Tjenestekvalitet hjemmetjenester

Transkript

1 Tjenestekvalitet hjemmetjenester Fokus på døgnbemannede omsorgsboliger - Kragerø kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag...ii 1 Innledning Bakgrunn og rammer Problemstillinger og revisjonskriterier Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høring Hjemmetjenestene i Kragerø kommune Døgnbemannede omsorgsboliger for eldre Søknad om sykehjemsplass eller plass i omsorgsbolig Internkontroll Fakta Revisors vurderinger Brukermedvirkning Fakta Revisors vurderinger Aktiviteter Fakta Revisors vurderinger Døgnbemannede omsorgsboliger Tilbudet i omsorgsbolig og sykehjem Sammenligning og vurdering av tilbudet i omsorgsboligene og sykehjem Revisors konklusjoner og anbefalinger...18 Litteratur og kildereferanser...20 Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse...21 Vedlegg 2: Revisjonskriterier...23 Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring...26 Telemark kommunerevisjon IKS i

3 Sammendrag Prosjektet Tjenestekvalitet hjemmetjenestene er vedtatt i plan for forvaltningsrevisjon for Kragerø kommune. Kontrollutvalget ønsket fokus på tilbudet i de døgnbemannede omsorgsboligene. Bakgrunnen er et ønske om å se på tilbudet i omsorgsboligene i forhold til tilbudet på sykehjemmet. Vi har derfor valgt å fokusere på omsorgsboliger for eldre. I prosjektet har vi valgt å undersøke følgende: 1. Har kommunen lagt til rette for forbedring og forebygging av avvik i kommunens pleie og omsorgstjenester til hjemmeboende? 2. Får brukere i døgnbemannede omsorgsboliger medvirke i utforming av tjenestetilbudet? 3. Gir tilbudet i døgnbemannede omsorgsboligene beboerne mulighet for aktiviteter og å få dekket sosiale behov? 4. Hvordan er tilbudet i de døgnbemannede omsorgsboligene i forhold til sykehjemmet? Kommunen har et internkontrollsystem som kan legge til rette for forbedring og forebygging av avvik i kommunens pleie og omsorgstjenester, men det er noen svakheter ved systemet. Det er ikke lagt inn en fast revisjon av systemet og vi er usikre på om en i tilstrekkelig grad får gjennomført systematiske risikovurderinger av kvaliteten på omsorgstjenestene og om kommunen har lagt inn alle prosedyrene som lagene kan ha felles nytte av. Kommunen har system som kan sikre at ansatte medvirker til forbedring av tjenestene, og møter for pårørende og pårørendeutvalg, kan sikre erfaringer fra pårørende/brukere fra de som har dette. Det gjelder sykehjem og de fleste boligene vi har sett på. Brukerundersøkelser kan være et system for å sikre erfaring fra alle brukere, men fordi det har fått lang tid siden forrige brukerundersøkelse og er ikke dataene lengre oppdaterte. Kommunen har etter vår vurdering, ikke et godt nok system som sikrer at erfaringer fra brukere/pårørende brukes til forbedring av tjenestene. Kommunen har et system for avviksregistrering og rapportering og det er fokus på å registrere avvik, selv om det i perioder kan være manglende registrering av avvik på internt reglement. Deler av dokumentasjon av etterarbeidet med avvikene er ikke i tråd med kommunens rutine. Kommunen har til nå ikke hatt et godt nok system til å sikre at bruker medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet. Kommunen bør sikre at bruker involveres i kartlegging av funksjonsevne i IPLOS og følge opp at tiltaksplan utarbeides i samarbeid med bruker, i tråd med prosedyre ved søknad om omsorgstjenester. Beboere i omsorgsboligen har mulighet for sosialt samvær og fellesskap og har tilbud om noen aktiviteter. Tilbudet som gis i boligene avhenger av frivillige og kapasiteten personalet har, og kan derfor bli tilfeldig. Det er to dagsentre for eldre i kommunen, hvorav ett drives av omsorg og har tilbud fire dager i uken. Dette tilbudet skal utvides slik at det også blir et tilrettelagt tilbud for demente. Antall plasser på dagsenteret er imidlertid få, og kommunen bruker lite ressurser på aktivisering og støttetjenester. Tilbudet i omsorgsboligene er på mange måter organisert på samme måte som tilbudet ved sykehjemmet, men det forutsetter friskere beboere enn på sykehjemmet. En fast og stasjonær bemanning kan gi trygghet for beboere. Utfordringen ved tilbudet i boligene er å kunne Telemark kommunerevisjon IKS ii

4 bemanne boligene i tråd med det hjelpebehovet beboerne har. Kommunen har selv som mål at tilbudet skal være opp mot nivået for sykehjemsplasser, og at beboere skal kunne bo der livet ut. Hvis boligene har mange beboere som er like hjelpetrengende som sykehjemsbeboere, er bemanningen for lav. Det kan og være behov for bedre sykepleierdekning. For at tilbudet i boligene skal være godt, bør det være fokus på å sikre mest mulig riktige vedtak og at personalressursen justeres i forhold til det. I omsorgsboliger er det behov for kontinuerlig oppfølging og justering av vedtak om hjemmetjenester, mens det for sykehjem gjøres et vedtak om plass som ikke må endres selv om hjelpebehovet endres. Døgnbemannede omsorgsboliger vil over tid ha behov for fleksibilitet i bemanningen, fordi beboerne der vil kunne ha et mer ulikt hjelpebehov enn det beboere på sykehjemmet har. Kommunen har planlagt en gjennomgang av vedtak om hjemmetjenester som oppfølging av Devold-rapporten. De er midt i en prosess hvor en har utarbeidet nye tjenestebeskrivelser, tildelingskriterier og skal se på intern organisering. Dette vil også ha betydning for det vi har sett på i denne rapporten. Når det gjelder lokalene/utformingen er det forskjeller mellom boligene og i forhold til sykehjemmet. I noen av omsorgsboligene må to beboere dele bad/wc og kjøkken, og her er også fellesarealene små. Dette henger sammen med ulikt byggetidspunkt med ulike krav til standard. I praksis gjør det at noen boliger har en lavere standard enn plassene på sykehjemmet. Kommunen har selv valgt å gjøre om noen av to-brukerleilighetene til avlastningsplasser, og kan vurdere om de resterende er egnet for langtidsopphold. Det er aktivitetstilbud og tilbud om årlig kontroll av tannpleier, både for beboere på sykehjemmet og i boligene. Fysioterapi gis etter rekvisisjon fra lege, og slik sett har det ikke betydning om en har sykehjemsplass eller ikke. Både sykehjem og boliger har tilsynslege, og kommunen har dermed valgt å styrke den medisinske kompetansen mer i boligene enn de er pålagt. Legeressursen er lavere i boligene, men fastlegen skal brukes i tillegg. På bakgrunn av de undersøkelser som er gjort i prosjektet, mener vi kommunen kan vurdere; Å etablere en fast rutine for revisjon av internkontrollsystemet og sikre at det innholder flest mulig felles prosedyrer. Om en i tilstrekkelig grad får inn erfaringer fra brukere og pårørende til forbedring av tjenestene. Å sikre et bedre system for brukermedvirkning. Å sikre lik praksis på utforming av vedtak om hjemmetjenester i boligene og at personalressursen er i samsvar med vedtakene. Skien, Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig revisor Anne Sæterdal prosjektleder Telemark kommunerevisjon IKS iii

5 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Prosjektet Tjenestekvalitet hjemmetjenestene er vedtatt i plan for forvaltningsrevisjon for Kragerø kommune. Kontrollutvalget ønsket fokus på tilbudet i de døgnbemannede omsorgsboligene. Vinklingen ble bekreftet av kontrollutvalget i møtet Bakgrunnen er et ønske om å se på tilbudet i omsorgsboligene i forhold til tilbudet på sykehjemmet. Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel Problemstillinger og revisjonskriterier Vi har i prosjektet valgt å se på hvordan kommunen jobber med forebygging av avvik og forbedring av kommunens pleie og omsorgstjenester til hjemmeboende. Dessuten har vi sett på brukermedvirkning, tilbud om aktiviteter og mulighet for å få dekket sosiale behov for beboere i døgnbemannede omsorgsboliger. Vi har fire problemstillinger og for å svare på de tre første har vi utledet revisjonskriterier. I dette prosjektet er revisjonskriteriene 1 utledet fra, helsetjenesteloven, sosialtjenesteloven, pasientrettighetsloven, forskrift for IPLOS registeret, kvalitetsforskriften og internkontrollforskriften. Kriteriene er angitt under hver problemstilling nedenfor, og er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. For å svare på den siste problemstillingen skal vi beskrive tilbudet i de døgnbemannede omsorgsboligene i forhold til tilbudet ved sykehjemmet. Her har vi ikke revisjonskriterier. Problemstilling 1: Har kommunen lagt til rette for forbedring og forebygging av avvik i kommunens pleie og omsorgstjenester til hjemmeboende? Revisjonskriterier: Kommunen skal ha en internkontroll i tråd med kravene i internkontrollforskriften. Internkontroll innebærer at virksomheten skal (her gjengis bare enkelte punkter): skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav skal ha et system av skriftlige rutiner/prosedyrer/instrukser eller andre tiltak for å forebygge, avdekke og rette opp avvik sikre medvirkning fra ansatte og gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten. Problemstilling 2: Får brukere i døgnbemannede omsorgsboliger medvirke i utforming av tjenestetilbudet? Revisjonskriterium: Kommunen skal ha et system som sikrer at bruker medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet, og den enkelte skal gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelsen av tjenesten. 1 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Telemark kommunerevisjon IKS 1

6 Problemstilling 3: Gir tilbudet i de døgnbemannede omsorgsboligene beboerne mulighet for aktiviteter og å få dekket sosiale behov? Revisjonskriterium: Kommunen skal ha organisert sine tjenester slik at beboere i døgnbemannede omsorgsboliger får mulighet for samvær, sosial kontakt og fellesskap og tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter. Problemstilling 4: Hvordan er tilbudet i de døgnbemannede omsorgsboligene i forhold til sykehjemmet? Beskrivende problemstilling uten revisjonskriterier 1.3 Avgrensing Vi har her valgt å se på tilbudet i de døgnbemannede omsorgsboligene. 2 Vi ser primært på rammene for tilbudet som gis, altså bemanning og lokaler. Dessuten ser vi på tilbud om aktiviteter i boligene, samt hvordan en jobber med brukermedvirkning. Vi ser også på hvordan en jobber med å forbedre tjenestene og avdekke avvik på hjemmetjenestene generelt, men det er mange forhold ved hjemmetjenestene som rapporten ikke belyser. Vi har for eksempel ikke vurdert tjenestene ut fra krav om medisinsk forsvarlighet eller undersøkt hvorvidt grunnlaget for vedtak om tjenester for den enkelte beboer er riktig. 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 3. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høring Hovedinnholdet i rapporten er presentert i et oppsummeringsmøte med administrasjonen i kommunen. Rapporten er sendt på høring. Høringen har ført til endring av en faktafeil på side 3 som påpekes i høringssvaret, samt presisert at Seniorsenteret ble bygget tidligere enn de retningslinjene for omsorgsboliger som vi henviser til. Dessuten er det gjort mindre endringer som følge av korrekturgjennomgang. Rådmannens høringsuttalelse ligger i sin helhet i vedlegg 1. 2 Vi har valgt å se på de døgnbemannede omsorgsboligene som har tilbud til eldre. Dette er gjort fordi et av formålene var å se tilbudet i boligene i forhold til tilbudet på sykehjemmet. 3 RSK 001 ble fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005, og er oppdatert 1. februar Den er gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 2

7 2 Hjemmetjenestene i Kragerø kommune Hjemmetjenestene er organisert i to distrikt, med administrative ledere som har budsjettansvar og anvisningsmyndighet. Distriktene er geografisk inndelt. Hvert distrikt er inndelt i arbeidslag med egen lagleder, som har personalansvar. Noen lagledere har bare administrativt arbeid (inklusiv sykepleiefaglig ansvar), mens andre har en del av stillingen avsatt til administrativt arbeid. Hvor stor ressurs som er satt av til administrative oppgaver avhenger av antall årsverk/ansatte de har ansvar for, kompleksiteten i laget og om lagleder er sykepleier. Hjemmetjenesten i de to distriktene er organisert i 16 lag. Tre lag har ansvar for hjemmehjelp og hjemmesykepleie 4 og de er inndelt geografisk. De øvrige 13 lagene har ansvar for bofellesskap og omsorgsboliger, trygdeboliger, psykiatrisk hjemmetjeneste og en avlastningsinstitusjon. Noen boliger er for psykisk utviklingshemmede og noen for eldre. Lagleder for en av omsorgsboligene for eldre har også ansvar for dagsenter for eldre. Kommunen har fått gjennomført en drifts- og ressursanalyse for pleie og omsorgssektoren som konkluderte med at nåløye for å få tjenester var ganske åpent og at nivået på tjenestene var høyt i alle undersøke enheter. Om heldøgnsbemannede omsorgsboliger ble det påpekt at pleietyngden som var registrert var relativt lavt. Det ble også påpekt mulighet for effektivisering i forhold til organisering, samt at sektoren har høyt sykefravær og at en bør se på om dette skyldes strukturelle forhold (Devold 2010). I etterkant er det nedsatt en arbeidsgruppe som har jobbet med nye tjenestebeskrivelser som et ledd i arbeidet med å endre tildelingskriterier på hjemmetjenester og boliger med heldøgns omsorg for å oppnå kostnadsbesparelser. Arbeidsgruppa legger frem forslag til tjenestebeskrivelser og kriterier for tildeling av tjeneste i mars Vi har fått forslag til tjenestebeskrivelser. 2.1 Døgnbemannede omsorgsboliger for eldre Kragerø kommunen har satset på bygging av døgnbemannede omsorgsboliger og har relativt lav dekning på sykehjemsplasser. Kommunen har god dekning på døgnbemannede omsorgsboliger, se tabell 1 nedenfor. Tabell 1. Dekningsgrader Kragerø Bamble Notodden Komm. gruppe 8 Landet u Oslo Plasser i institusjon i prosent av innb. 80 år over 8,2 7,5 14,4 16,6 19,9 And. innb. 80 år og over i bolig med heldøgns bem. 15,7 5,8 7,4 6,1 3,8 Kilde: KOSTRA, nivå 2 Konsern, foreløpige tall. Kommunen har seks boligkompleks som primært er for eldre; omsorgsboligene på Stabbestad, Tangeheia, Seniorsenteret og Helle og bokollektiv i Sannidal og Furubo. Sannidal har en avdeling for demente, mens alle plassene på Furubo er for demente. Noen av omsorgsboligene har beboere som er under 67 år. Det er til sammen 108 leiligheter/rom i disse boligkompleksene som er døgnbemannede, hvorav 12 er i seks to-bruker leiligheter ved Seniorsenteret. Her er det to beboere som har felles kjøkken og bad. Det kan være flere 4 Et av lagene har ansvar for nattpatruljen og ambulerende team i kommunen. Telemark kommunerevisjon IKS 3

8 beboere enn 108, fordi ektepar kan bo sammen i en leilighet. Bemanningen øker ikke som følge av at ektepar flytter inn. Sannidal og Stabbestad har organisert botilbudet i flere bygg. Tabell 2. Antall leiligheter/rom i hvert bokompleks. Stabbestad Sannidal Furubo Helle Tangeheia Seniorsenteret Kilde: Kragerø kommune I forslag til tjenestebeskrivelse som skal behandles politisk i mars 2010 beskrives tilbudet i omsorgsboligene å skulle gi mulighet for omsorg opp mot samme nivå som sykehjem, når brukernes behov tilsier det. Omsorgsboligene skal kunne være brukers eget hjem fram til livets slutt. Tilbudet er en del av hjemmetjenestene i kommunen, og alt som ytes av tjenester skal saksbehandles på lik linje med andre hjemmetjenester. 2.2 Søknad om sykehjemsplass eller plass i omsorgsbolig. Tildeling av sykehjemsplass eller plass i omsorgsbolig skal avgjøres i enkeltvedtak i tråd med krav i forvaltningsloven. Kommunen er lovpålagt å tilby sykehjemsplasser, men omsorgsboligene er ikke en lovpålagt tjeneste. Dette gjør at klageordningen er ulik for sykehjemsplasser og døgnbemannede omsorgsboliger. Avslag på sykehjemsplass kan klages til fylkesmannen, mens det er kommunens klagenemnd som er klageinstans for søknad om omsorgsbolig. Vi har fått oversikt over antall søknader og avslag fra kommunen. Hvis vi ser på avgjørelse av søknader om sykehjemsplass, korttidsplasser, avlastningsplasser og omsorgsboliger, gis det relativt sett flest avslag på søknader om sykehjemsplass. Vi har ikke sett på grunnlaget for vedtakene. Tabell 3. Oversikt over søknader og resultat sykehjemsplass og omsorgsbolig tom Søknader Avslag Søknader Avslag Sykehjem langtid Avlastning Korttid Omsorgbolig Kilde: Kragerø kommune Kragerø kommune hadde i 2010 tilsyn fra fylkesmannen på behandling av søknad om avlastningsplasser. Fylkesmannen påpeker at saksbehandlingsprosessen bar tydelig preg av å være styrt av tilgangen på ledige sykehjemsplasser på det aktuelle tidspunktet (Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark 2010). Kommunen har vedtatt å gjøre om to av to-bruker leilighetene ved Seniorsenteret til avlastningsplasser, slik at en her skal få fire avlastningsplasser. Telemark kommunerevisjon IKS 4

9 3 Internkontroll Har kommunen lagt til rette for forbedring og forebygging av feil i hjemmetjenestene? For å svare på problemstillingen har vi utledet følgende revisjonskriterier; Kommunen skal ha en internkontroll i tråd med kravene i internkontrollforskriften. Internkontroll innebærer at virksomheten skal (her gjengis bare enkelte punkter): skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav skal ha et system av skriftlige rutiner/prosedyrer/instrukser eller andre tiltak for å forebygge, avdekke og rette opp avvik sikre medvirkning fra ansatte og gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten. 3.1 Fakta Kommunestyret vedtok Omsorgsplan Kommunen har utarbeidet en egen demensplan, som en delplan til omsorgsplanen. Kvalitetssikringssystem Vi har sett på deler av kvalitetssystemet og har ikke hatt en totalgjennomgang av systemet 5. Innledningsvis vil vi si litt generelt om systemet kommunen har. Målsettingene som ligger i systemet er fra I vår gjennomgang så vi at noen få deler av systemet er uten innhold. Det er utarbeidet to prosedyrer som omhandler orienteringer til brukere, en om botilbudet og en om hjemmehjelp (prosedyre v/førstegangsbesøk). Det er ikke noe tilsvarende for hjemmesykepleie i internkontrollsystemet. Vi har også sett at det er utarbeidet en instruks for primærkontakt i kommunens felles system. Boligene har utarbeidet lokale varianter, men i en bolig kjente de ansatte ikke til instruksen. I en annen bolig har de ifølge lagleder, ikke kapasitet til å ivareta de oppgavene som primærkontakten hadde tidligere. Systemet inneholder ikke lokale arbeidsrutiner. Det er heller ikke laget noen retningslinjer for revisjon eller fast gjennomgang av systemet. Vi gjennomgikk en perm med lokale rutiner fra hjemmetjenesten, som innholdt en del gamle dokumenter. På kommunens internettsider er det utarbeidet tjenestebeskrivelser for omsorgstjenestene. I forslag til nye tjenestebeskrivelser står det at det skal inngås en tjenesteavtale mellom kommunen og brukeren. Tjenestebeskrivelsene var ikke vedtatt da rapporten ble avsluttet, og vi har ikke sett nærmere på foreslag til tjenesteavtale. Ifølge kommunens internkontrollsystem skal brukerundersøkelser gjennomføres hvert andre år, men omsorgssjefen opplyser at det er bestemt gjort hvert tredje år. Forrige brukerundersøkelse ble gjennomført i 2007, og det er ikke fastsatt noe nytt tidspunkt for brukerundersøkelse. For at kommunen kan rapportere å ha et system for brukerundersøkelser i KOSTRA, er ett av kravene at det skal være gjennomført brukerundersøkelse minst en gang i løpet av de siste tre år. 5 Revisjonen hadde et forvaltningsrevisjonsprosjekt på tjenestekvalitet ved Marienlyst sykehjem i Kommunen har rettet opp noe av det som ble påpekt ved gjennomgangen av internkontrollsystemet som ble gjort da. Telemark kommunerevisjon IKS 5

10 Kragerø kommune har kjøpt PPS (praktiske prosedyrer i sykepleien), som er sykepleiefaglige prosedyrer fra Akribe AS. 6 Disse erstatter de faglige prosedyrene kommunen har hatt. Systemet har vær i funksjon i et halvt år og skal etter hvert knyttes opp mot fagystemet som kommunen bruker. De fleste boligene vi har undersøkt har pårørendemøter og noen har pårørendeutvalg. Ifølge laglederene har interessen for og viljen til å sitte i pårørendeutvalg variert. De ansatte har en dialog med beboere og pårørende i det daglige. En av boligene har utnevnt tillitsvalgt for beboerne. Det er møter for laglederne i distriktene og hvert av lagene har lagmøter og gruppemøter for sine ansatte. Hyppigheten på møtene i lagene varierer. Tema på møtene er bl.a. beboere, diverse faglige temaer, arbeidsrutiner og organisering av arbeidet, i tillegg til praktisk informasjon. Et av lagene har igangsatt et gruppearbeid for personalet i samarbeid med bedriftshelsetjenesten og NAV. Gruppene jobber med hvert sitt område; hjelpemidler, fysisk tilrettelegging og kontakt med pårørende. Avvikshåndtering og risikovurdering Enhet for omsorg har felles rutiner for å skrive avvik. Avvikene er delt i to hovedgrupper: HMS - vold/trusler mot ansatte, arbeidsmiljø, personskade/uhell, tekniske forhold oa Kvalitet - medisinadministrasjon, bruk av tvang, brudd på forskrift, lovverk og rutiner, data/fagsystem, eksterne samarbeidspartnere og annet. Alle ansatte skal registrere avvik og levere avviksskjema til lagleder. Det som kan, blir rettet opp og avviket lukket. Avvik som ikke kan lukkes leveres videre til distriktslederen eller andre aktuelle. De rapporterer hvert tertial på avvik. Det er egen behandling i enhetens AMU og det sentrale arbeidsmiljøutvalget skal få referat fra behandling av rapportene. Tabell 4. Oppsummerte avvik fordelt på HMS og kvalitet for distrikt 1 og distrikt 2. Distrikt 1 Distrikt HMS Kvalitet Herav medisiner Kilde: Kragerø kommunens I tabellen over er avvik knyttet til medisinadministrasjon spesifisert, fordi dette er det mest vanlige avviket. Når det gjelder avvik på HMS er vold/trusler mot ansatte og avvik i forhold til fysisk/psykososialt arbeidsmiljø mest vanlig, lav bemanning er en årsak til avvik knyttet til arbeidsmiljø. I tillegg til medisiner er det flest avvik knyttet til brudd på forskrift/lovverk/rutiner, som bl.a. henger sammen med tidspress/lav bemanning og bruk av tvang. Tabellen viser at antall avvik på kvalitet har økt i distrikt 1 og blitt redusert i distrikt 2, noe av dette kan skyldes at boliger for funksjonshemmede i 2009 var under distrikt 2 og i 2010 ved distrikt 1. 6 Akribe AS er et forlag som driver med kunnskapsformidling mot helseutdanningene og helseinstitusjonene i Norge. Det elektronisk prosedyreverk PPS, er en kunnskaps- og dokumentasjonsdatabase for sykepleietjenesten. Systemet brukes både av høyskolene som utdanner sykepleiere, sykehus og kommuner. Telemark kommunerevisjon IKS 6

11 De ansatte oppfordres til å skrive avvik. Enkelte av de vi snakket med opplyser at de ikke alltid er like flinke til å skrive avvik. På dager med høyt arbeidspress, hvor f.eks. beboere fikk hjelp til å stå opp senere enn vanlig, ble det ikke prioritert å skrive avvik, og det ble heller ikke gjort i etterkant. Noen boliger har imidlertid hatt fokus på å dokumentere avvik knyttet til for lite personalet. I henhold til rutinene skal den som skriver avvik, få tilbakemelding. Avviket skal også gjennomgås med verneombud. Enkelte av laglederne opplyser at de ikke alltid får gitt tilbakemelding i tråd med rutinen, men avvikene tas opp på møter og da får den som skriver avvik tilbakemelding. Vi har gjennomgått avvikspermer for hjemmetjenesten og to av boligene for 2010 og de to første månedene i Gjennomgangen viser at alt ikke dokumenteres i skjemaene, det gjelder signering av verneombud 7 og kvittering på at melder av avviket er informert. Praksis er at avvikene tas opp i lagmøter, dette var dokumentert i en del av skjemaene. En del avvik gikk på beordring, overtid og manglende utførte tjenester som følge av for lite personell. Her var det i liten grad beskrevet tiltak i skjemaene, men det ble samlet sammen og lagt fram for distriktslederen i egen rapport. Gjennomgangen synliggjorde at det skrives avvik og at det i hovedsak dokumenteres tiltak. I en del sammenhenger er tiltaket kun at avviket tas opp i lagmøte. Den viste også at det er litt ulik praksis/forståelse av hva som regnes som avvik. Hvor mye avvik som er dokumentert varierer, og det var perioder hvor det var lite avvik dokumentert. Kommunen er i gang med å bygge opp kompetansen på risikoanalyser i kommunen. Det er gjort risikokartlegginger innenfor Omsorg knyttet til HMS-problematikk, på bakgrunn av avviksmeldinger. 3.2 Revisors vurderinger Kommunen har etablert et internkontrollsystem, men i systemet er det ikke fastlagt revisjon/ regelmessig gjennomgang av systemet for å sikre at det fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring av virksomheten. Det at noen ikke var kjent med prosedyre for primærkontakt i systemet, kan være et tegn på at systemet ikke brukes så aktivt i praksis. Hvis en har behov for egne rutiner på papir, er det viktig at de er oppdaterte. Systemet fremstår noe mangelfullt ved at det er deler uten innhold, samt at det kan være informasjon som burde vært der, for eksempel orientering til brukere av hjemmesykepleie. Det at kommunen har valgt å kjøpe sykepleieprosedyrer fra Akribe, gjør at de vil ha oppdaterte fagprosedyrer. Kommunen har et system for avviksregistrering, og hovedinntrykket er at det skrives avvik, at disse tas opp på møter med de ansatte og rapporteres videre i tråd med rutinen. Variasjon i antall avvik, kan tyde på at de ansatte er flinkere til å dokumentere avvik i enkelte perioder. Rutinen om oppfølging av avvik i etterkant følges ikke helt, ved at det ikke er dokumentert at avviket var tatt opp med verneombud og den som meldte avviket. Det varierer også hvorvidt tiltak er dokumentert. 7 For ett av hjemmetjenestelagene var skjemaene i hovedsak signert også av verneombud. Telemark kommunerevisjon IKS 7

12 Gjennom systemet for avviksregistrering vil kommunen skaffe oversikt over områder hvor det er fare for svikt eller mangler, forutsatt at alle avvik registreres. Kommunen har også foretatt risikovurderinger på HMS området, men kan vurdere om en i tilstrekkelig grad foretar systematiske risikovurderinger i forhold til kvalitet på tjenestene. Risikovurderinger kan foretas i tilknytning til en regelmessig gjennomgang av internkontrollsystemet. Siden det har gått mer enn tre år siden forrige brukerundersøkelse, har ikke kommunen nå et system for brukerundersøkelser. Informasjon fra brukerundersøkelser må være mer oppdaterte for å sikre at de kan brukes i et kontinuerlig arbeid med forbedring av tjenestene. De fleste boligene kan sikre tilbakemeldinger fra pårørende i pårørendemøter, men det ble ikke holdt i alle boligene. Det er derfor forskjeller i hvordan de kan få erfaringer fra beboere/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten. Kommunen har både lagmøter og fagmøter for de ansatte i hjemmetjenesten, samt at det er møter for laglederne i kommunen. Det er også nedsatt arbeidsgrupper i noen av lagene. Dette er arenaer som kan sikre medvirkning fra de ansatte til forbedring av virksomheten. 4 Brukermedvirkning Får brukere i døgnbemannede omsorgsboliger medvirke i utforming av tjenestetilbudet? For å svare på problemstillingen har vi utledet følgende revisjonskriterium; Kommunen skal ha et system som sikrer at bruker medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet, og den enkelte skal gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelsen av tjenesten. 4.1 Fakta Utforming og endring av tjenestetilbudet I denne delen ser vi på hjemmetjenestene samlet, fordi beboere i døgnbemannede omsorgsboliger søker om hjemmetjenester på samme måte som andre brukere av hjemmetjenestene. I følge prosedyre for søknad om omsorgstjenester skal kommunen foreta hjemmebesøk ved søknad om omsorgstjenester. Det skal utarbeides notat fra hjemmebesøk som danner grunnlag for enkeltvedtaket og utarbeidelse av tiltaksplan/individuell plan. Notatet skal blant annet omfatte funksjonssviktens art og behov for omsorgstjenester, hjelpemidler og behov for eventuelt tilrettelagt botilbud. Har omsorgstjenesten daglig kontakt med brukeren, kan personalet i boligen eller hjemmetjenesten skrive eget notat som erstatning for hjemmebesøk. Ved revurdering er lagleder ansvarlig for å involvere bruker, primærkontakt samt verge/hjelpeverge og andre brukerrepresentanter. Ny registrering av IPLOS 8 -data gjøres dersom behovet for tjenester er endret. IPLOS registrering er ikke omtalt nærmere i prosedyren. Kommunen har etter tilsyn fra fylkesmannen høsten 2010 jobbet med et supplerende kartleggingsskjema som skal tas i bruk ute hos bruker for å sikre bedre involvering av bruker i kartleggingen. I tilsynet fra fylkesmannen ble det påpekt manglende brukermedvirkning i saksbehandlingen. 8 IPLOS står for Individbasert Pleie og OmsorgsStatistikk og er betegnelsen på et nasjonalt helseregister som skal danne grunnlag for nasjonal statistikk for pleie- og omsorgssektoren. Det er et verktøy for dokumentasjon, rapportering og statstikk for kommunene og for statlige myndigheter. Telemark kommunerevisjon IKS 8

13 Fagkonsulentene skal i utgangspunktet kartlegge funksjonsnivå i IPLOS ved hjemmebesøk, men det vil være en del tilfeller hvor en ikke foretar hjemmebesøk. Tildeling av tjenester kan da skje på bakgrunn av tilbakemeldinger fra sykehuset eller besøk på sykehuset. Når vedtaket justeres er det hjemmetjenesten som kartlegger i IPLOS. Fagkonsulenten mente at det er enklere å kartlegge søkere når en kjenner dem, og at det kan være utfordrende å involvere enkelte brukere av hensyn til diagnose og alder. Informasjon til bruker om IPLOS-kartlegging er ikke omtalt i prosedyren for søknad om omsorgstjenester. Bruker skal imidlertid få informasjon om at de foretar kartleggingen. I søknadsskjema som bruker får, er det opplyst at helseopplysninger registreres i IPLOS. Kartlegging i IPLOS er omtalt i forslag til ny tjenestebeskrivelse. Praksis i boligene er at beboer ikke er involvert i registrering av funksjonsnivå i IPLOS, men at det gjøres ut fra personalets kjennskap til beboeren. I en av boligene opplyser de at noen av brukerne er involvert. Prosedyre for søknad om omsorgstjenester har med et punkt om at enkeltvedtak fattes med fokus på brukermedvirkning og respekt for enkeltindividet. Tiltaksplan skal etter prosedyren utarbeides i samarbeid med bruker. Hvor involvert brukeren er i tiltaksplanen varierer, men det er de ansatte som utarbeider tiltaksplan ut fra kjennskap til beboeren. Beboeren vil ofte ikke ha sett tiltaksplan, men kan ha innflytelse på innholdet ut fra dialogen med de ansatte. Noen lagledere opplyste at det er litt avhengig av brukeren hvor mye den enkelte blir involvert. Det ble også påpekt at pårørende eventuelt verge blir orientert om endringer. Medbestemmelse i det daglige I det daglige er det ingen faste rutiner for brukermedvirkning i boligene, men personalet har dialog med brukerne i det daglige. Beboerne bli også spurt i forhold til innkjøp av pålegg til felles måltider. Nye beboere får informasjonsmateriell om boligen, men det er ikke utarbeidet noe felles informasjonsmateriell for omsorgsboliger i kommunen, med unntak av tjenestebeskrivelsene. En av boligene har valgt å ikke ha noe skriftlig informasjonsmateriell, utenom informasjon knyttet til fullmakter for bl.a. betaling av mat. Alle boligene har en samtale med nye beboerne hvor interesser og vaner kartlegges. Dette gjøres for å bli bedre kjent med beboeren. I en av boligene er det to tillitsvalgte for beboerne. Disse blir involvert bl.a. i forhold til bruk av fellesarealene, felles kaffe og arrangementer/aktiviteter i boligen. Lagleder opplever at dette er veldig nyttig, fordi de tillitsvalgte snakker med de andre beboerne og blir på den måten et talerør for beboerne i fellessaker. I forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie, skal det være en talsperson for beboere/pårørende i styret. Hvis det ikke er eget styre skal talspersonen på annen måte sikres innflytelse på driften. 4.2 Revisors vurderinger Det er fokus på brukermedvirkning, men i forbindelse med vedtak om og endring av tjenester har det ikke vært et godt nok system for brukermedvirkning. Kommunen har igangsatt et Telemark kommunerevisjon IKS 9

14 arbeid for å involvere brukerne mer i forbindelse med kartlegging i IPLOS. Det er viktig at en da sikrer at dette gjøres også ved revurdering av IPLOS skår og ikke bare ved første registrering. Det at bruker er involvert i forbindelse med IPLOS kartlegging og egen tiltaksplan, kan bidra til at bruker er involvert ved utforming eller endring av tjenestetilbudet. Bruker skal ifølge kommunens prosedyre involveres i utforming av tiltaksplanen, men dette følges ikke opp i tilstrekkelig grad i praksis. Involvering av bruker i utarbeidelse av tiltaksplan og kartlegging av bistandsbehov vil også kunne danne grunnlag for medbestemmelse i det daglig. I boligene har de ikke faste rutiner for å sikre medbestemmelse i det daglige, men har en samtale ved innkomst som kan sees som et tiltak for å sikre medvirkning fra beboer. Informasjonen som kartlegges kan brukes til å tilpasse tjenestene i tråd med brukerens ønsker. Hvorvidt en sikrer medvirkning i det daglige gjennom dialogen med beboerne, vil avhenge av hvor bevisste de ansatte er på dette. Derfor er det viktig at brukermedvirkning som tema har fokus i personalgruppa. Ordningen med tillitsvalgt som en av boligene har, vil sikre en brukerrepresentant i tråd med krav som er stilt for sykehjem. Dette kan bidra til å på en enkel måte å sikre brukerne innflytelse på driften og slik sett også tjenestene de mottar. Vi har ikke fått sett nærmere på tjenesteavtalene, men det å ha tjenesteavtale kan være en måte å involvere bruker i utformingen av tjenestetilbudet. Dette avhenger imidlertid av hvordan slike avtaler er utformet og brukes. 5 Aktiviteter Gir tilbudet i døgnbemannede omsorgsboligene beboerne mulighet for aktiviteter og å få dekket sosiale behov? For å svare på problemstillingen har vi utledet følgende revisjonskriterium; Kommunen skal ha organisert sine tjenester slik at beboere i døgnbemannede omsorgsboliger får mulighet for samvær, sosial kontakt og fellesskap og tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter. 5.1 Fakta Alle omsorgsboligene har fellesareal, og det er mulig å spise i fellesskap for de som ønsker det, minimum ett måltid pr dag. Ordningen varierer litt i boligene. I bokollektivene er alle måltidene felles, men beboerne kan spise på eget rom om de ønsker det. I omsorgsboligene er det mulig å spise middag i fellesarealene. Noen boliger har felles kaffe hver dag, men andre har det noen dager i uken. Arealet som Seniorsenteret har til felles måltider er lite og ikke så godt tilrettelagt, fordi det er trangt. Fellesarealet ligger i en gang som er utvidet. I tilknytning til Seniorsenteret er det et dagsenter som er åpent for alle beboerne i kommunen og en privat kafé, hvor beboerne kan spise middag. Det er ulike aktivitetstilbud i boligene; trimgrupper, andakt, kor og underholdning, bingo, fester, filmvisning. Det er en del frivillige som bidrar til aktivitetstilbudet, både foreninger og enkeltpersoner. Personalet bruker også tid på samvær. De kan også sette på musikk eller lese for beboere. Bemanningen er avgjørende for hva som blir gjort. Noen lagledere opplyste at Telemark kommunerevisjon IKS 10

15 lærlinger gir mulighet for å gjøre mer i forhold til aktiviteter, som å følge på tur. Ved en bolig var det beboere som kunne hjelpe til med drivhus/dyrke grønnsaker. Dagsenteret på Seniorsenteret har åpent fire dager i uken. Pr var det 21 brukere innmeldt på dagsenteret. Kommunen averterte tilbudet i 2010 for å få flere brukere. Søkningen har økt og nå er det fullt belegg på senteret. De som søker får tilbud, men de er ikke sikret å få flere dager og kan ikke velge fritt mellom dager. Kommunen skal få et eget dagtilbud til demente, dette ble vedtatt i årsbudsjett for For å få til dette planlegger kommunen å utvide tilbudet på Seniorsenteret til fem dager i uka, hvorav to dager er tilbud til demente. Senior n Aktivitetssenter på Bråten gir et tilbud tre dager i uka for de som er Dette tilbudet er organisert under enhet for kultur. Tilbudet er primært for noe friskere eldre innbyggere enn de som bor i døgnbemannede omsorgsboliger. Kostnader til aktiviteter KOSTRA viser at kommunen bruker lite på aktivisering sammenlignet med egen kommunegruppe. Hvilke kostnader kommunene har til aktivisering og støttetjenester, vil ha sammenheng med hvordan tjenestene er organisert. Noen kommuner vil føre kostnad til flere støttetjenester enn det Kragerø gjør, og derfor få et høyere beløp her. Tabell 5. Kostnader til aktivisering/støttetjenester 2010 foreløpige tall Kragerø Bamble Notodden Komm. gruppe 8 Netto driftsutgifter til aktivisering/støttetjenester per innbygger 18 år og over(f234), konsern Aktivisering og støttetjenester (f234), andel av netto driftsutgifter PLO Kilde: KOSTRA, nivå 2 Konsern Landet u Oslo ,4 8,0 3,1 5,7 5,3 Regnskapstallene til kommunen viser at halvparten av kostnadene til aktivisering gjelder et aktiviseringstilbud til funksjonshemmede. Det planlagte aktiviseringstilbudet til demente, gjør at kostnadene for aktiviseringstiltak vil bli noe høyere i 2011 enn i Revisors vurderinger Beboere i omsorgsboligene har mulighet for samvær, sosial kontakt og fellesskap gjennom fellesarealene og det at de kan ha felles måltider. Det er også en del aktiviteter i boligene, men noen av aktivitetene er basert på frivillige og det kan derfor bli litt tilfeldig hva som tilbys av aktiviteter. Beboerne får tilbud om aktiviteter, men det avhenger både av kapasiteten til personalet og hvilke avtaler en får gjort med frivillige. Derfor er det noe usikkert hvor varierte og tilpassede aktiviteter beboerne kan få tilbud om. Kommunen bruker generelt lite på aktiviseringstiltak. Det at kommunen bruker betydelig mindre enn andre vi sammenligner med, kan ha sammenheng med hvordan tjenestene er Telemark kommunerevisjon IKS 11

16 organisert. Forskjellen er imidlertid så stor, at tallene i KOSTRA underbygger at kommunen ikke bruker store ressurser på aktiviseringstiltak. Kommunen har dagsentertilbud, som vil kunne tilby aktiviteter, men siden antall plasser er lavt er det begrenset hvem som kan ha nytte av det. Beboerne på Seniorsenteret har fordel av kort vei til dagsenteret. 6 Døgnbemannede omsorgsboliger Hvordan er tilbudet i de døgnbemannede omsorgsboligene i forhold til sykehjemsplassene? Vi vil sammenligne boligene og sykehjemmet i forhold til følgende punkter: Lokaler/utforming/areal Bemanning, inklusiv legetjenester. Tilgang på fysioterapi, tannlege/tannpleier og hjelpemidler 6.1 Tilbudet i omsorgsbolig og sykehjem Lokaler/utforming/areal Sykehjemmet i Kragerø har enerom med egne bad/wc, og fellesarealer for grupper av beboere. Kvalitetsforskriften setter krav om enerom for beboere på langtidsopphold. Det har vært en bevisst satsing på å bygge enerom med egne bad/wc på norske sykehjem. Kommunen har to bokollektiv; Sannidal og Furubo. Beboerne i kollektivene har et privat areal på rundt 28 m 2, og har felles stue og kjøkken som grupper av beboere deler. 9 Det er fire boliger tilhørende bokollektivet i Sannidal som er større og har egen stue og kjøkken. Omsorgsboligene varierer på størrelse og innhold. Noen av leilighetene er organisert i flere bygg, mens andre er samlet i ett bygg. Mange av leilighetene er på rundt 40 m 2, men det er også en del som er større, opp til 56 m 2. I tillegg er det fellesarealer. Standarden på omsorgsboligene er lavest på Seniorsenteret, som også er den eldste av omsorgsboligene vi har sett på. 10 Her er det leiligheter hvor to og to deler kjøkken og bad. Dette gjelder 12 beboere og arealet som to deler er på ca 65 m 2, og det er beregnet et boareal for den enkelte på ca 33 m 2. Rommet som beboeren har alene er på 18 m 2-21 m 2. Noen av rommene har egen balkong. De andre leilighetene har eget bad. Lagleder opplyser at det er trangt, særlig i leilighetene der to deler kjøkken og bad og at de hadde ønsket et bedre fellesareal. I 1997 ble det utarbeidet et rundskriv om omsorgsboliger, som bl.a. gikk på utformingen og tilgangen på pleie og omsorgstjenestene (Rundskriv I-27/97). Husbanken har utarbeidet en veileder med krav til utforming og råd og anbefalinger når det gjelder tilrettelegging for å kunne motta og yte hjelp i omsorgsboligen (Husbanken 2009). Omsorgsboliger med fellesareal skal være på minimum 40 m 2, og bokollektiv på minimum 28 m 2. Boligene skal ha egne bad. 9 Sannidal har noe mindre privat areal. 10 Seniorsenteret er ifølge kommunen etablert i 1992, forut for rundskrivet om omsorgsboliger som ble utarbeidet i Telemark kommunerevisjon IKS 12

17 Bemanning På sykehjem er det stilt krav til bemanning, bl.a. administrativ leder, sykepleier, lege og det antall personell som er nødvendig for å sikre beboer omsorg og pleie, jf forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie 3-2. Boligene har fast bemanning. Kommunen er ikke pålagt å ha fast bemanning, men er pålagt å gi nødvendig hjelp til beboerne ut fra deres behov (rundskriv I-27/97). I to av boligene er ikke lagleder sykepleier/vernepleier, og det var derfor satt av en egen ressurs til sykepleiefaglig arbeid for sykepleier. I boligene jobber alle laglederne også i pleie, men hvor mye varierer. Sykehjemmet har en leder og tre lagledere, som er sykepleiere. Laglederne ved sykehjemmet har en 1/5 av stillingen avsatt til pleie. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse varierer for boligene fra under 50 prosent til rundt 70 prosent. 11 Sykefravær innenfor omsorg i 2010 var på 10,4 prosent. Fraværet i lagene varierer, og for boligene vi har sett på, varierer sykefraværet fra 6,1 prosent til 16,2 prosent. I boligene bruker de primært deltidsansatte som vikarer, men de har også egne vikarer på liste som de kan ringe etter. De er ikke sikret riktig kvalifikasjon på vikar. I en bolig har fravær av sykepleiere skapt stort press på gjenværende sykepleierressurs. Bemanning i boligene og på sykehjemmet er vist i tabellen nedenfor. Oversikten viser at bemanningen er bedre på sykehjemmet, med unntak av en bolig. Imidlertid har personalet i boligene ansvar for vask av leiligheter, fellesareal og kontorer. Dette har ikke personalet på sykehjemmet ansvar for. I noen av leilighetene bor det ektepar, men bemanningen økes ikke av den grunn. Tabellen viser også at sykepleierdekningen er bedre på sykehjemmet. Med unntak av en bolig, har også sykehjemmet mindre ufaglært arbeidskraft. Tabell 6. Bemanning og kompetanse Antall Årsverk rom/ totalt leiligh. Faglært årsverk Syke pleier Årsverk pr leilighet/ Rom Sykepleierårsverk pr leilighet/rom Seniorsenteret 21 13,64 8,52 1,75 0,65 0,10 Tangeheia 16 10,88 6,24 2,00 0,68 0,11 Helle 15 9,13 6,10 1,80 0,61 0,12 Furubo 14 14,35 10,51 3,40* 1,02 0,24* Sannidal 20 15,17 10,27 2,70 0,79 0,14 Stabbestad 22 13,8 9,36 2,80 0,63 0,13 Marienlyst # 45 46,1 26,5 14,62 1,02 0,32 Kilde: Kragerø kommune *Pga permisjoner er det i dag 2,9 årsverk sykepleier og 0,21 sykepleierårsverk pr rom. # Leder for sykehjemmet er tatt ut, det er også kontorpersonalet ved sykehjemmet, men laglederne er med også med den administrative tiden de har avsatt. I alle boligene er det en ansatt på vakt på natta. Boligene skal kunne bruke sykepleier fra nattpatruljen ved behov. På sykehjemmet er det tre på vakt på natta, og det skal være en sykepleier. Fagkonsulenten mener det er utfordrende å vedtaksfeste hjelp til en beboer i døgnbemannet omsorgsbolig. En fast og stasjonær bemanning kan gi nødvendig trygghet for en beboer, men dette er hjelp som er vanskelig å tidfeste. Hun poengterte videre at det kan være enklere å be om hjelp, når personalet er der. Dette opplyste også en av laglederne. Laglederen mente at 11 Sykehjemmet har ikke noen høyere stillingsstørrelse. Telemark kommunerevisjon IKS 13

18 noen pårørende og beboere til en viss grad så på døgnbemannet bolig som en institusjon og dermed forventer å få mer hjelp enn de strengt tatt trenger. Tabell 7. Bemanning i forhold til vedtakstimer Årsverk Administrativ ressurs lagleder Ant vedtakstimer i uka totalt@ Ant vedtakstimer i uka pr årsverk, ekskl. adm.ress pr Seniorsenteret 13,64# 0,8* 443,1 34,5 Tangeheia 10,88 0,7 352,1 34,6 Helle 9,13 0,4 238,8 27,4 Furubo 14,35 0,8 290,5 21,4 Sannidal 15,17 0,5* 323,5 22,1 Stabbestad 13,8 0,8 250,3 19,3 Kilde: Kragerø kommune # Årsverk for dagsenteret er ikke med, men lagleder som også har ansvar for dagsenteret, er med. * Her er det i tillegg en egen ressurs til sykepleiefaglig denne er ikke tatt hensyn til. Vi har her fått opplyst to ulike tall 14,35 og 14,45 er 14,45 årsverk riktig, er det snakk om 21,3 Det er usikkerhet knyttet til tallene her, dette er omtalt i rapporten. For Sannidal og Furubo vil timene til boassistentene ikke være vedtaksfestet. Dette har betydning for antall vedtakstimer i uka pr årsverk. Oversikten viser vedtak for en gitt uke. Den gir et statisk bilde, og viser ikke endringer over tid. Den viser at det er forskjeller mellom boligene når det gjelder forholdet mellom vedtakstimer og årsverkene i boligene. For noen av boligene vil det ikke være tid til fagmøter, lunsj osv dersom en skal gi bistand tilsvarende den tiden som er vedtatt, mens det for andre boliger fremstår som de ansatte har god tid. Om dette skyldes forskjell i måten timene til hjelp beregnes, kan ikke vi si noe sikkert om. Distriktslederne og fagkonsulenten mener at det kan være slike forskjeller og at det for Stabbestad vises et for lavt antall timer. De mente også at boliger som midlertidig står tomme og beboere som er på sykehus, kan ha betydning for antall timer på et gitt tidspunkt. Det var en av beboerne som hadde vedtak på null timer og antall beboere med vedtak var tilsvarende antall plasser eller høyere. Beboeren uten vedtakstimer er holdt utenom beregning av gjennomsnitt i tabell 8. På sykehjemmet har beboerne vedtak om sykehjemsplass. Da spesifiseres det ikke hvor mye hjelp de trenger til hjemmesykepleie og praktisk bistand, slik det skal for beboere i omsorgsbolig. Tabell 8. Gjennomsnittlig antall timer i uka pr rom/leilighet til praktisk bistand/miljøarbeider. Stabbestad Sannidal Furubo Helle Tangeheia Seniorsenteret 1,0 1,2 1,9 1,4 4,5 8,2 Kilde: Kragerø kommune I tabellen over er antall timer til praktisk bistand/miljøarbeider vist for boligene. Siden Furubo og Sannidal har boassistenter, vil det være noe praktisk bistand beboerne får som ikke fremkommer av vedtak. Timene til boassistentene kommer i tillegg til vedtakene den enkelte har. Boassistentene kan bistå med bl.a. tilrettelegging ved måltider. Ordningen med boassistenter gjør også at totalt antall vedtakstimer vil bli lavere for de to bokollektivene i forhold til antall årsverk. Hvorvidt forskjellene som er vist over skyldes forskjell i praksis på hvordan vedtakene fattes, eller om det skyldes faktiske forskjeller i behov kan vi ikke si noe sikkert om. Tangeheia og Seniorsenteret tilhører distrikt 1 og de andre distrikt 2. Telemark kommunerevisjon IKS 14

19 Kommunen planlegger en ny gjennomgang av vedtak om hjemmetjenester med utgangspunkt i nye kriterier og nye kartleggingsverktøy for brukere med omfattende behov, som en oppfølging av drifts og ressursanalysen som er gjennomført. I etterkant av drifts og ressursanalysen har det vært fokus på å få IPLOS-registreringene så riktig som mulig. Hjemmetjenesten har hatt en tradisjon på å registrere at bruker selv klarer det de får gjort ved hjelp av pårørende. Derfor har de behov for å justere registreringer i IPLOS, for å gjøre det riktig. En del skal allerede være gjort. Beboere i boligene og på sykehjemmet. Registrering i IPLOS viser at hjelpebehovet er større på sykehjemmet enn i omsorgsboligene, og slik sett at det er riktig med en lavere bemanning i boligene. Den viser også at det er beboere i omsorgsboligene med tilsvarende funksjonsnivå som beboere på sykehjemmet, og som dermed trenger mye hjelp. Det er betydelige forskjeller mellom boligene. De vi intervjuet mener IPLOS ikke alltid fanger opp alt beboeren selv mener at de har behov for hjelp til, eller ønsker hjelp til. Beboere kan bruke alarmen for å få hjelp til f.eks å lukke et vindu eller ta opp noe fra gulvet. Dette bruker de ansatte tid på og det fremkommer ikke av IPLOS. IPLOS dekker heller ikke den kognitive funksjonsevnen godt nok. 12 Flere lagledere ga uttrykk for at en del av beboerne i boligene i praksis er sykehjemspasienter, og at lav bemanning og lav sykepleierdekning er en utfordring i forhold til å gi den hjelpen de mener de bør. Spesielt i en bolig har de hatt fokus på å dokumentere avvik og synliggjøre pleiebehov for å få økt bemanningen slik de mener er nødvendig. Legetjenester Kommunen har valgt å ha tilsynslege i fire av de seks boligene vi har sett på, selv om det ikke er en pålagt tjeneste i omsorgsboliger. Hver av de fire boligene har tilsynslege i 5 prosent stilling. Tilsynslegen brukes til veiledning av de ansatte og konsultasjoner for beboerne hvis det er akutte situasjoner. I noen av boligene har mange av beboerne tilsynslegen som fastlege. Noen mener at det er enklere å få tilsynslegen til å komme til beboere de er fastlege for utenom de faste visittene. I akutte situasjoner ellers brukes tilsynslegen eller legevakta. Ordningen med tilsynslege er valgt fordi den letter arbeidssituasjonen for personalet og sikrer bedre medisinsk kompetanse. For noen av boligene er ordningen med tilsynslege videreført fra de tidligere aldershjemmene. Hjemmetjenesten skal ifølge distriktslederne ha faste samarbeidsmøter med fastlegene. Det har de ikke i omsorgsboligene. Ut fra informasjonen vi har fått varierer bruken av fastlegene i boliger som har tilsynslege. Noen opplyser at fastlegen brukes og at samarbeidet går bra, andre at tilsynslegen i hovedsak brukes, selv om tilsynslegen ikke er fastlege. I noen boliger har de oppfordret beboere til å bytte fastlege til tilsynslegen. En av de to boligene uten tilsynslege, har en fast ordning med at turnuskandidaten fra et legesenter kommer hver tredje uke. De fleste av beboerne har fastlege på dette senteret, og i boligen har de et godt samarbeid med den fastlegen som har de resterende beboerne. 12 En kan få nedsatt kognitiv funksjonsevne pga f.eks. utviklingshemming, hode/hjerneskader, psykisk sykdom, alder eller demens sykdom. Telemark kommunerevisjon IKS 15

20 Ansatte i boligene følger til legen dersom pårørende ikke kan. Selv om dette er noe de kun unntaksvis skal gjøre, blir det i praksis gjort ganske ofte i flere av boligene. Hvor vanlig dette er, varierer mellom boligene. Legeressursen på sykehjemmet utgjør ca 12 minutter pr beboer i uka, mens den i omsorgsboligene utgjør fra 5 til 8 ½ minutt pr leilighet/rom. Beboerne i boligene skal i utgangspunktet bruke sin fastlege i tillegg. Fysioterapi Tabell 7. Fysioterapi KOSTRA 2010 foreløpige tall Kragerø Bamble Notodden Kom.gr 8 Landet u Oslo Årsverk av 6,6 7,6 5,9 6,4 7,0 fysioterapeuter pr innbygger f 241 Fysioterapitimer pr uke pr beboer i sykehjem 0,38 0,75 0,23 0,32 0,29 Kilde: KOSTRA nivå 2, konsern De foreløpige KOSTRA-tallene viser at Kragerø har avsatt ressurser til fysioterapi omtrent på nivå med dem vi sammenligner med, men Bamble har bedre ressurser. Det høye timetallet på sykehjem i Bamble, har trolig sammenheng med at kommunen har en egen rehabiliteringsavdeling på sykehjemmet. På sykehjemmet har fysioterapeutene nå en fast treningsgruppe hver uke, samt at det prioriteres fysioterapi til personer på korttids/rehabiliteringsopphold. Beboerne kan få fysioterapi i tilknytning til opptrening, men en vektlegger fysioterapi med sikte på rehabilitering, ikke for å opprettholde funksjonsnivå. I de døgnbemannede boligene har mange tilbud om treningsgrupper, men det er ikke med fysioterapeut. Beboere i omsorgsbolig kan få fysioterapi til opptrening etter søknad, men fysioterapeutene har begrenset kapasitet. De kommunale fysioterapeutene kommer til boligen når beboere har vedtak om opptrening, og dette fungerer ifølge laglederne greit. Sykehuset har en rehabiliteringsavdeling, og en av laglederne sa at den er brukt for noen beboere. Hjelpemidler Beboere i døgnbemannede omsorgsboliger søker individuelt om hjelpemidler. Det er NAV hjelpemiddelsentral som er ansvarlig for hjelpemidler til hjemmeboende, men kommunen har også egne ansatte som jobber med dette. Laglederne opplyser at beboerne får de hjelpemidlene de har behov for. I de tilfellene hvor det er ventetid på hjelpemidler fra NAV, kan beboerne i noen tilfeller låne hjelpemidler fra kommunen. På sykehjem er det kommunen som bærer kostnader til hjelpemidler. Tannhelse Tannpleier foretar årlig kontroll av beboere i omsorgsboliger, i likhet med beboere på sykehjem og kan også bistå personalet med veiledning i tannstell. Telemark kommunerevisjon IKS 16