Kontrollutvalget i Sandnes kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget i Sandnes kommune Møteinnkalling Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: Kl Møtenr: Til behandling: Sak nr Sakstittel 12/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 13/13 Årsregnskap m/ årsmelding for Sandnes kommune 14/13 Årsregnskap og årsmeldinger kommunale foretak 15/13 Skatteregnskapet for 2012 med kontrollrapport fra Skatteetaten 16/13 Fylkeskommunens kontroll- og kvalitetsutvalgs rapport vedr. Bybanekontoret 17/13 Vedr. kontrollutvalgets vedtak i sak 11/13 18/13 Spørsmål knyttet til tilsettingsprosesser 19/13 Statusoversikt pr. april 2013 Referatsaker/meldinger Periode: Arkivsak Nr. Referatsakstittel 13/ /13 Åpenhetsrapport / /13 Skatteinngangen for mars Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon evt , eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer Sveinung Skjørestad Leder av kontrollutvalget Wencke S. Olsen Sekretariatet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke underskrift 1

2 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 12/13 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Protokoll fra møte den 22. februar 2013 legges frem for kontrollutvalget i Sandnes til godkjenning, se vedlegg. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes godkjenner protokollen fra møte den 22. februar SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Protokoll fra forrige møte Tilbake 2

3 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 13/13 Årsregnskap m/ årsmelding for Sandnes kommune Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 210 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn Kontrollutvalget skal i hht. Kommunelovens ledd, og kontrollutvalgsforskriftens 7 uttale seg om kommunens årsregnskap før kommunestyret godkjenner regnskapet. Uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til denne før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Etter kontrollutvalgsforskriftens 8 skal også kontrollutvalget påse at revisors merknader i forhold til regnskapet blir fulgt opp. Saksutredning: Årsregnskapet for 2012 er gjort opp med et netto driftsresultat for bykassen på 115,1 mill. kr og regnskapsmessig mindreforbruk på 13,4 mill. kr. Netto driftsresultat utgjør da 2,9 % av kommunenes driftsinntekter, noe som er tett opp mot det anbefalte nivået på 3%. Årsregnskap/årsmelding for de kommunale foretakene behandles som egen sak i kontrollutvalget, men vil være en del av en samlet sak til bystyret når regnskap/årsmelding for 2012 skal behandles. Revisjonsberetning og øvrige merknader fra revisjonen. Kontrollutvalgssekretariatet har mottatt revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat til bystyret fra Rogaland Revisjon IKS, se vedlegg. Det er avgitt normal revisjonsberetning uten spesielle presiseringer eller forbehold. Revisor har også utarbeidet et årsoppgjørsnotat til bystyret. Dette notatet danner grunnlaget for evt. oppfølging fra kontrollvalget i henhold til 8 som nevnt innledningsvis. Blant forhold revisor poengterer i årsoppgjørsnotatet, er det bl.a. verd å merke seg: Det er i 2012 inntektsført premieavvik på 47 mill. kr. Dette er ikke reelle inntekter, men en utsatt utgiftsføring. Det betyr at netto driftsresultat ser mer positivt ut enn det i realiteten er. I tillegg er også merverdiavgift for investeringer med i netto driftsresultat. Dersom resultatet korrigeres for disse faktorene, vil resultatet blir redusert til 0,8 % (tilsvarende fjoråret). Det avdekkes fremdeles en del feil knyttet til innkjøpsrutinene. Revisor har bl.a. gjort administrasjonen oppmerksom på formelle mangler ved dokumentasjon av utgifter til bevertning, representasjon og reiser. 3

4 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Revisor konkluderer med at etter revisors skjønn er det ikke avdekket forhold som kontrollutvalget plikter å følge opp ytterligere. Kontrollutvalget velger likevel selv om en vil knytte kommentarer til forhold i det framlagte årsoppgjørsnotatet. Representanter for rådmannen vil være til stede på kontrollutvalgts møte under behandling av denne saken. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes har ingen kommentarer til årsmelding og regnskap 2012 for Sandnes kommune ut over det som går fram av revisjonsberetningen for 2012 og revisors årsoppgjørsnotat. SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Revisjonsberetning 2012 Årsoppgjørsnotat 2012 Årsmelding 2012 Sandnes kommune (sendes kun elektronisk) Årsregnskap 2012 Sandnes kommune (sendes kun elektronisk) Tilbake 4

5 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 14/13 Årsregnskap og årsmeldinger kommunale foretak Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 210 Saksbehandler Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn: Sekretariatet har bedt om å få tilsendt årsrapport og regnskap med revisjonsberetning for 2012 for de kommunale foretakene i Sandnes: Sandnes Parkering KF Sandnes Kulturhus KF Sandnes Havn KF Sandnes Tomeselskap KF KINOKINO KF Sandnes Indre Havn KF Rogaland Revisjon IKS har oversendt årsoppgjørsnotat 2012 for foretakene. Saksutredning: Nedenfor følger en kort oversikt over hovedtendenser i selskapenes regnskap for 2012 samt evt. kommentarer fra revisor. Sandnes Parkering KF: Regnskapet for 2012 er gjort opp med et netto driftsresultat på kr ,- og et regnskapsmessig mindreforbruk på tilsvarende beløp. Både egenkapital og likviditet har blitt betydelig styrket gjennom året som følge av overføring av parkeringsfond fra kommunen på 29,6 mill. kr. Egenkapitalandelen, dvs. den delen av eiendelene som er finansiert med egenkapital, ligger nå på hele 84 %. Revisor betegner derfor virksomhetens økonomi som svært solid. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2012, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. Sandnes Havn KF Regnskapet er gjort opp med et et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Styret foreslår at årets resultat tillegges foretakets disposisjonsfond. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2012, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. 5

6 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Sandnes kulturhus KF: Driftsregnskapet er gjort opp med et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mer-/mindreforbruk på kr 0,-. Driftsresultatet anbefales avsatt til disposisjonsfond. Bystyret har besluttet å avvikle foretaket, for å legge virksomheten inn i nye Sandnes kunst- og kulturhus KF, se også merknad under KinoKino nedenfor. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2012, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. Sandnes tomteselskap KF Driftsregnskapet er gjort opp med et overskudd på kr kr. Overskuddet er disponert til annen egenkapital. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2012, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. KINOKINO KF Foretaket har gjort opp regnskapet for 2012 med et netto driftsresultat på minus kr og et regnskapsmessig merforbruk på kr Revisor har på oppdrag fra Sandnes kommune gjennomført en utredning av det økonomiske resultatet og økonomistyring i 2012, se vedlegg. KinoKino KF ble etter vedtak i bystyret avviklet fra nyttår for å bli slått sammen med virksomheten i kulturhuset, som fra nyttår heter Sandnes kunst- og kulturhus KF: Revisor har avgitt revisjonsberetning for 2012 med presisering om at foretakets egenkapital per er negativ med kr Dette forholdet har ingen betydning for revisors konklusjoner. evisor er for øvrig av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. Sandnes Indre Havn KF Foretakets driftsregnskap viser et netto driftsresultat på minus kr ,- og et regnskapsmessig merforbruk på det samme beløpet. Merforbruket skyldes ifølge foretakets årsberetning at prosjektets framdrift har blitt høyere enn opprinnelig forutsatt. Revisor har avgitt normal revisjonsberetning for 2012, og er av den oppfatning at årsregnskapet er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarer til foretakets særbudsjett og årsberetning. Oppsummering: For nærmere omtale av de kommunale foretakene vises det til foretakenes vedlagte regnskaper og årsmeldinger. Revisor har ikke bemerket funn av som tilsier spesielle oppfølgingspunkter for kontrollutvalget for noen av foretakene i 2012, dette gjelder også for presiseringen i revisjonsberetningen til KinoKino. Kontrollutvalget står likevel fritt til å bestemme om det er punkter som en ønsker å følge opp. 6

7 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat FORSLAG TIL VEDTAK: Ut over det som framgår av revisor årsoppgjørsnotater og revisjonsberetninger har kontrollutvalget i Sandnes ingen merknader til årsmelding og årsregnskap 2011 for de kommunale foretakene i Sandnes: Sandnes Parkering KF Sandnes Havn KF Sandnes Kulturhus KF Sandnes Tomteselskap KF KINOKINO KF Sandnes Indre Havn KF SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Vedleggshefte, som inneholder: Revisjonsbretninger for foretakene Årsoppgjørsnotater for foretaken Økonomisk analyse KinoKino Årsregnskap og årsmeldinger fra foretakene (se likevel fotnote på forrige side) Tilbake 7

8 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 15/13 Skatteregnskapet for 2012 med kontrollrapport fra Skatteetaten Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 232 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn: Kontrollutvalget har fått tilsendt skatteoppkrevers årsrapport for 2012, i tillegg har Skatteetaten oversendt Kontrollrapport 2012 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Sandnes kommune. Kommunene har ansvaret for skatteinnkreving og føring av skatteregnskap (skatteopp-kreverfunksjonen). Staten v/riksrevisjonen har ansvar for revidering av kommunenes skatteregnskap, og bygger sin revisjon på de stedlige kontrollene som Skatteetaten gjennom-fører. Kontrollavdelingen avgir årlig rapport til Riksrevisjonen og til kommunen med kopi til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ikke pålagt noen form for behandling av selve skattregnskapet, men har et tilsynsansvar overfor skatteoppkrever. 1 Regnskapet legges derfor fram for kontrollutvalget til orientering, bl.a. fordi kontrollutvalget har adgang til å bemerke forhold vedrørende etatens samlede ressurser, samlede restanser og arbeidsgiverkontroll - så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen. Saksutredning Som det går fram av skatteoppkrevers årsrapport er kommunens andel av skatteinngangen for 2012 på 1 838,9 millioner kroner. Dette er en økning på 9,2% sammenlignet med fjoråret. Det går fram av vedlagte kontrollrapport fra Skatteetaten at det er gitt pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever i brev. Kontrollrapporten presiserer også at skatteoppkrever-kontoret har gitt tilbakemelding på de pålegg og anbefalinger som er gitt. Det foreligger ellers ingen merknader til resultatene av utført kontroll innenfor ressurser og tilpasset organisering, regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap samt skatte og avgiftsinnkrevingen. Skattetaten har heller ingen kommentarer til arbeidsgiverkontrollen, selv om det mangler litt på at målkravet er fullstendig oppfylt. (utført 4,3% mens målkravet er 5%). Kontrollutvalget tar selve skatteregnskapet til orientering, da utvalget som nevnt ikke er pålagt noen form for behandling av dette regnskapet. Det er en statlig oppgave. Som nevnt ovenfor har Skatteetaten ingen merknader. 1 Jfr brev fra KRD av til kontrollutvalgssekretariat Nordmøre 8

9 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Skatteoppkrevers melding er også lagt fram for bystyret i møte den , men kontrollrapporten fra skatteetaten forelå ikke ved denne behandlingen. Bystyret tok skatteregnskapet til orientering. Skatteoppkrever er invitert til kontrollutvalgets møte for å gjennomgå årsrapporten. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar skatteregnskapet for 2012 med kontrollrapport fra Skatteetaten til orientering. SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Skatteoppkrevers årsrapport Kontrollrapport fra Skattetaten Tilbake 9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 16/13 Fylkeskommunens kontroll- og kvalitetsutvalgs rapport vedr. Bybanekontoret Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 217 Saksbehandler Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn: Rogaland Fylkeskommunens kontroll- og kvalitetsutvalg bestilte i desember 2012 forvaltningsrevisjon av Bybanekontoret etter oppslag i media om bl.a. bruk av midler. Det ble opprinnelig luftet at dette prosjektet burde være et samarbeidsprosjekt mellom deltakende kommuner som i tillegg til Fylkeskommunen var Stavanger, Sandnes og Sola. Pga tidsnød ble prosjektet imidlertid bestilt av Fylkeskommunen alene, da det ikke var ønskelig å vente på en behandlingsrunde i de andre kommunene. Mandatet ble sendt de øvrige kontrollutvalgene til orientering etter at det var vedtatt i kontroll- og kvalitetsutvalget. Kontrollutvalget i Sandnes har derfor ikke hatt innflytelse på bestillingen, og er heller ikke eier av rapporten. Dette medfører også at kontrollutvalget i utgangspunktet ikke skal behandle rapporten. Det har imidlertid kommet signaler om at det er ønskelig at rapporten likevel legges fram for kontrollutvalget som sak, og at utvalget fatter et vedtak som evt. kan videresendes bystyret dersom det her er interesse for å ta opp saken. Saksutredning: Saksutredningen er i stor grad et sammendrag fra Rogaland Revisjons oppsummering av rapporten på egne nettsider, der det kommer fram følgende: Fylkesrådmannen og fylkesordføreren initierte denne undersøkelsen, som kvalitets- og kontrollutvalget iverksatte Politisk og administrativ ledelse samt kontrollutvalgene i Stavanger, Sandnes og Sola har blir orientert om prosessen. Mandatet for undersøkelsen har vært å vurdere: * Bybanekontorets oppdrag * Organisering, fullmakter, rapportering og pengebruk ved Bybanekontoret * Konsulentavtaler innen arbeidsområdet kommunikasjon, informasjon og media, omfang, kostnader, oppdrag osv. * Andre konsulentavtaler ved Bybanekontoret * Bybanekontorets offentlige anskaffelser Ifølge rapporten konkluderer revisor med at Bybanekontoret etter deres vurdering i det store og hele har utført sitt oppdrag i tråd med oppdragsgivernes bestilling og med en tett oppfølging fra de to styringsgruppene. 10

25 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat I en kritisk fase høsten 2012 blir det imidlertid fra kontorets side foretatt en del feilgrep på informasjons- og kommunikasjonsområdet, som får stor oppmerksomhet, og som svekker kontorets omdømme. Revisor oppsummerer resultatene fra undersøkelsen slik: Det har gjennom en årrekke vært regional konsensus om å realisere en bybane med et bredt politisk fundament - fram mot 2010/2011. Visjonen og viljen har vært knyttet til konseptet bybane. Det har derfor vært arbeidet ikke bare for å utrede men også for å realisere bybanen. Dette er en føring som styringsgruppene også har lagt på Bybanekontorets arbeid. Med slike store samferdselsprosjekter vil det ofte være nødvendig å gjennomføre betydelige analyser, planlegging og informasjonsarbeid som tar en bestemt beslutning for gitt. Bybanekontoret har hatt en klar felles forståelse med sine oppdragsgivere Rogaland fylkeskommune, Stavanger, Sandnes og Sola om hva oppdraget har bestått i. Slik vi ser det har derfor Bybanekontorets arbeid både i innhold og omfang vært i overenstemmelse med oppdragsgivernes bestilling. Det har riktignok av ulike årsaker oppstått forsinkelser i arbeidet underveis. Bybanekontorets arbeid har hatt en sterk forankring i og tett oppfølging fra de to styringsgruppene. Det ser ut til at rapportering og samspill i hovedsak har fungert godt. Styringsgruppene er blitt informert om framdrift og har tatt aktiv styring på overordnet nivå når de har ansett det som nødvendig. Forankring og rapportering til fylkesting/bystyrer og kommunestyre synes imidlertid noe svakere. Vi forstår dette som et uttrykk for at enigheten har vært så stor at man ikke har ansett det som nødvendig. Dessuten har den politiske behandling ofte vært lagt til kommunalutvalgene/ samferdselsutvalget. Ansvaret for en eventuell sterkere rapportering til øverste politiske nivå ville naturlig tilligge styringsgruppene. Når vi i dag vet utfallet i fylkestinget i desember 2012 og ser tilbake på prosesser og behandling er det et par hendelser eller milepæler som kunne utløst en ny og grunnleggende drøfting om bybanesakens fundament, Bybanekontorets oppdrag og videre framdrift: August 2011 Kvalitetssikringsgruppens betydelige innvendinger mot KVU- arbeidet (konseptvalgutredningen). 2010/2011 Ledende Arbeiderpartipolitikere tar over tid til orde for et endret syn i bybanesaken. Dette rokker ved konsensusen som så langt har ligget til grunn. Hvis det på noe tidspunkt var behov for en ny grunnleggende debatt om bybanesaken, var det naturlig at den politiske styringsgruppen gjorde denne vurderingen. Bybanekontorets kostnadsnivå har vært drøftet i styringsgruppene og har også vært en del av budsjettbehandling i fylkeskommunen og de tre kommunene. 11

26 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Det har vært betydelige spenninger og konflikter både innad på Bybanekontoret og mellom kontoret og fylkeskommunens samferdselsavdeling. Dette har svekket Bybanekontorets arbeid, og disse situasjonene har etter vår vurdering ikke blitt taklet tilfredsstillende fra ansvarlige ledere. Styringsgruppene har hele tiden understreket viktigheten av aktiv informasjon og kommunikasjon. Gruppene har vært orientert om Bybanekontorets kommunikasjons-strategi og kjøp av ekstern konsulenthjelp. Revisor peker også på at kontoret i forbindelse med kartlegging av/kontakt med enkelte politikere i Stavanger har handlet i strid med sine retningslinjer, samt beveget seg inn på områder som ene og alene hører til den politiske arena. Revisor anser disse handlingene som kritikkverdige. Etter gjennomgangen mener revisor for øvrig ikke å ha spesielt grunnlag for prinsipielt å kritisere Bybanekontoret for deres informasjonsaktivitet, verken i form eller tilnærming eller for bruk av eksternt konsulentfirma. Revisor legger her vekt på følgende forhold * Betydningen av en aktiv informasjonsstrategi understrekes av alle involverte gjennom hele perioden * Informasjonsaktiviteten er forankret i en egen strateg og strategien er forankret i styringsgruppene. * Informasjonssituasjonen rapporteres jevnlig til styringsgruppene. * Bybanekontoret har til vanlig ikke selv tatt initiativ overfor politikere eller politiske instanser. Revisor mener at etter deres vurdering svekkes Bybanekontorets omdømme og tillit høsten 2012 av følgende hendelser: * Manglende forståelse for intensjonene i vedtak i politisk styringsgruppe , hvor det legges bånd på kontorets informasjonsaktivitet. * Sterk økning i informasjonsaktivitet, bruk av konsulentfirma og sterk kostnadsøkning ut over gitte rammer uten rapportering eller forankring hos oppdragsgiverne. * Enkelte uheldige og kritikkverdige informasjonsinitiativ. Selv om rapporten i utgangspunktet tilhører Fylkeskommunens kontroll- og kvalitetsutvalg, ser sekretariatet likevel ikke noe i veien for at kontrollutvalget kan knytte kommentarer til rapporten dersom det er ønskelig, men da ut fra en forståelse av at man ikke har vært bestiller av rapporten. Det hører for øvrig også med til saken at bybanekontoret ble lagt ned fra 1. april Rapporten ble behandlet i Fylkeskommunens kontroll- og kvalitetsutvalg torsdag den 11. april. Den er også behandlet i kontrollutvalget i Stavanger den 16. april. Vedtakene herfra er lagt ved. 12

27 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Sandnes tar Fylkeskommunes Kontroll- og Kvalitetsutvalgs rapport fra gjennomgang av Bybanekontoret til orientering. 2. Rapporten videresendes bystyret i Sandnes til orientering. SANDNES, Wencke Sissel Olsen daglig leder Vedlegg: Rapport Vedtak i fylkeskommunens kontroll- og kvalitetsutvalg Vedtak i Stavanger kontrollutvalg Tilbake 13

28 Saksprotokoll Utvalg: Kontroll- og kvalitetsutvalget Møtedato: Sak: 6/13 Resultat: Innstilling vedtatt Arkivsak: 13/4152 Tittel: SAKSPROTOKOLL: UNDERSØKELSE AV BYBANEKONTORET Behandling: Det ble protokollert: Bernt Mæland, Rogaland Revisjon IKS, presenterte rapporten for utvalget. Representanten Ivar Finnesand fremmet et alternativt forslag til vedtak:.1 Rapport Undersøkelse av Bybanekontoret tilbakesendes for utfyllende dokumentasjon og konklusjon..2 Kontroll- og kvalitetsutvalget avholder i samråd med fylkesutvalget en åpen høring på grunnlag av endelig rapport. Representanten Liv Zazzera fremmet et alternativt forslag til vedtak:.1 Rapporten om undersøkelse av Bybanekontoret tas til etterretning..2 Forslag om en utvidet undersøkelse/mandat om Bybanekontorets oppdrag/formål og styringsgruppenes rolle med oppfølging av kostnader og oppdrag..3 Ny rapport foretas av eksternt firma. Votering: Representanten Liv Zazzeras forslag ble votert over først. Det fikk en stemme fra Frp og falt. Innstillingen i saken ble satt opp mot representanten Ivar Finnesand sitt forslag. Ivar Finnesands forslag fikk to stemmer, Sp og Frp, og falt. Innstillingen ble vedtatt med tre stemmer fra uavhengig, H og Krf. Vedtak:.1 Rapporten om Undersøkelse av Bybanekontoret tas til etterretning..2 Det gis tilslutning til rapportens hovedbudskap. Postadresse: Besøksadresse: Postboks 130, Sentrum Arkitekt Eckhoffst. 1 Telefon: Stavanger StavangerTelefaks:

29 Arkivsak-dok. 13/00190 Arkivkode Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Behandlet av Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Stavanger /13 SAKSPROTOKOLL Fylkeskommunens kontroll- og kvalitetsutvalgs rapport vedr. Bybanekontoret Kontrollutvalget i Stavanger har behandlet saken i møte sak 5/13 Vedtak: 1 Kontrollutvalget i Stavanger tar Fylkeskommunes Kontroll- og Kvalitetsutvalgs rapport fra gjennomgang av Bybanekontoret til orientering. 2 Rapporten videresendes bystyret i Stavanger til orientering. Behandling: Janne Johnsen var inhabil i denne saken, jfr. Forvaltningslovens 6 2, og trådte fra. Christian Rugland trådte inn som varamedlem i saken. Forvaltningsrevisor Bernt Mæland orienterte. Leder av fylkeskommunens kontroll- og kvalitetsutvalg Fride Solbakken orienterte om utvalgets behandling av saken. Nina Lihaug Jøsvold fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Mandatet utvides til også å gjelde bybanekontorets pengebruk og styringsgruppenes rolle og oppfølging 2. Ny revisjon fortas av et eksternt firma. Votering: Forslag fra Nina Elisabeth Lihaug Jøsvold fikk 1 stemme og falt. Forslag til vedtak ble deretter vedtatt med 4 mot 1 stemme.

30 17/13 Vedr. kontrollutvalgets vedtak i sak 11/13 Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 047 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn: Kontrollutvalget behandlet på forrige møte henvendelse vedr. Sandnes læringssenter. Kontrollutvalget besluttet her å gi tilbakemelding om at saken var avsluttet fra kontrollutvalgets side. Underretning om dette er sendt fra sekretariatet. Saksutredning: Kontrollutvalget har fått tilbakemelding på sitt vedtak på forrige møte, der man stiller seg undrende til at dette ikke er en sak for kontrollutvalget. Som nevnt i tidligere sak ligger ikke personalsaker inn under kontrollutvalgets ansvars-område. Slike saker må løses via partene i arbeidslivet, evt. gjennom sivilt søksmål. Kontrollutvalget arbeider fristilt fra hele kommunens administrasjon, men er ikke fristilt fra bystyret. Kontrollutvalget arbeider på oppdrag fra bystyret, og så lenge det ikke kommer nye henvendelser fra bystyret i denne saken, vil det uansett ikke være naturlig at kontrollutvalget går videre inn i saken. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes viser til sitt vedtak i sak 11/13. Kontrollutvalget går ikke inn i saken på ny så sant det ikke kommer en ny henvendelse fra bystyret ang. denne saken. SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Brev av Tilbake 14

31 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 18/13 Spørsmål knyttet til tilsettingsprosesser Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 047 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn: I forbindelse med tilsetting av ny rådmann i Gjesdal kommune, har det vært en del kritiske kommentarer i pressen til prosessen rundt denne tilsettingen, der også enkelte utenforstående med kompetanse innenfor området har kommet med kritikk. I den sammenheng har det også blitt nevnt at dette er vanlig prosess ved tilsetting av toppledere i mange kommuner. Nestleder i kontrollutvalget har tatt dette opp i flere e-poster til ordfører, se vedlagte oppsummering av kommunikasjonen. Årsaken til dette er at det har vært ønskelig å se nærmere på prosessen med tilsetting av ny rådmann her i Sandnes, og om denne foregikk på tilsvarende måte. Saksutredning: Dersom kontrollutvalget skal be om innsyn i en sak, er denne innsynsretten knyttet til kontrollutvalget som organ (se bl.a. Kontrollutvalgsboka s. 33). Det betyr at enkeltmedlemmer i kontrollutvalget ikke kan be om innsyn i saker dersom det ikke har bakgrunn i et vedtak i utvalget. Utvalget kan om ønskelig delegere innsynsretten i en sak til leder eller til sekretariatet (Kontrollutvalgsboka s. 33), i så fall skal det foreligge et vedtak om det i den aktuelle saken. Sekretariatet har uansett arkivplikten, og må få oversendt alle dokumenter/e-poster som måtte komme inn i saken. Når det gjelder den aktuelle saken, vil en evt. nøyere gjennomgang av den ikke påvirke det vedtaket som er fattet. Dersom det skulle vært gjort noe som ikke er i tråd med bestemmelser og regler, kan en gjennomgang imidlertid være en rettesnor på hvordan slike saker bør behandles i framtiden. Sakene er imidlertid, slik ordføreren påpeker, ikke like. Det forelå flere søkere til stillingen i Sandnes som sto på søkerlisten til stillingen. Det er og har også alltid vært mulighet for å trekke sin søknad underveis i prosessen for dem som ønsker det, dette gjelder for alle typer stillinger. Dersom kontrollutvalget ønsker det, kan utvalget selvsagt be om en orientering om prosessen. Saken legges fram uten forslag til vedtak. FORSLAG TIL VEDTAK: Saken legges fram uten forslag til vedtak. 15

32 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Kopi av korrespondanse i saken Tilbake 16

33 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 19/13 Statusoversikt pr. april 2013 Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 217 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Kontrollutvalget i Sandnes /13 Bakgrunn: Statusoversikten er kontrollutvalgets verktøy for å følge saker som går over flere møter. Slike saker oppstår enten ved at kontrollutvalget bestiller en rapport fra revisor eller ved at kontrollutvalget finner at en sak som de mener krever videre oppfølging. Statusoversikten følger sakene fra de oppstår til de er sluttbehandlet og ferdig oppfulgt. Oversikten blir oppdatert til hvert møte. Saksutredning: Kontrollutvalget har i dette møtet ingen nye rapporter eller bestillinger til behandling. Det vil til møtene framover bli purret på oppfølging av flere av rapportene som tidligere har vært behandlet i bystyret. FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoppdateringen for april 2013 til orientering. SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Statusoversikt pr. april Tilbake 17

34 Kontrollutvalget i Sandnes Statusoversikt februar 2013 Vedtatte prosjekter under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Estimert timeforbr Status/forventet ferdigstilt *) Beredskap Etikk (omdømme?) Byplan Samhandlingsreformen Merknader Selskapskontroller Eierskapskontroll av Sandnes kommune Andre saker: Sak/prosjekt Behandlet Status Merknader Overordnet analyse Lagt fram i mars 12 Undersøkelse Sandnes Læringssenter Ferdigbehandlet Oppfølging av ikke avsluttede prosjekter behandlet i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Bestilt Behandlet Oversendt kommunen Planlagt oppfølging og svarfrist Selvkost mnd. etter bystyrevedtak Skole kartlegging/oppfølging mnd. etter bystyrevedtak Anskaffelser / mnd. etter bystyrevedtak Integrering/opplæring av mnd. etter fremmedspråklige bystyrevedtak19.6. Bestiller-/utførerorganiseringen mnd. etter bystyrevedtak Status/dato for evt. purring Mld. om oppf. sendt. Brev oppfølging send/purret Selskapskontroller: Interkommunalt arkiv - IKA Ca 6 mnd. - selskapet Prosjekter der oppfølging er behandlet, men som skal følges opp videre: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Bestilt Behandlet Oversendt kommunen Planlagt oppfølging og svarfrist Status/dato for evt. purring Plan- og byggesaksbehandling sept Tertialvise tilbakemeld. ang utvikling av saksbehandl.tid Side 1 av 2