Hvor teknologiavhengig er kunnskapsorganisasjonen egentlig?

Transkript

1 Kunnskapstinget 25. oktober 2012 Hvor teknologiavhengig er kunnskapsorganisasjonen egentlig? Jan Alexander Langlo, PhD Seniorforsker, SINTEF Teknologi og samfunn Førsteamanuensis, NTNU 1 Kunnskap og teknologi Trender: Flere og flere organisasjoner bekjenner seg som kunnskapsorganisasjoner Organisasjonene erkjenner at kunnskapen utvikles og "eies" av medarbeiderne Teknologi blir i økende grad for å "høste" av denne kunnskapen, slik at organisasjonene kan bli mer uavhengige av flyktig arbeidskraft Sosiale medier og smart-produkter flytter tradisjonelle grenser Spørsmål i to ytterkanter: Er organisasjonene blitt avhengige av teknologi for å lykkes? Eller er teknologien i økende grad et hinder for effektiv kunnskapsutvikling? 2

2 Dagens presentasjon Historien om hvordan SINTEF tar et tjue års teknologisprang for å forbedre samhandlingen og potensialet for fremtidig kunnskapsutvikling Kort intro om kunnskap og ulike utfordringer knyttet til "kunnskaping" Noen av SINTEFs erfaringer som kunnskapsorganisasjon i "teknologispranget" Del 1 Utfordringene med kunnskapsarbeid 4

3 Hva er kunnskap? Wikipedia.no: Kunnskap er en bevisst forståelse av noe, med muligheten for å bruke dette for en bestemt hensikt Kunnskap er informasjon kombinert med erfaring, kontekst, fortolkning og refleksjon Kunnskap Informasjon Data 5 Hva er verdien av kunnskap? 6

4 Hva er en av de viktigste forutsetningene for kunnskapsutvikling? Erfaringer Hukommelse Kunnskap 7 Hvorfor er det så vanskelig å overføre kunnskap? I take Actions based on my beliefs I adopt Beliefs about the world I draw Conclusions I make Assumptions based on the meanings that I added The reflexive loop (Our beliefs affect what data we select next time) I add Meanings (cultural and personal) I select Data from what I observe Observable data and experiences (as a videotape recorder might capture it) The Ladder of Inference (Peter Senge, 1994) 8

5 Del 2 Historien om tjue års teknologisprang og hva det har å si for en kunnskapsorganisasjon! 9 Dette er SINTEF 2012 Mai 2012

6 Vår visjon: Vår rolle Skape verdier gjennom kunnskap, forskning og innovasjon Levere løsninger for bærekraftig utvikling Utvikle og drifte forskningslaboratorier Sette premisser for samfunnsdebatt og politikkutforming SINTEF er Skandinavias største uavhengige forskningsselskap Ledende kompetanse innen naturvitenskap, teknologi, miljø, helse, samfunnsvitenskap 2100 ansatte fra 68 nasjoner Brutto omsetning på 2,8 milliarder kroner kunder i nærmere 61 land En ikke-kommersiell forskningsstiftelse med datterselskaper

7 Organisasjon Tett samarbeid skaper innovasjon og høy faglig kvalitet Industriell relevans Industriell involvering Vitenskapelig metodikk

8 Siden 1970 har SINTEF og NTNU skapt nye bedrifter med 3700 arbeidsplasser og årlig omsetning på 7,6 milliarder kroner tallet 1980-tallet 1990-tallet 2000-tallet Utvikling i antall nyetableringer med utgangspunkt i forskningsmiljøene i Trondheim. Kilde: Impello Management, temperaturanalyse (2009) Kjennetegn ved SINTEF som kunnskapsorganisasjon Lite hierarkisk organisasjon med stor individuell frihet Ting skjer nedenfra og opp Dyktige og initiativrike medarbeidere som lager de hjelpemidlene for styring som de trenger venter ikke på sin arbeidsgiver Kilden til kunnskapsutvikling ligger i tette relasjoner til industri, forvaltning og næringsliv Den enkelte medarbeider blir det viktigste innsalgsagenten, prosjektleder og fagperson Relasjonen er basert på medarbeiderens faglig dyktighet og troverdighet 16

9 SINTEFs utfordringer etter år med samme teknologiske "ryggrad" DOS-basert økonomisystem med høy brukerterskel Styringssystemet har stort sett ikke endret seg mye, nye arbeidsmåter og prosesser blir ikke fanget opp, men dyrket lokalt Dårlig samhandling på tvers Finansielle barrierer Svak forretningsforståelse i alle ledd Mange manuelle prosesser Styringsinformasjon er vanskelig tilgjengelig, mye manuelt arbeid 17 Hva har vært hovedplattformen frem til nå? Office-produkter Windows-plattform Felles filtjenere SAPO økonomisystem utviklet på 80-tallet, egenutviklet i SINTEF Gradvis innføring av: E-post Web-tjenester Felles arbeidsrom (eroom) 18

10 Velkommen til SIPOK, SINTEFs prosjekt- og kunnskapsforvaltning Sharepoint (rollebasert arbeidsflate) BizTalk Maconomy FastCompeiro FotoStation 360 HR 19 Hva er nytt rent teknologisk? Ny rollebasert arbeidsplattform Et felles sted å lagre all informasjon Nytt og mer avansert økonomisystem Verdens enkleste arkiveringssystem En imponerende søkemotor Høyere grad av automatisering Forenkler en del administrative rutiner Gir medarbeiderne tilgang til større mengde og rikere styringsinformasjon Informasjon skal bare legges inn en gang Informasjon blir tilgjengelig for alle på tvers av interne organisasjonsgrenser Kun gradert informasjon forblir lukket 20

11 Hva er nytt organisatorisk sett? Oppnå enighet om hva som er viktig styringsinformasjon og lage nye rutiner og prosesser som sikrer god informasjonstilgang Økt bevissthet omkring hvilke roller man har til gitte tidspunkt "Nye" roller blir introdusert Ansvarsområdene blir mye tydeligere (på sikt) Prosjektet blir SINTEFs "gasspedal og brems" Prosjektlederens posisjon blir mye tydeligere Samspillet mellom Prosjektleder, Prosjekteier og Ressurseier Ressurser blir tilgjengelig og synlig på tvers av hele SINTEF Organisatoriske grenser blir utvisket Man kan lettere finne de "kloke hodene" Potensielle endringer over tid Øke SINTEFs modenhet som prosjektvirksomhet Øke SINTEFs modenhet som kunnskapsorganisasjon Forbedret drift, noe som gir økte muligheter for faglig utvikling og kunnskapsutvikling Bedre samhandling og nye relasjoner Bedre styring og kontroll, uten at dette går ut over individuell handlingsfrihet

12 Del 3 Hvor teknologiavhengig er kunnskapsorganisasjonen egentlig? og hva kan den gjøre for å utnytte potensialet i ny teknologi? 23 Teknologiens plass: De gode og onde spiraler i forskningens verden Økt attraktivitet Nok attraktive oppdrag Færre oppdrag Redusert attraktivitet Trivsel Økonomisk balanse Økonomisk ubalanse Mistrivsel Utvikling av medarbeiderne Faglige satsninger Økt fokus på økonomi Mindre fokus på faglig utvikling 24

13 Prosjektlederens ulike ansvarsområder Faglig utvikling Kunnskapsledelse Forskningsledelse Prosjektledelse Prosjektarbeid i praksis 25 Noen erfaringer så langt Stor positivitet Store forventninger "Alle" forventer at det nye systemet skal være klappet og klart til bruk, og at de kan fortsette å jobbe som tidligere, alternativt at utviklingsprosjektet skal ha utviklet og beskrevet de nye organisatoriske prosessene Behovet for endringsledelse er undervurdert De færreste har skjønt at man heretter skal bruke prosjektet og ressursbelegg som viktigste oppfølgingsenheter Likevel en økt bevissthet omkring prosjektets sentrale posisjon og at vi må øke organisasjonens prosjektmodenhet Det går sakte men sikkert opp for lederne at de er de som må stille krav og utforme nye arbeidsprosesser 26

14 Ledelsesutfordringene står i kø! Synlige & offisielle tiltak, virkemidler og prosesser Ledelse: Styring og kontroll, krav, organisert trening og opplæringstiltak SIPOK Økonomi Prosjekt Dokument KS-system Struktur Oversetting og integrering Tilbakemelding og forbedring Kultur Arbeidspraksis? Etterlevelse Usynlige & uoffisielle tiltak, virkemidler og prosesser Bjørn-Emil Madsen, SINTEF Teknologi og samfunn Lederskap; Rollemodell, kommunikator, trene seg selv og teamet, Dialog/refleksjon/ sosial læring Forholdene må legges til rette for kontinuerlig forbedring Arbeidspraksis IT-systemet Styringssystemet 28

15 Oppsummering 29 Den virkelig store utfordringen med SIPOK 30

16 Hvor teknologiavhengig er kunnskapsorganisasjonen egentlig? Det aller viktigste er å ha gode organisatoriske og mellommenneskelige prosesser på plass Teknologi kan forsterke gode prosesser, dersom samspillet et nøye gjennomtenkt og man etterspør styringsinformasjon som alle oppfatter som sentral Teknologi kan virke hemmende dersom man: Bruker styringsinformasjon på feil måte Øker styringsbehovet og informasjonsinnsamlingsbehovet ut over det man strengt tatt trenger Ikke utvikler systemet i takt med utviklingen i organisasjonen Teknologi og organisasjon må utvikle seg i takt med hverandre 31 Kanskje rekker vi noen kjappe spørsmål?

17 Takk for oppmerksomheten