MØTEINNKALLING SAKSLISTE

Transkript

1 Utvalg: Hovedutvalg administrasjon Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid: 18:00 MØTEINNKALLING Forfall med kortfattet begrunnelse og eventuelle habilitetsspørsmål meldes snarest til møtesekretær på eller på telefon / 19 / 22. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale med sekretariatet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/15 15/1361 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN /15 15/2315 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MAI /15 15/2208 SYKEFRAVÆR OG FRAVÆRSUTVIKLING VED SKUDENES BU- OG BEHANDLING 15/15 15/2205 RETNINGSLINJER FOR PERSONALSAKER SOM GJELDER SEKSUELLE OVERGREP/GRENSEOVERSKRIDENDE ADFERD 16/15 15/2252 REFERATSAKER - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON /15 15/2314 EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON

2 MØTEPROTOKOLL Hovedutvalg administrasjon Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid : Kl. 18: Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Endresen Einar R. FRP Nestleder Andersen Svein H. AP Forfall Medlem Flesjå Randi Hettervik AP Forfall Medlem Seljestad Bjørn H Medlem Nes May Clarine H Medlem Hinderaker Grant G. FRP Medlem Eriksen Yngve KRF Medlem Byrknes Norunn KRF Medlem Meland Ragna SV Forfall Medlem Engedal Jorunn Utdanningsforbundet Medlem Mæland Svein Inge Fagforbundet Medlem Nilsen Wendy K. Delta Varamedlem Grutle Nils PP Møtte for Andersen Svein H. Varamedlem Myrå Kari SV Møtte for Meland Ragna Varamedlem Amland Gunnar AP Møtte for Flesjå Randi Hettervik Medlemmer: 12 Fra adm. (evt. andre): Personalrådgiver Turid Sønstabø Referent: Turid Sønstabø Utlagt på representantenes bord: Rådmannens «Orientering til kommunestyret om sykefraværsoppfølging tiltak og resultater». Protokollen skal godkjennes i neste møte.

3 Saknr. 12/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte den Saknr. 13/15 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MAI 2015 Behandling: Hinderaker (FrP) fremmet følgende tilleggsforslag: Utvalget ønsker også framlagt tall for korttids- og langtidsfravær. Innstillingen med Hinderakers tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Vedtak: Fraværstallene tas til orientering. Utvalget ønsker også framlagt tall for korttids- og langtidsfravær. Saknr. 14/15 SYKEFRAVÆR OG FRAVÆRSUTVIKLING VED SKUDENES BU- OG BEHANDLING Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Sak om sykefravær og fraværsutvikling ved Skudenes bu- og behandling tas til orientering. Saknr. 15/15 RETNINGSLINJER FOR PERSONALSAKER SOM GJELDER SEKSUELLE OVERGREP/GRENSEOVERSKRIDENDE ADFERD Behandling: Engedal (Utdanningsforbundet) foreslo å utsette saken. Tillitsvalgte ønsker å delta i arbeidsgruppen. Engedals utsettelsesforslag enstemmig vedtatt.

4 Vedtak: Saken utsettes. Saknr. 16/15 REFERATSAKER - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON Prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om psykososialt arbeidsmiljø. Trukket fra referatlisten fordi arbeidsmiljøutvalget vedtok i møte å utsette saken. 2. Rullering av IA-handlingsplanen Enstemmig vedtatt tatt opp som sak. Enstemmig vedtak: Utvalget merker seg delmål 1.2 a og ber om en utredning til neste møte, hvorvidt det er innenfor lov- og avtaleverk. Saknr. 17/15 EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON Nilsen (Delta) foreslo følgende tatt opp som sak: Bekymring angående ansattes vilkår ved virksomhetsoverdragelse. Forslaget fikk 5 stemmer og falt (Delta 1, Utdanningsforbundet 1, Fagforbundet 1, SV 1 Ap 1). Side 3 av 3

5 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1361 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN Rådmannens forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte den

6 MØTEPROTOKOLL Hovedutvalg administrasjon Møtested: Formannskapssalen Møtedato: Tid : Kl. 18: Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Endresen Einar R. FRP Nestleder Andersen Svein H. AP Medlem Flesjå Randi Hettervik AP Medlem Seljestad Bjørn H Medlem Nes May Clarine H Forfall Medlem Hinderaker Grant G. FRP Medlem Eriksen Yngve KRF Forfall Medlem Byrknes Norunn KRF Medlem Meland Ragna SV Forfall Medlem Engedal Jorunn Utdanningsforbundet Medlem Mæland Svein Inge Fagforbundet Medlem Nilsen Wendy K. Delta Forfall Varamedlem Hystad Margaret Elin H Møtte for Nes May Clarine Varamedlem Kristoffersen Sten Frode SV Møtte for Meland Ragna Varamedlem Knudsen Anita FO Møtte for Wendy K. Nilsen Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: forfall. 3 varamedlemmer møtte. 11 til stede. Personalsjef Wenche Håvik, personalrådgiver Turid Sønstabø Wenche Håvik Innkalling godkjent. Spørsmål/saker meldt under eventuelt. Sakslista deretter godkjent. Protokollen skal godkjennes i neste møte.

7 Saknr. 6/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte Saknr. 7/15 ORIENTERING OM STATUS OG FOKUSOMRÅDER FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN Behandling: Teamleder for bedriftshelsetjenesten Janne Robertsen orienterte Saknr. 8/15 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MARS 2015 Behandling: Fellesforslag: Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved Skudenes bu- og behandlingsheim behandles spesielt herunder hvilke tiltak som er iverksatt. Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse med dialogmøter. Fellesforslaget enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved Skudenes bu- og behandlingsheim behandles spesielt herunder hvilke tiltak som er iverksatt. Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse med dialogmøter.

8 Saknr. 9/15 STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET UTVIKLINGSPROGRAMMET «SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE» OG ARBEIDET MED INTERNKONTROLL Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering. Saknr. 10/15 ÅRSMELDING FOR PERSONALAVDELINGEN Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar årsmeldingen for 2014 til orientering. Saknr. 11/15 EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON Margaret Hystad (H) stilte spørsmål vedrørende beregning av lønnskostnader som følge av endret lederstruktur i helse- og omsorgsektoren. Personalsjefen svarte. Side 3 av 3

9 SAKSPROTOKOLL - GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den , saksnr. 12/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Vedtak: Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte den

10 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 15/2315 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MAI 2015 Forslag til vedtak: Fraværstallene tas til orientering.

11 SAKSFRAMSTILLING Hva saken gjelder: Saken omhandler sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune. 1. Sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune og rapporteringsrutiner Sykefraværsstatistikken for Karmøy kommune er utarbeidet på grunnlag av registreringer som er gjort i vårt ansattsystem (Visma Enterprise). Statistikken omfatter ansatte med fast månedslønn, ikke timelønnede. Når arbeidstakeren har vært sykemeldt i over ett år tas vedkommende ut av statistikken og teller ikke med i antall mulige dagsverk. Karmøy kommune har som et av hovedmålene i IA-avtalen å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen Utvikling av sykefraværet i Karmøy kommune a. For hele kommunen og etatene Fraværet for Karmøy kommune har de siste årene vært mellom 6,9 % og 8 %. Til og med mai 2015 er fraværet 7,9 %. Fraværet for samme periode i 2014 var 8,0 %.

12 Neste diagram viser fravær pr måned, både egenmelding og sykmeldinger. Siste månedsvise tabell viser egenmeldt fravær.

13 Etatstallene viser en oppgang for oppvekst og kultur samt teknisk etat. Helse- og omsorg og sentraladministrasjon har nedgang. Neste tabell viser endringer siden 2009.

14 4. Oppsummering Fraværet i 2015 er tilnærmet likt som for samme periode i 2014, 7,9 % mot 8 %. Målsettingen på et nærvær på minst 94 % (dvs maks 6 % fravær) er ikke nådd. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign.

15 SAKSPROTOKOLL - FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MAI 2015 Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den , saksnr. 13/15 Behandling: Hinderaker (FrP) fremmet følgende tilleggsforslag: Utvalget ønsker også framlagt tall for korttids- og langtidsfravær. Innstillingen med Hinderakers tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Vedtak: Vedtak: Fraværstallene tas til orientering. Utvalget ønsker også framlagt tall for korttids- og langtidsfravær.

16 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv Anita Lilleskog Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 15/2208 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon SYKEFRAVÆR OG FRAVÆRSUTVIKLING VED SKUDENES BU- OG BEHANDLING Forslag til vedtak: Sak om sykefravær og fraværsutvikling ved Skudenes bu- og behandling tas til orientering.

17 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Skudenes bu- og behandling har 93 ansatte og består av to avdelinger, en for demente pasienter og en avdeling for somatikk. Det har vært utfordringer i forhold til høyt sykefravær og HMS/IA gruppen har arbeidet systematisk med å kartlegge forbedringsområder med bakgrunn i medarbeiderundersøkelse, medarbeidersamtaler, arbeidstidsevalueringer. BHT bistår som rådgiver inn i det systematiske HMS-arbeidet. Fakta/saksopplysninger: Virksomheten har over tid hatt utfordringer med høyt sykefravær. Det fremkommer av virksomhetens HMS/IA plan for 2015 at målsetting er et arbeidsnærvær på 90% innen Våren 2014 ble det igangsatt et prosjekt ved virksomheten der det ble midlertidig ansatt to avdelingsledere med fokus på nærledelse i avdelingene. Det er gjennom omorganisering i etaten besluttet at virksomheten skal ha to avdelingsledere som fast ordning. Dette er for Skudenes bbh en stor endring fra å ha en leder med personalansvar for over 90 ansatte. Tilbakemeldinger fra ansatte er utelukkende positive på endringen. Avdelingslederne er i miljøet og er mer tilgjengelige for de ansatte. Virksomheten har hatt HMS/IA på agenda og har en aktiv HMS/IA gruppe. Bedriftshelsetjenesten har vært inne som rådgiver og pådriver for å iverksette tiltak og evaluert tiltak underveis. BHT har utarbeidet en rapport (ligger vedlagt) som beskriver HMS aktiviteter i perioden , BHT sin rolle i dette arbeidet og en orientering om fremtidige planer. Sykefraværsutvikling er for siste to måneder 2015 sammenlignet med samme tidspunkt 2014: Sykefraværsutvikling Skudenes bbh 2014 april 2014 mai 2015 april 2015 mai 2. etg - somatikk 17,2 21,3 11,6 14,4 3. etg - demens 18,9 12,4 14 9,5 totalt 18 17,2 12,6 12, etg - somatikk 3. etg - demens totalt april 2014 mai 2015 april 2015 mai

18 Totalt januar til og med mai 2015 sammenlignet med samme periode 2014: 14 jan-mai 15 jan-mai 2. etg - somatikk 18,6 16,6 3. etg - demens 16 13,6 totalt 17,4 15, etg - somatikk 3. etg - demens totalt jan-mai 15 jan-mai Nedgang i sykefraværet: Som statistikk over viser er det en markant nedgang i sykefraværet siste 2 måneder. Et langvarig og systematisk arbeid over tid og spisset fokus på sykefraværsproblematikk siste tiden er nærliggende å tro har en medvirkende årsak. Når vi sammenligner mai 2015 med mai 2014 viser det en vesentlig nedgang i begge avdelingene. I somatisk avdeling er nedgangen 6,9 prosentpoeng og i avdeling for demens er nedgangen 2,9 prosentpoeng. Totalt for virksomheten er en nedgang med 4,9 prosentpoeng for disse to måneder. Andre opplysninger Av tiltak som virksomheten har gjort/og fremtidige tiltak vises det til utfyllende rapport fra HMS. Imidlertid vises det til hovedpunkter som følger: 1. Organisering av arbeidet 1.1 Organisering av det daglige arbeidet i avdelingen. Rolleavklaringer. 1.2 Forbedre samarbeidskulturen. 2. Fysiske arbeidsforhold 2.1 Arbeidsrom 2.2 Muskel og skjelett plager forflytningsopplæring 2.3 Innkjøp av sparkesykler 2.4 Fokus på gode sko 3. Mobbing/diskriminering og varsling 3.1 Psykososialt arbeidsmiljø som tema på personalmøter. 3.2 Påminnelser i hverdagen. 3.3 Lavterskel for å si fra til leder

19 3.4 Kartlegging av mobbing gjennom medarbeidersamtaler 4. Ledelse 4.1 Nærledelse to nye avdelingsledere fra høsten Gjennomføring av medarbeidersamtaler 5. Arbeidskultur 5.1 Personalmøte for å kartlegge helsefremmende arbeidsmiljøfaktorer. 5.2 Halvdagssamling om arbeidskultur og holdninger i arbeidslivet, ansvarliggjøring av den enkelte (Trond Ullenes). 6. Bemanning av sykepleiere og fagutdannede 6.1 Økt grunnbemanning i helg 6.2 Endre ordningen med bakvakt for hjemmetjenesten 6.3 Arbeidskrav iht kompetanse 7. Vold og trusler fra beboere 7.1 Fokus på stabilt personale og kompetanse i tillitsskapende arbeid. 8. Sykefraværsoppfølging 8.1 Kartlegge og følge opp 10% som står for 80% av sykefraværet. 8.2 Rutine for melding om sykefravær 8.3 Tilretteleggingsmuligheter hos Skudenes BBH (ved sykefravær og for seniorer) HMS/IA plan 2015 Virksomheten har utarbeidet en HMS/IA handlingsplan som er målrettet med mange konkrete tiltak (planen ligger vedtalt). Hovedpunkter er som følger: Faste møter for ansatte i avdelingen hvor HMS og IA inngår som fast tema Faste møter for ansatte i avdelingen hvor HMS og IA inngår som fast tema Informasjon om HMS og IA til alle ansatte Tiltak for å øke arbeidsnærværet Rammer for hvor mye og hva som kan tilrettelegges på arbeidsplassen definere oppgaver og omfang Utvidet bruk av egenmelding framfor sykemelding fra lege Kompetansefremmende tiltak Avklare muligheten for å ta inn andre (interne/eksterne) arbeidstakere på kortere/lengre tiltak Generell bruk av bedriftshelsetjenes ved dialogmøte Det er gjennomført en enkel kartlegging der virksomhetene har gitt innspill på omfang i bruk av BHT ved dialogmøter. Når en oppsummerer tilbakemeldingene viser dette at ved dialogmøter benyttes BHT i mindre grad. Ved en virksomhet benyttes BHT uten unntak ved dialogmøter. Tilbakemeldingene viser at det er en høy bevissthet rundt bruk av bedriftshelsetjenesten ved arbeidsplassvurderinger. Det kommer frem i flere av tilbakemeldingen at det er en økende bruk av arbeidsplassvurderinger i forhold til tidligere. Det kommer også frem at det er ønskelig å benytte BHT enda mer i tiden fremover. Fra en virksomhet kommer det frem at de opplever at det

20 kan være lang ventetid på BHT og antar at dette har med kapasitet å gjøre. Den samme virksomhet opplyser at det er ønskelig å benytte BHT i enda større grad. I en tilbakemelding kommer det frem at nærværsprosjektet er en medvirkende årsak til økt bruk av BHT og arbeidsplassvurderinger. Inntrykket fra tilbakemeldingene er totalt sett at ved dialogmøter benyttes BHT i mindre grad men at det er en økende bevisshet og bruk av BHT ved arbeidsplassvurderinger og oppfølging i etterkant. Det er også inntrykket totalt sett at det oppleves positivt å ha BHT inne som rådgivere. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Oversikt over vedlegg: - IA-handlingsplan ved Skudenes bu-og behandlingsheim - Rapport fra bedriftshelsetjenesten vedr. Arbeidsmiljøarbeid ved Skudenes bu-og behandlingsheim

21 IA-HANDLINGSPLAN Avdeling: Skudenes Bu- og Behandlingsheim Periode: Planen evalueres/justeres minst 1 gang i året. Ny plan for neste år skal foreligge innen og legges inn på fellesområdet W hs/adm hms/ia planer helseog omsorgsetaten. Legg inn på korrekt år og lagre. HMS/IA-gruppas sammensetning: Leder, tillitsvalgt og/eller verneombud, evt annen ansattrepresentant. Gruppa bør bestå av minst 3 medlemmer, helst med ulik stilling/rolle. HMS/IA-gruppas medlemmer: Navn: Merete F. Sandve Gunn K. M. Naley May Britt J. Bang Siv Anita Sandhåland Margrete Varne Synøve Olsen Siv Anita Simonsen Kari Isaksen Hilde Frydvang Judit Nordanger Stilling/funksjon: Avdelingsleder, 2.etg Fagansvarlig, 2.etg Verneombud, 2.etg Avdelingsleder, 3.etg Ansatt, 3.etg Ansatt natt, 3.etg Tillitsvalgt, Delta, 3.etg Aktivitør, dagavdelingen Administrasjonskonsulent Virksomhetsleder Virksomhetens leder er leder for HMS/IA-gruppa. HMS/IA-gruppas mandat: Medansvar for HMS/IA-arbeidet i virksomheten Utarbeide mål og handlingsplaner Tilrettelegge for opplæring og informasjonsarbeid i virksomheten Rapportering (bl.a. IA-rapport, nærværstall) Gruppa har ingen mandat uten leders medvirkning HMS/IA-gruppa bør ha møter minst hvert kvartal. Husk bestemmelsen om taushetsplikt Fvl c. Handlingsplanen tilpasses den enkelte avdelings behov og muligheter. Kommunens/etatens målsettinger og handlingsplaner må ligge til grunn for mål og handlingsplaner i avdelingene

22 IA-handlingsplan Kommunens målsetting er å øke arbeidsnærværet til minst 94 % Virksomhetens målsetting er å øke arbeidsnærværet til: 90 % innen Handlingsplanen beskriver konkrete tiltak for HVORDAN virksomheten skal nå målsettingen sin. TILTAK for å øke arbeidsnærværet: Ansvarlig Tidsfrist Merknader 1. Faste møter for ansatte i avdelingen hvor HMS og IA inngår som fast tema 1.1. Personalmøter i turnus hver 6. uke. - På pensjonatet - Møtet består av en faglig temadel (ca 45 min), en HMS/IA-del (ca min) og en personaldel (ca 45 min) Virksomhetsleder/ avdelingsleder Hver 6.uke, jfr. turnus - Nattevaktene har ikke personalmøtene i turnus 1.2. HMS-møter ca hver 6. uke, 6 8 pr.år. Bedriftshelsetjenesten deltar på 2 møter i året. Virksomhetsleder Etter møteplan Vår /høst - Dagsaktuelle tema, ROSanalyser/ handlingsplaner, - Periodevis plan m.v Turnusmøter høytidsturnuser, sommerturnus, evalueringer Virksomhetsleder/ avdelingsleder I forkant av større turnusendringer/ høytids- og sommerturnuser - Turnusgruppene med tillitsvalgte og virksomhetsledelsen 2. Informasjon om HMS og IA til alle ansatte 2.1. Tema: - Handlingsplaner / ROS-analyser - Nærværsprosjektet - Virkemidler/retningslinjer/rutiner ved sykefravær - Rutiner ved graviditet - Seniorpolitikk - Akan - Arbeidsmiljø (fysisk og psykososialt; f.eks organisering/ interne rutiner, tekniske hjelpemidler, vernerunder, holdninger/ansvarlighet) - Periodevis Plan BHT - HMS-informasjon i Ansattpermen Virksomhetsleder/ avdelingsleder Hver 6.uke, jfr. turnus - Dagsaktuelle tema eller ting vi har hatt spesielt fokus på fram mot personalmøtet blir tatt opp i HMS/IA-delen i tillegg til generell informasjon om HMS/IAarbeid Alle ansatte skal ha en egen Ansattperm med viktig og nødvendig informasjon i fht å være ansatt ved Skudenes BBH 2.3 Bruke støtteapparat/hverandre/eksterne krefter m.v. - Bedriftshelsetjenesten - Røde Kors og andre frivillige organisasjoner - Brannvesenet - Personalavdelingen - Forflytningsveiledere - TMA-veiledere Virksomhetsleder/ avdelingslder Ved behov i fht opplæring/ personalmøter - Praktiske øvelser i forflytningsteknikk, 2 timer med fysioterapeut - Individuelle samtaler med ansatte med utfordringer - Hjerte-/lungeredning, førstehjelp - Brannøvelser - IA-arbeid o.lign - Trussel- og aggresjonsmestring i møte med brukere

23 3. Tiltak for å øke arbeidsnærværet 3.1. Trivselstiltak / forebyggende arbeid - Alle nyansatte skal delta på kommunens Introduksjonskurs - Alle nyansatte skal få «Nyansatt-hefte» som en del av opplæringen i virksomheten. Skal følges opp sammen med fadder i avdelingen Virksomhetsleder/ avdelingsleder Våren 2015 I løpet av Personalmøter Hver 6.uke, jfr. turnus - Trivselskomite Trivselskomiteen Vår/høst - Trivselskomitéen er sammen -satt av ansatte fra alle avd. Arrangerer ulike sosiale tiltak som julebord, sommerfest mv - Kulturkveld Karmøy Kino Helse og omsorg Høsten Fysiske aktiviteter Trivselskomiteen Vår/høst 2015 Turstafett, Trappegangkonkurranse Kom i form - Kommunens velferdstilbud Hytte, trening, kunstforening m.v 3.2. Oppfølging av sykemeldte forutsigbarhet - Følger retningslinjer for sykefraværsoppfølging - Nærværsprosjektet Virksomhetsleder/ avdelingsleder Fortløpende 3.3. Medarbeider-/utviklingssamtaler - En gang pr år for alle ansatte, individuelt eller i grupper Virksomhetsleder/ avdelingsleder Årlig 3.4. Spesielle tiltak for å beholde seniorene - Følger retningslinjer for seniorpolitikk - Tilrettelagte turnuser - Tilrettelagt i fht rullering Virksomhetsleder/ avdelingsleder Fortløpende 3.5. Arbeidsmiljøkartlegging/-oppfølging - Delta i medarbeiderundersøkelsen hvert 2. år - Utarbeide og evaluere handlingsplan Virksomhetsleder/ avdelingsleder Hvert 2. år, - Neste oktober Rammer for hvor mye og hva som kan tilrettelegges på arbeidsplassen definere oppgaver og omfang 4.1. På kort sikt (gravide/sykemeldte) - Prioriteres - Følger retningslinjer for oppfølging av gravide arbeidstakere Virksomhetsleder/ avdelingsleder Fortløpende

24 - Eldre arbeidstakere - Ansatte med helseutfordringer - Følger retningslinjer for seniorpolitikk - Bruke attføringsutvalget - Jobbrotasjon - Arbeidsplassvurdering Virksomhetsleder/ avdelingsleder Virksomhetsleder/ avd.leder/bht Fortløpende 4.2. Utarbeide prosedyrer for tilrettelegging - Hva kan tilrettelegges? - Hvordan tilrettelegge? - Hvor mye kan tilrettelegges? Virksomhetsleder/ avdelingsleder/ HMS-/IA-gruppe/ BHT Avtale spesielt med BHT våren 2015, ses i sammenheng med samarbeid ang fravær 4.3. Spesielt utsatte/sårbare stillinger/funksjoner - Nattevakter har tilbud om helsekontroll Virksomhetsleder/ avdelingsleder/ BHT Hvert 3. år - Neste Ansatte får tilbud om oppdatering på forflytningsveiledning årlig Virksomhetsleder/ BHT Årlig 5. Utvidet bruk av egenmelding framfor sykemelding fra lege 5.1. Informasjon på personalmøter - Retningslinjer for sykefraværsoppfølging - Nærværsprosjektet Virksomhetsleder/ avdelingsleder Hver 6.uke, jfr turnus 5.2. Gjennomgang av statistikk - Gjøres kjent på personalmøter - Fraværsbarometer Virksomhetsleder/ avdelingsleder Hver 6.uke, jfr turnus - Samt hvert tertial 6. Kompetansefremmende tiltak 6.1. Interne/eksterne kurs - Personal - Bedriftshelsetjenesten - Frivillige organisasjoner - Interne/eksterne fagpersoner Virksomhetsleder/ avdelingsleder Fortløpende - Interne kurs på personalmøter, enhetsmøter, rådhuset m.v Bruke støtteapparatet (personal, HMS-kontor, attføringskonsulent, jordmor) - Personalkonsulent Virksomhetsleder/ avdelingsleder Fortløpende/ ved behov - Rådgivning i personalsaker - BHT - Arbeidsplassvurderinger,forflytningsveiledning, helsekontroller - Attføringskonsulent - Oppmelding til attføringsutvalg - Jobbrotasjoner - Jordmor - Ved behov - TMA-veileder - Trussel- og aggresjonsmestring i fht utagerende brukere - Forflytningsveileder Årlig Opplæring/oppfrisking av forflytningsteknikker for fast ansatte, nyansatte og vikarer

25 6.3 Særlig opprusting av HMS/IA-gruppene - Grunnkurs i Verne- og miljøarbeidarbeid Virksomhetsleder Hvert 5.år -Virksomhetsleder, avdelingsledere og verneombud - Fagansvarlige skal ha tilstrekkelig HMS-opplæring i fht sin funksjon ( har til oppgave å lede eller kontrollere andre) - Medlemmene i HMS-/IA-gruppen har eget ansvar for tilegning av informasjon (nettinfo, kurs, støtteapparat m.v.) Virksomhetsleder/ avdelingsleder Årlig Fortløpende - NANO-opplæring når klart - Medlemmene i HMS-/IA gruppen deltar på aktuelle IA-samlinger 6.4 Felles-/individuelle tiltak(etter-/videreutdanning) - Tilrettelegge for etter- og videreutdanning - Permisjon med og uten lønn - Turnustilrettelegging/bytting av vakter - Informasjon om kommunens stipendordning Virksomhetsleder/ avdelingsleder Fortløpende Informasjon henges på oppslagstavle på felles pauserom 7. Avklare muligheten for å ta inn andre (interne/eksterne) arbeidstakere på kortere/lengre tiltak 7.1. Arbeidsoppgaver, oppfølgingsansvarlig m.v. - Studenter, elever og lærlinger m/veileder - Internt fra kommunen - Fra Nav - Varig tilrettelagt arbeid Virksomhetsleder/ avdelingsleder Fortløpende Revidert dato: Sted: Underskrifter: Virksomhetsleder Verneombud Ansattrepresentant

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35 SAKSPROTOKOLL - SYKEFRAVÆR OG FRAVÆRSUTVIKLING VED SKUDENES BU- OG BEHANDLING Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den , saksnr. 14/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Vedtak: Sak om sykefravær og fraværsutvikling ved Skudenes bu- og behandling tas til orientering.

36 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv Anita Lilleskog Arkiv: 407 Arkivsaksnr.: 15/2205 Sign: Dato: Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Hovedutvalg administrasjon RETNINGSLINJER FOR PERSONALSAKER SOM GJELDER SEKSUELLE OVERGREP/GRENSEOVERSKRIDENDE ADFERD Forslag til vedtak: Retningslinjer for personalsaker som gjelder seksuelle overgrep/grenseoverskridende adferd godkjennes.

37 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: For å sikre en klar og ryddig håndtering av saker der det er mistanke om overgrep og/eller grenseoverskridende seksuell adferd, er det nødvendig med tydelige retningslinjer i forhold håndtering og korrekt saksgang. Det er spesielt viktig at meldingsmottaker forstår at saker skal meldes omgående og at det ikke skal være tvil om hvem det skal meldes til. Retningslinjene er rettet mot atferd som måtte bli kjent innen organisasjonen overfor brukere, men skal også anvendes så langt de passer, i situasjoner hvor det er mistanke eller påstand om at en ansatt har utøvd seksuelt grenseoverskridende handling/adferd mot en kollega. Fakta/saksopplysninger: Det kan være være vanskelig å ta opp saker der det er mistanke om overgrep og/eller grenseoverskridende seksuell adferd. Brukere eller ansatte som utsettes for seksuell trakassering kan føle på usikkerhet, skam og skyld eller redsel for ikke å bli trodd. For mange kan det være vanskelig å vite hvordan / hvor en skal melde fra om slik mistanke eller faktisk hendelse. Karmøy kommune vil fremstå som tydelig på at dersom noen har mistanke om seksuell trakassering eller seksuelle overgrep skal man varsle om dette snarest. Utarbeidde retningslinjer skal bidra til å unngå usikkerhet rundt hvordan melde saken, samt hvem det skal meldes fra til. Melder skal også være sikker på at saken blir forsvarlig håndtert. Andre opplysninger Den som oppdager eller mistenker at noen utsettes for seksuelle overgrep eller trakassering skal umiddelbart varsle leder. Det er ledelsens oppgave å vurdere saken og om hvilke tiltak som skal iverksettes. Dette er vanskelige saker og uansett hvilken beslutning man tar vil det få konsekvenser for både den mistenkte og den som er utsatt. Dersom leder i samråd med støttetjenester (jf. retningslinjer) mener at mistanken er ubegrunnet, må man beslutte å ikke foreta seg ytterligere i saken og forsøke å stoppe eventuell sladder og ryktedannelse. Hvis ledelsen mener det er hold i saken, avhenger det videre utfallet om saken omhandler trakassering eller overgrep. Ved trakassering skal kommunens «prosedyre for håndtering av brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser om psykososialt arbeidsmiljø» anvendes.

38 Dersom saken omhandler seksuelle overgrep/ grenseoverskridende atferd skal saken håndteres i henhold til retningslinjer for personalsaker som gjelder seksuelle overgrep/grenseoverskridende atferd. Personalsjefen i Karmøy, Wenche Håvik sign. Oversikt over vedlegg: - Retningslinjer for personalsaker som gjelder seksuelle overgrep/grenseoverskridende atferd

39 Vedtatt Revidert: Retningslinjer for personalsaker som gjelder seksuelle overgrep / grenseoverskridende atferd Vedtatt:

40 Vedtatt Revidert: Formål Formålet med retningslinjene er å sikre klar og ryddig håndtering ved tilfeller av seksuelle overgrep og/eller grenseoverskridende seksuell atferd som måtte bli kjent innen organisasjonen overfor bruker (barn og voksne). Retningslinjene skal også anvendes, så langt de passer, i situasjoner hvor det er mistanke eller påstand om at en ansatt har utøvd seksuelt grenseoverskridende handling/atferd mot en kollega. Definisjon Bruker: Med "bruker" forstås i disse retningslinjer enhver som mottar tjenester fra Karmøy kommune. Det omfatter brukere/pasienter som mottar helse- og omsorgstjenester, elever i skolene, barn i barnehagene, klienter/brukere i barnevernet, brukere innenfor kultur- og fritidsområdet, m.v. Grenseoverskridende seksuell atferd: Jf. straffelovens kapittel 19 om seksualforbrytelser. Her finner vi oversikt over ulike arter/grader av straffbare seksuelt krenkende handlinger og atferd. Handleplikt Den som blir kjent med / får mistanke til et mulig straffbart forhold skal straks handle i henhold til retningslinje. Leder skal informeres umiddelbar. Kommunens handleplikt er uavhengig av om handlingen er begått i tjenesten eller på fritiden. Skjer handlingen/atferden innenfor rammen av tjenesten, vil forholdet imidlertid måtte bedømmes som mer alvorlig, og kommunen ha en skjerpet handle- og aktivitetsplikt.

41 Vedtatt Revidert: Plan for håndtering Beskrivelse av situasjonen Mistanke, påstand, anklage eller opplysninger kommer fra bruker selv, en annen bruker, fra en annen voksen (ansatte, foreldre, samarbeidspartnere) eller fra politiet. Ansvarlig Tiltak Merknad Meldingsmottaker Noter ned opplysningene. Meld til leder. Ikke garanter anonymitet /hemmeligholdelse. Leder Avdelingssjef / etatssjef Avdelingssjef / etatssjef Lag rapport. Meld fra til avdelingssjef / etatsledelse Utarbeid notat med beskrivelse av fakta og foreløpig vurdering av arten i handling, styrken i det påståtte forhold og hvilke bevis det foreligger for handling. Der det er skjellig grunn til mistanke: Håndtering av saken må skje i samråd med personalsjef og/eller kommuneadvokat. Umiddelbart Støtte: Personalsjef Kommuneadvokat Politianmeldelse: vurderes i samråd med personalsjef og/eller Kommuneadvokat Vurdere håndtering av forhold rundt ansatt bruker, pårørende, media annet

42 Vedtatt Revidert: Håndtering av media og informasjonsbehov Pårørende kan ha behov for informasjon raskt for å kunne ivareta bruker på en god måte. Informasjon til andre brukere og deres pårørende må også vurderes for å berolige og vise at situasjonen blir håndtert på en betryggende måte. Det er etatssjef i samråd med personalsjef / rådmann som vurderer håndtering av media og øvrig informasjon overfor brukere, pårørende, ansatte.