Innkalling til ordinært sameiermøte 2014

Transkript

1 1 Åstadtunet Boligsameie Innkalling til ordinært sameiermøte 2014 Ordinært sameiermøte i Åstadtunet boligsameie avholdes torsdag 27. mars 2014 kl. 18:30 på Billingstad skole, Billingstadveien 58, 1396 Billingstad Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en seksjonseier til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital. 4. GODTGJØRELSE TIL STYRET 5. INNKOMNE FORSLAG Det er ikke fremmet forslag til behandling på sameiermøtet. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år B) Valg av 1 varamedlem for 2 år C) Valg av valgkomité for 1 år Asker, Styret i Åstadtunet boligsameie Eivind Hauger-Johannessen/s/ Leif Johansen/s/ Jan Vesterkjær/s/

2 2 Åstadtunet Boligsameie ÅRSBERETNING FOR 2013 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Styret Leder Eivind Hauger-Johannessen Åstadryggen 10 Styremedlem Leif Johansen Åstadryggen 6 Styremedlem Jan Vesterkjær Åstadryggen 6 Varamedlem Anne Brandsnes Åstadryggen 10 Varamedlem Lise Strid Åstadryggen 4 Valgkomiteen Baard Syrrist (leder) Åstadryggen 4 Reidar Brattberg Åstadryggen 2 Marit Hovi Åstadryggen 4 Av sameiets 3 styremedlemmer er det ingen kvinner. Begge varamedlemmer er kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om sameiet Sameiet består av 50 seksjoner, hvorav 48 boligseksjoner og 2 næringsseksjoner. Næringsseksjonene består av parkeringsplasser i sameiets garasjeanlegg. Sameiet er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i Asker kommune og har adresse: Åstadryggen 2 Åstadryggen 4 Åstadryggen 6 Åstadryggen 8 Åstadryggen 10 alle med postnummer 1396 Billingstad. Sameiet har gårds- og bruksnummer: 35/ 45 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Sameiet har ingen ansatte. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS.

3 3 Åstadtunet Boligsameie Forsikring Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i TRYG FORSIKRING med polisenummer Forsikringssummen for bygningsmassen var i 2013 kr Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger med veggfast utstyr. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Mer om forsikring er å finne på sameiets hjemmeside. Brannsikringsutstyr Det er installert røykvarsler i alle leiligheter og i fellesarealer som er tilknyttet brannmelderanlegg i inngangspartiet til Åstadryggen 10. Brannmelderanlegget er ikke knyttet til brannvesenet. Det skal være brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og virker. Det vises for øvrig til Husordensreglene pkt. 11. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl. res. 6. desember Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsvirksomhet, lekeplasser, elektrisk anlegg og gassanlegg. Boligselskapet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere alt som har å gjøre med helse-, miljø- og sikkerhet i selskapets regi. Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale som Sameiet har sluttet seg til. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig.

4 4 Åstadtunet Boligsameie Styrets arbeid Styret har hatt 11 møter i 2013, 9 av disse siden sameiermøtet 21. mars. Varamedlemmer har deltatt i styrets arbeid på lik linje med styremedlemmer. Styrets arbeid har i stor grad bestått i å videreføre arbeidet fra året før med å følge opp vedlikeholdsavtaler, få rettet på mangler som avdekkes, videreutvikle fellesarealer og følge opp løpende saker innen Sameiet. Sameierne er i løpet av 2013 blitt holdt orientert om Styrets arbeid gjennom 5 informasjonsbrev. Disse sendes elektronisk til alle beboere som har oppgitt e-post adresse, hvilket er de aller fleste. Av vesentlige saker som er behandlet av Styret kan nevnes: Helse, miljø og sikkerhet. Planlagt kontroll og vedlikehold er gjennomført av brannalarmsystemet, ventilasjon i garasjene, trykksettingsvifter i oppgangene, takene på alle bygg, gassanlegget, elektrisk anlegg, garasjeporter og heisene. Det er gjennomført vernerunde i fellesanleggene (inne og ute) i januar og august. Det var ingen vesentlige avvik, men under den siste runden ble det påpekt at det burde monteres et rekkverk øverst i den lange utetrappen. Dette er gjort. For å øke sikkerheten mot uønskede inntrengere er låsene i ytterdørene modifisert slik at de ikke kan låses i åpen stilling. Brannalarmanlegg. I forbindelse med årskontroll av brannalarmanlegget i juni ble det også foretatt en brannøvelse i alle oppgangene. Det er utarbeidet en evakueringsplan som er fordelt til én sameier i hver oppgang. Planen ble sist ajourført i desember. Gassanlegg. Gassregnskapet for ble gjort opp pr. 30. april hvor summen av innbetalt a-konto var noe lavere enn kostnadene, men ikke mer enn at a-konto beløp på kr. 100,- pr. mnd. ble videreført. Asker og Bærum Brannvesen foretok tilsyn av gassanlegget i april og avdekket ingen avvik og hadde ingen anmerkninger til anlegget eller dokumentasjonen. Årlig kontroll og service av gassanlegget og gassinstallasjoner i leilighetene ble foretatt av Øko Energi da i oktober. Heiser. Det har vært noen heisstanser i løpet av året, og for første gang med personer i heisen. I det ene tilfellet skyltes heisstansen strømutkobling. Etter kort tid kom strømmen tilbake og heisen kjørte normalt. I det andre tilfellet ble heisen nødkjørt og personene kom ut i god behold. I hver oppgang er det én som har fått opplæring i å nødkjøre og åpne heisene ved eventuell stans (se hjemmesiden). Heisene blir kontrollert og vedlikeholdt fire ganger i året. Sameiet har også en avtale med alarmsentral som overvåker heistelefonene 24 timer i døgnet. Hvert annet år blir heisene kontrollert av Norsk Heiskontroll. Slik kontroll fant sted i november og det ble ikke funnet noen alvorlige feil.

5 5 Åstadtunet Boligsameie Elektrisk anlegg. Det elektriske fellesanlegget blir kontrollert av elektriker hvert tredje år, sist i I mellomliggende år besørger Styret for egenkontroll ut fra skjemaer som ble utarbeidet av leverandøren av anlegget. Slik egenkontroll ble gjennomført i juni. Under vernerunden i januar ble det oppdaget at et nødlys i en av garasjene ikke virket. Dette medførte at all nødbelysning ble ettersett og nye batterier ble montert i alle lampene. Veidekke. Selv om reklamasjonsperioden på 5 år etter overtakelse utløp ved årsskifte 2011/2012 har likevel Veidekke Entreprenør AS påtatt seg noen utbedringer i løpet av året der det viste seg at tidligere utbedringer ikke var gode nok eller hvor det er påvist svakheter i konstruksjonen. Det er noen utearealer på Åstad som skal overtas av sameiene i fellesskap. Disse er overskjøtet, hvilket også gjelder ballplassen hvor Asker kommune har forutsatt at denne skal være kvartalslekeplass for alle sameiene på Åstad, samt for alle boligene ned til Åstadveien. Det har pågått en dialog med Veidekke Eiendom AS over lang tid, dels fordi overskjøtingen har vært noe uryddig og dels fordi drift og ansvar for ballplassen er uavklart. Vaktmester. Styret er fortsatt meget tilfreds med tjenestene som Asker og Bærum Vaktmesterkompani AS leverer, både sommer som vinter. Dette inkluderer gangvask som jevnlig blir kontrollert og hvor Styret får rapport om hvordan utførelsen er vurdert. De få gangen det har vært noe å utsette på rengjøringen er dette omgående blitt rettet på. Utearealer. Det ble utført flere oppgraderinger av uteanlegget i løpet av sommermånedene, noe mer enn opprinnelig planlagt da dette viste seg rasjonelt ut fra bruk av anleggsmaskin. Det ble etablert nytt buskbed med Kranstopp og plen mellom Åstadryggen 4 og 10, et nytt bed med Vingebeinved langs Åstadryggen utenfor nr. 8 og videreføring av Jasminbedet langs den lange utetrappen ned mot avfallsboden. Vedlikehold. Trerekkverkene til leilighetene på bakkeplan er blitt beiset. Dermed er alt ytre treverk blitt beiset i løpet av de siste tre årene. Tak over pergolaer og vindskjerming av balkonger. Asker kommune innvilget rammesøknad om å montere tak over pergolaer og vindskjerming i november I løpet av året er det montert vindskjerming i 2 leiligheter, slik at det nå er totalt 15 leiligheter som har slik skjerming. Tak over pergolaer er montert i 4 leiligheter. Den innvilgede rammesøknaden er gyldig i 3 år og utløper således i november Hjemmeside. Sameiets hjemmeside er blitt videreutviklet og inneholder mye nyttig informasjon. Billingstad Vel. Sameiet er innmeldt i Billingstad Vel. Sosiale arrangementer. Den årlige rekefesten ble gjennomført 11. juni i strålende vær med stor deltakelse. Tenning av juletreet på tunet ble foretatt 8.desember, én av de få dagene i desember hvor det var snø på bakken, også her med god deltakelse. En stor takk til Aslaug og Sigvart Farnes som igjen ga oss et flott tre.

6 6 Åstadtunet Boligsameie ÅRSREGNSKAPET FOR 2013 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsregnskapets punkt om budsjett for Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2013 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2013 var til sammen kr ,-. Andre inntekter ikke budsjettert består av kr 2 000,- som er innbetaling av sameiere til dekning av kostnader sameiet har hatt for byggesøknad til Asker kommune vedrørende tak over pergolaer og vindskjerming. Kostnader Driftskostnadene i 2013 var på kr ,-. Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Hovedårsaker til overskridelsen var ikke budsjetterte kostnader til større bygningsmessige vedlikehold (beising av trerekkverk til leiligheter på bakkeplan) med kr ,-, mer omfattende opparbeiding av utvendig anlegg enn planlagt som gikk kr ,- utover budsjett, samt kostnader ved utbedring av lekkasjer på VVS anlegget som overskred budsjettet med kr ,-. Mindre forbruk i forhold til budsjett var i hovedsak kr ,- knyttet til Energi/fyring som i vesentlig grad skyltes lave strømpriser, samt kr ,- i kommunale avgifter da satsene ikke hadde en forventet økning. Resultat Årets driftsresultat er på kr 3 451,-. Holdes den ekstraordinære, ikke budsjetterte posten for større bygningsmessig vedlikehold på kr utenfor, blir det ordinære driftsresultatet kr ,- mot budsjettert kr ,-. Årets resultat (driftsresultat pluss finansinntekter) på kr ,- foreslås overført til egenkapital slik at denne blir pr. 31/ kr ,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene og notene i regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter som påvirker regnskapet i vesentlig grad.

7 7 Åstadtunet Boligsameie BUDSJETT FOR 2014 Til orientering for sameiermøtet legger Styret fram budsjettet for Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. Styret sikter inn mot et årsresultat på mellom kr ,- og kr ,- for å kunne bygge opp reserver til fremtidig vedlikehold, samt kunne møte uforutsette hendelser. Felleskostnader Felleskostnadene ble sist økt i januar Styret har sett det nødvendig å øke disse igjen fra 1. januar 2014 med ca. 5 % for å følge med i kostnadsutviklingen til tjenestene sameiet benytter. Felleskostnadene for kabel-tv er økt med ca. 8 % for å dekke de faktiske kostnadene. Forsikring Forsikringspremien for 2014 er litt redusert i forhold til 2013 selv om byggekostnadsindeksen økte med 1,0 %. Sameiet har ikke gjort krav på forsikringen. Kommunale avgifter til Asker kommune Vann- og avløpsavgiften, samt renovasjonsavgiften til kommunen er i 2014 uendret i forhold til Det er budsjettert med litt økt forbruk av vann ut fra erfaringstall. Energikostnader Utenom uforutsette hendelser er energikostnadene den mest usikre budsjettposten. Strømforbruket til fellesanlegget er forutsigbart, nettkostnadene og forbruksavgift til Staten likeledes. Det er i hovedsak strømkostnaden som er det største usikkerhetsmomentet. Det er budsjettert med 40 øre/kwh eks. mva gjennom hele året i likhet med i For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Asker, Styret i Åstadtunet Boligsameie Eivind Hauger-Johannessen/s/ Leif Johansen/s/ Jan Vesterkjær/s/

8

9

10 10 Åstadtunet Boligsameie RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER: Personalkosder Styrehonorar Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Konsulenthonorar Kontingenter Drift og vedlikehold Forsikringer Kommunale avgifter Energi/fyring Kabel-/TV-anlegg Andre driftskostnader SUM DRIFTSKOSTNADER DRIFTSRESULTAT FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter RES. FINANSINNT./-KOSTNADER ÅRSRESULTAT Overføringer: Til opptjent egenkapital

11 11 Åstadtunet Boligsameie BALANSE EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader Kortsiktige fordringer Gassregnskap Driftskonto i OBOS-banken/OBOS Sparekonto i OBOS-banken/OBOS SUM OMLØPSMIDLER SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital SUM EGENKAPITAL GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld SUM KORTSIKTIG GJELD SUM EGENKAPITAL OG GJELD Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Asker, Styret i Åstadtunet Boligsameie Eivind Hauger-Johannessen/s/ Leif Johansen/s/ Jan Vesterkjær/s/

12 Åstadtunet Boligsameie NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO OBOS-konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DNB som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven Forskuddstrekk blir overført til nevnte konto ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasjeleie Varmtvann Felleskostnader Kabel-TV SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Gebyr byggekostnad, fra beboere SUM ANDRE INNTEKTER NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift SUM PERSONALKOSTNADER Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret.

13 13 Åstadtunet Boligsameie NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2012/2013, og er på kr NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr NOTE: 7 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS SUM KONSULENTHONORAR NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Malerarbeid v/malerhuset AS SUM STØRRE BYGNINGSMESSIGE VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger Drift/vedlikehold VVS Drift/vedlikehold elektro Drift/vedlikehold utvendig anlegg Drift/vedlikehold heisanlegg Drift/vedlikehold brannsikring Drift/vedlikehold garasjeanlegg SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD NOTE: 9 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift Renovasjonsavgift SUM KOMMUNALE AVGIFTER

14 14 Åstadtunet Boligsameie NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -500 Lyspærer og sikringer Vaktmestertjenester Renhold ved firmaer Snørydding/gressklipping Kopieringsmateriell -203 Trykksaker -868 Aviser, tidsskrifter, faglitteratur -681 Andre kontorkostnader Porto Bilgodtgjørelse -151 Reisekostnader -236 Gaver -760 Bankgebyr -604 Velferdskostnader SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken/OBOS 561 Renter av sparekonto i OBOS-banken/OBOS SUM FINANSINNTEKTER NOTE: 12 BRENSELSREGNSKAP (mai 2013 til desember 2013) Kontroll av gassanlegg Administrasjon vedr. gassavregning Gassbeholdning Diverse Innbetalt a-konto, kategori gass SUM BRENSELSREGNSKAP NOTE: 13 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Refusjon utlegg, betales ut i SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -311

15 15 Åstadtunet Boligsameie GODTGJØRELSE TIL STYRET Godtgjørelse til det sittende styret foreslås satt til kr ,-.

16 16 Åstadtunet Boligsameie Åstadtunet Boligsameie Valgkomiteen Til Årsmøtet 2014 Innstilling fra Valgkomiteen: Etter valgene på årsmøtet 2013 fikk styret og valgkomiteen slik sammensetning: Styret: Eivind Hauger Johannessen (leder) (Sist valgt for to år i 2013) Leif Johansen (medlem) (Sist valgt for to år i 2012) Jan Vesterkjær (medlem) (Sist valgt for to år i 2012) Lise Strid (varamedlem) (Sist valgt for to år i 2013) Anne Brandsnes (varamedlem) (Sist valgt for to år i 2012) Valgkomiteen (alle valgt for ett år): Baard Syrrist (leder) Marit Hovi (medlem) Reidar Brattberg (medlem), Etter dette fremgår det at styremedlemmene Leif Johansen og Jan Vesterkjær samt varamedlem Anne Brandsnes er på valg i Vedtektene fastsetter at styrets medlemmer velges for 2 år. På denne bakgrunn innstiller valgkomiteen enstemmig på følgende valg på årsmøtet 2014: Som styremedlem for to år Som styremedlem for to år Som varamedlem til styret for to år Leif Johansen (gjenvalg) Jan Vesterkjær (gjenvalg) Anne Brandsnes (gjenvalg) Billingstad For Valgkomiteen Baard Syrrist (sign.) Styret foreslår valg av følgende valgkomité for ett år: Baard Syrrist (leder) Reidar Brattberg (medlem) Marianne Glomstad Lind (medlem)