ANBUDSGRUNNLAG FOR Å LEVERE TILBUD OM LØYPEKJØRING I RAULAND FOR PERIODEN 1 OKTOBER til 30 SEPTEMBER 2018

Transkript

1 ANBUDSGRUNNLAG FOR Å LEVERE TILBUD OM LØYPEKJØRING I RAULAND FOR PERIODEN 1 OKTOBER til 30 SEPTEMBER Rauland Turist AS med orgnummer legger ut løypekjøring i Rauland på anbud med frist til 1 mars 2013 kl1200 for innlevering av tilbud 12Anbudsgrunnlaget vil bli lagt ut på wwwvisitraulandcom og kan og hentes på turistkontoret i Rauland Anbudet blir/er annonsert i våre websider og i VTB,Varden og TA 2 Avtaleperiode 21 Avtalen gjelder fra 1 oktober 2o13 til og med 30 september Sesong 31 Preparering av løypenettet skal ta til så snart snøforholdene tilsier at maskinene kan benyttes 32 Sesongen starter normalt med preparering av Rauland Skiarena (kunstsnøløypa) i november, under forutsetning av at Rauland Skiarena har produsert nok snø 33 Så snart som den naturlige snøen har lagt seg, skal resten av løypenettet åpnes, såfremt dette kan gjøres uten risiko for maskinskade 34 Sesongen skal holde fram så langt ut på vår-sesongen som det lar seg gjøre å holde 1

2 løypenettet oppe med hensyn til snø, åpne bekker etc Normalt er dette fram til og med 3 helg i april 35 Løypeutvalget i Rauland Turist vurderer sammen med løypeselskapet sesongstart/sesongslutt ut i fra snøforhold og hva som er normalt i forhold til tidligere års praksis 4 Standard og utførelse 41 Løypeselskapet skal bestrebe at løypenettet skal ha optimal kvalitet til enhver tid 42 Med høysesong menes perioden fra og med 18 desember til og med 2 påskedag Jfr punkt 57 2

3 43 Alle løyper som kjøres skal normalt være ferdig oppkjørte innen kl 1100 Silkedalen blir normalt påbegynt ca kl 0930 og blir ferdig ca kl Utover de situasjoner som fremgår av denne avtale kjøres av sikkerhetsgrunner ikke løypenettet på dagtid, da faren for kollisjon med skiløpere er for stor 45 Løypeselskapet kan i spesielle situasjoner vurdere å kjøre på dagtid i områder der det er åpent og oversiktelig lende 46 Ved normale snøforhold skal det ikke skje at løyper ikke prepareres selv om kvaliteten på et målepunkt ser tilfredsstillende ut 47 Løypeselskapet skal sørge for at antall preparerte kilometer og føreforhold blir rapportert daglig innen kl 0900 på den måte som Rauland Turist ønsker 48 Løypeselskapet skal benytte skiinfo sitt værvarslingsprogram for planleggingen av når og hvor løypene skal kjøres opp i henhold til denne avtale Neste dags planlagte eller ikke planlagde kjøring skal legges inn på hjemmesiden til Rauland Turist innen kl 2200 kvelden før 49 Løypeutvalget i Rauland Turist avgjør til en hver tid om kvaliteten på løypene er i samsvar med avtalen Ved denne vurderingen skal også tidligere praksis legges til grunn Løypeselskapet bør snarest mulig rette seg etter instrukser fra Løypeutvalget og/eller Rauland Turist 3

4 410 Løypeselskapet skal få tilbakemelding snarest mulig om negativ kritikk av løypene og prepareringen, slik at det er mulig å gjøre forbedringer 411 Partene skal i fellesskap og sammen med IL Dyre Vaa og Vinje Kommune arbeide for grunnarbeid og preparering av et utvidet løypenett og et løypenett som kan prepareres tidligere på sesongen 5 Hyppighet 51 Alle løyper skal prepareres etter snøfall 52 Alle løyper skal prepareres ved fokksnø, som har gjort at løypene har blåst igjen 53 Alle løyper skal prepareres når bruken har medført slik slitasje at kvaliteten er synlig forringet Partene er enige om at denne vurderingen kan være vanskelig, og det er en intensjon at man skal lytte spesielt nøye til tilbakemeldinger fra skiløperne som benytter løypenettet 54 Løypeansvarlig skal ved snøfall etter normal løypekjøringstid, kjøre ny runde på dagtid i områder der det er åpent lende, slik som Skiarenaen, Uvatn, og Silkedalen 55 Løypeselskapet skal ved store snøfall vurdere å preparere løypene kontinuerlig i 4

5 områder med åpent lende Det skal blant annet vurderes hvor stort publikumsgrunnlaget er 56 Lysløypene skal kjøres opp igjen om ettermiddagen, dersom det er behov for det Ved denne vurderingen skal de samme forhold som medfører preparering om morgenen legges til grunn 57 Utenom høysesong skal det bare prepareres på fredag, lørdag og søndag 59 Skiarena, Blåløypa, Silkedalen, Ådalen, rundløype Uvatn og lysløypa i Rauland skal prioriteres gjennom hele sesongen, og skal hele tiden kjøres som i høysesong 510 I hele påsken skal det prepareres doble spor (4 klassisk og 2 skøytespor) i Skiarena og Silkedalen 6 Unntak forbehold knyttet til værforhold 61 Stolpemyrane, Skinnarlandsflotti, og Silkedalen er spesielt utsatt for vind, og det aksepteres her at det har drevet inn snø i hele løypens bredde i inntil 2 km lengde uten at dette skal medføre ny preparering 62 I midtuker, utenom jul, nyttår, alle vinterferieuker og påsken, aksepteres det at snø har drevet inn i inntil halvparten av løypene, uten at dette skal medføre ny preparering 5

6 63 Silkedalen blir ikke preparert når det er eller er meldt sterk vind, snøfokk eller tåke 64 Løypenettet blir ikke preparert når det er meldt slike værforhold at det kan forventes at løypene er nedsnødd eller er blåst igjen innen en time etter preparering 65 Man kjører ikke løyper når kvaliteten på løypenettet blir forringet Dette kan være når løypene er bløte og det er meldt frost/store temperaturforskjeller eller ved andre avvikssituasjoner 66 Ved vanskelige værforhold, som sterk vind og snøfokk, skal løypene i den nedre delen av løypenettet (skogsløypene) prioriteres 67 Deler av løypenettet kan bli stengt på grunn av åpne bekker etc 68 Løypeansvarlig tar avgjørelsene etter dette pkt 6, alle ledd, men skal rapportere dette til Rauland Turist snarest mulig og senest innen samme dag, slik at en kan sende ut melding om dette 7 Løyper/kjøremønster 71 Løypenettet er nærmere beskrevet i denne avtale og på vedlagte kart,og omfatter ca140 km løyper 6

7 72 IL Dyre Vaa står for alle grunneieravtalene i løypenettet 73 Større endringer av løypenettet (for eksempel rydding av bredere traseer enn bestemt i avtalen) må avklares med løypeutvalget og formannen i IL Dyre Vaa først Løypeutvalget definerer til en hver tid hvor løypene skal gå 74 Løypenettet er inndelt som følgjer: 741 Smal maskin skal preparere følgende løyper: Grønn løype frå Ådalen opp til Djuvland Fjellgard (0,5 km)(33-39) Gul løype sentrum-austbø-åsbekkdalen-nyrjord evt med endringar (5,3 km) (31-46 og 30-28) Orange løype Austbø-Nyrjord (2,9 km) (30-32) Rød rundløype Rauland Skisenter (2,2 km)( ) Krokselet-Hovdeli-Rukkemo ( ) Primfit-Holtarli (23-25) Rød løype Finnstaul-Holtarlia-Bytnejuv (4,3 km) ( ) Grønn løype Finnstaul-Kroktjønn (3,7 km) ( ) Blå løype Karlsbutjønn-Juvstaul (2,3 km) (29-45) Orange løype Tungejuv-Bitumark-Raulandsfjell Alpinsenter-Svarthyl- Stolpemyran (8,1 km) ( ) Gul løype Kroktjønn-Svarthyl (1,3 km) (8-9) 732 Bred maskin skal preparere følgende løyper: Rauland Skiarena kunstsnøløype (3 km Vierli-RHH) (15-24) 7

8 Rød/grønn/gul lysløype sentrum-air (8 km) ( ) Grønn løype Kroktjønn-Rauland sentrum-ådalen-finnstaul (8,5 km)( ) Rød løype Finnstaul-Nyrjord-Rauland Høgfjellshotell-Bytnejuv (6,3 km)( ) Grønn løype frå blåløypa-bytnejuv-homvatn-sveigebru (6,8 km) ( ) Orange løype frå Sveigebru-Stolpemyran-Kroktjønn (4,7 km)( ) Blåløypa ved Vierli (12,1 km) ( ) Orange rundløype + tilførsel til blåløypa v/vierli (5,7 km) ( ) Silkedalen grøn og raud (17 km)( Ny løype i Holtardalen Framtidig nett av tidligløyper (RHH-Skisenteret mf) Løype frå Holtardalen /toppen av skiheis til Silkedalsløypa 74 Av sikkerhetshensyn skal det ikke prepareres på islagte vann 8

9 8 Maskiner og sporleggingsutstyr 81 Løypeselskapet skal minst disponere følgende maskiner: Bred maskin Smal maskin Snøskuter med løypekall Bred reservemaskin 82 Maskinene skal ikke være eldre enn 5 år, og skal godkjennes av løypeutvalget hvert år Løypeselskapet kan bytte ut maskinene i avtaleperioden, dersom de nye maskiner minst oppfyller de samme betingelser som de opprinnelige maskiner, med hensyn til oppfyllelse av denne avtale Løypeselskapet skal i god tid før utskifting gi Rauland Turist beskjed om utskiftingen 83 Maskinene skal ha sporleggingsutstyr med vanlig, godt freseutstyr uten nedslitte tenner 84 Maskiner skal ha Rauland Turist sine GPS-logger og evntandre GPSlogger i montert, som skal være på under kjøring for Rauland Turist Disse loggene benyttes i markedsføringsøyemed og til å dokumentere kjøring 85 Rauland Turist aksepterer at de aller første løypene blir oppkjørt med snøskuter og løypekall, dersom det er for lite snø til å kunne kjøres med maskin Tilsvarende situasjoner kan oppstå i sesongen 9

10 86 Ved maskinskade/stans skal løyper kjøres med annen maskin eller snøscooter 88 Driften skal ta høyde for en bemanningsplan som sikrer at det ikke blir driftsstans som følge av personalmangel 89 Løypeselskapet skal ha en opplærings plan for sine kjørere og reservemannskap 9 Andre forhold 91 Personal-, administrasjons og driftskostnader vedrørende kjøring av løypenettet i Rauland skal falle på løypeselskapet 92 Rauland Turist er ansvarlig for grunnpreparering av eventuelle nye traseer 93 Vedlikehold av eksisterende løypetraseer, slik som skogsrydding i eksisterende traseer, rydding av mindre steiner og vindfall og nedtaking/oppsetting av gjerder skal utføres av løypeselskapet 94 Rauland Turist er ansvarlig for innkjøp av nye skilt 95 Løypeselskapet skal sørge for at nye skilt blir satt opp, og at alle skilt til en hver tid peker riktig vei Løypeselskapet skal gi Rauland Turist beskjed om skilt som bør lages nye på grunn av slitasje og nye behov 10

11 96 Rauland Turist er ansvarlig for investering i nye anleggsrør/bruer/vad 97 Løypeselskapet skal sørge for at anleggsrør for overganger over bekker ligger på de rette stedene, samt at oppsette gjerde / stengsler blir tatt ned og satt opp igjen 98 Løypeselskapet skal sørge for at snømengdemålere står rett og på de riktige steder 99 Løypeselskapet skal utføre og bekoste alle stikking av løypene Stikkingen skal være gjort med ca 70 meters mellomrom Der det er snaufjell bør det stikkes noe tettere Stikkene må ha refleks av hensyn til at løypemaskinene bruker dette som orienteringspunkt i mørket 910 Avtala inkluderer også rettighetene som IL Dyre Vaa har opparbeidet seg i form av å til en hver tid å kunne be om å få oppkjørt løyper til inntil tre spesielle langrennsarrangement Løypeselskapet skal dog kunne vurdere om disse arrangementene er sikkerhetsmessig og praktisk gjennomførbare 911 Det samme som er nevnt i avtalens pkt 910 skal også gjelde for Rauland Turist i samband med ulike arrangement i løypene som vil komme medlemsbedriftene til gode, slik som hundekjøringskonkurranser, familiearrangement osv 912 Rauland turist er ansvarlig for sammensetting/administrasjon av løypeutvalet 913 Løypeselskapet skal innen den 10 i hver måned i sesongen legge frem timeliste for 11

12 forrige måned med angivelse av maskinbruk og kjørte distanser som dokumentasjon på oppfyllelsen av avtalen 10 Avvik 101 Ved full driftsstans som ikke skyldes uforutsett maskinhavari trekkes 1/75 del av årlig anbudssum per dag ved neste forfall/betaling 102 Ved delvis driftstans eller delvis avvik fra den avtalte kvalitet og hyppighet, kan Rauland Turist etter å ha behandlet saken i Løypeutvalget og drøftet saken med Løypeselskapet trekke fra kr 2000,- pr time for bred maskin, kr 1500,- pr time for smal maskin og kr 500 for snøskuter for den tid som løypeselskapet har spart på å unnlate preparering i henhold til avtalen Denne bestemmelse gir ikke løypeselskapet noen rett til å unnlate å utføre den avtalemessige preparering 103 Dersom værforholdene har endret seg vesentlig i negativ retning i forhold til planlagt kjøring, som er meldt Rauland Turist, er løypeselskapet ikke ansvarlig for disse avvikene 11 Oppsigelse 111 Dersom kvaliteten på løypenettet ikke er i samsvar med avtalen innen tre dager etter at 12

13 partene har drøftet avviket, kan Rauland Turist, etter å ha behandlet saken i løypeutvalget og styret, si opp avtalen med en måneds varsel 112 Ved vesentlige avvik kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning av begge parter 113 Som vesentlige avvik regnes blant annet Gjentatte avvik som ikke er rettet opp Ved driftsstans over 5 dager sammenhengende Manglende betaling til tross for vanlige purringer 12 Opphør 121 Avtalen opphører uten ytterligere oppsigelse ved avtaleperiodens opphør, jfr pkt Dersom ett av selskapene blir oppløst eller går konkurs, opphører avtalen umiddelbart 13 Overdragelse 131 Avtalen skal ikke kunne overdras videre uten samtykke av begge parter 14 Pris og betalingsbetingelser 13

14 141 For drift av langrennsløypenettet i Rauland etter de spesifikasjoner og forutsetninger som er nevnt i denne avtalen skal Rauland Turist AS betale til løypeselskapet et beløp stort kr,- (tilbudssum + moms) 142 Beløpet skal hvert år i avtaleperioden betales i to halvårlige terminer 143 Første termin hvert år betales mot faktura med forfall 15januar(første forfall 15 januar 2014) 144 Andre termin hvert år betales mot faktura med forfall 15 april(siste forfal 15 april 2018) 15 Tvister/forhandlinger 151 Begge parter kan kreve forhandlinger vedrørende avtalen dersom det blir endringer i løypenettet, nye krav til standard og kvalitet eller dersom det oppstår andre forhold som opplagt endrer de økonomiske og praktiske forutsetninger for en eller begge parter 152 Eventuelle tvister mellom partene vedrørende denne avtale skal søkes løst ved forhandlinger 153 Dersom forhandlinger ikke fører frem, skal tvisten behandles etter de vanlige rettergangsregler ved Vest-Telemark Tingrett Rauland, den 15 desember 2012 Rauland Turist AS Løypeselskap 14