Et verktøy for evaluering av bedriftshelsetjenester i Norge

Transkript

1 Et verktøy for evaluering av bedriftshelsetjenester i Norge Arve Lie Odd Bjørnstad Kirsti Jacobsen Statens arbeidsmiljøinstitutt

2

3 Innhold God BHT sluttrapport...5 Innledning...5 Prosjektgruppen og referansegruppen...5 Finske erfaringer...6 Arbeidsform...6 BHT og den europeiske kvalitetsprismodellen...7 Evaluering av God BHT arbeidshefte...7 Konklusjon...10 Avslutning...10 Vedlegg 1: God BHTarbeidshefte Om prosjektet God BHT Om nivå og poengberegning Fremgangsmåte Kompetanse og tverrfaglighet Kvalitet Etikk Virksomhetsplanlegging i BHT Kunderelasjon Informasjon og markedsføring Bedriftens HMS-planlegging Kartlegging og risikovurdering Undervisning og rådgivning Tiltak Helsefremmende arbeidsplasser Målrettet helseovervåking Arbeidsmedisinsk poliklinikk Sykefravær og attføring Rusforebyggende arbeid God BHT høringsmatrise Referanser Vedlegg 2: EFQM-modellen en utfordring og mulighet for BHT...37 Vedlegg 3: Arbeidshefte for EFQM-modellen for BHT

4 4

5 God BHT Innledning Fagsekretariatet for bedriftshelsetjenesten ved Statens arbeidsmiljøinstitutt startet sin virksomhet i januar Målet med Fagsekretariatet var bl.a. å drive kvalitetsutvikling innen BHT. Vi ble tidlig klar over at finnene hadde jobbet en god del med dette og bl.a. utviklet en God BHT håndbok for BHT i Finland. Vi fattet interesse for denne prosessen og særlig for utviklingen av et evalueringsverktøy som Karii Pekka Martimo og medarbeidere hadde utviklet som et ledd i denne prosessen (1). Etter å ha rådført oss med finnene, drøftet vi ideen om å starte en lignende prosess i Norge med representanter for bedriftssykepleierne, bedriftsfysioterapeutene, yrkeshygienikerne og bedriftslegene og vi fikk etablert en prosjektgruppe. I samme tidsrom hadde vi kontakt med Rogalandsforskning som evaluerte BHT i Norge. Mangelen på en kvalitetsstandard for BHT i Norge gjorde dette arbeidet vanskelig. Deres rapport som kom i januar 1999, pekte på at selv om BHT var en viktig bidragsyter til bedriftenes HMS-arbeid så var ikke potensialet fullt utnyttet (2). Kvaliteten var av varierende karakter og BHT var for lite kundeorientert. Vi så det som vår oppgave gjennom prosjektet å bidra til å etablere en beskrivelse av hva som anses som god praksis for bedriftshelsetjenester i Norge, for derigjennom å stimulere til evaluering innen BHT og bidra til forbedret kvalitet. Prosjektet har mottatt økonomisk støtte på til sammen kr fra NHO`s arbeidsmiljøfond for perioden Prosjektgruppen og referansegruppen Høsten 1998 hadde vi forankret prosessen i styrene til bedriftssykepleierne, bedriftsfysioterapeutene, yrkeshygienikerne og bedriftslegene og fått med 1 representant fra hver av dem. Fra Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) deltok Fagsekretariatet og en representant for Informasjons- og opplæringsseksjonen. Vi etablerte dessuten en referansegruppe med deltakelse og forankring til NHO, LO og Direktoratet for arbeidstilsynet. Prosjektledelsen ble lagt til Fagsekretariatet. Prosjektgruppen Odd Bjørnstad, Statens arbeidsmiljøinstitutt Astrid Brockhus, Norske fysioterapeuters forbund, Faggruppe for ergonomi Sølvi Fagerland, Norsk sykepleierforbund, Landsgruppe av bedriftssykepleiere Jon O Hjelle, Norsk arbeidsmedisinsk forening Kirsti Jacobsen, Statens arbeidsmiljøinstitutt Arve Lie, Statens arbeidsmiljøinstitutt, (prosjektleder) Jakob Nærheim, Norsk Yrkeshygienisk Forening Solfrid Ruud Rekdal, LO-oppnevnt arbeidstakerrepresentant Solrun Røed, NHO-oppnevnt arbeidsgiverrepresentant Steffen Torp, Seksjon for arbeidsmedisin, Universitetet i Bergen 5

6 Referansegruppen Odd Bjørnstad, Statens arbeidsmiljøinstitutt Kirsti Jacobsen, Statens arbeidsmiljøinstitutt Arve Lie, Statens arbeidsmiljøinstitutt, (prosjektleder) Nina Kristiansen Skalle, LO (inntil 1/8-99) Pål Lynne Hansen, LO( etter 1/8-99) Lisbet Samdahl Høiden, Direktoratet for Arbeidstilsynet Geir Riise, NHO Prosjektgruppen startet arbeidet høsten Vi tok utgangspunkt i den finske høringsmatrisemodellen etter å ha drøftet alternative modeller og ble enige om å utvikle denne slik at den passet for norske forhold. Finske erfaringer I januar 1999 reiste Fagsekretariatet og to representanter for Informasjons- og opplæringsseksjonen ved STAMI til Finland for å lære av finske erfaringer med God BHT. En hovedforskjell mellom den norske og finske prosessen har vært at den finske prosessen ble startet av myndighetene, mens den norske prosessen ble startet av Fagsekretariatet og representanter for BHT. Vi fant det også riktig å starte med den finske høringsmatrisemodellen framfor å lage en bok om hva som er god BHT-praksis i Norge. Arbeidsform Vi har forsøkt å drøfte oss fram til enighet i prosessen med å utvikle en norsk høringsmatrise. Etter som matrisen har antatt form har vi vært rundt i ulike BHT-fora og informert om modellen. Vi har testet den ut på STAMI`s grunnkurs for verne- og helsepersonale og fått verdifulle impulser gjennom dette. Våren 1999 ble God BHT presentert på et kurs om evaluering som Fagsekretariatet arrangerte og vi fikk mange gode innspill til den videre prosessen, bl.a. forslaget om å utvikle en kvalitetsmodell for BHT etter den europeiske kvalitetsprismodellen (EFQM) (3). Høsten 1999 holdt vi en søkekonferanse for bedriftssykepleierne, bedriftsfysioterapeutene, yrkeshygienikerne og bedriftslegene som hver kunne stille med 10 representanter. I tillegg møtte Arbeidstilsynet, LO og NHO, hver med 3-4 representanter. Gjennom konferansen fikk vi nye ideer til kriterier som burde være med, nivåinndelingen og implementering av God BHT. Ved valget av kriterier måtte vi vektlegge innholdet i Arbeidsmiljøloven, Forskrift for verneog helsepersonale, Forskrift for systematisk HMS-arbeid samt Rogalandsforsknings evaluering av BHT i Norge. Innspill fra søkekonferansen i 1999 førte til at vi inkluderte kriteriene helsefremmende arbeidsplasser og etikk. Hvert av de 15 kriteriene er delt inn i 4 kvalitetsnivåer. Prinsippene for dette fremgår av God BHT arbeidshefte, side 5 (vedlegg 1). For å oppnå høyeste nivå skal BHT: 6

7 ! holde en høy faglig standard! være seg bevisst de ulike roller den skal ha overfor bedriften.! bidra til aktiv medvirkning og egenaktivitet fra ledelse og ansatte! bruke anerkjente metoder og arbeide tverrfaglig! bidra til gode tiltak, god dokumentasjon, regelmessig evaluering og kontinuerlig forbedring. Gjennom praktisk utprøving av matrisen på ulike BHT-grupperinger innså vi at det var behov for et arbeidshefte for å gjøre det lettere for den enkelte BHT å evaluere seg selv. I januar 2000 hadde vi kommet fram til en endelig modell som vi valgte å teste ut systematisk på noen utvalgte bedriftshelsetjenester for å evaluere God BHT arbeidshefte, altså en evaluering av et evalueringsverktøy! BHT og den europeiske kvalitetsprismodellen Sommeren 1999 besluttet vi å utvikle en kvalitetsmodell for bedriftshelsetjenesten i Norge basert på den europeiske kvalitetsprismodellen. Denne prosessen valgte vi å kjøre parallelt med arbeidet med God BHT arbeidshefte. Vi samarbeidet med Kokstad BHT i Bergen og Trond Wincentsen i konsulentfirmaet TietoEnator. Forsøket var meget vellykket og en sluttrapport (vedlegg 2) og et arbeidshefte (vedlegg 3) ble utarbeidet. Styrken med EFQM modellen er at det er en internasjonalt anerkjent kvalitetsmodell som gjør det mulig for ulike bedrifter å sammenligne seg med hverandre, uavhengig av bransje. Den fokuserer dessuten på BHT som bedrift alene, mens God BHT arbeidshefte fokuserer på samhandlingen mellom bedrift og BHT og kan således gi BHT en dårlig score hvis bedriften er lite interessert i å samarbeide. På den andre siden er God BHT arbeidshefte mye mer spesifikk på konkrete og viktige arbeidsområder for BHT og beskriver hva som er god kvalitet på disse på en langt mer konkret måte enn EFQM-modellen. Den er også mindre ressurskrevende enn EFQMmodellen som er mer komplisert, krever grundig opplæring og egner seg best for den særlig interesserte BHT. Prosjektgruppen og referansegruppen besluttet derfor å satse på God BHT arbeidshefte som vårt hovedverktøy. Vi vurderer imidlertid å teste ut EFQM-modellen på andre BHT som er interessert for å skaffe mer erfaring. Evaluering av God BHT arbeidshefte Våren 2000 testet vi ut arbeidsheftet på til sammen 58 bedriftshelsetjenester spredt rundt i landet. 26 ble rekruttert via Landbrukshelsen, 15 meldte seg frivillig til å delta i utprøvingen og 17 ble plukket ut ved loddtrekning fra Fagsekretariatets BHT register. Disse evaluerte seg selv og besvarte etterpå et spørreskjema om hvilke forbedringsområder de var kommet fram til for egen BHT, hvordan de scoret seg selv på matrisen og hva de syntes om evalueringsverktøyet. De ble også bedt om synspunkter på forbedringsområder av selve verktøyet. Dybdeintervju på 12 tilfeldig utvalgte bedriftshelsetjenester som deltok ble også foretatt for å se i hvilken grad BHT var for snille eller kritiske mot seg selv og om forslag til forbedringstiltak virket relevante. 7

8 Tabell 1: Oversikt over dem som deltok i evalueringen Antall Prosent Antall BHT % Egenordning % Fellesordning % Har lege % Har sykepleier % Har fysioterapeut % Har yrkeshygieniker % Median Range Antall bedrifter Antall ansatte i bedriftene Ansatte i BHT Årsverk i BHT Tabell 1 viser en oversikt over dem som deltok i evalueringen. flertallet av BHT, men ikke alle, har lege/ sykepleier/ fysioterapeut, mens bare litt over halvparten har yrkeshygieniker. Det er flest fellesordninger med. Det skyldes at alle BHT fra Landbrukshelsen er fellesordninger, slik at av de 32 ordningene som meldte seg frivillig eller ble trukket ut fra BHT registeret så var knapt halvparten egenordninger. Størrelsen og bemanningen tilsvarer ganske nøyaktig landsgjennomsnittet. Det er også brukbar geografisk spredning. Tabell 2: De viktigste forbedringsområder som ble foreslått Antall Kvalitetsforbedring 27 Kompetanse og tverrfaglighet 19 Etikk 18 Markedsføring 16 Kunderelasjon 15 Helsefremmende arbeidsplasser (HEFA) 10 Tiltak 9 Tabell 2 viser forbedringsområdene for egen BHT som oftest ble foreslått. Mange BHT har ønsker om å forbedre sitt eget kvalitetssystem både mht eget arbeidsmiljø og kvalitet på produktene som leveres. Behovet for å sette utvikling av egen kompetanse mer i system og i forhold til bedriftenes behov ble også erkjent. Noen var ukjente med de internasjonale etiske retningslinjer for BHT-personell som er utviklet, og ønsket å sette seg nærmere inn i disse sammen med bedriftene for å synliggjøre hvilke etiske rammer vi jobber innenfor. Rogalandsrapporten pekte på behovet for større grad av kundeorientering og dette synes det som at mange har skjønt idet så vidt mange ønsker å bli bedre på områdene kundeorientering og markedsføring. Interessen for å bidra til helsefremmende tiltak på arbeidsplassene er også rimelig stor. Mange ønsker også å bidra til å omsette kartleggingsresultater til arbeidsmiljøforbedrende tiltak. 8

9 Figur 1: Resultater av egenevaluering i 58 BHT. (Gjennomsnitt og 10 og 90 percentil som spredningsmål) Kompetanse og tverrf. Kvalitet Etikk Planlegging BHT Kunde Markedsf. Bedr. HMS planl. Kartl. og risikovurd. Undervisning Tiltak HEFA Helsektr. Arb.med.poliklin. Sykefrav.og attf. AKAN Når det gjelder oppfatning av nivået på egen BHT, så viser figur 1 at resultatene varierer sterkt. Gjennomsnittlig så scores det best på områdene arbeidsmedisinsk poliklinikk, målrettet helseovervåking og virksomhetsplanlegging i BHT og svakest på etikk, kvalitet og helsefremmende arbeidsplasser. Tabell 3: Evaluering av God BHT arbeidshefte Frivillige og uttrukne BHT (N=32) God BHT arbeidshefte er et egnet verktøy for Å øke vår faglige bevissthet 97 % Å øke kvaliteten på våre tjenester 97 % Å drive regelmessig evaluering av BHT 97 % Å forbedre vår forhold til kundene 94 % Å se hvordan vi skal prioritere vår fremtidige utvikling 93 % Å øke vår etiske bevissthet 87 % Å se hvordan vi skal prioritere ressurser og innsats 87 % Tabell 3 viser resultatene av evalueringen av arbeidsheftet fra de 32 BHT som ble trukket ut eller som meldte seg frivillig til å delta i evalueringen. Nesten alle har sagt seg helt eller delvis enig i de 7 utsagnene som de ble bedt om å ta stilling til. Tilsvarende positive resultater kom fram fra evalueringen som ble gjort av Landbrukshelsens 26 BHT hvor et litt annerledes spørreskjema ble brukt (tabell 4). Det kan tyde på at verktøyet oppfattes som nyttig i bruk. 9

10 Tabell 4: Evaluering av God BHT arbeidshefte Landbrukshelsens BHT (N=26) Angi hvor enig du er i følgende utsagn om God BHT God BHT gir innsikt i de mest vesentlige deler av vår faglige standard som BHT 100 % Det er OK at Landbrukshelsen bruker God BHT i sitt arbeide med å finne fram til egnede samarbeidspartnere 96 % Landbrukshelsen må gjerne bruke God BHT i sin oppfølging og evaluering av samarbeidende HMS/BHT 96 % God BHT er et hensiktsmessig hjelpemiddel for at de ansatte hos oss skal enes om nivået på vår egen faglige standard 92 % God BHT er hensiktsmessig for å kartlegge hvordan vi skal prioritere vår egen faglige utvikling 88 % God BHT er et godt verktøy når vi skal fortelle potensielle kunder hvor gode vi er 76 % Dybdeintervjuene av BHT viste, som ventet, at noen BHT er svært kritiske til seg selv mens andre er mindre kritiske. Det betyr at scorene ikke bør brukes til å sammenligne en BHT med en annen. Dette er en del av selvevalueringens begrensning. Både de kritiske og mindre kritiske har kommet med gode og relevante forbedringsforslag. Det er nok det viktigste. Et av Arbeidstilsynets distriktskontor har prøvet ut arbeidsheftet på 9 lokale BHT. Erfaringene derfra tyder på at BHT med lav kompetanse kan komme til å evaluere seg selv alt for positivt og at lav kvalitet slett ikke betyr at kunden (=bedriften) er misfornøyd med det den får. Disse resultatene stemmer også godt overens med våre erfaringer og viser begrensningene med å overlate kvalitetsvurderingen til bedriften alene slik Arbeidstilsynets forskrift for verne og helsepersonell, bestillingsnummer 518, legger opp til. Bruk av God BHT arbeidshefte krever nok en viss kompetanse for at en BHT skal kunne nyttiggjøre seg innholdet. I prosessen med God BHT har vi lært at arbeidsheftet kan brukes på flere måter. Noen BHT har trukket inn representanter for ledelse og ansatte i bedriftene i evalueringen og synes at dette var nyttig. Andre har brukt heftet som et kommunikasjonsverktøy overfor bedriftene for å bedre samarbeidet med bedriften og derigjennom bedriftens bestillerkompetanse. Behovet for bedring av kommunikasjonen mellom bedrift og BHT var noe av det Rogalandsforskning pekte på i sin BHT-evaluering (2). Konklusjon God BHT arbeidshefte ser ut til å være et nyttig verktøy for å evaluere BHT i Norge. Avslutning Selv om de aller fleste BHT sa seg fornøyd med God BHT arbeidsheftet, så fikk vi inn en del forbedringsforslag som vi har brukt til å forbedre arbeidsheftet ytterligere. På avslutningskonferansen for God BHT prosjektet 6/12-00 ble en endelig versjon 5/2000 vedtatt. Den vil bli revidert med jevne mellomrom. Kommunal- og regionaldepartementet har nedsatt et utvalg som skal vurdere den videre utviklingen av bedriftshelsetjenesten i Norge. Utvalget skal levere sin innstilling innen 1/ En revisjon av God BHT må sees i sammenheng med dette arbeidet. 10

11 Takk Vi vil rette en takk til deltakerne i prosjekt- og referansegruppa for deres engasjement og nyttige bidrag. Vi vil også takke alle de 58 bedriftshelsetjenestene som har evaluert seg selv og bidratt til arbeidsheftet. En særlig takk til Ingolv Sørensen i Arbeidstilsynet og Ole Bjørn Herland i Landbrukshelsen som har bidratt til denne evalueringen og Kokstad Bedriftshelsetjeneste AS for sitt bidrag til God BHT etter EFQM-modellen. Til slutt vil vi takke NHO`s arbeidsmiljøfond som har gjort dette arbeidet mulig økonomisk. Statens arbeidsmiljøinstitutt Arve Lie Kirsti Jacobsen Odd Bjørnstad Referanser 1. Martimo KP: Audit matrix for evaluating Finnish occupational health units. Scand J Work Environ Health 1998;24(5): Lie T, Karlsen JE, Tharaldsen JE: Evaluering av verne- og helsepersonale i virksomhetene. RF- 1999/007. ISBN EFQM European Foundation for Quality Management (EFQM). Internett: 11

12 12

13 God BHTarbeidshefte Vedlegg 1 Høringsmatrise med arbeidshefte Versjon 5/

14 14

15 1 Om prosjektet God BHT 1.1 Trenger vi en standard for BHT? BHT i Norge er nylig blitt evaluert av Rogalandsforskning (1). Resultatene fra denne undersøkelsen tyder på at kvaliteten varierer sterkt. Det er uklart for bedriftene hva de kan forvente seg som kunder, og da blir de heller ikke gode til å bestille de tjenestene de trenger. Økt kundeorientering og satsing på kvalitet er derfor en av hovedkonklusjonene i undersøkelsen. For å kunne satse på kvalitet, må man bli enige om hva som særpreger God BHT. Dette arbeidet er et resultat av et samarbeid hvor Statens arbeidsmiljøinstitutt sammen med representanter for profesjonsforeningene i BHT, arbeidsgiverne (utnevnt av NHO) og arbeidstakerne (utnevnt av LO) har deltatt. Ideen til høringsmatrisen er hentet fra en tilsvarende prosess som ble gjennomført i Finland i perioden og som bl.a. førte til en finsk høringsmatrise (2). Denne er blitt positivt mottatt i Finland. Under presentasjonen av ideen om en norsk matrise er vi blitt møtt med stor interesse. Dette har gitt oss troen på at det er behov for et slikt verktøy også i Norge. Derfor dette arbeidet som har fått økonomisk støtte fra NHO`s arbeidsmiljøfond. 1.2 Om verktøyet God BHT er i første omgang ment å være et redskap for interne diskusjoner i egen BHT og omfatter noen viktige områder for hva vi mener er god BHT. Den kan kanskje minne om en sjekkliste. Liknende sjekklister finnes allerede (3,4). Det som gjør dette verktøyet spesielt, er at både profesjonsforeningene innen BHT, arbeidstakersiden ved LO, arbeidsgiversiden ved NHO, Direktoratet for arbeidstilsynet, Seksjon for arbeidsmedisin ved Universitetet i Bergen og Fagsekretariatet for bedriftshelsetjenesten ved Statens arbeidsmiljøinstitutt har bidratt og gitt sin støtte til det. 1.3 Deltakere i prosjektet Prosjektgruppen Odd Bjørnstad, Statens arbeidsmiljøinstitutt Astrid Brockhus, Norske fysioterapeuters forbund, Faggruppe for ergonomi Sølvi Fagerland, Norsk sykepleierforbund, Landsgruppe av bedriftssykepleiere Jon O Hjelle, Norsk arbeidsmedisinsk forening Kirsti Jacobsen, Statens arbeidsmiljøinstitutt Arve Lie, Statens arbeidsmiljøinstitutt, (prosjektleder) Jakob Nærheim, Norsk Yrkeshygienisk Forening Solfrid Ruud Rekdal, LO-oppnevnt arbeidstakerrepresentant Solrun Røed, NHO-oppnevnt arbeidsgiverrepresentant Steffen Torp, Seksjon for arbeidsmedisin, Universitetet i Bergen Referansegruppen Odd Bjørnstad, Statens arbeidsmiljøinstitutt Kirsti Jacobsen, Statens arbeidsmiljøinstitutt Arve Lie, Statens arbeidsmiljøinstitutt, (prosjektleder) Nina Kristiansen Skalle, LO (inntil 1/8-99) Pål Lynne Hansen, LO( etter 1/8-99) Lisbet Samdahl Høiden, Direktoratet for Arbeidstilsynet Geir Riise, NHO 15

16 1.4 Kriteriene Kriteriene er ikke tilfeldige, men bygger på krav i lov og forskrift (5, 6, 7). Forskrift for verne- og helsepersonale (6) er riktig nok rettet til arbeidsgiver, men viser til viktige områder hvor BHT skal gi bistand til bedriften. Kriteriene nr. 2 ( Kvalitet ), 5 ( Kunderelasjon ) og 6 ( Informasjon og markedsføring ) er ikke eksplisitt uttrykt i lovverket, men er tatt med ut i fra konklusjonen i Rogalandsrapporten om evaluering av BHT (1) hvor blant annet manglende kundeorientering i BHT framheves. Vi har i tillegg valgt å ta med et eget kriterium nr. 3 ( Etikk ) fordi dette er en viktig grunnpilar, og fordi det finnes internasjonalt fastsatte retningslinjer for bedriftshelsepersonell (8). Et kriterium nr. 11 om «Helsefremmende arbeidsplasser» er også tatt med fordi vi mener det i økende grad erkjennes både nasjonalt og internasjonalt at arbeidsplassen bør utnyttes som en viktig helsefremmende arena (8, 9). Kriteriene kan deles i 3 grupper hvor nr. 1-4 omhandler BHT som virksomhet, nr. 5-6 om kundeorientering og de siste 9 kriteriene om sentrale tjenester som BHT skal yte. Se for øvrig figur 1 og høringsmatrisen på side 22. Figur 1: God BHT-modell Bedriftens HMS-planlegging Kartlegging og risikovurdering Undervisning og rådgivning Kompetanse og tverrfaglighet Kvalitet Etikk Virksomhetsplanlegging i BHT Kunderelasjon Informasjon og markedsføring Tiltak Helsefremmende arbeidsplasser Målrettet helseovervåking Arbeidsmedisinsk poliklinikk Sykefravær og attføring Rusforebyggende arbeid 1.5 Scoring Først må man finne ut hvilket nivå som passer best for hvert kriterium. Det lønner seg å starte lengst til høyre og lese beskrivelsen som står under nivå 4. Er man fortsatt i tvil, er det lurt å se etter i veiledningen som gir en noe fyldigere beskrivelse av hvert enkelt kriterium. På nivå 1 får man 0 poeng. På nivåene 2-4 kan man selv velge mellom 2 scorer, avhengig om man ligger høyt eller lavt i forhold til beskrivelsen. Poenggivingen er imidlertid ikke det viktigste. Matrisen skal først og fremst være en hjelp til å se forbedringsområder og iverksette tiltak. God BHT handler mye om samarbeid med bedrift. Akkurat som det finnes gode og 16

17 dårlige BHT så finnes det også gode og dårlige bedrifter på HMS-området. Det kan oppleves «urettferdig» når en BHT gjør så godt den kan, men likevel oppnår en dårlig score fordi bedriften er vanskelig å samarbeide med. Da må utfordringen for BHT bli å få samarbeidet til å fungere bedre. Det kan være særlig problematisk for fellesordninger å bestemme nivået fordi forholdet til ulike bedrifter vil variere. Disse forskjellene er det viktig å erkjenne fordi dette kan gi forslag til forbedringsområder. Da er det viktig å få fram spredningen i karakterer. Hvis det er stor spredning bør derfor både gjennomsnittskarakter og høyeste og laveste karakter for hvert kriterium bestemmes. Egenordninger kan også støte på noe av samme problemet fordi forholdet til ulike avdelinger i bedriften kan variere på tilsvarende måte. Også her må karaktersetting bli på tilsvarende måte som for fellesordninger. 1.6 Ikke bare et verktøy for BHT Selv om matrisen primært er laget for at BHT skal evaluere seg selv, så er det ikke noe i veien for at en arbeidsgiver eller fagforening bruker den for å evaluere sin BHT. Den kan også brukes for å evaluere samarbeidet mellom bedrift og BHT. Arbeidstilsynet vil på sin side kunne benytte den for å evaluere om bedriftene får den typen tjenester som de bør ha. Matrisen kan også brukes slik at en BHT evaluerer en annen BHT. 1.7 Målet er kontinuerlig forbedring Det vil helt sikkert også oppstå tolkingsproblemer i forhold til hva det enkelte team legger i de ulike nivåene. Dette er ikke noe problem så lenge spørsmålene fører til diskusjoner og eventuelle tiltak. Matrisen er ikke ment å være en strikt målematrise med større detaljeringsgrad. De 15 kriteriene skal være med å stake ut retningen og nivåinndelingen fra 1-4 skal si noe om de groveste nivåforskjellene. 1.8 Kommentarer ønskes Hvis du har synspunkter på verktøyet ber vi deg om å kontakte: Statens arbeidsmiljøinstitutt Fagsekretariatet for bedriftshelsetjenesten Pb 8149 Dep, 0033 Oslo Tlf /96 Fax: e-post: fagsekbht@stami.no 17

18 2 Om nivå og poengberegning Matrisen er delt inn i 4 nivåer og det gis poeng ut fra det aktuelle nivå. Vurder aktuelle kategorier og finn ut på hvilket nivå din BHT befinner seg og hvor den er på poengskalaen. Bruk matrisen for å finne fram til forbedringspotensialer. Hvis det er stor spredning i karakterene fra bedrift til bedrift (fellesordninger) eller fra avdeling til avdeling (egenordninger) bør både gjennomsnittskarakter og høyeste og laveste karakter noteres. Nedenfor er det satt opp en oversiktstabell hvor nivåene er forsøkt beskrevet ut fra BHT s forhold til bedriften. Målet for alle må være Nivå 4 hvor BHT klarer å komme inn i et samspill med virksomhetene der ledere og ansatte*) tar sitt fulle HMS-ansvar og bruker BHT som en aktiv rådgiver og medvirker. Dette er God BHT. Tabell 1: Poengberegning Nivå Nivåbeskrivelse Poeng Nivå 4 Nivå 3 Nivå 2 Nivå 1 BHT holder en høy faglig standard, og klarer å forholde seg til de ulike roller den skal ha overfor bedriften. Dette gir aktiv medvirkning og egenaktivitet fra ledelse og ansatte. BHT bruker anerkjente metoder, arbeider tverrfaglig og bidrar både til gode tiltak, god dokumentasjon, regelmessig evaluering og kontinuerlig forbedring. BHT arbeider som eksperter, gjør kartlegginger, gir råd og skriver rapporter, men forankringen i bedriften må bli bedre. Aktiv medvirkning og egenaktivitet fra ledelse og ansatte er mangelfull. BHT arbeider lite planmessig og systematisk og dokumentasjon er mangelfull. Kompetanse og tverrfaglighet er mangelfullt utviklet. Samarbeidet mellom bedriften og BHT er svært mangelfullt. BHT mangler kompetanse, plan og strategi og aktiviteten preges av tilfeldigheter. Fokus er på individer og enkelthendelser. Rene personallegeordninger kan være eksempler på dette *) Når det i God BHT brukes begrepet ansatte tenkes det i særlig grad på de ansattes representanter (verneombud/ hovedverneombud) 18

19 3 Fremgangsmåte Erfaringene fra bedriftshelsetjenester som har prøvet ut dette, tilsier at alle i BHT-teamet bør være med og at en må sette av god tid. Fremgangsmåten kan være som følger:! Forberedelse # Hver enkelt går igjennom arbeidshefte på forhånd og setter karakter på hvert kriterium. Feltet Egne notater kan brukes til stikkordsmessig begrunnelse for karaktersetting. Feltet Forslag til forbedring kan brukes til å notere ned stikkord om hva som kan gjøres for å bli bedre.! Konsensus # Teamet går i fellesskap gjennom alle 15 kriteriene og blir enige om en score. En vil da få fram en profil som antyder sterke og svake sider for bedriftshelsetjenesten.! Oppfølging # Diskuter hvilke områder som er viktigst å forbedre og prioritere. Det kan være hensiktsmessig å identifisere hvem i teamet som har sterke og svake sider i forhold til de prioriterte forbedringsområdene og se på hva som trengs av ressurser for å bli bedre. Dette kan drøftes i forhold til enkelt personer eller for teamet som helhet. Følgende kan for eksempel komme opp: BHT-teamet scorer 0 på «Undervisning og rådgivning» og spørsmålet blir da hva en kan gjøre med dette. Er det slik at det er inntjeningskrav eller uskrevne regler som gjør det «forbudt» å lese i arbeidstiden, eller er det enkeltpersoner som trenger ekstra kompetanse? Hvis «ja» på «forbudt» å lese i arbeidstiden, kan følgende løsning være aktuell: «Alle i teamet skal sette av en halv dag i uken til egenstudier». Hvis «ja» på at det er enkeltpersoner som trenger skolering innen et felt, f.eks. kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet, kan konklusjonen være: «Neste semesters kursbudsjett prioriteres til opplæring innenfor kvalitative metoder.»! Hva med totalscore? # Det er selvsagt mulig å summere scorene fra hver enkelt modul til en totalscore. Skulle dette vært meningsfylt måtte vi hatt en eller annen form for vekting av modulene, og det har vi ikke. Bruk av totalscore i sammenligning av kvalitet mellom to BHT blir derfor uten mening. # La derfor ikke scoringen bli hovedpoenget. Det viktigste er faktisk at den enkelte BHT finner fram til forbedringsområder og iverksetter tiltak. På denne måten kan regelmessig bruk av verktøyet forhåpentligvis være til hjelp i forbedringsarbeidet som bør være kontinuerlig og ikke skippertakspreget. LYKKE TIL! 19

20 1. Kompetanse og tverrfaglighet Kriterium Nivå 1 (0 poeng) 1. Kompetanse og tverrfaglighet Foreløpig meget begrenset kompetanse. Nivå 2 (1-2 poeng) Kompetanse noe mangelfull. Litt tilfeldig opplæring, plan og behov er dårlig definert Nivå 3 (3-4 poeng) BHT har god kompetanse og en utdanningsplan, men den er i begrenset utstrekning laget ut fra bedriftens behov. Nivå 4 (5-6 poeng) BHT har et meget høyt kompetansenivå som fullt ut dekker bedriftens behov og arbeider tverrfaglig. Utdanningsplan samsvarer med bedriftens behov. Poeng (minmax)! God BHT etterstreber spesialistkompetanse innen BHT både innen arbeidsmedisin, yrkeshygiene, bedriftssykepleie, bedriftsfysioterapi og organisasjonsutvikling.! God BHT har fagkompetanse på de områder den engasjerer seg og unnlater å gå ut over sitt kompetanseområde.! God BHT sikrer samarbeid med bedriften og utarbeider en oversikt over kompetanse i forhold til bedriftens behov.! God BHT lager en utviklingsplan hvor målet er å skaffe bedriften spesialistkompetanse på alle relevante HMS-områder.! God BHT sikrer tverrfaglighet hvor dette er nødvendig og setter regelmessig av tid til egenutvikling og selvstudier.! God BHT bidrar til forskning og vitenskapelig innsikt. Egne notater Forslag til forbedring 20

21 2. Kvalitet Kriterium Nivå 1 (0 poeng) 2. Kvalitet Tilfeldig etter skippertaksmetoden Nivå 2 (1-2 poeng) Har Internkontrollbok og metodebok, men mangler systematikk og dokumentasjon Nivå 3 (3-4 poeng) Som nivå 2, men systematikk og dokumentasjon er klart bedre Nivå 4 (5-6 poeng) BHT har et system for kvalitet i samsvar med bedriftens behov og bruker anerkjente og kvalitetssikrede metoder Poeng (minmax)! God BHT har et system for kvalitet som omfatter både kvalitet på de produktene BHT leverer og BHT sitt eget arbeidsmiljø (7). Systemet stiller også kvalitetskrav til BHT`s underleverandører (laboratorier etc.)! Systemet fungerer som styringssystem for den daglige drift av BHT. Fortrinnsvis bør et anerkjent kvalitetssystem som f.eks. ISO (10) eller EFQM (11) brukes.! God BHT bruker anerkjente metoder. Profesjonsforeningenes veiledninger er eksempler på dette (12, 13, 14). Egne notater Forslag til forbedring 21

22 3. Etikk Kriterium Nivå 1 (0 poeng) 3. Etikk Foreløpig ikke noe tema Nivå 2 (1-2 poeng) Etikk diskuteres internt i BHT, men det mangler retningslinjer. Nivå 3 (3-4 poeng) BHT har etiske retningslinjer, men forankring av disse i bedriften er mangelfull. Nivå 4 (5-6 poeng) Følger internasjonalt vedtatte etiske retningslinjer for BHTpersonell. Retningslinjene er forankret i bedriften. Poeng (minmax)! God BHT følger International Commission on Occupational Health (ICOH) sine etiske retningslinjer for BHT-personell (8), eller tilsvarende.! God BHT sørger for at disse er gjort kjent og forankret i bedriften.! God BHT bidrar til god dokumentasjon og evaluering av at retningslinjene følges. Egne notater Forslag til forbedring 22