VEAS og eierkommunene: Kraftavregning

Transkript

1 Side 1 av 11 Forvaltningsrevisjon Utført av Kommunerevisjon IKS VEAS og eierkommunene: Kraftavregning Formål: - Verifisere kraftavregningen og vurdere rapporteringsformen Område: Kraftavregning Kommune: Øystre Slidre, Vestre Slidre og Nord-Aurdal Utført i perioden: Juni-November 2009 Dato: 12. oktober 2011 Revisor: Dagny Thon Hovrud

2 Side 2 av 11 Oppsummering Bakgrunn Øystre Slidre kommune (ØSK), Vestre Slidre kommune (VSK) og Nord-Aurdal kommune (NAK) eier Valdres Energiverk AS (VEAS). Eierkommunenes konsesjons- og andelskraftrettigheter er tradisjonelt blitt omsatt gjennom VEAS. VEAS har foretatt avregning av kostnader og inntekter, og formidlet oppgjør til eierkommunene. Det har vært ønskelig at en uavhengig part skulle gå gjennom avregningen og rapporteringen. Kontrollutvalgene har følgelig bedt kommunerevisjonen gjøre dette. Vi har avgrenset rapporten til å gjelde avregningen mot ØSK i Avregning og rapportering Med bakgrunn i den informasjon vi har hatt tilgang til, er det vår vurdering at kraftavregningen mellom VEAS og ØSK i hovedsak er fullstendig og nøyaktig. Etter vårt syn har VEAS god regnskapsmessig kontroll på området. Poster tilknyttet eierkommunene sin konsesjons- og andelskraft er skilt ut på et eget område i VEAS sitt regnskap. Grunnlagene fra leverandører og energipartner fordeler inntekter og kostnader til kommunene i samsvar med kommunenes andel konsesjons- og andelskraft. Videre mener vi at VEAS i for stor grad stolt på eksterne kontrollsystemer og overordnet egenkontroll. Dette har medført at ØSK er blitt fakturert ca kroner for mye for kjøp av kraft i årene 2007 og Feilen oppstod som følge av omlegging av faktureringsmåten fra to kraftprodusenter. VEAS ville oppdaget feilene tidligere dersom de selv hadde etablert detaljkontroll av kraftmengden, f.eks. ved å utvide eksisterende regneark for rapportering. Etter vår vurdering gir VEAS sin rapportering en grei oversikt, men den kunne med fordel vært mer detaljert. Mer detaljert informasjon ville gitt kommunen bedre grunnlag for å føre kontroll med egen kraftomsetning. Vi mener VEAS ved å legge mer informasjon inn i eksisterende regneark i større grad kunne tilfredsstilt både kontroll- og rapporteringsbehovet. Når så er sagt har vi ikke inntrykk av at ØSK har kommet med klare ønsker, behov eller krav til rapportering. Da kan det være forståelig at VEAS ikke har lagt ressurser i å endre formen. De prinsipper som er anvendt i avregningen av ØSK i 2008 er også benyttet i avregningen mot VSK og NAK, og i korrigert avregning for årene Med den bakgrunn mener vi det er sannsynlig at de hovedkonklusjoner vi har trukket ovenfor også gjelder for disse avregningene. Vi finner det derfor ikke ressurssvarende å gjennomgå dette tallmaterialet. Kommunikasjon og eierstrategi Vi har i prosessen fått inntrykk av at VEAS og ØSK har hatt visse kommunikasjonsutfordringer. Hva som er årsaken til utfordringene skal ikke vi spekulere i. Vi anser det imidlertid som uheldig dersom ansatte i eierkommunene og ansatte i et så vidt stort aksjeselskap ikke kommuniserer godt når det foreligger et kundeleverandørforhold. Med bedre kommunikasjon er det mulig at avregningsspørsmålene og rapporteringsutfordringene kunne blitt løst på et tidligere tidspunkt, og kontrollen vi har gjennomført blitt foretatt av ØSK. Slik vi ser det er det en eieroppgave å bidra til å utvikle et selskap. Når en eier kjøper tjenester i et selskap mener vi det også er naturlig at ansatte i eierkommunene bidrar til å utvikle kompetansen og rutinene i selskapet ved behov. Slik vi ser det er det naturlig at eierstrategien også tar opp i seg slike forhold. Anbefaling Med bakgrunn i ovenstående anbefaler vi at: VEAS utvikler bedre kontrollsystemer, for å sikre at informasjon fra kraftleverandører og megler er korrekt. VEAS utvikler rapportering til kommunene som gir mer detaljert informasjon om mengde, kostpris, salgspris og gebyrer. Rapporteringen bør også vise omsetning pr måned og mengde som overføres mellom kalenderår. Kommunens ansatte tar ansvar for å utvikle selskaper som kommunen eier. Det vil blant annet si at kommunens ansatte bidrar til forbedringer i rutiner og systemer når kommunen og selskapet er i et kundeleverandørforhold. Videre at kommunen benytter selskapet som leverandør når selskapet er konkurransedyktig og innkjøpsreglementet ikke er til hinder for dette. Slike forhold kan med fordel tas inn i eierstrategien.

3 Side 3 av 11 Innhold Oppsummering Innledning Bakgrunn og formål Problemstilling og avgrensning Revisjonskriterier Metode/Arbeidsprosess Uttalelser fra ØSK og VEAS Rådmannen sin uttalelse til rapporten Administrerende direktør i VEAS sin uttalelse til rapporten Avregningsgrunnlag Informasjonsgrunnlag Vurdering Regnskapsførsel Mengde Forvaltningsgebyr Konklusjon avregning Rapportering Informasjonsgrunnlag Vurdering Rapportering Rapporteringstidspunkt Kommunikasjon Konklusjon rapportering Vedlegg... 11

4 Side 4 av 11 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og formål Øystre Slidre kommune (ØSK), Vestre Slidre kommune (VSK) og Nord-Aurdal kommune (NAK) eier Valdres Energiverk AS (VEAS). Eierkommunenes konsesjons- og andelskraftrettigheter har tradisjonelt vært omsatt gjennom VEAS. VEAS har benyttet Energipartner som megler, og ikke sittet på kraftbørsen (Norpool) selv. VEAS har foretatt avregning av kostnader og inntekter, og formidlet oppgjør til eierkommunene. Eierkommunene, spesielt ØSK, har vært usikre på hvorvidt oppgjøret har vært riktig. I 2007 ble ØSK og VEAS enige om at enkelte forhold ved VEAS sine beregninger ikke var korrekt. Kostnadsfordelingen mellom kommunene ble som følge av dette korrigert fom I 2008 gjorde VEAS også nye beregninger for årene , basert på de prinsippene partene ble enige om i De nye beregningene er formidlet til kommunene, men kommunene har ikke tatt initiativ til å foreta et oppgjør seg imellom iht. denne fordelingen. Det har vært ønskelig at en uavhengig part skulle gå gjennom avregningen og rapporteringen. Kontrollutvalgene har følgelig bedt kommunerevisjonen gjøre dette. 1.2 Problemstilling og avgrensning Prosjektets problemstilling er som følger: Er VEAS sin kraftavregning mot eierkommunene korrekt og er rapporteringen hensiktsmessig? Prosjektets første fase ble avgrenset til å gjelde VEAS sin avregning mot ØSK i De konklusjoner som ble trukket av dette arbeidet skulle danne grunnlag for å vurdere eventuelt videre arbeid. Vi har ikke kontrollert at inntaktskost er korrekt beregnet av leverandør. Vi har heller ikke vurdert prisen Energipartner har oppnådd ved salg av konsesjons- og andelskraften. 1.3 Revisjonskriterier Vi har benyttet følgende revisjonskriterier i prosjektet: Avregningen mellom VEAS og kommunen skal være fullstendig og nøyaktig. Alle poster skal være dokumentert, herunder anskaffelseskostnader, oppnådde inntekter, kraftmengde og forvaltningsgebyrer. Alle poster skal klart fremgå på eget område i VEAS sitt regnskap. Avregningen skal foretas periodisk og iht. avtalen mellom VEAS og ØSK oversendes kommunen innen utgangen av påfølgende måned. Rapporteringen skal gi kommunen oversiktlig og relevant informasjon, herunder anskaffelseskostnader, oppnådde inntekter, kraftmengde og forvaltningsgebyrer. 1.4 Metode/Arbeidsprosess Vi har basert våre vurderinger på følgende arbeidsprosess: Gjennomgang og vurdering av rapportering ØSK har mottatt fra VEAS. Gjennomgang av avtaler mv mellom VEAS og ØSK. Gjennomgang og vurdering av dokumentasjon i VEAS, herunder føringer i regnskapssystemet, alle fakturaer og oppgjør fra produsenter og Energipartner. Disse er kontrollert mot oppgjøret fra VEAS til ØSK. Vurdert eksisterende rapportering. Konklusjon og forslag til forbedringer. Når vi i rapporten refererer til avtalen mellom ØSK og VEAS, menes dokumentet Avtale mellom Valdres Energiverk AS og Øystre Slidre kommune om forvaltning av kommunekrafta, datert , og dokumenter knyttet opp mot denne.

5 Side 5 av 11 2 Uttalelser fra ØSK og VEAS 2.1 Rådmannen sin uttalelse til rapporten Kommunerevisjonen oversendte denne forvaltningsrevisjonsrapporten til rådmannen i ØSK. Rapporten ble oversendt for å gi rådmannen anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. av 15. juni Fristen for rådmannens tilbakemelding ble satt til 4. januar Den 6. januar ba rådmannen revisjonen om utsatt frist, hvilket revisjonen stilte seg positivt til. Revisjonen minnet muntlig rådmannen på tilbakemeldingen ved minst to anledninger hhv våren 2010 og i desember 2010, uten at uttalelse er mottatt. Beklageligvis har ikke revisjonen, bla. pga en langtidssykemelding, fulgt opp saken i tilstrekkelig grad. I mellomtiden gikk rådmannen i Øystre Slidre over i annen stilling i en annen kommune. I brev av ba revisjonen konstituert rådmann i Øystre Slidre om å gi en tilbakemelding på rapporten innen mandag 16. mai Konstituert rådmann ble også purret, men ingen uttalelse er mottatt. Det er nå ansatt ny rådmann i Øystre Slidre. Han tiltrådte sin stilling 1. september Han er ny i kommunen og er følgelig ikke kjent med de forhold som omhandles i rapporten. I samråd med kontrollutvalgets leder oversender kommunerevisjonen rapporten til behandling i kontrollutvalget uten at det er mottatt uttalelse fra rådmannen i Øystre Slidre. 2.2 Administrerende direktør i VEAS sin uttalelse til rapporten På samme måte som rådmannen er administrerende direktør i VEAS gitt anledning til å uttale seg om rapporten. Administrerende direktør sine synspunkter, datert 28. desember 2009, er innarbeidet i rapporten der det er naturlig, for øvrig er hennes kommentarer som følger: Pkt Mengde: VEAS har nå etablert et bedre system for detaljkontroll av kraftmengden slik at en har mulighet til å oppdage avvik på et tidligere tidspunkt. Pkt Forvaltningsgebyr på brukstidsoptimalisering: VEAS har informert kommunen om fordelingen av gevinsten ved optimalisering (80/20) ved flere anledninger. VEAS har ikke opplevd at denne fordelingen har blitt mottatt annet enn positivt av kommunene, heller ikke fra ØSK: VEAS er enig i at det bør komme klart frem i avtalen hvordan en fordeler optimaliseringsgevinsten, og avtalen vil bli oppdatert på dette punktet. Pkt Rapportering: Det har vært en gradvis utvikling både av systemer og i detaljeringsgraden i underlagsdokumentene tilknyttet kraftavregning. Dette gjelder både hos produsentene, porteføljeforvalterne og i VEAS. VEAS har benyttet forslag fra kommunerevisjonen for å videreutvikle detaljrapporteringen. VEAS har ikke oppfattet at kommunene har etterspurt detaljrapporter, og har derfor ikke utviklet slike. Pkt : VEAS har varslet kommunene, muntlig eller med e-post, når tallgrunnlag fra produsentene og Energipartner ikke er blitt mottatt innen fristen. VEAS opplever at dette er blitt akseptert fra NAK og VSK, men ikke fra ØSK. VEAS har purret produsentene og Energipartner når grunnlaget har vært forsinket.

6 Side 6 av 11 3 Avregningsgrunnlag 3.1 Informasjonsgrunnlag Vi har gjennomgått bilag og føringer i VEAS sitt regnskapssystem knyttet til kraftavregningen mellom VEAS og ØSK. Hittil har alle bilag knyttet til kraftavregningen vært samlet i egen perm for det enkelte år. Ny prosedyre vurderes ettersom selskapet nå går over til å skanne fakturaer. Alle bilag knyttet til kraftavregningen er ført på et eget resultatområde i VEAS. Poster knyttet til den enkelte kommune, den enkelte kraftleverandør, provisjoner og inntektsposter er skilt gjennom kontosystemet. Vi har gjennomgått følgende knyttet til ØSK sin konsesjons- og andelskraft for 2008: Fakturaer fra kraftleverandører. Vi har kontrollert pris og mengde, at bilagene er ført på riktig område og konto i VEAS sitt regnskapssystem og at de er tatt med i avregningen med ØSK. Fakturaer fra leverandørene spesifiserer mengde og totalkostnad for den enkelte kommune. Oppgjør fra kraftleverandører, finansielle avtaler. Vi har kontrollert pris og mengde, at bilagene er ført på riktig område og konto i VEAS sitt regnskapssystem og at de er tatt med i avregningen med ØSK. Fakturaer fra leverandørene spesifiserer mengde og inntekt for den enkelte kommune. Oppgjør fra Energipartner. Vi har kontrollert pris og mengde, at bilagene er ført på riktig område og konto i VEAS sitt regnskapssystem og at de er tatt med i avregningen med ØSK. Oppgjør fra Energipartner spesifiserer pris og mengde for den enkelte kommune. Forvaltningsgebyrer. Vi har kontrollert om bilagene er ført på riktig område og konto i VEAS sitt regnskapssystem og at relevante poster er tatt med i avregningen med ØSK. Våre kontroller av tallgrunnlaget er vist i vedlegg. Vi har kontrollert pris og mengde oppgitt fra leverandører overordnet. Når det gjelder krafta fra Skoltefoss har vi kun kontrollert inntektene. Kostnadene fakturerer VEAS til ØSK utenom konsesjons- og andelskraftoppgjøret. 3.2 Vurdering Regnskapsførsel Etter vår vurdering er alle bilag ført i VEAS sitt regnskap i tråd med fakturaer og oppgjør fra kraftprodusenter og oppgjør fra Energipartner. Det kan imidlertid informeres om følgende, selv om det ikke har praktisk betydning for det kronebeløp som er avregnet mot ØSK: Det forekommer korreksjoner fra leverandører og fra Energipartner gjeldende foregående regnskapsår. Disse skal iht. VEAS sine rutiner føres på egne konti. Dette er ikke gjennomført 100%, ettersom enkelte korreksjoner er ført på konti som i prinsippet kun skal inneholde årets transaksjoner. Det er ikke en fullstendig gjennomført praksis mht. i hvilken årsperm bilag knyttet til korreksjoner fra leverandører og Energipartner står i, hvilke år beløpet er ført i regnskapet til VEAS og hvilket år korreksjonen tas med i oppgjøret med ØSK. Dette avhenger bla. av hvor tidlig i nytt år korreksjonen kommer Mengde VEAS opplyser at de kontrollerer oppgitte priser og mengde i det enkelte grunnlag fra kraftleverandører og Energipartner ut fra en rimelighetsbetraktning. De har ingen rutiner eller systemer for å kontrollere at kreftmengde kjøpt og solgt over år er iht. de kraftrettigheter kommunen har. VEAS har forutsatt at den overordna kontrollen har vært tilstrekkelig og at eksterne systemer sikrer at mengden over tid blir korrekt. Vi har foretatt en kontroll av mengden som er oppgitt fra leverandører og Energipartner, og satt opp følgende oppstilling over solgt mengde i 2008:

7 Side 7 av 11 - Overordnet kontroll Solgt mengde vs. Rettighetsmengde Rettighet eksklusive Skoltefoss MWh Overført fra 2007: - Åbjøra 698 MWh - Bagn 300 MWh - Vinstra MWh - EB-kraftproduksjon 0 MWh - Oppland MWh SUM overført fra MWh Overført til 2009: - Åbjøra, Bagn, Vinstra og EB-Kraft 0 MWh - Oppland MWh SUM overført til MWh Reell mengde å selge i MWh Mengde solgt iht oppgave fra Energipartner MWh Differanse/Avrundingsfeil -5 MWh Tabell 1: Kontroll av solgt mengde vs. rettighetsmengde Når vi korrigerer for mengde overført fra 2007 og til 2009 er solgt mengde tilnærmet lik rettighetsmengden. Vi har ikke kontrollert om 2007-mengden stemmer, men total oppgitt solgt mengde i perioden oktober 2007 til april 2008 stemmer med rettighetsmengden for vinterperioden. I 2009 er kraften solgt gjennom Ishavskraft, følgelig har vi ikke grunnlag for å vurdere om oppgitt mengde overført til 2009 stemmer. VEAS har imidlertid omsatt 3/7 av totalt vinterkvantum, hvilket skulle underbygge at også denne mengden er korrekt. Når det gjelder fakturert mengde fra leverandører har vi gjort tilvarende kontroll: - Overordnet kontroll Fakturert mengde vs. Rettighetsmengde Rettighet eksklusive Skoltefoss MWh Overført fra 2007: - Åbjøra (fakturerer iht solgt mengde) 698,4 MWh - Bagn (fakturerer iht solgt mengde) 300,2 MWh - Vinstra, EB og Oppland fakturer iht. rettighetsmengden SUM overført fra MWh Reell mengde til fakturering MWh Mengde fakturert iht. oppgaver fra Leverandører MWh Differanse 585,82 MWh Som skyldes feilfakturering fra: - Vinstra 311,27 MWh - EB-Kraftproduksjon 274,41 MWh Tabell 2: Kontroll av fakturert mengde vs. rettighetsmengde Vi ser at det er en differanse mellom fakturert mengde fra leverandører og rettighetsmengden. Differansen skyldes feil i oppgjøret fra EB-Kraftproduksjon og Vinstra. EB-Kraftproduksjon har fakturert i størrelsesorden 275 MWh for mye både i 2007 og i Vinstra har fakturert for 311 MWh for mye i forbindelse med overgangen til Ishavskraft. Dette medfører at ØSK er blitt fakturert i størrelsesorden kroner for mye i 2008 og kroner for mye i Feilene oppstod som følge av endringer i faktureringsmåten. Vinstra har bekreftet at de krediterer beløpet som er feilfakturert. EB-Kraftproduksjon arbeider med saken. Etter vår vurdering har VEAS i for stor grad stolt på eksterne kontrollsystemer og overordna egenkontroll. VEAS ville oppdaget feilene tidligere dersom de selv hadde etablert enkel detaljkontroll av kraftmengden Forvaltningsgebyr Iht. avtalen mellom ØSK og VEAS skal VEAS levere tjenester tilknyttet salg av kommunens kraftrettigheter. I avtalen fremgår følgende: VEAS beregner seg en fastpris på jobben, kr pr kommune. Denne prisen inkluderer alle kostnader knyttet til porteføljeforvaltning og kvalitetssikring. Prisen justeres årlig med konsumprisindeksen, og var for 2008 kr Vederlaget skal faktureres etterskuddsvis pr VEAS har fakturert ØSK dette beløpet iht. avtalen mellom ØSK og VEAS, utenom øvrig kraftoppgjør. Alle poster knyttet til konsesjons- og andelskraft føres på ett resultatområde i VEAS. Dette området viste i 2008 et overskudd på Hvilket utgjør forskjellen på forvaltningsgebyret VEAS fakturerer de tre kommunene ( * 3 = kroner) og det faste forvaltningsgebyret VEAS betaler Energipartner ( kroner). Disse kronene skal dekke de ressurser VEAS bruker på kraftforvaltningen.

8 Side 8 av 11 Videre har VEAS i 2008 viderefakturert ØSK kr knyttet til brukstidsoptimalisering. Dvs. at Energipartner, med bakgrunn i forventet prisutvikling, har flyttet salget av en viss mengde MWh fra et kalenderår til et annet. Det kan stilles spørsmål til om VEAS har rett til å fakturere ØSK for dette beløpet, ettersom det i avtalen mellom partene står at de kronene inkluderer alle kostnader knyttet til porteføljeforvaltning og kvalitetssikring. Det fremgår imidlertid av avtalen mellom ØSK og VEAS at: Forvaltninga i medhold av avtalen skjer på Kommunens regning og risiko. Kommunen har eierrettigheter til kraften og tar den risiko som forvaltningen innebærer. VEAS sørger for optimalisering etter den risikoprofil som Kommunen fastsetter. Kommunen står fritt til å treffe sine egne beslutninger om håndtering, herunder prissikring, av sin kraft, og er selv ansvarlig for slike beslutninger og konsekvensen av dem. VEAS skal således ikke kunne holdes ansvarlig overfor Kommunen (i økonomisk henseende eller på annen måte) for konsekvensene av Kommunens beslutninger. Det er Energipartner som, ut fra en vurdering av markedet, beslutter om brukstidsoptimalisering skal benyttes. Av den gevinsten som oppnås får Energipartner 20 % og kommunen 80 %. Dersom VEAS skulle betale Energipartners 20% ville ikke VEAS ha incentiver til å benytte brukstidsoptimalisering. Det vil da lønne seg for VEAS at Energipartner ikke benytter dette verktøyet, og resultatet av det er at kommunen heller ikke får 80% av gevinsten. Med denne bakgrunn finner vi det rimelig at VEAS belaster kommunen for dette beløpet. Det burde imidlertid kommet klart frem av avtalen at VEAS kan fakturere kommunen for dette beløpet! 3.3 Konklusjon avregning Med bakgrunn i den informasjon vi har hatt tilgang til er det vår vurdering at kraftavregningen mellom VEAS og ØSK i hovedsak er fullstendig og nøyaktig. Etter vårt syn har VEAS god regnskapsmessig kontroll på området. Poster tilknyttet eierkommunene sin konsesjons- og andelskraft er skilt ut på et eget område i VEAS sitt regnskap. Grunnlagene fra leverandører og energipartner fordeler inntekter og kostnader til kommunene i samsvar med kommunenes andel konsesjons- og andelskraft. Videre har VEAS etablert rutiner som sikrer at alle poster er dokumentert, herunder anskaffelseskostnader, oppnådde inntekter og kraftmengde. Etter vår vurdering har VEAS i for stor grad stolt på eksterne kontrollsystemer og overordna egenkontroll. Dette medfører at ØSK er blitt fakturert i størrelsesorden kroner for mye i 2008 og kroner for mye i 2007 for kjøp av kraft. Feilene oppstod som følge av endringer i omsetningen i hhv 2007 og VEAS ville oppdaget feilene tidligere dersom de selv hadde etablert detaljkontroll av kraftmengden, f.eks. ved å utvide eksisterende regneark for rapportering. Bedre kontroll fordrer imidlertid bedre informasjon fra enkelte kraftprodusenter. Vi er overrasket over at fakturagrunnlagene fra leverandørene og oppgjørene fra Energipartner er så lite informative, og ser ut til å være basert til dels på manuelle systemer. Når det gjelder VEAS sin viderefakturering av kostnader knyttet til brukstidsoptimalisering er avtalen uklar. Vi er imidlertid av den oppfatning at avtalen gir rom for faktureringen så lenge det er kommunen og ikke VEAS som får gevinsten av transaksjonen. De prinsipper som er anvendt i avregningen av ØSK i 2008 er også benyttet i avregningen mot VSK og NAK, og i korrigert avregning for årene Med den bakgrunn mener vi det er sannsynlig at de hovedkonklusjoner vi har trukket ovenfor også gjelder for disse avregningene. Vi finner det derfor ikke ressurssvarende å gjennomgå disse avregningene.

9 Side 9 av 11 4 Rapportering 4.1 Informasjonsgrunnlag Vi har gjennomgått VEAS sin rapportering til ØSK. Videre har vi gjennomgått rapporteringstidspunkt til kommunen, og sett dette i forhold til oppgjør fra leverandører og fra Energipartner. Ordinær månedlig rapportering og årsavregning består av en side som vist nedenfor. Tabell 3: VEAS sin rapportering til ØSK Vi ser at hovedinformasjonen fremgår. Det årlige forvaltningsgebyret på fremgår ikke, ettersom det blir fakturert særskilt. Kommunen får ikke informasjon om de månedlige beløp som tidligere er avregnet, eller om pris, totalmengde og kroner pr MWh knyttet til det enkelte kraftverk. 4.2 Vurdering Rapportering Etter vår vurdering gir VEAS sin rapportering en grei oversikt, men den kunne med fordel vært mer detaljert. Eksempelvis kunne rapporten inneholde tall per måned, mengde og pris pr MWh, samt mengde flyttet mellom år. Mer detaljert rapportering ville gitt kommunen mer informasjon, og derigjennom bidratt til at ØSK i større grad hadde hatt tillit til VEAS sin avregning. Samtidig ville dette hjulpet VEAS til å ha bedre kontroll med tallgrunnlaget. Kommunene på sin side kunne krevd mer detaljert rapportering. Et slikt krav hadde VEAS måtte fulgt opp. Så lenge kommunene ikke har kommet med klare ønsker, behov eller krav ril rapportering kan det være forståelig at VEAS ikke har lagt ressurser i å endre formen. I forbindelse med vår gjennomgang av tallmaterialet tilknyttet kraftavregning har vi satt opp et regneark som kan brukes som utgangspunkt for en mer detaljert rapportering. VEAS sier de ønsker å bruke vårt forslag og videreutvikle dette. ØSK har ikke prioritert å komme med synspunkter på rapporteringsformen.

10 Side 10 av Rapporteringstidspunkt Iht. avtalen mellom VEAS og ØSK skal avregningen foretas periodisk og oversendes kommunen innen utgangen av påfølgende måned. Denne delen av avtalen er ikke oppfylt i tilstrekkelig grad. Årsaken til sein rapportering/avregning fra VEAS er at VEAS har måttet vente på grunnlag fra leverandører og fra Energipartner. Vi kan ikke se at VEAS har brukt urimelig mye tid til å oversende informasjon til ØSK når VEAS først har fått grunnlaget. Hvorvidt VEAS har vært gode nok til å varsle forsinkelser til ØSK, og til å purre leverandører og Energipartner har ikke vi grunnlag for å vurdere. Slik varsling er viktig for å opparbeide og ivareta et godt kunde-leverandørforhold Kommunikasjon I vårt arbeid med kontroll av kraftavregningen opplever vi at de ansatte i VEAS er serviceinnstilte og har et ønske om at ting skal gjøres riktig. Vi har imidlertid i prosessen fått inntrykk av at VEAS og ØSK har hatt visse kommunikasjonsutfordringer. Hva som er årsaken til utfordringene skal ikke vi spekulere i. Vi anser det imidlertid som uheldig dersom de ansatte i eierkommunene og de ansatte i et så vidt stort aksjeselskap ikke kommuniserer godt når det foreligger et kunde-leverandørforhold. Med bedre kommunikasjon er det mulig at avregningsspørsmålene og rapporteringsutfordringene kunne blitt løst på et tidligere tidspunkt, og at den kontrollen vi har gjennomført kunne blitt foretatt av ØSK selv. Slik vi ser det er det en eieroppgave å bidra til å utvikle et selskap. Når kommunen kjøper tjenester i et selskap kommunen eier mener vi det er naturlig at de ansatte i eierkommunen bidrar til å utvikle kompetansen og rutinene i selskapet ved behov. Dersom ikke dialog fører frem vil det være naturlig å bringe problemet inn for et eierorgan. Det vil ikke virke motiverende eller utviklende for selskapet dersom eiere ikke bruker selskapet som leverandør når det er naturlig, selskapet er konkurransedyktig og anskaffelsesregelverket ikke er til hinder for det. Slik vi ser det er det viktig at eierstrategien også tar opp i seg slike forhold. 4.3 Konklusjon rapportering Etter vårt syn kunne VEAS sin rapportering til kommunene vært mer detaljert. Mer detaljert informasjon ville gitt kommunen bedre anledning til å følge opp kraftomsetningen, og bidratt til å skape større trygget for at tallgrunnlaget var riktig. Kommunene på sin side kunne krevd mer detaljert rapportering. Et slikt krav hadde VEAS måtte fulgt opp. Så lenge kommunene ikke har kommet med klare ønsker, behov eller krav ril rapportering kan det være forståelig at VEAS ikke har lagt ressurser i å endre formen. VEAS har ikke oversendt avregning iht. avtalen med ØSK. VEAS har imidlertid oversendt kommunen avregningen uten ugrunnet opphold etter at de selv har mottatt grunnlag fra Energipartner og kraftleverandørene. Når underleverandører hindrer VEAS i å innfri sine forpliktelser overfor kommunen, er det viktig at VEAS varsler kommunen om dette på en ryddig måte. Vi har i prosessen fått inntrykk av at VEAS og ØSK har hatt visse kommunikasjonsutfordringer. Med bedre kommunikasjon er det mulig at avregningsspørsmålene og rapporteringsutfordringene kunne blitt løst på et tidligere tidspunkt, og at den kontrollen vi har gjennomført kunne blitt foretatt av ØSK selv. * * * * * * * Fagernes 12. oktober Revisor Dagny Thon Hovrud Med unntak av del 2 side 5 vedrørende rådmannens og administrerende direktørs uttalelse, er rapporten uforandret siden 8. desember 2009.

11 Side 11 av 11 Vedlegg - DEL I: Oversikt Inntekter pr leverandør og måned. - DEL II: Oversikt salg og uttak MWh, samt overordnet kontroll på solgt/kjøp mengde mot rettighetsmengden. - DEL III: Oversikt over gjennomsnittsinntekt og kostnad pr MWh pr leverandør pr måned.