20. november Statusrapporter fra arbeidsgrupper under delprosjektene S 1, S 2 og S 3 per

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "20. november 2012. Statusrapporter fra arbeidsgrupper under delprosjektene S 1, S 2 og S 3 per 25.10. 2012"

Transkript

1 20. november 2012 Statusrapporter fra arbeidsgrupper under delprosjektene S 1, S 2 og S 3 per

2 Om rapporten OPAD 2014 er opprettet for å samorganisere administrasjonene ved UMB og NVH til vårt nye universitet, NMBU. Prosjektet er organisert i fire delprosjekter. Det største arbeidsområdet er å få på plass felles systemer og arbeidsprosesser (S), og hele tre av fire delprosjekter omfatter dette området (delprosjekt 1, 2 og 3). Det fjerde delprosjektet tar for seg organisasjon, styring og ledelse. Under hvert delprosjekt er det opprettet arbeidsgrupper. Til sammen favner disse om samtlige administrative arbeidsområder og oppgaver. Denne rapporten inneholder statusrapporter per 25. oktober fra de fleste arbeidsgruppene innenfor systemer og arbeidsprosesser. Rapportene svarer på arbeidsgruppenes mandat, se OPADs nettside. Arbeidsgruppenes arbeidsfelt varierer og av den grunn også innholdet i rapportene. OPAD hadde på forhånd utarbeidet en mal for rapporten som skulle passe for samtlige grupper, se nettsiden. En felles mal for så ulike grupper ville nødvendigvis føre til flere mindre relevante punkter for noen av gruppene. Rapporten er blitt et viktig og nyttig dokument for OPAD. I tillegg til å vise hvor sentrale arbeidsgruppene er for å få på plass en «operativ administrasjon» for NMBU, peker arbeidsgruppenes rapporter på avhengigheter, risikofaktorer og hvor det må treffes beslutninger på høyere hold. Statusrapporten vil bli løpende brukt av OPAD i planleggings- og oppfølgingsarbeidet. Den blir også lagt fram for direktørene og for felles IDF. Fellesstyret vil også bli orientert om arbeidet/status i møtet 4. desember. Rapporten er organisert per delprosjekt og de ansvarlige koordinatorene innleder. Malena Bakkevold Prosjektleder for OPAD

3 Delprosjekt S 1 Personal, Økonomi, arkiv, sentralbord og Servicetorg I dette delprosjektet er det 13 ulike arbeidsgrupper som har sendt rapport per 25. oktober. Rapportene viser at det er mye arbeid som må gjøres for å få systemene til å fungere 1. januar Rapportene viser at arbeidsgruppene vil bli sentrale for at NMBU skal ha en «operativ administrasjon» fra fusjonstidspunktet. Det pekes i rapportene på særlig to gjennomgående ting som må være på plass: Vedtak om organiseringen av NMBU må på plass Avhengigheten av at IT- avdelingene får gjennomført sine prosjekt Det er også viktig å merke seg at arbeidsgruppene ikke opererer i et vakuum, her er man avhengig av at arbeidsgrupper kommuniserer på tvers av hverandre og på tvers av fagavdelinger. Oslo, 7. november 2012 Hans Gran Delprosjektkoordinator 3

4 Delprosjekt S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Sentralbord og servicetorg. Delprosjektkoordinator Hans Gran PERSONAL ØKONOMI S 1.1- PE Valg av verktøy/systemer Catherine Caillé, NVH S 1.2- PE Omstillingshåndbok Torborg Storaas, NVH S 1.3- PE Felles personalhåndbok Ingeborg Hauge Høyland, UMB S 1.4- PE Personalreglement Torborg Storaas, NVH S PE Samkjøring avtaleverk Turid V. Myklebust, NVH S 1.6- PE S 1.7- PE S 1.8- ØK Håndtering av personalmapper Flyttes til arkiv Felles HMS- system inkl IA, avtale med BHT, organisering av AMU, medarbeiderundersøkelser, medarbeidersamtaler, varsling Gjennomgående sentralt regelverk, instrukser mv Christian Meuche, NVH Lena Marie Kjøbli, UMB Hans Christian Sundby, UMB S 1.9- ØK Økonomistyring/virksomhetsstyring Hans Christian Sundby, UMB S ØK Regnskap Gunnstein Systad, NVH S ØK Innkjøp Jan Aldal, NVH S ØK Lønn Line Bø Jeremiassen, UMB 4

5 ARKIV SERVICETORG OG SENTRALBORD S AR Arkiv og saksbehandlersystem: S 1.14a- AR Delgruppe Arkivplan Christian Meuche, NVH S 1.14b- AR Delgruppe Arkiv og saksbehandlersystem Laila Smed Ebbesen, UMB S SS Servicetorg og sentralbord Margreth Reme, UMB 5

6 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Servicetorg og sørvistorg Arbeidsgruppe: S1.1- PE, Valg av verktøy/systemer Rapportområde 1. Arbeidsoppgaver Valg av: Rekrutteringsverktøy Tidsregistreringssystem Lønns- og personalsystem Reiseregninger Veiledning Gi en punktvis beskrivelse av arbeidsgruppens oppdrag slik det er formulert per september Sørge for oppsigelse av eksisterende avtaler 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner Rekrutteringsverktøy og tidsregisteringsverktøy; begge institusjoner fornøyd med eget system og dekker behovet. UMB har hhv Job Norge og excel mens NVH har Easycruit og Wintid. Lønns- og personalsystem; UMB har Paga og NVH har SAP. Reiseregning; UMB har i Agresso og NVH har i SAP Gi en kort beskrivelse av systemer/ arbeidsprosesser / rutiner per 2012 ved NVH og UMB innenfor arbeidsgruppens oppgavefelt. Få fram hva som fungerer godt og hva som kan forbedres. Beskrivelsen presenteres i ett avsnitt per institusjon. 6

7 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Rekrutteringssystem vurderes etter kostnadseffektivitet og brukervennlighet. Tidsregistreringsverktøy; foreslår at begge organisasjonene beholder det de har Lønns- og personalsystem; PAGA er valgt av FS styreleder (uke 43). Reiseregning; vurdere videreføring av reiseregning i Agresso mot ny modul i PAGA. 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser 5. Behov for ny kompetanse Avhengig av valgene omtalt i punkt 3. NVH tilsatte må lære Paga og nytt reiseregningssystem og UMB tilsatte må lære nytt reiseregningssystem om ny modul i Paga blir valgt. Beskriv arbeidsgruppens forslag til systemer/arbeidsprosesser/ rutiner. Benytt flytdiagram i Visio til å beskrive prosessene/rutinene der det er relevant. For flere arbeidsgrupper er det for tidlig å komme med konkrete forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner til I mangel av konkrete forslag, beskriv kort «veien til løsning», dvs. hovedpunkter inkludert nødvendige avklaringer som må stas for at arbeidsgruppen skal kunne legge fram forslag innenfor sitt oppgavefelt. Gi en punktvis oversikt over de viktigste interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser som berører arbeidsgruppens oppgavefelt og hva som må gjøres med disse innen hvilke frister. Skriv fullt navn på forskriften(ene), reglementet eller rutinen. Beskriv kort behovet for eventuell ny kompetanse knyttet til arbeidsgruppens forslag, dvs. nødvendig kompetanse(opplæring eller annet) som må til for å kunne ta i bruk forslaget. 7

8 Rekrutteringssystem, avhengig av valget må rekrutteringspersonell lære nytt system 6. Annet Stor diskusjon om reiseregningssystem, om avgjørelsen allerede er tatt; opprettholde løsningen i Agresso. Arbeidsgruppen arbeider med å avklare dette evt. komme med en anbefaling. Dette punktet kan omfatte beskrivelse av overlappinger mellom arbeidsgrupper eller forhold som ikke er forankret i noen grupper (gap), kritiske punkter( avhengigheter, beslutninger) og spørsmål rundt implementering og lignende. 8

9 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Servicetorg og sørvistorg Arbeidsgruppe: S 1.2 Omstillingshåndbok Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Utarbeide omstillingshåndbok m/vedlegg. Herunder - tidsplan for arbeid med innplassering i stillinger - plan for implementering - plan for opplæring 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner Ikke aktuelt. Arbeidsgruppens oppgave er helt og holdent knyttet til den nye organisasjonen. 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Arbeidsprosessene vil fremgå av selve håndboken. Nødvendige avklaringer for ferdigstilling og gjennomføring: - Organisering av det administrative apparatet m/org.kart (dvs. omfang av arbeidsoppgaver, ansvar og myndighet på de ulike nivå/enheter) - Omfang på dekanenes administrative ressurser - Tilsettingsmyndighet 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Egen omstillingsavtale og statens personalreglement ligger til grunn. 9

10 Nytt internt personalreglement for NMBU vil ligge til grunn ved nytilsettinger. 5. Behov for ny kompetanse Alle ledere som skal ha ansvar for innplassering av ansatte må ha - grundig gjennomgang av håndbokens innhold - opplæring i gjennomføring av omstillingssamtaler Alle personalmedarbeidere (både sentralt og på instituttene) må få en grundig gjennomgang av håndbokens innhold (settes i stand til å kunne svare på spørsmål og bistå ledere) Opplæringstiltakene tenkes gjennomført internt, eventuelt med noe ekstern hjelp. 6. Annet Kritiske faktorer: - Avklaring av organisering av det administrative apparatet - Tidsperiode for gjennomføring av innplasseringene - Informasjon til alle ansatte i ulike faser. 10

11 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Servicetorg og sørvistorg Arbeidsgruppe: S 1.3- PE Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver I flg gruppas ansvarskart er aktivitet 1 og 2 gjennomført. Det er sendt eit brev til fagansvarlege lineleiarar der ein ber om avklaring på at Compendia skal brukast som portal for personal- og leiarhandbok. Aktivitet 3, «Avtale med Compendia foreligger» avvik frå planen, dette skuldast manglane tilbakemelding jf, avsnittet ovanfor. 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Arbeidsgruppa er i dialog med Compendia, som vil vera klare til å levere forslag til avtale så snart aktivitet 3 er avklart. UMB brukar Compendia NVH har ikkje ein tilsvarande portal for sin personalhandbok Arbeidsgruppa foreslår å bruke Compendia sin struktur for dei nye handbøkene. Svært mykje av det institusjonsspesifikke innhaldet i handbøkene er avhengig av vedtak i FS. Det er dette som vil krevje mest arbeid i gruppa. Organisasjonsstruktur(fakultet, institutt, senter og administrasjon) Styringsmodell og fullmaktsmatriser Organisering av medbestemmelse Tilsettingsmyndighet mm 5. Behov for ny kompetanse Ukjent pr dato 11

12 6. Annet Kritisk for store deler av arbeidet, sjå pkt 4. 12

13 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Servicetorg og sørvistorg Arbeidsgruppe: S 1.4- PE Personalreglement Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Utarbeide personalreglement for NMBU - 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner Personalreglementet vil bli utarbeidet på bakgrunn av de to som foreligger i de respektive organisasjonene. Arbeidsgruppens oppgave er helt og holdent knyttet til den nye organisasjonen og personalreglementet vil måtte utarbeides i hht. hvordan organisasjonen bygges opp og særskilt vedtak om tilsettingsfullmakten. 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Personalreglementet er et eget særskilt dokument. Nødvendige avklaringer for ferdigstilling: - Tilsettingsmyndigheten - Organisering av det administrative apparatet m/org.kart (dvs. omfang av arbeidsoppgaver, ansvar og myndighet på de ulike nivå/enheter) - Omfang på dekanatet og instituttets administrative ressurser Personalreglementet vil bli utarbeidet på basis av de to organisasjonenes eksisterende reglement. Relateres til Statens personalreglement, tjenestemannsloven, universitets- og høyskoleloven og hovedavtalen. Skal ligge til grunn ved alle nytilsettinger ved NMBU. 13

14 5. Behov for ny kompetanse Ingen spesiell 6. Annet 14

15 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Servicetorg og sørvistorg Arbeidsgruppe: S 1.5 Samkjøring avtaleverk Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Div særavtaler må reforhandles eller avsluttes. Tilpasningsavtale, medbestemmelsesavtale pr , omstillingsavtale pr 2014, arbeidstidsbestemmelser, regler rundt bierverv, rutiner og retningslinjer for lønnsforhandlinger. Vurdere hvilke avtaler som skal avsluttes. Vurdere hvilke avtaler som kan utsettes til Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser 5. Behov for ny kompetanse 6. Annet Tidsrom er satt til andre halvdel av Det tas sikte på å begynne arbeidet våren NB! Det vil være behov for en gjennomgang og presisering av oppgavebeskrivelsen. 15

16 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Servicetorg og sørvistorg Arbeidsgruppe: S 1.7 HMS inkludert IA, BHT, AMU, osv 1. Rapportområde Arbeidsoppgaver Skriv her: Oversikt over ulike arbeidsoppgaver: 1. Overordnet planlegging og avklaringer ( ) Koordineringsgruppe: Bendt Rimer, Turid Indrebø og Lena Marie Kjøbli 2. Saker det må besluttes på (innen ) Det vil i forkant av være behov for å beslutte på noen sentrale områder innen HMS området.. Det vil være naturlig å bruke de respektive AMU til disse beslutningene. Koordineringsgruppe: Bendt Rimer, Turid Indrebø og Lena Marie Kjøbli 3. Forslag til organisering HMS (innen ) Arbeidsgruppe: Bendt Rimer, Turid Indrebø, Lena Marie Kjøbli, HVO (NVH+UMB) og tillitsvalgt (NVH+UMB) 4. Arbeidsgruppe 1 NVH (innen ) Vurdering av egne rutiner og UMBs HMS håndbok. Gruppeleder: Bendt Rimer, HVO (NVH), tillitsvalgt (NVH). 2-3 personer utover dette. 5. Arbeidsgruppe 2 UMB (innen ) Evaluering av UMBs HMS system og håndbok samt NVHs rutiner/håndbok. Gruppeleder: Berit Ingebrigtsen, HVO (UMB) + Tillitsvalgt (UMB). 2-3 personer utover dette. 6. Sammenstilling av resultatet fra arbeidsgruppe 1 og 2 (innen ). Koordineringsgruppe: Bendt Rimer, Turid Indrebø, Lena Marie Kjøbli. Ny HMS koordinator ved NVH vil også bli med i koordineringsgruppen. 7. Utarbeidelse av handlingsplan for innarbeiding av rutiner og verktøy (Medio februar 2014). Eget seminar med HMS personell fra UMB og NVH, arbeidsgruppene og HVO/verneombud. 8. Temabasert samarbeid om rutiner og HMS håndbok (Innen ) Temabasert samarbeid innenfor områdene overordnet HMS, helse, miljø, sikkerhet, beredskap, brannvern, laboratoriesikkerhet og internkontrollrutiner. 16

17 Dagens systemer/arbeidsprose sser/ rutiner Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutin er Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser HMS hos oss Avviksrapportering og varsling AMU og verneombud Brannvern Helse/IA- arbeid Sikkerhet og beredskap Laboratoriesikkerhet og stoffkartotek Feltarbeid og ekskursjoner Miljø Velferd - sosiale tiltak Elektro Internkontrollrutiner Lover og bestemmelser HMS opplæring Linkedokumenter HMS rutiner ved instituttene/enhetene Det vil i forkant av være behov for å beslutte på noen sentrale områder innen HMS området. Det nye Universitetet vil også ha behov for en ny leverandør innen bedriftshelsetjeneste. Generelle lover og forskrifter For å ivareta ansvaret for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i virksomheten, skal arbeidsgiver kartlegge og gjør seg kjent med hvilke lover og forskrifter som er aktuelle for virksomheten. Sentral i HMS- arbeidet er Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Den gjelder for offentlige og private virksomheter av alle slag, alle former for næringsvirksomhet (foretak/bedrift), herunder forbrukertjenester. Omfattet er også offentlig forvaltning og offentlig tjenesteyting. 17

18 Internkontrollforskriften gjelder for virksomheter som er omfattet av de lover som følger av 2, virkeområde: arbeidsmiljøloven lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr sivilbeskyttelsesloven produktkontrolloven forurensningsloven brann- og eksplosjonsvernloven genteknologiloven strålevernloven For at internkontrollforskriften skal gjelde på arbeidsmiljøloven og forurensningslovens område, er det et vilkår at virksomheten sysselsetter arbeidstaker(e). Enkeltmannsforetak er ikke direkte pålagt krav om internkontroll, men kan bli omfattet av et samordnet IK- system i tilfeller hvor de utfører arbeid sammen med andre virksomheter på samme arbeidsplass. I forhold til produktkontrolloven gjelder internkontrollforskriften for virksomheter som tilvirker, bearbeider, importerer, omsetter, bruker eller på annen måte behandler et produkt, og virksomhet som tilbyr en forbrukertjeneste. Virksomhet som tilbyr bruk av produkter eller tjenester, omfattes uavhengig av om det tas betaling eller ikke. På strålevern, el-, brann-, produktkontroll- og genteknologilovenes område er ikke forskriftens anvendelse avhengig av om virksomheten sysselsetter arbeidstakere eller ikke. Også enmannsforetak som kommer inn under regelverket i nevnte lover vil omfattes av internkontrollforskriften, med mindre det blir slått direkte fast at den ikke skal gjelde. Unntatt fra internkontrollforskriften Internkontrollforskriften kommer ikke til anvendelse på Svalbard, på virksomhet som nevnt i arbeidsmiljøloven 1-3, jf. kgl.res. 27. november 1992 nr. 870 om arbeidervern og arbeidsmiljø i 18

19 petroleumsvirksomheten, eller i virksomhet som nevnt i forskrift om tekniske og operasjonelle forhold på landanlegg i petroleumsvirksomheten m.m. Forskrifter som kan være aktuelle i forbindelse med HMS- arbeidet: Forskrift om sikkerhet ved elektriske anlegg 5. Behov for ny kompetanse Det vil kunne være behov for ny kompetanse i forbindelse med dette arbeidet. Egen bedriftshelsetjeneste og vårt nettverk med andre universiteter og høyskoler kan da være aktuelle samarbeidspartnere. Spesielt vil dette være tilfelle under punkt 7.og 8. beskrevet under arbeidsoppgaver ovenfor. 6. Annet 19

20 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Servicetorg og sørvistorg Arbeidsgruppe: S 1.8- ØK Gjennomgående sentralt regelverk, instrukser mv Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Utarbeide Instruks for økonomiforvaltningen, herunder delegeringsmatrise og Operativ instruks for økonomiforvaltningen ved NMBU. Utarbeide Strategi for utøvelse av eierskap for aksjeinteresser Sørge for at Fellesstyret vedtar instruksen i juni Arbeidsgruppen ser for seg å ferdigstille de to instruksene innen 1. april 2013 og at FS vedtar disse i juni I løpet av høsten 2012 vil arbeidsgruppen arbeide med å få på plass en fullstendig oversikt over de lover, forskrifter, reglementer som er styrende på dette området i tillegg til at man vil se på hvilke øvrige dokumenter som må være på plass. 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner Gruppas arbeidsoppgaver omfatter en samkjøring av regelverk/instrukser som allerede finnes ved begge institusjoner da dette er fastsatt av overordnet regelverk og instrukser. 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Som et første ledd i utarbeidelse av økonomihåndbok for NMBU utarbeides; Instruks for økonomiforvaltningen ved NMBU Operativ instruks for økonomiforvaltningen ved NMBU. Strategi for utøvelse av eierskap for aksjeinteresser 4. Interne forskrifter, reglementer Utarbeides av arbeidsgruppa 20

21 og rutinebeskrivelser 5. Behov for ny kompetanse Ingen 6. Annet Arbeidet er avhengig av endelig beslutning om organisering av NMBU er fattet og at alle instrukser knyttet til ledelse er på plass. 21

22 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Servicetorg og sørvistorg Arbeidsgruppe: S 1.9. Økonomi- og virksomhetsstyring (Jan Aldal og Hans Christian Sundby) 1. Arbeidsoppgaver 1. Hovedstruktur økonomimodell 2. Kodeverk (budsjettenheter, formål, prosjekt og eventuelt andre segmenter) 3. Intern rapporteringsstruktur (periodisk økonomirapportering) 4. Årsplanprosess (planarbeid, budsjettfremleggelser, styringsdialoger, etc.) 5. Prinsipper for budsjettering (periodisering, kontroller, etc.) 6. Internkontroll/internrevisjon (intern/ekstern organisering, risikovurderinger, nivå på aktivitet, årsrapport enhetene). 7. Langtidsbudsjettering (modell, omfang, prosess). Se også pkt Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner Systemer: Agresso økonomisystem: hovedbok, leverandører, kunder, remittering og budsjetter SAP/PAGA: lønn (herunder Agresso reisemodul hos UMB) Discoverer: rapportgenerator hos NVH The Matrix: Pivotbasert database for økonomianalyse, basert på automatiske oppdaterte regnskapstall fra Agresso Langtidsbudsjett: ingen ferdig utviklet modell per i dag. Rutiner: Ulike rutiner ved de to organisasjonene men der hovedstruktur er bestemt av Bestemmelser og Reglement for Økonomistyring i Staten, KDs rapporteringsrutiner 22

23 samt rundskriv periodisk rapportering og disposisjonsskriv. 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner SAP vil bli faset ut til fordel for PAGA. Rutiner vil bli videreutviklet og sammenslått 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Universitets- og høyskoleloven, Bestemmelser og Reglement for Økonomistyring i Staten, instrukser osv. Diverse reglement og rutiner fra de to organisasjonene. 5. Behov for ny kompetanse Ingen 6. Annet 23

24 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Sentralbord og Servicetorg Arbeidsgruppe: S ØK Regnskap Rapportområde Skriv her: Arbeidsoppgaver Se punktene i Ansvarskart Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser 24

25 Behov for ny kompetanse Annet Hovedfokus har vært å få klar ny kontoplan som gjelder fra 2013 for begge institusjoner. Arbeidet med Agresso samt gjennomgang av rutiner, kodeverk vil starte for fullt etter årsoppgjøret. Punkt 2-5 er av den grunn ikke utfylt, da vi må komme tilbake til det når arbeidet er kommet videre. 25

26 Delprosjekt: S 1 Personal. Økonomi. Arkiv. Servicetorg og sørvistorg Arbeidsgruppe: S.1.11 Innkjøp Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver 1. Organisering må avklares før mange av de sentrale gjøremål, prosesser og andre elementer kan beskrives og etableres. På hvilket nivå skal f. eks innkjøpsressursene plasseres? Sentrale spørsmål å stille er blant annet: a) Hvilken tjeneste/behov er det innkjøpsfunksjonen egentlig skal dekke/betjene? Hvem er «kundene» og hvordan levere på en så kostnadseffektiv måte som mulig? b) Skal innkjøpsfunksjonen være organisert som en del av en økonomiavdeling eller som del av en annen fagavdeling. Mulige andre administrative funksjoner i en samlet avdeling direkte under øverste adm. leder kan være: stabsfunksjoner, juridiske tjenester, ulike typer kontraktsadministrasjon og dokumenttjeneste c) Vesentlige udekkede behov innen innkjøp i dag? I så fall hvor og hvordan håndtere det (flere stillinger, økt kompetanse, bedre systemer?) d) Arten av type oppgaver som skal utføres, f. eks spesialoppgaver vs. rutineoppgaver e) Plassering av ansvar, hvem er den kontrollerende enhet og hvem utfører oppgavene. f) I.ht pkt. a, b og c, hvilke roller skal innkjøpsfunksjonen ha? g) Kan noen prinsipper bidra til å plassere bedre hvor oppgaver/kompetanse bør sitte? Nærhetsprinsippet vs. «spesialiserings»- prinsippet. h) Plassering av rollen som «innkjøpsansvarlig» må sees i sammenheng med fakultet- og instituttstrukturen. Se på UMBs praksis i dag på denne rollen. 26

27 2. System: bruke UMBs system (Agresso bestillingsstøttesystem inkl. fakturahåndtering, for KGV må dette avklares i forhold til anbudsrunden som KD har på KGV i disse dager). Alle tilsatte hos NVH må inn i fellessystemene (herunder roller som bestillere, budsjettdisponeringsmyndighet (BDM), osv) Regnskap er systemansvarlig for bestillingssystemet (Agresso) Innkjøp er systemansvarlig for e- handelsplattformen (IBX /Cap Gemini 3. Innkjøpsstrategi avklares (lederinvolvering og vedtas av Fellesstyret) innen Strategien må bygge NMBUs visjon og overordnet strategi, miljøstrategi o.a. 4. Reglement settes opp, bygger mye på nasjonalt regelverk og det sentrale regelverket må vedtas av Styret. Deretter utarbeides interne rutiner, arbeidsprosesser og flytkart på de ulike innkjøpsprosessene. Interne rutiner må inkludere internkontroll på området. 5. Noen innkjøpsfaglige oppgaver: a) Analyse og kategorisering av innkjøpsområder b) Behovsverifisering og konsekvensvurdering c) Markedsanalyser d) Utarbeide konkurransegrunnlag og kravspesifikasjon e) Konkurranseutsette f) Evaluering og forhandling g) Tildeling og kontraktsinngåelse h) Klagebehandling 27

28 i) Protokoll og arkivering j) Kontraktsadministrasjon og oppfølging k) Organisasjons- og leverandørutvikling l) Opplæring, informasjon og formidling m) Internkontroll (ansvarlig, prosess, system, sanksjoner). Viktig prinsipp er at internkontroll ikke er svaret på alle risikopunkter, risiko kan også håndteres ved bedre organisering, kompetansetiltak og bedre systemer og/eller bedre systemutnyttelse. n) Ehandel (etablering, system, rutiner, prosess, ansvarlige). Hvilke ressurser må NMBU bruke på dette, søke eksternt samarbeid. Dedikere egen 100 % stilling. 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner SYSTEMER: 1. Agresso bestillings/ordre/fakturasystem (e- handel):nvh har intet slikt system i dag, der brukes rekvisisjonsblokker. E- handel skal rulles ut i hele organisasjonen fra fusjonstidspunktet. 2. Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Samme verktøy brukes av UMB og NVH per i dag. KD jobber med utlysning for nytt verktøy for sektoren i disse dager, usikkert når enhetene skal skiftet over til nytt. 3. Ephorte: begge organisasjonene bruker Ephorte men med ulik grad av anvendelse nedover i organisasjonen. Enhetlig bruk fra fusjonstidspunktet av alle som er involvert i prosesser der dokumenter skal lagres i.ht arkivkrav. Spørsmål er om dette medfører at arkivfunksjonen organiseres annerledes. På UMB er alle innkjøpssaker «egen sak» i ephorte, NVHs tilsatte må 4. E- handelsplattformen (via IBX som driftes av Cap Gemini). 5. Interkontroll. Bruke ephorte for dokumentering og standardrapporter i Agresso/excelrator/excel for datafangst? Hvem gjør kontrollene, hvor mange og hyppighet må avklares. Denne aktivitet sees i sammenheng med den årlige revisjonen som NMBU gjør på utvalgte områder. 28

29 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner 1. Ingen nye systemer er nødvendige, men bedre utnyttelse av eksisterende. 2. Et godt grunnlag for nåsituasjon er PwC- analysen som begge organisasjonene svarte på i I tillegg utarbeides årlig egen risikoanalyse ved UMB. Disse gir godt utgangspunkt for hvilke forbedringer som NMBU må bygge inn i ny organisering. 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser 3. Kriterium: arbeidsprosesser og rutiner kan IKKE plasseres i organisasjonen før Fellesstyret har vedtatt en endelig plan for den administrative organisasjonen/organiseringen. a) Skal fakultetene ha noen administrativ funksjon eller ikke? b) Skal f. eks noe innkjøpsfaglig kompetanse ligge på fakultetsnivået eller skal alt samles i sentraladministrasjonen? c) Og hvilke ressurser skal ligge på instituttnivå eller plasseres på fakultet? 1. Nasjonal lovgiving på sektoren (LOA, FOA, etisk handel osv) 2. UMB og NVHs interne reglement, rutiner og prosesser. Foreslår å bygge nye interne regelverk og rutiner på UMBs arbeid siste 2 år. 3. Et godt grunnlag for nåsituasjon er også her den omtalte PwC- analysen fra Sammen med den årlige risikoanalysen ved UMB gir disse et godt utgangspunkt for hvilke forbedringer som NMBU må bygge inn i nye regelverk, forskrifter og rutinebeskrivelser. 5. Behov for ny kompetanse 1. Saksbehandlere på innkjøpsområdet må ha tilstrekkelig juridisk kompetanse til å anvende lov- og forskrift om offentlige anskaffelser. Det er et voksende behov for Juridisk spisskompetanse på lovanvendelse, kontrakter og kontraktsoppfølging. Et ressurs- og prioriteringsspørsmål med betydning for budsjettårene etter Behovet kan løses ved å tilsette 29

30 juridisk innkjøpskompetanse eller inngå rammeavtale med leverandør av juridiske tjenester. 2. Markedsanalyse og benchmarking - spisskompetanse og ressurser 3. Bygg- og anleggsanskaffelser spisskompetanse og ressurser 4. Opplæring og kommunikasjon spisskompetanse og ressurser Generelt: det bør utarbeides et krav til stillingsandel for tilsatte involvert i innkjøpsfaglig arbeidet, dette for å styrke kompetansen på området. Innkjøpsansvarlige og bestillere må arbeide regelmessig og tilstrekkelig med innkjøpsfaglige oppgaver. Kravet til stillingsandel vil avhenge av oppgaveomfanget som tillegges de ulike organisasjonsnivåene i NMBU 6. Annet Hva er driftskritisk? Her legger jeg til grunn hva som MÅ være på plass av systemer, brukere i systemene og roller for at de skal kunne tas i bruk fra Alle regelverk, rutiner, flytdiagrammer osv. kan strengt tatt vedtas, detaljeres og implementeres senere. De nasjonale regelverk 30

31 (LOA,FOA, osv.) vil uansett gjelde for virksomheten. Riksrevisjonen vil ikke like dette men hvis en beregner å ha alle sekundære elementer på plass i løpet av første driftsåret vil RR neppe fange opp at det har manglet noe på interne rutiner, prosedyrer og dokumentasjon. 1. Kodeverk i regnskap, herunder art, budsjettkoder, prosjektnumre må være klart helst 6 mnd. før fellessystemene startes opp. 2. Felles systemplattformer må fungere fra NVH tilsatte med roller i systemene må legges inn i Agresso, KGV og eventuelt ephorte. Innebærer at systemene må være ferdigtestet senest 1 mnd. før de skal tre i funksjon. 3. Oversikter over hvem som har hvilke roller (innkjøper, BDM, fullmakter osv.) må være oppdatert og korrekte fra Tildeling av stillinger/roller på innkjøpsavdeling og underliggende avdelinger MÅ være på plass innen Sentralt regelverk/reglement må (bør?) være vedtatt og offentligjort før Opplæring gis tett opp til Sentrale rutiner på anbud, protokoll, bruk av Agresso og ehandel må (bør?) være klar innen Opplæring vil ligge tett opp til ? Første forslag til fremdriftsplan (i henhold til sortering driftskritisk): Oktober 2012: Ansvarskart November 2012: Organisering; nivå, roller, funksjoner Januar- Juni 2013: - utarbeide felles innkjøpsstrategi (jan- mars) - felles innkjøpsstrategi på høring/delbesl.(april) - felles innkjøpsstrategi på høring vedtas(mai) - etablere felles regelverk/rutiner/prosedyrer (jan- april) 31

32 - delbeslutninger/involvering (mai) - Orientering FS (juni), i den grad FS har kapasitet til dette - ehandel: her må det tas en beslutning på ambisjoner og eventuell dedikering av ressurser (herunder stillinger og systemmidler). Sekundært vedta ambisjoner på området. Problematisk: å allokere ressurser så lenge det formelt er to organisasjoner samt mangle på midler å bevilge. Enda mer problematisk: å legge ned satsningen enda en gang September- november: Oppsett it- baserte systemer, roller, kodeverk Oversikt fullmaktsmatrise, inkl eventuelle beløp Oversikt BDM, attestasjon/anvisning, inkl eventuelle beløp 32

Operativ administrasjon 2014. Presentasjon for delprosjekt 1,2 og 3: Koordinatorer og faglig ansvarlige administrative ledere

Operativ administrasjon 2014. Presentasjon for delprosjekt 1,2 og 3: Koordinatorer og faglig ansvarlige administrative ledere Operativ administrasjon 2014 Presentasjon for delprosjekt 1,2 og 3: Koordinatorer og faglig ansvarlige administrative ledere Resultatmål for OPAD S Systemer, rutiner arbeidsprosesser K - Kommunikasjon

Detaljer

Universitetet i Bergen Internrevisjon - erfaringer Samling for økonomidirektører og økonomiledere i UH-sektoren 22.-23. april 2015

Universitetet i Bergen Internrevisjon - erfaringer Samling for økonomidirektører og økonomiledere i UH-sektoren 22.-23. april 2015 Universitetet i Bergen Internrevisjon - erfaringer Samling for økonomidirektører og økonomiledere i UH-sektoren 22.-23. april 2015 Fung. økonomidirektør Kirsti R. Aarøen Universitetet i Bergen 14.450 studenter

Detaljer

Instruks for internrevisjon ved NMBU Instruks for revisjonsutvalg ved NMBU

Instruks for internrevisjon ved NMBU Instruks for revisjonsutvalg ved NMBU US 42/2015 Instruks for internrevisjon ved NMBU Instruks for revisjonsutvalg ved NMBU Universitetsledelsen Saksansvarlig: Økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Jan E. Aldal, Hans Chr Sundby, Siri

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES HANDELSHØYSKOLE

INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES HANDELSHØYSKOLE INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES HANDELSHØYSKOLE INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INSTRUKSENS FORHOLD TIL OVERORDNET ØKONOMIREGELVERK 3 2 ANSVARSFORHOLD 3 3 ØKONOMIFORVALTNING 4 4 PLAN OG BUDSJETT 6 5

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker

Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Arbeidsgruppens mandat Foreslå konkrete tiltak innenfor områdene kultur, organisasjon,

Detaljer

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn

Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg - Brev fra Riksarkivet Pålegg om utbedringer etter dokumentbasert tilsyn US-SAK NR: 20/2011 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN 1302 1901 SAKSANSVARLIG: GEIR TUTTUREN SAKSBEHANDLER(E): LAILA EBBESEN SMED ARKIVSAK NR:2010/579 Lukking av pålegg fra

Detaljer

HMS (Helse, miljø og sikkerhet)- policy for Helse Sør- Øst med fokus på ansattes arbeidsmiljø

HMS (Helse, miljø og sikkerhet)- policy for Helse Sør- Øst med fokus på ansattes arbeidsmiljø HMS (Helse, miljø og sikkerhet)- policy for Helse Sør- Øst med fokus på ansattes arbeidsmiljø Strategisk utviklingsplan 2009-2020 - Innsatsområde 5: Mobilisering av ledere og medarbeidere Delområde: HR-strategi

Detaljer

Søknad om fritak for instituttstyrer

Søknad om fritak for instituttstyrer FS-128/2013 Søknad om fritak for instituttstyrer Møtedato: 25. oktober 2013 Saksansvarlig: Jan Olav Aarflot Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot Vedlegg: 1. Søknad fra instituttlederne ved NVH 2. Utdrag

Detaljer

Fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole

Fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole Fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole 1. INNLEDNING Dette dokumentet omhandler fullmaktsstrukturen ved Norges musikkhøgskole (NMH) og gir en beskrivelse av roller, definisjoner, utøvelse og ansvarsforhold

Detaljer

Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer

Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer Innledning A. Fastsettelse av virkeområde Reglementet er fastsatt av Kunnskapsdepartementet med hjemmel i lov

Detaljer

Omstillingshåndbok Fusjonsprosessen mellom Universitetet for miljø og biovitenskap(umb) og Norges veterinærhøgskole(nvh) 20.03.

Omstillingshåndbok Fusjonsprosessen mellom Universitetet for miljø og biovitenskap(umb) og Norges veterinærhøgskole(nvh) 20.03. Omstillingshåndbok Fusjonsprosessen mellom Universitetet for miljø og biovitenskap(umb) og Norges veterinærhøgskole(nvh) 20.03.2013 Innhold 1 Formål med boken... 2 2 Ansvar... 2 2.1 Virksomhetenes øverste

Detaljer

Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE LØNN

Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE LØNN Kommunesammenslåing Hof og Holmestrand STATUSRAPPORT ARBEIDSGRUPPE LØNN 29. APRIL 2016 Innholdsfortegnelse 1 Medlemmer av arbeidsgruppen... 2 2 Mandat... 2 3 Fremdriftsplan... 3 4 Kompetansebehov... 3

Detaljer

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no

Arkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle

Detaljer

Retning for arbeidet med et nytt kvalitetssikringssystem ved NMBU

Retning for arbeidet med et nytt kvalitetssikringssystem ved NMBU SU-sak 16/2014 Retning for arbeidet med et nytt kvalitetssikringssystem ved NMBU Studieutvalget Saksansvarlig: Saksbehandler: Arkiv nr: Ole-Jørgen Torp Katarina Klarén Forslag til vedtak: Studieutvalget

Detaljer

Dokumentasjonskrav, sporbarhet. Oktober 2013 - UNINETT AS, v/alice Sporstøl

Dokumentasjonskrav, sporbarhet. Oktober 2013 - UNINETT AS, v/alice Sporstøl Dokumentasjonskrav, sporbarhet Oktober 2013 - UNINETT AS, v/alice Sporstøl Noen sentrale lover Arkivloven Offentlighetsloven Lov om offentlig anskaffelse Økonomireglementet 26. oktober 2013 SLIDE 2 Arkivloven

Detaljer

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon

ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon ARKIVLEDER I KOMMUNEN - oppgaver, fullmakter, posisjon 1. Aktuelle arkivbestemmelser 2. Hva er en arkivleder? 3. Arkivlederens ansvar og oppgaver 4. Hvordan få gjennomført arkivtiltak? 5. Egenutvikling

Detaljer

Notat til høring Kristian Bogen & Petter Aasen

Notat til høring Kristian Bogen & Petter Aasen Notat til høring Kristian Bogen & Petter Aasen Universitets- og fusjonsprosjektet: Organisering av nivå 1 Vurdering av organisasjonsmodell må ses i lys av den nye høgskolens visjoner og ambisjoner. Modellen

Detaljer

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.

SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten

Detaljer

Årsplan 2014 for Underavdeling stab og støtte Møte med USITs seksjonssjefer

Årsplan 2014 for Underavdeling stab og støtte Møte med USITs seksjonssjefer 11. februar 2014 Årsplan 2014 for Underavdeling stab og støtte Møte med USITs seksjonssjefer UiOs føringer og mål! Hovedprioritering Grunnverdier (menneskerett, ytringsfrihet, demokrati, velferdsstat,

Detaljer

Mal for omstillingsavtale

Mal for omstillingsavtale Mal for omstillingsavtale KMD har i samråd med hovedsammenslutningene fastsatt følgende reviderte mal for omstillingsavtale med virkning fra 1. januar 2014. Innledning: Formålet med malen er å få klargjort

Detaljer

Arbeidsdeling mellom institutt og fakultet: personal og økonomi

Arbeidsdeling mellom institutt og fakultet: personal og økonomi Arbeidsdeling mellom institutt og fakultet: personal og økonomi Bakgrunn Interimsstyret har i sak IH 02-09 godkjent plan for arbeidet mot etablering av det nye helsevitenskaplige fakultet. I arbeidet med

Detaljer

Etablering av Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HiBV) fra 010114 Oppstartsmøte delprosjekt Sikker drift - 280912

Etablering av Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HiBV) fra 010114 Oppstartsmøte delprosjekt Sikker drift - 280912 Etablering av (HiBV) fra 010114 Oppstartsmøte delprosjekt Sikker drift - 280912 HiBV Ringerike VI skal. HiBV Bakkenteigen HiBV Drammen HiBV Kongsberg Etablering av (HiBV) fra 010114 Kortversjonen av Sikker

Detaljer

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt

Detaljer

Milepælsplan for arbeidet med søknad om fusjon av Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Hedmark og Høgskolen i Lillehammer

Milepælsplan for arbeidet med søknad om fusjon av Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Hedmark og Høgskolen i Lillehammer Milepælsplan for arbeidet med søknad om fusjon av Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Hedmark og Høgskolen i Lillehammer Tidspunkt/ Møtearena Beslutningspunkt Prosess / aktivitet Kommentarer Frist 14. januar

Detaljer

Saker som skal behandles på fellesstyrets møte 30. januar 2013 Sak Kommentar Forslag til fremdrift og vedtak

Saker som skal behandles på fellesstyrets møte 30. januar 2013 Sak Kommentar Forslag til fremdrift og vedtak 1 FS-12/13 Fellesstyrets arbeidsplan 2013 Fellesstyrets arbeidsplan viser hvilke vedtak fellesstyret må fatte på vegne av de to institusjonene i 2013 for at NMBU skal fungere som universitet fra 1. januar

Detaljer

SAKSTIHEL: Omorganisering av HMS og etablering av BHT-funksjon ved UiO

SAKSTIHEL: Omorganisering av HMS og etablering av BHT-funksjon ved UiO UNIVERSITETET I OSLO UNIVERSITETSDIREKTØREN Til Universitetsstyret Fra Universitetsdirektøren Sakstype: Vedtakssak Møtesaksnr.: V-sak 5 Møtenr. 2/2011 Møtedato: 01.03.11 Notatdato: 22.02.11 Arkivsaksnr.:

Detaljer

Styringsreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU)

Styringsreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Styringsreglement for Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) Fastsatt av fellestyret i sak FS-48/12, 3. september 2012. 1. Universitetets sentrale organisering 2014 2018 Styrets oppgaver

Detaljer

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn

Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo

Detaljer

Universitetet i Oslo Organisasjons- og personalavdelingen, HMS-stab

Universitetet i Oslo Organisasjons- og personalavdelingen, HMS-stab Organisasjons- og personalavdelingen, HMS-stab Notat Til: AMU-møte 5. mars 2012 Dato: 27. februar 2012 Prosedyrer for valg innen verneorganisasjonen Prosedyrene for valg innen verneorganisasjonen ble presentert

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

DOKUMENT FOR STYRING AV SYSTEMATISK HELSE-, MILJØ OG SIKKERHETSARBEID. (HMS - plan) for Norsk Biokraft AS 2015-2016

DOKUMENT FOR STYRING AV SYSTEMATISK HELSE-, MILJØ OG SIKKERHETSARBEID. (HMS - plan) for Norsk Biokraft AS 2015-2016 DOKUMENT FOR STYRING AV SYSTEMATISK HELSE-, MILJØ OG SIKKERHETSARBEID (HMS - plan) for Norsk Biokraft AS 2015-2016 januar 2015 Rev.nr.1.0 Erstatter plan av oktober 2012 Utarbeidet av Norsk Biokraft AS

Detaljer

Fellesnemnda 8.des 2015

Fellesnemnda 8.des 2015 Fellesnemnda 8.des 2015 Orientering fra møte i ansettelsesutvalget 24.11 Prosjektleders orientering Ansettelsesutvalget 24.11 Premisser for rekruttering av nye Sandefjord kommunes øverste ledelse Prosess

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Interne rutinebeskrivelser - Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved NTNU

Interne rutinebeskrivelser - Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved NTNU Interne rutinebeskrivelser - Forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved NTNU 1. Reglement og retningslinjer NTNUs interne rutinebeskrivelser for forvaltning av statens eierinteresser i

Detaljer

Delprosjekt S 3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon.

Delprosjekt S 3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon. Delprosjekt S 3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon. Rapport pr 25.10.2012 for delprosjekt 3 IKT, Kommunikasjon og Bygg/eiendom Vedlagt følger rapport pr 25.10.2012 for arbeidsgruppene innenfor delprosjekt

Detaljer

Instruks Internrevisjonen for Pasientreiser ANS. Fastsatt av styret for Pasientreiser ANS, 12.12.2012

Instruks Internrevisjonen for Pasientreiser ANS. Fastsatt av styret for Pasientreiser ANS, 12.12.2012 Instruks Internrevisjonen for Pasientreiser ANS Fastsatt av styret for Pasientreiser ANS, 12.12.2012 Innhold 1. Internrevisjonens formål... 3 2. Organisering, ansvar og myndighet... 3 3. Oppgaver... 3

Detaljer

Hovedregler for økonomiforvaltningen ved AHO

Hovedregler for økonomiforvaltningen ved AHO KVALITETSHÅNDBOK Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo 10 Økonomi Hovedregler for økonomiforvaltningen ved AHO Hovedreglene er fastsatt av styret ved Arkitekthøgskolen i Oslo i medhold av pkt. 2.2. i Hovedinstruks

Detaljer

Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: Cirkus UMB Tid: Onsdag den 27.11.2013, kl. 09.30-12.00.

Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: Cirkus UMB Tid: Onsdag den 27.11.2013, kl. 09.30-12.00. Referat fra felles DF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: Cirkus UMB Tid: Onsdag den 27.11.2013, kl. 09.30-12.00. Til stede: Fra tjenestemannsorganisasjonene og hovedverneombud: Kurt Johansen, Parat UMB

Detaljer

HMS PLAN 2015 BERGEN VANN

HMS PLAN 2015 BERGEN VANN HMS PLAN BERGEN VANN HMS handlingsplan for Bergen Vann er utarbeidet med utgangspunkt i undersøkelsen Maturity Tool (modenhetsanalysen) som ble gjennomført for ledergruppen i oktober og for en utvidet

Detaljer

OPERATIV INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES MILJØ- OG BIOVITENSKAPELIGE UNIVERSITET

OPERATIV INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES MILJØ- OG BIOVITENSKAPELIGE UNIVERSITET OPERATIV INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED NORGES MILJØ- OG BIOVITENSKAPELIGE UNIVERSITET 1. januar 2014 Mari Sundli Tveit rektor Operativ instruks for økonomiforvaltningen ved NMBU - gjeldende fra

Detaljer

1. Forord. Lykke til videre med beredskapsarbeidet.

1. Forord. Lykke til videre med beredskapsarbeidet. 1. Forord Oppland fylkeskommune ser behovet for en «Veileder i krise- og beredskapsarbeid» til støtte for det arbeidet som skal gjennomføres i alle enheter. Veilederen er et arbeidsgrunnlag og verktøy

Detaljer

Reglement for anskaffelsesvirksomheten ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet

Reglement for anskaffelsesvirksomheten ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 139 av 234 Reglement for anskaffelsesvirksomheten ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Vedtatt at Fellesstyret 19. desember 2013 1. Formål Reglementet skal bidra til at NMBUs anskaffelser,

Detaljer

Styresak 45-2015 Oppfølging av Internrevisjonsrapport 01/2013:

Styresak 45-2015 Oppfølging av Internrevisjonsrapport 01/2013: Møtedato: 29. april 2015 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Nils B. Normann, 75 51 29 00 Bodø, 17.4.2015 Styresak 45-2015 Oppfølging av Internrevisjonsrapport 01/2013: Revisjon av tverrgående prosesser

Detaljer

Stillingene lyses ut med forbehold om behandling av organisasjonsplanen i Klinikk for intern service i arbeidsmiljøutvalget.

Stillingene lyses ut med forbehold om behandling av organisasjonsplanen i Klinikk for intern service i arbeidsmiljøutvalget. INTERN UTLYSNING Stillingene lyses ut med forbehold om behandling av organisasjonsplanen i Klinikk for intern service i arbeidsmiljøutvalget. Ansatte med mulig rettskrav* til stillingene må melde sitt

Detaljer

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv.

LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Side 1 av 5 LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv. Bruk av basen forutsetter at du samtykker i betingelsene i brukeravtalen. DATO: LOV-1992-12-04-126 DEPARTEMENT: KKD (Kultur- og kirkedepartementet) PUBLISERT:

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Referanser: KM 09/10 Endringer i gravferdslov og kirkelov. Høringsuttalelse

Referanser: KM 09/10 Endringer i gravferdslov og kirkelov. Høringsuttalelse DEN NORSKE KIRKE KR 35/11 Kirkerådet, Mellomkirkelig råd, Samisk kirkeråd Oslo, 15.-16. mars 2011 Referanser: KM 09/10 Endringer i gravferdslov og kirkelov. Høringsuttalelse Saksdokumenter: KR 35.1/11

Detaljer

Hva driver NA med og hva kan arkivarenes rolle i omorganiseringer innebære? Marianne Høiklev Tengs, styreleder

Hva driver NA med og hva kan arkivarenes rolle i omorganiseringer innebære? Marianne Høiklev Tengs, styreleder Hva driver NA med og hva kan arkivarenes rolle i omorganiseringer innebære? Marianne Høiklev Tengs, styreleder 17.april 2015 Norsk Arkivråd - Landets største arkivfaglige interesseorganisasjon - Åpen for

Detaljer

FS-25/10 Første utkast til styringsdokument for fellesstyret

FS-25/10 Første utkast til styringsdokument for fellesstyret FS-25/10 Første utkast til styringsdokument for fellesstyret Vedlagt følger et første utkast til styringsdokument for fellesstyret. Utkastet skal gi en pekepinn på hvordan dette dokumentet kan utformes.

Detaljer

Instruks (utkast) for Internrevisjonen Helse Sør-Øst

Instruks (utkast) for Internrevisjonen Helse Sør-Øst Instruks (utkast) for Internrevisjonen Helse Sør-Øst Fastsatt av Kontrollkomiteen Helse Sør-Øst RHF xx.xx.2007 Innhold 1 Innledning... 3 2 Formål og omfang... 3 3 Organisering, ansvar og myndighet...3

Detaljer

Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB

Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: UMB, Styrerommet Tid: fredag 25.1.13, kl. 09.30 13.00 Til stede: Arbeidstakersiden: Arbeidsgiversiden: Fra Sekretariatet: Referent: Saksliste:

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

1. FORMÅL Formålet med denne styreinstruks er å gi regler om arbeidsform og saksbehandling for styret i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA).

1. FORMÅL Formålet med denne styreinstruks er å gi regler om arbeidsform og saksbehandling for styret i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA). Instruks for styret til Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS 1. FORMÅL Formålet med denne styreinstruks er å gi regler om arbeidsform og saksbehandling for styret i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (IKA).

Detaljer

Mål og strategier for HMS-arbeidet ved Det medisinske fakultet 2014 2020

Mål og strategier for HMS-arbeidet ved Det medisinske fakultet 2014 2020 Mål og strategier for HMS-arbeidet ved Det medisinske fakultet 2014 2020 Forbedring gjennom klare ansvarsforhold og samarbeid Ledelse Klare ansvarsforhold Universell utforming God infrastruktur Risiko

Detaljer

Rollebeskrivelser e-handel

Rollebeskrivelser e-handel Rollebeskrivelser e-handel I dette dokumentet beskrives roller tilknyttet e-handelsprosessen. Beskrivelsen av de ulike rollene er retningsgivende, men må tilpasses den enkelte virksomhet. Følgende roller

Detaljer

Fusjonen i Tromsø. - Bakgrunn, prosess og konsekvenser. Av universitetsdirektør Lasse Lønnum FAP seminar, Kristiansand 19.

Fusjonen i Tromsø. - Bakgrunn, prosess og konsekvenser. Av universitetsdirektør Lasse Lønnum FAP seminar, Kristiansand 19. Fusjonen i Tromsø - Bakgrunn, prosess og konsekvenser Av universitetsdirektør Lasse Lønnum FAP seminar, Kristiansand 19.september 2008 Universitetet i Tromsø 1 Universitetet i Tromsø 2 Organisasjonskart

Detaljer

FORSLAG TIL INSTRUKS FOR ADMINISTRERANDE DIREKTØR I HELSEFØRETAK

FORSLAG TIL INSTRUKS FOR ADMINISTRERANDE DIREKTØR I HELSEFØRETAK FORSLAG TIL INSTRUKS FOR ADMINISTRERANDE DIREKTØR I HELSEFØRETAK 1. Formål med instruksen Denne instruksen beskriv rammene for administrerande direktør sitt arbeid og omhandlar ansvar, oppgåver, plikter

Detaljer

MØTEINNKALLING. Orienteringer: -Bruk av velferdsmidler 2012 -Inneklima Kommunehuset/NAV SAKLISTE

MØTEINNKALLING. Orienteringer: -Bruk av velferdsmidler 2012 -Inneklima Kommunehuset/NAV SAKLISTE GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 21.03.2012 Tid: kl.12:00-15:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 02 18 00 Varamedlemmer

Detaljer

FS-17/10 Kommunikasjonsstrategi for fellesstyret

FS-17/10 Kommunikasjonsstrategi for fellesstyret 1 FS-17/10 Kommunikasjonsstrategi for fellesstyret Fellesstyrets ledergruppe har bedt informasjonssjef Birgitte Bye (NVH) og kommunikasjonsdirektør Tonje Grave (UMB) om å utarbeide et forslag til kommunikasjonsstrategi

Detaljer

Ansvar og fullmakter i Undervisningsbygg Oslo KF

Ansvar og fullmakter i Undervisningsbygg Oslo KF Ansvar og fullmakter i Undervisningsbygg Oslo KF Innhold 1. Formål med dokumentet og foretakets rammebetingelser... 3 2. Del I - Beslutningsnivåene i virksomheten... 3 Ansvar medfører plikt... 3 Undervisningsbygg

Detaljer

MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom. 12.02.2008 kl. 12.00

MØTEINNKALLING. Arbeidsmiljøutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom. 12.02.2008 kl. 12.00 ÅS KOMMUNE MØTEINNKALLING Arbeidsmiljøutvalget har møte i Rådmannskontorets møterom 12.02.2008 kl. 12.00 Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i flg lov er unntatt fra offentlighet.

Detaljer

OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES?

OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES? For Kontrollutvalg 30.11.15 v/rådmann Thor Smith Stickler OPPDRAGET I KOMMUNELOVEN HVORDAN KAN DET TOLKES? Definisjon av internkontroll - PwC Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter

Detaljer

Status Public 360. Fortsatt stort behov for opplæring:

Status Public 360. Fortsatt stort behov for opplæring: Status Public 360 Fortsatt stort behov for opplæring: Offentlig forvaltning Public 360 Spesialkurs på enkeltdetaljer En del rutiner for de enkelte sakstyper er ferdig. Flere er under utarbeidelse. En del

Detaljer

Oppfølgingsansvar iht internrevisjonen. Tiltak nr i rapport 1/2013. Internrevisjonens anbefaling

Oppfølgingsansvar iht internrevisjonen. Tiltak nr i rapport 1/2013. Internrevisjonens anbefaling Handlingsplan for oppfølging av internrevisjonens anbefalinger i rapport om Revisjon av tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og. Tiltak nr i rapport 1/2013 Internrevisjonens

Detaljer

Fastlønn: Feilregistrering av grunnlagsdata.

Fastlønn: Feilregistrering av grunnlagsdata. splan Steg i Input/grunnlag Registrering Output/overføring Grunnlaget for registrering foreligger i form av kontrakt. Kontrakter utarbeides av Personalforvaltning i OSS, på grunnlag av ansettelsesvedtak.

Detaljer

Anskaffelsesreglement

Anskaffelsesreglement Anskaffelsesreglement for Hole kommune Juni 2007 Utarbeidet iht Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vedtatt i kommunestyret 25 juni 2007 Innhold 1. Generelt om innkjøp... 2 1.1 Formål, virkeområde

Detaljer

Administrativt. delegeringsreglement. Rana kommune

Administrativt. delegeringsreglement. Rana kommune Administrativt delegeringsreglement Rana kommune Innhold 1. Innledning... 4 1.1. Bakgrunn... 4 1.2. Anvendelsesområde for dette reglementet... 4 1.3. Definisjoner... 4 1.4. Struktur... 5 1.5. Bruk av delegert

Detaljer

Bakgrunn Arbeidstilsynet gjennomførte høsten 2010 et tilsyn ved NTNU, et tilsyn som resulterte i en tilsynsrapport og pålegg 16.06.2011.

Bakgrunn Arbeidstilsynet gjennomførte høsten 2010 et tilsyn ved NTNU, et tilsyn som resulterte i en tilsynsrapport og pålegg 16.06.2011. 1 av 5 Personalavdelingen AMU-sak 25/11 Notat Til: SESAM, AMU Kopi til: Fra: Personalsjefen Signatur: Prosedyre for vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer/omstillinger i NTNU, jfr.

Detaljer

1. Endringer siden forrige versjon Instruksen er revidert i samarbeid med UiO. Ny mal for annonse i Webcruiter og kortversjon av prosessen er vedlagt.

1. Endringer siden forrige versjon Instruksen er revidert i samarbeid med UiO. Ny mal for annonse i Webcruiter og kortversjon av prosessen er vedlagt. Instruks Ansettelse i nye og ledige stillinger som professor II eller førsteamanuensis ved UiO, kombinert med samtidig ansettelse i hovedstilling ved OUS OUS nivå 1 / Personal Dokument-ID: 2671 Versjon:

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

NOTAT. Fastsette mål- og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet.

NOTAT. Fastsette mål- og resultatkrav innenfor rammen av disponible ressurser og forutsetninger gitt av overordnet myndighet. NOTAT Til: Møtedato: 13.12.07 Universitetsstyret Arkivref.: 200706432-1 Risikostyring ved Universitetet i Tromsø Bakgrunn Som statlig forvaltningsorgan er Universitetet i Tromsø underlagt Økonomiregelverket

Detaljer

ORIENTERING OM RESULTATENE AV ARBEIDSMILJØKARTLEGGINGEN VED NMBU

ORIENTERING OM RESULTATENE AV ARBEIDSMILJØKARTLEGGINGEN VED NMBU US 79/0 ORIENTERING OM RESULTATENE AV ARBEIDSMILJØKARTLEGGINGEN VED NMBU Universitetsledelsen Saksansvarlig: Birger Kruse Saksbehandler: Torborg Storaas Arkiv nr: /0606 Vedlegg:. Resultat; NMBU. Resultat:

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Prosjektmandat for SAK-innkjøp

Prosjektmandat for SAK-innkjøp Prosjektmandat for SAK-innkjøp Skrevet av: Kjetil Skog og Olav Holden Filnavn: Prosjektbeskrivelse SAK innkjøp Versjon: 1 Opprettet: 12.01.2011 Sist endret: 11.04.2011 18:46:35 Sider: 8 Filnavn: 11843_1_P_O

Detaljer

1 Innledning. s. 2. 2 Systemdel.s. 3. 2.1 Mål for Handlingsprogram for HMS s. 3. 2.2 Organisering/ansvarsplassering s. 3. 2.3 Dokumentasjonskrav. s.

1 Innledning. s. 2. 2 Systemdel.s. 3. 2.1 Mål for Handlingsprogram for HMS s. 3. 2.2 Organisering/ansvarsplassering s. 3. 2.3 Dokumentasjonskrav. s. Innhold 1 Innledning. s. 2 2 Systemdel.s. 3 2.1 Mål for Handlingsprogram for HMS s. 3 2.2 Organisering/ansvarsplassering s. 3 2.3 Dokumentasjonskrav. s. 4 2.4 HMS-aktivitet.. s. 5 2.4.1 Generelt s. 5 2.4.2

Detaljer

Årsrapport 2014 Internrevisjon Pasientreiser ANS

Årsrapport 2014 Internrevisjon Pasientreiser ANS Årsrapport 2014 Internrevisjon Innhold Internrevisjon... 1 1. Innledning... 3 2. Revisjonsoppdrag... 4 2.1 Miljøsertifisering etter standarden ISO 14001 om nødvendige dokumenter og prosesser er implementert

Detaljer

Internkontroll i Bergen kommune. Liv Røssland Byråd for finans, eiendom og eierskap

Internkontroll i Bergen kommune. Liv Røssland Byråd for finans, eiendom og eierskap Internkontroll i Bergen kommune Liv Røssland Byråd for finans, eiendom og eierskap TILSYNSFUNKSJON KONTROLLFUNKSJON Bystyrets tilsyn og kontroll Byrådets rapportering og informasjon til bystyrets organer,

Detaljer

Notat. Styresak 94/14 O Administrerande direktør si orientering notat nr. 2 Styremøte 19.12.14 1 vedlegg

Notat. Styresak 94/14 O Administrerande direktør si orientering notat nr. 2 Styremøte 19.12.14 1 vedlegg Notat Går til: Styremedlemmer Føretak: Helse Fonna HF Dato: 25.11.14 Sakshandsamar: Saka gjeld: Anne Hilde Bjøntegård Tilsyn ved eining for Patologi Styresak 94/14 O Administrerande si orientering notat

Detaljer

Omstillingsavtale for Universitetet i Bergen Vedtatt av forhandlingsutvalget 23.3.2011

Omstillingsavtale for Universitetet i Bergen Vedtatt av forhandlingsutvalget 23.3.2011 Omstillingsavtale for Universitetet i Bergen Vedtatt av forhandlingsutvalget 23.3.2011 Innholdsfortegnelse Del 1 Rammer for omstilling... 3 1. Innledning... 3 2. Avtaleparter... 3 3. Formål... 3 4. Definisjon...

Detaljer

Interne økonomistyringsrapporter

Interne økonomistyringsrapporter Rutinebeskrivelse og brukerveiledning Interne økonomistyringsrapporter KHiO 08.06.2006 Side 1 av 7 Innholdsfortegnelse Innledning... 2 Hensikt... 2 Gjennomføring... 2 Forklaring til økonomistyringsrapportene...

Detaljer

Innkjøp i Nord-Aurdal kommune

Innkjøp i Nord-Aurdal kommune Forvaltningsrevisjon Utført av Innkjøp i Nord-Aurdal kommune Formål: - Gjennomgå kommunes praktisering av Lov om offentlige anskaffelser - Anbefale eventuelle forbedringer Innhold 1. Innledning... 2 2.

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Samhandlingsmøter i virksomheten Godt samarbeid i form av jevnlige møter med vernetjenesten og tillitsvalgt er i seg selv forebyggende.

Samhandlingsmøter i virksomheten Godt samarbeid i form av jevnlige møter med vernetjenesten og tillitsvalgt er i seg selv forebyggende. VEILEDER FOR HÅNDTERING AV PERSONALSAKER 1. Innledning God ledelse, en sunn og åpen organisasjonskultur basert på en ryddig organisering og fornuftig fordeling av arbeidsoppgaver, vil normalt kunne forebygge

Detaljer

Integrasjonsstatus uke 48

Integrasjonsstatus uke 48 Integrasjonsstatus uke 48 Overgripende prosjektplan med viktigste milepæler Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase Forberede closing og eierskapsskifte Start operasjonell drift med felles profilering Ferie Operasjonell

Detaljer

Overordnet rutine for systematisk HMS forvaltning i kommunale bygg

Overordnet rutine for systematisk HMS forvaltning i kommunale bygg Overordnet rutine for systematisk HMS forvaltning Kapnr.01 Formål Sikre at alle kommunale bygg (forvaltet av Etat for eiendom) er bygget, utstyrt, driftet og vedlikeholdt i tråd med gjeldende lover og

Detaljer

Mindre sannsynlig. Sannsynlighet. Svært lite sannsynlig

Mindre sannsynlig. Sannsynlighet. Svært lite sannsynlig Brudd på internt regelv. Brudd eksternt regelv. EKSEMPEL - EKSEMPEL - EKSEMPEL Risikoanalyse økonomiske disposisjoner For hver linje (dvs. for hvert forhold som kan medføre risiko) settes ett kryss for

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Retningslinjer for omstilling for AFI AS, NOVA og Høgskolen i Oslo og Akershus

Retningslinjer for omstilling for AFI AS, NOVA og Høgskolen i Oslo og Akershus Retningslinjer for omstilling for AFI AS, NOVA og Høgskolen i Oslo og Akershus 1. Bakgrunn Høsten 2010 tok daværende Høgskolen i Oslo (HiO) initiativ til en dialog med seks samfunnsvitenskapelige institutter

Detaljer

Vedlegg 1 til sak, handlingsplan for Internkontroll. Handlingsplan for styrking av kvalitet og internkontroll. Helse Bergen

Vedlegg 1 til sak, handlingsplan for Internkontroll. Handlingsplan for styrking av kvalitet og internkontroll. Helse Bergen Handlingsplan for styrking av kvalitet og internkontroll Helse Bergen 2015 Innhald 1 Organisatorisk forankring... 2 2 Lovkrav... 2 3 Føremål... 3 4 Tiltak... 3 5 Referansar:... 6 1 Organisatorisk forankring

Detaljer

US-sak 75/2010 Forhåndsavklaring og registrering av bierverv for ansatte på UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg.

US-sak 75/2010 Forhåndsavklaring og registrering av bierverv for ansatte på UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg. 1302 1901 US-SAK NR: 75/2010 SAKSANSVARLIG: UNIVERSITETSDIREKTØREN SAKSBEHANDLER(E):ELIZABETH DE JONG, CHRISTIAN ELIND ARKIVSAK NR: 2009/1248 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP ADM.DIREKTØR US-sak

Detaljer

Dokumentfangst i praksis

Dokumentfangst i praksis Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren

Detaljer

Brukerveiledning for ansatte- registreringsskjema for egne sidegjøremål i Personalportalen (PagaWeb)

Brukerveiledning for ansatte- registreringsskjema for egne sidegjøremål i Personalportalen (PagaWeb) Brukerveiledning for ansatte- registreringsskjema for egne sidegjøremål i Personalportalen (PagaWeb) I Innledning Sidegjøremålsregisteret skal verne om universitetets omdømme og de tilsattes tillit og

Detaljer

INTRODUKSJONSPROGRAM FOR NYANSATTE

INTRODUKSJONSPROGRAM FOR NYANSATTE INTRODUKSJONSPROGRAM FOR NYANSATTE Målsettingen Den nyansatte skal føle seg velkommen til KanJa Nome AS og på arbeidsplassen/i tiltaket og få nødvendig informasjon og opplæring slik at den enkelte finner

Detaljer

Verdal kommune Møteinnkalling

Verdal kommune Møteinnkalling Møteinnkalling Utvalg: Verdal arbeidsmiljøutvalg Møtested: Stiklestad skole Dato: 19.11.2012 Tid: 13:00 15:00 Forfall meldes til utvalgssekretær som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer

Detaljer

Anskaffelse og implementering av verktøy for virksomhetsstyring - Stortingets administrasjon

Anskaffelse og implementering av verktøy for virksomhetsstyring - Stortingets administrasjon Anskaffelse og implementering av verktøy for virksomhetsstyring - Stortingets administrasjon Møte i virksomhetsstyringsnettverket 18.11.2015 23.11.2015 Side 1 Disposisjon Informasjon om Stortingets administrasjon

Detaljer

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015

BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU. 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 3 - Personalmapper Versjon/dato for revisjon: 11.03.2015 P360-klient: Outlook og web Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 13.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet

Detaljer