Porsgrunn kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Vår ref. 14/ /BERO Per Solli Medlemmer og varamedlemmer Dato Gruppelederne Rådmann Revisor Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte: Dato: tirsdag Tid: kl Sted: Rådhuset, Møterom 3 etg Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf Vara møter bare etter egen innkalling. Svein Tore Uldal er inhabil i sak 64/2014 og vara, Per Solli, innkalles Vedlagt følger sakene 58/14-64/14 Kl 0900: MØTE MED GRUPPELEDERNE v/gruppelederne Kl 1030: PORSGRUNN KOMMUNE - BUDSJETT 2015 v/rådmannen Etter møtet inviteres kontrollutvalget til julemiddag. Porsgrunn, (sign.) Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 58/14 14/873 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /14 14/878 MØTE MED GRUPPELEDERNE /14 14/876 PORSGRUNN KOMMUNE - BUDSJETT /14 14/877 SAMHANDLINGSREFORMEN I GRENLAND DELRAPPORT :: PORSGRUNN KOMMUNE 62/14 14/875 ORIENTERING FRA REVISOR /14 14/874 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER /14 14/871 SELSKAPSKONTROLL GRENLAND HAVN IKS

3 Sak nr. 58/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Arkivsaksnr.: 14/873 Arkivkode: /14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møteprotokoll godkjennes. Møteprotokollen fra legges fram for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll Sak 58/14 Side 3 av 13

4 Sak nr. 59/14 MØTE MED GRUPPELEDERNE Arkivsaksnr.: 14/878 Arkivkode: /14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget takker gruppelederne for møtet og vil følge opp synspunktene som kom fram under behandlingen. inviterer gruppelederne i Porsgrunn kommune: Adrian Ness Løvsjø; Anne Karin Hansen; Endre Løwe; Gro Lorentzen; Ole Henrik Lia; Pål Berby; Sverre Siljan; Tord Samdal; Åge Frisak ønsker å informere om sin virksomhet. Videre ber kontrollutvalget om å få innspill og synspunkter på tema/saker gruppelederne ønsker at kontrollutvalget prioriterer. Hva er de 3 viktigste problemområdene fra hver gruppeleder? har tidligere hatt møte med lederne av hovedutvalgene. Her ble det satt fokus på følgende stikkord/tema: Rapporter og saker som er tatt opp i kontrollutvalget o Selskapskontroll, forvaltningsrevisjon og oppfølging av vedtak Prosjektstyring ble diskutert. Diskusjon om hvor dypt/detaljert kontrollutvalget bør gå i valgte prosjekter. Prosjektene som kontrollutvalget har tatt opp er komplekse. Det er bra at kontrollutvalget spisser vedtak og er tydelige. Saker som kontrollutvalget tar opp og som det blir interesse for i media, her bør lederne i hovedutvalgene informeres. Det er viktig at de har kunnskap om saken når de får spørsmål fra media. Mange saker i bystyret og hovedutvalgene. Ønskelig at kontrollutvalget tar opp saken om debatt rundt Delegasjonsreglementet. God tilbakemelding på kontrollutvalgets Seminar om Samhandlingsreformen. må passe på sin egen frie posisjon. Sak 59/14 Side 4 av 13

5 Sak nr. 60/14 PORSGRUNN KOMMUNE - BUDSJETT 2015 Arkivsaksnr.: 14/876 Arkivkode: /14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar presentasjonen av kommunens handlingsprogram og årsbudsjett 2015 til orientering. Rådmannen har utarbeidet handlingsprogram , -årsbudsjett Dette er sendt til politisk behandling. Rådmannen kommer i møte og presenterer handlingsprogrammet og årsbudsjettet for Handlingsprogram og årsbudsjett vedtas av bystyret i desember Rådmannen skriver følgende i innledningen til handlingsprogrammet for : «Hovedpunkter i samfunnsoppdraget Kjernen i det samfunnsoppdraget en kommune forutsettes å levere er tjenester som sikrer gode oppvekstsvilkår for barn og unge, som bidrar til at innbyggerne opplever en trygg alderdom og som sikrer at befolkningen i sin alminnelighet og de som har større utfordringer i livet enn gjennomsnittet opplever god tilrettelegging og gode velferdstjenester. Kommunen forutsettes å bidra til at barn og unge, bl.a. gjennom det tilbud som gis i barnehage og skole, skal gis et godt grunnlag for å kunne fungere i samfunnet. Av de målinger som gjennomføres ser vi at Porsgrunn ligger blant de fremste i vår region når det gjelder kvalitet i barnehage og skole. Sammenlignet med landet som helhet ligger Porsgrunn omtrent på landsgjennomsnittet. Det har vært fremgang for Porsgrunn på de fleste av de kvalitative indikatorene i slike målinger i de senere år. Kommunen har ambisjoner om fortsatt forbedring av arbeidet på dette området. Utfordringen er å få dette til innenfor de økonomiske rammebetingelser som kommunen må forholde seg til. På helse-, omsorgs- og velferdsområdet er utfordringene og ambisjonene mangfoldige og sammensatte. Et fremtredende trekk ved utviklingen er en sterkere satsing på helsefremmende tiltak og forebygging. Den demografiske utviklingen i landet og ikke minst i Porsgrunn tilsier at det må gjøres betydelig endringer i måten helse,- omsorgs- Sak 60/14 Side 5 av 13

6 og velferdstilbudet i kommunene innrettes på. Et eksempel på dette er det som inkluderes i uttrykket «hverdagsrehabilitering». I dette ligger at det bør satses tungt på trening i eget hjem for en avgrenset periode, for derigjennom både å øke brukerens mestringsfølelse og bidra til å redusere varige og omfattende tjenestebehov. Innovative løsninger, herunder velferdsteknologi, peker seg også ut som et satsingsområde. Kommuneplanens samfunnsdel peker på den svake befolkningsveksten i Porsgrunn og Grenland. Så langt i 2014 ser utviklingen ut til å gå i noe mer positiv retning. Befolkningsveksten har stor betydning også for utviklingen i kommuneøkonomien. I handlingsprogrammet er det tatt utgangspunkt i de mål og ambisjoner som fremgår av kommuneplanens samfunnsdel. Således er det i handlingsprogrammet lagt opp til en noe høyere befolkningsvekst enn den vi har opplevd i Porsgrunn i de senere år. Store nasjonale infrastrukturprosjekter vil sette sitt preg både på samfunnsutviklingen og på kommunens ressursbruk i de nærmeste årene. De mest omfattende av disse er fremføring av ny firefelts motorvei over Eidangerhalvøya og videreføring av jernbanen til Skien og sørover herunder ikke minst utviklingen av stasjonsområdet i Porsgrunn. Også fremføringen av ny fylkesvei 32 langs Lilleelva og utviklingen av nye næringsområder (eksempelvis i Langangen), vil forhåpentligvis være positive drivere for samfunns-utviklingen i Porsgrunn. Økonomi Porsgrunn er i nasjonal sammenheng en lavinntektskommune, med litt under 90% av gjennomsnittlig inntektsnivå sammenlignet med alle landets kommuner. Porsgrunn er allikevel den kommunen i Telemark med nest høyst gjennomsnittlig inntekt pr. innbygger. Befolkningens alderssammensetning har også betydning. Porsgrunn har en svak (tilnærmet ingen) vekst i aldersgruppen 0-15 år og en forholdsvis sterk vekst i andelen eldre. Disse forholdene påvirker kommuneøkonomiens store inntektsposter; skatt og rammetilskudd. Demografien har selvsagt også betydning for tjenesteproduksjonen, og dermed også for kommunens ressursbruk. De siste år har Porsgrunn kommune - med unntak for to år hatt store finansinntekter. Dette skyldes at kommunen har hatt og har en stor likvid formue som er plassert i instrumenter som har gitt god avkastning. I tillegg har kommunen nytt godt av store utbytter tilknyttet sin eierandel i Skagerak Energi AS. Typisk utbytte herfra har variert mellom 40 og 85 millioner kroner pr. år. Det sistnevnte inntektselementet er nå for alle praktisk formål borte i alle fall til år Både avkastningen av plasseringene og utbyttet fra energiselskapet har stort sett i sin helhet gått med til å finansiere drift eller investeringer i mange år. Når konservativt anslått 40 millioner i inntekt i form av utbytte nå er borte på tilnærmet varig basis og det i tillegg heller ikke lenger er anledning til å føre mva-refusjon på investeringer som driftsinntekt (utgjorde ca. 40 millioner kroner i 2013), innebærer det i alle fall et inntektsbortfall på 80 millioner kr. på årsbasis sammenlignet med tidligere år. Noe av dette (henimot halvparten) er hentet inn gjennom det kontinuerlige forbedringsarbeid knyttet til driften, men det gjenstår altså et gap på 40 millioner kroner som må lukkes. Kostnadsreduksjoner i form av forbedringsarbeid forutsettes å fortsette på samme nivå som nå i et par år, med noe avtrapping mot slutten av perioden. I tillegg foreslås det å øke eiendomsskatten fra Disse tiltakene vil medføre at driften vil gå i balanse fra et stykke ut i 2016, for deretter å bidra til et overskudd i de påfølgende år. Det siste er særlig nødvendig for å kunne tilrå bystyret å opprettholde de investerings-ambisjoner som er vedtatt. Underskuddene i Sak 60/14 Side 6 av 13

7 2014 og 2015 foreslås saldert ved bruk av fondsmidler. Skulle man mot formodning ikke lykkes med de tiltak som er beskrevet ovenfor, vil tilgjengelige salderingsmuligheter (fonds) være brukt opp senest medio Det investeringsprogrammet som fremgår av forslaget reflekterer i hovedsak de prosjekter bystyret allerede har vedtatt. De største prosjektene er nye sykehjem på Mule og Vestsiden, nytt oppvekstsenter i Brevik og ny svømmehall på Kjølnes. Bystyret har vedtatt at netto lånegjeld pr. innbygger ikke skal overstige dagens nivå ved utløpet av planperioden. Dette kombinert med den generelle tilstand i Porsgrunn kommunes økonomi tilsier at det ikke kan åpnes opp for nye investeringsprosjekter i planperioden. Interkommunalt samarbeid Porsgrunn kommune deltar i en rekke (mer enn 30) samarbeidskonstellasjoner med andre kommuner. Svært mange av disse er en konsekvens av Grenlandssamarbeidet, men det er også samarbeid om administrative funksjoner og tjenesteproduksjon med en eller flere enkeltkommuner. I løpet av 2014 er det etablert samarbeid om kemnerfunksjonen med Skien kommune. Her er Skien vertskommune. Så langt ser det ut til at dette samarbeidet overoppfyller de gevinster man så for seg i økonomisk henseende. Mye viktigere er det nok at samarbeidet har bærekraft inn mot den prosess regjeringen har annonsert for statliggjøring av skatteoppkreverfunksjonen. Kemneren i Grenland er faglig robust, skatteetatens innfordringsmål mer enn oppfylles, og Kemneren i Grenland er et av landets 10 største kemnerkontorer. Dette burde borge for at det er gode argumenter for at kemneren i Grenland burde kunne være en naturlig basis for en kemner som kan omfatte langt flere kommuner, dersom Stortinget fatter vedtak om strukturelle endringer i kemnerfunksjonen i Norge. Det regionale statistikkog analysekontoret med Porsgrunn som vertskommune, er også etablert i inneværende år og blir aktivt brukt av de 6 deltakerkommunene. Innenfor rammen av Grenlandssamarbeidet er det besluttet å gjennomføre en evaluering tilknyttet regjeringens ambisjon om å gjennomføre en kommunereform. Utredningsarbeidet forutsettes å foregå gjennom hele 2015, hvoretter kommunen skal beslutte om den skal inngå i en ny struktur, og i så fall hvilken. Det må forventes at uansett hvilke valg bystyret måtte ta dette vil være en prosess av stor strategisk betydning i åra framover. Prosessen vil åpenbart kreve mye oppmerksomhet både fra administrativ og politisk ledelse i kommunen. Organisasjon Med virkning fra vil det bli foretatt justeringer av kommunens administrative organisasjon slik at den blir bedre tilpasset den politiske struktur i kommunen. Dette bør gi grunnlag for bedre samhandling og mer effektiv tjenesteproduksjon. Det er et godt etablert samarbeidsklima på tvers av virksomheter og tjenesteområder i Porsgrunn. Det arbeides kontinuerlig med å forbedre dette. I dette arbeidet er vi avhengig av medarbeidere på alle nivåer, og ikke minst vår evne til å opprettholde det gode samarbeidet med de ansattes organisasjoner.» Vedlegg: Porsgrunn kommune, Handlingsprogram Sak 60/14 Side 7 av 13

8 Sak nr. 61/14 SAMHANDLINGSREFORMEN I GRENLAND DELRAPPORT :: PORSGRUNN KOMMUNE Arkivsaksnr.: 14/877 Arkivkode: /14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Innstilling til kommunestyret: Porsgrunn kommune tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp rapportens anbefalinger for å sikre samsvar mellom praksis og gjeldende avtaler og rutiner: 1) Avklare hva henvisende leges rolle skal være når brukere av kommunale tjenester blir innlagt på sykehus. 2) Avklare hvordan ordningen med å melde avvik mellom kommunen og sykehuset skal fungere. Bystyret ber om tilbakemelding på rapporten og gjennomførte tiltak innen 6 måneder. i Porsgrunn kommune har bestilt forvaltningsrevisjon av Samhandlingsreformen fra Telemark kommunerevisjon IKS. Revisjon har gjennomført kontrollen og vedlagt følger rapporten. Samhandlingsreformen skal bidra til rett behandling - på rett sted - til rett tid. Ressurser skal i større grad brukes til å bygge opp kommunens helse- og omsorgstjenester. Kommunene skal overta oppgaver for spesialisthelsetjenesten, videreutvikle eksisterende oppgaver og utvikle nye tilbud. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres parallelt i kommunene Siljan, Skien, Porsgrunn og Bamble, og den er bestilt av kontrollutvalgene i kommunene. Revisjon vil svare på følgende problemstillinger: Har helse- og omsorgstjenestene endret seg etter samhandlingsreformen? Hvilke tiltak er iverksatt for å sikre samhandling mellom kommunen og sykehuset? Sak 61/14 Side 8 av 13

9 Sak 61/14 Fungerer delavtalene med sykehuset som forutsatt? Revisjon ser på delavtalene om Innleggelse på sykehus Utskrivning fra sykehus Handtering av avvik En viktig del av samhandlingsreformen er fokuset på å begrense og forebygge sykdom. Revisjon ser ikke på det arbeidet som kommunen gjør for å forhindre og utsette sykdom og sykehusinnleggelser i denne forvaltningsrevisjonen. Har helse- og omsorgtjenestene endret seg ette samhandlingsreformen? Porsgrunn kommune har økt omfanget av hjemmetjenester og fått en liten økning i antall institusjonsplasser. Slik sett har kommunen økt kapasiteten noe for egne tjenester. Selv om kommunen har fått flere institusjonsplasser, har kommunen utfordringer i det å bruke plassene til korttidsopphold. Antall plasser avsatt til korttidsopphold er redusert i perioden, men antallet reelle korttidsplasser har økt svakt. Som følge av samhandlingsreformen vil kommunen i løpet av november 2014 ha på plass et døgntilbud om øyeblikkelig hjelp. Tilbudet til hjemmeboende om avlastning er i liten grad endret i forbindelse med reformen, men oppholdene har noe kortere varighet. Kommunen har også fått redusert tilbud i trygghetsavdelingen. Kommunen har ikke fått flere døgnrehabiliteringsplasser. Her ser revisjon tydelig at tilbudet til hjemmeboende er endret, ved at hjemmeboende i mindre grad bruker døgnrehabiliteringsplassene. Revisjon ser også at pasientene som skrives inn og ut av døgnrehabiliteringsavdelingen er dårligere. Porsgrunn kommune har ikke styrket de samlede fysio- og ergoterapiressursene i perioden, men har tvert om hatt en nedgang når revisjon tar hensyn til befolkningsendringen. Kommunen hadde heller ikke et høyt nivå på disse tjenestene i utgangspunktet. Porsgrunn kommune har styrket kommunens samlede legeressurs, men det er ikke tilfelle for legeressursen i sykehjemmene. Det var en svak økning fra 2010 til 2011, men legeressursen er ikke styrket i etterkant av samhandlingsreformen. Legedekningen i sykehjem er lav, sett i forhold til de revisjon sammenligner med. Sykepleierdekningen er styrket i perioden og, kommunen har som mål å styrke den ytterligere. Kommunen har et høyt utgiftsnivå innenfor pleie og omsorgstjenester, og prioriterer dermed å bruke penger på denne sektoren. Det har også vært en økning i utgifter til pleie og omsorgstjenestene, og økningen var noe høyere for perioden I perioden har ikke kommunen hatt anledning til å bruke økningen i rammetilskuddet som ble gitt i forbindelse med samhandlingsreformen, til annet enn å betale sykehuset for medfinansiering og utskrivningsklare pasienter. Kommunen har brukt mindre på utskrivningsklare pasienter enn det som er overført til dette formålet, men mer til medfinansiering. Hvilke tiltak er iverksatt for a sikre samhandling mellom kommunen og sykehuset? Porsgrunn kommune har iverksatt flere tiltak for å sikre god samhandling med sykehuset. Samarbeidsavtalene er ett av de viktigste tiltakene som er iverksatt for å sikre god samhandling. På dette omradet var Telemark og Grenlandskommunene tidlig ute, ved at det Side 9 av 13

10 Sak 61/14 var inngått samarbeidsavtaler og etablert faste samarbeidsmøter i forkant av samhandlingsreformen. Gjennom reformen ble avtalene mer spesifiserte og det ble etablert flere og hyppigere samarbeidsmøter. Dessuten har kommunene og sykehuset hatt felles koordinator for å følge opp samhandlingsarbeidet. Det er i tillegg iverksatt en rekke konkrete samhandlingstiltak, som etablering av ambulante team, satsingen på kronikergruppene og arbeid med kompetanseoverføring. Innføring av E-meldinger (elektronisk meldesystem) er også et tiltak som trolig vil bedre og forenkle samhandlingen mellom kommunen og sykehuset, men også mellom kommunen og fastlegene. Fungerer delavtalene med sykehuset som forutsatt? Revisjon har undersøkt tre av delavtalene; delavtale om innleggelse, delavtalen om utskrivning og delavtale om handtering av avvik. Delavtalen om innleggelse fungerer ikke som forutsatt. Kommunen får i liten grad beskjed fra henvisende lege hvis en bruker av kommunale helsetjenester blir lagt inn på sykehus. Kommunen har etablert rutiner for å sikre at avtalen om innleggelse blir fulgt opp, men det har skjedd enkelte avvik fra rutinen, slik at nødvendig informasjon ikke har blitt sendt til sykehuset når en bruker av kommunale helsetjenester blir innlagt. Delavtalen om utskrivning fungerer i hovedsak som forutsatt i Porsgrunn kommune. Kommunen har tiltak og beredskap for a kunne svare på meldinger fra sykehuset om utskrivningsklare pasienter og å ta imot pasientene. Revisjon mener imidlertid at kommunen kan utnytte tiden de har til planlegging av tjenestene noe bedre. Kommunen har iverksatt flere tiltak for å ta imot utskrivningsklare pasienter, og har klart å ta imot pasienter i større grad inneværende år. Delavtalen om handtering av avvik fungerer delvis i Porsgrunn kommune. Avtalen er kjent blant de ansatte, men revisjon sine funn viser at kommunen ikke har ensartet praksis på hvordan avtalen skal fungere. Enhetene praktiserer avtalen i ulik grad og på ulik måte. Porsgrunn kommune har meldt avvik, men det blir ikke skrevet avvik på alle forhold som avtalen sier det skal skrives avvik på. Anbefalinger Revisjon mener at kommunen bør: avklare hva henvisende leges rolle skal være når brukere av kommunale tjenester blir innlagt på sykehus, og sikre at det er samsvar mellom praksis og gjeldende avtaler/rutiner, og avklare hvordan ordningen med å melde avvik mellom kommunen og sykehuset skal fungere, og sikre at det er samsvar mellom praksis og gjeldende avtaler/rutiner. Vedlegg: Samhandlingsreformen i Grenland, Delrapport :: Porsgrunn kommune, 2014 :: :1 Side 10 av 13

11 Sak nr. 62/14 ORIENTERING FRA REVISOR Arkivsaksnr.: 14/875 Arkivkode: /14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for Oppdragsrevisor vil orientere kontrollutvalget om framdriften i revisjon av regnskapet for I Forskrifter for kontrollutvalgene, 6. Regnskapsrevisjon, står det: skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Vedlegg: Ingen Sak 62/14 Side 11 av 13

12 Sak nr. 63/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 14/874 Arkivkode: /14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget tar informasjon til orientering. Godtgjøringsreglement for politikere Utfordringer Evt Vedlegg: Sak 63/14 Side 12 av 13

13 Sak nr. 64/14 SELSKAPSKONTROLL GRENLAND HAVN IKS Arkivsaksnr.: 14/871 Arkivkode: /14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i Porsgrunn kommune viser til tilbud fra Telemark kommunerevisjon IKS, datert og bestiller selskapskontroll (eierskapskontroll) av Grenland havn IKS. Tilbudet, datert , på kr ,- aksepteres. Kontrollutvalgene i Bamble og Skien inviteres til å delta. Utgiftene for det enkelte utvalget blir kr ,-. i Porsgrunn kommune ba om tilbud fra Telemark kommunerevisjon IKS på selskapskontroll (eierskapskontroll) av Grenland Havn IKS. (KU-sak 52/2014) Grenland Havn IKS eies av Bamble, Porsgrunn og Skien kommuner. Nestleder i kontrollutvalget har hatt kontakt med lederne i de andre kontrollutvalgene og inviterte de med for å delta i kontrollen. Disse er positive og vil legge fram saken i sine respektive kontrollutvalg med anbefaling om å bli med. i Porsgrunn har mottatt Prosjektplan tilbud selskapskontroll Grenland havn IKS fra Telemark kommunerevisjon IKS. Tilbudet for tre eiere er kr ,-. Kommunene har en eierandel på 1/3 hver. Utgiftene for det enkelte kontrollutvalget blir da kr ,-. Tilbudet følger vedlagt. Vedlegg: Telemark kommunerevisjon IKS, Sak 64/14 Side 13 av 13