Overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon

Transkript

1 Tromsø kommune Overordnet analyse plan for forvaltningsrevisjon Juli 2012

2 Innhold: 1. Bakgrunn Forvaltningsrevisjon definisjon og formål Framgangsmåte og metode Overordnet analyse for Tromsø kommune Risiko- og vesentlighetsvurdering Resultatene fra spørreundersøkelsen Tidligere planer for forvaltningsrevisjon og gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter Vurderinger de ulike sektorene og fagområdene Barnehage Grunnskole Helse og sosial Pleie og omsorg Kultur Teknisk sektor Sentraladministrasjonen Sammendrag: Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter Plan for forvaltningsrevisjon kontrollutvalgets prioriteringer

3 1. Bakgrunn Kontrollutvalget skal, i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 9, påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I følge forskriftens 10 skal utvalget, minst én gang i løpet av valgperioden og senest innen utgangen av året etter kommunestyrets konstituering, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen, som skal vedtas av kommunestyret, skal være bygget på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Analysen har som siktemål å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon innen de ulike sektorene/områdene i kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. 2. Forvaltningsrevisjon definisjon og formål Formålet med forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv (fylkes-)kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon rettes fokus mot økonomi og måloppnåelse i vid forstand. I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner ( 7) innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjon ble lovfestet ved endringer i kommuneloven i Bakgrunnen for at forvaltningsrevisjon ble innført som en del av revisjonen av kommunene og fylkeskommunene var økte krav om effektivitet og måloppnåelse. Forvaltningsrevisjon fungerer som et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og resultatene som oppnås. Forvaltningsrevisjon innebærer at det gjennomføres en type undersøkelser som gir de folkevalgte i kommunen informasjon om administrasjonens oppfølging av vedtak i kommunestyret, og resultatet av disse. Forvaltningsrevisjon kan samtidig bidra til at kommunal virksomhet oppnår økt produktivitet, mer effektiv måloppnåelse og at den sikres drift i samsvar med gjeldende regelverk. Identifisering og utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter ut fra overordnede risiko- og vesentlighetsanalyser er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige områdene, og kommunen får prosjekter som har god nytteverdi. På den måten kan forvaltningsrevisjon gi effekter i form av organisasjonsmessig læring og utvikling i kommunen. 3

4 3. Framgangsmåte og metode Den overordnede analysen er basert på modellen presentert i figuren nedenfor. Modellen viser de seks ulike kildene som er brukt som grunnlag i den overordnede analysen for å vurdere og synliggjøre innenfor hvilke områder forvaltningsrevisjon bør iverksettes. Spørreundersøkelse KOSTRA A OVERORDNET ANALYSE Forrige analyse/plan Revisjonens erfaringer Tidligere prosjekter Fig. A: Modell for overordnet analyse forvaltningsrevisjon Årsberetning En spørreundersøkelse ble gjennomført blant deler av sentraladministrasjonen i kommunen, medlemmene i kontrollutvalget, byrådet, gruppelederne i kommunestyret, samt hovedverneombudet. Undersøkelsen ble sendt ut per e-post og ble gjennomført elektronisk ved hjelp av den nettbaserte tjenesten Google Documents. Spørreundersøkelsen inneholdt spørsmål om innenfor hvilke sektorer, og innen hvilke av de enkelte fag- og fokusområder, det er mest nødvendig å gjennomføre forvaltningsrevisjon i kommunen. Svarandelen for undersøkelsen i Tromsø kommune var 63,33 %. 1 Videre er KOSTRA 2 -tall fra og brukt i analysen. KOSTRA er et nasjonalt rapporteringssystem der alle landets kommuner og fylkeskommuner rapporterer regnskaps- og tjenestedata til Statistisk sentralbyrå (SSB). Utvalgte KOSTRA-tall for Tromsø kommune er sammenlignet med gjennomsnittstall for en gruppe kommuner som er sammenlignbare med Tromsø når det gjelder innbyggertall og økonomiske rammebetingelser (kommunegruppe 13 i KOSTRA), alle kommunene i Troms fylke og alle kommunene i landet (unntatt Oslo). Revisjonens erfaringer er brukt i analysen. Med bakgrunn i sitt arbeid kan revisjonen trekke fram informasjon som kan gi innspill i forhold til hvilke temaer og områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon i kommunen. Forrige plan for forvaltningsrevisjon (som gjaldt perioden ), samt den overordnede analysen som lå til grunn for denne, er også brukt som en kilde til informasjon i forbindelse med utarbeidelsen av denne analysen. Den forrige planen sier noe om hvilke prioriteringer i forhold til forvaltningsrevisjon som har blitt gjort tidligere i kommunen og den forrige overordnede analysen forteller noe om hva som var bakgrunnen for utvelgelsen og prioriteringen av prosjektene i den forrige planen. 11 Spørreundersøkelsen ble sendt til 30 respondenter. 19 svar ble mottatt. 2 Forkortelsen KOSTRA står for KOmmune-STat-RApportering 4

5 Tromsø kommunes årsrapport for er benyttet i analysen. Årsrapporten gir nyttig informasjon om hvilke utfordringer kommunen har hatt, og om eventuelle forventede framtidige utfordringer. Årsrapporten i en kommune kan dessuten gjerne antyde mulige forbedringspotensialer innenfor de ulike sektorene i kommunen. 4. Overordnet analyse for Tromsø kommune 4.1 Risiko- og vesentlighetsvurdering Risikovurderinger henger i dette tilfellet nøye sammen med målsetninger. Vurderinger av risiko innebærer å identifisere, og vurdere betydningen av, relevante trusler mot oppnåelse av bestemte målsettinger. En kommune vil vanligvis ha en rekke målsetninger. Eksempler på dette kan være kommunens overordnede verdier og/eller strategier, målsetning om etterlevelse av lover og forskrifter, og målsetninger for de enkelte etatene/enhetene i kommunen. For en kommunes vedkommende vil en risiko- og vesentlighetsvurdering innebære å gjøre en vurdering av innenfor hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og øvrige mål som er satt for virksomheten i kommunen. Analysen forsøker å synliggjøre ut fra vurderinger av sannsynlighet for avvik og alvorlighetsgraden ved eventuelle avvik områder i kommunen der det vil være mest formåltjenelig å gjennomføre forvaltningsrevisjon. For å få informasjon om risikoområder i kommunen er den overordnede analysen basert på seks ulike hovedkilder til informasjon (jf. kap 3) 4.2 Resultatene fra spørreundersøkelsen Spørreundersøkelsen ble gjennomført i perioden 27. januar til 5. mars Undersøkelsen ble gjennomført ved hjelp av et elektronisk spørreskjema utsendt per e-post. Undersøkelsens respondenter (mottakere av spørreskjemaet) var kontrollutvalgets fem faste medlemmer, ordføreren, byrådets medlemmer, gruppelederne i kommunestyret, i tillegg til ni ansatte i sentrale stillinger i administrasjonen 3, samt hovedverneombudet. Totalt antall respondenter i undersøkelsen var 30. Spørreundersøkelsen fikk en svarprosent på 63,33 %. Spørreundersøkelsen besto av to hoveddeler, i tillegg til en kategori for åpne svar. - I del én ble det spurt om viktigheten av gjennomføring av forvaltningsrevisjon innen kommunens ulike virksomheter (generelt). - I del to spørres om innenfor hvilke fagområder i kommunens ulike sektorer det bør igangsettes forvaltningsrevisjon og hvor fokus eventuelt bør rettes. Svaralternativene var hele tallverdier på en skala fra 1-6, der verdien 1 representerer svært lite viktig og verdien 6 representerer svært viktig. På spørsmål om fokusområder krysser respondentene av på de områdene som respondenten mener det bør fokuseres på flere kryss er mulig. Undersøkelsen hadde også et fritt/åpent svaralternativ. 3 Følgende stillinger var omfattet: kommunaldirektørene (5), økonomisjefen, regnskapssjefen, kommunikasjonssjefen og kommuneadvokaten. 5

6 Figuren nedenfor viser resultatet av spørreundersøkelsens del 1: Viktigheten av å igangsette forvaltningsrevisjon Bygg og eiendom Selskapskontroll Flyktningetjenesten Barneverntjenesten Rustjenesten Psykiatritjenesten Kommunale foretak (KF) Boligkontoret Omsorgstjenesten Hjemmetjenesten Kino Veg Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) Helsetjenester GJENNOMSNITT Grunnskolene Sykehjem Kart, plan og byggesak Brannvern- og beredskapstjeneste Vann, avløp og renovasjon Barnehagene Park og idrett Sentraladministrasjon (støttefunksjonene) Administrasjonssjef/sentr.ledelse (inkl. stab) Voksenopplæring Kulturskolen Bibliotek 2,39 5,39 5,32 5,06 4,79 4,72 4,65 4,61 4,5 4,41 4,39 4,33 4,31 4,22 4,17 4,14 4,11 4,11 4,11 3,89 3,83 3,74 3,5 3,47 3,39 3,17 3 Fig. B (undersøkelsens del 1): Viktigheten av å igangsette forvaltningsrevisjon innenfor de enkelte områdene i kommunen. Av figuren framgår at bygg og eiendom i undersøkelsen blir vurdert som det viktigste området å iverksette forvaltningsrevisjon innenfor (med en gjennomsnittlig skår på 5,39), etterfulgt av selskapskontroll med en gjennomsnittlig skår på 5,32, flyktningetjenesten (5,06) og barneverntjenesten (4,79). Ellers viser resultatene fra spørreundersøkelsen at kommunale foretak (KF) får en gjennomsnittlig skår på 4,61, og blir vurdert som det syvende viktigste blant kommunens områder når det gjelder igangsetting av forvaltningsrevisjon. I skrivende stund har Tromsø kommune to kommunale foretak: Tromsø Parkering KF og Tromsø Havn KF. Nærmere omtale av de øvrige resultatene i spørreundersøkelsen inngår i vurderingen innenfor de ulike sektorene og fagområdene (jf. kap. 5). 6

7 Tabellen nedenfor viser en sammenstilling av de ti fagområdene som skårer høyest på undersøkelsens del to som omhandler viktigheten av iverksetting av forvaltningsrevisjon innen de ulike spesifikke fagområdene innenfor de ulike sektorene i kommunen (inkludert ledelsen/sentraladministrasjonen) 4 : Rangering Fagområde (sektor i parentes) Verdi (skår) 1 Bygg- og eiendomsforvaltning (teknisk sektor) 5,11 2 Oppfølging av kommunale inntekter (sentraladm.) 5,06 3 Oppfølging av investeringsprosjekter (sentraladm.) 5,05 4 Tilbudet om tilpasset opplæring (grunnskole) 5,00 5 Kommunale foretak (KF) 4,95 6 Psykiatritjenesten (helse og sosial) 4,94 7 Tilbudet om spesialundervisning (grunnskole) 4,83 8 Barnevern (helse og sosial) 4,78 9 Bygningsmasse (barnehage) 4,76 10 Hjemmetjenesten (pleie og omsorg) 4,76 Tab. 1: Oversikt over de ti fagområdene som skårer høyest i spørreundersøkelsens del 2 I spørreundersøkelsens kategori for åpne svar kom det tre svar. I svarene ble følgende temaer/områder foreslått som aktuelle med tanke på forvaltningsrevisjon: Bygg og eiendom (med fokus på kommunens oppfølging av byggekontrakter), kommunale foretak (med tematisk fokus på styrenes rolle og ansvarlighet), samt etterlevelse av arbeidsmiljøloven i kommunen (med særlig fokus på pålegg innenfor utvalgte enheter gitt etter tilsyn). 4.3 Tidligere planer for forvaltningsrevisjon og gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter Plan for forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune i perioden var som følger: 1. Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Tromsø kommune 2. Flat struktur veien å gå? Evaluering av innføringen av to-nivåmodell i Tromsø kommune 3. Ressursbruken i grunnskolen 4. En evaluering av de kommunale barnehagene i Tromsø kommune 5. Pleie og omsorg 6. Oppfølging av kommunens inntektsskapende virksomhet I løpet av planperioden ble følgende prosjekter gjennomført: Offentlige anskaffelser. En evaluering av offentlige innkjøp i Tromsø kommune 2003 (2004) Eiendomsforvaltning. Forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen i Tromsø kommune (2005) En gjennomgang av tidsfrister i forbindelse med behandlingen av reguleringsplanen Stordalsstrand-Sjøvassbotn (2005) Avtalen mellom Miljøxpert Tromsø KF og Data Consult Forretningsutvikling AS (2005) Tromsø kirkelige fellesråd. Bruk av tilskudd fra Tromsø kommune (2005) Inntektsskapende virksomhet (foranalyse) (2006) Ressursbruk i skolene (ASSS-samarbeid) (2006) Fokuskvartalet (oppfølging av byggingen av nytt rådhus) (2007) Økonomistyring i hjemmetjenesten (2007) Byggesaksbehandling (2007) Spesialundervisning i grunnskolen (2007) 4 Der to eller flere fagområder skårer likt, rangeres fagområdet som av flest respondenter har fått høyeste skår (6) øverst (dersom dette skårer likt også her, rangeres høyest området som har fått flest antall nest høyeste skår (5) osv.). 7

8 Bruk av eksterne konsulenter (2007) Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten (2008) Den forrige planen for forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune, som gjaldt perioden 2008, ble vedtatt av kommunestyret i møte den (sak 234/08). Følgende prosjekter var ført opp i planen (i prioritert rekkefølge) 5 : 1. Arbeidsmiljø og sykefravær ved institusjonstjenesten 2. Offentlige anskaffelser 3. Kulturhuset Tromsø KF 4. Rus- og psykiatritjenesten 5. Eldreomsorg 6. Remiks Tromsø KF/renovasjon 7. Oppfølging av politiske vedtak 8. Utdanningssektoren I løpet av planperioden har følgende prosjekter blitt gjennomført: Arbeidsmiljø, sykefravær og skader ved sykehjemmene (2009) Offentlige anskaffelser (2009) Tromsø kommunes bruk av ressurser i forbindelse med OL-søknaden (utenom plan) () Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune () Farlig avfall (utenom plan) () 6 Utbetaling av godtgjøring til folkevalgte (utenom plan) () I tillegg bestilte kontrollutvalget november prosjektet Eldreomsorg (i tråd med punkt fem i planen). Framdriften i prosjektet er forsinket på grunn av at revisjonen har opplevd forsinkelser i forbindelse med oversendelse av nødvendige opplysninger fra kommunen. Forventet ferdigstillelsestidspunkt for prosjektet er i skrivende stund usikkert. 5. Vurderinger de ulike sektorene og fagområdene Denne delen av analysen inneholder vurderinger av innen hvilke spesifikke områder innenfor hver av de ulike sektorene i kommunen det basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger bør vurderes gangsetting av forvaltningsrevisjon. Vurderingene er basert på en sammenstilling av resultatene fra spørreundersøkelsen, utvalgte KOSTRA-tall, tidligere analyser og planer for forvaltningsrevisjon ( og ), innspill fra revisjonen og informasjon fra kommunens årsrapport for. Deretter redegjøres det for hvilke tema det etter sekretariatets vurdering vil kunne være mest aktuelt å fokusere på i forbindelse med forvaltningsrevisjon innenfor de ulike etatene/sektorene. 5.1 Barnehage Spørreundersøkelsen I spørreundersøkelsens del én (viktigheten av å igangsette forvaltningsrevisjon innenfor de ulike områdene i kommunen på en skala fra 1 til 6) får barnehagene en gjennomsnittlig skår på 3,74 og blir dermed vurdert på 20. plass blant de 26 nevnte områdene i kommunen når det gjelder viktigheten av igangsetting av 5 Kontrollutvalget ble av kommunestyret delegert myndighet til å foreta endringer i planen i løpet av perioden. 6 Prosjekt gjennomført i samarbeid med Riksrevisjonen og fire andre kommunale revisjonsenheter. 8

9 forvaltningsrevisjon. Barnehagene blir vurdert som under gjennomsnittlig viktig område (gjennomsnittsskår for alle områdene er 4,14). (jf. fig. B). Av del to i spørreundersøkelsen framgår at det ved eventuell forvaltningsrevisjon innenfor barnehagesektoren er bygningsmassen som blir vurdert som viktigst (med en skår på 4,76), fulgt av tilsyn/oppfølging av private barnehager (4,59). Deretter følger inneklima og miljø (4,50), pedagogisk kompetanse (4,29), og til sist områdene barnehagedekning og produktivitet/enhetskostnader (begge med en skår på 3,94), som altså blir vurdert som minst viktig i undersøkelsen blant fagområdene innenfor barnehagesektoren. Videre i undersøkelsens del to som gjelder hvilke områder respondentene mener det bør rettes fokus på ved eventuell forvaltningsrevisjon innen barnehagesektoren framgår følgende prioritering 7 av de oppgitte fokusområdene 8 : 1. Kompetanse: 63 % 2. Etterlevelse av lover og regelverk 56 % 2. Kvalitet: 56 % 4. Økonomi 50 % 5. Bemanning: 44 % 6. Organisering 38 % 7. Arbeidsmiljø 31 % 8. Ledelse/administrasjon 31 % KOSTRA Prioritering og utgifter: BARNEHAGER Tromsø Tromsø KG13 KG13 Troms Troms Gj.sn. landet (u/oslo) Gj.sn. landet (u/oslo) Netto driftsutgifter til barnehager per innbygger, i kr Netto driftsutg. bhg-sekt. i % av komm.s totale netto driftsutg. 3,3 19,1 2,9 15,8 2,8 14,1 2,7 14,5 Korrigerte brutto driftsutg. per barn i komm. barnehage, i kr Prosentvis fordeling av utg. på opphold og stimulering 77,8 78,9 79,1 79,3 80,9 81,1 81,3 81,5 Prosentvis fordeling av utg. på tilrettelagte tiltak 8,7 9,2 11,2 11,5 7,9 8,7 9 9,2 Prosentvis fordeling av utg. på lokaler 13,5 11,8 9,6 9,1 11,1 10,2 9,7 9,3 Utgifter til komm. lokaler og skyss per barn i komm. bhg, i kr Brutto investeringsutgifter - barnehage - per innbygger Dekningsgrader og utdypende indikatorer: Andel barn 1-5 år med barnehageplass, i % 93,9 94,8 90,1 90,6 92,7 92,9 89,9 90,4 Andel barn i komm. bhg i forhold til alle barn i bhg, i % 49,3 48,3 43,3 42,5 66,1 65,2 51,4 50,9 Andel ansatte med førskolelærerutdanning, i % 34,7 34,4 33,1 33,5 32,1 32,9 32,6 32,9 Andel ansatte med annen pedagogisk utdanning, i% 4,4 4 3,3 3,2 3,8 3,5 3,3 3,3 Leke- og oppholdsareal per barn i komm. bhg, i m 2 5 5,1 5,2 5,2 5,7 5,8 5,6 5,6 Leke- og oppholdsareal per barn i private bhg, i m 2 4,8 4,8 5,3 5,3 4,8 4,8 5,2 5,1 Tab. 2: KOSTRA-tall barnehage 7 I denne delen av undersøkelsen satte respondentene kryss ved de fokusområdene de mente fokus burde rettes mot ved eventuell forvaltningsrevisjon innenfor den aktuelle sektoren. I listen over fokusområder framgår bak hvert av områdene hvor stor prosentandel av respondentene som har satt kryss ved det fokusområdet. Flere kryss var mulig derfor kan summen av de oppgitte prosentandelene bak fokusområdene være mer enn 100 %. 8 I tillegg krysset 6 % av respondentene av i kategorien annet 9

10 KOSTRA-tallene indikerer at mens Tromsø kommune i hadde om lag samme netto driftsutgifter til barnehager per innbygger som gruppene av sammenligningsgruppene, var tilsvarende forhold i at disse utgiftene var betraktelig større i Tromsø kommune sammenlignet med de øvrige gruppene. 9 KOSTRA-tallene viser imidlertid at korrigerte brutto driftsutgifter per barn i kommunal barnehage i Tromsø kommune ikke skiller seg vesentlig fra verken gjennomsnittet i kommunegruppe 13 eller alle kommunene i Troms fylke. De innrapporterte tallene forteller videre at Tromsø kommune hadde en noe høyere andel barn mellom 1 og 5 år med barnehageplass enn sammenligningsgruppene. Tallene viser videre at Tromsø kommune har en relativt høy andel ansatte i barnehagene med førskolelærerutdanning. KOSTRA-tallene fra og viser at barnehagebarn i Tromsø, og spesielt barn i private barnehager, hadde noe mindre leke- og oppholdsareal i barnehagene enn barn i sammenligningsgruppene. I de kommunale barnehagene økte imidlertid gjennomsnittlig leke- og oppholdsareal per barn noe fra til Forrige analyse/plan I den forrige overordnede analysen, som ble utarbeidet i forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon i Tromsø kommune for perioden 2008-, ble det anbefalt å igangsette forvaltningsrevisjon som skulle undersøke nærmere følgende områder: Arbeidsmiljø og sykefravær innen barnehagesektoren og inneklima og miljø i barnehagene. Den forrige planen for forvaltningsrevisjon (2008-) vedtatt av kommunestyret inneholdt ingen prosjekter omhandlende barnehagesektoren. Det ble heller ikke gjennomført noen prosjekter innenfor sektoren i løpet av perioden. I plan for forvaltningsrevisjon for perioden var et prosjekt titulert En evaluering av de kommunale barnehagene i Tromsø kommune prioritert på fjerdeplass. Dette prosjektet ble igangsatt, men kommunens satsing på barnehageutbygging og mål om full barnehagedekning medførte at problemstillingene som ble framsatt i prosjektets forundersøkelse ikke lenger var aktuelle, og prosjektet ble tatt ut av planen Årsberetningen I Tromsø kommunes årsberetning for opplyses at det stadig blir større etterspørsel etter barnehageplasser i kommunen som følge av befolkningsvekst. Det framgår at Tromsø kommune i oppfylte kravet om full barnehagedekning, men at kravet først ble oppfylt i november etter åpningen av Elverhøy midlertidige barnehage. Dermed fikk ikke alle barn som hadde rett til barnehageplass tilbud om plass i august, slik barnehageloven krever. Det opplyses videre at Fylkesmannen på bakgrunn av dette vil følge med ved opptaket og tildeling av barnehageplasser i 2012 blant annet gjennom skriftlig tilsyn. Videre opplyses at kommunen høsten startet et omfattende kompetansehevingstilbud til alle assistenter og fagarbeidere i barnehagene. Kompetansehevingstilbudet foregår over 2,5 år, og fokuserer på blant annet faglige tema som rammeplanens innhold og oppgaver, barns sosiale kompetanse, og språk og språkstimulering. Når det gjelder sykefraværet i barnehagesektoren, opplyses i årsberetningen at dette er høyt, og at fraværet i lå på omtrent samme nivå som i. Det var en betydelig reduksjon i fraværet fra 2009 til. Når det gjelder utfordringer i barnehagesektoren framover, opplyses blant annet at enkelte barnehager som følge av en presisering av pedagognormen fra departementet enten må ansette flere pedagoger eller redusere barnetallet. Dette opplyses å medføre utfordringer fordi det er mangel på førskolelærere. Videre framgår at rekruttering og kontinuitet når det gjelder ansatte med fagkompetanse er en spesiell utfordring i distriktsbarnehagene. Videre framgår at det er utfordringer knyttet til å forutse behovet når det gjelder antall 9 Den store økningen i netto driftsutgifter til barnehagesektoren (som finnes på tvers av kommunene) fra til skyldes at kommunene fra og med 1.1. fikk hele ansvaret for å finansiere barnehagene. Midler som tidligere var gitt som øremerkede tilskudd fra staten til barnehage ble f.o.m gitt som del av rammetilskuddet. 10

11 barnehageplasser som hvert år kreves for å oppfylle kravene om full barnehagedekning i lovverket, og at det derfor er behov for en helhetlig barnehageplan i kommunen Vurdering På bakgrunn av en vurdering av risiko og vesentlighet basert på sammenstilling av den innsamlede informasjonen finner ikke sekretariatet at det er grunnlag for å anbefale å prioritere forvaltningsrevisjon av barnehagesektoren høyt i løpet av perioden. Ved eventuell prioritering av forvaltningsrevisjon innen sektoren kan aktuelle temaer for forvaltningsrevisjon etter sekretariatets oppfatning være inneklima og miljø i barnehagene, rekruttering av fagkompetanse og bemanningskontinuitet, arbeidsmiljø og sykefravær og kommunens etterlevelse av regelverkets krav om full barnehagedekning. 5.2 Grunnskole Spørreundersøkelsen I spørreundersøkelsens del én (viktigheten av å igangsette forvaltningsrevisjon innenfor de 26 ulike områdene i kommunen nevnt i undersøkelsen (på tvers av de ulike sektorene) på en skala fra 1 til 6) får pedagogiskpsykologisk tjeneste (PPT) en gjennomsnittlig skår på 4,22 og blir vurdert på 13. plass blant områdene i kommunen når det gjelder viktigheten av gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Videre havner grunnskolene på 15. plass og blir med en gjennomsnittlig skår på 4,11 vurdert om lag midt på treet med hensyn til viktighet når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon (gjennomsnittlig skår for alle områdene er 4,14). Videre får voksenopplæring en gjennomsnittlig skår på 3,17 og blir vurdert som det 24. viktigste blant de nevnte områdene i kommunen med hensyn til gjennomføring av forvaltningsrevisjon (jf. fig. B). Av del to i spørreundersøkelsen framgår at det ved eventuell forvaltningsrevisjon innenfor grunnskolesektoren er tilbudet om tilpasset opplæring vurdert som viktigst (med en skår på 5,00), fulgt av tilbudet om spesialundervisning (4,83). Deretter følger bygningsmasse (4,56), ordinært undervisningstilbud (3,82), produktivitet/enhetskostnader (3,56), og til sist skolefritidsordningen (3,44), som blir vurdert som minst viktig i undersøkelsen blant fagområdene innenfor grunnskolesektoren. Videre i undersøkelsens del to som gjelder hvilke områder respondentene mener det bør rettes fokus på ved eventuell forvaltningsrevisjon innenfor grunnskolesektoren framgår følgende prioritering av de oppgitte fokusområdene 10 : 1. Kompetanse: 65 % 2. Kvalitet: 53 % 3. Ledelse/administrasjon: 47 % 3. Organisering: 47 % 5. Arbeidsmiljø: 35 % 5. Bemanning: 35 % 5. Etterlevelse av lover og regelverk: 35 % KOSTRA Prioritering og utgifter: GRUNNSKOLE Tromsø Tromsø KG13 KG13 Troms Troms Gj.sn. landet (u/oslo) Gj.sn. landet (u/oslo) Netto driftsutgifter grunnskolesektor, per innb., i kr I tillegg var kategorien annet oppført. 6 % av respondentene krysset av i denne kategorien. 11

12 Netto driftsutg. grunnskolesektor, i % av saml. netto driftsutg. 33,3 26, ,4 29,9 25,4 29,7 25,6 Korrigerte brutto driftsutg. til grunnskolesektor, per elev, i kr Driftsutg. til undervisningsmateriell, per elev, i kr Korrigerte brutto driftsutg. til skolelokaler, per elev, i kr Netto driftsutgifter til skolelokaler per innbygger, i kr Brutto driftsutg. til skolefritidstilb., per komm. og priv. bruker, i kr Brutto investeringsutg. til grunnskolesektor, per innb., i kr Dekningsgrader, utdypende indikatorer, med mer: Elever per kommunal skole Gjennomsnittlig gruppestørrelse, 1.-4.årstrinn 14, ,9 11,6 11, ,9 Gjennomsnittlig gruppestørrelse, 5.-7.årstrinn 14,2 14,2 14,2 13,9 11,5 11, ,9 Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn 15,2 14, ,5 12, ,7 14,5 Andel lærere med univ.-/høgskoleutd. og ped. utd., i % 91,2 91,4 87,2 87,9 86,9 88,5 86,9 87 Andel lærere med univ.-/høgskoleutd. uten ped. utd., i % 3,7 3,2 5,5 5,2 4,7 4,6 5,4 5,4 Andel lærere med videregående utdanning eller lavere, i % 5,1 5,4 7,3 6,9 8,3 7 7,7 7,5 Andel innbyggere 6-9 år i kommunal og privat SFO, i % 69,3 74,3 64,8 66,7 54,6 56,5 59,8 61,3 Andel innbyggere 6-9 år i kommunal SFO, i % 67,8 72,4 62,5 64,5 53,8 55,6 58,2 59,8 Andel elever i grunnskolen som får tilbud om skoleskyss, i % 24,5 20,4 15,2 14,4 37,5 33,7 24,7 24,2 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, i % 7,3 8,3 7,5 8 9,5 9,6 8,2 8,6 Andel timer spesialundervisning av antall lærertimer totalt, i % 20,2 20,9 16,6 18,1 22, ,3 18,3 Tab. 3: KOSTRA-tall grunnskole Når det gjelder grunnskolesektoren indikerer KOSTRA-tallene at Tromsø kommune hadde høyere brutto driftsutgifter per elev enn gruppen av sammenlignbare kommuner (kommunegruppe 13) og landsgjennomsnittet (utenom Oslo). Videre hadde Tromsø kommune gjennomsnittlig færre elever per skole enn gruppen av sammenlignbare kommuner. Når det gjelder andelen elever i skolen som får spesialundervisning viser KOSTRAtallene at Tromsø kommune hadde en økning i denne andelen fra til (fra 7,3 % til 8,3 %). Andelen elever i grunnskolen som får spesialundervisning i Tromsø kommune skiller seg ikke vesentlig fra gjennomsnittene i sammenligningsgruppene Forrige analyse/plan I den forrige overordnede analysen ble det anbefalt å igangsette forvaltningsrevisjon knyttet til undersøkelser av sykefravær og arbeidsmiljø i skolesektoren, ressursbruk i grunnskolen og spesialundervisning. I den forrige planen for forvaltningsrevisjon (2008-) var et prosjekt innenfor utdanningsetaten prioritert på åttendeplass (av åtte prioriterte prosjekter), uten at det ble gjennomført forvaltningsrevisjon innenfor sektoren i løpet av perioden. I plan for forvaltningsrevisjon for perioden var et prosjekt omhandlende ressursbruk i grunnskolen prioritert på tredjeplass, og prosjektet ble gjennomført i løpet av perioden (ferdigstilt november 2006) (jf. kap ). På bakgrunn av funn i dette prosjektet ble det gjennomført ytterligere et prosjekt innenfor grunnskolesektoren omhandlende spesialundervisning (ferdigstilt september 2007) (jf. kap ) Tidligere prosjekter Forvaltningsrevisjonsprosjektet Ressursbruk i grunnskolen ble som nevnt over ferdigstilt i november Prosjektet, som var et samarbeidsprosjekt mellom ASSS-kommunene 11, hadde som formål å skaffe nærmere kunnskap om blant annet Tromsø kommunes ressursbruk knyttet til grunnskolene. Revisjonen konkluderte i rapporten etter gjennomført prosjekt blant annet med at Tromsø kommune hadde færre elever per administrativt årsverk enn de øvrige storkommunene i landet, at sentraladministrasjonen i Tromsø kommune hadde lavere 11 ASSS (aggregerte styringsdata for samarbeidende storkommuner) er et nettverk for de ti største kommunene i landet (Bergen, Bærum, Drammen, Fredrikstad, Kristiansand, Oslo, Sandnes, Stavanger, Trondheim og Tromsø). 12

13 administrativ ressursbruk på skolene enn gjennomsnittet i undersøkelsen, men høyere ressursbruk til administrasjon og stabsfunksjon ved skolene. Rådmannen ga tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan administrasjonen ville følge opp revisjonens funn. I tilbakemeldingen opplyste rådmannen om tiltak for å redusere administrative kostnader. Kommunestyret tok rådmannens tilbakemelding om iverksatte og planlagte tiltak for å imøtekomme rapportens anbefalinger til orientering, etter innstilling fra kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Spesialundervisning i grunnskolen ble ferdigstilt i september Revisjonen pekte på bakgrunn av denne undersøkelsen på flere forbedringsområder i kommunen, blant annet når det gjaldt saksbehandling, dokumentasjon og informasjon i forbindelse med tildeling av spesialundervisning. På bakgrunn av kontrollutvalgets innstilling vedtok kommunestyret at rådmannen skulle iverksette tiltak for å imøtekomme revisjonens ni anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten. Rådmannen ga tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan svakhetene påvist i rapporten ville følges opp. I følge rådmannens tilbakemelding ville det i forbindelse med en ny modell for tildeling av ressurser/budsjett foretas en omlegging av prosedyrene for spesialundervisningen, gjeldende f.o.m. skoleåret Siktemålet med den nye modellen var å legge til rette for mer og bedre tilpasset opplæring og legge større vekt på å sette inn særskilte tiltak så tidlig som mulig. Når det gjaldt PPTs veilederfunksjon i forhold til systemrettet arbeid i skolene, ble det i tilbakemeldingen opplyst at PPT ønsket i samarbeid med skolene og rådmannsnivået å dreie ressursinnsats fra dokumentasjon av skolenes ressursbehov til mer direkte samarbeid med skolene og skoleledelsene. Av tilbakemeldingen framgikk det videre at det skulle utarbeides felles informasjonsmateriell om spesialundervisning rettet mot elever og foreldre, og at denne informasjonen skulle være tilgjengelig på kommunens og skolenes nettsider i løpet av våren Kommunestyret tok rådmannens tilbakemelding om iverksatte og planlagte tiltak for å imøtekomme rapportens anbefalinger til orientering, etter innstilling fra kontrollutvalget Årsberetningen I Tromsø kommunes årsberetning for framgår at elevtallet i Tromsø-skolene de siste årene har vært synkende, men at tendensen fra snudde, slik at det forventes en økning i elevtallet fra og med Når det gjelder resultater fra gjennomførte nasjonale prøver på 5., 8. og 9. trinn høsten, samt eksamensresultater på 10. trinn, opplyses at elevene i Tromsø-skolene skårer noe bedre enn landsgjennomsnittet. Videre opplyses at det våren ble gjennomført en omfattende rapportering fra alle kommunens skoler når det gjaldt læringsmiljø, herunder status i arbeid med forebygging av mobbing og klasseledelse. Rapporteringen viste at skolene arbeider systematisk med læringsmiljø. Videre framgår at læringsmiljø i var tema for tilsyn fra Fylkesmannen, og at det var tilsyn ved to skoler i Tromsø kommune i forbindelse med dette. Ved en av de to skolene ble det påpekt flere avvik som kommunen ble pålagt å rette opp. Det opplyses at det ved den aktuelle skolen i etterkant av tilsynet har vært jobbet for å forbedre arbeidet med læringsmiljø, og at kommunen er i ferd med å rapportere til Fylkesmannen om hvordan avvikene er lukket. Når det gjelder elevundersøkelsen, framgår det i årsberetningen at resultatene fra denne indikerer en positiv utvikling i tromsøskolene, men at resultatene samlet sett er noe svakere enn landsgjennomsnittet, noe som innebærer at kommunen må fortsette å fokusere på forebyggende arbeid mot mobbing. I årsberetningen opplyses at det i løpet av høsten og våren ble utarbeidet en kvalitetsplan for tromsøskolene som gjelder perioden fra til Målsetningen med den overordnede kvalitetsplanen opplyses å være å sikre kvaliteten som gjøres på hver skole. Fra høsten satte de enkelte skolene i gang arbeid med å utarbeide lokale kvalitetsplaner. Det opplyses at Tromsø kommune som skoleeier vil etterspørre disse lokale planene som en del av det systematiske kvalitetsarbeidet i kommunen. Videre opplyses at Tromsø kommune deltar i et treårig nasjonalt prosjekt Ny giv som startet opp i. Prosjektet har som målsetning å etablere et varig samarbeid mellom stat, fylkeskommuner og kommuner om å få flere ungdommer til å fullføre og bestå videregående opplæring. 13

14 5.2.6 Revisjonens erfaringer Revisjonen (v/forvaltningsrevisjonsteamet) trekker fram ressursbruk og kvalitet i grunnskolen som aktuelt tema for forvaltningsrevisjon i løpet av perioden Vurdering Forvaltningsrevisjon knyttet til kvalitet i sammenheng med ressursbruk i grunnskolene etter sekretariatets vurdering kunne være aktuelt i løpet av perioden. Dette på bakgrunn av at revisjonen på bakgrunn av sine erfaringer anbefaler et slikt prosjekt, samt resultatene av spørreundersøkelsen (del to) og opplysninger i kommunens årsberetning. Et slikt prosjekt vil blant annet også kunne undersøke kommunens oppfølging av kvalitetsplan for tromsøskolene som gjelder for perioden Videre vil sekretariatet på bakgrunn av resultatene i spørreundersøkelsen (del to), KOSTRA-tall og tidligere gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt anbefale at det gjennomføres forvaltningsrevisjon knyttet til tilpasset opplæring og spesialundervisning i løpet av perioden. I et slikt prosjekt kan eventuelle effekter av tiltakene Tromsø kommune innførte i etterkant av forvaltningsrevisjonsprosjektet som ble ferdigstilt i 2007 herunder de nye prosedyrene for spesialundervisning som ble opplyst innført skoleåret undersøkes. 5.3 Helse og sosial Spørreundersøkelsen I spørreundersøkelsens del én (viktigheten av å igangsette forvaltningsrevisjon innenfor de 26 ulike områdene i kommunen nevnt i undersøkelsen (på tvers av de ulike sektorene) på en skala fra 1 til 6) får flyktningetjenesten en gjennomsnittlig skår på 5,06 og blir vurdert som det tredje viktigste blant områdene i kommunen når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Videre havner barneverntjenesten på fjerdeplass med en gjennomsnittlig skår på 4,79, tett fulgt av rustjenesten (4,72), psykiatritjenesten (4,65) og boligkontoret (4,50). Helsetjenester blir, med en gjennomsnittlig skår på 4,17, vurdert som det 14. viktigste blant de nevnte områdene i kommunen med hensyn til gjennomføring av forvaltningsrevisjon (jf. fig. B). Av del to i spørreundersøkelsen framgår at det ved eventuell forvaltningsrevisjon innenfor helse- og sosialsektoren er psykiatritjenesten som blir vurdert som viktigst (med en skår på 4,94), fulgt av barnevern (4,78). Deretter følger sosialtjenesten (4,76), rusmiddeltjenesten (4,65), flyktningetjenesten (4,65), rehabilitering (4,12), utekontakten (3,88), og til sist kommunehelsetjenesten (3,76), som blir vurdert som minst viktig i undersøkelsen blant fagområdene innenfor helse- og sosialsektoren. Videre i undersøkelsens del to som gjelder hvilke områder respondentene mener det bør rettes fokus på ved eventuell forvaltningsrevisjon innenfor helse- og sosialsektoren framgår følgende prioritering av de oppgitte fokusområdene 12 : 1. Etterlevelse av lover og regelverk: 76 % 2. Innføring av samhandlingsreformen: 47 % 2. Kompetanse: 47 % 4. Organisering: 41 % 5. Kvalitet: 35 % 5. Økonomi: 35 % 7. Arbeidsmiljø: 29 % 7. Ledelse/administrasjon: 29 % 9. Bemanning: 24 % 12 I tillegg var kategorien annet oppført. 6 % av respondentene krysset av i denne kategorien. 14

15 5.3.2 KOSTRA Barnevern: HELSE OG SOSIAL Tromsø Tromsø KOSTRA-tallene indikerer at Tromsø kommune i hadde til dels betydelig høyere netto driftsutgifter til barneverntjenesten per innbygger enn gjennomsnittene i henholdsvis gruppen av sammenlignbare kommuner (kommunegruppe 13) og landsgjennomsnittet (utenom Oslo), og at det var en relativt sett høyere økning i disse utgiftene fra til enn i sammenligningsgruppene. Tallene indikerer at det var en tilsvarende høy økning i netto driftsutgifter per barn i barnevernet i Tromsø kommune fra til. Netto driftsutgifter til barneverntjenesten per barn i tjenesten var i betydelig høyere i Tromsø kommune sammenlignet med gjennomsnittet i Troms fylke, og noe høyere sammenlignet med gruppen av sammenlignbare kommuner og landsgjennomsnittet. Andelen av netto driftsutgifter i barneverntjenesten som gikk til saksbehandling i Tromsø kommune økte fra 38,6 % i til 43,8 % i, og var i om lag ti prosent høyere enn gjennomsnittet i gruppen av sammenlignbare kommuner og landsgjennomsnittet (utenom Oslo), og om lag fem prosent høyere enn gjennomsnittet for alle kommunene i Troms fylke. Når det gjelder andel barn med tiltak som hadde utarbeidet plan, var denne på 94 % i Tromsø kommune i en økning fra 85 % året før, og høyere enn i sammenligningsgruppene. Når det gjelder andelen undersøkelser med behandlingstid over tre måneder, indikerer KOSTRA-tallene at denne andelen økte betraktelig i Tromsø kommune fra til. Andelen er imidlertid 15 KG13 KG13 Troms Troms Gj.sn. landet (u/oslo) Gj.sn. landet (u/oslo) Netto driftsutg. til sammen pr. innbygger, i kr Netto driftsutg. per innbygger 0-17 år, barneverntjenesten, i kr Netto driftsutg. pr. barn i barnevernet, i kr Andel netto driftsutgifter til saksbehandling, i % 38,6 43,8 34,1 34,6 36,2 38, ,1 Andel netto driftsutg. til barn som bor i sin oppr. familie, i % 19,1 12, ,6 19,9 15,3 15,4 15 Andel netto driftsutg. til barn som bor utenfor sin oppr. familie, i % 42,4 43,9 50,9 51,8 43,9 46,1 50,5 51,9 Andel barn med undersøkelse ift. antall innbyggere 0-17 år, i % 3,4 4,4 3,4 3,7 4,4 5,2 3,6 3,9 Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år, i % 5,4 5,6 4,2 4,3 5,8 6 4,5 4,7 Andel barn med tiltak per med utarbeidet plan, i % Stillinger med fagutdanning per barn 0-17 år 4,2 4,4 2,8 3,2 3,9 4,6 2,8 3,2 Andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder, i % 13,4 20,6 20,7 20,6 20,9 25,5 25,8 26,5 System for brukerundersøkelser i barnevernstjenesten Nei Nei.. Nei.. Nei.. Nei Innført internkontroll i barnevernstjenesten Ja Ja Sosialtjenesten: Netto driftsutg. til sosialtjenesten pr. innbygger, i kr Andel netto driftsutg. til råd, veiledning og sosialt foreb. arbeid, i % 19, ,4.. Andel netto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp, i % 50,3 48,8 53,1.. 48,9.. 50,2.. Andel netto driftsutg. til tilbud til personer med rusproblemer, i % 30,2 29,2 14,9.. 19,1.. 12,4.. Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere, i % 2,3 1,9 2,5.. 2,4.. 2,5.. Andel sosialhjelpsmottakere med stønad i 6 måneder eller mer, i % Kommunehelse: Netto driftsutg. pr. innbygger, kommunehelsetjenesten, i kr Andel netto driftsutg. til kom.helsetj. av saml. netto driftsutg., i % 4,8 4 4,5 4,1 5,1 4,6 4,8 4,3 Netto driftsutg til foreb., helsest.- og skolehelsetj. pr. innb 0-5 år, i kr Netto driftsutg til foreb., helsest.- og skolehelsetj. pr. innb 0-20 år, i kr Netto driftsutg. til forebyggende arbeid, helse pr. innb., i kr Netto driftsutg. til diagnose, behandling og rehab. pr. innb., i kr Legeårsverk pr innbyggere, kommunehelsetjenesten 8,8 8,9 7,5 7,5 9,5 9,9 7,9 7,9 Fysioterapiårsverk per innbyggere, kommunehelsetjenesten 8,2 7,9 7,3 7,3 8,2 8,3 7,2 7,1 Tab. 4: KOSTRA-tall helse og sosial

16 fortsatt på nivå med gjennomsnittet i gruppen av sammenlignbare kommuner (kommunegruppe 13) og lavere enn gjennomsnittet i Troms fylke og hele landet (utenom Oslo). Når det gjelder kommunehelsetjenesten, indikerer KOSTRA-tallene for og at Tromsø kommune hadde lavere netto driftsutgifter per innbygger enn sammenligningsgruppene. Videre indikerer tallene at Tromsø kommune i langt lavere grad enn øvrige kommuner prioriterer forebyggende helsearbeid (Tromsø kommune brukte i følge KOSTRA-tallene i 37 kroner per innbygger til forebyggende helsearbeid, mens gjennomsnittet i henholdsvis kommunegruppe 13 var 124 kroner, Troms fylke 85 kroner, og landet som helhet (utenom Oslo) 121 kroner) Forrige analyse/plan I den forrige analysen ble det anbefalt gjennomføring av forvaltningsrevisjon vedrørende samordning av rusmiddeltjenesten og psykiatritjenesten og barneverntjenesten. I den forrige planen for forvaltningsrevisjon (2008-) var et prosjekt titulert Rus- og psykiatritjenesten prioritert på fjerdeplass. Prosjektet Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune, som også fokuserte på samordning av rus- og psykiatritilbudene, ble gjennomført i løpet av perioden (ferdigstilt mai ) (jf. kap 5.3.4). På slutten av planperioden ble det, etter bestilling fra kontrollutvalget i september 2007, igangsatt forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten og prosjektet Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten ble ferdigstilt juni 2008 (jf. kap ) Tidligere prosjekter Forvaltningsrevisjonsprosjektet Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune ble som nevnt over ferdigstilt i mai. Bakgrunnen for kontrollutvalgets bestilling av prosjektet var et ønske om å undersøke Tromsø kommunes tjenestetilbud innen psykiatri sett i lys av regelverk og statlige føringer på området, herunder Opptrappingsplanen for psykisk helse. Revisjonen konkluderte i undersøkelsen blant annet med at Tromsø kommune har tiltak som er i tråd med opptrappingsplanen på de fleste av de undersøkte områdene, at kommunen medvirker til at brukere med rett til individuell plan får utarbeidet slik plan, og at kommunen også legger til rette for at bruker skal delta i utformingen av planen, samt at Tromsø kommune legger til rette for brukermedvirkning innenfor psykisk helsearbeid. Imidlertid fant revisjonen at systemet kunne forbedres: Gjennomføring/oppfølging av brukerundersøkelser var ikke foretatt som planlagt i Rus- og psykiatritjenesten. Videre belyste revisjonen i undersøkelsen samarbeidet mellom Rus- og psykiatritjenesten og andre faggrupper/forvaltningsnivåer, interne og eksterne aktører. Revisjonens konkluderte med at kommunen gjennom Koordinerende team og nettverksarbeideren bidrar til å sikre at relevante aktører trekkes inn i samarbeidet, og at bruker får adekvate og tilrettelagte tjenester. Revisjonen fant imidlertid at samarbeidet i varierende grad var formalisert. Videre framgår i revisjonens konklusjon at det er rom for forbedringer i kommunens samarbeid med spesialisthelsetjenesten: Dette gjelder ved utskriving av pasienter, samt integrering av tjenestetilbudet/tilrettelegging for samtidige tjenester fra kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Revisjonen ga i rapporten anbefalinger vedrørende blant annet tilrettelegging for aktivitetstilbud for personer med alvorlige psykiske lidelser, skjermet botilbud for unge med både psykisk lidelse og rusproblem, gjennomføring/oppfølging av brukerundersøkelser foretas som planlagt i Rus- og psykiatritjenesten, tiltak mht. å forbedre samhandlingen med spesialisthelsetjenesten ved utskriving av pasienter, samt tilrettelegging for et bedre samarbeid om samtidige tjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten. Kommunestyret vedtok på bakgrunn av innstilling fra kontrollutvalget å be rådmannen iverksette tiltak for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Tilbakemelding fra byrådsleder ble gitt til kontrollutvalget i mars I tilbakemeldingen framgikk iverksatte og planlagte tiltak for å imøtekomme revisjonens anbefalinger. Kontrollutvalget har behandlet byrådsleders tilbakemelding, og har sendt saken over til kommunestyret med tilråding om å ta tiltakene til orientering, med forutsetning om at kommunen fortsatt holder fokus på å imøtekomme anbefalingene i rapporten i det videre arbeidet. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet og ressursbruk i barneverntjenesten ble ferdigstilt i juni Bakgrunnen for prosjektet var et enstemmig vedtak i kommunestyret om å be kontrollutvalget bestille 16

17 forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten. Vedtaket i kommunestyret kom på bakgrunn av at barneverntjenesten i februar 2007 mottok et vedtak fra fylkesmannen i Troms om mulkt for oversittelse av frister over flere år ved behandling av undersøkelsessaker. Undersøkelstemaene for prosjektet var Tromsø kommunes ressursbruk på tjenesten sammenlignet med andre kommuner, hvorvidt barneverntjenesten hadde et internkontrollsystem som var i henhold til regelverket, hvorvidt barn med hjelpetiltak, og barn i fosterhjem eller institusjon fikk oppfølging i henhold til regelverket, samt hvorvidt saksbehandlingsreglene ble etterlevd i tjenesten. Revisjonens konklusjon i forvaltningsrevisjonsrapporten etter gjennomført undersøkelse var blant annet at Tromsø kommune lå relativt lavt når det gjaldt ressursbruk sammenlignet med en del referansekommuner, men at det muligens var ulik regnskapsføring i kommunene som kunne ha påvirket tallene. Videre viste undersøkelsen at internkontrollen ikke dekket alle områdene som kravene i regelverket stilte, samt at kunnskapen om internkontrollen varierte blant de ansatte. Det var også en del barn i hjelpetiltak som ikke hadde utarbeidet tiltaksplan i de undersøkte sakene, mens det for barn under omsorg var mangelfull dokumentasjon av besøk i fosterhjem i flere av sakene. Etter innstilling fra kontrollutvalget vedtok kommunestyret å be rådmannen iverksette tiltak for å imøtekomme de fire anbefalingene i rapporten. Tilbakemelding fra rådmannen ble gitt til kontrollutvalget i mars I tilbakemeldingen framgikk iverksatte og planlagte tiltak for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding, og sendte saken over til kommunestyret med tilråding om å ta tiltakene til orientering, med forutsetning om at kommunen fortsatt holdt fokus på å imøtekomme anbefalingene i rapporten i sitt videre arbeid. Kommunestyret fulgte kontrollutvalgets innstilling Årsberetningen I Tromsø kommunes årsberetning for framgår at barneverntjenesten dette året hadde et merforbruk på 10 millioner kroner. Det opplyses at merforbruket i hovedsak skyldtes klientrelaterte utgifter herunder økt arbeidsgodtgjøring, forsterkning og utgiftsdekning til fosterhjemmene, økning i antall barn på institusjoner i forhold til tidligere år, mer økonomisk støtte til etablering av nye fosterhjem, samt økte utgifter som følge av økt aktivitetsnivå i forbindelse med blant annet reiser og bruk av overtid i akutte situasjoner. Videre framgår at barneverntjenesten i løpet av året flyttet inn i nye lokaler, samtidig som tjenesten i løpet av året implementerte organisasjonsendringer endringer som innebærer ytterligere grad av spesialisering ut fra alder og problematikk. Videre framgår at barneverntjenesten i etablerte en ny avdeling ressursavdelingen som skal utføre hjelpetiltak i familiene. Tidligere har tjenesten benyttet eksterne aktører og kjøpt tiltak i regi av Bufetat. Det opplyses at kommunen, ved å utføre tiltakene selv, lettere vil kunne kvalitetssikre disse. Videre opplyses at barneverntjenesten i opplevde en økning på 19,3 % i antall nye meldinger, samt en økning på 27 % når det gjaldt antall undersøkelser, og at kommunen til tross for dette, har maktet å overholde alle lovpålagte frister. Når det gjelder barn under omsorg av barneverntjenesten er det en lovpålagt oppgave at disse skal ha oppnevnt tilsynsfører. Det framgår i årsberetningen at 83 av 90 barn under omsorg i Tromsø kommune ved utgangen av hadde tilsynsfører. Imidlertid opplyses at tilfellene med manglende tilsynsfører enten skyldes at omsorgen for barna nylig er overtatt, eller at tilsynsføreren nylig har sagt opp og at ingen barn har vært uten tilsynsfører over lengre perioder. Videre opplyses at det er utarbeidet en veileder om vold i nære relasjoner rettet mot ansatte som er i kontakt med barn og unge, basert kommunens handlingsplan mot vold i nære relasjoner Når det gjelder skolehelsetjenesten rapporteres i årsberetningen om økning i antall henvendelser fra foreldre og elever, og at skolehelsetjenesten, på tross av styrking av tjenesten, fortsatt har for lite tid avsatt til direktekontakt med barn og unge, og for lav tilgjengelighet av helsesøster i skolene. Når det gjelder flyktningetjenesten framgår i årsberetningen at en utfordring tjenesten står overfor knytter seg til å skaffe boliger både med tanke på antall og pris. Det kommunale boligkontoret må ut i det private markedet for å leie boliger, som igjen framleies til målgruppen, samtidig som kommunale boliger står tomme uten leieinntekter i påvente av vedlikehold. 17

18 I årsberetningen rapporteres at legevakta som også fungerer som overgrepsmottak med nåværende ressurssituasjonen ikke har mulighet til å gi særskilt tilbud til pasienter som har vært utsatt for vold i nære relasjoner, slik nasjonale føringer foreskriver trådte ny krisesenterlov i kraft. Loven innebærer at kommunene har ansvar for å sørge for krisesentertilbud. Kommunestyret i Tromsø kommune har vedtatt å sette krisesentertilbudet ut på anbud til ideelle organisasjoner. Det opplyses i årsberetningen at kommunen er inne i sluttforhandlinger med aktuelle tilbydere. Når det gjelder legetjenesten ved sykehjemmene framgår i årsberetningen at det arbeides med å øke legebemanningen i sykehjemmene i tråd med normen vedtatt i kommunestyresak 43/08. Det opplyses at det i blant annet ble ansatt en lege med spesialisering i geriatri i full stilling på Seminaret. Imidlertid opplyses det at det fortsatt er behov for å øke rammen for å oppnå legedekning i tråd med den vedtatte normen. I årsberetningen opplyses, det når det gjelder rus- og psykiatritjenesten, om at det er mangel på tilpassede og differensierte botiltak for brukergruppene i tjenesten. Det meldes blant annet om behov for flere botiltak med personalbase. Det vises til at erfaringer tilsier at mange av brukerne med alvorlige psykiske lidelser i kombinasjon med rusproblemer kan få et mer verdig liv med tilstrekkelig oppfølging i boligen. Det har vært en økning i antall boligsøkere til kommunens boligkontor med problemer relatert til rus/og eller psykiske lidelser. Videre meldes det om at det er behov for flere og mer varierte arbeidsrettede tiltak til personer med problemer knyttet til rus og/eller psykiske lidelser. Imidlertid opplyses at et prosjekt kalt Stafettpinnen som har som formål å styrke samhandling innenfor rus- og psykiatrifeltet trolig vil medvirke til et mer oversiktlig, samordnet og variert arbeids- og aktivitetstilbud til målgruppen. Det framgår videre av årsberetningen at rus- og psykiatritjenesten er inne i en evalueringsprosess når det gjelder organiseringen av tjenesten i samarbeid med Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin, og at det i løpet av 2012 vil legges fram til politisk behandling et forslag til justert organisering av enheten. Når det gjelder boligkontoret opplyses blant annet i årsberetningen at oppfølging av Tromsø kommunes boligsosiale handlingsplan har bydd på store utfordringer på grunn av høyt langtidssykefravær Revisjonens erfaringer Revisjonen (v/forvaltningsrevisjonsteamet) trekker fram samhandlingsreformen som aktuelt tema for forvaltningsrevisjon mot slutten av perioden. Forvaltningsrevisjonsteamet vurderer også den kommunale delen av NAV-kontoret som et aktuelt område for forvaltningsrevisjon Vurdering Sekretariatet vil anbefale gjennomføring av et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barneverntjenesten i løpet av perioden. Tjenesten har den siste tiden både implementert organisasjonsendringer og flyttet til nye lokaler. Sammenholdt med kommunens opplyser om økt aktivitet i tjenesten blant annet på bakgrunn av økning i antall meldinger til barnevernet og antall undersøkelser (noe som bekreftes av KOSTRA-tallene), resultatene fra spørreundersøkelsen (barneverntjenesten skårer høyt i undersøkelsens del én), i tillegg til at det i skrivende stund har gått fire år siden forrige forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til barneverntjenesten ble gjennomført (juni 2008), og at det ble ikke gjennomført forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten i løpet av forrige planperiode, utgjør bakgrunnen for sekretariatets vurdering om at det innenfor området kan være knyttet risiko for avvik som kan være av vesentlig betydning. Fokus for eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt på området kan være hvorvidt regelverket etterleves, slik at kommunen sikrer brukerne et forsvarlig tilbud. Samtidig kan prosjektet undersøke om kommunen har et tilfredsstillende system for forebyggende arbeid innenfor barnevern og et tilfredsstillende formalisert samarbeid mellom barnevernet og skolene og barnehagene. Ytterligere anbefales et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet opp mot innføringen av samhandlingsreformen gjennomført på sikt. Samhandlingsreformen, som trådte i kraft fra , er en omfattende reform som trolig vil stille store krav til kommunen blant annet innenfor helse- og sosialsektoren og som legger opp til økt 18

19 innsats fra kommunens side blant annet når det gjelder forebyggende helsearbeid, rehabilitering og kortidsopphold for pasienter som ikke har behov for sykehusopphold. Innføring av samhandlingsreformen fikk høy skår i spørreundersøkelsens del to når det gjaldt fokusområde for eventuell forvaltningsrevisjon innen helseog sosialsektoren. Samtidig indikerer KOSTRA-tall fra og at Tromsø kommune bruker betydelig mindre ressurser på forebyggende helsearbeid per innbygger sammenlignet med andre kommuner. Videre har revisjonen trukket fram temaet som aktuelt å gjennomføre mot slutten av perioden. Sekretariatet vil i likhet med revisjonen anbefale at et slikt forvaltningsrevisjonsprosjekt gjennomføres mot slutten av planperioden, når reformen har fått satt seg litt. Tema for prosjektet kan være i hvilken grad kommunen har levd opp til de krav, intensjoner og målsetninger som kom i forbindelse med samhandlingsreformen. Eksempler på mer konkrete undersøkelsestemaer sekretariatet i dag ser for seg kan bli aktuelle i forbindelse med forvaltningsrevisjon knyttet til innføringen av samhandlingsreformen er kommunens oppfølging av samhandlingsavtaler med sykehus 13, evaluering av kommunens etablering av tilbud om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp 14 (mest aktuelt mot slutten av perioden), samt hvorvidt kommunens forebyggende helsearbeid er i tråd med intensjonene bak reformen. Imidlertid vil trolig også andre mulige temaer og innfallsvinkler knyttet til eventuell forvaltningsrevisjon av samhandlingsreformen tre klarere fram senere i perioden når implementeringen av reformen har gått seg mer til. Videre anbefales forvaltningsrevisjon innen flyktningetjenesten i løpet av perioden. Bakgrunnen for dette er blant annet resultatene fra spørreundersøkelsen (området blir i del én vurdert som det tredje viktigste området i kommunen med tanke på gjennomføring av forvaltningsrevisjon), samt opplysninger i kommunens årsberetning for. Forvaltningsrevisjon av flyktningetjenesten har ikke vært prioritert i de to foregående planene for forvaltningsrevisjon, og det har så vidt sekretariatet kjenner til ikke tidligere vært gjennomført prosjekter knyttet til dette området i Tromsø kommune. Undersøkelsestema for forvaltningsrevisjon innen denne tjenesten vil kunne være kommunens organisering av tjenesten og ressursbruk på området sett i lys av tilbudet kommunen tilbyr, samt hvorvidt kommunen sørger for å gi et tilbud til flyktninger, herunder botilbud, som er i tråd med regelverket. En undersøkelse av organisering og ressursbruk knyttet til å skaffe boliger til flyktninger synes også aktuelt å kunne inngå i en slik undersøkelse basert på kommunens opplysninger om utfordringer knyttet til dette. Sekretariatet vurderer videre basert blant annet på opplysninger i årsberetningen at det i løpet av perioden vil kunne være aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon knyttet til krisesentertilbud i Tromsø kommune. Ny krisesenterlov trådte i kraft 1. januar som innebærer at kommunene har et ansvar for å sørge for krisesentertilbud. Fokus i et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området kan være å undersøke hvorvidt Tromsø kommune ivaretar et tilbud om krisesenter som er tilfredsstillende og i tråd med det nye regelverket. Det har så vidt sekretariatet kjenner til ikke vært gjennomført forvaltningsrevisjon av Tromsø kommunes krisesentertilbud tidligere. 5.4 Pleie og omsorg Spørreundersøkelsen I spørreundersøkelsens del én (viktigheten av å igangsette forvaltningsrevisjon innenfor de 26 ulike områdene i kommunen nevnt i undersøkelsen (på tvers av de ulike sektorene) på en skala fra 1 til 6) får omsorgstjenesten 13 Et ledd i samhandlingsreformen er at kommunene og sykehus er lovpålagt å inngå samhandlingsavtaler. Hensikten med disse avtalene er at de blant annet skal sikre gode løsninger for utskrivningsklare pasienter og at pasienter ikke legges inn på sykehus hvis de kan få like god eller bedre behandling i kommunen der de bor. Det skal inngås avtaler for alle fagområder, dvs. både somatikk, psykisk helse og rus. 14 I forbindelse med samhandlingsreformen skal kommunene gradvis etablere et tilbud om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp. Dette blir en lovpålagt oppgave for kommunene i

20 en gjennomsnittlig skår på 4,41 og blir blant respondentene i undersøkelsen vurdert som det niende viktigste blant områdene i kommunen når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, fulgt av hjemmetjenesten (4,39). Sykehjem blir, med en gjennomsnittlig skår på 4,11, vurdert som det 16. viktigste blant de nevnte områdene i kommunen med hensyn til gjennomføring av forvaltningsrevisjon (jf. fig. B). Av del to i spørreundersøkelsen framgår at det ved eventuell forvaltningsrevisjon innenfor pleie- og omsorgssektoren er hjemmetjenesten vurdert som viktigst (med en skår på 4,76), fulgt av sykehjem (4,41). Deretter følger omsorgsboliger (4,22), og til sist aktivitetssenter/dagsenter (3,81), som blir vurdert som minst viktig i undersøkelsen blant fagområdene innenfor denne sektoren. Videre i undersøkelsens del to som gjelder hvilke områder respondentene mener det bør rettes fokus på ved eventuell forvaltningsrevisjon innenfor pleie- og omsorgssektoren framgår følgende prioritering av de oppgitte fokusområdene 15 : 1. Bemanning: 78 % 2. Innføring av samhandlingsreformen: 50 % 2. Organisering: 50 % 4. Etterlevelse av lover og regelverk: 39 % 4. Kompetanse: 39 % 4. Kvalitet: 39 % 7. Økonomi: 33 % 8. Arbeidsmiljø: 22 % 9. Ledelse/administrasjon: 17 % KOSTRA Prioritering - driftsutgifter: PLEIE OG OMSORG Tromsø Tromsø KG13 KG13 Troms Troms Gj.sn. landet (u/oslo) Gj.sn. landet (u/oslo) Netto driftsutg. pr. innbygger, pleie- og omsorgtjenesten, i kr Andel netto driftsutg. til plo av kommunens totale netto driftsutg., i % 30, ,5 30,4 36,6 32,2 35,8 31,2 Netto driftsutg., pleie og omsorg pr. innbygger 67 år og over, i kr Netto driftsutg., pleie og omsorg pr. innbygger 80 år og over, i kr Tjenester til hjemmeboende - andel av totale netto driftsutg. til plo, i % 53,1 51,2 50,3 50,8 50,5 50,3 49,2 49,7 Institusjoner - andel av totale netto driftsutgifter til plo, i % 41,8 43,5 43,8 43,7 45,5 45,8 45,5 45,2 Aktivisering, støttetjenester - andel av totale netto driftsutg. til plo, i % 5,1 5,3 5,9 5,5 4 3,9 5,3 5,2 Netto driftsutgifter til institusjonslokaler per innbygger, i kr Produktivitet, enhetskostnader: Korr. brutto driftsutg. pr. mottaker av kommunale plo-tjenester, i kr Korr. brutto driftsutg. pr. mottaker av hjemmetjenester, i kr Korr. brutto driftsutg., institusjon, pr. kommunal plass, i kr Personell: Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning, i % Andel legem. sykefravær av tot. ant. årsverk i brukerrettet tj., i % : 8,8 9,4 8,7 10,2 9,4 9,3 8,6 Dekningsgrader: Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år I tillegg var kategorien annet oppført. 6 % av respondentene krysset av i denne kategorien. 20