Møteinnkalling. Halden kommune. Hovedutvalg for administrasjon. Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00. Formannskapssalen, Halden Rådhus

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden Rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2012/43 PS 2012/44 PS 2012/45 PS 2012/46 RS 2012/13 PS 2012/47 PS 2012/48 PS 2012/49 PS 2012/50 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr 2012/3215 Økonomirapport Sentral / Felles pr. mai /984 Oppfølging av vedtak i sak PS 2012/34 - Lønnsreduksjoner 2012/713 Utlysning av stillinger - godkjenning 2012/2936 Stillinger i enhet for plan, byggesak og geodata 2012/3282 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 2

3 Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 16:00-16:40 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Morten Christoffersen Leder KRF Lena Beate Karlsen Nestleder H Roy Eilertsen Medlem SV Kirsti Rørmyr Medlem Ans.repr. Asle Milde Medlem Ans.repr. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Ellen Simensen MEDL AP Sverre Stang MEDL V Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Marit Eriksen Sverre Stang MDG John Østensvig Ellen Simensen AP Merknader Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Toril Bjerkeli Rådmannens representant/personalsjef Side 3

4 Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Morten Christoffersen Utvalgsleder Sissel Thorvik Sellevold Utvalgssekretær Side 4

5 Saksliste PS 2012/35 PS 2012/36 PS 2012/37 PS 2012/38 RS 2012/12 PS 2012/39 PS 2012/40 PS 2012/41 PS 2012/42 FO 2012/5 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Skjønnsmidler til fornying - tildeling /3871 Økonomirapport sentral felles pr 1. tertial /984 Utlysing av stillinger - godkjenning 2012/2936 Sykefraværsstatistikker og rapporter pr Forespørsler Forespørsel fra Roy Eilertsen, SV, vedr. inngått avtale mellom Halden kommune og nytt firma for renholdstjenester. 2012/1969 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side 5

6 PS 2012/35 Godkjenning av innkalling Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Innkallingen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Innkallingen ble godkjent. PS 2012/36 Godkjenning av saksliste Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Roy Eilertsen, SV, meldte forespørsel. Sakslisten med denne endringen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Sakslisten ble godkjent. PS 2012/37 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Protokoll fra forrige møte ble enstemmig godkjent. Vedtak: Protokoll fra forrige møte ble godkjent. PS 2012/38 Referatsaker Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Referatsaken ble enstemmig tatt til orientering. Vedtak: Referatsaken ble tatt til orientering. Side 6

7 RS 2012/12 Skjønnsmidler til fornying - tildeling 2012 PS 2012/39 Økonomirapport sentral felles pr 1. tertial 2012 Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Lena Karlsen, H, fremmet følgende forslag til vedtak. Saken tas til orientering. Det innkalles til nytt møte i administrasjonsutvalget innen uke 26/2012 hvor rådmannen bes legge fram forslag til inndekning av negative prognose for 2012 for området Sentral Felles. Roy Eilertsen, SV og John Østensvig, Ap, fremmet følgende forslag til vedtak. Forutsetter at vedtak fattet av Formannskapet blir ivaretatt. Karlsens forslag ble satt opp mot Eilertsen og Østensvigs forslag til vedtak. Karlsens forslag til vedtak ble vedtatt mot to stemmer (SV og Ap). Vedtak: Saken tas til orientering. Det innkalles til nytt møte i administrasjonsutvalget innen uke 26/2012 hvor rådmannen bes legge fram forslag til inndekning av negative prognose for 2012 for området Sentral Felles. PS 2012/40 Utlysing av stillinger - godkjenning Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Ansattes representant Kirsti Rørmyr og Asle Milde fremmet tilleggsforslag til rådmannens innstilling. Arbeidsmiljølovens 14-3 og 14-9 må følges før utlysninger foretas. Jmf. vedtatt handlingsregel i Halden kommune. Rådmannens innstilling med Rørmyr og Mildes tilleggsforslag fikk 7 stemmer (H, V, Krf, Ap, SV, Ans.repr.) og vedtatt. Vedtak: Hovedutvalget for administrasjon godkjenner at ledige stillinger utlyses eksternt og internt slik framlagte liste viser. Arbeidsmiljølovens 14-3 og 14-9 må følges før utlysninger foretas. Jmf. vedtatt handlingsregel i Halden kommune. Side 7

8 PS 2012/41 Sykefraværsstatistikker og rapporter pr Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sykefraværsstatistikk pr samt rapporter fra kommunalavdelingene tas til orientering. PS 2012/42 Forespørsler Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon Behandling: Utvalgsleder besvarte forespørselen i møtet Vedtak: Forespørselen ble besvart i møtet. FO 2012/5 Forespørsel fra Roy Eilertsen, SV, vedr. inngått avtale mellom Halden kommune og nytt firma for renholdstjenester. Side 8

9 PS 2012/43 Godkjenning av innkalling PS 2012/44 Godkjenning av saksliste PS 2012/45 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 9

10 PS 2012/46 Referatsaker Side 10

11 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Toril Bjerkeli Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedarbeidsmiljøutvalget 2012/ Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Utsendte vedlegg _prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning_beslutning 2 Referat fra drøftingsmøte vedr. prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning 3 Innspill fra Fagforbundet Ikke utsendte vedlegg Prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Spesialrådgiver Sissel Sellevold Sammendrag av saken: I forbindelse med gjennomføringen av budsjett 2012 og tiltak endelig vedtatt i kommunestyret har det vært nødvendig å utarbeide prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning. Forslag til prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning ble utarbeidet av et partssammensatt ad-hoc utvalg og er drøftet med hovedtillitsvalgte. Rådmannens beslutning etter drøftingen følger som trykt vedlegg til saken sammen med referat fra drøftingene. Nedbemanningsprosesser skal behandles i hovedarbeidsmiljøutvalget (jf. AML 7-2). Rådmannens innstilling: Prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning tas til orientering. Side 11

12 Saksutredning: Bakgrunn I forbindelse med gjennomføringen av budsjett 2012 og tiltak endelig vedtatt i kommunestyret har det vært nødvendig å utarbeide prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning. I rådmannens møte med hovedtillitsvalgte den ble det opprettet et ad-hoc utvalg som skulle utarbeide et forslag til prosedyrer og kriterier som skulle framlegges for drøfting. Ad-hoc utvalget har hatt flg. sammensetning: Kirsti Rørmyr LO Kommune Asle Milde UNIO Knut Nilsen Akademikerne/NITO Anne Beate Olaussen juridisk rådgiver rådmannens stab Sissel Sellevold spesialrådgiver personal Toril Bjerkeli - personalsjef (YS var ikke operative på det aktuelle tidspunkt.) Ad-hoc gruppen hadde to møter, 04. og Forslaget til prosedyrer og kriterier fra ad-hoc utvalget, som ikke var omforent, ble drøftet i rådmannens møte med hovedtillitsvalgte Rådmannenss beslutning etter drøftingen er omforent med alle fagforeningene med unntak av Fagforbundet som mener at ansiennitet skal være det viktigste kriteriet for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning. Rådmannen og øvrige fagforeninger er av den oppfatning at kompetanse er det første og mest sentrale kriteriet ved nedbemanning, men at selve utvelgelsen skjer etter en samlet vurdering i henhold til kriteriene (jf. pkt i vedlegget). Det understrekes innledningsvis i dokumentet «Prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning» at dokumentet ikke gjelder ved oppsigelser. Ved oppsigelser benyttes arbeidsmiljølovens kap. 15 opphør av arbeidsforhold. Prosedyrene er for øvrig iht. KS Personalhåndbok 2012 kap. 3.5 og 3.8. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Lars T. Larsen Side 12

13 PROSEDYRER OG KRITERIER FOR UTVELGELSE VED OVERTALLIGHET og NEDBEMANNING HALDEN KOMMUNE Dette dokumentet gjelder ikke oppsigelser. Ved oppsigelser benyttes arbeidsmiljølovens kap. 15 opphør av arbeidsforhold. Det henvises til: HTA - hovedtariffavtalen kap. 1 3 HA - hovedavtalen del B og 3-1c AML - arbeidsmiljøloven 1-1, 4-2 (3), 7-2(2) og 10-2(4) FVL - forvaltningsloven 16 Intensjonsavtale om inkluderende arbeidsliv Målsetting: Gjennomføre en betryggende og forutsigbar prosess for ansatte og ledere Gjøre et komplisert regelverk lettere tilgjengelig Sikre at fast ansatte tilbys andre arbeidsoppgaver og beholder sine rettigheter i henhold til HTA Ansatte som omplasseres tilbys ny stilling hvor hun/han får benyttet sin kompetanse i samme utstrekning som i opprinnelig stilling. Så lenge det er kvalifiserte overtallige i organisasjonen skal det ikke foretas eksterne tilsettinger, ekstern innleie av vikarer eller kjøp av tjenester fra eksterne leverandører. 1 Side 13

14 Fase 1 bemanningsplaner og flytting av arbeidstakere i kraft av styringsretten 1.1Bemanningsplaner Bemanningsplaner skal utarbeides før arbeidet med nedbemanning starter. 1.2.Bemanningsplan før nedbemanning Enhetenes utgangspunkt for drift er bemanningsplaner. En bemanningsplan er et grunnlagsdokument som viser a) Oppgaver/mål enheten har b) Det antall arbeidstakere enheten har for å utføre oppgavene og nå de målene som er satt og c) Beskrivelse av den kompetanse de aktuelle arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene En bemanningsplan vises for eksempel ved fag-/timefordeling i grunnskolen, turnusplaner/bemanningsplaner i helsesektoren m.m. 1.3Bemanningsplan etter nedbemanning Når det er klart hvor mange færre arbeidstakere virksomheten må ha etter bemanningstilpasning, skal det settes opp en tilsvarende oversikt som i tillegg viser a) Reduserte oppgaver b) Det reduserte antall arbeidstakere som skal utføre oppgavene og c) Den nødvendige kompetansen disse arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene Personalavdelingen utarbeider et skjema som skal fylles ut med følgende opplysninger: Ansattnummer, navn, fødselsår, stillingsprosent, stillingskode, utdanning, tilleggsutdanning og IA-relaterte opplysninger. Når det gjelder opplysninger om fast tilsetting fra / sammenhengende tjeneste fra er dette først aktuelt når ansatte står kvalifikasjonsmessig likt. Personalavdelingen avklarer tjenestetiden. Av bemanningsplanen etter nedbemanning vil det framgå hvor mange som blir overtallige i avdelingen/enheten. Enhetsleder skal da først ha vurdert muligheten for å beholde overtallige i ledige stillinger/vikariater i enheten/avdelingen jfr. pkt Side 14

15 1.4Flytting av arbeidstakere i kraft av styringsretten Arbeidsgiver kan i kraft av styringsretten flytte arbeidstaker til annen arbeidsplass /andre arbeidsoppgaver hun/han er kvalifisert for og som skal videreføres etter nedbemanningen jfr. pkt. 3.7 i dokumentet. Arbeidsgiver kan ensidig foreta endringer i arbeidstakers oppgaver så lenge dette skjer innenfor grunnpreget av stillingen og i henhold til lov, avtaleverk samt intensjonene i IA-avtalen. Omdisponering av arbeidstaker til oppgaver som skal videreføres krever ingen formelle prosesser dersom arbeidsgiver og arbeidstaker er enige. Arbeidsgiver har i henhold til styringsretten «rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet". Ved uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker føres det formelle drøftinger om overføring til annen arbeidsplass/andre arbeidsoppgaver. Fase 2 drøftinger med hovedtillitsvalgte jfr. Hovedavtalen del B 3-1 hvor/hvordan nedbemanningen skal skje og utvelgelseskriterier som skal anvendes 2.1 Drøftinger mellom hovedtillitsvalgte og rådmannen/sentral ledelse Det er en forutsetning for arbeidet med nedbemanning å involvere de tillitsvalgte på et tidligst mulig tidspunkt. Tillitsvalgte har en rett, men også en plikt til å drøfte med arbeidsgiver ulike spørsmål om nedbemanning, som: Hvor nedbemanningen skal skje (dersom det ikke allerede foreligger et politisk vedtak om nedbemanning) Hvilke kriterier som skal anvendes ved utvelgelse av overtallige Drøftingene skal ha til formål å legge grunnlag for videre saksbehandlingsregler. Formålet er å sikre en betryggende framgangsmåte ved utpeking av overtallige i alle kommunalavdelinger/enheter/avdelinger. Det settes opp referat etter drøftingene. Det skal framgå hvem som har deltatt på drøftingsmøter, og hva partene ble enige om. Eventuelt avvikende syn fra de tillitsvalgte skal komme til syne i referatet. Nedbemanningsprosesser skal også behandles i hovedarbeidsmiljøutvalget jfr. AML 7-2 (2). 3 Side 15

16 2.2 Drøfting om hvor/hvordan nedbemanning skal skje Det er nødvendig med klare kjøreregler for hvilke stillinger som skal berøres av nedbemanningen på en så stor arbeidsplass som Halden kommune. Hvilke arbeidstakere? Hvilke grupper av arbeidstakere? Slike drøftinger kan foregå på sentralt nivå, men det mest hensiktsmessige er at drøftingene foregår på kommunalavdelingsnivå eller helst på den enkelte enhet/område ut fra de spesifikke driftsbehov. Det er viktig å presisere: Arbeidstakere som blir pekt ut som overtallige i en avgrenset del av virksomheten, har en rett til å bli omplassert i arbeidsgivers samlede virksomhet. 2.3 Utvelgelseskriterier Utvelgelseskriterier skal være saklige. Det vises til drøftingene om nedbemanning våren 2011, og rådmannen foreslår samme kriterier benyttet: relevant utdanning som fagarbeider eller høgskoleutdanning i henhold til arbeidsstedets bemanningsplan egnethet og kompetanse i forhold til de oppgaver som skal utføres de nærmeste årene (jf. behov for særskilt kompetanse og kontinuitet) bemanningssammensetning (kjønn, alder og kompetanse) særskilte forhold knyttet til enkeltansatte (tidligere omstillingsprosesser, omplasseringer eller behov for tilrettelegging) Når ansatte står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes ansatt som har lengst ansiennitet i kommunen Det presiseres at kompetanse er det første og mest sentrale kriteriet ved nedbemanning, men at selve utvelgelsen skjer etter en samlet vurdering i henhold til kriteriene. 4 Side 16

17 Fase 3 Utpeking av overtallige og forsøk på omplassering oversikt over ledige stillinger 3.1 Drøftingsmøte på arbeidsplassen Drøftingene i fase 2 foregår mellom HTV og rådmannen/sentral ledelse. Når disse drøftingene er gjennomført, beslutter rådmannen hvilke kriterier og prosesser som skal gjelde. I fase 3 er det den enkelte kommunalavdelings/enhets/avdelings ansvar å drøfte nedbemanningen med sine tillitsvalgte og deretter gjennomføre nedbemanningen. Dersom tillitsvalgte ønsker det, kan de la seg bistå av hovedtillitsvalgte, da både plasstillitsvalgte og hovedtillitsvalgte kan bli berørt av nedbemanning. Kopi av innkallingen til drøftingsmøte sendes også hovedtillitsvalgte. 3.2 Drøftingsmøtets innhold Det er innholdet i den nye bemanningsplanen som er utgangspunktet for drøftingene med tillitsvalgte på den enkelte arbeidsplass. Det skal avholdes informasjonsmøter for alle ansatte i forkant av en slik prosess. Ideelt sett skal det gjennomføres samtaler med hver enkelt ansatt på arbeidsplassen. Dette er svært tidkrevende, og en form for meldeskjema kan benyttes i stedet, hvor den ansattes ulike forhold er dokumentert. De tillitsvalgte skal i drøftingsmøtet få oversikt over/eventuelt få oversendt hvilke fast ansatte og vikarer som arbeider på stedet, og hvilke arbeidstakere som arbeidsgiver foreslår som overtallige. Vikarer og midlertidige tilsatte må velges først som overtallige, forutsatt at de ikke har en helt spesiell kompetanse som Halden kommune må beholde. Arbeidsgivers ansvar er å høre de tillitsvalgte og vurdere innspillene før beslutning tas. Hvilke hensyn som skal vurderes er for eksempel alder, tilretteleggingsbehov og øvrige særskilte behov jfr. pkt. 2.3 i dokumentet, AML 10.2 (4) og IA-avtalen. En arbeidstaker som er langtidssykmeldt og hvor stillingen blir vedtatt nedlagt, blir ikke behandlet som overtallig før vedkommende er friskmeldt. En arbeidstaker som blir langtidssykmeldt etter at stillingen er bestemt nedlagt, blir behandlet som overtallig. 5 Side 17

18 3.3 Innkalling av overtallige til «overtallighetssamtale» Det er arbeidsgiver selv som til sist foretar utpekingen av overtallige dette er innenfor arbeidsgivers ansvarsområde og styringsrett. Utpekingen baseres på de kriterier som rådmannen har besluttet og etter drøftinger med de hovedtillitsvalgte. Den overtallige informeres både muntlig og skriftlig. Arbeidsgiver sender så formelt forhåndsvarsel til de overtallige etter forvaltningslovens 16 samtidig som det innkalles til drøftingsmøte. Personalavdelingen utarbeider mal for forhåndsvarsel/møteinnkalling. I «overtallighetssamtalen» skal det drøftes med den ansatte hvilke alternative muligheter som finnes samt at arbeidsgiver gir en orientering om videre prosess. Den ansatte har på vanlig måte rett til å ha med seg tillitsvalgt i møtet. 3.4 Oversikt over ledige stillinger Arbeidsgiver sentralt må til enhver tid ha oversikt over ledige stillinger. Dette ansvaret ivaretas gjennom ordningen med personalteam. Det er den enkelte kommunalsjef i samråd med personalsjef som har det formelle ansvaret for omplassering på vegne av rådmannen. Overtallige oppfordres til aktivt å søke annen ledig stilling i kommunen. 3.5 Vurdering i forhold til annen innplassering i stilling Enhetsleder vurderer om den overtallige kan tilbys annen stilling i egen avdeling/enhet. Den overtallige må være kvalifisert for den ledige stillingen men ikke best kvalifisert. Arbeidsgiver stiller nødvendige kompetansehevende tiltak til rådighet jfr. AML 4-2(2) e) om krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling «(e) det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon.» Enhver ledig stilling som vikariater og vakanser benyttes i omstillingsprosessen. Det er en forutsetning for plassering at det er økonomisk dekning i stillingen. Grunnlag for at den ansatte eventuelt ikke skal tilbys stillingen, må være basert på særskilte krav til kompetanse og egnethet. 6 Side 18

19 3.6 Personalteam ansvaret for tilsettinger Personalteam behandler alle omplasseringer. Personalteam består av kommunalsjef som i samråd med personalsjef har det formelle ansvaret for tilsettinger. Personalsjef, som deltar i alle personalteam, har koordineringsansvaret på tvers av kommunalavdelingene. Innplassering av overtallige i faste stillinger/vikariater av lengre varighet er personalteamenes prioriterte oppgave inntil alle overtallige er innplassert. Ved uenighet mellom kommunalsjef og personalsjef om innplassering, oversendes saken rådmannen for endelig avgjørelse. 3.7 Følgende rekkefølge benyttes ved omplassering: Det henvises til tilsettingsreglementets pkt. 3 hvor det framgår at den ansatte er tilsatt i Halden kommune og ikke på det enkelte arbeidssted: Arbeidstakeren tilsettes for tjeneste i Halden kommune ikke på det enkelte arbeidssted på de lønns- og arbeidsvilkår som framgår av gjeldende lover, reglementer, arbeidsavtaler og tariffavtaler. Arbeidstakeren må påregne endringer i arbeidsområde og stillingsbeskrivelse. 1. Omplassering innenfor «egen» enhet: Omplassering til ledig stilling/vikariater av lengre varighet som vedkommende er kvalifisert for i øvrige avdelinger i enheten. Innstillingen sendes personalteam for behandling. 2. Omplassering til annen enhet i kommunalavdelingen: Dersom ledig stilling ikke finnes i enheten, omplasseres den overtallige til ledig stilling/vikariat av lengre varighet som vedkommende er kvalifisert for i annen enhet i kommunalavdelingen. Saken sendes personalteam for behandling. 3. Omplassering til annen kommunalavdeling: Dersom ledig stilling/vikariat av lengre varighet ikke finnes innenfor den respektive kommunalavdeling, omplasseres den overtallige til stilling/vikariat av lengre varighet vedkommende er kvalifisert for i annen kommunalavdeling Saken sendes personalteam i respektive kommunalavdeling for behandling. 7 Side 19

20 3.8 Skriftlig tilbud om annen stilling personalavdelingensender tilbud Etter vedtak i det respektive personalteam, sendes det skriftlig tilbud om reell stilling /vikariat av lengre varighet. Dersom arbeidsgiveren har oppfylt sine forpliktelser, forutsettes det at den ansatte takker ja til tilbudet. Det henvises for øvrig til fase 4. Lønnsforhold skal gå fram av tilbudsbrevet med henvisning til hjemmel jfr. pkt nedenfor. Halden kommune er ikke forpliktet til å opprette nye stillinger. Arbeidstakeren må besvare tilbudet skriftlig innen 5 dager fra mottak av tilbudsbrevet. 3.9 Overgang til lavere lønnet stilling Dersom tilbudet innebærer overgang til lavere lønnet stilling, vil arbeidstakeren ha rett til å beholde nåværende lønnsinnplassering som en personlig ordning jfr. HTA pkt Fase 4 Overføring til stilling som er på siden av / utenfor den ansattes kompetanse Overtallige som etter enighet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver blir overført til arbeid som ikke er i henhold til deres kompetanse, og/eller grunnpreget i stillingen, gis mulighet for stilling innen sitt kompetanseområde ved ledighet i slik stilling. Midlertidig tilhørighet: Dersom det ikke umiddelbart er mulig å innplassere overtallige i ledige stillinger eller vikariater/midlertidige stillinger av lengre varighet, overføres den overtallige til den enkelte kommunalsjefs ansvarsområde. Parallelt og kontinuerlig må personalsjef arbeide for å finne ledige stillinger i andre kommunalavdelinger. 8 Side 20

21 Halden kommune Personal og organisasjon Deres ref: Vår ref: Arkivkode: Referent: Dato: 2012/ Else Marie Breda, Referat fra møte: Rådmannens drøftingsmøte med hovedtillitsvalgte Dato: Tid: Kl Til stede: Benedicte Bakstad, Norsk Ergoterapeutforbund Inger Synnøve Brännvall, NSF Espen Sørås, Akademikerforbundet Annveig Halvorsen, Delta Nina Aarbu, Delta Knut E. Valton, NITO Kirsti Rørmyr, Fagforbundet Kirsti Eng, FO Asle Milde, Utdanningsforbundet Sissel Sellevold, spesialkonsulent Gun Kleve, kommunalsjef helse og omsorg Eivind Hansen, konst. rådmann Ulf Ellingsen, konst. kommunalsjef undervisning og oppvekst Lars Th. Larsen, kommunalsjef personal, økonomi og utvikling Toril Bjerkeli, personalsjef Else Marie Breda, sekretær Forfall: Maria Hanto, Juristforbundet Ann Charlott Kristiansen, Tekna Franz Rau, Den norske legeforening Mona R. Henriksen, NFF Åsmund Bråtekas, kommunalsjef teknisk og kultur Møtereferat Referat fra drøftingsmøte vedr. prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning Personalsjef Toril Bjerkeli innledet møtet. Ad hoc utvalget har bestått av Kirsti Rørmyr for LO, Knut R. Nilsen for Akademikerne, Asle Milde for UNIO, Sissel Sellevold, Toril Bjerkeli og Anne-Beate Olaussen fra administrasjonen. Utvalget har hatt to møter, 4. og 14.mai YS hadde ikke mulighet til å stille med en representant til utvalget. Drøftingsnotatet ble sendt ut 14.mai. Utvalget har jobbet under et høyt tidspress, men arbeidet har vært preget av en god prosess. Det har vært et sterkt ønske fra arbeidsgiver om å få til et omforent dokument. Dokumentet er basert på KS sine anbefalinger etter KS personalhåndbok kap. 12. Side 21

22 Gruppa har benyttet samme arbeidsmåte som ved gjennomgang/utarbeidelse av lønnspolitiske retningslinjer, LPR. Kirsti Rørmyr tilføyde at det har vært et bra arbeid og at dette notatet gir et helt annet utgangspunkt for drøfting enn det forrige utkastet som ble presentert Asle Milde la til at arbeidet i ad hoc utvalget har vært bra. De er interessert i å ha et omforent dokument, det vil skape ro i organisasjonen og for medlemmene. I notatet står det forslag fra Fagforbundet, det burde stått sammenslutningens navn, LO, som Fagforbundet representerte i utvalget. I drøftingene er det hvert enkelt forbunds mening som fremkommer. Toril Bjerkeli ba forbundene om å komme med sine generelle kommentarer, og at notatet deretter vil bli gjennomgått avsnitt for avsnitt. Kirsti Eng synes notatet er veldig oversiktlig, med en grei inndeling. Det er et greit dokument å sette seg inn i. Benedicte Bakstad mener at det er et veldig godt dokument og et bra utgangspunkt. Hun skjønner at det er jobbet hardt i utvalget. Forbundene ble bedt om å sende inn sine kommentarer til dokumentet skriftlig. Rådmannen vurderer innspillene og fatter den endelige beslutningen om prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved overtallighet og nedbemanning. Dersom forbundene fortsatt har kommentarer, vil disse legges inn i et vedlegg til dokumentet. Situasjonen i ettertid viser at dokumentet er omforent med unntak av Fagforbundet som har uenighetskommentarer til dokumentet. Fagforbundet har sendt inn dokumentet besluttet av rådmannen med sine kommentarer i rød skrift. Det er uhensiktsmessig og forvirrende for ledere som skal operere dokumentet at det sendes ut to dokumenter med lik layout. Dokumentet med Fagforbundets kommentarer legges derfor som vedlegg til referatet fra møtet Referatet med vedlegg vil følge ved behandlingen hovedarbeidsmiljøutvalget og ved evt. behandling i andre politiske utvalg. Side 2 av 2 Side 22

23 PROSEDYRER OG KRITERIER FOR UTVELGELSE VED OVERTALLIGHET og NEDBEMANNING HALDEN KOMMUNE - forslag Dette dokumentet gjelder ikke oppsigelser. Ved oppsigelser benyttes arbeidsmiljølovens kap. 15 opphør av arbeidsforhold. Det henvises til: HTA - hovedtariffavtalen kap. 1 3 HA - hovedavtalen del B og 3-1 AML - arbeidsmiljøloven 1-1, 4-2 (3), 7-2(2) og 10-2(4) FVL - forvaltningsloven 16 Intensjonsavtale om inkluderende arbeidsliv Målsetting: Gjennomføre en betryggende og forutsigbar prosess for ansatte og ledere Gjøre et komplisert regelverk lettere tilgjengelig Sikre at fast ansatte tilbys andre arbeidsoppgaver og beholder sine rettigheter i henhold til HTA Ansatte som omplasseres tilbys ny stilling hvor hun/han får benyttet sin kompetanse i samme utstrekning som i opprinnelig stilling. Så lenge det er kvalifiserte overtallige i organisasjonen skal det ikke foretas eksterne tilsettinger, ekstern innleie av vikarer eller kjøp av tjenester fra eksterne leverandører. Anvendelsesområde: Prosedyren kommer til anvendelse ved nedbemanning grunnet driftsinnskrenkninger. 1 Side 23

24 Fase 1 bemanningsplaner og flytting av arbeidstakere i kraft av styringsretten 1.1 Bemanningsplaner Bemanningsplaner skal utarbeides før arbeidet med nedbemanning starter Bemanningsplan før nedbemanning Enhetenes utgangspunkt for drift er bemanningsplaner. En bemanningsplan er et grunnlagsdokument som viser a) Oppgaver/mål enheten har b) Det antall arbeidstakere enheten har for å utføre oppgavene og nå de målene som er satt og c) Beskrivelse av den kompetanse de aktuelle arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene Personalavdelingen utarbeider et skjema som skal fylles ut med følgende opplysninger: Ansattnummer, navn, fødselsår, stillingsprosent, stillingskode, utdanning, tilleggsutdanning og IA-relaterte opplysninger. Ansiennitet En bemanningsplan vises for eksempel ved fag-/timefordeling i grunnskolen, turnusplaner/bemanningsplaner i helsesektoren m.m. 1.3 Bemanningsplan etter nedbemanning Når det er klart hvor mange færre arbeidstakere virksomheten må ha etter bemanningstilpasning, skal det settes opp en tilsvarende oversikt som i tillegg viser a) Reduserte oppgaver b) Det reduserte antall arbeidstakere som skal utføre oppgavene og c) Den nødvendige kompetansen disse arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene d) Hvilke muligheter enheten selv ser, for å tilby annen stilling. Her må det framkomme antatt turnover i kommende 6 måneders periode over aktuelle stillinger(stillingskoder). Personalavdelingen utarbeider et skjema som skal fylles ut med følgende opplysninger: Ansattnummer, navn, fødselsår, stillingsprosent, stillingskode, utdanning, tilleggsutdanning og IA-relaterte opplysninger. Når det gjelder opplysninger om fast tilsetting fra / sammenhengende tjeneste fra er dette først aktuelt når ansatte står kvalifikasjonsmessig likt. Personalavdelingen avklarer tjenestetiden. Av bemanningsplanen etter nedbemanning vil det framgå hvor mange som blir overtallige i avdelingen/enheten. Enhetsleder skal da først ha vurdert muligheten for å beholde overtallige i ledige stillinger/vikariater i enheten/avdelingen jfr. pkt Side 24

25 1.4 Flytting av arbeidstakere i kraft av styringsretten Arbeidsgiver kan i kraft av styringsretten flytte arbeidstaker til annen arbeidsplass /andre arbeidsoppgaver hun/han er kvalifisert for og som skal videreføres etter nedbemanningen jfr. pkt. 3.7 i dokumentet. Arbeidsgiver kan ensidig foreta endringer i arbeidstakers oppgaver, så lenge dette skjer innenfor grunnpreget av stillingen. Omdisponering av arbeidstaker til oppgaver som skal videreføres krever ingen formelle prosesser dersom arbeidsgiver og arbeidstaker er enige. Arbeidsgiver har i henhold til styringsretten «rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet". Ved uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker føres det formelle drøftinger om overføring til annen arbeidsplass/andre arbeidsoppgaver. Fase 2 drøftinger med hovedtillitsvalgte jfr. Hovedavtalen del B 3-1 hvor/hvordan nedbemanningen skal skje og utvelgelseskriterier som skal anvendes 2.1 Drøftinger mellom hovedtillitsvalgte og rådmannen/sentral ledelse Det er en forutsetning for arbeidet med nedbemanning å involvere de tillitsvalgte på et tidligst mulig tidspunkt. Tillitsvalgte har en rett, men også en plikt til å drøfte med arbeidsgiver ulike spørsmål om nedbemanning, som: Hvor nedbemanningen skal skje (dersom det ikke allerede foreligger et politisk vedtak om nedbemanning) Hvilke kriterier som skal anvendes ved utvelgelse av overtallige Drøftingene skal ha til formål å legge grunnlag for videre saksbehandlingsregler. Formålet er å sikre en betryggende framgangsmåte ved utpeking av overtallige i alle kommunalavdelinger/enheter/avdelinger. Det settes opp referat etter drøftingene. Det skal framgå hvem som har deltatt på drøftingsmøter, og hva partene ble enige om. Eventuelt avvikende syn fra de tillitsvalgte skal komme til syne i referatet. Nedbemanningsprosesser skal også behandles i hovedarbeidsmiljøutvalget jfr. AML 7-2 (2).- før det iversettes. Dokumentet skal også sendes til HAD/hovedutvalget for administrasjon for behandling. 3 Side 25

26 2.2 Drøfting om hvor/hvordan nedbemanning skal skje Det er nødvendig med klare kjøreregler for hvilke stillinger som skal berøres av nedbemanningen på en så stor arbeidsplass som Halden kommune. Hvilke arbeidstakere? Hvilke grupper av arbeidstakere? Slike drøftinger kan foregå på sentralt nivå, men det mest hensiktsmessige er at drøftingene foregår på kommunalavdelingsnivå eller helst på den enkelte enhet/område ut fra de spesifikke driftsbehov. Det er viktig å presisere: Arbeidstakere som blir pekt ut som overtallige i en avgrenset del av virksomheten, har en rett til å bli omplassert i arbeidsgivers samlede virksomhet. 2.3 Utvelgelseskriterier Utvelgelseskriterier skal være saklige. Følgende kriterier benyttes: Det vises til drøftingene om nedbemanning våren 2011, og rådmannen foreslår samme kriterier benyttet: Ansiennitet i Halden kommune. relevant utdanning som fagarbeider eller høgskoleutdanning i henhold til arbeidsstedets bemanningsplan egnethet og kompetanse i forhold til de oppgaver som skal utføres de nærmeste årene (jf. behov for særskilt kompetanse og kontinuitet) bemanningssammensetning (kjønn, alder og kompetanse) særskilte forhold knyttet til enkeltansatte (tidligere omstillingsprosesser, omplasseringer eller behov for tilrettelegging) Når ansatte står kvalifikasjonsmessig likt, foretrekkes ansatt som har lengst ansiennitet i kommunen Det presiseres at kompetanse alltid er det meste sentrale kriteriet ved nedbemanning, og at selve utvelgelsen skjer etter en samlet vurdering i henhold til kriteriene. Det presiseres at ansiennitet er det første og mest sentrale meste kriteriet ved nedbemanning, men at selve utvelgelsen skjer etter en samlet vurdering i henhold til kriteriene. Definisjonen vedr. ansiennitet ble avklart i 2011 og må settes inn i sin helhet. 4 Side 26

27 Fase 3 Utpeking av overtallige og forsøk på omplassering oversikt over ledige stillinger 3.1 Drøftingsmøte på arbeidsplassen Drøftingene i fase 2 foregår mellom HTV og rådmannen/sentral ledelse. Når disse drøftingene er gjennomført, beslutter rådmannen hvilke kriterier og prosesser som skal gjelde. I fase 3 er det den enkelte kommunalavdelings/enhets/avdelings ansvar å drøfte nedbemanningen med sine tillitsvalgte og deretter gjennomføre nedbemanningen. Dersom tillitsvalgte ønsker det, kan de la seg bistå av hovedtillitsvalgte, da både plasstillitsvalgte og hovedtillitsvalgte kan bli berørt av nedbemanning. Kopi av innkallingen til drøftingsmøte sendes også hovedtillitsvalgte. 3.2 Drøftingsmøtets innhold Det er innholdet i den nye bemanningsplanen som er utgangspunktet for drøftingene med tillitsvalgte på den enkelte arbeidsplass. Det skal avholdes informasjonsmøter for alle ansatte i forkant av en slik prosess. Ideelt sett skal det gjennomføres samtaler med hver enkelt ansatt på arbeidsplassen. Dette er svært tidkrevende, og en form for meldeskjema kan benyttes i stedet, hvor den ansattes ulike forhold er dokumentert. De tillitsvalgte skal i drøftingsmøtet få oversikt over/eventuelt få oversendt hvilke fast ansatte og vikarer som arbeider på stedet, og hvilke arbeidstakere som arbeidsgiver foreslår som overtallige. Vikarer og midlertidige tilsatte må velges først som overtallige, forutsatt at de ikke har en helt spesiell kompetanse som Halden kommune må beholde. Arbeidsgivers ansvar er å høre de tillitsvalgte og vurdere innspillene før beslutning tas. Hvilke hensyn som skal vurderes er for eksempel alder, tilretteleggingsbehov og øvrige særskilte behov jfr. pkt. 2.3 i dokumentet, AML 10.2 (4) og IA-avtalen. En arbeidstaker som er langtidssykmeldt og hvor stillingen blir vedtatt nedlagt, blir ikke behandlet som overtallig før vedkommende er friskmeldt. En arbeidstaker som blir langtidssykmeldt etter at stillingen er bestemt nedlagt, blir behandlet som overtallig. 5 Side 27

28 3.3 Innkalling av overtallige til «overtallighetssamtale» Det er arbeidsgiver selv som til sist foretar utpekingen av overtallige dette er innenfor arbeidsgivers ansvarsområde og styringsrett. Utpekingen baseres på de kriterier som rådmannen har besluttet og etter drøftinger med de hovedtillitsvalgte. Den overtallige informeres både muntlig og skriftlig. Arbeidsgiver sender så formelt forhåndsvarsel til de overtallige etter forvaltningslovens 16 samtidig som det innkalles til drøftingsmøte. Personalavdelingen utarbeider mal for forhåndsvarsel/møteinnkalling. I «overtallighetssamtalen» skal det drøftes med den ansatt hvilke alternative muligheter som finnes samt at arbeidsgiver gir en orientering om videre prosess. Den ansatt har på vanlig måte rett til å la seg bistå av tillitsvalgt i møtet og skal være skriftlig orientert om denne retten. 3.4 Oversikt over ledige stillinger Arbeidsgiver sentralt må til enhver tid ha oversikt over ledige stillinger. Dette ansvaret ivaretas gjennom ordningen med personalteam. Det er den enkelte kommunalsjef i samråd med personalsjef som har det formelle ansvaret for omplassering på vegne av rådmannen. Overtallige oppfordres til aktivt å søke annen ledig stilling i kommunen. 3.5 Vurdering i forhold til annen innplassering i stilling Enhetsleder vurderer om den overtallige kan tilbys annen stilling i egen avdeling/enhet. Den overtallige må være kvalifisert for den ledige stillingen men ikke best kvalifisert. I slike tilfeller stiller arbeidsgiver kompetansehevende tiltak til rådighet jf. AML 4-2 (2) e). om krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling. (e) det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon. Enhver ledig stilling som vikariater og vakanser benyttes i omstillingsprosessen. Det er en forutsetning for plassering at det er økonomisk dekning i stillingen samt faglig forsvarlig. Grunnlag for at den ansatte eventuelt ikke skal tilbys stillingen, må være basert på særskilte krav til kompetanse og egnethet. 6 Side 28

29 3.6 Personalteam ansvaret for tilsettinger Personalteam behandler alle omplasseringer. Personalteam består av kommunalsjef som i samråd med personalsjef har det formelle ansvaret for tilsettinger. Personalsjef, som deltar i alle personalteam, har koordineringsansvaret på tvers av kommunalavdelingene. Innplassering av overtallige i faste stillinger/vikariater av lengre varighet er personalteamenes prioriterte oppgave inntil alle overtallige er innplassert. Ved uenighet mellom kommunalsjef og personalsjef om innplassering, oversendes saken rådmannen for endelig avgjørelse. 3.7 Følgende rekkefølge benyttes ved omplassering: Det henvises til tilsettingsreglementets pkt. 3 hvor det framgår at den ansatt er tilsatt i Halden kommune og ikke på det enkelte arbeidssted: Arbeidstakeren tilsettes for tjeneste i Halden kommune ikke på det enkelte arbeidssted på de lønns- og arbeidsvilkår som framgår av gjeldende lover, reglementer, arbeidsavtaler og tariffavtaler. Arbeidstakeren må påregne endringer i arbeidsområde og stillingsbeskrivelse. 1. Omplassering innenfor «egen» enhet: Omplassering til ledig stilling/vikariater av lengre varighet som vedkommende er kvalifisert for i øvrige avdelinger i enheten. Innstillingen sendes personalteam for behandling. 2. Omplassering til annen enhet i kommunalavdelingen: Dersom ledig stilling ikke finnes i enheten, omplasseres den overtallige til ledig stilling/vikariat av lengre varighet som vedkommende er kvalifisert for i annen enhet i kommunalavdelingen. Saken sendes personalteam for behandling. 3. Omplassering til annen kommunalavdeling: Dersom ledig stilling/vikariat av lengre varighet ikke finnes innenfor den respektive kommunalavdeling, omplasseres den overtallige til stilling/vikariat av lengre varighet vedkommende er kvalifisert for i annen kommunalavdeling Saken sendes personalteam i respektive kommunalavdeling for behandling. 3.8 Skriftlig tilbud om annen stilling personalavdelingen sender tilbud 7 Side 29

30 Etter vedtak i det respektive personalteam, sendes det skriftlig tilbud om stilling, Dersom arbeidsgiveren har oppfylt sine forpliktelser, forutsettes det at den ansatte takker ja til tilbudet. Det henvises for øvrig til fase 4. Etter vedtak i det respektive personalteam, sendes det et reelt skriftlig tilbud om en stilling. Lønnsforhold skal gå fram av tilbudsbrevet med henvisning til hjemmel jfr. pkt. 3.9 nedenfor. Halden kommune er ikke forpliktet til å opprette nye stillinger. Arbeidstakeren må besvare tilbudet skriftlig innen 5 dager fra mottak av brevet. 3.9 Overgang til lavere lønnet stilling Dersom tilbudet innebærer overgang til lavere lønnet stilling, vil arbeidstakeren ha rett til å beholde nåværende lønnsinnplassering som en personlig ordning jfr. HTA pkt Fase 4 Overføring til stilling som er på siden av / utenfor den ansattes kompetanse Overtallige som blir, etter enighet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, overført til arbeid som ikke er i henhold til deres kompetanse, og/eller grunnpreget i stillingen, gis mulighet for stilling innen sitt kompetanseområde ved ledighet i slik stilling. Midlertidig tilhørighet: Dersom det ikke umiddelbart er mulig å innplassere overtallige i ledige stillinger eller vikariater/midlertidige stillinger av lengre varighet, overføres den overtallige til den enkelte kommunalsjefs ansvarsområde. Parallelt og kontinuerlig må personalsjef arbeide for å finne ledige stillinger i andre kommunalavdelinger. Den ansatt blir på enheten inntil omplassering er klar. Fagforbundet gjør oppmerksom på følgende: Da dokumentet ikke er bygget på helt vesentlig, grunnleggende og styrende prinsipp som ansiennitets prinsippet, motstrider Fagforbundet dokumentet i sin helhet. 8 Side 30

31 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Lars Vidar Hennum Hansen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Økonomirapport Sentral / Felles pr. mai 2012 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Saken fremmes på bakgrunn av budsjettets vedtakspunkt om månedlig rapportering til hovedutvalgene, samt vedtak i utvalgssak 2012/39 hvor rådmannen bes legge frem forslag til inndekning av negativ prognose for 2012 for området Sentral/Felles. Sammendrag av saken: Rådmannen fremlegger med dette økonomirapport pr mai Økonomirapporten som er utarbeidet pr mai, viser samlet sett en negativ prognose på 6,6 mkr for området ved utgangen av året. Regnskap Budsjett Avvik Budsjett Prognose Avvik Rådmannen IT Fellesfunksjoner Økonomi & plan Personal & Organisasjon Sum Sentral/ Felles Avvikene er flere og relaterer seg til rapporteringsområdene «Rådmannen og Fellesfunksjoner» med hhv 4,4 mkr og 2,2 mkr. Enhetene innenfor kommunalavdeling Økonomi, personal og IT viser totalt sett en positiv prognose på 0,1 mkr. Enhet rådmannen prognostiserer et negativ prognose på 4,4 mkr som følge av dobbel rådmannslønn og merutgifter til revisjonstjenester, merutgifter til næring, merutgifter til politisk godtgjøringer og 1 stilling på juridisk enhet som følge av at enheten ikke har budsjettert med 1 stilling som man har fått tilført via en overflytting fra annen enhet. Side 31

32 Fellesfunksjoner prognostiseres til et negativt avvik på 2,2 mkr som følge av forventet merforbruk på allsang, merforbruk tap på fordringer / generelle innsparinger, samt anslag amortiseringskostnadene i kommunen som ligger budsjettert på dette fellesområdet. Dette området viser en forbedret prognose siden rapportering pr. 1. tertial som følge av at leiekostnadene til HKP er redusert, samt at kostnader til afp blir noe lavere enn tidligere antatt. Enhet økonomi og plan prognostiseres et mindreforbruk på om lag 0,3 mkr som følge av merinntekter på sentralkjøkkenet samt at flere stillinger i økonomi og regnskap holdes vakante. Enhet personal og organisasjon prognostiserer et merforbruk på 0,2 mkr hovedsakelig som følge av at enheten ikke kan nå budsjettmålet knyttet til sykepengerefusjoner. Enhet IT prognostiseres tilnærmet balanse. Forslag til inndekning av negativ prognose for 2012 for området Sentral/Felles fremmes som egen sak, og foreslåtte tiltak fra den saken er ikke innarbeidet i denne prognosen. Rådmannens innstilling: Saken tas til orientering Saksutredning: Økonomirapport pr. mai viser en negativ prognose på 6,6 mkr Økonomirapport pr. april (1. tertial) viste en negativ prognose på 8,5 mkr noe som gir en forbedret prognose med 1,9 mkr. Hovedsakelig skyldes denne forbedringen at kostnader til afp og husleie til HKP blir noe lavere enn tidligere prognostisert. Følgende tiltak vedtatt i kommunestyrets sak 2012/34 er innarbeidet i prognosen og effektuert i organisasjonen. Disse er som følger: SLT-funksjonen tillegges stilling under kultur fra 1. august da dagens koordinator tiltrer annen stilling i kommunen. Fra denne datoen tillegges oppgavene leder for ungdomsarbeid. Det spares ca ,- på dette tiltaket. Tilskuddet til Halden turist er redusert med ,- da turistkontoret nå har fått gratis lokale i Tollboden. Vakant stilling som rådgiver / Trekkkontrollør trekkes inn og det spares ,- Lederutviklingsprogrammet gjennomføres ikke i 2012 og det spares ,- som var satt at til formålet. Reforhandling av lisensavtaler med Visma gjennomføres og det spares ,- i Sentralisering maskinpark (kopi) gjennomføres med en mer styrt utskifting og anskaffelser via IT-avdelingen vil spare kommunen for ,-. Reduserte leasingkostnader av kopimaskiner gjennomføres ved redusert antall og delvis enklere maskiner rent funksjonelt. Tiltaket gir en besparelse på ,- Side 32

33 Redusert IT-konsulentstilling øremerket helse med 50% gjennomføres og gir en besparelse på ,- i Støtte til næringslivet reduseres med ,-. Tiltaket innebærer å gå gjennom inngåtte avtaler og reforhandle med hensikt å få ned nivået. Gjennomgang av utnyttelse av rammeavtaler ved å øke bevisstheten av å trekke på rammeavtaler ved innkjøp, som en del av fokuset på intern kontroll. I dag kjøpes materiell som ikke tilhører rammeavtalen, selv om leverandøren det handles med har rammeavtale med kommunen. Lage plukklister, og følge opp bruken av dem. Tiltaket anslås å gi en besparelse på ,- Når det gjelder forslag på tiltak for å dekke inn den negative prognose på sentral/felles henviser rådmannen til egen sak i fremmet i de ulike hovedutvalgenes junimøter. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Lars T. Larsen Roar Vevelstad Side 33

34 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Roar Vevelstad Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2012/ Hovedutvalg for teknisk drift og byggesak 2012/ Hovedutvalg for kultur, idrett og mangfold Hovedutvalg for administrasjon 2012/ Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Formannskapet Kommunestyret Hovedutvalg for plan, miljø og landbruk Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Oppfølging av vedtak i sak PS 2012/34 - Lønnsreduksjoner Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Kommunestyret vedtok i sak 12/34 et generelt kutt på 67 mkr. Rådmannen følger opp dette i denne saken. Rådmannens innstilling: 1. Saken tas til orientering 2. Kravet om 67 mkr innsparing på lønn fordeles slik: Område Årsverk Kroner Rådmannen 2, Pers, øk, utv 3, NAV 7, Undervisning og oppvekst 33, Helse og omsorg 86, Side 34

35 Kultur 6, Teknisk 2, Til sammen 142, Saksutredning: Bakgrunn I kommunestyre den i sakene 12/34 og sak 12/35 ble det vedtatt konkrete kutt i utgifter og økning av inntekter tilsvarende 49,3 millioner kroner. I sak 12/34 vedtok kommunestyret videre et generelt kutt i kommunens lønnskostnader tilsvarende 67 millioner kroner på årsbasis. Kuttene skal være gjennomført innen 31. desember Administrasjonen i Halden kommune arbeider for tiden med å gjennomføre de konkrete utgiftskuttene og inntektsøkningene. Rapportering i fht status for gjennomføringen av disse tiltakene er innarbeidet i kommunens rapporteringsrutiner, på lik linje med rapportering i fht gjennomføringen av tiltakene som ligger til grunn for kommunens vedtatte budsjett. Analyser av de seneste års regnskap viser en sterkere vekst i kommunens inntekter enn de andre byene i Østfold, og landet som helhet. Dette skyldes i stor grad engangsinntekter. I lys av at kommunen har hatt høyere inntekter bør det kunne forventes at kommunen kan koste på seg en høyere utgiftsside. Utgiftene i en kommune har preg av å være langsiktige; dvs. at når det blir vedtatt innført et nytt tilbud, eller styrket allerede eksisterende tjenestetilbud, medfører det langsiktige forpliktelser i form av utgifter som er vanskelig å redusere på kort sikt. Et typisk eksempel på dette er lønnsutgifter. Siden utgiftssiden er langsiktig, er det viktig at inntektssiden også er langsiktig. Analyser av inntektene viser at dersom man isolerer engangsinntekter, har ikke inntektssiden til Halden kommune vært høyere enn inntektene i sammenlignbare kommuner. Det dokumenteres også av at inntektene i 2011 er sterkt fallende, og pr. utgangen av 2011 er nesten hele forspranget Halden kommune har hatt på øvrige Østfoldbyer, og landet som helhet, borte og kommunens inntekter svarer i stor grad til gjennomsnittet i kommune-norge. Grunnlaget for en høyere utgiftsside i Halden kommune enn i andre kommuner, må derfor sies ikke å ha vært til stede. Analyse av regnskapets utgiftsside i de senere årene viser at utgiftene har økt betydelig sammenlignet med øvrige byer i Østfold, og landet som helhet. Særlig lønnsutgifter har økt sterkt i forhold til andre. I hovedsak kan det være to årsaker til denne økningen; a) at kommunens administrasjon ikke har hatt kontroll på lønnsbudsjettet, eller b) at det er fattet politiske vedtak som innebærer økte utgifter for kommunen, begge deler på tross av at det ikke har vært inntekter som gir grunnlag for en slik utvikling. Rådmannen kommer ikke på eget initiativ til å bruke tid på å ta stilling til årsaken til den utviklingen i lønnsutgifter som har vært i Halden kommune, men heller rette fokus mot løsninger for å få lønnsutgiftene ned i tiden som kommer. En ting kan imidlertid slås fast; denne utviklingen kom ikke som en overraskelse i Analyser dokumenterer at utviklingen har skjedd over flere år. På grunn av bortfall av engangsinntekter i 2011, i kombinasjon med at brorparten av kommunens fondsmidler var benyttet for å dekke underskudd i tidligere år, ble utviklingen tydeliggjort i form av et formidabelt underskudd for regnskapsåret Side 35