Introduksjon til a-ordningen

Transkript

1

2 Introduksjon til a-ordningen EDAG prosjektet, 04. november 2014 Paul Myrvang og Tuva Benum 2

3 3 - prosjektet a-opplysningsloven Lov om arbeidsgivers innrapportering av ansettelses- og inntektsforhold med mer A-ordningen A-meldingen Etatenes Fellesforvaltning

4 Digital, samordnet innrapportering av inntekts- og arbeidsforhold og skattetrekksopplysninger fra opplysningspliktige (primært arbeidsgivere) til NAV, Statistisk sentralbyrå og Skatteetaten. 4

5

6 A-meldingen innlevering gjennom elektronisk kanal

7 Fordeler for virksomheter Status Samkjørte prosesser Felles kode- og regelverk Digital rapportering Riktigere grunnlag, færre henvendelser

8 Fordeler for samfunnet

9 Frist for innrapportering 9

10 10 A-opplysningsloven vedtatt Utvikling og test Prøvedrift A-ordningen iverksettes

11 Erfaringer fra prøvedrift 11

12 Prøvedrift den store generalprøven Redusere risiko Vellykket innføring Velfungerende ordning

13 Hva skal vi teste ut i prøvedrift Meldingsstruktur Regelverk Rutinetilpasning Opplæring Informasjon Brukerstøtte Innsending Tilbakemelding Korrigere/komplettere Ytelse Sentralt mottak, prosessering av data Tilgjengeliggjøring, ytelse Mottak og bruk av data i etatssystemer sammenligning 13

14 Status LPS i prøvedrift 7 6 Leverandører med oppstart tom juni representer 98 % av alle LTOer sendt fra system 5 4 Hogia Lønn OCS HR Paga Personec Lønn Visma Avendo Lønn Visma Lønn Adonis Aspect4 DR-Økonomi E-business Suite Harmoni Lønn Xledger 3 Huldt & Lillevik JR Taxi Regnskap Nettlønn 2 VIVALDI 1 0 Tripletex Formula Midas Lønn Mamut SAP Agresso InfoEasy Lessor Payroll Uni Micro Økonomi Visma Enterprise HRM Agro Økonomi Visma Contracting Easy-Regn Excelar Lønn Norlønn Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember InfoADB Admin123 Protago Sunpro TaxiTotal 14

15 Prøvedriftsutvalg 15 15

16 16 Erfaringer fra prøvedrift Innsending gjennom Altinn, validering i våre systemer, samt utsending av tilbakemelding fungerer bra teknisk og med bra responstider Deltakende systemleverandører har gjennomgående god forståelse av grunnleggende meldingsstruktur Foreløpig avstemmingsresultater viser god match mellom a-melding og rapportering etter gammel modell (periode LTO) Typiske utslag Feil virksomhetsstruktur i forhold til opplysninger fra enhetsregisteret Feil i oppsett av arbeidsforholdsopplysninger Ugyldig kombinasjon av inntektsdetaljer

17 Prøveinnsending Fra 1. september har vi åpnet for prøveinnsending Prøveinnsending er en enklere variant av prøvedrift Prøveinnsending er en test av hvorvidt eget datagrunnlag oppfyller kvalitetskravene i a-meldingen Sjekk med din leverandør av lønns- og personalsystem at systemet er klar for prøveinnsending 17

18 18

19 A-ordningen - på en nyhetsside utrolig nær deg 75% Nett 25% Print Fokus på å vise HVEM som er avsendere, understreker viktighet Kampanjen er utformet av TRY 19

20 Digitale kanaler LinkedIn Cadreon Specific Media Google Adwords 20

21 Innføringstiltak et utvalg Brevutsendelse til alle virksomheter Informasjon gjennom endringsnettverk Orienteringsmøter, konferanser, kurs og seminarer Veiledningsmateriell, nyhetsbrev og artikler Prøvedrift Prøveinnsending 21

22 Kontantprinsippet i a-ordningen Arbeidsinntekter skal tidfestes etter kontantprinsippet, jf. skatteloven 14-3 jf jf Kontantprinsippet innebærer at en inntekt skattlegges det året da beløpet utbetales eller ytelsen erlegges, eller i tilfelle på det tidligere tidspunkt da det oppstår adgang til å få beløpet utbetalt eller ytelsen er lagt.

23 Konsekvenser ved årsskiftet for de som tidligere har rapportert feil Desemberlønn som utbetales i januar, skal innrapporteres i a-meldingen for januar (frist 5. februar). For opplysningspliktige som ikke har fulgt kontantprinsippet, betyr det at desemberlønnen forskyves fra 2014 til 2015 i innberetningen. 23

24 A-ORDNINGEN Kontroller 24

25 25 Kontroller i a-ordningen Når a-meldingen kommer inn, skjer det en del kontroller av opplysningene før de sendes videre til de tre mottakende etatene. De kontrollene den enkelte etat gjør i sin saksbehandling er utenfor a-ordningen.

26 A-meldingen innlevering gjennom elektronisk kanal

27 27 Kontrollene Tre alvorlighetsgrader: 1. Avvisning 2. Øyeblikkelig 3. Retningslinje Kontroller på nivå avvisning kjøres på den enkelte melding Kontroller på nivå øyeblikkelig og retningslinje kjøres på oppsummeringen av kalendermåneden

28 Korreksjoner i a-ordningen 28

29 Hvordan korrigere Korrigeringer kan gjøres på to måter: 1) Erstatningsmelding: Her erstatter du en a-melding med en annen. 2) Ny melding: Her sender du inn differansen, slik at summen av a-meldinger blir riktig. 29

30 Områder for korrigering 1. Arbeidsforhold 2. Inntektsopplysninger 3. Tilleggsopplysninger 4. Trekk/avgift 5. Lønnsforskudd 30

31 Råd til virksomhetene 31

32 Informer de ansatte - vurder tiltak Arbeidsgivere som tidligere ikke har fulgt kontantprinsippet, bør se på tiltak for å lette konsekvensene for de ansatte Er det for eksempel timelønte som får etterskuddslønn, kan man planlegge en ekstra lønnskjøring i desember, betale ut forskudd eller lignende Uansett hvilken løsning du velger, er det viktig at du informerer de ansatte, slik at de er klar over hva som gjøres og hvilke konsekvenser det får 32

33 Skaff riktige data Sjekk at opplysninger om arbeidsgiver stemmer med enhetsregisteret Juridisk orgnummer er ansvarlig for rapportering av a-meldingen Sjekk at opplysninger om ansatte er fullstendige og riktige Ansatte skal rapporteres med fødselsnr./d-nr., stillingsprosent, permisjon, startdato mm Internasjonal identifikator (f eks passnr) kan benyttes for utenlandske inntil d-nr mottas. 33

34 Innrapportering av yrkeskoder For statlige virksomheter: koble dagens koder mot STYRKkoder fra SSB Alle andre: Identifisere og legge inn STYRK koder dersom man ikke har det Be systemleverandør om bistand til Uttrekk av oversikter over eksisterende koder Innlesing av oppdaterte stillingskoder 34

35 Lag nye rutiner Vurdere rutiner og frister for innsamling og godkjenning av rapporteringsgrunnlag. Data må være godkjent og registrert i tide: f eks timelister, turnus, ansettelse/sluttdato, permisjon mv. Må interne frister for oversendelse av opplysninger til lønnsmearbeidere endres? Lag rutine for håndtering av tilbakemelding fra a-ordningen. Fordele tilbakemelding på virksomheter (returneres på org.nr) Korrigering av avvik Ny rutine for avstemming mot regnskap Ny avstemmingsrapport kan hentes i Altinn 35

36 Systemporteføljen Vurder om tilgrensende systemer påvirkes av oppgradering i lønnsog personaldatasystemet, for eksempel Systemer for tidsregistrering, turnus og reiseregninger Regnskapssystem Datavarehus 36

37 Fyll opp med kunnskap Alle lønnsmedarbeidere bør ha grunnleggende opplæring i a-ordningen. Trenger lønnsmedarbeidere opplæring i ny systemversjon? Trenger avdelingsledere, personalledere eller andre opplæring i eller informasjon om a-ordningen? Utarbeid en informasjons- og kommunikasjonsplan 37

38 Veiledning og kodespeil E-læringskurs Selvtest Nyhetsbrev Påmelding til orienteringsmøter Kursmateriell Instruktørkurs 38