STYRESAK: DATO: SAKSHANDSAMAR: Trond Søreide SAKA GJELD: Styring av prosjekt i føretaket STYREMØTE:

Transkript

1 STYRESAK GÅR TIL: FØRETAK: Styremedlemmer Helse Bergen HF DATO: SAKSHANDSAMAR: Trond Søreide SAKA GJELD: Styring av prosjekt i føretaket STYRESAK: 63/15 O STYREMØTE: FORSLAG TIL VEDTAK Styret tek saka til orientering.

2 Oppsummering Føretaksleiinga vedtok hausten 2013 å styrke styringa av dei store prosjekta som går på tvers av klinkkar/avdelingar i Helse Bergen. Stor prosjektaktivitet har synleggjort behov for sterkare koordinering, fokus på heilskaplege leveransar og ivaretaking av kontinuitet i langvarige prosjekt. Dette er ein orientering til styret om utviklingsarbeidet som er gjort til no, og ei statusoversikt frå august 2015 for dei prosjekta og programma som inngår i Helse Bergen si strategiske prosjekt- og programstyring. Fakta Helse Bergen gjennomfører til ein kvar tid fleire store og krevjande prosjekt. Svært mykje av utviklingsarbeidet i føretaket blir organisert som prosjekt. I 2013 gjekk medarbeidarar som arbeidar med prosjektleiing i føretaket, gjennom erfaringar frå overordna styring av viktige prosjekt, og det vart foreslått fleire tiltak for å imøtekomme utfordingane. Utfordringane knytt til styringa av strategiske prosjekt i Helse Bergen var lista som følgjer: Det er stor prosjektaktivitet, både lokalt og regionalt initiert. Det er til tider utilstrekkeleg koordinering mellom prosjekta, og det skapar ressursknapphet i enkeltprosjekt og legg stort press på nøkkelpersonell både i stab og klinikk. Dette utgjer risiko for måloppnåing frå prosjekta. Det er utilstrekkeleg oversikt over kva prosjekta krev av ressursar frå organisasjonen, dette gjer det vanskeleg å vurdere om og når det er riktig å sette i gong nye initiativ. Det er risiko for at ulike leveransar i store prosjekt for eksempel organisasjonsutvikling, bygg, økonomi og IKT - ikkje er tilstrekkeleg koordinerte og dermed ikkje støtter opp under eit ønska tenestetilbod. Det er lang tidshorisont i nokon prosjekt, og dette gjer det vanskeleg å etterleve og følgje opp dei prinsipielle føringane som leggast i tidlege fasar av prosjekta. Ulik oppfatning i organisasjonen av kva prosjektleiarrolla krev gir risiko for at prosjektleiarane ikkje får tilstrekkeleg tid og har nødvendig kompetanse. Uklare forventningar til kor mykje tid prosjektdeltakarar må bruke i prosjekt kan påverke måloppnåing, og gjer det utfordrande for prosjektdeltakarane å prioritere mellom oppgåver i linja og prosjektoppgåver. Ulikt kjennskap til styringsgruppas rolle kan gjere det vanskeleg å ivareta oppgåver og ansvar i rollen, og å sette saman styringsgrupper på riktig måte. Det er nødvendig å tydeliggjere kva rolle og ansvar føretaksleiinga skal ha i strategiske prosjekt. For å svare på desse utfordringane vedtok føretaksleiinga hausten 2013 å sette i verk fleire tiltak: 2

3 1. Innføre programstyring av prosjekt i Helse Bergen 2. Styrke den styrande delen av prosjekt: Prosjekteigar, styringsgruppe, programeigar og programstyre 3. Styrke den utøvande delen av prosjekt: Prosjektleiar og prosjektgruppemedlemmer 4. Legge til rette for ei samla oversikt over pågåande prosjekt i Helse Bergen Meir om programstyring av prosjekt i Helse Bergen Programstyring i Helse Bergen er gitt namnet Strategisk prosjekt - og programstyring. Programstyringa inneber at relaterte prosjekt vert organisert i eit program, og at strategiske program og prosjekt følgjes særskilt opp av føretaksleiinga. I eit program blir relaterte prosjekt samla under felles overordna mål, og leies på ein koordinert måte for å nå nytteeffektar og styring som ikkje hadde vært mogeleg om prosjekta blei styrt enkeltvis. Målet med strategisk prosjekt- og programstyring i Helse Bergen er å sikre 1. Riktig prioritering og ressurstilgang gjennom oversikt og styring av aktuelle prosjekt 2. Effektiv prosjektgjennomføring i og på tvers av prosjekt 3. God overlevering til drift og effektiv oppfølging av nytte Strukturen i den strategiske prosjekt- og programstyringa i føretaket er vist i bildet under: 3

4 Om ansvar og oppgåver i dei ulike rollane/ einingane i strukturen Føretaksleiinga Føretaksleiinga er ansvarleg for den strategiske styringa av program og store prosjekt i Helse Bergen. Dette inneber at føretaksleiinga vedtek igangsetting av nye program og prosjekt, prioriterer mellom og innan program/store prosjekt, og avgjer avslutning av program/prosjekt. Avgjersler i dag-til-dag-styring og ansvar for måloppnåing blir delegert frå føretaksleiinga til programstyra og styringsgruppene. To gongar pr. år rapporterer program og store prosjekt status til føretaksleiinga. Stabsdirektørmøtet Personal- og organisasjonsdirektør har fått ansvar for å etablere og følgje opp programstyringa. Dette blir gjort i samråd med dei andre stabsdirektørane og direktør for Drift/teknisk divisjon, som tilsaman utgjer det utvida stabsdirektørmøtet. Det utvida stabsdirektørmøtet er ansvarleg for å sikre ein god prosess for føretaksleiinga si overordna styring av program og store prosjekt i Helse Bergen. Stabsdirektørmøtet skal vurdere føretaket si evne til å gjennomføre nye prosjekt (økonomi og kapasitet) i forkant av innmelding av desse til føretaksleiinga. I tillegg har stabsdirektørane eit særskilt ansvar for å samordne og utfordre nytteeffektar i program og store prosjekt, både i gjennomføringsfasen og etter at programma/prosjekta er avslutta. Programstyre og programeigar Programstyret og programeigar har dei same oppgåvene som styringsgrupper og prosjekteigar, men gitt at det er fleire prosjekt i programma, aukar kompleksiteten. Programstyrets viktigaste oppgåve er å sørgje for koordinering på tvers av prosjekta i programmet, ta avgjersler i programmet og følgje desse opp i eigen organisasjon. Programstyret er styringsgruppe for alle prosjekta i programmet. Programeigars fremste oppgåve er å leie programstyret og jobbar tett med programleiar for å løyse denne oppgåva. I programstyra deltek representantar frå leiarlinja saman med representantar frå dei tilsette. Programleiar Programleiar skal leie og styre programmet slik at det når sine mål, på vegne av og i samarbeid med programeigar. Programleiar kan være ein av prosjektleiarane for eit prosjekt i programmet. Blant dei viktigaste oppgåvene er å utarbeide programdirektiv i dialog med programeigar, og å leie programmet slik at størst mulig grad av måloppnåing skjer og synergiane mellom prosjekta realiseras. Prosjektporteføljen pr. august 2015 For at eit program eller prosjekt skal inngå i den strategiske prosjekt- og programstyringa må dei oppfylle eit eller fleire av kriteriene under: 4

5 1. Programmet/prosjektet må gjelde to eller fleire nivå-2 einingar i føretaket 2. Programmet/prosjektet er viktig strategisk eller skal løyse krav frå myndigheiter 3. Programmet/prosjektet har vesentlege investerings og driftskostnadar og/eller gjev føretaket langvarige økonomisk forplikting 4. Programmet/prosjektet krev vesentleg deltaking frå nøkkelpersonell frå fleire klinikkar/avdelingar Pr. august 2015 inngår følgjande prosjekt og program i den Strategiske prosjekt- og programstyringa: Program/ prosjekt Overordna mål Prosjekt/delprosjekt Program BUS Prosjekt Mottaksklinikken Barn, unge, fødende og deres familier skal oppleve et helhetlig, tilpasset og sammenhengende spesialisthelsetjenestetilbud, fra før fødselen, gjennom sped og småbarnsalder, i ungdomsårene og frem til ung voksenalder (jf. utkast til programdirektiv) Mottaksklinikken skal sikre rask og presis diagnostikk og nødvendig akuttbehandling. Pasientane skal diagnostiseras av personale med riktig kompetanse med tilgang til egna diagnostisk utstyr Byggeprosjekt BUS 1 Endringsprosjekt BUS 1 Forprosjekt BUS 2 Energisenter for barn og unge Ungdomsmedisin Byggeprosjekt Sengebygg Sør Funksjons- og organisasjonsutviklingsprosjekt Byggeprosjekt Program for administrasjon og lederstøtte Programmet skal jobbe for at føretaket brukar minst mogeleg ressursar innanfor det administrative området jamfør det pasientnære arbeidet Elektroniske personalmapper Gevinstrealisering Personalportalen Merida risikohåndtering Styringsinformasjon verktøy og prosess Grensesnitt HBE/Innkjøpsforetak LIBRA lokal organisering HBE Program poliklinikk Program for poliklinikk skal bidra til at Helse Bergens tilbod av dag- og poliklinisk behandling sikrar befolkninga gode brukarrøynsler, korte ventetider og tilgang til fagleg gode og trygge helsetenester innanfor fastsette fristar. Alle møter Ny poliklinikk og dagbehandling Programmet skal legge til rette for en aktiv pasientrolle, god samhandling med kommunehelsetenesta, effektiv bruk av sjukehusets ressursar og et godt arbeids- og fagmiljø Etikk og kommunikasjonsprogrammet Pasientar og pårørande skal alltid bli møtt med respekt, trygghet og kvalitet. Dei same verdiane skal prege samhandlinga mellom dei tilsette i føretaket Klinisk etikk Klinisk kommunikasjon Utforming av pasientareal Når rommene snakker Likeverdige helsetjenester 5

6 IKT-prosjekt som rapporterer til føretaksleiinga DIPS Arena Elektronisk henvisning og rekvisisjon fra primærhelsetjenesten DMA KULE Overordna status pr. august

7 7

8 8

9 Andre tiltak for å styrke prosjektområdet Helse Bergen har og sett i gong andre tiltak for å styrke prosjekta i føretaket: Kompetanseheving for styringsgrupper Vi har gjennomført kombinerte kurs og arbeidsmøter med alle nivå 2- og nokre av nivå 3- leiararane i føretaket. Målsettinga var mellom anna å auke tryggleiken i rolla som prosjekteigar og styringsgruppemedlem, og å legge til rette for auka realisering av nytte frå prosjekt. Vi vil jobbe med å utvikle kurset vidare då vi ser at det fortsatt er behov for å auke kjennskapen til prosjektarbeidsforma blant leiarar. Nettverk for prosjektleiarar og prosjektdeltakarar Helse Bergen har sidan 2012 arrangert ca. to årlege samlingar (prosjektforum) for prosjektleiarar og deltakarar. Prosjektforum skal vere ein møteplass for alle som jobbar med prosjekt i Helse Bergen. Målet er å styrke relasjonen mellom dei ulike prosjektmiljøa. Tema på møte har vore knytt til prosjektmetodikk, utviklingsarbeid og aktuelle prosjekt. Forumet har i snitt 40 deltakarar pr. gong, hovudsakleg frå Helse Bergen, men også frå Haraldsplass Diakonale sjukehus og Helse-Vest IKT. Vidareutvikling av prosjektmetodikken Prosjektmetodikken vi bruker i Helse Bergen er basert på Helse Vest sin metodikk for endringsleiing og gevinstrealisering og metodikk for forbetrings-/kvalitetsarbeid. Den er utvikla i samarbeid med Helse Vest, og er jamleg revidert sidan Revisjonane skjer på basis av dei erfaringane våre prosjektleiarar gjer seg og på tilbakemeldingar frå brukarar/kursdeltakarar. Siste revisjon var i samband med innføring av Strategisk prosjekt og programstyring, der roller i prosjekt og program (f. eks programeigar/prosjekteigar, 9

10 programleiar/prosjektleiar etc.) var tydeliggjort i eit samarbeid mellom dei ulike prosjektmiljøa i Helse Bergen. Kurs i prosjektleiing Helse Bergen har arrangert eit to-dagers kurs i prosjektleiing sidan 2011, både for tilsette i Helse Bergen og for tilsette ved andre sjukehus i Helse Vest. Det regionale kurset vart tilbode i regi av Kvalitetssatsinga i Helse Vest og, frå 2015, i regi av det regionale porteføljekontoret. Totalt har vi arrangert 17 kurs, med ca. 30 deltakarar pr. kurs. Deltaking i regional metodeutvikling Føretaket har gjennom ei årrekke delteke i regionale utviklingstiltak i høve til prosjektmetodikken. Dei seinaste åra har vi delteke i det regionale PoPP-prosjektet som har revidert prosjekt- og porteføljeprosessane med tilhøyrande metodikk. For tida er vi engasjerte både i vidare utvikling av metodikk for realisering av nytteeffektar og i tilpassing av eit styringsverktøy for prosjekt og porteføljar (sjå under). Deltaking og innføring av prosjektstyringsverktøy Helse Bergen deltek med fleire representantar frå ulike stabseiningar i tilpassinga av eit prosjekt- og porteføljestyringsverktøy som er kjøpt inn i regi av det regionale PoPPprosjektet. Ein viktig målsetting for vår deltaking er å sikre at verktøyet vert relevant for Strategiske prosjekt- og programstyringa. Konklusjon Det har vore gjort eit godt arbeid og vi er komne eit stykke på veg i styrkinga av prosjektorganisasjonen i Helse Bergen. Vi vil arbeide vidare for å bli endå betre, særleg med tanke på føretakets evne til å realisere nytteeffektar/gevinstrealisering. 10