MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaknr.: Side: Tittel 34/11 11/331 REFERATER 2 35/11 11/323 FRAMTIDENS POLITI I INDRE ØSTFOLD 3

Transkript

1 SKIPTVET KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Herredshuset Møtedato: Tid: MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaknr.: Side: Tittel 34/11 11/331 REFERATER 2 35/11 11/323 FRAMTIDENS POLITI I INDRE ØSTFOLD 3 36/11 11/326 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL /11 11/327 RAMMER FOR POLITISK VIRKSOMHET I SKIPTVET KOMMUNE I PERIODEN /11 11/251 9 LOKAL FORSKRIFT OM UTSLIPP FRA MINDRE AVLØPSANLEGG 39/11 11/331 AKTUELLE ORIENTERINGER 14 40/11 11/331 ÅPEN POST 15 Skiptvet, den 3. mai 2011 Svein Olav Agnalt Ordfører Kjell Eivind Solberg rådmann

2 SKIPTVET KOMMUNE Sak 34/11 SAKSFRAMLEGG REFERATER Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 11/331 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 34/11 Formannskapet /11 Fra Norsk Folkehjelp TV aksjonen 2011 anmodning om å opprette kommunekomite 25/11 Fra skatteoppkrever skatteinngangen per 31. mars Side 2 av 15

3 SKIPTVET KOMMUNE Sak 35/11 SAKSFRAMLEGG FRAMTIDENS POLITI I INDRE ØSTFOLD Saksbehandler: Evy Ruud Eng Arkivsaksnr.: 11/323 Arkiv: 223 C Saksnr.: Utvalg Møtedato 35/11 Formannskapet Vedlegg: Søknad fra Askim Historielag Saksutredning: I forbindelse med åpning av ny politistasjon ønsker Askim Historielag å gi ut en bok om politiet/lensmenn i Indre Østfold. De søker bidrag fra kommunene i Askim, Eidsberg, Trøgstad, Spydeberg, Skiptvet og Hobøl. De ønsker kr ,- fra Skiptvet kommune. Vurdering: Dette sees på som en viktig bevaring av historisk materiale og at det settes søkelys på framtidens politi. Det anbefales å bevilge det omsøkte beløp, kr ,-. INNSTILLING: Det bevilges kr ,- til Askim Historielag i forbindelse med utgivelse boka fremtidens politi. Midlene dekke fra konto reservekonto. Side 3 av 15

4 SKIPTVET KOMMUNE Sak 36/11 SAKSFRAMLEGG TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2011 Saksbehandler: Kjell Liborg Arkivsaksnr.: 11/326 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 36/11 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Bakgrunn: Forskrift om årsbudsjett for kommuner sier i 10 at administrasjonssjefen skal legge fram rapport for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til vedtatt budsjett. Det betyr i praksis en rapport etter 4 mnd drift og en rapport etter 8 mnd drift. Rapporten etter 8 mnd drift sammenfaller med salderingen av budsjettet som gjøres etter sommerferien. I tillegg til tertialrapportene som behandles i formannskap og kommunestyret, lager alle virksomhetene månedelige rapporter til rådmann og økonomi- og personalsjef som omhandler drift, HMS (helse, miljø og sikkerhet) og økonomi. Saksutredning: Etter 4 mnd drift ser situasjonen slik ut: Alle tall i hele tusen B 2011 Regnskap 4 mnd Forbruk i % Sentraladministrasjonen ,5 Kirkelund ,9 Vestgård ,2 Barnehage ,6 Kultur Pleie- og omsorg NAV Næring og teknikk Inntekter For alle virksomhetene samlet er forbruket fordelt på utgiftsarter som følger: Utgiftsarter: Forbruk Lønn 0 36,24% Drift ,34% Kjøp av tjenester 3 26,37% Overføringer 4 30,39% Salgsinntekter 6 41,34% Refusjoner 7 41,08% Overføringer 8 34,88% Salgsinntektene ligger over hva prosenten må være. Dette skyldes i hovedsak at kommunale avgifter er fakturert for 1. halvår. Forbruk etter 4 mnd drift skal være omtrent 35% samlet lønn 36% og øvrig drift 33%. Side 4 av 15

5 Sak 36/11 Lønn utgjør 67% av budsjettet og er den viktigste utgiftsarten i forhold til budsjettkontrollen. Etter 4 mnd lønn skal denne posten være på 36% hvilket den også er. Samtid er det kommet inn 3,2 mill kr i sykelønnsrefusjon og refusjon svangerskapspenger mot budsjettert 1,1 mill kr. Differensen kan sees mot lønnsutgiftene (sykevikar). Det betyr at lønnsutgiftene totalt sett ligger greit an i forhold til budsjettet. Forbruksprosenten på Kirkelund skole er på 37%. På utgiftssiden har skolen et forbruk på 33%, mens statstilskudd for opplæring av elevene på omsorgssenteret er ikke kommet inn tilsvarende 1. tertial. Vestgård skole har iverksatt et alternativt skoletiltak overfor en elev i samarbeide med barnevernet. Dette er foreløpig dekket innenfor budsjettet, men må vurderes nærmere ved salderingen av budsjettet. Kultur ligger en del under hva forbruket kunne vært. Dette skyldes i hovedsak at kulturmidlene ikke er utbetalt ennå. Pleie- og omsorg ligger på et forbruk på 37% mot 36% tilsvarende periode i Sett opp mot refunderte sykepenger samt at egenbetalinger er inntektsført med bare 3 mnd ligger de innenfor budsjettrammen. NAV med sosial og barnevern har forbrukt 40% mot 33% i Tjenesten varsler at det er iverksatt korrektivet tiltak ift dette. Overskridelsen ift barnevernstjenesten er knyttet til tiltak i forhold plasserte barn og barn som mottar frivillige hjelpetiltak. I første omgang retter korrektive tiltak seg mot frivillige hjelpetiltak til de eldste aldersgruppen. I tillegg vil det komme refusjoner fra staten som bedrer prognosene for avdelingen, men tross dette er det knyttet usikkerhet til årsresultatet for tjenesten. Videre så er det knyttet usikkerhet ift tjenester fra konsulent for funksjonshemmede. Det vil bli vurdert tiltak som kan oppfattes som en innstramning av tjenestenivået fra våre brukergrupper. Økonomisk sosialhjelp viser en god utvikling med et mindre forbruk i forhold til budsjett. Helsestasjon ligger innenfor rammene av budsjettet. For flere poster i budsjettet er det utbetalt beløp for hele året eller halve året. Dette gjelder bla forsikringer, andel i interkommunale ordninger mv. Forbruksprosenten blir da stor i forhold til periodiseringen, men dette vil jevne seg ut i løpet av året. Finansforvaltningen Ledig likviditet står på konto hos vår bankforbindelse. Det er gjort en vurdering på at det ikke er ønskelig å plassere ledig likviditet i pengemarkedsfond da meravkastningen vil være liten sett opp mot risiko og tidsbruk. Det er tatt opp 2 mill kr i nye Startlån. Kommunestyrets ramme er på 3 mill kr i % av lånemassen er med flytende rente. Om flytende rente går opp, vil dette kompenseres av økte Side 5 av 15

6 Sak 36/11 renteinntekter på innskuddene i banken (ledig likviditet). Låneopptakene er noenlunde likt fordelt mellom Kommunalbanken og Husbanken. Vurdering: Gjennomgangen av regnskapet etter 4 mnd drift viser at det ikke er noen forhold som det på nåværende tidspunkt må gjøres noe spesielt med utover det virksomhetene selv iverksetter. Den løpende driften er under kontroll og da spesielt lønnsutgiftene. De forhold som er påpekt kan tas opp i forbindelse med 2. tertialrapport (budsjettsalderingen). INNSTILLING: Tertialrapport for 1. tertial 2011 tas til orientering. Side 6 av 15

7 SKIPTVET KOMMUNE Sak 37/11 SAKSFRAMLEGG RAMMER FOR POLITISK VIRKSOMHET I SKIPTVET KOMMUNE I PERIODEN Saksbehandler: Kjell Eivind Solberg Arkivsaksnr.: 11/327 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 37/11 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Bakgrunn: Det skal velges nytt kommunestyre i skiptvet i september. Det sittende kommunestyret pleier å vedta rammer som skal gjelde for neste periode. Det nye kommunestyret kan selv vedta endriger i rammene når det måtte ønske det. Saksutredning: Med rammer for politisk virksomhet tenker jeg på følgende: 1. Politisk organisering, hvilke utvalg og råd skal politikerne delta i? 2. Reglement for godtgjøring til folkevalgte. 3. Etiske regler for folkevalgte. 4. Reglement for kommunestyret og andre politiske organer. 5. Skal Skiptvet gå over til papirløse møte? Juridiske forhold: Det nye kommunestyret kan selv endre rammebetingelsene fattet av det gamle kommunestyret. Økonomiske forhold: Dersom det vedtas vesentlige endringer i rammene for politisk virksomhet, kan det få økonomiske konsekvenser som kommunestyret ev. må ta inn i sitt budsjett. Vurdering: Jeg ser ingen grunn til å endre de politiske rammene vesentlig. Jeg foreslår noen endringer i den politiske organiseringen. Når det gjelder godtgjøring til folkevalgte, så er disse knytta opp til ordførerens godtgjøring som igjen er knytta til stortingsrepresentantenes godtgjøring. Jeg ser liten grunn til å endre dette. Reglementet for kommunestyret har fungert uten vesentlige vanskeligheter. Selv om det heter Reglement for Skiptvet kommunestyre så er det naturlig å bruke det også i andre politiske organer som formannskap og hovedutvalg. De etiske retningslinjene som gjelder for folkevalgte kan også gjøres gjeldende for politisk valgte. Nytt kommunestyre bør snarest mulig saste på papirløse møter. Dette vil spare administrasjonen for mye arbeid med kopiering, legging i konvolutter og porto. Samtidig vil det innebære at politikerne får saksdokumentene raskere. For å greie dette må det bevilges penger til oppgradering av programvare, ca kr, og ett lesebrett på kr 3500 til hver politiker i kommunestyret og hovedutvalg, ca kr. Overgang til papirløse møte vil da Side 7 av 15

8 Sak 37/11 koste ca kr. Innparingen vil være porto og arbeidet som går med til kopiering og utsending. Bevilgningen søkes gjennomført i budsjettsalderingen i august i år. INNSTILLING: Rammene for politisk virksomhet i Skiptvet kommune i perioden fastsettes til: 1Politisk organisering videreføres som nå med følgende endringer: Antall hovedutvalg reduseres fra 3 til 2. Arbeidsoppgavene til Hovedutvalg for landbruk- og miljø overføres til Hovedutvalg for næring og teknikk. Hovedutvalgene har 7 representanter valgt blant kommunestyrets medlemmer. Arbeidsmiljøutvalget gjøres upolitisk. Barn- og unges kommunestyre velger ikke representant til Hovedutvalg for kultur, oppvekst og omsorg. Barn- og unges kommunestyre aktiviseres sterkere. Aktuelle tiltak for å oppnå det: 1. Flere saker som behandles som aktuelle saker politisk drøftes også i BUKO. 2. Sakene legges fram både skriftlig og muntlig for BUKO. 3. Gruppemøter brukes i større grad under behandlingen i BUKO. 4. Representantene i BUKO velges for 2 år, ikke hvert år. 2 Gjeldende reglement for godtgjørelse til folkevalgte videreføres. 3 Etiske retningslinjer for ansatte i Skiptvet kommune gjøres gjeldende også for folkevalgte i Skiptvet kommune. 4 Gjeldende reglement for Skiptvet kommunestyre videreføres og gjøres gjeldende også for andre poliske organer i kommunen. 5 Det innføre papirløse møter i Skiptvet snarest mulig etter valget. Side 8 av 15

9 SKIPTVET KOMMUNE Sak 38/11 SAKSFRAMLEGG LOKAL FORSKRIFT OM UTSLIPP FRA MINDRE AVLØPSANLEGG Saksbehandler: Øyvind Thømt Arkiv: M41 &00 Arkivsaksnr.: 11/251 Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/11 Hovedutvalg for næring og teknikk /11 Hovedutvalg for landbruk og miljø /11 Formannskapet / Kommunestyret Vedlegg: Høringsuttalelser Revidert forslag til lokal forskrift Bakgrunn: Skiptvet kommune har hatt lokal forskrift for mindre avløpsanlegg ute på høring. Formålet med innføring av en lokal forskrift, er å få sanert renseløsninger som ikke fungerer godt. Lokale forskrifter har svært ulik utforming rundt omkring i Norge. Adminstrasjonen har valgt å ha en utforming som er nær den som Morsaområdet har. Det er rapportert om at forskriftene i dette området har fungert greit, og det er er gjort et stort løft for vannmiljøet i området. I Morsamodellen er det tatt med en del punkter som noen kommuner har valgt å samle i en veileder til forskriften. Fordelen med å samle dette i en veileder, er at det er enklere å endre en veileder enn en forskrift, og selve forskriften blir kortere. Effekten av forskriften vil være tilnærmet lik, uavhengig av hvilken modell som velges. For Skiptvet, som i det store og hele bare har stiv leire, er det minirenseanlegg som vil være den aktuelle rensemetoden for avløp for spredt bebyggelse. Infiltrasjonsløsninger krever at jordsmonnet er i stand til å ta filtrere avløpsvannet. Leire er ikke egnet til dette. Så i praksis er innføringen av forskriften et pålegg om å skifte ut slamavskillere og tette tanker med et minirenseanlegg. Minirenseanleggene er testet for å rense minimum 90 % av organisk materiale og 90 % for fosfor. Tilsvarende tall for en slamavskiller er 0-30 % for organisk materiale og 5-10 % for fosfor (Kilde: Kurslitteratur for mindre avløpsanlegg, UMB). Selv om driftserfaringen for minirenseanlegg ikke alltid er 90 % rensing, men mer % rensing, vil utskifting av slamavskillere redusere utslippene vesentlig. Det har kommet inn en del høringssvar. Disse blir gått igjennom og hver enkelt innspill til høringen blir kommentert. Saksutredning: Vannområde Glomma Sør Vannområde ber kommunen om å vurdere hensiktsmessigheten av å tillate minirenseanlegg for hytter. Side 9 av 15

10 Sak 38/11 Kommentar: Hytter i Skiptvet blir bygget i felt. Kritikken mot minirenseanlegg og hytter, er at det biologiske rensetrinnet trenger tilførsel av skit for å fungere. Dersom dette rensetrinnet ikke får tilførsel, kan det stoppe opp, og det tar en tid før det fungere igjen. Men i hyttefelt vil det være folk tilstedet stort sett året rundt, slik at dette ikke bør være et problem. I reguleringsplanene må tvungen påkopling på fellesanlegg taes med i reguleringsbestemmelsene. For hytter som er bygget utenfor felt, vil det ikke være aktuelt å tillate vannklosett. Vannområde ber kommunen vurdere muligheten for å vurdere tett tank i kombinasjon med separat løsning for gråvann. Kommentar: Administrasjonen har vurdert dette. Erfaringen er delt i nabokommunene våre, i tillegg har Fylkesmannen uttalt seg kritisk til bruk av tett tank, fordi det er krevende å forvalte med tømming osv. Vannområde anbefaler å gjøre forskriften mer kortfattet ved at utfyllende informasjon taes ut og samles i en veileder. Kommentar: Forskriften bygger på Morsa-modellen. Erfaringene derfra er at det fungerer greit å ha det med i forskriften, i tillegg til at forskriften vil være lik våre nærmeste naboer, som er en fordel i forhold til likebehandling og erfaringsutveksling. Vannområde anbefaler at forskriften kvalitetssikres med hensyn til hjemmelsgrunnlag og gjennomførbarhet. Kommentar: Hjemmelsgrunnlaget: Hjemmelsgrunnlaget blir spesifisert. Vannområde anbefaler at Skiptvet kommune i størst mulig grad harmoniserer forskriften med andre forskrifter i området. Kommentar: Forskriften bygger på Morsamodellen, og er i store trekk lik den som er i Spydeberg og Hobøl. Ellers har vannområde Glomma Sør en rekke utforminger av den lokale forskriften. Således er dette hensyntatt i utgangspunktet. Det vises ellers til kommentar fra Fylkesmannen om at forskriften er lik den som finnes i en rekke kommuner i Østfold, og at dette er en fordel. Fylkesmannen bemerker videre at dette skaper forutsigbarhet for anleggseiere og entreprenører og erfaringsutveksling mellom kommunene. Miljørettet helsevern i Indre Østfold 4: Tillegg om beskrivelse og avmerking av brukerinteresser Kommentar: Blir tatt med. 6: Tillegg til andre ledd:..eller nektes utslipp. Kommentar: Blir tatt med. 8: Presisere krav til anlegg og utførelse. Side 10 av 15

11 Sak 38/11 Kommentar: 9: Krav til anleggseier om prøvetaking og analyse av tot P og BOF5, og TBK der det er satt krav i forhold til bakterier. Kommentar: Dette er dekket i 10. Sarpsborg kommune Nødvendigheten av 1, 2 og 3: Kommentar: Den lokale forskriften erstatter 12-7 til og med er formålsparagrafen for forskriften, som stort sett har samme ordlyd som 12-1 i sentral forskrift. Denne kan således sløyfes, uten at det er et stort poeng utover å lage færre paragrafer. Det samme gjelder for 2 i forslag til lokal forskrift. Mht 3, er kommentaren bare delevis riktig. Definisjonen av personekvivalenter er gitt i sentral forskrift. Denne kommentaren taes til følge og denne delen av forskriften sløyfes. 4: Forslag om å sløyfe 1 ledd, da den er gitt i sentral forskrift, og kalle 4 dokumentasjonskrav. Kommentar: Taes til følge. 5: Krav om godkjent ansvarsrett i henhold til pbl. Kommentar: Miljøvernrådgiver har hatt en diskusjon om dette med Fylkesmannen. Resultatet av dialogen har vært at denne delen i lokal forskrift beholdes. Målet med denne delen av forskriften er å sikre at de som arbeider med prosjektering og installasjon av anlegg har nødvendig kompetanse. Sette grenseverdi for bakterier i områder med brukerinteresser i 6: Kommentar: Hvor mye bakterier som er fornuftig å akseptere, er en vurdering ut i fra hvilke brukerinteresser resipienten har. Er det drikkevannsinteresser i nærheten, er det fornuftig å sette en grense med mindre toleranse for bakterier, enn dersom det er en badeplass som er brukerinteressen. Sarpsborg har valgt å sette denne til 1000/100 ml som et slags fornuftig kompromiss, men i Skiptvet ønsker vi å vurdere fra sak til sak. 7: Angi utslippsdybde dersom det er utslipp til innsjø. Kommentar: I sentral forskrift er det satt krav til minimumsdybde på minst 2 m under laveste vannstand. Samme krav blir satt i lokal forskrift. 8: Ta bort listen med anleggstyper som kan godkjennes, og ha disse i en veileder. Kommentar: Det er vurdert, men det er et ønske om å ligge nær Morsamodellen, som har gode brukererfaringer med sin forskrift. Også Rakkestad kommune har valgt å ha med Side 11 av 15

12 Sak 38/11 godkjente renseløsninger i sin lokale forskrift, sammen med de fleste andre kommuner som har lokal forskrift i Østfold. 9: Orto-P som parameter? Utdyping av service i veileder? Serviceavtale og innhold av denne. Kommentar:Orto-P blir tatt ut av forskriften som parameter. Kravet til rensing er satt i 6, som er 1mg tot-p/l vann, som renges som 90 % rensing. Dette vurderes som tilstrekkelig i forhold til å hindre eutrofiering, selv om biotilgjenglighet av fosfor kan diskuteres. Kommunen har pr i dag ingen formell avtale med leverandører av renseanlegg, men innføringen av forskriften setter krav til dette. Eller blir det vist til kommentar for 8. Vedrørende slamtømming i punkt 8. Kommentar: I tillegg til teksten i høringsforslaget 9, blir det satt minimumskrav i henhold til sentral forskrift. Tekst vil da være: Slamavskillere skal tømmes i samsvar med retningslinjer fra leverandør, men ikke sjeldnere enn annenhvert år for helårsboliger og hvert fjerde år for fritidsboliger. Fylkesmannen i Østfold: Anbefaler å ta inn i forskriften at om at alt ledningsnett skal være tett, og at det ikke skal føres overvann og/eller grunnvann inn på renseanlegget. Kommentar: Blir tatt med under 5. Krav om isolering eller skjerme anleggene mot streng kulde. Kommentar: Renseprosessen i anleggene er avhengig av temperatur. Det biologisk trinnet genererer varme, som dersom anlegget ar beskyttelse mot varmetap er nok til tilfredstillende funksjonalitet. Skiptvet kommune har dette med som en del av standardvilkår i utslippstillatelsen. Blir tatt inn i 5. Leverandørforeningen for godkjente minirenseanlegg i Norge: Kommentaren knytter seg til orthofosfat og måling av denne. Kommentar: Det vises til kommentar ovenfor. Juridiske forhold: Hjemmel til å innføre lokal forskrift er gitt i den sentrale forskriften 12-6 hjemmel for å gjøre eldre utslippstillatelser ulovelig er gitt i den sentrale forskriften Kravene i lokal forskrift erstatter kravene satt i 12-7 til i den sentrale forskriften. Det blir foreslått å sette dato som dato i 11. Side 12 av 15

13 Sak 38/11 Vurdering: Det er mange utforminger på de lokal forskriftene. Mange av innspillene er gode, og har dermed blitt tatt hensyn til i utformingen av teksten i forskriften. I praksis vil innføringen av forskriften føre til et påbud om minirenseanlegg for de som ikke er koplet på det kommunale anlegget. Renseløsninger som infiltrasjon og konstruert våtmark er lite aktuelle, fordi vi har stiv leire som ikke er egnet for infiltrasjon, og konstruert våtmark er en dyr løsning. Derfor vil minirenseanlegg være den aktuelle løsningen i Skiptvet. INNSTILLING: Forslag til forskrift blir vedtatt som en lokal forskrift med hjemmel i forskrift 1. juni 2004 nr. 931 om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften) 12-6 og 12-16, jf. lov 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven). Side 13 av 15

14 SKIPTVET KOMMUNE Sak 39/11 SAKSFRAMLEGG AKTUELLE ORIENTERINGER Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 11/331 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 39/11 Formannskapet Side 14 av 15

15 SKIPTVET KOMMUNE Sak 40/11 SAKSFRAMLEGG ÅPEN POST Saksbehandler: Arkivsaksnr.: 11/331 Arkiv: Saksnr.: Utvalg Møtedato 40/11 Formannskapet Side 15 av 15