettelse, oppsigelse, permisjon. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må vurdere om det skal sendes brev til kommunestyret med opplysning om Fylkesmannens uttalelse, eller om selve saken skal oversendes kommunestyret til orientering eller behandling. 13

14 Fra: Hoem, Lillian Sendt: 13. februar :39 Kopi: Mogstad, Mari; Ollestad, Kjetil; Flydal, Trond Emne: SV: Melhus - spørsmål om arbeidsmøter åpne/lukka Hei, Det fremgår av kommunelovens 30 nr 1 at «Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter.» Spørsmålet om hva som utgjør «møter i folkevalgte organer» i forhold til reglene om møteinnkalling, dagsorden og møteoffentlighet, har skapt en viss usikkerhet, ikke minst fordi det har blitt utfoldet betydelig kreativitet i enkelte kommuner for å finne frem til måter å samle de folkevalgte på uten å komme inn under disse reglene. I boken «Kommunalrett» av Bernt, Overå og Hove, fremgår bl. a. følgende: «Her er det nødvendig å kjøre en ganske stram linje i lovlighetskontrollen hvis man ikke vil oppleve at disse reglene blir ganske uthulet. Det er således helt klart at man ikke kan omgå lovens regler om møter ved ganske enkelt å flytte realitetsdebatten i saken til et «formøte», «felles gruppemøte» for alle deltakende partier, «seminar», «orienteringsmøte» eller lignende, for deretter å treffe det formelle vedtaket i et ordinært, åpent møte.» Sivilombudsmannen har uttalt (i årsmeldingen for 1995, s. 96 flg) at «En sammenkomst av folkevalgte vil være et møte i lovens forstand når det på forhånd er fastsatt at medlemmene av organet skal tre sammen for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle». I årsmeldingen fra 1997 s. 125 flg skriver ombudsmannen følgende: «Jeg har vanskelig for å se annet enn at når det avholdes uformelle møter hvor formannskapet blir orientert om og drøfter aktuelle saker i kommunen, og herunder gir signaler og premisser for den videre behandling av saken, må dette betraktes som et ledd i formannskapets behandling av saken.» I kommunelovens 31 fremgår den klare hovedregel om møteoffentlighet. Det heter her at: «Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer.» Møteoffentlighet fastslås her som et alminnelig prinsipp og utgangspunkt, slik at det er unntak fra dette som krever særskilt hjemmel, vedtak og begrunnelse. Det er således et rettslig utgangspunkt at alle som ønsker det, har rett til å være til stede på møter i folkevalgte organer. Unntak fra dette kan bare gjøres der det er hjemmel for vedtak etter 31 eller 31a nr. 3 om lukking av dørene. Det har vært omdiskutert om en beslutning om at et møte eller del av et møte skal holdes for lukkede dører, er en «avgjørelse» som vil kunne bringes inn for fylkesmannen eller departementet etter reglene om lovlighetskontroll i 59. Nå er det imidlertid avklart ved tilføying av et nytt andre punktum i 59 nr. 1 at reglene om lovlighetsklage gjelder også her. Med vennlig hilsen Lillian Hoem Juridisk seniorrådgiver Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Telefon: lillian.hoem@fylkesmannen.no 14

15 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Kapittel 6. Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer. 29.Bestemmelsenes anvendelsesområde. 1. Bestemmelsene i dette kapitlet gjelder for kommunestyre, fylkesting, formannskap, fylkesutvalg, faste utvalg, kommunestyrekomiteer, fylkestingskomiteer, kommunedelsutvalg, kommuneråd og fylkesråd samt kommunale eller fylkeskommunale nemnder opprettet i medhold av andre lover. 2. Bestemmelsene gjelder også for kontrollutvalg, dersom ikke annet fremgår av Bestemmelsene gjelder også for andre folkevalgte organer, så langt kommunestyret, fylkestinget eller oppnevningsorganet ikke bestemmer noe annet. Det kan likevel ikke gjøres unntak fra 36 til 38 a. 4. Bestemmelsene gjelder ikke for kommunale eller fylkeskommunale foretak, jf. kapittel 11. Bestemmelsene i 30 nr. 4, 31 og 31 a og 36 til 38 a kommer likevel til anvendelse. 5. Bestemmelsene gjelder ikke for virksomhet etablert i medhold av lov om interkommunale selskaper. 6. Bestemmelsene i 36 til 38 a gjelder ikke for kommunestyrekomiteer og fylkestingskomiteer. 30.Møteprinsippet. Møtebok 1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. 2. Når en sak skal avgjøres av annet organ enn kommunestyret eller fylkestinget, kan lederen for organet beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig. Departementet kan gi nærmere regler om adgang til å treffe vedtak på grunnlag av fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. 3. Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok. 4. Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Det samme gjelder for avgjørelse om at et medlem av organet er inhabilt. 31.Møteoffentlighet 1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. 15

16 31 a.prosedyreregler mv. 1. Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte. 2. Møtelederen skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 3. Kommunerådet eller fylkesrådet bestemmer selv om deres møter skal være åpne, såfremt 31 ikke er til hinder for åpenhet. 32.Fastsetting av møter. Sakliste. Innkalling. Møteledelse. 1. Møte i folkevalgte organer skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, kommunestyret eller fylkestinget, og ellers når organets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. 2. Lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles. 3. Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. 4. Møte i folkevalgte organer ledes av organets leder eller nestleder. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. - sharemodal 33.Vedtaksførhet. Et folkevalgt organ kan bare treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. 34.Endring av sakliste. Forespørsler. 1. Folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten. Det kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. 2. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på saklisten. 35.Avstemninger. 1. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av denne lov eller av valgloven 9-2 annet ledd eller 9-3 annet ledd. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. 2. Ved behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett i kommunestyret eller fylkestinget stemmes det ved den endelige avstemning over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemning, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer ved denne. 3. Valg av leder og nestleder for folkevalgte organer holdes som flertallsvalg. 4. Valg av medlemmer av nemnder holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. 5. Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. 16

17 Kapittel 10. Lovlighetskontroll. Statlig godkjenning av økonomiske forpliktelser. 59.Lovlighetskontroll, opplysningsplikt m.v. 1. Tre eller flere medlemmer av kommunestyret eller fylkestinget kan sammen bringe avgjørelser truffet av folkevalgt organ eller den kommunale eller fylkeskommunale administrasjon inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Det samme gjelder avgjørelser om møter skal holdes for åpne eller lukkede dører, jf. 31, og avgjørelser om habilitet. Avgjørelser om ansettelse, oppsigelse eller avskjed er ikke gjenstand for lovlighetskontroll. Spørsmål om det foreligger brudd på bestemmelser gitt i eller i medhold av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser kan heller ikke gjøres til gjenstand for lovlighetskontroll. 2. Krav om lovlighetskontroll framsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis dette opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til departementet. 3. Krav om lovlighetskontroll medfører ikke at iverksettelsen av den påklagede avgjørelsen utsettes med mindre det organ som har truffet avgjørelsen, kommunalt eller fylkeskommunalt organ overordnet dette eller departementet fatter slikt vedtak. 4. Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen a.er innholdsmessig lovlig, b.er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse, og c. er blitt til på lovlig måte. Departementet skal oppheve avgjørelsen hvis det er gjort slike feil at den er ugyldig. 5. Departementet kan på eget initiativ ta en avgjørelse opp til lovlighetskontroll. 6. Departementet kan kreve at kommunen og fylkeskommunen gir opplysninger om enkeltsaker eller sider av kommunens og fylkeskommunens virksomhet. Departementet har rett til innsyn i alle kommunale og fylkeskommunale saksdokumenter. 7. Departementet fastsetter nærmere regler om tidsfrister for krav om lovlighetskontroll. 17

18 Bestilling av forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 06/14 Eva J. Bekkavik 216, &58, 14/9-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller en forvaltningsrevisjon med fokjus på byggesak i Melhus kommune. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 300 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Utrykt vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon for , vedtatt av Melhus kommunestyre på møte den 4. mars 2014 i sak 13/2014. Saksutredning Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Melhus kommune for , lagt premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for inneværende år. Følgende fokusområder ble prioritert for forvaltningsrevisjon for : 1. Byggesak 2. Utleieboliger 3. Internkontroll 4. Omdømme 5. Samhandlingsreformen Melhus kommune har et budsjett på rundt 545 timer til forvaltningsrevisjon i løpet av revisjonsåret 2014, 192 timer av dette er allerede bundet opp i en forvaltningsrevisjon med fokus på offentlige anskaffelser. Da står det 353 timer igjen til en bestilling av en ny forvaltningsrevisjon i Vi gjengir omtalen av prosjektet som ble prioritert som nummer 1 fra kommunestyret: Byggesak Forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling i Melhus kommune fra 2009 gir en del punkter Melhus kommune bør jobbe med. Har Melhus kommune fulgt opp revisors konklusjon og anbefaling som ble gitt i rapporten? En annen vikling på forvaltningsrevisjonen kan være å ha fokus på hvorvidt det er lagt til rette for god byggesaksbehandling i kommunen, og om byggesaksbehandlingen skjer i tråd med god forvaltningsskikk. 18

19 Det legges opp til at kontrollutvalgets møte benyttes til drøfting og fastsetting av problemstillinger som skal legges til grunn for bestillingen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for anbefaler sekretariatet kontrollutvalget å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på byggesak i Melhus kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 300 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp forvaltningsrevisjonen på vegne av utvalget. 19

20 Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/14 Eva J. Bekkavik 033, &14, 12/15-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2013 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2013 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2013 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Melhus kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 20

21 ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I MELHUS KOMMUNE 1 21

22 Innholdsfortegnelse Om kontroll utvalget, mandat og sammensetn ing 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget 2.1 Møter Saker Deltakelse i relevante fora Revisjon Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påsean svar overfor rev isj on... 9 Etisk standard Avslutning 2 22

23 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2013 Medlemmer Ola Huke Magne A. Thomassen Oddvar Horg Sidsel Bodsberg Ingrid Gangås Opedal Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Varamedlemmer Berit Skillingsaas Nygård Marvin Bjørnebekk Merethe Draget Knut Eidsmo Kjellrun Lefstad Hanshus Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Melhus kommune vedtok reviderte retningslinjer for kontrollutvalget i april Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Melhus kommune følges opp. Kommunestyret i Melhus kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i desember Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte 3 23

24 tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Melhus kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Melhus kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon MidtNorge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Melhus kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har hvert år fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER Regnskap Budsjett

25 Godtgjøring til nestleder og øvrige medlemmer er ført på ansvar og tjeneste 1001, Godtgjørelse til politiske ledere Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art 375 Regnskap Tekst Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Budsjett Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Melhus kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Melhus kommune. Kontrollutvalget i Melhus kommune har i 2013 avholdt 6 møter og behandlet 52 saker. Fra og med valgperioden er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Kontrollutvalget har også vært på besøk hos Melhus Arbeidssenter og fått en omvisning og orientering om enheten. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten har utvalget fått første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Ordfører og/eller rådmann har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Melhus kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2013 har følgende rapport blitt fremlagt: Tidlig innsats Rosmælen skole 5 25

26 I tillegg har kontrollutvalget fått orientering fra rådmannen om følgende: Arbeidstilsynets tilsynsrapport vedr. inneklima i skolebygg, rådmannens arbeid med intern kontroll og strategi for å forhindre korrupsjon og misligheter og ansattes deltakelse på fagreiser (jf. mediasaken om Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum,stpo 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2013 er: Forum for kontroll og tilsyn sin årlige fagkonferanse og årsmøte, juni 2013 på Gardermoen Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 15. oktober Et arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn. Årsmøtet arrangeres i tilknytning til nasjonal konferanse som blir avholdt i juni hvert år. To fra kontrollutvalget i Melhus deltok på konferansen og årsmøtet. 3. Revisjon Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 6 26

27 Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert ikontrollutvalget. I arbeidet med utarbeidelsen av ny plan for forvaltningsrevisjon inviterte kontrollutvalget til et dialogmøte med gruppeledere, komitèledere, ordfører og varaordfører. I tillegg hadde kontrollutvalgets leder og nestleder et dialogmøte med rådmannen og ass.rådmann for å finne relevante fokusområder til forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon for ble oversendt kommunestyret i desember 2013, planen vil bli behandlet på kommunestyrets møte i mars Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. Opptrappingsplan psykisk helse (bestilt i 2012) ble behandlet på kontrollutvalgets møte 11.februar 2013 i sak 3/2013, og på kommunestyrets møte 5. mars 2013 i sak 18/2013, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Opptrappingsplanen for psykisk helse til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding på sitt møte 4. november i sak 40/2013, utvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen til orientering. Kontrollutvalget oppfordrer kommunestyret til å øke timeprisen til samme nivå som Trondheim kommune når det gjelder timelønn til støttekontakter. Kontrollutvalget anser revisjonens anbefalinger i rapportens pkt. 6.2 som fulgt opp fra rådmannen sin side. Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i barnehagene (bestilt i 2012) ble behandlet på kontrollutvalgets møte 30.september 2013 i sak 28/2013, og på kommunestyrets møte 15. oktober 2013 i sak 63/2013, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i barnehagene til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Rådmannen må sikre en forutsigbar og god dialog mellom barnehagene og barneverntjenesten. Rådmannen må sikre en forutsigbar og god dialog mellom barnehagene og helsestasjonstjenesten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på offentlige innkjøp på sitt møte i sak 22/2013. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte i mai Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling. 7 27

28 3.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 66/12. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Melhus kommune har etablert et eget eierskapsutvalg, utvalget har utarbeidet et eierstrategidokument med informasjon om styrearbeid og informasjon om de enkelte selskaper Melhus kommune har eierandeler i. Kontrollutvalget bestilte den 10. september 2012 i sak27/12, en selskapskontroll i form av en eierskapskontroll knyttet til praktiseringen av kommunens eierstyring i Melhus tomteselskap AS, Aksjeselskapet Lundemo Bruk, TrønderEnergi AS, Envina IKS, Gauldal brann og redning IKS og Gauldal natursenter AS. Rapport fra selskapskontrollen ble behandlet på kontrollutvalgets møte 11.februar 2013 i sak 4/2013, og på kommunestyrets møte 5. mars 2013 i sak 17/2013, følgende vedtak ble fattet: Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll - Eierskapskontroll til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingen i rapportens pkt 8 Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp innen utgangen av oktober Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemeldingpå sitt møte9. desember isak 47/2013, utvalget fattet enstemmigfølgendevedtak: Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen til orientering, utvalget vil fortsatt ha saken til oppfølging. Kontrollutvalget bestilte en selskapskontroll i Trønderenergi AS på sitt møte i sak 5/2013. Selskapskontrollen gjøres i samarbeid med 21 andre eierkommuner i Sør-Trøndelag. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte i mars Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling. 8 28

29 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet og til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Melhus kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret Gjennom oppslag i Adresseavisen våren 2013 ble det kjent at enhetsledere ved pleieinstitusjoner i Sør-Trøndelag har reist på konferanser arrangert av Sør-Trøndelag pleie- og omsorgsforum,stpo. Kontrollutvalget fikk på sitt møte i april 2013 en orientering fra rådmannen vedr. ansattes deltakelse på fagreiser 9 29

30 6. Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: /Kontrollutvalgene/Melhus. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Melhus kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Melhus kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Melhus kommune. Melhus Ola Huke Kontrollutvalgets leder 10 30

31 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 008/14 Eva J. Bekkavik 033, &17 14/8-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak - Retningslinjer for gjennomføring av høring Årsrapport 2013 Kemner inkl. årsregnskap Melhus kommune Kontrollrapport 2013 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Melhus kommune Fritak for politiske verv - hvem avgjør Ny spalte - Benrt svarer - Habilitet Advarer ledere mot sykefraværsmål Politikere kan sjelden få innsyn i taushetsbelagt informasjon Status for samhandlingsreformen Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: Kommunestyrets vedtak i sak 87/13. Årsrapport 2013, Kemnerkontoret for Melhus Kontrollrapport 2013 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Melhus kommune Noen kommunestyrer har delegert til ordføreren å innvilge eller avslå søknader om fritak fra politiske verv. Men har ordføreren lov til å avgjøre det på egen hånd? Kommunal-Rapport.no presenterer en ny spalte i sin digitale utgave. Jusprofessor Jan Fridtjof Bernt svarer på spørsmål om kommunelov, forvaltningslov og offentlighetslov. Kommunale ledere bør glemme å få ned sykefraværet til en viss prosent fordi slik målstyring demotiverer de aller fleste ansatte, mener professor. Det er problematisk å gi enkeltpolitikere innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Bare folkevalgte organer kan pålegge administrasjonen å utlevere slike. Ferske tall fra samhandlingsreformen viser at utviklingen går i riktig retning. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 31

32 IKT- og serviceseksjonen Saksbehandler:Mari Grongstad-Viken Telefon: Dato: Saksnr: 13/ Arkivkode:026 KonSek Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik Melding om politisk vedtak Kontrollutvalget, retningslinjer for gjennomføring av høringer Kommunestyret har i møte , sak 87/13, fattet følgende vedtak: Kommunestyret vedtar «Retningslinjer for høring, kontrollutvalget i Melhus kommune» Med hilsen Mari Grongstad-Viken møtesekretær Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur Tlf postmottak@melhus.kommune.no Melhus kommune Rådhusvegen Melhus