Styresak. Forslag til vedtak: Styret tek rapporten til etterretning. Sjukehusapoteka Vest HF Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld:

Transkript

1 Styresak Går til: Styremedlemmar Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum HR-sjef Berit Berntsen/ Fagdirektør Øystein Torgauten/ Økonomisjef Ola Rye Rapportering frå verksemda per oktober 2012 Styresak 53/12 (O) Styremøte Forslag til vedtak: Styret tek rapporten til etterretning. 1

2 Rapportering frå verksemda per oktober

3 Innhald 1. Oppsummering Medarbeidarar Bemanning/ innleie Deltid Sjukefråvere HMT Kompetanseutvikling Apotekfag Aktivitet og fagleg utvikling siste periode Publikumsutsala Sjukehusekspedisjon Tilsettingsproduksjon Steril/ ikkje-steril produksjon Farmasøytisk rådgjeving Kvalitet og beredskap Forsking og utdanning Økonomi Samla resultat Resultat per apotek Sjukehusapoteket i Bergen Sjukehusapoteket i Stavanger Sjukehusapoteket i Haugesund Sjukehusapoteket i Førde Føretaksadministrasjonen Driftsanalyse per forretningsområde Publikumsutsal Sjukehusekspedisjon Tilsetningsproduksjon Steril/ikkje steril produksjon Farmasøytisk rådgjeving Balanse og kontantstraum

4 1. Oppsummering Medarbeidarsia har den seinaste perioden vært prega av tett oppfølging av sjukefråvere og fokus på medarbeidarskap. Det vises en betring i sjukefråvere, men dette er framleis for høgt. Aktiviteten på fagsida siste periode har i stor utstrekning vert knytt til innføring av FarmaPro5 i Bergen, Stavanger og Haugesund Førde. Samstundes har det vært brukt mye tid på både samhandlingsreform, bukar-medverknad og å strukturere og starte opp arbeid i nye etablerte faggrupper. Plan for miljøsertifisering og for revidert beredskapsplan er sett i gang. LOPprosjektet har venta på avklaring frå prosjekteigar om vidare framdrift. SAV kan vise til eit resultat tilnærma på budsjett ved utgangen av oktober, men innteninga har vore redusert siste tre månadane samanlikna med tidligare i året. Samla viser regnskapet per september eit resultat er 11,6 mill., som er 0,5 mill. over budsjett. Samla aktivitet i apoteka er høgre enn fjoråret innanfor levering til sjukehusa og publikum, produksjonen viser også ein høgare aktivitet enn fjoråret. Både varesalet og tenestesalet ligg over budsjett med høvesvis 17,7 mill. og 2,5 mill. Bruttofortenesta er ca. 2,2 mill. over budsjett. Dette gjev eit samla dekningsbidrag på 4,4 mill. over budsjett. Hittil i år er forbruk av personalkostnader 4,7 mill. over budsjett. I dette inngår ei tilleggsavsetning for pensjon på 2,2 mill. Andre driftskostnader er 0,6 mill. under budsjett. Finansinntektene ligg 0,2 mill. over budsjett. 2. Medarbeidarar Kapitlet synleggjer utvikling i årsverk samanlikna med fjoråret og budsjetterte årsverk. Kapitlet ser og på status ulike grunnar til fråvere, forutan sjukefråvere. 2.1 Bemanning/ innleie Oktober 2012 Same periode Denne periode Endring Budsjett Budsjett i fjor i år frå i fjor Brutto månadsverk Netto månadsverk ,6 192,2 Innleie Fråvere dagsverk Fråvere prosent 10,1 9 1,1 Årsak fråvere dagsverk: Sjukdom Lønna perm Ulønna perm Ferie Anna

5 Auke i månadsverk ligg innanfor budsjettert auke. Tala over syner at sjukefråvere utgjer berre ein del av det totale fråveret, og at løna permisjonar og ferie og er ein stor forklaringsårsak til fråvere. Trendanalyse viser at så vel bruk av overtid som meirarbeid aukar. Fråvere medfører behov for, og bruk av anna arbeidskraft, til dømes vikarar, meirarbeid og overtid. Utviklingsarbeid skapar og behov for meirarbeid og overtid. I oktober 2012 var det brukt totalt 693 timar meirarbeid, auke frå 455 timar same tid i Timar overtid i oktober 2012 var 472, nesten ein dobling frå 260 timar same tid i fjor. Tal på faste tilsette har auka frå 187 (oktober 2011) til 201 (oktober 2012). 8 tilsette var i løna/ uløna permisjon i oktober 2012, og 17 vikarar er tilsett. 2.2 Deltid Relativt tal på deltidstilsette, jf. totalt tal tilsette (timeløna ikkje medrekna), ligg på 34 % i oktober 2012 mot 36 % same tid i Gjennomsnittleg stillingsprosent er og stabil på om lag 87 %. I høve til Helse Vest kartlegging er det per oktober 2012 fire tilsette som har registrert ønske om auka stillingsprosent. 6 tilsette har i 2012 fått tilbod om auka stillingsprosent. 2.3 Sjukefråvere Sjukefråvere i oktober 2012 er på 7,8 % mot 8,75 % i oktober Samla tal for alle føretaka i Helse Vest er 6,6 % i oktober Mål for sjukefråvere i Helse Vest er 5,5 %. Del einingar i føretaket med sjukefråvere under 5,5 % har gått ned frå 58 % i oktober 2011 til 50 % i oktober Sjukefråvere i oktober 2012 er fordelt på 6,5 % korttidsfråvere og 2,3 % langtidsfråvere. Sjukehusapoteka Vest HF har særskilt høgt korttids sjukefråvere samanlikna med dei andre føretaka i Helse Vest og dei andre sjukehusapotekføretaka i Noreg. Sjukefråvere er framleis altfor høgt, og høgare i SAV enn i dei andre føretaka i Helse Vest. Trend sidan 2008 med aukande sjukefråvere om hausten gjentek seg i år. 5

6 Samanlikna med relevante arbeidstakargrupper i Helse Vest (hjelpepleiarar, reinhaldar og legar) ser vi at tala i SAV er dels er høgare enn samanlikningsgruppene og at vi har større svingingar. Hjelpepleiargruppa ligg på om lag 10 % fråvere i åra , og reinhaldarar ligg på % same periode. Samanlikna med desse ligg sjukefråvere hos apotekteknikarar i same periode på same snittnivå, men fråvere i SAV svingar meir. Farmasøytane stort sett i heile perioden betydeleg høgare fråvere enn legegruppa. SAV har svært høgt korttidsfråvere samanlikna med andre føretak noko som er urovekkjande både med omsyn til å kunne planleggje vikarbruk og med det redusera belastning på dei som er på arbeid, men og av omsyn til økonomi, da vi ikkje får refusjon frå NAV for korttidsfråvere. Økonomi Sintef har berekna kostnad per sjukefråvere dagsverk til kr det inkluderarar både direkte og indirekte kostnadar i form av produksjonstap, vikar og overtid, tap av kvalitet og administrative kostnadar. Døme frå september viser at 349 sjukefråvere dagsverk i høve til Sintef sin modell gjer ein kostnad på kr Refusjon frå NAV (over 16 dagar, inntekt inntil 6G) utgjer kr ,-. Eigar har etterspurt oversikt over status, årsåker, utfordringsområde og gjennomførde og planlagde tiltak. Eigar har og tilbydd støtte til oppfølging. Utdrag frå rapport til eigar følgjer under: Oppsummering: Sykefravær har, slik vi ser det, sammenheng med flere forhold, da spesielt Ledelse, Kultur og Medarbeiderskap, Kvalitet i Rekruttering og Organisering av arbeidsprosesser. SAV har siden høsten 2010 hatt høyt sykefravær, også korttidsfravær. Det er Sjukehusapoteket i Stavanger som i hele perioden har, og har hatt, størst utfordringer med sykefravær. Det planlegges fra 2013 å styrke HR avdelingen i SAV ved tilførsel av ny ressurs for bedre å kunne utøve praktisk lederstøtte. Foruten pågående og planlagte tiltak i egen regi ønsker vi dialog med Helse Vest RHF om tilbud om regional bistand ved Sjukehusapoteket i Stavanger. Generelt om status og tiltak SAV har siden høsten 2010 hatt høyt sykefravær, også korttidsfravær. Fram til 2012 har vi ligget på noenlunde samme nivå som de øvrige regionale sykehusapotekforetakene, men i år ligger vi over også disse. Det er Sjukehusapoteket i Stavanger (SiS) som har størst utfordringer med sykefravær. Sjukehusapoteket i Bergen (SiB) har i årene en stabil trend, men vært høyt i Sjukehusapoteket i Haugesund (SiH) har de siste 2 årene slitt med periodevist høyt fravær, her har det i 2012 vært en positiv utvikling. Sjukehusapoteket i Førde (SiF) har 14 ansatte, og få personer gir her stort prosentvist utslag i statistikk. 6

7 Sykefravær har, slik vi ser det sammenheng med flere forhold, da spesielt Ledelse, Kultur og Medarbeiderskap, Kvalitet i Rekruttering og Organisering av arbeidsprosesser. Ledelse Ledelse er ihht. SAV sin strategi et definert satsingsområde. SAV startet høst 2011 opp eget Lederutviklingsprogram, og vi har februar 2012 utviklet lederplakat med innhold til lederkrav i Spesialisthelsetjenesten. Lederkrav er tenkt brukt i de arenaer vi evaluerer våre ledere (for eksempel i Rekruttering, Jobbeskrivelse, Utviklingssamtale, Lønnssamtale). Vi har definert lederstøtte i form av tema og årshjulsbasert opplæring, løpende rådgivning, og egen sharepointside for ledere i påvente av Compendia Lederhåndbok. Samtidig har vi etablert profesjonell brukerstøtte på både GAT og WebCruiter. SiB gjennomførte vår 2012 en organisasjonsendring som reduserte antall ledere fra 14 til 5 og har med det en organisasjon med entydig og definert faglig, personalmessig og økonomisk ansvar i en oversiktlig linje. SiS og SiH er i gang med tilsvarende prosesser. Vi inngikk med virkning fra oktober 2011 avtale med Helse Bergen om levering av bedriftshelsetjeneste (BHT), og BHT er en aktiv støtte for ledere i oppfølging av sykefravær. Praktisk lederstøtte utøves i hovedsak, foruten BHT, fra HR avdelingen i Foretaksadministrasjonen og i varierende grad fra merkantile ressurser ved de enkelte apotek. Det er behov for å styrke HRavdelingen i foretaket for å øke kapasitet og kompetanse til lederstøtte. Kultur og Medarbeiderskap SAV har fra 2011, også med hjemmel i vår strategiplan, betonet kultur på arbeidsplassen og medarbeiderskap. Det er utviklet medarbeiderplakat (februar 2012) med definerte medarbeiderkrav tilsvarende lederkrav i Spesialisthelsetjenesten. Kravene er tenkt brukt i de arenaer vi evaluerer våre medarbeidere (for eksempel i Rekruttering, Jobbeskrivelse, Utviklingssamtale, Lønnssamtale). Måling 2012 viser at medarbeiderkrav var tema i 50 % av alle avholdte utviklingssamtaler, dette er noe som vil forbedres. I tråd med Johan Velten sin teoretiske forankring har vi våren 2012 gjennomført prosess Medarbeiderskap med hjelp av BHT og konsulenter fra Team Work i Foretaksadministrasjonen og ved SiS. SiB kjører samme prosess høst 2012 og SiF og SiH samme prosess rundt årsskifte Kvalitet i rekruttering Strategisk hovedmål «framtidsretta kompetanseorganisasjon» skal også vises i vår rekrutteringsprosess. Riktig kompetanse er en strategisk viktig oppgave. De ansatte er vår viktigste ressurs, og personalkostnadene står for store deler av de totale kostnadene i SAV. SAV kvalitetssikret i 2010 våre rekrutteringsrutiner, og har siden 2011 besørget systematisk opplæring i bruk av rekrutteringsverktøyet WebCruiter og i kvalitativt gode rekrutteringsprosesser. Egen sjekkliste for loggføring i WebCruiter er publisert i Compendia. HR-sjef er alltid med i rekrutteringsprosesser for ledere med personalansvar, og profilanalyse av lederkandidater er obligatorisk. Rapporter viser at fullverdig bruk av WebCruiter i rekrutteringsprosesser er kraftig forbedret gjennom Samtidig ser vi her stort behov for HR-støtte i løpende rekrutteringsprosesser, noe tilførsel av HR- ressurs i Foretaksadministrasjonen vil bidra til. Organisering av arbeidsprosesser Organisering av arbeidsprosesser på en effektiv og god måte er et viktig tiltak i arbeid med å forebygge sykefravær. Det er også et spørsmål om hvordan vi organiserer våre tilretteleggingstiltak. Spesielt SiS ser vi flere tilsatte som har fått i praksis nye stillinger i form av varige tilretteleggingstiltak. Fagavdelingen ved Sjukehusapoteka Vest vil bistå bla SiS med gjennomgang av arbeidsprosesser. Om tiltak særskilt rettet mot sykefravær. SAV har siden 2010 hatt kontinuerlig fokus på sykefravær, både gjennom IA-arbeid generelt, men også gjennom Nærværsprosjektet «Arbeidsplassen Min 2». Prosjektet har ikke lyktes med å redusere sykefravær, men har vært sentralt i å sette arbeid med sykefravær og forebygging på agendaen, og med å besørge kompetansebygging for ledere, tillitsvalgte, vernetjeneste og ansatte innen tema sykefravær og forebygging. 7

8 Av tiltak kan nevnes kvalitetssikring og formidling av rutiner, opplæring ledere, verneombud og tillitsvalgte, informasjon om ernæring og kosthold, felles fysisk aktivitet, trekantsamtale med jordmor for gravide medarbeidere, innføring av IA modul i GAT og Prosjekt Medarbeiderskap. Majoriteten av prosjektets tiltak er nå overført i kontinuerlig basis til SAV IA-mål og -tiltak, og inngår fast i HMS Handlingsplaner lokalt og sentralt. Nærvær- og sykefraværsarbeid er et linjeansvar, og vil fra 2013 oppfølging og fokus vil fra 2013 i sin helhet følges i linjen, med HR sjef som faglig ansvarlig og BHT som tett samarbeidspartner. Prosjektets arbeid har gitt godt og solid fundament for linjens videre oppfølging og fokus. 2.4 HMT I 2012 er det foreløpig behandla 18 HMT avvik mot 32 på same tid i Det er framleis småskadar og mindre avvik som er rapport inn. 11 av 18 saker er i produksjonsavdelingane. Pr ligg det 155 innmelde sakar som ikkje er opna av sakshandsamar. Av dei ser vi at 17 er HMT avvik. Dei aktuelle leiarane er no kontakta om dei konkrete sakane. Slik melding vert no sendt månadleg. I leiarutviklingsprogram samling 5 i oktober var avvik og Synergi tema og apoteka har i oppdrag å rydde i sakar i Synergi som ikkje er opna. 2.5 Kompetanseutvikling Kompetanseutvikling er strategisk satsingsområde for SAV, og styres ut frå overordna kompetanseplan, som tar høgde for så vel lokale som sentrale tiltak. Kompetanseplanen reviderast årleg, for å sikre riktig retning og god budsjettdekning til planlagde tiltak. Kompetanseplan er no under utarbeiding. Kundekommunikasjon/sal, IMM, leiing og klinisk farmasi vert hovud satsingsområde. 8

9 3. Apotekfag 3.1 Aktivitet og fagleg utvikling siste periode Prosjekt Farmapro 5/ e-resept Farmapro 5 har vore i drift i Stavanger frå , i Haugesund frå , og i Bergen frå Førde kom i drift 22. oktober som planlagt. Oppdatering av vare- og prisregister frå grossist annakvar veke krev framleis manuell innlegging og kontroll. Problemet er tatt opp med Helse Vest IKT, men må handsamast mot grossist og programvareutviklar i tillegg. Saka har høg prioritet. Uteståande oppgåver: - Oppgradering til FarmaPro versjon Omlegging til ny meldingsklient Prosjektøkonomi: - Prognose og uteståande oppgåver peikar på at prosjektet kan avsluttast innafor budsjettramma, men med noko bruk av avsetninga for usikkerheit. LOP (legemiddel og pasientsikkerhet) Anskaffingsdelen Anskaffingsdelen av prosjektet, som styrast av Helse Vest IKT, er igjennom ein kvalitetssikringsrunde i Helse Vest, og er difor forsinka i forhold til plan. Det er no fatta vedtak om å føre LOP-prosjektet vidare. SAV vil søke å avklare vidare framdrift, spesielt i delprosjekta som vert leia av SAV. Delprosjekt leia av SAV Desse føljer i stor grad planen, og det er lite nytt å melde sidan siste rapportering i oktober. Delprosjekt leia av Helse Vest IKT Berre nokre få formalitetar står att før ein går i pilot med TønSys. Når dette systemet kan rullast ut vil SAV få betydeleg effektivisering i ordremottak. Før ein kommer så langt blir det ein «ryddejobb» opp mot kvar enkelt avdeling på sjukehusa. Denne ryddejobben blir størst for dei apoteka som per i dag ikkje har innførd fortrykte lister for bestilling av varer på avdeling. Regional legemiddelkomite På initiativ frå SAV blei det i Fagdirektørmøte i Helse Vest 18. oktober vedtatt å etablere ein Regional legemiddelkomite med rådgjevande funksjon i forhold til lokal legemiddelkomite ved det enkelte sjukehus. Fokus skal primært være samordning med sikte på økt pasienttryggleik, og felles kommunikasjon mot LIS med sikte på betre leveringssikkerheit og prisar. Dei lokale legemiddelkomiteane vil i løpet av vinteren finne ei eigna arbeidsfordeling. Det er forventning om at leiarane i komiteane utgjer den regionale legemiddelkomiteen og sjølv finn konkrete saker som er eigna for samordning. Faggrupper Faggruppene har no tettare møte og prioriterer oppgåver i lag med fagdirektør. Ei prioritert oppgåve er å gjennomgå prosedyrane for viktige område, korrigere der det er avvik mellom prosedyre og praksis, og ajourføre kvalitetssikringssystemet KVASS. 9

10 Parallelt vert det arbeid med å gjere KVASS lettare å bruke i dagleg drift, ved å forenkle prosessflytskjema og dokumentsøk Publikumsutsala Publikumsutsala hadde i september ein utflating i ordinasjonar, mens ein i otober igjen ser ein auke. Akkumulert er ordinasjonane gjennom heile 2012 høgare enn i Dette ser vi på som svært bra i og med at ein har innført FarmaPro 5. Figuren under viser talet på ordinasjonar (varelinjer) per månad. Ser ein på antall pakningar har ein eit liknande bilde. Det er framgang i forhold til tidlegare år. 10

11 Publikumsutsalet i Bergen har i år hatt økt fokus på rådgiving i forbindelse med sal av legemiddel. Dette har også gitt økt sal av ein del varer som hjelper kunden til å bruke legemiddelet riktig eller til å førebygge biverknadar. Framover vil vi ha økt fokus også på dette i dei andre apoteka. Dette arbeidet vil initieras i faggruppa for publikumssala Sjukehusekspedisjon Talet på ordrelinjer i sjukehusekspedisjonane har gått betydelig ned samanlikna med tidligare. Dette kan ha samanheng med at en med innføring av ASL og FarmaPro 5 har fått samla opp bestillingane meir enn tidlegare. Samstundes veit ein at FarmaPro 5 bereknar talet på ekspedisjonar annleis enn i FarmaPro 4, slik at tala ikkje let seg direkte samanlikne. Sjukehusa har og vore oppmoda til å samle bestillingar for å gjere registreringsjobben til apoteket enklare ved start av FarmaPro5. Figuren viser talet på varelinjer ekspedert i sjukehusekspedisjonen per månad. Figuren under viser utvikling i talet på pakninger som er ekspedert i sykehusekspedisjonen. Denne viser en solid økning. Deler av denne kan nok knyttes til økt bruk av eindose, men det er generelt et høgt aktivitetsnivå. 11

12 Tilsettingsproduksjon Det har vært ei kraftig auke i cytostatikaproduksjon, med noko stagnasjon i september, men så for å ta seg kraftig opp igjen i oktober. Også for TPN (sjå figur under) er det ei kraftig auke i aktiviteten. Dette skyldast nok både aukt aktivitet i sjukehusa, men ikkje minst at sjukehusapoteka har teke over ein stor del av produksjonen av desse legemidla frå sjukehusa. Det gjer at kvaliteten på legemidla blir bedre. 12

13 Steril/ ikkje-steril produksjon SAV har hatt samtalar med Sykehusapotekene HF om å samarbeide om nasjonal produksjon av desse legemidla. Årsaka er høge kostnadar knytt til kvalitetssikring av lokalar og produksjonsmiljø. Signala var at Sykehusapotekene kan være villige til å overta produksjon, men at dei ikkje sjølv vil overføre produkt til SAV. SAV vil vurdere dette vidare i lys av dei førelagde beredskapsplanar frå Helsedirektoratet, og søke å få til eit nasjonalt samarbeid her Farmasøytisk rådgjeving Fagavdelinga har fortsatt hatt stort fokus på sal av tenester. Vi jobbar kontinuerlig med å sjå korleis vi kan bidra slik at sjukehusforetaka når sine mål om auka pasientsikkerhet og økonomi, og å beskrive SAV sine tenester betre med tanke på dette. Vi forventar at sals-utviklingsprogrammet i regi av Euro Business School vil gjere SAV betre i stand til å kommunisere innhald og verdi i tenestene SAV tilbyr, spesielt med tanke på fagleg rådgjeving. 3.2 Kvalitet og beredskap Ny kvalitets- og beredskapsleiar Sven Erik Vestby starta 13/8. Fram til no har han i hovudsak sett seg inn i status for oppgåvene innan eige ansvarsområde: - Kvalitetssikring: kvalitetssystemet KVASS og avviksrapporteringssystemet Synergi, korleis systema vert nytta i apoteka og på kva måte desse kan integrerast i internkontrollen i SAV - Risikoanalyse, spesielt plan for oppdatering - Beredskapsplan - Miljøsertifisering (ref eiga styresak) Vidare arbeid på desse områda vil bli prioritert og organisert i tråd med målsetting og tidsfristar. 13

14 3.3 Forsking og utdanning Nåværende aktiviteter; 1.1 Doktorgradsnivå D-stilling Ragnhild Haugse Utprøvande Start kreftmedisin D-stilling Jannicke Slettli Watne Bruk av antibiotika Start Masternivå 2 masterstudentar - profesjonsstudium (Bergen) 3 masterstudentar finansiert av SAV 2 masterstudentar (Skottland) 1.3 Såkornsprosjekt IMM (Integrated Medicines Management) med fokus på Legemiddelsamstemming og Legemiddelgjennongang Marius Kallevik Camilla J. Botnevik Erik de Beer Susanne Willumsen Maria Almås Areklett Jannicke Slettli Watne Frank Jørgensen Nina Carstens (Haugesund) Legemiddelepidemiologi Frå august 2012 til juni 2013 Erfaringsbasert klinisk farmasi Erik ferdig primo 2013 Susanne ferdig medio 2013 Maria start sept -12 Jannicke: Eksamen fullført i november -12 Frank: forventas avslutta ultimo 2012 Bedra pasientsikkerhet, planlagt ferdig mars 2013 Kommentar: Jannicke Slettli Wathne har avlagt mastereksamen i november som planlagt, og er i gang i D- stilling. Aktiviteter det siste året (same status som førre rapportering) 2.1 Masteroppgåver Anne Valen Bruk av psykofarmaka blant eldre Oddveig Reisæter Partikkeldanning i legemiddelblandingar 2.2 Vitenskapelige artikler Øivind Hundal 4 artiklar antatt (medforfattarskap) Guri Venås, Anne Kari Gjeitsund, Ingrid Grønlie Ragnhild Djønne Salte Eli Tverborgvik, Mette Maja Bredal Irgens 1 artikkel antatt (Guri som hovudforfattar) 1 artikkel antatt (medforfattarskap) Praksisorientert artikkel antatt (Eli hovudforfattar, Mette Maja - medforfattarskap) Tema: unødvendig legemiddelterapi, legemiddelval, høg dose, risiko for biverknader og interaksjonar. Evaluering av kompatibilitet av parenterale smerteblandingar ved hjelp av Tyndall-metoden. Korrelasjon / samsykelighet mellom diabetes og depresjon. Tema legemiddelepidemiologi Formulering av miksturar - smak versus ph Overføring av Calcipotriol til huden via PEGylated liposomer Legemiddelgjennomgangar på sjukeheim i Bergen kommune, NORSK FARMACEUTISK TIDSSKRIFT (NFT) 14

15 Vi arbeider for akreditering i basen CRISTIN ved å legge til rette for at også masteroppgaver vert publiserte og dermed kan takast inn i basen. 4. Økonomi SAV kan vise til eit bra resultat ved utgangen av oktober, men innteninga har vore redusert siste tre månadane samanlikna med tidligare i året. Samla viser regnskapet per oktober eit resultat på 11,6 mill., som er 0,5 mill. over budsjett. Samla resultat ved utgangen av oktober fordelt på apotek, verksemdsområder og administrasjon er vist i tabell nedanfor. Tal med raud farge indikerer underskot, negativt budsjettavvik eller overforbruk av kostnader. I verksemdsområda er det god inntening i SHE, PRO og avdeling 145 med resultat med høvesvis 4,2 mill., 4,5 mill. og 1,1 mill. over budsjett, medan det er svak inntening i PUB og AFR med høvesvis 4,5mill. og 1 mill. under budsjett ved utgangen av oktober. Resultat per September 2012 Akkumulert SAV SHE PUB PRO 145 AFR Lokal adm (x 10) Akk Avvik Akk Avvik Akk Avvik Akk Avvik Akk Avvik Akk Avvik Akk Avvik SAV SIB SIF SIS SIH FAD FAD 910 AD Styret 925 Fag 930 Økonomi 950 HR Akk Avvik Akk Avvik Akk Avvik Akk Avvik Akk Avvik Akk Avvik FAD Samla resultat 15

16 Merknader til resultatet: Varesalet er framleis godt ved utgangen av oktober. Budsjettavviket på 17,7 mill. kjem hovudsakleg frå sal til publikum med ei auke på 11,9 mill, medan auken i sal til sjukehusa i konsern er på 6,8 mill. Varesalet til andre apotek og grossist visar ein nedgang på 1 mill. Samla varekostprosent er 0,1 % over budsjett. Varekosten er med dette omtrent på budsjett, sjølv om den som før varierer mykje mellom apotek og mellom verksemdsområder. Fokus framover vil framleis vere å følgje opp varekosten i apoteka, spesielt i Førde som gjekk over til FarmaPro 5 i oktober. Produksjonstenesteinntektene er ved utgangen av oktober 16,1 mill., hovudsakleg knytt til auka Cytostatika leveransar. I tillegg kjem intern omsetning i SAV (inkludert i varekost) med i alt 49,7 mill. Samla er dette 8,0 mill. over budsjett. SAV har per oktober 4,7 mill. høgre personalkostnader enn budsjettert. Årsaka til dette er at det er ei tilleggsavsetning til pensjonskostnader på 2,7 mill. og innleie på 2,7 mill. ut over budsjett. Auka innleie kjem av at ein ikkje har lukkast i å tilsetje i faste stillingar så snart som ein la til grunn i budsjettet. Netto finanspostar 0,3 mill. over budsjett er knytt til auka renteinntekter på likvide midlar. Prognose 2012 Prognosen er endra frå siste rapportering i september og visar nå eit resultat på 11,1 mill. Prognosen visar eit totalt sal av varer på 17,2 mill. over budsjett. Ein forventar framleis godt sal frå PUB og eit sal over budsjett til sjukehusa. Det er forventa ei auke i samla sal av tenester på ca. 2,2 mill. over budsjett. Produksjonstenestene og spesielt Cytostatika står for den største auken med 2,3 mill. Tenestesalet til konsern er venta å auke med ca. 0,9 mill., medan tenestesalet til kommunane vert redusert med 0,9 mill. Her inngår mellom anna avslutning av sal av tenester til Bergen kommune. Varekostprosenten og bruttofortenesta er forventa å ligge litt over budsjett. Personalkostnaden for 2012 er venta å bli 6,1 mill over budsjett. I dette er det teke omsyn til auke i pensjonskostnader. Det er forventa eit forbruk på driftskostnadar på 0,7 mill. under budsjett, ei årsak er eit underforbruk av møteutgifter. 4.2 Resultat per apotek Sjukehusapoteket i Bergen 16

17 Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Bergen: Varesalet i Bergen ligg 2,8 mill. over budsjett. Sal til publikum ligg 5,6 mill over budsjett medan sal til sjukehusa ligg under budsjett med 1,8 mill og sal til andre apotek og grossist ligg 1,0 mill under budsjett. Bruttofortenesta 0,1 mill. over budsjett (varekostnadsprosent er omtrent på budsjett). Varekosten i SHE har vore lågare enn budsjettert (-1,8 %), medan varekost i PUB har vore høgare (+2,2 %). Produksjonstenestene viser samla eit positivt omsetningsavvik på 1,8 mill mot budsjett. Av omsetningsauken utgjer cytostatika 1,4 mill. og andre tilsettingstenester 0,4 mill. Rådgjevingstenestene viser eit resultat ved utgangen av juli på 0,2 mill. over budsjett, noko som skuldast eit sal av tenestar til konsern som ligg 0,9 mill over budsjett, medan sal til kommunar er 0,6 mill under budsjett. Personalkostnadene i Bergen er akkumulert 0,7 mill. over budsjett grunna mellom anna at apotekar har vore leige inn fram til 1. mai i Andre driftskostnader har eit underforbruk på 1,2 mill mot budsjett i hovudsak knytt til reduserte kostnader i rep og vedlikehald. Administrasjonen viser eit overforbruk av personalkostnader på 0,2 mill. og eit underforbruk på andre driftskostnader på 0,2 mill. Årsak sjå kulepunkt over. Kostnadar knyta til leige av apotekar blei flytta frå andre driftskostnadar til personalkostnadar i oktober. Prognose 2012 Prognosen for året viser at varesalet samla for 2012 er venta å ligge 2,5 mill over budsjett, der sal til PUB er venta å ligge 4,5 % over budsjett medan SHE 0,8 % under budsjett. Årsak til sviktande sal i SHE er at ein ikkje forventar å nå budsjettet for sal av LAR og sal av varer til sjukehusa. Tenestesalet er forventa 1,7 mill. over budsjett, årsak er framleis eit økt sal av produksjonstenestar og sal av rådgjevingsteneste til konsern, medan avslutta avtale med Bergen kommune vil redusere tenestesalet til kommunane. Varekostprosenten og bruttofortenesten er omtrent på budsjett. Som for SAV samla har også Bergen lågare varekost (-1,7 %) i SHE enn budsjett og høgare (+2,0 %) i PUB. Personalkostnadane ligg 0,4 mill. over budsjett, ei årsak er at ny apotekar først begynte i mai og fram til då har apotekar vore leigd inn. Det har også vore utlån av personale som apoteket har fått refundert lønnskostnader for. Det er forventa eit underforbruk av andre driftskostnader på 0,9 mill. Ei årsak er underforbruk av reparasjon og vedlikehald. 17

18 4.2.2 Sjukehusapoteket i Stavanger Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Stavanger: Varesalet har i Stavanger vore over budsjett i heile år. Ved utgangen av oktober er det eit positivt omsetningsavvik på 15,1 mill. (9,4 %). Av dette er 10,1 mill. knytt til SHE og 5,0 mill. til PUB. Auke i varesalet har gjeve ei bruttoforteneste 2,1 mill. over budsjett og samla varekost prosent på 85,6 % (budsjett 85,5 %) ved utgangen av oktober. Av dette har SHE positivt avvik på 2,9 mill. og varekostprosent på 87,9 % (budsjett 90,0 %) og PUB negativt avvik på 1,3 mill. og varekostprosent på 88,4 % (budsjett 84,7 %). Det er usikkerheit knytt til både varekostnivået og fordeling mellom PUB og SHE. Usikkerheita er spesielt knytt til overføring av varer frå PRO til SHE og PUB og prisoppdateringane i FarmaPro 5. Stavanger melder og om at det er knytt usikkerheit til bruk av nye rapportar frå FarmaPro 5. Dette vert følgt opp med leverandør. Sal av tenester i PRO ligg ca. 0,3 mill. over budsjett og er hovudsakleg knytt til Cytostatika. Stavanger reknar med ein vidare auke i Cytostatika når ein overtek leveransar til 1K og 2K seinare i år. Rådgjevingstenesta ligg litt over budsjett og har nok ressursar til å halde avtalane. I administrasjonen ligg personalkostnadene 0,3 mill. over budsjett, årsak til avviket er feilføring av lønn for sommarvikarar på avdelinga. Personalkostnader totalt ligg 1,1 mill. over budsjett og andre driftskostnader ligg under budsjett. Ein årsak til overforbruk av personalkostnader er 30 års jubileum for sjukehusapoteket, noko som ikkje var budsjettert, samt meirarbeid og overtid grunna oppgradering til FarmaPro 5 og ny lagerautomat i Sjukehusekspedisjonen. Andre driftskostnader viser mellom anna underforbruk på lokalkostnader og reparasjon og vedlikehald. Dette vert forklart ved at budsjettet har vore noko høgt på disse områda. Prognose 2012 Prognose for året viser eit sal av varer på 15,9 mill. over budsjett. Varesal til publikum er fortsett forventa ein auke i forhold til budsjett, medan varesalet til sjukehus er det forventa ein nedgang på slutten av året slik ein har erfart tidligare år. Tenestesalet totalt for året er forventa å ligge litt over budsjett der produksjonstenesta visar størst auke da apoteket har teke over meir av tilberedningstenestene frå sjukehuset enn budsjettert. 18

19 Varekostprosenten ligg 0,8 % prosent over budsjett og er dermed på nivå med hittil i år. Auken og endring i varekost mellom SHE og PUB siste månader gjer at varekosten nærmar seg budsjettert nivå. Ein føreset dette og for resten av året. Personalkostnaden ligg 1,2 mill. over budsjett grunna kostnadar til markering av 30 års jubileum samt meirarbeid og overtid grunna oppgradering til FarmaPro 5 og ny lagerautomat i Sjukehusekspedisjonen. Andre driftskostnadar viser eit underforbruk på 0,7 mill. mot budsjett. Årsak er lågare lokalkostnadar enn budsjettert og lågare forbruk av reparasjon og vedlikehald Sjukehusapoteket i Haugesund Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Haugesund: Varesalet ligg per utgangen av oktober 4,1 mill. under budsjett. Avviket utgjer sal til sjukehuset på 2,5 mill. og sal i PUB 1,6 mill. Det sviktande salet til sjukehuset i 2012 skuldast mellom anna manglande kirurgar og store svingingar på type legemidlar på enkelte avdelingar. Redusert sal av varer for Haugesund gir ein bruttofortenste per utgangen av september på 0,5 mill. under budsjett med ein samla varekostprosent på 88,1 % (budsjett 88,1 %). SHE viser 0,2 mill. i positivt bruttoforteneste avvik med ein varekost på 88,0 % (budsjett 90,7 %). PUB viser 0,8 mill. i negativt avvik i bruttoforteneste og ein varekost på 87,1 % (budsjett 84,7 %). Tenestesalet har ein aktivitet som ligg omtrent på budsjett så langt i år. Administrasjonen ligg 0,2 mill. over budsjett på personalkostnader. Årsak til avviket er hovudsakleg at lønn til apotekar i fødselspermisjon ikkje vert refundert fullt ut frå NAV. Dette mellomlegget har ikkje vore budsjettert. Samla personalkostnadar ligg 0,6 mill. over budsjett mellom anna på grunn av meirarbeid (overtid) med FarmaPro 5 og vareteljingar i tillegg til avviket i lønnskompensasjon til apoteker. 19

20 Prognose 2012 Prognosen for året viser eit sal av varer som ligg under budsjett med 5,5 mill. Svikt i omsetning er dermed forventa å fortsetje ut året. Tenestesalet viser same trend og er forventa å ligge 0,1 mill. under budsjett. Varekostprosenten ligg omtrent på budsjett og bruttofortenesta blir med dette 0,8 mill. under budsjett. Personalkostnadene vil ligge 0,6 over budsjett ved årets slutt. Andre driftskostnader viser eit underforbruk på 0,1 mill. kor årsaka er lågare avskrivingar enn budsjettert. Budsjetterte investeringar vil ikkje bli gjennomførd i Sjukehusapoteket i Førde Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Førde: Samla sal av varer er ved utgangen av oktober 3,9 mill. over budsjett. Dette er hovudsakleg knytt til sal av varer i PUB med 2,9 mill over budsjett medan SHE ligg 1,0 mill over budsjett. Bruttoforteneste frå sal av varer er 0,5 mill. over budsjett med ein samla varekost på 87,7 % (budsjett 87,7 %). Rådgjevings- og produksjonstenestene ligg litt over budsjett hittil i år. Det er gjort avtale med Nordfjordeid prosjektet på bidrag frå mellom anna rådgjeving frå Førde. Rådgjevingsteneste på to poster er utsett til da sjukehuset ønskjer ein lengre evalueringstid av to poster som allereie har starta med rådgjevingsteneste. Ein farmasøytstilling vil bli lyst ut for å ha nok resursar framover. Administrasjonen ligg 0,2 mill. over budsjett på personalkostnader, årsak er at ein apotekteknikar har erstatta ein ufaglært på logistikkoppgåver i ein periode. Personalkostnadene er hittil i år 0,3 mill. over budsjett og andre driftskostnader ligg litt under budsjett per september. Ein årsak til høgre personalkostnader er bruk av sommarvikarar som ikkje har vore budsjettert. 20

21 Prognose 2012 Prognosen viser eit sal av varer som ligg 4,3 mill. over budsjett. Det gode varesalet frå PUB er forventa å fortsetje ut året medan varesalet til sjukehusa forventas å ligge litt over budsjett. Tenestesalet forventas å vera 0,2 mill. over budsjett der tenestesalet til kommunar vil vera 0,2 mill. over. Varekostprosenten ligg omtrent på budsjett der stabilitet i varekost er lagt til grunn også resten av året. Personalkostnadene ligg 0,5 mill. over budsjett, der ei årsak er at logistikkansvarlig har hatt høgre løn enn budsjettert. Andre driftskostnader er forventa å ligge på budsjettert Føretaksadministrasjonen Merknader til resultatet i Føretaksadministrasjonen: Andre driftsinntekter gjeld avsetning for refusjon av økte pensjonskostnader. Personalkostnadene er 1,9 mill. over budsjett. Dette må sjåast i samband med tilleggsavsetning til pensjon som ikkje er belasta ut mot avdelingar. Overforbruk på andre driftskostnader totalt er kr 1,4 mill. Honorarkostnader viser et overforbruk på 5,9 mill., medan reparasjon og vedlikehald viser eit underforbruk på ca. 5,2 mill. Forklaring her er at alle IKT kostnader blir ført på honorar i 2012, tidligare blei noko ført som reparasjon og vedlikehald. Netto finanspostar over budsjett skuldast auke i rentebærande likvidar. Prognose 2012 Prognosen viser at FAD vil totalt ha eit avvik mot budsjett med eit overforbruk på 2,9 mill. Personalkostnadane er forventa å ligge over budsjett med 3,5 mill, ei årsak er økte pensjonskostnadar. Det er noko usikkerheit knytt til endeleg pensjonskostnad for 2012 og eventuell refusjon av denne auka kostnaden frå Helse Vest. Andre driftskostnader forventes å være 1,0 mill over budsjett. 21

22 4.3 Driftsanalyse per forretningsområde Forretningsområda i SAV er: Publikumsutsalet Sjukehusekspedisjonen Tilsetningsproduksjon Steril/ ikkje steril regional og nasjonal produksjon i Bergen Farmasøytisk rådgjeving Forretningsområda er vist samla frå alle apotek for det enkelte forretningsområde Publikumsutsal Merknader til resultatet i Publikumsutsal (PUB): Varesalet samla i PUB har hatt fin utvikling hittil i år, med 16,9 mill. over budsjett og 27,9 mill. over fjoråret, noko som tilseier 14,3 % nominell vekst frå fjoråret. Bruttofortenesta utviklar seg ikkje like positivt og er under budsjett med 3,3 mill. og 0,4 mill. under fjoråret. Varekosten er 87,8 % hittil i år mot budsjett 85,2 % og 85,8 % hittil i fjor. Ei nærare analyse av omsetning, aktivitet og prisutvikling er vist nedanfor. Det har vore ein gjennomsnittleg vekst sidan fjoråret på 4,4 % i tal pakningar og 9,5 % i auka pris per pakning. 22

23 Personalkostnadene er 1,5 mill. over budsjett noko som mellom anna skyldast meirarbeid med FarmaPro og innføring av lagerautomatar. Med andre driftskostnader 0,3 mill under budsjett gjev dette eit negativt resultat for verksemdsområdet PUB på 5,7 mill. Dette er 4,5 mill. bak budsjett og 4,3 bak fjoråret. Prognose 2012 Prognosen viser eit framleis forventa godt varesal for Publikum med 18,2 mill. over budsjett ut året. Varekostprosenten er forventa å ligge på 87,6 % (2,4 % over budsjett) og dermed vil bruttofortenesta ligge 3,8 mill. under budsjett. Personalkostnadane er forventa å følgje same trend som hittil og ligge 1,7 mill. over budsjett. Andre driftskostnadar er forventa å vera litt under budsjett. Innteninga i publikum er med dette mykje svekka samanlikna med fjoråret. Varekostprosenten er dette året uvanleg høg og dette saman med auka personalkostnader gjev dette eit resultat på 5,8 mill. under budsjett. 23

24 4.3.2 Sjukehusekspedisjon Merknader til resultatet i Sjukehusekspedisjon (SHE): Varesalet samla i SHE er hittil i år 29,4 mill. under budsjett og 1,7 mill. under fjoråret. Dette tilseier 0,5 % nominell tilbakegang frå fjoråret. Ein årsak til at varesalet ligg 29,4 mill. under budsjett er overgang til FarmaPro 5. Sjølv med omsyn til dette slit både Bergen og Haugesund med å nå budsjettert omsetning (høvesvis 4,9 mill. og 1,4 mill. bak budsjett). Mot fjoråret er Bergen 9,9 mill. under medan Haugesund er 6,0 mill. bak. Bruttofortenesta er framleis positivt og er samla for SHE 3,6 mill. over budsjett og 5,6 mill. over fjoråret. Varekosten er 87,6 % hittil i år mot budsjett 89,5 % og 89,3 % hittil i fjor. Ei nærare analyse av omsetning, aktivitet og prisutvikling er vist nedanfor. Denne inkluderer varesal og tal pakningar både frå SHE og PRO. Det har vore ein gjennomsnittleg vekst sidan fjoråret på 13,4 % i tal pakningar, og ein reduksjon i pris per pakning på 4,4 %. Prisnedgangen vert meir enn kompensert med auke i tal pakningar. 24

25 Personalkostnadene og andre driftskostnader er høvesvis 1,3 mill. over og 0,6 mill. under budsjett. Sjå og kommentarar til personalkostnader under PUB. Prognose 2012 Prognosen viser eit forventa varesal som er 45,1 mill. under budsjett. Ei viktig årsak til redusert varesal til sjukehusa frå SHE er fakturering frå PRO og ikkje frå SHE der det er budsjettert. Dette utgjer 45,4 mill. for heile 2012, og er teke omsyn til i prognosen. Tenestesalet til sjukehusa er forventa å bli 1,6 mill. over budsjett. Varekostprosenten forventas å vera omtrent som akkumulert per oktober (1,6 % under budsjett), og ein forventar ein bruttoforteneste 1,7 mill. over budsjett. Varekostnad 46,7 mill. under budsjett er knytt til endra fakturering frå PRO. Personalkostnadane ligg 1,7 mill. over budsjett. Andre driftskostnader forventas å ligge 0,5 mill. under budsjett. Årsak er underforbruk av avskrivingar og reparasjon og vedlikehald og at investeringar ikkje blir gjennomførd etter budsjett i Tilsetningsproduksjon Merknader til resultatet i Tilsetningsproduksjon (PRO): Totale inntekter frå aktiviteten i PRO er 111,0 mill. Det er då teke med inntekter på 49,7 mill. som er inkludert i varekostnader. Dette er 10,1 mill. over budsjett og 12,2 mill. over fjoråret, noko som gjev ein nominell vekst på 12,4 % frå fjoråret. Varesalet per oktober er ca 31,4 mill grunna overgang til FarmaPro 5. Ei nærare analyse av omsetning, aktivitet og prisutvikling for cytostatika og anna tilsetning er vist nedanfor. Det er interessant å merke seg at både tal cytostatika kurar og tal einingar av anna tilsetning har ein auke i høve til fjoråret på høvesvis 10,5 % og 29,5 %. 25

26 Prognose 2012 Prognosen viser eit forventa varesal på totalt 45,4 mill. for Dette varesalet er ikkje budsjettert i PRO, men i SHE. Produksjonstenestene er venta å bli 2,3 mill. over budsjett medan tenestene til sjukehusa vil vera 0,6 mill. over budsjett. Det har vore økt sal av cytostatika og annan tilberedningsteneste i 2012 og same trend er forventa ut året. Vareforbruket forventas å bli 42,2 mill. over budsjett, årsak er forventa varesal frå PRO som ikkje har vore budsjettert. Bruttofortenesta ligg 3,1 mill. over budsjett. Personalkostnadane ligg 0,4 mill. over budsjett. Andre driftskostnadar ligg 0,3 mill under budsjett Steril/ikkje steril produksjon Merknader til resultatet i Steril/ikkje steril produksjon: På grunn av færre bestillingar frå andre apotek og frå grossist er varesalet er 1,2 mill. under budsjett og litt under fjoråret. Dette vert kompensert med auka bestilling frå sjukehusa (inntektsført som redusert varekost) som ligg 1,3 mill. over budsjett og 26

27 omtrent som fjoråret. Sum vareforbruk ligg 0,9 mill. under budsjett. Personalkostnader er under budsjett på grunn av redusert tal tilsette i avdelinga. Andre driftskostnader er og under budsjett på grunn av underforbruk på reparasjon og vedlikehald. Prognose 2012 Prognosen viser eit venta varesal som er 1,3 mill. under budsjett. Trenden med svikt i varesalet til andre apotek og grossist per juli og er venta å fortsetje ut året. Vareforbruket er venta å bli 0,8 mill. under budsjett, årsak er økt sal til sjukehusa der salet blir inntektsført som redusert varekost. Personalkostnadane ligg 0,7 mill. under budsjett, årsak er færre tilsette i avdelinga. Andre driftskostnadar er venta å bli 0,8 mill under budsjett der ein ventar underforbruk av reparasjon og vedlikehald Farmasøytisk rådgjeving Merknader til resultatet i Farmasøytisk rådgjeving (AFR): Sum sal av tenester er 1,7 mill. under budsjett per oktober og 0,5 mill. over fjoråret. Dette gjev ein nominell vekst på 2,1 % frå fjoråret. Frå 1. juli er avtalane med Bergen kommune og Fjell kommune avslutta, noko som vil gje reduserte inntekter på ca. 1 mill. ut året. Verksemdsområdet dekkjer sine eigne kostnader, men ikkje tilstrekkeleg av fordelte felleskostnader. Noko som gjev eit negativt resultat per september på 2,4 mill. og som er 1,0 mill. under budsjett, men 0,6 mill. under fjoråret. Prognose 2012 Prognosen viser at tenestesalet vil bli 2,4 mill. under budsjett. Tenestesalet til konsern ligg 1,5 mill. under budsjett, årsak er ressursmangel, sjukemeldingar og avvikling av avtalar med kommunar. Personalkostnadene ligg 0,7 mill. under budsjett, noko som skyldast færre farmasøytar enn budsjettert. Andre driftskostnadar forventas å bli omtrent på budsjett. 27

28 4.4 Balanse og kontantstraum Likviditetsbehaldninga varierer frå månad til månad grunna månadsvise endringar i kapitalbindinga i varelager og fordringar og endringar i kortsiktig gjeld. Det er spesielt registrerings- og betalingstidspunkt for faktura frå NMD som gjev utslag på kapitalbindinga. Hittil i år er det ein auke i kapitalbindinga i varelager og fordringar med ca. 9,4 mill. Kortsiktig gjeld har økt med 4,1 mill som er ein årsak til ei positiv utviking i likvidar sidan på 11,0 mill. Likviditeten er god med ein arbeidskapital på ca. 79,9 mill. per utgangen av oktober. Soliditeten er god med ein eigenkapitalprosent på 42 %. 28