Utgifter til personellsektoren Fraværsproblematikk

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Utgifter til personellsektoren Fraværsproblematikk HITRA KOMMUNE April TITTEL - 1

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Hitra kommunes kontrollutvalg i perioden oktober 2012 april Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Arve Gausen /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Espen Langseth /s/ Prosjektmedarbeider - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 3

4 Sammendrag Denne forvaltningsrevisjon er utført i henhold til bestillingen fra kontrollutvalget i Hitra kommune. Grunnlaget for våre vurderinger er basert på gjennomgang av dokumenter, statistisk materiale, intervju med ledelse og resultat fra ansatteundersøkelsen. Problemstillingene for undersøkelsen har vært om hvilke effekter har etablerte nærværstiltak og satsinger hatt for sykefraværet i kommunen og hvilke økonomiske konsekvenser sykefraværet har for personalutgiften i kommunen. Vi har i problemstilling en sett på hvordan sykefraværet er i kommunen og om de har et tilfredsstillende system for å følge dette opp. I tillegg ser vi om iverksatte tiltak innen ledelse, bemanning og vikar, tilrettelegging av arbeidsplassen fungerer for nærværsarbeidet i kommunen og om det er andre tiltak som kan virke positivt for nærværet. Totalt er sykefraværet i kommunen økt siden 2007 og er noe høyere enn landsgjennomsnittet for kommunal forvaltning og andre kommuner. Fraværet for 2012 er på 10.6 % som er høyere enn kommunens målsetting på 9 %. Det er flere rammeområder som har høyere fravær enn kommunens målsettinger totalt, noe som viser viktigheten av å følge opp fraværet fremover. Vi ser at langtidsfraværet har den største andelen i kommunen, noe som gjør at fokuset for oppfølgingsarbeidet må ha rådmannens oppmerksomhet i det videre arbeidet. Vi har videre sett på kommunens system, ledelse, bemanning og vikar for å vise om etablerte nærværstiltak oppleves som hensiktsmessige i organisasjonen og gir effekter. Kommunen har etablert et system for kartlegging og oppfølging av fravær som er hensiktsmessig etter vår vurdering. Ansatte undersøkelsen viser at de fleste trives på jobb, men at det er en mindre andel ansatte som ikke trives. Dette viser at det systematiske arbeidet med oppfølging av fravær er viktig og bør følges ytterligere opp av rådmannen med fokus på å øke nærværet for alle ansatte. Kommunen har gitt opplæring til ledere slik at de bedre skal ivareta personalansvaret noe som de fleste ansatte sier har fungert bra. Det er likevel en mindre andel av ansatte som ikke blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Det er viktig at rådmannen sikrer at alle ledere ivaretar sitt personalansvar i kommunen. Dette for å sikre at alle ansatte blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte som på sikt vil virke positivt på nærværet. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 4

5 Det er vårt inntrykk at bemanningen og leie av vikar er i samsvar med oppgavene for de fleste enheter i kommunen. Det er noen enheter hvor bemanningen er marginal og fravær er høyt og hvor det er manglende leie av vikar. Det er viktig at det rettes fokus og tiltak der slik at denne situasjonen ikke fører til økt fravær. Det er vårt inntrykk at tilrettelegging og arbeidstidsordninger ivaretas for de fleste ansatte. Det er en mindre gruppe som både opplever plager og stress i forbindelse med arbeidet eller arbeidsforholdene. Denne gruppen må følges ytterligere opp for å legge til rette for at flest mulig er på jobb. Vi har i problemstilling to beregnet hvilke faste og variable utgifter kommunen har ved sykefraværet i 2012 og hvordan dette kan reduseres ved å nå målsettingen om et fravær på 8 % i Det er indirekte utgifter knyttet til sykefravær som er vanskelig å beregne som ikke med i våre tabeller. Våre beregninger viser at de økonomiske konsekvensene i forbindelse med dagens fravær medfører faste- og variable utgifter på ca. 12,9 millioner for kommunen i 2012, når utgangspunktet er at tjenesteproduksjonen skal opprettholdes. Utgiftene består av faste lønnsutgifter beregnet ut fra antall fraværsdager som enten medfører at tjenester ikke utføres eller redusert/utsatt tjenesteproduksjon. En opprettholdelse av tjenesteproduksjonen ved fravær medfører ekstra utgifter til variabel lønn som består av utgifter til vikar og overtid. I tillegg kommer refusjoner som varierer utfra fraværets lengde og type. Vi har i tillegg beregnet en reduksjon i kommunens utgifter i forbindelse med om fraværet reduseres til 8 % i 2013 som er målsettingen. Beregningen viser at kommunen kan redusere faste og variable utgifter med 2,8 millioner i forhold til utgiftene i Hvis langtidsfraværet reduseres mest viser våre beregninger at reduksjonen av faste og variable utgifter er på 3,1 millioner i forhold til utgiftene i Dette viser viktigheten av at kommunen fortsatt må følge opp fraværet med fokus på å redusere dette. Kommunen har en del indirekte utgifter i forbindelse med sykefraværet som er vanskelig å beregne som kan medføre at utgiftene med sykefraværet er høyere enn hva våre beregninger viser. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 5

6 Anbefalinger Vi anbefaler kommunen å fortsette arbeidet med å rette fokus og tiltak som øker nærværet da fraværet har økt siden 2007 og er noe høyere enn hos andre. For noen ansatte i kommunen fungerer ikke etablerte nærværstiltak innen ledelse, bemanning, vikar og tilrettelegging. Dette viser viktigheten av at rådmannen retter fokus og sikrer at igangsatte nærværstiltak fungerer for alle, eventuelt vurderer nye (kapittel ), som på sikt vil være med på å øke nærværet i kommunen. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 6

7 Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Nasjonal forskning og statistikk Hitra kommune Folkehelseprofil 2013 i Hitra kommune per 1. oktober Tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjoner Undersøkelsesopplegget Avgrensning Problemstillinger Kriterier Metode Etablerte tiltak for oppfølging av fravær Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Utgifter til sykefravær Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Konklusjon Anbefalinger...49 Vedlegg 1 Rådmannens høringssvar...51 Vedlegg 2 Resultater fra ansatteundersøkelsen Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 7

8 Figur liste Figur 1. Administrativ organisering i Hitra kommune...11 Figur 2. Utvikling i legemeldt sykefravær. Hitra kommune og kommunal forvaltning for hele landet kvartal Figur 3. Legemeldt sykefravær 1. kvartal 2011 til 2. kvartal Hitra kommune sammenlignet med andre og kommunal forvaltning i landet for øvrig...22 Figur 4. Egenmeldt og legemeldt sykefravær i Hitra kommune Figur 5. Fravær i perioden fordelt på type og tid...24 Figur 6. Får støtte og hjelp i arbeidet ved behov fra nærmeste leder...28 Figur 7. Leder er i tilstrekkelig grad tilgjengelig ved behov...29 Figur 8. Leder løser problemer når de dukker opp...29 Figur 9. Tilstrekkelig bemanning på egen enhet/avdeling...31 Figur 10. Leie av vikar ved behov...32 Figur 11. Plager som skyldes arbeidet eller arbeidsforholdene...34 Figur 12. Stress på jobb går utover arbeidsutførelse...34 Tabell liste Tabell 1. Egenmeldt og legemeldt sykefravær på rammeområder i Hitra kommune, Tabell 2. Antall årsverk i rammeområdene og totalt i perioden Tabell 3. Lønn og sosiale utgifter i kommunen for perioden , tall i tusen...40 Tabell 4. Sykefravær fordelt på tid...41 Tabell 5. Refusjoner og utgifter til sykefravær for 2012, i kr...42 Tabell 6. Beregning av utgifter ved sykefravær på 8 % - scenario 1, i kr...43 Tabell 7. Beregning av utgifter ved sykefravær på 8 % - scenario 2, i kr Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 8

9 1 Innledning Revisjon Midt-Norge mottok bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til kostnadsutvikling innen personalsektoren og fraværsproblematikk i Hitra kommune, i brev fra kontrollutvalgets sekretariat (KonSek) datert I dette kapitlet redegjør vi for bestillingen og gir kort bakgrunnsinformasjon om nasjonal og lokal satsing på fraværsproblematikk, organisering i Hitra kommune og tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjoner i kommunen. 1.1 Bestilling I medhold av plan for forvaltningsrevisjon 2010/ har kontrollutvalget i kommunen bestilt ovennevnte prosjekt i sak 34/12 i møte den Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som setter fokus på kostnadsutvikling innen personalsektoren og fraværsproblematikk i Hitra kommune og om investeringer og satsninger har gitt positive driftseffekter. I bestillingen benyttes begrepet kostnad tilknyttet personalkostnader. Vi vil i undersøkelsen benytte begrepet personalutgift som er begrepet som benyttes til kommuneregnskapet 2. Med investeringer og satsinger har vi i dialog med bestiller forstått det slik at dette omhandler tiltak kommunen gjør i sitt nærværsarbeid og ikke hva som ligger i begrepet investeringer definert i regnskapsforskriften. 1.2 Nasjonal forskning og statistikk Nedenfor viser vi til nasjonal plan for forskning av fravær, statistikk om utvikling av fraværet på nasjonalt nivå og IA-avtalen som er en viktig del av fraværs- og nærværsområdet Kunnskap om sykefravær I en rapport fra forskningsrådets planutvalg settes det fokus på årsaker til sykefravær og utstøting fra arbeidslivet, august 2007, hvor status og kunnskapsmessige utfordringer av sykefravær og utstøting fra arbeidslivet er viktige elementer. Rapporten viser til at Norge har en høy andel sysselsatte, et godt organisert arbeidsliv og et veletablert helsetilbud. Likevel er langtidssykefraværet og uførepensjoneringen høy i følge 1 Plan for forvaltningsrevisjon for 2012/2013 i Hitra kommune. Vedtatt av Hitra kommunestyre i sak KS-49/2012 på møte den Kommuneregnskapet, Øyvind Sunde, 6. utgave, 2010, s Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 9

10 rapporten. Arbeidsdeltagelse og utstøting foregår i et samspill mellom samfunnsmessige, arbeidsplassrelaterte og individuelle faktorer. Det vises til at årsaker til fravær fra arbeidslivet kan være grunnet i flere forhold som helse og sykdom, endringer og utviklingstrekk i arbeidsmiljø og arbeidsmarked, faktorer utenfor arbeidslivet, samt praktiseringen og virkningen av stønadsordningene. En relativt stor andel av befolkningen i yrkesaktiv alder deltar ikke i arbeidslivet som en følge av helseplager. Langtidsfraværet fra arbeid og uførepensjonering er primært knyttet til muskel-skjelettrelaterte plager, samt psykiske lidelser og sammensatte tilstander. Dette bekreftes av kunnskapsstatuser for sykefraværsforskning fra Norge og øvrige skandinaviske land. Rapporten viser til at gjennom IA-avtalen har arbeidsplassen blitt en hovedarena for håndtering av sykefravær og inkluderende arbeidsliv. Arbeidsgiverne og arbeidstakerne er i større grad enn tidligere ansvarlig for å tilrettelegge for optimal deltagelse i arbeidslivet. Kravene til tilrettelegging og oppfølging av sykemeldte er blitt tydeliggjort gjennom IA-avtalen og oppfølgingen av sykefraværsutvalgets innstilling høsten Økt arbeidslivsdeltagelse slik det angis i IA-avtalen og St.meld. nr. 9:2006 Arbeid, velferd og inkludering kan være preget av målkonflikter med sitt mål om å redusere sykefravær og samtidig inkludere en større del av potensielle arbeidstakere. Rapporten viser til viktigheten av å forske videre på overnevnte forhold for å skaffe seg mer kunnskap om faktorer som påvirker sykefraværet og utstøting fra arbeidslivet. På dette grunnlaget har forskningsrådet fått i oppdrag å sette i gang et nytt tiårig program på forskning om årsaker til sykefravær og utstøting fra arbeidslivet Fravær/nærfravær Nasjonal statistikk over sykefravær NAV viser til gledelig sykefraværsutvikling i landet hvor økt innsats for tilrettelegging på arbeidsplassen gir resultater, 3. kvartal Det totale sesongjusterte sykefraværet er nå på 6,4 % for hele landet. Avtalen om Inkluderende arbeidsliv - IA ble inngått mellom partene i arbeidslivet og staten i Delmål 1 i avtalen gikk ut på at sykefraværet skulle reduseres med 20 % sammenlignet med 2. kvartal Dette målet gjelder også etter at avtalen ble fornyet for en ny fireårsperiode i februar NAV har sett på hvordan utviklingen har vært i de elleve årene fra 3. kvartal 2001 til 3. kvartal I denne perioden har det vært en nedgang i det legemeldte sykefraværet på 18,5 prosent. Fraværet i privat sektor har gått ned 3 Notat utvikling i sykefraværet, 3. kvartal 2012 fra NAV - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 10

11 med 21,8 prosent, mens kommunal og fylkeskommunal sektor har hatt en nedgang på 11,5 prosent siden 3. kvartal IA-avtalen Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv - IA-avtalen, er signert av Hitra kommune i en samarbeidsavtale med NAV. Hovedarenaen for IA-arbeidet er arbeidsplassen, og hovedaktørene er arbeidsgiver og arbeidstaker. NAV har fått i oppgave å bistå virksomheter som vil arbeide for å nå ett eller flere av målene i Intensjonsavtalen, og NAV har et bredt spekter av virkemidler og tiltak for å beholde personer i arbeid eller for å gi innpass i arbeidslivet. Samarbeidsavtalen bygger på Intensjonsavtalen, og er en avtale mellom den enkelte virksomhet og NAV for virksomheter som ønsker å være IA-virksomheter. Samarbeidsavtalen klargjør ansvars- og oppgavefordelingen. Den nye samarbeidsavtalen for IA-virksomheter ble godkjent av myndighetene og partene i arbeidslivet 13. september Innholdsmessig er det ikke gjort store endringer sammenlignet med den forrige samarbeidsavtalen, men en endring er at virksomhetens tillitsvalgte er en likeverdig avtalepart med NAV og bedriftsledelsen. 1.3 Hitra kommune Her vises den administrative organiseringen i Hitra kommune. Figur 1. Administrativ organisering i Hitra kommune Kilde: Hitra kommune - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 11

12 Hitra kommune har en organisasjon som er bygd opp av følgende rammeområder: RO 1 Sentraladministrasjonen, RO 2 - Oppvekst, RO 3 - Helse og omsorg, RO 4 Drift, plan og miljø og RO 5 Kultur og næring, jf. kommunens årsrapport Rammeområdene produserer tjenester til innbyggere, lag og foreninger, bedrifter, turister og studenter. I tillegg er det stabsfunksjoner innenfor personal, økonomi, lønn, IKT mm. Vi vil i rapporten benytte oss av begge benevnelsene for å beskrive rammeområdene, eks. RO 1 eller Sentraladministrasjon. 1.4 Folkehelseprofil 2013 i Hitra kommune per 1. oktober 2012 Folkehelseprofilen 4 er et bidrag til å skaffe seg oversikt over helsetilstanden i befolkningen og hvilke faktorer som kan påvirke denne. Temaområdene er valgt ut i fra et forebyggingspotensiale for helse og sykdom og gjelder også for de kommunalt ansatte for å vise om det foreligger årsaker til fravær her. Det første området gjelder Befolkningen som viser at kommunen har en høyere andelen eldre over 80 år som ser ut til å øke og at andelen en-personhusholdninger er høyere enn andelen i landet. Utover dette viser ikke statistikken entydige forskjeller fra landsgjennomsnittet. Det andre området gjelder Levekår som viser at andelen personer med lav inntekt er høyere i kommunen enn landet som helhet. For arbeidsledighet og uføretrygdede (18-44 år) viser ikke statistikken entydige forskjeller fra landsgjennomsnittet. Andelen barn med enslige forsørgere er høyere i kommen enn landet for øvrig. Det tredje området gjelder Miljø hvor det vises til at andelen personer som er tilknyttet rapportpliktig vannverk er lavere i kommunen enn landsgjennomsnittet. Utover dette viser ikke statistikken entydige forskjeller fra landsgjennomsnittet. Det fjerde området gjelder Skole hvor det ikke er entydige forskjeller fra landsgjennomsnittet. Indikatorene mobbes på skolen, 10 klasse, ligger noe over landsgjennomsnittet. Det femte området omhandler Levevaner hvor det for indikatoren røyking ikke vises til entydige forskjeller fra landsgjennomsnittet. Indikatorene overvekt for menn ser ut til å ligge noe over landsgjennomsnittet. Det femte og siste området omhandler Helse og sykdom hvor det vises til at andelen med psykiske symptomer og lidelser, plager knyttet til muskel- og skjelettsystemet er høyere i kommunen enn i landet som helhet. Andelen med Hjerte/karsykdommer, Kols/astma, utbredelsen av type 2-diabetes, høyt blodtrykk, kreft og hoftebrudd viser ikke entydige forskjeller fra landsgjennomsnittet. 4 Utarbeidet av folkehelseinstituttet Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 12

13 1.5 Tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjoner Rutiner for registrering av fravær og nærvær, april 2005 I 2005 ble det gjennomført en forvaltningsrevisjon som hadde fokus på rutiner for registrering av fravær og nærvær. Rapporten konkluderte med at på tross av at kommunen har egne interne rutiner for registrering og oppfølging av fravær, så blir disse rutinene i varierende grad ikke fulgt. Dette medfører at rapporteringen til offentlige instanser kan inneholde feil. Videre vil grunnlagsmaterialet som organisasjonen bruker når de skal behandle fravær kunne inneholde feil, samt at manglende registrering av korttidsfravær kan påvirke grunnlaget for sykepengerefusjon fra Folketrygden og kunne føre til at kommunen taper penger. Det antydes også at en kan avhjelpe noen av problemene som avdekkes i rapporten ved å øke kompetansen i bruken av kommunens lønnssystem. Nærværsledelse og forebygging av sykefravær, november 2007 Revisor mente at det ble gjort en god innsats blant noen av de som har jobbet mest med nærværsarbeidet. At så mange av tiltakene ikke er iverksatt eller bare delvis iverksatt tyder likevel på for lite oppmerksomhet på dette fra alle nivå av ledelsen. Det er linjeledelsen som har ansvar for arbeidet med forebygging av sykefravær, og for at riktige tiltak blir satt inn til rett tid. Revisor understreket betydningen av å rette oppmerksomheten mot kvaliteten på sykefraværsarbeidet, slik at tiltakene som settes i gang får varige følger for arbeidstakerne og deres arbeidsplass. Ved å ha et ensidig fokus på kvantitative mål er det fare for at nedgangen i fraværet blir kortvarig og ustabil. Kostnadsutvikling innen helse og omsorg, april 2011 Revisor konkluderte med at Hitra kommune ikke har kommet i mål når det gjelder målsettinger om kostnadsutvikling innen RO3 (K-sak 50/2008). Kommunen har hatt en økning i budsjetterte drifts- og lønnskostnader i perioden, i 2010 var kostnadene høyere enn budsjettert både for driftskostnader, lønnskostnader og kjøp av tjenester. Det betyr at kommunen har vanskeligheter med å oppnå kommunestyrets vedtak. Kommunen har ikke nådd målsettingen om nedtrekk av 18,5 stillinger innen RO3. Hitra kommune nærmer seg sammenlignbare kommuner når det gjelder nivå på tjenester og kostnader. Kommunen kommer relativt bra ut, når det gjelder kvalitetsindikatorene i KOSTRA, med unntak av fagutdanning blant de ansatte. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 13

14 På bakgrunn av konklusjonene i rapporten anbefalte revisor at rådmannen gjør risikovurderinger når det gjelder kostnadsutviklingen innen RO3, og synliggjør realismen i nedskjæringskravene som RO3 står overfor. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 14

15 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapitlet redegjør vi for hvilke problemstillinger som er utgangspunktet for undersøkelsen, og hvilke kriterier revisor bygger sine vurderinger og konklusjoner på. Metode og avgrensinger i prosjektet synliggjøres også her. 2.1 Avgrensning Bestillingen omhandler kostnadsutvikling innen personalsektoren og fraværsproblematikk i Hitra kommune og om investeringer og satsninger har gitt positive driftseffekter. Det har tidligere blitt gjennomført revisjoner som har fokus på blant annet registrering av fravær og nærvær i kommunen, samt oppfølging av de tiltakene som kommunestyret vedtok i kommunestyrets sak 105, Vi ser også av kommunens årsmelding 2011 at det er etablert nærværstiltak som samsvarer med det å være IA bedrift. Vi vil derfor i denne undersøkelsen ikke se på om overordnet sykefraværsarbeid er iht. gjeldende regelverk og IA-avtalen detaljert, men rette fokuset mot betraktninger hvorvidt kommunen har en hensiktsmessig innretning på arbeidet med å forebygge og redusere sykefraværet. Kommunen har vedtatt mål for sykefraværet i kommunen. Kommunen er en IA bedrift og i IAavtalen er et av de overordnede nasjonale målene et sykefravær på 5,6 %, det er også krav om at virksomhetene skal ha egne målsettinger for fravær. Kommunen har selv definert en målsetning om å redusere sykefraværet til 9 % i 2012 og 8 % i For å kunne måle dette, er det viktig at alle etatene i kommunen registrer alt fravær og nærvær. Vi vil derfor se på om kommunen har systemer for å kartlegge sykefraværet og hvordan dette brukes. Det ble gjennomført en forvaltningsrevisjon i 2011 om kostnadsutvikling innen helse og omsorg som vi ikke vil følge opp i denne undersøkelsen. Kommunens driftsbudsjett har imidlertid økt vesentlig de siste årene, og en stor del av økningen skyldes vekst i lønns- og personalutgifter. Imidlertid kan en del av utgiftene helt klart kobles opp mot sykefravær. Vi vil se på utviklingen i personalutgifter, herunder skille ut de utgiftene som kan relateres til sykefravær og gi et bilde av hva sykefraværet koster kommunen. Sykefravær kan skyldes flere forhold hvor både samfunnsmessige, arbeidsrelaterte og individuelle faktorer spiller inn. I denne undersøkelsen vil vi se på hvordan Hitra kommune som arbeidsgiver følger opp nærvær og fravær for egne ansatte. Vi vil ikke se på utenforliggende faktorer som også kan ha betydning for sykefraværet hos ansatte i kommunen og som ligger utenfor arbeidsgivers ansvarsområde. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 15

16 2.2 Problemstillinger Med bakgrunn i bestillingen og de avgrensninger som er gjort over, definerer vi følgende problemstillinger 1. Hvilke effekter har etablerte nærværstiltak og satsinger hatt for sykefraværet i kommunen? I problemstillingen ser vi på hvordan sykefraværet er i kommunen og om de har et tilfredsstillende system for å følge dette opp. I tillegg ser vi om iverksatte tiltak innen ledelse, bemanning og vikar og tilrettelegging av arbeidsplassen fungerer for nærværsarbeidet i kommunen. 2. Hvilke økonomiske konsekvenser har sykefraværet på personalutgifter i kommunen? I denne problemstillingen ser vi på hvordan personalutgiften har utviklet seg i kommunen og gir et bilde av hvilke utgifter sykefraværet har i kommunen. Dette for å synliggjøre hva kommunen kan oppnå ved å redusere dette. 2.3 Kriterier I en forvaltningsrevisjon skal det etableres revisjonskriterier som innsamlede data kan vurderes mot. Hensikten med revisjonskriteriene er å etablere en målestokk som gjør det mulig å evaluere de resultater som er oppnådd innen et forvaltningsområde. Det er en forutsetning at de kriteriene som etableres er gyldige og at de hentes fra autorative kilder. Slike kilder kan være lov og forskrift, lokale politiske vedtak, nasjonale politiske føringer og anbefalinger, og evt. anerkjent forskningslitteratur på området. Denne undersøkelsen vil ha fokus på om Hitra kommune som arbeidsgiver følger opp lover og forskrifter, samt egne planer og mål. Lov og forskrift Arbeidsmiljøloven er sentral i arbeidet med sykefraværsproblematikk. Lovens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger. Videre skal loven sikre en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utvikling i samfunnet. Den sikre trygge ansettelsesforhold og likebehandling i arbeidslivet og legge til rette for tilpasninger i arbeidsforholdet knyttet til den enkelte arbeidstakers forutsetninger og livssituasjon. Den har også som formål å gi grunnlag for at arbeidsgiver og arbeidstakerne i virksomhetene selv kan ivareta og utvikle sitt arbeidsmiljø i - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 16

17 samarbeid med arbeidslivets parter og med nødvendig veiledning og kontroll fra offentlig myndighet og bidra til et inkluderende arbeidsliv. Fra 1. juli 2011 er det gjort endringer i folketrygdloven og arbeidsmiljøloven som skal sikre tidligere, tettere og mer forpliktende samarbeid om oppfølging. Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær over barns sykdom har som formål å fremme føring av sykefraværsstatistikk for å sette søkelyset på sykefraværet på arbeidsplassen. Sykefraværsstatistikken skal bidra til at arbeidsgiveren og arbeidstakeren i samarbeid kan iverksette og evaluere tiltak for å redusere sykefraværet. Rådmannen har ansvaret for HMS-arbeidet og sykefraværsoppfølgingen og at denne drives i samsvar med lover og forskrifter. Rådmannen har også et ansvar for å føre kontroll med administrasjonens virksomhet, herunder etablere tilfredsstillende rutiner for betryggende kontroll, jf. kommuneloven Hitra kommunes vedtak og retningslinjer og avtaler Hitra kommunestyre vedtok i sak 105/2006 en handlingsplan for å redusere sykefraværet. Disse har fremdeles aktualitet i oppfølgingsarbeidet i kommunen og vil være overordnede kriterier i denne undersøkelsen. I kommunens årsmelding for 2011 er det vist til en målsetning om å redusere sykefraværet til 9 % i 2012 og 8 % i 2013 noe vi også vil ha fokus på i denne undersøkelsen. Hitra kommune er en IA-bedrift. Overordnede mål for IA-avtalen er å forebygge og redusere sykefraværet, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. I IA-avtalen er et av de overordnede nasjonale målene å ha et sykefravær på 5,6 % nasjonalt, noe som også legger føringer på kommunens arbeid med å redusere sykefraværet. 2.4 Metode Informasjonsgrunnlaget er basert på gjennomgang av dokumenter, regnskapsdata, statistisk materiale og intervju med tillitsvalgte, verneombud, ledelse og en spørreundersøkelse blant ansatte i kommunen. Det er gjennomført et oppstartsmøte med rådmannen og assisterende rådmann for å informere om gjennomføringen av undersøkelsen. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 17

18 Vi har intervjuet følgende personer: Kommunalsjef Oppvekst Kommunalsjef Helse, Pleie og Omsorg Kommunalsjef Drift og PLM Kommunalsjef Kultur og næring Personalsjef Hovedverneombud Hovedtillitsvalgt fagforbundet Fungerende hovedtillitsvalgt i Delta Intervju er verifisert gjennom at vi har sendt et referat fra møtet til hver enkelt som de har gitt sine tilbakemeldinger på. Dette for å sikre at den enkeltes mening er ivaretatt. Vi har sendt ut en spørreundersøkelse til alle kommuneansatte (320 personer) med registrert e-postadresse. Vi fikk svar fra totalt 157 ansatte, en svaroppslutning på 57 %. Dette gir etter vår vurdering tilstrekkelig grunnlag for å kunne bruke dataene i undersøkelsen. Innenfor rammeområde 3 fikk vi imidlertid få svar. Av 135,7 årsverk fikk vi inn svar fra 18 ansatte en svarprosent på drøye 13 prosent. Vi har ikke mottatt henvendelser fra ansatte i rammeområde 3 i undersøkelsesperioden fra til , som kan forklare den lave svarprosenten. Svarprosenten gir en for stor feilmargin for svarene for kun rammeområde 3, men påvirker ikke resultatene for kommunen totalt eller for andre rammeområder. I ansatte undersøkelsen ga vi mulighet for å svare i seks kategorier. Svar kategori 1 er svært misfornøyd/helt uenig, svarkategori 6 var svært fornøyd/helt enig. Der vi kommenterer resultatet har vi gruppert svaralternativ 1 og 2 som misfornøyd, svarkategori 3 og 4 som middels fornøyd og svarkategori 5 og 6 som fornøyd. Resultatene fra undersøkelsen er vedlagt rapporten. Dette antas å være relevante kilder for å få informasjon som belyser problemstillingene. Bredden og omfanget av data som er innhentet fra ulike kilder tilsier at revisor har et egnet grunnlag for å vurdere de problemstillinger som er angitt for denne forvaltningsrevisjonen. I tillegg til en oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor har en prosjektmedarbeider deltatt i prosjektet, og en styringsgruppe på to personer har kvalitetssikret undersøkelsen. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 18

19 Dokumenter og statistikk som undersøkelsen bygger på, er i stor grad hentet fra Hitra kommune, NAV, SSB og andre offentlige etater. Vi har i noen tilfeller valgt å sammenligne talldata fra Hitra kommune med andre kommuner og grupperinger. Statistikk og kvalitet på tall er avhengig av en rekke forhold, og tallmaterialet må ikke oppfattes som absolutte sannheter. I tillegg må vi ta forbehold om mulig feilrapportering. Statistikker for sykefraværet utarbeidet av SSB, NAV, KS og enkeltkommuner kan være forskjellige. KS har publisert et notat som redegjør for datagrunnlagene og beregningsmetodene 5. I vår undersøkelse sammenligner vi derfor ikke talldata fra ulike kilder. 5 sykefravarsstatistikk.pdf - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 19

20 3 Etablerte tiltak for oppfølging av fravær Dette kapitlet besvarer problemstilling en som handler om hvordan sykefraværet er i kommunen og om de har et tilfredsstillende system for å følge dette opp. I tillegg ser vi om iverksatte tiltak innen ledelse, bemanning og vikar, tilrettelegging av arbeidsplassen fungerer for nærværsarbeidet i kommunen. I kapitlet vil kriterier og innhentede data belyses først og så avslutningsvis vises revisors vurderinger. Data er hentet fra intervju og spørreundersøkelsen samt dokumentgjennomgang. 3.1 Revisjonskriterier Det framgår av arbeidsmiljøloven 3-1 at arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer blant annet at arbeidsgiver skal sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. Bestemmelsene er utdypet nærmere i forskrift om systematiske helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter. Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær over barns sykdom har som formål å fremme føring av sykefraværsstatistikk. Dette for å sette søkelyset på sykefraværet på arbeidsplassen. Sykefraværsstatistikken skal bidra til at arbeidsgiveren og arbeidstakeren i samarbeid kan iverksette og evaluere tiltak for å redusere sykefraværet. Dette er også en del i veileder til samarbeidsavtalen (IA-avtalen) som viser til arbeidsgivers plikter til å føre fraværsstatistikk. Hitra kommunestyre vedtok i sak 105/2006 en handlingsplan for å redusere sykefraværet. Dette for å sikre oppfølgingsarbeidet av sykefraværet i kommunen, hvor blant annet medarbeiderundersøkelser, kompetansebygging av ledere og fleksible arbeidsordninger var viktige tiltak. Kommunen har selv definert en målsetning om å redusere sykefraværet til 9 % i 2012 og 8 % i 2013 i sak 56/2012. IA-avtalen. Hitra kommune er en IA-bedrift. Overordnede mål for IA-avtalen er å forebygge og redusere sykefraværet, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. I IA-avtalene er det et nasjonalt mål om et sykefravær på 5,6 %. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 20

21 Ansvaret for HMS-arbeidet og sykefraværsoppfølgingen er delegert i kommunen. Det er rådmannen som har det overordnete ansvaret for at administrasjonen drives i samsvar med lover og forskrifter. Rådmannen har et ansvar for å føre kontroll med administrasjonens virksomhet, herunder etablere tilfredsstillende rutiner for internkontroll, jf. kommuneloven Vi vil i denne problemstillingen se nærmere på følgende forhold: Utvikling av sykefraværet i kommunen Kommunens system for å følge opp fraværet Fungerer etablerte tiltak for oppfølging av sykefraværet. Vi vil rette fokus på tiltak for ledelse, bemanning, tilrettelegging av arbeidsplassen og eventuelle andre forhold for å se om nærværsarbeidet er hensiktsmessige innrettet i kommunen 3.2 Data Utviklingen av sykefraværet i kommunen Det er krav til føring og kartlegging av statistikk over sykefravær med det formål å sette søkelyset på oppfølging av dette i kommunen. Kommunen har en målsetning om et nærvær på 91 % i 2012, (fravær på 9 %). I IA avtalen er det satt mål for hele landet på 5,6 % i gjennomsnittlig fravær, kommunen er gjennom deltakelsen bundet også av dette målet. Vi har sett på kommunens fravær i forhold til andre kommuner og et gjennomsnitt for kommunal forvaltning i landet for øvrig. Vi har hentet inn data fra Hitra kommune og NAV som viser utviklingen av sykefraværet i kommunen. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 21

22 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge IKS Figur 2. Utvikling i legemeldt sykefravær. Hitra kommune og kommunal forvaltning for hele landet kvartal ,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % Hitra Landet 2,0 % 0,0 % Kilde: NAV Figuren over sammenligner utviklingen av legemeldt sykefravær for Hitra kommune med et gjennomsnitt av kommunal forvaltning i hele landet. Figuren viser at sykefraværet i Hitra vært noe lavere enn landet i starten av perioden for så å være noe over fra 2010 til i dag. Vi har hentet inn en oversikt over fraværet fra noen nærliggende kommuner og vist disse i tabellen under. Figur 3. Legemeldt sykefravær 1. kvartal 2011 til 2. kvartal Hitra kommune sammenlignet med andre og kommunal forvaltning i landet for øvrig 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % Meldal Skaun Hitra Orkdal Landet Kom.Forvaltn. 0,0 % Kilde: NAV - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 22

23 I figuren over ser vi at det legemeldte sykefraværet i Hitra kommune i løpet 1. kvartal 2011 til 2. kvartal 2012 har jevnt over vært noe høyere enn de resterende kommuner og landsgjennomsnitt for kommunal forvaltning i denne perioden. Rådmannen hadde følgende merknader til legemeldte fravær i høringsbrevet: Hitras befolkning har tradisjon for å oppsøke lege langt raskere og oftere enn sammenlignbare kommuner. Dette fremkommer i statistikk over henvendelser til legevakt, både i forhold til kontakt med lege og i forhold til rådgivning. Hitra kommunes bruk av spesialisthelsetjenesten understreker dette ytterligere, jfr. statistikk som grunnlag for kommunens overføringer samhandlings-reformen, hvor Hitra også ligger høyt. Det må jobbes aktivt i forhold til kommunen både som organisasjon og samfunn for å endre denne kulturen, og dermed redusere både fravær og press på kommunale og statlige helsetjenester. Figur 4. Egenmeldt og legemeldt sykefravær i Hitra kommune Sykefravær 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % 11,1 % 10,3 % 10,6 % 8,9 % 9,2 % 8,6 % Sykefravær Kilde: Hitra kommune Figuren over viser at det totale fraværet har økt i perioden 2007 til 2012 med 1,7 %. Det er variasjoner i sykefraværet i denne perioden. Vi har også sett på sykefraværet innen rammeområdene i kommunen. Tabell 1. Egenmeldt og legemeldt sykefravær på rammeområder i Hitra kommune, År RO 1 RO 2 RO 3 RO 4 RO ,2 % 4,2 % 9,2 % 9,9 % ,3 % 11,9 % 14,3 % 9,4 % 5,6 % ,6 % 9,1 % 14,1 % 7,5 % 11,5 % ,8 % 9,5 % 14,6 % 9,6 % 1,3 % Kilde: Hitra kommune Tabellen viser at det er RO 3 Helse, pleie og omsorg har det høyeste fraværet i kommunen, RO 2 Oppvekst og RO 4 Drift, plan og miljø har også et høyt fravær. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 23

24 Rammeområde 1 sentraladministrasjonen og 5 næring og kultur har det laveste fraværet i kommunen. Kommunens detaljoversikt viser at 12 enheter har et sykefravær over 10 % i Vi viser i neste figur en oversikt over fraværet fordelt på type og tid. Figur 5. Fravær i perioden fordelt på type og tid 8,0 % 7,0 % 6,0 % 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % Egenmelding Sykem Sykem Sykem ,0 % 0,0 % Kilde: Hitra kommune Figuren viser at kommunen har det største fraværet over 16 dager for hele perioden. For 2012 utgjorde fraværet over 16 dager 7,8 %. Egenmelding og sykemelding 1-16 dager har vært betydelig lavere i hele perioden og i 2012 utgjorde dette fraværet 2,9 %. Fravær knyttet til sykt barn utgjorde 0,3 % totalt i Figuren viser totalt sett at det er langtidsfraværet i Hitra som drar opp sykefraværet. Egenmeldt fravær og sykemeldt fravær 1-16 dager synes ikke å være høyt. Vi ser i neste kapitel på kommunens system for å følge opp fraværet Kommunens system for å følge opp fraværet Det er krav til at arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten hvor oppfølging av fravær er en viktig del. Vi har innhentet data om system for å kartlegge og følge opp sykefraværet i kommunen fungerer hensiktsmessig. Hitra kommune har etablert Retningslinjer for oppfølging av ansatte som beskriver når oppfølgingen skal starte, hva som er arbeidstakers ansvar, hva som er arbeidsgivers ansvar og eventuelle andre utenfor kommunen som har et ansvar i oppfølging av ansattes fravær - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 24

25 (lege, NAV og bedriftshelsetjenesten etc.). I retningslinjene er ansvar og oppgaver og involvering fordelt etter fraværets lengde. Personalsjef sier at i 2001 ble kommunen IA-bedrift som medførte utarbeidelsen av retningslinjer, disse revideres jevnlig. I 2011 kom nye bestemmelser som gir retningslinjer til oppfølgingsarbeidet i kommunen. Det ble inngått avtale med bedriftshelsetjenesten fra for alle ansatte. Bedriftshelsetjenesten hadde forslag til kommunens retningslinjer, som vurderes nærmere for å optimalisere rutinene. Det er fremdeles diskusjoner i kommunen om hvordan oppfølging av langtids sykefravær skal utføres, dette kan medføre endringer i kommunens rutiner fremover, i følge personalsjef. Kommunalsjefer, personalleder, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud sier at rådmannen har fokus på nærvær og sykefravær og arbeider kontinuerlig med å følge opp dette. Sykefraværet følges opp i ledermøter med rådmannen og mellomledermøter på de ulike rammeområdene og er et av flere faste tema på møteagendaen. Kommunalsjefene får månedlige rapporter over sykefraværet på detaljnivå og mener disse gir god oversikt over fraværet på eget ansvarsområde. De kan benytte seg av bistand fra personalavdelingen ved behov i oppfølgingsarbeidet. De har også jevnlige samtaler med NAV, lege og bedriftshelsetjenesten, for å sikre at oppfølgingsarbeidet utføres på en god måte. Flere av kommunalsjefene sier at samtalene er gode og nyttige og bidrar til å følge opp fraværet på en tilfredsstillende måte. Hovedtillitsvalgt og verneombud sier de deltar i sykefraværsoppfølging sammen med kommunens ledelse for å sikre at dette utføres på en best mulig måte. De mener at kommunens rutiner gir klare føringer for hvilket ansvar de ulike parter har i oppfølgingen av sykefraværet i kommunen. Kommunalsjefer for oppvekst og helse og pleie og omsorg sier de har høyt fravær innenfor egne ansvarsområde og bruker mye av sin tid til å følge opp dette. Kommunalsjef for drift/plm og kultur og Næring sier de har lavt fravær for sine ansvarsområder og bruker liten tid på å følge opp dette. Personalsjef sier også at det lages månedlige oversikter over alt fravær i kommunen, både det legemeldte og egenmeldte fraværet. Dette gjelder for kommunen, rammeområdene og på avdelingsnivå. Personaleder får kopi av egenmeldingen hvis fraværet er arbeidsrelatert, og følger dette opp med nærmeste leder. Hovedtillitsvalgt peker på at det har vært tilfeller ved arbeidsrelatert fravær, hvor ansatte velger å gå til legen for å bli sykmeldt. I kommunens interne rapportering av sykefraværet gis det ikke oversikt om sykefraværet skyldes arbeidsrelatert forhold eller et klarlagt sykdomsbilde, ifølge hovedtillitsvalgt og - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 25

26 hovedverneombud. Dermed kjenner man ikke til hvor stor andel av fraværet som kan være relatert til arbeidsforhold. Kommunen har gjennomført flere arbeidslivsundersøkelser for blant annet å kartlegge årsaker til sykefraværet, i den siste 10 årsperioden, siste gang i Rådmannen hadde følgende merknader til overnevnte avsnitt i sitt høringsbrev: I de rapporter som utarbeides om fravær så har det ikke vært foretatt registrering av årsaker til fravær spesielt om det er arbeidsrelatert eller ikke. En slik registrering blir imidlertid foretatt internt på enhetene, spesielt de største enhetene, og dette danner grunnlag for kontakt og oppfølging med spesielt langtidssykemeldte. Det er et krav til at arbeidsgiver skal sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten. Kommunestyret har i sak 85, 2012 vedtatt overordnede HMS mål for å forbygge ulykker, miljø- og helseskader for å skape trivsel på arbeidsplassen. I vedtaket vises det til at driftsenheter skal etablere egne HMS-utvalg og utformer eget HMS mål. Utvalget skal rapportere fra møter til kommunens HMS ansvarlig som ved årets slutt skal evaluerer måloppnåelsen. I målene ligger det også miljømål knyttet til vurdering av om sykefraværet er høyt og om dette kan ha sammenheng med forhold på driftsenheten. Hovedverneombud har tro på at HMS-utvalgene som er etablert skal kunne bidra positivt og etterhvert være med på å redusere sykefraværet. Hovedverneombud har jevnlige møter med verneombudene og personalsjefen i kommunen hvor oppfølging av sykefraværet er et viktig tema. I ansatte undersøkelsen ble det stilt spørsmål om den enkeltes fraværet skyldes forhold på arbeidsplassen. Resultatene viser at 85 % sier at deres fravær ikke skyltes forhold på arbeidsplassen. 15 % sier at fraværet skyltes forhold på arbeidsplassen. Det ble videre stilt spørsmål om man gruer seg for å gå på jobb. Resultatene viser at 78 % ikke gruet seg for å gå på jobb mens 22 % gruet seg for å gå på jobb. Rådmannen hadde følgende merknad til overnevnte avsnitt i sitt høringssvar: Når 85 % av fraværet ikke skyldes forhold på arbeidsplassen viser det etter rådmannens mening at Hitra kommune i utgangspunktet er en god arbeidsplass. Dette bekreftes også i interne arbeidsmiljøundersøkelser som kommunen gjennomfører regelmessig. Imidlertid vil fokuset måtte rettes enda mer mot de 15 prosentene som oppgir forhold på arbeidsplassen som årsak til fraværet. Forholdene på arbeidsplassen skyldes nok mange ulike forhold, og er sammensatte. Gjennom å øke fokuset på denne gruppen, samt å påvirke ansatte som sliter med forhold utenom arbeidet, mener rådmannen at det må påvirke sykefraværet. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 26

27 I neste del av undersøkelsen ser vi på hvordan utvalgte og viktige tiltak har fungert for kommunens nærværs arbeid Fungerer etablerte tiltak for oppfølging av sykefraværet. I følge kommunens årsmelding 2011 ser ut til å være nedlagt mye arbeid i forhold til det å redusere sykefraværet. Likevel går ikke fraværet ned som forventet. Vi vil her rette fokus på hhv. de ansatte, tillitsvalgte, verneombud og ledernes vurdering av de tiltakene som er gjennomført og eventuelle andre tiltak som kan legge til rette for økt nærvær i kommunen. Tiltak vi retter fokus på her er: Ledelsens oppfølging Bemanning og vikar Tilrettelegging av arbeidsplassen Tiltak som kan påvirke ansattes nærvær Ledelsens oppfølging av nærvær/fravær blant de ansatte Ledelsens fokus på nærværsarbeid har økt gjennom et prosjekt i samarbeid med KS. Prosjektet ble gjennomført i 2010/2011 med i alt 4 samlinger hvor ledere på alle nivå deltok, i følge kommunens årsmelding. Det er utarbeidet et Verktøy for godt lederskap som er veiledende for lederes utføring av nærværsarbeidet og fokus på oppfølging og tilrettelegging av ansattes arbeidsplass. Kommunalsjefene som tidligere nevnt, viser til at oppfølging av sykmeldte er et fast punkt i møte med mellomledere med personalansvar i kommunen hvor utfordringer i dette arbeidet drøftes. Kommunalsjef oppvekst viser til at det er ulik størrelse på enhetene, fra små enheter med fire ansatte til store enheter med 70 ansatte hvor det er utfordrende å følge opp høyt fravær med dagens ledelsesressurs. Det har vært stort fokus på oppfølgingsarbeidet på oppvekstområdet og man har sett behovet for å styrke bemanningen på den største enheten, Fillan skolen. Dette for bedre å legge til rette for logistikk og oppfølging av fravær blant ansatte. Kommunalsjef for helse, pleie og omsorg sier at kommunen har mottatt midler fra fylkesmannen i et nærværsprosjekt som skal gå over flere år som kan være med å snu trenden i langtidsfraværet. Det er utlyst en stilling for logistikk og turnusplanlegging innen helse grunnet innføring av ny fleksibel turnusordning/system som forhåpentlig vil virke positivt på fraværet. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 27

28 I ansatte undersøkelsen stilte vi flere spørsmål om hvordan de oppfattet oppfølging fra sin nærmeste leder. Det ble stilt spørsmål om ansatte får hjelp og støtte i arbeidet, om leder er tilgjengelig ved behov og om leder løser problemer når de oppstår. Neste figurene viser resultatene fra spørsmålene. Figur 6. Får støtte og hjelp i arbeidet ved behov fra nærmeste leder Kilde: Ansatte undersøkelsen, svarkategoriene er fra 1 = Helt uenig og til 6 = Helt enig. Resultatene viser at 62 % er fornøyd med hjelp og støtte fra nærmeste leder når behovet oppstår. 32 % er middels fornøyd mens 6 % er misfornøyd med leders hjelp og støtte når behovet oppstår. I neste spørsmål spør vi om leder er tilgjengelig ved behov, resultatene er vist i neste figur. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 28

29 Figur 7. Leder er i tilstrekkelig grad tilgjengelig ved behov Kilde: Ansatte undersøkelsen, svarkategoriene er fra 1 = Helt uenig og til 6 = Helt enig. Resultatene viser at 46 % er fornøyd med leders tilgjengelighet når behov oppstår, 41 % er middels fornøyd mens 13 % er misfornøyd med leders tilgjengelighet når behov oppstår. Det ble også stilt spørsmål om leder tok tak i problemer som oppsto fortløpende under arbeidet. Figur 8. Leder løser problemer når de dukker opp Kilde: Ansatte undersøkelsen, svarkategoriene er fra 1 = Helt uenig og til 6 = Helt enig. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 29

30 Resultatene viser at 49 % er enig i at leder løser problemer når de dukker opp. 43 % er middels fornøyd med dette mens 8 % er misfornøyd med at leder tar tak i problemene når de oppstår. Verneombud og hovedtillitsvalgt viser til at man ser ulike lederkulturer på enheter i kommunen. Enkelte ledere har svært nær og tett kontakt med sine arbeidstakere, mens andre er litt etterlyst og lite synlig. I ansatte undersøkelsen ble det gitt mulighet til å gi kommentarer til ledelsens nærværs- og fraværsarbeid. Flere uttrykker at nærværs og fraværsarbeidet fungerer bra på egen enhet, at det er en god arbeidsplass og det er trivsel blant ansatte. Andre peker på at årsaker til sykefravær er at lederne/enhetene har stramme budsjetter noe som gir lite handlingsrom til å sette inn tiltak i fraværs og nærværsarbeidet. Noen av de andre forholdene som flere har kommentert er: Det er ulik prioritering av personalansvaret blant ledere som medfører manglende oppfølging av fravær Manglende dialog mellom ansatte og leder For mye informasjon sendes via e-post, Manglende gjennomføring av medarbeidersamtaler Manglende samarbeid mellom leder og lege for å følge opp fravær samt se på muligheten for å benytte gradert sykmelding Bemanning og vikar Kommunalsjef for Helse, pleie og omsorg sier at ansvarsområdet har en grunnbemanning i forhold til antall brukere i samsvar med bemanningsnormen. Ved sykdom må det leies inn vikarer for å opprettholde denne. Det kan være en utfordring å skaffe vikar ved korttidsfravær, når fraværet er kjent er dette imidlertid ikke noe problem. Ressursbruken ved Helse, pleie og omsorg har blitt redusert de siste årene noe som har medført at vikarene får mindre arbeid. Dette har medført at flere vikarer har funnet seg annet arbeid og er ikke lengre ledig for vikarstillinger i kommunen, noe som skaper utfordringer. Kommunalsjef for oppvekst sier at det leies inn vikar ved langtidsfravær i skolen. Vikarutgiftene har vært høye for 2012 og noe over budsjett. Dette har medført at driften reduseres for å finansiere merforbruket. I noen tilfeller reduseres bemanningen for å finansiere vikarutgiftene. Dette kan være utfordrende og gå på bekostning av undervisningen til den enkelte elev. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 30

31 Kommunalsjef for Drift og PLM og Kultur og Næring benytter i liten grad vikarer for sine ansvarsområder. Personalleder, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud sier at det har tidligere vært perioder hvor man ikke leide inn vikar i de første 16 dagene. Denne praksisen ble kritisert og har ført til endringer. Kommunen leier nå inn vikarer i større grad ved fravær innen helse og omsorg og oppvekst. De viser også til at det er vanskelig å finne kvalifiserte vikarer noe som medfører ekstra jobb. Det tar tid å leie inn vikarer samt å lære opp disse når de kommer på jobb. Noen ganger må de som er på jobb ta vikartimer i tillegg til full jobb, dette går utover andre oppgaver og medføre slitasjeproblemer. Hovedtillitsvalgt viser til at kommunen har fra februar 2012 startet med å leie inn vikarer i egenmeldingsperioden grunnet underbemanning i Helse og omsorg. Dette ble positivt mottatt av de ansatte men medførte på kortsikt at fraværet økte. De ansatte ga tilbakemelding om at årsaken var at man var utkjørt etter så lang periode uten bruk av vikarer i egenmeldingsperioden. I ansatte undersøkelsen stilte vi spørsmål om det er tilstrekkelig bemanning på egen enhet, om enheten har tilstrekkelig bemanning og om det blir leid inn vikarer ved sykefravær når det er nødvendig. De neste figurene viser resultatene av disse spørsmålene. Figur 9. Tilstrekkelig bemanning på egen enhet/avdeling Kilde: Ansatte undersøkelsen, svarkategoriene er fra 1 = Helt uenig og til 6 = Helt enig. Resultatene viser at 27 % mener at enheten har tilstrekkelig bemanningen, 44 % er middels - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 31

32 fornøyd med bemanningen mens 29 % er misfornøyd med bemanningen på egen enhet. Vi har sett nærmere på hva ansatte og ledere har svart på dette spørsmålet og for oppvekstområdet spesielt. For ansatte i oppvekst er noen flere som er misfornøyd med bemanning på egen enhet enn totalt. Ledere totalt og for skole spesielt er enda flere som er ytterligere misfornøyd med bemanning på egen enhet. Dette viser at kommunen i noen enheter har marginal bemanning som medfører ytterligere utfordringer ved fravær. Figur 10. Leie av vikar ved behov Kilde: Ansatte undersøkelsen, svarkategoriene er fra 1 = Helt uenig og til 6 = Helt enig. Resultatene viser at 36 % mener at det blir leid inn vikar når det er nødvendig. 38 % er middels fornøyd mens 25 % er misfornøyd med muligheten for å leie inn vikar. Resultatene viser at kommunen har utfordringer med å skaffe vikar ved fravær innen noen enheter. I ansatte undersøkelsen ble det gitt anledning til å gi kommentarer til nærværs- og fraværsarbeidet i kommunen. Følgende forhold ble kommentert av flere: o Fravær medfører ekstra merarbeid til de som er på jobb o Arbeidspress medfører stress og det er manglende bemanning til å utføre pålagte oppgaver o Antall arbeidsoppgaver har økt uten at noen tas bort o Manglende arbeidsmoral blant noen for å møte på jobb - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 32

33 Tilrettelegging av arbeidsplassen Kommunen skal tilrettelegge arbeidsplassen slik at arbeidstaker unngår uheldige fysiske belastninger. Nødvendige hjelpemiddel skal stilles til disposisjon 6. Det er videre krav til at arbeidstidsordningen skal være slik at arbeidstaker ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger 7. Kommunalsjefer, tillitsvalgte og hovedverneombud sier at i all hovedsak får arbeidstaker tilrettelagt arbeidsplassen ved at eks. bord, stol, pc, lys etc. skaffes ved behov. Som tidligere vist sier kommunalsjefer for Helse og Oppvekst samt personalleder at det er behov for økt kompetanse/ressurs innen planlegging og logistikk. Dette for å hindre ufrivillig deltid, tilrettelegge turnus, leie inn vikarer, følge opp fravær, tilrettelegge for ansatte i arbeidssituasjonen, følge opp fravær og øke fokuset på nærværsarbeid etc. Kommunalsjef for Helse, pleie og omsorg sier at det har siden 2006 vært en omstilling innen rammeområdet. Det er et spørsmål om man i denne prosessen har klart å velge bort oppgaver i samsvar med ressursen, eller om det har blitt for hektisk for de ansatte. Hovedverneombud og hovedtillitsvalgt deler også denne oppfatningen og ønsker at kommunen fokuserer på hvilke oppgaver som er lovpålagt, vurdere om det er mulig å utføre disse på en annen/enklere måte samt redusere kan oppgaver som ikke er lovpålagt. Dette for å minske arbeidspresset til den enkelte ansatt og øke nærværet på avdelingene. I ansatte undersøkelsen stilte vi spørsmål om ansatte har plager som skyldes arbeidet eller arbeidsforholdene og om stress i arbeidet går utover arbeidsutførelsen. Resultatene fra spørsmålene vises i de neste figurene. 6 Arbeidsmiljølovens 4-4, punkt 2 krav til det fysiske arbeidsmiljøet 7 Arbeidsmiljølovens 10-2, punkt 1 arbeidstidsordninger - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 33

34 Figur 11. Plager som skyldes arbeidet eller arbeidsforholdene Kilde: Ansatte undersøkelsen, svarkategoriene er fra 1 = I svært liten grad og til 6 = I svært stor grad. Resultatene viser at 56 % har i liten grad plager som enten skyldes arbeidet eller arbeidsforholdene. 32 % har i middels grad plager og 12 % har i stor grad plager som skyldes arbeidet eller arbeidsforholdene. Vi har i neste figur stilt spørsmål om stress på jobb går utover konsentrasjon og/eller arbeidsutførelse. Figur 12. Stress på jobb går utover arbeidsutførelse Kilde: Ansatte undersøkelsen, svarkategoriene er fra 1 = I svært liten grad og til 6 = I svært stor grad. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 34

35 Resultatene viser at 25 % opplever i liten grad at stress går utover arbeidsutførelsen. 43 % opplever i middels grad og 32 % opplever i stor grad at stress går utover konsentrasjon og/eller arbeidsutførelsen. Det ble i ansatte undersøkelsen gitt anledning til å gi kommentarer til tilrettelegging av arbeidsplassen. Flere pekte på at de opplevede: belastninger i arbeidet manglende tilrettelegging av arbeidsplasser på skole, SFO og barnehage Manglende tilrettelegging av kontorarbeidsplasser Tiltak som kan påvirke ansattes nærvær Det ble i intervju og spørreundersøkelsen vist til at årsakene til sykefraværet er komplekse og ulik fra ansatt til ansatt. Flere viste til følgende konkrete tiltak som bør vurderes nærmere av kommunen for å øke ansattes trivsel og nærvær, disse er: Se på muligheten til å øke bruken av avventende/gradert sykmelding i samråd med lege Øke fokuset på nærvær i kommunen, både sosialt og faglig, noe som skaper trivsel Vurdere avslutning av arbeidsforholdet ved langtidsfravær over 52 uker Sette etikk og moral på dagsorden og skape arena for å si ifra Øke kompetansen ved ansettelser Gi tilbud om fysikalske tjenester og trening i arbeidstiden Tilrettelegge arbeidsplass og lokaler man jobber i Gjennomføre medarbeidersamtaler til alle Sikre tilstrekkelig bruk av vikar ved behov 3.3 Revisors vurdering Vi har i problemstilling en sett på hvordan sykefraværet er i kommunen og om de har et tilfredsstillende system for å følge dette opp. I tillegg ser vi om iverksatte tiltak innen ledelse, bemanning og vikar, tilrettelegging av arbeidsplassen fungerer for nærværsarbeidet i kommunen og om det er andre tiltak som kan virke positivt på nærværet i kommunen. Kommunen hadde en målsetting om 91 % nærvær (9 % fravær i 2012). Kommunens sykefravær har variert noe og var på 10,6 % i Dette er noe høyere enn egen målsetting på 9 %. Statistikken viser at kommunen har i den siste perioden hatt et økende og noe høyere sykefravær enn nærliggende kommuner og gjennomsnittet for kommunal - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 35

36 forvaltning i landet. Rammeområde for Helse, pleie og omsorg har det høyeste fraværet i kommunen, også oppvekst og drift, plan og miljø hadde høyere fravær enn målsettingene i Fraværet fra 1-16 dager utgjorde 2,9 % i 2012 og fravær over 16. dager utgjorde 7,8 % i Det er krav til at arbeidsgiver skal sørge for en systematisk kartlegging og oppfølging av fravær i egen virksomhet. Kommunen har etablert retningslinjer for oppfølging av ansatte, deltar som IA-bedrift og har etablert bedriftshelsetjeneste fra for alle ansatte. Det er vårt inntrykk at rutinene og oppfølging av fravær diskuteres i ledermøter med rådmannen og i mellomledermøte i rammeområdene. Dette viser at rutinene er levende og er et nyttig redskap for kommunen i oppfølgingsarbeidet. I dette arbeidet er den månedlige oversikten over sykefraværet på ramme og avdelings/enhetsnivå viktig. Kommunens ledelse, hovedtillitsvalgt og verneombud deltar i ledermøter samens med lege, NAVs arbeidslivssenter etc. der sykefraværet følges opp og er viktig for å lykkes i kartleggings- og oppfølgingsarbeidet. Det er vedtatt politisk HMS - mål i 2012 og etablering av HMS-utvalg på driftsenhetene som har til formål å forbygge og skape trivsel på arbeidsplassen som er en viktig arena i kartleggings og oppfølgingsarbeidet. Dette viser at kommunen har et system som er hensiktsmessig for å følge opp fraværet på systemnivå etter vår vurdering. Vi ser at noen av tiltakene er etablert i 2012 og det kan ta noe tid for man ser effekten av disse eks. etablering av bedriftshelsetjenesten og HMS-utvalg på enhetene. Ansatteundersøkelsen viser at de fleste sier de trives på jobb og at deres fravær skyldes sykdom og ikke forhold på arbeidsplassen. Det er en andel på mellom 15 % til 22 % som svarer det motsatte. For denne gruppen skyldes fraværet forhold på arbeidsplassen og at de gruer seg for å gå på jobb. Dette viser at det systematiske arbeidet med kartlegging og oppfølging av fravær er viktig og bør fortsatt følges opp av rådmannen. Vi ser videre på om systemet for oppfølging av fravær følges. Kommunen har satset på kompetanseheving av ledere på alle nivå gjennom et prosjekt i samarbeid med KS for å følge opp fravær og personalansvar på eget ansvarsområde. Det er i tillegg utarbeidet et verktøy for godt lederskap som er viktig i utøving av personalansvaret. Det bekreftes at oppfølging av sykmeldte generelt er et fast punkt på leder og mellomleder møter, noe som er viktig for å lykkes med oppfølgingsarbeidet. Det er ulik størrelse på enhetene i kommunen og hos noen ledere med mange ansatte og høyt fravær kan det mangle oppfølgingsressurs. Vi har sett at kommunen vurderer tiltak for å bedre på - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 36

37 oppfølgingsressursen hos enheter med mange ansatte og høyt fravær. Dette er viktig for å håndtere leders personalansvar i disse enhetene. Ansatte undersøkelsen viser at de fleste er fornøyd eller middels fornøyd med støtte og hjelp de får fra leder, at leder er tilgjengelig ved behov og leder tar tak i problemer når de oppstår. Det er en mindre gruppe som er misfornøyd med oppfølging fra egen leder noe som også bekreftes fra andre data i undersøkelsen. Dette tyder på at rådmannen enda ikke har klart å sikre at alle ledere med personalansvar følger opp ansatte i samsvar med krav til dette. Det er viktig at planlagt og faktisk bemanning er i samsvar med bemanningsnorm, noe som skal hindre at ansatte får fravær grunnet arbeidet. Det er et høyt fravær innen rammeområdene Oppvekst og Helse, pleie og omsorg noe som gjør man må være oppmerksom på disse områdene. Det bekreftes fra kommunalsjefene at grunnbemanningen er på plass, men ved fravær kan det være utfordringer å få på plass vikar, spesielt for korttidsfravær som kan føre til redusert bemanning i perioder. Det ser ut for oss at kommunen i større grad leier inn vikar ved korttidsfravær i dag enn tidligere noe som kan ha en positiv effekt på sikt. Ansatte undersøkelsen viser at ⅔ deler er fornøyd eller middels fornøyd med bemanning på egen enhet, mens ⅓ del er misfornøyd med denne. Ledere er mer misfornøyd enn ansatte med bemanning på egen enhet. Ledere innen oppvekst uttrykker kun middels eller ingen fornøydhet med bemanning på egen enhet. Det er vårt inntrykk at hos de fleste enhetene er bemanningen tilfredsstillende og at det i hovedsak leies vikar når det er behov for dette. For noen enheter viser ansatte undersøkelsen at man har en utfordrende situasjon og det bør vurderes tiltak for å sikre at fraværet ikke øker ytterligere hos disse, etter vår vurdering. Det er krav til at arbeidsgiver tilrettelegger og har arbeidstidsordninger som ikke utsetter ansatte for belastninger. Det er vårt inntrykk at det i hovedsak ivaretas og at det iverksetter tiltak for tilrettelegging ved behov. Innen Pleie, helse og omsorg er det vist til i intervju at det er gjennomført en omstrukturering uten at man har tatt en grundig gjennomgang av hvilke oppgaver som skal utføres ut fra tilgjengelig ressurs. Ansatte undersøkelsen viser generelt at de fleste har i liten eller middels grad plager som skyldes arbeidet, arbeidsforholdene eller stress. Det er 12 % som har i stor grad hatt plager som skyldes arbeidet eller arbeidsforholdene og 33 % opplever at stress går utover arbeidsutførelsen. Det kan være en grunn til å ta en - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 37

38 gjennomgang av arbeidsoppgaver hos enheter med høyt fravær. Dette for å sikre at ressursen er i samsvar med arbeidsoppgavene og for å unngå høyt fravær. I undersøkelsen har det både i intervju og ansatte undersøkelsen kommet frem forslag til tiltak som kan øke nærværet. Rådmannen bør etter vår vurdering vurdere disse (rapportens kapittel ) når nye tiltak skal etableres for å øke nærværet i kommunen. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 38

39 4 Utgifter til sykefravær Dette kapitlet besvarer problemstilling to, som omhandler hvilke økonomiske konsekvenser sykefraværet har på personalutgifter i kommunen. I kapitlet vil kriterier og innhentede data belyses først og så avslutningsvis vises revisors vurderinger. Data er hentet fra kommunens regnskap og i noen grad intervju. 4.1 Revisjonskriterier Vi har tidligere vist til at Hitra kommunestyre vedtok i sak 105/2006 en handlingsplan for å redusere sykefraværet. I kommunens årsmelding for 2011 er det vist til målsetning om å redusere sykefraværet til 9 % i 2012 og 8 % i Når kommunen ikke når overnevnte mål har dette en utgiftsside som vi vil gi et bilde av her. Vi vil se nærmere på hvordan personalutgiften har utviklet seg i kommunen og på mulige reduksjoner i utgifter kommunen kan nå ved å redusere fraværet. Lov om folketrygd 8 med tilhørende forskrifter og veiledere regulerer hva kommunen får av refusjoner ved sykefravær noe som benyttes som kriterie i denne problemstillingen. Vi vil i denne problemstillingen se innledningsvis på hvordan årsverk og personalutgiften har utviklet seg, deretter har vi beregnet hvilke utgifter kommunen har for sykefraværet. Vi har også vist en beregning over hvordan utgiftene reduseres ved at man når egne målsettinger for fravær. 4.2 Data Antall årsverk og personalutgifter i Hitra kommune Først viser vi utviklingen i antall årsverk i perioden for alle rammeområder i kommunen. Tabell 2. Antall årsverk i rammeområdene og totalt i perioden ÅR RO 1 RO 2 RO 3 RO 4 RO 5 Totalt ,8 132,1 138,4 38, , ,6 125,7 123,7 39, , ,9 127,6 130,3 41, , ,2 133,9 126,9 42, , ,9 138,4 135,7 40, ,8 Kilde: Hitra kommune 8 Lov om folketrygd, L nr. 19 ytelser ved sykdom kapittel 8. sykepenger - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 39

40 Totalt er det en økning på ca. 10 årsverk i kommunen de siste fem år. Fra 2008 til 2009 var det en reduksjon på 25,4 årsverk. Det har deretter vært en jevn vekst i antall ansatte frem til dagens nivå på 348,8 årsverk. Vi har også hentet ut tall fra kommunens regnskap som viser hvordan personalutgiften har utviklet seg. Tabell 3. Lønn og sosiale utgifter i kommunen for perioden , tall i tusen Lønn sosiale utgifter sum Årlige endringer Kilde: Regnskapsskjema for økonomisk oversikt drift, Tabellen viser at personalutgiften har økt de siste fem år i Hitra kommune. Økningen fra år til år har variert, fra 2008 til 2009 var økningen under 1 %, for de resterende årene har økningen vært fra 6 til 8 % Utgifter ved sykefravær Vi ser først på de marginale utgiftene, dvs. ekstrautgifter som kommunen får grunnet sykefravær. Da har vi kun sett på de konsekvensene som oppstår i organisasjonen som en følge av fraværet. Disse kan ta form som bortfall av produksjon og inntekter, eller økte utgifter. De variable utgiftselementer ut fra overnevnte forhold blir utgifter til vikar og overtid. - Det vil også være administrative utgifter i forbindelse med å administrere og legge til rette for bruk av vikarer og overtid. Hitra kommune har i den forbindelse vurdert å ansette en person innenfor logistikk/planlegging stilling som skal bistå enheter med mange ansatte og høyt fravær. Det er også påpekt fra flere hold at arbeidet med å skaffe vikarer mm i forbindelse med sykefravær tar tid og ressurser fra både ledere og ansatte. - Hvis kommunen ikke ansetter vikar eller bruker overtidsarbeid vil man kunne få lavere tjenesteproduksjon, representert ved et opplevd kvalitetstap knyttet til sykefraværet og/eller forsinkelser i fremdrift ol. Ovenfor har vi sett bort fra utgifter organisasjonen betaler for den fraværende medarbeideren i forbindelse med lønn, arbeidsgiveravgift etc. uten at organisasjonen får noen motytelse. Vi vil også synliggjøre disse som faste utgifter, og har lagt til grunn en gjennomsnittlig kostnad på kr pr fraværsdag 9. 9 Årslønn på inklusive arbeidsgiveravgift, pensjonskostnader, mm fordelt på 360 dager. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 40

41 Kommunen kan få refundert deler av utgiftene ved fravær gjennom refusjoner. For fravær under 16 dager har arbeidsgiver som hovedregel plikt til å betale sykepenger. Det kan imidlertid gis unntak for dette dersom arbeidstaker har en langvarig eller kronisk sykdom som medfører risiko for særlig stort sykefravær. For utgifter ved fravær over 16 dager kan kommunen kreve refusjon fra folketrygden for opp til 6 G (kr ) 10. Det er videre viktig å være oppmerksom på at selv om kommunen får refundert deler av utgiftene ved sykefravær utover arbeidsgiverperioden er det en rekke utgifter kommunen selv må dekke. Dette gjelder blant annet: - Pensjonsutgifter - Arbeidsgiveravgift av feriepenger og pensjon - Feriepenger av lønn utover 6g - Feriepengeavsetning av lønn inntil 6G utover 48 sykefraværsdager Personalleder sier at kommunen har utgifter med sykefravær. Kommunen betaler selv sykefravær mellom 1-16 dager for alle ansatte. Utover 16 dager vil en ansatt med lønn på kr med ett årlig fravær, medføre en utgift på ca. kr I dette ligger det at kommunen betaler feriepenger utover de 3 mnd. som dekkes av NAV og dekking av arbeidsgiveravgift og pensjonsutgifter. Rådmannen hadde følgende kommentarer til overnevnte avsnitt i høringsbrevet: «I de tilfellene arbeidstaker har krav på full lønn under sykdom og foreldrepermisjon har de krav på feriepenger for hele perioden, selv om man kun får henholdsvis 48 dager/12 uker refundert fra NAV.» Dette har Hitra kommune forholdt seg til etter at hovedtariffavtalen ble endret, trolig i Sykefravær Det som avgjør hvor mye man får i refusjoner fra NAV er fordelingen på sykefraværet. Tabell 4. Sykefravær fordelt på tid 2012 Egenmelding S-meld. S-meld. S.meld. Totalt RO 1 1,4 % 0,3 % 1,7 % 3,5 % 6,9 % RO 2 1,7 % 1,1 % 2,9 % 3,7 % 9,3 % RO 3 1,6 % 1,7 % 4,2 % 5,8 % 13,3 % RO 4 1,5 % 1,0 % 3,5 % 3,6 % 9,6 % RO 5 0,5 % 0,2 % 0,6 % 0,0 % 1,3 % Totalt 1,6 % 1,3 % 3,3 % 4,5 % 10,6 % Kilde: Hitra kommune 10 Grunnbeløpet reguleres årlig og er kr per jf. NAV - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 41

42 Vi ser av tabellen at sykefraværet varierer i antall dager og er ulikt mellom rammeområdene i kommunen. Rammeområde 3 har det høyeste fraværet og rammeområde 5 har det laveste Ekstrautgifter ved sykefravær Vi har sett på kommunes utgifter og avstemt disse mot refusjoner kommunen får fra NAV i forbindelse med sykefraværet for å gi et bilde av hvilke utgifter kommunen har med dette. Tabellen nedenfor viser kommunens refusjoner fra NAV i forbindelse med sykefravær minus de utgiftene kommunen har i forbindelse med vikarer og overtid. Følgende regnskapsposter er inkludert i beregningen av kommunes utgifter ved sykefravær: - vikarer ved korttidspermisjon - vikarer i 16-dagersperioden - vikar utover 16-dagersperioden - annen vikar - ekstrahjelp og overtid - refusjoner (alle) I tillegg har vi lagt til utbetalt fast lønn som utgifter i forbindelse med den fraværende medarbeideren da vårt utgangspunkt er at tjenesteproduksjonen skal opprettholdes. Kommunen betaler fast lønn til ansatte og ved fravær får man ikke utført planlagte tjenester eller så blir disse utsatt, noe som gir et produksjonstap. For å opprettholde tjenesteproduksjonen ved fravær må det leies inn vikar eller betale overtid, som er variabel lønn. Tabell 5. Refusjoner og utgifter til sykefravær for 2012, i kr RO 1 RO 2 RO 3 RO 4 RO 5 TOTALT Refusjoner Vikar Overtid Fast lønn Totalt Kilde: Hitra kommune Den faste og variable utgiften i 2012 i forbindelse med sykefravær er beregnet til ca. 12,9 millioner. Det er store forskjeller i utgiftene mellom de ulike rammeområdene og rammeområde 3 har de største utgiftene tilknyttet sykefraværet. I 2012 brukte Hitra kommune 10 millioner på vikar og ca. 1 million til overtid ved fravær. Lønnsutgiften utgjør - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 42

43 13,3 millioner for de som var fraværende og alle refusjoner utgjorde 11,4 millioner. Dette medfører at kommunen har faste og variable utgifter på sykefravær på 12,9 millioner i 2012 ut fra våre beregninger Redusert sykefravær Hvilke økonomiske konsekvenser har det for kommunen hvis de klarer å få et gjennomsnittlig fravær ned mot egne fraværsmål. For 2013 har Hitra kommune et mål om å redusere sykefraværet ned til et gjennomsnitt på 8 %. Reduserte utgifter ved at man når kommunes mål på 8 prosent. Sykefraværsstatistikken er delt opp i rammeområder og innenfor hvert rammeområde har vi følgende kategorier: Egenmelding, sykemelding 1-16 dager, sykemeldt dager og sykemeldt mer enn 56 dager. Hvis Hitra kommune lykkes med å redusere sykefraværet til et gjennomsnitt på 8 % er det imidlertid ikke mulig å forutsi innretningen på reduksjonene i fraværet. Vi har imidlertid valgt ut 2 mulige scenario. Tabellen nedenfor viser et mulig scenario for reduksjon av fraværet i Hitra kommune: - Antall fraværsdager er redusert prosentvist likt innenfor de ulike rammeområdene og mellom de ulike fraværskategoriene. Tabell 6. Beregning av utgifter ved sykefravær på 8 % - scenario 1, i kr RO 1 RO 2 RO 3 RO 4 RO 5 TOTALT Refusjoner Vikar Overtid Fast lønn Totalt Kilde: Hitra kommune Ved å redusere fraværet prosentvis likt innenfor de ulike rammeområdene slik at kommunen når målsettingen om et fravær på 8 %, viser våre beregninger at kommunen kan redusere faste og variable utgifter med 2,8 millioner i forhold til utgiftene i Utgiftene er beregnet til 10,1 millioner i forbindelse med sykefraværet i dette scenariet. Reduserte utgifter som følge av redusert langtidsfravær - scenario 2 Det er langtidsfraværet i Hitra kommune som høyt. Anta at langtidsfraværet i kommune ikke er høyere enn 3 % innenfor noen fraværskategori, sykemeldt dager og 56 dager +, og at det gjennomsnittlige fraværet reduseres til 8 %. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 43

44 Tabell 7. Beregning av utgifter ved sykefravær på 8 % - scenario 2, i kr R1 R2 R3 R4 R5 TOTALT Refusjoner Vikar Overtid Fast lønn Totalt Ved denne innretningen har kommunen redusert langtidsfraværet i forhold til dagens situasjon og kommunen når målsettingen om et fravær på 8 %. Våre beregninger viser at kommunen reduserer utgifter med 3,1 millioner i forhold til utgiftene i 2012 og at totale faste og variable utgifter blir 9,8 millioner i forbindelse med sykefraværet. 4.3 Revisors vurdering Kommunen har en målsetting om et sykefravær på 9 % i 2012 og 8 % i Som vist tidligere ble fraværet noe over målsettingene for Vi har i denne problemstillingen beregnet kommunens utgifter i forbindelse med sykefraværet i 2012 hvor vårt utgangspunkt er at tjenesteproduksjonen skal opprettholdes. Det er indirekte utgifter til sykefravær som er vanskelig å beregne og som ikke er med i våre tabeller. Våre beregninger viser at kommunen har ca. 12,9 millioner i faste og variable utgifter til sykefravær i Utgiftene består av faste lønnsutgifter beregnet ut fra antall fraværsdager som medfører at tjenester ikke utføres eller redusert/utsatt tjenesteproduksjon. En opprettholdelse av tjenesteproduksjonen medfører ekstra utgifter til variabel lønn som består av utgifter til vikar og overtid. I tillegg mottar kommunen refusjoner som varierer utfra fraværets lengde og type fravær. Hvis fraværet reduseres prosentvis likt innenfor de ulike rammeområdene slik at kommunen når målsettingen om et fravær på 8 % i 2013, viser våre beregninger at kommunen kan redusere faste og variable utgifter med 2,8 millioner i forhold til utgiftene i Ved en større reduksjon av langtidsfraværet slik at kommunen når målsettingen om et fravær på 8 % i 2013, viser våre beregninger at kommunen kan redusere faste og variable utgifter med 3,1 millioner i forhold til utgiftene i Kommunen har en del indirekte utgifter i forbindelse med sykefraværet som er vanskelig å beregne. Eksempler på dette er ledelsens arbeid med å følge opp høyt fravær. Dette kan medføre at utgiftene er høyere enn vist i overnevnte beregninger. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 44

45 5 Høring En høringsrapport ble sendt til rådmannen den for høringsuttalelse. Rådmannen har gitt en høringsuttalelse til rapporten den , se vedlegg 1. Rådmannen hadde følgende merknader til rapporten: Foreløpig rapport side 20 legemeldte fravær. Revisor legger til rådmannens kommentarer i datadelen til rapporten på side 23. Foreløpig rapport side 23, siste avsnitt/side 33. Revisor legger til rådmannens kommentarer i datadelen til rapporten på side 26 og endrer vurderinger knyttet til dette. Foreløpig rapport side 24/34 legemeldte fravær. Revisor legger til rådmannens kommentarer i datadelen til rapporten på side 26. Foreløpig rapport side 35, rådmannen viser bl.a. til følgende: Et at de forholdene som ikke fremkommer i rapporten er manglende avslutning av arbeidsforhold, som viser seg å omfatte flere arbeidstakere. Disse påvirker fraværet, og det skal bli spennende å se om de tiltak som nå iverksettes gir bedre resultater. Revisor har omtalt oppfølging av langtidssykemeldte i kapittel 3.2.2, 3 avsnitt hvor kommunens retningslinjer omtales. Det vises til følgende: Det er fremdeles diskusjoner i kommunen om hvordan oppfølging av langtidssykefravær skal utføres, noe som kan medføre endringer i rutinene. Dette er også omtalt i kapittel , 3 kulepunkt, som et av flere aktuelle tiltak som kan påvirke ansattes nærvær. I tillegg viser revisor til at kommunen har et høyt langtidsfravær i rapporten og det er der kommunen bør ha et hovedfokus når nye tiltak skal vurderes. Foreløpig rapport side 39 tabell 5 Revisor endrer utgiften for overtid i tabell 5, 6 og 7, side 42-44, slik at den er i samsvar med rådmannens høringssvar og ser at det kan være vanskelig å stipulere overtid som kun er knyttet til sykefravær. Foreløpig rapport side 38 avsnitt før pkt Revisor legger til rådmannens kommentarer i datadelen til rapporten på side Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 45

46 Foreløpig rapport side 41 pkt. 4.3 Revisor legger til følgende setning til side 44 og 48: Det er indirekte utgifter til sykefravær som er vanskelig å beregne og er ikke med i våre beregninger. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 46

47 6 Konklusjoner og anbefalinger 6.1 Konklusjon Problemstillinger i denne forvaltningsrevisjonen er: 1. Hvilke effekter har etablerte nærværstiltak og satsinger hatt for sykefraværet i kommunen? 2. Hvilke økonomiske konsekvenser har sykefraværet på personalutgifter i kommunen? Vi har i problemstilling en sett på hvordan sykefraværet er i kommunen og om de har et tilfredsstillende system for å følge dette opp. I tillegg ser vi om iverksatte tiltak innen ledelse, bemanning og vikar, tilrettelegging av arbeidsplassen fungerer for nærværsarbeidet i kommunen og om det er andre tiltak som kan virke positivt for nærværet. Totalt er sykefraværet i kommunen økt siden 2007 og er noe høyere enn landsgjennomsnittet for kommunal forvaltning og andre kommuner. Fraværet for 2012 er på 10.6 % som er høyere enn kommunens målsetting på 9 %. Det er flere rammeområder som har høyere fravær enn kommunens målsettinger totalt, noe som viser viktigheten av å følge opp fraværet fremover. Vi ser at langtidsfraværet har den største andelen i kommunen, noe som gjør at fokuset for oppfølgingsarbeidet må ha rådmannens oppmerksomhet i det videre arbeidet. Vi har videre sett på kommunens system, ledelse, bemanning og vikar for å vise om etablerte nærværstiltak oppleves som hensiktsmessige i organisasjonen og gir effekter. Kommunen har etablert et system for kartlegging og oppfølging av fravær som er hensiktsmessig etter vår vurdering. Ansatte undersøkelsen viser at de fleste trives på jobb, men at det er en mindre andel ansatte som ikke trives. Dette viser at det systematiske arbeidet med oppfølging av fravær er viktig og bør følges ytterligere opp av rådmannen med fokus på å øke nærværet for alle ansatte. Kommunen har gitt opplæring til ledere slik at de bedre skal ivareta personalansvaret noe som de fleste ansatte sier har fungert bra. Det er likevel en mindre andel av ansatte som ikke blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Det er viktig at rådmannen sikrer at alle ledere ivaretar sitt personalansvar i kommunen. Dette for å sikre at alle ansatte blir fulgt opp på en tilfredsstillende måte som på sikt vil medføre at nærværet øker. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 47

48 Det er vårt inntrykk at bemanningen og leie av vikar er i samsvar med oppgavene for de fleste enheter i kommunen. Det er noen enheter hvor bemanningen er marginal og fravær er høyt og hvor det er manglende leie av vikar. Det er viktig at det rettes fokus og tiltak der slik at denne situasjonen ikke fører til økt fravær. Det er vårt inntrykk at tilrettelegging og arbeidstidsordninger ivaretas for de fleste ansatte. Det er en mindre gruppe som både opplever plager og stress i forbindelse med arbeidet eller arbeidsforholdene. Denne gruppen må følges ytterligere opp for å legge til rette for at flest mulig er på jobb. Vi har i problemstilling to beregnet hvilke faste og variable utgifter kommunen har ved sykefraværet i 2012 og hvordan dette kan reduseres ved å nå målsettingen om et fravær på 8 % i Det er indirekte utgifter knyttet til sykefravær som er vanskelig å beregne som ikke er med i våre tabeller. Våre beregninger viser at de økonomiske konsekvensene i forbindelse med dagens fravær medfører faste- og variable utgifter på ca. 12,9 millioner for kommunen i 2012, når utgangspunktet er at tjenesteproduksjonen skal opprettholdes. Utgiftene består av faste lønnsutgifter beregnet ut fra antall fraværsdager som enten medfører at tjenester ikke utføres eller redusert/utsatt tjenesteproduksjon. En opprettholdelse av tjenesteproduksjonen ved fravær medfører ekstra utgifter til variabel lønn som består av utgifter til vikar og overtid. I tillegg kommer refusjoner som varierer utfra fraværets lengde og type. Vi har i tillegg beregnet en reduksjon i kommunens utgifter i forbindelse med om fraværet reduseres til 8 % i 2013 som er målsettingen. Beregningen viser at kommunen kan redusere faste og variable utgifter med 2,8 millioner i forhold til utgiftene i Hvis langtidsfraværet reduseres viser våre beregninger at reduksjonen av faste og variable utgifter er på 3,1 millioner i forhold til utgiftene i Dette viser viktigheten av at kommunen fortsatt må følge opp fraværet med fokus på å redusere dette. Kommunen har en del indirekte utgifter i forbindelse med sykefraværet som er vanskelig å beregne som kan medføre at utgiftene med sykefraværet er høyere enn hva våre beregninger viser. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 48

49 6.2 Anbefalinger Vi anbefaler kommunen å fortsette arbeidet med å rette fokus og tiltak som øker nærværet da fraværet har økt siden 2007 og er noe høyere enn hos andre. For noen ansatte i kommunen fungerer ikke etablerte nærværstiltak innen ledelse, bemanning, vikar og tilrettelegging. Dette viser viktigheten av at rådmannen retter fokus og sikrer at igangsatte nærværstiltak fungerer for alle, eventuelt vurderer nye (kapittel ), som på sikt vil være med på å øke nærværet i kommunen. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 49

50 Kilder Kommuneloven, Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 1. januar 2006 Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom, Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. 1. mars desember (IAavtalen). 24. februar Andre Forskningsrådets planutvalg Årsaker til sykefravær og utstøting i arbeidslivet, august 2007 NAV sykefraværstatistikk Folkehelseinstituttet Folkehelseprofil for Hitra kommune 2013 Hitra kommune: Kommunestyrets sak 105/ Handlingsplan for redusert sykefravær Kommunestyrets sak 85/2012 HMS-mål i Hitra kommune Verktøy for godt lederskap Årsmelding 2011 Årsregnskap Sykefraværstatistikk Dokumenter om kommunens fraværs- og nærværsarbeid. - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 50

51 Vedlegg 1 Rådmannens høringssvar - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 51

52 - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 52

53 Vedlegg 2 Resultater fra ansatteundersøkelsen Nærværs- og fraværsarbeid i Hitra kommune Publisert fra til respondenter av 320 totalt. 1. I hvilket rammeområde arbeider du Alternativer Prosent Verdi 1 RO 1 - Sentraladministrasjonen 10,6 % 19 2 RO 2 - Oppvekst 52,5 % 94 3 RO 3 - Helse- og omsorg 10,1 % 18 4 RO 4 - Drift, plan, landbruk og miljø 20,7 % 37 5 RO 5 - Kultur og næring 4,5 % 8 6 Annet 1,7 % 3 Total Er du leder eller ansatt Alternativer Prosent Verdi 1 Leder 17,2 % 31 2 Ansatt 80,0 % Annet 2,8 % 5 Total Hva er ditt arbeidsforhold Alternativer Prosent Verdi 1 Heltid 71,7 % Deltid 25,6 % 46 3 Vikar 2,8 % 5 Total Trives du på arbeid? Alternativer Prosent Verdi 1 1 I svært liten grad 0,5 % ,7 % ,0 % ,2 % ,3 % I svært stor grad 35,2 % 64 Total Min enhet/avdeling har etter mitt syn en tilstrekkelig bemanning Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 9,9 % ,2 % ,9 % ,1 % ,4 % 28 6 Helt enig 11,5 % 21 Total I hvilken grad bidrar du selv til et godt arbeidsmiljø? Alternativer Prosent Verdi 1 I svært liten grad 0,0 % ,0 % ,2 % ,9 % ,6 % 94 6 I svært stor grad 19,2 % 35 Total Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 53

54 7. Det er et godt arbeidsmiljø på min avdeling Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 1,7 % ,2 % ,7 % ,1 % ,3 % 56 6 Helt enig 33,0 % 59 Total Det blir etter min vurdering leid inn vikarer ved sykefravær når det er nødvendig Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 13,4 % ,7 % ,2 % ,3 % ,0 % 43 6 Helt enig 12,3 % 22 Total Arbeidet mitt er varierende og fleksibelt Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 0,6 % ,3 % ,1 % ,5 % ,9 % 67 6 Helt enig 36,7 % 65 Total Arbeidet mitt er utfordrende på en positiv måte Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 0,0 % ,1 % ,0 % ,9 % ,4 % 62 6 Helt enig 35,6 % 64 Total Det er mulig å ha sosial kontakt med kolleger mens jeg arbeider Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 2,8 % ,1 % ,9 % ,0 % ,2 % 51 6 Helt enig 27,1 % 49 Total I hvilken grad har du fått opplæring i forhold til dine arbeidsoppgaver? Alternativer Prosent Verdi 1 I svært liten grad 2,8 % ,2 % ,9 % ,8 % ,8 % 62 6 I svært stor grad 9,6 % 17 Total Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 54

55 13. I hvilken grad opplever at du at det er en klar ansvars- og rollefordeling på din arbeidsplass? Alternativer Prosent Verdi 1 I svært liten grad 1,1 % ,4 % ,1 % ,9 % ,1 % 65 6 I svært stor grad 13,3 % 24 Total I hvilken grad vet du hva som forventes av deg på jobb? Alternativer Prosent Verdi 1 I svært liten grad 0,0 % ,9 % ,9 % ,3 % ,3 % 69 6 I svært stor grad 30,6 % 55 Total Jeg kan påvirke beslutninger som er viktig for meg i mitt arbeid Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 1,1 % ,9 % ,0 % ,7 % ,3 % 61 6 Helt enig 27,0 % 48 Total Jeg får støtte og hjelp i arbeidet fra mine arbeidskolleger hvis jeg trenger det Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 1,1 % ,3 % ,7 % ,9 % ,2 % 55 6 Helt enig 41,8 % 76 Total Opplever du at stress på jobb går utover konsentrasjon og/eller arbeidsutførelse? Alternativer Prosent Verdi 1 I svært liten grad 13,8 % ,6 % ,3 % ,3 % ,1 % 40 6 I svært stor grad 9,9 % 18 Total I hvilken grad har du mulighet til å diskutere arbeidsmiljøspørsmål i din enhet? Alternativer Prosent Verdi 1 I svært liten grad 3,3 % ,6 % ,0 % ,2 % ,1 % 62 6 I svært stor grad 19,8 % 36 Total Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 55

56 19. I hvilken grad opplever at du at leder gir tilbakemelding på din innsats? Alternativer Prosent Verdi 1 I svært liten grad 11,7 % ,4 % ,9 % ,8 % ,3 % 51 6 I svært stor grad 8,9 % 16 Total Hvordan fungerer samarbeidet med din nærmeste leder? Alternativer Prosent Verdi 1 Svært dårlig 1,1 % ,0 % ,9 % ,6 % ,7 % 61 6 Svært bra 33,7 % 61 Total Jeg får støtte og hjelp i arbeidet fra min nærmeste leder hvis jeg trenger det Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 1,7 % ,9 % ,6 % ,4 % ,4 % 46 6 Helt enig 37,0 % 67 Total Leder er i tilstrekkelig grad tilgjengelig hvis jeg har behov for det Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 6,1 % ,7 % ,8 % ,0 % ,1 % 36 6 Helt enig 26,3 % 47 Total Leder prøver å løse eventuelle problemer med en gang de dukker opp Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 3,3 % ,0 % ,0 % ,1 % ,3 % 44 6 Helt enig 24,3 % 44 Total Leder behandler de ansatte rettferdig og upartisk Alternativer Prosent Verdi 1 Helt uenig 4,4 % ,4 % ,3 % ,6 % ,3 % 51 6 Helt enig 33,9 % 61 Total Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 56

57 25. Har du plager som du mener skyldes arbeidet eller arbeidsforholdene? Alternativer Prosent Verdi 1 I svært liten grad 41,8 % ,7 % ,6 % ,1 % ,5 % 15 6 I svært stor grad 3,4 % 6 Total Har du hatt sykefravær de siste 12 månedene Alternativer Prosent Verdi 1 Nei 32,8 % 59 2 mindre enn 1 uke 31,1 % uker 21,1 % 38 4 Mer enn 4 uker 15,0 % 27 Total Har fraværet vært pga av forhold på arbeidsplassen Alternativer Prosent Verdi 1 Ja 14,9 % 18 2 Nei 85,1 % 103 Total Har fraværet vært pga forhold utenfor arbeidsplassen (ikke sykdom) Alternativer Prosent Verdi 1 Ja 16,7 % 20 2 Nei 83,3 % 100 Total Hender det at du gruer deg for å gå på jobb? Alternativer Prosent Verdi 1 Ja 22,0 % 39 2 Nei 78,0 % 138 Total Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 57

58 - Utgifter til personell og fraværsproblematikk - 58

59 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf