» Søk i Medlemsnett. Fritekst søk. Avansert søk

Transkript

1 Side 1» Søk i Medlemsnett Søk i Medlemsnett Alle databaser og medlemsregister har søk på forskjellige måter. Dette har også Medlemsnett. Det finnes enkle raske fritekst søk, og det finnes et avansert søk for å finne mer spesifikke data fra Databasen. I Medlemsnett har dere et hurtigsøk i toppen av siden. Denne kan brukes med en filtrering på hvor dere skal søke i og om søket Begynner med eller Inneholder det dere skriver som søkekriteriet. Det er også mulig å lagre det søket dere får opp. Det er lurt å lagre de søkene dere ofte foretar i Medlemsnett. Da vil disse alltid ligge i en liste og dere kan bare klikke inn på dette søket uten å søke på nytt. I tillegg virker dette dynamisk. D.v.s. at alle de nye medlemmene som legges inn med samme kriteriene som søket søker mot, kommer inn på listen i Lagrede søk. Fritekst søk Skriv inn et fornavn i søkeboksen La valget i filteret stå på Begynner med og Medlem Klikk Søk og se hva listen som kommer opp. Alle navnene som ligner fornavnet dere skrev vil komme opp på listen. Prøv samme søket, men bytt ut filter Begynner med til Inneholder Nå vil stort sett resultatet bli det samme, men nå blir dere antageligvis flere treff for nå søkes det også i innhold i et navn. Søker dere på Tor vil dere også få et treff på etternavn Torsen osv. Dere kan også søke direkte mot Firma og Enheter for å finne forekomster blant disse. Avansert søk Trenger dere å finne et mer spesifikt treff i databasen, bruker dere det avanserte søket i Medlemsnett. Dette kan finne for eksempel medlemmer med spesielle roller, innhold i ekstrafelt og lignende. Dere kan søke på de fleste feltene i dette søket og det er dere selv som begrenser det treffet dere får. Åpne avansert søk Søk på et etternavn Foreta et nytt søk og søk på en rolle Foreta et nytt søk og søk på flere enheter ved å velge disse med CTRL tasten på tastaturet og et klikk. Foreta forskjellige søk mot avkrysningsboksene nederst i vinduet. Skal dere lagre et av søkene dere har foretatt, skal dere bare skrive inn et navn i Boksen for lagrede søk som kommer nederst under listen som er søkeresultatet. Dette søket vil legge seg inn i menyen under Lagrede søk, og kan brukes med et enkelt klikk neste gang dere skal foreta et tilsvarende søk. Side 1» Søk i Medlemsnett

2 Side 2 1. Kom i gang» Før dere starter Før dere starter Før dere kommer i gang med Medlemsnett, bør dere ha gjort en del i forkant før dere begynner. For å bruke minst mulig tid bør det planlegges om hvordan dere ønsker å strukturere organisasjonen i databasen. Medlemsnett er bygget opp med tanke på at dere skal kategorisere medlemmene som skal ligge inne i databasen. De aller fleste organisasjonene er bygget opp med grupperinger innenfor organisasjonen som for eksempel et idrettslag som inneholder flere aldersbestemte lag. Alle disse lagene vil ha sin egen enhet (gruppering) inne i administrasjonen av Medlemsnett. Inne i disse enhetene vil dere registrere medlemmene som tilhører denne grupperingen. Før dere skal importere medlemmene inn til Medlemsnett, bør dere lage dere noen Excel filer basert på lagene, og ikke ta alle medlemmene på samme import. Importen er basert på å importere lag for lag. Ønsker dere å se et eksempel på hvordan denne Excel filen skal se ut, last ned eksempelet som finnes under Import. For å se hvordan dere eksporterer, se avsnittet om Import. Definere roller er også noe dere må gjøre i forkant før dere begynner med import. Normalt skal dere minst definere 1 rolle som heter Medlem som skal ha endel egenskaper. Definering av roller finner dere også i denne hjelpefilen på nett. Planlegning av struktur Dere må vite på forhånd hvordan dere skal strukturere medlemmene inne i Medlemsnett. For å gi dere litt drahjelp, skal vi her lage et strukturkart som skisserer hvordan dette kan løses i Medlemsnett. Selv om dette bare er et eksempel og kanskje ikke ligner deres egen organisasjon, håper vi at dette kan være til god hjelp. Vi har et idrettslag som har 1 sportsgren som er en fotballklubb. Denne fotballklubben er delt opp i 3 hovedkategorier: Senioravdeling, Ungdomsavdeling og en Barneavdeling. Hver enkelt av disse kategoriene er igjen oppdelt i alderbestemte lag eller lagbetegnelser som a-lag, b-lag, junior1 osv. Skjematisk forklart vil en sånn kategorisering se sånn ut: Denne tankegangen kan direkte overføres til Medlemsnett, ved å lage dette på forhånd ved hjelp av definerte enheter. Dette skal dere gjøre før import av medlemmer, så dere importerer medlemmen til riktig enhet. Dette vil være tidsbesparende selv om dere bruker litt tid i forkant på denne planlegningen. For å lage enheter kan dere se på kapitlet om Ny enhet. Strukturen i Medlemsnett vil da bli lignende denne: Side 2 1. Kom i gang» Før dere starter

3 Side 3 1. Kom i gang» Før dere starter For å oppsummere litt betyr dette at dere først planlegger strukturen i organisasjonen. Dere klargjør filene i Excel gruppert på kategoriene Lager enhetene i Medlemsnett som passer til kategoriene Definerer roller i Medlemsnett Side 3 1. Kom i gang» Før dere starter

4 Side 4 1. Kom i gang» Import av medlemmer Sist oppdatert Import av medlemsregister Ved import av medlemmer, må dere ha klar en fil på forhånd som er lagret som en Tekstfil (tabulatordelt) eller CSV (Semikolondelt). De fleste i dag har Excel (Windows program) som dette kan lages i. Hvis dere har en database eller en annen form for opptegning av medlemmene, kan dere i de fleste tilfeller åpne dette i Excel via en eksport fra det programmet dere har medlemene i. Via Excel og menyen Fil, kan dere lagre listen på nytt som en Tekstfil (tabulatordelt) Eller som CSV (Semikolondelt). Dette er et valg dere kan be om under lagringsprosessen i Excel. For at alt dette skal gå iorden bør dere sørge for følgende når det gjelder enn slik liste. Listen må inneholde en overskriftsrad Listen må ikke inneholde mellomrom Listen bør skille mellom Fornavn og Etternavn Adressen bør skilles ved postadresse, postnummer og poststed så hver av disse får egen kolonne Når alt dette er på plass, kan dere gjøre følgende med listen: Klikk på menyen Fil i Excel Klikk på menyvalget Lagre Som Velg Tekstfil (tabulatordelt)(txt) eller CSV (semikolondelt) i nedtrekkslisten for Filtyper Velg en plassering hvor dere skal legge filen Klikk Lagreknappen Når dette er utført og klart, kan dere gjennomføre en import i Medlemsnett. Under importen skal dere gå igjennom 3-4 steg før importen er gjennomført. Husk det som ble beskrevet i artikkelen Før dere starter om planlegningefasen. Husk hvor dere lagret Excel filen, som nå er blitt til en Tekstfil som er tabulatordelt Eller CSV Semikolondelt. Import av medlemslister Som skreve t tidligere er det 3-4 steg man går igjennom før medlemmene er impotert inn i Medlemsnett. Først skal dere velge fil, deretter skal dere velge enhet og rolle disse medlemmene skal ha. Deretter skal dere definere feltene i overskriftsraden sånn at disse stemmer med overskriftene i Medlemsnett. Her kommer beskrivelsen steg for steg hvordan men utfører denne funksjonen: Klikk på menyvalget Importer under menyen Administrasjon Klikk på knappen Bla gjennom for å finne filen på maskinen Marker filen og klikk deretter på knappen Åpne Klikk på knappen Last opp for å hente filen til Medlemsnett I skjermbildet som nå kommer opp vil dere se muligheter for å velge Enheter, Roller og en avkrysning for Aktiv. Ved en normal import så er det medlemmer dere importerer og skal dere la haken for Aktiv stå. Rollen blir da Medlem. Enher bestemmes av hvilken gruppe dere importerer. Hvis dere skal importere for eksempel Fakturakontakter eller støttemedlemmer som ikke er aktive medlemmer, må dere fjerne haken i boksen for Aktiv. Nederst vil dere se listen med medlemmer som dere har lastet opp. Velg riktig Enhet og Rolle for denne listen. La det stå Altiv hvis dette er medlemmer Neste skritt dere skal ta er å finne felter som de enkelte feltene fra filen skal inn i Medlemsnett Side 4 1. Kom i gang» Import av medlemmer

5 Side 5 1. Kom i gang» Import av medlemmer Navnene på feltene fra filen står over nedtrekksboksene. Åpner dere en av nedtrekksboksene ser dere navnene på feltene som finnes i Medlemsnett. Her må dere prøve å "matche" felt for felt. Har feltene fra filen samme navn og skrevet på samme måte som i Medlemsnett, vil systemet finne likheten selv og sette på riktig felt. Klikk på første felt og finn riktig felt for denne. Hvis det er et medlemsnummer som er det første feltet, finner du feltet for medlemsnummer i nedtrekkslisten Gjør dette på alle felt hvor det står Ingen i nedtrekksboksen Klikk på knappen Neste som dere finner nederst til venstre i skjermbilde Klikk på Ok knappen som kommer opp med bekreftelsen på at Medlemmene er impotert Dere får nok en bekreftelse på at filen er impotert på neste skjermbilde Klikk eventuelt på Enheten dere impoterte til for å se om medlemslisten kom inn Er det felter som ikke sto i listen, men som dere må registrere, blir dette en manuell jobb på hvert enkelt medlem. Dette kan for eksempel være e-postadresse og mobilnummer. Dette er viktige felt i Medlemsnett med tanke på kommunikasjonen dere skal ha med Medlemmene. Side 5 1. Kom i gang» Import av medlemmer

6 Side 6 1. Kom i gang» Om hjelpesidene Viktig informasjon. Side 6 1. Kom i gang» Om hjelpesidene

7 Side 7 2. Medlemsregister» Aktivisere medlem Aktivisering av medlem Hvis et medlem har vært i databasen tidligere og de kommer tilbake, har dere muligheten til å aktivisere disse tilbake til registeret. Enheten finner dere i venstre meny under medlemsregisteret. Når personen er aktivisert vil all gammel informasjon som tidligere sto på medlemmet komme tilbake. Dette gjelder også tidligere fakturaer, kommunikasjon osv. Viktig! For de som har hatt Medlemsnett en stund (før mars 2010) og slettet noen medlemmer, vil fortsatt ha ubalanse i kontoene. Slette funksjonen med nullstilling av konto kom ikke før versjon mars Denne funksjonen er ikke tilbakevirkende på de som allerede er slettet. Aktivisere medlem Klikk på linken Slettede medlemmer Finn medlemmet i listen Klikk på linken Aktivere som er plassert ytterst til høyre i listen. Side 7 2. Medlemsregister» Aktivisere medlem

8 Side 8 2. Medlemsregister» Aktivisere medlem Medlemmet er satt tilbake i registeret under den enheten medlemmet tilhørte før dere slettet. TIPS! Hvis listen over Slettede medlemmer er veldig lang, kan dere bruke nettleserens funksjon for å søke. Normalt kan dere bruke Ctrl + F tastene på tastaturet, og dere vil få opp et søkevindu. Skriv navnet i søkefeltet og nettleseren finner det som du søker. Er det flere med samme navn er det bare å klikke seg frem ved å bruke knappen Neste i dette søkevinduet. Noen nettlesere (de nye eller Firefox) vil ikke ha et søkevindu som kommer opp, men en søkelinje oppe eller nede i vinduet. Side 8 2. Medlemsregister» Aktivisere medlem

9 Side 9 2. Medlemsregister» 3. Ny enhet» Ny Enhet Ny enhet Ny enhet Her skal det registreres ny enhet som kan være navn på gruppe, lag, avdeling eller annet. Det kan være flere nivåer i enhetslisten, men likheten er at alle må ligge under en eller annen enhet. Et godt eksempel her kan være i en idrettsklubb hvor man først registrerer alderklasse og deretter lag i denne klassen. Eksempel: Fotballklubb (hovedenhet 1. nivå) Junior (enhet 2. nivå) Junior1 (enhet 3. nivå) Opprett enhet Klikk på menyvalget Ny enhet under menyen Medlemsregister Skriv inn navnet på den nye enheten Velg riktig plassering til den nye enheten Klikk på knappen Lagre Det opprettes nå en ny enhet som kommer i strukturen i menyen under medlemsregister. Den nye enheten er nå klar for å eventuelt importeres til fra lister dere måtte ha. Kategori på enhet er et eget punkt under Hjelp. Når dere begynner å bygge struktur vil det etterhvert komme noen plusstegn foran noen enheter. Dette plusstegnet indikerer at det finnes en annen enhet (kategori) inne i denne kategorien. Ligger det ikke en enhetinne i kategorien vil det ikke komme opp noen pluss tegn foran navnet på kategorien. Videre vil det være noen tall i parantes (12) bak navnet på enheten. Dette er antallet av medlemmer som tilhører enheten. Slette enhet Har de opprettet en enhet, så har de selvfølgelig også muligheten til å slette en enhet. Det som er viktig å være klar over er om denne enheten inneholder medlemmer. Inneholder enheten medlemmer, må disse først flyttes til en annen enhet før enheten slettes. Side 9 2. Medlemsregister» 3. Ny enhet» Ny Enhet

10 Side Medlemsregister» 3. Ny enhet» Ny Enhet For å slette en enhet må denne velges i menyen til venstre under medlemsregisteret. Når du har valgt denne enheten vil også alle medlemmer under denne enheten bli listet ut. Klikk på Enhet som dere ønsker å slette Er det medlemmer inne i denne enheten må disse flyttes først. Marker alle medlemmene ved å krysse av for alle på den øverste avkrysningsboksen Velg en annen enhet i nedtrekkslisten nederst som dere ønsker og kryss av for avkrysningsboksen Slett fra eksisterende enhet Klikk på knappen Utfør Etter at alle medlemmene er flyttet over klikker dere på skillearket Endre/slett Klikk her på knappen Slett Enheten er nå borte fra systemet, og dere har eventuelt flyttet medlemmer fra den ene enheten til den andre. Denne funksjonen kan også brukes hvis dere skal flytte enkelte medlemmer fra en enhet til en annen, eller dere skal legge et medlem inn i flere enheter hvis disse skal være i flere enn en enhet. Forskjellen på flytt og kopier går på om dere krysser av for avkrysningsboksen Slett fra eksisterende enhet. Krysser dere av i denne boksen blir de flyttet, setter dere denne åpen vil de kopieres i ny enhet. Side Medlemsregister» 3. Ny enhet» Ny Enhet

11 Side Medlemsregister» 3. Ny enhet» Arkiv for enhet Arkivfunksjon for enheter En ny funksjon som er kommet inn i Medlemsnett er en mulighet for å arkivere enheter som ikke lengre er i bruk. Det er noen organisasjoner som opererer med alt for mange enheter og de tør ikke å slette disse på grunn av historiske data. Det er laget en mulighet for å arkivere disse via Enhetsinformasjonen. For å arkivere en enhet: Klikk på den enheten du ønsker å arkivere Klikk på fanebladet Endre Kryss av for Arkivert Enhet Klikk Lagre og enheten er nå arkivert i arkivet. Når dere har arkivert enhetene så vil disse legge seg inn i et arkiv som dukker opp under linken Slettede medlemmer under Medlemsregisteret. Dere kan når som helst reaktivisere disse ved å gå inn på arkivet og klikke av for å aktivisere disse igjen. Klikk på linken Arkiverte enheter Klikk på knappen Arkiver Klikk på Ok for å bekrefte valget Enheten er nå lagt tilbake igjen på samme plassering som sist Når enhetene er Arkivert vil ikke disse vise under forskjellige lister. Dette gjelder når dere skal definere roller på medlemmer og når dere bruker Standardrapporten. Dere vil nå se at listene blir eventuelt mye kortere enn de var før dere arkiverte enheter. Side Medlemsregister» 3. Ny enhet» Arkiv for enhet

12 Side Medlemsregister» 3. Ny enhet» Regelmessig fakturering Enhet og regelmessige produkter En av de nyeste funksjonene i Medlemsnett er mulighet for å knytte regelmessige produkter til en enhet. Disse produktene har gjerne en regelmessighet som for eksempel Medlemskap som skal faktureres på en gitt periode som Hver måned, Hvert kvartal, Hvert halvår og Hvert år. For å få dette til i Medlemsnett må dere først sette denne regelmessighet på selve produktet. Se hjelpefilene om Regelmessighet på produktene. Åpne en enhet som dere ønsker å knytte regelmessige produkter til Velg fanebladet Regelmessig fakturering Velg hvilket produkt som skal knyttes til alle medlemmer som ligger i denne enheten. Klikk Lagre Nå vil systemet generere alle fakturaene til medlemmene i denne enhet. Regelmessigheten blir basert på de innstillinger som dere har satt under Produkter. Der setter dere også dato når dere ønsker at fakturaene skal genereres. Side Medlemsregister» 3. Ny enhet» Regelmessig fakturering

13 Side Medlemsregister» 1. Nytt firma» Firmaregistrering Firmaregistrering i Medlemsnett Ny funksjon som gir dere mulighet til å registrere firma i Medlemsnett. Denne registreringen brukes til å muliggjøre fakturering av diverse produkter mot Firma. Funksjonalitet er tilsvarende som registrering av medlem og de har mange fellesfunksjoner. Et eksempel er at et firma kan være en fakturakontakt på lik linje som personer er fakturakontakter. Grunnlaget for fakturakontakter er å få til en samlefaktura for flere personer. Med denne funksjonen vil også medlemsnett dekke behovet til organisasjoner som har firma som medlem, og medlemskapet er knyttet opp mot antall personer. Registrere et firma Under Medlemsregister finner dere link på nytt firma. Det er via denne linken dere skal gå for å opprette nye firma. De største forskjellene er at firmaregistreringen har andre felt enn medlemmer. Felt som organisasjonsdata og fakturaadresse er felter som gjenkjenner firmaregistreringen. Ellers er det mye av dt samme feltene som medlemsregistrering. Fakturatype, Fakturakontakt og Roller er tilsvarende og har en stor betydning i forhold til hva dere skal registrere. Planlegg Det er fornuftig å opprette en enhet som heter Firma før dere starter og reistrere firma inn i databasen. På denne måten holder dere firma og person separert i forhold til hverandre i databasen. Dere kan også lage flere nivå på enheter under Firma for å eventuelt kategorisere Firma ytterlige i Medlemsnett. Når dere har opprettet enhet(er) så lager dere en Rolle som dere legger inn firmaene inn i. Se Roller under hjelpefilene hvis dere ikke vet hvordan dere lager disse. Hva dere kaller rollen er opp til dere, men tilgangsnivået til denne rollen skal være Ingen. Registreringen av normalt firma uten fakturakontakt: Første registreringen i disse hjelpefilene er å opprette et vanlig firma i databasen. Med vanlig firma mener vi at dette er et firma som dere eventuelt ønsker å fakturere sponsorat og lignende. Klikk på linken Nytt firma Fyll ut feltene dere skal registrere for dette firma. Ikke kryss av for Aktivt medlem Ikke kryss av for Fakturakontakt Velg korrekt fakturatype Klikk på Ny rolle og mer av for enhet Firma (hvis dere registrerte denne enheten). Merk av for Rollen som dere har opprettet og klikk Legg til. Side Medlemsregister» 1. Nytt firma» Firmaregistrering

14 Side Medlemsregister» 1. Nytt firma» Firmaregistrering Legg inn en eventuell kommentar og Lagre firma. Nytt firma er nå opprettet og klar for fakturering og tilsvarende. Registrere firma med Fakturakontakt: Denne registreringen brukes når dere har Firma som medlem i organisasjonen. Noen har medlemskap knyttet opp mot antall personer og de ønsker ofte å få en samlefaktura på dette. Da er eneste mulighet å lage firma med statusen Fakturakontakt. Klikk nytt firma Gjenta prosessen som forklart ovenfor Kryss av for Medlemmet er en fakturakontakt Definer Fakturatype, Aktivt medlem og Roller Lagre Firma Når dette firmaet er opprettet kan dere registrere personer som skal være knyttet til dette firmaet. Er personen allerede registrert er det bare å knytte disse sammen. Se hvordan dere knytter personer opp mot fakturakontakter under hjelpefilen for Medlemsregistrering. Kan firma brykes til annet i Medlemsnett? Ja det kan det. Medlemsnett har mange funksjoner og Firma i databasen kan benytte disse på lik linjen som vanlige personer. Dere kan sende e-post og sms til Firma, og dere kan purre og kreditere fakturaer. Side Medlemsregister» 1. Nytt firma» Firmaregistrering

15 Side Medlemsregister» 2. Ny person» Registreringsprosedyren Ny person Ny person (medlem) Etter at alle enhetene og rollene er opprettet, kan brukerne begynne å registrere medlemmer. Har brukerne en liste av medlemmer kan disse importeres i systemet. Importfunksjon vil bli beskrevet senere i denne dokumentasjonen. Her beskrives nyregistrering av personer. VIKTIG! Før en eventuell opprettelse av en Ny person, er det viktig å vite om dette medlemmet selv skal betale fakturaen. Har de foresatte som skal betale fakturaen, skal disse registreres helst før det nye medlemmet. Dette for at brukerne skal kunne registrere en fakturakontakt i dette registreringsskjema. TIPS! Det er fornuftig å bruke tabulatortaten på tastaturet når du registrerer. Det finnes en logisk rekkefølge på feltene i Medlemsnett som følges hvis man bruker denne tasten. VIKTIG: Når dere starter med registreringer så vil systemet gjøre en del aksjoner i bakgrunnen. Skriver dere inn fornavn og setter markøren i etternavnboksen vil systemet gi dere beskjed om at navnet finnes fra før. Det vil da komme opp en utlistning i skjermbildet Side Medlemsregister» 2. Ny person» Registreringsprosedyren

16 Side Medlemsregister» 2. Ny person» Registreringsprosedyren Finnes personen er det bare å klikke på navnet og systemet åpner da kartotek kortet til medlemmet. På denne måten vil dere forhindre at dere dobbeltregistrerer personer i Medlemsnett. Hvis dere prøver å registrerer navn som det finnes mange forekomster av så vil denne listen bli veldig land. Skriv også etternavnet og listen blir kortere eller forsvinner. Finnes ikke navnet fra før forsvinner listen od dere kan fortsette med registreringen. Finnes personen i listen, betyr det at andre har lagt inn dette medlemmet. Da kan dere velge å klikke dere inn på medlemmet og eventuelt endre opplysninger som det måtte være behov for. Er alle opplysningene korrekte, kan dere avbryte registreringen å gå videre med registrering av nye medlemmer. Nødvendig informasjon dere må registrere: Standard informasjon som navn, adresse, postnummer og sted hvis dette medlemmet skal ha tilsendt en faktura. Fødselsdato Her må det fylles inn en dato i følgende format: Husk 4 siffer i fødselsåret. Fødseldatoen er meget viktig med tanke på rapporteringen som skal skje via dette systemet. Kjønn, dette må og bør velges. Rapportene fungere ikke uten inndeling av kjønn. Dette gjelder spesielt idrettslag som har en rapporteringsplikt i forhold til idrettskretser som de får støtte fra. E-postadresse og passord hvis denne personen skal ha tilgang til Medlemsnett for redigering eller andre oppgaver i forbindelse med organisasjonen. E-postadressen blir her brukernavnet inn til administrasjonen. Det er også denne de bruker for å forespør hvis de har glemt passordet. Faktura type, som standard skal stå på enten E-post eller Giro. Med Giro så vil det bli skrevet ut en Giro av BBS og sendt til medlemmet. Når det gjelder E-post så vil systemet sende ut en e-postfaktura. Dette må ikke sammenlignes med en E-faktura som er et bankstyrt system. En E-post faktura sendes til oppgitt e-postadresse og kommer med samme KID som all annen type faktura. Den største forskjellen er at dette sendes direkte ut fra Medlemsnett og ikke via BBS eller andre kanaler. E-post: Får tilsendt en e-postfaktura med KID informasjon som de kan bruke i nettbanken. Denne krever ingen avtale med BBS. Giro: Vanlig papirgiro som skrives ut av BBS og sendes til medlemmet. Her skal det skrives avtale med BBS. I oppstarten og før det foreligger avtaler vil det ikke være valg som Avtalegiro eller E-faktura. E-faktura: En e-faktura som sendes direkte til medlemmets sin nettbank, hvor medlemmet må inn på nettbanken sin og godkjenne fakturaen. Ved første gangs fakturering vil medlemmet får et tilbud fra sin bank om de ønsker avtale om e-faktura. Avtalegiro: En avtalegiro hvor det trekkes en fast beløp pr mnd fra kontoen. Her kreves det også en avtale med BBS. Kommentarer, hvor det kan noteres annen opplysning om dette medlemmet. Her kan brukerne skrive inn så mange kommentarer de vil. Alle kommentarene vil bli listet ut på medlemmet med dato og navn på person som legger dette inn. Andre felter, det er mulig å legge til andre beskrivelsesfelter til medlemmene. Dette blir beskrevet på under Ekstrafelt person. Side Medlemsregister» 2. Ny person» Registreringsprosedyren

17 Side Medlemsregister» 2. Ny person» Registreringsprosedyren Legge til et nytt Medlem: Klikk på menyvalget Ny person under menyen Medlemsregister Legg inn informasjonen i feltene Velg en fakturatype, enten Giro eller E-post Skal denne personen være en fakturakontakt må dere krysse av for dette. Denne personen vil da komme opp i listen over fakturakontakter etter at dere har lagret denne personen Klikk på knappen Lagre og registreringen er fullført Når det nye medlemmet er lagret, bil dere se at det er kommet opp nye faneblad øverst på kartotekkortet. Konto og Faktura: Her vil det ligge all informasjon om utsendte fakturaer og status på disse. Produktkobling: Her kan dere knytte medlemmet opp mot et spesielt produkt som for eksempel medlemskontigent Kommunikasjonslogg: Her vil alle kommunikasjon som er sendt fra Medlemsnett til medlemmet ligge. Dette gjelder e-post og SMS Enhetshistorikk: Her vil det vise all historikk et medlem har hatt så lenge de har vært i Medlemsnett når det gjelder de Enhetene de har tilhørt. Sletting/endring Skal dere slette en person skal dere bare klikke på personen under enheten, og klikke på knappen Slett nederst i skjermbildet Ofte kan det være lurt å ikke slette et medlem, men heller definere en rolle som ikke er et medlem. Det kan være at denne personen vil bli et medlem igjen ved et senere tidspunkt. Da er det enkelere bare å skifte rolle på personen fra f.eks innaktiv til medlem igjen. Jvis dere setter medlemmet som innaktiv og kontoen ikke er i balanse, må dere inn på konto opplysningene og kreditere det som er utestående. Sletter dere medlemmet vil systemet nullstille konto og legge personen under enheten Slettede medlemmer. Selv om medlemmet blir slettet så forsvinner de ikke fra Medlemsnett. Disse legges inn i en enhet som heter Slettede medlemmer som ligger nederst i enhetslisten. Dette for at man skal ha muligheten til å reaktivisere disse igjen i forhold til utestående fakturaer. Side Medlemsregister» 2. Ny person» Registreringsprosedyren

18 Side Medlemsregister» 2. Ny person» Fakturakontakt Fakturakontakt En viktig funksjon i Medlemsnett er Fakturakontakter. Hensikten i bruk av denne er for å knytte forskjellige medlemmer til samme faktura, og hvis organisasjonen har en rabattert familiepris. Det er normalt at en foresatt kan ha flere barn som er tilknyttet organisasjonen og gjerne ønsker å få en faktura og ikke mange forskjellige. Hvis i tillegg organisasjonen har en familiepris så må det brukes fakturakontakt. Se hjelpefil om Familiepris Registreringen av en fakturakontakt skjer ofte i samsvar med registrering av nye medlemmer. På den gamle versjonen av Medlemsnett, var denne registreringsprosedyren tidkrevende men i den nye versjonen er dette forbedret. Når det nye medlemmet er registrert, klikker dere på knappen for Ny fakturakontakt. Det vil da komme opp et vindu med et registreringsskjema. Fra før er det standard at adresseopplysninger og annen info følger med på dette skjema. Denne avkrysninger er satt i medlemsskjema ved siden av knappen for Ny fakturakontakt. Fyll inn Fornavn og skift til Etternavn. Finner systemet tilsvarende navn som dere har skrevet inn, kommer det opp en liste. Forklaringen på denne finner dere i hjelpefilen for Ny person. Finnes personen fra før så klikk på denne og informasjonen blir utfylt i skjema for deg. Da registreres ikke denne personen mer enn en gang i databasen og medlem som tilhører denne fakturakontakten får samme registrerte person og ikke 2 forskjellige. Finnes ikke personen fra før, fullfør registreringen og sørg for at Fakturatype blir valgt. Selv om dere har satt fakturatype på medlemmet, så er det fakturatype på Fakturakontakten som vil bestemme dette. OBS! En fakturakontakt som ikke selv er involvert i organisasjonen, skal ikke registreres som Aktivt medlem. Da dannes det feil i Standard rapporten og organisasjonen kan risikere å melde inn for høyt antall medlemmer til Idrettsforbundet de tilhører. En fakturakontakt kan selvfølgelig selv være aktivt medlem i klubben, og da skal de ha avkrysning i dette feltet. Side Medlemsregister» 2. Ny person» Fakturakontakt

19 Side Medlemsregister» 2. Ny person» Fakturakontakt TIPS! Det er ofte smart og definere en enhet i forkant som heter Fakturakontakter og dele denne enheten inn i underkategorier som har samme navn som enheten medlemmene tilhører. For eksempel: Har dere en enhet som heter Gutt 96-1, bør enheten for Fakturakontakten hete FK Gutt Bruker her FK som forkortelse for å skille mellom enhetene. Er fakturakontaktene samlet i egne enheter, vil kommunikasjonsjobben mot disse være meget enkel etterpå. Se hvordan dere bruker Kommunikasjonsmodulen i hjelpefilen for SMS og E-post. Registrere en fakturakontakt Registrer et nytt medlem som skal ha fakturakontakt, eller finn et medlem som allerede er registrert som skal ha fakturakontakt. Klikk på knappen Ny fakturakontakt og la avkrysningen stå i boksen for Fyll ut med data fra dette medlemmet. Fyll inn Fornavn og Etternavn og se om systemet allerede har registrert denne personen. Finnes den fra før, slipper dere å dobbelt registrere samme personen. Finnes personen, klikk på navnet og sjekk at resten av opplysningene stemmer. Finnes ikke personen kan dere gå videre med registreringen. Adresse, Postnr, Poststed og telefon er allerede på plass grunnet funksjonen Fyll ut med data fra dette medlemmet. Ikke kryss av for Aktivt medlem med mindre de skal være dette. Da er sannsynligheten stor for at de allerede er registrert fra før. Velg fakturatype, det er denne som vil gjelde for alle medlemmer knyttet til denne personen. Definer riktig rolle og enhet (hvis dere har laget enhet for FK som TIPS ovenfor viser) Klikk lagre og registreringen av Fakturakontakt er utført. Her ser dere et typisk skjermbilde når det er registrert Fornavn og Etternavn, og systemet finner en lignende person i systemet. Som dere ser i dette skjermbildet så stemmer både navn og adresse med personen systemet fant. Da er det bare å klikke på navnet og resten av info kommer inn i skjema. Se bildet under Side Medlemsregister» 2. Ny person» Fakturakontakt

20 Side Medlemsregister» 2. Ny person» Fakturakontakt Side Medlemsregister» 2. Ny person» Fakturakontakt

21 Side Medlemsregister» 2. Ny person» Direkte fakturering Direkte fakturering Nå kan dere også fakturer et medlem eller en hel enhet direkte fra skjermbildet. Dere slipper mao å gå via Ny faktura og søk og vil med dette spare masse tid i faktureringsrutinene deres. Hvis dere bruker denne funksjonen kommer dere direkte inn i steg 2 i faktureringer der dere velger hvilket produkt som skal faktureres. Fakturer direkte fra medlem Denne funksjonen finner dere under Medlemsinfo til et medlem. Nesten nederst i skjermbildet vil dere se en link hvor det står Lag Faktura for dette medlemmet Etter at dere har klikket på linken åpnes fakturaprosedyren og dere kan der velge produkt og gå videre inn i faktureringen. Fakturer fra enhet eller avansert søk Det er også mulig å fakturere direkte fra en enhetsutlistning også. Her kan dere markere de som skal faktureres og åpne nedtrekksmenyen som dere finner under listen over medlemmer. Her velger dere Fakturer de valgte. Da kommer dere inn i steg 2 i fakturaprosessen og kan da velge produkter og fullføre faktureringen. Fakturer direkte på medlem Gå inn på et medlem Klikk på linken Lag faktura for dette medlemmet. Systemet vil åpne faktureringsvinduet Velg produkt fra listen Klikk på Legg til og produktet legges inn. Det er muligheten her til å endre antall og pris, men de fleste gangene skal ikke dette endres. Skal dere endre dette så må dere huske å klikke på Oppdater etter dere har gjort endringen. Klikk på Neste Side Medlemsregister» 2. Ny person» Direkte fakturering

22 Side Medlemsregister» 2. Ny person» Gratis medlemskap Gratis medlemskap Dette er en funksjon for de som trenger å sette et medlemskap på medlem som ikke skal betale. Det er noen klubber som betaler medlemskapet for sine trenere men samtidig også vil ha disse med i all statistikk over betalende medlemmer. Fakturaen bør blir generert som betalt med kroner 0,- Det kan også være andre organisasjoner som ønsker et gratis medlemskap og derfor er denne funksjonen utviklet i Medlemsnett. Avkrysning for denne funksjonen finner dere under medlemsopplysningen på selve medlemmet. Der finnes en avkrysningsboks som heter Gratis Medlemskap. Hvis dette medlemmet har en produkt kobling og avkrysning for Gratis medlemskap, vil systemet generere fakturaen og sette denne som betalt kr 0,- Da vil alle fakturaene komme på oversikten på medlemmet under fanen Konto/faktura. På denne måten får man en historisk logg på disse medlemmene. Side Medlemsregister» 2. Ny person» Gratis medlemskap

23 Side Administrasjon» Faktura Fakturaer Fakturaoversikt Når organisasjonene har sendt en faktura til medlemmene sine, vil disse bli lagt inn under en egen oversikt i venstremeny. Her kan de til en hver tid gå inn å sjekke status på de utfakturerte produktene. Her kan brukerne søke på datoperiode og noen filtreringer som ikke sendt, ikke betalt, betalt og til gode. Listen kan også sorteres på feltet navn. Opplysningene som står på utlistningen er fakturanummer, navn på medlem, fakturert beløp, betalt, rest, dato for utsendt faktura og hvilken status denne fakturaen har. Brukerne kan gå inn på de enkelte medlemmenes faktura fra denne utlistningen for å finne ytterligere opplysninger. Her kan de også gjøre noen endringer i forhold til den utsendte fakturaen. De kan kreditere et beløp, foreta en manuell innbetaling og sende en purring. Søk etter faktura Brukerne må klikke seg inn på menyvalget Fakturaer under menyen Administrasjon. Velger her en fra dato og til dato og klikker på søk. Er det akkurat foretatt en fakturering, vil disse vise med en gang de klikker på Fakturaer. For å raskt finne en ubetalt faktura bruker de filtrering Ikke betalt, og tar bort haken på de andre filtreringsalternativene. De klikker deretter på knappen Oppdater for å liste ut alle fakturaene som ikke er betalt og som ligger innenfor datoene som er valgt. Endring på sendte fakturaer For å gå inn på ytterligere fakturaopplysninger, skal brukeren klikke på fakturanummeret til medlemmet de skal se fakturaen på. Klikk på et av fakturanummerene for å se på fakturaopplysningene Dette er en oversikt over fakturaen til medlemmet med generell fakturaopplysning, varelinjer og fakturalogg. Det er 3 handlinger brukerne kan utføre i dette skjermbilde som er kredittnota hvor man kan kreditere en del eller hele beløpet, manuell innbetaling hvis medlemmet har betalt inn deler kontant og muligheter for å sende purring på fakturaen. Kreditnota Her kan brukerne manuelt legge inn et kreditnotabeløp hvis medlemmet har betalt inn deler av beløpet på en enkel varelinje. De skriver inn beløpet som skal krediteres og klikker deretter på knappen kreditnota. Dette beløpet vil bli trykket fra totalen og vises på utlistningen etterpå. Manuell innbetaling Dette kan brukes hvis for eksempel medlemmet kommer med kontanter og ønsker å betale hele eller deler av fakturaen. Organisasjonen går inn på fakturaopplysningen for medlemmet og skriver inn beløpet i boksen for manuell innbetaling. Deretter klikker de på knappen Manuell innbetaling for å utføre denne handlingen. Neste steg for den manuelle innbetalingen er å definere på hvilken varelinje denne skal gjelde. Den manuelle innbetalingen vil vises i loggen med en avmerkningsrunding ved siden av beløpet. Brukerne klikker på denne og det vil komme opp linker som heter velg ved siden av varelinjene. Brukerne klikker på den varelinjen de ønsker at den manuelle innbetalingen skal gjelde for. Denne funksjonen kan være grei å bruke til for eksempel et depositum til en tur eller et arrangement. Klikke på et av produktene for å trekke fra beløpet Marker beløpet her Etter at brukerne har klikket av på en av velg alternativene, vil beløpe bli trukket av fra den gjeldende varelinjen. Beløpet som står igjen vil være en rest. Side Administrasjon» Faktura

24 Side Administrasjon» Faktura står igjen vil være en rest. Send purring Den siste funksjonen her er muligheten for å sende en purring på fakturaen. Her skiver de inn en ny dato og klikker på knappen Send purring. Fakturaen blir da sendt på nytt med en liten endring i KID informasjonen. Det ene sifferet i KID er opplysninger om purring. Dette er tall fra 0 til 3. Purre opplysningen vil også vises under loggen i fakturaopplysninger på medlemmet. Side Administrasjon» Faktura

25 Side Administrasjon» Ny faktura Ny faktura Fakturering Dette er kanskje den viktigste funksjonen i Medlemsnett sitt system. Når alle kontoer, produkter, kategorier og eventuelle dimensjoner er registrert, er neste skritt å fakturere medlemmene basert på alle de foregående temaene. Før det kan faktureres må alle avtaler med BBS være på plass. Dette er noe organisasjonene må gjøre før de kan benytte seg av Medlemsnett fullt ut. Avtalene som må på plass er en Avtalegiro, e-fakturaavtale og en Giroavtale. Selve faktureringsprosessen er ikke så veldig komplisert. Det er kun noen få skritt brukerne trenger å gå igjennom, så tar systemet seg av resten. Det er en elektronisk kommunikasjon direkte med BBS, hvor systemet sender det som kalles fakturafiler til BBS med KID informasjon, og mottar en OCR fil i retur når fakturaene blir betalt. Det er på bakgrunn av denne kommunikasjonen organisasjonene får full oversikt over hva som er betalt og ikke betalt. I Medlemsnett har organisasjonene også gode muligheter til å se alle fakturaene som er sendt, betalt, ikke betalt og mange andre filtreringsmuligheter. Det er blant annet muligheter til å ta inn manuelle innbetalinger på en faktura som er sendt. Alle disse funksjonene blir beskrevet utover i dokumentet. Ny Faktura Når organisasjonene skal sende ut en faktura, må de igjennom noen steg før fakturaen sende fra systemet. I grove trekk må de først finne medlemmene, deretter produktet og deretter å gå igjennom en bekreftelsesrutine. Når disse 3 stegene er gjennomgått settes fakturaen til opprettet. Det siste steget er å sende fakturaen med eventuelle kommentarer og en forfallsdato. For å fakturere gjør dere følgende: Klikk på menyvalget Ny faktura under menyen Administrasjon Første steg etter at brukeren har klikket på Ny faktura er å finne medlemmene som skal faktureres. Søk på medlemmer som skal ha faktura Her kan brukerne bruke en avansert søkemetode for å finne medlemmene. Det kan blant annet søkes på: Et spesifikt navn Alle i samme enhet På roller Alle medlemmer Dette er bare noen av søkekriteriene, og ser dere på skjermbildet lenger opp får dere en oversikt over andre kriterier det kan søkes på. På denne måten kan brukerne raskt få listet ut kun de medlemmene de skal faktureres. Skriv inn et søkerkriteriet og klikk på knappen Søk. Et eksempel kan være at dere skal fakturere alle i styret som skal ha nye jakker. Da må dere søke på rollen Styret som dere finner under roller i søkevinduet. I neste vindu vil systemet plukke opp alle som støttet dette kriteriet, og liste ut disse. Kryss av for de som skal faktureres og klikk deretter av på knappen Velg medlemmer som skal faktureres I det neste skjermbildet vises de som ble valgt. Neste steget blirå finne produktet som skal faktureres. Klikk på skillearket Produkter Velg eventuelt en kategori for å finne produktet som skal faktureres, eller velg blant produkter i listen Klikk knappen Legg til etter at dere har markert av produktet I dette skjembildet kan dere endre antall eller legge til flere produkter som eventuelt skal faktureres. Endre dere antallet på produktet vil dette gjelde for alle de medlemmene dere plukket ut. Skal antallet endres bare på en av personene vil dette være mulig litt senere i beskrivelsen. Dere skal ikke gjøre noe annet her enn å gå videre til neste steg og klikke på bekreftelsen. Klikk på skillearket Bekreftelse I dette skjermbildet ser dere informasjon om hvilke produkter som er klar for fakturering, muligheten til å legge inn en fakturakommentar og dere ser utlistning over medlemmene som skal faktureres. Legg inn en eventuell fakturakommentar Klikk på knappen Videre Dere får en bekreftelse på at fakturaen er opprettet. Klikk Ok på denne bekreftelsen Neste skjembildet vil se sånn ut: Dette er det siste steget dere skal ta før fakturaen er sendt til BBS. Det vil bli lagt på en KID informasjon fra systmet før denne går til BBS. Dere kan fortsatt gjøre et par endringer før dere sender denne avgårde, som for eksempel endre antall og legge til eventuelle produkter. Hvis dere klikker på fakturanummeret vil dere få opp følgende skjemrbilde: 1. Her kan de skrive inn en eventuell ny pris. Det kan hende at noen skal ha en rabatt eller lignende. 2. De må klikke denne knappen for å godkjenne den nye prisen. Side Administrasjon» Ny faktura

26 Side Administrasjon» Ny faktura 3. Her har de muligheten til å slette en fakturalinje. 4. Her legger de til en fakturalinje hvis medlemmet skal ha flere produkter enn det som er plukket ut fra den globale faktureringen. Her kan også det styres et annet antall på dette produktet som kun dette medlemmet vil få. 5. Her kan denne fakturaen slettes. Dette gjøres sjeldent, men det kan være at brukerne gjorde en feil i opprettelsen av fakturaen. 6. Her skal fakturaen sendes med en forfallsdato. Denne fakturaen vil da bli sendt separert fra de andre. Disse mulighetene må selvfølgelig brukes med forsiktighet, da det er kritiske ting man går igjennom her. Samtidig er det viktig at brukerne vet om denne funksjonaliteten for det er en viktig del av fakturering i Medlemsnett. Ikke gjør noen endringer i denne omgang Lukk vinduet som kom opp med disse mulighetene Klikk på knappen for Fakturer merkede i det neste skjermbildet Fakturaen er nå sendt til BBS Alle fakturaene vil legge seg inn i en oversikt som dere kan se under menyvalget Fakturaer under menyen Administrasjon. Dette blir også beskrevet her Side Administrasjon» Ny faktura

27 Side Administrasjon» Bestill SMS Betille SMS I dette systemet kan organisasjonen sende ut SMS til medlemmene. For å sende disse trenger de en del meldinger i basen. Disse kan bestilles via Medlemsnett under valget Bestill SMS. Når de er inne på denne siden kan de velge mellom 1000 eller 5000 meldinger, eventuelt skrive en kommentar og klikke på knappen Bestill. Dette godkjennes av SR Bank og Medlemsnett fylles opp med antallet som er blitt bestilt. Hvordan bruke dette blir beskrevet under kapittelet Kommunikasjon. For å bestille SMS gjør dere følgende: Klikk på menyvalget Bestill SMS Velg mellom 1000 og 5000 i nedtrekkslisten for antall Legg inn en eventuell kommentar Klikk på knappen Bestill Bestillingen blir sendt inn til SR-Bank og de legger til det nye antallet og fakturerer dere for nye meldinger. Side Administrasjon» Bestill SMS

28 Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Intro Organsisasjonsdata Under dette menyvalget vil det ligge 5 faneblad med forskjellige instillinger som Medlemsnett trenger i forbindelse med registrering og fakturering. I likthet med Instillinger som er beskrevet i hjelpefilene, er også dette et tema som dere må ta stilling til i planleggingsfasen før dere registrerer eller importerer personer inn i databasen. Rediger organisajon: Her kan dere endre data på organisasjonen. Dere kan her også bestemme om dere skal ha obligatoriske felt og KID eksempel i fakturaen. Faktura informasjon: noen instillinger som går på faktura, avtalegiro, purring og inkasso. Familiepris: Egen innstilling på hvordan familiepris skal fungere med kategori og pris MVA: Tabell over momskoder dere ønsker å sette som standard i Medlemsnett. Dette kan brukes av alle, men ikke alle organisasjoner er MVA pliktige og slipper derfor å ta hensyn til disse. Logo: Er bare en mulighet til å laste opp logo som skal brukes til e-postfakturaen. Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Intro

29 Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Rediger organisasjon Rediger organisasjon Denne visningen gir dere mulighet til å endre dataen som er registrert på organisasjonen. Feltene kan endres og lagres, men vi anbefaler her at dere ikke endrer uten at dere må. Kritiske data vil ikke ligge her, og disse er det kun Sparebank 1 som kan endre for dere. Dere ser av bildet hvilke felter som er aktuelle å endre på. For å endre er det bare å markere innholdet i feltet, skrive inn ny informasjon og deretter klikke Lagre. Andre valg I dette skjermbildet har vi også valg å legge inn noen små men viktige funksjoner Vis KID eksempel for medlemmer: Dette valget ligger her på grunnlag av Avtalegiro. Noen medlemmer ønsker avtalegiro før de får noen fakturaer fra Medlemsnett. For å få dette til er banken nødt å vite hvordan KID ser ut på oppbygning osv. Disse KID eksemplene vises både på utlistning av enhet og i kartotekkortet på medlemmet. Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Rediger organisasjon

30 Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Rediger organisasjon Sett på KID eksempel: Sette en hake i boksen for Vis KID eksempel på medlem Klikk Lagre Gå inn i medlemsregisteret og klikk på en av enhetene Se hvordan KID blir presentert og eventuelt gå tilbake under Rediger organisasjon og slå av haken og klikk Lagre. Bruker MVA i faktura: Denne skal dere slå på hvis dere ønsker å fakturere med MVA spesifisering i faktura. Dere må også sette på MVA inne i produkter. Slå på funksjon Sett hake i boksen for MVA Klikk Lagre Gå inn i produktene og sett et av produktene med MVA Kjør en testfaktura (dette gjør dere kun når dere er klar for kjøring av faktura) Ressurspris pr areal: Denne ser dere kun om dere har Ressursmodulen i Medlemsnett. Ressursmodulen er en funksjon for å holde orden på alle ressursene i Organisasjonen. Noen av de organisasjonene som bruker Medlemsnett er Båtforeninger. De har en utregning på båtplassene sine og alle regnes ut etter en fast pris pr areal. For å slippe at de skal endre på prisene hvert år på selve ressursen, gjør de dette kun et sted. Da regnes alle prisene om på de eksisterende ressursene. Se forøvrig hjelpefilene for Ressursmodulen. Obligatoriske felt: Disse feltene gjelder for 4 av de viktigste feltene i medlemsregistreringen. Grunnen for å ha obligatoriske felt er knyttet opp mot standard i rapporten. Disse feltene er viktig for rapporten og kan ikke genereres uten at alle medlemmer har minimum disse feltene registrert. Obligatorisk betyr det at dere ikke kan la disse feltene stå åpne når dere legger inn nye medlemmer. Dere vil da få feilmeldinger og dere må legge inn informasjon her. Dette er enten/eller felt så står disse på så gjelder det all registrering, også personer som ikke skal være aktive medlemmer. Prøv funksjonen Kryss av for alle feltene Klikk Lagre Gå til Medlemsregistreringen og klikk på Ny person Registrer person (testperson) uten ett av feltene Se at du får opp et varsel Fyll ut dette feltet og se om dere får lagret i etterkant. Er dere ne organisasjon som melder inn medlemstall til Norges Idrettsforbund, anbefaler vi at dere har disse feltene på som standard. Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Rediger organisasjon

31 Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Faktura informasjon Faktura informasjon Under fanebladet for faktura kan dere sette inn noen innstillinger som er basert på fakturahåndteringen i Medlemsnett. For å teste dette skikkelig må dere være klar for fakturering. Bruk gjerne dere selv som testpersoner for å sjekke om det fungerer. Det er ikke så lett å teste ut alle funksjonene på grunn av tidsaspekt på forfallsdager osv. Dere ser egentlig ikke om dette fungerer skikkelig før dere har fakturaer som har vært i systemet noen dager. Antall dager til forfallsdato: Her setter dere inn hvor mange dager medlemmene har før de må betale fakturaen. Dette vil gjelde for alle fakturaene dere genererer i Medlemsnett. Dere kan skrive så mange dager som dere ønsker her, men dere kan ikke skrive inn mindre enn 15 dager. Dette er en bestemmelse for systemet. Avtalegirovarsel: Når medlemmer har Avtalegiro med dere, vil de få en varsel fra banken noen dager før trekket foretas. Denne teksten er standard fra banken, men noen ønsker gjerne å varsle med egen tekst. Da krysser dere bare av for Egenvarsel og skriver inn varselet i tekstboksen nedenfor. Det er kun lov til å skrive inn maks 80 tegn til dette. Fakturagebyr: Dette er en mulighet for de som har behov for et fakturagebyr. Dere kan sette inn et beløp som dere måtte ønske, men ikke høyere enn 59 kroner ifølge bestemmelsene som er definert her. Dette gebyret vil da følge alle de genererte fakuraene. Brukes med omhu. Purregebyr: tilsvarende som over, men uten beløpsgrense. Ved purring kan dere også lege ved en egen kommentar på maks 80 tegn. Innkassovarselgebyr: igjen tilsvarende som over, men med utvidet antall tegn til kommentarene. Her kan dere registrere inntil 255 tegn Konto til å føre gebyr: Her vil standard være Kasse, som er en konto som er systemgenerert. Ønsker dere en annen konto til å føre gebyr på, velg denne fra nedtrekkslisten. Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Faktura informasjon

32 Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Familiepris Familiepris Mange organisasjoner, og da spesielt innen idrett, har en rabattert pris for familier. De har gjerne da en maks pris for et familiemedlemskap. Under denne fanen kan dere sette parametrene for beregningen av dette. Forutsetningen for å få dette til å fungere er at dere bruker fakturakontakter sånn at dere få til en samlefaktura. Se hjelp for Fakutrakontakter. I tillegg må dere bruke Produktkategorier. Rabatten settes på kategori og ikke på selve produktet. Se hjelp for Kategorier og Produkter. Sette på familiepris Kryss av for Bruk av makspris Skriv inn beløpet som dere ønsker Velg korrekt kategori Klikk Lagre Dette kan dere kun teste når dere har fakturert mange til samme fakturakontakt. Når dere generer fakturaer til alle medlemmene, vil disse ligge på Ikke sendt faktura under fakturamenyen. Før fakturaene sendes skal dere gå inn tilbake til Familiepris. Her skal dere klikke på knappen Kjør familierabatt nå. Systemet vil da gå gjennom alle de genererte fakturaene og justere disse sånn at det totale beløpet ikke overstiger Maks pris. Når systemet har korrigert disse kommer dere tilbake til Ikke sendte fakturaer. Går dere inn på en av de korrigerte fakturaene vil dere se at systemet har lagt til en ordrelinje hvor det står Familierabatt og en sum som er trukket ifra. Totalbeløpet er nå det samme som Maksbeløpet. Dette kan virke som en litt "vanskelig" måte å kjøre denne rabatten på, men det finnes en annen metode i tillegg til denne. Nå er det mulig å koble opp produkter mot medlemmer, og hvis disse er de samme som produktene som familieprisen beregnes på, er det en enklere fremgangsmetode. Se forøvrig hjelp på Fakturer koblede produkter. Dere vil der få følgende skjermbilde: Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Familiepris

33 Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Familiepris Her kan dere krysse av for familierabatten i samme operasjon som faktureringen. Dette er gjort fordi de fleste vil knytte et medlemskap til medlemmet og det er som regel medlemskap som har rabattert pris. Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Familiepris

34 Side Administrasjon» Organisasjonsdata» MVA MVA Under denne fanen kan dere definere de momskoder dere trenger for faktureringen av produkter som er momspliktige. Dette gjelder kun de organisasjonene som er pliktige til å innberette MVA. Legge til: Skriv inn et navn på MVA koden Skriv inn prosentsatsen Klikk Legg til Skal dere slette eller endre en momskode, bruker dere bare ikonene ved siden av koden. Når dere har laget disse må dere knytte disse til det produktet som skal ha denne beregningen. Se hjelpefilen for Produkter. Fakturerer dere produkter med MVA bil dette fremkomme med egen informasjon på fakturaene. Side Administrasjon» Organisasjonsdata» MVA

35 Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Logo Logo Under denne fanen er det en mulighet for å legge inn organisasjonen sin egen logo. Det er satt opp en mal på hvordan denne skal se ut når den sendes til medlemmet. Ønsker dere en egen logo i denne giroen, laster dere denne opp her. Laster dere ikke opp logo, vil det være bankens standard logo som settes inn i denne fakturaen. Logoen bør være av filformatet GIF eller JPG og komprimert for web. Bredden bør også ikke være for stor, selv om systemet vil komprimere denne ned til en maks grense. Side Administrasjon» Organisasjonsdata» Logo

36 Side Administrasjon» Innstillinger» Intro Innstillinger Under Innstillinger finner dere en del valg dere kan utføre i Medlemsnett. Disse funksjonene skal dere gjennomføre før dere registrerer eller importerer et eneste medlem. Medlemsregistrering er avhengig av de fleste innstillinger som dere finner her inne. Dette er med andre ord noe av det første dere skal utføre. Roller: Her kan dere sette roller og tilgangskontroll for Medlemsnett Kontoer: Her lager dere Regnskapsmessige kontoer hvis dere ønsker en oppsplitting av inntektene av det som kommer inn av innbetalinger. Ekstrafelt person: Her oppretter dere inntil 10 ekstrafelt til registrering av informasjon på medlem. Enhetskategorier: Registrering av kategorier som brukes til innmelding av medlemstall via Standard rapporten. Se for øvrig hjelpefilene over Enheter. Import: Her importerer dere medlemmer inn i Medlemsnett fra andre lister Side Administrasjon» Innstillinger» Intro

37 Side Administrasjon» Innstillinger» Ny rolle Ny rolle Under dette valget i medlemsadministrasjonen kan dere definere ulike roller og tilgangsnivå på medlemmer som skal inn i databasen. Dette er viktig med tanke på importen av medlemmer. Dette skal defineres før dere importerer. En rolle er hvilken funksjon rollen har i organisasjonen feks Trener og Medlem. Tilgang er hvilken tilgang dette medlemmet skal ha til medlemsadministrasjonen. Dere kan legge til så mange roller dere vil, men tilgangen til administrasjonen er forhåndsdefinert. Dere kan også definere flere roller til en tilgang. Hvordan lage ny rolle: Klikk på menyvalget Rolle under menyen Administrasjon Skriv et rollenavn i tekstfeltet under Legg til ny rolle Velg en tilgangskontroll i nedtrekkslisten. Klikk på knappen Oppdater Dere kan definere så menge roller dere ønsker, men tilgangkontrollene kan ikke endres. Dette er styrt av systemet og blir bestemt av SR-Bank. Rollene definerer dere under medlemmene. Les mere under Ny person Side Administrasjon» Innstillinger» Ny rolle

38 Side Administrasjon» Innstillinger» Ny rolle Tilgangsdefinisjoner: Administrator: Har full tilgang til alle funksjoner i i-medlem. Leder: Kan administrere medlemmer i sin enhet(er). Kan ikke fakturere. Medlem: Kan endre sine personlige opplysninger registrert i i-medlem. Ingen: Bruker til når du har medlemmer som skal faktureres, men disse skal ikke kunne endre sin informasjon via i-medlem. Side Administrasjon» Innstillinger» Ny rolle

39 Side Administrasjon» Innstillinger» Kontoer Kontoer Alle organisasjoner har i dag en bankkonto som pengene kommer inn på. I tillegg kan organisasjoner opprette flere regnskapskontoer inne i Medlemsnett for å bedre kunne styre hvor de forskjellige inntektene skal føres. Ny konto For å opprette kontoer i Medlemsnett skal organisasjonene gå inn på fanebladet Kontoer under menyen Administrasjon/Instillinger. Klikk på Kontoer Skriv inn et internnummer og et navn på kontoen dere ønsker Klikk på knappen Ny konto, og dere vil få denne nye kontoen inn på listen Disse kontoene brukes når organisasjonene skal legge inn produkter og det er her dere forteller systemet hvor inntektene skal føres. Det går ikke an å slette en opprettet konto i Medlemsnett. Det er kun mulig å endre navn og nummer på disse kontoene. Det er kun mulig å slette en konto som ikke har vært i bruk. Under kontoer finner dere også 2 ikoner som vil gi dere informasjon om hva som er fakturert og hva som er innbetalt av fakturaer på de enkelte kontoene. Kontoene Bank og Kasse er opprettet av systemet og vil være lik for alle organisasjoner som bruker Medlemsnett. Fakturering Under dette ikonet vil dere kunne finne alle fakturaene som er generert i Medlemsnett mot denne kontoen. For å fakturere på denne kontoen, må produktene setters til riktig konto. Se hjelpefilene for Produkter. Når dere klikker på dette ikonet vil dere se et nytt skjermbilde hvor dere kan søke opp alle fakturaene basert på Periode og datosøk. Side Administrasjon» Innstillinger» Kontoer

40 Side Administrasjon» Innstillinger» Kontoer I periode kan dere velge mellom: I datosøket velger dere selv om datoene som dere ønsker å se fakturerte medlemmer og produkter. Dere har og informasjon om dato når det er fakturert, dato om når dette er sendt til BBS (OCR) og dere ser også opplysninger om eventuelle krediteringer. Denne visningen må dere ikke sammenligne med OCR rapporten dere får fra BBS. OCR rapporten vil kun vise hva som kommer inn, ikke hva som er gått ut. Neste ikon vil vise dere innbetalinger. Kontantprinsippet (Innbetalt til konto) Neste ikon vil ta dere inn i en visning som viser der alle innbetalingene foretatt til denne kontoen. Denne informasjonen baserer seg på OCR filene som kommer fra BBS. Det er også en egen OCR rapport i Medlemsnett, men den kan dere se under Hjelpefiler på rapporter. Denne oversikten baseres på de samme søkemulighetene som Fakturering, men denne har i tillegg en Excel eksport. Dette for at dere skal ha mulighet til å hente ut rapport på innbetalinger som kanskje en regnskapsfører har behov for. For begge overnevnte funksjoner: For å finne informasjonen må dere søke. Det er en forutsetning at dere allerede har brukt Medlemsnett til fakturering og fått inn innbetalinger. Velg periode forrige måned ig se hva dere får opp av informasjon Velg de forskjellige periodene for å få opp lister Foreta et datosøk og se om dere får opp informasjonslinjer Klikk på Eksporter til Excel hvis dere står inne på visningen av innbetalte fakturaer. På listene dere får opp, vil dere ha et ikon helt til høyre. Klikker dere på denne får dere opp et vindu med detaljvisning av faktura med logg over transaksjonen. Side Administrasjon» Innstillinger» Kontoer

41 Side Administrasjon» Innstillinger» Kontoer Side Administrasjon» Innstillinger» Kontoer

42 Side Administrasjon» Innstillinger» Ekstrafelt person Ekstrafelt person Under Ekstrafelt person, kan dere definere nye felter som dere ønsker å beskrive medlemmene med. I registreringen av nye medlemmer (under Ny person) er det et minimum antall felter dere kan beskrive medlemmene med. Dette er f.eks. Navn og Adresse. Det ligger ikke i standardskjemaet feltet for å beskrive f.eks. Trenerkurs, Ferdighet, Verv o.l. Disse beskrivelsesfeltene kan dere selv definere ved å bruke funksjonen Ekstrafelt person. Hvordan lage nye felter: Klikk på fanebladet Ekstrafelt person Klikk inne i den øverste ledige tekstboksen under Tittel Skriv inn navnet på ekstrafeltet Klikk av hvis Vis i Liste fletet hvis dette feltet skal vises i utlistningen på enhet. Klikk på knappen Lagre For å slette feltet dere har laget: Åpne Ekstrafelt person igjen Klikk på Slett knappen ved siden av det nye feltet dere ønsker å slette Ekstrafeltet er fjernet fra skjemaet Ny person Når dere fjerner et ekstrafelt, vil dere få opp en informasjonsmelding som vil fortelle dere at personen som har innhold i disse feltene vil få fjernet dette feltet. Hvis dere er sikre på at dere ikke skal ha denne informasjonen, bekreft sletting. Har dette feltet en betyrning for beskrivelsen av person, avbryt sletting. Dere kan enkelt skifte navn på disse feltene selv ved å: Klikk på Ekstrafelt person Skriv et nytt navn i det feltet du ønsker å endre Klikk Lagre Side Administrasjon» Innstillinger» Ekstrafelt person

43 Side Administrasjon» Innstillinger» Ekstrafelt person Navnet vil nå endre seg på skjemaet Ny person. Side Administrasjon» Innstillinger» Ekstrafelt person

44 Side Administrasjon» Innstillinger» Enhetskategorier Enhetskategorier Funksjonen Enhetskategorier er det noen av organisasjoner som bruker i forbindelse med Standard rapporten. Funksjonen her er kun laget for en kategorisering av rapporten og innmelding av medlemstall. Skal deres organisasjon melde inn kategorier? Dette gjelder for Idrettslag som har en kategorisering av idretten sin. De som kan svare på dette er Norges Idrettsforbund og vi anbefaler dere til å ta kontakt med NIF. Et eksempel som er gitt der en svømmeklubb har kategorisering på: 451 svømming, 452 Stup, 453 Sykronsvømming og 454 Vannpolo. Alle kategorier har et nummer og disse får dere av NIF. Turnforeninger har tilsvarende kategorier og eksempel på dette er: 301 gym. 302 Turn, 303 RG og 304 Tropp. Dere finner mer informasjon under Idrettsregistreringen på denne nettadressen: Lage og bruke Enhetskategorier: Gå inn på menyen Administrasjon Klikk på Instillinger Klikk på fanebladet for Enhetskategorier Skriv inn nummer og navn på kategorien og klikk på knappen Ny Kategori Fyll inn resten av kategoriene dere har. Dere vil da ha tilsvarende skjermbilde som vist over. Endre slette Dere kan endre og slette disse kategoriene Gå inn på Enhetskategoriene Skriv inn et nyt navn og klikk Oppdater Klikk på Slettknappen for å slette en kategori Sette inn kategorien på enhet Gå inn på ønsket enhet Velg fanebladet Endre Åpne nedtrekkslisten Kategorier Velg kategori Klikk Lagre Side Administrasjon» Innstillinger» Enhetskategorier

45 Side Administrasjon» Innstillinger» Enhetskategorier Endrer dere navn på kategorien, vil ikke dette få noen påvirkning på enhet. Slettes kategorien så vil denne forsvinne automatisk fra enheten. Det får ingen konsekvenser utover dette. Se hjelpefilen for Standard rapport for å se hvordan rapporten ser ut kategorisert. Side Administrasjon» Innstillinger» Enhetskategorier

46 Side Administrasjon» Innstillinger» Import Import av medlemsregister Ved import av medlemmer, må dere ha klar en fil på forhånd som er lagret som en Tekstfil (tabulatordelt) eller CSV (Semikolondelt). De fleste i dag har Excel (Windows program) som dette kan lages i. Hvis dere har en database eller en annen form for opptegning av medlemmene, kan dere i de fleste tilfeller åpne dette i Excel via en eksport fra det programmet dere har medlemene i. Via Excel og menyen Fil, kan dere lagre listen på nytt som en Tekstfil (tabulatordelt) Eller som CSV (Semikolondelt). Dette er et valg dere kan be om under lagringsprosessen i Excel. For at alt dette skal gå iorden bør dere sørge for følgende når det gjelder enn slik liste. Listen må inneholde en overskriftsrad Listen må ikke inneholde mellomrom Listen bør skille mellom Fornavn og Etternavn Adressen bør skilles ved postadresse, postnummer og poststed så hver av disse får egen kolonne Når alt dette er på plass, kan dere gjøre følgende med listen: Klikk på menyen Fil i Excel Klikk på menyvalget Lagre Som Velg Tekstfil (tabulatordelt)(txt) eller CSV (semikolondelt) i nedtrekkslisten for Filtyper Velg en plassering hvor dere skal legge filen Klikk Lagreknappen Når dette er utført og klart, kan dere gjennomføre en import i Medlemsnett. Under importen skal dere gå igjennom 3-4 steg før importen er gjennomført. Husk det som ble beskrevet i artikkelen Før dere starter om planlegningefasen. Husk hvor dere lagret Excel filen, som nå er blitt til en Tekstfil som er tabulatordelt Eller CSV Semikolondelt. Import av medlemslister Som skreve t tidligere er det 3-4 steg man går igjennom før medlemmene er impotert inn i Medlemsnett. Først skal dere velge fil, deretter skal dere velge enhet og rolle disse medlemmene skal ha. Deretter skal dere definere feltene i overskriftsraden sånn at disse stemmer med overskriftene i Medlemsnett. Her kommer beskrivelsen steg for steg hvordan men utfører denne funksjonen: Klikk på menyvalget Importer under menyen Administrasjon Klikk på knappen Bla gjennom for å finne filen på maskinen Marker filen og klikk deretter på knappen Åpne Klikk på knappen Last opp for å hente filen til Medlemsnett Side Administrasjon» Innstillinger» Import

47 Side Administrasjon» Innstillinger» Import I skjermbildet som nå kommer opp vil dere se muligheter for å velge Enheter, Roller og en avkrysning for Aktiv. Ved en normal import så er det medlemmer dere importerer og skal dere la haken for Aktiv stå. Rollen blir da Medlem. Enher bestemmes av hvilken gruppe dere importerer. Hvis dere skal importere for eksempel Fakturakontakter eller støttemedlemmer som ikke er aktive medlemmer, må dere fjerne haken i boksen for Aktiv. Nederst vil dere se listen med medlemmer som dere har lastet opp. Velg riktig Enhet og Rolle for denne listen. La det stå Altiv hvis dette er medlemmer Neste skritt dere skal ta er å finne felter som de enkelte feltene fra filen skal inn i Medlemsnett Navnene på feltene fra filen står over nedtrekksboksene. Åpner dere en av nedtrekksboksene ser dere navnene på feltene som finnes i Medlemsnett. Her må dere prøve å "matche" felt for felt. Har feltene fra filen samme navn og skrevet på samme måte som i Medlemsnett, vil systemet finne likheten selv og sette på riktig felt. Klikk på første felt og finn riktig felt for denne. Hvis det er et medlemsnummer som er det første feltet, finner du feltet for medlemsnummer i nedtrekkslisten Gjør dette på alle felt hvor det står Ingen i nedtrekksboksen Klikk på knappen Neste som dere finner nederst til venstre i skjermbilde Klikk på Ok knappen som kommer opp med bekreftelsen på at Medlemmene er impotert Dere får nok en bekreftelse på at filen er impotert på neste skjermbilde Klikk eventuelt på Enheten dere impoterte til for å se om medlemslisten kom inn Er det felter som ikke sto i listen, men som dere må registrere, blir dette en manuell jobb på hvert enkelt medlem. Dette kan for eksempel være e-postadresse og mobilnummer. Dette er viktige felt i Medlemsnett med tanke på kommunikasjonen dere skal ha med Medlemmene. Side Administrasjon» Innstillinger» Import

48 Side Kommunikasjon» E-post Ny e-post Der finnes flere måter å lage en e-postutsendelse til medlemmene via Medlemsnett. Vi vil her beskrive de fleste. Den første metoden soom beskrives er den som går via menyvalget E-post under Kommunikasjon. Klikk på menyvalget E-post under menyen Kommunikasjon (følgende skjermbilde kommer opp) Via dette skjermbilde kan brukerne skrive en vanlig e-post og plukke ut mottakere for denne e-posten. Det er ikke mulig å sende vedlegg fra Medlemsnett, men da kan brukerne bruke sitt eget e-postprogram via å klkke på en egen knapp under E-post som heter Bruke eget e-post program. Det er også mulig å sende en forhåndsvisning til seg selv før man sender e-postmeldingen til mottakere for å se hvordan denne vil bli seende ut. Klikk på nedtrekkslisten for Velg enhet (Er mottakeren registrert med en e-postadresse, vil denne personen komme opp i listen over medlemmer i enheten. De som ikke er registrert med en e-postadrese vil ikke vises i listen). Klikk på navnet til medlemmet i enheten som skal motta e-posten: Klikk deretter på knappen Velg, eller dobbeltklikk på navnet til medlemmet. Skal dere velge flere enn 1 person, kan dere klikke på medlemmene samtidig som dere holder inne CTRL tasten på tastaturet nede. Klikk deretter på Velg. Side Kommunikasjon» E-post

49 Side Kommunikasjon» E-post Dere kan kun velge de Aktive, eller Innaktive hvis dere skal rette kommunikasjon mot disse. Etter dere har utført dette, vil de valgte personene bli flyttet over i boksen til høyre. Trenger dere å finne mottakere fra andre enheter her, er det bare å finne en ny enhet og velge disse på samme framgangsmåte. Skriv inn et emne på e-posten Skriv inn selve e-postmeldingen i den store tekstboksen Klikk på knappen Lagre og send til valgte mottakere E-postmeldingen er nå sendt fra Medlemsnett, og meldingen legges inn i arkivet for Lagrede e-post. Arkivet finner dere på et nytt faneblad øverst i visningen. Sende e-post til en Enhet En annen funksjon på å sende e-poster, er muligheten til å sende e-post på en hel enhet. Fremgangsmåten er litt forskjellig i startfasen i forhold til tidligere beskrevet måte. Dette kan også oppfattes som en raskere metode på denne funksjonen. Klikk på Enhet i menyen Medlemsregister Medlemmene i enheten vil bli listet ut i skjermbildet. Her kan der velge mottakere ved å klikke på avkrysningsboksen til venstre for medlemsnummeret. Skal dere velge alle, må de krysse av i den øverste avkrysningsboksen. Side Kommunikasjon» E-post

50 Side Kommunikasjon» E-post Klikk deretter nedtrekkslisten Avanser og velg E-post til valgte i listen Klikk Utfør Dere vil da komme inn på det samme skjermbildet som tidligere vist, men her vil dere se at alle er forhåndsvalgt mottakere. Der skriver inn emne og e-post melding og klikker pålagre og send til valgte mottakere sånn som i sted. Sende e-post tl definerte personer Den siste metoden vi forklarer er muligheten til å sende e-post til personer som har en definert tolle. For å få til dette må de bruke det Avanserte søket som finnes i Medlemsnett. Klikk på linken Avansert søk øverst i skjermbilde Her kan dere søke på forskjellige kriterier som blan andre en eller flere enheter, roller, har Avtalegiro etc. Alle muglihetene i Avansert søk blir også beskrevet i et annet kapittel i denne hjelpefilen. I dette eksempelet skal man sende en e-post til personer i en definert rolle. Det kan være at dere skal sende en e-post til alle som sitter i styret eller tilsvarende. Klikk på en av rollene og klikker deretter på knappen Søk. Alle personene som støtter dette søkekriteriet vil bli listet ut på neste skjermbildet. Deretter følger dere samme prosedyre som tidligere beskrevet ved å klikke på knappen Send e-post og fylle ut det de trenger av tekst. Merk: brukerne kan også bruke knappen Søk øverst i skjermbildet, og Medlemsnett vil da finne alle registrerte personer i databasen. Allefisse kan de selvfølgelig sende e-post til i en operasjon, men de som ikke står registrert med en e-postadresse vil også bli lagt til i listen over valgte mottakere. Selv om de står på denne listen, vil ikke systemet prøve å sende noen e-post til disse. Systemet vil "hoppe over" disse medlemmene. Hvis det er registrert en feil e-postadresse, vil de få en tilbakemelding på dette i innboksen sin, og de bør da gå inn i Medlemsnett for å rette opp til riktig adresse. Bruk eget e-postprogram for å sende Start slike utsendelser fra Medlemsnett. Velg først mottakere, og deretter klikk på knappen Bruk eget e-post program. Systemet vil åpne PCens e-postleser, og fyller ut mottakerne i Blindkopi feltet. Grunnen til at alle mottakere blir satt inn blindkopi er hensynet til "spam". Hvis alle hadde blitt satt inn i Til fletet, ville mest sannsynlig denne bli stoppet av spamfilteret til de fleste. En annen grunn er at de som mottar denne e-posten ikke nødvendigvis trenger å se e-postadressene til de andre mottakerne av e-posten. Videre kan man legge til vedlegg, redigere tekst etc. som vanlig. Mer at det må være et e-post program satt opp med en e-postkonto onstallert på PCen. Merk også at der er en begrensning på 2000 tegn (ca 100 e-postadresser), oversiges dette bil systemet splutte opp i flere meldinger. Ulempen med dette er at de må skrive e-posten flere ganger, eller kopiere den fra den første. E-poster som sendes ut på denne måten vil ikke bli lagret under Lagrede e-post. Lagrede e-post Alle e-postmeldinger som blir sendt fra Medlemsnett, legger seg automatisk inn i et arkivet Lagrede e-post. Her vil alle meldinger som brukerne har sendt ut fra Medlemsnett ligge. Her vil brukerne se informasjon på tittel på e-post, hvem som har sendt denne og når denn ble sendt. De kan se på e-post ved å klikke på ikonet lengst til venstre og de kan slette denne ved å klikke på krysset på venstre side. Side Kommunikasjon» E-post

51 Side Kommunikasjon» E-post Side Kommunikasjon» E-post

52 Side Kommunikasjon» SMS Ny SMS På samme måte som e-postmeldinger, kan det sendes ut SMS meldinger fra Medlemsnett. Fremgangsmåten for å finne mottakere og å sende meldinger er veldig lik dette med e-post. Hver organisasjon har et visst antall med meldinger til rådighet, men de kan til en hver tid bestille flere meldinger. Kostnader for disse meldingene er bestemt av SR-bank. Det er kun mulig å bestille 1000 eller 5000 meldinger og fremgangsmåten for å bestille nye meldinger blir beskrevet i kapittelet om Bestill SMS. Antallet av meldinger organisasjonen har igjen vil vises på skjermbildet under ny SMS. Send en SMS Klikk på menyvalget Ny SMS under menyen Kommunikasjon Skriv inn tittel på SMS'en Finn frem mottakere under nedtrekkslisten for enhet Dobbeltklikk eller bruk piltastene for å flytte mottakere over til boksen til høyre Skriv meldingen som skal sendes Klikk deretter på knappen Lagre og send SMS Fremgangsmåten for å sende SMS'er er helt lik fremgangsmåten til e-postutsendelsen. For flere opplysninger, les kapittelet om Ny e-psot- Dette gjelder stort sett alle fremgangsmåtene som for eksempelå sende til Enhet og enkeltpersoner. Meldingen legger seg dereetter inn i arkivet for Lagrede SMS på samme måte som e-postmeldingene. Det er kun mulig å skrive 160 tegn pr melding og overstiger de antallet på 160 tegn, vil denne meldingen deles opp i 2 tekstmeldinger. Det er en egen nedtelling på antall tegn, så brukerene vet hele tiden hvor mange tegn det er igjen. Merk! Nummeret som disse SMS sendes fra er et "dummy" nummer som man ikke kan svare til. Dette vil forhindre at den personen som sender en SMS får "hundrevis" av svar på meldingen. Det definerte nummeret er Når en SMS sendes ut til en valgt enhet og noen medlemmer ikke har mobiltelefon, vil systemet "hoppe" over disse og ikke prøve å sende ut til et ikke eksisterende nummer. Lagrede SMS Alle SMS meldinger som sendes fra Medlemsnett legger seg inn i et arkiv som heter Lagrede SMS. I dette arkivet kan de se hvilke meldinger som er sendt og hvem som har sendt disse. Her kan goså meldingene eventuelt slettes. Arkivet ligger som en egen Fane under SMS Side Kommunikasjon» SMS

53 Side Kommunikasjon» SMS Med en melding menes det melding sendt til et mobilnummer. Sender de til en enhet bestående av 14 mobilnummer, sender de 14 meldinger ut fra systemet og disse 14 blir talt ned fra totalen av meldinger de har til rådighet. Sender de flere meldinger enn det de har til rådighet, vil denne meldingen feile og ikke bli sendt. Side Kommunikasjon» SMS

54 Side Websider» Annonser Annonser på nett Dere har også en egen plass i malen til å legge ut annonser. Hvor de ligger på nettstedet varierer fra mal til mal (se eksempler på maler) Bildet ovenfor viser en liste over annonsene som allerede er lastet opp. Via administrasjonen kan du redigere og slette annonsene. For å laste opp en ny annonse, klikker man på Ny annonse, se bildet nedenfor: Følgende skjermbilde kommer opp: I feltet for navn, skriver dere et navn på annonsen slik at det er lett for dere å kjenne den igjen i administrasjonen. Det brukes som ofte firmanavnet på annonsen som navn. I feltet for link, legger dere inn hvilken nettside annonsen skal linke til. (f.eks: bilde av Byggmakkerlogoen, vil linken være I feltet for annonse velger dere Bla igjennom og finner annonsen dere vil laste opp på den maskinen dere sitterpå. Deretter lagrer dere annonsen. Klikk på Lagre annonse. Annonsen blir i en størrelse, så uansett hvor stort eller lite bilde som dere laster opp, så vil dette justeres til en bestemt størrelse. Det er en fordel at bildene ikke er altfor store eller altfor små, da dette kan bli kornete. Side Websider» Annonser

55 Side Websider» Annonser Side Websider» Annonser

56 Side Websider» Vis web Vis websider Dette er en forhåndsvisning av hvordan nettsiden har blitt etter endringene dere har gjort. På denne måten kan dere kontrollere hvordan det ser ut og hva som eventuelt må rettes på. Nettsiden åpner seg i et nytt vindu. Side Websider» Vis web

57 Side Websider» Publisere side Publisering av sider Når dere er ferdig med endringene som har blitt gjort eller har laget noe nytt må dere alltid klikke på Publiser side. Dette er det somme som en Lage funksjon. Side Websider» Publisere side

58 Side Websider» Layout» Ny Layout Layout på nettsider Det første dere må gjøre for å opprette en egen nettside er å velge layout for denne. Layout blir hvordan dere ønsker at nettsiden skal se ut designmessig. Per dags dato finnes det 3 ulike layouts å velge mellom. Dere kan også forandre layout etterhvert om dere ombestemmer seg. I den valgte layouten dere selv velge farger som dere ønsker å bruke, laste opp logo, legge til "slagord" og kontaktinformasjon til bedriften/organisasjonen/laget. Layout 1 Layout 2 Logo plasserers oppe i venstre hjørnet (Demofirmaet) Enkelt tekst fel som selve firmaet står oppe til høyre. Dette er det samme som Slagord (Lyst på en bedre hverdag?) Det er en venstremeny (Hovedside, Kontakt oss, Aktiviteter og Historikk) Annonsene man legger inn, listes ut på høyresiden (eks. Colorline) Adressefeltet ligger i bunn av nettsiden, som også er venstrejustert (eks. Flintegata 2, telefon ) Side Websider» Layout» Ny Layout

59 Side Websider» Layout» Ny Layout Layout 3 Følger samme oppsett som mal 1 Annonsene er plassert annerledes (iforhold til mal 1), den er plassert under menyen på venstre side (eks. ColorLine) Side Websider» Layout» Ny Layout

60 Side Websider» Layout» Ny Layout Logoen plasseres oppe i høyre hjørnet (Demofirmaet) Enkelt tekst fel som selve firmaet står oppe til venstre, midtstilt. Dette er det samme som Slagord (Lyst på en bedre hverdag?) Det er høyremeny på gul bakgrunn (Hovedside, Kontakt oss, Aktiviteter, Historikk) Annonsene ligger under høyremenyen på høyreside (eks. Colorline) Velg den maken dere ønsker og deretter skal dere velger farger, legge inn firmainformasjonen og laste opp et logo som brukes på nettstedet. Side Websider» Layout» Ny Layout

61 Side Websider» Layout» Farge Farger For å forandre på fargene i malen man har valgt, må man klikke på fanen som heter Farge Her kan dere justere diverse farger på websiden. Vi anbefaler og ikke endre for mye på fargene, da det kan gjøre siden mindre leservennlig for brukerne dine. Det er også lurt å bruke noen farger som går igjen i logoen eller noen farger organisasjonen eller laget er kjent for? For å se endringene dere gjør, må dere klikke på Vis web. For å velge en ny farge, trykkere dere på tegnet med et malerbrett. Bakgrunnsfarge: Dette er fargen som brukes til bakgrunn i malen. Tekstfarge: Dette er fargen på all tekst på nettstedet ved unntak av linker og menypunkter. Det er lurt å la fargen være mørk på lyse bakgrunner og lys på mørke bakgrunner. Linkfarge: Dette er fargen dere velger at linker skal få. Det er lurt å velge at fargen på linken skal være en annen farge enn tekstfargen. På denne måten blir det lettere for brukere å se forskjellen på hva som er tekst og hva som er link. Linkfarge v/ musepeker over: Det er en farge som settes istedenfor den vanlige linkfargen. Denne fargen kommer opp når du drar musepekeren over linken. Skillelinje i toppen: Dette er fargen dere velger som skal være på skillelinjen i toppen. Skillelinjen er mellom toppdelen og tekstdelen. Det finnes 4 ulike paletter å velge fargen fra. Den mest brukte er Web Safe Palette, men dere kan også bruke Windows System Palette, Grey Scale Palette og Mac OS Palette. Dere klikker på den fargen dere ønsker en gang. Side Websider» Layout» Farge

62 Side Websider» Layout» Farge Side Websider» Layout» Farge

63 Side Websider» Layout» Innhold Innhold 1. Websidens tittel: Firma/Organisasjonen/Lagets navn 2. Topptekst: Teksten i toppdelen av deres nye nettsted 3. Bunntekst: Kontaktinformasjon 4. Logo: Logen som dere skal ha på nettstedet Plasseringen på disse fire punktene kan være forskjellig fra mal til mal. Klikk på knappen Lagre og layouten er klar til bruk. Det er nå på tide å får lagt inn menypunkter, innhold og eventuelle annonser. HUSK! Dere kan forandre farger og layout etterhvert i prossesen. Side Websider» Layout» Innhold

64 Side Websider» Sider» Websider administrasjon Websider administrasjon For å lage nye sider/menypunkter må man klikke seg inn på Sider i venstremenyen. Det er her dere administrerer menypunkter, tekst, bilder og andre ting du har på nettstedet. Etter dere har klikket her, får dere opp følgende skjermbilde: Her får dere en oversikt over menypunktene etterhvert som de blir opprettet. Her har dere en del valg som sortering av menypunkter, redigere eller slette artikler. Her oppretter dere også nye websider. Dere bruker pilene under Sortering for å velge den rekkefølgen dere ønsker på menypunktene. For å lage en ny webside, klikker dere på knappen for Ny webside: Side Websider» Sider» Websider administrasjon

65 Side Websider» Sider» Lag ny webside Ny webside I feltet for Navn på websiden skriver dere inn det som dere ønsker at menypunktet skal hete. Det dere skriver her, er det som kommer på nett. Eksempel: Om oss. Hvis det er forsiden dere lager, må dere huske å huke av i boksen Bruk som startside. Det er kun mulig å huke av i denne boksen på en side. Selve redigeringsvinduet er veldig identisk med måten som dere bruker Word på, kun med et par vrier. Skal dere kun skrive tekst, er det bare å sette markøren der dere ønsker å begynne og sette i gang. Tekstfarge, type, fet, kursiv og lignende kan dere fikse på etterpå eller underveis. Tegnforklaringer: Lagre Nytt dokument Gjør den markerte teksten uthevet Gjør den markerte teksten kursiv Gjør den markerte teksten understreket Gjør den markerte teksten gjennomstreket Venstrejuster tekst/objekt Midtstiller tekst/objekt Høyrejusterer tekst/object Side Websider» Sider» Lag ny webside

66 Side Websider» Sider» Lag ny webside Stiler Format Font familie (skrifttype) Font størrelse (skriftstørrelse) Legger inn tekst fra Utklippstavlen hvor makøren er plassert Kopier Lim inn Lim inn som vanlig tekst Lim inn fra Office (Word) Søk Søk/Erstatt Punktnummerert liste: Eksempel på punktnummerert liste Tallnummerert liste: 1. Eksempel på nummerert liste Innrykning, tekst/objekt flyttes til venstre Innrykning, tekst/objekt flyttes til høyre Gjør om din siste operasjon Gjør om igjen din siste operasjon Her kan du lage linker til andre nettsider, eller til andre sider på ditt nettsted. Se Vi lager linker for mer informasjon. Fjern link Lage anker Her kan du sette inn bilder i artikkelen. Se Vi setter inn bilde for mer informasjon. Rens "grisete kode" Hjelp Lim inn dato Lim inn tid Forhåndsvisning Velg forgrunnsfarge (skriftfarge) Highlight: marker tekst/ord i en farge for å fremheve det Sette inn tabell Radegenskaper Celleegenskaper Sett inn rad foran Sett inn rad etter Side Websider» Sider» Lag ny webside

67 Side Websider» Sider» Lag ny webside Slett rad Sett inn kolonne foran Sett inn kolonne etter Slett kolonne Splitt tabellceller Slå sammen tabellceller Sett inn horisontal linje Fjern formatering Slå av/på usynlige elementer Senket skrift Hevet skrift Sett inn spesialtegn som f.eks, osv. Sett inn smileys Kjør rettstavingskontroll Lag/oppdater flashfil Lag/rediger horisontal linje Skriv ut Retning fra venstre mot høyre Retning fra høyre mot venstre Skift til/fra fullskjerm Lime inn tekst fra Word Når du kopierer fra Word, blir en del fontinstillinger også tatt med, som f.eks: Times New Roman, 12 pkt. Vi bruker som oftest Verdana som standard font på deres nettside, og for å følge malen anbefaler vi at den alltid brukes. Husk derfor og stille tilbake til Verdana, 10 pkt. Men selv etter at dere har valgt Verdana, kan det være igjen noen font instillinger fra Word. (Dette ligger i html-koden, og redigeringsverktøyet klarer ikke alltid å endre alle koder skapt av Word). Du kan også velge å bruke dette ikonet (Den rensker rett og slett hele teksten)., og den vil da automatisk lime inn det du har kopiert i rett skriftype og størrelse Sette inn et bilde For å sette inn et bilde i artikkelen, må dere klikke på opp: i redigeringsverktøyet. Klikker dere på den, får dere følgende vindu Side Websider» Sider» Lag ny webside

68 Side Websider» Sider» Lag ny webside Klikk på Bla igjennom knappen og få deretter opp følgende skjermbilde: Side Websider» Sider» Lag ny webside

69 Side Websider» Sider» Lag ny webside I dette vinduet får dere en oversikt over alle bildene som er lastet opp og alle mappene som er laget (til sortering av bilder). Mapper lager dere selv etter ønske. For å laste opp et enkelt bilde klikker dere på Bla igjennom for å finne bildet dere skal bruke på maskinen dere sitter på. Finn bildet på maskinen, og trykk på knappen Upload. Når bildet er ferdig lastet opp vil det legge seg i oversikten (ref. forrige skjermbilde). Etter dere har lastet opp det første bildet, kan dere fortsette å laste opp mer. Hvis dere skal laste opp flere bilder samtidig, er dette også mulig. Klikk på linken Upload multiple files og dere får opp følgende skjermbilde: Side Websider» Sider» Lag ny webside

70 Side Websider» Sider» Lag ny webside Dere blar igjennom maskinen og finner de bildene dere ønsker å laste opp. Dere kan laste opp maks 20 bilder om gangen. Når dere har funnet bildene, klikk på Upload. Når dere er klar for å sette inn et bilde i artikkelen, velger dere bildet i menyen og klikker på linken til bilde en gang. Trykk deretter på Sett inn. I neste vindu bekreftes det bare med OK for å sette inn bilde. Det finnes også en del valg for å gjøre noe utsendemessig med bilde før dere setter det inn i artikkelen. Se skjermbildet under: Side Websider» Sider» Lag ny webside

71 Side Websider» Sider» Lag ny webside Justering: Dette er bildets justering iforhold til teksten i artikkelen. Man kan velge høyre, venstre, midtstilt og en del andre justeringer. I det lille vinduet til høyre vil dere se en forhåndsvisning av justeringsvalget. Dimensjoner: Dette er bildets størrelse. Den kan dere forandre på hvis dere ønsker bildet større eller mindre. Størrelsen er oppgitt i pixler. Dere forandrer størrelsen i den første ruten, klikker en gang inne i den andre og størrelsen der forandrer seg automatisk slik at bildet blir proposjonalt. Vertikalt tomrom: Vertikalt tomrom er luft mellom tekst og bilde på en vertikal linje. Vertikalt tomrom er også målt i pixler. Bruk forhåndsvisningsvinduet til høyre for å se endringene du gjør. Horisontalt tomrom: Horisontalt tomrom er luft mellom tekst og bilde på en horisontal linje. Horisontalt tomrom er også målt i pixler. Bruk forhåndsvinsningsvinduet til høyre for å se endringene du gjør. Ramme: Hvis du ønsker en sort ramme rundt bildet, angir du størrelsen på rammen i pixler. Bildetips: Bruk av bilder og grafikk er en naturlig del av de fleste websider, og gjør at nettstedet straks blir mer innbydende for de besøkende. Men det er viktig å ha noen grunnregler å forholde seg til: Velg kun bilder av typen.jpg eller.gif (andre filtyper kan brukes, men disse to anbefales) jpg er best til fotografier (får da mer enn 256 farger) gif er best til ikoner, knapper og små bilder (færre enn 256 farger) Unngå bruk av æøå, spesialtegn eller mellomrom i bildenavnet. Oppløsningen bør være på 72 dpi. Et vanlig bilde bør helst ikke overstige 50kb (vises i de fleste bildebehandlingsprogram eller i operativsystemet ditt). Det å være obs på filstørrelser er viktig. Statistikk viser at for hvert 10ende sekund det tar å laste ned en webside, risikerer du å miste 20% av de besøkende. Ønsker du å vise store bilder, bruk heller popup funksjonen. Bilder tatt fra digitalkamera eller som er skannet inn etc., må behandles i eget bildebehandlingsprogram. Som oftest følger dette med både digitalkamera og skanner. Har du ikke et slikt program, finnes det mange greie gratis program som har de enkle funksjonene du behøver. Se gjerne på f.eks (søk etter Image editing). Lage tabell For å lage en tabell i artikkelen må dere klikke på og da får dere opp følgende skjermbilde: Side Websider» Sider» Lag ny webside

72 Side Websider» Sider» Lag ny webside Her gjelder det å fylle inn hvor mange kolonner og rader dere ønsker, deretter klikke på Sett inn. Men dere kan også utforme tabellen skikkelig før dere setter den inn i artikkelen. Kolonner og rader: Først skriver dere inn hvor mange kolonner og hvor mange rader dere ønsker. I eksempelet over er det brukt 2 kolonner og 2 rader. Cellefylling: Cellefylling er målt i pixler og betyr mellomrom mellom celleveggen og tekst/bilde som er inne i cellene. Eks. hvis cellefyllingen er på 5, vil det være 5 pixler luft mellom celleveggen til teksten/bildet. Cellemellomrom: Celle mellomrom er også målt i pixler og er avstanden mellom hver enkelt celle. Eks. Setter dere celle mellomrommet til 3, vil det være 3 pixler luft mellom hver celle i tabellen. Justering: Dere kan forhåndsjustere tabellen til venstre, midtstilt eller høyre i artikkelen. Rammebredde: Rammebredde er hvor tykk tabellen skal være. Denne, som alt annet er målt i pixler. Står rammebredden på 0, vil det si at rammeverket til tabellen ikke viser. Står det på 2 vil det si at rammeverket er 2 pixler bredt osv. Bredde og høyde: Dere har også muligheten til å styre størrelsen på tabellen i pixler ved å føre inn bredde og høyde. Når dere er fornøyd med innstillingene som er gjort, klikk på Sett inn. Lage linker Side Websider» Sider» Lag ny webside

73 Side Websider» Sider» Lag ny webside For å lage linker i en artikkel, må dere først ha noe å linke fra. En link kan komme fra et ord, en setning, et bilde og lignende. Det er du som bestemmer hva som skal linkes. I eksempelet over har vi valgt å bruke et ord som vi har markert. Poenget er at vi skal lage linken på dette ordet. Men dere kan også lage linken ved å skrive den manuelt inn; Etter at dere har markert ordet dere ønsker å linke fra, klikker dere på knappen som setter inn linken. Den ser slik ut Da får dere opp et nytt skjermbilde: Side Websider» Sider» Lag ny webside

74 Side Websider» Sider» Lag ny webside I feltet for Lenkens URL skriver dere eller limer inn adressen det skal linkes til. Dere kan fritt velge om denne linken skal åpnes i samme vindu eller i et nytt. Dette velger dere fra nedtrekkslisten som heter Vindu. Åpne i samme vindu/ramme: Linken kommer da opp i samme nettleservindu eller frames som linken er i. Vanlig å benytte hvis du linker til sider på ditt eget nettsted. (frames er en funksjon i html for å få vist flere sider i samme vindu. er et eksempel på nettsted som bruker frames). Åpne i nytt vindu (_blank): Linken åpnes da i et nytt nettleservindu. Brukes ofte når du linker til andre nettsteder og du ikke ønsker at ditt nettsted skal forsvinne. Åpne i overordnet vindu/ramme (_parent): Linken blir åpnet i overordnet ramme. Blir sjeldent brukt. Åpne i toppvindu (erstatter alle rammer) (_top): Linken åpnes i samme nettleservindu. Hvis ditt nettsted bruker frames, så vil ditt nettsted erstattes av nettstedet som du linket opp. Hvis ditt nettsted ikke bruker frames, så vil Toppvindu ha samme funksjon som å velge Eget vindu. Trykk deretter på Sett inn. Side Websider» Sider» Lag ny webside

75 Side Rapporter» OCR Rapport OCR rapport OCR rapporten viser dere all bevegelse på kontoen i banken. Alle fakturaene som blir betalt med KID, vil dere kunne se under denne rapporten. Her kan dere se på OCR basert på et datosøk, eller via en forhåndsdefinert filtrering som for eksempel: Denne Måned, Forrige måned, Denne uke osv. Det er videre muligheter til å "krysse av" for hver dato, noe som betyr at dere har kontrollert OCR denne dagen. Dette har vi gjort for at dere ikke skal sjekke samme dato flere ganger. Neste gangen dere bruker rapporten vil dere se hvilke datoer dere allerede har vært på. Hvordan bruke rapporten: Klikk på linken OCR Rapport under menyen Rapporter, Rapporten vil liste ut de innkomne til nå denne måneden. Foreta et søk via filtreringen Velg periode. Velg gjerne her Forrige måned. Velg en dato i listen ved å klikke på den På den nye listen som kommer opp, velg en av fakturaene. Nå vil dere få en oversikt over en faktura til et medlem. I dette vinduet kan dere også "bla dere" gjennom alle fakturaene som er blitt innbetalt denne dagen. Dere kan også her velge å Gå tilbake til oversit eller skrive ut rapporten som dere står på. Etter at dere har kontrollert alle innbetalingene, skal dere "sjekk ut" denne datoen. Dette gjør dere enkelt ved å klikke inne i den lille fikantede boksen til høyre for den datoen dere valgte. Neste gang dere går inn på denne rapoorten vil systemet huske de datoen dere har "sjekket ut" Dere kan når som helst ta bort denne haken. Det ligger ingen funksjon bak denne avkryssnigen annet enn en mulighet for at dere kan markere datoer som dere allerede har sjekket. Side Rapporter» OCR Rapport

76 Side Økonomi» Fakturaoversikt Side Økonomi» Fakturaoversikt

77 Side Økonomi» Ny faktura Fakturering i Medlemsnett Det er flere metoder for å fakturere medlemmer i Medlemsnett. Det finnes en manuell fremgangsmåte, Automatisk metode i forhold til regelmessighet, Gratis medlemskap og fakturering av Ressurser. Gjennom disse hjelpefilene vil det bli beskrevet alle metodene. Manuell fakturering av produkt Denne skal primært brukes til å fakturere enkeltstående varer. Hvis medlemmer for eksempel skal betale et depositum, varekjøp eller forskjellige avgifter. Det er en forutsetning av dere lager disse som produkter først i Medlemsnett. Klikk på Ny faktura i menyen Økonomi Søk på navnet på medlemmet som skal faktureres. Skal dere fakturere mange i samme enhet søker dere på enheten. Merk av for de som skal faktureres. Klikk på knappen Utfør og sørg for at det står Fakturer valgte i boksen ved siden av. Bekreft at det er riktig medlem på neste skjermbildet. Er det mange navn i listen og det står (*) ved siden av det ene navnet, betyr dette at dette medlemmet ikke kan faktureres. Medlemmet har da ikke en bestemt fakturatype og fakturaen kan ikke sendes ut. Da må dere slette dette medlemmet ved å klikke av i avmerkningsboksen og klikke på knappen Slett valgte medlem fra faktura. Dere kan også gå inn på medlemmet og sette en fakturatype sånn at systemet klarer å sende fakturaen på de personer som mangler dette. Er det ingen å slette velger dere bare Neste for å komme videre i fakturaprosessen. Skal dere foreta et nytt søk for å finne andre personer kan dere bruke linken Søk igjen i dette vinduet Velg produkter dere skal fakturere Klikk legg til Det er mulig å endre prisen og eventuelt antall, men dette er svært sjeldent. Skal dette endres må dere bare legge inn ny info i feltet og klikke på Endre pris/antall før dere går videre. Klikk neste egg inn en fakturakommentar (maks 256 tegn). Dere kan også lagre disse fakturakommentarene hvis denne teksten er noe dere bruker ofte. Det er bare å klikke av for Lagre kommentarboksen før dere går videre. Da vil denne kommentaren legges seg inn i en liste som dere kan bruke neste gang dere fakturerer. Side Økonomi» Ny faktura

78 Side Økonomi» Ny faktura Kontant betaling kan dere bruke hvis det er noe som kommer med kontanter og ønsker å betale produktet uten å bruke fakturaen. Da vil systemet generere fakturaen og sette denne som betalt uten å sende denne videre i systemet. Historikken vil også legge seg inn på medlemmet sånn at dere fortsatt har full kontroll på faktureringen fra Medlemsnett. Legg inn kommentar og klikk på knappen Videre Dere vil nå generere fakturaen og komme over til skjermbildet for Ikke sendte faktura. Det er fra dette vinduet dere setter forfallsdato og sender fakturaen til BBS. Legg inn en eventuell forfallsdato og klikk på knappen Send valgte faktura. Fakturaen sendes til BBS med KID og deretter ut til medlemmet. Når innbetalingen skjer vil det komme inn en fil fra BBS og oppdatere systemet på medlemmet. Dette vil fremkomme fra Fakturavisning hvis dere søker opp alle betalte fakturaer basert på en dato dere setter. Automatisk fakturering Systemet generer også en del andre fakturaer men disse er satt opp på en automatisk generering av fakturaen. Dette gjelder for eksempel medlemskap og ressurser. Se hjelpefiler for Regelmessige produkter og Ressurser for fremgangsmetode på dette. Dere skal være klar over at systemet ikke sender automatisk fakturaene ut til BBS, disse genereres kun og legges inn i listen over ikke sendte faktura. Dere må selv påse å sjekke dette og sende disse ut til BBS Side Økonomi» Ny faktura

79 Side Økonomi» Direkte fakturering Direkte fakturering Nå kan dere også fakturer et medlem eller en hel enhet direkte fra skjermbildet. Dere slipper mao å gå via Ny faktura og søk og vil med dette spare masse tid i faktureringsrutinene deres. Hvis dere bruker denne funksjonen kommer dere direkte inn i steg 2 i faktureringer der dere velger hvilket produkt som skal faktureres. Fakturer direkte fra medlem Denne funksjonen finner dere under Medlemsinfo til et medlem. Nesten nederst i skjermbildet vil dere se en link hvor det står Lag Faktura for dette medlemmet Etter at dere har klikket på linken åpnes fakturaprosedyren og dere kan der velge produkt og gå videre inn i faktureringen. Fakturer fra enhet eller avansert søk Det er også mulig å fakturere direkte fra en enhetsutlistning også. Her kan dere markere de som skal faktureres og åpne nedtrekksmenyen som dere finner under listen over medlemmer. Her velger dere Fakturer de valgte. Da kommer dere inn i steg 2 i fakturaprosessen og kan da velge produkter og fullføre faktureringen. MERK! Denne manglet når vi testet, men denne funksjonen skal også på plass sånn at vi får inn skjermbilder osv Fakturer direkte på medlem Gå inn på et medlem Klikk på linken Lag faktura for dette medlemmet. Systemet vil åpne faktureringsvinduet Velg produkt fra listen Klikk på Legg til og produktet legges inn. Det er muligheten her til å endre antall og pris, men de fleste gangene skal ikke dette endres. Skal dere endre dette så må dere huske å klikke på Oppdater etter dere har gjort endringen. Klikk på Neste Side Økonomi» Direkte fakturering

80 Side Produkter» 1. Kategorier Produktkategorier Kategoriene brukes til å dele opp produkter. I tillegg så er det på kategoriene dere setter om produktene skal settes mot Gratis medlemskap. Kategoriene må opprettes før dere starter med å registrere produktene. Det er ingen begrensinger på antall kategorier. Lage nye kategorier Klikk på menyen kategorier under Produkter Skriv inn et navn på kategorien og Legg til ny kategori Klikk oppdater og ny kategori er opprettet. Avmerkningen til høyre er der dere setter at denne kategorien skal gjelde for Gratis medlemskap. Se hjelpefilene for Gratis medlemskap. Sletting av kategorier kan kun skje med kategorier som ikke er brukt i fakturering. Ønsker dere å endre navnet på kategorien, er det bare å skrive inn et nytt navn i tekstboksen og klikke Oppdater. Side Produkter» 1. Kategorier

81 Side Produkter» 2. Produkter Produkter En av de viktigste funksjonene i Medlemsnett er Produkter. Det er produktene som danner grunnlaget for at noe skal faktureres i Medlemsnett. Dere kan lage så mange produkter som dere ønsker, sette pris og antall (lagerbeholdning) og dere kan sette en regelmessighet på produktene som gjelder faktureringen. Produktene sette også inn mot konto sånn at dere kan inntektsføre innbetalinger til forskjellige kontoer. Se forøvrig hjelpefilene under Kontoer. Lage nytt produkt: Dette forutsetter at dere allerede har laget dere produktkategorier. Se hjelpefilene om Produktkategorier. Klikk på Produktlinken under Menyen Produkt. Velg varetype. Det finner kun 2 varetyper: Tjeneste og Vare. Så lenge det er et fysisk produkt skal det være Vare. Et det et medlemskap, kontigent eller abonnement skal det være tjeneste. Skriv inn produktnavn og pris Legg inn eventuell varebeholdning. Dette gjelder for de varene dere har et begrenset antall på. Systemet vil redusere dette antallet etter hvert som det blir fakturert. Registrer Konto hvor dere ønsker å inntektsføre innbetalingene i Velg Kategori og om det eventuelt skal legges inn en MVA beregning på produktet. Klikk Oppdater og lagre dette produktet. Dere kan lage så mange produkter som dere ønsker, det er ingen begrensninger på antallet. Avmerkingsboksen helt til høyre hvor det står Aktiv, vil bli satt som standard. Tar dere bort disse avkrysningene bil ikke produktene vise i lister under fakturering osv. Slette produkter: Det er kun mulig å slette et produkt hvis dette ikke er foretatt noen fakturering mot dette produktet. Med en gang dere har brukt dette produktet til faktura så vil sletteknappen ikke lengre være synlig i listen. Slettknappen ser dere kun når dere oppretter produktet for første gang og før dere benytter dere av dette i fakturering. Regelsmessig fakturering av produkter Funksjon for å knytte til produkter mot medlemmer og sette fast faktureringsperiode mot disse. Dette for å slippe å fakturere medlemmene flere ganger via den manuelle måten. Denne funksjonen er ment for å bruke på medlemskap og lignede som har en fast og varig fakturering av medlemmer. Det er ingen behov å ha regelmessig fakturering på varer for disse regnes som engangsprodukter. Medlemskap, pengestøtte og lignende er typiske produkter som kan ha en regelmessighet i forhold til fakturering. Regelmessighet som ligger inne som valg er: Hver måned, Hvert kvartal, Hvert halvår og HVert år. I tillegg skal dere sette en startdato når første faktura skal genereres. Når dette er satt på produktet vil systemet selv passe på at fakturaene genereres basert på perioden de er satt på. For å knytte dette riktig må dere også sette en avkrysning på Produktkategorien. Se hjelpefilene for dette. Deretter må dere sette produktet inn i denne kategorien under opprettelse av produkt. Sette regelmessighet: Gå inn på produktene Finne det produktet som skal ha en fakturaregelmessighet Klikk på klokkeikonet helt til høyre for produktet Dere vil da få opp et lite vindu hvor dere skal sette inn periode og startdato Sett den perioden dere ønsker Sett inn den datoen dere ønsker den første fakturaen skal genereres Side Produkter» 2. Produkter

82 Side Produkter» 2. Produkter Når dere har satt kategori og produkter opp i riktig forhold til regelmessighet, så må dere gå inn på enhetene og velge riktig produkt til riktig gruppe. Dette gjør dere under Enhet. Se hjelpefilene for Enheter. Side Produkter» 2. Produkter

83 Side Produkter» 3. Ressurser» Intro Ressursmodulen Ressursmodulen i Medlemsnett er en moduk for de organisasjonene som ønsker å ha en oversikt over ressurser og knytning av disse til medlemmene. En ressurs kan være båtplass, stallplass, fotballbane, håndballbane, klubbhus og andre tilsvarende ressurser. Ressursmodulen knytter disse til et enkelt medlem via en administrasjon i Medlemsnett. En ressurs kan være fakturerbar og knyttes til en konto for innbetaling og legges inn med betalingsperiode. Betalingsperiodene er månedlige, kvartal, halvår og år. Dette gjelder da kun for de ressursene som har en kostnad. Medlemsnett har også tatt høyde for en utregningspris i forhold til 2 faktorer. Faktorene her er bredde og lengde som er lagd spesielt for område utregning for blan andre båtforeninger som har båtplasser der prisen er utregnet i forhold til størrelsen på disse. Prisfaktoren som bredde/lengde ganges med, finnes under Administrasjon og Rediger Organisasjon. Her ligger det et prisfelt hvor dere setter inn en fast pris for utregning. På denne måten blir det enkelt for dere å endre prisene år for år på ressursene. Når ressursene er knyttet til medlem, genereres det automatisk en faktura som tar hensyn til den perioden som er satt på regelmessigheten for fakturaen. Denne oversikten over ressursfakturaene finner i en egen visning i modulen. Disse fakturaene blir kun generert og ikke sendt før administrator sender disse til BBS med forfallsdato. Det er også en funksjon for å sette regelmessighet på selve ressursene også, men disse har ikke noen prisberegning. Dette er typisk en fotballbane som et lag har tilgjengelig for trening og kamp. Et lag har som regel flere treninger i uken på forskjellige dager og tider. For å få oversikt over alle treningstider og kamper for en klubb, bookes disse tidene direkte på treneren til laget for en periode av gangen. Typisk er å booke dette for et halvår av gangen. Gjennom disse hjelpefilene får dere oversikt over hvordan dere administrerer alle funksjoner i ressursmodulen. Side Produkter» 3. Ressurser» Intro

84 Side Produkter» 3. Ressurser» Oversikt Ressursoversikt Ressursmodulen har noen skjermbilder dere bør bli kjent med. Her kan dere se, søke og utføre noen handlinger som er viktig å vite om med tanke på bruken av modulen. Oversikt: Oversikten er denne fanen dere kommer inn på når dere klikker på linken Ressurser under menyen. Denne vil liste opp ressursene delt inn i Ressurstyper. Systemet lister ikke ut noen før dere finner Ressurstype i nedtrekkslisten. Når dere velger en av Ressurstypene vil systemet liste ut ressurser som finner i denne typen. Dere kan også filtrere mellom Vis alle, Utleid og Ledig Alle feltene er også sorterbare. Det er bare å klikke på overskriftsraden og listen blir sortert etter det feltet dere klikker på. Listen sorteres alfrabetisk og klikker dere en gang til så snur dere listen. Det finnes også en mulighet for hurtigredigering av 3 felter i denne visningen. Dere kan raskt endre navn på ressurs ved å klikke en gang på selve ressursnavnet. Da kommer det opp en redigerbar tekstboks hvor dere kan skrive inn i boksen og trykke på Enter tasten på tastaturet. Da endres navnet på ressursen. Dere kan også fra denne listen endre kategorien Ressursen ligger i. Klikk på navnet på kategorien. Systemet bil endres til en nedtrekksboks. Her kan dere velge mellom alle de kategoriene som er registert på Ressurstype. Klikk bare på den nye kategorien og dere har endret kategori. Det siste redigerbare feltet fra denne listen er bredde og lengde på ressurs. Dette er gjort mulig for at det skal være raskt å endre på disse dataene. Ofte kan det være mange av disse ressursene endres underveis og da sparer dere masse tid på å kunne redigere disse feltene fra denne visningen. Hurtigfilter: Hvis dere har veldig mange ressurser i en Ressurstype, kan denne listen bli lang og uoversiktlig. Ønsker dere raskt å finne en Side Produkter» 3. Ressurser» Oversikt

85 Side Produkter» 3. Ressurser» Oversikt ressurs fra denne listen kan dere bruke hurtogdøkboksene som er plassert rett under overskriftene og rett over listen. Hurtigfilteret fungerer sånn at dere kan bare skrive inn 1 bokstav og systemet vil filtrere ut alle som starter med denne bokstaven. Se bildet rett over. Det blir enklere å jobbe med listene når dere får komprimert listene til de ressursene dere ønsker å se. Fanebladet Ressurs: Her er inngangen til å lage nyre ressurser. Det er ingen utlistning under denne fanen. Ressurstype: Her blir alle typene listet ut og link til å lage ny ressurstype finner dere under dette fanebladet. Fra utlistningen av typene kan dere gå inn å redigere de som allerede er laget. Dere kan også sortere listen hvis denne er lang og uoversiktlig. Kalender: Fanebladet viser alle ressursene som linker i dette skjermbildet. Dere kan filtrere dette ved å bruke nedtrekkslisten og dere kan bruke datosøket for å finne ledige ressurser mellom de 2 datoene dere velger. Dere kan bruke kalenderen til å finne en dato for når dere skal finne en ledig ressurs og dere kan bruke nedtrekkslisten for å filtrere søket ytterligere. Fakturaoversikt: Blir forklart i egen hjelpefil, men her finner dere alle ressursene som ligger i faktureringsløypa. Denne vil gi dere muligheten til å fremskynde fakturaen og bytte fakturadato for ressurser. Dere kan også direkte generere fakturaene fra dete skjermbildet. Side Produkter» 3. Ressurser» Oversikt

86 Side Produkter» 3. Ressurser» Ny ressurs Ny ressurs Etter at dere har laget ressurstyper og kategorier til disse, er det klar for å legge inn de ressursene dere har i organisasjonen. Det er ikke noen importfunkjson for ressurser i dag, så dette vil være en manuell jobb for administrator. Gå inn på Ressurser Klikk på fanen for Ressurs Dere vil få opp følgende skjermbilde: Skriv inn navn på ressursen Velg Type i nedtrekkslisten Velg deretter Kategori. (Dere får ikke registerere ressurs uten å knytte disse til både type og kategori) Selv om ressursene arver en del innstillinger fra type, kan dere i denne registreringen overstyre disse innstillingene. Dette gjelder for eksempel pris og om det skal være fakturerbart Antall: Dette er en mulighet dere har hvis dere skal registrere mange likelydene ressurser. Skriver dere for eksempel 10 i antallboksen, vil systemet lage totalt 10 ressurser hvor alle får det samme navn, men det blir lagt til et tall bak navnet. Velg hvilken konto innbetalingen skal gå inn på. Dette gjelder selvfølgelig de ressursene som skal faktureres. Skal det ikke faktureres, kan dere se bort fra denne innstillingen. Klikk tilslutt Lagre Ressurs Side Produkter» 3. Ressurser» Ny ressurs

87 Side Produkter» 3. Ressurser» Ny ressurs Dere vil nå ha opprettet den første ressursen som ikke har pris eller er fakturerbar. Denne er klar for booking mot et medlem. Registrer med pris og fakturering Dere må først registrere en type som er fakturerbar og med Arealberegning. Se hjelpefilene under Ressurstype. Klikk på fanen Ressurs Skriv inn navn på ressursen Velg type og kategori. Hvis typer er registerert med Areal og fakturaregelmessighet, vil dette automatisk bli fylt inn i feltene. Registrer inn bredde og lengde. Rett før disse boksene bil dere se en pris (hvis dette er registrert på forhånd) Velg Konto som dere ønsker at innbetalingen skal registreres inn i Klikk Lagre ressurs Dere vil da få følgende skjermbilde opp: Ressursen er nå klar for booking mot medlem. Den totale prisen som ressursen koster vil ikke bli vist før dere har knyttet denne opp mot et medlem. Se hjelpefilene for booking. Registrer eventuelle andre ressurser ved hjelp av beskrivelsene dere har vært igjennom. Det anbefales at dere registrerer alle ressurser dere har behov for før dere administrerer booking av ressursene. Side Produkter» 3. Ressurser» Ny ressurs

88 Side Produkter» 3. Ressurser» Ressurstype Ressurstype Før dere legger til ressurser i Medlemsnett bør dere på forhånd ha en overikt over alle dere ønsker å registrere. I tillegg må dere legge til rette for kontoer dere eventuelt ønsker og sette prisen hvis dere har utregning av ressurs. Det finnes en gitt rekkefølge på hvordan dere skal starte registreringen av ressurser. Først må dere legge til rette for Ressurstyper og kategorier på disse, deretter lager dere ressurser som dere legger inn i typer og kategorier. Lage ressurstype: Klikk på linken Ressurser under Produkter Velg fanen Ressurstype Klikk på linken Ny ressurstype Skriv inn et navn på Typen Eks Fotballbaner eller båtplasser Pris: Hvis dere ikke skal ha prisutregning basert på størrelse, men en fast pris på ressursen, kan dere skrive inn en fast pris på ressursen under Ressurstype. Da vil alle ressurser som legges inn i disse typene arve denne prisen. Da slikker dere å sette pris på hver eneste ressurs som skal tilhøre Ressurstypen. Skal dere ikke sette pris på ressursen kan dere la dette feltet stå tomt og sørge for at valget Ikke fakturerbart står i nedtrekkslisten ved siden av prisfeltet. Areal: Her setter dere at ressursen skal beregnes på Areal (pris*lengde og bredde) Setter dere dette på Ressurstypen vil alle ressursene som legges i denne kategorien arve denne prisberegningen. MVA: Skal ressursen moms beregnes, velger dere også MVA. Da vil dette bli lagt til i fakturaene som egen varelinje. MVA lager dere i Administrasjon og Organisasjonsdata. Velg der fanen for MVA. Når dere har foretatt disse valgene, klikk på Lagre ressurstype. Hvis dere lager en type som ikke skal ha pris eller faktureras, får dere opp en bok som spør om der ønsker å registrere typen Gratis. Bekreft dette valget og dere vil nå komme til utlistningen over ressurstyper. Kategoriser ressurstype Ofte kan det være fornuftig å dele opp ressurstypen i ytterlige i flere kategorier. For å sette inn disse kategoriene, går dere inn på Ressurstypen dere akkurat har opprettet og oppretter disse der. Klikk på ikonet Rediger Ressurstype Dere får følgende skjermbilde opp: Side Produkter» 3. Ressurser» Ressurstype

89 Side Produkter» 3. Ressurser» Ressurstype Klikk inn i den grå boksen under Kategorinavn Skriv inn et navn på kategorien Legg til en eventuell Kommentar på kategorien Klikk på knappen Legg til Legg inn eventuelt flere kategorier og klikk Legg til etter hver ny kategori Klikk til slutt på knappen Lagre Ressurstype Dere har nå laget en ressurstype med tilhørende kategorier og med en del innstillinger som dere ønsker skal registreres på alle ressursene som skal legges inn i denne gruppen. Slette en ressurstype Dere kan ikke slette en ressurstype som har tilhørende ressurser. For å slette typen må dere først flytte eller slette ressursene som ligger tilknyttet denne. Hvis ressursen er tom kan dere gå inn på ressursen og klikke på knappen Slett ressurstype. Side Produkter» 3. Ressurser» Ressurstype

90 Side Produkter» 3. Ressurser» Fakturaoversikt Fakturaoversikt Det siste fanebladet som finnes under ressurser er Fakturaoversikten. Under denne fanen finner dere en liste over ressurser som ligger klar for neste fakturering. Dere kan via dette skjermbilde endre på fakturadato og dere kan også direkte generere fakturaer for utsendelse via en hurtigknapp. Ressurser som ikke har pris og skal faktureres vil ikke ligge i denne listen. Endre dato Ønsker dere å endre datoen på fakturagenereringen kan dere gjøre dette fra fanebladet her. Da vil alle de fakturaene dere merker, få en ny gjeldende dato under Neste faktura kolonnen. Dere kan velge Alle eller et utvalg via avkryssningsbokser. Åpne fanebladet fakturaoversikt Merk av for de fakturaene dere ønsker å endre dato på. Bruker dere den aller øverste avmerkningsboksen, vil alle fakturaene bli markert Klikk på knappen Endre dato på de valgte Legg inn en ny dato i datofeltet som dukker opp Klikk Endre dato etter at dere har skrevet inn en ny dato Sjekk at datoen kommer opp helt til høyre under Neste faktura Direkte fakturering Ønsker dere å lage fakturaene før dere når datoen som ligger under Neste faktura, kan dere fremskynde dette ved å bruke Funksjonen Kjør faktureringen nå. Merk av de fakturaene dere ønsker å fakturere direkte Klikk på knappen Kjør fakturering nå Gå inn i listen Fakturaoversikt under Økonomi og Faktura Sjekk at disse ligger inne på denne listen Dere kan nå gå videre og sende disse fakturaene med forfallsdato og KID Side Produkter» 3. Ressurser» Fakturaoversikt

91 Side Produkter» 3. Ressurser» Booke ressurs Booke ressurs Booke ressurser gjøres for å knytte de ressurser organisasjonen har mot medlemmene. Da vil dere ha en fullstendig oversikt over ledige og ikke ledige ressurser til en hver tid. Det er heller ikke mulighet til å booke en ressurs som allerede er knyttet mot annet medlem. Dere får med andre ord full kontroll på ressurser i organisasjonen. Det er mulig å booke ressurser både fra medlemskortet og direkte fra Ressursoversikten. Det vil si at det er 2 innganger for booking, men dere kommer inn i samme skjermbilde. Dere kan også booke ressursen med regelmessighet. For eksempel en ressurs hver tirsdag fra 18:00-20:00 10 uker fremover FAKTURERBAR RESSURS Book fra Ressurs Finn ressursen dere skal booke fra Oversiktslisten Klikk på Ikonet for book ressurs. Det er ikonet til høyre av de to ikonene som ligger på venstre siden Velg eventuelt den enheten dere vet at medlemmet ligger i. Det anbefales allikevel at dere bruker personsøk som er en raskere metode. Skriv inn fornavnet i søk boksen. Systemet vil komme med forslag på navn som er tilsvarende det dere skriver. Velg navnet fra listen som kommer opp Velg fradato og tildato for når denne bookingen skal gjelde for Legg inn eventuell kommentar Klikk lagre Reservasjon Følgende skjermbildet vil komme opp under Ressursen Her vil det ligge informasjon om utleieperiode og dere vil her se totale årsprisen på arealberegningen. Denne er regnet ut fra bredde og lengde * med prisen. Book fra medlem: Finn et medlem fra medlemsøket Klikk dere inn på dette medlemmet Velg fanebladet Ressurs Klikk på linken Bestill ressurs Velg Ressurs via ressurstyper som dere finner i nedtrekkslisten Klikk på den ressursen dere skal booke Dere kommer nå inn i det skjermbilde som dere var i sted når dere booket ressurs. Side Produkter» 3. Ressurser» Booke ressurs

92 Side Produkter» 3. Ressurser» Booke ressurs Sett dato, kommentar og klikk Lagre reservasjon. Slette en booking: Klikk dere inn på en ressurs som har booking Klikk på sletteikonet helt til høyre og reservasjonen er nå tatt bort fra medlemmet. Annet: Det er også mulig å booke en ressurs som er opptatt, men ikke i samme periode. Hvis det er et medlem som ønsker samme ressurs med på en annen periode, er det bare å lage en ny reservasjon på ressursen ved og klikke på knappen Ny reservasjon. Der velger dere bare en periode som er ledig og finner medlemmet. Deretter fullfører dere bookingen og systemet vil lagre dette. Da vil dere få det som kalles Venteliste i Medlemsnett. Denne vises både på ressurs og under medlemmet og fanebladet Ressurs. Skjermbilde på ressurs: Skjermbilde fra Ressurs hos medlem Booking med regelmessighet på ressurs: Når dere skal booke med regelmessighet så skal ikke ressursen være med Pris. Prøver dere å booke med pris og regelmessighet, vil dette ikke være mulig. Det er kun på ressurs uten Pris. Finn ressursen som skal bookes Klikk ikonet book ressurs Søk på navn for å finne medlemmet Finn startdato Klikk på avmerkningsboksen Repeterende booking Velg periode Side Produkter» 3. Ressurser» Booke ressurs

93 Side Produkter» 3. Ressurser» Booke ressurs Velg en sluttdato på når denne bookingen skal avsluttes Klikk Lagre reservasjon Dere vil etterpå se en opplistning av alle bookingene som dere registrerte. Listen vil i utgangspunktet liste opp de 5 første reservasjonene. Dere kan se resten ved å klikke på linken under denne listen. For å slette denne bookingen kan dere velge mellom å slette en enkel forekomst i serien ved å bruke det røde krysset lengst til venstre. Bruker du det høyre krysset vil systemet slette fra og med denne og alle som kommer etter. Dette vil si at ønsker dere å slette de 5 siste forekomstene, må dere klikke på sletteikonet ved siden av den femte siste. Skal dere slette alle klikker dere på sletteikonet ved siden av den øverste forekomsten. Side Produkter» 3. Ressurser» Booke ressurs