Planlegging av åpne kontorlandskap

Transkript

1 Planlegging av åpne kontorlandskap Abstract Rapporten Öppna kontorslandskap vid Sogn Arena ble presentert på AMUmøte 6. Juni 2011, og arbeidsgruppen fikk da i oppdrag å utforme tiltak basert på resultatene i rapporten. Arbeidet tar utgangspunkt i spørsmålet: Hva må vi vi gjøre for å få et bra kontorlandskap? Resultatene fra undersøkelsen Öppna kontorslandskap vid Sogn Arena, er inkludert sammen med synspunkter og forslag som har kommet fram i forbindelse med presentasjonen av rapporten. I tillegg til AMU er rapporten presentert for alle ansatte på Sogn Arena som har deltatt i undersøkelsen. Forslagene er diskutert i arbeidsgruppen. Innledningsvis blir det henvist til aktuelle lover og forskrifter. Dernest er det satt opp en enklere beskrivelse/ sjekkliste basert på innkomne forslag og resultatene fra undersøkelsen. Avslutningsvis listes opp de rådene som arbeidsgruppen har mottatt under arbeidets gang, og som arbeidsgruppen har vurdert at det er viktig å få fram. Arbeidsgruppen håper at dokumentet/sjekklisten skal være en hjelp i planleggingsprosessen ved prosjektering av åpne kontorlandskap i forbindelse med både om- og nybygging. I arbeidsgruppen for åpne kontorlandskap har inngått representanter fra ØPA, OPA (BHT, HMS-stab, ledergruppen), det medisinske fakultetet, verneombud og hovedverneombud samt faglige organisasjoner. Projektleder er Elin Olaug Rosvold med projektsamordner Kristina Lundh. Begge fra Enhet for BHT Universitetet i Oslo Enhet for BHT/KrLundh

2 2 (5) Arbeidsmiljøer i åpne kontorlandskap Universitetet i Oslo (UiO) har, og planlegger fremtidige kontorlandskap. Erfaringene viser at det er behov for en enkel beskrivelse/sjekkliste som hjelpmiddel for å kunne planlegge/prosjektere best mulig med utgangspunkt i Arbeidsmiljøloven, Arbeidstilsynets foreskrifter og veiledninger og baset på de erfaringene en allerede har. Rapporten Öppna kontorslandskap vid Sogn Arena ble presentert på AMUmøte 6. Juni 2011 og arbeidsgruppen fikk da i oppdrag å utforme tiltak basert på resultatene i rapporten. Det videre arbeidet er blitt utført av arbeidsgruppen for åpent kontorlandskap som består av: Hans Mossin, Regnskap, Berndt Fjeldberg, Lønn, Jacob Landsvik, Innkjøp, Björn Hol, Medisinsk fakultet, Hege Lynne, Hovedverneombud, Vigdis Ronnestad, Lønn, Ruth Karin Lødding, Renskap, Siri Høgseth, NTL, Ole Martin Nodenes, Parat, Liv Norderud, Elin Olaug Rosvold og Kristina Lundh alle tre fra BHT. Det har vært viktig å inkludere representanter for de ansatte, verneombud, tillitsvalgte og ansatte fra BHT/HMS i planleggingen/prosjekteringen av fremtidige åpne kontorlandskap. I henhold til arbeidsmiljøloven (AML) 1-1 (a,b og e) og 6-2 skal verneombud og tillitsvalgte tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet. De skal være involvert i beslutninger om utplassering av folk og utstyr/fasiliteter som trengs for hver enkelt. Før beslutningene fattes bør det tas hensyn til de oppgavene som arbeidstakerne har, samt helsemessige forhold. Arbeidsgruppen for Åpent kontorlandskap anbefaler at det gjennomføres en analyse av de ansattes arbeidsplasser (ledere og ansatte) før beslutningene fattes. Hvor mange ekstra rom, møterom, stillerom og cellekontorer mm er det behov for, og hvor er det hensiktsmessig å plassere de andre elementene som er tatt inn i diskusjonen og beslutningene? Det bør også tas ekstra hensyn til dem som kommer til å ha sin arbeidsplass nær pauserom, toaletter, fellesområder mm. Er det mulig å avskjerme, eller bygge rom med dører? Ulike behov for ulike individer - inkluder de ansatte tidlig i prosessen, det er vanskeligere å gjøre endringer senere. For mange ansatte vil det å flytte til åpent kontorlandskap bli en endringsprosess.

3 3 (5) Det er hensiktsmessig å diskutere kjøreregler, planlegge og følge opp, flere ganger før flyttingen. Det er spesielt viktig å planlegge et oppfølgingsmøte kort tid etter at de ansatte har begynt å jobbe i åpent kontorlandskap, slik at nødvendige endringer kan foretas umiddelbart. De lover, forskrifter og veiledninger arbeidsgruppen anbefaler å følge i planleggingen, og som sjekklisten er basert på, er: Arbeidsmiljøloven (AML) kapitel angir fysiske og psykososiale krav samt medvirkning fra de ansatte. Særskilt AML 4-2 punkt 1 fokuserer på ansattes medvirkning i planlegging og gjennomføring av arbeidet. Punkt 2 fokuserer på utformingen av den enkeltes arbeidsplass. Også i Arbeidstilsynets skriv om ergonomi bemerkes at arbeidstakeren skal Ta kroppens signaler på alvor. Vær særlig forsiktig med tunge løft, ensformig arbeid og tidspress. Si ifra til arbeidsgiver og be om tilrettelegging ved behov. ( ) FOR nr 170: "Norsk Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler" angir i 3-7 hvordan lokalene bør være dimensjonert, utformet og utstyrt. 3-8 behandler forutsetningene for lys, klima, ventilasjon og støy mm. Hvordan arbeidsplassen skal utformes er avhengig av virksomheten og de ansattes behov. Lokalene bør imidlertid utformes slik at de ansatte klarer å arbeide konsentrert og hindre sjenerende støy og lys. De ansatte skal ha tilgang til pause-og hvilerom. FOR no 170 Forskrift om arbeidsplasser og arbiedslokaler. 10 angir at: Allmennbelysning og plassbelysning skal sikre tilstrekkelig belysning og passende kontrast mellom skjerm og omgivelser. I Norsk forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler" nr heter det: "Allmennbelysning og plassbelysning skal sikre tilstrekkelig belysning og passende kontrast mellom skjerm og omgivelser. Plassbelysningen bør være regulerbar slik at reflekser i skjermen unngås, og kunne tilpasses bruker. Allmennbelysningen kan med fordel være indirekte (opplys) for å unngå reflekspoblemer Med riktig utformete lokaler, arbeidsplasser /-stasjoner og lysarmatur kan en eliminere risikoen for synsforstyrrelser som blending og refleksjoner på dataskjermen. FOR no 456 Vern mot støy på arbeidsplassen, angir at systematisk forebygging mot støy skal inngå i arbeidet/planleggingen og i 5 fremheves at:

4 4 (5) Arbeidet skal planlegges og gjennomføres på en slik måte at arbeidstakerne beskyttes mot støy og slik at støybelastningen søkes redusert til lavest mulig nivå Ved åpne planløsninger kan lydforstyrrelser forekomme. De kan elimineres eller reduseres ved hjelp av lyddempende tiltak og materialer. Støy er en stressfaktor som kan føre til muskel- og skjelettplager. Høye lydnivåer kan også føre til at en ubevisst hever stemmen, det kan føre til hals- og stemmelidelser. Tiltaksog grenseverdier er angitt i forskriften. Arbeidssgruppens tolkning er at lokalene skal væra hensiktsmessig utformet, og innredet med tanke på arbeidsoppgaver, lydegenskaper og støykilder. FOR nr 170 og "Veiledning om klima og luftkvalitet arbeidsplassen" no 444 (mars ) og "Norsk Forskrift om arbeidsplasser og arbiedslokaler." Fastsetter regler om inneklima (ventilasjon, og lufttemperatur). Her oppgis blant annet at temperaturen bør være 22 grader eller lavere for å redusere oppfatningen av tørr luft. Vær oppmerksom på at datautstyr og andre maskiner bidrar til oppvarming av lokalene. FOR no 1259 Forskrift om arbeid ved dataskjerm og Veiledning om arbeid ved dataskjerm indikerer målet verdi for avstanden mellom kroppen og skjermen. For arbeid ved en dataskjerm angis cm og ved bruk av flere skjermer er det krav om lengre avstand. Videre oppgis at datautstyret skal være kvalitetssikret og fremme gode arbeidsstillinger. Retningslinjene som angis for datamus, moustrapper og tastatur er: Å kunne arbeide med avslappet hånd, med rett håndledd, og liten fingerbelastning. Andre retningslinjer er at utstyret ikke skal blende eller gi reflekser. Dataskjermen bør være innstillbar i høyden for å kunne indivdtilpasses. Den bør være flat og ha lavt energifor bruk samt avgi minst mulig varme og elektromagnetisk felt. I forskriften kan en også lese om arbeidsgivers plikt til å sørge for at arbeidstakerne får nødvendig kunnskap om hvordan utstyret/hjelpemidlene fungerer og skal brukes. Dette inkluderer arbeidsteknikk, samt konsekvenser og risiko ved feil bruk. F.eks. ved valg av programvare skal det tas hensyn til individets kognitive evne, dvs. at programmet er enkelt å bruke og forstå. Et annet eksempel er at møblenes funksjoner skal være kjent.

5 5 (5) Arbeidsgruppen for åpne kontorlandskap anbefaler at møbler og utstyr skal kunne brukes og tilpasses flere personer, og gi variasjon i arbeidsstillinger Med lett justerbare møbler, motoriserte høydejusterbare skrivebord og gassdrevne kontorstoler, får enkeltpersoner muligheter til å skifte ofte mellom stående og sittende arbeidsstilling. Arbeidsbordet skal gi rom for dataskjerm, tastatur, annet utstyr samt rom for hender og underarmer. Dybden på arbeidsbordet er avhengig av antall skjermer som brukes for oppgavene. Sjekkliste - Kontormiljø i åpne kontorlandskap Under planleggingen: Involver ansatte tidlig i prosessen, det er ofte vanskelig å gjøre endringer senere. Arbeidsoppgaver Valg av arbeidsplass/-stasjon bør være basert på arbeidsoppgavenes art (konfidensielt /konsentrasjonsarbeide) og ut fra personens helse. Analyse av den enkeltes oppgaver bør gjøres av leder sammen med arbeidstaker. Forslag til spørsmål: Regelmessig konsentrasjonsarbeid? Konfidensielt arbeid? Mange telefonsamtaler? Ofte kontakt med kolleger i løpet av dagen? Gjentatte samtaler mellom kolleger kan være forstyrrende for dem som sitter i nærheten. Er det spesielle behov, f.eks. mottakelighet for forstyrrelser fra personer som beveger seg rundt eller snakker i nærheten? Individuell helse? For eksempel syns- eller hørselsproblemer. Høye samtaler eller ekstra sterkt lys kan forstyrre de kollegene som sitter ved siden av. Er stillerommet i nærheten og lett å gå til, for eksempel ved konsentrasjonsarbeid? Har stillerommet nødvendig teknisk utstyr for konsentrasjonsarbeid? Har stillerommet telefon? Trådløst nettverk? Bidrar til at en kan bruke sin laptop. Er stillerommet godt nok lydisolert? I tillegg til at samtalen kan høres, så kan du samtaler med høy lyd forstyrre kollegene utenfor, hvis ikke isolasjonen er god nok. Størrelsen på det åpne kontorlandskapet.

6 6 (5) Hvordan bør inndelingen være? Er det tilstrekkelig avstand mellom arbeidsplassene? Anbefalte dimensjoner er m2 brutto pr ansatt, inkludert møterom, stillerom, garderobe og toalett. Spesialrom, hvilerom og fellesarealer er ikke inkludert. Rømmingsveier skal være 120 cm brede, og skal ikke være møblert. Hvordan skal møblene være? o Hvordan plassere bord og stoler? o Hvor plassere hyller, pulter og skap? Trekk-ut skap kan brukes til skjerming. NB! Ta hensyn til dem som kommer til å ha sin arbetsplass nær pauserom, toaletter og andre fellesarealer? Er det mulig å skjerme av eller bygge rom med dør? Cellekontor/Stillerom/Møterom mm. Hvor mange rom skal det være? Bestemmes etter antall ansatte og deres arbeidsoppgaver. Hvor plassere møterommene? I nærheten av resepsjonen for å unngå forstyrrelser i det åpne kontorlandskapet. Hvordan kan en reservere/bestille møterom, stillerom mm? o Direkte via et elektronisk system? o Via resepsjonisten? Hvor er den beste plasseringen av lageret? Lageret bør være plassert nær arbeidsplassene. Et eget rom eller egne garderobeskap bør være tilgjengelig for dem som ofte er ute på oppdrag og har med seg materiell som skal oppbevares innlåst i et egnet område hvor kolleger ikke blir forstyrret av trafikken til og fra. Hvor plassere bibliotek, arkiv, lese- og samtaleplasser? o Skal de være bare for ansatte eller - o kan de benyttes av besøkende også? Egnet plassering er i nærheten av resepsjonen, for å unngå en masse gjennomgangstrafikk i det åpne kontorlandskapet. Pauseområde/-rom, garderobe og toalett, hvor skal de plasseres? Hvis de også skal kunne benyttes av gjester/besøkende bør de plasseres i nærheten av resepsjonen. Innredning. Regulerbare møbler: o Elektriske hev- og senkbord med sitteplasser for en skjerm/to skjermer/flere skjermer. tillbehør: kabelkanal, PC-holder, søppelbøtte og penneholder. o Kontorstol med gassdrift lett å regulere. Oppbevaring og avlastningsplass: o o Skap Hyller låsbart og brannsikkert for oppbevaring av konfidensielle saker. låsbart for oppbevaring av private saker. Eventuelt skap med uttrekkbare hyller (avskjermet funksjon).

7 7 (5) Elektriske hev- og senkbord er standard slik at arbeidsplassene kan tilpasses flere brukere. Stolene skal være lette å regulere og passe til det høydejusterbare arbeidsbordet, slik at det er enkelt å variere arbeidsstillingen. Arbeidsoppgavene bør være styrende for valg av bord. Ved bruk av to eller flere dataskjermer samtidig er det behov for et dypere bord. Dybden bør da være 1,00 og lengden 1,80 m eller mer. Tilbehør til arbeidsbordene skal være standardutvalg, som ikke hindrer høydejustering av bordet. Hyller til litteratur og avlastningsplass / oppvaring av arbeidsmateriell, fungerer også som støydempere. I et åpent kontorlandskap er det et krav at konfidensielle dokumenter kan lagres sikkert/ forsvarlig og kunne låses inn. Låsbare rum eller skap som også er brannsikre anbefales for lagring av sensitivt materiale. Innredningen må planlegges slik at arbeidstakerne forstyrres minst mulig av bevegelser/trafikk fra miljøet omkring. Belysning/kontrast lys / refleks Hvor plassere den generelle belysningen? Plassering av den generelle belysningen bør gjøres etter at det er bestemt hvor de enkelte arbeidsplassene skal plasseres/monteres. Er det behov for belysning på skrivebordet? Ekstra belysning anbefales for mørkere årstider og ved presisjonsarbeid. NB! I Norsk lyskulturs Luxtabell anbefales at den generelle belysningen er 300 lux og for kontorarbeid 500 lux. Spørsmål som må vurderes: Er det risiko for blending fra vinduene? Er det risiko for gjenskinn/refleks på dataskjermen? Kilden kan være bak individets rygg, fra en 45 vinkel fra vinduet (i runde / vinklete rom kan også andre gradetall oppstå), men også refleksjoner fra speil, fotografier, malerier mm. Er det risiko for kontrastblendning?. F.eks. om skjermen er plassert foran vinduet.

8 8 (5) Innemiljø. Hvor plassere teknisk utstyr? I et rom med dører - det er å foretrekke for å redusere forstyrrelser. o Er det mulig å avskjerme teknisk utstyr eller o å bygge et rom? Kan temperaturen reguleres? Noen maskiner avgir varme. Mange maskiner som avgir varme fører til at dørene blir stående på vidt gap, med økt risiko for at de som sitter i nærheten blir forstyrret. Valg av materialer Er det risiko for støy? Støy kommer fra mange mennesker som beveger seg i rommet og prater med hverandre. Er det støydempende materialer i / på tak / vegger? Er det støydempende materialer i bord- og gulvskjermbrett? Ved å bruke støydempende materialer kan støyen reduseres. NB! Glass i skjermer og vegger kan i stedet gi motsatt effekt. Tekniske hjelpemidler. Trådløse telefoner? Bruk av trådløse telefoner bidrar til at stemmenivået kan senkes. Headset? Ved samtaler med bruk av headset blir stemmenivået ofte lavere. Trådløst nettverk? Laptop kan lettere tas med til et stillerom under en telefonsamtale. Hvor plasseres kontorteknisk utstyr? I et rom med dører / en avskjermet del av rommet. Har maskinene lavt støynivå? Når du kjøper nye maskiner sjekk om det finnes maskiner med lavere lydnivå. Hvor mange stikkontakter trengs ved hver arbeidsstasjon? Det er behov for et stort antall stikkontakter for å lade telefoner, laptop, til lamper, skriver mm. Gangsoner. Hvordan skal gjennomgangstrafikken foregå? Rømmingsveier skal være 120 cm brede, og skal ikke være innredet for å unngå hindringer ved brann og annet. Vil besøkende også bruke disse veiene/gjennomgangene? Selve det åpne kontorlandskapet bør plasseres vekk fra fellesområder for å redusere muligheten for støy / forstyrrelser. Brannsikkerhet mm. Tydelige markeringer / skilting er viktig i store områder og skiltene bør plasseres i forskjellige høyder, avhengig av behov. Er det skilting o i ståhøyde (for gående) o i sittehøyde (for rullestolbrukere) Er det brannsikkert materiale i: o møbler

9 9 (5) o o utstyr tekstiler. Med brannhemmende materialer antennes ikke stoffet så lett. Råd - anbefalinger Tidlig gjennomgang av kjøreregler, angående rengjøring / rydding, samtaler med kolleger, telefoner mm. Oppfølging bør skje flere ganger, før og etter innflytting til det åpne kontorlandskapet. Et oppfølgingsmøte bør planleggesog gjennomføres kort tid etter at de ansatte har flyttet inn i det åpne kontorlandskapet, slik at eventuelt bytte av arbeidsplasser/-stasjoner kan skje raskt. Etter noen ukers arbeid oppdages ofte fordelene og ulempene (f.eks. konfidensielle oppgaver/forstyrrelser fra gjennomgangstrafikk mm) med åpent kontorlandskap og hvilke jobber som er mest sårbare for støy. Arbeidsplasser / -stasjoner bør også senere kunne byttes ved endring av arbeidsoppgaver eller ved personlige behov. Alle ansatte bør være klar over at etter vurdering/omrokkeringer, kan arbeidsplassene bli flyttet på i det åpne kontorlandskapet. Reservasjon av møterom forenkles ved booking på forhånd, f. eks. en fast dag i uken. Alternativet er en fordeling av stille- og møterommene mellom de ulike avdelingene/enhetene i det åpnet kontorlandskapet. De spontane samtalene mm kan i det tilfellet bli henvist til ett eller flere egnede rom. Et annet alternativ er å dele de ansatte i det åpne kontorlandskapet inn i en stille og en mindre stille gruppe, avhengig av arbeidsoppgavene. I det tilfellet bør skillet mellom de to gruppene markeres med avskjerming med lyddempende skillevegger o.l. dette bør eventuelt være med tidlig i planleggingen. I Universell utforming (UU) er det beskrevet at lokalene skal være utformet slik at alle personer skal kunne delta på like vilkår i møter mm. Basert på UU bør fellesarealene ha møbler som også passer for personer med fysiske funksjonshemminger. Møblene, som oftes stolene, bør være justerbare i ulike høyder og av forskjellige materialer, f.eks. for personer med hofte-og ryggproblemer og allergier. Dette gjelder møblene i møterom, i sittegrupper, i resepsjonen, i nærheten av heisene på arbeidsplassen, og ved inngangen i første etasje, som kan regnes som en ventesone for transport. Oslo, Enhet for bedriftshelsetjeneste Rådgiver og bedriftsergoterapeut Kristina Lundh