HMS-HANDLINGSPLAN HANDLINGSPLAN OG ROS-ANALYSE FOR HELSE- MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID EVALUERING AV HANDLINGSPLAN FOR 2013 KVINNE- OG BARNEDIVISJONEN

Transkript

1 HMS-HANDLINGSPLAN HANDLINGSPLAN OG ROS-ANALYSE FOR HELSE- MILJØ- OG SIKKERHETSARBEID 2014 EVALUERING AV HANDLINGSPLAN FOR 2013 KVINNE- OG BARNEDIVISJONEN AVDELING BARNEKLINIKKEN STAVANGER UNIVERSITETSSJUKEHUS, HELSE STAVANGER JUNI 2013

2 HMS-HANDLINGSPLAN Avdeling Barneklinikken juni Tekst med kursiv skrift er temaer som er kartlagt tidligere som fortsatt ikke er utbedret eller er under arbeid. Prior i terin g Problemstilling Tiltak Kostnad Ansvarlig Tids frist Avdeling Barneklinikken, Felles Sjekkliste 1: Ergonomi 2 Vaktrommene på sengepostene har for lite areal i forhold til behov for pc-arbeidsplasser. Sjekkliste 2: Psykososialt arbeidsmiljø 2 Høyt arbeidspress, opplevelse av lite samsvar mellom arbeidsoppgaver og ressurser. Dette er gjeldende for flere yrkesgrupper i avdeling Barneklinikken. - Plassere pc der det er mest hensiktsmessig. - HMS avd kan bistå ved utforming av arbeidsstasjon. - Leger kan benytte egne kontorer i størst mulig grad. - Eget arbeidsrom for leger 4D/3D - Ukentlig møter mellom 4D / 3E / 3D for utnyttelse av pleiepersonalressurser. - Behov for tilførsel av spl stilinger ved alle seksjonene. - Leger har fått økt opp bemanningen med to stillinger. Trenger flere iht demografisk utvikling og heving av aldersgrense til18 år. - Gjennomgang av legers arbeidsoppaver, struktur / organisering av arbeidet - Kontorpersonalet har fokus på endring i arbeidsoppgaver Kostnad av skrivebord, pc`er og kontorstoler. Kostnad av sykepleierstilinger: 5 stillinger til 3D 4 stillinger til 4D. 1-2 stilinger til 3E 1-2 stillinger BP Avdelingsledelse barneklinikken Divisjonsdirektør / Avdelingssjef, Avd spl, seksjonsoverleg er Kommentarer/ evaluering Et økende krav til elektronisk dokumentasjon fører til økende behov for pc`er. 305 er omgjort (juni 2012)til arbeidsrom for leger med 3 pc`er og dikteringsmulighet.det vil bli omgjort til pasientrom og arbeidsrommet flyttes til annet rom. Det gjenstår flere stillinger på 3D som ikke har blitt iverksatt / besatt etter tidligere innvilgninger i henhold til nasjonale føringer for bemanning for nyfødtintensiv avdelinger pga manglende budsjetttilførsel. 3E har fått bedret arbeidssituasjonen ut fra ny turnus med bedre bemanning og overlapping. Det gjenstår en stilling ifølge tidligere behovsutredning i forhold til behandling av kreftsyke barn. I tillegg har en behov for ekstra personell i vintersesongen. 4D har økende behov for å

3 styrke bemanning ut fra kompleksitet ved flere pasienter. Hjelpepleierstillinger vurderes omgjort ved naturlig avgang Økt aktivitet og prosjekter på BP fører til behov for en sykepleier stilling Tilførsel av flere legestillinger iht økende antall barn i fylket og heving av aldersgrensen trengs ytterligere stillinger. Sjekkliste 6: Inneklima / støy / belysning / lokaler 2 Avdeling Barneklinikken har for liten og uhensiktsmessig plass til pasienter og ansatte. - Det planleggels ombygging av kontorareal til pasientrom på 3D/Nyfødtintensiv. - Behov for lagerplass - 4D har behov for dør til vaktrom - 4D har behov for flere WC/bad i tilknytting til pasientrom - Tilførsel av areal/4b slik at 4D/3E får flere pasientrom til dag og døgnpasienter Ombygging av foreldrerom til pasient og foreldrero/3d-ca Ombygging skoleareal til pasientareal 2 mill. SUS / Eiendomsavd. NyfødtIntensiv har behov for flere foreldrerom. Nærhet til barnet gjør foreldre trygge på å ta seg av barnet tidligere. Dette vil medføre kortere liggetid Det er ønskelig med utvidelse av Barnepoliklinikken, med mulighet for dagbehandling. 4D må i så fall ha et stort rom tilgjengelig til formålet. BK skal i fremtiden overta 4B`s lokaler. Dette gir muligheter til å utbedre arealsituasjonen for Barneklinikkens pasienter 2 Behov for generell oppussing. - Behov for maling av vegger i korridorer, og bedre belysning. - Kontorer på Barnepoliklinikken trenger oppussing. SUS, Eiendomsavd. Pasientrom på sengepostene har blitt utbedret, fortsatt gjenstår en del andre rom. 2 Dårlig generell renhold og hovedrengjøring. - Melde behov til rengjøringsavdeling. - Evt melde avvik til renhold i synergi ved manglende eller dårlig renhold. Tilførsel av flere renholds timer SUS /Renhold Manglende hovedrengjøring ved 3E, 4D og BP. 3E har behov for rengjøring også etter kl 18oo fordi de har akutt mottaksfunksjon. Avdelingsspl må melde behov til

4 renhold. 2 Behov for bedre luftkvalitet / temperaturregulering gjelder alle seksjonene. Nytt ventilasjonsanlegg på SUS. Eiendomsavdelin gen Usikkert når arbeidet med oppgradering av Vestbygget / Sydbygget vil bli satt i gang, men det er under planlegging. Avdeling Barneklinikken, Leger Priori Problemstilling Tiltak Kostnad Ansvarlig Tidsfrist Kommentarer/ tering evaluering Sjekkliste 1: Ergonomi 1 Arbeidsstillinger: For lite areal på vaktrommene ift - Bruke egne kontorer i størst mulig grad. Avdelingsledel sen På 3E har dette blitt utbedret ved å bruke pasientrom 305. behov for arbeidsplasser-pc`er. Ifm heving av aldersgrensen må - 4D: arbeidsrom for leger på 4B Gjelder spesielt for 4D og 3D dette brukes til pasienter. Legene vil få erstattet rom ved å overta ass avd spl kontor. Sjekkliste 2: Psykososialt arbeidsforhold Oppgaver ift ressurser: - Samtidighetskonflikter spesielt i vinterhalvåret, noe bedre sommerhalvåret. - Arbeidsmiljøkartlegging avdekket flere forhold - Mangler medarbeidersamtaler - Behov for å øke opp legebemanningen er tatt inn i langtidsbudjett, samt i prosjektet «Heving av aldrsgrensen». - Seskjsonsoverleger tar sikte på å utføre medarbeider-samtaler. - Nedsette en arbeidsgruppe mtp arbeidsmiljø. Sjekkliste 6: Inneklima / støy / belysning / lokaler 2 Kontoret for LIS leger mangler vindu. Det er høyt støynivå i rommet slik at de er vanskelig å benytte til arbeid. - Behov for flere kontorer er videresendt til divisjonsdirektør Høyt støynivå på vaktrom vanskeliggjør arbeidet ift - Planlegger arbeidsvaktrom ifm arealtilførsel ved heving av Divisjons direktør Avdelingssjef Seksjons overleger Alle ansatte har et ansvar for psykososialt arbeidsmiljø Sentral fordeling av kontorer Avdelingsledel se Ha fokus på viktigheten av god kommunikasjon på alle postene. Ledere må ta dette opp på personalmøter med sine ansatte. Barneklinikken har fått tilbakemelding om at det vil bli tilført kontorer i administrasjonsbygget.

5 diktering og konsentrasjon i pasientarbeidet, spesielt på 4D `s vaktrom Sjekkliste 13: Andre forhold 2 Ombygging av legevaktrom i 3. etg slik at rommet kan benyttes av både tertiærvakt og vakthavende lege. aldersgrensen.(se pkt ergonomi) Ombygging av legevaktrommet Midlertidig kan tertiærvakt benytte kontor på BP. (Se kommentar) Kostnad ombygging Avd overlege Utsatt inntil videre pga høy kostnad. Midlertidig løsning kan være å benytte kontor på BP. Barneklinikken, Barnepoliklinikken Priori Problemstilling Tiltak Kostnad Ansvarlig Tids tering frist Sjekkliste 1: Ergonomi 2 Plassforhold og - Kontorpersonell og SUS ledelse ift bygningsmessige forhold: legekontor lokalisert i tildeling av poliklinikken bør flyttes 4B/kontorer i adm For små rom og for få rom til andre lokaler på bygget. SUS, slik at BP får tilført disse rommene. Avdelingsledelsen BK må organisere dette internt. Sjekkliste 2: Psykososialt arbeidsmiljø 2 Fordeling av oppgaver ift ressurser: Ikke samsvar mellom økende arbeidsoppgaver og tilgjengelige - Ved nye prosjekter - tildele ressurser til arbeidet slik at en har tilstrekkelig personell. ressurser. Samarbeid-medvirkning Tilstedelister 3 måneder frem i tid. - Styrke spl bemanning med 100 % stilling på kort sikt. (fjernet det som stod i parentes.) Undersøke mulighet for hjelp fra sengepostene ved behov. - Merkantilt personell Kostnad av en spl stilling. Evt midlertidige prosjektmidler Divisjonsdirektør Avdelingssykepleier, kontorfagleder, verneombud Kommentarer/ evaluering Pga økende arbeidsoppgaver, er det behov for mer plass og personell (leger og sykepleiere). Vi har også behov for å få frigjort flere rom til pasient behandling. Vi har trange rom og mye utstyr som krever plass. Undersøkelsesrommene er for små når det er tverrfaglige kontroller, og mange personer er involvert. Psykososialt arb.miljø er bra, men det er viktig å ha fokus på dette likevel. Samarbeid mellom leger/spl. Ved pol.kl. fungerer stort sett greit. Godkjente tilstedelister lenger frem i tid, min 3 måneder Fra sept.-11 til juni -12 har vi hatt en 60 % prosjekt/midlertidig stilling for sykepleier. Dette ble innvilget pga økende aktivitet og

6 kan bistå med flere oppgaver. Forslag til nye oppgaver vil bli utarbeidet. - Tilstrebe tilstedelister for lengre perioder, min. 3 måneder. sterkt fokus på å få ned fristbrudd. Stillingen skal være selvfinansierende. Det er søkt om videreføring av stillingen i 10 mnd. fra aug. -12 til juni -13. og en har fått avslag pgs økonomisk situasjon på BK. Barnepol. Har 6,3 sykepleier stillinger, og er derfor veldig sårbare i forhold til fravær/kurs/permisjoner i sykepleiegruppen. Vi blir mindre fleksible, og det er vanskelig å si ja til nye arbeidsoppgaver. Vi må stadig ta stilling til nye oppgaver, som ønskes tillagt poliklinikken. Sykepleierne har egne konsultasjonstimer med ulike pasient grupper. Lærings- og mestringssenteret ønsker vår deltakelse mer enn vi har kapasitet til. Her kreves planlegging, gjennomføring, og tid til evaluering av kurs/dagssamlinger. Avd.spl. har liten tid til administrasjon og kan ikke delta på alle møter hun blir innkalt til. HMS er eget punkt på hvert Personalmøte vi har månedlig. Her blir også avviksmeldinger fra Synergi referert. Meldekulturen er bedre. Medarbeidersamtaler gjennomføres hver vår. Vernerunde gjennomføres x 1 pr. mnd. Dokumenteres i egen perm.

7 Sjekkliste 6 Inneklima / støy / belysning / lokaler 2 Vanskelig å regulere romtemperatur kald trekk fra vindusventiler Spesielt dårlig ventilasjon fra stellerom som er uten vindu. - Nytt ventilasjonsanlegg på SUS 2 Slitasje og behov for generell oppussing. Sjekkliste 7: Smittevern 2 Uegnet lokaler til håndtering av pasienter med MRSA, Klebsiella og annen smitte Sjekkliste 8: Vold og trusler Drift og vedlikeholds ansvarlig på SUS må få beskjed - Så langt som mulig må pasienter med smitte komme til poliklinikk når de er friskmeldte, evt bruke rom på 3E til disse pasientene. - Følge gjeldende smitte- rutine ved behandling av smittepasienter. Eiendomsavd.. Eiendomsavdelingen Alle Fortsatt vanskelig med jevn temperatur i rom kald trekk fra vindusventiler. Luftkvaliteten må bli bedre. Behov for nytt ventilasjonsanlegg! Spesielt dårlig ventilasjon på stellerommet. Det er fortsatt behov for mer ressurser til renhold. Møte mellom avd.spl. og leder for renhold er avholdt. Forbedrende tiltak er avtalt og vil bli iverksatt. Arbeidet er påbegynt-nytt gulvbelegg i korridor og malte vegger i korridoren er gjort. Flere undersøkelsesrom har fortsatt behov for oppussing. Vansker med behandling av smittepasienter, spesielt MRSApas. ved Allergologisk pol.kl. Vi har ikke egnet rom for smittepasienter. Personalet fikk tilbud om Influensavaksine vinteren. Alle ansatte har tatt obligatorisk e-learningskurs i smittevern. 2 Lett adgang til BP utenifra - Lett adgang til BP utenifra. Sjelden aktuelt med vold/trusselsituasjon. Vi har gått gjennom rutinene for hvordan vi skal opptre, sammen med sikkerhetsansvarlig ved SUS. Kan være tema ved Personalmøter etter behov.

8 Avdeling Barneklinikken, Nyfødtintensiv 3D Prioritering Problemstilling Tiltak Kostnad Ansvarlig Tidsfrist Kommentarer/evaluering Sjekkliste 1: Ergonomi 1 Plassforhold: - Utilstrekkelig areal til å arbeide i gode arbeidsstillinger ved fullt pasientbelegg. - Fysiske plager pga. dårlige arbeidsstillinger ved f.eks. ammeveil. 3 - Lite areal i fht behov for pc`er - For få pc er / data arbeidsplasser. - Behov for bedret kapasitet på pc er 4 - Solavskjerming på seng og isolat mangler (2012). Sjekkliste 2: Psykososialt arbeidsmiljø - Tilføre areal til pasienter ved å ta ibruk kontorer til pasientareal. - Flytte Nyfødtintensiv til lokaler i nærhet av intensiv som ennå ikke er tatt i bruk. - Mer fokus på arbeidsstillinger og bruk av små krakker/stoler med rygg og hjul når man ammeveileder. - Arbeidsplass rundt pc kan utbedres ved å fjerne unødvendige saker og papirer. - Alle må bidra med å holde orden rundt felles dataarbeidsplasser. - Lite pc er tilgjengelig i vaktskiftet. - For få pc er på NASTkontor. - Undersøke med Eiendomsavdelingen Kostnad av ombygging av kontorer til pasientrom. Ledelsen ved Barneklinikken (BK) og 3D Avdelingssykepleier, verneombud Alle ansatte, ledelse ved BK, avd.spl., ass. avd.spl. i samarbeid med HMS-avd. Avd.spl. - Foreldreoppholdsrom er blitt ombygget slik at det kan benyttes til pasienter og foreldre (rom 5). Videre plan er å omgjøre kontorer til pasient og foreldrerom. Det er avhengig av tilførsel av frigjort areal til kontorer (4B). Sekretærrom omgjøres til pasientrom. Det beste alternativet for 3D var å flytte hele avdelingen til ledige lokaler nært intensiv, spesielt mtp barn 0-3 måneder (PICU) - HMS-avd. ved ergoterapeut har gjort vurdering i fht pc`er. Arbeidet med ombygging av «buret» er blitt utført. - Avd.spl. har meldt behov til Eiendomsavd.

9 2 Samarbeid: - Samarbeid/kontakt og kommunikasjon mellom I/I og I/S (2012). 2 Samsvar mellom oppgaver og ressurser - Stadig opplevelse av lite samsvar mellom arbeidsoppgaver og ressurser (2012). Sjekkliste 3: Personalpolitikk - Lite medvirkning og dårlig info (2013). - Konflikthåndtering (2013). - Vanskelig med nattevakter for «seniorer» (2013). Inkluderende arbeidsliv (IK) - Bedre samarbeidet og kommunikasjonen mellom I/I og I/S ved å ha kontinuerlig fokus på god kommunikasjonsamarbeid (2012). - Felles koordinator ( ikke ferdig «utredet» i. - Unngå overbelegg ved tidligst mulig utskrivning av pasienter hjem/»nast», evt. «Pasienthotell» (2012). - Overføre til 4D (2012). - Evt. overføre til andre sykehus (2012). - Leie inn riktig kompetanse ved behov og i størst mulig overenskomst til budsjett (2012). - Øke bemanning i forhold til økende behov, evt. vurdere alternative løsninger i organisering (2012). - Bakvakt dersom akutte situasjoner kan oppstå (2012). - Bedre tilbakemelding fra leder samt mer synlig ledelse (2013). - Bedre seniorpolitikk med færre nattevakter i turnus (2013); avventer resultat/kommentarer til ny grunnturnus er klar (under utarbeidelse våren 2013). Alle ansatte på 3D Barneklinikkens ledelse i samarbeid med avd.ledelse. - Ha dette som tema på personalmøter m.m. - Spesielt sårbart i helger og høytider. - Øke opp bemanning iht. nasjonal plan. Nyfødtintensiv har hatt god avlastning ved flytting av pasienter til 4D. - Dersom mulig; benytte personal ressurser fra 3E og 4D. - Ved spesielle situasjoner; benytte beredskapsvakt. - Barsel beholder flere av de friskeste barna ut fra nye rutiner. - Fått tre eks. midlertidige spl.stillinger i 75 %, fordelt på hver sin helg => økt helgebemanning med 9 personell per vakt. - HMS-kartlegging rundt ansattes situasjon ved 3D v/bht høsten (resultat forelå jan. 2013). - Arbeidsgruppe med fokus på forbedring for ansatte, ut fra kartleggingens resultater (I/I, I/S, undervisningsspl., avd.ledelse, seksjonsoverlege og VO repr., samt HMS-avd. x 1; TV mangler f.t ved 3D.

10 1 God sykefraværsoppfølging, mens tilrettelegging må bedres Sjekkliste 7: Smittevern 1 - For lite areal i forhold til antall pasienter og arbeidsoppgaver. - «Trangboddhet» medfører økt smittefare. - For dårlig isoleringsmuligheter fysisk og personalmessig. - Noe personavhengig hvordan isolering håndteres. - Litt personavhengig hvordan hygieniske prinsipper i fht klokker/ringer til foreldre/besøkende praktiseres (samt øredobber og lengde på negler hos ansatte selv ). - Uønskede hendelser med funn av kanyler og butterfly i barnets omgivelser i stedet for kastet umiddelbart => fare for stikkskade både for barn/foreldre og personell (2013). Evt. flere krakker i fbm. ammeveiledning, dersom slike arbeidsrelaterte belastningsskader. - Videreføre gode hygienerutiner og god informasjon til foreldre om håndhygiene og klokker/ringer. - Unngå overbelegg i den grad det er mulig ved å overflytte pasienter til 4D, tidlig utskrivning hjem/nast. Barsel beholder flere nyfødte på Barsel. - Overvåkningsutstyr som muliggjør at sykere barn kan være hos foreldre på foreldrerom; «sentral». - Ombygging av flere kontorer til pasientforeldrerom. - Mer fokus på hygiene i avdelingen («hygienehjørne» på avd.møte?, info. i ukenytt?) Verdens hygienedag 6/5 info. fra EQS. - Utskrift av hygieniske prinsipper i fht type smitte og isoleringsregime, i sluse på isolat ved isolering (ha laminerte «info.plakater» liggende i perm klart til bruk, som kan desinfiseres etter bruk). - Bevisstgjøre alle ansatte i Avd.leder i samarbeid med ansatte og omvendt Alle ansatte, hygienekontakt, verneombud, avd.- og klinikkledelse. Avdelingsspl tilrettelegger i den grad det er mulig i forhold til drift. - Alle har et ansvar for å gjennomføre god hygiene, informere og påse at foreldre får tilstrekkelig opplæring (2012). - Antall ansatte kan ha innvirkning på optimal hygiene i fht spesielt sårbare pasienter (jf. artikkel fra undersøkelse blant neonatalavdelinger i USA, spesielt for de aller minste/lavest vekt). - En må utbedre lokaler da det vil ta noen år før hovedutbedring starter (2012). - Det er avhengig av at BK får overta 4B`s lokaler. Kontorer kan da bli frigjort til pasientformål. Dette krever ombygging (2012).

11 1 - For lite lagringsplass i nærhet til avdelingen. fht stikk-/smittefare ved uforsiktig håndtering av kanyler/butterfly ved venefloninnleggelse og venøs blodprøvetaking. - Flere bokser tilgjengelig med stikkende/skjærende avfall?. - Kan en bruke annet rom nært 3D? 3 Renhold (2012). Ansatte må holde plassen rundt barnet ryddig slik at renhold kan gjøre rent. Vanskelig å opprettholde tilfredsstillende hygiene pga. kun ett WC/bad til foreldre, fra både 3D og 3E (2012). 2 Garderobeskap til foreldre i korridor inni avdelingen for å unngå at foreldre tar med seg klær og annet inn på I/I, I/S. - Begrense tilgang for foreldre til infeksjonsbarn på 3E (2013). - Har nå gode låserutiner på felles dusj/wc slik at ikke uvedkommende bruker det (egen kode 2012/2013). Innhente kostnad er gjort. Vurdere innkjøp ( innkjøpsstopp f.o.m februar 2013). Avd.- og klinikkledelse (BK) seksjonsledelse Avd.spl.3E og 3D Avd.spl. og klinikkledelse (BK) - Folkehelseinstituttets rapport fra 2009 har konkludert med at uegnet lagringsplass er uheldig i fht smitteutbrudd (2012). - Ansatte og ledere må ha kontinuerlig fokus på dette (2012/2013). - Ønskelig med flere bad/wc, men det krever ombygging i eksisterende lokaler (2012). - Isolatet har fått WC der dekontaminator stod (2012). - Ved spesielle situasjoner benytt hotellrom til foreldre (2012). Ifølge hygienespl og i fbm smitteutbrudd er dette et av forbedringstiltakene. Egne garderobeskap er dyrt og må kjøpes inn gradvis (2012).

12 Avdeling Barneklinikken post 3E Priori Problemstilling Tiltak Kostnad Ansvarlig Tidsfrist Kommentarer/ tering evaluering Sjekkliste 1: Ergonomi 2 Data-arbeidsplasser: Dårlig belysning på vaktrom Rom til Sosionom to PC plasser (ifm utvidet aldersgrense) Sette opp bedre punktbelysning der det er mulig. Bestille pc-punkter Avd spl Problemstillingen videreføres. 2 Arbeidsstillinger: Gamle grindsenger som er tunge å regulere fører til uriktige arbeidsstillinger De nye junior sengene er ikke helt optimale. Formidle behov til sengesentralen Avdelingssykepl. Formidler behov til sengesentralen Fortsatt behov for utskiftning av gamle grindsenger. Databord som kan reguleres til ståhøyde Innhente kostnadsoversikt og evt innkjøp Sjekkliste 2: Psykososialt arbeidsmiljø 2 Opplæring i arbeidet: Opplæring ved nyansettelse Forlenge opplæringsperiode til 2 uker. 5 dager oppl. for nyansatte. Mer systematisk opplæring. Avd. leder signere opplæringsskjema. Arkivere i personalmappe 2 Samsvar oppgaver-ressurser: Fordeling av arbeidsoppgaver iht ressurser: Håndtering av overbelegg og samtidighetssituasjoner - Behov for å øke opp grunnbemanning og utvide avdelingen. - Innleie av ekstravakter ved overbelegg og fravær. - Beredsskapsavtale i høysesong - - Daglige samarbeidsmøter mellom 3E-4D for å utnytte ressursene på best mulig måte. Avd spl og BK ledelse Avd.ledelse-avd spl Opplæring må tilpasses den enkelte i den grad det er mulig. Spesielt vanskelig å være tilstrekkelig bemannet i des-janfebr-mars da det er flest pasienter. Det arbeides med tiltaksplan for pasienttopper. Gjennomgås på personalmøte i god tid før høysesong.

13 - Øke opp stillingsstørrelser til de som ønsker det i «høysesong» - Benytte studentavtaler. Minimum 3 avtaler Sjekkliste 6: Inneklima / støy / belysning / arbeidslokaler 2 Plassforhold: Hull i gulvbelegg og malingsslitt på vaktrom og pauserom. - Renovere vaktrom og pauserom Eiendoms Avd Oppussing som gjenstår: vaktrom/pauserom/lagerrom NB Hovedkorridor Flere pasientrom ifm hevet aldersgrense Gjøre om 304 og 305 til pasientrom Leselamper til de nye veggpanelene Avd. spl Bruke gavepenger? Nytt gulvbelegg på medisinrom Hovedkorridor nedslitte vegger. Oppussing Eiendomsavd. Gulvbelegg på medisinrom har et tjukt belegg av antibiotika kan ikke rengjøres skikkelig Dusjene trenger ifm utvidet aldersgrense. Fjerne 2 badekar (313 og 314) Montere dusjkabinett. - 2 Tungt å kjøre senger og laboratorietraller via dør til onkologisk og poliklinisk del Trenger snoråpner til dører. Ny sengesentral Behov for å endre system for hvor 3E setter sine senger? 2 Medisinrommet er for lite i forhold til behov 2 Mottaksrom: Nye skap med skyvedører Installere elektronisk døråpner Ha et samarbeidsmøte med sengesentral og portører - Mulighet for å bytte medisinrom med lintøyrom? - Innhente vurdering fra apotek. Ca per stk SUS Eiendomsavd. / Avdeling Barneklinikken Avd. spl SUS, Eiendomsavd. Pga økonomiske begrensninger har dette ikke blitt utført. SUS-arealplan arbeider med planer for renovering / oppgradering av sykehuset på lang sikt. Vurdering fra apoteket at rommet er for lite og uegnet. Mye søl av AB i hyller og på gulv - Bestille nytt skap Avd spl Innhente pris på skap.

14 2 Renhold: Behov for renhold etter kl Støy: Høyt støynivå på vaktrom pga høy stemmebruk og for lite rom i forhold til antall ansatte. - Tilførsel av flere renholdstimer - Behov for nedvask av pasientrom og servicerom. Melde behov til renhold. - Påpeke stemmebruk, og ta det opp jevnlig. - Utvidet aldersgrense Bytte legerom til EN sitt kontor SUS/ renhold Avd.spl, ass.avd spl, verneombud Pga kontinuerlig akutt drift har nedvask ikke blitt gjennomført på flere år. Avdelingsspl/ass. avd.spl må melde behov til renhold. Sjekkliste 9: Elektromedisinsk utstyr og maskiner og teknisk utstyr 2 Dokumentasjon opplæring: Mangelfull årlig sertifisering av - Personalet har selv et ansvar for å ha årlig gjennomgang. MTU - Minne personalet på sertifiseringen. Organiseres med faste dager til formålet. Sjekkliste 10 Brannvern 1 Brannøvelse på sengepost: Brannøvelse på post og egenkontroll for alle er ikke gjennomført. Sjekkliste 12: Sikring 2 Låserutiner: Dårlige låserutiner medisinrom Låsbart skap til vesker - Gjennomføre brannøvelser for alle, dvs over flere dager. - Praktisk brannøvelse x1 pr år - Nyansatte praktisk brannkurs -Oppfordre alle til å låse. -Kortlås - Behov for 10 til 15 små skap Kostnad kortlås: Ca ? Kostnad skap Avd spl, ass avd spl, Fagutviklingsspl MTU ansvarlig spl Brannansvarlig og verneombud på post. Evt bruke studiedager til formålet. - Levere dokument med dato for utført gjennomgang av MTU x1 pr år til Avd. spl 3E har gode rutiner ved at alle går igjennom skjema. Kontakte sikkerhetsansvarlig. Bruke i størst mulig utsktrekning garderobeskap.

15 Avdeling Barneklinikken, post 4D Priori tering Sjekkliste 1: Ergonomi 2 Arbeidsplass, arbeidsutstyr og inventar: Dårlige data arbeidsplasser. Arealet på vaktrommet er for lite ift behov for pc`er Problemstilling Tiltak Kostnad Ansvarlig Tidsfrist Kommentarer/ evaluering - På lengre sikt: Utbedring iht SUS arealplanlegging. Kostnad av ombygging På lengre sikt skal arealer utbedres iht SUS arealplan. Sjekkliste 2: Psykososialt arbeidsmiljø 1 Organisatoriske forhold: Opplæring i arbeidet / faglig - Ønske om 2 uker opplæring v/nyansettelser. oppdatering / utvikling - Vurdere den enkeltes behov, alltid «en bak» de første månedene - Sjekkliste - Vurdere behov for eksterne og interne kurs, ut ifra den ansattes og avdelingens behov 2 Ergonomi-plassforhold: Åpent vaktrom vanskeliggjør overholdelse av taushetsplikt og fører til støy. 2 Samsvar mellom oppgaver og ressurser: Økende arbeidspress som en følge av for lav bemanning ift arbeidsmengde / komplekse pasienter og i perioder høyt sykefravær - Avstenging av vaktrom fra korridor med skyvedør - Bevisst holdning til hva som diskuteres på vaktrom - Fokus på stemmevolum - Fortsatt behov for innleie av personell pga krevende pasient kategorier - Fortsatt for lav grunnbemanning på natt og i helg. Midlertidig forsøk med øket bemanning på natt, 3 X Kostnad av opplæringsvakter Kostnad av ombygging Kostnad variabel lønn (EFO lønn) Avd spl, ass avd spl fagutviklingsspl Avdelingsledelse BK/ SUS, Eiendomsavd. Alle ansatte har ansvar for overholdelse av taushetsplikt BK leder Gruppen Avd spl Ass avd spl Verneombud kollegastøtte Det må vurderes etter hvilke kunnskaper, erfaring og ferdigheter den ansatte har.4d har gode rutiner på opplæring og sjekkliste følges. Den enkelte arbeidstaker har også et eget ansvar for å sette seg inn i arbeidet, og formidle behov for opplæringsemner. Vurdere behov og mulighet for kurs etter drift og økonomi. Planlagte sensitive samtaler må tas på kontorer / pasientrom Oppfordre legene til å gjennomføre gjennomgang av pasientene på pausevaktrommet Det er vanskelig å dekke kostnad av ombygging innenfor eget budsjett.? -Fokus på arbeidsmiljø, -Arbeide videre med personalressurser slik at arbeidsoppgaver står i forhold til de ressurser en har. Kontinuerlig fokus på

16 - fører til dyr innleie av personell med overtid/ forskyvninger for eget personale - ekstra belastning for sykepleiere med økende antall komplekse pasienter 50% nattevaktstillinger, fra januar -13 t.o.m. 18.august Omgjøring av hjelpepleierstilling til sykepleierstilling ved naturlig avgang- i henhold til kompetanseplan - Ved overbelegg samarbeide med de andre seksjonene på BK for å fordele ressursene best mulig. nødvendighet av innleie versus pasientbelegg ved fravær/ komplekse pasienter Sjekkliste 6: Inneklima / støy / belysning / arbeidslokaler 2 Arbeidsplass: Pasientrommene er for små til pasient og foreldreseng. Dette vanskeliggjør ergonomisk riktige arbeidsstillinger. - Utbedring av arealer SUS-arealplan arbeider med planer for renovering / oppgradering av sykehuset på lang sikt. 2 Dårlig ventilasjon - Krever utbedring av SUS ventilasjonsanlegg 2 Lite og trangt pauserom Mulighet for utbedring av arealer? - Evt ombygging 2 For lite medisinrom. Ta i bruk nærliggende rom til medisinrom? Kostnad av ombygging Kostnad av ombygging Avd ledelse Eiendomsavd. / SUS Det er utført vurdering av ventilasjonen. Ventilasjonen kan ikke utbedres med eksisterende anlegg. Det er vanskelig med dagens arealer. Mulighet for utbygging på terrasse eller ta areal fra nærliggende rom. På lengre sikt SUS arealplan 2 Rengjøring: Manglende hovedrengjøring Sjekkliste 10: Brannvern Sjekkliste 12: Sikring - Ønskelig med en hovedrengjøring pr. år - Alle holder orden rundt pasienten og oppfordrer foreldre til det samme for å lette renholdet rundt pasienten.

17 1 Dårlige låserutiner medisinrom -Ønske om kortlås har blitt fremmet -Ta opp problemstillingen på personalmøter og oppfordre alle til å låse. Kostnad kortlås: Ca ? Avdelingsledelse Forespørsel er sendt til sikkerhetsansvarlig mai mai 2013 RISIKOVURDERING I FORBINDELSE MED HMS-KARTLEGGING VED AVDELING BARNEKLINIKKEN JUNI 2013

18 Hensikt: Kartlegge arbeidsmiljøet for å få bedre kunnskap om hvor en skal sette inn forbedringstiltak. HMS - handlingsplan 2013/2014 er også handlingsplan for denne risikovurderingen. Kritiske suksessfaktorer Hele BK (Avdeling Barneklinikken): Samsvar mellom oppgaver og ressurser. Tilstrekkelig ressursoverføring i forbindelse med heving av aldersgrensen. Faktorer/forhold som hindrer suksess Pasientbehandlingen har med årene blitt mer avansert og krevende. En har ikke fått økt opp grunn bemanningen ift faktiske behov. Dette gjelder for alle seksjonene. Rammebudsjettet er for lavt til å øke opp antall stillinger etter faktiske behov. Kortfattet oppsummering av nåsituasjonen ift faktorer/forhold som hindrer suksess For lav grunnbemanning til å håndtere høyt pasientbelegg/avansert behandling på sengepostene. Økende poliklinisk virksomhet og behov for tilførsel av sykepleiere. Ofte samtidighetskonflikter, spesielt ift ø.hj. pasienter. Sannsynlighet (1-5) Konsekvens (1-5) Risiko Grønn Gul Rød 4 3 x Hele BK Tilstrekkelig areal ift antall pasienter og arbeidsoppgaver. Overføring av 4B og noen rom på 4A, samt kontorer i adm bygget vil forbedre situasjonen. Hele BK Tilførsel av areal er tilstrekkelig ift heving av aldersgrensen og behov det medfører Hele BK: Vedlikehold av lokaler Antall innleggelser er hovedsakelig øh pasienter. Det oppstår hyppig pasienttopper. Dagens lokaler er for små og til dels uhensiktsmessig ift dagens behov for behandlingsmetoder og behov for sanitære forhold. 4B er vanskelig å renovere til dagens standard. En vil derfor flytte skolen og bygge om skolens nåværende lokaler til pasientareal. Eiendomsavdelingen har for lite ressurser til generelt vedlikehold. Medfører trangboddhet på NyfødtIntensiv som igjen gir økt risiko for smitteutbrudd. Akutt-onkologisk seksjon har ved pasienttopper vansker med å isolere etter hygieniske retningslinjer. Vanskelig å ha tilfredsstillende sanitærforhold til pasienter. Mangler samtalerom, stellerom / ammerom, undervisningsrom med mer. Planlegger å utbedre skolens lokaler og kontorer i 3 etg. til pasientareal. Arbeidet er påbegynt, men fortsatt gjenstår en del. 3 4 x 4 3 x Hele BK: Tilfredsstillende og tilstrekkelig dataarbeidsplasser ifm økende bruk av dataverktøy. Hele BK: Akseptabel arbeidsro på felles arbeidsrom For små arbeidsvaktrom for tilstrekkelig og tilfredsstillende pcarbeidsplasser. For få PC-er Ikke tilpassede arbeidsplasser Høyt støynivå på arbeidsvaktrommene, barnepol.- Økende behov for dokumentasjon i nye elektroniske programmer, Det økende behovet for flere pc`er har medført at en har plassert pc`er for tett og arbeidsplassene har blitt dårlig utformet. En har tatt i bruk 305 til arbeidsrom for leger på 3E. Det foreligger en plan for dette ifm tilførsel av areal ifm heving av aldersgrensen. En del støy i forbindelse med telefoner, alarmer fra ringeklokker og drøftinger med mer. 4 3 x 4 3 x

19 Hele BK: Tilfredsstillende rengjøring som bidrar til redusert risiko for smitte. Hele BK Det totale sykefraværet er under 6 %. Individuell tilrettelegging for gravide, seniorer og andre med nedsatt arbeidsevne. Hele BK: Tilfredsstillende luftkvalitet og temperaturregulering Hele BK: God opplæring og mulighet for faglig utvikling. NyfødtIntensiv Tilstrekkelig areal rundt den enkelte pasient og behov for utstyrsplass. Areal ut fra normtall (Nasjonal plan for nyfødtmedisin utgitt i 2001 Statens helsetilsyn) 18 m 2 til intensiv seng, 12 m 2 til intermediærseng og pleieseng 8 m 2. og i henhold til plantall og demografisk utvikling NyfødtIntensiv Garderobeskap til foreldre av hygiensiske årsaker / smittevern Akutt- og onkologisk seksjon 3E: Elektronisk døråpner til onkologisk og poliklinisk del. Akutt- og onkologisk seksjon 3E og Generell barnemedisinsk seksjon, 4D: Størrelsen på medisinrom er i samsvar med behov. Generell barnemedisinsk seksjon 4D: Vaktrom er oppgradert slik at taushetsplikt kan overholdes på en god måte For lite ressurser i renholdsavd. Oppussingsarbeidet er påbegynt, men fortsatt gjenstår noe. Små og trange lokaler vanskeliggjør rengjøring. For lite ressurser til å gjennomføre ønskelige tilretteleggingstiltak og god seniorpolitikk. Gammelt ventilasjonsanlegg Lite kursmidler på BK For lite areal på sengestuene til antall pasienter og i forhold til plantall. Få foreldrerom Utilstrekkelig lagringsplass Har kun et bad/wc til foreldre, som også deles med 3E BK har ikke økonomiske midler til innkjøp av garderobeskap til foreldre. To dører som mangler dørpumpe / elektronikk. Nåværende rom er for lite Åpent vaktrom hindrer overholdelse av taushetsplikt. Ønskelig å sette inn dør. Behov for renhold etter kl 1800 på 3E som har akutte innleggelser hele døgnet og er en infeksjonspost. Behov for utvask og boning av gulver. For lite personell til å kunne tilrettelegge for den enkelte. To seksjoner har tilrettelagte stillinger i turnus på åremål for personell som har behov. Vanskelig å oppnå god luftkvalitet med dagens ventilasjonsanlegg. Mulighet for eksterne kurs er begrenset pga økonomi. (Alle seksjonene har sjekklister og nyansatt opplæring satt i system) Ved høyt pasientbelegg oppstår trangboddhet og risiko for smitteutbrudd. Bruke foreldreoppholdsrom til pasient-foreldre til de friskeste barna. Skriver barna ut til NAST Foreldre tar med seg klær og vesker inn i avdelingen. Tungt å holde døren åpen samtidig som senger skal transporteres via denne døren. Kan medføre at dør mellom infeksjonskorridor og onkologisk korridor står åpen. Det er behov for at flere kan blande medisiner samtidig da en stor andel pasienter skal ha medisiner ila døgnet. Mulighet for utvidelse er vanskelig innenfor gitte lokaler. Fortsatt åpent vaktrom For stor kostnad til at en kan dekke dette av eget budsjett. 4 3 x 4 3 x 2 3 x 3 2 x 4 4 x 3 3 x 3 2 x x

20 Leger Tilstrekkelig kontorer til leger Avdeling Barneklinikken har ikke nok kontorer til leger. LIS leger har dårlig arbeidsrom. Behov for flere kontorer er meldt. 3 2 x Leger: Arbeidsrom til leger på 4D og 3D er tilfredsstillende mtp talegjenkjenning. Leger: Lege-arbeidsvaktrom i 3. etg har tilfredsstillende sovemuligheter for bakvakt og tertiærvakt For lite areal Kostnad av oppussing. Utbedring i forbindelse med heving av aldergrensen og overtakelse av 4B. Fortsatt vurderes kostnad opp mot økonomiske muligheter. Benytte rom på pasienthotell? 4 2 x

21 HMS HANDLINGSPLAN TIL INTERN SERVICE, FOR 2013 Hele Avdeling Barneklinikken 1 Behov for oppussing-maling av vegger, nytt gulvbelegg på vaktrom og lagerrom på 3E, 4D, BP. Utbedring av lys i tak. 3D 1 Behov for ombygging av kontorer til foreldre-pasientrom i korridor mot 3E Dette er avhengig av at en får flytte kontorer til 4B. Det trengs flere dusj og WC ifm omgjøring av kontorer til pasientareal. 1 Behov for små låsbare garderobeskap til foreldre i korridor Barnepoliklinikken 1 Ergonomi/belysning: Dårlig belysning på legekontorene på barnepoliklinikken, korridor /venterom. Arbeid er påbegynt. Fortsatt gjenstår vaktrom, legekontorer Barnepol, lagerrom Planleggingsarbeidet er påbegynt med Eiendomsavdelingen. Melde behov til Eiendomsavd. Utbedring ved tilførsel av 4B og noen rom på 4A. SUS vedlikeholds budsjett? SUS, Eiendomsavd. Avdelingssykepleier 1 Oppussing av legekontorer Behovsmelding til Eiendomsavd. ««1 Ombygging av legekontor med forværelse til et stort rom for tverrfaglig undersøkelsesrom Behovsmelding til Eiendomsavdelingen 1 For lite areal ift eksisterende og kommende behov når det gjelder pasientmengde Behov for stort rom til dagbehandlingspasienter Behov for stellerom, ammerom samtalerom 4D 1 Åpent vaktrom vanskeliggjør overholdelse av taushetsplikt. Trenger - Ta i bruk kontorer som ikke brukes til pasienter til pasientbruk. Administrativt personell får kontorer andre steder mulighet for flere kontorer i brakke? - Mulighet for avstengning av vaktrom med skyvedør og Kr Avd.spl/ Seksjons overlege/ Overspl/ Divisjonsdirektør. SUS ledelse BK ledelse SUS Eiendomsavd. SUS arealplangruppe arbeider med langsiktig plan for oppgradering av hele sykehuset på Våland. I forbindelse med smitteutbrudd ved Klebsiella ESBL i 2009 ble arealsituasjonen påpekt. Noen forbedringer ble utført da foreldreoppholdsrom kan benyttes for de friskeste barna. På sikt kan kontorareal bli omgjort til foreldre-pasientrom. Det er også i tråd med mor-barn vennlig avdeling. Det er en smitterosiko ved at foreldre tar med seg «alt» inn i avdelingen når de er sammen med barnet.? Det vil i framtida bli et økt behov for poliklinisk virksomhet og arealet er allerede for lite. Dette har ført til økende poliklinisk virksomhet på seksjon 3E og 4D. Flere av pasientene på 4D burde bli tatt på barnepoliklinikken. Barneekspedisjon og to kontorer kunne blitt brukt til pasienter, men da må administrativt personell få andre lokaler.

22 dør. 2 Behov for kortlås på dør til medisinsrom. Hyppig bruk av medisinrom og vansker med låserutiner 3E 2 Vanskelig å holde dør til medisinrom låst pga hyppig bruk- kortlås? 2 Ombygging: Flytte medisinrom til lintøyrom og lintøy til medisinrom. 1 Snoråpner til dør i korridor til onkologisk og poliklinisk del vegg? - Kortlås / kodelås? Kr Er meldt til sikkerhetsansvarlig -Ønske om å få kortlås har blitt fremmet 1 Nytt gulvbelegg på vaktrom Hull i gulvbelegget. 1 Mangler leselamper i veggpanel over sengene. Kostnad kortlås: Ca arbeid Krever ombygging, flytte dør til korr fra medisinrom. Installere elektronisk døråpnere Ca per stk SUS Eiendomsavd./ Avdeling Barneklinikken Avd spl melder behov til sikkerhetsansvarlig 22 BK har for lite budsjett til å ta denne kostnaden. Tungt å kjøre senger / laboratorietraller via dør til onkologisk og poliklinisk del. Innkjøp fra eiendomsavdelingen Kostnad? eiendomsavdelingen Dette er nødvendig for å kunne gi medisinser til barn på nattestid. Vandskelig å holde lommelykt og samtidig gi medisiner.