Mulig fremtidig organisering av Brann- og Redningstjenesten i Follo- og Mosseregionen (FMBR)

Transkript

1 Mulig fremtidig organisering av Brann- og Redningstjenesten i Follo- og Mosseregionen (FMBR) Prosjektrapport Fase juni 2013 FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Forord Oppsummering Bakgrunn for prosjektet Utviklingstrekk Utfordringer til et fremtidig Brann- og Redningsvesen Oppdraget med avgrensninger Oppdraget Avgrensning og konkretisering av oppdraget Organisering av arbeidet i fase Dagens organisering og utfordringer Organisering av Brannvesenene i dag Ledelsesprosessene Forebyggende tilsyn Forebyggende feiing Beredskap Krav til særskilte objekter Ulike type hendelser og trender Samarbeidsavtaler Øvrig tjenesteyting Støtteprosessene Materiell og kjøretøy Økonomi Oppsummering av dagens styringssystem Mål og evalueringskriterier for anbefalt hovedalternativ Mål for Brannvesenet Vurdering og valg av evalueringskriterier Oppfyllelse av mål, lover og forskrifter Effektiv utnyttelse av ressurser og skalafordeler Riktig og rettferdig fordeling av tjenestene, rett kvalitet og enhetlig opptreden FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 2

3 6.3 Vurdering av ledelsesprosessene Vurdering av forebyggende tilsyn og feiing Vurdering av beredskap Vurdering av støtteprosessene(administrative oppgaver) Sammenstilling og anbefaling av hovedalternativ Utforming og vurdering av ulike alternativer for sammenslåing Alternativ Organisering av ledelses og støtteprosessene Organisering av forebyggende avdeling Organisering av beredskap Alternativ Bakgrunn i Nasjonale føringer Grov risiko- og sårbarhetsvurdering for regionen Overordnet beskrivelse av alternativ Anbefaling om veien videre Vedlegg 1. Utviklingstrekk for regionen 2. Dimensjoneringskrav for brann- og redningstjenesten 3. Sammenstilling av ulike data fra de tre brannvesene FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 3

4 1 Forord Høsten 2011 besluttet Follorådet å sette i gang en utredning om å vurdere å slå sammen de to brannvesenene i Follo, eventuelt et nærmere samarbeid. Dette var delvis etter oppfordring fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus, som også stilte 0,5 millioner kroner til rådighet for utredningsarbeidet. Mosseregionens brannvesen ble invitert med, og Fylkesmannen i Østfold bidro med kroner. Alle kommunene bidrar med 4 kr pr innbygger. Det ble holdt et oppstartseminar høsten En styringsgruppe bestående av en representant for hver av eierne og styrene i de tre selskapene, ble oppnevnt. I begynnelsen av 2013 ble prosjektleder Ole Johan Dahl, DNV innleid, og arbeidet startet i slutten av februar. En prosjektgruppe bestående av de tre brannsjefene og 4 tillitsvalgte fra de tre IKSene har gjennomført arbeidet med denne rapporten, som foreligger ferdig juni Oppsummering Befolkningsøkning og utvidelse av tettsteder med flere eldre hjemmeboende stiller krav til økt beredskap. Folketallet vil kanskje stige fra til En vekst på 36 % de neste 25 årene (middels anslag). Sammen med sårbar infrastruktur som veier, jernbane, tuneller og flyplass, samt en utvidelse av næringsområdene vil dette stille økte krav til brannvesenets (BRV) kjerneoppgaver. DSB mener at det må skapes større fagmiljøer og at det må bli større og mer ressurssterke BRV i regionen. Det krever at BRV har solid kompetanse, arbeider med langsiktig planlegging og hele tiden evner å endre organisasjonen og tjenestene i samsvar med behovet. Dette stiller særlig krav til ledelseskapasitet og -kompetanse. BRV må være mer samordnet i regionen for å få et effektivt samarbeid med andre nødtjenester i regionen, inklusiv nabobrannvesener. Dagens bemanningsplaner på 213 stillingshjemler er stort sett besatte. Av disse jobber 38 forebyggende og 160 med beredskap. Prosjektet har i grovt kartlagt hovedprosessene. Ledelsesprosessene er i liten grad beskrevet og ledelsen bruker mye tid på å løse oppgaver knyttet til daglig drift og detaljerte støtteaktiviteter, og jobber i mindre grad langsiktig og systematisk med mål, planer, risiko og kvalitet. Det er stor grad av sammenfallende praksis på tvers av BRV hva gjelder kjerneprosessene. Forebyggende når ikke alle sine målsettinger hva gjelder tilsyn og feiing. Det er i dag ikke tilstrekkelig dekning hva gjelder 10-minutters objekter (sykehjem og sykehus). Kompetansen innen flere fagområder er varierende og det er behov for en helhetlig kompetanseplan som sikrer at enheter ikke konkurrerer om de samme ressursene. BRV har i dag mye bra utstyr, materiell og kjøretøy, men det er behov for noen nyinvesteringer og årlige investeringsbehov må påregnes. Prosjektgruppen fremlegger i denne rapporten to alternative organisasjonsmodeller hvorav den ene er sammenslåing og den andre er et utvidet samarbeid. Organisasjonsmodellen for sammenslåing er utredet i to alternativer, et som er knyttet opp til minimumskravene i dagens dimensjoneringsforskrift og et som er mer basert på en grov risikovurdering. Valgt organisasjonsmodell må utredes og konkretiseres nærmere for å beskrive den beste løsningen på kort og lang sikt. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 4

5 Organisasjonsmodell Dagens organisering Sammenslåing Utvidet samarbeid Alternativ Alternativ 0 Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Status quo En løsning knyttet opp til dagens organisering og minimumskravene i dagens dimensjoneringsforskrift En mer åpen løsning basert på en grov risiko- og sårbarhetsvurdering Mulighet til å samarbeide mer innenfor dagens avtaler og nye områder Ut fra de mål og rapporter som foreligger fra de tre BRVene, får en god oversikt over hva som gjøres, men det er vanskeligere å gjøre en vurdering av effektiveten og kvaliteten på tjenestene. Det er likevel identifisert klare forbedringsområder i dagens måte å jobbe på, og de utfordringene som er skissert vil kreve en helhetlig og koordinert plan for hele regionen. Brannsjefene og tillitsvalgte har enstemmig kommet fram til at en sammenslåing er den organisasjonsmodellen som er best ut fra dagens utfordringer og regionale utviklingstrekk. Det er den organisasjonsmodellen som best oppfyller mål, krav og forskrifter, effektiv utnyttelse av ressurser og skalafordeler (stordriftsfordeler) og gir en riktig fordeling av tjenestene, rett kvalitet og enhetlig opptreden. Sammenslåing er best hva gjelder faglige og økonomiske synergier og for hovedprosessene/-aktivitetene nevnes spesielt: Ledelsesaktivitetene vil i et utvidet samarbeid i noen grad bedre dagens utfordringer. Det er lite tenkelig at det er mulig å få til en mer samlet ledelsesfunksjon uten at mye tid skal brukes på koordinering og skape konsensus om viktige prioriteringsoppgaver. Forebyggende aktiviteter vil ved en samling gi større mulighet til å drive mer målrettet arbeid og på den måten sikre bedre måloppnåelse. Beredskapsaktiviteter. Dagens beredskapsmessige utfordringer og begrensninger, vil kreve en felles beredskapsplan for hele regionen som sikres best gjennom en sammenslåing. Støtteaktiviteter som vedlikehold, informasjon, kvalitet, HMS, regnskap, lønn, personal og IKT vil i en sammenslått organisasjonsmodell også gi størst effekt. I et samarbeid er det nødvendig å etablere et samarbeidsorgan og definere avtaler og internpriser som vil kreve meradministrasjon og fare for redusert effekt av samarbeidet. Alternativ 1 tar utgangspunkt i en sammenslåing basert på dagens organisering og plassering og legger til grunn de minimumskrav om dimensjonering som er gjeldende. Dagens ledelses- og støtteressurser kan i en sammenslått løsning, sees i en større sammenheng. Det er behov for å beholde de totale personellressursene og frigjøre lederes tidsbruk fra å jobbe detaljert med støtteprosesser til å fokusere mer på ledelsesaktiviteter. Dette gir en robust ledelse som er i stand til å jobbe mer strategisk og langsiktig, følge opp daglig drift og ha kommunikasjon og samarbeid med sentrale aktører og kontinuerlig forbedrer seg. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 5

6 Forebyggende avdeling samles. Ved behov brukes de andre stasjonene som «satelitter» for utførelse av sine oppgaver og for samarbeid med andre deler av BRV. Når det gjelder beredskapen, er utfordringer knyttet til både nordre, midtre og søndre del av regionen. Skal dagens krav til innsatstider oppfylles, bør tiltak gjennomføres i forhold til Råde, Våler, Son og Enebakk. Dette kan være skadebegrensende tiltak som sprinkling eller at en flytter/bemanner opp eksisterende stasjoner. I alternativ 2 har vi tatt utgangspunkt i et «basekonsept». Hovedbaser har som formål å dekke store og konsentrerte tettsteder og risikoobjekter med en optimal plassering. Lokale baser vil måtte ha en bemanning og nødvendig utstyr som dekker en god førsteinnsats knyttet til risikoforhold og mulighet for støtte. Fremskutte baser er tett knyttet opp til en hovedbase. Fremskutte enheter har som mål å dekke opp områder av særskilt interesse og hvor hovedbasen ikke dekker tilfredsstillende som førsteinnsats. Utrustning og bemanning vil variere ut fra type hendelser som vil være mest sannsynlige i området. Alternativ 2 må utvikles og konkretiseres nærmere. Prosjektgruppen anbefaler at videre arbeider starter opp så fort som mulig etter sommerferien For ikke å miste tid og fremdrift, bør arbeidet med et felles styringssystem/kvalitetssystem og en detaljert risiko- og sårbarhetsvurdering for hele regionen, igangsettes raskt. Dette arbeidet er stort sett uavhengig av fremtidig organisasjonsmodell. Ved et eventuelt vedtak om sammenslåing, vil det være viktig å få en ny ledelse på plass så fort som mulig. 3 Bakgrunn for prosjektet 3.1 Utviklingstrekk Befolkningsøkning og utvidelse av tettsteder stiller krav til økt beredskap og forpliktende samarbeid. Son og Breivik i Vestby kommune og tettstedene i Rygge kommune er knyttet til Moss tettsted og vil frem mot 2040 ha kanskje innbyggere. Tettstedet Togrenda i Ås er i ferd med å vokse sammen med Ski tettsted. Ski, Oppegård og Oslo er også i ferd med å vokse sammen og Ski og Ås kommune må samarbeide om beredskapen i Ski tettsted. Videre er Fredrikstad og Råde kommuner forpliktet til å samarbeide med MIB om beredskapen i Saltnes. Dette er noen eksempler på hva som vil skje i regionen når folketallet vil stige fra til , basert på en vekst på 36 % de neste 25 årene (middels anslag). Mange eldre hjemmeboende og sårbar infrastruktur som veier, jernbane, tuneller og flyplass, samt en utvidelse av næringsområdene vil også stille økte krav til brannvesenets (BRV) kjerneprosesser. DSB har etter 22. juli hendelsen sett et behov for å se på organiseringen av 110-sentraler til færre sentraler i Norge hvor målet er å øke håndteringsevnen og gjøre sentralene mindre sårbare. DSB ønsker seg større regionale enheter som er mer robuste og kan håndtere større hendelser. Politidirektoratet, sivilforsvaret og andre nødetater mener at færre og mer robustee distrikter er nødvendig for å håndtere fremtidens utfordringer. Østfold og Follo politidistrikter er foreslått samlet til ett politidistrikt. Politiet i Follo har gitt uttrykk for at det er en utfordring å samarbeide og øve med brannvesenet som følge av mange små enheter. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 6

7 3.2 Utfordringer til et fremtidig Brann- og Redningsvesen Ulike nasjonale og regionale utredninger, meldinger og statistikker peker på at oppgaveporteføljen endrer seg mer i retning av redningstekniske oppgaver og ivaretakelse av kritisk infrastruktur. Oppdrag som krever spesialisert utrustning og annen kompetanse enn brannslokking. For å unngå en dramatisk økning i beredskapsstyrke, er det derfor viktig å øke innsatsen på det forebyggende arbeidet og å hindre at ulykker og alvorlig hendelser oppstår. Flere oppgaver og større kompleksitet i hendelsene, vil kreve større evne til samhandling i brannvesenet og med andre aktører. En vellykket håndtering er avhengig av et godt organisert håndteringsapparat, hensiktsmessig planverk, profesjonell ledelse, gode fagkunnskaper og regelmessige øvelser og krav til spesialisert utrustning og blant annet håndtering av farlig gods og farlige stoffer. En fremtidig utfordring er økte krav til kompetanse og forståelse, både når det gjelder ulykkesforebyggende og skadebegrensende tiltak og kompetanse til å evaluere og følge opp redningsinnsatser. En viktig forutsetning for å kunne rekruttere og beholde personell knyttet til brannforebyggende arbeide, er å tilby gode fagmiljø hvor det er faglig interessante oppgaver og utviklingsmuligheter gjerne som en kombinasjon av forebyggende og beredskapsrelaterte oppgaver. Regionen ser store utfordringer knyttet til rekruttering og bemanning av stasjoner med hjemmevakt (f.eks. Rygge, Enebakk, Nesodden og Vestby). Personell med spesialkompetanse må utnyttes effektivt på regionalt nivå på tvers av kommunegrenser spesielt ved store og komplekse hendelser. Slike brann- og redningsvesen vil ha større personell- og materiellressurser under samme ledelse og stab enn det enkelte IKS har mulighet for (St. meld. nr. 41, ; St. meld. nr. 22, ; St. meld. nr. 35, ). I en tid hvor brannvesenene må møte nye utfordringer, vil mange av disse behovene budsjettmessig kunne dekkes gjennom en smartere og mer effektiv måte å jobbe på og hvor midler i driften frigjøres til nye investeringer i materiell, utstyr og kompetanse. Brannsamarbeid i Follo har vært utredet før. En egen arbeidsgruppe foreslo et felles brannvesen i 2004 for NFB og SFB, uten at en sammenslåing ble vedtatt. I dag er det fortsatt utfordringer knyttet til samarbeid på tvers av kommunegrenser og det er en uenighet om fordeling av kostnader. Oppsummert kan dette best utrykkes slik Anne Rygh Pedersen formulerte det på et seminar i desember 2012: Kommunene har felles utfordringer ift kompetanseutvikling, organisering og dimensjonering Stortinget og Regjeringen mener i 2010 at det bør utvikles et langt bredere interkommunalt samarbeid innen brann- og redningsvesenet Mer effektiv ressursutnyttelse for å lykkes både med forebyggende og beredskap Tverrpolitisk oppslutning om nytt Nødnett til de 3 nødetatene. DSB mener: o at det må skapes større fagmiljøer o at det må bli større og mer ressurssterke brannvesen FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 7

8 o at det er potensial for og nødvendig å utvikle Follo og Mosseregionens brann- og redningstjeneste FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 8

9 4 Oppdraget med avgrensninger 4.1 Oppdraget Oppdraget til prosjektgruppen har sin bakgrunn i Follorådets behandling av saken 7. november Målet for fase 1 er at Styringsgruppen legger frem en sak på høsten 2013 for de 11 kommunestyrene i Follo og Mosseregionen. Det fremlegges to alternative organisasjonsmodeller hvorav den ene er sammenslåing og den andre er et utvidet samarbeid. Organisasjonsmodellen for sammenslåing skal utredes i to alternativer, hvorav ett forholder seg strengt til gjeldende dimensjoneringsforskrift (FOR Nr. 729). Det andre alternativet tar utgangspunkt i en grov risiko- og sårbarhetsvurdering. Organisasjonsmodell Dagens organisering Sammenslåing Utvidet samarbeid Alternativ Alternativ 0 Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ 3 Status quo En løsning knyttet opp til dagens organisering og minimumskravene i dagens dimensjoneringsforskrift En mer åpen løsning basert på en grov risiko- og sårbarhetsvurdering Mulighet til å samarbeide mer innenfor dagens avtaler og nye områder 4.2 Avgrensning og konkretisering av oppdraget Prosjektet skal ikke vurdere andre IKSer / regioner vedrørende organisering, men kan se på behov for koordinering og samarbeid. Videre er det viktig å se Brannvesenet i sammenheng med andre nødetater. Fase 1 krever ikke detaljerte økonomiske beregninger, men det skal være mulig å si hvilken organisasjonsmodell som er mest gunstig i forhold til økonomi. Et underalternativ for sammenslåing har et mer langsiktig fokus og er basert på en risiko- og sårbarhetsvurdering ut fra de utviklingstrekk og utfordringer regionene står overfor. I fase 1 vil dette underalternativet gi retning på hvilken vei brann- og redningstjenesten bør gå og gi anbefalinger for mer konkrete vurderinger i fase 2. Denne utredningen skal behandle personellmessige konsekvenser på en slik måte at alternativene kan vurderes opp i mot hverandre og synliggjøre det alternativet som er best hva gjelder kompetanse og ÅVbehov. Det er ikke gitt noen føringer på reduksjon av antall ansatte, men fokus skal være på effektiv utnyttelse av eksisterende ressurser. 4.3 Organisering av arbeidet i fase 1 Prosjektet har hatt en egen styringsgruppe med representanter fra de tre IKSene og Follorådet og MOVAR. Prosjektgruppen har bestått av en innleid konsulent fra DNV som prosjektleder, de tre brannsjefene og 4 tillitsvalgte. Organisasjonskartet er gitt i figuren under. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 9

10 Follo Rådet Oppdragsgiver-ordførere Thore Vestby, Frogn Georg Stub, Ski Styringsgruppe MOVAR (IKS) Representantskapet MIB Inger-Lise Skartlien, Rygge NFB Styret Inger Johanne Bjørnstad NFB IKS Dag Chr. Holte Brannsjef SFB Styret Nina Ramberg SFB IKS Ole Bjørn Kaasa Brannsjef MIB Styret Ketil Reed Aasgaard MIB Jack Hatlen Brannsjef Ole Johan Dahl Prosjektleder Sjefskonsulent DNV KEMA Jan Erik Fredriksen Prosjektdeltaker NFB IKS Tillitsvalgt Janne Hovdenakk Prosjektdeltaker NFB IKS Tillitsvalgt Joakim Tveter Prosjektdeltaker SFB IKS Tillitsvalgt Tore W. Fredriksen Prosjektdeltaker MIB Tillitsvalgt Prosjektgruppe I tillegg har 5 arbeidsgrupper jobbet med å beskrive dagens organisasjon og tjenester. Prosjektet har siden oppstarten i februar hatt 12 prosjektmøter og styringsgruppen 6. Medio april ble det holdt en todagers samling. I tillegg har alle kommunestyrene blitt orientert om saken og alle rådmennene har hatt et eget møte med prosjektleder. DSB har hatt dialog med prosjektleder og kommet med innspill. Prosjektet har lagt ut 4 infobrev til alle ansatte, brannsjefene har orientert om prosjektet på allmøter og det gjennomføres drøftingsmøter i alle brannvesenene i løpet av juni. 5 Dagens organisering og utfordringer I vedlegg til denne rapporten er dagens organisering beskrevet. I tillegg foreligger det rapporter fra 5 arbeidsgrupper. Arbeidsgruppene har bestått av personer fra alle tre BRV og de har beskrevet dagens måte å jobbe på og utfordringer knyttet til ledelsesprosessene, forebyggende - tilsyn og feiing, beredskap og støtteprosessene. 5.1 Organisering av Brannvesenene i dag Organisasjonskartet for de tre selskapene er vist i en egen figur på neste side. Selskapene oppfyller i dag stort sett de krav som er gitt hva gjelder bemanning og dimensjonering. Hva gjelder kompetanse vil vi komme tilbake til det. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 10

11 Totalt for de tre selskapene er det 213 stillingshjemler. 207 av disse er i dag besatt. I forbyggende har tilsyn totalt 19 hjemler og feiing 19 hjemler med tillegg av 3 lærlinger. Alle stillinger er besatte. Beredskap fordeler seg med 85 på heltid og 76 på deltid. Foruten 4 vakanser knyttet til deltidsstillinger på Vestby, er alle stillinger besatte. For støtte er 4 av 5 stillinger besatte og for ledelse er 8 av 9 stillinger. Støtteprosesser Forebyggende avdeling Avdelingssjef/-leder Seksjonsleder (NFB og MIB) Styrende organer Brannsjef Funksjon varabrannsjef tillagt avdelingssjef/-leder beredskap/forebyggende Beredskapsavdeling Avdelingssjef/-leder Overbrannmester (MIB) Seksjon feiing Seksjon tilsyn Brannstasjon(er) heltid Brannstasjon(er) deltid Det er rundt regnet 160 personer som utgjør beredskapen på de 8 brannstasjonene som finnes i regionen. 110-sentralen er lokalisert på Moss brannstasjon. Kasernerte stasjoner (DN=døgnbemanning) finnes på stasjonene i Moss, Korsegården (Ås), Ski og Oppegård. Kasernerte stasjoner med dagbemanning med hjemmevakt på natten (DA) finnes på stasjonene på Varden (Nesodden) og Vestby. Hjemmevakt på døgnbasis (IK) er plassert på Rygge og Enebakk. Militær brannstasjonen på Rygge flyplass er ikke en del av den kommunale beredskapen. I tillegg kommer bedrifter som i varierende grad har eget bedriftsbrannvern. Oversikten i figur 1 viser også ambulansestasjoner i Moss, Korsegården, Ski og Varden. Politistasjon i Follo politidistrikt er i Ski og i Østfold politidistrikt i Sarpsborg. I tillegg viser oversikten nærliggende brannstasjoner som det vil være naturlig å samarbeide med i regionen. Særskilte brannobjekter som krever tilsyn vises på figur 2 til høyre. Objektene er i hovedsak i nærheten til der innbyggerne bor og tettsteder. Når det gjelder utstrekningen av FMBR tar det omtrent 40 minutter å kjøre langs E6 fra nord til syd. Med E18 fra Oppegård og Ski mot Spydeberg er det raskt å bevege seg langs hovedveiene. Derimot i øst-vestretning tar det 40 minutter fra Vinterbro til Flateby/Enebakk og 25 minutter til Nesoddtangen. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 11

12 Figur 1: Viser plassering brannstasjoner med gule sirkler. Stasjonene er inndelt i døgnbemanning (DN), dagbemanning med innkalling på kveld og natt (DA) og innkalling (IK). Ambulansestasjoner er blå sirkler og politi er grønne. Figur 2: Viser hvor de særskilte brannobjektene (grønne sirkler) er i regionen og som krever tilsyn. Gule sirkler viser sykehjem/sykehus som krever 10 minutters innsatstid. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 12

13 En prosessmodell for hver av de tre selskapene er beskrevet i figuren under. Et styringssystem (kvalitetssystem) som tar utgangspunkt i prosessene, vil lettere kunne si noe om tjenesteproduksjonen og grad av effektivitet. I det etterfølgende er en gjennomgang av status og utfordringer knyttet til disse prosessene. Figur 3: Prosessmodell av de tre BRVene 5.2 Ledelsesprosessene De målsettinger som BRV jobber etter er i hovedsak nedfelt i lover og forskrifter og status på beredskapen og utførte oppgaver er rapportert til respektive styrer og DSB. Når det gjelder måling og oppfølging av mål knyttet til HMS, prosesskvalitet, effektivitet, kundetilfredshet og kontinuerlig forbedringsarbeid, er dette noe varierende hva gjelder omfang og systematikk. Hva gjelder operativ ledelse er det viktig at BRV i tillegg til å kunne lede lokale aksjoner, er aktive pådrivere og har klare roller ved andre type hendelser. Alle kommunene er medlem i et Interkommunalt utvalg for akutt forurensing. Follo kommunene er medlem i IUA indre Oslofjord (Oslo vertskommune) og FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 13

14 Østfold kommunene er medlem i Østfold IUA (Fredrikstad er vertskommune). BRV har ansvaret for Enhetlig ledelsessystem (ELS) ved større hendelser og IUA ved større forurensningsaksjoner. De senere årene har flere hendelser stilt store krav til ledelse, kompetanse og samhandling hos involverte beredskapsaktører. Enhetlig ledelsessystem er utviklet til bruk for å håndtere både små og store hendelser på en profesjonell, effektiv og sikker måte. Ledelsen ved de tre BRVene beskriver situasjonen som krevende og det blir lite tid til å tenke fremover og langsiktig og få laget gode planer med budsjett som skal sikre mål oppnåelse. Mye av tiden går med til daglig drift og utførelse av støtteaktiviteter. 5.3 Forebyggende tilsyn Seksjon tilsyn gjennomfører tilsyn av særskilte brannobjekter. I tillegg er en viktig oppgave å drive informasjons og motivasjonstiltak rettet mot eldre hjemmeboende og andre med redusert boevne. I 2012 ble det gjennomført 647 tilsyn av totalt 769 A-objekter i regionen. Det er en gjennomføringsgrad på 84 %. Det er årlige og lokale variasjoner i forhold til antall gjennomførte tilsyn i forhold til oppsatte mål. Avvik er i hovedsak knyttet til at stillinger ikke er besatte (det tar tid å besette stillinger når noen slutter), vanskelig å rekruttere utdannet personell og interne omorganiseringer. Avdelingens arbeidsoppgaver utover ovennevnte er generell saksbehandling, informasjons og motivasjonstiltak, daglige henvendelser, prosjektarbeid, vikartjeneste og samarbeid med beredskapsavdelingen, salg og utførelse av kurs og øvelser, brannsakkyndig for politiet og byggesaksavdelingene, samt deltagelse i lokale og sentrale kampanjer. Suksesskriterier for seksjon tilsyn er et stabilt fagmiljø med variert og høy kompetanse. Dette vil gi en ensartet utførelse av tjenesten i området. 5.4 Forebyggende feiing Det er en målsetting av alle piper skal være feiiet etter behov og minst hvert fjerde år. Tilsyn av fyringsanleggene skal utføres innenfor en fireårs periode. NFB feier alle hvert annet år. SFB og MIB feier etter behov. I 2012 ble det utført feiing på piper som er en gjennomføringsgrad på 84 % av det planlagte målet for 2012.Når det gjelder tilsyn med ildsteder, ble det gjennomført som er 79 % av det planlagte tilsynet som var målet i Utfordringer i dag er at det er mye ufaglært arbeidskraft og mangelfull kompetanse (piper/skorsteiner). Det er for lite personell ressurser til å oppfylle alle oppgaver og det er stor turnover på personell. Avdelingen mangler hjemmel til å skrive avvik på slokkeutstyr og røykvarslere. Det er mangelfull kompetanse på gassanlegg (Gassfyrte fyringsanlegg) og brannsikkerhet i borettslag. I fremtiden vil flere eldre bo hjemme og det vil være et økt behov for å gi råd og veiledning om brannsikkerhet i hjemmet fra feier. Videre vil det være et økt behov for feiing og tilsyn med fritidsboliger. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 14

15 5.5 Beredskap Krav til særskilte objekter Beredskapen slik den er i dag er ikke god nok hva gjelder enkelte 10-minutters objekter. Dette er normalt sykehjem og sykehus hvor det er spesielt behov for raskt å redusere omfanget av en brann og hvor det trengs assistanser for å evakuere bygningen. Dette er bygninger som ikke er sprinklet. De røde prikkene viser hvilke objekter som det er krav til 10 minutters innsatstid. De mørke røde feltene markerer hva brannstasjonene i dag dekker innenfor en innsatstid på 10 minutter. Det er lagt opp til en kjøretid på ca. 9 minutter der mannskapene er på stasjonen. De blå sirklene markerer objekter som ikke nås på 10 minutter. Disse objektene kan sprinkles eller på annen måte gjennomføre preventive tiltak som reduserer kravet. Blå stiplete sirkler marker tettsteder som må dekkes innen 20 minutter og er avhengig av samarbeid med nabokommunene i Sarpsborg og Fredrikstad. Figur 4: Oversikt over 10-minutters objekter (røde prikker). Blå sirkler markerer objekter som ikke nås innen 10 minutter Ulike type hendelser og trender Når det gjelder omfang og type hendelser som skjer gjennom året, kan dette variere fra år til år, men i oversikten under i figur 5 vises ca hendelser (markert med grønne prikker) som er registrert i Denne oversikten viser utrykninger for alle tre brannvesene. Den er basert på hendelsesloggen fra 110- sentralen og kvalitetssikret av det enkelte brannvesen. SFB hadde 1000 hendelser, mens MIB og NFB hadde henholdsvis 800 og 700 hendelser. En stor del av utrykningene dekkes innenfor en innsatstid på 10 minutter på dagtid (mørke rødt) og noe mindre på natt. Det er svært få hendelser som ikke dekkes innenfor 20 minutter (mellomrødt). I søndre del av regionen dekkes utsatte områder innenfor 20 minutter fra samarbeidende brannvesen. Nå er det ikke satt noen spesielle tidskrav til andre type objekter, men hendelsesloggen bekrefter at utfordringene er knyttet spesielt til Enebakk, Son og Våler. I tillegg vil det ta lenger tid å nå Søndre del av Rygge og Nesodden. Sammenstilt med oversikten fra Veivesenet i figur 6, som representerer 2150 hendelser i perioden , bekrefter dette at en stor del av hendelsene er knyttet til ulykker i tilknytning til vei og hvor det er behov for rask respons med riktig redningsutstyr. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 15

16 Figur 5: Plassering av 2500 hendelser i 2012 Figur 6: Ulykkesstatistikk fra Veivesenet Beredskapsavdelingen har i dag problemer med å stille mannskaper på hjemmevakt i Enebakk. Det er ikke personell til å dekke utrykning på dagtid fra Rygge, så Moss dekker dette området. I Vestby og Nesodden er det problemer med å opprettholde deltidsstillinger for kveld/natt og helg. Noen forbedringspunkter til dagens praksis er at det ikke sendes ut flere biler for å dekke en liten hendelse. Det er ønsket å sende tilstrekke og riktig ressurs. I større grad ønskes større deltakelse på øvelser og kurs, samt at det gjennomføres mer systematisk erfaringsutveksling og debrief mellom lag/mannskap. Det er også gjennom prosjektet konstatert ulike arbeidsoppgaver og praksis ved utrykning og kompetanse på utstyret Samarbeidsavtaler Det er inngått slokkeavtaler mellom NFB og SFB og mellom MIB og NFB. Videre er det inngått avtale mellom NFB og OBRE (Oslo Brann og Redning), Nedre Romerike, Spydeberg og Hobøl. Videre er det inngått avtale om overbefalsvakt mellom NFB og MIB. MIB har også avtale med Østfold Sivilforsvarsdistrikt. Samarbeidsavtale er inngått med Moss Lufthavn Rygge. NFB og MIB har inngått en samarbeidsavtale om øvelser, kurs, felles overordnet vakt og ledelsesstøtte. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 16

17 5.6 Øvrig tjenesteyting Hvilke aktiviteter som omfattes av denne prosessen er noe uklart og må ytterligere beskrives. Tanken er, at de oppgaver som i dag utføres og som ikke er lovbestemte, samles. Det kan være spesialiserte oppdrag, kampanjer, vedlikehold av materiell og bygninger, nøkkelskap, objektsyn og kumsjekk og andre mulige inntjeningsoppdrag som nedbrenning, trefelling, hjemmesykepleie og Sikring 24 (Alarmsentral for private drevet av SFB). I tillegg er Feieavdelingen på SFB ansvarlig for salg av slukkemidler og røykvarsler. Alle tre feieravdelinger utfører bestillingsoppdrag (kamerakontroll, fyringsanlegg, hytter, osv.). Ved å skille på ulike type aktiviteter som ikke er lovpålagte, ser hva tiden blir brukt til og hvordan inntekter genereres. Dermed sikres også integriteten og habiliteten i forhold til mer lovpålagte forebyggende aktiviteter som tilsyn og kontroll. 5.7 Støtteprosessene Støtteprosessene er til for å sikre gode kjerne- og ledelsesprosesser. Her følger en oversikt over prosesser som finnes i BRV i dag eller som leies/kjøpes hos andre: IKT, informasjon og kommunikasjon herunder innleie av IKT-løsning (Follosamarbeidet, Movar IKS, vertskommune mv), superbrukerfunksjon, kundebehandling, interninformasjon pressekontakt og eksternt rettet informasjon HR og personal herunder ansettelser, introduksjon, medarbeideroppfølging, personalregister med lønns og arbeidsvilkår, arbeidsmiljø, pensjon og forsikringer og avvikling av arbeidsforhold Bygninger og inventar herunder drift og service på bygnings-tekniske anlegg samt planlegging av tiltak og vedlikeholdsoppgaver Større og mindre innkjøp Salg av tjenester Regnskap og budsjettering herunder avhending av driftsmidler, utleie, budsjettkontroll, lønnsutbetaling og fakturering Kjøretøy og materiellvedlikehold herunder vedlikeholdsplaner, utskiftningsplaner, merking av kjøretøy og materiell (i database) og uniformer Kontorrelaterte oppgaver herunder arkivering, reiseadministrasjon, kurs og konferanser, rapportering av aktiviteter og avtaler og kontrakter Det er ikke klart definerte støtteprosesser knyttet til kvalitet, HMS og risiko. Det er avsatt lite ressurser til å planlegge, gjennomføre og følge opp støtteprosessene. Ledelsen må i stor grad utføre detaljerte støtteaktiviteter og får mindre tid til å utføre ledelsesaktiviteter. Det er mangler og forbedringsområder knyttet til elektronisk arkiv (SFB), ulike systemer og programmer for samme funksjon/oppgave, ulike ansvarlige/eiere av systemer og programvare og ulike oppgave- /ansvarsområde for kontorfunksjoner. 5.8 Materiell og kjøretøy Prosjektet har utarbeidet en detaljert oversikt over kjøretøy og materiell. Antall biler dekker regionens totale behov. Snittalder på store biler varierer mellom 2 og 22 år. Eldst er bilene i Enebakk og Moss. Alle FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 17

18 hovedbrannstasjoner har minst et kjøretøy av nyere dato. Det er vanlig å regne levetid på år (DSB skriver merknader på kjøretøy som er eldre enn 20 år), hvor 1er kjøretøyet ikke er eldre en 10 år. Snittalder på små biler er 6 år. Generelt er kjøretøyene i god stand og det vil sannsynligvis ikke være nødvendig å gjøre større og ekstraordinære investeringer i kjøretøyparken, men årlige innkjøp fremover må påregnes som del av utskiftningsplanen. Materiell og brannutstyr er vurdert til å være i generelt god stand og av nyere dato. Noe investeringer til f.eks. røykdykkerutstyr trengs for å få mer oppdatert og likt utstyr i regionen. 5.9 Økonomi Prosjektet har hatt en gjennomgang av regnskapene for 2012 og budsjettene for Regnskapet viser en total ramme på MNOK De tall som prosjektet har hentet inn, forteller at kostnader for BRV (nettokostnader for kommunene og ikke medregnet feiing) i landsgjennomsnitt er 644 kroner pr. innbygger for For MIB er gjennomsnittet 587 kroner, NFB 617 kroner og SFB 582 kroner. Kommunene betaler fra 828 kroner pr. innbygger (Moss) til 379 kroner (Våler). Lønn og sosiale utgifter utgjorde totalt MNOK Dette er 68 % av de totale utgiftene. Lønnsoversikten viser at forskjellen i lønn (inkl tilleggslønn) mellom de tre brannvesene utgjør ca. 1.6 MNOK (ikke medregnet avdelingsledere, vara og brannsjefer). Dette utgjør ca. 1.5 % av de totale lønnsmidlene. MIB s ansatte er høyest betalt i samtlige kategorier utenom branningeniører Oppsummering av dagens styringssystem Prosessene er ikke beskrevet i et helhetlig styringssystem, men det er utarbeidet rutiner og prosedyrer som gir anvisning på hva og hvordan aktiviteter skal gjennomføres. Ledelsesprosessene er i liten grad beskrevet utover det som fremkommer i årshjulet. Riskovurderinger internt og eksternt er ikke systematisk fulgt opp. Mål er knyttet til oppfyllelse av lover og forskrifter og fokuserer på antall. Det er i liten grad utviklet kvalitetsmål som sier noe om godhet og effektivitet på prosessene og grad av fornøyde brukere/kunder. Overordnete planer og budsjetter vedtas i styrende organer, men planer er ikke alltid brudt ned og konkretisert i tilstrekkelig grad i alle IKSene. Det er vanskelig å gjøre en vurdering av hvor effektive BRV er ut fra de måltall som foreligger. Tallene sier mest om hva som gjøres, og mindre om kvaliteten. Kjerneprosessene er beskrevet, men det foreligger ikke dokumentasjon på hvor mye tid som brukes på andre oppgaver som ikke er lovpålagte eller nedfelt i virksomhetsmål. Det er stor grad av sammenfallende praksis på tvers av IKSene. Forebyggende når ikke sine målsettinger hva gjelder tilsyn og feiing. Det er i dag ikke tilstrekkelig dekning hva gjelder 10-minutters objekter. Det er avsatt lite ressurser til å planlegge, gjennomføre og følge opp støtteprosessene. Ledelsen må i stor grad utføre detaljerte støtteaktiviteter og får mindre tid til å utføre ledelsesaktiviteter. Det er lite ressurser avsatt til informasjon, kommunikasjon og omdømmebygging, innkjøp, kvalitetsarbeid og risikoanalyser. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 18

19 Selv om det ikke er gjennomført en systematisk gjennomgang av styringssystemet opp mot ulike standarder og praksiser, er det klare forbedringsområder som ved realisering kan gi bedre kvalitet og effektivitet. De utfordringene som er skissert vil kreve en helhetlig koordinert plan for hele regionen. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 19

20 6 Mål og evalueringskriterier for anbefalt hovedalternativ Det er i prosjektet prøvd å sammenstille de mål og krav som bør stilles til et framtidig Brannvesen og til den enkelte prosess. Videre er sammenslåing kontra samarbeid vurdert for hver prosess ut i fra prioriterte evalueringskriterier. Til slutt er det gitt en anbefaling på hovedalternativ hvor også utviklingstrekk og nåværende samarbeidskultur blir vurdert. 6.1 Mål for Brannvesenet Overordnet målsetting: Vi skal ha en sikker og trygg region gjennom å forebygge uønskede hendelser, verne om liv, helse, miljø og materielle verdier på en effektiv, slagkraftig og trygg måte. I tabellen under er mål for hver prosess definert: Avdeling Ledelse Forebyggende: Seksjon tilsyn Forebyggende: Seksjon feiing Forvaltning og drift av selskapet. Sikre oppfyllelse av lover og forskrifter på en effektiv måte. Redusere brann- og ulykkesrisiko Forhindre brann i bygning og redusere forurensning Delmål Sikre godt arbeidsmiljø Overholde økonomiske rammer og politiske føringer Rapportere til styrende organer Iverksette forbedringsarbeid Utføre 100% tilsyn over særskilte objekter innen fastlagte perioder Utføre informasjon og holdningsskapende arbeid Gjennomføre feiing og tilsyn etter behov min hvert 4. år. Utføre selvpålagte tilleggstjenester Utføre informasjon og holdningsskapende arbeid Beredskap Redde liv, materielle verdier og miljø Oppfylle kravet til innsatstider og kompetansekrav Gjennomføre øvelser ihht årshjul Sikre at materiell og utstyr fungerer Oppfylle krav til helse og fysikk Utføre informasjon og holdningsskapende arbeid Støtte Yte støtte og bistand til de øvrige avdelinger Tilfredsstille hensiktsmessig kvalitet og kvantitet for å oppfylle forsvarlig drift, innenfor IKT, HR, Bygninger/inventar, regnskapstjenester, materiell og utstyr, samt merkantile tjenester 6.2 Vurdering og valg av evalueringskriterier Prosjektet har sett på ulike kriterier. For å velge de riktige, har vi gitt følgende utvalgskriterier: Må påvirke mål og leveranse i prosessene Må kunne vurderes Må kunne skille alternativer Flere kriterier er samlet temamessig og antallet er redusert etter innspill fra Styringsgruppen. Hovedkriteriene er: Oppfyllelse av mål, lover og forskrifter FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 20

21 Effektiv utnyttelse av ressurser og skalafordeler (stordriftsfordeler) Fordeling av tjenestene, rett kvalitet og enhetlig opptreden Oppfyllelse av mål, lover og forskrifter Et viktig kriterie for valg av organisasjonsmodell er graden av måloppnåelse og innfrielse av lover og forskrifter. Lover og forskrifter er beskrevet i eget vedlegg og den mest sentrale er dimensjoneringsforskriften som sier noe om innsatstider, antall vaktlag og antall og kompetanse på forebyggende personell basert på innbyggertall. For dagens organisering og alternativ 1 er denne forskriften vesentlig. Dimensjoneringsforskriften sier at: «Forskriften skal sikre at brannvesenet er organisert og dimensjonert på bakgrunn av den risiko og sårbarhet som foreligger» og «Dersom kommunen etter kartlegging av risiko og sårbarhet, avdekker forhold som ikke kan ivaretas gjennom forskriftens minstekrav, særskilte forebyggende tiltak og samarbeidsavtaler mv., skal brannvesenet tilføres ytterligere ressurser Effektiv utnyttelse av ressurser og skalafordeler Brannesenet bør organisere sine kjerneprosesser slik at myndighetspålagte oppgaver kan leveres med tilfredsstillende kvalitet, volum og til en lavest mulig kostnad. I hovedsak kan kilder til verdiskapning deles inn i tre hovedkategorier, som alle virker i et samspill: God forvaltning av infrastruktur, materiell, utstyr og kjøretøy. Nøkkelelementer her er å sikre kvalitet i hele beslutningskjeden, slik at man til en hver tid kan prioritere de riktige tiltakene, enten det gjelder nyinvesteringer, reinvesteringer eller vedlikehold. Økt effektivitet. Kjernen her er effektive og standardiserte arbeidsprosesser og tydelige roller og ansvar i organisasjonen og mot evt. underleverandører. Erfaringsmessig at virksomheter som innretter og driver sin virksomhet i henhold til allment akseptert god praksis, også over tid vil være effektive. De fokuserer på rett kompetanse, kostnadseffektivitet, fleksibel organisasjon og en samordnet ledelse som kan håndtere store hendelser og større oppgaver. Skalafordeler (stordriftsfordeler). Disse oppstår ved å samle geografisk uavhengige aktiviteter og ved å øke spesialiseringen i utførelsen basert på større volumer av likartet arbeid. Realisering av skalafordeler vil kreve restrukturering, i form av å samle oppgaver som i dag er spredt, på få store og/eller mellomstore enheter. Anvendelse av god praksis innen forvaltning og effektivitet i gjennomføring vil også være betydelige bidrag til økt verdiskapning. Man kan hevde at stordriftsfordeler indirekte oppnås gjennom god forvaltning og økt effektivitet, fordi større virksomheter kan sette av mer ressurser til å implementere og videreutvikle god praksis Fordeling av tjenestene, rett kvalitet og enhetlig opptreden Et viktig kriterie er at det er rett kvalitet på de tjenestene som leveres. Gode tjenester og fornøyde kunder er helt avhengig av stabile og optimale prosesser. Stikkord er serviceinnstilling, enhetlig opptreden og likt betalt for samme tjeneste og godt omdømme. Brannvesenets eiere (kommunene) ønsker en rettferdig fordeling av kostnadene. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 21

22 6.3 Vurdering av ledelsesprosessene Dagens organisering med tre styrer og tre administrative og operative ledelseselementer, krever mye ressurser og mange parallelle prosesser. Med en robust og samlet ledelse, er det større mulighet til å tenke langsiktighet i planleggingen ut fra gitte mål og strategier for hele regionen. En ledelse som har tilstrekkelig ressurser og kompetanse, sikrer at driften kan følges opp på en annen og bedre måte, er mer tidsbesparende og flere kan bidra i prosessen. En samlet ledelse sikrer mer fokus på ledelsesprosessene, gir tydelighet rundt ansvar og roller for hele regionen og frigjør i større grad ledere fra administrativt detaljarbeid. Én operativ ledelse gir klare fordeler ved større hendelser og sikrer ett kontaktpunkt og gir effektive beslutningsprosesser. Det blir lettere å styre de samlede ressursene, sikrer større enighet om store investeringer, felles prispolitikk, lik opptreden og enhetlig ledelse. Det er derfor enklere å fordele kostnadene på hver kommune. En sammenslåing vil best oppfylle de tre hovedkriteriene. Utvidet samarbeid kan i noen grad bedre dagens utfordringer. Det er lite tenkelig at det er mulig å få til en mer samlet ledelsesfunksjon uten at mye tid skal brukes på koordinering og skape konsensus om viktige prioriteringsoppgaver. 6.4 Vurdering av forebyggende tilsyn og feiing Avdelingene for tilsyn og feiing vil i stor grad være uavhengig av geografi og kan derfor samles. Dette forutsetter god dokumentasjon om objekter, IKT støtte og tydelige arbeidsprosesser og rutiner. For å redusere reisetid, kan en i tillegg bruke andre brannstasjoner som «satellitter». I kombinasjon med økt spesialisering og profesjonalisering, kan derfor samling av tilsynspersonell og feiere være en kilde til å øke effektiviteten og gi stordriftsfordeler. Oppsummert vil en samlet avdeling gi større mulighet til å drive mer målrettet arbeid og på den måten bedre sikre måloppnåelse. Personellet vil kunne gis mulighet til en mer effektiv løsning av oppgavene og se muligheten til lik utførelse og kvalitet. Det vil også bli vanskeligere å bryte dimensjoneringsforskriften med tanke på bemanning og oppgaver som utføres. Organisasjonen blir mer robust, og mindre sårbar ved sykdom og vakanser. Større fagmiljø gir bedre mulighet for faglig utvikling og spesialisering. Like viktig er det å ta vare på ulik kompetanse, forskjellig utdannelse, bakgrunn og erfaring. I en avdeling er dette mulig, samtidig reduseres behovet for å konkurrere om ansettelse av personell (rekruttere fra hverandre). En vil også kunne sikre lik utøvelse, ensartet tjenester og rutiner i regionen og lik info i hele distriktet. Like maler på nettet gjør det enklere for publikum å nå riktig brannvesen - lettere å svare på henvendelser med felles arkiv. Dette gir bedre omdømmebygging. Sammenslåing gir mulighet til samlokalisering og vil gi klare fordeler i forhold til et utvidet samarbeid. 6.5 Vurdering av beredskap Prosessene knyttet til beredskap krever en viss nærhet til de fysiske objektene og kan ikke på samme måte samles som forebyggende uten at lover og forskrifter brytes. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 22

23 Dagens organisering gir beredskapsmessige utfordringer. De evalueringskriteriene som er prioritert, kan best oppfylles gjennom en helhetlig og enhetlig beredskapsorganisasjon som er mer robust i forhold til kommunegrenser og som sikrer tettere samarbeid og bruk av nabostasjoners personell og utstyr. En beredskapsorganisasjon gir mulighet til å samle spisskompetanse på utvalgte stasjoner og gir målrettethet og effektiv utnyttelse av spesialutstyr. En større enhet gir mulighet til internopplæring og sikrer bedre kompetanseheving og rekruttering av personell. Et større felles brannvesen gir muligheter for at beredskapsmessige nasjonale løsninger eller private løsninger blir lagt til regionen/moss. Et moment som taler i denne retningen er redningshelikopteret på Rygge flystasjon. Finansnæringens Fellesorganisasjon er interessert i å diskutere en plassering og finansiering av en spesialinnredet bil for skadesanering på Rygge Flystasjon. Dagens beredskapsmessige utfordringer og begrensninger og de utviklingstrekk som er skissert, vil kreve en felles beredskapsplan for hele regionen som sikres best gjennom en sammenslåing. 6.6 Vurdering av støtteprosessene(administrative oppgaver) Støtteprosessene i ulike BRVene skiller seg ikke vesentlig fra hverandre og er mer eller mindre bransjeuavhengige. Faktorer som virksomhetens størrelse, omfang av operasjoner og antall betjente kunder er dimensjonerende for støttefunksjonene, men for flertallet av disse vil ikke økt antall kunder, mer levert tjeneste eller større geografisk utbredelse kreve en tilsvarende økning i ressursinnsats i støtteprosessene. I enkelte tilfeller er det nærmest et spørsmål om enten/eller, slik at når støtteprosessen først er etablert vil den kunne dekke behovet til tross for volumendringer. Dette gir betydelige skalafordeler. Videre kan man for mange av støttefunksjonene anta at en sammenslåing vil tillate større grad av spesialisering i forhold til å ivareta og videreutvikle den faglige spisskompetansen. Spesielt er det viktig å se på prosesser og kompetanseheving innen HR, kvalitet, HMS, risiko, kommunikasjon og innkjøp. Økt størrelse kan også bidra til at man oppnår kritisk masse for å kunne bære investeringer i tidsmessige IKT-systemer, som også er kritisk for å sikre gode forvaltningsdata, samt å kunne anvende disse riktig. Selv om et utvidet samarbeid vil bidra til en bedre måloppnåelse og forbedret effektivitet, vil en sammenslåing gi størst effekt. I et samarbeid er det nødvendig å etablere et samarbeidsorgan og definere avtaler og internpriser som vil kreve meradministrasjon og fare for redusert effekt av samarbeidet. 6.7 Sammenstilling og anbefaling av hovedalternativ Oppstilling under gir en sammenstilling av de vurderinger som er gjort av prosjektgruppen (brannsjefene og tillitsvalgte). Et utvidet samarbeid gir muligheter og fordeler (angitt ved +) utover dagens organisering og arbeidsform for alle prosessene med unntak av administrativ ledelse. Hvis en i tillegg evaluerer det samarbeidet som eksisterer i dag, så vurderer prosjektet at det er personlige og kulturmessige FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 23

24 utfordringer knyttet til et effektivt utvidet samarbeid. Det må derfor arbeides med et felles ledelses- og kulturprosjekt for å sikre bedre måloppnåelse og effekt av samarbeidet. Videre vil utviklingstrekk og uttalte forventninger fra andre aktører som DSB, tilsi en annen løsning. Ut fra de fremtidige utviklingstrekk og valgte evalueringskriterier, så anbefaler brannsjefene og de tillitsvalgte en sammenslåing av de tre BRVene. Delprosess Oppfylle, mål, lover og forskrifter Effektiv utnyttelse av ressurser og skalafordeler Riktig fordeling av tjenester, rett kvalitet og enhetlig opptreden Ledelse administrativt Sammenslåing Utvidet samarbeid Sammenslåing Utvidet samarbeid Sammenslåing Utvidet samarbeid Operativ ledelse Forebyggende - tilsyn Forebyggende - feiing Beredskap Kommunikasjon og informasjon IKT, regnskap og personal Innkjøp Vedlikehold kjt.& matr. Bygninger o&inventar Ledelsessystem (Kvalitet/HMS/risiko) Figur 7: Sammenstilling av evalueringskriterier hvor + markerer forbedringer ift dagens nivå på tjenestene. ++ indikerer klare forbedringsmuligheter og 0 markerer ingen åpenbare effekter. Sammenslåing scorer best på alle kriteriene og utvidet samarbeid er bedre enn å fortsette som i dag. 7 Utforming og vurdering av ulike alternativer for sammenslåing Prosjektet har ikke sett nødvendigheten av å utforme alternativet med utvidet samarbeid ytterligere. I det etterfølgende er en sammenslåing beskrevet i to alternativer. Alternativ 1 tar utgangspunkt i en sammenslåing av dagens organisering og legger til grunn de krav om dimensjonering som er gjeldende. Nåværende rammer for drift legges til grunn. Alternativ 2 tar utgangspunkt i en sammenslåing og det legges til grunn en grov risiko- og sårbarhetsvurdering av mulige hendelser og scenarier i regionen. Utviklingstrekk og fremtidige utfordringer er vurdert. Nåværende rammer for drift legges til grunn, men alternativet må utvikles, utredes og konkretiseres nærmere. 7.1 Alternativ 1 Dette alternativet tar utgangspunkt i en sammenslåing av dagens organisering og legger til grunn de minimumskrav om dimensjonering som er gjeldende. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 24

25 7.1.1 Organisering av ledelses og støtteprosessene Dagens ledelses- og støtteressurser kan i en sammenslått løsning, sees i en større sammenheng. Det er behov for å beholde de totale personell-ressursene og frigjøre lederes tidsbruk fra å jobbe detaljert med støtteprosesser til å fokusere mer på ledelsesaktiviteter. Støtteressursene bør og kan i en større enhet samles og spisses med en tydeligere spesialiseringsprofil. Dette innebærer økt fokus på forventningsavklaring og effektiv bruk av vertskommuner og leverandører av tjenester. Dette gir en robust ledelse som er i stand til å jobbe mer strategisk og langsiktig, følge opp daglig drift samt ha kommunikasjon og samarbeid med sentrale aktører. Mer fokus må rettes på helhetlig planarbeid synliggjort i et årshjul for hele virksomheten. Det er også viktig å ha et ledelsesapparat som i større grad kan håndtere større og komplekse hendelser. Faglig tyngde på risikovurderinger som innspill til oppdaterte risiko- og sårbarhetsvurdering med støtte til kommunene og internt fokus på at risikotankegangen er integrert i virksomhetsstyringen Lønn og regnskap Personalansettelser og oppfølging, samt pensjon Dette gir støtte for ledelsen på: Økt kommunikasjon og informasjonsarbeid En samlet innkjøpsfunksjon Vedlikehold av bygninger, materiell og kjøretøy Målrettet kvalitets- og HMS-arbeid med fokus på et helhetlig styringssystem Organisering av forebyggende avdeling Forebyggende avdeling kan samles på en av stasjonene. Ved behov brukes de andre stasjonene som «satelitter» for utførelse av sine oppgaver og for samarbeid med andre deler av brannvesenet Organisering av beredskap Dagens beredskapsløsning er basert på bemanning av 8 stasjoner. Kriterier for beskrivelse av alternativ 1: Dekke 10-minutters objekter på en best mulig måte 10 minutters-sektorer skal i liten grad overlappe 20 minutters sektorer skal i sentrale områder overlappe og minimum dekke tettsteder. I det etterfølgende er det gjort en vurdering av tre områder i regionen. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 25

26 Beredskapen i syd - område Moss-Råde I punkt er det tatt opp en del utfordringer knyttet til dagens beredskap og disse er oppsummert som følger: 1. Brannstasjonen i Moss dekker i dag opp alle 10-minutters objekter i Moss-området. 2. Sykehjem i Råde dekkes ikke på 10 minutter og vurderes sprinklet. Alternativt flyttes dagens brannstasjon på Rygge lenger sør eller døgnbemannes. 3. Spetalen tettsted og Svinndal (blå stiplet sirkler) dekkes nesten fra Moss innen 20 minutter, men fra Fredrikstad og Skiptvet går dette bra. 4. Avtale inngås om forsterkning fra Sarpsborg og Fredrikstad og brannstasjon på Rygge flystasjon ved større hendelser. 10-minutters objekter er røde sirkler. 10 minutters innsatstid er mørke røde sektorer. Sykehjemmet i Råde er inne i blå sirkel. Stiplete blå sirkler dekkes innenfor 20 minutter av andre brannvesen. Figur 8: Figuren viser dagens befolkningsstruktur og tettsteder mer i detalj. I figur 8 er tettsteder markert med grønt, næringsområder med blått og boliger med gult. Figur 9: 10- minutters objekter med røde prikker FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 26

27 Beredskapen i midten - Moss-Korsegården (Ås) I punkt er det tatt opp en del utfordringer knyttet til dagens beredskap og disse er oppsummert som følger: 1. Brannstasjonen i Moss og Korsegården møtes nord Follotunnelen etter 10 minutter. Liten overlapp som ønsket. 2. Son dekkes ikke opp innenfor 10 minutter. 3. Sykehjem I Våler dekkes ikke på 10 minutter. 4. Sykehjem i Våler og Son kan sprinkles eller restrisiko aksepteres (innsatstid 12 minutter). Dette gir mulighet til å overføre mannskapene fra Vestby til andre stasjoner siden det er overlapp. Alternativt kan brannstasjon på Vestby vurderes flyttet lenger sør for å dekke opp Son og Våler. Figur 10: Dagens befolknings-struktur og tettsteder Figur 11: 10-minutters objekter med røde sirkler Figur 10 viser dagens befolknings-struktur og tettsteder mer i detalj. I figur 11 er tettsteder markert med grønt, næringsområder med blått og boliger med gult. 10-minutters objekter er røde sirkler. Innsatstider er røde sektorer. De tre 10-minutters objektene som ikke nås er ringet inn med blå sirkler. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 27

28 Beredskapen i nord - Korsegården (Ås)-Enebakk-Oppegård-Nesodden I punkt er det tatt opp en utfordring knyttet til nordre del av regionen og område Enebakk. 1. Brannstasjonen på Nesodden (Varden) dekker dagens 10-minutters objekter 2. Brannstasjonen i Kirkebygda flyttes til Ytre Enebakk som vedtatt (markert med pil på kartet) Figur 12: Dagens befolknings-struktur og tettsteder Figur 13: 10-minutters objekter med røde sirkler Figur 12 viser dagens befolknings-struktur og tettsteder mer i detalj. I figur 13 er tettsteder markert med grønt, næringsområder med blått og boliger med gult. 10-minutters objekter er røde prikker. Innsatstider er røde sektorer. FMBR-prosjektrapport-endelig 18. juni 2013 Side 28