til fakultetsstyret med forslag til vedtak Kopierer og sender ut sakspapirene Fakultetsstyret behandler saken Effektuerer vedtaket

Transkript

1 Tabell 2 I TILSETTINGSFORHOLDET ARBEIDSKONFLIKT Konflikthåndtering EKSTRAARBEID / BISTILLINGER / BIERVERV (hos annen arbeidsgiver) journalfører søknad om bistilling vedlagt tilbud fra oppdragsgiver. Brev til fakultetet med anbefaling. Søknad med vedlegg følger saken. Kopi til instituttet. journalfører kopi av brev fra fakultetet til søker etter styrebehandling Bistillingen registreres på personaloversikten søknad fra instituttet Påser at instituttuttalelse, tilbud/arbeidsavtale fra biarbeidsgiver foreligger Skriver saksforelegg til fakultetsstyret med forslag til vedtak Kopierer og sender ut sakspapirene Fakultetsstyret behandler saken Effektuerer vedtaket Saken avskrives i Doculive Kopi til personalarkiv Alle som innehar bistilling registreres i egen oversikt FORSKNINGSTERMIN journalfører informasjon på e-post fra fakultetet Skriver informasjonsbrev og oppdaterer aktuelle 1

2 Setter intern frist og sender saken på e-post og papirversjon til alle vitenskapelig ansatte journalfører utfylte søknadsskjema, evt. med søknad om reisestøtte Utarbeider tabell med oversikt over søknadene inkl. de som allerede har fått innvilget forskningstermin i den aktuelle perioden. Søknadene vurderes og prioriteres av instituttleder. Uttalelse fra instituttet fylles ut. Skriver brev til fakultetet med prioritering og evt. begrunnelse, vedlagt søknader. Kopi til instituttet skjema på fakultetets hjemmeside Sender e-post til instituttene med følgende vedlegg: informasjonsbrev med søknadsfrist og nettadresse til fakultetets hjemmeside om forskningstermin, søknadsskjema, kriterier for prioritering av søknader om forskningstermin, skjema for beregning av kostnader og skjema for faglig rapportering etter avsluttet forskningstermin registrerer søknadene fra instituttene i Doculive Utarbeider tabell for samlet beregning av kostnader for de forskerne som søker om støtte til utenlandsopphold Utarbeider tabell over samtlige søknader om forskningstermin med oversikt over når terminen skal avholdes. Oppnevner komite som skal behandle søknadene. Sammenfatter og kopierer søknadene til komiteen På bakgrunn av komiteens vurderinger, skrives saksforelegg til 2

3 Mottar kopi av brev fra fakultetet til søkerne om innvilgelse/avslag inkl. reisestøtte/avslag. Registrering på personaloversikten. Saken arkiveres. fakultetsstyret med forslag til vedtak Kopierer og sender sakspapirene til fakultetsstyret Etter behandling i fakultetstyret, skrives brev til søkerne med kopi til instituttet Saken avskrives i Doculive og arkiveres i saksarkivet Rapporterer til NFR KOMPETANSEUTVIKLING journalfører e-post fra fakultetet vedr. opplæringsmidler til etter-og videreutdanning for tekn/adm. personale. Videresender søknadsskjema "Søknad om opplæring" med intern søknadsfrist til alle tekn/adm. tilsatte Innkomne søknader Det er 3 søknadsrunder pr år. Fakultetets nettside om opplæringsmidlene oppdateres før informasjon om første søknadsrunde sendes ut. For alle søknadsrundene gjelder følgende rutiner: Sender e-post til instituttene med følgende vedlegg: informasjonsbrev med søknadsfrist og nettadresse til fakultetets hjemmeside om opplæringsmidler 3

4 journalføres, anbefales og prioriteres av instituttleder. Brev til fakultetet vedlagt søknadene. Kopi til instituttet journalfører kopi av brev fra fakultetet til søkerne. Saken arkiveres Mottar søknadene fra instituttene og registrerer dem i Doculive Utarbeider tabell med oversikt over samlede kostnader samt forslag til bevilget beløp På bakgrunn av søknadene samt kostnadsoverslag, utarbeides notat som sendes til komite. Kopierer og sender sakspapirer til komite Når uttalelse fra komite er mottatt, skrives brev til søkerne med kopi til instituttet Brevene avskrives i Doculive Saken arkiveres i saksarkivet KOMPETANSEOPPRYKK TIL PROFESSOR (årlig søknadsfrist 15.9.) Orientere om søknadsfrist. MN/UiB er bedømmende institusjon for de tre fagområdene anvendt matematikk, geofysikk og geologi. Nasjonale bedømmelseskomiteer oppnevnes for 3 år av gangen. Vedlikeholder fakultetsnettsider om opprykk PØA informerer om frister m.m. ifm. årets søknadsrunde 4

5 Aktuelle institutter mottar og journalfører brev fra fakultetet med anmodning om forslag til medlemmer i nasjonale bedømmelseskomiteer for 3 år om gangen Brev til fakultetet med forslag til medlemmer i bedømmelseskomite. Kopi til instituttet Aktuelle institutter mottar og journalfører brev fra fakultetet med anmodning om forslag til medlemmer i nasjonale bedømmelseskomiteer for 3 år om gangen Brev til fakultetet med forslag til medlemmer i bedømmelseskomite. Kopi til instituttet Skriver brev og ber aktuelle institutter om å foreslå medl. til tre nasjonale bedømmelseskomiteer for 3 år av gangen Brevet avskrives i Doculive/arkiveres forslag fra instituttene Skriver saksforelegg til fakultetsstyret med forslag til vedtak om oppnevning av nasjonal bedømmelseskomite Fakultetsstyret vedtar å anbefale nasjonal bedømmelseskomite Ekspederer saken til UST Brevet avskrives i Doculive/arkiveres rektors brev (på fullmakt) om oppnevning Oppnevningsbrev sendes komiteenes medlemmer Brevene avskrives i Doculive/arkiveres også forespørsler fra andre institusjoner om forslag til medl. i nasjonale bedømmelseskomiteer, som videresendes til aktuelle fagmiljø/institutt Mottar ev. forslag fra institutt Skriver svarbrev til angjeldende institusjoner med forslag til medlemmer i nasj. bed. komite 5

6 Saken arkiveres journalfører informasjon på e-post om frist for å søke om kompetanseopprykk til professor Videresender informasjon på e-post til alle fast vitenskapelig ansatte Brev avskrives i Doculive og arkiveres i saksarkivet. ÅRLIG SØKNADSRUNDE (frist 15.9.) påminnelse fra PØA om årets søknadsrunde Sender informasjon om årets søknadsrunde til instituttene Besvarer alle henvendelser fra institutter og potensielle søkere søknader fra "våre" institutter Går gjennom søknadene og fyller inn relevante opplysninger i søknadsskjemaene Sender søknadsskjema + ev. søknad (dvs. oversendelsesbrev) til PØA Mottar adresselister m.m. fra UHR om fordelingen av årets søkere på bedømmende institusjoner "Våre" søknader kommer i retur fra PØA Pakker og oversender "våre" søknader til aktuelle bedømmende institusjoner inkl. oversendelsesbrev Brevene avskrives i Doculive/arkiveres årets søknader innen de tre relevante fagområdene fra andre institusjoner PØA informerer om frister m.m. ifm. årets søknadsrunde Oversender søknadene til UHR Oversender søknadene til fakultetene, når disse kommer i retur fra UHR, med oversikt over bedømmende institusjoner. 6

7 Skriver brev til medlemmene i de 3 nasjonale komiteene og oversender samtidig aktuelle søknader (innbefattet sortering, kopiering, pakking m.m.) Brevene avskrives i Doculive/arkiveres ev. forslag om spesialsakkyndige Skriversaksforelegg til fakultetsstyret med forslag til vedtak om oppnevning av spesialsakkyndig (innbefattet kopiering og utsending) Fakultetsstyret oppnevner spesialsakk. Skriver brev og sender søknad til spesialsakkyndige Brevet avskrives i Doculive/arkiveres Mottar uttalelse fra komiteen, ev. vedlagt spesialistuttalelse Honorar til komiteen + spesialsakkyndig Videresender uttalelsen(e) til vedkommende søker Brevet avskrives i Doculive/arkiveres Mottar ev. merknader/klager fra søker Videresender ev. merknader/klager til komiteen Brevet avskrives i Doculive/arkiveres ev. tilleggsuttalelse Mottar fra vedkommende bedømmende institusjon informasjon (resultat av bedømmelse) om "våre" søkere 7

8 Skriver saksforelegg til fakultetsstyret med forslag til vedtak om godkjenning av bedømmelse / tildeling av opprykk til "våre" søkere Fakultetsstyret godkjenner saksbehandlingen / tildeler opprykk til "våre" søkere Melding om vedtaket sendes søker, søkers institusjon og UHR Brevet avskrives i Doculive/arkiveres Dersom søker er funnet kvalifisert for opprykk, oversendes saken til søkers institusjon for tildeling av opprykk Returnerer gjenværende søknadspapirer til søker Skriver brev om opprykk til "våre" søkere Brevene avskrives i Doculive/arkiveres Fyller ut og sender lønnsutbetalingsbilag til lønnskontoret Registrerer opprykket i SLP4 og på personalkort KOMPETANSEOPPRYKK TIL FORSKER 1183 (årlig søknadsfrist 1.5.) Skriver brev til søker (kopi til søknad om opprykk Ber instituttet om forslag til bedømmelseskomite instituttet og Lønnskontoret) Fyller ut lønnsutbetalingsbilag og sender det til Lønnskontoret 8

9 Skriver saksforelegg om oppnevning av komite til fakultetsstyret Kopierer og sender sakspapirene til fakultetsstyret Fakultetsstyret godkjenner komiteen Skriver oppnevningsbrev til komiteen m/div. vedlegg (kopi til instituttet) Skriver brev til søker om komiteens sammensetning Brevene avskrives i Doculive/arkiveres ev. forslag om spesialsakkyndige Skriver saksforelegg til fakultetsstyret om oppnevning av spesialsakkyndig Kopierer og sender sakspapirene til fakultetsstyret Fakultetsstyret oppnevner spesialsakkyndig. Skriver brev og sender søknad til spesialsakkyndig Brevet avskrives i Doculive/arkiveres uttalelse fra komiteen, ev. vedlagt spesialistuttalelse Honorar til komiteen + spesialsakkyndig Videresender uttalelsen(e) til vedkommende søker Mottar ev. merknader/klager fra søker Videresender ev. merknader/klager til komiteen ev. tilleggsuttalelse Registrerer opprykket i SLP4 Registrerer opprykket på personalkortet i personalmappen Arkiverer brevet/utbetalingsbilaget i personalmappen 9

10 Skriver saksforelegg om tildeling av opprykk til fakultetsstyret Kopierer og sender saken til fakultetsstyret Fakultetsstyret tildeler opprykk Skriver brev til SPA om tildeling av opprykk, dersom søker funnet kvalifisert Fakultetets brev til SPA avskrives i Doculive SPAs brev til søker avskrives i Doculive kopi til fakultetet Saken arkiveres i saksarkivet Skriver brev til søker (kopi til instituttet og Lønnskontoret) Fyller ut lønnsutbetalingsbilag og sender det til Lønnskontoret Registrerer opprykket i SLP4 Registrerer opprykket på personalkortet i personalmappen Arkiverer brevet/utbetalingsbilaget i personalmappen LØNNSENDRINGER i henhold til Hovedtariffavtalen i staten og Lønnspolitikk for Universitetet i Bergen Lønnsendring etter HTA pkt (etter 6 måneders tjeneste) Instituttstyrer kan fremme forslag om lønnsendring etter 6 måneders tjeneste. Saken begrunnes (jfr. kriterier i lokal lønnspolitikk) og sendes fakultetet. Lønnsendring etter HTA, pkt (særskilt grunnlag) Instituttstyrer kan fremme forslag om omgjøring/lønnsendring. (Rutinen gjelder også midlertidig utbetaling av høyere lønn på A-tabellen eller B-tabellen som følge av midlertidig endrete oppgaver). Søknaden sendes til Fakultetet videresender til PØA med påtegning. Fakultetet videresender til PØA med påtegning. PØA avgjør søknaden. PØA vurderer søknaden sammen med fakultetet. Dersom det er grunnlag for søknaden, sendes den til Forhandlingsutvalget ved UiB som avgjør. 10

11 fakultetet. LØNNSFORHANDLINGER / LØNNSOPPRYKK (adm. oppfølging/registrering) Lønnspolitikk for Universitetet i Bergen journalfører brev fra fakultetet. Forberedende møter på arbeidsgiversiden mellom PØA, fakultetsdirektører og dekaner Mottar tilbakemeldinger fra PØA om møter med tjenesteorganisasjone ne Informasjonsmøte for instituttlederne og kontorsjefene om høstens lønnsforhandlinger Mottar informasjonsskriv fra PØA Mottar informasjon fra PØA om lønnspottens størrelse Oppdaterer aktuelle skjema på fakultetets hjemmeside. Skriver informasjonsbrev vedlagt informasjon om hovedtariffoppgjøret, Hovedlønnstabell A, Skjema for registrering av arbeidsgiverkrav, Utarbeider lønnspolitikken sammen med tjenestemannsorganisasjone ne (konsensusdokument) PØA koordinerer hele prosessen. Avholder forberedende møter med tjenestemannsorganisasjone ne, hvor man blir enig om prosedyre, tidsfrister og eventuelle føringer. Gir ut informasjon på nettet. Skriver forslag til brev, som sendes styrerne fra fakultetsnivået. Tar ut lister over tilsatte med lønnsopplysninger. Listen sendes fakultetsnivået, som videresender til instituttnivået. Gir retningslinjer om prosessen til fakultetsnivået (prosessen er ikke fastsatt, men avtales fra år til år) Kontrollerer virkningen av fakultetets prioriteringer (kvinner/menn og forholdet T/A VIT.) Bistår fakultetsdirektør/dekanus i evt. preliminære forhandlingsrunder. PØA/prosjektadministras jon 11

12 Instituttleder og kontorsjef mottar fra fakultetet i lukket konvolutt konfidensiell liste over alle ansatte med stillingsopplysninger og lønnsplassering Instituttleder vurderer og prioriterer vitenskapelig personale Instituttleder/kontors jef vurderer og prioriterer tekn/adm. personale Oversender prioriterte og begrunnede krav til fakultetet Skjema for registrering av arbeidsgiverkrav sendes elektronisk til PØA med kopi til Sekretariatet Instituttleder mottar konfidensiell liste over de som har fått opprykk. Instituttleder informerer kontorsjef. Registrering på Stillings- og personvurdering av vitenskapelig personale, Stillings- og personvurdering av teknisk- /administrativt personale Sender konfidensiell liste med stillingsopplysninger over alle ansatte ved det enkelte institutt i lukket konvolutt til instituttleder og kontorsjef Fakultetsdirektør vurderer og prioriterer ansatte ved Sekretariatet Mottar kravene fra instituttene Mottar skjemaene elektronisk fra instituttene. Mottar elektronisk oversendt liste fra PØA Forhandlinger Mottar forhandlingsresultat fra PØA Sender konfidensiell liste over de som har fått lønnsopprykk i lukket til instituttleder og epost til kontorsjef med melding om at listen er sendt instituttleder Skriver bilag til Mottar kravene fra instituttene (elektronisk) og sammenfatter kravene i en liste Forhandlingene føres ved PØA med personal- og økonomidirektør som forhandlingsleder Fører statistikk. Effektuerer resultatet. Fyller ut skjema med opplysninger fra oppgjøret, som sendes UFD. 12

13 personaloversikten personalmappen Registrerer i SLP4 Noterer opprykket på personalkortet LØNNSLÅN / BOLIGLÅN Søknad sendes direkte fra arbeidstaker til PØA. Saksbehandler behandler saken i henhold til fellesbestemmelsenes 9 pkt. 5. MEDARBEIDERSAMTALER Instituttleder gir tilbud om medarbeidersamtale til vitenskapelig personale og kontorsjef (med 14 dagers varsel). Evt. også til andre adm. og tekn.personale som ønsker det. Kontorsjef gir tilbud om medarbeidersamtale til tekn./adm.personale. (14 dagers varsel) Ved noen institutter gir nestleder tilbud om medarbeidersamtale med stipendiatene. Ulike rutiner ved instituttene. Fakultetsdirektøren har medarbeidersamtaler med seksjonslederne. Seksjonslederne har medarbeidersamtaler med medarbeiderne i seksjonen. Avholder kurs i medarbeidersamtaler. 13

14 MERKEDAGER se PØAs nettsider Arbeidsmiljø og velferd Mottar / journalfører oversikt fra PØA over tilsatte som vil oppnå 25 eller 40 års tjeneste ved UiB påfølgende år. Oversikt over fylte 50 og 60 år Sørger for markering. Opplegget kan variere mellom de ulike institutter. Samme rutine som ved institutt (følger PØAs retningslinjer) Sender oversikt til institutter/avdelinger over tilsatte som vil oppnå 25 eller 40 års tjeneste påfølgende år. Sørger for kort fra universitetsdirektør (på forespørsel fra miljøene). OPPSIGELSE Tjenestemannens adgang til å si opp sin stilling rutine fakultet/pøa journalfører oppsigelse Oppsigelse m/påtegning fra instituttleder sendes fakultetet. Kopi til instituttet journalfører kopi av brev fra fakultetet til den som har sagt seg opp. Registrering på personaloversikten etter tilbakemelding fra fakultetet. Saken arkiveres oppsigelse Skriver brev til søker med kopi til instituttet og gul kopi til Lønn Registrerer oppsigelsen i SLP4 Saken avskrives i Doculive Arkiveres i Saksbehandler ved Lønnskontoret sender lønnsmeldingsskjema til Statens Pensjonskasse og foretar sluttoppgjør. Samme rutine som ved fakultetet 14

15 saksarkivet Registrering på personalkortet Arkiverer personalmappen i sluttarkivet Avskjed i nåde Overgang til pensjon fra Statens Pensjonskasse rutine fakultet/pøa De professorer som er embetsmenn, bør gi melding til universitetet om fratredelsesdato ett år før fratreden. journalfører søknad fra embedsmann om avskjed i nåde Avskjedssøknad (embedsmenn) m/uttalelse fra instituttleder sendes PØA. Kopi til fakultetet Kopi til instituttet journalfører kopi av departementets svarbrev samt avskjedsdokument Registrering på personaloversikten. Saken arkiveres Mottar kopi av søknad Arkiverer kopien i saksarkivet Mottar fra PØA kopi av departementets svarbrev samt avskjedsdokument, som arkiveres i saksarkiv og personalmappe Registrering på personalkortet Arkiverer personalmappen i Saksbehandler ved PØA skriver et oversendelsesbrev til departementet (UFD) og vedlegger søknaden om avskjed. Svar fra dep. Foreligger normalt innen 3 4 måneder. Departementets svarbrev samt avskjedsdokumentet sendes embetsmannen med kopi til fakultet, institutt og Lønnskontor. Saksbehandler ved Lønnskontoret sender lønnsmeldingsskjema til Statens Pensjonskasse og foretar sluttoppgjør. 15

16 sluttarkivet Overgang til avtalefestet pensjon (AFP) Overgang til pensjon fra Statens Pensjonskasse rutine fakultet/pøa journalfører søknad om overgang til AFP vedlagt skjema "Søknad om avtalefestet pensjon" Søknad om overgang til AFP m/påtegning fra instituttleder sendes fakultetet Kopi til instituttet journalfører kopi av brev fra fakultetet til søker Registrering på personaloversikten Saken arkiveres søknad om overgang til AFP Skriver brev til søker med kopi til instituttet og gul kopi til Lønn vedlagt AFP-skjema Registrerer oppsigelsen i SLP4 Saken avskrives i Doculive Arkiveres i saksarkivet Registrering på personalkortet Arkiverer personalmappen i sluttarkivet Lønnskontoret videresender søknadsskjema om AFP til Statens Pensjonskasse sammen med lønnsmeldingsskjema. Foretar evt. sluttoppgjør. Overgang til pensjon fra SPK Overgang til pensjon fra Statens Pensjonskasse rutine fakultet/pøa I god tid (3 6 mndr.) før fylte 67 (70) år 16

17 mottar instituttet oppsigelse fra vedkommende arbeidstaker med melding om fratredelsesdato. Oppsigelsen m/påtegning fra instituttleder sendes til fakultetet. Kopi til instituttet journalfører kopi av brev fra fakultetet til den som har til den som har sagt seg opp Registrering på personaloversikten Saken arkiveres søknad. Skriver brev til søker med kopi til instituttet og gul kopi til Lønn Registrerer overgang til pensjon i SLP4 Saken avskrives i Doculive Arkiveres i saksarkivet Registrering på personalkoreret Saksbehandler ved Lønnskontoret sender lønnsmeldingsskjema til Statens Pensjonskasse og foretar sluttoppgjør Seniortiltak Jf. DAK-sak: 114/ om seniorpolitikk ved Universitetet i Bergen økonomiavdelinge n Oversikt over avslutning av tjeneste for å bli pensjonist Sørger for markering. Gavekort/blomster/luns j for alle ansatte. Opplegget kan variere mellom de ulike institutter. Seniormiddag Ved starten på nytt studieår, utarbeides liste over tilsatte som har gått av for aldersgrensen siste studieår Bestille restaurant og avtale meny på bakgrunn av utarbeidet liste. Sjekke om vi har gavebøker/ev. bestille gavebøker som skal gis til pensjonistene under middagen. Behandler søknader iht. hovedtariffavtalens pkt PØA/prosjektadministrasjo n 17

18 Sende skriftlig innbydelse til pensjonistene til en felles avslutningsmiddag med fakultetsledelsen og dekanus. I innbydelsen ber vi om tilbakemelding innen en oppgitt dato. Registrere svarene på innbydelsene. Fakultetsdirektør + dekanus skriver hilsen i gavebøkene. Pakker inn gavebøkene Under middagen: Fakultetsdirektør/dekanu s holder tale for pensjonistene og deler ut gavebøkene. Etter middagen: Sender gavebøker til de pensjonistene som ikke hadde anledning til å delta. PERMISJON/TJENESTEFRI Fødsels- og omsorgspermisjon journalfører søknad vedlagt termindato. Søknad påtegnes, kopieres og sendes fakultetet/spa/unifob. journalfører kopi av brev til søker fra fakultetet/spa/unifob søknad fra arbeidstaker Vedlagt søknaden skal følge bekr. på termindato Skriver brev om innvilgelse og ber om bekreftelse på fødselsdato, da permisjonen kan bli avkortet ved for tidlig fødsel kopi på gult papir til Lønnskontoret Nytt brev dersom for tidlig fødsel kopi på gult papir til Lønnskontoret Ved søknad om Mottar søknad fra arbeidstaker. Påser at søknaden er påtegnet av instituttleder/prosjektledere. Innvilger permisjon etter gjeldende retningslinjer og skriver brev til søker m/kopi til institutt/avd. + Lønnskontoret. Registrerer permisjonen i SLP4. 18

19 Permisjonen registreres på personal-oversikten Saken arkiveres fedrekvote skal Trygdekontorets vedtak om stønad for mor være vedlagt Ved fars søknad om omsorgspermisjon i forbindelse med fødsel (10 dgr.) skal bekreftelse på fødselsdato/termindato vedlegges Kontakter trygdekontoret dersom noe er uklart Reg. i SLP4 Saken avskrives i Doculive og arkiveres i saksarkivet Kopi i personalmappen Utdanningsspermisjon med og uten lønn journalfører søknad. Søknad sendes til fakultetet sammen med uttalelse fra instituttet. Kopi til instituttet Mottar kopi av fakultetets brev til søker Registrerer permisjonen i personaloversikten søknad + instituttets brev Behandler søknaden og skriver brev til søker m/kopi til institutt. Ved permisjoner uten lønn: gul kopi til Lønnskontoret Saken avskrives i Doculive og arkiveres i saksarkivet Fakultetet vurderer om det skal kreves pliktarbeidstid i etterkant / ev. kontrakt (jf. personalhåndboken) 19

20 Velferdspermisjon og eksamenspermisjon med lønn Velferdspermisjon med lønn kan innvilges av instituttleder inntil 10 dg pr år journalfører søknad Søknad vurderes av instituttleder/ kontorsjef. Svar til søker ved påtegning av instituttleder/kontorsjef. Instituttet sender kopi av innvilgede permisjoner til fakultetet. (Jf. pkt. om sykefravær). Instituttet holder oversikt over innvilgede velferdspermisjoner. Samme rutine som ved institutt, men søknader vurderes av fakultetsdirektør Mottar kopi av innvilgede permisjoner og registrerer i SLP4 Andre permisjoner uten lønn (Permisjon ved overgang til annen stilling utenfor universitetet gis normalt ikke.) journalfører søknad. Søknad med instituttets uttalelse sendes fakultetet. Kopi av saken til institutt. Kopi til instituttet journalfører kopi av brev fra fakultetet til søker Registrerer i personaloversikten Saken arkiveres søknad + instituttets brev/påtegning Skriver brev med kopi til Lønnskontoret (gul kopi) + instituttet Registrerer i SLP4 Saken avskrives i Behandler permisjonssøknader ved overgang til uføretrygd. 20

21 Det forutsettes at den permitterte senest 3 måneder før utløp av permisjonen gir melding til institutt/fakultetet om vedkommende kommer til å gjeninntre i tjenesten eller ikke. Doculive og arkiveres i saksarkivet Kopi til personalmappen Reiseløyve Reiser på mer enn 3 dager og inntil 3 mndr. (mer enn 10 dgr. skal godkjennes av fakultetet) UiB finansiert: informeringsplikt (over 10 dgr. må søkes) Eksterntfinansiert: søknad journalfører søknadsskjema Søknadsskjema påtegnes anbefaling av instituttleder før det sendes fakultetet. (tar ikke kopi til instituttet). Mottar kopi av skjemaet i retur med fakultetsdirektørens påtegning Registrering på fraværslisten. søknadsskjema, som påtegnes av fakultetsdirektør Skjema sendes i retur til søker m/kopi til institutt KARI SER PÅ DETTE SYKEFRAVÆR INKLUDERENDE ARBEIDSLIV (IA) Korttids sykefravær (1 8 dager) Jf. Fakultetets rutiner ved sykefravær 21

22 Mottar telefon/e-post fra vedkommende som er syk med opplysninger om fraværets sannsynlige varighet Den som mottar beskjed om fravær fyller ut pkt. 1 på Egenmelding ved sykefravær, signerer skjemaet og legger det i posthyllen til vedkommende. Fraværet registreres på fraværslisten Sørger for at telefonen blir registrert med fraværsmelding. Mottar i retur skjema Egenmelding ved sykefravær med pkt.2 utfylt som gis til den som har ansvar for videresending av melding om sykefravær Egenmelding sendes til fakultetet etter hvert (mot tidligere samlet). Kopi til instituttet. Skjemaet Melding om sykefravær, velferdspermisjon og eksamenspermisjon sendes fakultetet innen den 5. i hver mnd. med kopi til instituttet Instituttet holder oversikt over egenmeldinger og sykemeldinger fra de ansatte. Fravær ved instituttene: Mottar utfylte egenmeldingsskjemaer fra instituttene og registrerer sykefravær i SLP4 Arkiverer egenmeldingene Fravær ved sekretariatet: Mottar telefon fra arbeidstaker med opplysninger om fraværets sannsynlige varighet. Den som tar i mot beskjed, registrerer fraværet under pkt. 1 i egenmeldingsskjemaet. Legger egenmeldingsskjema i hyllen til arbeidstaker som har vært borte fra jobb. Når arbeidstaker er tilbake på jobb, fyller vedkommende ut del 2 og legger skjemaet i hyllen til vedkommende som har ansvar for registrering Registrerer sykefraværet i SLP4 22

23 Sykemelding (9 16 dager) journalfører sykemelding. Sjekker at aktuelle felt er fylt ut. Fraværet registreres på fraværslisten Sørger for at telefonen blir registrert med fraværsmelding. Original sykemelding sendes fakultetet, kopi til instituttet Arkiverer sykemeldingen Nærmeste overordnete sørger for kontakt med den sykmeldte eller en annen som står vedkommende nær for å avklare om årsaken til sykmeldingen skyldes forhold på arbeidsplassen. All kontakt med den sykmeldte skal registreres. Skjemaet Oppfølging av sykefravær del 1, evt. del 2 fylles ut ved all kontakt utover første fraværsemelding Fravær ved sekretariatet: Mottar sykmelding og sjekker at alle relevante felter er fylt ut Registrerer sykmeldinger i SLP4 Kopierer sykmeldinger og sender original til PØA Arkiverer sykmeldinger Langtids (16 dager 6 uker) journalfører sykmelding. Sjekker at aktuelle felt er fylt Mottar sykmeldinger og sjekker at alle relevante felter er 23

24 ut. Fraværet registreres på fraværslisten Sørger for at telefonen blir registrert med fraværsmelding. Original sendes fakultetet, kopi til instituttet. Nærmeste overordnede har samtale med den sykmeldte for å diskutere løsninger på arbeidsplassen gradert sykmelding, aktiv sykmelding, andre tiltak). All kontakt med den sykmeldte skal registreres. Nærmeste overordnede informerer om nyheter/hendelser ved UiB/MN/institutt. Sørge for at den sykmeldte blir invitert til sosiale arrangementer m.m. Overordnede sender blomster til den sykmeldte Etter 6 ukers sykefravær fylles ut skjemaet Individuell oppfølgingsplan som signeres av arbeidstaker og arbeidsgiver. Skjemaet oppbevares på instituttet, kopi sendes BHT. fylt ut Registrerer sykmeldinger i SLP4 Kopierer sykmeldinger og sender original til PØA Arkiverer sykmeldinger Har samtale med den sykmeldte for å diskutere løsninger på arbeidsplassen (gradert sykmelding, aktiv sykmelding, andre tiltak.) Etter 6 uker utarbeides individuell oppfølgingsplan Arkiverer original i personalkortet og sender kopi til BHT PØA sørger for å sende refusjonskrav til trygdekontoret og holder oversikt over krav og innkomne beløp. Rådgiverfunksjon i forhold til oppfølging av sykemeldte, også individuell oppfølgingsplan. BHT mottar og registrerer kopi av oppfølgingsplan Langtids (12 26 uker) Sykmelding. Har samtale om 24

25 Fortsatt jevnlig kontakt. Har samtale om tilrettelegging på arbeidsplassen bedriftsintern attføring tilrettelegging på arbeidsplassen bedriftsintern attføring Langtids (27 50 uker) Sykemelding. Har kontakt med den sykmeldte minst én gang pr. måned. All kontakt med den sykmeldte registreres Dersom attføringsopplegg må iverksettes, diskuterer dette med BHT Har kontakt med den sykmeldte minst én gang pr måned All kontakt med den sykmeldte registreres skriftlig Dersom attføringsopplegg må iverksettes, diskuterer dette med BHT PØA skriver brev til den sykmeldte med melding om at det nærmer seg maks-dato for utbetaling av lønn under sykefravær. SYSTEMATISK HMS-ARBEID Noen institutter har et HMS utvalg og/eller en HMS koordinator. Kontorsjef er i noen tilfeller medlem av utvalget PØA, som er sekretariat for valgstyret (oppnevnt av AMU), arrangerer valg på verneombud og varaverneombud annet hvert år. PØA arrangerer årlig et 40 timers kurs for hovedverneombud, verneombud og 25

26 Utarbeide skriftlig målsetting. Målsettingen skal evalueres årlig HMSarbeidet Gjennomgå den interne organiseringen av HMS-arbeidet. Avholde HMS-møte en gang i året Avholde HMS-runde (vernerunde) en gang i året Medarbeidersamtaler se eget punkt. Ajourføre HMShandlingsplan en gang i året Ajourføre HMSringperm Vedlikeholde HMSnettside journalfører påminning fra Sekretariatet Instituttleder og verneombud utarbeider i fellesskap HMSårsrapport Sende HMSårsrapport til sekretariatet Utarbeide skriftlig målsetting for HMSarbeidet ved Sekretariatet. Målsettingen skal evalueres årlig. Gjennomgå den interne organiseringen av HMS-arbeidet ved Sekretariatet Avholde HMS-møte en gang i året Avholde HMS-runde (vernerunde) en gang i året Medarbeidersamtaler se eget punkt. Ajourføre HMShandlingsplan en gang i året Ajourføre HMSringperm Vedlikeholde Sekretariatets HMSnettside journalfører brev fra universitetsdirektøren Sender påminning til instituttene om utarbeiding av HMSårsrapport Fakultetsdirektør og verneombud utarbeider i fellesskap HMSårsrapport registrerer HMS- Årsrapporter fra instituttene Utarbeide samlet HMSstatus for hele fakultetet. Diskutere innrapportert status med fakultetets hovedverneombud Legge HMSstatusrapport fram for IDU varaverneombud. PØA leder attføringsutvalget ved UiB, som vurderer enkeltsaker i forhold til sykdom. Universitetsdirektøren sender brev med påminning om utarbeidelse av årsrapport lokalt HMS-arbeid. 26

27 Mottar statusrapport journalfører tilbakemelding om status Ajourføre IA-rutiner Legge HMSstatusrapport fram for fakultetsstyret Innarbeide eventuelle endringer i statusrapporten og oversende denne til universitetsdirektøren med kopi til BHTavdelingen Sender statusrapport til instituttene, IDU og fakultetsstyret Gir skriftlig tilbakemelding om status og anbefalte tiltak til enhetene Saken avskrives i Doculive og arkiveres i saksarkivet Følge opp HMSaktitiviteter på fakultetsnivå i hht regningslinjer for systematisk HMSarbeid (HMS-håndbok kap ) Bistå instituttene med å få gode HMS-rutiner Påse (overordnet ansvar) for at institutter og enheter oppfyller fakultetets krav til systematisk HMSarbeid Ha totaloversikt over det systematiske HMSarbeidet ved fakultetet Utarbeide nettside over systematisk HMSarbeid ved fakultetet Ajourføre fakultetets HMS-nettside Ajourføre fakultetets IA-rutiner Påse at HMS integreres i den løpende lederopplæringen På vegne av universitetsdirektøren utarbeider BHTavdelingen Statusrapport for lokalt HMS-arbeid ved UiB basert på årsrapportene fra enhetene Statusrapporten behandles i Arbeidsmiljøutvalget BHT-avdelingen sender statusrapport i flere eksemplarer til hovedverneombud og fakultetskontakter. Ajourfører UiBs IArutiner 27

28 På bakgrunn av HMS-handlingsplan, utarbeide søknad om arbeidsmiljømidler Oversende søknad til fakultetet (arrangere kurs, innkalle lederne) Bindeledd/koordinator mellom grunnenhetene, fakultet og sentraladministrasjonen Utarbeide HMShandlingsplan på fakultetsnivå Utarbeide HMSmålsetting på fakultetsnivå Utlysing arbeidsmiljømidler (fakultetets egen avsetning + midler EIAs investeringsbudsjett) registrerer søknader om arbeidsmiljømidler fra instituttene i Doculive Behandler og prioriterer søknadene fra instituttene Sende brev til instituttene (innvilget + avslag) Brev til EiA med oversikt over hvilke søknader som er innvilget + overslag over kostnadene VELFERDSTILTAK (de ulike institutter har sine interne opplegg) Utflukt/ Blåtur /Julelunsj/Julefest Deltar i arrangementkomite med tilrettelegging, annonsering, påmelding, bestilling av servering etc., etterarbeid. Hvor ofte det arrangeres sosiale sammenkomster og i Samme rutine som ved institutt, men markerer også fødselsdager (kake + blomst) Ulike velferdstiltak som juletrefester, konserter, teater m.v. 28

29 hvilken form varierer ved de ulike institutter. 29