STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

Transkript

1 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling Møtedato: Tirsdag 10. november 2015 Møtetid: Kl. 10:00 Folkevalgtopplæring Kl. 14:30 Behandling av saker STED: STOKKAN UNGDOMSKOLE, STJØRDAL NB! MERK STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 038/15 Referatsaker 039/15 Henvendelse fra pårørendeforeningen ved Stjørdal Bosenter 040/15 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon oppstart 041/15 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll - oppstart 042/15 Kontrollkomiteens årsplan / møteplan for /15 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon /15 Selskapskontroll - FIDES AS Steinkjer, Einar Østereng leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf /

2 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 038/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 038/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet 1 Stjørdal kommune Valg av kontrollkomite Vedlagt Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

3 Vedtak i Kommunestyret Medlemmer: Einar Østereng (leder) Elin Friheim Marius Haugan Lillegjære Bjørn Emil Nesset (nestleder) Inger Vikan Svee Vara: Gunnhild Birgitte Sætren Bodil Prestmo Paal William Craig Furunes Arild Gressethvold Wenche Skjei Helgesplass Behandling i Kommunestyret Joar Håve (AP) fremmet følgende forslag: 1. Einar Østereng Vara: Gunnhild Birgitte Sætren 2. Elin Friheim Vara: Bodil Prestmo 3. Marius Haugan Lillegjære Vara: Paal William Craig Furunes Som leder foreslås: Einar Østereng. Ole Hermod Sandvik (H) fremmet følgende forslag: Bjørn Emil Nesset Frp Arild Gressethvold Frp Inger Vikan Svee SP Wenche Skjei Helgesplass SP Ordføreren fremmet følgende forslag: Valg til kontrollkomiteen gjennomføres som avtalevalg med bakgrunn i fremlagte forslag/innstilling fra partigruppene med følgende sammensetning: Einar Østereng (leder) Vara: Gunnhild Birgitte Sætren Elin Friheim Vara: Bodil Prestmo Marius Haugan Lillegjære Vara: Paal William Craig Furunes Bjørn Emil Nesset (nestleder) Vara: Arild Gressethvold Inger Vikan Svee Vara: Wenche Skjei Helgesplass Ordførerens forslag enstemmig vedtatt.

4 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 039/15 HENVENDELSE FRA PÅRØRENDEFORENINGEN VED STJØRDAL BOSENTER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 039/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar saken til orientering. Vedlegg 1. Henvendelse fra pårørendeforeningen ved Stjørdal bosenter, datert Svar og kommentarer, datert , Stjørdal kommune 3. Kopi av møtereferat fra møte mellom pårørendeforeningen og Etat omsorg den Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 28/15 Saksopplysninger Kontrollkomiteen har mottatt en henvendelse fra pårørendeforeningen ved Stjørdal bosenter, datert , se vedlegg 1. Kontrollkomiteen anmodet administrasjonen om kommentarer på bakgrunn av henvendelsen fra pårørendeforeningen. Administrasjonens svar og kommentarer ble mottatt den , se vedlegg 2. Henvendelsen og administrasjonens svar og kommentarer ble lagt fram for kontrollkomiteen, jf. sak 28/15. Kontrollkomiteen ba i sitt vedtak om sak knyttet til pårørendeforeningens spørsmål og administrasjonens svar og kommentarer i førstkommende møte. Det har vært avholdt et møte mellom administrasjonen og pårørendeforeningen den Kopi av møtereferatet følger vedlagt, se vedlegg 3. Det vises til vedleggene i sin helhet. Vurdering Kontrollkomiteen har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollkomiteens tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollkomiteen skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene.

5 Kontrollkomiteens er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet på forvaltningens område. Administrasjonen synes å ha gitt tilfredsstillende svar på de spørsmål Beboerforeningen ved Stjørdal bosenter har reist. Kontrollkomiteen anbefales derfor å ta saken til orientering. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

6 Fra: Kaspersen, Alf Sendt: 8. juli :36 Til: Paul Ivar Stenstuen Kopi: Bjørn Kristoffersen Emne: VS: Ang. brev Viser til mail fra Bjørn Kristoffersen styreleder pårørendeforeningen Stjørdal Bo-senter, som etterspør lovlighet ved og om kommunen har en forsvarlig forvaltningspraksis mot beboerne i bo-sentret på flere berørte områder. Ber om at dette settes opp som referatsak på neste møtet, med en diskusjon om videre saksbehandling av spørsmålene. Regner med at vi tar en forberedende drøfting av dette på vårt internmøte den 18 august. Alf Kaspersen Fra: Bjørn Kristoffersen [mailto:bjorn.m.kristoffersen@gmail.com] Sendt: 8. juli :09 Til: Kaspersen, Alf Emne: Re: Ang. brev Stjørdal Kommune Kontrollkomiteen v/komiteleder Alf Kaspersen Ang. kommunens forhold som utleier og driftsansvarlig ved Stjørdal Bosenter. Gjelder kommunale vedtak om leieforhold i forhold til brukernes rettigheter til informasjon, samt utgifter til mat, parkering og adgang til fellesstuer. I tillegg noen uklarheter i forhold til mulige bortfall av fremtidige rettigheter i eldreomsorgen. Kommunestyret med virkning fra og med 1. mai 2014 valgte på grunn av stram økonomi å legge ned bemanningen for helg- og helligdager på kantina, samt bebudet at det fra skal oppgradere kostabonnementet fra kr til kr Ber om at kontrollkomiteen er oss behjelpelig med å besvare noen spørsmål ved å tolke arkivsak 05/01573 vedrørende STJØRDAL BOSENTER HUSLEIETAKSTER. I tillegg Serviseerklæringen av ( ), leiekontrakt og VEDTAK OM KOSTABONNEMENT Reg. nr. 4810/2015. Spørsmål som ønskes besvart og fulgt opp i de tilfeller kommunen har begått feil. * Har kommunen rett til å benytte de (nå 10) ledige parkeringsplassene som pårørendeforeningen mener beboerne betaler driftsutgifter for, uten at brukerne får refundert utgifter. * Har kommunen rett til å benytte en fellesstue i 2. etasje til personalrom som pårørendeforeningen mener beboerne betaler driftsutgifter for, uten at brukerne får refundert utgifter. * Er det en riktig eller feil tolkning av serviceerklæring og leieavtale når kommunen i samband med salderingsdebatten 19. juni 2014 ovenfor beboerne uttalte at betjent kantine i helgene ikke var et lovpålagt tilbud. * Kan kommunen pålegge kostabonnentene å motta og betale for både middag og dessert og seriøst hevde at dette fra skal være å betrakte som en og samme bestilling. * Kan personale i likhet med at de i dag uten videre tar i bruk og benytter fellesstue og parkeringsplasser, også trekke dette litt lengre ved gebyrfritt å benytte seg av den maten som blir overflødig fra dagens levering fra Sentralkjøkkenet. * Kan mengde mat da for enkelte abonnenter reduseres til levering av halve porsjoner når det over tid viser seg at levering fra Storkjøkkenet er for stor.

7 Og har abonnenten i slike tilfeller krav på å kunne forhandle om å få redusert prisen på sitt abonnement, slik at den står i forhold til det reelle daglige forbruket. * Hvem har myndighet til å utarbeide serviceerklæringer. Og kan disse utarbeides uten samtykke med, eller at leietakere er representert eller informert. * Er det kommunen alene som uten videre i forhold til sin økonomi kan vedta at helge- og helligdagsdrift av bosenterkantinene innen sin kommune ikke er å betrakte som et lovpålagte tilbud. * Kommunen som utleier og plikter i forhold til informasjonsflyt etter vedtak som griper inn i leietakernes økonomi og sosiale hverdag. * Er ansettelse av aktivitør noe leietakerne kan kreve, eller er dette et ikke lovpålagt tilbud. * I hvor stor grad kan en kommune benytte seg av organisert bruk av frivillige for å imøtekomme innholdet i en leiekontrakt og en serviceerklæring. Stjørdal 8. juli Bjørn Kristoffersen Styreleder Pårørendeforeningen Stjørdal Bosenter Innherredsveien 53 d 7503 Stjørdal Tlf juli 2015 kl skrev Kaspersen, Alf <alf.kaspersen@forsvarsbygg.no>: Ja men det var ikke noe vedlegg med i mailen, da må du ha glemt det. For ingenting sto om saken i mailen jeg fikk. Alf K Fra: Bjørn Kristoffersen [mailto:bjorn.m.kristoffersen@gmail.com] Sendt: 8. juli :48 Til: Kaspersen, Alf Emne: Re: Ang. brev Hei! Brevet er ikke sendt pr. post. Slik jeg forsto deg var det godt nok å bare henvise til saksnr. o.l. Hvis det er vedlegg du mener å vil ha, kan jeg vel ordne dette. Men som sagt er det kun e-post som er benyttet til nå. Håper pårørendeforeningens problemstillinger blir behandlet, og at vi får noen oppklarende svar på det vi mener er på grensen til urettferdig behandling. Takker for at jeg fikk snakket med deg, og håper på tilbakemeldinger hvis det er noe, og at saken kan behandles den 18. september. Mvh. Bjørn Kristoffersen :38 GMT+02:00 Kaspersen, Alf <alf.kaspersen@forsvarsbygg.no>: Hei Det er greit å sende det til meg og jeg oversender det til sekretariatet. Det er jeg som «bestemmer» hva vi skal behandle på kontrollkomitemøtene. Er brevet sendt pr post?

8 Det var ikke med noe vedlegg. Alf K Fra: Bjørn Kristoffersen [mailto:bjorn.m.kristoffersen@gmail.com] Sendt: 8. juli :18 Til: alfkaspersen@forsvarsbygg.no; Kaspersen, Alf Emne: Ang. brev Hei! Har nettopp oversendt brev til kontrollkomiteen via deg. Ber om tilbakemelding i fall dette er formulert feil før det oversendes sekretariatet for videre behandling. Mvh. Bjørn Kristoffersen

9

10

11 STJØRDAL BOSENTER MØTEREFERAT Tid: Tirsdag kl Til stede: Fra pårørendeforeningen ved Stjørdal Bosenter Bjørn Kristoffersen (leder), Geir Arne Rødde (kasserer), Kari Mette Urstad (styremedlem), og fra Stjørdal kommune Hans Frederik Selvaag, Terje Johnsen, Arne E. Tveit. Sted: Videorommet, Rådhuset 3.etg. Hans Frederik innledet med redegjørelse: - P.g.a. innsparingskrav fra politisk nivå ble bemanningen på kantina tatt bort på helg. Dette skjedde fra Vedtak i kommunestyret 18. juni: «Kantinedriften ved Stjørdal Bosenter utvides til likt tilbud som de andre bosentra i kommunen». - Frivillighetssentralen er tilbudt kr ,- (ca. kr. 300,- pr. time) for å bemanne kantina 3 timer lørdag og 3 timer søndag fra 19.september og ut året Dette har de takket nei til. I sommer ble de av daværende komiteleder forespeilt en sum på kr ,- for perioden 1.aug. og ut året (for 5 mnd.). Hans Frederik nevnte at likhet ved alle bosentra også kan bety at det blir redusert tilbud ved alle kantinene, avhengig av budsjettvedtak for 2016 i kommunestyrets møte 17.desember. Kommunen sparte 0,8 årsverk på å ta bort kantinebemanningen i helgene ved Stjørdal Bosenter, omregnet til ca. kr ,-. Bjørn Kristoffersen tok opp spørsmål om bruk av parkeringskjelleren og fellesstuene, at kommunen beslaglegger disse uten at beboerne får økonomisk kompensasjon. Svar fra kommunen: Da bosenteret ble bygd var det pålegg om bygging av parkeringskjeller. Beboerne betaler imidlertid ikke for parkeringsplasser, men de kan disponere 13 av plassene til korttidsbruk (f.eks. ved besøk), men ikke til langtidsparkering. Fellesstua i 2.etg. benyttes 1 time om dagen av de ansatte til rapportering ved vaktskifte. Skulle dette komme i veien for pårørende, viker de ansatte plassen. Hver beboer betaler i husleia for 10m2 fellesareal. Siden det er fellesareal langt utover det beboerne betaler for, finner en det rimelig at kommunen til tider kan benytte fellesarealet, så sant det ikke kommer i veien for beboernes aktiviteter. Hans Frederik ga tilbud til pårørendeforeningen om tilskudd på kr ,- for å bemanne kantina, f.eks. kl lørdag og søndag ut året. Evt. kan pårørendeforeningen leie inn andre til å gjøre jobben. Men vær obs. på å ikke komme i arbeidsgiverrolle. Hvis det ikke er aktuelt å ta på seg en slik oppgave i år, kan vi ha et nytt møte på nyåret når budsjettet for 2016 er vedtatt og kjent. Svar fra pårørendeforeningen: Dette må de drøfte i styret. Evt. kan det bli aktuelt i Selv om det muligens er 100 pårørende til de 50 som bor på bosenteret, vil av erfaring belastningen falle på noen få. Pårørendeforeningen stilte spørsmål til Frivillighetssentralen arbeid. Svar fra kommunen: De gjør en masse bra arbeid, særlig i forhold til innvandrere/flyktninger. Og mat som hentes gratis på butikk deles ut hver uke til trengende. De mottar hvert år tilskudd fra kommunen på litt under 1 mill.kr. Dette dekker bl.a. lønn til daglig leder.

12 Bjørn Kristoffersen fortalte at pårørendeforeningen har kjøpt kaffetrakter og ismaskin. Det var tungvint at disse var innelåst på kantinekjøkkenet. Svar fra kommunen: Hvis det er ønskelig må det kunne vurderes at dette utstyret monteres utenfor skranken, til fri disposisjon for pårørende. Pårørendeforeningen bekreftet at de er fornøyd med den pleie og omsorg som utøves på Stjørdal Bosenter, likeså med selve bosenteret. Bjørn Kristoffersen ønsket å få tilgang til dokumenter i saken om tilsyn fra Mattilsynet. Dette vil han få oversendt på mail. Arne E. Tveit ref. Tillegg: Dokumentet fra Mattilsynet ble oversendt til Kristoffersen med e-post

13 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 040/15 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OPPSTART Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 040/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. Kontrollkomiteen ber om å bli holdt orientert underveis. 2. Overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon sees i sammenheng med overordnet analyse og plan for selskapskontroll. Den overordnede analysen må på aktuelle områder ivareta hensynet til alle de samarbeidende kommunene og deres innbyggere. 3. Kontrollkomiteen ber i tillegg revisor skissere et mulig opplegg for etterlevelsesrevisjon knyttet til vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet (som eksempel formannskap, komiteene, de politiske nemdene mv. og administrasjonen). 4. Kontrollkomiteen ber sekretær rette en henvendelse til de øvrige kontrollutvalgene i Værnesregionen vedr. kontroll og tilsyn knyttet vertskommuneområdende, slik at det legges til rette for forventningsavklaringer og mulige innspill. 5. Forslaget til plan for forvaltningsrevisjon skal legges fram for kontrollkomiteen til behandling i løpet av første halvår Kontrollkomiteen ønsker å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger og inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog om forvaltningsrevisjon i forbindelse med behandlingen av planforslaget i kontrollkomiteen. Vedlegg 1. Kontrollkomiteens sak 27/15 2. Oppsummering etter felles møte for kontrollkomiteen og kontrollutvalgene i Værnesregionen, KomSek Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Plan for forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven. Saksopplysninger Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave. Kontrollkomiteen skal sørge for at det blir utarbeide en plan for gjennomføring. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet og godkjent av kommunestyret innen

14 Det vises her bl.a. til kontrollutvalgsforskriftens 9: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kommunen deltar i et interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Departementet gir i Ot. Prp om endringer i kommuneloven bl.a. uttrykk for følgende under kapittel 5.8 kontroll og revisjon: Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre det løpande tilsynet med måten vertskommunen utfører dei oppgåvene på som kommunen har fått frå andre kommunar. Kontrollutvala i dei andre kommunane vil ikkje ha ansvar for å føre tilsyn med den interne drifta i vertskommunen. Men ettersom eit vertskommunesamarbeid kan innebere overføring av oppgåver og avgjerdsmakt til ein annan kommune, kan det reisast spørsmål om ikkje kontrollutvala i dei kommunane som deltek i samarbeidet, bør få eit ansvar for å føre tilsyn med måten vertskommunen handterer slike saker på. Særleg gjeld dette der det er tale om avgjerder i vertskommunen som får direkte verknad for innbyggjarane i ein annan kommune. Rett nok vil avgjerdene og den faktiske verksemda skje i vertskommunen, men det vil vere kvar enkelt kommune som til slutt er ansvarleg for at innbyggjarane der også i slike saker mellom anna får dei ytingane dei har krav på etter lova. Departementet kom på denne bakgrunnen til at kontrollutvala i dei ulike kommunane bør ha krav på informasjon om avgjerder og verksemd i vertskommunen som rettar seg mot innbyggjarane i den aktuelle samarbeidskommunen eller mot sjølve kommunen. På grunnlag av ein slik informasjonsrett vil kvar enkelt kommune mellom anna på grunnlag av vurderingane i kontrollutvalet for det første kunne vurdere om vertskommunesamarbeidet skjer innanfor ramma av det som er avtalt. Dernest vil det også gi høve til å vurdere løpande om vertskommunesamarbeidet er eigna til å realisere dei målsetjingane kommunestyret har. Dette kan gi grunnlag for å vurdere endringar i avtalen eller i rutinar som er knytte til vertskommunesamarbeidet, med sikte på forbetringar.

15 Departementet fant det ikke hensiktsmessig å lovfeste en generell rett for kontrollutvalgene i samarbeidskommunene til å føre tilsyn med den interne driften i vertskommunen, og departementet ga videre uttrykk for at: Kontrollutvalet i vertskommunen vil ha ansvar for å føre løpande tilsyn med verksemda i (verts)kommunen etter dei vanlege reglane. At delar av verksemda dreier seg om saker der myndigheita er delegert frå andre kommunar, bør ikkje endre på dette. Dette samarbeidet har etter hvert utviklet seg til å bli en relativt omfattende interkommunal samarbeidsordning. De deltakende kommuner har for øvrig valgt å organisere deler av samarbeidet som vertskommune med politisk nemd (med delegert myndighet). Kontrollkomiteen arrangerte en felles temadag for alle kontrollutvalgene i Værnesregionen knyttet til barnevern og det barn og familierettede arbeid den I etterkant behandlet kontrollkomiteen sak 27/15 vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjon knyttet til disse temaene. Kontrollkomiteen traff slikt vedtak i saken: 1. Kontrollkomiteen registrerer at det er igangsatt et omfattende utviklings- og forbedringsarbeid og avventer situasjonen før det eventuelt iverksettes forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber om nye orienteringer om 1 år. 3. Kontrollkomiteen ber sekretær utarbeide et kortfattet notat som oppsummerer møte. 4. Kontrollkomiteens vedtak oversendes kontrollutvalgene i de samarbeidende kommunene, med kopi til regionrådet. Da saken inneholder momenter som har betydning for planarbeidet vedlegges saksprotokoll og det oppsummerende notat. Det vises til disse i sin helhet. Vurdering Forvaltningsrevisjon har et todelt formål. Forvaltningsrevisjon skal på den ene side påse at forvaltningen skjer iht. gitte regler og vedtak (de ytre rammer for forvaltningen). På den annen side skal forvaltningsrevisjon bidra til at kommunen både blir flinkere, og utnytter de betrodde midler mer effektivt innenfor forvaltningens frie handlingsrom. Forvaltningsrevisjon (og selskapskontroll) skal således ha elementer av både kontroll og læring. Norske kommuner utøver myndighet på mange områder som har avgjørende betydning for innbyggerne. Kommunen skal ivareta både samfunnets og den/de enkeltes interesser. Hvordan kommunen fyller denne rollen, og i hvilken grad kommunen sørger for å gi innbyggerne likebehandling og rettssikkerhet kan være et interessant tema. Norske kommuner disponerer en betydelig del av samfunnets ressurser. I hvilken grad kommunen har sørget for en effektiv og målrettet utnyttelse av de ressursene den er blitt betrodd er et eksempel på et annet interessant tema. En har ikke ressurser til å besvare alle tenkelige spørsmål. Planen skal derfor baseres på overordnet analyse av kommunens virksomhet. Det enkelte prosjekt skal velges ut fra risiko og vesentlighetsvurderinger.

16 En «vet» på forhånd at det meste er i orden. Men uansett hvor god en er kan alle bli bedre. Kontrollkomiteen må derfor ha et bevist forhold til hvorvidt en med forvaltningsrevisjon ønsker å få bekreftet hvorvidt alt i hovedsak er på plass eller om en ønsker å sette fokus på forbedringspunkter og områder hvor kommunen kan bli flinkere. Kontrollkomiteen har også ansvaret for at det føres tilsyn med hvordan oppgavene det samarbeides om blir ivaretatt på vegne av alle de samarbeidende kommunestyrene. Det er derfor viktig at dette blir gjort på en måte som skaper tillit til at denne oppgaven blir tilfredsstillende ivaretatt også overfor de øvrige kommunene. En har over tid hatt et tett og godt samarbeid mellom kontrollutvalgene i Værnesregionen. Det foreslås at dette samarbeidet videreføres. Kontrollkomiteen har tidligere diskutert etterlevelsesrevisjon mht. vedtak truffet med hjemmel i lov og delegert myndighet og hvordan dette kan løses. (Tilsyn med organer underordnet kommunestyret - herunder de politiske nemdene og administrasjonen) Det foreslås derfor at en ber revisor skissere et mulig opplegg for dette. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll bør derfor sees i sammenheng. Planarbeidet vil være en lang prosess. På det nåværende tidspunkt er det derfor viktig at kontrollkomiteen treffer vedtak om å igangsette planarbeidet. Det legges opp til at kontrollkomiteen vil bli holdt orientert underveis i planarbeidet. Det synes interessant for kontrollkomiteen å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det foreslås derfor at ordføreren og rådmannen blir invitert til en dialog i forbindelse med behandlingen av kontrollkomiteens planforslag i kontrollkomiteen. Det understrekes imidlertid at forvaltningsrevisjon ikke kan sees som en del av rådmannens egen oppfølging, eller komme til erstatning for denne. Dersom kontrollkomiteen ønsker at revisor skal belyse eventuelle konkrete temaer og problemstillinger i forbindelse med analysearbeidet, vil en anbefale at kontrollkomiteen gir så klare avgrensninger som mulig. Dette for at det skal være mulig å veie disse opp mot andre risikoutsatte områder i den overordnede analysen. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

17 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 041/15 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - OPPSTART Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 041/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen ber revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse plan for selskapskontroll. Overordnet analyse plan for selskapskontroll sees i sammenheng med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollkomiteen ber om å bli holdt orientert underveis. 3. Forslaget til plan for selskapskontroll skal legges fram for kontrollkomiteen til behandling i løpet av 1. halvår Kontrollkomiteen inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog mht. selskapskontroll og eierstyring. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Plan for selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Kommuneloven. Saksopplysninger Kontrollutvalgsforskriftens sier følgende om selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Paragrafen ble endret den 6 des og endringen ble ikraftsatt fra 1 jan Endringen innebærer at nå er et krav om at det skal gjennomføres en overordnet analyse av kommunens eierskap i forbindelse med utarbeidelse av plan for selskapskontroll. For inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen 31. desember 2016.

18 14.Selskapskontrollens innhold Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Kommunen har typisk flere roller i forhold til de selskapene kommunen har eierskap i. For det første har kommunen eierrollen. I mange tilfeller skal selskapene levere tjenester til kommunen selv eller direkte til innbyggerne. I slike tilfeller har kommunen også kjøperrollen. I tillegg vil kommunen ofte ha rollen som offentlig myndighet og/eller tilsynsmyndighet. Det finnes også eksempler på at kommunen har delegert offentlig myndighet til selskap den har eierskap i. Det er derfor nødvendig med en klar forståelse for avgrensningen mellom de ulike rollene og hva som er et hensiktsmessig samspill mellom disse. Det er også nødvendig med en klar forståelse for kommunalt eierskap som virkemiddel, med de begrensninger og muligheter ulike eierskapsformer gir mht. eierstyring. Kontrollkomiteen har fra tidligere prosjektet «Følge byggeprosjektet Stjørdal regionale Kulturhus» under bestilling hos revisor, jf. sak 21/11. Vurdering Saken legges nå frem for kontrollkomiteen med forslag om at revisor starter arbeidet med den overordnede analysen og utarbeidelse av plan for selskapskontroll. Det er viktig at dette arbeidet kommer i gang så snart som mulig. Selskapskontroll(og forvaltningsrevisjon) skal ha elementer av både kontroll og læring. Kommunen har valgt selskapsformen for deler av sin virksomhet og tjenesteproduksjon. Planverkene for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon bør derfor ses i sammenheng. Det synes hensiktsmessig at det i størst mulig grad er enighet om hvilke kriterier det er rett å vurdere kommunens eierskapsforvaltning mot. Det er også interessant for kontrollkomiteen å høre ordførerens og rådmannens egne risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det foreslåes derfor at kontrollkomiteen inviterer ordføreren og rådmannen til en dialog i forbindelse med behandling av plan for selskapskontroll.

19 Forslaget til plan for selskapskontroll skal legges frem for til behandling i kontrollkomiteen i løpet av 1. halvår Kommunestyret skal deretter behandle kontrollkomiteens forslag til plan for selskapskontroll for inneværende perioden Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

20 Stjørdal kommune Kontrollkomiteen Kontrollkomiteens årsplan for 2016 Vedtatt i kontrollkomiteens møte den 10. november 2015, Sak 42/15 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

21 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING KONTROLLKOMITEEN KONTROLLKOMITEENS HJEMMEL KONTROLLKOMITEENS ANSVAR OG ARBEIDSOMRÅDE KONTROLLKOMITEENS VIRKSOMHET MØTER I KONTROLLKOMITEEN REGNSKAPSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON SELSKAPSKONTROLL ANDRE OPPGAVER ETTERLEVELSESREVISJON BEFARING/BESØK ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET HENVENDELSER FRA PUBLIKUM OPPFØLGING AV REVISORS ARBEID RAPPORTERING ANNET KONTROLLKOMITEENS BUDSJETT PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I VEDLEGG KONTROLLKOMITEENS MØTEPLAN KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 2 AV 7

22 INNLEDNING Kommunestyret skal etter kommuneloven påse at kommunens virksomhet skjer innen for rammene av lovverket og egne vedtak. Kommunestyret kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kan omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret har også ansvaret for at de kommunale regnskaper blir revidert på betryggende måte. For å gjennomføre disse kontrolloppgavene skal kommunestyret velge et kontrollutvalg - i Stjørdal kommune benevnt som kontrollkomite. Jfr. kommunelovens (koml.) 76 og 77. Den delen av den kommunale egenkontrollen som utøves av kontrollkomiteen må ikke forveksles med kommunens internkontroll. Kommunens internkontroll er rådmannens ansvar. 1 KONTROLLKOMITEEN Kontrollkomiteen ble valgt av kommunestyret for perioden i møte den Kontrollkomiteen består av 5 faste medlemmer og 5 personlige varamedlemmer. Faste medlemmer Personlig varamedlem Navn Funksjon Navn Einar Østereng Leder Gunnhild Birgitte Sætren Bjørn Emil Nesset Nestleder Aril Gressethvold Marius Haugan Lillegjære Medlem Paal William Craig Furunes Elin Helene Friheim Medlem Bodil Prestmo Inger Vikan Svee Medlem Wenche Skjei Helgesplass Einar Østereng sitter i kommunestyret, mens Bjørn Emil Nesset og Inger Vikan Svee er valgt som vararepresentanter til kommunestyret. 1.1 KONTROLLKOMITEENS HJEMMEL Kontrollkomiteens arbeid er regulert av: Kommunelovens 76 til 80 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Kommunestyret har fastsatt et eget reglement for kontrollkomiteen. 1.2 KONTROLLKOMITEENS ANSVAR OG ARBEIDSOMRÅDE Kontrollkomiteen er valgt for å ivareta kommunestyrets kontroll- og tilsynsansvar. Med unntak for kommunestyret selv, skal kontrollkomiteen føre tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen - inklusive de øvrige folkevalgte organer. Kontrollkomiteens arbeidsområde er derfor altomfattende. KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 3 AV 7

23 En viktig del av kontrollkomiteens ansvar vil være å påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon), og at det blir ført kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollkomiteen skal videre påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger knyttet til hvorvidt norsk lov og politiske vedtak etterleves, samt systematiske vurderinger av forvaltningens effektivitet, produktivitet og måloppnåelse (forvaltningsrevisjon). I tillegg skal kontrollkomiteen påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper (selskapskontroll). Kontrollkomiteen skal ikke overprøve politiske prioriteringer fattet i samsvar med delegert myndighet. 2 KONTROLLKOMITEENS VIRKSOMHET 2.1 MØTER I KONTROLLKOMITEEN Møtene i kontrollkomiteen er åpne. Møtene vil være lukket i saker/orienteringer der lov- og regelverk hjemler taushetsplikt og lukket dør. Kommunens ordfører og kommunens revisor har møte- og talerett i kontrollkomiteens møter. Rådmannen innkalles når utvalget ønsker det. Det legges opp til 5 møter i 2016, se vedlegg REGNSKAPSREVISJON Kontrollkomiteen skal som nevnt påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Kontrollkomiteen skal holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av loven og god kommunal revisjonsskikk. Kontrollkomiteen skal følge opp eventuelle merknader og påpekninger fra revisor. Kontrollkomiteen skal avgi uttalelse til kommunestyret vedrørende kommunens årsregnskap og årsmelding før formannskapet avgir sin innstilling. 2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i koml. 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kommunestyret den , sak 112/12. Kontrollkomiteen skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Ny skal behandles av kommunestyret senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, dvs. innen utgangen av Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planarbeidet ble vedtatt igangsatt den , sak 40/15. KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 4 AV 7

24 Det tas sikte på at planen er ferdig behandlet av kontrollkomiteen i løpet av første halvår SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i koml. 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollkomiteen skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Kontrollkomiteen har prosjektet «Følge byggeprosjektet Stjørdal regionale Kulturhus» under bestilling hos revisor, jf. sak 21/11. Gjeldende plan for selskapskontroll ble behandlet av kommunestyret den , sak 113/12. Kontrollkomiteen har ansvaret for at det blir utarbeidet et forslag til ny plan. Ny plan skal være vedtatt av kommunestyret innen utgangen av ANDRE OPPGAVER Kontrollkomiteen kan til enhver tid ta opp saker som ligger innenfor dens ansvars- og kompetanseområde ETTERLEVELSESREVISJON Kontrollkomiteen skal iht. sitt mandat og oppgaver føre tilsyn med at lov, forskrift og politiske vedtak blir etterlevd av bl. formannskap, komiteer, de politiske nemdene og av administrasjonen. Kontrollkomiteen har til vurdering hvordan denne oppgaven best mulig kan ivaretas. Det tas sikte på at spørsmålet blir avklart i løpet av BEFARING/BESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten er det viktig at kontrollkomiteen har ressurser og anledning til å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet. Det legges opp til at kontrollkomiteen i løpet av 2015 vil besøke en utvalgt virksomhet ORIENTERING FRA POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE Kontrollkomiteen kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jfr. koml Dersom det er ønskelig av hensyn til behov for saksopplysninger, kan kontrollkomiteen også innkalle rådmannen i forbindelse med behandling av saker i møtene. Administrativ ledelse bør være til stedet ved kontrollkomiteens møte når regnskap og årsberetning for foregående år skal behandles. Det legges videre opp til et orienteringsprogram fra administrasjonen BESTILLING FRA KOMMUNESTYRET Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret. Kontrollkomiteen ser positivt bestillinger fra kommunestyret mht. saker og prosjekter kommunestyret ønsker at kontrollkomiteen skal følge spesielt opp. KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 5 AV 7

25 2.5.5 HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollkomiteen kan ta i mot henvendelser fra publikum, men kontrollkomiteen er imidlertid ikke et klageorgan og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet. Kontrollkomiteen avgjør selv i hvilken form og grad henvendelser fra publikum skal følges opp OPPFØLGING AV REVISORS ARBEID Kontrollkomiteen er pålagt å holde seg orientert om revisors arbeid, og skal bl.a. påse revisjonsarbeidet utføres i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Denne oppgaven blir ivaretatt med jevnlige orienteringer fra revisor. I tillegg har sekretariatet faste møter med revisjonen hvor bl.a. revisjonsarbeidet blir gjennomgått. Sekretariatet har iht. avtale rett til innsyn i revisjonens arbeidspapirer. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollkomiteen RAPPORTERING Kontrollkomiteen rapporterer årlig til kommunestyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende ANNET Det er viktig at kontrollkomiteen er gitt ressurser til å kunne holde seg oppdatert på sine arbeidsområder og med det kunne delta på kurs og konferanser som arrangeres både lokalt og nasjonalt 3 KONTROLLKOMITEENS BUDSJETT 2016 Kontrollkomiteen har utarbeidet forslag til samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, jf. sak 32/15. Kontrollkomiteens forlag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. 4 PLAN FOR MØTEVIRKSOMHETEN I 2016 Se vedlegget med kontrollkomiteens møteplan. Denne gir en oversikt over de faste temaene til behandling. Kontrollkomiteen forbeholder seg retten til på eget initiativ å foreta endringer i planen og evt. gå inn på andre saker eller prosjekter som ikke er nevnt. Endring av møteplan kan også bli nødvendig av hensyn til saksgang eller av andre årsaker. KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN FOR 2016 SIDE 6 AV 7

26 VEDLEGG KONTROLLKOMITEENS MØTEPLAN 2016 Temaer til behandling feb 22.apr 10.jun 09.sep 18.nov Referatsaker X X X X X Orientering fra sekretær Status revisjonsarbeidet/orientering fra revisjonen X X Orientering - kommunale regnskapsprinsipper og revisjon X Kontrollkomiteens årsrapport 2015 X Orientering/dialog med ordfører og rådmann X Kommunens økonomi X X Rådmannens systemrettede arbeid og sektorovergripende arbeid innen Etat omsorg X Planlagte orienteringer fra administrasjonen Rådmannens arbeid mht. barn, unge og familier - oppfølging av sak 27/15 Rådmannens oppfølging av KST sak 95/14 Forvaltningsrevisjon - intern kontroll og avvikssystem Arbeidsmiljø og sykefravær Uttalelse til årsregnskap/årsmelding 2015 X Rådmannens tilbakerapportering til kommunestyret vedrørende status for kommunestyre vedtak X Forvaltningsrevisjon X X Selskapskontroll X X Revisjonsstrategi mv. X Kontrollkomiteens årsplan/møteplan for 2017 Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet X X Orientering fra SKU AS/Kimen X Besøk ved utvalgt enhet Andre orienteringer fra administrasjonen Oppfølging av tidligere saker Andre saker X X X X

27 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 042/15 KONTROLLKOMITEENS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2016 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 042/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen vedtar det fremlagte forslag til Kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2016 for sin virksomhet i Kontrollkomiteen ber rådmannen merke seg kontrollkomiteens møtedatoer og ønskede orienteringer fra administrasjonen. 3. Kontrollkomiteens årsplan oversendes kommunestyret til orientering. Vedlegg Forslag til Kontrollkomiteens årsplan/møteplan for Ikke trykte vedlegg 1. Utkast til møteplan for Stjørdal kommune 2. Møteplan for Trondheimsregionen Saksopplysninger Forslag til kontrollkomiteens møteplan / årsplan for 2016 følger vedlagt denne saken. Årsplanen for 2016 samler kontrollkomiteens planer for sin virksomhet og er utarbeidet på et overordnet nivå. Planen inneholder derfor ikke en detaljert beskrivelse av kontrollkomiteens virksomhet. Det legges opp til 5 møter i Utkast til årsplan må ses på som en skisse over de aktiviteter kontrollkomiteen vil ta for seg i løpet av året. Det legges videre opp til at samarbeidet med kontrollutvalgene i de øvrige samarbeidende kommunene i Værnes regionen blir videreført. For at kontrollkomiteen skal kunne holde seg orientert om viktige sider ved kommunens virksomhet legges det opp til et orienteringsprogram fra administrasjonen, se også vedlegg til årsplanen. Som tidligere legges det også opp til at kontrollkomiteen inviterer ordføreren og rådmannen til gjensidig orientering og dialog.

28 Vurdering Kontrollkomiteen bør alltid innenfor planen ha rom til å foreta eventuelle nødvendige omprioriteringer. Årsplanen skal ikke vedtas av kommunestyret, men bør sendes kommunestyret til orientering. Saken legges med dette frem for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

29 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 043/15 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2015 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 043/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Den oppdragsansvarlige regnskapsrevisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Stjørdal kommune. (Legges fram i møte) Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I samsvar med gjeldende revisjonsstandarder skal revisor utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Revisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2015 i møtet. Den oppdragsansvarlige revisor vil i tillegg gå i gjennom den årlige egenvurderingen i møte. Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering mv, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning. Saken sees som et ledd i kontrollkomiteens oppfølging av og tilsyn med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold hos revisor vil kontrollkomiteen ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13.

30 Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

31 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 044/15 SELSKAPSKONTROLL - FIDES AS Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen Paul Stenstuen 044/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen oversender rapporten til kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar rapporten til etterretning, og ber om at det blir fremlagt sak om rullering av eierskapsmeldingen så raskt som mulig. Vedlegg 1. Rapporten «Selskapskontroll FIDES AS», KomRev Trøndelag IKS 2. Forslag til prosjektplan «FIDES AS selskapskontroll», KomRev Trøndelag IKS 3. Eierskapsmelding 2014 Stjørdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 32/14 2. Kommunestyrets sak 113/12 3. Kommunestyrets sak 112/12 4. Kontrollkomiteens sak 4/12 5. Kontrollkomiteens sak 3/12 6. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) med forskrifter 7. Forskrift om revisjon 8. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollkomiteen behandlet sak 22/14 «Forvaltningsrevisjon - rullering av plan» i møte den Kontrollkomiteen traff slikt vedtak i saken: 1. «Plan for forvaltningsrevisjon rulleres ved at prosjekt vedr. kommunens hjelpetjenester føres inn på listen med 1. prioritet. Prosjektet gjennomføres i sammenheng med selskapskapskontroll vedrørende FIDES AS. Resterende prosjekter rykker tilsvarende ned. 2. Kontrollkomiteen ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan for prosjektet med fremleggelse i neste møte.»

32 Revisors forslag til prosjektplan (Vedlegg 2) ble lagt fram for kontrollkomiteen i møte den , sak 40/14, med følgende problemstilling: «Eierskapskontroll Utøver Stjørdal kommune eierskapet i FID ES AS i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? Herunder: Eierskapsmelding og folkevalgtopplæring Formål med eierskapet, vedtekter og selskapets strategi Hvordan evaluerer eieren selskapets måloppnåelse? Sammensetning og funksjon til eierorgan Forvaltningsrevisjon/beskrivende del Hvilken rolle og oppgaver har de forskjellige aktørene? Hvordan samarbeider de forskjellige aktørene? Hvordan betales/finansieres tjenestene FIDES leverer?» Kontrollkomiteen traff bl.a. slikt vedtak i saken: «Kontrollkomiteen ber revisor gjennomføre selskapskontroll mht. FIDES AS i samsvar med forslag til prosjektplan og signaler i møte.» Kommunestyrets eierskapsmelding ble behandlet og vedtatt i møte den , sak 32/14, se vedlegg. I eierskapsmeldingen refereres et formål med selskapet som ikke fullt ut er i samsvar med ordlyden i det formål som er registrert i Brønnøysundregisteret (registrert den ): «Å være tiltaksarrangør av arbeidsmarkedstiltak, samt utvikle tilbud innen samfunnets behov for arbeids-, velferds- og inkluderingstjenester, og utvikle arbeidskraft for næringslivet. I tillegg skal selskapet erverve og eie fast eiendom med det formål å skaffe lokaler som selskapets virksomhet skal drives fra og drive utleie av fast eiendom i den grad deler av selskapets eiendom ikke nyttes til egen drift. Selskapet kan eie aksjer eller andeler i selskaper med tilsvarende virksomhet. Verdier som skapes i selskapet, skal disponeres i tråd med formålet og kan ikke utbetales som utbytte til aksjonærene.» Revisor har sluttført prosjektet og har levert sin rapport, se vedlegg 1. Det vises til denne i sin helhet. Revisor opplyser i fotnote nr. 4 at den opprinnelige problemstillingen i bestillingen var: «Utøver Stjørdal kommune eierskapet i FIDES AS i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring? Vi har ikke funnet kommunestyrevedtak som gir føringer (utover normene/ks-anbefalingene, se kap. 2.1) for hvordan kommunen skal utøve sitt eierskap i FIDES AS.» Iht. rapporten vurderer både etatsjef og enhetsleder for tjenester til voksne med særlige hjelpebehov kvaliteten på tjenestene som betraktelig bedre etter etableringen av FIDES AS enn da kommunen drev selv.

33 Revisor sier følgende i sin oppsummering: «Det er ikke uenighet mellom kommunen og FIDES AS om hva som er avtalt pris for tjenesten (og at denne prisen er billigere enn om kommunen skulle løst oppgavene selv), og at kvaliteten på det produktet som leveres er god. Det er imidlertid uenighet om hva som burde vært prisen på tjenestene, og det kan etter revisors vurdering være uheldig for forholdet mellom eier og selskapet. Situasjonen per nå er at etaten har sendt et brev til FIDES AS med beskjed om at de ønsker en reforhandling av avtalen. Revisor kan ikke si noe om hva som burde vært prisen; det er rådmannens privilegium å inngå avtaler. Vi har heller ikke funnet noe sammenligningsgrunnlag som eventuelt kunne gitt svar. I dette tilfellet er det snakk om en virksomhetsoverdragelse med overføring av både utstyr, ansatte og etablerte avtaleforhold, det vil være vanskelig å finne andre tilfeller som er tilnærmet like. Etatsjefen mener at kommunen som eier (ved ordfører) burde brukt sin posisjon til å sørge for lavere pris, mens ordføreren mener at dialogen om prissetting må foregå mellom selskapet og kommuneadministrasjonen som kunde, ikke på eierlinja. Ledelsen i FIDES AS på sin side mener at de må følge vanlige bedriftsøkonomiske prinsipper, og skape overskudd av bedriftens virksomhet. Særlig med tanke på investeringene selskapet står ovenfor i nye lokaler. Kommunen er både eier og kunde av FIDES AS, og i en slik situasjon er det viktig å ha tydelig rolleforståelse. Det er også en fordel om det etableres en mer felles virkelighetsforståelse mellom selger og kjøper av tjenestene. I den forbindelse kunne det kanskje vært nyttig med en årsrapport fra selskapet som beskriver utvikling i tjenestetilbudet, antall deltakere og gjennomføring med mer.» Vurdering Revisor gir uttrykk for at en ikke har funnet kommunestyrevedtak som gir føringer for utøvelsen av eierskapet i FIDES AS, og at problemstillingen knyttet til dette av den grunn er tatt ut fra rapporten. Da en ikke har funnet holdepunkter for at eierskapet eventuelt skulle vært utøvd i strid med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, burde dette kommet klart fram i rapporten. Rapporten berører imidlertid fler av de spørsmål kontrollkomiteen ønsket belyst. Bl.a fremkommer opplysninger som tyder på at kommunen som kjøper og selskapet som leverandør kunne være tjent med at kommunestyret som (med)eier tar (fornyet) stilling til hva kommunestyret ønsker å oppnå med eierskapet. En anbefaler på denne bakgrunn at rapporten blir videresendt til kommunestyret. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær

34 SELSKAPSKONTROLL FIDES AS STJØRDAL KOMMUNE OKTOBER 2015

35 KomRev Trøndelag IKS FORORD KomRev Trøndelag IKS har gjennomført denne selskapskontrollen på oppdrag fra kontrollkomiteen i Stjørdal kommune. Prosjektet er gjennomført i perioden mai til oktober Kontrollkomiteen skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm, jfr. lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr 5. Formålet med selskapskontrollen framgår av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Av dette følger at selskapskontrollen skal omhandle eierskapskontroll. Gjennom eierskapskontrollen kontrolleres hvordan kommunen forvalter sin eierinteresse. Selve aktiviteten i selskapet kan kontrolleres gjennom en forvaltningsrevisjon, dersom kommunen bestemmer det. 1 Revisor har vurdert egen uavhengighet overfor Stjørdal kommune, jfr. kommuneloven 79. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Revisjonsteamet har bestått av prosjektleder Vegard Wist, prosjektmedarbeider Marte Bjørnelv og kvalitetssikrer Unni Romstad. Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside Steinkjer, Unni Romstad (sign) Oppdragsansvarlig revisor Vegard Wist Prosjektleder 1 Forvaltningsrevisjon innebærer å gjøre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Fides AS Stjørdal kommune 1