- Klagesak vs DGN.loftprosjekt (info). Anette og Øystein vs ledelse i DGN i. - Status/navneskilt ved ringeklokke, samt reparasjon av løst ringepanel

Transkript

1 Styremøte Thulagården tirs. 1. oktober 2013, Hagenstua, Tøyensenteret. Tilstede fra styret: Sindre Søylen, Marina Engen, Gunnar Bakke, Anette Krogh, Øystein Hagen Kandidatstyre: Peter Stjernen, Asle Kvinnesland, Truls Flåtteng. Meldt fravær: Hege Sundell. 0. Referatsaker: - Klagesak vs DGN.loftprosjekt (info). Anette og Øystein vs ledelse i DGN i møte onsdag Status/navneskilt ved ringeklokke, samt reparasjon av løst ringepanel Kjølberggt 28A: Skjema for oppgradering av navn på dørklokke-paneler funnet. Forsøk med å forenkle og inkludere flere til oppgradering av navnepanel. Dropper egen tavle på inngangene foreløpig. Festing av panel i Kjølberggt. 28A er revet løs på høyre side, og må fikses. - Bruk av boder/nye fellesrom eller til privat bruk? Styret skal få oversikt over hva de brukes til nå: Marina tar befaring og legger fram liste over hvilke boder/fellesrom som er tilgjengelig, bl.a. til styrerom. Er det noen spørsmål kontakter hun Gunnar for hjelp/avklaring. - Hvem-Hva-Hvor-listen og kontaktadresser til leverandører gjøres tilgjengelig på web ifm. oppgradering. (se pkt. 3/Øystein og Anette)) - Vinterfyring : Jarotek har fått bestilling på igangsetting av sentralfyr denne uka. Den startes opp onsdag 2/10. Gunnar kontakter også de som leverer for olje slik at de vet at forbruket øker nå og at de kommer oftere for å fylle.

2 - Vedlikehold: Lekkasje i varmtvannsrør i kjeller Kjølberggt. Er provisorisk tettet av rørlegger. Lekkasjen ordnes permanent ila uke 41. Marina kontakter rørlegger mtp å få til at de kommer mandag 7. okt. Hun er hjemme da og vil få vist de 2 andre steder vi er usikre på om det må gjøres noe (kondens/lekkasje). (Marina) - Vinduer i fellesareal: Alle små vinduer som sitter lavt på vegg i oppgangene er skrudd fast av DGN. Dette pga særlig fare for at barn kan falle ut. Det er løst vindu i øvre etasje i Økernvn. 5A og vindu med glippe i 28B. Styret får DGN til å se på dette (Anette) - Tid/sted for julebord: Dato 15. november. Stedsvalg 1: Olympen, Grønland. Alternativ: Dovrehallen, Storgata. (Øystein) Dagsorden Sak 1.Oppsummering av dugnaden 25. september 15 deltakere. Fikk gjort størstedelen av oppgavene som var satt opp på lista. Alle dugnadsdeltakere ble registrert ut fra seksjonsnummer, og refusjon av dugnadsgebyr blir oversendt til dem med det første. Flere seksjoner klager over mye røyklukt, også av marihuana, samt at det klages over høy musikk. Dugnader er møtesteder der slike klager også kommer opp. Mest effektivt er at de som plages ringer på og klager direkte.

3 Sak 2. Oppgangsansvarlig; Hva gjør en oppgangsansvarlig? Hvem skal være det i hver oppgang? Hvem skal ha K1-nøkler? K1-nøkler kan åpne låsene til inngangene og andre fellesrom i Thulagården. Nå har samtlige styremedlemmer K1-nøkler. Med ny organisering av oppgangsansvarlige i hver oppgang vil den tillitsvalgte i oppgangen ofte men ikke alltid også være styrerepresentant. Forslaget er at styrerepresentanter og oppgangsansvarlige har K1-nøkler, og at disse kvitteres ut med ansvar for at de ikke kommer på avveie. Før sommerferien ble sylinder i oppgang Økernvn. 5B skiftet, og styret måtte sikre at samtlige husstander (eiere og leietakere) fikk nye nøkler innen avtalt nøkkelskifte-dato. I det nye systemet ville utdeling og utkvittering av slike nøkler være et oppgangskontakt-ansvar. Samme gjelder tiltak når det hoper seg opp med gjensatte ting i fellesrom, særskilt vedlikehold for de enkelte oppgangene (jfr. lekkasje i rør i Kjelleren, vinduer i oppgangene som må festes ol). Det er ingen ting i veien for å dele ansvaret og oppgaver som kontaktperson for andre beboere i oppgangen. Systemet med oppgangsansvarlige er ikke regulert i Thulagårdens vedtekter. Vi valgte oppgangskontakter (med angrefrist når oppgavene blir spesifisert): - Hege Sundell, seksjon 4, for Kjølberggt. 28 A - Asle Kvinnesland i Kjølberggt. 28 B

4 - Peter Stjernen og Truls Flåtteng i Økernvn. 5 B - Sindre Søilen i Økernvn. 5 A De som ble valgt får i oppgave å konkretisere og foreslå ansvar og oppgaver. Sak 3. Oppgradering av Thulagarden.no. Thulagarden.no ISP (Internett Service Provider) leverer ikke de tjenestene en organisasjonsweb som Thulagarden trenger. Programvaren Contribute fra Adobe er blitt foreldet. Det vil være gunstig om den kan erstattes med Wordpress. Til behandling lå tilbud fra Turid Kaarby, AS Norske ord & bilder (int), som har hatt systemansvaret for Thulagarden.no til nå. Om kort tid er Kaarby ikke lenger en av sameierne i Thulagarden. Det er derfor uaktuelt at hun fortsetter å utføre det løpende systemansvaret gratis, som til nå. Forslaget ble etter diskusjon tatt opp til avstemning. Øystein (gift med Kaarby) og Anette (flyttet ut) avholdt seg fra å stemme. Forøvrig ga styret enstemmig oppslutning til følgende vedtak: Tilbudet aksepteres: Prosjektdelen kan gjennomføres iht. tilbyders forslag. Løpende webforvaltning av systemet aksepteres etter minimodell, med mulighet for utvidelse dersom styret senere mener det er behov for det. Sak 4. Hvor skal barnevogner, rullatorer og rullestoler plasseres? Vedtak: Oppganger, trapperom, kjellerutganger og rom rundt inngangsdør

5 må være fritt for hindringer dersom huset må rømmes pga. brann. I brannforskriftene er denne regelen ufravikelig, og kan utløse bøter om den ikke blir fulgt. Derfor understreket denne regelen i husordensreglene for Thulagården (Se www. thulagarden.no). Det er et problem at Thulagarden ikke har egnet plass utenfor gården til parkering av barnevogner ol. Foran kjellerinngang i to av oppgangene er det noe plass til å parkere barnevogner ol. I de to øvrige inngangene kan barnevogner ol. settes inn i sykkelrom i kjelleren. Ramper som kan legge hindringer for ferdsel i rømningsveier kan ikke tillates. Denne utdypingen av husordenreglene settes inn ifm. sameiermøte vår 2014, men iverksettes umiddelbart. Det ble ikke tatt opp nye saker under eventuelt. (ref. 2. oktober 2013-øh)