Rutinebeskrivelse. Rutiner for behandling og avgjørelse av saker i nemndmøte

Transkript

1 Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og revideres av avdeling for faglig støtte og analyse (fagavdelingen). Saksnr. (360º) : 15/00585 Dato : Versjon : 01 Ansvarlig : Seksjonssjef GJS Saksbehandler : CSM Nummer : RB-16 Rutiner for behandling og avgjørelse av saker i nemndmøte Formål Å gi detaljerte/utfyllende rutiner for de ulike trinnene ved forberedelse og gjennomføring av nemndmøter i UNE og for etterarbeid.

2 Innhold 1 Sekretariatets forberedelse av saken Orientering til klageren og andre Klarlegging av identitet Merknader Utvelgelse av saksdokumenter mv Dokumentliste Utsendelse av landinformasjon Kopiering mv Nemndlederens forberedelser Ordinære forberedelser og beslutninger Forfall Barn i nemndmøter Beslutning om at barn skal høres direkte Oppnevning av verge/representant Innkalling Beramming Gjennomføring av nemndsamlingen generelt Gjennomføring av nemndmøte med personlig fremmøte Generelt Barn i nemndmøter Gjennomføring av nemndmøte uten personlig fremmøte Protokoll Etterfølgende kommunikasjon med nemndmedlemmer Vedtaket Etterarbeid Samarbeid nemndleder - saksbehandler Følgebrev Registrering av ID-opplysninger mv Klargjøring e-saker Klargjøring papirsaker Oversending til seksjon for arkiv og fellestjenester. Utsending Praksissammendrag Side 2 av 15

3 1 Sekretariatets forberedelse av saken 1.1 Orientering til klageren og andre Saksbehandleren har ansvar for å orientere klageren eller advokaten/fullmektigen om avgrensning av en fremmøtesak, jf. utlendingsforskriften (utf) 16-11, og om sakens hovedtema, dersom nemndlederen har besluttet dette. Hvis nemndlederen har besluttet at en landrådgiver skal møte, har saksbehandleren ansvaret for kontakt med rådgiveren. Innkallingskontoret (INKA) sørger for formell innkalling, som skal bekreftes skriftlig fra Landinfo innen tre virkedager. Foreligger ikke bekreftelsen innen fristen, skal INKA sende purring med kopi til Landinfos leder. Når bekreftelse er mottatt, registrerer INKA fremmøtet i UNEs innkallingssystem. Ved forfall må saksbehandleren i samråd med Landinfo ta stilling til om det skal stille en erstatter. Blir nemndmøtet avlyst, har INKA ansvaret for å gi landrådgiveren beskjed. Taushetsbelagte opplysninger ut over det landrådgiveren må få vite i nemndmøtet (navn, nasjonalitet, etnisitet mv.) skal bare oversendes landrådgiveren etter beslutning fra nemndlederen. 1.2 Klarlegging av identitet Saksbehandleren skal ha et særskilt fokus på spørsmål om klagerens identitet. Det må vurderes om det skal sendes eget brev om at klageren innen en gitt frist må legge frem identitetsdokumenter, fortrinnsvis pass. Innkallingsbrev til nemndmøte inneholder oppfordring om dette, se innkallingsbrev. Saksbehandleren må forsøke å verifisere dokumentasjonen og foreta SIS-søk. Resultatet skal fremgå av merknadene. Saksbehandleren må vurdere videre undersøkelser, slik som søk på internett. I omgjøringssaker må saksbehandleren også vurdere å kontakte Politiets utlendingsenhet (PU), som kan sitte med opplysninger som ikke fremgår av DUF. 1.3 Merknader Merknader er sekretariatets skriftlige presentasjon av en sak som skal avgjøres i et nemndmøte. Formålet med merknadene er at de skal gi et tilstrekkelig grunnlag for at nemnda kan treffe et korrekt vedtak uten ytterligere saksbehandling enn selve nemndmøtet. Hovedmålgruppen er nemndmedlemmene, som er lekfolk. Merknadene må derfor være enkle og forståelige for denne gruppen. Innhold og lengde må tilpasses saken, og hovedfokus skal være sakens tvilsspørsmål. Merknadene må redegjøre for hovedproblemstillingen(e) i saken. De består deretter av to deler: Et kronologisk sammendrag av opplysningene i sakens dokumenter, herunder spørsmål om identitet (sakssammendraget) Sekretariatets foreløpige vurdering av sakens hovedproblemstillinger og tvilsspørsmål Sakssammendraget skal utformes slik at det kan klippes rett inn i vedtaket når dette skal skrives. Sekretariatet skal vurdere og redegjøre for hvilke problemstillinger saken reiser, og hvilke tvilsspørsmål som gjør seg gjeldende. Relevante problemstillinger må konkretiseres. Det skal redegjøres for rettskilder og gis informasjon om for eksempel praksis. Landinformasjon mv. kan også gjengis i merknadene. Side 3 av 15

4 Hvis bare deler av saken skal avgjøres i nemndmøtet, jf. utf 16-11, skal merknadene begrenses til å gjelde dette eller disse spørsmålene. I klagesaker skal det da gis en begrunnelse for resultatet i den delen av saken som ikke byr på vesentlige tvilsspørsmål. Også denne begrunnelsen skal kunne klippes rett inn i vedtaket. Ved behandling av omgjøringsanmodninger er det i merknadene tilstrekkelig å vise til UNEs tidligere vedtak når saken er begrenset til en vurdering av nye anførsler eller opplysninger. Omtalen av forhold/anførsler som ikke har spesiell betydning for saken, eller ikke byr på tvil, kan gjøres svært kort. Er det for eksempel åpenbart at vilkårene etter utlendingsloven (utl) 28 første ledd bokstav a ikke er oppfylt, er det ofte nok å skrive en kort begrunnelse før de sentrale problemstillingene drøftes. Hvis hovedproblemstillingen i saken er troverdighet, fokuseres merknadene på dette, og følgene av at forklaringen legges til grunn eller ikke bør da skisseres forholdsvis kort. Dersom saken reiser flere problemstillinger under ulike forutsetninger, kan subsidiære problemstillinger skisseres kort med en henvisning til at sekretariatet muntlig kan redegjøre for en/noen av disse ved behov. Dersom klageren eller andre skal møte og forklare seg for nemnda, bør saksbehandleren redegjøre for hva slags spørsmål disse bør stilles. Etter avtale med nemndlederen kan merknader unntaksvis kuttes ut helt eller gjøres minimale dersom kopiering av sakens (få) dokumenter i seg selv gir god oversikt og veiledning for nemndmedlemmene. Dette kan for eksempel være aktuelt i visumsaker. Det er viktig at vurderingene har et enkelt språk, at de er strukturert og at de aktuelle spørsmålene behandles i logisk rekkefølge med nødvendige presiseringer. Det skal ikke konkluderes med hensyn til resultat, men det kan gis delkonklusjoner på enkelte problemstillinger. Sekretariatet skal vurdere faktum slik det fremstår før møtet, og påpeke f.eks. motstrid i tidligere forklaringer og at en forklaring ikke er forenlig med landkunnskap. 1.4 Utvelgelse av saksdokumenter mv. Nemnda skal ha kopi av saksdokumentene unntatt det som anses åpenbart unødvendig. Saksbehandleren må vurdere om også automatisk genererte dokumenter skal med. Automatiske meldinger (foreløpig svar, forsinkelsesbrev) inneholder oppfordring til å fremlegge ID-dokumenter. Innkalling til nemndmøtet inneholder i tillegg informasjon om barns rett til å bli hørt mv se innkallingsbrev. Automatiske meldinger ligger på UNEtt under Organisasjon/malgruppa/dokumenter. Saksbehandleren har ansvar for å velge ut saksdokumentene, ev. etter samråd med nemndlederen. Saksbehandleren har også ansvar for å finne frem vedlegg i form av relevante rettskilder, praksisoversikter, fagnotater, landinformasjon o.l. som ikke er sendt ut på forhånd og sørge for kopiering. Ved tvil kontaktes nemndlederen. Saksbehandleren bør tydeliggjøre hva i vedleggene som er relevant for saken. I samråd med nemndlederen må saksbehandleren vurdere hvordan saken og saksdokumentene best kan tilrettelegges for nemnda, for eksempel i form av skilleark, bruk av merkepenn, kart, tidslinje og oversikt over familiemedlemmer. 1.5 Dokumentliste Saksbehandleren må utarbeide en dokumentliste for nemnda. Dokumentlisten skal inneholde en oversikt over hvilke dokumenter som er kopiert opp, og ev. hvilke dokumenter med landinformasjon som er utsendt på forhånd. Disse merkes med * (stjerne). Navn på nemndlederen og dato for nemndmøtet skal stå øverst på dokumentlisten. Side 4 av 15

5 Når dokumentene er kopier og paginert, skal saksbehandleren påføre sidetall for sentrale dokumenter. 1.6 Utsendelse av landinformasjon I samråd med nemndlederen tar saksbehandleren stilling til om nemndmedlemmene i forkant av nemndsamlingen skal få tilsendt dokumenter med landinformasjon, og ev. hvilke. Med mindre det er få sider som sendes ut, bør saksbehandleren informere nemndmedlemmene om hva som er sentral informasjon som må leses, og hva som er bakgrunnsinformasjon. Saksbehandleren må også vurdere å gi noe informasjon om hva som er de sentrale spørsmålene i saken for å lette nemndmedlemmenes lesing og forberedelse. Saksbehandleren har ansvar for at INKA får to kopier av hvert dokument med landinformasjon (merket med *) som skal sendes ut. Dokumentene leveres i pleksiglassboksen utenfor innkallingskontoret sammen med ev. internt notat e.l. med leseveiledning og annen nøytral (ikke-sensitiv) informasjon. Dokumentene må være merket med dato for nemndmøtet, klagerens DUF-nummer og saksbehandlerens initialer. Siste frist for å levere dokumentene til INKA er 14 dager før nemndsamlingen begynner. INKA skal i følgebrevet til nemndmedlemmene presisere at landinformasjonen skal tas med til nemndsamlingen og leveres tilbake når samlingen er over. Det er derfor ikke nødvendig å kopiere opp disse dokumentene på nytt i forkant av nemndmøtet. Med mindre annet er avtalt, skal nemndlederen få et eksemplar av de dokumentene som er sendt nemndmedlemmene. 1.7 Kopiering mv. I e-saker må saksbehandleren skrive ut dokumentene og legge dem i eget omslag med nemndas dokumentliste festet utenpå med binders. I papirsaker må dokumentene plukkes ut og legges i omslag. Saksbehandleren leverer dokumentene (inklusive merknader) til vekterne i 6. etasje for kopiering, senest torsdag kl , halvannen uke før nemndsamlingen begynner. De øvrige dokumentene i papirsaker oversendes til nemndlederen. Saken overføres deretter elektronisk i DUF til nemndlederen. Nemndlederen, saksbehandleren og nemndmedlemmene skal ha hvert sitt kopisett. Vekterne kopierer derfor opp 4 sett kopier, som blir paginert automatisk. Når saken er ferdig kopiert, legger vekterne kopisettene til nemnda (og originalene i papirsaker) på skrivebordet på nemndlederens kontor innen mandag kl uken før nemndsamlingen begynner. Saksbehandleren får samtidig sine dokumenter. Dersom dokumentene ikke er levert til vekterne til kopiering innen fristen, er det saksbehandlerens ansvar å få dokumentene kopiert og levert til nemndlederen innen fristen. Saksbehandleren har ansvar for å varsle nemndlederen så tidlig som mulig dersom fristen for levering av kopierte dokumenter (torsdag kl ) unntaksvis ikke vil kunne overholdes, og annet ikke er avtalt. 2 Nemndlederens forberedelser 2.1 Ordinære forberedelser og beslutninger Samarbeid med saksbehandleren: Nemndlederen og saksbehandleren har et felles ansvar for å avklare saksbehandlingsskritt og forberedelser til nemndsamlingen. Dette kan for eksempel gjelde avgrensing av saken etter utf 16-11, informasjon til klageren om hva som blir hovedtema i saken, bruk av tolk, behov for en landrådgiver, utvelgelse av saksdokumenter, Side 5 av 15

6 utsending av generell landinformasjon og leseveiledning for nemndmedlemmene ved slik utsending. Likeledes bør det avklares om det er behov for videre undersøkelser av saken. Behovet for tilrettelegging under nemndsamlingen, og bruk av pedagogiske virkemidler, bør vurderes. Det kan avtales at saksbehandleren ikke behøver å være til stede under et nemndmøte uten personlig fremmøte. Dersom nemndlederen har en annen vurdering enn sekretariatet av noen av de spørsmålene saken reiser, kan nemndlederen skrive sin vurdering inn i merknadene og presentere den som et nøytralt alternativ. Nemndlederen kan også skrive inn øvrige endringer i merknadene for eksempel med sikte på å gjøre merknadene mer tilgjengelige/forståelige. Dersom det før nemndsamlingen, men etter at saken er overført nemndlederen i DUF, kommer inn nye dokumenter, skal nemndlederen som regel skrive inn omtalen av dokumentene i sakssammendraget, føre dokumentene inn i nemndas dokumentliste (se pkt. 1.5) og eventuelt vurdere betydningen av de nye opplysningene og anførslene i merknadene. Dersom det er behov for ytterligere saksforberedelse, returneres saken til saksbehandleren. Dersom nemndlederen har foretatt endringer i merknadene etter at saksdokumentene ble levert til kopiering, må nemndlederen sørge for at alle får kopi av de endrede merknadene. Tidsbehov: Nemndlederen må alltid vurdere tidsbehovet for saken og informere INKA dersom berammingen bare gjelder en halv dag eller flere dager. Telefonintervju mv.: Hvis klageren (eller andre) ikke kan være til stede, men likevel skal forklare seg, må nemndlederen ta stilling til hvordan et telefonintervju, intervju på Skype e.l. skal gjennomføres. Helpdesk kontaktes hvis det er behov for en ekstra PC i nemndrommet. Landrådgiver: I nemndlederens vurdering av om en landrådgiver fra Landinfo skal delta i møtet, skal det legges vekt på i hvilken grad slik deltakelse er nødvendig av hensyn til sakens opplysning. Viktige momenter vil være sakens kompleksitet, hvor stor betydning landkunnskap vil kunne ha for avgjørelsen, saksbehandlerens erfaring/kunnskap og hva som finnes av skriftlig informasjon. Nemndlederen kan beslutte at en landrådgiver som et alternativ skal stå til disposisjon på møtedagen hvis nemnda skulle ønske bistand. Fremmøte og forklaring for andre enn klageren: Nemndlederen må ta stilling til om andre enn klageren skal anmodes om eller tillates å møte for nemnda eller forklare seg på annen måte, jf. utl 78 femte ledd. I utgangspunktet skal en sak være opplyst gjennom skriftlig saksforberedelse. Andre kan likevel tillates å møte på klagerens anmodning for å få saken så godt opplyst som mulig, jf. utf annet ledd. Normalt vil slikt fremmøte bare være aktuelt i saker der også utlendingen møter. Referansen i Norge i en sak om familieinnvandring kan imidlertid gis adgang til å møte der utlendingen er seg i utlandet. Nemndlederen kan på eget initiativ be andre om å forklare seg. Spørsmål omkring taushetsplikt må avklares på forhånd, og slike vitner må få informasjon om at de ikke har plikt til å forklare seg. Dette kan i spesielle tilfeller gjelde den som har skrevet en helseerklæring i saken. Utgangspunktet er likevel at uttalelser om helsemessige forhold skal foreligge i skriftlig form. Dersom det er ønskelig med ytterligere opplysninger, kan UNE innhente tilleggsuttalelse(r). Nemndas møter foregår for lukkede dører, jf. utl 77 femte ledd. Nemndlederen beslutter i særlige tilfeller om personer som ikke skal uttale seg i saken kan gis adgang til å være til stede under møtet eller deler av møtet, for eksempel familiemedlemmer eller representanter for en støttegruppe. Slik adgang forutsetter at klageren ikke har innsigelser. Beslutning om tilstedeværelse av ansatte i UNE med tjenstlig behov krever ikke samtykke. Side 6 av 15

7 Særlige tiltak: Nemndlederen bør i god tid ta stilling til behovet for særskilte tiltak under nemndmøtet. Dette kan gjelde behov for særskilte hjelpemidler, sikkerhetstiltak, tiltak som følge av klagerens sykdom eller at klageren må fremstilles av politiet eller kriminalomsorgen mv. Nemndlederen har ansvar for at seksjon for drift og sikkerhet (DS) varsles i så god tid som mulig før nemndmøtet på e-post (Mail _ds@une.). Der klageren har anført kjønnsbasert forfølgelse, seksuell vold e.l. og har valgt et bestemt kjønn på tidligere tolk, og dessuten har advokat eller fullmektig av samme kjønn, bør nemndlederen av eget tiltak vurdere om det er grunn til å informere klageren om muligheten for å be om at aktører i en fremmøtesak har det foretrukne kjønnet. Beskjed til INKA: Nemndlederen gir INKA beskjed om tidsbehov, fremmøte for andre, tolk og annen informasjon som vil ha betydning for innkallingene mv. gjennom bookingmerknader i DUF. Nemndlederen skal i utgangpunktet ikke bruke e-post til INKA. 2.2 Forfall Dersom noen av partene melder forfall etter å ha bekreftet at de kan møte, skal INKA kontakte den aktuelle nemndlederen og deretter eventuelt omberamme nemndmøtet og gi beskjed om dette til alle som berøres av endringen. Nemndlederen beslutter om det foreligger gyldig forfall, og om saken skal omberammes. Saken skal som hovedregel utsettes dersom klageren har gyldig forfall, jf. utf siste ledd. Det kan gjøres unntak dersom andre hensyn, for eksempel behov for rask avgjørelse, tilsier at saken ikke blir utsatt. Dersom advokaten har gyldig forfall, skal saken som hovedregel berammes til et annet tidspunkt hvis klageren har fått tilkjent rett til advokat i medhold av utl 92, jf. også utl 78 femte ledd. Møtet kan likevel gjennomføres dersom saken ikke ville ha blitt omberammet selv om klageren hadde hatt gyldig forfall. Hvis klageren ikke har fått tilkjent advokat, vurderer nemndlederen hvor stor betydning det vil ha at klageren møter med advokat, og om det vil kunne fremstå som urimelig at man ikke endrer tidspunktet for nemndmøtet. Dersom andre som har blitt innkalt, eller som har fått adgang til å forklare seg for nemnda, er forhindret fra å møte, avgjør nemndlederen ut fra forfallsgrunn, sakens karakter og vedkommendes rolle om saken skal omberammes. Det vil kun være i særskilte unntakstilfeller at saken bør omberammes. Ett eksempel kan være dersom klageren er enslig mindreårig og vergen er forhindret fra å møte. 2.3 Barn i nemndmøter Beslutning om at barn skal høres direkte Barns rett til å bli hørt kan bli ivaretatt på flere måter; skriftlig eller muntlig, direkte med barnet eller via omsorgspersoner/andre som representerer barnet eller via et annet organ (UDI). Om et barn i en konkret sak skal gis anledning til å møte personlig i et nemndmøte, beror på en skjønnsmessig vurdering etter nærmere oppstilte kriterier, jf. utl 78 femte ledd og utf Videre vil hensynet til barnets beste være grunnleggende også ved spørsmålet om personlig fremmøte i et nemndmøte, jf. FNs barnekonvensjon art. 3 nr. 1. Innenfor gjeldende rettslige rammer må nemndlederen derfor vurdere om det er forhold som tilsier at barnet bør bli innkalt til et nemndmøte. I det følgende oppstilles noen punkter som nemndlederen bør ha tenkt gjennom før beslutningen tas: a) Barnets alder og modenhet: Etter barnelova 31 annet ledd skal barn som er fylt 7 år få si sin mening før det blir tatt Side 7 av 15

8 avgjørelse om personlige forhold for barnet. Utf 17-3 gir anvisning på at barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å bli hørt før det treffes avgjørelse, jf. også utf 17-4 om samtale med barn i asylsaker og 17-5 om tilbud om samtale med barn i saker om familieinnvandring. Barns rett til å bli hørt skal ivaretas under UDIs saksbehandling, og barn kan også bli hørt skriftlig, ikke bare muntlig. Som utgangspunkt bør barn under 7 år ikke innkalles til et nemndmøte. Eventuell ytterligere ivaretakelse av barnets rett til å bli hørt, bør derfor skje skriftlig. For barn mellom 7 og 12 år bør det særlig ses hen til om barnets modenhet taler for at barnet blir hørt skriftlig via verge eller advokat fremfor muntlig i et nemndmøte. Nemndleder bør særlig ta hensyn til uttalelser/anbefalinger fra personer som kjenner barnet, eller som har særskilt kompetanse til å vurdere om barnet kan møte. Dette kan være personer med barnefaglig kompetanse, psykologer, leger eller lærere. Også advokatens vurdering av barnet vil ha betydning. Når barnet er over 12 år, vil alderen som regel ikke tale mot at barnet innkalles til nemndmøte. b)barnets egen holdning: Barnet har en møterett, ikke en møteplikt. Dersom barnet har gitt klart uttrykk for at det ikke ønsker å møte i nemndmøte, bør barnet ikke innkalles til personlig fremmøte. Der barnet er part, bør nemnda forsikre seg om at barnet og vergen/advokaten er informert om at formålet med personlig fremmøte vil være å belyse det anførte grunnlaget for søknaden, for eksempel om beskyttelse, og barnets situasjon i Norge. Hvis det er grunn til tvil om hva barnet ønsker, bør barnet gis anledning til å møte slik at barnet deretter kan foreta et valg om fremmøte. Hvis barnet ikke vil møte, bør informasjon om barnets forhold innhentes skriftlig. c)holdningen til foreldre mv.: Er foreldrene opplyst å være forsvunnet eller døde, blir det oppnevnt en verge. Foreldrene eller verge/representant forutsettes å ivareta barnets tarv, men barnets rett til å bli hørt beror ikke på om foreldrene eller verge/representant samtykker til at barnet blir hørt. Foreldrene eller verge/representant kan imidlertid ha et begrunnet syn på om høring av barnet bør skje skriftlig i stedet for ved et eventuelt fremmøte i nemndmøte. Hvis foreldrene eller vergen/representanten motsetter seg at barnet blir hørt gjennom en samtale, må UNE derfor få klarlagt foreldrenes eller vergens/representantens begrunnelse for dette, og om barnet i stedet for bør høres ved innsending av skriftlig informasjon. Dersom barnet ønsker det, og det er nødvendig for å ivareta barnets beste, kan UNE gjennomføre en samtale med barnet selv om foreldrene eller vergen/representanten ikke samtykker. Dersom foreldrene eller vergen/representanten ikke ønsker at barnet skal møte i nemndmøtet, skal nemndleder notere dette på saken. d)sakens opplysning/eget asylgrunnlag: Hvis det foreligger opplysninger om at medfølgende barn kan ha et eget grunnlag for beskyttelse uten at forholdet synes tilstrekkelig opplyst, taler dette for at barnet blir hørt i nemndmøtet. I slike tilfeller bør det også vurderes om saken bør returneres til UDI for ev ytterligere saksbehandling og ev. nytt vedtak der, før saken senere avgjøres som en klagesak i UNE. Side 8 av 15

9 2.3.2 Oppnevning av verge/representant. Verge for en mindreårig er, etter vergemålsloven 16, den eller de som har foreldreansvaret for barnet, slik dette er regulert i barneloven (normalt foreldrene). Dersom en mindreårig blir stående uten verge, skal fylkesmannen oppnevne en verge, jf. vergemålsloven 17. Spørsmålet om verge for enslig mindreårige asylsøkere reguleres ikke av vergemålsloven, men av utl 98 a til 98 g. Det skal oppnevnes en representant. Representantordningen anvendes også for mindreårige som søker oppholdstillatelse etter utf 8-8. Det er fylkesmannen som skal oppnevne en representant når en mindreårig befinner seg i landet uten foreldre eller andre som har foreldreansvaret, eller når den/de som har foreldreansvaret ikke lenger er i stand til å utøve foreldreansvaret for den mindreårige. Sistnevnte kan være tilfelle når foreldrene har forlatt landet eller tatt opphold på ukjent sted, men kan også omfatte andre situasjoner. Dersom det innkommer opplysninger i en sak som tilsier at det skal oppnevnes en verge eller representant, og dette ikke er gjort av andre, må UNE kontakte fylkesmannen der barnet er bosatt. Avgjørelser truffet i UNE kan ha betydning for om det skal oppnevnes verge/representant, om det skal byttes mellom de to ordningene, eller om verge/representant skal opphøre for en utlending. Det er utarbeidet egne rutiner, se RB-29 Underretning til fylkesmannen i visse saker om enslig mindreårige. Vergemålsloven med tilhørende forskrift og bestemmelser om verge i andre lover gjelder for enslig mindreårige asylsøkere så langt de passer. De nevnte reglene vil også gjelde mindreårige klagere som har til behandling andre type saker enn søknad om beskyttelse eller oppholdstillatelse etter utf 8-8. Dersom vergen er inhabil skal det etter vergemålsloven 34 oppnevnes en setteverge. Inhabilitet vil foreligge dersom vergen har en interesse som strider mot den mindreåriges interesse. Dersom UNE beslutter at enslig barn uten foreldre gis anledning til å møte personlig i nemndmøte, skal nemndlederen avklare om vergen/representanten er i slekt med barnet. Hvis det foreligger slektskapsforhold eller forhold som kan tyde på en interessekonflikt, gjør UNE fylkesmannen der barnet er bosatt oppmerksom på dette, og anmoder om at det blir oppnevnt setteverge for å ivareta barnets tarv under nemndmøtet. Settevergen bør være en person i barnets nærmiljø som barnet har tillit til. Hvis det på forhånd er avklart at et barn ikke ønsker at foreldrene eller vergerepresentant skal være til stede, bør UNE likeledes vurdere å få oppnevnt en setteverge for gjennomføringen av samtalen. Kontakten med fylkesmannen bør skje skriftlig per brev, og eventuelt telefonisk i den grad det er nødvendig Innkalling Dersom en sak skal avgjøres i nemndmøte med personlig fremmøte, må også vergen/representanten innkalles. Sekretariatet/saksbehandleren kontakter vergen og varsler INKA. Informasjonsskriv sendes ut i forkant. Også i tilfeller der et medfølgende barn ønskes hørt i et nemndmøte samtidig med foreldrene, innkalles barnet gjennom INKA. 3 Beramming Nemndlederne må påse at Outlook-kalenderen er oppdatert slik at INKA kan beramme nemndmøter direkte. Møtet vil normalt bli berammet innen 8 uker fra avgjørelsesformen er Side 9 av 15

10 registrert i DUF. Dersom det er besluttet å avgjøre saken i et nemndmøte før den er ferdig forberedt, må nemndlederen avklare om det vil være tilstrekkelig med tid til forberedelse før et møte. Om 8 uker ikke er tilstrekkelig tid, må nemndlederen i forbindelse med valg av avgjørelsesform i DUF gi beskjed i merknadsfeltet om ønsket tid for tidligst beramming av møtet. Dato for nemndmøtet blir lagt inn i INKA-systemet av INKA, som sørger for å oppdatere nemndlederens og saksbehandlerens møtekalender i Outlook. Samtidig skal INKA registrere møtedato i DUF via arbeidsprosessen «UNE registrerer møtedato for nemnd». Både møtekalender i Outlook og registrert møtedato i DUF skal oppdateres ved endringer. INKA foretar den formelle innkallingen til nemndmøtet. Dersom ansvar for formøtet i nemndsamlingen blir byttet fra en nemndleder til en annen, vil INKA orientere de aktuelle nemndlederne om dette på e-post. 4 Gjennomføring av nemndsamlingen generelt Hvis et nemndmedlem er inhabil, må det skaffes et nytt medlem fra tilsvarende medlemsgruppe. Normalt vil dette kunne gjøres ved å bytte et medlem fra en nemndsamling med et tilsvarende medlem fra samme medlemsgruppe i en annen pågående samling. Dersom dette ikke lar seg gjøre, kontaktes INKA for innkalling av nytt nemndmedlem. Vekterne må påse at nemndmedlemmene og andre aktører ikke medbringer mobiltelefoner eller annet utstyr som kan ta opp og formidle lyd og bilde inn i nemndrommet. Nemndledere må håndheve forbudet, men kan gi tillatelse til bruk av nødvendig arbeidsverktøy hvis det ikke er koplet til Internett. Nemndledere i UNE kan i opplæringsøyemed gis anledning til å være til stede også under rådslagningen. Når nemndmøtet er ferdig, samler nemndlederen inn kopiene av saksdokumentene og merknadene og leverer disse i resepsjonen i 6. etasje for makulering, eller legger dokumentene på tydelig merket sted i nemndrommet for makulering. Kopi av notater med landinformasjon og notater utarbeidet av UNE returneres seksjonen såfremt de kan gjenbrukes. Før samlingen avsluttes, bør nemndlederen innhente synspunkter fra nemndmedlemmene på forberedelsen og gjennomføringen av nemndmøtet, med tanke på mulige lærepunkter. Hvis et nemndmedlem grovt har overtrådt sine plikter, og nemndlederen gir en advarsel, bør den fortrinnsvis gis rett før nemndsamlingen avsluttes siste dag ved at nemndlederen snakker med nemndmedlemmet på tomannshånd. Nemndmedlemmet må orienteres om at han/hun gis en advarsel, at nemnda forventer korrigering av atferden, og at nemnda ved ytterligere brudd på kriteriene vil kunne innrapportere ham/henne til departementet. Når det er usikkert om et forhold bør gi reaksjoner, bør nemndlederen notere ned de aktuelle hendelsene/forholdene og levere notatet til direktøren eller den som gis fullmakt. Nemndlederen må også vurdere å innrapportere en advokat som viser utilbørlig atferd til UDI, i tråd med en rutinebeskrivelse om dette. Se RB-28 Oppfølging av kritikkverdige forhold hos advokater. Se ellers møteprotokoll for nemndmøter. Side 10 av 15

11 5 Gjennomføring av nemndmøte med personlig fremmøte 5.1 Generelt Nemndlederen og saksbehandleren møter nemndmedlemmene senest 15 minutter før nemndmøtet er berammet for å avklare eventuelle spørsmål om saken, gjennomføringen av møtet mv. Nemndlederen medbringer et egnet dokument til tolken med navn og tittel/funksjon på alle som skal være til stede i møtet. Saksbehandleren medbringer en ekstra kopi av nemndas dokumentliste og gir det til advokaten/fullmektigen eller klageren ved møtets begynnelse. Listene må sladdes hvis hensynet til taushetsplikten tilsier det. Tolken skal møte 15 minutter før nemndmøtet er berammet. Tolken presenteres for nemndmedlemmene. Nemndlederen orienterer tolken om at han/hun har et selvstendig ansvar for å si fra om kommunikasjonen mellom tolken og klageren ikke er forsvarlig. Nemndlederen forsikrer seg om at tolken ikke er inhabil. Dersom klageren har gyldig forfall, skal saken som hovedregel utsettes, jf. utf femte ledd. Dersom klageren ikke har gyldig forfall, må nemndlederen vurdere om det er forsvarlig å behandle og avgjøre saken. Ett hensyn er at klageren ikke skal kunne trenere saken ved å unnlate å møte. Blir det besluttet at møtet skal avholdes uten klageren til stede, enten han/hun har gyldig forfall eller ikke, blir det uten advokaten. Foreldre/foresatte må selv sørge for å få barnepass for barn som ikke har adgang til nemndmøtet. Dette er de gjort oppmerksom på gjennom innkallingsbrevet, se Innkallingsbrev. Barn som ikke tillates i nemndrommet, henvises til resepsjonsområdet. Nemndlederen har ansvar for at det som hovedregel avholdes minimum 10 minutters pause hver time når det er tolk i møtet. Nemndlederen må påse at det gis tilstrekkelig med pauser under hele nemndsamlingen, og at gjennomføringen av samlingen for øvrig foregår på en forsvarlig måte. Nemnda kan foreta drøftelser og avklaringer underveis i møtet, for eksempel om klageren skal foreholdes at nemnda så langt ikke finner forklaringen troverdig, eller at det ikke er behov for en landrådgiver som er innkalt. Dersom opplysninger som gis i nemndmøtet er i strid med opplysninger som tidligere er gitt av klageren eller andre, bør klageren gjøres oppmerksom på dette dersom motstriden antas å kunne få betydning for utfallet av saken. Nemndlederen har ansvaret for at nye opplysninger blir nedtegnet og gjengitt i vedtaket såfremt de har betydning for avgjørelsen av saken, jf. forvaltningsloven (fvl) 11d. Dersom utlendingen møter sammen med en person han/hun ønsker skal uttale seg uten at det er gitt adgang til dette på forhånd, skal det bare gis adgang til det hvis nemndlederen mener det ha betydning for sakens opplysning. Vedkommende gis da som regel bare adgang til å være til stede under sin egen forklaring. Hvis flere familiemedlemmer skal uttale seg i saken, kan klagerne oppfordres til ikke å ha kontakt med hverandre før begge/alle har forklart seg. Klagernes forklaringer kan eventuelt foregå i bolker for å hindre samordning av forklaringer. Klageren og vitner med unntak av landrådgiver skal formanes før de forklarer seg. Dette innebærer at de skal gjøres kjent med straffansvaret for falsk forklaring. De skal også gjøres kjent med at de ikke har plikt til å forklare seg. Nemndlederen orienterer avslutningsvis om når avgjørelse i saken kan forventes å foreligge, og at klageren vil bli orientert om resultatet via en eventuell advokat/fullmektig. Side 11 av 15

12 5.2 Barn i nemndmøter Når barn skal høres i et nemndmøte, må nemnda ta hensyn til barnets modenhet og legge til rette for en trygg samtalesituasjon. FNs barnekonvensjon art. 12 gir barnet en rett til å uttrykke seg fritt. Barnets beste er et grunnleggende hensyn også for tilretteleggingen og gjennomføringen av samtalen. Et skånsomt alternativ kan være at nemndlederen gjennomfører samtalen alene, og refererer fra samtalen etterpå eller skriver et notat. Det kan gjennomføres en samtale uten at foreldrene eller vergen/representant tillates å være til stede. Nemndlederen avgjør om samtalen med barnet skal finne sted før eller etter at foreldrene forklarer seg om sine saker. Enten de er til stede under samtalen eller ikke, må også foreldrene under sine forklaringer inviteres til å gi opplysninger om barnets situasjon og forhold som berører barnet. Som utgangspunkt er det nemndlederen som gjennomfører samtalen med barnet. Sett hen til barnets alder/modenhet og andre momenter i saken, vil det i noen saker kunne være aktuelt at også nemndmedlemmene og sekretariatets representant får anledning til å stille spørsmål til barnet. Både hvem som bør stille spørsmål, og tema for spørsmålene, bør avklares på forhånd. Barnet skal ikke utsettes for avhør, men delta i en samtale. Nemndlederen bør innledningsvis forklare barnet hva som skal skje under møtet, og hvorfor UNE ønsker en samtale. Formålet er å opplyse saken best mulig med hensyn til forhold som vedrører barnet. Det er viktig å gjøre oppmerksom på at barnet ikke trenger å svare dersom barnet selv ikke ønsker det. Samtalen med barnet bør som regel ikke vare i mer enn én time, og det bør ved behov tas en pause etter 30 minutter. Dersom foreldre/familiemedlemmer også skal møte personlig for nemnda, må barnet gå ut mens disse forklarer seg. For alle barn som møter i et nemndmøte skal formålet med samtalen være å få frem opplysninger om barnets eget forhold. Formålet er, for medfølgende barn i asylsaker, ikke å etterprøve foreldrenes forklaringer om deres asylgrunnlag mv. Dersom barnet uforvarende gir opplysninger som viser seg å være i strid med foreldres asylforklaring, skal samtalen med barnet ikke søke å belyse disse forhold nærmere. I departementets høringsbrev til ny utlendingsforskrift fremgår for øvrig at Barnets forklaring må ikke alene benyttes som grunnlag for å avslå familiens asylsøknad. Beroende på hvordan foreldrenes saker er opplyst, kan det eventuelt være aktuelt å foreta grundigere undersøkelser i deres saker. Nemndlederen tar utgangspunkt i de opplysninger som allerede er fremkommet i saken. Det må styres unna spørsmål som kan bidra til at barnet kommer i en pressituasjon. Ut fra et barnepsykologisk synspunkt kan det samtales om alt som barnet vil snakke om, men man må være forsiktig med å komme inn på spesielt følsomme forhold, f.eks. overgrep mot mor, fars deltakelse i krigshandlinger o.l. Man må særlig være oppmerksom på at det kan være en påkjenning for barnet å gi opplysninger flere ganger om dramatiske opplevelser. Nemndlederen må være oppmerksom på kulturelle forskjeller og barns forskjellige oppfatninger av det å komme til en slik samtale. Barn kan også ha vanskelig for å angi tid, sted og hendelser. Hvis det under samtalen fremkommer nye opplysninger som tilsier at barnet kan ha blitt utsatt for overgrep eller barnets reaksjon tilsier det, må nemndleder vurdere konkret om disse Side 12 av 15

13 forhold tilsier en oppfølging fra UNEs side; for eksempel om foreldre, verge eller advokat bør bli orientert (hvis disse ikke er tilstede under samtalen), eller barnevernet varsles. Ytterligere informasjon om samtaler med barn står i kapittel 6 i veileder Q-15/2004 fra Barneog familiedepartementet, tilgjengelig på 6 Gjennomføring av nemndmøte uten personlig fremmøte Dersom det under nemndsamlingen besluttes at en sak skal behandles i nemndmøte uten personlig fremmøte, er nemndlederen ansvarlig for at nemndmedlemmene får utdelt saksdokumenter og at de får tilstrekkelig tid til å sette seg inn i saken. Nemndmedlemmene skal ved utdelingen av dokumentene gjøres oppmerksom på hvilke saksdokumenter som er sentrale, og hvilke problemstillinger mv. saken reiser. Nemndlederen er ansvarlig for å gi saksbehandleren beskjed om berammingen dersom saksbehandleren skal være til stede i nemndmøtet. 7 Protokoll I e-saker legger nemndlederen den ferdig utfylte møteprotokollen i resepsjonen i nemndmøteområdet. Vekterne sørger deretter for at møteprotokollen overføres til seksjon for arkiv og fellestjenester (AF), som skanner og knytter møteprotokollen til de aktuelle sakene i DUF som et internt dokument. I papirsaker legger nemndlederen møteprotokollen inn som et internt dokument. Er det flere papirsaker som omfattes av protokollen, har nemndlederen ansvar for at originalen legges i en av sakene og kopi i de øvrige, se pkt Etterfølgende kommunikasjon med nemndmedlemmer Dersom det er nødvendig å sende utkast til begrunnelse eller lignende til nemndmedlemmene, skal dette skje slik at personopplysninger og opplysninger som er egnet til å identifisere klageren eller andre ikke blir spredt. Hvis teksten skal sendes via e-post, må den anonymiseres nøye, og særlig nøye i asylsaker. Det er da en forutsetning at heller ikke identifiserende opplysninger fremkommer av selve oversendelsen. Nemndlederen må informere nemndmedlemmene om at de ikke kan bruke slike opplysninger i sine svar. Et annet alternativ er at utkastet sendes som vedlegg til e-post, kryptert og med passord. E- post om dette kan sendes til postmottak@une.no. Vedlegget skal inneholde nemndas vurdering uten klagerens navn. Dokumentet kan skrives ut, men man kan ikke kopiere fra det eller foreta rettelser. Kommentarer som inneholder opplysninger som kan identifisere klageren eller andre, kan ikke sendes tilbake på e-post, men må sendes i separat brev. Slike kommentarer bør fortrinnsvis gis muntlig på telefon. Dette må nemndlederen informere tydelig om. Dokument og passord må makuleres etter bruk. Både elektroniske kopier av dokumentet, passord og eventuelle utskrifter må slettes/ makuleres. 9 Vedtaket Vedtaket skal inneholde et kronologisk sammendrag av opplysningene i sakens dokumenter, inkludert en omtale av dokumenter som ble fremlagt i nemndmøtet. Vedtaket skal også inneholde en beskrivelse av nye opplysninger av betydning for avgjørelsen som kom frem under møtet, jf. fvl 11d annet ledd. Saken må vurderes opp mot relevante rettsregler, og vedtaket må begrunnes. Nemndlederen henter selv den aktuelle vedtaksmalen fra DUF og Side 13 av 15

14 skriver vedtaket. Det skal vises til kilder i vedtakene, og dette skal som hovedregel gjøres som en del av teksten (ikke fotnote). Der bare deler av saken er besluttet behandlet i nemndmøte, skal det fremgå hvilke spørsmål som er avgjort i nemndmøtet og hvilke spørsmål som er avgjort av nemndlederen etter forberedelse fra sekretariatet. Nemndlederen bør som hovedregel forelegge utkastet til vedtak for saksbehandleren. Vedtak som sendes utenriksstasjonene med ansvaret for underretning av klageren, skal som hovedregel skrives på engelsk. Se RB-19 Underretning til klagere som befinner seg i utlandet herunder når UNE skal skrive engelske vedtak og/eller følgebrev på engelsk. 10 Etterarbeid 10.1 Samarbeid nemndleder - saksbehandler Nemndlederen og saksbehandleren oppfordres til å gjennomgå UNEs samlede arbeid med saken, med fokus på mulige læringspunkter. Når vedtaket er registrert og arkivert i DUF, returneres saken til den aktuelle seksjonen. Nemndlederen skal gi saksbehandleren tilbakemelding på merknadene og på samarbeidet, fortrinnsvis som en dokumentmerknad i DUF Følgebrev Når UNE har truffet et vedtak som innebærer at det skal settes utreisefrist, skal utreisefristen fremgå av eget følgebrev. AF skriver slike følgebrev med utreisefrist. Der klageren er i utlandet og utenriksstasjonen skal underrette om vedtaket, skal følgebrevet skrives på engelsk i tråd med rutinene i RB-19 Underretning til klagere som befinner seg i utlandet herunder når UNE skal skrive engelske vedtak og/eller følgebrev på engelsk Registrering av ID-opplysninger mv. Nemndlederen må påse at nye opplysninger knyttet til identitet og familiemedlemmer/relasjoner blir registrert i DUF Klargjøring e-saker Før vedtaket sendes seksjonen, skal nemndlederen sjekke at vedtaket er uten vannmerke og at rett vedtak blir arkivert. Saksbehandleren skal sjekke at øvrige dokumenter produsert i UNE er riktig arkivert, blant annet at interne dokumenter er arkivert som interne, og at saksdokumenter som skal dokumentføres har fått dokumentnummer. Saksbehandleren må sørge for at arkivverdig korrespondanse som ikke er dokumentført, for eksempel e-korrespondanse om saken, blir registrert Klargjøring papirsaker I papirsaker har nemndlederen ansvar for at merknadene med kommentarer og tilbakemeldinger fra nemndlederen legges i UNEs interne saksdokumenter (gult omslag). Nemndlederen har også ansvar for at kopi av nemndas dokumentliste og protokollen legges i UNEs interne saksdokumenter. Nemndlederen returnerer saken til saksbehandleren i den stand den ble mottatt. Saksbehandleren har ansvar for rydding av saken. Interne merknader må ligge i gult omslag slik at de ikke følger med saksdokumentene når de sendes ut fra UNE. Vedtaket (og ev. andre Side 14 av 15

15 dokumenter) skal dokumentføres. Alle interne dokumenter skal skrives ut fra dokumentlista og legges i internt omslaget. Alle dokumenter som har vært nødvendige for å begrunne resultatet i saken, skal inngå i de interne saksdokumentene som skal gå til arkivet i UNE. Dette gjelder også partsspesifikk landinformasjon Oversending til seksjon for arkiv og fellestjenester. Utsending Saksbehandleren er ansvarlig for å angi i oppgavedialogboksen hvem som skal ha kopi av vedtaket. Det er nok å skrive advokat: ja/gjeldende (altså den advokaten som er registrert i DUF). Hvis en annen med fullmakt skal ha vedtaket, skal navnet og adressen stå i vedtaket og da holder det med «se vedtak». Saksbehandleren skal også informere om hvorvidt UNE skal sette utreisefrist. I saker der UNE skal sette utreisefrist, skrives det JA på spørsmålet om utreisefrist. Den må enten angis som standardfrist (dette er 4 uker), eller som en bestemt tidsperiode eller en dato. Se IR Dokument- og saksflyt i DUF for de juridiske seksjonene og RB-18 Fastsettelse av utreisefrist og underretning om vedtak. I de tilfeller politiet skal sette utreisefrist og underrette om vedtaket, skal dette angis særskilt. Skal politiet stå for underretningen, skal advokat ikke settes som kopimottaker i avgjørelsen. Papirsaker legges så fysisk til AF. De interne saksdokumentene legges til AF. Vedtak skal ikke sendes på e-post med mindre det sendes kryptert. Ved kryptering skal passordet formidles mottakeren i telefonsamtale eller på SMS. Passordet skal ikke sendes på e- post Praksissammendrag Nemndlederen må innen to uker fra registreringen i DUF ha skrevet et praksissammendrag i tråd med RB-22 UNEs praksisbase, innlegging av avgjørelser i basen. Øyvind Havnevik (sign.) seksjonssjef Side 15 av 15