Mamut Business Software. Introduksjon. Kunde-, salgsoppfølging og netthandel

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Mamut Business Software. Introduksjon. Kunde-, salgsoppfølging og netthandel"

Transkript

1 Mamut Business Software Introduksjon Kunde-, salgsoppfølging og netthandel

2 Introduksjon til Mamut Business Software Kunde,- salgsoppfølging og netthandel Versjon: 12. Partnr.: MBS.MAN.CRM.12.NO 002 I

3 FORORD Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl alle hverdager Tlf.: , Faks: Tlf. Mamut Lønn: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2008 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II

4 VELKOMMEN TIL MAMUT Introduksjonsbøkene som følger programmet gir en kort innføring i programmet. Alle nye kunder som har kjøpt Mamut Business Software mottar boken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". I tillegg vil du også motta en eller begge introduksjonsbøkene "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel" og "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Dokumentasjonen inneholder informasjon om funksjoner fra hele programserien. Funksjoner som ikke er tilgjengelige i din programversjon kan være omtalt. Du kan evaluere utvidelsene i eksempeldatabasen, og bestille oppgradering for å ta funksjonene i bruk. Ønsker du mer informasjon om større versjoner, ta kontakt med oss på telefon eller via e-post: Det er viktig at du leser gjennom både Brukeravtalen og Mamut Serviceavtale før du installerer. Der vil du få en oversikt over de kontraktsvilkår som gjelder mellom deg som kunde, og Mamut ASA som leverandør. I introduksjonsbøkene får du hjelp til å bli kjent med hvordan systemet er bygget opp, slik at du kan finne frem i, og tilpasse systemet til ditt bruk. Bøkene gir også en innføring i hovedelementene i de ulike funksjonene programmet tilbyr, samt beskrivelser av hvordan du utfører de mest vanlige oppgavene. En del funksjoner er omtalt mer utfyllende i programmets innebygde hjelpefiler (F1). Vi vil også minne om vår nettside Der vil du finne tusenvis av spørsmål og svar knyttet til Mamut-systemene. Du kan søke deg frem til løsningen på det spørsmålet du har 24 timer i døgnet. Lykke til med Mamut Business Software! III

5 Innhold Velkommen til Mamut...III KAPITTEL 1: KUNDEOPPFØLGING... 1 Kontaktoppfølging...4 Hvordan registrere en ny kontakt?...4 Kontaktoppfølgingsregisteret...5 Fanekortene i kontaktregisteret...7 Brukerinnstillinger for Kontaktoppfølging Firmainnstillinger for Kontaktoppfølging Organisering og vedlikehold av kontakter Kontaktpersoner E-post Om e-post i programmet E-posteditoren i programmet Kom i gang med e-post E-postmaler Hvordan skrive ut som e-postvedlegg? Hvordan sende et dokument på e-post? Integrasjon med Outlook Aktiviteter og kalender Aktiviteter Kalender Dokumenter Dokumentliste Hvordan opprette et nytt dokument? Veiviser for å tilknytte kontakter til et dokument Veiviser for å tilknytte ansatte til et dokument Brukerinnstillinger for Dokument Om skanning av dokumenter Hvordan opprette en kopi i PDF-format? Hvordan sende et dokument på telefaks? Dokumentmaler Dokumenttyper Import av dokumenter Integrasjon med Skype Kom i gang med Skype Aktiviteter fra Skype Hvordan ringe med Skype? Prosjekt Hvordan opprette et nytt prosjekt? Brukerinnstillinger for Prosjekt Prosjektregisteret Prosjektfakturering KAPITTEL 2: PRODUKT Om produktmodulen Hvordan opprette et nytt produkt? Produktregisteret Produktlisten IV

6 INNHOLD Fanekortene i Produktregisteret Produktstatus Innstillinger for produkt Brukerinnstillinger for Produkt Firmainnstillinger for Produkt Organisering og vedlikehold av produkter Endring av et utvalg produkter Hvordan duplisere et produkt? Kan jeg endre produktnummer? Import av produktdata Tilleggsavgifter (Miljøavgifter) Kom i gang med tilleggsavgifter Hvordan legge til en tilleggsavgift? Produktvarianter Variantegenskaper Variantinnstillinger Hvordan opprette varianter av et produkt? Hvordan opprette og redigere alle varianter/varianttilknytninger av et produkt? Hvordan overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt? Varianter i nettbutikken KAPITTEL 3: SALGSOPPFØLGING Tilbud Tilbudsmal Brukerinnstillinger for Tilbud Tilbudsregisteret Arbeide med tilbud Ordre/Faktura Hvordan opprette en ny ordre? Ordre/Faktura-registeret Innstillinger for Ordre/Faktura Fakturering og kreditering Automatisk KID-tildeling Om kredittgrenser og kredittsperrer Utskrifter og rapporter Valuta Innkjøp og lager i Ordre/Faktura Priser og rabatter Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Hvordan endre prisen på ett produkt? Lagre rabattinnstillinger - Rabattregister Leverings- og betalingsbetingelser Abonnementsfakturering Kom i gang med Abonnementsfakturering Abonnementsregisteret Kundeabonnementer Abonnementsfaktureringen Programversjoner uten regnskap Fakturaoppfølging Salgsbudsjett V

7 KUNDE,- SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL KAPITTEL 4: NETTHANDEL Om netthandel Netthandel i Mamut Business Software Tips - hva du bør tenke på før du begynner Designtips for nettsted Kom i gang med eget nettsted Om innhold på nettstedet Oppdatering av nettsted Om nettbutikk Kom i gang med nettbutikk Hvordan legge ut et produkt for salg i nettbutikken? Hvordan opprette kopling til andre nettsteder? Hvordan vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken? Betalingstjenester for betaling i nettbutikk Rediger nettsted Velg nettsted Meny Virksomheten Innhold Verktøy Design Nettbutikk Kundestatusfiler/eKunder Sending av kundestatusfiler Kundestatusfil innstillinger Hent nettsteddata Kundeinformasjon/Adresse Oversikt over nye ordre/aktiviteter Nettstedinnstillinger Aktivt nettsted Ledetekster Meta tags Script Innstillinger Web Innstillinger Nettbutikk Betalingstjenester Admin Passordinnstillinger Tilleggsprodukter - Netthandel MER INFORMASJON Service og brukerstøtte Mamut Academy Mamut Serviceavtale sikrer en enklere hverdag INDEKS VI

8 Kapittel 1: Kundeoppfølging I dette kapittelet: KONTAKTOPPFØLGING... 4 Hvordan registrere en ny kontakt?... 4 Kontaktoppfølgingsregisteret... 5 Fanekortene i kontaktregisteret... 7 Kontaktpersoner... 8 Aktiviteter... 8 Dokumenter... 8 Ordre/Faktura... 9 Tilbud... 9 Reskontro... 9 Innkjøp Timeregistrering Produkt Prosjekt Annen info Innstillinger Kontaktinnstillinger for Netthandel Brukerinnstillinger for Kontaktoppfølging Firmainnstillinger for Kontaktoppfølging Organisering og vedlikehold av kontakter Vis kart og reiserute til kontakten Endre verdier på et utvalg kontakter Egendefinerte felt Grupper Hovedkontor/Underkontor Kontaktpersoner Brukerinnstillinger for Kontaktperson E-POST Om e-post i programmet E-posteditoren i programmet Kom i gang med e-post E-postmaler Hvordan skrive ut som e-postvedlegg? Hvordan sende et dokument på e-post? Integrasjon med Outlook Menylinjen i Microsoft Outlook Brukerinnstillinger for Outlook AKTIVITETER OG KALENDER Aktiviteter Aktivitetsvinduet Hvordan arbeide med aktiviteter? Opprette en ny aktivitet

9 Aktivitetsliste Tilknytt Kontakter/Ansatte/Ressurser Tidsplan Endre verdi på et utvalg aktiviteter Hvordan fordele aktiviteter? Hvordan duplisere/kopiere en aktivitet? Opprett gruppeaktiviteter Innstillinger for aktiviteter Brukerinnstillinger for Aktivitet Firmainnstillinger for Aktivitet Aktivitetstyper Innstillinger for aktivitetstyper (Standardregister) Aktivitetsmaler Rediger aktivitetsmaler Oppfølgingsaktiviteter Kalender Liten kalender Kalender til annen ansatt/ressurs Felleskalender Kalender - velg dato DOKUMENTER Dokumentliste Filtrene i dokumentlisten Hvordan opprette et nytt dokument? Veiviser for å tilknytte kontakter til et dokument Veiviser for å tilknytte ansatte til et dokument Brukerinnstillinger for Dokument Om skanning av dokumenter Hvordan opprette en kopi i PDF-format? Hvordan sende et dokument på telefaks? Dokumentmaler Vinduet Dokumentmaler Hvordan opprette en ny dokumentmal? Hvordan redigere en dokumentmal? Egenskaper for dokumentmaler Dokumenttyper Hvordan opprette en ny dokumenttype? Import av dokumenter Hvordan importere dokument(er)? INTEGRASJON MED SKYPE Kom i gang med Skype Aktiviteter fra Skype Hvordan ringe med Skype? PROSJEKT Hvordan opprette et nytt prosjekt? Brukerinnstillinger for Prosjekt Prosjektregisteret Prosjektliste Fanekortene i Prosjektregisteret Kontakter Ordre/Faktura Tilbud Innkjøp Aktiviteter... 92

10 Dokumenter Timeregistrering Produkter Ansatte Gantt-diagram Underprosjekt Regnskap Prosjektfakturering Prosjektfakturering basert på innkjøp og timeregistrering Prosjektfakturering basert på fastpris

11 KUNDEOPPFØLGING KONTAKTOPPFØLGING I modulen Kontaktoppfølging vedlikeholder du informasjon om kontaktene dine. Legg merke til at kontaktoppfølging består av både kunder, leverandører og eventuelt også partnere og privatkontakter. En kontakt kan opptre både som en kunde og som en leverandør. Du merker av på kontaktkortet i avmerkingsboksene for dette. Kontaktene kan tilknyttes kontaktpersoner. Registrering av kontaktpersoner vil gjøre det enklere for deg å finne personen du skal snakke med/referere til i ulike situasjoner. Kontaktpersonmodulen kan åpnes som en selvstendig modul ved å velge Vis, peke til Kontakt og klikke Kontaktperson, men det er også mulig å åpne modulen ved å dobbeltklikke på en kontaktperson tilknyttet en kontakt. Hvordan registrere en ny kontakt? Når du oppretter en ny kontakt merker du av for hvilken type kontakt dette er. På denne måten kan en kontakt være både kunde og leverandør uten at du behøver å registrere den to ganger. For å få oversikt over bare kunder eller leverandører, kan du benytte filteret til å skille mellom kunder og leverandører. Da kan du f.eks. skrive ut Kontaktliste fra rapportmodulen. Denne gir deg en oversikt over henholdsvis kunder eller leverandører (eller begge deler) avhengig av kriteriene i filteret. Det er kun kontaktnavnet som er påkrevet. Prosedyren nedenfor beskriver en vanlig registrering av en ny kontakt. Videre kan du lese om ulike felter til bruk i kontaktoppfølgingen. Slik registrerer du en ny kontakt 1. Klikk Ny. 2. Skriv inn kontaktens navn i det øverste feltet. 3. Registrer kontaktens adresse i adressefeltet eller klikk på knappen Adresse og skriv inn de ulike delene av adressen i vinduet som åpnes. Hvis du vil registrere flere adresser på samme kontakt, kan du gjøre det ved å klikke på pilknappen. Fra vinduet som da åpnes kan du både opprette nye adresser, redigere/slette eksisterende og velge ønsket alternativ. 4. Skriv inn kontaktens Telefon- og Telefaksnumre. Bruk pilknappen hvis du vil registrere flere enn ett nummer. 5. Registrer E-postadresse. 4

12 KONTAKTOPPFØLGING 6. Velg en ansatt fra ditt firma under Vår ref. Denne personen vil være ansvarlig for oppfølging av denne kontakten. For å få opp en ansatt i nedtrekkslisten, må du først registrere denne personen i Personalregisteret. 7. Merk av for riktig kontakttype; Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Programmet vil tildele kontakten et kundenummer (også selv om det ikke er en kunde). Hvis kontakten også er leverandør, vil kontakten i tillegg tildeles et leverandørnummer. Du kan lese mer om organisering og vedlikehold av kontakter i avsnittet "Om organisering og vedlikehold av kontakter". Kontaktoppfølgingsregisteret Kontaktkortet er delt i to. I øvre halvdel skriver du inn generell informasjon om kontakten og bestemmer hvilke kategorier kontakten skal tilhøre. Ved hjelp av kategoriene kan du skille kontaktene fra hverandre, for eksempel når du skal sende skreddersydd materiale til de senere. Den nedre delen av kontaktkortet består av ulike fanekort hvor du registrerer annen relevant informasjon om kontakten, f.eks. kontaktpersoner, aktiviteter, dokumenter, ordre og fakturering, tilbud, reskontro, innkjøp, timer, produkt og prosjekt. Adresse: Under knappen Adresse... legger du inn adressen til kontakten. Egendefinert felt: Ved hjelp av egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske. Grupper: Ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Notat-feltet er et felt for fritekst. 5

13 KUNDEOPPFØLGING 6 Hovedkontor: Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder..ny. Oppretter ny kontakt..kontaktlistevinduet: Du kan velge om du vil at listen over kontakter skal vises automatisk eller ikke når du åpner kontaktmodulen. Dette er en nyttig funksjon hvis du ofte leter etter ulike kontakter. Registrerer du vanligvis nye kontakter kan det være aktuelt å slå den av..kontaktpersonliste: Åpner liste over kontaktpersoner (alle)..slette: Du kan slette kontakter det ikke er gjort føringer på. Alternativt kan du sette kontakten Inaktiv i fanekortet Annen info..søk: Søk etter kontakt..utvalg av/på og Utvalgsinnstillinger: Setter utvalg. Se mer om Søk og Utvalg i kapittelet "Søk og utvalg" i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". TAPI-knappen: (Tilleggsprodukt) Når du klikker på TAPI-knappen vil programmet automatisk ringe telefonnummeret i det tilhørende feltet. Merk! Denne knappen kommer bare til syne hvis du har det nødvendige utstyret installert. Det kreves at driverne støtter TAPI 3.0 eller høyere, samt at en telefon er koblet til den aktuelle PC en via en seriell port..med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet. Du kan også motta samtaler. Er kontakten registrert med Skype-navn eller Skype-nummer i kontakt- eller kontaktpersonregisteret ditt, vil du få oppslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter logges som aktiviteter, slik at du enkelt kan få tilgang til historikken på kontakten senere. Skypeknappen er kun tilgjengelig dersom Skype er aktivert i innstillingene. Se mer om Integrasjon med Skype nedenfor..vis kart: Du kan få vist på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Forutsetter tilkobling til Internett..Vis reiserute: Vise reiseruten til kontakten. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Forutsetter tilkobling til Internett. Tips! Du kan velge kartleverandør for kart og reiserute i brukerinnstillinger for kontaktoppfølging. Du kan velge mellom Yahoo, Google og Findexa..I kontakt- og kontaktpersonkortet er det mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter/kontaktpersoner. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Merk! Oppdatere kontaktinformasjon er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner..knappen Kontaktstatus gir deg oversikt over alle kjøps- og salgstransaksjoner som har funnet sted mellom kontakten og selskapet ditt, i tillegg til andre viktige nøkkeltall. Denne oversikten gir deg rask tilgang til kontaktens salgshistorikk og kan for eksempel være nyttig når du snakker i telefonen..via knappen Standard dokument i verktøylinjen øverst i kontaktkortet får du tilgang til en rekke standard dokumentmaler som kan benyttes ved opprettelse av standard dokumenter til en enkelt kontakt.

14 KONTAKTOPPFØLGING.Ved hjelp av knappen Sortering kan du sortere kontaktene dine på mange forskjellige måter, etter Kontaktnavn, Kontaktnr., Leverandør eller Telefonnr. Velg ønsket sorteringskriterie ved hjelp av pil-knappen rett til høyre for sorteringsknappen..ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i ved hjelp av aktivitetsmaler..på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen, fanekortet Kontaktkort under Annet velger du om kontaktlisten automatisk skal åpnes ved åpning av kontaktkortet. Fanekortene i kontaktregisteret Ulike måter å bruke fanekort og moduler på Her beskrives to ulike måter å bruke fanekortene på: Registrere ny informasjon fra fanekortene i Kontaktoppfølging.Ny-knappen i de ulike fanekortene kan fungere som snarveier til de ulike modulene. Klikker du for eksempel Ny i fanekortet Ordre/Faktura, vil Ordre/fakturamodulen åpnes automatisk og kontaktinformasjon registrert på ordren tas direkte fra kontaktregisteret. På denne måten kan du altså opprette nye ordrer fra Kontaktoppfølging via fanekortet Ordre/Faktura. Registrere ny informasjon fra andre moduler Du kan også gå direkte til de ulike modulene og registrere informasjonen derfra. Hvis du velger denne metoden, registrerer du nye ordrer ved å velge Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. Dette kan være å foretrekke hvis du hovedsaklig registrerer ordrer og ikke jobber ut fra spesifikke kontakter. Da kan du heller bruke kontaktregisteret til å få oversikt over aktiviteter, dokumenter og ordre knyttet til hver enkelt kontakt. Unntaket for denne arbeidsmetoden vil være fanekortene Kontaktperson, Annen info og Innstillinger, siden disse er direkte relatert til kontaktmodulen og ikke kan nås fra andre moduler. 7

15 KUNDEOPPFØLGING Kontaktpersoner I fanekortet Kontaktpersoner registrerer du informasjon om personer du har vært i kontakt med, eller som du kjenner til i den aktuelle bedriften. Dette vil gi deg en oversikt som gjør det lettere å finne frem til de du skal snakke med eller referere til i ulike sammenhenger. Personen du markerer som Standard vil vises med fet skrift øverst på listen over kontaktpersoner. De du evt. markerer som Inaktive vil vises i grått nederst i listen. De som verken er standard eller inaktive vil listes opp i den rekkefølgen de ble registrert..ved å klikke Ny kan du legge til nye kontaktpersoner, og ved å klikke Rediger kan du endre på eksisterende..du har også mulighet til å sende e-post til kontaktpersonen ved å klikke Send e-post. Tips! Ønsker du å vise kolonne for mellomnavn kan du velge dette i brukerinnstillingene for kontaktperson. Se mer om kontaktpersoner i eget avsnitt. Aktiviteter I fanekortet Aktiviteter registreres aktiviteter som er knyttet til den aktuelle kontakten. Her registrerer du all informasjon som har med aktiviteten å gjøre, f.eks. kontaktperson, prosjekt, varighet/type, ansvarlig person i ditt selskap etc. Aktivitetene som registreres kan eksempelvis være møter, demonstrasjoner, telefonsamtaler, e-post, leveringsbekreftelser og pristilbud. I nedtrekkslisten Type kan du filtrere på hvilken type aktiviteter du ønsker å se i fanekortet. Du kan også velge om du vil se Alle, Utførte eller Ikke utførte aktiviteter. Hvis det etter hvert er mange aktiviteter registrert på kontakten, kan du filtrere ut et utvalg av disse i nedtrekkslisten Type. Se mer om aktiviteter i eget avsnitt. Dokumenter I fanekortet Dokumenter har du oversikt over alle dokumenter knyttet til kontakten. Dokumentene kan være brev, møtereferater, kontrakter, fakser o.l. Via fanekortet kan du opprette nye og redigere egenskaper for eksisterende dokumenter. Alle dokumenter du oppretter i dette fanekortet vil også være tilgjengelig i dokumentmodulen..ved hjelp av knappen Tilknytt kan du tilknytte dokumenter til kontakten. Ved å høyreklikke på et dokument i listen vil du kunne åpne dokumentet, skrive ut, sende dokumentet på e-post eller telefaks eller importere et dokument. Merk! Hvis du oppretter et flettedokument og prøver å slette det på en av kontaktene knyttet til flettedokumentet, vil du få opp en advarsel som sier at du da vil slette dokumentet for alle kontaktene som er knyttet til det. Dermed har du mulighet til å avbryte handlingen hvis du ikke ønsker et slikt resultat. Se mer om dokumenter i eget avsnitt. 8

16 KONTAKTOPPFØLGING Ordre/Faktura Fanekortet for Ordre/Faktura i kontaktkortet er kun tilgjengelig for de kontakter som er markert som kunder. Fanekortet viser en oversikt over ordrer og fakturaer som er registrert på kontakten..det er mulig å opprette nye ordre ved å klikke Ny eller redigere ved å klikke Rediger. Du kan bruke Ny-knappen som en snarvei til Ordre/faktura-modulen: ved å klikke på Ny åpnes automatisk Ordre/faktura-modulen med kontaktinformasjonen registrert på ordren. Du kan med andre ord opprette nye ordrer fra fanekortet Ordre/faktura i kontaktmodulen. Status! Nedtrekkslisten Status i fanekortet Ordre/Faktura fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Velger du f.eks. Faktura, vil fanekortet kun vise fakturaer registrert på kontakten, ikke andre salgstransaksjoner som ubehandlet ordre og kreditnota. Tilbud Fanekortet Tilbud er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. På fanekortet vil du få en oversikt over tilbud som er registrert på kunden. Via fanekortet Tilbud er det mulig å opprette både vanlige tilbud og repeterende tilbud. Det gjøres ved å klikke på pil-knappen til høyre for knappen Ny og velge ønsket type tilbud i listen. Status! Nedtrekkslisten Status på fanekortet Tilbud fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Velger du f.eks. Tilbud repeterende, vil fanekortet kun vise tilbud som har denne statusen. Tilbudslisten er som standard organisert etter dato, de nyeste øverst og de eldste nederst. Du kan sortere listen selv ved å klikke på kolonneoverskriftene. Se mer om tilbud i eget avsnitt. Reskontro Fanekortet Reskontro viser alle regnskapsposteringer mot kontakten fra hovedboken. Dersom kontakten er kunde vises alle dens fordringer og for leverandører vises din gjeld. Er kontakten både kunde og leverandør kan du velge hvilke av listene du vil vise. Fanekortet kan benyttes som en slags mini-reskontro der du har oversikt over alle reskontroposter, samt summen av Totalt utestående, Ikke forfalt og Forfalt. Du kan registrere betalinger, kreditnotaer og du kan matche åpne poster mot lukkede. Du kan også regnskapsføre nye fakturaer fra fanekortet. Legg merke til at alle handlinger du utfører i dette fanekortet blir registrert direkte i hovedboken. 9

17 KUNDEOPPFØLGING Tips! For oversikt over alle utestående beløp anbefaler vi at du benytter Reskontro, hvor alle kunder og leverandører er samlet i den samme listen. Fra denne modulen kan du i tillegg generere betalingspåminnelser, inkassokrav og renteberegning. Registrering av betaling via fanekortet reskontro 1. Velg posten som er betalt fra listen. 2..Klikk Inn-/Utbetaling 3. Sjekk at Dato stemmer med datoen du mottok/foretok betalingen. 4. Velg Konto etter hvilken betalingsform som er benyttet. Hvert valg er knyttet mot en spesifikk bilagsart og hovedbokskonto som skal debiteres. Disse alternativene kan redigeres under Regnskapsinnstillinger. 5. Juster Innbetalt eller Utbetalt beløp dersom det avviker fra det fakturerte. 6. Før eventuelt Påminnelsesgebyr i egen kolonne. Dette beløpet registreres på egen konto og ikke mot hovedfordringen. 7. Klikk OK. Bilaget overføres til hovedboken. Innkjøp Fanekortet Innkjøp er aktivt for kontakter som er leverandører, og hjelper deg å se hvilke innkjøp som er gjort fra disse. Det viser en oversikt over de innkjøp som er registrert på kontakten. Du kan se bestillingsnummer, leverandørens referanse, sum, valuta, status, leveringsdato, bestillingsdato samt Vår referanse. Du kan også filtrere innkjøpene på ulik status. Du kan raskt og enkelt få en oversikt over alle innkjøp som er gjort fra denne leverandøren. Du kan også opprette nye innkjøp fra fanekortet ved å klikke Ny. Da åpnes innkjøpsmodulen og med et nytt innkjøp som automatisk har fått utfylt kontaktopplysningene fra leverandørens kontaktkort. Du kan også redigere en allerede opprettet innkjøpsordre ved å markere den og klikke Rediger. Da åpnes den aktuelle innkjøpsordren og du kan gjøre nødvendige endringer. 10

18 KONTAKTOPPFØLGING Status: Nedtrekkslisten Status fungerer som et filter. Det du velger avgjør hva som vises i vinduet. Velger du eksempelvis Mottatt vises kun de ordrer som har denne statusen. Innkjøpsmodulen er omtalt i kapittelet Logistikk i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Timeregistrering Fanekortet Timeregistrering er tilgjengelig for kontakter som er markert som kunder. I fanekortet vil du få en oversikt over timelinjer som er knyttet til kontakten. Det er mulig å redigere timelinjer via fanekortet, mens nye timelinjer må opprettes i timeregistreringsmodulen. Status: Nedtrekkslisten Status fungerer som et filter. Valget du gjør her avgjør hva som vises på fanekortet. Timeregistrering er omtalt i avsnittet Timeregistrering i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Produkt Fanekortet Produkt er aktivt for de kontakter som er registrert som leverandører. Her får du en oversikt over hvilke produkter som leverandøren leverer. Du kan enkelt kontrollere blant annet pris og tilgjengelighet på eget lager, og du kan legge til, redigere eller ta bort produkter. I kolonnene kan du se ditt produktnummer og produktnavn, leverandørens produktnummer og -navn, innkjøpspris, Valuta og disponible på eget lager. Du kan også filtrere ut produktgrupper. Ny: Denne åpner produktlisten slik at du kan tilknytte et produkt til leverandøren. Når du har valgt et produkt og klikker OK vises et vindu der du kan legge inn mer detaljert informasjon om produktet, som leverandørens produktnummer og innkjøpspris. Rediger: Ved å markere et produkt og klikke Rediger vises vinduet med detaljert informasjon der du kan endre eksempelvis leverandørens produktnummer og innkjøpspris. Slett: Klikk her for å ta bort leverandørtilknytningen for produktet som er markert. Gå til produktkortet: Om du markerer et produkt og klikker her åpnes produktkortet for det markerte produktet. Produktgruppe: Du kan velge å vise en produktgruppe av gangen, eller alle produktgrupper samtidig. Nedtrekkslisten fungerer som et filter så du enklere kan finne det produktet du er ute etter. Se mer om produkt i eget kapittel. 11

19 KUNDEOPPFØLGING Prosjekt fanekortet Prosjekt vises alle prosjektene kontakten deltar i. Hvis du f.eks. skal sende ut informasjonsbrev i forbindelse med et prosjekt kan du opprette et flettebrev og sette utvalg på alle kontakter som er tilknyttet det aktuelle prosjektet. Merk: Du har kun adgang til aktive prosjekter fra dette fanekortet. Et prosjekt er i utgangspunktet aktivt, men kan markeres som Inaktivt i nedtrekkslisten Inaktiv på prosjektkortet. Tips! Hvis en kontakt er knyttet til flere prosjekter, kan du velge et standardprosjekt i nedtrekkslisten Standard prosjekt på selve fanekortet Prosjekt. Dette prosjektet vil da foreslås for alle aktiviteter og dokumenter som er registrert på kontakten. Se mer om prosjekt i eget avsnitt. Annen info I fanekortet Annen info kan du fastsette hvilken avdeling og hvilke av dine ansatte (referanser) som har mest med kontakten å gjøre. Du kan velge opptil fire referanser i prioritert rekkefølge. Selv om du ikke kan slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet, kan du markere kontakten som inaktiv hvis den ikke er aktuell lenger. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv. Når du har gjort dette vil du få spørsmål om du også ønsker å sette kontaktpersonen inaktiv. Du kan altså velge å beholde kontaktpersonene som aktive selv om du ikke har noe mer med kontakten å gjøre. Vil du at kontakten fremdeles skal være aktiv, må du sørge for at Nei er valgt i nedtrekkslisten for Inaktiv. Ønsker kontakten ikke å motta informasjon (for eksempel tilbud og reklame fra deg) kan du merke av for Ingen utsendelser. Når du setter utvalg i forbindelse med en planlagt utsendelse, kan du unngå å få med de kundene som ikke ønsker å motta utsendelser ved å definere dette i utvalgsinnstillinger. Annen informasjon du kan registrere for kontakten er Internettadresse, språk, type kontakt, organisasjonsnr., mva-nr. og bankkonto..internettadressen nås direkte via knappen Gå til WWW-side. Når du klikker på knappen åpnes nettleseren din på den aktuelle siden. E-postmottakere: Velg metode for valg av e-postmottakere på kjøps- og salgsdokumenter som sendes per e-post. Overstyrer valg som er foretatt i firmainnstillinger for kontaktoppfølging. Nederst i fanekortet vil du kunne se når kontakten ble opprettet, sist endret og av hvilken bruker. 12

20 KONTAKTOPPFØLGING Innstillinger I fanekortet Innstillinger kan du sette opp innstillinger for Kunde, Leverandør og Reskontro. Du kan skreddersy innstillingene for hver enkelt kontakt. Informasjonen du registrerer her er viktig, den overføres nemlig til Ordre/Faktura-modulen når du oppretter ny ordre på kontakten. Hvilke innstillinger som er tilgjengelige avhenger av om kontakten er en kunde eller en leverandør. Kunde Via knappen Kunde kan du sette innstillinger for kontakter som er merket av som kunde i kontaktkortet. Velg Betalingsbetingelser, Leveringsbetingelser, Leveringsformer, MVA og Avrunding som skal gjelde for kunden. Alternativene du velger vil brukes som standard hver gang du oppretter en ordre på kunden. Velg hvilken måte kunden skal motta ordre/faktura på i nedtrekkslisten Utskriftsmedie for ordre/faktura. Ønsker du å kunne sende ordrer og fakturaer på e-post til kunden må du bruke Microsoft Outlook som standard e-postprogram og ha registrert en e-postadresse på kunden. Vil du gi kontakten en flat rabatt på alle ordrer, skriver du prosentsatsen i feltet Ordrerabatt i prosent. Prosenten du registrerer her vil bli automatisk beregnet i prisen på ordren. Bestem valutaen du ønsker å fakturere kunden i. Valutaen som foreslås i nedtrekkslisten Valuta vil være valutaen du har valgt for din firmadatabase. Valutaen du velger vil automatisk brukes på ordrer du oppretter i Ordre/faktura-modulen. Merk deg imidlertid at du kan overstyre valutaen ved opprettelse av ordre. I nedtrekkslisten Samlefaktura velger du Ja dersom du ønsker å benytte deg av samlefakturering. Ordrer du oppretter i ordre/faktura-modulen vil få status som Ubehandlet samleordre. Velger du Nei, vil statusen på nye ordre i ordre/faktura-modulen bli Ubehandlet ordre. Merk deg at du uansett kan overstyre dette på hver enkelt ordre. I nedtrekkslisten Autogenerer statusfil anbefaler vi at du velger Ja. Funksjonen hjelper deg å holde kundene oppdatert på statusen til ordre de har lagt inn i nettbutikken. Hver gang du endrer status på en ordre som er importert fra nettbutikken din, for eksempel ved å gå fra ubehandlet ordre til faktura, vil en statusfil med informasjon om denne endringen opprettes automatisk. Neste gang du laster ned ordre fra nettbutikken ved å klikke på snarveien Hent nettsteddata, vil statusfilene automatisk sendes til de aktuelle kontaktene. Dermed holdes 13

21 KUNDEOPPFØLGING kundene dine oppdatert på hvor langt ordrene deres har kommet i prosessen.i kapittelet "Netthandel" Velg Ja eller Nei i forhold til om kontakten betaler Tilleggsavgift. Hvis flere av kontaktene dine er del av samme kjede kan det være aktuelt å fakturere hovedkontoret for alle salg. Dersom kontakten selv utgjør et Hovedkontor, velger du Ja i denne nedtrekkslisten. Andre kunder vil da kunne knytte seg til hovedkontoret. Leverandør Hvis kontakten er merket av som leverandør, vil Leverandør-knappen være aktiv. Dermed kan du fastsette betingelsene for innkjøp du gjør fra denne leverandøren. Bestem betingelsene du ønsker for Betalingsbetingelser, Leveringsbetingelser, Leveringsformer, Valuta i innkjøp, samt hvilke MVA-betingelser som gjelder. Alle innkjøp du gjør fra denne kontakten vil da registreres med disse betingelsene, men opplysningene kan også overskrives i hvert enkelt tilfelle. Har du en avtale om fast rabatt med leverandøren, skriver du prosentsatsen inn i feltet Avtalerabatt %. Rabatten vil da beregnes automatisk ved registrering av nye innkjøp. Bestem også hvordan summer skal avrundes i nedtrekkslisten Avrunding. Dersom du har to leverandører av samme produkt, vil du selvfølgelig benytte deg av den som gir best betingelser for deg som kunde. I feltet Leverandørvurdering kan du gi karakter fra det høyeste, 1 AAA, til det laveste, 5C. Vurderingen du gir vil bli tilgjengelig i innkjøpsmodulen i de tilfellene du har flere leverandører å velge mellom. Du kan endre karakterverdiene ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister. Skriv inn eget kundenummer hos leverandøren i feltet Vårt kundenr. som en enkel referanse for leverandøren. I feltet Motkonto bilagsregistrering kan du velge standard konto i kontoplanen som alltid skal brukes ved bilagsregistrering av inngående faktura fra leverandøren. 14 Reskontro I innstillinger for Reskontro tilpasser du blant annet kunde- og leverandørkreditt, og du angir om kunden skal påminnes ved manglende betaling. Fastsett en grense for Kundekreditt og Leverandørkreditt i de respektive feltene. Du vil da få beskjed om at grensen overskrides når du forsøker å registrere/fakturere en ordre/innkjøp

22 KONTAKTOPPFØLGING etter at grensen er nådd. Du kan også sette en fast Kredittsperre på en kunde eller leverandør. Kontaktkortet vil da bli markert med et symbol for kredittsperre og du vil få beskjed ved forsøk på registrering av ordre/innkjøp. Bestem om kunden skal sendes Betalingspåminnelser og hvilken påminnelsesgruppe kunden i så fall skal tilhøre. Velg Factoring i feltet for Påminnelse dersom fordringer på denne kunden skal sendes til factoring. Ønsker du å sende påminnelsene selv velger du Betalingspåminnelse. Dersom du ønsker å benytte deg av Rentefakturering setter du innstillinger for det. Remittering og betaling gjøres vanligvis til konto 1510 for Kundefordringer og konto 2410 for Leverandørgjeld. Du kan overstyre om du ønsker andre kontoer. Skal remitteres: Dersom du benytter remittering i reskontro som metode for betaling til bank, må du velge om leverandører skal remitteres, eller ikke. Velger du at leverandøren skal remitteres, vil betalingene til bank som genereres fra reskontro inkludere poster til denne leverandøren, dersom forutsetningene for øvrig er til stede for dette. Du må velge Skal remitteres (utland) for utenlandske leverandører, da disse benytter egne formater. Se mer om remittering i kapittelet "Regnskap" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Tips! I flere av nedtrekkslistene kan du høyreklikke og velge Gå til standardregister for å endre standardverdier. 15

23 KUNDEOPPFØLGING Kontaktinnstillinger for Netthandel Gjennom dette vinduet administreres tilgang til passordbeskyttede nettsteder for hver enkelt kontakt. Påmeldte brukere godkjennes som regel allerede under rutinen Hent nettsteddata, men du kan likevel endre godkjennelsen, eller avslaget, her. Merk! Funksjonaliteten er bare tilgjengelig om du har lisens på tilleggsproduktet Mamut Enterprise Kunde- og Partner Web. Slik gir du tilgang 1. Finn frem til kontakten du skal endre status for. 2. Klikk Nettstedkonto i fanekortet Innstillinger. Du får nå listet opp alle tilganger kontakten har på firmadatabasens nettsteder. 3. Merk tilgangen du ønsker å endre, og klikk Rediger. Du får nå tilgang til følgende innstillinger: Velg nettsted: Dersom du oppretter tilgangen selv kan du velge mellom alle nettsteder som er registrert på denne firmadatabasen her. 5. E-post (Brukernavn): Viser e-postadressen som brukeren har angitt som brukernavn for tjenesten. Om brukeren har tastet feil kan du rette det opp her. 6. Passord: Passordet kan endres av brukeren selv på nettsiden din. Har brukeren glemt passordet kan han selv hente det opp gjennom nettstedet. For sikkerhets skyld finner du likevel passordet i dette vinduet. 7. Kontostatus: Avhengig av hvilke krav du har for godkjenning av nye kunder, får kundene automatisk følgende status: 8. Klikk OK. Automatisk godkjenning: Alle kunder får automatisk status "Godkjent". Manuell godkjenning: Alle kunder får automatisk status "Til behandling", med mindre du godkjenner dem ved Hent nettsteddata. Du kan også gå inn og endre status til "Godkjent" direkte i dette vinduet. Du kan også endre status til Avslått for tidligere godkjente kunder om du skulle ha grunner for dette. 9. Oppdater endringene mot serveren til Mamut. Kontaktene du har endret status for vil nå automatisk motta e-post om forholdet. Du kan endre teksten i denne e-posten gjennom Nettstedinnstillinger.

24 KONTAKTOPPFØLGING Brukerinnstillinger for Kontaktoppfølging.Via knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen har du muligheter til å tilpasse vinduet kontaktoppfølging etter egne behov. Du kan også velge Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul, og klikke Kontakt. Her kan du se hvilke kolonner og fanekort du kan velge når du arbeider med kontaktoppfølging. Du kan også sette opp standardverdier for nye kontakter som opprettes. Standardverdier er tilgjengelig for feltene Vår referanse, Status, Bransje og Kategori. Videre kan du velge om en ny kontakt automatisk skal opprettes som Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Et eksempel på en annen innstilling er at du kan bestemme om programmet automatisk skal kopiere en ny postadresse til tomme adressetyper. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Kontaktkort Her kan du angi retningslinjer og standardverdier for nye kontakter som opprettes. Standardverdi: Dette er verdier som vil bli automatisk utfylt når du oppretter nye kontakter. Du kan spare mye tid dersom nye kontakter kan få standardverdier. Dette kan overstyres på hver enkelt kontakt, så du er ikke bundet av standardverdiene. Du kan velge om kontakten skal settes som Kunde, Leverandør, Partner eller Privat. Du kan også sette standardverdien for Vår referanse, Status, Bransje og Kategori. Merk! Ved å høyreklikke i nedtrekkslisten ut for Status, Bransje eller Kategori kan du redigere verdiene i Standardregisteret. 17

25 KUNDEOPPFØLGING Annet: Her har du mulighet for å velge om du vil at: Kontaktlisten skal åpnes automatisk når kontaktkortet åpnes. Informasjon om bruker og tidspunkt skal registreres når Notat legges inn. Et detaljert vindu automatisk skal vises ved adresseregistrering. Ved ny postadresse: Velg hvordan programmet skal agere når en ny postadresse legges inn på kontakten. De tre alternativene er: Automatisk kopiering til tomme adressetyper, å velge selv hvilke adressetyper som skal oppdateres med adressen, eller aldri kopiere til andre adressetyper. Ved endring av postadresse: Du har de samme tre valgene ved endring av postadresse. Kartoppslag: Velg leverandør for kartoppslag. Oppslagene gjelder funksjonene Vis kart og Vis reiserute fra kontakt kontaktperson. Du finner egen tilsvarende innstilling i brukerinnstillinger for kontaktperson. Fanekort Her kan du skreddersy hvilke fanekort som skal vises i kontaktoppfølgingsvinduet ved å markere i avmerkingsboksene for de ulike fanekortene. Vi anbefaler at du markerer bort de du ikke benytter for å få et mest mulig oversiktlig vindu. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Under Annet kan du bestemme at summene på Tilbud, Ordre/Faktura, Produkt og Innkjøp skal vises inklusiv mva. Kontaktliste Velg hvilke kolonner som skal vises i kontaktlisten og velg innstillinger for kontaktlisten. Vær oppmerksom på at dersom du velger 5 eller flere kolonner, vil det ikke bli plass til alle kolonnene i vinduet. Sortering ved åpning av kontaktliste: Forvalgt sortering når kontaktlisten åpnes. I selve kontaktlisten kan du velge sortering ved å klikke på kolonneoverskriftene. Merk at dersom du i avmerkingsboksene ovenfor velger bort visning av kolonner som er inkludert i sorteringen, vil sorteringskriteriene tilbakestilles til et tidligere valg. 18

26 KONTAKTOPPFØLGING Standard utvalg i kontaktliste: Forvalgt utvalg når kontaktlisten åpnes. Brukes eksempelvis dersom du også ønsker å se inaktive kontakter. Du kan overstyre innstillingen når kontaktlisten er åpen. Tips! Systemadministrator kan ved hjelp av tilgangskontroller begrense eller åpne for brukernes adgang til å tilpasse brukerinnstillingene. Firmainnstillinger for Kontaktoppfølging. I firmainnstillingene for kontaktoppfølging setter du innstillinger som skal gjelde for nye kontakter som opprettes i kontaktregisteret. Innstillinger som settes vil ikke ha effekt på kontakter som allerede ligger i registeret. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Kontakt. Tips! Under Vis - Innstillinger - Rapporter - Adresseoppsett kan du definere hvordan oppsettet av adresser, kontaktnavn og kontaktpersoner skal vises på alle rapporter. Du kan lese mer i avsnittet om rapporter i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". Aktiviteter/Vår referanse Merk av for Kun Vår ref. kan sette en kontakt inaktiv dersom du ikke ønsker at andre enn den som er knyttet til kontakten skal kunne sette kontakten inaktiv. Ved å merke av for Automatisk søke etter om kontakten eksisterer ved opprettelse av en ny kontakt vil du kunne unngå å registrere den samme kontakten flere ganger. Dette kan være nyttig, særlig dersom det er flere som oppretter kontakter. 19

27 KUNDEOPPFØLGING Feltbeskrivelser Dersom du ønsker annen betegnelse av feltene Status, Bransje, Kategori, Partner, Privat og Egendefinerte felter i Kontaktregisteret, kan du overstyre og legge inn egne tekster i feltene for dette. Standardverdier for nye kontakter Her bestemmer du hvilke betingelser som skal gjelde for nye kontakter som opprettes. Betingelsene kan overstyres i kontaktkortet for hver enkelt kontakt dersom det er ønskelig. Ønsker du for eksempel Avrunding (Øreavrunding) til nærmeste krone eller 50 øre på kontaktkortet for nye kontakter velger du dette her. E-postmottakere: Gjelder Ordre/Faktura, Innkjøp og Tilbud. Velg hvilken metode som skal benyttes for å velge standard e-postadresse ved utsendelse av kjøps- og salgsdokumenter per e- post. Du kan velge mellom Kontakt e-post, feltet Deres ref., og E-postliste. E-postlisten lar deg velge mellom kontaktens registrerte e-postadresser på kontakten og kontaktpersonene, før utsendelsen. Deres ref. gjelder kontaktens referanse, fra tilbud/ordre/faktura. Valget kan overstyres for hver kontakt i kontaktkortet. Se mer om E-post i eget avsnitt nedenfor. Avansert Når du klikker på knappen Avansert åpnes et nytt vindu. Her kan du merke og endre følgende funksjoner: Tilleggsavgift kan benyttes på en ordre for å spesifisere et beløp som kan være en spesiell avgift eller en skatt som inngår i salgsprisen. Se mer om Tilleggsavgifter (miljøavgifter) i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". Gruppeaktiviteter og gruppetilbud skal vises i kontaktkortet: Om du oppretter aktiviteter eller tilbud på flere enn en kontakt av gangen kan du her markere for at disse skal vises i kontaktkortet til hver enkelt av disse kontaktene. Innstillinger for prosjektkort: Angi navn på feltet der du legger inn URL i prosjektregisteret. Kundestatusfil innstillinger: Her åpnes et nytt vindu der du kan sette innstillinger for kundestatusfiler. Se mer om Kundestatusfiler/eKunder kapittelet "Netthandel" i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". 20

28 KONTAKTOPPFØLGING Organisering og vedlikehold av kontakter Den mest sentrale inndelingen av kontaktene er forhåndsdefinert i programmet og gjøres på kontaktkortet i avmerkingsboksene for kunde, leverandør, partner og privat. Dersom en kontakt opptrer for eksempel som både kunde og leverandør merker du av for begge. Dermed kan du redigere kontaktinformasjonen som gjelder for kontakten både når kontakten er din leverandør og når den er din kunde..ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. Status, Bransje og Kategori deler inn kontaktene for rapport, søk og utvalgsformål. Felles for disse er at de er standardregistre. Du kan selv opprette nye ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge Endre i standardregister..i kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen ut for hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder..gjennom Egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske. Du kan dele kontaktene dine inn i grupper som du selv har definert. For å opprette nye grupper i nedtrekkslisten, går du til Innstillinger - Firma - Standardregister hvor du velger Egendefinerte felt. Vedlikehold av registeret Mange finner nye måter å dele inn kontaktene på etter hvert som de har arbeidet en stund med sitt kontaktregister, eller fått nye behov. Veiviseren for å endre verdier på et utvalg kontakter (se nedenfor) er ideell for å oppdatere og vedlikeholde kontaktregistre. Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelt og egendefinerte felt, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk. Gjennom veiviseren for kontaktutvalg kan du sette opp og lagre faste utvalg av kontakter. Disse kan du bruke igjen senere, til ulike handlinger, som for eksempel å opprette aktiviteter eller dokumenter til kontaktene, eller sende e-post. På denne måten kan du spare mye tid. Du kan lese mer om veiviseren for kontakt utvalg i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg".. Med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift er det i kontakt- og kontaktpersonkortet mulig å gjøre oppslag på navn, adresse eller telefonnummer i en integrert online kontaktdatabase. Det betyr at du kan søke og hente inn oppdatert kontaktinformasjon på dine kontakter. Ved å klikke på knappen Oppdatere kontaktinformasjon vil det gjøres søk på allerede registrert informasjon, og du vil få listet opp potensielle kontakter med match på ett eller flere punkter. Du kan deretter velge å oppdatere alle eller utvalgte felter på kontaktkortet. Merk! Oppdatere kontaktinformasjon er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. 21

29 KUNDEOPPFØLGING Integrasjon med Microsoft Outlook Ved hjelp av integrasjon med Microsoft Outlook kan du holde kontaktregisteret ditt oppdatert i både Outlook og programmet. Du kan knytte kontaktens e-postadresser i Outlook til kontakter og kontaktpersoner i programmet, og du kan sørge for at kontakter du oppretter blir synkronisert begge "veier". Inaktiv Du kan ikke slette en kontakt som er aktiv andre steder i programmet. Ønsker du at kontakten ikke skal være tilgjengelig lenger kan du markere kontakten som inaktiv. Velg i så fall Ja i nedtrekkslisten Inaktiv i fanekortet Annen info. Ingen utsendelser Enkelte kontakter ønsker ikke å motta masseutsendelser som for eksempel tilbudsinformasjon på e-post. I fanekortet Annen info kan du merke av for Ingen utsendelser. Dette sørger for at kontakten blir utelatt fra denne type henvendelser. Vis kart og reiserute til kontakten Vis på kartet hvor kontakten holder til.du kan vise på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis kart. Legg merke til at funksjonen viser til adressen som er synlig. Vis reiserute fra din adresse og til kontakten.du kan vise reiserute til kontakten. Åpne kontakten eller kontaktpersonen, og velg Vis reiserute. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Reiseruten vises i nettleseren, og kan for eksempel skrives ut slik at du kan ta den med deg i bilen. For at systemet skal kunne vise reiserute må du registrere Leveringsadresse i Vis - Innstillinger - Firma. Det er denne adressen det vil bli beregnet avreise fra. Leveringsadressen benyttes da det er mange som bruker postboks som postadresse. Det automatiske oppslaget kan kun vise reiseruten fra din adresse. Kart og reiserute forutsetter at du er tilkoblet til Internett. Tips! Du kan velge kartleverandør for kart og reiserute i brukerinnstillinger for kontakt og brukerinnstillinger for kontaktperson. 22 Endre verdier på et utvalg kontakter Du kan endre verdiene for et utvalg kontakter samtidig. Eksempelvis kan du ta bort eller legge til gruppefelt og egendefinerte felt, endre felles verdier (som Vår referanse eller Bransje), eller endre innstillinger for kunder og leverandører, som betalingsvilkår, leveringsvilkår, valuta og språk. Veiviseren kan spare deg for mye tid ved slike endringer, da du slipper å gå inn på hvert enkelt kontaktkort og endre verdiene. Du kan også sette opp og lagre faste utvalg som du kjører regelmessig. Siste steg i veiviseren lar deg dessuten velge mellom flere rutiner for bruk av utvalget; opprettelse av dokument, sending av e-post m.m.

30 KONTAKTOPPFØLGING Start veiviseren fra menyen Vis - Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. Tips! I hjelpefilene (F1) finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å endre verdier på et utvalg kontakter fungerer. Egendefinerte felt Ved hjelp av egendefinerte felt kan du klassifisere kontaktene dine etter eget ønske 1..Klikk på knappen til venstre for Egendefinerte felt - eller -.Klikk på knappen med tre prikker nederst til høyre under feltet. 2. Velg hvilken Felttype du ønsker fra nedtrekkslisten og skriv inn verdi i feltet under. Felttype kan f.eks. være 'Distrikt' med verdien 'Nord', eller 'Ant. ansatte' med verdien '15'. 3. Klikk OK. Tips! Nye Egendefinerte felt opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Her kan du også tilpasse alternativene i nedtrekkslisten Type verdi. Grupper Ved hjelp av Grupper kan du foreta en klassifisering som gjør det enklere å filtrere kontaktene senere. Her kan du bruke hvilke grupper du vil for å kategorisere kontaktene enda bedre, slik at du senere kan filtrere ut kontaktene du ønsker å sende skreddersydd materiale. Du kan velge ut kontakter plassert i enkeltgrupper ved hjelp av funksjonen Utvalg som du finner i verktøylinjen øverst i kontaktkortet og i Rapportmodulen. 1..Klikk på ikonet til venstre for ordet Gruppe for å legge til kontakten i en gruppe. - eller -.Klikk på de tre prikkene nederst til høyre under feltet. 2. Du finner en oversikt over alle Disponible grupper til venstre i vinduet Gruppe. Klikk på ønsket gruppe og overfør den til feltet Valgte ved hjelp av den enkle pil-knappen mellom de to feltene. 23

31 KUNDEOPPFØLGING Tips! Nye grupper opprettes i Standardregisteret som du finner ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Hovedkontor/Underkontor I kontaktkortet kan du knytte kontakter til et hovedkontor ved å klikke på søkeknappen ut for hovedkontor. For å kunne knytte en kontakt til et hovedkontor må kontakten som er hovedkontor være merket av som dette. Det kan være hensiktsmessig å benytte funksjonaliteten for hovedkontor dersom du ønsker at varelevering og fakturering skal skje til forskjellige kunder. Slik oppretter du et hovedkontor 1. Velg Vis - Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden som skal være hovedkontor. 3. Velg fanekortet Innstillinger. 4. Klikk Kunde. 5. Velg Ja i nedtrekkslisten for Hovedkontor. Hovedkontoret er opprettet. 24

32 KONTAKTOPPFØLGING Slik tilknytter du en kunde til et hovedkontor 1. Velg Vis - Kontakt og klikk Kontaktoppfølging. 2. Finn kunden du ønsker å knytte til et hovedkontor. 3..Klikk søkeknappen og marker hovedkontoret du ønsker å knytte deg til. 4. Klikk OK. 5. Svar Ja hvis du ønsker at hovedkontaktens betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, leveringsform og ordrerabatt i prosent skal gjelde for denne kontakten. Svar Nei hvis du ønsker at underkontoret skal ha egne betingelser. Kunden er nå tilknyttet hovedkontoret..for kunder som er definert som hovedkontor eller underkontor vil du få opp en oversikt over kjedetilknytningen når du klikker på ikonet for hhv. underkontor eller hovedkontor i kontaktkortet. I oversikten Hoved-/Underkontor kan du markere et hoved- eller underkontor og klikke Gå til for å gå direkte til kontakten du ønsker mer informasjon om. Innstillinger for Underkontor I fanekortet Innstillinger under knappen Kunde kan du bestemme om underkontoret skal faktureres til kontaktens fakturaadresse eller hovedkontorets fakturaadresse. Reskontropostering vil føres mot kontakten eller hovedkontoret, avhengig av hvem du velger skal faktureres. Det er mulig å overstyre fakturaadresse manuelt ved opprettelse av en ordre, men vær oppmerksom på at reskontroposteringer fortsatt vil føres mot hovedkontoret dersom du har valgt dette i innstillinger. Levering av varer kan settes til kontaktens leveringsadresse eller hovedkontorets leveringsadresse. Merk! Det skal kun merkes av for hovedkontor på kontakten som er hovedkontor, ikke underkontorer som er knyttet til et hovedkontor. 25

33 KUNDEOPPFØLGING Kontaktpersoner I kontaktpersonmodulen kan du registrere informasjon om personer du er i kontakt med hos dine kunder og leverandører. Registrering av kontaktpersoner vil gjøre det enklere for deg å finne personen du skal snakke med/referere til i ulike situasjoner. Kontaktpersonmodulen kan åpnes som en selvstendig modul ved å velge Vis, peke til Kontakt og klikke Kontaktperson, men det er også mulig å åpne modulen ved å dobbeltklikke på en kontaktperson tilknyttet en kontakt. I øverste del av vinduet registreres kontaktpersonens navn i feltene Fornavn, Mellomnavn og Etternavn. Dersom du i brukerinnstillinger for kontaktperson har valgt at adressen på kontakten skal arves til kontaktpersonen, vil adressen allerede ligge her. Hvis du ønsker å registrere en annen adresse på kontaktpersonen kan du gjøre det ved å skrive rett i adressefeltet eller klikke på knappen Adresse. Brukerinnstillinger! 26 Du kan merke av for Vis kolonne for mellomnavn, i fanekortet Kontaktpersoner under Annet. I feltene for telefon, telefaks, mobil og e-post kan du registrere kontaktpersonens direktenumre og e-postadresse..du kan også sette inn et bilde av kontaktpersonen dersom det er ønskelig. Det gjøres ved hjelp av knappen Klikk for å legge inn bilde. Bildet kan være i JPG eller BMP-format.

34 KONTAKTOPPFØLGING Annen informasjon som kan registreres om kontaktpersonen er initialer, stilling, tittel med tittel2 og titulering. Tips! I innstillingen Adresseoppsett definerer du hvordan oppsettet av adresser, kontaktnavn og kontaktpersoner skal vises på alle rapporter. Innstillingen finner du under Vis - Innstillinger - Rapporter - Adresseoppsett. Egendefinerte felter, Gruppe og Notatfeltet fungerer på samme måte som i selve kontaktkortet.. Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i ved hjelp av aktivitetsmaler..vis kart: Du kan få vist på et kart hvor en kontakt eller kontaktperson holder til. Kartet vil åpnes opp i et eget vindu. Forutsetter tilkobling til Internett..Vis reiserute: Vise reiseruten til kontakten. Reiseruten tar utgangspunkt i din adresse. Forutsetter tilkobling til Internett. Tips! Du kan velge kartleverandør for kart og reiserute i brukerinnstillinger for kontaktperson.. Oppdater kontaktinformasjon: Tilleggsprodukt. Oppdaterer kontaktinformasjonen til kontakten. Kontaktpersonen er knyttet til en hovedkontakt fra kontaktregisteret. Hvilke fanekort som vises i kontaktpersonmodulen avhenger av om hovedkontakten er kunde og/eller leverandør samt hvilke fanekort du i brukerinnstillinger har bestemt skal vises. Fanekortene er de samme som er beskrevet under kontaktregisteret, med unntak av fanekortet Annen Info. Brukerinnstillinger for Kontaktperson Ved å klikke på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen har du mulighet til å tilpasse vinduet for kontaktperson til dine behov. Du kan også velge Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul, og klikke Kontaktperson for å åpne innstillingene. Vinduet består av fanekortene: Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun påkrevde felter. Normal: Viser standardfelter og funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelige felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Ønsker du å skreddersy vinduet selv, kan du gjøre det under Fanekort. Kontaktpersoner Her kan du bestemme standardverdier som skal gjelde nye kontaktpersoner som opprettes. Du kan merke av om du ønsker at kontaktpersonen skal arve adresser fra kontakten og bestemme hvordan adresseendringer på kontakten skal påvirke kontaktpersonen. 27

35 KUNDEOPPFØLGING Du kan også merke av dersom du ønsker å arve egendefinerte felt og gruppefelt fra kontakten og bestemme hvordan endringer av disse feltene på kontakten skal påvirke kontaktpersonen. I tillegg kan du merke av hvis du ønsker at Vår ref. skal arves automatisk fra kontakten. Av andre innstillinger for modulen kan du merke av om du ønsker å vise kolonne for mellomnavn, automatisk åpne kontaktpersonlisten ved åpning av kontaktpersonkortet og legge inn informasjon om bruker og tidspunkt når notat legges inn. Kartoppslag: Velg leverandør for kartoppslag. Oppslagene gjelder funksjonene Vis kart og Vis reiserute fra kontaktperson. Du finner egen tilsvarende innstilling i brukerinnstillinger for kontakt. Fanekort Her kan du skreddersy hvilke fanekort som skal vises i kontaktpersonvinduet ved å markere fanekortene. Vi anbefaler at du fjerner markeringen for fanekort du ikke trenger for å få et mest mulig oversiktlig vindu. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Under Annet kan du bestemme at summene på Tilbud, Ordre/Faktura, Produkt og Innkjøp skal vises inklusiv Mva. 28

36 E-POST E-POST Om e-post i programmet Programmet inneholder funksjonalitet for å sende e-post til dine kontakter. Du kan for eksempel sende et tilbud, en ordre/faktura, eller en betalingspåminnelse på e-post til en kontakt. Rapportene i programmet kan også sendes på e-post. Ved å benytte funksjonene i programmet til å opprette og lagre e-post til og eventuelt fra dine kontakter, kan du få fullt utbytte av kundeoppfølgingsfunksjonaliteten i programmet. E-post knyttes til kontaktene, og du kan enkelt finne frem til korrespondansen senere. Se eget avsnitt nedenfor for mer informasjon om hvordan du kommer i gang med e-post. Systemadministrator: Innstillingene for e-post settes opp for hver enkelt bruker. Programmet sender e-post via Microsoft Outlook Du må ha Microsoft Outlook/Outlook Express installert for å kunne sende e-post fra programmet. Du kan velge om du vil benytte Mamut som e-posteditor for å opprette og redigere utgående e- post, eller Outlook sin e-posteditor, der dette lar seg gjøre. Merk! Skal du benytte noen del av integrasjonen med Outlook, ut over det å sende e-post, kan du ikke benytte Outlook Express. Se mer om Outlook-integrasjonen nedenfor. Opprett e-post der du "er" E-postfunksjonaliteten er integrert i store deler av systemet. Du kan for eksempel sende et tilbud, en ordrebekreftelse eller en faktura direkte fra systemet som e-post. Eller du kan opprette en ny e- post direkte fra for eksempel kontaktkortet, prosjektregisteret eller ansattregisteret. Du kan også velge å skrive ut rapporter til e-post, samt sende dokumenter. Skriv ut rapporter som e-postvedlegg (PDF) Du kan skrive ut til e-post. Velger du for eksempel å skrive ut en faktura til e-post, vil programmet automatisk konvertere utskriften til PDF-format og legge dette som vedlegg til en e-post til mottakeren. Et slikt PDF-vedlegg er lesbart for de aller fleste mottakere, og regnes blant de aller fleste som en sikker filtype. Se mer om dette i eget avsnitt nedenfor. Velg metode for standard e-postmottaker I firmainnstillingene for kontaktoppfølging kan du velge metode for hvilken eller hvilke e- postadresser som skal benyttes som standard ved utsendelse av kjøp- og salgsdokumenter per e- post. Du kan velge mellom Kontakt e-post, feltet Deres ref., og E-postliste. E-postlisten lar deg velge mellom kontaktens registrerte e-postadresser på kontakten og kontaktpersonene, før utsendelsen. Deres ref. gjelder kontaktens referanse, fra tilbud/ordre/faktura. 29

37 KUNDEOPPFØLGING Microsoft Outlook integrasjon Du kan i tillegg velge å integrere systemet med Outlook. Outlook-integrasjonen kan benyttes enten du benytter Outlook sin e-posteditor for å redigere utgående e-post, eller programmets egen. Integrasjonen gir deg blant annet muligheten til automatisk, eller manuelt, å knytte inn- og utgående e-post til dine kontakter. Du kan integrere e- post, kalender og oppgavelisten, og du kan dessuten opprette kontakter direkte fra Outlook. For å benytte Outlook-integrasjonen må du ha Microsoft Outlook installert på din maskin. Integrasjonen fungerer for Outlook 2003, Outlook XP og Outlook 2002 (XP) med SP3. (Ikke Outlook Express). Innstillingene for Outlook-integrasjonen finner du under Vis - Innstillinger - Bruker. Velg fanekortet Innstillinger per modul, og knappen Outlook. Se mer om Outlook-integrasjonen i eget avsnitt nedenfor. Gruppe e-post Du kan benytte veiviseren for kontaktutvalg for å sende e-post til et utvalg av dine kontakter. Gjennom veiviseren kan du sette opp og lagre faste utvalg som du kan benytte senere. Du kan basere utvalget på et variert tilbud av kriterier, slik at du kan nå akkurat de riktige kontaktene til enhver tid. E-postmaler Ved hjelp av programmets egen e-posteditor kan du opprette e-postmaler. Med e-postmaler skriver du ferdig deler av teksten, og formaterer den en gang, fremfor hver gang du skal sende tilsvarende e-post til en annen kontakt. Du kan opprette så mange maler du har behov for. Selv om du i brukerinnstillingene for Outlook har stilt inn systemet for å benytte Outlook som e-posteditor, vil de registrene som kan dra nytte av e-postmaler likevel benytte programmets egen e-posteditor.. E-posteditoren i programmet Programmet har sin egen e-posteditor for å opprette og redigere utgående e-post. Denne benyttes som standard. Du kan endre e-posteditor til Microsoft Outlook i Brukerinnstillinger for Outlook..Du kan for eksempel sende e-post rett fra kontaktkortet ved å klikke Send e-post. Alternativt kan du velge Vis - E-post - Enkelt kontakt for å åpne e-posteditoren. Du kan deretter velge hvilken kontakt som skal motta e-posten. Velger du å sende rett fra kontaktkortet, vil e- postadressen allerede være utfylt. Slik redigerer du en e-post i programmets egen e-posteditor 1. Klikk på knappen Til... og velg ønsket mottaker av e-posten. Det gjøres ved å markere selve kontakten til venstre i vinduet som åpnes. Marker deretter én eller flere kontaktpersoner som skal motta e-posten. Overfør kontaktpersonene til mottakervinduet ved hjelp av piltastene og klikk OK. 2. Klikk Vedlegg... dersom du har et dokument som du ønsker å legge ved. 3. Skriv inn Emne for innholdet i e-posten. 4. Velg ønsket mal i nedtrekkslisten for dette dersom du ønsker å basere innholdet på en e-postmal. 30

38 E-POST 5. Velg Prosjekt dersom e-posten skal knyttes til et prosjekt. 6. Skriv deretter inn selve teksten i e-posten. Ved hjelp av standard formateringsknapper øverst i editoren kan du formatere teksten til ønsket font, farge, størrelse etc. 7..Klikk Send E-post for å sende e-posten. E-posten sendes nå ved hjelp av Microsoft Outlook. Du kan se mer om de ulike alternativene for oppsett av e-post fra programmet i avsnittet "Om e- post i programmet". Kom i gang med e-post Slik kommer du i gang med e-post i programmet 1. Registrer din e-postadresse: Først må du registrere en e-postadresse på deg som bruker. Dette gjør du ved å velge Vis - Innstillinger - Bruker. Skriv inn e-postadressen i feltet E-post.. Du kan hente inn e-postadressen din fra Microsoft Outlook ved hjelp av søkeknappen. Systemadministrator: Er du systemadministrator kan du registrere e-postadresser på alle brukerne. Dette gjør du via Vis - Innstillinger - Sikkerhet - Brukeradministrasjon. 2. Velg e-posteditor: Du må bestemme hvilken e-posteditor som skal benyttes for å opprette og redigere e-post fra programmet. Bruker du Outlook som e-posteditor, vil Outlook åpnes når du skal opprette en e-post. Merk at innstillingen kun gjelder e-post fra kontakt-/kontaktperson, ansatt- og aktivitetsregisteret. E-post som opprettes fra produkt benytter funksjoner i programmets egen e-posteditor, og vil 31

39 KUNDEOPPFØLGING derfor likevel benytte denne. E-post som opprettes direkte fra rapporter vil alltid benytte Outlook som e-posteditor. Du velger e-posteditor under Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Outlook, i nedtrekkslisten øverst. 3. Velg om du vil benytte Outlook-integrasjon eller ikke: Skal du ikke benytte integrasjonen, er du nå klar til å sende e-post fra programmet. Skal du benytte integrasjonen merker du av for dette under Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Outlook. Du vil da kunne velge detaljer for hvordan integrasjonen skal kunne fungere. Se mer om brukerinnstillingene for Outlook nedenfor. Start deretter Outlook på nytt. Benytter du integrasjonen vil du kunne se menylinjen til programmet i Outlook. Du kan nå benytte programmet til e-post. Microsoft Outlook.Har du valgt å benytte Outlook-integrasjonen vil alle nye elementer i Outlook automatisk bli synkronisert inn i ditt Mamut-system. Innkommende e-post, sendte elementer og elementer i kalender og oppgaveliste som er mottatt/registrert før du aktiverte integrasjonen, vil imidlertid ikke bli automatisk synkronisert. Disse kan du overføre manuelt ved å merke de aktuelle elementene i Outlook, og klikke på Overføring. 32

40 E-POST E-postmaler Dersom du ofte sender ut samme e-post til flere av dine kontakter, vil du kunne spare tid ved å opprette en mal som du bruker ved utsendelse. Ved å bruke en e-postmal holder det å skrive teksten og formatere en gang fremfor hver gang du skal sende tilsvarende e-post til en annen kontakt. Du kan opprette så mange maler du har behov for. Slik oppretter du en ny e-postmal 1. Velg Vis - E-post og klikk E-postmaler. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn Malnavn og Emne. Dersom du ønsker å legge ved en fil klikker du Vedlegg og legger til ønsket fil. 4. Skriv inn ønsket tekst. 5. Formater teksten slik at du får ønsket font og farge. 6. Klikk Lagre. Malen kan nå velges i nedtrekkslisten Velg mal i programmets egen e-posteditor..du kan endre e-postmalen senere. Du kan også redigere e-postmalene som følger med programmet som standard. 33

41 KUNDEOPPFØLGING Hvordan skrive ut som e-postvedlegg? Du kan skrive ut til e-post. Velger du for eksempel å skrive ut en faktura til e-post, vil programmet automatisk konvertere utskriften til PDF-format og legge dette som vedlegg til en e-post til mottakeren. Et slikt PDF-vedlegg er lesbart for de aller fleste mottakere, og regnes blant de aller fleste som en sikker filtype. I firmainnstillingene for Kontaktoppfølging kan du velge hvilken metode som skal benyttes for å velge e-postmottakere. I firmainnstillingene for Ordre/Faktura kan du velge å opprette en PDF-kopi ved effektuering av tilbud til ordre. Denne blir da lagret på ordren. I eksempelet under skriver du ut et tilbud. Slik skriver du ut et tilbud som e-postvedlegg 1. Lag et nytt tilbud eller åpne et eksisterende. 2..Klikk på Skriv ut (Ctrl + P). 3. Velg type tilbud og klikk Neste. 4. Velg E-post, og klikk Ferdig. Det blir nå opprettet en e-post med tilbudsdokumentet som PDF-vedlegg. Kontroller mottakerens e-postadresse og dobbeltklikk gjerne på selve tilbudet (vedlegget Tilbud.pdf) for å kontrollere at du er fornøyd med dokumentet før du sender. 5. Klikk Send i Microsoft Outlook for å sende e-posten. E-posten sendes nå ved hjelp av Outlook, med tilbudet som vedlegg. Merk! Et tilbud behandles som en rapport i systemet. Alle rapporter vil benytte Outlook sin e- posteditor, selv om du har valgt programmets egen e-posteditor i brukerinnstillingene for Outlook. Se mer om dette i avsnittet "Kom i gang med e-post". 34

42 E-POST Hvordan sende et dokument på e-post? Dokumenter som er knyttet til en eller flere kontakter kan sendes på e-post til kontakten(e). For å kunne sende et dokument på e-post må det være registrert en e-postadresse i kontaktkortet til kontakten, og dokumentet må være opprettet eller importert. Du kan sende dokumenter på e-post fra dokumentlisten, og via fanekortet Dokumenter i alle moduler der dette er tilgjengelig. Merk! Det er ikke mulig å sende dokumenter på e-post til ansatte. Du må ha installert Microsoft Office 2000 eller nyere for å kunne sende dokumenter på e-post. Slik sender du et dokument på e-post 1. Merk dokumentet du vil sende på e-post. 2..Klikk Send e-post (eller høyreklikk på dokumentet og velg Send e-post). En e-post vil genereres og åpnes i e-postklienten du har valgt i brukerinnstillingene. Mottager fylles ut automatisk, og dokumentet legges ved som en fil. 3. Fyll eventuelt ut ytterligere opplysninger. 4. Klikk Send. Dokumentet sendes ved hjelp av Microsoft Outlook. 35

43 KUNDEOPPFØLGING Integrasjon med Outlook Programmet sender e-post via Microsoft Outlook. Du kan i tillegg velge å integrere systemet med Outlook, slik at for eksempel e-post som kommer inn til Outlook blir overført som aktiviteter i programmet, eller møter i kalenderen i Outlook blir overført til kalenderen. Du kan benytte integrasjonen enten du benytter Outlook sin e-posteditor for å redigere utgående e-post, eller programmets egen. Du aktiverer integrasjonen, og setter innstillingene under Vis - Innstillinger - Bruker. Velg fanekortet Innstillinger per modul, og knappen Outlook. E-post som mottas i Outlook kan opprette en aktivitet på kontakten i programmet automatisk, dersom programmet finner e-postadressen på en av dine kontakter, eller ved at du på forespørsel oppretter en slik aktivitet. Du kan også synkronisere oppgavelisten og kalenderen, en eller begge veier. Merk! I denne beskrivelsen av integrasjonen med Outlook blir Mamut Business Software omtalt som "programmet". For å benytte denne integrasjonen må du ha Microsoft Outlook installert på din maskin. Integrasjonen fungerer for Outlook 2003, Outlook XP og Outlook 2002 (XP) med SP3. (Ikke Outlook Express). Velg detaljer for synkroniseringen Overfør aktiviteter fra programmet til kalender og oppgavelisten i Outlook: Aktiviteter du oppretter i programmet kan overføres automatisk til kalender og oppgaveliste i Outlook. Velg mellom automatisk synkronisering eller manuell overføring: Automatisk synkronisering betyr at det automatisk opprettes aktiviteter i programmet basert på de valg du har gjort i brukerinnstillingene for Outlook. Manuell overføring betyr at du manuelt kan opprette aktiviteter i programmet basert på de valg du har gjort i brukerinnstillingene for Outlook. Med automatisk synkronisering vil alle nye elementer i Outlook automatisk bli synkronisert inn i ditt Mamut-system. Innkommende e-post, sendte elementer og elementer i kalender og oppgaveliste som er mottatt/registrert før du aktiverte integrasjonen, vil ikke bli automatisk synkronisert. Disse må du overføre manuelt. Hvis du benytter automatisk synkronisering vil innboksen og alle undermapper til den bli synkronisert. Det er også mulig å synkronisere fra andre mapper i Outlook (også fra Public Folders), men dette må gjøres manuelt. Hvis du benytter manuell overføring må du selv velge at alle elementer skal synkroniseres, du vil så få en oversikt over elementer som vil bli synkronisert i et eget liste vindu. Her kan du fjerne de elementene du ikke vil synkronisere. Velg hvilke typer vedlegg som skal synkroniseres: Du kan velge om vedlegg til e-post du mottar skal overføres til dokumentmodulen i programmet, og i så fall hvilke typer vedlegg. Overfør aktiviteter fra Outlook og sett standardverdier for disse: Aktiviteter i oppgavelisten og kalenderen kan overføres til kalender eller oppgavelisten i programmet. I tillegg kan du få opprettet aktiviteter på både utgående- og innkommende e-post. Se flere detaljer om dette under "Brukerinnstillinger for Outlook". Egen menylinje i Outlook Du får en egen menylinje i Outlook for å kontrollere integrasjonen derfra i det daglige arbeidet. Opprett ny e-post i Outlook til kontakter i kontaktregisteret i programmet: På menylinjen får du en egen knapp, Ny e-post, der du kan søke frem kontakter fra kontaktregisteret i programmet før det opprettes e-post til denne eller disse. 36

44 E-POST Opprett kontakter direkte i Outlook og synkroniser med programmet: Du kan opprette en kontakt eller kontaktperson direkte fra Outlook, slik at du kan synkronisere denne straks, også når kontakten ikke finnes i programmet fra før. Åpne kontaktkortet og aktiviteter direkte fra Outlook: Fra et element i Outlook som er synkronisert kan du åpne kontaktkortet og eventuelt aktiviteten til denne i programmet. Kontroller om elementer er overført: Du kan kontrollere om hvert enkelt element er overført, til hvilken kontakt, om det er overført vedlegg med mer. Dermed har du full kontroll på elementene i begge programmene. Se flere detaljer om menylinjen i Outlook nedenfor. Viktig å vite Systemadministrator: Innstillingene for e-post settes opp for hver enkelt bruker. Regelmessige avtaler: I Outlook kan en avtale i kalenderen opptre med Regelmessighet, slik at møtet gjentas i kalenderen. En slik avtale kan bare synkroniseres som ett element til programmet. Dette betyr at kun hovedavtalen synkroniseres. Flere brukere: Funksjonaliteten støtter kun integrasjon mot din egen Outlook. Det er ikke er mulig å opprette aktiviteter i programmet som overføres til andre brukere til Outlook. Flere kontakter: E-post som er sendt ved hjelp av Outlook til flere kontakter/kontaktpersoner, som alle er registrert i programmet, vil kun synkroniseres med den første av disse kontaktene. Flere firmadatabaser: Integrasjonen med Outlook kan kun benyttes mot en enkelt firmadatabase. Har du flere firmadatabaser må du velge hvilken du skal benytte integrasjonen mot. Du kan imidlertid bytte, ved å skru av integrasjonen der den er aktiv og deretter skru den på i en annen firmadatabase. Alle brukerne trenger imidlertid ikke å bruke integrasjonen mot samme firmadatabase, det vil si at ulike brukere kan benytte integrasjonen mot ulike firmadatabaser. Du kan se hvilke firmadatabaser hver enkelt bruker kjører mot under brukerinnstillingene for Outlook. Sletting av elementer i Outlook: Når du sletter et element i Outlook får du frem en meldingsboks der du skal ta stilling til om den tilhørende aktiviteten i programmet også skal slettes. For å få frem denne meldingen er det avgjørende at elementet går via Slettede elementer. Du bør derfor ikke slette "direkte" (Shift + Enter), da denne kommandoen fjerner elementet permanent, uten at det lar seg gjøre å slette elementet i programmet. Menylinjen i Microsoft Outlook Du får en egen menylinje i Microsoft Outlook for å kontrollere integrasjonen derfra i det daglige arbeidet. Menylinjen er synlig i oversiktsvinduet, men ikke i detaljvinduet, for eksempel for en e- post. Programikonet åpner Mamut Business Software.. Ny e-post: Her kan du søke frem kontakter fra kontaktregisteret i programmet før det opprettes e-post til denne eller disse.. Overføring: Når du markerer ett eller flere elementer i Outlook og klikker på denne knappen, fremkommer et vindu der du ser om disse kan synkroniseres eller ikke. Finnes ikke kontakten, kan du enkelt opprette kontakten herfra slik at elementet kan overføres. Du kan også åpne elementet og eventuelle vedlegg før du tar stilling til om de skal overføres eller ikke. 37

45 KUNDEOPPFØLGING.Overfør alle: Iverksetter overføring av alle elementer som passer til kriteriene du har valgt i brukerinnstillingene for Outlook. Du vil deretter få opp et vindu der du kan velge elementer for overføring og eventuelt ta bort/sjekke vedlegg, før du aksepterer overføringen..åpne kontaktkortet: Marker en e-post i Outlook og klikk på knappen for å åpne kontaktkortet. Denne er kun aktiv dersom e-posten er synkronisert med programmet..åpne aktivitet: Åpner aktiviteten som er opprettet på bakgrunn av elementet som er synkronisert..synkroniseringsstatus: Her kan du se synkroniseringsinformasjon om det elementet som er markert i Outlook. Har du for eksempel markert en e-post og klikker på denne knappen, kan du se om elementet er synkronisert eller ikke, hvilken kontakt som er tilknyttet elementet og hvilken aktivitet som er opprettet..innstillinger: Åpner brukerinnstillinger for Outlook-integrasjonen. Dette er det samme vinduet som åpnes via programmet. Brukerinnstillinger for Outlook.I brukerinnstillingene for Outlook setter du blant annet opp hvilken e-posteditor du ønsker å benytte. Integrasjon E-posteditor for utgående e-post: Her velger du om du skal benytte programmet sin egen e- posteditor eller Microsoft Outlook sin når du oppretter og redigerer utgående e-post. Merk! Programmet benytter uansett Outlook til å sende e-posten du oppretter. Benytt/Ikke benytt Outlook integrasjon: Her velger du om du ønsker å integrere systemet med Outlook. Benytter du integrasjonen vil de øvrige innstillingene aktiveres. Overføring fra programmet til Microsoft Outlook Aktiviteter du oppretter i programmet kan overføres automatisk til kalender og oppgaveliste i Outlook. Du velger om du vil overføre disse her. Overføring fra Microsoft Outlook til programmet Automatisk synkronisering betyr at det automatisk opprettes aktiviteter i programmet basert på de valg du har gjort i brukerinnstillingene for Outlook. Det kan automatisk opprettes aktiviteter for utgående e-post, innkommende e-post, elementer i oppgaveliste og elementer i kalender. For å opprette aktiviteter for utgående og innkommende e-post er det en forutsetning at mottaker/avsender er registrert som kontakt eller kontaktperson i programmet med den aktuelle e- postadressen. 38

46 E-POST Manuell overføring betyr at du på forespørsel manuelt kan opprette aktiviteter i programmet basert på de valg du har gjort i brukerinnstillingene for Outlook når nye elementer opprettes. Du kan opprette aktiviteter for utgående e-post, innkommende e-post, elementer i oppgavelisten og elementer i kalenderen ved å klikke på knappene Overfør valgte eller Overfør alle. Aktivitetene opprettes på grunnlag av e-postadressen som benyttes. Denne må være registrert på kontakt/kontaktpersonen i programmet for at Outlook skal kunne identifisere hvilken kontakt aktiviteten skal opprettes på. Importere vedlegg: Du kan velge om vedlegg til e-post du mottar skal overføres til dokumentmodulen i programmet, og i så fall hvilke typer vedlegg. Merk! Som standard overføres alle typer vedlegg dersom du merker av for å importere vedlegg. Du kan ekskludere bestemte filtyper, eller definere hvilke filtyper som skal importeres. Dette gjør du ved å klikke på knappen Filtyper. E-postadresse og firmadatabase Nederst i skjermbildet ser du hvilken e-postadresse integrasjonen benytter. Adressen er hentet fra hovedkortet i brukerinnstillinger, feltet E-post. 39

47 KUNDEOPPFØLGING Standardverdier Fanekortet Standardverdier er kun aktivt dersom du på fanekortet Integrasjon har valgt Benytt Outlook-integrasjonen. Skal du overføre e-post fra Outlook bør du sette standardverdier for aktivitetene som skal opprettes. Programmet foreslås som standard en Aktivitetstype, samt at Status for aktiviteten skal være Utført, og at aktiviteten skal få pålogget bruker som Ansvarlig. Du kan eventuelt også velge et Prosjekt som standardverdi. I nedtrekkslisten Type kan du velge at standard aktivitetstype skal Arve(s) fra brukerinnstillinger for Aktivitet. Dermed er det standard aktivitetstype fra disse brukerinnstillingene som benyttes på aktivitetene fra Outlook. 40

48 AKTIVITETER OG KALENDER AKTIVITETER OG KALENDER Aktiviteter Aktivitetene kan gi deg full kontroll over dine, og andre ansatte sine aktiviteter overfor blant annet kunder og prosjekter. Du kan planlegge møter, kundebesøk, oppfølging, telefonsamtaler, og følge opp disse aktivitetene i kalenderen, i felleskalenderen, i oppgavelisten, direkte på kontaktkortet, eller for eksempel på et prosjekt i prosjektregisteret. Vises i kalender eller i oppgavelisten Aktivitetene kan vises og redigeres i Aktivitetslisten. I tillegg viser kalenderen din aktiviteter du er ansvarlig for eller tilknyttet som ansatt. Du kan velge om en aktivitet skal vises i selve kalendervisningen eller i oppgavelisten ved siden av kalendervisningen. Dette styres av Aktivitetstypene til de forskjellige aktivitetene. Aktiviteter av typen Besøk, Demonstrasjon og Møte vises i kalenderen, mens aktiviteter som Brev, Faks og Telefon ut, hører til i oppgavelisten. Du kan velge farge for visning i kalenderen basert på aktivitetstype, eller direkte på den enkelte aktiviteten. Se avsnittet "Innstillinger for aktivitetstyper" for informasjon om hvordan du kan stille inn kalendervisning og farger. Tilknytt kontakter I det du oppretter en aktivitet kan du ved hjelp av knappen Tilknytt knytte aktiviteten til Kontakter, Ansatte og Ressurser, slik at du eller andre brukere senere kan få tilgang til informasjonen du registrerer på aktiviteten. Opprett gruppeaktiviteter En gruppeaktivitet henvender seg mot flere enn en kontakt. Gjennom funksjonen for å opprette gruppeaktiviteter definerer du et utvalg kontakter aktiviteten skal utføres mot og definerer videre parametere som gjelder for aktiviteten. Vedlikehold mange aktiviteter ved hjelp av veiviser Ved hjelp av veiviseren Endre verdier på et utvalg aktiviteter definerer du hvilke aktiviteter som skal endres gjennom et utvalg. Fordel aktiviteter Du kan fordele aktiviteter vilkårlig mellom flere kundebehandlere ved opprettelse av flere gruppeaktiviteter, eller ved å endre verdier på et utvalg aktiviteter. Bruk oppfølgingsaktiviteter for å følge opp kunder og andre prosesser Innen modulene for kontakt, salg, innkjøp, logistikk, regnskap og lønn er det en rekke prosesser som kan aktiveres, og som da vil generere opprettelse av oppfølgingsaktiviteter automatisk. 41

49 KUNDEOPPFØLGING 42 Forenkle bruken ved hjelp av aktivitetsmaler Ved hjelp av lett tilgjengelige aktivitetsmaler i de ulike modulene kan du forenkle opprettelsen av aktiviteter vesentlig. Du kan definere og skreddersy hvilke aktiviteter som skal kunne opprettes raskt og enkelt fra hver enkelt modul. Integrer aktivitetene med Microsoft Outlook Aktiviteter i oppgavelisten og kalenderen kan overføres til kalender eller oppgavelisten i programmet. Aktiviteter du oppretter i programmet kan overføres automatisk til kalender og oppgaveliste i Outlook. Bruk Skype til telefonsamtaler og få samtalene logget som aktiviteter på dine kontakter Med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet. Du kan også motta samtaler. Er kontakten registrert med Skype-navn eller Skype-nummer i kontakt- eller kontaktpersonregisteret ditt, vil du få oppslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter logges som aktiviteter, slik at du enkelt kan få tilgang til historikken på kontakten senere. Systemopprettede aktiviteter Systemopprettede aktiviteter er aktiviteter som blir opprettet automatisk når visse hendelser og prosesser skjer i programmet. Eksempler på hendelser der aktiviteter blir opprettet automatisk av systemet er bl.a. ved: Endring av firmainnstillinger, varetelling, div. veivisere som endrer verdier på et utvalg kontakter, produkter etc., periodeavslutning, endring av regnskapsår, bilagsnummerserier, opprettelse av nye kontoer i kontoplanen m.m. Se mer om dette i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". Analyse av aktiviteter (Tilleggsprodukt) Du kan hente ut oversikt over alle aktiviteter og sette dem rett inn i en Pivot-tabell. Aktivitetsvinduet Verktøylinjen Fra verktøylinjen kan du lage ny post, lagre, slette med mer..ny aktivitet..sjekk tilgjengelighet. Her kan du se en Tidsplan for ansatte og ressurser som er tilknyttet aktiviteten..dupliser aktivitet. Ved hjelp av funksjonen for duplisering av aktivitet kan du duplisere en aktivitet en eller flere ganger..åpne tilhørende element i MS Outlook: Vises kun dersom du benytter integrasjon med Microsoft Outlook..Brukerinnstillinger. I brukerinnstillingene kan du blant annet bestemme hvordan vinduene for aktivitetsstyring skal se ut, og sette standardverdier ved opprettelse av nye aktiviteter. Nedenfor finner du en beskrivelse av hvert felt. Dersom ikke alle feltene vises i vinduet, kan det være at fanekortene/notatfeltet er maksimert. Ved å klikke [---] nederst til høyre i vinduet vil flere felt bli tilgjengelige.

50 AKTIVITETER OG KALENDER Tips! Programmet velger som standard et intervall for dato fra og til når aktiviteter vises i aktivitetslisten. Dersom du ikke finner en aktivitet i aktivitetslisten, kan det tenkes datoen for aktiviteten faller utenfor intervallet. Feltbeskrivelser Emne: En kort beskrivelse av hva aktiviteten går ut på. Starttid: Sett dato og klokkeslett for når aktiviteten skal starte. Klokkeslett behøver ikke å være aktuelt for aktiviteter til Oppgavelisten. Sluttid: Justeres automatisk i forhold til starttiden etter firmainnstillinger for aktiviteter hvor du kan sette Standard varighet på nye aktiviteter. Denne varigheten kan overstyres ved at du endrer sluttiden som blir foreslått. Alarm: Velg om aktiviteten skal settes opp med alarm og hvor lang tid før starttiden alarmen skal utløses. Merk! Dersom du har satt opp at aktivitetene skal overføres til Microsoft Outlook, kan du ikke velge når alarmen skal utløses. Denne vil da utløses etter innstillingene i Microsoft Outlook. Type: Aktivitetstype er en viktig kategorisering for å kunne kjøre statistikker. I tillegg hjelper det deg ved filtrering av aktivitetslisten. Aktivitetstypen styrer også om aktivitetene blir tilgjengelige i listene for Kundeservice, Produktservice og Telemarketing (tilleggsprodukter). Du kan vise aktiviteten i den grafiske kalenderen, enten i selve kalenderen eller i oppgavelisten. Denne innstillingen kan du sette på aktiviteten under fanekortet Diverse. Status: Velg mellom forhåndsdefinerte statuser for oppfølging av fremdrift på aktivitetene. Du kan også opprette egne statuser i Standardregisteret. Når du merker en aktivitet som Utført i aktivitetslisten, settes automatisk status til "Utført". Om du ønsker det skal settes en annen status i disse tilfellene, kan dette velges gjennom firmainnstillinger for aktiviteter. Ansvarlig: Alle som er registrert i Personalregisteret kan settes som ansvarlig for en aktivitet. Gjennom tilgangskontroller kan du i tillegg sperre for om personer skal kunne redigere andre enn sine egne aktiviteter. Tilknytt: Her kan du tilknytte både Kontakter, Ansatte og Ressurser som er involvert i aktiviteten. Prosjekt: Dersom aktiviteten skal knyttes til et av dine prosjekter, kan du velge dette her. Dersom aktiviteten er opprettet fra Prosjektmodulen vil feltet allerede være utfylt. Tips! Har du valgt et prosjekt kan du høyreklikke i feltet og velge Gå til prosjekt. Prioritet: Velg mellom Høy, Middels og Lav prioritet, eller Ingen dersom du velger å ikke prioritere dine aktiviteter. Vis tid som: Velg hvordan aktiviteten skal vises i kalenderen, som Ledig, Opptatt eller Ute. Er særlig relevant som informasjon ved tilknytting av ansatte til andre aktiviteter. Privat: Du kan benytte private aktiviteter for å begrense tilgangen til innholdet i aktiviteten. Er det merket av her, vil kun brukere som har rettigheter til å vise private aktiviteter, kunne se detaljene på aktiviteten. Legg merke til at aktiviteten likevel vil være synlig i kalenderen, slik at øvrige brukere kan se at du er opptatt. Superbruker kan alltid se innholdet. Fargekode: I nedtrekkslisten ved siden av Privat kan du velge Fargekode for aktiviteten, dersom aktiviteten er av en type som skal vises i kalender. Ved hjelp av aktivitetstyper, kan du i standardregisteret bestemme standard farge for hver enkelt aktivitetstype, slik at du ikke trenger å legge inn farge på hver enkelt aktivitet. 43

51 KUNDEOPPFØLGING Fanekortene i aktivitetsregisteret Notat: Skriv notater i forbindelse med aktiviteten. Under brukerinnstillinger for aktivitet kan du velge om Dato og Navn på brukeren skal fylles inn for hvert notat. Produkt: Her kan du legge opp produkter som er tilknyttet aktiviteten. Dette kortet benyttes også i forbindelse med Produktservice, hvor du legger opp hvilket produkt som er inne på service, eventuelle Ressurser benyttet ved servicen og eventuelle arbeidstimer som er benyttet. Dette kan så overføres direkte til faktura. Dersom du skal opprette en ordinær faktura anbefaler vi at du gjør dette i fanekortet Ordre/Faktura. Tilbud: Du kan lage tilbud direkte fra aktiviteten. Dette forutsetter at aktiviteten er tilknyttet en eller flere kontakter. Listen over tilbud som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status. Gjennom knappen Tilknytt kan du få opp en liste over eksisterende tilbud og knytte de til aktiviteten. Tips! Du kan opprette Nytt tilbud og Repeterende tilbud direkte fra aktiviteten. Disse blir da tilknyttet aktiviteten. Ordre/Faktura: Opprett ordre direkte fra aktiviteten. Listen over ordre som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status. Gjennom knappen Tilknytt kan du få opp en liste over eksisterende ordre og knytte de til aktiviteten. Innkjøp: I fanekortet Innkjøp kan du enten opprette nye innkjøp basert på aktiviteten eller du kan tilknytte et eksisterende innkjøp. Timeregistrering: Her kan du opprette timelinjer som er knyttet til aktiviteten eller tilknytte eksisterende timesedler. Dokumenter: Opprett dokumenter, eller tilknytt eksisterende dokumenter som har relevans for aktiviteten. Listen over dokumenter som er opprettet fra aktiviteten kan filtreres ut fra status..du kan importere dokument ved hjelp av knappen for dette. Les mer om import av dokumenter i eget avsnitt. Diverse: Her finner du dine egendefinerte felter. Disse aktiveres og kan tilpasses gjennom firmainnstillingene for aktiviteter. I tillegg kan du overstyre om aktiviteten vises i oppgavelisten eller i selve kalenderen..slette link: Ønsker du å fjerne link til et eksisterende tilbud, ordre/faktura eller innkjøp, kan du gjøre dette ved å klikke på knappen Slette link i det aktuelle fanekortet på aktiviteten. Linken til posten fjernes, slik at du ikke kan åpne denne fra aktiviteten lenger. NB! Selve tilbudet, ordren eller innkjøpet slettes ikke. 44

52 AKTIVITETER OG KALENDER Hvordan arbeide med aktiviteter? Opprette en ny aktivitet I det daglige arbeidet vil du enklest opprette nye aktiviteter som skal relateres til de ulike registrene direkte derfra. Du kan opprette aktiviteter via aktivitetsregisteret, kontaktregisteret, kontaktpersonregisteret, prosjektregisteret, eller gjennom menyvalget Vis - Aktivitet - Ny aktivitet. Feltene på aktiviteten er ikke påkrevet. En rekke felter blir forhåndsutfylt. Hvilke disse er varierer med hvor i programmet du har opprettet aktiviteten fra. I brukerinnstillingene kan du blant annet sette standardverdier ved opprettelse av nye aktiviteter. Tips! Programmet velger som standard et intervall for dato fra og til når aktiviteter vises i aktivitetslisten. Dersom du ikke finner en aktivitet i aktivitetslisten, kan det tenkes datoen for aktiviteten faller utenfor intervallet. Aktivitetsliste Aktivitetslisten gir deg oversikt over alle aktiviteter som er opprettet i programmet. Via ulike tilleggsprodukter kan du eventuelt ha egne aktivitetslister for Kundeservice, Telemarketing og Produktservice. Du kan opprette nye og redigere eksisterende aktiviteter herfra. Når du registrerer en ny aktivitet vil du kunne skrive inn kontaktinformasjon og knytte aktiviteten til et prosjekt hvis det er aktuelt. Fra aktivitetsregisteret har du i tillegg mulighet til å utsette en aktivitet eller markere den som Utført. Øverst i vinduet finner du flere filter som begrenser hvilke aktiviteter som vises. 45

53 KUNDEOPPFØLGING Tips! Hvis du oppretter en aktivitet fra fanekortet Aktivitet i Kontaktregisteret, vil kontaktinformasjonen fylles ut automatisk. Oppretter du en aktivitet i fanekortet Aktivitet i Prosjektregisteret, vil prosjektinformasjon fylles ut automatisk..endringer i filtrene vises ikke før du klikker Oppdater, eller bruker funksjonstasten [F5]. Utført: Du kan markere en aktivitet som utført ved å markere den i listen og klikke på knappen Utført. Filtrene i aktivitetslisten Utføres: Sett fra dato og til dato for å vise aktiviteter som er satt til dette tidsrommet. Tips! Programmet velger som standard et intervall for dato fra og til når aktiviteter vises i aktivitetslisten. Dersom du ikke finner en aktivitet i aktivitetslisten, kan det tenkes datoen for aktiviteten faller utenfor intervallet. Status: Velg hvilken status aktiviteter som skal vises i vinduet må ha. Du kan også velge Alle, som deaktiverer filtret. Ved å velge en av statusene for ikke utførte aktiviteter og deretter klikke Oppdater, vil alle aktiviteter som av ulike årsaker ikke er utført vises. Type: Velg hvilken aktivitetstype en aktivitet må ha for at den skal vises i vinduet. Du kan også deaktivere filteret ved å velge Alle, eller du kan velge (Ingen) som kun viser aktiviteter uten aktivitetstype. Aktivitetslistene for Kundeservice, Telemarketing og Produktservice (Tilleggsprodukter) viser kun spesifiserte aktivitetstyper. Dette styres gjennom Innstillinger for Aktivitetstyper. Ansvarlig: Velg hvem som skal være satt som ansvarlig for/på aktivitetene som skal vises i vinduet. Du kan også deaktivere filteret ved å velge Alle, eller du kan velge (Ingen) som viser alle aktiviteter som ikke har blitt tildelt en ansvarlig. Du kan også sette Utvalg for aktivitetene gjennom verktøylinjen. Dette vil overstyre filtrene som er beskrevet ovenfor, som deaktiveres. 46

54 AKTIVITETER OG KALENDER.Utsette aktiviteter: Du kan utsette aktiviteter ved å klikke på knappen Endre verdier på et utvalg aktiviteter. Da startes veiviseren for dette. Merk deg at denne funksjonen er mest relevant hvis du vil redigere flere aktiviteter. Marker heller aktiviteten og klikk på Rediger-knappen hvis du kun skal endre tiden for en aktivitet..åpne tilhørende element i MS Outlook: Vises kun dersom du benytter integrasjon med Microsoft Outlook. Se mer Outlook-integrasjonen i eget avsnitt. For effektiv administrasjon av flere aktiviteter samtidig, anbefales det at du benytter verktøyene Gruppeaktiviteter og Endre verdier på et utvalg aktiviteter. Tilknytt Kontakter/Ansatte/Ressurser I det du oppretter en aktivitet kan du ved hjelp av knappen Tilknytt knytte aktiviteten til Kontakter, Ansatte og Ressurser, slik at du eller andre brukere senere kan få tilgang til informasjonen du registrerer på aktiviteten. Kontakter: Du velger kontakter fra liste over kontaktnavn (firmanavn) eller fra en liste over alle registrerte kontaktpersoner. Du kan inkludere så mange kontakter du ønsker, men dersom aktiviteten ikke kan utføres under ett, anbefales det at du oppretter en selvstendig aktivitet for hver kontakt gjennom veiviseren for gruppeaktiviteter. Ansatte: Dette er ansatte som blir involvert i aktiviteten i tillegg til den som står som ansvarlig for aktiviteten. Alle ansatte som er registrert i personalregisteret kan velges. Ressurser: Møterom, prosjektører eller demonstrasjonsmodeller kan registreres som ressurser i produktregisteret. De vil da kunne reserveres i dette vinduet, for tidsrommet aktiviteter spenner over. Slik tilknytter du kontakter/ansatte/ressurser til aktiviteten 1. Velg Kontakter i nedtrekkslisten Vis utvalg fra. 2. Klikk på kontakten du ønsker å innlemme i avtalen. Om du ikke finner frem i listen kan du skrive inn de første bokstavene i navnet under Hurtigsøk. 3. Velg fra Kontaktpersoner om det er en spesifikk person hos kontakten som affekteres av avtalen. Om du velger Kontaktpersoner under Vis utvalg fra kan du også legge inn kontaktpersoner direkte. Den relaterte Kontakten vil nå automatisk inngå i avtalen. 4. Overfør kontakten og kontaktpersonen til Kontakter til venstre med pilknappene. Du kan også dobbeltklikke direkte på en kontakt eller kontaktperson for å flytte dem. 5. Velg Ansatte eller Ressurser fra nedtrekkslisten Vis utvalg fra og gjenta prosessen. 47

55 KUNDEOPPFØLGING 6. Klikk Sjekk tilgjengelighet. Dersom en ansatt eller ressurs er reservert gjennom andre aktiviteter vil tidsrommet vises som blå streker i oversikten. Klikk gjerne direkte i kalenderen for å justere starttid og sluttid for aktiviteten, til en tid hvor alle ansatte og ressurser er ledige. 7. Klikk OK. Alle kontakter, ressurser og ansatte vil nå være knyttet til aktiviteten. 48

56 AKTIVITETER OG KALENDER Tidsplan. På aktiviteter kan du klikke Sjekk tilgjengelighet for å få opp en Tidsplan over de ansatte og/eller ressurser som er tilknyttet aktiviteten. Dersom en ansatt eller ressurs er reservert gjennom andre aktiviteter vil tidsrommet vises som blå streker i oversikten. Klikk gjerne direkte i kalenderen for å justere starttid og sluttid for aktiviteten, til en tid hvor alle ansatte og ressurser er ledige. Endre verdi på et utvalg aktiviteter Ved hjelp av en veiviser definerer du hvilke aktiviteter som skal endres gjennom et utvalg. Du kan så velge en eller flere parametere som skal endres, og sette nye verdier for disse feltene. Dette kan være nyttig dersom du skal omfordele ansvaret for aktivitetene til en kundebehandler som har sluttet, forskyve et prosjekt i tid eller lignende. Start veiviseren fra menyen Vis - Aktiviteter - Endre verdier på et utvalg aktiviteter. Tips! I hjelpefilene (F1) finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å endre verdier på et utvalg aktiviteter fungerer. Hvordan fordele aktiviteter? Du kan fordele aktiviteter vilkårlig mellom flere kundebehandlere ved opprettelse av flere gruppeaktiviteter eller ved å endre verdier på et utvalg aktiviteter. Ved å klikke Fordele ansvarlige i en av disse veiviserne får du opp en oversikt over alle som er definert som kundebehandlere i personalregisteret. Slik fordeler du aktiviteter 1. Velg Vis - Aktivitet - Opprette gruppeaktiviteter eller Vis - Aktivitet - Endre verdier på et utvalg aktiviteter. 2. Sett utvalg og fullfør de innledende stegene i veiviseren. Klikk deretter Fordele ansvarlige. 49

57 KUNDEOPPFØLGING 3. Merk av hvilke kundebehandlere som skal delta i fordelingen av aktiviteter. 4. Angi hvor mange av aktivitetene som skal tildeles vedkommende. Nederst i vinduet summeres fortløpende hvor mange av aktivitetene som er fordelte. 5. Klikk OK når alle aktivitetene er fordelte. Du kan nå fullføre veiviseren. Hvordan duplisere/kopiere en aktivitet? Ved hjelp av funksjonen for duplisering av aktivitet kan du duplisere en aktivitet én eller flere ganger. Du kan eksempelvis gjenta en aktivitet hver fjerde mandag. Fordelen er at du ikke trenger å fylle inn informasjon som aktivitetstype, ansvarlig, kontakt og kontaktperson mer enn èn gang. Denne avanserte dupliseringen gjør eksempelvis at du kan følge opp dine kontakter regelmessig, uten at du manuelt behøver å registrere hver enkelt aktivitet. Tips! Det er to alternative måter å definere sluttid på: Enten kan aktiviteten gjentas et bestemt antall ganger, eller så kan du selv sette en bestemt sluttdato. Slik dupliserer du en aktivitet 1. Velg Vis - Aktivitet - Aktivitetsliste, marker en eksisterende aktivitet i listen og klikk Rediger. eller Velg Vis - Aktivitet, og klikk Ny aktivitet. 50

58 AKTIVITETER OG KALENDER 2..Rediger aktiviteten, og klikk Duplisere aktivitet. 3. Velg om du vil duplisere aktiviteten en eller flere ganger. Markerer du Flere aktiviteter blir feltene nedenfor aktive: I Gjenta hver X Uke på fyller du eksempelvis i 4 om du ønsker at aktiviteten skal gjentas hver fjerde uke. Marker en eller flere ukedager for å bestemme hvilke ukedager aktiviteten skal gjentas. Definer dato for når aktivitetene skal starte og dato for slutt eller slutt etter antall gjentakelser. 4. Klikk OK. Tips! Dersom du ikke ønsker å benytte dupliseringsveiviseren, kan du i brukerinnstillingene merke av for Dupliserer: Alltid til én ny aktivitet. Det vil da bli opprettet kun én ny aktivitet når du klikker Duplisere aktivitet, ikke flere nye. Opprett gruppeaktiviteter En gruppeaktivitet henvender seg mot flere enn en kontakt. Gjennom funksjonen for å opprette gruppeaktiviteter definerer du et utvalg kontakter aktiviteten skal utføres mot og definerer videre parametere som gjelder for aktiviteten. Du velger også om det skal opprettes kun en aktivitet som inneholder alle kontaktene, eller flere aktiviteter, en for hver kontakt. Veiviseren for å opprette gruppeaktiviteter startes gjennom Vis-menyen hvor du velger Aktiviteter og Opprett gruppeaktiviteter. Tips! I hjelpefilene (F1) finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å opprette gruppeaktiviteter fungerer. 51

59 KUNDEOPPFØLGING Innstillinger for aktiviteter Brukerinnstillinger for Aktivitet.I brukerinnstillingene for aktivitet kan du blant annet bestemme hvordan vinduene for aktivitetsstyring skal se ut, og sette standardverdier ved opprettelse av nye aktiviteter. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Aktivitetsliste Her velger du hvilke felt fra hver aktivitet som skal vises i aktivitetslisten. Legg merke til at for mange kolonner vil gjøre listen noe uoversiktlig, og vil dessuten påvirke hastigheten til modulen. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Aktivitetskort Her kan du sette retningslinjer for hvordan en aktivitet skal opprettes. 52

60 AKTIVITETER OG KALENDER Standardverdi: Hvert felt du setter verdier for her vil fylles ut automatisk ved opprettelse av en ny aktivitet. Om du eksempelvis for det meste oppretter aktiviteter av typen Salgstelefon (utgående) vil du spare mye arbeid ved at feltet allerede er utfylt. Fanekort: Her kan du velge hvilke fanekort du benytter ved opprettelse av aktiviteter. For en bruker som for eksempel kun jobber med Produktservice (tilleggsprodukt) vil det kanskje kun være aktuelt å vise fanekortet Produkt. Annet: Standard størrelse for notatfelt kan settes her. Størrelsen kan overstyres i hver enkelt aktivitet. Du kan også velge om brukernavn og dato for notatet skal fylles inn automatisk. I tillegg kan du merke av dersom du ikke ønsker å vise detaljer om dine aktiviteter i andres kalendere, automatisk tilknytte standard kontaktperson/prosjekt ved opprettelse av aktiviteter fra kontaktkortet. Ønsker du en enklere duplisering av aktiviteter kan du merke av for Duplisere: Alltid til 1 ny aktivitet. Du vil da kunne duplisere uten å måtte gå gjennom veiviseren for dette. Systemet lukker aktiviteten det dupliseres fra automatisk. Ønsker du at den skal bli liggende åpen, kan du ta bort avmerkingen ved Duplisere: Lukke aktivitet som det dupliseres fra. Firmainnstillinger for Aktivitet.I firmainnstillingnee for aktivitet finner du de fleste innstillinger for aktivitetsmodulen, i tillegg til de innstillinger som settes for hver aktivitetstype. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Aktivitet. Standard varighet på nye aktiviteter Ved opprettelse av en aktivitet justeres alltid sluttiden i forhold til starttiden. Her kan du velge hvor lenge en standardaktivitet skal vare. Du kan selvfølgelig endre lengden på den enkelte aktivitet ved å justere sluttiden. Verdier for sluttid når aktivitet settes til Utført Aktiviteter kan settes som utført i alle moduler som inneholder lister over aktiviteter. Her kan du velge om sluttid skal endres, eller om den skal beholde tiden som er planlagt ved opprettelse av aktiviteten. Oppdater kun sluttid på aktiviteter i oppgaveliste: Dette er det mest naturlige valget ettersom aktivitetene i oppgavelisten ikke nødvendigvis er satt til et gitt tidspunkt. Aktiviteter som vises i kalenderen vil da beholde sin sluttid selv om de markeres som utført, for eksempel dagen etterpå. Alltid oppdatere sluttid på alle aktiviteter: Dette gjør at også aktivitetene i kalenderen (som møter, demonstrasjoner etc.) må markeres som utført rett etter at for eksempel møtet er gjennomført. Oppdater aldri sluttid på aktiviteter: Sluttiden som settes ved opprettelse av en aktivitet vil ikke endres når den merkes som utført. Status "Utført" ved avmerking for utført: Når en aktivitet merkes som utført, endrer den Aktivitetstatus. Her kan du velge hvilken status den skal endres til. Du kan kun velge aktivitetsstatuser som har egenskap som Fullført som settes gjennom Standardregisteret. 53

61 KUNDEOPPFØLGING Feltvisning og feltbeskrivelser Om du trenger ytterligere klassifiseringer eller flere felter for informasjon om aktivitetene kan du aktivisere 2 egendefinerte felt. Feltene aktiviseres og blir tilgjengelig i fanekortet Diverse på hver aktivitet ved at du merker av foran feltet og du gir et beskrivende navn på feltet. 54 Feltene kan siden brukes når du setter utvalg for aktiviteter i aktivitetslisten eller ved utskrift av rapporter. Egendefinert felt 1: Dette feltet krever at du også oppretter faste kategorier gjennom Standardregisteret. Legg merke til at det nye navnet ikke vil være tilgjengelig i standardregisteret før du har avsluttet og startet programmet på nytt. Før dette vil det gå under betegnelsen Egendefinert felt 1. Egendefinert felt 2: Feltet kan kun brukes til registrering av fritekst. Tilgjengelige aktivitetslister og typer Egne aktivitetslister for Kundeservice, Telemarketing og Produktservice gjør det enklere å jobbe fokusert med en type arbeidsoppgaver. For eksempel er det mulig å sette opp brukertilganger hvor det kun gis tilgang til en viss type aktiviteter. Funksjonene er tilgjengelige som tilleggsprodukter. Aktivitetstyper Aktivitetstype som tilegnes hver enkelt aktivitet kontroller blant annet hvordan aktivitetene skal vises - i kalenderen eller oppgavelisten. System er satt opp med en rekke forhåndsdefinerte aktivitetstyper. Kalenderen viser aktiviteter du er ansvarlig for eller tilknyttet som ansatt. Du kan velge om en aktivitet skal vises i selve kalendervisningen eller i oppgavelisten. Aktiviteter av typen Besøk,

62 AKTIVITETER OG KALENDER Demonstrasjon og Møte vises i kalenderen mens aktiviteter som Brev, Faks og Telefon ut, hører til i oppgavelisten. Om en aktivitet vises i oppgavelisten kan likevel overstyres på hver enkelt aktivitet. Aktivitetene kan settes opp med alarm og hvor lang tid før starttiden alarmen skal utløses. Aktivitetstypene kan også styre om aktiviteten skal vises i kalenderen, som Ledig, Opptatt eller Ute. Dette er særlig relevant som informasjon ved tilknytting av ansatte til andre aktiviteter. Du kan velge å kreve at alle aktiviteter av en bestemt aktivitetstype skal ha en Ansvarlig, samt å sette aktivitetstypen som Inaktiv, slik at den ikke lenger kan velges i nedtrekkslistene. Du kan redigere aktivitetstyper ved å høyreklikke i aktivitetstypefeltet, og velge Endre i Standardregisteret, eller via Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Tips! I brukerinnstillinger for aktiviteter kan du sette standardverdier for nye aktiviteter som opprettes, for eksempel hvilken aktivitetstype en ny aktivitet skal få. Innstillinger for aktivitetstyper (Standardregister) Du kan redigere aktivitetstyper ved å høyreklikke i aktivitetstypefeltet, og velge Endre i Standardregisteret, eller via Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Innstillingene du setter i dette vinduet arves til alle aktiviteter som opprettes med denne aktivitetstypen. Beskrivelse Skriv inn en passende beskrivelse på aktivitetstypen. Overføre aktivitet til oppgaveliste: I kalenderen vises aktivitetene enten plassert i tid, eller som en oppgave i oppgavelisten. Merker du av her vil alle aktivitetene av denne typen plasseres i oppgavelisten. Legg merke til at dette kan overstyres på den enkelte aktivitet i fanekortet Diverse. Farge i kalender: Her kan du bestemme standard farge for hver enkelt aktivitetstype, slik at du ikke trenger å legge inn farge på hver enkelt aktivitet. Gjelder kun aktivitetstyper som ikke overføres til oppgavelisten. Tips! Dersom du ønsker å endre farger på allerede opprettede aktiviteter, kan du benytte veiviseren Endre verdi på et utvalg aktiviteter. 55

63 KUNDEOPPFØLGING Alarm og tilgjengelighet Alarm: Velg om aktivitetene skal settes opp med alarm og hvor lang tid før starttiden alarmen skal utløses. Dersom du har satt opp at aktivitetene skal overføres til Microsoft Outlook, kan du ikke velge når alarmen skal utløses. Denne vil da utløses etter innstillingene i Outlook. Vis tid som: Velg hvordan aktiviteten skal vises i kalenderen, som Ledig, Opptatt eller Ute. Dette er særlig relevant som informasjon ved tilknytting av ansatte til andre aktiviteter. Angi hvor aktivitetstypen kan benyttes For at en aktivitetstype skal kunne benyttes i aktiviteter for Kundeservice, Produktservice eller Telemarketing (tilleggsprodukter) må det merkes av her. Om du oppretter en ny aktivitet i aktivitetslisten for Kundeservice vil du kun kunne velge aktivitetstyper som er merket av for Kundeservice her. Annet Personalaktivitet: Gjennom egne tilgangskontroller for personalaktivitetene kan du sperre for at brukere, som ellers skal ha tilgang til alle andre aktiviteter, ikke har tilgang til personalaktivitetene. Ansvarlig påkrevet: Denne innstillingen gjør at det ikke er mulig å opprette aktiviteter med denne aktivitetstypen uten å tilegne en ansvarlig for aktiviteten. Inaktiv: Du kan ikke slette aktivitetstyper som er benyttet på gamle aktiviteter. Dersom du ikke skal benytte deg av aktivitetstypen i fremtiden kan du likevel merke den Inaktiv. Aktivitetstypen vil da fjernes fra alle nedtrekkslister, og vil ikke kunne benyttes på nye aktiviteter. 56

64 AKTIVITETER OG KALENDER Aktivitetsmaler Ved hjelp av lett tilgjengelige aktivitetsmaler i de ulike modulene kan du forenkle opprettelsen av aktiviteter vesentlig. Du kan definere og skreddersy hvilke aktiviteter som skal kunne opprettes raskt og enkelt fra hver enkelt modul..i moduler der det er mulig å opprette aktiviteter direkte vil knappen Opprette aktiviteter være tilgjengelig i verktøylinjen. Ved siden av knappen vil det være en pilknapp som når man klikker på den, vil åpne en liste over aktiviteter som du kan opprette fra modulen du er i. Hvilke aktiviteter som skal kunne opprettes fra de ulike modulene definerer du selv. Ved å klikke Ny i vinduet Aktivitetsmaler kan du opprette nye aktivitetsmaler. Ønsker du å redigere en eksisterende aktivitetsmal klikker du Rediger. For hver aktivitetsmal kan du sette standardverdier som skal foreslås automatisk ved opprettelse av aktiviteter basert på aktivitetsmalen. Vær oppmerksom på at standardverdiene for oppfølgingsaktivitetene vil overstyre brukerinnstillinger som er satt for aktiviteter. Rediger aktivitetsmaler I redigeringsvinduet for Aktivitetsmaler kan du ved hjelp av pilknappene bestemme hvilke moduler aktiv aktivitetsmal skal være tilgjengelig i. I feltet Navn angir du beskrivelse av den type aktivitet som skal være mulig å opprette ved bruk av aktivitetsmalen. Navnet vil vises når du klikker på pilknappen til høyre for knappen Opprette aktiviteter i moduler der aktivitetsmalen er tilgjengelig. 57

65 KUNDEOPPFØLGING Under Standardverdier for nye aktiviteter kan du angi Emne og Starttid for når aktiviteten skal begynne, Prioritet, Type, Status og hvem som skal være Ansvarlig for å utføre aktiviteten. I feltet Notat kan du registrere detaljert informasjon dersom du ønsker å utdype nærmere hva aktiviteten innebærer. Verdiene du registrerer vil foreslås ved opprettelse av aktiviteter basert på aktivitetsmalene, men kan overstyres dersom det er aktuelt. Oppfølgingsaktiviteter Innen modulene for kontakt, salg, innkjøp, logistikk, regnskap og lønn er det en rekke prosesser som kan aktiveres og som da vil generere opprettelse av oppfølgingsaktiviteter automatisk. Du kan selv bestemme hvilke av de mulige prosessene du ønsker å aktivere. Oversikten over hvilke oppfølgingsaktiviteter som er mulig å aktivere finner du ved å velge Vis - Aktivitet - Oppfølgingsaktiviteter. Underveis i programmet vil du, etter å ha utført en prosess som kan generere aktiviteter automatisk, få spørsmål om du vil opprette en oppfølgningsaktivitet. Ønsker du ikke å få spørsmål om dette kan du merke av for å Ikke vise denne meldingen igjen. Innstillingen er også tilgjengelig ved redigering av oppfølgingsaktiviteter. 58

66 AKTIVITETER OG KALENDER Hvilke prosesser som skal generere aktiviteter for ditt firma bør du tenke igjennom og ta stilling til, ut ifra hvilke moduler og funksjoner som du benytter i programmet og behovet for videre oppfølging av disse. Aktiverer du for mange oppfølgingsaktiviteter kan aktivitetslisten bli uoversiktlig i stedet for å være til hjelp. Et eksempel der oppfølgingsaktiviteter kan være til god hjelp er Ved fakturering. Oppfølgingsaktiviteten er satt til å starte på forfallsdato, eller du kan definere andre startdatoer. Den kan for eksempel minne deg på å sjekke om innbetaling har funnet sted. Ved å markere en prosess og klikke Rediger, kan du aktivere eller deaktivere oppfølgingsaktiviteten. Du kan også definere standardverdier for nye aktiviteter som skal opprettes automatisk. Merker du av for å Ikke vise dette spørsmålet igjen vil du fremover ikke få opp spørsmål om å opprette oppfølgingsaktiviteter når denne prosessen utføres. I vinduet Oppfølgingsaktiviteter kan du endre Starttid for når aktiviteten skal begynne, Prioritet, Type, Status og hvem som skal være Ansvarlig for å utføre aktiviteten. I feltet Notat kan du registrere detaljert informasjon om og dersom du ønsker å Åpne aktiviteten ved opprettelse kan du merke av for dette. Du vil da få tilgang til å registrere mer informasjon om hver enkelt aktivitet direkte ved opprettelse. Merk! Innstillingen for hvorvidt det skal opprettes oppfølgingsaktiviteter gjelder per firmadatabase. Vær også oppmerksom på at standardverdiene for oppfølgingsaktivitetene vil overstyre brukerinnstillinger som er satt for aktiviteter. 59

67 KUNDEOPPFØLGING Kalender Kalenderen viser aktiviteter du er ansvarlig for eller tilknyttet som ansatt. Du kan åpne kalenderen fra Menylinjen Vis - Aktivitet - Kalender..Knappen i verktøylinjen på skrivebordet..knappen i aktivitetslisten. Aktiviteter vises i kalendervisning eller oppgaveliste Du kan velge om en aktivitet skal vises i selve kalendervisningen eller i oppgavelisten. Dette styres av aktivitetstypene til de forskjellige aktivitetene. Aktiviteter av typen Besøk, Demonstrasjon og Møte vises i kalenderen mens aktiviteter som Brev, Faks og Telefon ut, hører til i oppgavelisten. Se "Innstillinger for aktivitetstyper" for informasjon om hvordan du kan stille inn dette. Hvor aktiviteten vises kan overstyres for hver enkelt aktivitet i fanekortet Diverse, ved hjelp av avmerkingsboksen Vise aktivitet i Oppgaveliste. Kalender til annen ansatt/ressurs Du kan se kalenderen til 1 annen ansatt eller ressurs i den ordinære kalenderen. Felleskalenderen I felleskalenderen kan du se kalendere for flere ansatte eller ressurser samtidig. 60

68 AKTIVITETER OG KALENDER Kalendervisning I kalendervisningen ser du både aktiviteter du er ansvarlig for, og de du er tilknyttet som ansatt. Du kan velge mellom visning av 1 dag, 5 dager (arbeidsuke), 7 dager (kalenderuke) eller 31 dager (måned). Du kan opprette nye aktiviteter direkte i kalenderen ved å dobbeltklikke på et ledig område. På samme måte åpner du opprettede aktiviteter ved å dobbeltklikke på dem. Ved å klikke i oversiktskalenderen øverst til høyre kan du navigere deg frem eller bakover i tid. Fargekoder på aktivitetene som vises i kalenderen På aktiviteten kan du velge hvilken farge en aktivitet som skal vises i kalenderen skal ha. I innstillinger for aktivitetstyper kan du bestemme standard farge for hver enkelt aktivitetstype, slik at du ikke trenger å legge inn farge på hver enkelt aktivitet. Oppgavelisten Oppgavelisten viser kun aktiviteter du selv er ansvarlig for. Fullførte oppgaver kan merkes som utført ved at du klikker i avmerkingsboksen til venstre for oppgaven. Nye oppgaver opprettes ved at du skriver emnet i feltet hvor det står Klikk her for å opprette en ny aktivitet. Allerede opprettede oppgaver åpnes ved at du dobbeltklikker på dem, som i kalenderen. Liten kalender Liten kalender gir deg oversikt over dagens aktiviteter du er ansvarlig for eller er tilknyttet som ansatt. Du kan også gå til en annen dag med knappen til høyre for kalenderen. Ellers fungerer kalenderen som den store kalenderen, som også gir deg ytterligere funksjoner. Kalender til annen ansatt/ressurs I programmet kan du se kalenderne til andre ansatte eller ressurser. Dette kan forenkle oversikten over virksomhetens ansatte og ressurser. Du kan eksempelvis følge opp aktivitetsnivået til ulike ansatte på avdelingen ved å benytte kalendervisningen for annen ansatt eller ressurs. Du kan også benytte kalendervisningen om du vil opprette eller endre aktiviteter for andre ansatte eller ressurser. Tips! Du kan velge å ikke vise detaljer om dine egne aktiviteter i andres ordinære kalendere. Du merker av for dette i brukerinnstillingene for aktivitet. Du kan også velge å merke av på aktiviteten for at den skal være Privat. Detaljene vil da kun vises for brukerne som har tilgangsrettigheter til dette. Slik viser du kalenderen til en annen ansatt eller ressurs 1..Velg Vis - Aktivitet, klikk Kalender og knappen Ansatt/Ressurskalender. 2. Velg om du vil vise kalenderen til en ansatt eller ressurs. 61

69 KUNDEOPPFØLGING 3. Velg deretter spesifikk ansatt eller ressurs. 4. Klikk OK. Kalenderen til den valgte ansatt eller ressurs vises, og du kan opprette nye aktiviteter eller redigere eksisterende aktiviteter. Felleskalender I felleskalenderen kan du se opptil syv kalendere for ansatte og/eller ressurser samtidig. Velg hvilke ansatte og/eller ressurser som skal vises ved hjelp av knappen Innstillinger Felleskalender i verktøylinjen. I hver kolonne velger du først om det er en ansatt eller en ressurs. Deretter velger du aktuell ansatt eller ressurs. Felleskalenderen åpnes automatisk på dagens dato. Om du ønsker å se kalenderen for andre dager kan du klikke Velg dato i verktøylinjen. Vær oppmerksom på at felleskalenderen ikke viser hvilke aktiviteter hver enkelt person har i oppgavelisten. En ansatt er ikke det samme som en bruker av programmet. Dersom du ønsker å kunne se aktivitetene til en bruker av programmet, må du først legge opp brukeren som en ansatt i Personalregisteret. En ressurs kan for eksempel være et lokale eller et møterom. For å opprette en ressurs lager du et nytt produkt i produktregisteret, og markerer for Ressurs på fanekortet Innstillinger. 62

70 AKTIVITETER OG KALENDER Du kan opprette en ny aktivitet ved å dobbeltklikke i en av kolonnene i felleskalenderen. Den ansatte som står øverst i kolonnen du velger settes som ansvarlig for aktiviteten. Du kan også åpne en eksisterende aktivitet ved å dobbeltklikke på den. Felleskalenderen kan i kombinasjon med ressurser tilpasses din virksomhets spesielle behov. Eksempelvis kan du benytte den til å sette opp et møte med flere ansatte. Da kan du samtidig se om møterommet er ledig, og reservere dette. Slik legger du opp en person/ressurs i felleskalenderen 1..Velg Vis - Aktivitet og klikk på Felleskalender. 2. Klikk Velg dato for å velge hvilken dato du vil vise. 3..Klikk på Innstillinger felleskalender. I feltet til venstre velger du om du vil se kalenderen til en ansatt eller en ressurs ved å klikke på Pil ned. I feltet til høyre velger du hvilken spesifikk ansatt eller ressurs du ønsker å se kalenderen til. 4. Klikk OK. Kalenderne til de valgte ansatte eller ressurser vises og du kan skape nye, eller redigere eksisterende aktiviteter. Kalender - velg dato.i en rekke datofelter kan du klikke på filen til høyre for datofeltet for å velge dato fra kalenderen. 63

71 KUNDEOPPFØLGING Sett inn dato ved å dobbeltklikke på ønsket dato, eller marker en dato og klikk OK. Dagens dato: Setter markøren på dagens dato, som hentes fra maskindatoen. Se mer om maskindato/systemdato i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". Helligdager: Viser helligdager i den aktive måneden. Tips! Du kan klikke på navnet på måneden øverst i vinduet for raskt å velge måned. Du kan også klikke på årstallet for å velge år. Piltaster: Du kan også bruke piltastene på tastaturet for å manøvrere i kalenderen. 64

72 DOKUMENTER DOKUMENTER I den integrerte dokumentmodulen er det enkelt å ha oversikt over alle dokumenter uansett om de er opprettet i kontaktmodulen, aktivitetsmodulen, prosjektregisteret eller personalregisteret. Nye dokumenter kan opprettes rett fra dokumentlisten i tillegg til via fanekortet Dokument i ovennevnte moduler. Dokumenter som er opprettet utenfor programmet kan importeres og knyttes til aktuell kontakt/kunde/leverandør, noe som hjelper deg til å få bedre oversikt over alle dokumenter. Har du valgt å synkronisere med Microsoft Outlook vil du også kunne bestemme at vedlegg du mottar på e-post skal importeres til dokumentregisteret. Med programmet følger en rekke dokumentmaler som du kan redigere og tilpasse etter ønske, men du kan i tillegg opprette dine egne. Ved bruk av dokumentmaler kan du enkelt flette dokumenter til et ønsket utvalg kontakter eller ansatte. I Brukerinnstillinger for dokument kan du tilpasse og bestemme hvilke kolonner som skal vises i dokumentlisten samt hvordan dokumentkortet skal se ut og fungere ved opprettelse av nye dokumenter. Ønsker du å sende et dokument på e-post eller faks er dette mulig både via dokumentlisten og dokumentkortet til hvert enkelt dokument. Du kan også duplisere et dokument til PDF dersom det er ønskelig. Hva er forskjellen på et dokument og en rapport? I programmet benyttes begrepet Dokument om dokumenter som opprettes i f.eks. Word, Excel eller PowerPoint og som kan redigeres og tilpasses direkte i dokumentet. En Rapport viser informasjon på bakgrunn av data som er registrert i programmet og et angitt utvalg. Når en rapport genereres er det mulig å sende innholdet til forhåndvisning, men det er ikke mulig å gjøre endringer i innholdet rett i rapporten. Rapporter kan genereres via flere av modulene i programmet, f.eks. Ordre/Faktura og Innkjøp, men også via Rapportmodulen. Tilgang, lagring og sikkerhetskopiering av dokumenter Ved hjelp av ulike dokumenttyper kan du definere hvor de ulike typer dokumenter skal lagres samt bestemme hvilke tilgangskontroller som skal gjelde for dokumenttypene. Du kan lese mer om dokumenttyper, lagringsområder og brukertilgang i eget avsnitt. Ved sikkerhetskopiering kan du bestemme om du ønsker å ta med dokumenter eller ikke, men vær oppmerksom på at det kun er dokumenter som ligger lagret i felles kataloger som vil inkluderes dersom du merker av for dokumenter ved sikkerhetskopiering. Dokumenter som lagres lokalt på hver enkelt maskin f.eks. i mappen Mine Dokumenter må sikkerhetskopieres manuelt av hver bruker. Mamut Online Backup/Mamut Teamwork lar deg utføre sikker og effektiv sikkerhetskopiering, samt trygg og brukervennlig distribusjon av dine filer! Gjennom Mamut Open Services tilbyr Mamut kostnadsfri Online Backup til alle virksomheter og privatpersoner. Mamut Online Backup/Mamut Teamwork er enkel å bruke og den krypterte sikkerhetskopieringen foretas kontinuerlig mens brukeren er tilknyttet Internett. Tjenesten erstatter ikke din sikkerhetskopiering fra programmet, men kan hjelpe deg med å lagre sikkerhetskopien du tar ved hjelp av programmets egen funksjon for dette, på en sikker måte. Les mer om tjenesten på Merk! Programmet støtter ikke revisjonshåndtering av dokumenter. Hvert dokument må lagres med nytt filnavn dersom man ønsker å ta vare på flere versjoner av samme dokument. 65

73 KUNDEOPPFØLGING Dokumentliste Dokumentlisten gir deg oversikt over alle eller utvalgte dokumenter som du og andre som bruker programmet har opprettet. Det finnes flere ulike funksjoner som hjelper deg å sortere listen slik du at du kan finne det du leter etter på en enkel måte. Det er også søkefunksjoner som kan være nyttige hvis du må lete blant svært mange dokumenter..du kan opprette nye og redigere informasjon om eksisterende dokumenter fra Dokumentlisten..Du kan angi et avansert utvalg ved hjelp av Utvalgsinnstillinger i verktøylinjen. Dette vil i så fall overstyre de enklere filtrene øverst i vinduet (se nedenfor)..importere dokumenter: Dokumenter som er opprettet før Mamut ble tatt i bruk, eller dokumenter som av andre grunner er opprettet utenfor programmet, kan importeres til Dokumentregisteret. Dokumenter du oppretter på kontakter vil automatisk legges i Dokumentlisten, mens innkommende dokumenter fra kontakter kan importeres manuelt..dokumentmaler: En dokumentmal (template) er en spesiell type dokument som inneholder forhåndsdefinert informasjon som f.eks. skrifttype- og størrelse, logo, marger, topp- og bunntekst og fasttekst. Dokumentmaler benyttes for å lette arbeidet med dokumenter som skal ha likt eller tilnærmet likt utseende..dupliser til PDF: Oppretter en kopi av dokumentet i PDF-format..Send e-post: Du kan sende dokumenter på e-post fra dokumentlisten, og via fanekortet Dokumenter i alle moduler der dette er tilgjengelig. Tips! Ved å høyreklikke på et dokument kan du blant annet åpne eller skrive ut dokumentet, eller sende det på e-post eller faks. 66

74 DOKUMENTER.Opprette aktiviteter: Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter, kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Ved hjelp av Aktivitetsmaler kan du selv velge hvilke aktivitetstyper som skal være tilgjengelige i hver enkelt modul..i Brukerinnstillinger for dokument kan du tilpasse og bestemme hvilke kolonner som skal vises i dokumentlisten samt hvordan dokumentkortet skal se og ut og fungere. Filtrene i dokumentlisten Øverst i vinduet finner du flere filtre som begrenser hvilke dokumenter som vises. Endringer i filtrene vises i det du klikker Oppdater eller benytter funksjonsknappen [F5]. Dokumenttype: Viser en bestemt type av dokumenter i vinduet, f.eks. interne dokumenter, ansattdokumenter, kontaktdokumenter, prosjektdokumenter eller private dokumenter. Forfatter: Viser alle dokumenter som er opprettet av en bestemt bruker. Prosjekt: Viser alle dokumenter som hører til et bestemt prosjekt. Status: Viser alle dokumenter som har en bestemt status. Velger du Alle vil filtrene deaktiveres..husk å klikke Oppdater etter at du har endret filter. Hvordan opprette et nytt dokument? Slik oppretter du et nytt dokument 1. Velg Vis - Dokument - Nytt dokument. 2..Klikk Ny. 3. Skriv inn en Overskrift for dokumentet. 4. Velg Dato, Forfatter, Vår ref. og evt. Prosjekt for dokumentet. 5. Velg Type dokument, Program og Dokumentmal og endre evt. Status. 6. Skriv evt. inn tekst i fanekortet Brødtekst og Notat. 7. Legg til kontakter eller ansatte i fanekortene for dette. (Du kan unnlate dette punktet og i stedet sette utvalg ved hjelp av veiviseren som åpnes når du klikker på Opprette/flette). Les mer om veiviserne for å tilknytte kontakter og ansatte nedenfor. 8. Klikk Opprette/flette for å opprette dokumentet. Du har nå opprettet et nytt dokument. Dokumentet er tilgjengelig i Dokumentlisten og i fanekortet Dokument for valgt(e) kontakt(er). I dokumentkortet som åpnes når du skal opprette et nytt dokument, fyller du ut egenskaper om dokumentet. Nye dokumenter kan opprettes fra Dokumentlisten eller i fanekortet Dokument i modulene Kontakt, Prosjekt, Personalregister, Kontaktperson og Aktivitet. 67

75 KUNDEOPPFØLGING Merk! Du kan knytte et dokument til en eller flere ansatte eller kontakter/kontaktpersoner. Dette kan du gjøre enten ved å legge til ansatte eller kontakter i de respektive fanekortene for dette og deretter klikke Opprette/flette, eller du kan unnlate å legge til kontakter eller ansatte manuelt og i stedet benytte veiviseren som da åpnes når du klikker Opprette/flette. Vær oppmerksom på at du ikke kan flette inn informasjon fra både ansatte og kontakter i samme dokument. Feltene på dokumentkortet Overskrift: I feltet skriver du inn en passende overskrift for dokumentet du vil opprette. Overskriften vil vises i Dokumentlisten og som overskrift i dokumentet du oppretter. Dato: Systemdato fylles ut automatisk, men kan overstyres om ønskelig. Forfatter: Den påloggede brukeren (du) settes automatisk som forfatter, men kan overstyres. Navnet hentes fra personalregisteret. Vår ref.: I nedtrekkslisten kan du velge hvilken ansatt i personalregisteret som skal være "Vår referanse" eller du skrive inn et navn rett i listen. Prosjekt: Her kan du velge om dokumentet skal knyttes til et prosjekt. Type: I nedtrekkslisten kan du velge hvilken type dokument du skal opprette, for eksempel Ansatt, Kontakt eller Prosjekt. Du kan opprette flere dokumenttyper ved å høyreklikke i listen og velge Endre i standardregister. Status: Status indikerer hvor langt i prosessen du har kommet med dokumentet og hjelper deg til å lettere kunne filtrere dokumentene senere. I Brukerinnstillinger for Dokument kan du velge at status automatisk skal endres til Utført straks dokumentet er opprettet. 68

76 DOKUMENTER Program: Tilgjengelige programmer er Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint og Microsoft Project. Dokumentmal: Hvilke dokumentmaler som er tilgjengelige i nedtrekkslisten avhenger av hvilken dokumenttype og program du har valgt for dokumentet. Dokumentnavn: Dokumentnavn vil foreslås automatisk dersom du i Brukerinnstillinger for Dokument har valgt dette. Dokumentnavnet kan likevel overstyres om ønskelig. Katalog: Standard lagringsplass for valgt dokumenttype fylles ut automatisk, men kan endres ved at du klikker på søkeknappen [...]. Da åpnes et utforskervindu der du kan bla deg frem til aktuell katalog for lagring av dokumentet. Opprette/flette: Knappen Opprette/flette starter en veiviser som hjelper deg videre med å opprette et dokument til en kontakt eller flette et dokument til flere kontakter. Dersom du har lagt til kontakter eller ansatte i fanekortene for dette vil dokumentet bli opprettet direkte når du klikker på Opprette/flette og du vil ikke få opp veiviseren. Merk! Veiviseren vil ikke åpnes om du har tilknyttet Kontakter/Kontaktpersoner eller Ansatte manuelt. Fanekortene på dokumentkortet Brødtekst: Teksten du skriver inn her vil bli flettet inn ved valg av dokumentmaler som inneholder flettefeltet for brødtekst. Notat: Her kan du legge inn notater. Ønsker du at informasjon om bruker og tidspunkt automatisk blir lagt inn her når notatet påbegynnes, kan du sette innstillinger for dette i Brukerinnstillinger for Dokument. Kontakter: Her kan du tilknytte kontakter og kontaktpersoner manuelt. Alternativt kan du legge til kontakter/kontaktpersoner via veiviseren som åpnes når du klikker Opprette/flette. Det er mulig å tilknytte kontakter og kontaktpersoner etter at dokumentet er opprettet, men du vil da få melding om at dokumentet allerede er opprettet og at ny kontaktinformasjon ikke flettes inn i dokumentet. Ansatte: Her kan du tilknytte ansatte til dokumentet som skal opprettes. Alternativt kan du legge til ansatte via veiviseren som åpnes når du klikker Opprette/flette. Tilknytter du ansatte etter at dokumenter er opprettet vil du også her få melding om at dokumentet allerede er opprettet og at informasjonen ikke vil flettes inn i dokumentet. Diverse: I feltet Referanse kan du skrive inn mottakers referanse (Deres ref.). Ønsker du ikke at dokumentet skal være tilgjengelig for andre brukere av programmet kan du merke av i feltet Privat. Vær spesielt oppmerksom på at dokumentet da ikke blir tatt med ved sikkerhetskopiering uten systemfiler. Ved avmerking vil katalogen endres til brukerkatalogen. 69

77 KUNDEOPPFØLGING Veiviser for å tilknytte kontakter til et dokument Ved opprettelse av dokumenter kan du enten tilknytte kontakter manuelt i fanekortet Kontakter i dokumentkortet, eller du kan legge til et utvalg kontakter ved hjelp av en veiviser. Skal dokumentet kun flettes til et fåtall kontakter vil det enkleste være å legge til disse kontaktene/kontaktpersonene manuelt, mens det vil være hensiktsmessig å benytte veiviseren dersom det er et større utvalg kontakter som skal motta dokumentet. Merk! Veiviseren vil kun startes dersom det ikke er lagt til kontakter/kontaktpersoner manuelt i fanekortet Kontakter. Veiviseren startes fra dokumentkortet ved å klikke på knappen Opprette/flette. Programmet vil da først sjekke om det er lagt til kontakter manuelt i fanekortet Kontakt, hvis ikke vil veiviseren startes. I veiviseren må du først velge om dokumentet skal tilknyttes en eller flere kontakter. Velger du En kontakt vil dokumentet bli opprettet og kontaktens kontaktinformasjon bli flettet inn forutsatt at dokumentmalen inneholder slike flettefelter. Velger du Flere kontakter (flettebrev) vil et utvalgsvindu åpnes der du kan definere et utvalg kontakter som det skal opprettes og flettes dokumenter til. Du kan f.eks. velge at alle kontakter innen en bestemt bransje eller kategori skal motta dokumentet. Når dokumentet er opprettet vil det være tilgjengelig i fanekortet Dokumenter på hver kontakt som er tilknyttet. Merk! Det er mulig å tilknytte kontakter og kontaktpersoner etter at dokumentet er opprettet, men du vil da få melding om at dokumentet allerede er opprettet og at ny kontaktinformasjon ikke vil bli flettet inn i dokumentet. Slik tilknytter du flere kontakter via veiviseren 1. Velg Vis - Dokument - Nytt dokument. 2. Velg Kontakt i nedtrekkslisten Type. 3. Klikk Opprette/Flette. 4. Merk av for Flere kontakter (flettebrev) i første steg i veiviseren, og klikk Neste. 70

78 DOKUMENTER 5. Sett ønsket utvalg. Les mer om Utvalg i installasjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". 6. Klikk OK. 7. Rediger eventuelt utvalget manuelt for å legge til eller ta bort enkeltkontakter. 8. Klikk Fullfør. 9. Rediger dokumentet som åpnes dersom du ønsker å gjøre tilpasninger. 10. Lukk dokumentet og lagre eventuelle endringer. Dokumentet er nå flettet til kontaktene i utvalget og fanekortet Kontakter i dokumentkortet er oppdatert med valgte kontakter og kontaktpersoner. Tips! Ønsker du å vise alle kontaktene som er flettet inn må du klikke på knappen ABC (View merged data). Du kan bla mellom kontaktene ved å klikke på piltastene i verktøylinjen. Veiviser for å tilknytte ansatte til et dokument Ved opprettelse av dokumenter kan du enten tilknytte ansatte manuelt i fanekortet Ansatte i dokumentkortet eller du kan legge til et utvalg ansatte ved hjelp av en veiviser. Skal dokumentet kun flettes til et fåtall ansatte vil det enkleste være å legge til disse ansatte manuelt, mens det vil være hensiktsmessig å benytte veiviseren dersom det er et større utvalg ansatte som skal motta dokumentet. Merk! Veiviseren vil kun startes dersom det ikke er lagt til ansatte manuelt i fanekortet Ansatte og det er valgt en dokumentmal som inneholder flettefelter for ansatte. Veiviseren startes fra dokumentkortet ved å klikke på knappen Opprette/flette. Programmet vil da først sjekke om det er lagt til ansatte manuelt i fanekortet Ansatte, hvis ikke vil veiviseren startes. Tips! I hjelpefilene (F1) finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å tilknytte ansatte til et dokument fungerer. 71

79 KUNDEOPPFØLGING Brukerinnstillinger for Dokument.I Brukerinnstillinger for dokument kan du tilpasse og bestemme hvilke kolonner som skal vises i dokumentlisten samt hvordan dokumentkortet skal se og ut og fungere. Innstillingene gir muligheter for å tilpasse programmet til hver enkelt bruker og dennes preferanser. Bruken av dokumentmodulen blir mer effektiv da du kan sette standardverdier som skal gjelde ved opprettelse av nye dokumenter. I tillegg kan du bestemme at det eksempelvis skal legges til informasjon om tidspunkt og bruker når det legges inn notater, eller at standard kontaktperson skal tilknyttes dokumentet om det opprettes fra kontaktkortet. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Dokumentliste Her velger du hvilke felt fra dokumentene som skal vises i dokumentlisten. Legg merke til at det ikke bør være for mange kolonner i listen. Dette vil gjøre den uoversiktlig, og vil dessuten kunne påvirke hastigheten i modulen. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Dokumentkort Her kan du sette retningslinjer for hvordan et dokument skal opprettes. 72

80 DOKUMENTER Standardverdi: Alle verdier du setter her vil bli valgt automatisk når du oppretter et nytt dokument. Dersom du som regel oppretter et dokument av samme type vil du kunne spare mye tid og repeterende rutinearbeid ved at feltene allerede er utfylt. Fanekort: Her kan du velge hvilke fanekort som skal vises på dokumentkortet. Annet: Her kan du blant annet skru på funksjonen som setter inn brukernavn og tidspunkt når et notat påbegynnes, samt bestemme at status skal være Utført straks dokumentet genereres. Marker i de aktuelle avmerkingsboksene for ønskede valg. Om skanning av dokumenter Faktura, bilag og rekvisisjoner kan skannes og lagres, og deretter viderebehandles elektronisk. Har du en skanner kan du selv skanne dokumenter og lagre de som vedlegg til for eksempel bilag i programmet. Du kan se mer om dette i kapittelet om Bilagsregistrering. Enkelte programvareleverandører leverer i tillegg spesiallagede programmer for skanning, og deretter elektronisk viderebehandling av ulike typer dokumenter. En del av disse dokumentene kan være egnet for å videreføre inn i ditt økonomisystem. Særlig fakturaer du mottar fra dine leverandører er egnet for dette. For å få til dette benyttes programvare for skanning, og ofte også OCR-programvare. OCR står for Optical Character Recognition, og er programmer som leser og tolker tekster i et elektronisk dokument, og der du som bruker gradvis lærer opp programmet til å tolke tekster i dokumenter du skanner ofte. Det er mulig å importere bilag som er skannet og kontert i programmet Compello. Dette krever lisens på Tilleggsprodukt. Merk at begrepet OCR også ofte benyttes i forbindelse med funksjoner knyttet til filer fra banken som inneholder informasjon om betalinger som er gjort fra kundene dine. Her kaller vi funksjonen for dette OCR/Bank. Dette må ikke forveksles med funksjoner der du selv skanner dokumenter. Hvordan opprette en kopi i PDF-format? Dokumenter som er opprettet i MS Office kan dupliseres til PDF-format dersom ønskelig. Fordelen ved PDF-format er at innholdet i dokumentet ikke kan redigeres, noe som kan være spesielt hensiktsmessig ved utsendelse av f.eks. tilbud. En annen god grunn til å konvertere dokumenter til PDF er at mange virksomheter er restriktive med hvilke filtyper de tillater åpnet innenfor sine nettverk. PDF-filer anses av de fleste som trygge filer og kan dessuten åpnes av alle mottakere uavhengig av operativsystem og programvare forøvrig. PDF står for Portable Document Format og filformatet kan åpnes på alle maskiner som har installert Acrobat Reader..Knappen Dupliser til PDF er tilgjengelig både fra dokumentlisten og fra dokumentkortet til hvert enkelt dokument. Slik dupliserer du et dokument til PDF-format 1. Marker aktuelt dokument i dokumentlisten. 2. Klikk Dupliser til PDF. 73

81 KUNDEOPPFØLGING 3. Lukk og lagre det nye dokumentkortet for filen i PDF-format. PDF-filen vil nå ligge i dokumentlisten med dokumentnavn og filendelsen.pdf. Merk! Knappen Dupliser til PDF er bare tilgjengelig for dokumenter som er opprettet. Tips! Du kan skrive ut ulike poster fra systemet til e-post, for eksempel et tilbud eller en faktura. Programmet lager da automatisk et vedlegg til e-posten i PDF-format. Hvordan sende et dokument på telefaks? Dokumenter som er knyttet til en eller flere kontakter kan sendes på telefaks til kontakten(e). For å kunne sende et dokument på faks må faksnummeret være registrert i kontaktkortet til kontakten og dokumentet må være opprettet eller importert. Du kan sende dokumenter på faks fra dokumentlisten ved å klikke Send telefaks, og via fanekortet Dokument i alle moduler hvor dette er tilgjengelig. Dersom du ønsker å sende via fanekortet Dokument må du dobbeltklikke på dokumentet og deretter klikke Send telefaks. For å kunne sende dokumenter på telefaks fra Mamut må du ha installert Winfax. 74

82 DOKUMENTER Dokumentmaler En dokumentmal (template) er en spesiell type dokument som inneholder forhåndsdefinert informasjon som f.eks. skrifttype- og størrelse, logo, marger, topp- og bunntekst og fasttekst. I tillegg er det ved hjelp av flettefelter mulig å flette inn kontaktinformasjon om ansatte eller kontakter/kontaktpersoner som er registrert i programmet. Dokumentmaler benyttes for å lette arbeidet med dokumenter som skal ha likt eller tilnærmet likt utseende. Alle dokumenter som opprettes basert på en valgt mal vil inneholde informasjonen som er forhåndsdefinert for malen. Du kan dermed spare mye tid ved opprettelse av dokumenter dersom du bruker lite tid på å utarbeide og tilpasse dokumentmaler for dokumenter du benytter ofte. Programmet kommer med en rekke dokumentmaler som enten kan benyttes som de er eller redigeres for å passe til ditt firmas behov. Du kan også opprette nye dokumentmaler om ønskelig. Flettefelter i Word I Wordmaler er det mulig å sette inn flettefelter som fletter inn kontaktinformasjon om ansatte eller kontakter/kontaktpersoner. Flettefelter settes inn ved å klikke på knappen Sett inn flettefelt (Insert Merge Fields) i Word. Du vil da få opp en liste over mulige felter som du kan angi som flettefelter i dokumentmalen. Disse feltene blir etterpå fylt ut automatisk når du oppretter et dokument basert på dokumentmalen. Husk at flettefeltene kan formateres og flyttes etter behov. Vinduet Dokumentmaler I oversiktsvinduet Dokumentmaler har du tilgang til alle dokumentmaler som tilhører aktiv firmadatabase. I nedtrekkslisten Modul kan du velge hvilken type maler du ønsker skal vises i listen. Dokumentmalene er delt inn i følgende grupperinger: dokumentmodulen, kontaktmodulen, E-postmaler og tilbudsmaler. I feltet Sti til maler kan du se hvilket område dokumentmalene ligger lagret..fra listen kan du opprette nye dokumentmaler, redigere beskrivelse, flettegrunnlag og annen informasjon om en mal samt åpne og gjøre endringer i eksisterende maler. 75

83 KUNDEOPPFØLGING Merk! Malene er unike for hver enkelt firmadatabase. Hvordan opprette en ny dokumentmal? Slik oppretter du en ny dokumentmal 1. Velg Vis - Dokument - Dokumentmaler. 2. Klikk Ny. 3. Velg hvilket program malen skal opprettes i fra nedtrekkslisten. Husk at det er kun er mulig å sette inn flettefelter i Wordmaler. 4. Skriv inn Malnavn og en kort Beskrivelse av hva malen skal benyttes til. 5. Velg om Flettegrunnlaget skal være kontakter eller ansatte. 6. Velg ønsket type adresseinformasjon i nedtrekkslistene Adresse 1 og Adresse Skriv inn notater om dokumentmalen dersom det er aktuelt. 8. Klikk OK. 9. Sett inn flettefelter, logo, tekster og øvrige elementer som du ønsker skal inngå i malen. 10. Klikk Lagre når du er ferdig med å tilpasse malen. 11. Klikk Lukk. Dokumentmalen er nå klar til bruk. Tips i Word 2003: Ser du ikke verktøylinjen for fletting når Word åpnes kan du aktivere den ved å velge Vis - Verktøylinjer - Flette (View - Toolbars - Mail Merge) i Word. Tips i Word 2007: Ser du ikke verktøylinjen for fletting når Word åpnes kan du aktivere den ved å velge arkfanen Brev og masseutsendelser - Flett utskrift (Mailings - Start Mail Merge) i Word. 76 Hvordan redigere en dokumentmal?.vær oppmerksom på at du ved å klikke Rediger kan redigere egenskaper for en dokumentmal og ved å klikke Åpne dokumentmal gjøre endringer i selve dokumentmalen. Tips! Du kan velge hvilken type dokumentmaler du vil se i listen ved å velge aktuell modul i nedtrekkslisten for dette. Slik redigerer du egenskaper for en dokumentmal 1. Velg Vis - Dokument - Dokumentmaler. 2. Marker aktuell mal og klikk Rediger. 3. Gjør ønskede endringer. 4. Klikk OK. Egenskapene for dokumentmalen er nå oppdatert med endringene du har gjort. Slik åpner og redigerer du en dokumentmal 1. Velg Vis - Dokument - Dokumentmaler. 2. Marker malen du vil redigere i listen og klikk Åpne dokumentmal i verktøylinjen.

84 DOKUMENTER 3. Gjør ønskede endringer i form av formateringer, flytting av felter, innsetting av logo, nye flettefelter, tekster etc. 4. Klikk Lagre når du er ferdig med å redigere. 5. Klikk Lukk. Dokumentmalen inneholder nå endringene du har gjort og vil vises neste gang du oppretter dokumenter på bakgrunn av malen. Egenskaper for dokumentmaler Vinduet Dokumentmal åpnes både i forbindelse med opprettelse av ny dokumentmal og når du skal redigere informasjon om en eksisterende dokumentmal. I vinduet kan du bl.a. bestemme flettegrunnlag og hvilke adresser som skal hentes inn i flettefelter i dokumentmalen. Beskrivelse av feltene Program: Som standard er Microsoft Word forvalgt som program i nedtrekkslisten for dette, men du har mulighet til å opprette maler i Excel, PowerPoint og Project også dersom du har disse programmene installert. Malnavn: I feltet Malnavn angir du navnet på dokumentmalen. Malnavn kan ikke endres for eksisterende dokumentmaler. Merk! Filendelsen [.DOT] står for Document Template i Word. Beskrivelse: Her kan du legge inn en ytterligere beskrivelse av dokumentmalen. Denne vil ikke vises i selve dokumentet. Flettegrunnlag: For dokumentmaler i Word kan du velge om flettegrunnlaget skal være kontakter, ansatte eller ikke noe flettegrunnlag. Avhengig av hva du velger vil enten informasjon om kontakter eller ansatte bli flettet inn i malen. Det er ikke mulig å flette både informasjon om kontakter og ansatte i samme dokumentmal. 77

85 KUNDEOPPFØLGING Adresse 1: Dette feltet er kun aktivt for dokumentmaler i Word. Du kan her angi hvilke adresser du ønsker skal benyttes i flettefelter for adresse i dokumentmalen. Har du valgt at flettegrunnlaget er kontakt kan du velge mellom ulike typer adresser for kontakter og kontaktpersoner, og har du valgt at flettegrunnlaget er ansatt kan du velge mellom ulike postadresser. Adresse 2: Feltet fungerer på samme måte som Adresse 1. Du har altså mulighet til å flette inn to adresser på malen, for eksempel Postadresse og Leveringsadresse. Notat: Her kan du skrive inn notater om dokumentmalen dersom du har behov for dette. Vær oppmerksom på at notatene ikke kommer med på selve dokumentet. Malen skal være tilgjengelig for alle dokumenttyper: Denne er markert som standard. Ettersom du kan velge hvilke maler som skal være tilgjengelige for de ulike dokumenttypene, anbefales det at du tilgjengeliggjør nye maler for alle dokumenttyper. Merk! Du kan endre Beskrivelse, Flettegrunnlag, Adresse 1, Adresse 2 og Notat etter at malen er opprettet og tatt i bruk, men det vil som regel være mer hensiktsmessig å opprette en ny dokumentmal fremfor å endre flettegrunnlaget. Dokumenttyper Programmet kommer med en rekke forhåndsdefinerte dokumenttyper som f.eks. Kontakt, Prosjekt, Ansatt, Intern og Privatperson. Har du behov for flere dokumenttyper enn de som følger med som standard kan du opprette nye i Standardregisteret. Nye dokumenttyper vil være tilgjengelige både fra dokumentlisten og fra dokumentkortet etter å ha åpnet listen eller dokumentkortet på nytt. Fordelene ved å benytte ulike dokumenttyper er at du lettere kan filtrere og få oversikt over dokumenter i dokumentlisten, samt definere hvilke dokumentmaler som skal være tilgjengelig for hvilke dokumenttyper. Standard lagringsområde Som standard vil lagringsområdet være forvalgt som Firmadatabasekatalog for dokumenttyper som naturlig tilhører firmadatabasen. Dokumenttyper som er definert som private vil lagres i brukerkatalogen. Ansattdokumenter som ikke skal være tilgjengelig for alle brukere av programmet vil bli lagret i en egen ansattkatalog slik at ikke alle har tilgang. I feltet under Standard lagringsområde kan du se stien til området der dokumentene lagres. 78

86 DOKUMENTER Brukerkatalog: Ved valg av Brukerkatalog som lagringsområde vil ikke dokumenter bli inkludert ved sikkerhetskopiering uten systemfiler. Mine dokumenter: Dokumenter lagret i Mine dokumenter må hver enkelt bruker selv sørge for å ta sikkerhetskopi av, da disse ikke blir inkludert ved sikkerhetskopiering i programmet. Firmadatabasekatalog: For dssee fleste dokumenttyper vil denne katalogen være forvalgt. Dokumenter som lagres her vil kunne leses av alle brukere med tilgang til å lese dokumenter. Systemkatalog: Dokumenter som blir lagret i Systemkatalogen vil ikke bli inkludert ved sikkerhetskopiering uten systemfiler. Ansattkatalog: Dokumenter som er av typen Ansatt vil bli foreslått lagret i en egen Ansattkatalog. Vær oppmerksom på at du må merke av for Personal dersom du ønsker å begrense tilgangen til brukere med tilgang til å lese personaldokumenter. Egendefinert: Ved valg av Egendefinert blir feltet under aktivt slik at du kan skrive inn stien til der dokumentene av angitt type skal lagres. Egendefinerte lagringsområder må sikkerhetskopieres manuelt av hver enkelt bruker. Tips! Mamut tilbyr kostnadsfri Online Backup til alle virksomheter og privatpersoner. Se for mer informasjon. Dokumentmaler tilknyttet dokumenttypen For hver enkelt dokumenttype kan du definere hvilke dokumentmaler som skal være tilgjengelig. En dokumentmal kan tilknyttes så mange dokumenttyper som det er ønskelig. Brukertilgang til dokumenttyper Ønsker du at en bestemt type dokumenter ikke skal være tilgjengelig for alle brukere kan du ved å definere brukertilgang for dokumenttypen slik at bare brukere med tilgang til å lese angitt type dokumenter, har tilgang. Personal: Dokumenter av denne typen blir tilgjengelig kun for brukere som har tilgang til personaldokumenter. Konfidensiell: Dokumenter av denne typen blir tilgjengelig kun for brukere som har tilgang til konfidensielle dokumenter. Inaktiv: En inaktiv dokumenttype vil ikke lengre vises i filteret i dokumentlisten og i nedtrekkslisten Type på dokumentkortet. Dokumenttypen vil ikke lenger kunne benyttes ved opprettelse av nye dokumenter, men det vil ikke påvirke dokumenter av denne typen som allerede er opprettet. Hvordan opprette en ny dokumenttype? Slik oppretter du en ny dokumenttype 1. Velg Vis - Innstillinger - Firmadatabase og klikk på knappen Standardregister. 2. Marker Dokumenttype og klikk Redigere. 3. Klikk Ny. 4. Skriv inn et passende navn i feltet Beskrivelse dokumenttype. 5. Angi hvor Standard lagringsområde i nedtrekkslisten for dette. 6. Velg hvilke dokumentmaler som skal knyttes til denne dokumenttypen i feltene Dokumentmaler ikke tilknyttet dokumenttypen og flytt dokumentmalene til feltet Dokumentmaler tilknyttet dokumenttypen ved hjelp av pilknappene. 79

87 KUNDEOPPFØLGING 7. Angi eventuelle begrensninger i brukertilgangen i avmerkingsboksene Personal, Konfidensiell og Inaktiv. 8. Klikk OK. 9. Bekreft at du vil lagre endringer ved å klikke Ja. 10. Klikk OK. Den nye dokumenttypen er nå klar til bruk. Merk! Dersom du har opprettet en ny dokumenttype ved å høyreklikke i nedtrekkslisten Type i dokumentkortet og velge Endre i Standardregister, må du lukke dokumentkortet og åpne et nytt for at den nye dokumenttypen skal bli tilgjengelig i listen. Import av dokumenter.dokumenter som er opprettet før Mamut ble tatt i bruk, eller dokumenter som av andre grunner er opprettet utenfor programmet, kan importeres til Dokumentregisteret for å gi bedre oversikt. Dokumentene du importerer kan du knytte mot en kontakt, en ansatt eller et prosjekt. Merk! Programmet støtter import av dokumenter i alle filformater, men husk at du må ha installert de aktuelle programmene på maskinen for å kunne åpne dokumentene. Ved import av et dokument åpnes dokumentkortet der du kan fylle ut informasjon om dokumentet du importerer. Noe informasjon vil fylles ut automatisk, dette avhengig av hvilke innstillinger du har satt i Brukerinnstillinger for Dokument. Importerer du flere filer samtidig vil du få beskjed om at du kan fylle ut felles informasjon for dokumentene du importerer, i et blankt dokumentkort som åpnes i forbindelse med importen. Husk at du kan markere flere dokumenter samtidig ved å holde nede tastaturknappen [Ctrl] og deretter klikke på filene du vil importere. Ved import kontrolleres det om dokumentnavnene på de valgte filene allerede eksisterer i programmet. I så fall vil du få beskjed om dette og også hvilke filer som ikke blir importert. Ønsker du å likevel å importere et dokument som tilsynelatende allerede finnes i programmet kan du importere dette ene dokumentet på nytt og endre dokumentnavnet. Hvordan importere dokument(er)? Slik importerer du dokument(er) 1. Velg Vis - Dokument og klikk Import av dokument(er). 2. Bla deg frem til og marker dokumentet/dokumentene du ønsker å importere. 3. Klikk Åpne. 4. Fyll evt. ut informasjon om dokumentet i dokumentkortet som åpnes. 5. Klikk Lagre og lukk dokumentkortet. Valgte dokument(er) kopieres til angitt dokumentområde og dokumentlisten oppdateres med dokumentene du har importert. 80

88 DOKUMENTER.Du kan også importere dokumenter ved hjelp av knappen Importere dokument(er). Knappen finner du i fanekortet Dokument i modulene kontakt, kontaktperson, aktivitet, prosjekt og personal samt øverst i dokumentlisten. Import via Drag & Drop Dokumenter kan også importeres via metoden "Drag & Drop". Du må da ha Windows Utforsker oppe slik at du kan se og kan markere filen du vil importere til Mamut Business Software samtidig som du har dokumentlisten i Mamut Business Software åpen. Hold deretter nede venstre museknapp og dra dokumentet inn i dokumentlisten i programmet. Husk at du kan markere flere dokumenter samtidig ved å holde nede tastaturknappen [Ctrl] og deretter klikke på filene du vil importere. Du kan også importere dokumenter ved å velge Fil - Import - Dokument - Import av dokument. 81

89 KUNDEOPPFØLGING INTEGRASJON MED SKYPE.Med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet. Du kan også motta samtaler. Er kontakten registrert med Skype-navn eller Skype-nummer i kontakt- eller kontaktpersonregisteret ditt, vil du få oppslag på kontakten. Samtaler med eksisterende kontakter logges som aktiviteter, slik at du enkelt kan få tilgang til historikken på kontakten senere. Hva er Skype? Skype er en gratis programvare som kan lastes ned fra Med Skype kan du ringe gratis til andre Skype-brukere, og sende direktemeldinger til andre brukere. Mot betaling kan du også ringe til ordinære telefonnumre. Du installerer programmet på din PC. Du må ha lydutstyr til PC'en for å ringe. Det finnes også spesielle telefoner med Skype-programvaren installert. Skype-navn Skype-navnet er et navn som alle brukere får når de registrerer seg. Navnet benyttes som ID når det opprettes kontakt mellom to skype-brukere. Du registrerer Skype-navn på dine kontakter i kontakt- og kontaktpersonregisteret. Skype-nummer/SkypeIn Du kan bestille tjenesten SkypeIn hos Skype. Med SkypeIn kan du få ditt eget vanlige telefonnummer. Det betyr at andre kan ringe til deg på et "vanlig" telefonnummer fra en hvilken som helst type telefon. Du vil motta anropet i Skype, uansett hvor du befinner deg. SkypeOut Om du kjøper SkypeOut kan du også ringe til vanlige fasttelefoner og mobiltelefoner i inn- og utland ved hjelp av Skype. Andre tjenester Du kan bestille tjenester som gjør det mulig å ringe til ordinære telefoner og mobiltelefoner i innog utland. Du kan også bestille et telefonnummer - Skype-nummer - slik at andre kan ringe til deg fra slike telefoner. Mer utfyllende informasjon om Skype finner du på deres hjemmesider Kom i gang med Skype Forutsetninger for å komme i gang Skype installert: Du må installere Skype på samme maskin som du har Mamut Business Software installert, og du må registrere deg som Skype-bruker. Dersom du også ønsker å kunne ringe til fasttelefon og mobiltelefoner, ikke bare andre Skype-brukere, må du også kjøpe Skypecredits/SkypeOut. Du må ha et SkypeIn-nummer for at andre skal kunne ringe deg fra en fasttelefon/mobiltelefon. Se mer på Skype sine hjemmesider Nettverk: Skype må installeres på alle maskinene der brukerne skal benytte funksjonen. 82

90 INTEGRASJON MED SKYPE Slik kommer du i gang 1. Velg Skype som TAPI i Mamut Business Software. Dette gjør du under Innstillinger - Andre Innstillinger - Andre programmer. Velg TAPI, og sett TAPI til SKYPE. Tillat programmet å bruke Skype, dersom du får spørsmål om dette. 2. Legg inn Skype-navn på kontakt(er). Du finner feltet sammen med telefonnumrene på kontaktene. Du kan også legge inn Skype-navn på kontaktpersoner. Programmet er nå klart til å ringe og motta samtaler med Skype. Kontaktene og Kontaktpersonene har fått nye felter for Skype-nummer og Skype-navn i feltet Telefon. Du kan se telefon-ikonet til høyre for feltet. Skype-navn brukes til å ringe til andre brukere av Skype. Skype-nummer (SkypeIn) brukes til å ringe fra ordinær telefon til en Skype-bruker. Du trenger ikke bruke dette nummeret på kontakten din dersom du skal ringe ved hjelp av Skype selv. 83

91 KUNDEOPPFØLGING Når du aktiverer Skype får du spørsmål fra programmet om hvorvidt det skal tillate at Mamut ringer. Har du svart Nei på dette på et tidspunkt, kan dette aktiveres igjen. Dette må du gjøre i Skype, under Verktøy - Innstillinger - Avansert - API Adgangskontroll. Mer utfyllende informasjon om Skype finner du på deres hjemmesider Aktiviteter fra Skype Telefonsamtaler med Skype genererer en aktivitet i aktivitetslisten. Du kan finne aktivitetene i aktivitetslisten, og på kontakten/kontaktpersonen, dersom denne er registrert med nummeret det ble ringt fra/til. Aktivitetene registreres med start- og sluttid for samtalene. Utgående samtaler Alle samtaler genererer en aktivitet, enten de besvares eller ikke. Innkommende samtaler Det opprettes aktiviteter kun når samtalen besvares. Merk! Skype har også egen loggføring av samtaler. Disse har ingen referanse til kontaktene i programmet. 84

92 INTEGRASJON MED SKYPE Hvordan ringe med Skype? Slik ringer du fra Kontakt-/Kontaktperson til en annen Skype bruker 1. Finn kontakten/kontaktpersonen du skal ringe til. 2..Velg telefonnummer, for eksempel Skype-nummer i Telefon-feltet. 3..Klikk på telefon-ikonet. 4. Godta at brukeren "Mamut" skal få lov til å ringe, dersom du får spørsmål om dette. En utgående samtale settes opp. Status for samtalen i samtalevinduet Skype-samtaler. Merk! For å kunne ringe via Skype til fasttelefon og mobiltelefon må telefonnummeret være registrert med +47 eller 0047 foran selve nummeret. (Ved utenlandske nummer benyttes landskoden for det aktuelle landet). Du må også kjøpe Skype-kredit/SkypeOut for å kunne ringe til vanlige fasttelefoner og mobiltelefoner i inn- og utland via Skype. Du kan lese mer om SkypeOut på Slik tar du imot en telefonsamtale i Skype Når noen ringer til deg, vil vinduet Skype samtaler åpnes, i tillegg til et eget Skype-vindu..Svar/Åpne: Du svarer på telefonen. Dersom telefonnummeret for den innkommende samtalen er registrert på en kontakt, vil kontaktkortet åpnes..åpne: Åpner kontaktkortet på gjeldende kontakt, men svarer ikke på oppkallet..avbryt: Legger på. Mamut søker opp gjeldende kontakt basert på Skype-nummer/Skype-navn. Oppstart: Skype legger seg som standard i oppstart av Windows operativsystem. I tillegg starter eventuelt Mamut Business Software Skype når programmet starter opp. Har du imidlertid lukket Skype, vil ikke et oppkall fra Mamut kunne initieres. Du må da starte Skype først. 85

93 PROSJEKT Prosjektmodulen er organisert med tanke på prosjektorientert arbeid. Her kan du registrere nye kontakter, ordre, aktiviteter med mer, gjennom de ulike fanekortene i prosjektregisteret. Denne modulen er tett integrert med de andre modulene i programmet, dermed kan du selv bestemme om du vil arbeide prosjektorientert eller ikke. Prosjektregisteret åpnes via Vis - Prosjekt - Prosjektregister. Du kan velge om du vil at prosjektlistevinduet skal åpnes automatisk hver gang du åpner prosjektmodulen ved å gå til Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger. Prosjektene kan deles inn i Eksterne eller Interne prosjekter. Det er kun eksterne prosjekter som kan viderefaktureres. Du kan definere Prioritet, sette prosjektet midlertidig eller permanent til Inaktivt, tilknytte en Avdeling samt planlegge varighet og sammenligne med faktisk utført tid. Du kan legge inn et Budsjett for prosjektet. Har du Microsoft Office Project installert på din maskin, vil fanekortet Gantt-diagram være synlig, og du kan opprette Project-filer herfra som blir knyttet til prosjektet. Et prosjekt kan være en del av et annet prosjekt, og blir da et underprosjekt. Integrasjon med andre moduler Et prosjekt kan ha ulike kontakter og kontaktpersoner involvert i prosjektet. Disse tilknyttes via fanekortet Kontakter i prosjektregisteret. Du kan markere en kontakt som Standardkontakt, for lettere å holde oversikt. Merk! Du kan ikke opprette nye prosjekter fra fanekortet Prosjekt i kontaktmodulen. Du kan imidlertid redigere eksisterende prosjekt ved hjelp av Rediger-knappen på dette fanekortet. I fanekortet Ordre/faktura i prosjektregisteret registrerer du nye ordre som er relatert til prosjektet, mens på fanekortet Innkjøp kan du se innkjøp som er registrert med tilknytning til prosjektet. Du kan opprette aktiviteter og dokumenter tilknyttet prosjektet, registrere timer, og linke produkter til prosjektet. Du kan også knytte egne ansatte til prosjektet. Fakturering Du kan fakturere prosjektet basert på to ulike faktureringsmetoder: innkjøp og timeregistrering, eller fastpris. Hvordan opprette et nytt prosjekt? Slik oppretter du et nytt prosjekt 1. Velg Vis - Prosjekt og klikk Prosjektregister. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn ønsket Nr./Prosjektklasse, Navn samt en mer detaljert beskrivelse av prosjektet i feltet Beskrivelse. 4. Fyll ut datoer for Planlagt start- og sluttdato, og programmet vil dermed automatisk fylle ut prosjektets planlagte Varighet. Fyll ut de faktiske datoene når du har det klart. 86

94 5. Velg om prosjektet er Internt eller Eksternt i nedtrekkslisten Type. Dersom du ønsker å kunne viderefakturere innkjøp, timer eller en fastpris må du sette prosjektet til Eksternt. 6. Endre fullføringsgraden dersom den ikke er lik 0. Du kan opprette egne prosentsatser for fullføringsgrad i standardregisteret ved å høyreklikke og velge Endre i standardregister. 7. Velg Avdeling dersom prosjektet er knyttet til en avdeling. 8. Ranger prosjektets Prioritet i nedtrekkslisten, avhengig av hvor viktig det er. 9. Velg hvilken ansatt i ditt firma som er Ansvarlig for prosjektet. 10. Skriv inn relevante Notater ved behov. 11. Tilgjengelig i regnskap er som standard merket av, fjern markeringen om du ikke ønsker at prosjektet skal være tilgjengelig i regnskapsmoduler i programmet. 12. Klikk knappen Budsjett for å legge inn egne budsjettall for prosjektet. 13..Klikk for å legge inn URL til prosjektet dersom det har egne nettsider. 14. I nedre halvdel av prosjektkortet kan du registrere mer informasjon i fanekortene. 15..Lagre prosjektet. Prosjektet er opprettet. Brukerinnstillinger for Prosjekt.Ved å klikke på knappen Brukerinnstillinger i verktøylinjen har du mulighet til å tilpasse prosjektmodulen til dine behov. Du kan også velge Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul, og klikke Prosjekt for å åpne innstillingene. Vinduet består av tre fanekort; Standardoppsett, Prosjektkort og Fanekort. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Ønsker du å skreddersy vinduet selv, kan du gjøre det under Fanekort. Prosjektkort I dette fanekortet kan du legge inn standardverdier som skal gjelde nye prosjekter du oppretter. Du kan legge inn Planlagt startdato og Faktisk startdato eller du kan merke av for Systemdato dersom du ønsker å bruke programmets systemdato. I nedtrekkslisten for Type kan du velge om du ønsker at nye prosjekter automatisk skal være merket av som Ekstern eller Intern. Som standard er fullføringsgraden satt til 0, men det er mulig å velge andre alternativer i nedtrekkslisten. Hvis du ønsker å få Avdeling, Prioritet og Ansvarlig utfylt automatisk på nye prosjekter setter du ønskede verdier her. 87

95 Tilgjengelig i regnskap vil som standard være merket av, men ønsker du ikke at prosjektene du oppretter skal være tilgjengelig i regnskapsmodulene kan du fjerne markeringen. Under Annet kan du merke av dersom du ønsker at prosjektlisten åpnes automatisk ved åpning av prosjektkortet. Det kan være hensiktsmessig dersom du jobber med flere ulike prosjekter. Som standard er det merket av for at det skal legges inn informasjon om bruker og tidspunkt når det legges inn notater, men du kan fjerne markeringen om du ikke ønsker registreringsinformasjonen. Fanekort Her kan du bestemme hvilke fanekort som skal vises i prosjektmodulen ved å markere fanekortene. Vi anbefaler at du fjerner markeringen for fanekort du ikke trenger for å få et mest mulig oversiktlig vindu. Dersom du klikker på en av knappene i fanekortet Standardoppsett, vil innholdet her endre seg tilsvarende. Under Annet kan du merke av om du ønsker at summene på Tilbud, Ordre/Faktura, Produkt og Innkjøp skal vises inklusiv mva. 88

96 Prosjektregisteret I Prosjektregisteret kan du registrere prosjektene dine og holde full oversikt over kontakter, ordrer, fakturaer, tilbud, innkjøp, aktiviteter, dokumenter, timer, produkter, ansatte og eventuelle underprosjekter som er knyttet til det aktuelle prosjekt. Det kan være hensiktsmessig å bruke prosjektregisteret for å kunne følge kostnader og inntekter knyttet til et prosjekt og for å se om prosjektet er lønnsomt..i Brukerinnstillinger for prosjekt kan du definere standardverdier for flere av feltene i øvre del av prosjektkortet. Ved å sette opp standardverdier slipper du å fylle ut informasjon som er lik i alle prosjekter. Merk! Et prosjekt kan ikke slettes når det er referert til det i andre moduler. Dersom prosjektet ikke lenger er relevant kan du sette det Inaktivt ved å velge Ja i nedtrekkslisten for dette..knappen Prosjektstatus gir deg oversikt over prosjektet som vises. Her kan du se alle registrerte timer, samt ordre og innkjøp som er gjort i forbindelse med prosjektet..med knappen Endre status kan du endre prosjektstatus og registrere datoen for statusendringen..knappen Statushistorikk gir deg oversikt over statusendringer du har gjort via Endre status knappen. Du kan se dato, status og varighet for hver enkelt status prosjektet har hatt. 89

97 Prosjektliste Prosjektlisten viser en oversikt over alle registrerte prosjekter. I nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet kan du filtrere på prosjektenes Status..Du kan åpne prosjektlisten fra prosjektkortet ved å klikke på ikonet Liste. Prosjektlisten åpnes også fra integrerte moduler, når du tilknytter prosjekter..i Brukerinnstillingene for Prosjekt kan du merke Automatisk åpne prosjektliste ved åpning av prosjektkortet. Fanekortene i Prosjektregisteret Kontakter I fanekortet Kontakter kan du linke kontakter til prosjekter, slette linker mellom prosjekter og kontakter og redigere eksisterende kontaktinformasjon. Det er også mulig å sende e-post direkte til kontakter herfra. Tips! Du kan høyreklikke i listen. Dette gir deg tilgang til blant annet å Gå til kontakt, Gå til kontaktperson, og å sende e-post. Slik knytter du en kontakt til prosjektet 1..Klikk på Tilknytt for å opprette link mellom en kontakt (inkludert kontaktperson) og et prosjekt. 2. I vinduet som nå åpnes velger du hvilken kontakt og kontaktperson du vil linke til prosjektet. Telefon- og faksnumre inkluderes automatisk. Kontakten er nå tilknyttet prosjektet, og du kan åpne kontakten direkte herfra..du kan slette tilknytningen ved hjelp av Slette-knappen. Dette sletter ikke selve kontakten. Utvalg: For å få en rask oversikt over hvilke kunder og leverandører som er involvert i prosjektet, velger du Kunder eller Leverandører fra nedtrekkslisten Utvalg. Denne nedtrekkslisten fungerer som et filter og gir deg den informasjonen du trenger. 90

98 Standardkontakt: Du kan markere en standardkontakt for prosjektet i nedtrekkslisten til høyre på fanekortet. Kontakten du velger vil vises i fet skrift øverst på fanekortet.. Klikk på knappen Sende e-post for å sende en e-post til kontakten du har markert i listen. Kontaktregisteret beskrives nærmere ovenfor. Ordre/Faktura I fanekortet Ordre/Faktura kan du registrere nye ordre som er relatert til prosjektet. De to kolonnene til høyre, Sum eks. mva. og Sum prosjekt eks. mva., kan vise to ulike summer fordi: Ved å merke av for Prosjekt under Brukerinnstillinger i Ordre/Faktura, vises kolonnen Prosjekt på fanekortet Produktlinjer. I denne kolonnen kan du spesifisere hvilket prosjekt hvert produkt i ordren tilhører. Dermed kan en ordre klassifiseres som ett prosjekt i nedtrekkslisten i øvre del av ordrekortet, mens de enkelte produktene i ordren kan registreres på andre prosjekter. Av den grunn finnes to ulike kolonner på fanekortet Ordre/Faktura. Kolonnen Sum eks. mva. viser totalsum for alle produkter i ordren, mens kolonnen Sum prosjekt eks. mva. viser summen for produktene i det enkelte prosjekt i ordren. Nedtrekkslisten Utvalg fungerer som et filter og gir deg oversikt over ulike statuser. Slik oppretter du en ordre i forbindelse med prosjektet 1. Klikk på Ny for å opprette en ny ordre i forbindelse med prosjektet. 2. I vinduet som åpnes etter du har klikket Ny, velger du kontakt og kontaktperson. Da åpnes Ordre/Faktura-modulen automatisk med kontaktinformasjonen på plass i den nye ordren. 3. Når du har fylt ut ordren lukker du modulen og kommer tilbake til fanekortet Ordre/Faktura i Prosjektregisteret. Se kapittelet "Salgsoppfølging" for en detaljert forklaring av hvordan informasjon registreres. 4. Klikk på Rediger for å endre på en ordre du har opprettet. Da åpnes Ordre/Faktura-modulen, og du kan gjøre de endringene du vil. Nedtrekkslisten Opprettet fra gjør at du kan se hvor ordren ble opprettet. Blant alternativene finnes også Alle (uavhengig av hvor ordren ble opprettet). Du kan i tillegg filtrere ut ordre som har blitt registrert i Ordre/Faktura-modulen. Velger du Ordre/Faktura i denne nedtrekkslisten, vil ordrene som ble markert med det aktuelle prosjektet på ordrekortet vises i listen på fanekortet. Du kan også velge Prosjektregister og med dette filtrere ut ordre som har blitt opprettet på fanekortet Ordre/Faktura i prosjektregisteret. Ordre/Faktura beskrives nærmere i kapittelet "Salgsoppfølging". Tilbud I fanekortet Tilbud kan du opprette tilbud knyttet til prosjektet. Ønsker du å opprette et repeterende tilbud klikker du på pilknappen til høyre for Ny-knappen og velger "Tilbud repeterende". I nedtrekkslisten Status kan du filtrere og se alle tilbud i en gitt status..husk å klikke Oppdater etter å ha endret status. Tilbud beskrives nærmere i kapittelet "Salgsoppfølging". 91

99 Innkjøp Hensikten med fanekortet Innkjøp er å gi deg oversikt over innkjøp gjort i forbindelse med prosjektet. Du kan også gjøre endringer og opprette nye innkjøpsordre herfra..du kan opprette nye innkjøp fra fanekortet ved å klikke Ny. Da åpnes innkjøpsmodulen og med et nytt innkjøp som automatisk har fått utfylt kontaktopplysningene fra leverandørens kontaktkort..er et innkjøp allerede tilknyttet prosjektet kan du endre dette ved å klikke på Redigerknappen. Utvalg Du kan bruke nedtrekkslisten Utvalg for å få oversikt over innkjøp involvert i prosjektet basert på status. Denne nedtrekkslisten fungerer som et filter og hjelper deg å finne fram til ønsket informasjon. Innkjøp beskrives nærmere i kapittelet "Innkjøp" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Aktiviteter I fanekortet Aktiviteter kan du opprette nye aktiviteter knyttet til prosjektet, redigere eksisterende aktiviteter eller slette aktiviteter. Hvis du har gjort endringer må du klikke Oppdater for å oppdatere listen over aktiviteter som vises. I nedtrekkslisten Type kan du filtrere på hvilken type aktiviteter du ønsker å se i fanekortet. Dette kan være praktisk hvis det etterhvert er mange aktiviteter registrert på prosjektet. Du kan også velge om du vil se Alle, Utførte eller Ikke utførte aktiviteter. Slik knytter du en aktivitet til prosjektet 1..Klikk på Ny. Da åpnes vinduet Ny aktivitet. 2. Velg hvilken kontakt aktiviteten involverer i det neste vinduet som åpnes. Velg også kontaktperson fra nedtrekkslisten. 3. Fyll ut den øvrige informasjonen som kreves i vinduet Ny aktivitet. Se mer om dette i avsnittet om Aktiviteter. 4. Klikk OK, og listen på fanekortet Aktiviteter vil oppdateres. 5..Marker aktiviteten og klikk på Rediger-knappen for å gjøre eventuelle endringer. Vinduet Redigere aktiviteter åpnes, og du kan redigere som du vil. Dokumenter I fanekortet Dokumenter kan du opprette dokumenter som har med prosjektet å gjøre. Det kan ofte være behov for å sende samme dokument til flere kontakter som er involvert i det samme prosjektet. Klikk i så fall på knappen Flett dokument i vinduet Nytt dokument. Utvalg! I nedtrekkslisten Utvalg kan du velge hvilken type Microsoft-dokument du vil se oversikt over i listen. Dette filteret gir deg mulighet til å se Alle dokumenter eller dokumenter opprettet i Microsoft Excel, PowerPoint, Project eller Word. 92

100 .Du kan importere dokument ved hjelp av knappen for dette. Les mer om import av dokument i eget avsnitt. Les mer om hvordan du oppretter dokumenter fra dette fanekortet i avsnittet om fanekortet Dokumenter i Kontaktregisteret. Timeregistrering Fanekortet Timeregistrering gir deg en oversikt over timer som er registrert på prosjektet. Det er ikke mulig å registrere nye timer fra dette fanekortet, men du kan gjøre endringer på eksisterende timesedler. For å registrere nye timer må du velge Vis - Timeregistrering og klikke Timeregistrering. For å få oversikt over timene på hvert enkelt prosjekt i forhold til status, kan du gjøre et utvalg ved hjelp av nedtrekkslisten Utvalg. Denne nedtrekkslisten fungerer som et filter og gjør at listen viser den informasjonen du søker etter. Timeregistrering beskrives i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Produkter I fanekortet Produkter kan du linke produkter til prosjektet, endre produktinformasjon og slette linker mellom prosjekter og produkter. Merk! Det kan ikke opprettes nye produkter herfra. Produktregisteret omtales i kapittelet "Produkt". Ansatte I fanekortet Ansatte kan du knytte dine ansatte til prosjektet ved å klikke Tilknytt. For å redigere informasjon om en ansatt marker du denne i listen og klikker Rediger. Da åpnes Personalregisteret med ansattkortet til den valgte personen åpent. Her kan du gjøre endringene du ønsker. Hvis en ansatt ikke er knyttet til prosjektet lenger, markerer du og klikker på Slett. Merk! Den ansatte må først være registrert i Personalregisteret. Personalregisteret beskrives i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Gantt-diagram Du må ha Microsoft Office Project installert for å kunne aktivere dette fanekortet. Microsoft Office Project hjelper deg å planlegge og holde orden på alle aktivitetene dine. I fanekortet Gantt-diagram kan du opprette en tidslinje for prosjektet for å få en visuell framstilling av prosjektets varighet og utvikling. Når du har valgt å opprette dokumentet og gitt det en tittel, vil Microsoft Project åpnes automatisk. Der kan du planlegge prosjektets varighet og dele det opp i flere deler. På den måten blir det enklere å beregne tiden prosjektet samlet vil kreve. Ved å klikke Ny kan du opprette et nytt gantt-diagram. Da åpnes vinduet Nytt dokument hvor du registrerer informasjon om dokumentet. Merk! Det er særlig viktig at du fyller ut feltet Overskrift. Klikk på Opprette/flette-knappen. Da åpnes Microsoft Office Project. 93

101 Legg planene for prosjektet inn i gantt-diagrammet. Det kan være nyttig å dele prosjektet opp i flere mindre deler. Det endelige gantt-diagrammet vil vise prosjektets totale varighet med alle mindre deler inkludert. Tips! Under Vis - Innstillinger - Andre Innstillinger - Andre programmer kan du se hvilke andre programmer Mamut Business Software har funnet på din maskin. Klikk eventuelt Søk for å oppdatere listen. Underprosjekt Fanekortet Underprosjekt viser alle underprosjekter som er en del av det aktuelle prosjektet (og evt. andre prosjekter som det aktuelle prosjektet er en del av). Det er en direkte forbindelse mellom dette fanekortet og utvalget som blir gjort i nedtrekkslisten Inngår i. Julisalg kan f.eks. være en del av Sommersalg. I prosjektkortet for Julisalg velger du Sommersalg fra nedtrekkslisten Inngår i. Når du ser på fanekortet Underprosjekt i prosjektkortet til Sommersalg, vil du se Julisalg listet opp. For å knytte et prosjekt til det aktuelle prosjektet må du klikke Ny. Du kan da velge prosjekt i vinduet som åpnes. Listen på fanekortet Underprosjekt vil da oppdateres. Ved å klikke på søkeknappen til høyre i fanekortet kan du knytte det aktuelle prosjektet (det som vises i øvre del av prosjektkortet) til et større prosjekt. Velg overprosjekt fra listen som åpnes og klikk OK. Underprosjekt og overprosjekt Ny-knappen (til venstre på fanekortet) og Søk-knappen (til høyre) har motsatte funksjoner: Du kan klikke på Ny for å opprette en ny link til et underprosjekt, slik at det aktuelle prosjektet (det som vises i øvre del av prosjektkortet) blir et overprosjekt. Klikker du på søkeknappen, linkes aktuelle prosjektet til et annet overprosjekt. Det kan i enkelte tilfeller være aktuelt å bruke begge knapper. Hvis f.eks. prosjektet som vises i øvre del av prosjektkortet heter Januar, kan du linke underprosjektene Uke 1, Uke 2, Uke 3 og Uke 4 til dette ved hjelp av Ny-knappen. Samtidig kan du linke Januar til det større prosjektet Vinter ved hjelp av søkeknappen til høyre på fanekortet. Regnskap I fanekortet Regnskap har du oversikt over alle bilagslinjer i hovedbok og/eller bilagsregistrering som er tilknyttet aktuelt prosjekt. Du kan sette utvalg på regnskapsår, kilde, bilagstype og/eller type kontoer som du vil skal vises i fanekortet. Dette gjør du ved hjelp av nedtrekkslistene øverst..ved å klikke på knappen Gå til faktura (F9) vil fakturaen som er markert åpnes. Du vil kun kunne klikke på knappen dersom posten du har markert er en faktura. Er posten en knyttet til et innkjøp kan du klikke på knappen Gå til innkjøp (F7) for å se detaljert informasjon om innkjøpet i innkjøpsmodulen..knappen Gå til bilag (Ctrl+Shift+G) tar deg til hovedbok hvor du kan se nærmere på bilaget som er ført. Knappen vil bare være tilgjengelig for bilag som er overført til hovedbok. Tips! Du kan velge hvilke fanekort som skal være synlige for deg i brukerinnstillingene. Systemadministrator kan via tilgangskontrollene bestemme om brukerne skal kunne se dette fanekortet. 94

102 Prosjektfakturering Knappen Fakturering vises på prosjektkortet når Ekstern er valgt i nedtrekkslisten Type. Via denne knappen spesifiseres faktureringsmetode ut fra to muligheter. Merk! Du kan velge faktureringsmetode kun 1 gang for hvert prosjekt, valget kan ikke endres når det først er gjort. De to mulighetene er: Viderefakturering basert på innkjøp og timeregistrering og Viderefakturering basert på fastpris. Prosjektfakturering basert på innkjøp og timeregistrering Prosjektfakturering basert på innkjøp og timeregistrering krever at du har registrert de nødvendige opplysningene i modulene for innkjøp og timeregistrering på forhånd. Slik fakturerer du basert på innkjøp og timeregistrering 1. Klikk på knappen Fakturering for å angi prosjektets faktureringsmetode. Velg alternativet Viderefakturering basert på innkjøp og timeregistrering fra nedtrekkslisten. 2. Skriv inn kontonummer for prosjektet i feltet Bankkontonr. på faktura. Finnes det ikke noen egen konto for prosjektet, velges den som er registrert under firmainnstillingene. 3. Skriv inn en Fasttekst på faktura hvis du vil at alle fakturaer på dette prosjektet skal ha en standardtekst. 4..Klikk Ny for å opprette en ny linje i feltet Faktureringsplan. Da settes det inn en ny linje hvor du kan velge Status og Beløp, samt skrive inn en Kommentar. 95

103 5. Klikk på knappen Fakturer for å starte faktureringsveiviseren. 6. Du vil følge en fem trinns veiviser som hjelper deg gjennom faktureringsprosessen. I denne prosessen registrerer du kontakter, innkjøpslinjer, timelister, statusrapporter og standardinformasjon knyttet til prosjektet. 7..Klikk på søkeknappen i veiviserens første bilde for å velge kontakt (og evt. kontaktperson) du vil opprette ordre på. Klikk Neste. 8. Produktene som kan faktureres på prosjektet vises i feltet Inkluderes ikke. Marker hvilket produkt/hvilke produkter du vil fakturere og klikk på den enkle pilknappen som peker mot høyre. Produktene vil da registreres på fakturaen. Klikk Neste. 9. Velg hvilke linjer fra timeregistrering som skal faktureres på neste trinn i veiviseren. Framgangsmåten er den samme som når du valgte produkter. 96

104 10. Klikk Neste. 11. Klikk Fullfør for å opprette en ordre. Faktureringsplan! Feltet Faktureringsplan gir deg oversikt over fakturaer knyttet til prosjektet. Dette er kun et felt for egeninformasjon, og du velger selv om du vil fylle det ut eller ikke. Ingen opplysninger vil overføres til andre moduler herfra. Prosjektfakturering basert på fastpris Sifrene du registrerer under Viderefakturering basert på fastpris vil overskrive de som er registrert i ordre/faktura- og produktmodulen. Slik fakturerer du et prosjekt basert på fastpris 1. Klikk på knappen Fakturering for å angi prosjektets faktureringsmetode. Velg alternativet Viderefakturering basert på fastpris fra nedtrekkslisten. 2. Skriv inn kontonummer for prosjektet i feltet Bankkontonr. på faktura. 3. Finnes det ikke noen egen konto for prosjektet, velges den som er registrert under firmainnstillingene. 4. Skriv inn en Fasttekst på faktura hvis du vil at alle fakturaer på dette prosjektet skal ha en standardtekst. 5..Klikk Ny for å opprette en ny linje i feltet Faktureringsplan. Da settes det inn en ny linje hvor du kan velge Status og Beløp, samt skrive inn en Kommentar. 6. Klikk på knappen Fakturer for å starte faktureringsveiviseren. 97

105 Merk! Sjekk at det står et beløp i feltet Fakturerbar sum dersom Fakturer-knappen er inaktiv. 7. Du vil følge en fem trinns veiviser som hjelper deg gjennom faktureringsprosessen. 8..Klikk på søkeknappen i veiviserens første bilde for å velge kontakt (og evt. kontaktperson) du vil opprette ordre på. Klikk Neste. 9. Linjene du registrerte i feltet Ordregrunnlag vises i feltet Inkluderes ikke. Marker linjen/linjene du vil fakturere og klikk på den enkle pilknappen som peker mot høyre Klikk deretter på Neste. 10. Klikk Fullfør for å opprette en ordre. Fakturerbar sum! Feltet Fakturerbar sum viser totalsummen det er mulig å fakturere. Dermed får du en rask oversikt over de ulike summene, i tillegg til at du sikres mot at summen du registrerer i feltet Fakturerbar sum overskrides. Programmet vil gi deg en advarsel hvis du forsøker å fakturere en høyere sum enn dette. 98

106 Kapittel 2: Produkt I dette kapittelet: OM PRODUKTMODULEN HVORDAN OPPRETTE ET NYTT PRODUKT? PRODUKTREGISTERET Produktlisten Fanekortene i Produktregisteret Fanekortet Pris Fanekortet Rabatt Fanekortet Lager Fanekortet Leverandør Fanekortet Strukturer Fanekortet Variant Fanekortet Produktinformasjon Fanekortet Nettbutikk Nettstedinnstillinger for produkt Fanekortet Innstillinger Fanekortet Diverse Produktstatus INNSTILLINGER FOR PRODUKT Brukerinnstillinger for Produkt Firmainnstillinger for Produkt ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER Endring av et utvalg produkter Hvordan duplisere et produkt? Kan jeg endre produktnummer? Import av produktdata Innstillinger for import av produktdata Innleste produkter TILLEGGSAVGIFTER (MILJØAVGIFTER) Kom i gang med tilleggsavgifter Hvordan legge til en tilleggsavgift? PRODUKTVARIANTER Variantegenskaper Variantinnstillinger Hvordan opprette varianter av et produkt? Hvordan opprette og redigere alle varianter/varianttilknytninger av et produkt? Hvordan overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt? Varianter i nettbutikken

107 PRODUKT OM PRODUKTMODULEN.For en bedrift med tusenvis av produkter, hundrevis av leverandører og utallige lagre, er det avgjørende å ha kontroll over alle aspekter ved produktene: Priser, leverandører, mulige rabatter, lagerlokasjon og -beholdning er bare noen eksempler. Under fokusområdet Produkt & Lager holder du full oversikt over dette. I produktregisteret registrerer du alle data om bedriftens varer. Dette effektiviserer all registrering av ordre og innkjøp, ettersom produktinformasjon importeres fra denne modulen. Fra produktregisteret kan du kontrollere de fleste bruksmåtene for det enkelte produkt. 100 Bruksmåter og funksjoner som styres fra produktregisteret Pris/Rabatt: Et produkt kan ha en pris eller flere differensierte priser styrt av dato. Ved hjelp av en priskalkulator kan du sette opp prisene for produktene dine. Du kan fastslå kostnader i både faktor og prosent og finne ut hvordan prisen vil påvirkes når f.eks. innkjøpspris, kostnader eller salgspris endres. Lagerføring: Du kan lagerføre produktene dine dersom du har en programversjon med lisens for dette. Programmet har en avansert lagerfunksjon, inkludert funksjoner for varetelling, flere lokasjoner, serienummerhåndtering, holdbarhetsdatoer, varepartier og reservasjoner av produkter. Leverandør/innkjøp: Leverandører har gjerne egne betingelser, priser og koder for produkter du bestiller fra dem. Produktregisteret har funksjoner for å holde orden på priser og betingelser fra flere leverandører av samme produkt. Strukturer: Dersom bedriften tilbyr sammensatte produkter som består av flere komponenter, kan dette produktet defineres som en Strukturvare. Man kan f.eks. tenke seg et firma som tilbyr en kontorløsning som består av to bokhyller, en stol og et skrivebord. Da vil dette produktet samlet defineres som en strukturvare. Bokhyllen, stolen og skrivebordet defineres som komponenter.

108 OM PRODUKTMODULEN Produktvarianter: Dersom bedriften selger produkter som leveres i flere utførelser, for eksempel med forskjellig farge eller størrelse, kan disse registreres som varianter av et produkt. Hver enkelt variant kan ha egen pris, lagerhåndtering, produktinformasjon osv. Dette styres i variantinnstillinger. Det er viktig at du spesifiserer innstillinger for varianter før du begynner å opprette varianter i produktregisteret. Når et produkt har varianter, vil selve produktet kalles et Hovedprodukt. Du kan ikke lenger føre transaksjoner på selve hovedproduktet. Netthandel: Har du lisens for netthandel kan du selge produktene dine på Internett og få ordrene derfra ferdig til viderebehandling i Ordre/Faktura-vinduet. Nettbutikken din vil være direkte forbundet med Produktregisteret via fanekortet Nettbutikk. Her velger du om produktet skal ligge for salg i din nettbutikk og hvilken informasjon om produktet som skal vises. Utskrifter: Produktinformasjonen kan skrives ut direkte fra produktregisteret, blant annet som produktetiketter, og sendes til skriver, e-post, telefaks, overføres til Microsoft Office Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver kan produktutskriftene også overføres til PDF-format som en fil. Produktnavn på flere språk: Et produkt kan vises på utskrifter o.l. på flere enn ett språk. Andre funksjoner for produkt For en bedrift som selger mange produkter kan det være svært tidkrevende å vedlikeholde produktregisteret. Jo flere felter man benytter for å kontrollere bruksmåten for produktene, desto mer vedlikeholdsarbeid må man påregne. Ved hjelp av veiviseren Endre et utvalg produkter kan du oppdatere de fleste feltene på mange produkter på en gang. Dette kan for mange medføre store tidsbesparelser. For de som lagerfører produkter finnes det funksjonalitet for varetelling i Lager. Innstillinger for produkt I tillegg til innstillingene for funksjonene nevnt ovenfor, finnes det en del generelle innstillinger for hvert enkelt produkt der det settes innstillinger for hvordan produktet skal behandles i forhold til integrasjon, kjøp, salg og lager. Dette gjøres i fanekortet Innstillinger i produktregisteret. I brukerinnstillingene for produkt bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. Her setter du også standardverdier som skal gjelde hver gang noen oppretter nye produkter. 101

109 PRODUKT HVORDAN OPPRETTE ET NYTT PRODUKT? Tips! I firmainnstillingene for produkt kan du blant annet sette standardverdier som skal gjelde for nye produkter. Dette vil kunne forenkle prosessen med å opprette nye produkter, og sikre at du får riktige verdier. Slik oppretter du et nytt produkt 1. Velg Vis - Produkt - Produktregister. 2..Klikk Ny for å opprette et nytt produkt, eller klikk på pilen ved siden av Ny-knappen. 3. Velg eventuelt i eget vindu hvilken type produkt du ønsker å opprette. Merk! Vinduet vises ikke dersom du tidligere har merket av for å ikke vise det igjen. Har du valgt å ikke vise vinduet, kan du opprette nytt produkt etter en av malene ved å klikke på pilen ved siden av Ny-knappen, og velge mal fra listen. 4. Endre produktnummer dersom du ikke ønsker å benytte det som foreslås. Endringen må gjøres før lagring av produktet. 5. Skriv inn ønsket produktnavn i feltet for dette. 6. Fyll ut de feltene som er aktuelle for produktet. 7. Fyll ut informasjon som er relevant for produktet i fanekortene i nedre del av produktregisteret. 8. Klikk Lagre i verktøylinjen øverst når du har registrert ønsket informasjon om produktet. Produktet opprettes. Tips! Alle produkter blir automatisk nummerert i logiske nummerserier. Disse numrene kan overstyres, og de kan også være alfanumeriske (inneholde både bokstaver og tall). 102

110 PRODUKTREGISTERET PRODUKTREGISTERET Produktregisteret er delt i to på samme måte som for eksempel kontaktregisteret. Øvre halvdel inneholder sentral informasjon om selve produktet. Nedre halvdel er inndelt i fanekort med mer detaljert informasjon som priser, rabatter, leverandører og logistikkverdier. Dersom det er felter eller fanekort som ikke vises eller som du ikke ønsker skal vises, kan du tilpasse dette i brukerinnstillingene for produkt. Du kan bestemme hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for produktregisteret i firmainnstillingene for produkt. I tillegg finner du innstillinger, blant annet for integrering med nettbutikken. Første gangen du åpner produktregistret vil du få opp et vindu for Tilpasning av funksjonalitet. Det er viktig at du merker av hvilken funksjonalitet din bedrift bruker slik at produktregistret blir tilpasset bedriftens behov. Denne tilpasningen kan også gjøres inne på firmainnstillingene, som du finner under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt. Feltbeskrivelser Produktnr.: Alle produkter blir automatisk nummerert i logiske nummerserier. Disse numrene kan overstyres i det du oppretter produktet, og de kan også være alfanumeriske (inneholde både bokstaver og tall). Det er ikke mulig å endre produktnummer på produkter som allerede er opprettet og tatt i bruk. De fleste øvrige felter på produktene kan endres etter at de er opprettet. Du kan også benytte veiviseren Endre et utvalg produkter for raskt og effektivt å endre verdier på mange produkter samtidig. Produktnavn: Her skriver du inn et passende navn på produktet. Ved å klikke på søk-knappen til høyre for feltet, kan du også registrere produktnavn på andre språk, dersom du selger eller kjøper produkter fra utenlandske kontakter. Leveringstid: Her kan antatt leveringstid (dager) registreres. Vekt: Her registreres vekt. Gram, kilo eller tonn kan velges i nedtrekkslisten. Volum: Her registreres produktets volum. Du kan velge mm3, cm3, dm3 eller m3. Produktkategori: Velg ønsket kategori fra nedtrekkslisten. Produktkategoriene er søkbare. Du kan ta bort, endre eller legge til kategorier i Standardregisteret. Pakkeenhet: Her kan du velge ønsket pakkeenhet. Nye verdier for pakkeenhet kan registreres i Standardregisteret. Antall pr. enhet: Her registrerer du antall pr. enhet. Produktgruppe: Her velger du produktgruppen produktet skal tilhøre. Nye produktgrupper kan opprettes i Standardregisteret. Undergruppe: Her bestemmer du undergruppe for produktet. Antall nivåer for produktgrupper er opptil 4 og hvor mange som vises i produktkortet avhenger av innstillingene du har satt i Firmainnstillinger for Produkt i fanekortet Standardverdier. Utgående mva: Her angir du utgående mva-sats for produktet. Inngående mva: Her angir du inngående mva-sats for produktet. Redigere eller legge til informasjon i Standardregisteret Du kan ta bort, endre eller legge til kategorier, pakkeenheter, produktkategorier, produktgrupper og undergrupper i Standardregisteret. I felter som inneholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet, og velge Endre i standardregister. Dette åpner standardregisteret, slik at du kan endre eller legge inn nye alternativer der direkte. 103

111 PRODUKT Du kommer også til Standardregisteret ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Produktlisten Produktlisten er en liste som viser alle eller et utvalg produkter fra Produktregisteret. Produktlisten benyttes til å velge hvilket produkt man ønsker å se nærmere på eller ved valg av produkt som skal inngå i tilbud, salgsordre eller innkjøp. Du kan tilpasse produktlisten til ditt bruk i brukerinnstillingene for produkt. Innstillingene her vil være felles for de ulike modulene i systemet. Hvordan endre sortering i produktlisten? Produktlisten er som standard sortert etter produktnummer. Du kan enkelt endre sortering i listen ved å klikke på overskriften i hver kolonne. Listen vil da endre sortering etter overskriften som er valgt. Valgt kolonne vises med fet skrift. Hvordan endre hvilke produkter som skal vises i listen? Som standard vil Alle produkter (ikke inaktive) vises ved åpning av produktlisten. I nedtrekkslisten øverst til høyre kan du velge hvilke produkter du ønsker skal vises i produktlisten og på den måten begrense antallet produkter som vises. Du kan f.eks. velge å kun se Kampanjeprodukter, Lagervare, Strukturer, inaktive produkter eller en bestemt produktgruppe..i brukerinnstillingene for innkjøp kan du merke av for at produktlisten kun skal vise produkter som er tilknyttet den aktuelle leverandøren som er valgt på innkjøpet, når den åpnes fra innkjøpsmodulen. 104

112 PRODUKTREGISTERET Tips! Du kan eksportere en rekke lister og tabeller til Microsoft Excel ved hjelp av en meny på høyreklikk. Du kan sette et utvalg i listen, - høyreklikke - og få dette utvalget ut i rapporten. Rapporten åpnes direkte i Excel. Vær oppmerksom på at filen er en midlertidig fil. Du må lagre denne dersom du ønsker å ta vare på den. Fanekortene i Produktregisteret Fanekortet Pris Et produkt kan ha en pris eller flere differensierte priser styrt av dato. Ved hjelp av en priskalkulator kan du sette opp prisene for produktene dine. Du kan fastslå kostnader i både faktor og prosent og finne ut hvordan prisen vil påvirkes når f.eks. innkjøpspris, kostnader eller salgspris endres. Ønsker du oversikt over den historiske prisutviklingen for produktene dine velger du Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på produkter i firmainnstillingene for produkt. Tips! I firmainnstillinger for produkt, fanekortet Standardverdier, kan du sette standardverdier for nye produkter. Disse vil automatisk legges inn på nye produkter du oppretter. Produkter som allerede er opprettet kan du justere ved hjelp av Global prisjustering. Innstillinger for bruk av priser i andre deler av programmet Vis på ekstern prisliste: Merkes av dersom du vil at produktet skal vises på ekstern prisliste. Listen kan skrives ut til enkeltkunder med spesifikk rabattinformasjon m.v. Overstyre kostpris i salgsmodul: Merkes av dersom du ønsker muligheten til å kunne endre kostpris på produktlinjer i ordrer. 105

113 PRODUKT Tilleggsavgift: Dersom det skal spesifiseres tilleggsavgift på fakturaene dine velger du hvilken gruppe som skal benyttes for gjeldende produkt i nedtrekkslisten Tilleggsavgift. Fanekortet Rabatt Du kan tilby rabatter på hvert enkelt produkt basert på ulike kriterier: Etter Kategori (f.eks. rabatt kun for forhandlere). For en bestemt Kontakt, eller basert på Kvantum (mengden kunden kjøper). Kvantumsrabatt kan fastsettes etter Trapp eller Fra første antall. Du kan aktivere for ulike typer rabatter i firmainnstillingene for produkt. Hvis du velger Trapp, kan du for eksempel bestemme at de 500 første vareenhetene selges med 5 % rabatt, mens de neste enhetene opp til 1000 selges med 7,5 % rabatt. Setter du rabatten til Fra første antall, vil hele beholdningen selges med 7,5 % rabatt. Klikk på Ny under Kategori når du vil opprette en rabatt. Da får du fram dialogvinduet Rabatt. Rabatt i %: Prosentvis fradrag i prisen. Fastpris: Sett prisen som skal gjelde her. Denne overstyrer da som standard salgsprisen. Merk! Benytter du Fastpris, vil systemet som standard velge laveste pris av Fastpris i rabattregisteret, og Salgspris i priskalkulatoren. Du kan overstyre dette i firmainnstillingene for produkt, slik at fastpris også kan fungere som et påslag. Du følger samme prosedyre når du vil registrere en rabatt basert på Kontakt eller Kvantum. Rabattyper Rabatter registreres på flere forskjellige nivåer. Disse rabattypene er ordnet i et hierarkisk system og overstyrer hverandre. Bare en av dem vil normalt være gjeldende i siste instans. Rabatt på kombinasjonen produkt og kunde (Settes i dette fanekortet). Standard rabatt i % av ordretotal for en kunde (Settes i Kontaktregisteret). Rabatt på kombinasjonen produkt og kontaktkategori (dette fanekortet). Rabatt på kombinasjonen kundekategori og produktgruppe (settes i Rabattregisteret). Kvantumsrabatt for hvert produkt (Settes i dette fanekortet). Du må aktivere for bruk av kvantumsrabatt i firmainnstillingene for produkt. I firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura kan du i tillegg velge at kvantumsrabatt skal komme i tillegg til andre rabatter. Rabattregisteret åpnes fra verktøylinjen i produktregisteret. Merk! Dersom du har satt opp fastpris på et produkt for en kunde, vil rabatten likevel komme i tillegg dersom kunden også faller inn under andre rabattordninger på produktet. 106

114 PRODUKTREGISTERET Fanekortet Lager Lager er integrert med Salgsoppfølging, slik at beholdningen justeres i henhold til kjøp og salg. Fanekortet vises kun dersom lagerføring av produkter er aktivert i firmainnstillingene..ny: Oppretter lagertilknytning. Dette gjør at produktet kan selges fra lageret du velger. Du kan også opprette lagertilknytninger i lagerregisteret i lagermodulen..slett: Sletter tilknytning til lageret..gå til lager: Åpner lagerinformasjonsvinduet for lageret som er markert i listen. Det eneste du kan redigere direkte i kolonnene er Maks og Min for beholdningen på lageret, samt Best. nivå og Best. antall (bestillingsnivå og bestillingsantall). Oppdatere lagerbeholdning: Hvis produktet er lagervare, skal avmerkingsboksen markeres. Std. lager: Standard/forvalgt lager for produktet. Tips! I brukerinnstillingene for produkt kan hver bruker velge standardlager for brukeren. Fanekortet Leverandør Leverandører har gjerne egne betingelser, priser og koder for produkter du bestiller fra dem. Ved å knytte et produkt til leverandøren(e) du kjøper inn produktet fra, kan du registrere denne informasjonen sammen med supplerende informasjon om produktet. Merk deg at innkjøpsprisen fra standardleverandør kan påvirke innkjøpsprisen du legger inn i fanekortet Pris. Når du oppdaterer innkjøpsprisen til standardleverandør, må du velge om du også ønsker å oppdatere tilsvarende pris i Priskalkulatoren. Informasjon som er lagt inn i fanekortet Leverandør vil kunne brukes ved innkjøp fra aktuelle leverandør. Du kan lese mer om leverandørtilknytninger i kapittelet "Innkjøp" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". 107

115 PRODUKT Fanekortet Strukturer Dersom bedriften tilbyr sammensatte produkter som består av flere komponenter, kan dette produktet defineres som en Strukturvare. Man kan f.eks. tenke seg et firma som tilbyr en kontorløsning som består av to bokhyller, en stol og et skrivebord. Da vil dette produktet samlet defineres som en strukturvare. Bokhyllen, stolen og skrivebordet defineres som komponenter. I dette fanekortet velger du om produktet er selve strukturen eller om det er en komponent som inngår i en struktur. Merk deg at tjenester også kan inngå som del av strukturvarer. Slik oppretter du en strukturvare Før du kan opprette en strukturvare må du opprette produktene som skal inngå som komponenter i strukturvaren. 1. Opprett et nytt produkt eller bla deg frem til produktet som skal inngå i strukturvaren. 2. Velg fanekortet Strukturer. 3. Merk av Komponent som inngår i struktur. Gjenta pkt. 1-3 for alle produkter som skal inngå som komponenter. 4. Klikk Ny for å opprette selve strukturvaren som et nytt produkt. 5. Velg fanekortet Strukturer. 6. Merk av Struktur som har komponenter. 7. Sett innstillinger for hvordan strukturen skal vises i ordre/tilbud, på faktura og i innkjøp. Forenklet oversikt: Viser produktnummer og produktnavn på både strukturen og komponentene, men bare antall, pris og sum på produktlinjen til komponenten. Detaljert liste: Viser antallet, pris og sum også på komponentene. Ikke vis komponenter: Dersom du kun ønsker at kun strukturen skal vises i tilbud, ordre, på faktura eller innkjøp markerer du dette valget. 8. Velg hvilken Lageroppdatering du ønsker ved salg og innkjøp av strukturvaren. Oppdatere komponentene: Lagertransaksjoner vil oppdatere komponentene i strukturen. Oppdatere strukturen: Velges dersom du ønsker at lagertransaksjonen skal påvirke selve strukturen. Du må da montere strukturen før du selger den. 9. Velg hvordan Prisreguleringen skal fungere. Oppdatere kostpris regulerer kostprisen til strukturvaren etter hvert som prisen på komponenter endres. Salgsprisen på strukturvaren beholdes. Oppdatere kostpris og salgspris justerer salgsprisen til strukturvaren i forhold til endringer i prisen på komponentene. 108

116 PRODUKTREGISTERET 10. Klikk Ny i fanekortet for å knytte en komponent til strukturen. 11. Velg en av komponentene du opprettet i punkt Klikk OK. 13. Skriv inn Antall enheter som skal inngå i strukturvaren. 14. Klikk OK. Gjenta pkt til alle komponenter som skal inngå i strukturvaren er lagt til. Strukturvaren er opprettet. Tips! Strukturen må ha Lageroppdatering ved innkjøp satt til 'Oppdater komponentene' og Lageroppdatering ved salg satt til 'Oppdatere strukturen', for å kunne demonteres. Fanekortet Variant Dersom bedriften selger produkter som leveres i flere utførelser, for eksempel med forskjellig farge eller størrelse, kan disse registreres som varianter av et produkt. Hver enkelt variant kan ha egen pris, lagerhåndtering, produktinformasjon osv. Dette styres i variantinnstillingene. Det er viktig at du spesifiserer innstillinger for varianter før du begynner å opprette varianter i produktregisteret. Hver enkelt variant får et eget produktnummer, og du kan velge om du vil vise produktnummeret til hovedproduktet eller til varianten når du fakturerer og gjør innkjøp. Produktet har varianter: Merkes av dersom produktet skal kunne selges i ulike varianter. Når du merker av her åpnes variantinnstillingene der du blant annet angir hvilke opplysninger som skal kunne variere for hver variant av produktet. NB! Når et produkt inneholder ulike varianter, kan du ikke lenger føre transaksjoner på selve hovedproduktet. Standardvariant: Her kan du eventuelt velge hvilken variant som skal komme opp som standard når en kunde i nettbutikken velger å se detaljert informasjon om produktet..ny: Oppretter en variant av produktet. 109

117 PRODUKT.Rediger: Her åpnes selve variantkortet, som gir en samlet oversikt over all produktinformasjon for den aktuelle varianten av hovedproduktet. Feltene som skal kunne variere, i henhold til variantinnstillingene, vil være redigerbare. Skal de ikke kunne variere, vil de være skyggelagte. Dette indikerer at de ikke kan endres..dupliser variant: Oppretter en ny variant basert på varianten du har merket av i listen..variantmatrise: Funksjonen er kun tilgjengelig når hovedproduktet er tilknyttet minst 1 variantegenskap, og dersom innstillingen Tillate duplikate egenskaper i variantinnstillingene på hovedproduktet ikke er aktivert. Se mer om dette i avsnittet om produktvarianter. Tips! Det fins ingen felt for "leverandørens produktnummer" på varianter. Hvis din leverandør også bruker varianthåndtering og dermed trenger et unikt produktnummer per variant, så bør du være påpasselig med å taste inn standardleverandørens produktnumre som produktnumre for variantene, etter hvert som variantene opprettes. Fanekortet Produktinformasjon I fanekortet Produktinformasjon kan du registrere Produktinformasjon, Salgsinformasjon, Teknisk informasjon, informasjon om Support, Produksjon og Annet på hvert enkelt produkt. Fanekortet består av to informasjonsfelter hvor du i nedtrekkslistene velger hvilken informasjon du vil registrere. Du kan registrere flere typer informasjon pr. produkt, men du vil kun se to tekster om gangen. For å automatisk overføre tekst fra Produktinformasjon til produkter som legges inn i ordre må du markere Automatisk overføre produktinformasjon til produktlinjer i salgsordre. Fanekortet Nettbutikk Nettbutikken din er direkte forbundet med produktregisteret via fanekortet Nettbutikk. Her velger du om produktet skal tilgjengeliggjøres for salg i din nettbutikk og hvilken informasjon om produktet som skal vises. Les mer om hvordan du legger ut et produkt for salg i nettbutikken i kapittelet "Netthandel" i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". 110

118 PRODUKTREGISTERET Produktinformasjon i nettbutikken Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder: Ønsker du at produktet skal kunne selges i din nettbutikk må du merke av her slik at produktet gjøres tilgjengelig i listen Produktutvalg i nettbutikk under Produktutvalg. Lagerinformasjon: I nedtrekkslisten Lagerinformasjon kan du angi om du skal vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken for besøkende i nettbutikken din, eller om du skal gi annen type lagerinformasjon. Fritekst: Velger du "Fritekst" i nedtrekkslisten Lagerinformasjon (ovenfor) vil du kunne skrive inn din egen tekst vedrørende produktets lagerinformasjon i feltet som vises. Vis grafikk: Viser symboler i nettbutikken for ulike lagerbeholdninger som På lager, I Innkjøp og Ikke på lager. Du kan velge hvilke symboler som skal benyttes i Nettstedinnstillingene, på fanekortet Innstillinger nettbutikk. Tips! I firmainnstillinger for produkt, fanekortet Standardverdier, kan du merke av for at Vis grafikk skal være standardverdi på nye produkter. Listen over nettsteder Standardinformasjon: Øverst i listen over nettsteder vil Standardinformasjon vises. Standardinformasjon er ikke et eget nettsted, men en mulighet til å registrere standard nettstedinnstillinger for produktet. Ved hjelp av knappen Dupliser nettstedinnstillinger for produkt kan du i ettertid kopiere nettstedinnstillingene til øvrige nettsteder. Denne funksjonen kan være aktuell dersom du ønsker å klargjøre dine produkter for salg i nettbutikken før du oppretter og redigerer selve nettstedet..nettstedinnstillinger for produkt: Åpner Nettstedinnstillinger for produkt for valgt nettsted. Her kan du bl. a. sette inn produktbilde og produktbeskrivelser. Les mer i kapittelet "Netthandel" i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". Merk! Dersom du har lisens på flere nettsteder kan du, dersom det er ønskelig, variere nettstedinnstillingene for produktet på de nettstedene du administrerer fra programmet..dupliser nettstedinnstillinger for produkt: Denne knappen gir deg mulighet til å duplisere nettstedinnstillinger du har registrert på produktet fra ett nettsted til eventuelle andre nettsteder du administrerer fra programmet. Aktiv: I kolonnen Aktiv kan du merke av for hvilke nettsteder produktet skal kunne selges på. Du kan merke av her når nettstedet er opprettet. Ønsker du å fjerne et produkt fra en nettbutikk kan du 111

119 PRODUKT fjerne markeringen i kolonnen Aktiv på det nettstedet der produktet skal fjernes fra. Etter neste oppdatering av ditt nettsted vil produktet ikke lenger være tilgjengelig i nettbutikken. Sist oppdatert: Her finner du datoen da produktet sist ble oppdatert i nettbutikken. Nettstedinnstillinger for produkt I vinduet Nettstedinnstillinger for produkt setter du innstillinger for visning av produktet i nettbutikken. Innstillingsvinduet kan åpnes både via fanekortet Produktutvalg under Rediger nettsted - Innhold og via fanekortet Nettbutikk i produktregisteret. 112 Standard Produktbilde: Her kan du enten velge Sett inn bilde i nedtrekkslisten og klikke på Ny for å sette inn et bilde av produktet som du har liggende på maskinen, eller du kan velge Link til bilde dersom produktbildet ligger publisert på Internett og skrive/lime inn webadressen til produktbildet i feltet Bilde-URL. Ny-knappen åpner et vindu der du kan bla deg frem på maskinen din og markere bildefilen du skal sette inn. Sletter bildet fra nettstedinnstillingene for produktet (ikke fra maskinen). Har du valgt Link til bilde og skrevet inn webadressen til bildet kan du klikke på Gå til www-side og få vist produktbildet i nettleseren. Produktbeskrivelse: Du kan sette inn to ulike produktbeskrivelser per produkt. En kort beskrivelse som vises i produktlisten rett under produktlisten og en detaljert beskrivelse som vises ved klikk på Mer info-link, produktbilde og produktnavn. Redigerer eller legger til produktbeskrivelse. Velg kort eller detaljert beskrivelse i nedtrekkslisten før du klikker Rediger.

120 PRODUKTREGISTERET Tilbakestiller produktbeskrivelsen til slik beskrivelsen var før siste redigering. Mer info (underside): I nedtrekkslisten kan du velge mellom undersider du har opprettet for ditt nettsted. Avansert Tillat kjøp av mindre enn hele enheter: Ønsker du å kunne selge produkter som er mindre enn hele enheter via nettbutikken må du merke av for Tillat kjøp av mindre enn hele enheter. Innstillingen vil være tilgjengelig når du har merket av for at produktet Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder og i tillegg har angitt at du vil benytte en eller flere desimaler for lagerenhet i firmainnstillinger for produkt. Innstillingen finner du ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt og fanekortet Lagerhåndtering. Merk! Du må publisere ditt nettsted på nytt etter å ha satt innstillingen på de produktene det skal være mulig å bestille mindre enn hele enheter av i din nettbutikk. Fanekortet Innstillinger For hvert enkelt produkt kan det settes innstillinger for hvordan produktet skal behandles i forhold til integrasjon, kjøp, salg og lager. Du kan f.eks. bestemme om produktet er en lagervare, ressurs eller tjeneste, og bestemme hvordan produktet skal kostnadsføres og hvilke kontoer som skal benyttes for lagerverdi, varekost og salgsinntekter. Dersom du har sporing av varer settes innstillingene for dette her. Innstillinger for behandling av produktet i andre moduler Lagervare: Lagertransaksjoner ved innkjøp og salg blir kun registrert for lagervarer. Du kan også styre dette i fanekortet Lager. Ressurs: Ressurser kan knyttes til en Aktivitet, for eksempel møterom, prosjektører og liknende. Arbeid/tjeneste: Dersom du har produkter som er av type arbeid eller tjeneste kan du velge dette. Denne innstillingen kan du bruke i f.eks. statistikker. Kampanjeprodukt: Har du produkter som er kampanjeprodukter kan du merke av her. Feltet er til egen informasjon. Provisjon: Sett valg i dette feltet dersom du beregner provisjon for dine selgere i lønnsregistreringen. Hvis dette produktet ikke skal være med i provisjonsgrunnlaget må valget fjernes. Innstillinger for sporing av varer Disse innstillingene har påvirkning på lagertransaksjoner som gjøres i programmet. Serienummer: Merkes av dersom du ønsker det skal være påkrevd å oppgi serienummer på transaksjoner inn og ut av lager. Varepartinummer: Merkes dersom varepartinummer skal være påkrevd ved transaksjoner inn og ut av lager. Holdbarhetsdato: Merkes av dersom holdbarhetsdato må oppgis ved transaksjoner inn på lager. Innstillinger for bokføring Her kan du bestemme hvordan produktets kostnader skal bokføres. Dersom du i firmainnstillingene for produkt, i fanekortet Prishåndtering, har merket av for Individuell regel for oppdatering av regnskapsmessig lagerverdi på hvert produkt, kan du velge å kostnadsføre 113

121 PRODUKT 2 ulike tidspunkter/metoder for kostnadsføring. Dette gjelder kun produkter som oppdaterer lagerbeholdning (lagerførte produkter). I nedtrekkslistene for Balansekonto for lagerverdi, Beholdningsendringskonto og Kostnadskonto for varekost kan du velge kontoene som skal gjelde for produktet. Dette er aktuelt dersom du ønsker at disse skal overstyre innstillingene som er satt på systemkontoene. Her kan du også spesifisere ønskede Salgskontoer for produktet. Hvis feltene står blanke vil standard kontoer benyttes. Tips! I standardregisteret kan du endre salgskonto per Produktgruppe. Dette gjør at du enklere kan vedlikeholde salgskontoer for hele produktgrupper under ett. Har du imidlertid angitt salgskontoer direkte på produktkortet, vil dette overstyre alle andre innstillinger. Fanekortet Diverse I produkt, fanekortet Diverse registreres informasjon om blant annet EAN-kode, Tolltariffens varenummer, evt. Prosjekt og Avdeling som er relevante kostnadsbærere ved regnskapsføring ved handel med produktet. Bransjens produktnummer: Feltet kan benyttes der det forekommer produktnummer som er felles innenfor en bransje. Feltet erstatter ikke egne produktnummer, men ved inntasting eller innlesing på Tilbud/Ordre/Faktura og Innkjøp kan du legge inn nummeret i stedet for vanlig produktnummer. Du kan benytte inntil 20 tegn. Du kan ha flere like forekomster av bransjens produktnummer. Du vil da få opp en liste ved inntasting av nummeret i Tilbud/Ordre/Faktura. Du kan foreta utvalg på bransjenummer i utvalgsvinduene for Produktliste og Varetelling, samt i Avansert utvalg. WWW: For tilgang til ekstra informasjon kan du henvise til en nettside til for eksempel produsent med informasjon om produktet. Adressen til nettsiden legges inn i feltet WWW og via knappen til høyre for feltet kan du åpne nettleseren og få tilgang til angitt side. Bilde: Du kan legge inn referanser til bilder av produktet. Ved å klikke på knappen med tre prikker kan du bla deg frem til bildefilen. Bilde 2: Referanse til alternativt bilde, for eksempel dersom du har ett bilde lokalt og ett på en nettverksressurs. Dokument: Du kan legge inn referanser til dokumenter. Ved å klikke på knappen med tre prikker kan du bla deg frem til dokumentfilen. Tips! Dersom du arbeider i flerbrukermiljø, bør du legge bilder og dokumenter på en filbane i nettverket som er tilgjengelig for alle, dersom du ønsker at disse skal kunne benyttes av alle brukere. 114

122 PRODUKTREGISTERET Prosjekt: Dersom det først velges et prosjekt på en salgsordre før produktene legges inn, blir overordnet prosjekt gjeldende for alle produktlinjer. Inaktiv: Merk av her dersom du ønsker at produktet ikke lenger skal kunne benyttes. Merk! Det er ikke mulig å slette et produkt som er tatt i bruk i andre deler av programmet, for eksempel hvis det benyttet på en faktura. Produktet må i stedet settes inaktivt. Produktstatus.Produktstatus gir en oversikt over dette og siste års salg og innkjøp, angitt i antall samt beløpet for den totale omsetning. Vinduet åpnes ved å klikke på knappen Produktstatus. Alle tall er angitt i forhold til budsjett (Salgsbudsjett), i tillegg til dagens lagerbeholdning i antall og lagerverdi. Du har også tilgang til alle fakturalinjer og bestillinger som er opprettet på produktet, samt liste over alle kunder og leverandører som har deltatt i transaksjonene. Disse listene åpner du via knappene nederst i vinduet. 115

123 PRODUKT INNSTILLINGER FOR PRODUKT Brukerinnstillinger for Produkt Hver enkelt bruker kan tilpasse produktregisteret til sitt bruk i brukerinnstillingene. Innstillingene som gjøres vil kun gjelde for aktuell bruker. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Viser få felter i et svært forenklet skjermbilde. Normal: Viser de vanligste feltene og gjør standard funksjonalitet tilgjengelig. Avansert: Viser flere felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Produktkort I dette fanekortet kan du manuelt stille inn nøyaktig hvilke felter og fanekort du ønsker skal vises i Produktregisteret. Legg merke til at standardoppsettene endrer disse innstillingene. Produktliste I Produkt, Ordre/Faktura- og Innkjøp har du tilgang til Produktlisten. Her kan du sette ønskede innstillinger for sortering og utvalg ved åpning av produktlisten. Innstillingene vil gjelde alle moduler hvor produktlisten er tilgjengelig. Sortering ved åpning av produktliste: Her bestemmer du om produktlisten skal være sortert etter produktnummer eller produktnavn. 116

124 INNSTILLINGER FOR PRODUKT Standard utvalg i produktliste: Her angir du produktutvalget du ønsker skal vises som standard ved åpning av produktlisten. Utvidet produktliste: Dersom du ønsker informasjon om produktets pris, beholdning, dekningsbidrag (DB) og dekningsgrad (DG) etc. merkes dette valget. Vis standardleverandørs produktnummer i produktlisten: Merkes av dersom du ønsker se standardleverandørs produktnummer i tillegg til ditt eget produktnummer i produktlisten. Vis varianter i produktlisten: Dette valget viser alle variantene av et produkt, og ikke bare hovedproduktet i produktlisten. Dersom du aktiverer variantmatrisen (under) må du også markere denne, slik at du får valgt de ulike variantene på innkjøp/tilbud og salgsordre. Vis variantmatrise for hovedprodukter uten duplikate egenskaper: Denne funksjonen gjør at et eget vindu åpnes når du setter inn produkter som har varianter. Variantmatrisen gir deg oversikt over blant annet tilgjengelige varianter av produktet, lagerstatus, innkjøpsbeholdning mm. Lager Fanekortet er kun tilgjengelig dersom lagerføring er aktivert i firmainnstillingene for produkt. Standardlager: Dersom du benytter flere lager, kan du velge hvilket som skal være standard for din bruker. Når du oppretter nye lagerførte produkter, vil dette lageret blir forvalgt. Når du legger inn produktet på et tilbud, en ordre eller et innkjøp, vil programmet kontrollere om produktet er tilknyttet ditt standardlager. Er det ikke tilknyttet vil du få spørsmål om du likevel vil benytte dette produktet. Tips! I meldingen som kommer opp når produktet ikke er tilknyttet ditt standardlager, kan du velge at advarselen ikke lenger skal vises for den aktuelle prosessen du holdt på med. Dette gjelder kun til du har lukket det aktive vinduet - tilbud, ordre/faktura eller innkjøpsvinduet. Standard lagerlokasjon: Kun tilgjengelig dersom det er merket av for at bedriften benytter lagerlokasjon i firmainnstillingene for produkt. Velg blant tilgjengelige lokasjoner for lageret som er valgt under Standardlager. Merk! Dersom du har valgt en Standard lagerlokasjon som ikke finnes på produktet, vil denne ikke bli valgt. 117

125 PRODUKT Firmainnstillinger for Produkt.I firmainnstillingene for produkt kan du sette innstillinger for hvilken funksjonalitet din bedrift ønsker å benytte samt styre pris- og lagerhåndtering. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt. Tilpasning av funksjonalitet Her bestemmer du hvilken funksjonalitet som skal være tilgjengelig for din bedrift. Tilpasningen bidrar til å gjøre produktregisteret mer oversiktlig og skreddersydd for ditt bruk. Bedriften lagerfører produkter: Merkes av dersom du vil benytte lagerfunksjonalitet i produktregisteret. Bedriften selger produkter som består av andre produkter: Merkes av dersom du ønsker å ta i bruk strukturvarer. Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på sine produkter: Med denne funksjonen vil fanekortet Pris i produktregisteret vise historiske priser. Dermed kan du registrere priser på produktene dine gjeldende fra et visst tidspunkt, for eksempel en kampanjepris. Bedriften har rabattavtaler for individuelle kunder på enkeltprodukter: Valget merkes av dersom du vil kunne gi individuelle rabatter på enkeltprodukter til dine kunder. Merker du av her aktiveres fanekortet Kontakt, i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Du kan overstyre valget på hvert enkelt produkt, ved å merke av for Ingen individuelle rabatter på produktet. Bedriften gir kvantumsrabatt på produkter: Må merkes av for å kunne spesifisere kvantumsrabatt på dine produkter. Merker du av her aktiveres fanekortet Kvantum, i fanekortet Rabatt i produktregisteret. 118

126 INNSTILLINGER FOR PRODUKT Bedriften har rabattavtaler for kundekategorier på enkeltprodukter: Merkes av dersom du ønsker å kunne gi rabatter på enkeltprodukter til bestemte kundekategorier. Merker du av her aktiveres fanekortet Kategori, i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Bedriften foretar innkjøp basert på salgsordre: For muligheten til å opprette innkjøp med produkter fra salgsordre må dette valget merkes av. Bedriften selger produkter på Internett: Merkes av dersom du ønsker muligheten til å selge produktene dine på Internett. Bedriften har produkter som selges som varianter: Merkes av dersom du selger produkter som kan leveres i flere utførelser. Bedriften ønsker å registrere vekt og volum på produkter: Merkes av dersom dette er verdier du vil registrere på produktene dine. Bedriften selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter: Valget merkes dersom du selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter. Prishåndtering Grunnlag for kostpris: Her velger du hva som skal brukes som grunnlag for beregningen av kostpris på tilbud og ordre/faktura. Produktregister betyr at systemet henter grunnlag for kostpris på tilbud og ordre/faktura fra feltet Kostpris i produktregisteret. Innkjøpspris betyr at systemet henter grunnlaget for kostpris på tilbud, ordre/faktura fra faktiske, registrerte lagerbevegelser. Dersom det ikke finnes noen lagerbevegelser, hentes verdien fra innkjøp som ikke er mottatt. Finnes det heller ikke innkjøp som ikke er mottatt, hentes verdien fra feltet Innkjøpspris i produktregisteret, fanekortet Pris. Dersom du velger Innkjøpspris, vil feltet Kostpris skal inkludere 'Kostnad' fra Produktkortet i tillegg til innkjøpspris aktiveres i firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura, fanekortet Pris/Rabatt. Her kan du velge om den beregnede kostprisen skal inkludere feltet Kostnader i produktkortet. Antall desimaler: Her velger du om du vil ha med 2 eller 4 desimaler i pris på produktene. Valget du gjør vil gi seg utslag på produktkortet, i priskalkulatoren, på rabattfanekortet, og på fanekortet Leverandør i produktregisteret. Rabatt på produktene i nettbutikken: Dersom du ønsker å gi en generell rabatt på produkter ved bestilling i nettbutikken, legges rabattprosenten inn her. Rabatt fastpris gjelder også som påslag: Gjelder dersom du benytter Fastpris på produkter i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Som standard vil systemet velge laveste pris av Fastpris rabattregisteret, og Salgspris i priskalkulatoren. Merker du av her, vil Fastpris benyttes også dersom fastprisen er høyere enn Salgspris, og dermed fungere som et påslag. KOSTNADER: Innkjøpskostnad skal inkludere frakt og ekspedisjon fra leverandørfakturaen: Her bestemmer du om frakt og ekspedisjonskostnad skal inkluderes i innkjøpskostnaden. Innkjøpskostnad skal inkludere kostnader fra bokføring av toll og spedisjonsfaktura: Velg om toll og spedisjon skal inkluderes i innkjøpskostnaden. OPPDATERING: Oppdatere innkjøpspris og - kostnad på produktkortet ved bokføring av innkjøp: Dette vil da oppdateres dersom du endrer prisene på produktlinjene i vinduet for varemottak. 119

127 PRODUKT Kun oppdatere produkter der leverandører på innkjøpet er standard leverandør: Oppdatering av innkjøpspris på produktkortet, som du kan aktivere ovenfor, kan gjøres kun for standardleverandørene, dersom du merker av her. Regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi Kostnadsføre produktkostnad ved innkjøp: Velger du dette alternativet vil det ikke bli foretatt automatisk bilagsføring ved beholdningsendringer. Varekostnaden vil bli bokført idet du bokfører leverandørfaktura fra innkjøpet. Kostnadsføre produktkostnad når varer tas ut av lageret: Kostnadsføring vil skje på salgstidspunktet for alle produkter. Andre lagerbevegelser vil bokføres slik at lagerbeholdningen endres. Individuell regel for regnskapsmessig oppdatering av lagerverdi på hvert produkt: Velger du dette alternativet vil du få opp en innstilling i Produktregisteret, fanekortet Innstillinger, der du for hvert enkelt produkt kan bestemme om produktet skal ha bokført og oppdatert lagerverdien, eller om det skal kostnadsføres ved bokføring av leverandørfaktura. Grunnlag for balanseføring av lagerverdi: Merkes av dersom du ønsker at innkjøpspris på salgsordrelinjer skal inkludere innkjøpskostnader i tillegg til innkjøpspris ved balanseføring av lagerverdien for produktene. Dette vil fremkomme i rapporten for lagerverdi og i lagermodulen. Bokfør beholdningsendringer i resultatregnskapet: Du kan velge om beholdningsendringer skal kunne leses ut av resultatregnskapet. Det vil da bli bokført 2 ekstra bilagslinjer ved varemottak og vareleveranse. Tilleggsavgift: Les mer om tilleggsavgift kapittelet "Produkt" i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". 120

128 INNSTILLINGER FOR PRODUKT Lagerhåndtering Oppdatere lagerbeholdning: Her velger du om lageroppdatering skal skje ved utskrift av faktura, pakkseddel eller plukkliste. Prinsipp for lageroppdatering: Her bestemmer du om du vil benytte FIFU (Først inn først ut) eller SIFU (sist inn først ut). Merk at produkter der det benyttes holdbarhetsdato plukkes i henhold til dato. Tidligste dato plukkes først, uavhengig av prinsipp for lageroppdatering. Merk! FIFU er forvalgt. Du bør ikke endre prinsipp for lageroppdatering uten å forsikre deg om at du følger lovgivningen på området. Antall desimaler for lagerenhet: Du kan om ønskelig vise lagerbeholdning med opptil 3 desimaler. Velger du en eller flere desimaler vil du også kunne selge produkter som er mindre enn hele enheter via nettbutikken. Du må da merke av for dette i fanekortet Nettbutikk i produktkortet for produkter der dette skal være mulig. Bedriften benytter lagerlokasjon: Dersom du har lager med lokasjoner og ønsker å legge inn disse i programmet må du merke av dette feltet. Merk også av om Bedriften lagrer samme produkt flere steder på samme lager. Bedriften lagerfører produkter med vareparti: Merkes av dersom du vil ha mulighet til å stille inn hvorvidt varepartinummer på produkter er påkrevd ved varetransaksjoner. Denne innstillingen blir da tilgjengelig under fanekortet Innstillinger på produktet. Bedriften lagerfører produkter med holdbarhetsdato: Merkes av dersom du vil ha mulighet til å stille inn hvorvidt holdbarhetsdato er påkrevd ved varetransaksjoner. Denne innstillingen blir da tilgjengelig under fanekortet Innstillinger på produktet. Bedriften lagerfører produkter med serienummer: Merkes av dersom du vil ha mulighet til å stille inn hvorvidt serienummer på produkter er påkrevd ved varetransaksjoner. Denne innstillingen blir da tilgjengelig under fanekortet Innstillinger på produktet. Serienummer må plukkes manuelt: Merkes av dersom du ønsker å måtte velge serienummer på utgående varetransaksjoner. 121

129 PRODUKT Skrive ut plukkliste ved registrering av varelevering: Merkes av om du ønsker at det skal skrives ut plukkliste ved registrering av varelevering. Du kan også bestemme ønsket antall utskrifter. Skrive ut pakkseddel ved registrering av varelevering: Merkes av om du ønsker at det skal skrives ut pakkseddel ved registrering av varelevering. Du kan også bestemme ønsket antall utskrifter. Skrive ut mottaksseddel ved registrering av varemottak: Valget gjør at en mottaksseddel blir skrevet ut ved varemottak. Ved negativt varemottak/kreditering av innkjøp blir det skrevet ut en returseddel. Standardverdier Her kan du legge inn ønskede standardverdier som automatisk skal legges inn på nye produkter du oppretter. Dersom du ønsker å endre ledeteksten til noen av feltene i produktregisteret kan du gjøre det her. Standard produktmal: Her kan du velge hvilken type produkt som skal opprettes som standard ved registrering av nye produkter i produktregisteret. Utgående og Inngående mva.: Her bestemmer du standard mva-satser for nye produkter som opprettes. Dette kan overstyres på produktkortet. Produktgruppe: Velg en gruppe fra nedtrekkslisten dersom du ønsker at alle nye produkter som standard skal tilhøre en bestemt produktgruppe. Språk ved manglende beskrivelse: Dersom du skal legge inn produktnavn på flere språk kan du sette hvilket språk som skal være standard ved manglende beskrivelse på nye produkter. Priskalkulatoren benyttes når du skal regne ut utsalgspris på et produkt. Standardverdiene bestemmer hvordan kalkulatoren skal oppdatere de ulike prisfeltene. Standardinnstillinger for produkter med varianter: Disse innstillingene vil gjelde som standard for alle variantprodukter. Dette vil kunne forenkle prosessen med opprettelse av nye 122

130 INNSTILLINGER FOR PRODUKT hovedprodukter med varianter betydelig, spesielt dersom du har mange ulike produkter som selges med de samme variantegenskapene. Standardinnstillingene kan overstyres for hvert enkelt hovedprodukt, på fanekortet Variant, under Variantinnstillinger. Les mer om produktvarianter i kapittelet "Produkt" i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Feltbeskrivelser: Feltbeskrivelsene kan tilpasses produktene du selger og er felles for hele produktregisteret. Du kan endre feltnavn for Pakkeenhet, antall pr. enhet, Volum og Vekt. Antall produktgruppenivåer: Her definerer du antall produktgruppenivåer som du ønsker å benytte. Du kan justere fra 1-4. Visning av lagerbeholdning i nettbutikken: Lagerbeholdningen kan vises etter ulike prinsipper i nettbutikken. Du kan også velge Vis grafikk som symboliserer lagerbeholdningen. Se mer om dette i kapittelet "Netthandel"i introduksjonsboken "Kunde-, salgsoppfølging og netthandel". 123

131 PRODUKT ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER Det vil som regel være hensiktsmessig å dele inn produktene ut over den inndelingen systemet krever med hensyn til om produktet er en lagervare, strukturvare, arbeid/tjeneste eller ingen av disse. Denne segmenteringen benyttes gjerne svært ulikt i ulike virksomheter. For å dele inn produktene benyttes Produktkategori, Produktgruppe og eventuelt tilhørende Undergrupper. Produktkategori og produktgruppe opprettes og redigeres i standardregisteret. Du finner dette registeret fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Endre i standardregister! I felter som inneholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet, og velge Endre i standardregister. Dette åpner standardregisteret, slik at du kan endre eller legge inn nye alternativer der direkte. Eksempel: I ordreregistrering, i fanekortet Tekst. Høyreklikk i feltet ved siden av Velg tekst, og klikk på Endre i standardregister. Produktkategori Du kan velge produktkategori for produktet fra nedtrekkslisten i øvre del av produktkortet. Produktkategori brukes som oftest som en grovinndeling. En bedrift som selger håndverkertjenester vil kanskje opprette kategorier for timer, materialer, reisetid, underentreprenører med mer. Inndelingen i produktkategori har ingen regnskapsmessige implikasjoner. Du kan gjøre utvalg på produktkategori i rapporter der dette er relevant. Du kan ikke legge inn rabatter per produktkategori, men du kan justere prisene på en hel kategori under ett, eventuelt i kombinasjon med andre kriterier. Det gjøres ved hjelp av Global Prisjustering. Produktkategori opprettes og redigeres i standardregisteret. Du finner dette registeret fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Produktgruppe Du kan velge produktgruppe for produktet fra nedtrekkslisten i øvre del av produktkortet. Produktgruppe kan brukes etter behov for en mer detaljert inndeling. En bedrift som selger håndverkertjenester vil for eksempel kanskje dele inn timene i prosjekteringstid, utført arbeid, reisetid med mer. Inndelingen i produktgrupper kan ha regnskapsmessige implikasjoner dersom du ønsker det. En produktgruppe kan styres til en bestemt salgskonto i regnskapet. Du kan gjøre utvalg på produktgruppe i rapporter der dette er relevant. Du kan også kombinere utvalget med andre kriterier. Du kan gi kundene dine ulike rabatter basert på produktgruppe. Du kan også justere prisene på en hel produktgruppe under ett, eventuelt i kombinasjon med andre kriterier. Det gjøres ved hjelp av Global Prisjustering. I modulinnstillingene for produkt kan du bestemme hvilken produktgruppe som skal være standard når du oppretter nye produkter, dersom du ønsker det. 124

132 ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER Undergruppe En produktgruppe kan ha undergrupper. Disse opprettes også i standardregister. Under hver enkelt produktgruppe kan du redigere de slik at du legger til undergrupper. I firmainnstillingene for produkt kan du sette hvor mange produktgruppenivåer du skal benytte. Du kan ha inntil 4 nivåer. Produktkortet vil da få felter for Produktgruppe, samt til sammen 3 undergrupper. Undergruppene har ingen regnskapsmessige implikasjoner. Det er på produktgruppene (øverste nivå) du kan styre salgskonto for produktgruppen. Du kan heller ikke ha spesielle rabatter for undergruppene, men du kan gjøre utvalg på undergruppene, så det er for eksempel mulig å endre prisene på alle produkter tilhørende en spesiell undergruppe ved hjelp av Global prisjustering. Slik oppretter du en undergruppe 1. Åpne standardregisteret, for eksempel ved å høyreklikke i feltet Produktgruppe i produktkortet, og velge Endre i standardregister. 2. Marker den produktgruppen du ønsker å opprette en undergruppe for. 3. Klikk Redigere. 4. Aktiver (klikk) i det store feltet i vinduet og klikk Redigere. 5. Skriv inn et navn på undergruppen i tekstboksen øverst (ny). 6. Klikk Forrige. Kontroller at undergruppen har kommet til i det store feltet i vinduet. 7. Klikk Forrige og OK. Undergruppen er nå tilgjengelig. Ønsker du å ha flere undergrupper, kan du opprette disse direkte etter pkt. 6 i beskrivelsen over. Ønsker du å ha en undergruppe til undergruppen, kan du opprette denne ved å klikke Ny etter pkt. 5 i beskrivelsen over. 125

133 PRODUKT Vedlikehold Rutinen Endre et utvalg produkter er et verktøy som forenkler jobben med å endre verdier på mange produkter samtidig i produktregisteret. Med dette verktøyet kan du gjøre jobben raskere uten å måtte gå gjennom hele produktregisteret manuelt..dersom du ønsker å duplisere/kopiere ett enkelt produkt, har du muligheten til dette ved å klikke på knappen Duplisere produktet. For å vedlikeholde priser kan rutinen Global prisjustering benyttes til å justere Salgspris, Innkjøpspris, Kostnader og Avanse på flere produkter samtidig. Først settes et utvalg, deretter velger du hvilke priser som skal justeres for utvalget. Et produkt som ikke lenger skal benyttes kan ikke slettes dersom det har vært transaksjoner på dette produktet. Du kan imidlertid markere det som inaktivt, slik at det ikke kan benyttes lenger. Du kan lese mer om disse funksjonene nedenfor. Endring av et utvalg produkter Rutinen Endre et utvalg produkter er et verktøy som forenkler jobben med å endre verdier på mange produkter samtidig i produktregisteret. Med dette verktøyet kan du gjøre jobben raskere uten å måtte gå gjennom hele produktregisteret manuelt. Veiviseren hjelper deg med å spesifisere hvilke produkter som skal endres og hvilke nye verdier produktene skal få. Du starter veiviseren ved å velge Vis - Produkt - Endre et utvalg produkter. Tips! I hjelpefilene (F1) finner du mer informasjon om hvordan veiviseren for å endre verdier på et utvalg produkter fungerer. Hvordan duplisere et produkt?.dersom du ønsker å duplisere/kopiere et produkt, har du muligheten til dette ved å klikke på knappen Duplisere produktet. Du får da opp et nytt vindu der et nytt produktnummer foreslås. Dette produktnummeret kan du overstyre. Dersom du velger et nummer som allerede er i bruk, vil du få beskjed om dette. Merk! Dersom du har hatt et Utvalg aktivt i det produktet dupliseres, vil utvalget bli slått av. Kan jeg endre produktnummer? Det er ikke mulig å endre produktnummer på produkter som allerede er opprettet og tatt i bruk i Mamut. I det du oppretter nye produkter, kan du imidlertid overstyre produktnummeret som foreslås. De fleste øvrige felter på produktene kan endres etter at de er opprettet. Du kan også benytte veiviseren Endre et utvalg produkter for raskt og effektivt å endre verdier på mange produkter samtidig. 126

134 ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER Import av produktdata I Mamut Business Software kan du importere produkter og oppdatere priser på eksisterende produkter ved hjelp av funksjonen for import av produktdata. Du kan importere produkt- og prislister fra dine leverandører eller du kan opprette egne lister i Microsoft Excel som du importerer. Import av produkter vil være tidsbesparende fremfor å registrere alle produkter manuelt i produktregisteret. Alle importer må knyttes til en leverandør. Oppdatering av priser gjøres mot leverandørens produktnummer. Når importen søker etter produkter for å sjekke om produktene i filen som skal leses inn finnes i Mamut, vil søket gjøres mot leverandørens produktnummer i Mamut. Dersom du har en fil som inneholder leverandørens produktnummer, men ikke har registrert dette i Mamutdatabasen fra før, kan det være formålstjenlig å benytte tilleggsprogrammet Import/eksport, som har egne spesifikke importformater. For å kunne importere produktdata må du klikke Ny og opprette en ny importrutine. I innstillinger for import av produktdata definerer du bl.a. hvordan filen er bygget opp, hva som skal oppdateres og regler for nye produkter. Når du har satt ønskede innstillinger for importen klikker du Start import for å starte innlesingen av produktene/prisene i filen du har spesifisert skal importeres. Deretter får du opp en oversikt over innleste produkter som du kan importere. Husk at filen du skal importere må være lukket, hvis ikke får du ikke importert den. Tips! Ta alltid en sikkerhetskopi før du importerer data. Dersom importen ikke går som tenkt kan du enkelt tilbakekopiere sikkerhetskopien og komme tilbake til utgangspunktet før du importerte. Innstillinger for import av produktdata Før du kan importere produktdata må du sette innstillinger for importrutinen. Begynn med å legge inn en Beskrivelse på importen. Deretter må du velge hvilken Leverandør du skal importere produkter fra, det gjøres ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Angi også filplasseringen til produktlisten du skal importere ved å klikke på søkeknappen ut for Fil. Ved å klikke Rabattgrupper og deretter Ny kan du opprette ulike rabattgrupper som vil justere innkjøpsprisene på produktene du importerer. Legg merke til at det ikke er slik at selve rabattsatsene legges inn i produktregisteret etter fullført import. Disse rabattgruppene er kun ment for å justere prisen under selve importen og eventuelt for å legge til en kode foran produktnummeret på de produktene som har rabatter. Det er også mulig å justere innkjøpsprisene i importfilen eller i vinduet Innleste produkter. VIKTIG: Dersom du importerer prisfiler i fremmed valuta er det viktig at du registrerer rett valuta på leverandøren i kontaktkortet. Sett deretter innstillinger i de ulike fanekortene: Generelt I fanekortet Generelt bestemmer du bl.a. hvordan grunnlaget for Innkjøpspris, Kostnad og Avanse skal beregnes ved import. Grunnlag for Innkjøpspris: Velg om grunnlaget for innkjøpspris skal være innlest pris fra importfilen eller om grunnlaget skal være innlest pris minus rabatt som er definert under knappen Rabattgrupper. 127

135 PRODUKT Grunnlag for Kostnad: Her bestemmer du hva som skal danne grunnlag for kostnaden. Du kan velge å ikke endre kostnaden men å hente kostnaden fra eksisterende produkt, bestemme at kostnaden skal være en viss prosentdel av innkjøpsprisen eller du kan sette kostnaden til 0. Grunnlag for Avanse: Her velger du hvordan grunnlaget for avanse skal settes opp. Du kan velge fast avanse i % av kostpris, å beholde eksisterende avanse eller avanse i %, at avansen ikke endrer Salgsprisen eller at du skal benytte regelen du har definert i priskalkulatoren. Hvis du importerer salgspris vil ikke avansen kunne endres. HUSK at Salgspris alltid er = Innkjøpspris + Kostnad + Avanse. Opprette en ny prislinje for hver import der prisene endres. Ved å merke av her vil du få en prislinje i produktkortet pr. prisendring og dermed vil du kunne bevare prishistorikken på produktet. Oppdatering av informasjon på eksisterende produkter: Du kan velge hvilken informasjon på eksisterende produkter du ønsker å oppdatere. Du kan velge å oppdatere all informasjon, all informasjon unntatt produktnavn, kun priser eller kun leverandørens priser. Produktnr. tillegg: Her kan du angi en tegnkombinasjon som skal legges til foran produktnummeret. Eksempel: To produktnummer er i utgangspunktet 4444 og Skriver du f.eks. R5T i feltet Produktnr. tillegg får alle numrene denne teksten foran nummeret. Eks. R5T4444 og R5T Legge til produktnr. tillegg på leverandørnummer: Her kan du velge om også leverandørens produktnummer skal få Produktnr. tillegg som spesifisert i innstilling for dette ovenfor. Benytter du denne sammen med Produktnr.tillegg (over), vil importen sammenligne Produktnr. tillegg+produktnr. i filen, med Leverandørens produktnummer i programmet. Regler for nye produkter Avanse i % av kostpris for nye produkter: Her bestemmer du hvor stor prosentdel av kostprisen avansen skal være på nye produkter. Produktgruppe og Undergruppe: Her bestemmer du hvilken Produktgruppe og Undergruppe produktene du importerer skal tilhøre. Innstillingen gjelder kun produkter i importfilen der du ikke har spesifisert andre produktgrupper/undergrupper for produktet. Samme produktnummer som leverandør: Ved å merke av her vil produktene du importerer få leverandørens produktnummer. Merker du ikke av vil produktene du importerer få fortløpende numre i din egen produktnummerserie. Tilhører rabatt gruppedef. prodnr.: Informasjonen i den kolonnen hvor rabattgruppen ligger, vil fremkomme foran det aktuelle produktnummer. F.eks.: Produktnummer er 100. Rabattgruppen ligger i kolonne 7. I kolonne 7 på produktnummer 100 står det xx. Det nye produktnummeret blir da xx100. Nye produkter skal markeres med "Oppdatere lagerbeholdning": Ved å merke av her vil nye produkter som importeres automatisk bli merket av for å Oppdatere lagerbeholdning i fanekortet Lager i produktregisteret. Importfilen Filtype: Her kan du velge hvilken filtype du skal importere. Skilletegn: Hvis feltene i filen er adskilt med skilletegn angir du dette her. Eksempel på dette kan f.eks. være "Skruer,1900". Her koster produktet Skruer, 1900 kroner. De to feltene er adskilt med komma, med andre ord en komma-separert fil. Hvis filen/feltene er tab-separert angir du det i feltet under. Tabulator: Merkes av om importfilen er tabulatorseparert. 128

136 ORGANISERING OG VEDLIKEHOLD AV PRODUKTER MS Dos-fil: Merkes av om filen du skal importere er i Dos-format. Ikke ta med produktnummer = 0.: Produkter som ikke har et produktnummer i importfilen vil ikke bli importert dersom du har merket av dette valget. Fjern uønskede tegn: Det kan finnes tegn i importfilen som du ikke ønsker å importere. Det mest vanlige eksempel på dette kan være tegnet. Ofte kan nummeret på et produkt i filen være angitt som f.eks. xxxxxx. Ved å angi i feltet vil tegnet bli fjernet ved import. Ignorer antall startlinjer: Har du linjer i toppen av filen som du ikke ønsker å importere kan du angi antall linjer som skal fjernes. Oppbygning av filen Her angir du kolonneplasseringen for de ulike kolonnene i importfilen. Du kan angi kolonner for Produktnr., Produktbeskrivelse, Innkjøpspris (netto), Rabattgruppe, Utsalgspris (netto), Produktgruppe og EAN-kode. Kolonneplassering angis ved import av formater som støtter nummerering av kolonner (f.eks. ved import fra Excel-fil). Det er da ikke mulig å registrere noe i kolonnene "Fra" og "Til". I noen tilfeller (ved f.eks. ASCII, fast kolonnebredde) er kolonnenummer stengt for registrering. Da angir du posisjonen til startkolonne "Fra" og sluttkolonne "Til" i stedet. Innleste produkter Etter at du har klikket Start import i vinduet Produktdata vil du få opp en oversikt over alle innleste produkter som var i filen du importerte. Ved å klikke Utvalg vil du kunne filtrere på produktene og kun importere de produktene som er relevante for deg..når du har bestemt hvilke produkter som skal importeres klikker du Start Import. 129

137 PRODUKT TILLEGGSAVGIFTER (MILJØAVGIFTER) Ved hjelp av tilleggsavgifter kan du legge til faste avgifter du er pålagt å kreve inn ved salg av spesielle produkter. Avgiftene kan beregnes i programmet etter ulike metoder, blant annet per stk., etter vektvolum eller prosent av ulike priser. Innstillingene for dette finner du i firmainnstillingene for produkt. Avgiften vil bli bokført på en egen konto for dette. Prisen regnes som en del av prisen på produktet. Skal du for eksempel beregne en fast avgift på kroner 200 for et produkt, skal du ta dette med i salgsprisen. Merk! Enkelte spesielle avgifter beregnes som et tillegg til prisen på produktet. For denne type avgifter kan du opprette et eget produkt, og kalkulere avgiften selv på ordren. Påse at produktet har korrekt salgskonto. Du kan eventuelt opprette en tilleggsavgift som er 100 % av salgspris på dette produktet, slik at funksjonaliteten for bokføring håndteres på samme måte som beskrevet nedenfor. Faktura Tilleggsavgiften vil bli angitt i sum på fakturaen. For å legge til tilleggsavgift på en ordre som allerede er opprettet kan du merke av for Tilleggsavgift på selve fakturaen, i fanekortet Diverse. Bokføring Ved fakturering vil tilleggsavgift bli bokført i hovedboken. Hvilken konto dette bokføres på avhenger av hva som er spesifisert i regnskapsinnstillingene Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Regnskap - Regnskapsinnstillinger - Systemkontoer. I kontogruppen Faktura vil du kunne se hvilken konto tilleggsavgiften blir bokført på. Vanligvis er dette konto Du kan endre dette her. Rapport Rapporten Omsetning pr produkt kan vise omsetning over en periode for produkter med en spesiell type tilleggsavgift. Du velger fanekortet Avansert i rapportveiviseren, og klikker på Ny. Utvid Produkt, marker Tilleggsavgift og klikk Neste. I nedtrekkslisten Verdi kan du velge avgiftsgruppe. Klikk deretter OK. I utvalgvinduet, i fanekortet Ordre, og Dato/Beløp kan du eventuelt også sette fakturadatoer, slik at du får rapporten på en gitt periode. 130

138 TILLEGGSAVGIFTER (MILJØAVGIFTER) Kom i gang med tilleggsavgifter Slik kommer du i gang med tilleggsavgifter 1. Aktiver for tilleggsavgifter under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt - Tilpasning av funksjonalitet, ved å merke av for Bedriften selger produkter med miljøavgift eller andre særavgifter. 2. Velg om nye kunder som standard skal kunne få beregnet tilleggsavgifter. Dette gjør du under firmainnstillinger for kontaktoppfølging, ved hjelp av knappen Avansert. 3. Legg til eller rediger grupper av tilleggsavgifter. Dette gjør du i firmainnstillingene for produkt, i fanekortet Prishåndtering og knappen Tilleggsavgift. 4. Aktiver tilleggsavgift for eksisterende kunder. Dette gjør du på kontaktkortet, fanekortet Innstillinger, og knappen Kunde. Velg Ja i nedtrekkslisten Tilleggsavgift. Du kan eventuelt benytte funksjonen Endre verdi på et utvalg kontakter for å aktivere for alle eller et utvalg av eksisterende kontakter. Husk å ta sikkerhetskopi først. 5. Marker for tilleggsavgift på produktene. Dette gjør du på produktkortene, fanekortet Pris og nedtrekkslisten Tilleggsavgift. Tilleggsavgiftene vil nå spesifiseres på fakturautskrifter på fakturaer til kunder som er merket av for at det skal beregnes tilleggsavgift, og dersom faktura inneholder produkter som er tilknyttet en tilleggsavgift. Hvordan legge til en tilleggsavgift? Slik legger du til en tilleggsavgift 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt - Prishåndtering - Tilleggsavgift. 2. Klikk Ny. Du kan også klikke Rediger dersom du ønsker å endre innstillingene for en tilleggsavgift som allerede finnes. 3. Skriv inn avgiftens kode i feltet Gruppe. 4. Skriv inn en Beskrivelse av avgiftskoden dersom det er ønskelig. 5. Bestem hvilken behandlingsregel som skal gjelde for avgiften i nedtrekkslisten Behandling. 131

139 PRODUKT 6. Legg inn tallverdien som skal knyttes mot behandlingsverdien. Valgte du for eksempel % av kostpris som behandlingsverdi, velger du kanskje 0,10 under Verdi for å angi at tilleggsavgiften skal være på 10 prosent. 7. Klikk OK. Tilleggsavgiften er opprettet og kan nå benyttes. Når tilleggsavgift baseres på vektenhet, er grunnlaget for denne vektenheten 1,000kg. Du tar utgangspunkt i en pris ut fra dette, slik at dersom at avgiften skal være f.eks. kr. 10,- per 100g, kan du legge inn kr. 100,- for denne avgiften. Hvordan legge til en tilleggsavgift? 132

140 PRODUKT PRODUKTVARIANTER Et produkt kan selges i ulike varianter av det samme produktet, for eksempel i ulike farger og størrelser. For at det skal være enklere å administrere dette, kan du registrere dette som et hovedprodukt, og knytte til variantene. På denne måten kan du enklere gjøre innkjøp av produktene fra dine leverandører, bestemme hvilken informasjon som skal variere pr variant, få hjelp til å bygge opp produktnavnene automatisk og legge inn ordre med en rekke ulike varianter av ett produkt. Det er også mulig å selge produkter med varianter i nettbutikken. Merk! Produktvarianter krever lisens på tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Kom i gang med variantene For å aktivere bruk av produktvarianter må du ha en programversjon med lisens for dette, og merke av for at Bedriften har produkter som selges som varianter i firmainnstillingene for produkt, under fanekortet Tilpasning av funksjonalitet. Du kan også sette Standardinnstilinger for produkter med varianter under Standardverdier, for å forenkle opprettelsen av nye produkter med varianter. En variant kan variere i opp til to variantegenskaper. Variantegenskaper kan for eksempel være farge og størrelse. Variantegenskapene defineres i standardregisteret. Hver av egenskapene kan ha ulike variantverdier som du også definerer selv, på samme sted. Eksempel på variantegenskaper og - verdier: Variantegenskap: Farge Farge Farge Farge Farge Variantverdier: Blå Rød Grønn Gul Hvit Når dette er gjort kan du merke av på hovedproduktet for at Produktet har varianter. Dette gjøres i fanekortet Variant i Produktregisteret. Merk! Hovedproduktet kan ikke benyttes som eget produkt når det har varianter! Samme sted kan du via knappen Variantinnstillinger bestemme hvilke verdier som skal kunne variere for variantene av produktet. Merk for eksempel av for at Lagerbeholdning og EAN-kode skal variere. Her bestemmer du også hvordan produktnavnene for variantene skal bygges opp, slik at du enklere kan opprette varianter for dette produktet, og få et enhetlig produktregister for disse. Via knappen Variantinnstillinger definerer du også hvilke(n) variantegenskap(er) dette hovedproduktet skal kunne ha. Tips! Du kan redigere allerede opprettede produkter ved hjelp av funksjonen Endre et utvalg produkter. I fanekortet Variant kan du endre variantegenskapene, og hvordan produktnavnet bygges opp. Du kan også endre lager og lokasjon for variantprodukter som varierer på lager. 133

141 PRODUKT Varianter på salgsordre, tilbud og innkjøp I brukerinnstillingene for produktlisten kan du velge å få opp en variantmatrise som gir full oversikt over blant annet tilgjengelige varianter, lagerstatus og innkjøpsbeholdning på de ulike variantene, i det du registrerer et tilbud, en ordre eller et innkjøp. Andre innstillinger.du kan velge om du vil at Produktlisten skal vise variantene som produkter i selve listen. Dette gjør du ved å klikke på brukerinnstillinger i Produktregisteret, eller fra selve produktlisten, og velge Vis varianter i produktlisten. For mange vil dette gjøre at produktlisten blir svært lang. Innstillingen er som standard ikke aktiv. Du kan se variantene nederst i produktlisten, der du finner en nedtrekksliste som vil vise alle tilknyttede varianter. Variantegenskaper De ulike variantegenskapene defineres i Standardregisteret. Variantegenskaper kan for eksempel være farge og størrelse. Hver av egenskapene kan ha ulike Variantverdier som du også definerer selv. Du kommer til Standardregisteret ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Du oppretter en variantegenskap ved å klikke på Ny-knappen. Skriv inn navnet på egenskapen i feltet øverst. Samtidig kan du også opprette de ulike variantverdiene som denne egenskapen skal kunne ha. Dette gjør du ved å klikke på Ny-knappen i vinduet Rediger variant. Skriv inn navnet på variantverdien, og klikk OK. Gjenta deretter for hver ny variantverdi du vil opprette for denne egenskapen. Ønsker du senere å opprette nye variantverdier, kan du åpne variantegenskapen i standardregisteret, og klikke Rediger. Merk! Legg merke til piltastene under Endre rekkefølge i vinduet Rediger variant. Dette bestemmer rekkefølgen på variantverdiene slik de skal vises dersom produktene skal selges i nettbutikken. På denne måten kan du styre at variantverdiene vises i logisk rekkefølge, for eksempel slik: XS - S - M - L - XL - XXL, og ikke alfabetisk, eller i den rekkefølge variantverdiene ble opprettet. 134

142 PRODUKT Variantinnstillinger Varianter kan i forskjellig grad avvike fra hovedproduktet. I Produktregisteret, fanekortet Variant kan du via knappen Variantinnstillinger bestemme hvilke innstillinger som skal kunne varieres. Informasjon som ikke skal variere for produktet vil hente informasjon fra produktkortet til hovedproduktet. Tips! I firmainnstillingene for produkt kan du i fanekortet Standardverdier sette Standardinnstillinger for produkter med varianter. Disse innstillingene vil gjelde som standard for alle nye produkter. Dette vil kunne forenkle prosessen med opprettelse av nye hovedprodukter med varianter betydelig, spesielt dersom du har mange ulike produkter som selges med de samme variantegenskapene. Standardinnstillingene kan overstyres for hvert enkelt hovedprodukt, i fanekortet Variant, under Variantinnstillinger. Standardinnstillinger: Henter standardinnstillingene fra firmainnstillingene. Bruk denne knappen dersom du har endret standardinnstillingene etter at produktet ble opprettet, dersom du ønsker at produktet skal benytte standardinnstillingene. Informasjon som varierer pr. variant Merk av for den informasjon som skal kunne variere for hver variant. Ofte er dette kanskje bare lagerinformasjon, som lagerbeholdning og EAN-kode, men det er også mulig å ha for eksempel individuelle priser for hver variant. Du redigerer selve informasjonen i fanekortet variant i produktregisteret, eller i variantmatrisen. Priser: Merkes av om variantens priser skal kunne være ulik hovedproduktets. Merk! Dersom produktet skal variere på pris, men ikke på lagerbeholdning, vil ikke rapporten Lagerverdiliste kunne vise verdi for produktet. Du kan imidlertid se lagerverdi i rapporten Lagerverdiliste (lagerbevegelser), eller i Lagerliste-rapportene. Lagerbeholdning: Merkes av om lagerbeholdning er individuell for variantene. Pakkeenhet: Merkes av for å kunne angi annen pakkeenhet for varianten enn for hovedproduktet. 135

143 PRODUKT Antall pr. enhet: Merkes av for å kunne endre antall pr. enhet for varianten. EAN-kode: Feltet må merkes av for å kunne angi en annen EAN-kode enn den på hovedproduktet. Tolltariffens varenummer: Merkes av for kunne registrere et annet nummer enn for hovedproduktet. Vekt: Feltet må merkes av for å kunne legge inn en annen vekt for varianten enn på hovedproduktet. Volum: Merkes av for å kunne angi annet volum enn for hovedproduktet. Variantoppsett Vis hovedproduktets produktnummer i salgsmodul/innkjøpsmodul: Merkes av for å benytte hovedproduktets produktnummer på utskrifter ved salg og innkjøp av produktet. Dersom ikke valget markeres vil variantens produktnummer benyttes. Automatisk oppbygging av variantnavn I det du oppretter varianttilknytninger på et hovedprodukt, vil det bli opprettet en rekke varianter som håndteres som underprodukter. Disse kan fremstå for dine kunder som individuelle produkter. Avhengig av hvordan du legger opp variantegenskapene, kan det være behov for ulike måter å bygge opp navnene på produktvariantene. Innstillingene her forenkler denne prosessen, slik at du slipper å skrive inn et eget detaljert produktnavn for hver variant. Prosessen blir automatisert, i henhold til denne innstillingen. Velg i nedtrekkslisten Oppbygging hvordan navnet skal bygges opp. Variantegenskap betyr egenskapen slik den er definert i Standardregisteret, for eksempel Farge, mens variantverdi betyr verdien på egenskapen, for eksempel Grønn. Du vil se et eksempel under på hvordan navnet på produktnavnet blir seende ut. Variantegenskaper Her velger du i nedtrekkslisten hvilke variantegenskaper hovedproduktet skal kunne ha. Egenskapene (for eksempel Farge), samt de ulike verdiene hver egenskap kan ha (for eksempel Rød, Grønn og Gul) defineres i Standardregisteret. Tillate duplikate egenskaper: Marker her dersom du ønsker at flere varianter av et produkt skal kunne ha identiske kombinasjoner av egenskaper. Denne avmerkingsboksen vil være aktivert dersom du allerede har opprettet varianter med duplikate egenskaper, og kan ikke fjernes før dette er rettet opp. 136

144 PRODUKT Hvordan opprette varianter av et produkt? Du kan følge denne prosedyren for å opprette enkeltvarianter. For å opprette og redigere mange varianter av et produkt, kan du under visse forutsetninger benytte knappen Variantmatrise. Før du oppretter variantene bør du i firmainnstillinger for produkt, i fanekortet Standardverdier sette Standardverdier for produkter med varianter. Slik oppretter du en variant 1. Velg fanekortet Variant i produktkortet. 2. Merk Produktet har varianter. 3. Endre eventuelt innstillinger for variantene og klikk OK. Innstillingene som foreslås hentes fra firmainnstillingene. 4. Klikk Ny. 5. Legg inn Produktnavn for varianten. 6. Fyll ut informasjon som skal være gjeldende for varianten i variantinnstillingene. Du kan bl.a. overstyre foreslått produktnummer, merke av om varianten skal kunne inngå som komponent i en strukturvare eller om varianten skal settes inaktiv. Hvilke egenskaper som kan endres for varianten avhenger av variantinnstillingene du har satt. 7. Registrer spesifikk informasjon om varianten i fanekortene Pris, Lagerhåndtering og Produktinformasjon. 8. Klikk OK. 9. Gjenta prosedyren for opprettelse av variant til du har registrert alle varianter av produktet. Du kan lese mer om fanekortet Variant i avsnittet om produktregisteret. Tips! Du kan duplisere en variant ved å merke en variant i listen, og klikke Duplisere variant. 137

145 PRODUKT Hvordan opprette og redigere alle varianter/varianttilknytninger av et produkt? Et produkt som skal selges i ulike varianter vil på hovedproduktet trenge en tilknytning til de ulike variantene av produktet. NB! Denne prosedyren forutsetter at du har opprettet variantegenskapene fra før på hovedproduktet, og at det ikke er avmerket for at det skal være tillatt med duplikate variantegenskaper i variantinnstillingene for hovedproduktet. Alternativt kan du opprette varianter ved å klikke Ny i fanekoret Variant på hovedproduktet. Slik gjør du 1. Åpne hovedproduktet i produktregisteret. 2. Klikk på Variantmatrise-knappen i fanekortet Variant. 3. I fanekortet Varianttilknytninger markerer du en rute i matrisen, og klikker Opprett varianttilknytning. Gjenta for hver variant. Det vil komme et kryss i ruten for hver varianttilknytning som opprettes. 4. Dersom salgsprisen skal kunne variere, kan du redigere salgsprisen i dette vinduet ved å velge Salgspris i nedtrekkslisten Informasjon som skal vises. 5. Lukk vinduet når du er ferdig. Du vil nå få opp de nye varianttilknytningene i listen i fanekortet Variant. Kontroller at produktvariantene har fått riktig navn. Du kan redigere hver enkelt ved å dobbeltklikke på dem. Unike variasjoner som pris og lagerbeholdning må registreres manuelt per variant. Merk: Hvilke felter som skal kunne variere per variant styres i innstillingen Variantinnstillinger på hovedproduktet. 138

146 PRODUKT Hvordan overføre beholdning mellom ulike varianter av ett produkt? For å kunne overføre mellom varianter må du i Variantinnstillinger i fanekortet Variant i Produktregisteret, ha merket av for at lagerbeholdning skal variere pr. variant. Slik overfører du beholdning mellom ulike varianter 1. Velg Vis - Lager - Lager - Beholdning. 2. Merk varianten som du vil overføre beholdning fra. 3..Klikk Overføre til annen variant. 4. Skriv inn antallet som skal trekkes fra lagerbeholdningen til varianten du overfører fra. 5. Skriv inn antall som lagerføres for varianten. Vanligvis vil dette antallet være likt det som trekkes, men det kan avvike dersom variantene har ulike enhetsbetegnelser. 6. Skriv inn, eller bla deg frem til produktnummeret til varianten du overfører til. 7. Velg hvilket lager du vil overføre beholdningen til. Dersom lageret du overfører til ikke er knyttet mot produktet får du spørsmål om du vil opprette knytningen. 8. Velg hvilken lokasjon på lageret du skal overføre til. Dette valget vises kun dersom du i firmainnstillingene har valgt at Bedriften lagrer samme produkt flere steder på samme lager. Beholdningen overføres. 139

147 PRODUKT Varianter i nettbutikken Merk! Produktvarianter krever lisens på tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Har du nettbutikk vil produktvariantene kunne selges i nettbutikken. Slik gjør du en variant tilgjengelig for salg i nettbutikken 1. Velg Vis - Produkt - Produktregister og finn hovedvarianten du vil selge i nettbutikken. 2. Velg fanekortet Variant, marker varianten du vil selge i nettbutikken og klikk Rediger. 3. Merk av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder. 4. Klikk OK for å lukke vinduet. 5. Gjenta de ovenstående stegene for andre varianter av hovedprodukter som skal kunne selges i nettbutikken. 6. Klikk Lagre i hovedproduktets produktkort. Variantene kan nå overføres til din nettbutikk. Slik overfører du variantene til din nettbutikk 1. Velg Vis - Netthandel - Rediger nettsted og velg Produktutvalg i nettbutikk. 2. Kontroller at hovedproduktet, det produktet du ønsker å selge varianter av, finnes i listen over produkter som kan selges i nettbutikken. 3. Klikk på Lukk for å lukke vinduet. 4. Velg Vis - Netthandel - Oppdater for å laste opp endringene til din nettbutikk. Variantene kan nå velges i nettbutikken når kunden klikker på Kjøp. Tips! Ønsker du å vise at et produkt har varianter i produktlisten i nettbutikken kan du velge Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger. Velg deretter fanekortet Innstillinger Nettbutikk og fanekortet Annet. Merk av For produkter med varianter: Vis link til valg av variant i produktlisten: "Velg egenskaper". Begrensninger i antall variantegenskaper De ulike varianttypene sorteres i henhold til oppsettet i standardregisteret. Produkter som selges i nettbutikk kan ikke ha flere enn 2 variantegenskaper. Skal du ha flere, for eksempel størrelse, farge og fasong, må du opprette eget produkt for en av disse. Eksempel: T-skjorte T-skjorten har variantene fasong (dame/herre) størrelser og farger. Du kan da opprette 2 produkter: T-skjorte dame og T-skjorte herre. Hver av disse med variantegenskapene størrelse og farge. I fanekortet Variant i produktregisteret velger du en Standardvariant som skal komme opp når en kunde i nettbutikken velger å se detaljert produktinformasjon. 140

148 Kapittel 3: Salgsoppfølging I dette kapittelet: TILBUD Tilbudsmal Brukerinnstillinger for Tilbud Tilbudsregisteret Fanekortene i tilbudsregisteret Produktlinjer Frakt Tekst Diverse Arbeide med tilbud Hvordan opprette et tilbud? Hvordan effektuere et tilbud/opprette ordre? Hvordan skrive ut et tilbud? Hvordan opprette et gruppetilbud? Hvordan opprette enkelttilbud fra et gruppetilbud? Hvordan opprette et repeterende tilbud? Regenerer ordrelinje(r) Rediger ordrelinjebeskrivelse ORDRE/FAKTURA Hvordan opprette en ny ordre? Ordre/Faktura-registeret Fanekortene i Ordre/Faktura-registeret Produktlinjer Frakt Tekst Diverse Innstillinger for Ordre/Faktura Brukerinnstillinger for Ordre/Faktura Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura Fakturering og kreditering Fakturering Hvordan fakturere/skrive ut en faktura? Hvordan skrive ut en fakturakopi? Hvordan opprette en kontantfaktura? Hvordan kreditere en faktura? Hvordan opprette en uavhengig kreditnota? Veiviser for duplisering av tilbud/ordre/faktura Samlefakturering Automatisk KID-tildeling Om kredittgrenser og kredittsperrer Utskrifter og rapporter Ordre- og lagerrapporter Hvordan legge inn en fast tekst på ordre/fakturautskrifter? Hvordan skrive ut faktura på et annet språk?

149 SALGSOPPFØLGING Skrive ut flere fakturakopier Valuta Om bruk av valuta på Ordre/Faktura Hvordan fakturere i kundens valuta? Innkjøp og lager i Ordre/Faktura Hvordan levere produkter? Restordre Vareflyt-vinduet Leveringsplan Hvordan opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre? PRISER OG RABATTER Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Hvordan endre prisen på ett produkt? Lagre rabattinnstillinger - Rabattregister Leverings- og betalingsbetingelser Hvordan opprette en ny betalingsbetingelse? ABONNEMENTSFAKTURERING Kom i gang med Abonnementsfakturering Abonnementsregisteret Hvordan opprette et nytt abonnement? Kundeabonnementer Hvordan opprette et nytt kundeabonnement? Abonnementsfaktureringen Veiviser for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer 1: Veiviser for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer 2: Hvordan fakturere ordrer generert på grunnlag av abonnementer? Hvordan kan jeg håndtere abonnementsfaktura med årlig fakturering? PROGRAMVERSJONER UTEN REGNSKAP Fakturaoppfølging Betalingsoversikt, Fakturaer Registrering av betaling Betalingspåminnelse Videre betalingsoppfølging Factoring Inkassovarsel Inkasso Salgsbudsjett Drilldown - Salgsbudsjett

150 TILBUD TILBUD Tilbud er en effektiv modul for å opprette tilbud til enkeltkunder, eller for å lage større tilbud ved kampanjer og liknende, som automatisk kan sendes til et utvalg av dine registrerte kunder. Dersom tilbudene genererer salg, kan du enkelt overføre dem til Ordre/Faktura-modulen og følge dem videre opp gjennom fakturering og levering. Enkelttilbud og repeterende tilbud Du kan opprette et tilbud til en enkelt kontakt, et Repeterende tilbud til en enkelt kontakt, eller tilbud som skal gjelde for et utvalg kontakter: Gruppetilbud. Du kan også opprette en Tilbudsmal som kan benyttes som utgangspunkt for fellesutsendelser av tilbud. Fleksible utskrifter og tilbud på e-post Tilbudene kan skrives ut på 3 ulike dokumentformularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, overføres til Microsoft Office Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDFskriver kan tilbudet også overføres til PDF-format som en fil. Lagre aktiviteter du eller dine kolleger har utført for å følge opp tilbudet Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Du bestemmer selv innholdet i aktivitetene og hvilke moduler aktivitetsmalene skal være tilgjengelige i. Opprett avanserte tilbudsutskrifter ved hjelp av Microsoft Word Overføres tilbudsutskriften til Microsoft Word kan du senere redigere disse ved å klikke på Avanserte tilbudsutskrifter. Denne knappen gir tilgang til dokumentene som er knyttet til tilbudet. Dette gir enkel og rask tilgang til dokumentene i dokumentlisten som er knyttet til nettopp dette tilbudet. Effektuer tilbudet raskt og enkelt Når et tilbud er akseptert kan du enkelt effektuere tilbudet. Systemet oppretter da en ordre for deg. Dermed slipper du å legge inn alle opplysningene på nytt. I firmainnstillingene kan du velge å lagre en PDF-kopi av tilbudsdokumentene, som knyttes til ordren som opprettes og kan hentes opp derfra. Status Tilbudet flyttes mellom ulike underregistre avhengig av videre behandling. Du kan bevege deg mellom ulike underregistre ved hjelp av nedtrekkslisten Status øverst i høyre hjørne. Nedtrekkslisten består av Tilbud annullert, Tapt salg, Tilbud, Tilbud repeterende, Tilbudsmal og Gruppetilbud. Integrert med andre moduler Tilbud integrert med andre moduler slik at tilbud kan hentes, opprettes og redigeres som en naturlig del av arbeidsprosessen. Du finner fanekort for tilbud i Kontakt, Kontaktperson, Prosjekt og Aktivitet. Se mer om fanekortene nedenfor. 143

151 SALGSOPPFØLGING Innstillinger for tilbud I brukerinnstillingene for tilbud bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. Repeterende tilbud og gruppetilbud overføres til enkelttilbud ved hjelp av veivisere. I brukerinnstillingene, under fanekortet Tilbud, kan du bestemme hvor systemet skal lede deg videre etter at en av disse veiviserne er fullført. Dette kan gjøre arbeidet med rutinemessige operasjoner svært effektivt. I firmainnstillingene for tilbud/ordre/faktura styres bruksmåten for alle brukere. Vær oppmerksom på at disse innstillingene er felles for Tilbud, Ordre og Faktura. Tilbudsmal Tilbudsmaler opprettes i tilbudsregisteret på samme måte som et ordinært tilbud, men uten at du angir kunde. Du velger Status Tilbudsmal i nedtrekkslisten øverst til høyre i skjermbildet. Senere kan du opprette mange tilbud fra denne malen ved å overføre til gruppetilbud. Dersom du skal lage enkelttilbud anbefales å Duplisere et eksisterende tilbud ved hjelp av ikonet for dette på verktøylinjen. Merk! Tilbud med status Tilbudsmal må ikke forveksles med dokumentmalene for tilbud man kan benytte ved utskrifter av typen Tilbud avansert. Brukerinnstillinger for Tilbud Gjennom fanekortene i Brukerinnstillinger kan du bestemme hvordan vinduet for tilbud skal se ut og fungere. På denne måten kan du tilpasse vinduet for tilbudsmodulen ut fra egne behov. Brukerinnstillingene gjelder kun for deg som bruker og påvirker ikke innstillingene for andre brukere..du kan åpne brukerinnstillingene ved hjelp av menylinjen Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger per modul - Tilbud, eller direkte fra modulen ved hjelp av ikonet på verktøylinjen. Tips! Det finnes firmainnstillinger for tilbud under Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun påkrevde felter. Normal: Viser standardfelter og funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelige felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Tilbud Her kan du velge hva som skal vises på hovedkortet, bunnlinjen til tilbudet og funksjon. Funksjonen Produktliste ved nytt tilbud gjør at produktlisten automatisk åpnes i det et nytt tilbud blir opprettet. 144

152 TILBUD.Gruppetilbud, tilbudsmaler og repeterende tilbud overføres alle til enkelttilbud ved hjelp av effektueringsknappen på verktøylinjen. Ved hjelp av avmerkingsboksene kan du effektivisere dette arbeidet, ved å spesifisere om systemet skal gå direkte videre til en ny veiviser etter disse operasjonene: Start veiviser for gruppetilbud til tilbud etter at veiviser for tilbudsmal er ferdig: Veiviseren for tilbudsmal kan opprette et gruppetilbud. Merker du av her vil du, når du har opprettet gruppetilbud fra tilbudsmaler bli ført direkte videre til veiviseren som overfører gruppetilbud til enkelttilbud. Start veiviser for tilbud til ordre etter at veiviser for repeterende tilbud er ferdig: Repeterende tilbud overføres til enkelttilbud til hver enkelt kunde, og/eller til samme kunde i ulike intervaller, via en veiviser som startes ved hjelp av effektueringsknappen. Merker du av her vil systemet ta deg direkte videre til veiviseren for å overføre tilbud til ordre når prosessen er ferdig. Start veiviser for tilbud til ordre etter at veiviser for gruppetilbud er ferdig: Veiviseren for å overføre gruppetilbud til enkelttilbud til hver enkelt kunde kjøres via effektueringsknappen på gruppetilbudet. Merker du av her vil systemet automatisk starte veiviseren for å opprette ordre fra disse enkelttilbudene når prosessen er ferdig. Fanekort Her velger du hvilke kolonneinnstillinger som skal vises på tilbudskortet, og hvilken bunntekst du ønsker. 145

153 SALGSOPPFØLGING Tilbudsregisteret Se mer om "Viktige verktøy i skjermbildene" i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg" for informasjon om øvrige knapper på verktøylinjen..dupliser: Starter Veiviser for duplisering av tilbud/ordre/faktura..ordrehierarki: Ordrehierarki-knappen gir en hierarkisk oversikt over ordre/tilbud med fakturanummer/kreditnotanummer..effektuering: Overfører (effektuerer) tilbud ved å opprette ordre..opprette aktiviteter: Velg i nedtrekkslisten om du vil Ringe kontakt eller Sende e-post til kontakt. En aktivitet for dette blir opprettet som er knyttet til tilbudet..avanserte tilbudsutskrifter: Overføres tilbudsutskriften til Microsoft Word kan du senere redigere disse her. Knappen gir tilgang til dokumentene som er knyttet til tilbudet. Dette gir enkel og rask tilgang til dokumentene i dokumentlisten som er knyttet til nettopp dette tilbudet..brukerinnstillinger: Åpner brukerinnstillinger for tilbud. Bruk piltasten for å åpne Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura..Skriv ut: Tilbudene kan skrives ut på 3 ulike dokumentformularer, og sendes til skriver, e- post, telefaks, overføres til Microsoft Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver kan tilbudet også overføres til PDF-format som en fil. Status: Tilbudet flyttes mellom ulike underregistre avhengig av videre behandling. Du kan bevege deg mellom ulike underregistre ved hjelp av nedtrekkslisten øverst i høyre hjørne. Nedtrekkslisten består av Tilbud annullert, Tapt salg, Tilbud, Tilbud repeterende, Tilbudsmal og Gruppetilbud. 146

154 TILBUD Fanekortene i tilbudsregisteret Produktlinjer Når du har valgt produktene fra Produktregisteret, vil nødvendig informasjon om for eksempel pris og rabatter bli hentet fra Produkt- og Kontaktregisteret. Bruk [Enter] eller [Tab] på tastaturet for å forflytte deg mellom kolonnene. Slik legger du til produktlinjer i tilbudet 1. Legg opp produktene som skal selges. Dette kan du gjøre på to måter:.klikk Ny og skriv inn produktnummeret i den nye raden. Det aktuelle produktet registreres sammen med all informasjon fra produktkortet. Om du vil endre informasjon gjøres dette i hver enkelt kolonne på produktlinjen..klikk Vis produktliste slik at du får opp listen over produktene. Nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet som kommer opp fungerer som et filter der du velger produkttype. Da vil kun produkter tilhørende den valgte produkttypen vises i listen. Marker ønsket produkt og klikk Sett inn. 147

155 SALGSOPPFØLGING 2. Registrer antall og eventuelt pris- og rabattnivåer. 3..Klikk eventuelt Rediger ordrelinjebeskrivelse i fanekortet Produktlinjer dersom du ønsker å legge inn en egen tekst som beskriver hver enkelt produktlinje. 4..Klikk eventuelt Regenerer ordrelinjer og merk av for hvilken informasjon du ønsker å generere på nytt. Du kan lese mer om å oppdatere/regenerere ordrelinjer i eget avsnitt. Klikk OK. 5. Gå til produktkortet om du vil kontrollere eller endre informasjon på produktet. Gjenta prosedyren ovenfor helt til du har registrert alle produktene på tilbudet. Dersom du ønsker å sette inn en produktlinje mellom eksisterende produktlinjer, kan du gjøre dette ved hjelp av knappen Sett inn produktlinje. Da opprettes en ny linje ovenfor den markerte produktlinjen. 148

156 TILBUD Frakt I fanekortet Frakt kan du angi detaljer om forsendelsen. Informasjonen du registrerer her vil overføres til en eventuell ordre, og det er disse opplysningene som er gjeldende ved utskrift av f.eks. fraktbrev. Fyll ut de forskjellige feltene for informasjon om frakt- og forsendelseskostnader. Du kan senere legge til flere fraktopplysninger på ordren. Opplysninger om Bruttovekt og Totalt volum hentes automatisk fra produktkortet. I feltene lengst til høyre for Bruttovekt og Totalt volum, kan du legge til en tilleggsvekt i de redigerbare feltene. NB! Vekten til produktene vil komme opp som standard Bruttovekt og Totalt volum, men du kan selv legge til på totalen i de redigerbare feltene ved siden av. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel har en pall som veier 10 kg i tillegg til det selve produktet veier. Tekst I fanekortet Tekst kan du skrive inn en tekst som vil vises på utskriftene dine. Du kan enten skrive inn teksten direkte i tekstfeltet eller du kan velge blant ulike teksttyper i nedtrekkslisten. Det er mulig å ha flere ulike tekster som vises på ulike rapporter.. Velger du Fast tekst kan du klikke på søkeknappen til høyre og velge blant forhåndsdefinerte tekster fra standardregisteret. Fasttekst vil vises på ordre- og fakturarapporter. Tips! De faste tekstene kan redigeres i standardregisteret, under Fast tekst, Tilbud/Ordre. Du kan komme dit direkte fra dette vinduet ved å høyreklikke i feltet og velge Endre i Standardregister. Tekst på plukkliste skrives inn dersom du har en egen tekst som skal vises på plukklisteutskrifter. Tekst på pakkseddel vil vises på pakkseddelutskrifter. Velger du Tekst servicefaktura kan du i feltet til venstre skrive inn tekst som skal vises ved utskrift av arbeidsordrer. Tekst i feltet til høyre vil vises ved utskrift av servicefaktura. Det er mulig å flytte tekst fra venstre felt til høyre ved hjelp av piltasten. 149

157 SALGSOPPFØLGING Diverse I fanekortet Diverse kan du for eksempel bestemme responstype, avrunding og factoring for det enkle tilbud og eventuelle ordre. Marker dine eventuelle valg fra nedtrekkslistene Responstype, Avrunding, Formular, Avdeling og Samleordre. Marker eller klarer avmerkingsboksene under nedtrekkslistene slik det passer det aktuelle tilbudet. Klikk på Rapporter-knappen for å stille inn utskriftspråk, og for å bestemme hvordan strukturvarer skal vises i rapporter. Klikk på Tilbudsinformasjon for å registrere detaljer om salgsprosessen. Nederst i fanekortet Diverse ser du blant annet navnet på den som har opprettet tilbudet, samt datoen som tilbudet ble endret sist. 150

158 TILBUD Arbeide med tilbud Hvordan opprette et tilbud?.når du klikker på Ny-knappen åpnes et vindu som lar deg velge mellom et Tilbud, Repeterende Tilbud, eller en Tilbudsmal. Ønsker du ikke å benytte denne dialogen mer kan du markere for dette nederst i vinduet. Da kan senere i stedet velge type tilbud via den lille sorte pilen ved siden av Ny-knappen. I beskrivelsen nedenfor benyttes denne metoden. Slik oppretter du et vanlig tilbud 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Tilbudsregistrering. 2..Klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg hvilken type tilbud du ønsker å opprette. Når du har valgt tilbudstype, åpnes en liste over de kontakter som er registrert som kunder. Som standard vises aktive kunder. 3. Velg Kunde. Alle feltene i øvre halvdel av vinduet vil automatisk fylles ut med adresse, leverings- og betalingsbetingelse som tilhører kunden. Du kan overstyre all denne informasjonen. I tillegg kan du spesifisere hvilket prosjekt tilbudet er knyttet til og hvem som er aktuell referanse i din egen bedrift. Nå kan du registrere produktinformasjon under fanekortet Produktlinjer i nedre halvdel av vinduet. 4..Klikk Vis produktliste i fanekortet Produktlinjer i nedre del av vinduet for å åpne produktlisten og velge produkt som skal legges til tilbudet. Du kan redigere antall, pris, rabatt med mer i kolonnene tilhørende produktet..du kan også klikke Ny i fanekortet Produktlinjer. Husker du produktnummeret kan du skrive dette rett inn i feltet. Du kan også trykke '+' på tastaturet for å legge til en produktlinje, og deretter skrive inn produkt i kolonnen Produktnr. 5. Gjenta punktet over for å sette inn flere produktlinjer. Når du har registrert alle produktene er tilbudet ferdig og kan sendes kunden. Du kan endre type tilbud (status) ved hjelp av nedtrekkslisten øverst til høyre. Deretter markerer du navnet på kunden du vil opprette et tilbud for, og klikker OK. Tilbudet vil ikke knyttes opp mot en kontakt hvis du har valgt Tilbudsmal fra nedtrekkslisten. Dette gjør du ved å overføre den til Gruppetilbud etter at malen er opprettet. Hvis du velger Tilbud Repeterende fra nedtrekkslisten, kan du gi gjentatte tilbud til en kontakt uten å måtte opprette det flere ganger. Du kan velge hvor ofte du vil sende tilbudet ved hjelp av Frekvens-knappen i fanekortet Diverse. 151

159 SALGSOPPFØLGING Tips! I felt som inneholder valgalternativer fra standardregisteret, kan du høyreklikke i feltet. Dette valget heter Endre i standardregister, og åpner standardregisteret slik at du kan endre eller legge inn nye alternativer der direkte. Eksempel: I Tilbud, i fanekortet Tekst. Høyreklikk i feltet ved siden av Velg tekst, og klikk på Endre i standardregister. Hvordan effektuere et tilbud/opprette ordre? Dersom et vanlig Tilbud aksepteres, overføres/effektueres det til Ordremodulen for videre behandling. Vær oppmerksom på at tilbudet da ikke lenger vil eksistere i Tilbudsmodulen. Overføringen gjør du ved hjelp av en veiviser. Slik oppretter du en ordre fra et tilbud 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Tilbudsregistrering. 2..Marker Tilbud i nedtrekkslisten Status øverst til høyre på tilbudskortet, og klikk på knappen Ordre (Effektuering) i verktøylinjen. Dette starter veiviseren som vil føre deg gjennom alle nødvendige innstillinger og utvalg. 3. Marker først hvilke tilbud du ønsker å overføre, enten det som for øyeblikket er Aktivt, Alle eller et Utvalg. Dersom du markerer Utvalg, får du opp et vindu hvor du setter kriterier for dette utvalget. 4. Klikk Neste når du har lest innholdet i velkomstvinduet og markert korrekt alternativ. Følg veiviserens anvisninger videre. Ordren opprettes og du kan finne den igjen i Ordre/Faktura. Tips! Du kan merke av for at systemet skal opprette en PDF-kopi av tilbudet slik det ser ut når det effektueres. Dette gjør du i Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura. Kopien blir tilgjengelig direkte fra ordren, og fra kontakten. Hvordan skrive ut et tilbud? Avhengig av hvordan du oppretter tilbudene, (gruppetilbud, repeterende tilbud osv.) kan de skrives ut enten en og en, eller du kan skrive ut et utvalg av alle opprettede tilbud i modulen. Tilbudet kan sendes til skriver, e-post, telefaks, overføres til Microsoft Office Word, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver kan tilbudet også overføres til PDFformat som en fil. Slik skriver du ut et tilbud 1..Klikk på Skriv ut (Ctrl + P) i verktøylinjen for å skrive ut tilbud. 2. Velg mellom enkelt Tilbud, Tilbud Avansert, eller tilbud med Fellesgiro, og klikk Neste for utskrift av tilbudet du har åpent i tilbudsmodulen. 152

160 TILBUD 3. Skal du skrive ut flere tilbud velger du utvalg under listen og klikker Neste. Du kan lese mer om Utvalg i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". 4. Sett ønskede egenskaper for tilbudene du skal skrive ut, og klikk Neste. 5. Velg hvordan du vil skrive ut tilbudet. E-post: Du kan skrive ut til e-post. Programmet vil da automatisk konvertere utskriften til PDFformat og legge dette som vedlegg til en e-post til mottakeren. Tips! I firmainnstillingene for kontaktoppfølging, og på selve kontakten/kontaktpersonen, kan du styre metode for forvalg av Standard e-postmottaker. Microsoft Office Word: Velger du Microsoft Office Word opprettes dokumentet der, basert på maler som følger med programmet. Dokumentmalene kan redigeres fra menyen Vis - Dokument - Dokumentmaler, der du velger modul Tilbudsmal fra nedtrekkslisten. Du kan lese mer om dokumenter i eget kapittel. 153

161 SALGSOPPFØLGING Hvordan opprette et gruppetilbud? Et gruppetilbud er et tilbud til mange kunder, der du kan opprette enkelttilbud fra gruppetilbudet til alle under ett, eller overføre gruppetilbudet gradvis til enkelttilbud. En og samme kontakt kan kun få opprettet ett tilbud fra gruppetilbudet. På denne måten kan du for eksempel opprette gruppetilbudet, og fordele ut selve tilbudene etter hvert som du ønsker å konsentrere salgsprosessen mot den enkelte kunde. Når alle kundene på gruppetilbudet har fått opprettet enkelttilbud, kan du ikke opprette flere enkelttilbud fra gruppetilbudet. Tips! Du kan også opprette enkelttilbud til mange kunder direkte fra tilbudsmalen ved hjelp av denne veiviseren. Tilbudsmaler opprettes i tilbudsregisteret, uten at du angir kunde. Du velger status Tilbudsmal i nedtrekkslisten øverst til høyre i skjermbildet. Senere kan du opprette mange tilbud fra denne malen ved å overføre til gruppetilbud..dersom du skal lage enkelttilbud anbefales å Duplisere et eksisterende tilbud ved hjelp av ikonet for dette på verktøylinjen. Slik oppretter du et gruppetilbud 1. Opprett først en tilbudsmal, eller åpne en eksisterende tilbudsmal. 2..Klikk på knappen Tilbud (Effektuering) i verktøylinjen. Dette starter veiviseren for overføring av tilbudsmal. 3. Merk av for Overfør til gruppetilbud. 154

162 TILBUD 4. Når utvalget er satt klikker du Neste. I vinduet som kommer opp ser du hvilke kunder som er inkludert i utvalget du spesifiserte. Her kan du redigere enkeltkunder ved hjelp av piltastene, dersom du finner at noen bør inkluderes eller fjernes. 5. Når du klikker Neste blir det generert en rapport over hvilke kunder som er inkludert i gruppetilbudet. Velg om du vil vise listen på skjermen eller skrive den ut. Tar du den til skjerm kan du lukke forhåndsvisningen for å gå videre. 6. Klikk Ferdig for å opprette gruppetilbudet. Her kan du også merke av for Start veiviser for gruppetilbud. Dette valget leder deg direkte videre til veiviseren som oppretter enkelttilbud fra gruppetilbudet du nettopp opprettet. Se også brukerinnstillingene, der dette valget kan automatiseres. Du kan velge om du vil opprette tilbudet til Alle kunder, eller benytte Utvalg til å velge ut hvilke kunder som skal motta tilbudet. Velger du Alle i dette steget betyr det at du får opp alle kundene i en liste i neste steg der du selv kan plukke ut enkeltkunder. Velger du Utvalg vil du få opp et enkelt utvalgsvindu der du kan sette kundenummer fra og til, eller skrive inn et kontaktnavn. Ønsker du å benytte systemets avanserte utvalgsvindu for et mer spesifikt utvalg kan du klikke på knappen Utvalg i dette vinduet. Da kan du for eksempel benytte en bestemt Gruppe som adressat for tilbudet. Hvordan opprette enkelttilbud fra et gruppetilbud? Et gruppetilbud er et tilbud som opprettes til mange kunder på en gang. Gruppetilbudet opprettes fra en tilbudsmal ved hjelp av en veiviser. Etter hvert du genererer tilbud til enkeltkunder fra gruppetilbudet "tømmes dette, slik at du ikke kan generere enkelttilbud til samme kunde flere ganger. Slik oppretter du et enkelttilbud fra et gruppetilbud 1. Klikk på knappen Tilbud i verktøylinjen. Da åpnes første vindu i veiviseren. 2. Veiviseren vil føre deg gjennom alle nødvendige innstillinger og utvalg. Marker først hvilke kontakter på gruppetilbudet du vil sende tilbudet til, enten Alle eller et Utvalg. 3. Klikk Neste når du har lest innholdet i velkomstvinduet og markert korrekt alternativ. Følg veiviserens anvisninger videre. 155

163 SALGSOPPFØLGING Det vil nå være opprettet egne tilbud for hver av de kundene du valgte i veiviseren. Disse behandles videre som beskrevet tidligere i kapittelet. Ved hjelp av knappen Ordrehierarki i verktøylinjen kan du se hvilke fakturaer som er generert som følge av tilbudsmalen. Hvordan opprette et repeterende tilbud? Et repeterende tilbud er knyttet opp mot en kontakt, og kan genereres flere ganger. Det repeterende tilbudet blir værende i sin status, uavhengig av hvor mange tilbud som er generert. Slik oppretter du et repeterende tilbud Repeterende tilbud opprettes som et vanlig tilbud med status Tilbud repeterende i nedtrekkslisten øverst til høyre..klikk på pilen ved siden av Ny-knappen, og velg Tilbud repeterende. Deretter opprettes tilbudet på vanlig måte (se ovenfor). Etter at et repeterende tilbud er opprettet, kan du generere enkelttilbudene. Slik oppretter du enkelttilbud fra et repeterende tilbud 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Tilbudsregistrering. 2. Velg Tilbud Repeterende i nedtrekkslisten Status øverst til høyre i tilbudskortet. 3. Finn frem til det repeterende tilbudet du skal opprette enkelttilbud fra. 4. Velg fanekortet Diverse, og klikk på knappen Frekvens. 4. Velg hvor ofte du ønsker at tilbudet skal repeteres ved hjelp av nedtrekkslisten Frekvens. Du skriver også inn Startdato, samt enten Sluttdato eller Antall gjentakelser. Feltet Antall blir aktivt når Antall gjentakelser blir markert. Du har også mulighet til å stoppe tilbudet ved å markere avmerkingsboksen Stopp. 5..Klikk så på knappen Tilbud i verktøylinjen. Da åpnes første vindu i veiviseren. 6. Dette er en veiviser som vil føre deg gjennom alle nødvendige innstillinger og utvalg. Marker først hvilke repeterende tilbud du ønsker å overføre til tilbud, enten det som for øyeblikket er Aktivt, et Utvalg eller Frekvens. 156

164 TILBUD 7. Klikk Neste når du har lest innholdet i velkomstvinduet og markert korrekt alternativ. Følg veiviserens anvisninger videre. Frekvens: Faste kategorier for Frekvens legges inn i Standardregisteret under Innstillinger og Firma. Regenerer ordrelinje(r) I vinduet Regenerer ordrelinjer har du muligheten til å generere ønskede standardverdier for hele tilbudet/ordren eller for aktiv linje. Det kan være behov for dette i tilfeller der det har vært prisendringer i prislister, der det har vært avgiftsendringer, endringer på hovedbokskonto mv. Vær oppmerksom på at funksjonen kan regenerere Aktiv linje, det vil si den linjen i produktlinjene som er markert, eller Alle linjer på den aktuelle ordren/tilbudet som er åpnet. For å regenerere ordrelinjer på et tilbud eller en ordre, åpner du ordren og klikker på ikonet Regenerer ordrelinjer i fanekortet Produktlinjer. Velg deretter ut hvilke elementer du ønsker oppdatert, og klikk OK. 157

165 SALGSOPPFØLGING Rediger ordrelinjebeskrivelse.ved hjelp av knappen Rediger ordrelinjebeskrivelse i fanekortet Produktlinjer på tilbud eller ordre kan du legge inn en egen tekst som beskriver det enkelte produkt. Knappen åpner vinduet Ordrelinjetekst. Dersom du har lagt inn informasjon om produktet i Produktregisteret i fanekortet Produktinformasjon, kan du velge å legge inn denne teksten ved hjelp av nedtrekklisten. 158

166 ORDRE/FAKTURA ORDRE/FAKTURA En ordre som opprettes danner grunnlaget for fakturering av ordren. All informasjon om kunden og produktene blir arvet fra de respektive registrene til ordren, og deretter fra ordren og til faktura, noe som medfører at registreringen blir betraktelig enklere. Ordrestatus Selve ordren opptrer med ulik status, avhengig av hvor i prosessen den befinner seg. Du kan se hvilken status en ordre befinner seg i nedtrekkslisten oppe til høyre i skjermbildet. Status representerer ulike stadier i salgsprosessen. En ordre opprettes normalt først som en Ubehandlet ordre. I en enkel salgsprosess Effektueres ordren ved å klikke på Faktura-ikonet på verktøylinjen. Selve effektueringen består i å opprette en fakturautskrift. Ordren skifter da status til Faktura, eller eventuelt Faktura, ikke levert. En faktura kan også være en kontantfaktura, det vil si en faktura som forutsettes betalt i det den utstedes. Selve prosessen med fakturering kan foregå enten kun etter at produktene er levert, eller også før de er levert. Om fakturering skal være tillatt før leveranse bestemmes i firmainnstillingene. Alternativt kan du på samme sted bestemme at ordren først skal kunne faktureres når du selv har markert for Klar til fakturering på fanekortet Diverse. Restorde En ordre kan ha status Restordre. Dette betyr at deler av ordren har vært levert og fakturert. Det genereres en restordre når du velger å endre antallet som skal leveres, og deretter fakturerer en ordre. Restordren behandles som en ny ordre i systemet. Ved utskrift av restordren, vil du få opprinnelig ordrenummer med på utskriften..du krediterer også en faktura fra dette vinduet ved å klikke på knappen Slett. Utskrifter.Ordrene kan skrives ut på en rekke ulike dokumentformularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, eller til forhåndsvisning på skjerm. Har du installert en PDF-skriver kan tilbudet også overføres til PDF-format som en fil. Språk og tilpassing av utseende Den kan skrives ut i et annet språk, du kan få en egen logo på utskriftene, og du kan legge inn dine egne faste tekster. Les mer om hvordan du setter inn logo på utskrifter i avsnittet om rapporter i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". Samlefakturering Du kan opprette ordre med status Ubehandlede samleordre for å samle ordrene i en samlefakturering. Kredittgrenser og Kredittsperrer Du kan opprette kredittgrenser og kredittsperrer for ordre. Dette vil kunne hindre at det blir opprettet ordre for kunder med kredittgrenser og -sperrer. 159

167 SALGSOPPFØLGING Integrasjon med andre moduler Har du opprettet et tilbud til en kunde vil du normalt ha registrert den informasjonen som er nødvendig for å opprette selve ordren når kunden aksepterer tilbudet. Derfor kan du fra tilbudet med et par tastetrykk opprette en ordre fra et tilbud. Dersom du lagerfører produkter, vil levering av produkter foretas i lagermodulen. Modulen er tett integrert med ordrene ved hjelp av en rekke knapper og funksjoner som for eksempel åpner ordrene fra oversiktsvinduer i lagermodulen som gir samlet informasjon om for eksempel Ordre, ikke levert og Beholdning. I ordreregistreringen vil du kunne skaffe deg oversikt over lagerstatus på de ulike produktene. Skulle det være behov for å kjøpe inn produkter, kan du opprette et innkjøp basert på selve salgsordren direkte fra ordreregistreringen. Kanskje har du allerede produktene i bestilling. Da kan du reservere denne bestillingen for en bestemt ordre. Du kan også se en Leveringsplan som viser produkter i innkjøp som ikke er mottatt..opprette aktiviteter: Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter, kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Ved hjelp av Aktivitetsmaler kan du selv velge hvilke aktivitetstyper som skal være tilgjengelige i hver enkelt modul. Ordre/Faktura er integrert med andre moduler slik at tilbud kan hentes, opprettes og redigeres som en naturlig del av arbeidsprosessen. Du finner fanekort for ordre i modulene Kontakt, Kontaktperson, Prosjekt og Aktivitet. I Timeregistrering er det funksjoner for å overføre utførte timer til Ordre/Prosjekt, for å viderefakturere timene. Fakturerer du regelmessig de samme kundene for de samme produktene og/eller tjenestene kan det være hensiktsmessig å benytte modulen for Abonnementsfakturering. I modulen har du full oversikt over hvilke abonnement som skal faktureres hvilke kunder, og hvor ofte faktureringen skal finne sted. efaktura efaktura egner seg for bedrifter som fakturerer flere av sine forbrukerkunder regelmessig. Skal du fakturere dine kunder gjennom efaktura må du først kjøpe denne tjenesten gjennom banken din. Deretter setter du opp programmet. Innstillinger for Ordre/Faktura.I brukerinnstillingene for Ordre/faktura bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. Vær oppmerksom på at disse innstillingene er felles for Tilbud, Ordre og Faktura. 160

168 ORDRE/FAKTURA Hvordan opprette en ny ordre? Slik oppretter du en ordre 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. 2. Klikk Ny og velg aktuell kunde. 3. Velg i nedtrekkslisten øverst om du vil opprette en Ubehandlet ordre, en Ubehandlet samleordre eller en Ubehandlet kreditnota. 4. Klikk OK. En ordre blir opprettet. Alle feltene i vinduets øvre halvdel vil fylles ut med de adresser, leveringsog betalingsbetingelser som er registrert i kontaktregisteret, men dette kan overstyres. 5. Klikk Ny i fanekortet Produktlinjer for å legge til et produkt. Gjenta for hvert produkt. Les mer om Produktlinjer nedenfor. 6. Gå gjennom de øvrige fanekortene og registrerer informasjon som er aktuell for denne ordren. 7..Klikk Lagre. Ordren er opprettet, og får status Ubehandlet ordre..ønsker du å skrive ut en ordre, ordrebekreftelse, fraktbrev etc., kan du klikke på knappen Skriv ut..ønsker du å effektuere og fakturere ordren, kan du klikke på knappen Fakturere og følge veiviseren..vær oppmerksom på at du ikke kan endre eller slette en kontakt fra ordren når den først er lagt inn. Har du lagt inn feil kontakt må du klikke på Slett, og velge Annullert eller Tapt Salg. 161

169 SALGSOPPFØLGING Ordre/Faktura-registeret Ordre/Faktura-vinduet er bygget opp på samme måte som de fleste andre registre i programmet, med et hovedkort og flere underliggende fanekort der det er mulig å registrere informasjon. Se mer om "Viktige verktøy i skjermbildene" i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg" for informasjon om øvrige knapper på verktøylinjen..ny: Oppretter ny ordre, samleordre eller ubehandlet kreditnota..liste: Vise liste over registrerte ordre. I brukerinnstillingene kan du velge standard sortering for dette vinduet. Du kan sette utvalg i vinduet for å finne frem til ønskede poster. Se mer om Utvalg i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg"..slette: Knappen har ulik funksjonalitet avhengig av hvilken status ordren befinner seg i. Postene blir ikke borte fra systemet; en ubehandlet ordre kan eksempelvis få status Annullert, eller Tapt salg. Postene er dermed tilgjengelige for enkelte ordrerapporter..klikker du Slette på en faktura, vil det blir opprettet en kreditnota..dupliser: Starter Veiviser for duplisering (kopiering) av tilbud/ordre/faktura..ordrehierarki: Ordrehierarki-knappen gir en hierarkisk oversikt over ordre/tilbud med fakturanummer/kreditnotanummer..vis bilag i reskontroen: Åpner kundereskontro og viser bilaget, slik at du raskt kan se status i reskontro..fakturere (Effektuering): Ordren effektueres ved å klikke på Faktura-ikonet på verktøylinjen. Selve effektueringen består i å opprette en fakturautskrift. Ordren skifter da status til Faktura, eller eventuelt Faktura, ikke levert. 162

170 ORDRE/FAKTURA.Opprette aktiviteter: Ved å klikke på pilknappen til høyre for Opprette aktiviteter, kan du opprette skreddersydde aktiviteter. Ved hjelp av Aktivitetsmaler kan du selv velge hvilke aktivitetstyper som skal være tilgjengelige i hver enkelt modul..åpne liste over Ordre/Faktura-dokumenter: Her finner du tilknyttede dokumenter. I firmainnstillingene for ordre/faktura, i fanekortet Eksport, kan du eksempelvis velge å opprette PDF-kopier av tilbud og faktura..brukerinnstillinger for Ordre/Faktura: Åpner Brukerinnstillinger for Ordre/Faktura. Bruk piltasten for å åpne firmainnstillingene..skriv ut: Ordrene kan skrives ut på en rekke ulike dokumentformularer, og sendes til skriver, e-post, telefaks, eller til forhåndsvisning på skjerm. Status: Status representerer ulike stadier i salgsprosessen. En ordre opprettes normalt først som en Ubehandlet ordre. Her velger du hvilken status som skal vises. Fanekortene i Ordre/Faktura-registeret Produktlinjer Når du har valgt produktene fra Produktregisteret, vil nødvendig informasjon om f.eks. pris og rabatter bli hentet fra Produkt- og Kontaktregisteret. Trykk [Enter] eller [Tab] på tastaturet for å forflytte deg mellom kolonnene. Her legger du inn produktene som skal selges på en ordre. Dette kan du gjøre på to måter:.klikk Ny og skriv inn produktnummeret i den nye raden. Det aktuelle produktet registreres sammen med all informasjon fra produktkortet. Om du vil endre informasjon gjøres dette i hver enkelt kolonne på produktlinjen. eller.klikk Vis produktliste slik at du får opp listen over produktene. Nedtrekkslisten øverst til høyre i vinduet som kommer opp fungerer som et filter der du velger produkttype. Da vil kun produkter tilhørende den valgte produkttypen vises i listen. Marker ønsket produkt og klikk Sett inn. Tips! Endrer du Bestilt antall på salgsordren vil kostprisen oppdateres på nytt fra Produktkortet. Har du opprettet ordren fra et innkjøp, bør du derfor overføre innkjøpet på nytt dersom kostprisen på innkjøpet avviker fra den på produktkortet. 163

171 SALGSOPPFØLGING.Dersom du ønsker å sette inn en produktlinje mellom eksisterende produktlinjer, kan du gjøre dette ved hjelp av knappen Sett inn produktlinje. Da opprettes en ny linje ovenfor den markerte produktlinjen..rediger ordrelinjebeskrivelse: Her kan du legge inn en egen tekst som beskriver hver enkelt produktlinje. Du kan også sette inn tekst fra for eksempel Produktregisteret, som du velger fra nedtrekkslisten..slette-knappen i fanekortet Produktlinjer sletter markert produktlinje i listen. Du kan ikke slette produktlinjer som er fakturert. Merk! Dersom du benytter lager, vil sletting av produktlinjer medføre at det registreres bevegelser knyttet til lageret. Produktene blir tilbakeført lageret. Dersom du i ditt system har valgt å føre produktkostnader når varer tas ut av lageret, vil det også føres bilag. Dette skjer "i bakgrunnen". Du kan se bevegelsene knyttet til en ordre i Vareflytvinduet (se nedenfor)..regenerer ordrelinjer: Her kan du oppdatere/regenerere ønskede standardverdier for hele tilbudet/ordren eller for aktiv linje..gå til produktkortet: Åpner produktkortet for valgt produktlinje..klikk på pilen til høyre for knappen for å velge en av funksjonene: Knappen kan ha ulike navn, avhengig av hvilke funksjoner som er aktivert..opprett innkjøp på grunnlag av ordre: Når du får en ordre fra en kunde og må bestille varer kan du Opprette innkjøp på grunnlag av ordre. Funksjonen må aktiveres i firmainnstillingene for produkt..tilknytning/reservasjon mot innkjøp: Du kan knytte produktene i en ordre mot et spesifikt innkjøp ved å Reservere på innkjøp. Valget aktiveres i firmainnstillingene for ordre/faktura..reservere lagervarer: Du kan også Reservere lagervarer på en ordre slik at produkter som ligger på lager eller som finnes i bestilling reserveres denne spesielle ordren. Valgene aktiveres i firmainnstillingene for ordre/faktura..vareflyt: Vinduet for vareflyt gir deg full sporbarhet for alle lagerbevegelser. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet..leveringsplan: Klikk på pilen til høyre for knappen, og velg Leveringsplan. Planen gir en oversikt over forventet leveringsdato for innkjøp som inneholder produktet du har valgt i listen. Valget er kun aktivt for ordre/faktura der leveranser gjenstår. Gjelder produkter på innkjøp som er bestilt, ikke mottatt. 164

172 ORDRE/FAKTURA Frakt I fanekortet Frakt kan du angi detaljer om forsendelsen. Informasjonen du registrerer her vil overføres til en eventuell ordre, og det er disse opplysningene som er gjeldende ved utskrift av f.eks. fraktbrev. Fyll ut de forskjellige feltene for informasjon om frakt- og forsendelseskostnader. Det er også lurt å skrive inn Sendingsnr. som fraktselskapet oppgir. Dette vil være til stor hjelp ved senere oppfølging av varen, ved forsinkelse, tap m.m. Opplysninger om Bruttovekt og Totalt volum hentes automatisk fra produktkortet. I feltene lengst til høyre for Bruttovekt og Totalt volum, kan du legge til en tilleggsvekt i de redigerbare feltene. Merk! Vekten til produktene vil komme opp som standard Bruttovekt og Totalt volum, men du kan selv legge til på totalen i de redigerbare feltene ved siden av. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel har en pall som veier 10 kg i tillegg til det selve produktet veier. Tekst I fanekortet Tekst kan du skrive inn en tekst som vil vises på utskriftene dine. Du kan enten skrive inn teksten direkte i tekstfeltet eller du kan velge blant ulike teksttyper i nedtrekkslisten. Det er mulig å ha flere ulike tekster som vises på ulike rapporter..velger du Fast tekst kan du klikke på søkeknappen til høyre, og velge blant forhåndsdefinerte tekster fra standardregisteret. Fast tekst vil vises på ordre- og fakturarapporter. Tips! De faste tekstene kan redigeres i standardregisteret, under Fast tekst, Tilbud/Ordre. Du kan komme dit direkte fra dette vinduet ved å høyreklikke i feltet og velge Endre i Standardregister. Tekst på plukkliste skrives inn dersom du har en egen tekst som skal vises på plukklisteutskrifter. Tekst på pakkseddel vil vises på pakkseddelutskrifter. 165

173 SALGSOPPFØLGING Velger du Tekst servicefaktura kan du i feltet til venstre skrive inn tekst som skal vises ved utskrift av arbeidsordrer. Tekst i feltet til høyre vil vises ved utskrift av servicefaktura. Det er mulig å flytte tekst fra venstre felt til høyre ved hjelp av piltasten. Diverse I dette fanekortet kan du for eksempel bestemme responstype, avrunding og factoring for enkle ordre. Du velger også Formular for ordren her. Ordren kan også knyttes til en Avdeling, og valget du foretar i nedtrekkslisten Samleordre bestemmer om ordren er en ubehandlet ordre eller en ubehandlet samleordre. Samtidig kan du angi hvor langt ordren er klargjort for fakturering. Marker dine eventuelle valg fra nedtrekkslistene Responstype, Avrunding, Formular, Avdeling og Samleordre. Marker eller klarer avmerkingsboksene under nedtrekkslistene slik det passer den aktuelle ordren. Noen av disse avmerkingsboksene er mest aktuelle for flerbrukersystemer så alle brukere ser hvor langt ordren her behandlet: Ferdigbehandlet: Ved å markere denne avmerkingsboksen, forteller du de andre brukerne at du allerede har registrert all nødvendig informasjon. Hvis det er noen del av ordren, for eksempel informasjon om priser, rabatter, frakt etc. som ikke er fullført, klarerer du denne boksen for å vise at ordren ikke er klar. Miljøavgift: Dette er en opplysning som arves fra kontaktkortet, men du kan også registrere det her. Husk allikevel at miljøavgiften er produktavhengig, dette må eventuelt også registreres på produktkortet. Klar til fakturering: Denne avmerkingsboksen er kun aktuell hvis en bruker registrerer en ubehandlet ordre, og en annen bruker fakturerer denne. Hvis du markerer denne boksen, viser du den andre brukeren at ordren er klar for fakturering. Plukket: Hvis du markerer denne avmerkingsboksen, forteller du andre brukere av programmet at de bestilte produktene er plukket fra lageret. Dette betyr imidlertid ikke nødvendigvis at selve lageret er oppdatert. 166

174 ORDRE/FAKTURA Factoring: Denne avmerkingsboksen er kun relevant hvis du benytter deg av et eksternt factoringselskap. efaktura: Bestemmer om fakturaen kan sendes til BBS for direkte overføring til kundens nettbank. Rapporter: Klikk på knappen Rapporter for å stille inn utskriftspråk, og for å bestemme hvordan strukturvarer skal vises i rapporter. Ordreinformasjon: Klikk på Ordreinformasjon for å registrere eventuelle detaljer om salgsprosessen, slik som Startdato, Forventet sluttdato, Sannsynlighet for salg, samt Status og Notat. Dersom du aktivt vurderer Sannsynlighet for salg, og oppdaterer feltet for dette, kan du etter hvert skrive ut rapporter for antydning av hvor mange salg du i fremtiden har mulighet for tilslag på. Nederst på fanekortet Diverse ser du navnet på den som har opprettet ordren. Kjedehåndtering: Hvis kontakten er knyttet til et Hovedkontor, vil knappen Kjedehåndtering bli tilgjengelig. Her kan du tilpasse innstillinger for hvor fakturaen skal sendes, hvor produktene skal leveres og hvem rabattinnstillingene skal gjelde for. 167

175 SALGSOPPFØLGING Innstillinger for Ordre/Faktura Brukerinnstillinger for Ordre/Faktura Gjennom fanekortene i Brukerinnstillinger kan du bestemme hvordan vinduet for ordre/faktura skal se ut og fungere. På denne måten kan du tilpasse vinduet ut fra egne behov. Merk! Brukerinnstillingene gjelder kun for deg som bruker og påvirker ikke innstillingene for andre brukere..du kan åpne brukerinnstillingene ved hjelp av menylinjen Vis - Innstillinger - Bruker - Innstillinger pr modul - Ordre/Faktura, eller direkte fra modulen ved hjelp av ikonet på verktøylinjen. Tilbud! Legg merke til at firmainnstillingene for tilbud er samlet sammen med ordre/faktura, mens tilbud har egne brukerinnstillinger. Standardoppsett I dette fanekortet kan du tilpasse registeret til din bruk. Du kan velge mellom tre forhåndsdefinerte innstillinger for hvilke felter og kolonner som skal vises. Enkel: Forenkler skjermbildet mest mulig og viser kun påkrevde felter. Normal: Viser standardfelter og funksjonalitet. Avansert: Viser alle tilgjengelige felter og mer funksjonalitet. Velger du et av disse oppsettene kan du i de neste fanekortene se hvilke felt og hvilken funksjonalitet som blir tilgjengelig. Tips! I de øvrige fanekortene kan du endre oppsettet manuelt, i stedet for å benytte de forhåndsdefinerte oppsettene. 168

176 ORDRE/FAKTURA Fanekortet Ordre Her kan du velge hva som skal vises på hovedkortet, bunnlinjen til ordren og funksjoner. Detaljert hovedkort gjelder detaljene på den øverste delen av hovedkortet som vises uansett hvilket fanekort som er aktiv. Fjerner du avmerkingen her, vil brukeren ikke få tilgang til å se informasjonen som vises på hovedkortet, annet enn Ordrenummer og kontaktens nummer og navn. Netto/bruttomodus: Øverst til høyre i ordrebildet finner du en nedtrekksliste der du kan bytte mellom å vise ordren med nettobeløp, eller bruttobeløp. Fjerner du avmerkingen i brukerinnstillingene, vil du forenkle skjermbildet slik at dette valget tas bort. (Nettomodus er standard.) Status etter fakturering: En ordre får som standard status Faktura etter fakturering. Her kan du velge hvilken status som skal vises i ordrevinduet (eller oversikten) etter fakturering. Som standard går visningen over til Faktura, slik at du kan finne igjen fakturaen. Du kan imidlertid endre dette til Ordre, slik at du kan fortsette å arbeide i ordreregisteret også etter at en ordre er fakturert. Funksjonen Produktliste ved ny ordre gjør at produktlisten automatisk åpnes i det en ny ordre blir opprettet. Fanekortet Fanekort Her velger du hvilke kolonneinnstillinger som skal vises på Ordre/Faktura. Merk av for de kolonnene du ønsker skal vises. Legg merke til at det kan bli lite plass dersom du markerer for alle. De fleste brukerne benytter kun et utvalg av kolonnene, og avmerkingen her gir deg dermed muligheter for å forenkle skjermbildet ditt betydelig, slik at du kun ser de kolonnene som er relevant for nettopp deg. Bunntekst produktfane: Velg også hvilke felter du ønsker på produktlinje fanekortet. Dette er bunntekst for hvert enkelt produkt. Ordren viser likevel DB og DG for hele ordren samlet helt nederst. 169

177 SALGSOPPFØLGING Firmainnstillinger for Tilbud/Ordre/Faktura.Rutiner for fakturering kan være svært ulike fra bedrift til bedrift. I firmainnstillingene for tilbud/ordre/faktura kan du tilpasse bruksmåten til ditt behov. Det er særlig overgangen fra ordre til faktura med godkjenningsrutiner og utskrifter som er sentrale her. Du kommer til firmainnstillingene fra menyen Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura. Merk! Firmainnstillingene for tilbud er samlet her. Tilbudsmodulen har likevel egne brukerinnstillinger. Generelt I fanekortet Generelt finner du avmerkingsbokser som berører ordrestatus. Disse har særlig betydning om det er flere brukere av programmet, for eksempel slik at en registrerer ordre, mens en annen fakturerer. Ingen utskrift av ordre før den er 'Ferdigbehandlet': Åpner for å skrive ut ordre også når den ikke har status ferdigbehandlet. Ingen effektuering før 'Klar til overføring' (tilbud) eller 'Klar til fakturering' (ordre): Merker du av her, vil det ikke være mulig å overføre/effektuere tilbud til ordre, eller ordre til faktura dersom de ikke er avmerket for 'Klar til overføring' (tilbud) eller 'Klar til fakturering' (ordre). Klar til fakturering er avhengig av hvordan du benytter funksjonen Oppdater 'Klar til fakturering' ved utskrift av... i fanekortet Utskrifter. Ingen fakturering av ordre før alle produkter er levert: Åpner for å fakturere ordre selv om den har produkter som ikke er levert. Kan benyttes dersom du har avtale med dine kunder om å fakturere ordre før full leveranse er utført, eller dersom du ikke ønsker å benytte utleveranser. Du kan åpne for at bedriften reserverer produkter på en ordre fra et bestemt innkjøp ved å merke av for Bedriften reserverer innkjøp til kunder og Bedriften reserverer lagervarer til kunder. Hvis Bedriften benytter servicefaktura vil du få muligheter til å skrive ut en arbeidsbeskrivelse på en ordre, og å skrive ut servicefaktura, med eller uten varelinjer. 170

178 ORDRE/FAKTURA Bedriften benytter abonnementsfaktura: Aktiverer funksjonalitet for abonnementsfakturering. Tilleggsprodukt i enkelte programversjoner. Eventuelle begrensninger når produktene ikke er på lager: Her kan du bestemme hvorvidt du skal tillate å registrere et større antall produkter enn det som er disponibelt på lager, eller eventuelt å vise en advarsel, slik at den som registrerer ordren blir gjort oppmerksom på at produktet ikke er inne på lager. Utskrifter Her kan du sette innstillinger som bestemmer hvordan dine salgsutskrifter skal se ut. Antall kopier: Antall kopier som skal skrives ut i tillegg til originalfaktura. Kopiene skrives ut ved fakturering. Fakturakopi ved fakturering: Velg hvilken rapport som skal benyttes ved utskrift av fakturakopi ved fakturering. Benyttes for fakturakopier som skrives ut ved fakturering. Oppdater feltet 'Plukket' ved utskrift av: Innstillingen gjelder feltet Plukket på ordren. Velg Pakkseddel eller Plukkliste i henhold til hva som passer best i din virksomhet. Oppdater 'Klar til fakturering' ved utskrift av: Velg Pakkseddel eller Plukkliste i henhold til hva som passer best i din virksomhet. Dersom du ønsker å fakturere straks plukklisten er skrevet ut, kan det være hensiktsmessig å velge plukkliste. Språk i Tilbud/Ordre/Faktura kan du benytte om du vil skrive ut fakturaene på et annet språk. Språket blir tilgjengelig som valg i modulen Ordre/Faktura og Tilbud i fanekortet Diverse når du klikker på knappen Rapporter. Sortering ved utskrift av flere ordre: Ved utskrift av mange ordre kan det være hensiktsmessig å velge en spesiell sorteringsrekkefølge. For eksempel kan du få sortert etter kundenr. i stedet for etter ordrenr. som er standard. Benytter du avtalefakturering kan du få sortert etter avtalenummer. 171

179 SALGSOPPFØLGING Sortering av produktlinjer på plukkliste: Du kan skrive ut plukklisten på to måter, enten ved Sortert i samme rekkefølge som de ble registrert på ordren eller Sortert etter lager og lokasjon på lageret. Det siste kan være svært nyttig for å få til et effektivt plukk på lager. Testutskrift til skjerm ved fakturering: Gir forhåndsvisning/testutskrift på skjermen ved fakturering/utskrift av faktura. Vis mva-grunnlag på tilbud, ordre og fakturautskrifter: Dersom du tar bort avmerkingen her vises ikke mva-grunnlaget på disse utskriftene. Merk! Vær oppmerksom på at det kan være lovpålagte krav til visning av mva-grunnlag for din virksomhet. Undersøk med din regnskapsfører/revisor før du eventuelt tar bort avmerkingen her. Pris/Rabatt Her velger du hvilke regler som skal gjelde for priser og rabatter ved registrering av produkter på en ordre. Registrere pris eks. mva på ordrelinjer (nettofakturering): Prisen uten mva. på produktlinjene. Priser hentes ut fra leveringsdato og ikke fra systemdato: Som standard velges prisen på systemdato den dag posten opprettes. Dette vil si systemet henter prisen som gjelder den dagen ordren blir opprettet. Dersom du oppretter priser som skal gjelde frem i tid, kan du ved hjelp av denne funksjonen, få systemet til å benytte disse automatisk, på grunnlag av leveringsdato på ordren i stedet for systemdato. Dette gjelder hvis du fyller ut feltet Leveringsdato ved opprettelse av ordren. Leveringsdato vil da fungere som en "planlagt levering". Endrer du leveringsdato senere vil du likevel få spørsmål om du vil oppdatere ordrelinjene. 172

180 ORDRE/FAKTURA Høyeste rabatt overstyrer rabatthierarkiet: Vil du overstyre rabatthierarkiet skal du krysse i Høyeste rabatt overstyrer rabatthierarkiet. Det går fint å ha kun en rabatt på en ordre, men du kan legge til kvantumsrabatt i tillegg om du krysser i at Kvantumsrabatt kommer i tillegg til annen rabatt. Kostpris skal inkludere 'Kostnad' fra Produktkortet i tillegg til innkjøpspris: Vises kun dersom du har valgt Innkjøpspris under Grunnlag for Kostpris i firmainnstillingene for produkt, fanekortet Prishåndtering. Merker du av her, vil kostprisen på tilbud og ordre/faktura beregnes ut fra innkjøpspris, samt kostnadene i feltet Kostnader på produktkortet, fanekortet Pris. Eksport Du kan automatisk eksportere informasjonsfiler fra programmet og her er innstillingene for dette. Ønsker du å eksportere ordre fra programmet må du krysse av i Benytt eksport av fil, og velge eksportformat. Du kan velge om eksporten skal foretas ved utskrift av enten Plukkliste, Pakkseddel eller Faktura, og i feltet Katalog angir du hvor filen skal lagres. Opprett PDF-kopi av tilbud ved effektuering til ordre: Tilbudet som er effektuert lagres som PDF-kopi. Tilbudskopien kan åpnes fra ordren/fakturaen. 173

181 SALGSOPPFØLGING Opprett PDF-kopi av faktura ved fakturering: Lagre en PDF-kopi av originalfakturaen ved fakturering. Dersom dette er valgt, vil du kunne åpne PDF-kopien fra Ordre/Faktura, og fra Kontakt. Annet Fanekortet for øvrige innstillinger: 174

182 ORDRE/FAKTURA Leveringsperiodisering på produktlinje: Velg om du skal vise leveringsuke eller leveringsdato på rapporter. Du kan også legge til en Fast tekst, tilbud/ordre. Selve teksten hentes fra Standardregisteret. Denne teksten vil da vises på fakturautskriftene. Automatisk KID tildeling: Aktiverer funksjonalitet for KID (Kundeidentifikasjon) på dine fakturaer. Vår referanse: Valg for hvilken bruker som skal velges som standard ved opprettelse av ordre. Produkt som skal legges inn på alle nye ordre: Du kan få ett produkt automatisk på alle ordre i det de opprettes ved å legge inn produktnummeret i feltet. Dette kan for eksempel benyttes dersom du alltid skal legge til et ekspedisjonsgebyr. Arve prosjekt fra produktkortet: Prosjekt som eventuelt er benyttet i fanekortet Diverse i produkt overføres Tilbud/Ordre/Faktura. efaktura: Kun synlig dersom du har lisens for dette. Her merker du av og setter innstillinger dersom du skal sende efakturaer til dine kunder. Factoring: Kun synlig dersom du har merket av for factoring i reskontroinnstillingene: Vis - Innstillinger - Regnskap - Reskontro. Under knappen Factoring kan du legge inn informasjon om factoringselskapet. 175

183 SALGSOPPFØLGING Fakturering og kreditering Fakturering Normal fakturering initieres fra statusene Ubehandlet Ordre, Ubehandlet Kreditnota eller Restordre. Det er viktig å legge merke til at fakturaen blir registrert som Fakturert, eller effektuert, før utskrift av selve fakturaen. Du kan imidlertid skrive ut en Testutskrift, slik at du kan sjekke fakturaen før du effektuerer. I vinduet over rapporter velger du formular for utskriften, og klikker på OK. Dersom du svarer Ja på spørsmålet om ordren skal faktureres, bokføres Hovedbok og Reskontro oppdateres med den relevante fordringen. Originalfakturaen skrives nå ut og du blir bedt om å godkjenne den. Merk deg at ordren overføres til status Fakturert uavhengig av om du godkjenner utskriften eller ikke. Dersom du har en programlisens som inkluderer lager, og benytter lagerføring av produkter, må produktene som standard være levert for at du skal kunne fakturere. Kravet kan imidlertid overstyres i Firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura. Hvordan fakturere/skrive ut en faktura? Tips! Du kan fakturere mange ordre samtidig ved å velge Utvalg til venstre i skjermbildet for fakturering - under punkt 3 nedenfor. 176 Slik fakturerer du 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering, eller åpne Ordre/Faktura via snarveien på skrivebordet. 2..Klikk på knappen Fakturere i verktøylinjen for å starte faktureringen. 3. Marker hva slags utskrift du ønsker, og klikk OK. 4. Hvis du svarer Ja på spørsmålet om ordren skal faktureres, vil Hovedbok og Reskontro oppdateres med relevante endringer.

184 ORDRE/FAKTURA Den originale fakturaen blir nå skrevet ut, og du vil få spørsmål om du godkjenner utskriften. Merk deg at ordren overføres til status Fakturert uavhengig av om du har godkjent utskriften eller ikke. Tips! I firmainnstillingene for tilbud/ordre/faktura kan du blant annet velge om du ønsker å vise Testutskrift til skjerm ved fakturering. Hvordan skrive ut en fakturakopi? Det anbefales at du får systemet til å skrive ut fakturakopi for deg automatisk ved hver fakturering. Dette gjør du i firmainnstillingene for Ordre/Faktura. Du kan også skrive ut en fakturakopi senere. Systemet lagrer informasjon om hvilken rapport som ble benyttet, og hvilket rapportområde som ble benyttet ved opprinnelig utskrift. Slik skriver du ut en fakturakopi 1. Finn frem fakturaen i ordreregistrering. 2..Klikk Fakturere. Systemet foreslår Fakturakopi, og rapportområdet som var valgt ved opprinnelig faktura. 3. Klikk OK. Kopien skrives ut. Merk! Dersom du velger Fakturakopi, valgfri rapport vil utskriften ikke bli identisk med opprinnelig faktura. Det samme gjelder dersom du har endret rapporten etter at faktura ble skrevet ut. PDF-kopi For at du alltid skal ha muligheten til å skrive ut en ny kopi på et senere tidspunkt, er det mulig å lagre en PDF-kopi av faktura. I Firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura, fanekortet Eksporter, kan du velge å merke av for at det skal opprettes en PDF-kopi ved fakturering. Dersom dette er valgt, vil PDF-kopien kunne hentes frem direkte både fra Ordre/Faktura, knappen Åpne liste over Ordre/Fakturadokumenter, og fra Kontakt, fanekortet Dokumenter. Benyttes PDF-kopi kan du skrive ut fakturakopi ved å åpne denne og velge utskrift. Hvordan opprette en kontantfaktura? Slik oppretter du en kontantfaktura 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Ordreregistrering. 2..Klikk Ny. 3. Velg aktuell kontakt og klikk OK. 177

185 SALGSOPPFØLGING 4. Velg Kontantfaktura i nedtrekkslisten for Betalingsbetingelser. 5. Fyll ut resten av ordren og legg inn de aktuelle produktene. 6..Klikk knappen Fakturere (Effektuering). 7. Velg Kontantfaktura i listen over skjemaer og klikk OK. 8. Kontroller at utskriften til skjerm (test) er korrekt dersom denne vises. Klikk Close Preview. 9. Svar Ja på spørsmålet om ordren skal faktureres. 10. Videre svarer du Ja på om du ønsker å godkjenne fakturaen. Merk! Kontantfakturaen blir automatisk postert via reskontroen hvis ikke andre innstillinger er gjort. For å kontrollere hvilke innstillinger som gjelder for betalingsbetingelsen Kontantfaktura, kan du velge menyen Vis - Innstillinger - Firma. Åpne deretter standardregisteret og velg Betalingsbetingelser. Marker Kontantfaktura og klikk Rediger. Klikk Avansert for å se detaljer. Hvordan kreditere en faktura? Slik krediterer du en eksisterende faktura 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Ordreregistrering. 2. Velg status Faktura i nedtrekkslisten. 3. Bla eller søk deg frem til fakturaen du ønsker å kreditere. 4..Klikk Slett. 5. Svar JA til spørsmålet om du ønsker å generere en kreditnotaordre. 6. Det vil bli opprettet en ubehandlet kreditnotaordre, denne kan redigeres om ønskelig. 178

186 ORDRE/FAKTURA 7..Klikk knappen Fakturere i verktøylinjen for å effektuere kreditnotaen. (Dersom du får beskjed om at ordren ikke er ferdigbehandlet må du gå til fanekortet Diverse og merke av i avmerkingsboksen Ferdigbehandlet). 8. Velg Kreditnota og send til skriver. 9. Klikk OK. 10. Sjekk testutskriften og lukk forhåndsvisningen ved å klikke Close Preview. 11. Bildet Lageroppdatering av kreditnota vises. Dersom alle produkter skal oppdateres i lagerbeholdningen klikker du Lukk. 12. Svar Ja til å fakturere ordren, kreditnotaen vil nå bli bokført. 13. Svar Ja til å godkjenne utskriften, dersom denne er riktig..du kan ikke slette en ubehandlet ordre. Klikker du slett får du opp et vindu der du kan velge å registrere ordren som Tapt salg eller Annullert, eller avbryte handlingen. 179

187 SALGSOPPFØLGING Hvordan opprette en uavhengig kreditnota? Normalt skal en kreditnota ha en referanse til en tidligere utstedt faktura, men det kan være situasjoner der det er behov for å opprette en uavhengig kreditnota. Slik oppretter du en uavhengig kreditnota 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Ordreregistrering. 2. Velg status Ubehandlet kreditnota i nedtrekkslisten. 3..Klikk Ny. 4. Velg ønsket kunde i listen og klikk OK. 5. I vinduet som vises vil du få mulighet til å linke mot en faktura, enten ved å markere den i listen, eller skrive inn fakturanummer direkte i feltet for dette. Skal kreditnotaen være uavhengig behøver du altså ikke linke den mot noen faktura her. 6. Klikk OK. 7. Velg fanekortet Produktlinjer. 8..Klikk Vis produktliste. 9. Velg produktet du ønsker å kreditere og klikk Sett inn. 10. I feltet for Antall taster du inn hvor mange som skal krediteres. Pass på at antallet skrives inn med negativt fortegn, dvs. i minus. 11..Klikk knappen Fakturere. 12. Velg Kreditnota og send til skriver. 13. Klikk OK. 14. Sjekk testutskriften og lukk forhåndsvisningen ved å klikke Close Preview. 15. Bildet Lageroppdatering av kreditnota vises. Dersom alle produkter skal oppdateres i lagerbeholdningen klikker du Lukk. 16. Svar Ja til å fakturere ordren. Kreditnotaen vil nå bli bokført. 17. Svar Ja til å godkjenne utskriften, dersom denne er riktig. Kreditnotaen har ingen referanse til en tidligere utstedt faktura, og kan matches/linkes mot åpne poster senere. Veiviser for duplisering av tilbud/ordre/faktura Ved hjelp av en veiviser kan du enkelt duplisere et tilbud, en ordre eller en faktura til en eller flere av dine kunder. Dupliseringsveiviseren startes via knappen Dupliser i Tilbud- eller Ordre/Fakturamodulen. Slik kopierer/dupliserer du et tilbud, en ordre eller en faktura 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Tilbudsregistrering eller Ordreregistrering. 2. Finn frem tilbudet/ordren/fakturaen du ønsker å duplisere. 3. Klikk knappen Dupliser i knapperaden øverst i modulen. 4. Veiviseren åpnes og du kan velge til hvilke kunder du ønsker å duplisere. 180

188 ORDRE/FAKTURA Aktiv: Tilbudet/Ordren vil bli duplisert til samme kunde som du dupliserer fra. Alle: Tilbudet/Ordren vil bli duplisert til alle kunder i kontaktregisteret ditt. Du vil likevel senere i veiviseren kunne plukke ut enkeltkunder fra utvalget. Utvalg: Velger du Utvalg kan du spesifisere utvalget som det skal dupliseres til. Du kan merke av for å Gå direkte til oversiktsrapport over hvilke kunder som er med i utvalget, men dette anbefales kun dersom du har utført prosessen tidligere. Som standard vil Vis statusrapporter være merket av. Underveis i veiviseren vil du kunne skrive ut en rapport som viser hvilke kunder det blir opprettet tilbud/ordre til. Du kan fjerne markeringen dersom du ikke ønsker å se statusrapporter i forbindelse med dupliseringen. 5. Klikk Neste og følg veiviseren. 6. Klikk Ferdig i siste steg i veiviseren for å starte selve genereringen av tilbud/ordre. Vær oppmerksom på at denne funksjonen ikke kan angres. Etter at tilbudene/ordrene er generert kan du jobbe videre med disse i de respektive modulene og effektuere når det måtte passe deg. Samlefakturering En samlefakturering foretas med flere Ubehandlede Samleordre som grunnlag. Kontakter kan også settes opp med samleordre som standard via Innstillinger i Kontaktregisteret. Veiviseren for samleordre aktiveres ved å klikke på knappen Faktura. Du vil så kunne velge en eller flere kunder og hente ut hvilke ordre som skal inngå i samlefaktureringen. Marker aktuelle ordre og flytt dem over til vinduet Inkluderes med overføringspilene. Du får nå ut en rapport over alle fakturaer som inngår i samlefaktureringen. Ved godkjenning av disse, genereres 1 ubehandlet ordre for hver Kunde og Valuta fra utvalget. Disse vil nå være grunnlaget for videre fakturering. De Ubehandlede samleordrene som er med endrer nå status til Ordregrunnlag samleordre, og kan ikke redigeres eller behandles. Selve faktureringen foregår nå via statusen Ubehandlet Ordre. 181

189 SALGSOPPFØLGING Automatisk KID-tildeling For at du skal kunne benytte deg av automatisk KID-nummer må du opprette en OCR-avtale med din bankforbindelse. Du vil da få med både brukerveiledning og annen relevant informasjon. Det er likevel en del generelle innstillinger i Mamut Business Software som må gjøres. Automatisk generering av KID-nummer aktiveres slik 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma. 2. Åpne fanekortet Innstillinger per modul. 3. Klikk knappen Ordre/Faktura. 4. Velg fanekortet Annet. 5. Merk av for Automatisk KID-tildeling og velg formatet du skal benytte i nedtrekkslisten for dette. Hver faktura som skrives ut blir nå tildelt et KID-nummer. Modulus I Mamut Business Software benyttes modulus 10 som standard men det er mulig å benytte modulus 11 dersom dette er ønskelig. Korrekt font for KID-nummer For at KID-nummeret skal kunne leses av banken, må det benyttes spesielle fonter ved utskrift av giro. Du kan enten bruke fonten Courier 12 som er en standard font i Windows eller du kan kjøpe og installere OCR-b font. 182

190 ORDRE/FAKTURA Slik tilpasser du fakturarapporten for KID/OCR 1. Åpne menyen ved å klikke Vis og Innstillinger. 2. Klikk knappen Rapporter. 3. Klikk Rapport-/Etiketteditor. 4. Marker rapporten Faktura m/giro. 5. Klikk Redigere. 6. Marker følgende felter: KID Mton(g_oTemp.InvoicePaySum) Right(Alltrim(Str(g_oTemp.InvoicePaySum*100)),2) InvoiceModulusSum Alltrim(g_oTemp.GiroAccount) Tips! Markering gjøres ved å holde nede [Shift]-knappen og klikke på feltene med venstre museknapp. 7. Velg menyen Format og klikk Font. 8. Velg fonten Courier og size 12, klikk deretter OK. (Evt. OCR-b font om du har kjøpt og installert denne) 9. Velg menyen File og Save og deretter File og Close. Fakturaer vil nå bli skrevet ut med korrekt forn for KID på de feltene som krever dette. NB! Dersom du får stjerner (*) i stedet for beløp på utskriften etter å ha redigert rapporten, er det fordi feltet på rapporten ikke er stort nok til å vise alle tall, og stjerner vil vises i stedet. For å utvide feltet markerer du og drar i de svarte prikkene. Mamut Business Software støtter følgende KID-formater Mamut Detaljert (4 nuller + 10 sifret kundenr + 10 sifret fakturanr + kontrollsiffer = totalt 25 tegn) (standardverdi) Mamut Enkel (8 sifret fakturanr + kontrollsiffer = totalt 9 tegn) DnB Finans AS (tallet fire + 5 sifret klientnr + 8 sifret fakturanr + 5 nuller + kontrollsiffer = totalt 20 tegn) Nordea Finans (en null + 6 sifret kundenr hos klienten + 4 sifret klientnr + 7 sifret fakturanr + tallet 1 + kontrollsiffer = totalt 20 tegn) ELCON Finans (tidligere Gjensidige Nor) (tallet ni + 4 sifret klientnr + 8 sifret fakturanr + 2 nuller+ kontrollsiffer = totalt 16 tegn) Factonor (3 siffer klientnr + 6 siffer kundenr + 6 siffer fakturanr + kontrollsiffer=total 16 tegn) Sparebank 1 Finans ("0109" (fire faste siffer) + 3 siffer klientnr + 8 siffer fakturanr + kontrollsiffer=16 tegn) "Finance Credit"-format ("1" + 3 siffer klientnr + 7 siffer fakturanr + kontrollsiffer= 12 tegn) Aktiv Kapital ("9" + 4 siffer klientnr + 8 siffer fakturanr + 5 nuller + kontrollsiffer = 19 tegn) 183

191 SALGSOPPFØLGING Norsk Regnskapsreform (3 siffer klientnr+6 siffer kundenr + 6 siffer fakturanr+ 4 nuller+ kontrollsiffer = totalt 20 tegn) Om kredittgrenser og kredittsperrer Ønsker du å opprette regler for hvilken kreditt du vil gi spesielle kunder kan du benytte kredittgrenser og kredittsperrer. Kredittgrense er en beløpsgrense som angir hvor mye kreditt man ønsker at en kunde skal kunne innvilges i kundereskontro. Kredittsperre er en markering som angir at kunden ikke skal innvilges noen kreditt i kundereskontro. Selve beløpsgrensen settes på kontaktkortet, under fanekortet Innstillinger. Klikk på knappen Kunde, og velg fanekortet Reskontro i vinduet Innstillinger for (...). I feltet Kundekreditt velger du beløpsgrensen som skal gjelde for den aktuelle kunden. Det finnes også felt for kredittgrenser og sperrer i innstillingene for leverandør. Tips! Merker du av for Kredittsperre vil beløpsgrensen være irrelevant. Sperre betyr at kunden ikke skal ha kreditt. Som standard fungerer kredittgrensene/kredittsperrene slik for brukere som ikke er superbrukere Kredittgrensen som er angitt sjekkes mot utestående beløp i kundereskontro. Ubehandlede ordrer som allerede ligger inne blir ikke medregnet. Ved opprettelse av ny salgsordre, fakturering av salgsordre eller varelevering vil brukeren få opp en melding om at kunden har overskredet kredittgrensen, eller om at kunden har kredittsperre. Det vil ikke være mulig for brukeren å fullføre operasjonen. Tilgangskontroll for bruk av kredittsperrer og kredittgrenser Det finnes tilgangskontroll for disse funksjonene, slik at systemadministrator ved hjelp av tilgangsmaler kan bestemme om enkelte brukere skal kunne overstyre kredittbegrensningene som er satt. 184

192 ORDRE/FAKTURA Under Tilbud/ordre/faktura i Administrasjon av tilgangsmaler finner du følgende tilgangskontroll: Opprette salgsordre på kunder som har kredittsperre eller overskredet kredittgrensen: Dette gjør det mulig for brukere med denne tilgangskontrollen aktivert å opprette salgsordre selv om kunden har kredittsperre, eller overskredet kredittgrensen. Brukeren vil da få en advarsel om at kunden har overskredet kredittgrensen, eller har kredittsperre, men kan likevel velge å opprette ordren. Merk! Det vil likevel ikke være mulig å levere produktene, eller fakturere ordren. For å få levert/fakturert, må kundens utestående være lavere enn kredittgrensen. Du må altså endre kredittgrensen/ fjerne kredittsperren, eller redusere kundereskontro for å få levert produktene og fakturert ordren. Spesielt for enbrukerinstallasjoner/superbrukere Er du angitt som Superbruker i brukerinnstillingene vil funksjonen som tillater å opprette salgsordre være aktiv. Du vil altså kunne opprette salgsordre på tross av kredittgrenser/sperrer. I en enbruker-installasjon vil den ene brukeren normalt være superbruker. Funksjonene for kredittgrense/ - sperre fungerer av den grunn annerledes for enbrukere. Ønsker du å ha hindre deg selv som enbruker/superbruker i å opprette salgsordre på samme måte som beskrevet ovenfor må du opprette en egen bruker som du knytter til en tilgangsmal. Tips! Du kan søke etter kunder som har kredittsperrer: I kontaktoppfølging klikker du på Søkikonet på verktøylinjen. Klikk på Flere kriterier, og merk av for Kunder med kredittsperre på fanekortet Utvidet. Du kan også skrive ut for eksempel en Kontaktliste. I utvalgsvinduet for rapporten kan du merke av for at rapporten skal vise Kunder med kredittsperre på fanekortet Utvidet. Utskrifter og rapporter Ordre- og lagerrapporter.fra ordreregistreringsvinduet kan du klikke på knappen Skriv ut for å skrive ut ulike rapporter fra ordren. Vinduet gir deg en rekke ulike rapporter å velge mellom, som du kan ta i bruk på den måten som passer din virksomhet best. Blant annet kan du velge å skrive ut en Ordrebekreftelse, og for eksempel en Pakkseddel eller Plukkliste. Merk! Du kan ikke velge 2 ulike rapporter på en gang. Utvalg Som standard velges den ordren som er Aktiv, det vil si den ordren du var inne på da du klikke på Skriv ut-knappen. Du kan velge Utvalg for å skrive ut flere ordre på en gang. Da åpnes et eget vindu der du kan sette Kriterier for utskrifter, for å velge ut hvilke ordre du skal skrive ut. Legg merke til at du kan velge ut på grunnlag av Vår ref.-feltet. Dette kan gjøre det mulig for deg å kun skrive ut ordre du har opprettet selv. 185

193 SALGSOPPFØLGING Du kan også bruke Utvalg-knappen i dette vinduet for å få tilgang til det ordinære utvalgsvinduet, der du kan sette mer avanserte utvalgskriterier. Velger du Alle vil alle postene bli skrevet ut. Vær oppmerksom på at å skrive ut alle postene kan bli en stor og tidkrevende utskriftsjobb! Utskrift Programmet sender utskriften til Skriver. Da vil normalt din standardskriver bli valgt. Du kan imidlertid velge å aktivere avmerkingsboksen Velg skriver ved utskrift. Da vil du få opp utskriftsdialogen der du kan velge blant installerte skrivere tilhørende din maskin eller ditt nettverk. Velger du å sende til Forhåndsvisning vil du først på opp et vindu der du kan se utskriften på skjerm. Du kan også sende utskriften til e-post eller telefaks, dersom en telefaksskriver er installert. Du kan velge Antall kopier. 1 her betyr at totalt 1 dokument blir skrevet ut. Hvordan legge inn en fast tekst på ordre/fakturautskrifter? Fast tekst som skal kunne brukes på fakturaer legger du først inn i Standardregisteret. Deretter velger du denne teksten når du oppretter en ordre. Slik henter du inn en fast tekst ved opprettelse av ordre 1. Opprett ordren. 2. Velg fanekortet Tekst før du effektuerer ordren. 3. Klikk på søkeknappen til høyre for feltet Velg tekst. 4. Velg ønsket fasttekst. 5. Klikk Sett inn. Merk! Ønsker du at teksten skal komme med på en eller flere ordre som allerede er opprettet må du gå inn på hver enkelt av disse og gjenta punktene fra Steg 2 og ut. Ønsker du at teksten alltid skal komme med på alle nye ordre som blir opprettet kan du også gjøre dette. Slik velger du en fast tekst som skal komme med på alle nye ordrer 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul, og knappen Tilbud/Ordre/Faktura. 2. Skriv inn teksten i nedtrekkslisten Fast tekst, ordre. Teksten kommer automatisk med på nye ordre. 186

194 ORDRE/FAKTURA Hvordan skrive ut faktura på et annet språk? En kontakt kan være merket med et annet språk enn språket for ditt firma, og hvert enkelt produkt kan ha ulike navn på ulike språk, slik at du kan skrive ut dokumenter på kundens eget språk. Dette går automatisk når kontakten er merket med eget språk. Slik merker du en kontakt med språk 1. Åpne kontakten. 2. Velg fanekortet Annen info. 3. Velg aktuelt Språk i nedtrekkslisten. Språket vil heretter overføres til nye ordre. Merk! Dersom ordren eller tilbudet er opprettet før språket er lagt til på kontaktkortet, vil ordren likevel som standard bli skrevet ut på firmadatabasens språk. Dersom kontakten ikke er merket med språk, eller språket på kontakten er endret etter at tilbudet/ordren ble opprettet, kan du likevel skrive ut dokumenter på et språk du velger. Slik gjør du når du skal skrive ut en faktura på et annet språk 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og klikk Ordreregistrering. 2. Opprett en ny ordre eller velg en eksisterende ubehandlet ordre. 3. Velg fanekortet Diverse. 4. Klikk Rapporter og velg ønsket språk, f.eks. engelsk. 5. Klikk OK. Når du fakturerer ordren vil fakturaen komme ut på det språket du har valgt. Har du opprettet produktnavn på dette språket, vil også produktnavnene være endret. Tips! Du kan oppdatere språket på mange kontakter i én operasjon ved hjelp av funksjonen Endre verdier på et utvalg kontakter. Her kan du for eksempel velge Land i utvalget, og sette språket på alle i et bestemt land. 187

195 SALGSOPPFØLGING Tips! Du kan velge hvilke språk som skal være tilgjengelig i firmainnstillingene for Tilbud/Ordre/Faktura, i fanekortet Utskrifter. Skrive ut flere fakturakopier I firmainnstillingene kan du spesifisere hvor mange fakturakopier du ønsker skal skrives ut i forbindelse med fakturering. Slik går du frem for å bestemme antall fakturakopier 1. Velg Vis og klikk Innstillinger. 2. Klikk Firma. 3. Åpne fanekortet Innstillinger per Modul og klikk knappen Tilbud/Ordre/Faktura. 4. Velg fanekortet Utskrifter. 5. I feltet for Antall kopier kan du angi hvor mange kopier du ønsker. 6. Klikk OK. Neste gang du fakturerer vil du også få skrevet ut det antall fakturakopier som du har spesifisert. Valuta Om bruk av valuta på Ordre/Faktura Valutaen som er registrert på en kontakt vil også være gjeldende valuta på ordre som opprettes. Hvis kontakten bruker USD, vil valutaen på ordren automatisk være USD. Hvis du velger en annen valuta på ordren enn for firmadatabasen (som du fastsatte under Innstillinger - Firma - Økonomi - Land, og som også er valutaen på produktprisene), må du først oppdatere kursen på ordrens valuta. Når det er gjort, kan du legge inn produktene i fanekortet Produktlinjer på ordrekortet. Programmet vil automatisk konvertere produktprisen fra produktets valuta til ordrens valuta i forhold til kursen du la inn i valutaregisteret. Det er viktig at du alltid husker på å oppdatere valutakursen før du legger produktet inn i ordren. Dersom du oppdaterer den aktive valutakursen etter at du har lagt produktet inn i ordren, vil ikke produktprisen oppdateres automatisk. Hvis du for eksempel legger inn et produkt i ordren, åpner ordren på nytt senere for å legge inn enda et produkt, og du vil oppdatere prisen på produktet du la inn først med den nyeste valutakursen, må du oppdatere kursen i valutaregisteret og legge inn produktet i ordren på nytt. Bare på den måten vil produktets konverterte pris være kalkulert på bakgrunn av den mest oppdaterte kursen. Klikk på søkeknappen til høyre for nedtrekkslisten Valuta i øvre del av ordrekortet. Da åpnes vinduet som viser all valutaen som er registrert. 188

196 ORDRE/FAKTURA Klikk direkte i kolonnen Kurs for å endre en kurs som allerede er registrert. Gjør så de endringene du ønsker. Hvordan fakturere i kundens valuta? Det er av og til ønskelig å kunne fakturere en kunde i kundens egen valuta. Dersom kunden alltid skal faktureres i egen valuta, er det mest hensiktsmessig å velge ønsket valuta i kontaktkortet til kunden. I enkelttilfeller er det mest hensiktsmessig å overstyre valutaen direkte i ordren. Følgende innstillinger gjøres hvis kunden alltid skal faktureres i egen valuta 1. Velg Vis - Kontakt og klikk Kontaktregister. 2. Velg aktuell kunde. 3. Velg fanekortet Innstillinger. 4. Klikk på knappen Kunde og velg valuta i feltet Valuta. Alle nye ordrer på kunden vil få valgt valuta. Slik går du frem for å overstyre valutaen i et enkelt tilfelle 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura, og klikk Ordreregistrering. 189

197 SALGSOPPFØLGING 2. Klikk Ny for å opprette en ordre. 3. Velg ønsket Valuta i feltet for dette. Valutaen du har valgt blir brukt på denne ene ordren. Innkjøp og lager i Ordre/Faktura Hvordan levere produkter? Du kan raskt levere produkter ved å klikke på Levere produkter i fokusområdet Produkt & Lager. Velger du denne metoden velger du fra en liste som viser Ordrenummer og Navn på kunde. Du kan også levere produkter fra lagermodulen, vinduet Ordre, ikke levert. Her får du anledning til å innhente mer informasjon om blant annet tilhørende ordrelinjer, samt snarveier til innkjøpsreservasjoner og innkjøpsveiviseren. Slik leverer du produkter fra Ordre, ikke levert 1. Velg Vis - Lager - Lager - Ordre, ikke levert. 2. Marker en ordre i øverste del av vinduet hvor du skal ta ut en eller flere varer fra lager for å levere til kunden. 3..Klikk Levere produkter. 4. Endre tallet under Leveres dersom ikke alt av et produkt skal leveres fra lageret. Dersom alle tilgjengelige produkter skal leveres, klikker du på Oppdater leveres til alle tilgjengelige produkter for automatisk å justere tallet i kolonnen Leveres. Dersom ikke alle produktene i ordren leveres vil det bli opprettet en restordre når ordren faktureres. 5. Marker for eventuell utskrift av en eller flere plukklister og pakksedler. Juster dato for Plukket, Pakket og Sendt dersom disse ikke er dagens dato. 6. Klikk Skriv ut og oppdater lager. Lagerbeholdningen (og til kunder ), blir da automatisk nedjustert. Dersom du leverer et produkt som er markert med Påkrevd serienummer ved varemottak og vareuttak i fanekortet Innstillinger i produktregisteret og du i firmainnstillingene for produkt/lagerhåndtering har valgt at Serienummer må plukkes manuelt, vil du også få opp et bilde hvor du må velge hvilken enhet (serienummer) av produktet som skal leveres. Tips! Du kan registrere levering av varer i en ordre og i den forbindelse skrive ut rapportene Plukkliste og/eller Pakkseddel. Dette er et alternativ til å oppdatere lagerbeholdningen og å skrive ut rapportene fra Ordre/Faktura-modulen. Tips! Har kunden overskredet kredittgrensen vil du ikke kunne levere produkter. Da må utestående beløp reduseres først, eller kredittgrensen endres på kundekortet. 190

198 ORDRE/FAKTURA Restordre En ordre kan ha status Restordre. Dette betyr at deler av ordren har vært levert og fakturert. Det genereres en restordre når du velger å endre antallet som skal leveres, og deretter fakturerer en ordre. Restordren behandles som en ny ordre i systemet. Ved utskrift av restordren, vil du få opprinnelig ordrenummer med på utskriften. Du endrer antall produkter som skal leveres i feltet Leveres i Ordre/Faktura. Restordren som opprettes når du fakturerer ordren finner du i Ordre/Faktura ved å velge Restordre i nedtrekklisten Status. Pris og rabatt Priser og rabatter vil overføres fra ordren til restordren. Dersom du benytter kvantumsrabatter, vil også denne overføres, slik at restordren beholder den samme rabatten som på opprinnelig ordre. Merk! Vær oppmerksom på at kvantumsrabatten nå ikke vil rekalkuleres i henhold til kvantum. Ønsker du likevel at den skal rekalkuleres, kan du klikke på Regenerer ordrelinjer, og velge å inkludere rabatter. Dette vil da medføre at kvantumsrabatten kalkuleres i henhold til antallet på restordren, og ikke i henhold til antallet på opprinnelig ordre. Vareflyt-vinduet.Vinduet for vareflyt gir deg full sporbarhet for alle lagerbevegelser. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet. Vinduet er tilgjengelig fra lagermodulen, Lagerbevegelser og Reservasjoner..Du kan også åpne vareflyt-vinduet fra Ordre/Faktura og Innkjøp, i fanekortet Produktlinjer. Fra vinduet kan du spore hvilke poster som lå til grunn for bevegelsen, og finne frem til bilaget i hovedboken, dersom dette er opprettet. Verktøylinjen Du kan benytte de to nedtrekkslistene øverst til venstre som filter for å finne frem bevegelsen(e) du ønsker å vise. I den ene velger du hvilken type bevegelsesnummer du skal søke på, og i den andre nummeret. Velger du Bilagsnr. får du også anledning til å velge regnskapsår..liste: Åpner listen over Ordre eller Innkjøp..Vis bilagsliste: Viser alle bilag knyttet til alle bevegelsene som vises. Dersom det finnes bevegelser, kan du også se åpne bilaget for en bestemt bevegelse ved å markere den i listen og klikke på tilsvarende ikon nederst til høyre i vinduet. Venstre del I venstre del av vinduet vises bevegelsene i en trestruktur. Dette gir sporbarhet begge "veier". Du kan markere en bevegelse i trestrukturen for å vise oppdatert informasjon om hver enkelt bevegelse i høyre del av vinduet. 191

199 SALGSOPPFØLGING Høyre del I høyre del av vinduet kan du se detaljert informasjon om bevegelsen som er markert i venstre del. Knappene vil kun være tilgjengelige i den grad det finnes relaterte poster..åpner produktet..åpner lagerinformasjon..åpner ordre/faktura..åpner kontakt..åpner detaljert informasjon om kostnader knyttet til bevegelsen..åpner relatert innkjøp til bevegelsen..åpner bilagsliste med alle bilag knytte til bevegelsen. 192

200 ORDRE/FAKTURA Leveringsplan I ordreregistreringen kan du se innkjøps- og leveringsinformasjon for produktene i ordren. Oversikten vises i vinduet Leveringsplan, og viser produkter i innkjøp som ikke er mottatt. Du åpner leveringsplanen i Ordre/Faktura-vinduet, fanekortet Produktlinjer. Klikk på pilen til høyre for knappen, og velg Leveringsplan i listen for å åpne vinduet. Knappen kan ha ulike navn, avhengig av hvilke funksjoner som er aktivert. Øverst i vinduet vises Ordrenummer, Kontakt og Ordredato. Produktlinjer I øvre del av vinduet vises produktlinjene på ordren, med leveringsdetaljer. Liste over ikke mottatte innkjøp Nederst vises en liste over ikke mottatte innkjøp for produktet som er valgt i listen i øvre del av vinduet..du kan gå til innkjøpet fra nedre del av vinduet. Ikonet åpner markert innkjøp. Du kan også dobbeltklikke i listen for å åpne innkjøpet. Hvordan opprette innkjøp på grunnlag av salgsordre? Når kunden bestiller produkter kan du opprette et innkjøp direkte fra ordren. En veiviser hjelper deg med dette. Start veiviseren fra fanekortet Produktlinjer på salgsordren. Klikk på pilen lengst til høyre, og velg Opprett innkjøp på grunnlag av ordre. Tips! Dersom du ikke finner dette valget må du først merke av for at du skal kunne benytte funksjonen i firmainnstillingene for produkt. Veiviseren består av 3 steg: Steg 1 Velg om du skal kjøpe produktene fra standardleverandør eller annen leverandør. Klikk Neste. Steg 2 I dette vinduet velger du hvilken informasjon du vil ta med deg fra salgsordren til innkjøpet. 193

201 SALGSOPPFØLGING Hvilken informasjon skal overføres fra salgsordre til innkjøpet: Marker om innkjøpspris på innkjøpet skal settes lik kostpris på salgsordren, eller hentes fra produktkortet. Marker i avmerkingsboksene for den informasjon du ønsker å overføre fra salgsordren til innkjøpet. Om du velger å slå sammen flere produktlinjer på salgsordre mot samme produkt er det ikke mulig å overføre informasjon fra hver enkelt produktlinje. Utvalg av hvilke produktlinjer som skal kjøpes inn: Marker avmerkingsbokser for å gjøre utvalg på hvilke produktlinjer som skal kjøpes inn. Du kan velge om produkter som er Arbeid/Tjeneste og Lagervare skal kjøpes inn, samt om produkter der bestilt antall blir null på innkjøpet som skal overføres. Steg 3 Du har nå utført utvalget og gjort alle innstillinger for innkjøpsforslaget. Marker i avmerkingsboksen Automatisk sett inn alle produktene i innkjøpsutvalget dersom du ønsker at produktlinjene skal settes inn i innkjøpsforslaget automatisk. Lar du avmerkingsboksen stå blank, vil utvalget komme opp uten produkter, og du kan fylle inn ønskede produktlinjer manuelt. Ordren ligger i bakgrunnen. Klikk deretter Fullfør for å gjennomføre utvalget/innstillingene, og fortsette i vinduet Produkter som skal kjøpes inn. Obs! Klikker du Avbryt vil ikke innstillingene for utvalget lagres. Vinduet Produkter som skal kjøpes inn vises inaktivt i bakgrunnen til du har avsluttet veiviseren, og gjort alle nødvendige innstillinger for innkjøpsforslaget. 194

202 PRISER OG RABATTER PRISER OG RABATTER Prishåndteringen gir rom for stor fleksibilitet både det gjelder fastsetting av utsalgspriser og vedlikehold av inn- og utsalgspriser i produktregisteret. Salgspris Salgsprisen på et produkt settes i feltet Salgspris i fanekortet Pris i produktregisteret. Du kan skrive inn beløpet enten i kolonnen Eksklusiv. mva. eller i kolonnen Inklusiv. mva. Systemet vil kalkulere mva-beløpet og fylle ut beløpet i motsatt kolonne. Du kan benytte ulike priser i ulike perioder. Dette gir deg mulighet til for eksempel å ha en tidsbegrenset kampanjeperiode. Skal du ha slike differensierte priser bør du aktivere visningen av historiske priser i firmainnstillingene for produkt. Utad kan du benytte rapporten Ekstern Prisliste for å presentere tilpassede priser som gjelder for en bestemt kunde eller et utvalg kunder. Rabatter Du kan tilby ulike typer rabatter til enkeltkunder eller utvalg av kunder. Rabattene kan gis som kvantumsrabatter eller i % eller nominelle verdier. Selve rabatten registreres i fanekortet Rabatt i produktregisteret. Du aktiverer bruken av rabattavtaler for individuelle kunder på enkeltprodukter, kvantumsrabatter og rabatter for kundekategorier i firmainnstillingene for produkt..for å forenkle vedlikeholdet av rabatter kan du forhåndsdefinere priser og rabatter for forskjellige kombinasjoner av kundekategorier og produktgrupper i rabattregisteret. Tilleggsavgifter I tillegg til ordinær salgspris kan du legge til en fast tilleggsavgift. I Norge er det miljøavgifter på en rekke produkter. Du må aktivere denne funksjonaliteten i firmainnstillingene for produkt. Selve avgiftene registreres i Standardregisteret under tilleggsavgifter. Disse kan kalkuleres som fast pris per stk, pris per vektenhet, pris per volumenhet, eller som % av kost- eller salgspris. Kostpris Ønsker du å beregne dekningsbidrag etc. må du registrere Innkjøpspris. Denne kan skrives rett inn, eller beregnes på grunnlag av innkjøpsprisene på fanekortet Leverandør. I tillegg til innkjøpsprisen kan det påløpe kostnader ved kjøp, som frakt, toll etc. Dette kan registreres i feltet Kostnader. Til sammen utgjør innkjøpsprisen og kostnadene produktets Kostpris. Feltet kostpris kalkuleres automatisk som summen av innkjøpspris og kostnader. Ettersom det er to måter å registrere ekstra kostnader på ved innkjøp, dvs. bokføring av toll- og ekspedisjonsfaktura, eller bokføring av frakt og ekspedisjon direkte på leverandørfakturaen, kan du velge hvorvidt disse to typene påløpte kostnader skal inkluderes i kostprisen. Valgene for dette finner du i firmainnstillingene for produkt. Prisendringer Salgsprisen kan endres direkte på produktkortet. Endres salgsprisen manuelt kan du bestemme at dette skal oppdatere kostprisen kalkulert i % eller etter fast avanse. Her er forvalget at en endring av salgsprisen ikke endrer kostprisen, men kun avansen. 195

203 SALGSOPPFØLGING Veiviseren for Global prisjustering gjør det mulig å justere prisene på hele sett av produkter i én operasjon. Du kan velge om du vil at innkjøpsprisene løpende skal påvirke salgsprisene, og i så fall hvordan denne skal oppdateres. Ønsker du å beregne avansen manuelt, kan du gjøre dette direkte i priskalkulatoren uten ytterligere innstillinger. I tillegg kan du oppdatere utsalgsprisen automatisk på følgende måter: Kostprisendringer skal påvirke salgsprisen, med en fast avanse i % Kostprisendringer skal påvirke salgspris med en fast avanse Ønsker du at kostprisendringer ikke skal påvirke salgsprisen, kan du la kostprisendringer påvirke avansen, og la salgsprisen forbli uendret. Du kan velge at innkjøpsprisene skal oppdatere innkjøpsprisene og -kostnadene på produktkortet når innkjøpene blir bokført. Dette valget aktiveres i firmainnstillingene for produkt. Vær oppmerksom på at dersom du både oppdaterer kostprisen ved bokføring, og lar kostprisendringer påvirke salgsprisen, så vil salgsprisene endres automatisk når innkjøp bokføres. Innstillinger.I brukerinnstillingene for produkt bestemmer du hva som skal vises i skjermbildene for deg som bruker. Der kan du også gjøre en del valg som kan forenkle registreringsprosessen. I firmainnstillingene styres bruksmåten for alle brukere. 196

204 PRISER OG RABATTER Endre pris på et utvalg produkter - Global prisjustering Her kan du justere Salgspris, Innkjøpspris, Kostnader og Avanse på flere produkter samtidig. Først settes et utvalg, deretter velger du hvilke priser som skal justeres for utvalget. Slik endrer du priser på flere produkter samtidig 1. Sett utvalg på produktene som skal justeres, og klikk OK. 2. Velg fanekortet Standard. 3. Bestem hvilken Pris som skal justeres, og om justeringsfaktoren skal være i Prosent eller i firmaets Valuta. 4. Bestem om prisjusteringen skal påvirke Kostpris eller Avanse. 5. Velg Dato justeringen skal gjelde fra. 6. Bestem Avrundingsregel for endrede priser. 7. Velg fanekortet Anbefalt utsalgspris. 8. Velg om du vil justere utsalgsprisen gjennom et direkte påslag til salgspris i Prosent eller I firmaets valuta. 9. Klikk OK. 10. Sammenlign resultatet av justeringen med den opprinnelige prisen, og korriger eventuelt enkeltprodukter i utvalget. Eksisterende prisinformasjon for det merket produkt vises nederst i vinduet, slik at du får et overblikk over hva endringen vil innebære. 11. Klikk Nye kriterier for å forkaste resultatet og gå tilbake til innstillingsvinduet. 12. Klikk Fullfør for å effektuere endringene. Dette valget kan ikke angres. 197

205 SALGSOPPFØLGING Hvordan endre prisen på ett produkt? Priskalkulatoren benyttes når du skal regne ut utsalgspris på et produkt. Priskalkulatoren er delt inn i to fanekort og hjelper deg å beregne kostpris, avanse og utsalgspris. Her kan du prøve deg frem med ulike priser og avansesatser for lettere å optimalisere sammensetningen..dersom du i firmainnstillingene for produkt har aktivert funksjonen Bedriften ønsker å se historisk prisutvikling på sine produkter vil Priskalkulatoren åpnes automatisk når du klikker Ny eller Endre i fanekortet Pris i Produktregisteret. Tips! I firmainnstillinger for produkt, fanekortet Standardverdier, kan du sette standardverdier for nye produkter. Disse vil automatisk legges inn på nye produkter du oppretter. Produkter som allerede er opprettet kan du justere ved hjelp av Global prisjustering. Slik kan du endre prisen på ett produkt 1. Klikk på knappen Priskalkulator for å regne ut/endre salgspris. 2. Sett inn dato og klokkeslett i feltet Prisen gjelder fra. 3. En beskrivelse på en pris kan for eksempel være "Høsttilbud". Du er ikke nødt til å skrive noe i dette feltet. 4. I fanekortet Enkel kan du foreta de mest brukte prisjusteringene, mens i fanekortet Avansert kan du foreta mer avanserte kalkyler. Legg inn innkjøpspris, kostnader som påløper i forbindelse med arbeidskraft, lagerutgifter, transport og lignende. Feltet Kostpris viser summen av innkjøpsprisen og kostnadene. Avanse kan enten legges inn som en faktor, beløp eller prosent. Dersom du legger inn et beløp, beregnes prosent automatisk. Dersom du legger inn en prosentsats eller en faktor, regnes beløpet ut automatisk. NB! Dersom du legger inn endringer i Kostpris eller Avanse, må du i feltene til høyre i bildet velge hvordan dette skal påvirke prisberegningen. 5. Klikk OK for å lagre. Endringen lagres. 198

206 PRISER OG RABATTER Lagre rabattinnstillinger - Rabattregister Rabattregisteret er en rabattmatrise der du kan forhåndsdefinere priser og rabatter for ulike kombinasjoner av kundekategorier og produktgrupper. Her markerer du kundekategori mot produktgruppe og setter inn gjeldende rabattsats..for å komme til rabattregisteret, velger du Vis - Produkt - Rabattregister fra menyen, eller klikker på knappen Rabattregister i verktøylinjen i produktregisteret. Tips! I firmainnstillingene for produkt kan du merke av for å benytte rabatt på enkeltprodukter for kundekategorier, og/eller individuelle kunder. Du vil da kunne legge inn egne rabatter for hvert produkt, som vil gjelde for de ulike kundekategoriene/kundene. Rabatten legges da inn i produktregisteret, i fanekortet Rabatt. Leverings- og betalingsbetingelser Leverings- og Betalingsbetingelser opprettes og redigeres i Standardregisteret. Programmet leveres som standard med et sett ferdig definerte leverings- og betalingsbetingelser. Forfallsdatoen på en faktura styres av betalingsbetingelsen. Denne kan normalt ikke endres etter fakturering, men dersom du ønsker det, kan du på selve betalingsbetingelsen angi at dette skal være tillatt. Tips! Når du oppretter en ordre, kan du spesifisere i feltet Leveres hvor mye som skal faktureres. På den måten kan du skrive ut delfakturaer dersom kun deler av en ordre skal betales. Endring av betingelser Leverings- og betalingsbetingelsene kan bestemmes for hele firmadatabasen, slik at du kan sette standard vilkår som skal gjelde for alle kontakter. Vilkårene settes da i firmainnstillingene for kontaktoppfølging. Vær oppmerksom på at disse innstillingene da kun vil gjelde for nye kontakter som du oppretter etter at innstillingen er satt. I tillegg vil det for de fleste innstillingene være mulig å overstyre firmainnstillingen for den enkelte kontakt, og for den enkelte ordre/faktura. Dersom du ønsker å endre vilkår for mange kontakter bør du dermed først endre firmainnstillingene, slik at alle nye kontakter som opprettes får korrekt innstilling. Deretter kan du bruke funksjonen Endre verdier på et utvalg kontakter for å oppdatere kontakter som allerede er opprettet. 199

207 SALGSOPPFØLGING Eksempel på fremgangsmåte ved endring av Øreavrunding A: Innstilling for alle nye kontakter 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Kontaktoppfølging. 2. Velg ønsket avrunding i nedtrekkslisten Avrunding. Alle nye kontakter vil få dette valget. B: Oppdatere eksisterende kontakter som er kunder 1. Velg Vis - Kontakt - Endre verdier på et utvalg kontakter. 2. Velg Enkelt utvalg og klikk Neste. Ønsker du for eksempel å endre verdiene bare på kontakter som har en bestemt Avrunding kan du gjøre dette ved hjelp av Avansert utvalg. Se eventuelt mer om Avansert utvalg i eget avsnitt. 3. Velg fanekortet Standard og merk av for Kunde. Legg merke til at du her kan oppdatere Leverandører og Kunder, Leverandører, Partnere, Private og Hovedkontor hver for seg eller samlet. Firmainnstillingene gjelder imidlertid for alle nye kontakter. 4. Klikk Neste. 5. Velg Endre statusfelter/annen informasjon og klikk Neste. 6. Velg fanekortet Innstillinger for Kunder og velg ønsket avrunding i feltet Avrunding. 7. Klikk Neste. 8. Velg om du vil ha en rapport over endringene før de utføres. Rapporten kan skrives til skjerm eller direkte til skriver. Har du tatt ut rapporten kommer du tilbake til veiviseren når du lukker den. 9. Klikk Fullfør. Endringene utføres, og kan ikke angres. C: Overstyre på Ordre Har du ordre som er opprettet før du gjorde endringene endre du direkte på ordren. Denne metoden kan du også bruke om du ønsker å overstyre på en enkelt ordre. 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering og finn frem til den aktuelle ordren. 2. Velg fanekortet Diverse. 3. Endre avrunding i nedtrekkslisten Avrunding. 4..Lagre endringene. Endringene lagres og overstyrer firmainnstillingene for denne ene ordren. D: Overstyre på Kontakt Du kan også overstyre for enkelte kontakter 1. Velg Vis - Kontakt - Kontaktoppfølging og finn frem til kontakten du vil endre. 2. Velg fanekortet Innstillinger og klikk på Kunde eller Leverandør. 3. Velg ønsket avrunding i nedtrekkslisten Avrunding og klikk OK. 4. Lagre endringene 200

208 PRISER OG RABATTER Avrunding vil overstyre firmainnstillingene på nye poster som heretter opprettes på denne kontakten. Hvordan opprette en ny betalingsbetingelse? I standardregisteret kan du tilpasse og opprette betalingsbetingelser som passer til dine behov. Slik går du frem for å opprette en ny betalingsbetingelse 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. 2. Marker Betalingsbetingelser. 3. Klikk Redigere. 4. Klikk Ny. 5. Sett innstillinger som skal gjelde for betalingsbetingelsen. Se mer om feltene nedenfor. 6. Klikk OK. Betalingsbetingelsen er opprettet, og kan benyttes. Feltbeskrivelser Betalingsform: Mulige betalingsformer er forhåndsdefinert i programmet. Ved bruk av betalingsbetingelsen Kontantfaktura vil både faktura og betaling bli bokført på samme bilagsnummer. Ekspedisjonsgebyr: Her kan du hente inn et produkt, som du oppretter i produktregisteret. Beskrivelse: Fritekst. Antall kredittdager: Gjelder kun betalingsformen Faktura. Sett inn antall dager. Fri leveringsmåned: Gjelder kun betalingsformen Faktura. Kredittdager regnes fra månedsskiftet. 201

209 SALGSOPPFØLGING Tilgjengelig på Internett: Benytter du programmets nettbutikk kan du her kontrollere om betalingsbetingelsen skal kunne benyttes for dine kunder i nettbutikken. Internasjonale kjøp: Vises kun dersom posten er merket av for Tilgjengelig på Internett. Kontrollerer om betalingsbetingelsen kan benyttes av utenlandske kunder. Avansert Fakturarapporter: Kobler betalingsbetingelsen til valgt fakturarapport. Denne blir forvalgt ved opprettelse av faktura, men kan overstyres. Antall kredittdager: Sett inn antall dager som skal vises på fakturarapporten. Fri leveringsmåned: Sett inn evt. fri leveringsmåned som skal vises på fakturarapporten. Bilagsart: Kobler betalingsbetingelsen til bilagsart for bilaget. Skal reskontroføres: Betalinger skal normalt føres på kontaktens reskontro. Kontroller med din revisor dersom du har behov for å føre utenom reskontro. Redigerbar forfallsdato: Gjør det mulig å redigere forfallsdato etter at posten er fakturert. Kontant: Kontant betyr at faktura regnes som betalt ved utstedelse. Konto må oppgis i eget felt. Kontonummer for betaling: Feltet vises dersom det er merket av for Kontant. Velg konto fra kontoplanen for kreditering. Velger du ingenting her vil betalingen av disse fakturaene bli bokført på standard konto for betaling av kontantfaktura i regnskapsinnstillingene. 202

210 ABONNEMENTSFAKTURERING ABONNEMENTSFAKTURERING Mamut Enterprise Abonnementsfakturering er et verktøy for å fakturere kunder som har faste avtaler eller abonnementer. Løsningen er inkludert i Mamut Enterprise E5. Dersom du regelmessig fakturerer de samme kundene for de samme produktene og/eller tjenestene kan du enkelt fakturere i en og samme operasjon, også for kommende perioder. Inntektene blir automatisk bokført med riktige datoer og i riktige perioder. I et eget abonnementsregister oppretter du avtaler som kunder deretter kan knyttes mot. Abonnementet kan settes opp med produkter og tjenester med definerte priser og rabatter, og det kan settes innstillinger for hvordan abonnementet skal behandles i systemet; frekvens for når og hvor ofte det skal opprettes salgsordre. I modulen har du full oversikt over hvilke abonnementer som skal faktureres hvilke kunder og hvor ofte faktureringen skal finne sted. VIKTIG: Funksjonen må aktiveres. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Ordre/Faktura. Aktiver fanekortet Generelt, og merk av for at Bedriften benytter abonnementsfaktura. Start deretter programmet på nytt. Merk! Funksjonaliteten er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte av programversjonene. Ta kontakt med din programvareleverandør for å undersøke om funksjonen er tilgjengelig for din programversjon. Abonnementsregister Modulen består av et Abonnementsregister der det opprettes abonnementer som kunder deretter kan knyttes mot. Abonnementet kan settes opp med produkter og tjenester med definerte priser og rabatter, og det kan settes innstillinger for hvordan abonnementet skal behandles i systemet. Abonnementet settes opp med en frekvens som styrer når/hvor ofte det kan opprettes salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer som er knyttet til dette abonnementet. Det er også mulig å redigere eksisterende abonnementer i registeret, og å sette abonnementer inaktive. Når et abonnement settes inaktiv vil de tilhørende/respektive kundeabonnementene ikke lenger vises i kundeabonnementsregisteret, og det vil ikke lenger opprettes ordre på grunnlag av disse. Kundeabonnementer Et Kundeabonnement er avtalen/abonnementet med hver enkelt kunde. Denne knyttes til abonnementsregisteret. Alle kunder som skal kunne faktureres på bakgrunn av et abonnement må knyttes til abonnementet ved hjelp av kundeabonnementsregisteret. Kundeabonnementsregisteret viser hvilke abonnementer kunder er knyttet mot, og du kan gjøre endringer i eksisterende kundeabonnementer. Du kan sette/endre stoppdato for abonnementer, sette kundeabonnementer på pause eller du kan avslutte kundeabonnementer. Du kan sette en startdato og evt. en sluttdato for hver enkelt kundeabonnement, og frekvensen som gjelder for abonnementet styrer hvor ofte/når kundeabonnementet kan "kjøres" og dermed opprettes salgsordre for. Det er mulig å avslutte et kundeabonnement ved å endre status til "Avsluttet", eller sette denne på pause dersom f.eks. kunden ønsker et opphold i leveranse/fakturering. Kundeabonnementer som er satt på hold/pause eller avsluttet, kan igjen settes aktive dersom ønskelig. 203

211 SALGSOPPFØLGING Salgsordre genereres, og faktureres deretter fra ordre-/ fakturamodulen Gjennom en egen veiviser for å opprette salgsordre for aktive kundeabonnementer har du mulighet for å velge hvilke abonnementer og kunder det skal opprettes salgsordre på grunnlag av, og hvor langt frem i tid utvalget skal settes. Du vil få opp en liste over alle kundeabonnementer som det blir opprettet salgsordre for, med mulighet for å fjerne kundeabonnementer fra listen dersom disse ikke skal være med i den aktuelle kjøringen. Abonnementene vil da bli foreslått i neste kjøring. Det er også mulighet for å sette utvalgsdato tilbake i tid dersom man først ønsker å opprette salgsordrer for kundeabonnementer som skulle være effektuert tidligere, og deretter kundeabonnementer som er klare til å kjøres ut fra ny dato. Frekvens Hvert abonnement kan knyttes opp mot en frekvens som styrer når/hvor ofte abonnementet kan "kjøres", det vil si hvor ofte hvert kundeabonnement kan danne grunnlag for opprettelse av salgsordre. Frekvensene håndteres i Standardregisteret som kan åpnes ved å klikke på knappen Frekvensregister i verktøylinjen øverst i vinduet Abonnementsregister eller ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. Du kan opprette nye frekvenser for hhv. en fast dato i hver x. måned, eller med x-antall dager mellom når abonnementet skal kunne kjøres. Rapport Du kan skrive ut rapporten Fremtidige abonnementsfakturaer som viser hvilke ordrer du vil kunne generere og fakturere frem i tid på bakgrunn av kundeabonnementer. Kom i gang med Abonnementsfakturering Funksjonaliteten er tilgjengelig kun som tilleggsprodukt i enkelte av programversjonene. Ta kontakt med din programvareleverandør for å undersøke om funksjonen er tilgjengelig for din programversjon. Slik kommer du i gang 1. Aktiver funksjonen. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Tilbud/Ordre/Faktura. Aktiver fanekortet Generelt, og merk av for at Bedriften benytter abonnementsfaktura. Start deretter programmet på nytt. 204

212 ABONNEMENTSFAKTURERING 2. Definer frekvenser i Standardregisteret. Frekvenser styrer når/hvor ofte det kan opprettes salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer som er knyttet til et abonnement. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Firmainnstillinger - Standardregister, og bla deg frem til Frekvens. Se mer om frekvens nedenfor. 3. Opprett abonnementer. 4. Opprett kundeabonnementer. Du er nå klar til å opprette salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer. 205

213 SALGSOPPFØLGING Abonnementsregisteret.Abonnementsregisteret er et register over alle abonnementer som er opprettet. I registeret kan du øverst til høyre i vinduet velge om du vil vise kun aktive abonnementer i registeret, kun inaktive, eller om du vil se alle uavhengig av status. I oversikten kan du se navnet på abonnementet, status, frekvens, frekvenstype og når abonnementet kan "kjøres" neste gang. Kjøring vil si at man genererer salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer som er knyttet til abonnementet. 206 I abonnementsregisteret kan du opprette nye abonnementer, redigere eksisterende og sette abonnementer inaktive ved å klikke på knappen Slett. Vær oppmerksom på at alle kundeabonnementer som er knyttet til et abonnement ikke lenger vil vises i kundeabonnementsoversikten, og ikke lenger danne grunnlag for opprettelse av salgsordre. Et abonnement er en mal som er felles for alle kunder som skal faktureres for det samme abonnementet. Det vil si at det knyttes flere kundeabonnementer til hvert abonnement. Et abonnement kan være et abonnement på et magasin, avis, alarm, eller f.eks. en leieavtale, husleieavtale eller serviceavtale. Du bør opprette et abonnement per abonnement eller avtale du skal fakturere på bakgrunn av. I abonnementet legger du til de produktene og/eller tjenestene som skal inngå i abonnementsfakturaen og setter innstillinger som skal gjelde for ordrer som genereres basert på abonnementet..ved hjelp av en veiviser kan du enkelt opprette salgsordre på bakgrunn av abonnementer. Veiviseren startes ved å klikke på knappen Ordre/faktura i verktøylinjen i abonnementsregisteret. I veiviseren kan du bestemme hvilke abonnementer du vil generere ordrer for, og også om det skal være for en bestemt kunde eller alle kunder..ved å klikke på knappen Vis abonnement vil du kunne se detaljer om abonnementet, men ikke kunne redigere informasjon. Knappen vil kunne gi informasjon til brukere som ønsker mer informasjon om abonnementets innhold, men som ikke har tilgang til å redigere abonnementer.

214 ABONNEMENTSFAKTURERING.Ved å klikke på Skriv ut vil du kunne skrive ut en rapport som viser Fremtidige abonnementsfakturaer. Frekvens.Knappen Frekvensregister tar deg direkte til Standardregisteret hvor du kan opprette og vedlikeholde frekvenser. Frekvenser styrer når/hvor ofte det kan opprettes salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer som er knyttet til et abonnement. Det finnes to typer frekvenser: "Antall dager" og "Fast dato i måneden". Hvis du velger "Antall dager", vil det gå X antall dager fra du sist genererte salgsordrer til du kan generere på nytt. Ved bruk av "Fast dato i måneden" vil du kunne sette eks. dager = 1 og måneder = 3, du vil da kunne opprette salgsordrer den 1. hver 3. måned. Hvordan opprette et nytt abonnement? Slik går du frem for å opprette et nytt abonnement 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Abonnementsfakturering. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn et navn for abonnementet og gjerne en intern beskrivelse av hva abonnementet gjelder. 4. Sett innstillinger for Frekvens, Betalingsbetingelser, Vår ref. og Referanse. 5. Registrer aktuell informasjon i fanekortene. 6. Klikk Lagre når du er ferdig med å registrere informasjon om abonnementet. 7. Klikk Avslutt for å lukke vinduet. Du har nå opprettet et nytt abonnement, og kan benytte denne til dine kundeabonnementer. 207

215 SALGSOPPFØLGING Kundeabonnementer.Et Kundeabonnement er avtalen/abonnementet med hver enkelt kunde. Denne knyttes til abonnementsregisteret. Alle kunder som skal kunne faktureres på bakgrunn av et abonnement må knyttes til abonnementet ved hjelp av kundeabonnementsregisteret. I vinduet Kundeabonnementer har du full oversikt over alle kundeabonnementene som er opprettet. I kundeabonnementsregisteret kan du søke etter et bestemt kundeabonnement ved å søke på kundenummer eller du kan klikke på søkeknappen og søke etter en kunde i kundelisten som åpnes. Ved hjelp av nedtrekkslistene for Abonnement og Status er det mulig å sette utvalg og kun vise et bestemt kundeabonnement i en bestemt status. Ønsker du å endre sortering på visningen kan du klikke på kolonneoverskriften til kolonnen du ønsker å sortere etter. I Kundeabonnementer kan du opprette nye, og gjøre endringer i eksisterende kundeabonnementer. Du kan sette/endre stoppdato, sette kundeabonnementer på pause eller du kan avslutte kundeabonnementer. For hvert enkelt kundeabonnement kan du sette en startdato og evt. en sluttdato dersom det er fastsatt. Det er mulig å avslutte et kundeabonnement "manuelt", og sette denne på pause dersom f.eks. kunden ønsker et opphold i leveranse/fakturering. Kundeabonnementer som er satt på hold/pause eller avsluttet, kan igjen settes aktive dersom ønskelig. Har du kunder som skal kunne faktureres for flere abonnementer må det opprettes et kundeabonnement per abonnement. Ved hjelp av en veiviser kan du enkelt opprette salgsordrer på bakgrunn av kundeabonnementer. Veiviseren startes ved å klikke på knappen Ordre/Faktura i verktøylinjen i abonnementsregisteret. I veiviseren kan du bestemme hvilke abonnementer du vil generere ordrer for og også om det skal være for en bestemt kunde eller alle kunder. 208

216 ABONNEMENTSFAKTURERING Ved å klikke på knappen Vis abonnement vil du kunne se detaljer om abonnementet, men ikke kunne redigere informasjon. Knappen vil kunne gi informasjon til brukere som ønsker mer informasjon om abonnementets innhold, men som ikke har tilgang til å redigere abonnementer..ved å klikke på Skriv ut vil du kunne skrive ut en rapport som viser Fremtidige abonnementsfakturaer. Hvordan opprette et nytt kundeabonnement? Slik går du frem for å opprette et nytt kundeabonnement 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Abonnementsfakturering. 2. Klikk knappen Kundeabonnementer. 3. Klikk Ny. 4. Marker aktuell kunde i kundelisten og klikk OK. 5. Velg hvilket abonnement som skal benyttes i nedtrekkslisten Abonnement. 6. Sett også aktuell Status dersom ikke denne skal være Aktiv fra opprettelse. 7. Sett ønsket Startdato dersom denne avviker fra dagens dato og evt. en Sluttdato dersom dette er avklart ved opprettelse. 8. Klikk OK. Kundeabonnementet er opprettet. 209

217 SALGSOPPFØLGING Abonnementsfaktureringen Veiviser for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer 1:2 Veiviseren for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer kan startes både fra Abonnementsregisteret og Kundeabonnementer. I første steg i veiviseren setter du utvalg på hvilke abonnementer og kunder som det skal genereres ordrer for. Slik går du frem 1..Klikk på knappen Ordre/Faktura i verktøylinjen for å starte veiviseren. 2. Velg om Alle abonnementer skal inkluderes i utvalget, eller om du ønsker å sette utvalg på Ett abonnement. Ved valg av Ett abonnement kan du klikke på søkeknappen og velge aktuell abonnement i listen. 3. Velg om Alle kunder skal inkluderes i utvalget eller merk av for En kunde og klikk på søkeknappen for å velge aktuell kunde. 4. Angi datoen for hvor langt frem i tid abonnementsgrunnlaget skal settes. 5. Merk av dersom du ønsker å vise statusrapport over ordrer som opprettes via veiviseren. 6. Klikk OK. I steg 2 i veiviseren velger du hvilke kundeabonnementer det skal opprettes ordrer for. 210

218 ABONNEMENTSFAKTURERING Veiviser for opprettelse av salgsordre på grunnlag av kundeabonnementer 2:2 I steg 2 i veiviseren får du en oversikt over kundeabonnementer det kan opprettes ordrer for basert på utvalget du har satt. Kundeabonnementer det kan opprettes ordrer for vil som standard være merket av, men det er mulig å fjerne markeringen dersom det skulle være kundeabonnementer du ikke ønsker å generere ordrer for i denne omgang. Når du gjort eventuelle tilpasninger i utvalget klikker du Fullfør for å opprette ordrene. Har du valgt å vise en statusrapport over ordrer opprettet via veiviseren vil denne vises. Ordrene som opprettes finner du igjen i den vanlige modulen for Ordre/Faktura som du finner ved å velge Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering. Ordrene får status 'Ubehandlet ordre'. Hvordan fakturere ordrer generert på grunnlag av abonnementer? Ordrer som blir generert via veiviseren for opprettelse av salgsordre på grunnlag av abonnementer blir overført til ordremodulen med status 'Ubehandlet ordre'. Herfra kan de faktureres på vanlig måte. Slik går du frem for å fakturere overførte abonnementsordrer 1. Velg Vis - Tilbud/Ordre/Faktura - Ordreregistrering, eller åpne Ordre/Faktura via snarveien på skrivebordet. 2. Klikk knappen Fakturere i Ordre/Faktura-modulen for å starte faktureringsprosessen. 3. Merk av for Utvalg til venstre i bildet. 4. Velg ønsket type utskrift og sett innstillinger for utskrift. 5. Klikk OK. 6. Sett utvalg på abonnementet du vil fakturere ved å velge aktuelt abonnement i nedtrekkslisten for dette. 211

219 SALGSOPPFØLGING 7. Klikk OK. 8. Tilpass utvalget ved hjelp av piltastene dersom det er ordrer du ikke ønsker å fakturere. 9. Klikk OK. Ordren er fakturert. Rapporten Fremtidige abonnementsfakturaer viser hvilke ordrer du vil kunne generere og fakturere frem i tid på bakgrunn av kundeabonnementer. I utvalgsvinduet kan du selv bestemme tidsperioden du vil se fremtidige fakturaer for, om det skal være for en utvalgt kunde eller alle, eller om det skal være for et bestemt abonnement eller alle..rapporten kan skrives ut ved å klikke på Skriv ut i verktøylinjen øverst i vinduet Kundeabonnementer eller Abonnementsregisteret, men rapporten kan også skrives ut fra rapportmodulen. Hvordan kan jeg håndtere abonnementsfaktura med årlig fakturering? For at et abonnement skal kunne faktureres årlig, må den være knyttet til en frekvens med årlig fakturering. Når du fakturerer årlig, vil registreringsdatoen på det abonnementet kundeabonnementet er knyttet mot styre når på året abonnementet kjøres/faktureres. Slik lager du en frekvens med årlig fakturering 1. Åpne Frekvens i standardregisteret via Vis - Innstillinger - Firma - Standardregister. 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn et navn på frekvensen øverst, for eksempel "Årlig fakturering". 4. Velg Type: "Antall dager" 5. Skriv inn Gjenta hver 365 dag. 6. Klikk OK. Frekvensen kan nå velges i abonnementsregisteret. 212

220 ABONNEMENTSFAKTURERING Dette betyr at dersom du lager et abonnement med årlig fakturering, vil alle kundeabonnementene som knyttes til denne bli med i faktureringsgrunnlaget på samme dato/mnd hvert år. Frem til første forfall må du imidlertid fakturere manuelt, i ordre/faktura. Ønsker du at abonnementet i stedet skal faktureres fra for eksempel måneden etter at den ble opprettet, og ett år frem i tid, og deretter til samme tid hvert år, kan du gjøre dette ved å opprette 12 abonnementer, en for hver måned i året. Ettersom det er registreringsdatoen for abonnementet som styrer når abonnementet første gang blir med i faktureringsgrunnlaget, må du manipulere denne ved å endre systemdato først, før du oppretter abonnementet. Du endrer systemdatoen via menyen Fil - Systemdato. Se mer om hvordan du gjør dette i introduksjonsboken "Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg". Du kan nå opprette et abonnement som får registreringsdato lik systemdatoen. Gjentar du prosedyren, og legger inn ett abonnement for den 1. hver måned, kan du dermed senere, når du oppretter kundeabonnementer, knytte disse til abonnementet for den aktuelle måneden. Dermed kan kundeabonnementet faktureres til samme måned hvert år, og du kan også unngå å måtte fakturere for de resterende månedene frem til en eventuell fast faktureringsmåned. 213

221 SALGSOPPFØLGING PROGRAMVERSJONER UTEN REGNSKAP Fakturaoppfølging Betalingsoversikt, Fakturaer Merk! Funksjonaliteten i vinduet Betalingsoversikt, Fakturaer gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. For andre programversjoner, se kapittelet Reskontro i boken Økonomistyring, logistikk, lønn og personal. Gjennom Betalingsoversikt, fakturaer har du god oversikt over alle utestående fordringer. Ved å registrere alle innbetalinger, har du all informasjon som er nødvendig ved oppfølging av kundene dine, etter endt salg..vinduet Betalingsoversikt, fakturaer kan åpnes ved å klikke på knappen Vis post i betalingsoversikt i verktøylinjen i Ordre/faktura-vinduet eller ved å velge Vis - Tilbud/Ordre/Faktura og Betalingsoversikt, faktura. For bedre oversikt i vinduet kan du sette utvalg slik at du kun ser fakturaer som skal Påminnes, som er Forfalt til betaling eller kun Betalte fakturaer..etter å satt et utvalg må du klikke på knappen Oppdater for å oppdatere innholdet i vinduet..for å endre informasjon om Betaling, P å mi n n e l s e eller Factoring kan du markere en faktura og klikke på Rediger. 214

222 PROGRAMVERSJONER UTEN REGNSKAP Knappen Registrer innbetaling gir deg mulighet til å registrere markert faktura som betalt. Betalingspåminnelser og Inkassovarsler kan genereres gjennom en egen veiviser som startes fra dette vinduet. Du kan også få skrevet ut en liste over fakturaer som skal sendes til Factoring eller Inkasso. Knappen Betalingspåminnelse-/inkassoinnstillinger åpner et innstillingsvindu der du kan bestemme antall betalingspåminnelser før inkassovarsel, påminnelsesgebyr, beløpsgrense per faktura, betalingsbetingelse for betalingspåminnelse og hvor mange dager det skal gå etter forfallsdato før betalingspåminnelse skal foreslås. Knappen Skriv ut gir deg en forhåndsvisning av innholdet i vinduet. Rapporten kan deretter skrives ut fra forhåndsvisningsvinduet. Merk! I produkter med regnskapsfunksjonalitet er reskontrofunksjonene utvidet. Dette gir deg blant annet bedre styring av Påminnelser, Inkasso og Factoring i tillegg til muligheter for automatisk Renteberegning. Viktig! Vær oppmerksom på at poster i enkel betalingsoversikt ikke vil vises i reskontro ved oppgradering til større program med reskontro, pga. manglende kontoplanhenvisning. Registrering av betaling Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Etter hvert som du mottar betaling for fakturaene, bør du registrere dem som betalt. De vil da ikke bli foreslått ved betalingspåminnelser, til inkasso og factoring. Det er ikke alltid kunden betaler nøyaktig utestående beløp på fakturaen, og du kan derfor justere beløpet her. Fakturaposten vil da oppdateres med det som er betalt, og neste gang du skal registrere betaling på fakturaen vil kun gjenstående beløp foreslås..merk fakturaen du har mottatt betaling for og klikk på Registrer innbetaling i verktøylinjen. Vinduet foreslår automatisk beløpet som ligger i fakturaen, og dagens dato som Betalingsdato. Klikk OK dersom all informasjon i dette vinduet stemmer med den faktiske betalingen du registrerer. Juster eventuelt feltet Innbetaling dersom det innbetalte beløpet er annet enn det fakturerte beløpet, og Betalingsdato dersom du registrerer betalingen en annen dag enn du mottok den. Er innbetalingen foretatt i en annen Valuta kan du velge denne valutaen i nedtrekkslisten til høyre, og redigere beløpet i denne valutaen. Tips! For å forenkle registreringen av flere betalinger, kan du taste pluss [+] for å registrere fakturaen som betalt og deretter skrive inn fakturanummer og Enter for å hente opp en ny faktura. 215

223 SALGSOPPFØLGING Etter at fakturaer er registrert som betalt, vil fakturalisten oppdateres med det betalte beløpet. Er hele fakturaen betalt går den over til å være en Betalt faktura. Dersom du har aktivert filteret i fakturalisten, må du velge å vise fakturaer som er Betalt i nedtrekkslisten til høyre, for å se denne fakturaen. Betalingspåminnelse Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Gjennom prosedyren har du hele tiden full kontroll over hvilke fakturaer det skal skrives ut purring på. Slik genererer du betalingspåminnelser 1..Klikk på knappen Betalingspåminnelse i verktøylinjen. 2. Merk av for de funksjonene du ønsker å utføre og klikk Neste. Velg om du ønsker å kjøre alle fire rutinene i ett. Dersom du for eksempel kun benytter deg av Factoring, vil det være naturlig å ikke kjøre de andre rutinene. Merk! Du setter selv innstillinger for hvor lang tid som skal gå etter forfallsdato før purring blir iverksatt. Alle fakturaer som tilfredsstiller disse kriteriene blir foreslått. Ønsker du å utsette påminnelser til enkeltkunder, eller kun enkelte fakturaer, fjerner du dem enkelt fra denne listen. 3. Sett filter for å vise kun de fakturaer som er Forfalt etter en gitt dato. 4. Fjern markeringen for de kundene du velger å ikke sende påminnelse til, dersom det foreligger spesielle avtaler eller lignende. Denne styringen kan du også gjøre for den enkelte faktura. 216

224 PROGRAMVERSJONER UTEN REGNSKAP 5. Merk kunden du skal se faktura for og klikk på pilknappen Vis fakturaer. Dette utvider vinduet med en liste over forfalte fakturaer for aktiv kunde. 6. Klikk Neste når du har tilpasset utvalget. Du kan nå velge mellom å sende en betalingspåminnelse per kunde, eller en per faktura. Dersom du har flere purringer på samme kunde får du på denne måten samlet dem opp på en utskrift. Prosedyren vil deretter fortsette med forslag av fakturaer til Factoring og Inkasso, dersom du valgte dette i det første vinduet. Utskrift av betalingspåminnelser vil da skje etter at alle utvalg er satt. 7. Klikk Neste for å skrive ut betalingspåminnelsene. Du vil nå først få dem opp som forhåndsvisning på skjermen. 8. Skriv ut påminnelsene og sjekk utskriftene før du godkjenner. 9. Klikk Fullfør for å godkjenne. Fakturalisten oppdateres nå med Antall påminnelser og dato for siste påminnelse. Videre betalingsoppfølging Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Ved generering av Betalingspåminnelser får du automatisk skrevet ut nye fakturaer iberegnet påminnelsesgebyr. Fakturalisten oppdateres med hvor mange betalingspåminnelser som er sendt og dato for siste påminnelse. Innstillinger Du setter selv innstillinger for hvor mange betalingspåminnelser som skal sendes før fakturaen går til inkasso. Etter at siste påminnelse er sendt, vil de gjeldende fakturaer bli foreslått til inkassovarsel og senere inkasso..sett innstillinger for dine rutiner ved å klikke på Betalingspåminnelse-/inkassoinnstillinger i verktøylinjen. 217

225 SALGSOPPFØLGING All informasjon som angår betalingspåminnelser settes her. Dersom en faktura overgår Antall betalingspåminnelser før inkassovarsel vil det ikke bli generert betalingspåminnelse. Fakturaen kommer da med under rutinen for generering av inkassovarsel. Påminnelsesgebyret du setter her blir automatisk lagt til summen av fakturaen ved hver påminnelse. Ved andre gangs påminnelse blir den lagt til to ganger osv. Sett også en Beløpsgrense pr. faktura. Kostnadene ved purring av små beløp kan fort overgå gevinsten ved innbetaling. Du kan også sette egne Betalingsbetingelser for betalingspåminnelser, dersom du vil ha et annet forfall for betalingspåminnelser enn vanlige fakturaer. Sett også Antall dager etter forfallsdato før betalingspåminnelse skal foreslås. Det vanlige for bedrifter er å betale regninger på forfallsdato, og det tar gjerne litt tid før betalingen blir registrert hos deg. Factoring Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Dersom du ikke ønsker å ta hånd om oppfølgingen av dine egne fakturaer kan du gjøre en avtale med et Factoringselskap og sende over all fakturainformasjon direkte til dem. Hvilke fakturaer som skal sendes til Factoring velger du i innstillingsvinduet i fakturalisten før du setter i gang med prosedyren. Dersom du kjører hele prosedyren med purringer, factoring, inkassovarsel og inkasso, vil fakturaer til factoring bli foreslått etter betalingspåminnelsene. Tips! Factoring kan settes som standard for hele din firmadatabase, på hver enkelt kunde og overstyres på den enkelte ordre. Slik skriver du ut liste over fakturaer som skal oversendes til Factoring 1. Fjern markeringen dersom du ikke ønsker å sende alle fakturaer i listen til factoring. Prosedyren vil nå fortsette med forslag til Inkassovarsel og Inkasso, dersom du valgte dette i det første vinduet. Utskrift av factoringliste vil da skje etter at alle utvalg er satt. 2. Klikk Neste for å skrive ut factoringliste. Du vil nå først få dem opp som forhåndsvisning på skjermen. 3. Skriv ut factoringlisten, og sjekk utskriften før du godkjenner. 4. Klikk Fullfør for å godkjenne. Fakturaene fjernes nå fra fakturalisten ettersom videre oppfølging fra nå av ikke er ditt ansvar. 218

226 PROGRAMVERSJONER UTEN REGNSKAP Inkassovarsel Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. I Betalingspåminnelse-/inkassoinnstillinger skriver du inn det antall påminnelser som skal sendes før inkassovarsel blir utstedt. Faktura som har blitt purret så mange ganger vil bli foreslått til inkassovarsel og ikke til betalingspåminnelse. Blir ikke fakturaen betalt nå heller, vil fakturaen i neste omgang bli foreslått til Inkasso. Slik skriver du ut inkassovarsler 1. Fjern markeringen for de fakturaene du ikke ønsker å sende inkassovarsel på, og klikk Neste. Veiviseren vil nå fortsette med forslag til Inkasso, dersom du valgte dette i det første vinduet, utskrift av inkassovarsel vil da skje etter at utvalg til inkassolisten er satt. 2. Klikk Neste for å skrive ut Inkassovarsel. Du vil nå først få dem opp som forhåndsvisning på skjermen. 3. Skriv ut alle inkassovarslene, og sjekk utskriftene før du godkjenner. 4. Klikk Fullfør for å godkjenne utskriftene. Fakturaene oppdateres i kolonnen Antall påminnelser, og vil i neste omgang bli sendt til Inkasso. Inkasso Merk! Dette gjelder kun programversjoner uten regnskapsmodul. Fakturaene som ikke blir betalt etter at du har sendt inkassovarsel, blir nå foreslått til inkasso. Disse fakturaene blir skrevet ut på en inkassoliste med all nødvendig informasjon om kunden og fordringen, slik at inkassoselskapet kan inndrive gjelden. Slik skriver du ut inkassoliste til inkassoselskapet 1. Fjern markeringen for de fakturaer du ikke ønsker å sende til inkasso og klikk Neste. 2. Klikk Neste for å skrive ut listen med faktura som skal til Inkasso, og eventuelt andre utskrifter som du har valgt i foregående vinduer. Du får alle utskriftene først opp som forhåndsvisning på skjermen. 3. Skriv ut alle rapportene, og sjekk utskriftene før du godkjenner. 4. Klikk Fullfør for å godkjenne inkassolisten. Fakturaene slettes nå fra fakturalisten ettersom videre oppfølging fra nå av ikke er ditt ansvar. Tips! Husk at utskrift av alle betalingspåminnelser, factoringliste, inkassovarsel og inkassolisten gjøres før du godkjenner dem. Finner du noen feil eller mangler ved utskriftene, bør du avbryte prosedyren, gå tilbake å rette opp feilene, for så å sette utvalgene på nytt. Salgsbudsjett Merk! Salgsbudsjett-funksjonaliteten gjelder kun programversjoner uten regnskapsfunksjonalitet. Har du lisens på et system med regnskapsfunksjonalitet finner du all budsjettering under Vis - 219

227 SALGSOPPFØLGING Regnskap - Budsjett. Budsjett i disse systemene er omtalt i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Salgsbudsjettet tilrettelegger for enkel og effektiv salgsbudsjettering for selgere og salgsledere. I tillegg til budsjettgenerering gir modulen en enkel oversikt over inntektene til bedriften både på overordnet nivå, samt på kunde-, selger-, prosjekt- eller produktnivå. For å åpne salgsbudsjettet velger du Vis i menylinjen. Velg dernest Tilbud/Ordre/Faktura og Salgsbudsjett. Du får nå opp innstillingsvinduet for Salgsbudsjett. I den øvre del av vinduet spesifiseres hva budsjettet er knyttet til av kunder, produkter, selgere og prosjekter. Deretter føres budsjettallene periodevis (på måneder) i matrisen nedenfor. Før du kan legge inn tall i budsjettfeltene, må du spesifisere hvilken kombinasjon av kunde, produkt, selger og prosjekt budsjettet skal gjelde for. Alle kategorier må fylles ut. Legg merke til at du har mulighet til å velge Diverse i hver enkelt nedtrekksliste. Klikk på søkeknappen for å velge i en liste med alternativer. Feltene for budsjett vil forbli inaktive helt til du har fastsatt dine kriterier. Velg hvilket år budsjettet skal gjelde for, om budsjettet skal oppdateres Automatisk og om Faktiske tall skal oppdateres fortløpende. Du kan også velge om du vil vise avvik i % eller i reelle tall. Skriv inn budsjettallene for alle kombinasjoner av kunde, produkt, selger og prosjekt som du lager budsjett for. Du vil da ha mulighet til å gå inn og sjekke budsjettallene for kombinasjonene i hver periode. Budsjettallene registreres spesifikt for hver periode, og summeres i øverste rad med totalen for hele året. Hvis du senere får behov for å endre budsjettet, stiller du inn det nye filteret i den kombinasjonen av kunde, produkt, selger og prosjekt som du ønsker å gjøre endringer i. 220

228 PROGRAMVERSJONER UTEN REGNSKAP Drilldown - Salgsbudsjett Merk! Salgsbudsjett-funksjonaliteten gjelder kun programversjoner uten regnskapsfunksjonalitet. Har du lisens på et system med regnskapsfunksjonalitet finner du all budsjettering under Vis - Regnskap - Budsjett. Budsjett i disse systemene er omtalt i introduksjonsboken "Økonomistyring, logistikk, lønn og personal". Ønsker du å se hvilke verdier som ligger til grunn for budsjettall som er ført for en bestemt periode, kan du klikke på perioden du vil se nærmere på. Du får nå presentert de underliggende budsjettverdiene som er ført på de forskjellige kombinasjonene av kunder, produkter, selgere og prosjekter for denne perioden. Ved å markere ønsket periode og trykke ned venstre musetast, vil tabellen for de underliggende budsjettverdier komme til syne. Tallene i tabellen spesifiserer budsjettallene for valgt periode og utvalg. På denne måten har du full oversikt over hvilke verdier som er budsjettert på hver enkelt selger helt ned på produkt-, kontaktog prosjektnivå. Tips! Klikk utenfor vinduet for å returnere til budsjettet. 221

229

230 Kapittel 4: Netthandel I dette kapittelet: OM NETTHANDEL Netthandel i Mamut Business Software Tips - hva du bør tenke på før du begynner Designtips for nettsted Kom i gang med eget nettsted Om innhold på nettstedet Oppdatering av nettsted OM NETTBUTIKK Kom i gang med nettbutikk Hvordan legge ut et produkt for salg i nettbutikken? Hvordan opprette kopling til andre nettsteder? Hvordan vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken? Betalingstjenester for betaling i nettbutikk Netaxept WorldPay REDIGER NETTSTED Velg nettsted Meny Virksomheten Selskapsinformasjon Topptekst Beskrivelse av selskapet Innhold Hovedside Kampanje Produktutvalg Produktliste Nettstedinnstillinger for produkt Nyheter Undersider Kontaktsider Verktøy Verktøy for innhold på nettstedet Hyperlink Sett inn hyperlink Sett inn vedlegg Sett inn bilde Sett inn tabell

231 Åpne HTML-fil Design Designmal Opprett en ny fargekombinasjon Egenskaper for valgt mal Designmal Nettsted Designmal Nettbutikk Nettbutikk Produktgrupper Selskapsinformasjon Nettbutikk Vilkår Kundeinfo Fakturaadresse Leveringsform Betalingsform KUNDESTATUSFILER/EKUNDER Sending av kundestatusfiler Kundestatusfil innstillinger HENT NETTSTEDDATA Kundeinformasjon/Adresse Oversikt over nye ordre/aktiviteter NETTSTEDINNSTILLINGER Aktivt nettsted Ledetekster Meta tags Script Innstillinger Web Innstillinger Nettbutikk Betalingstjenester Admin Passordinnstillinger

232 OM NETTHANDEL OM NETTHANDEL I en verden der "alle" søker informasjon om varer og tjenester på Internett før de handler er det lett å falle utenfor hvis man ikke er tilstede der det skjer. Ved å utnytte mulighetene du har tilgjengelig i ditt Mamut-system kan du enkelt lage ditt eget nettsted med nettbutikk, og være tilgjengelig døgnet rundt for både eksisterende og nye potensielle kunder. Hva er et nettsted? Et nettsted er et område på Internett der du kan ha en samling sider med informasjon om for eksempel ditt firma lagres. Et nettsted består som regel av en hovedside hvorfra det er linker til flere undersider med informasjon om firmaet, tjenester som tilbys, produktinformasjon, kontaktinformasjon til firmaet, informasjon om ansatte og kanskje nettstedet inneholder en nettbutikk der kunder kan kjøpe produktene som firmaet selger. Hvorfor bør jeg ha et nettsted? Dersom du ikke allerede har et nettsted har du kanskje tenkt tanken og vurdert det? Det finnes mange fordeler med å ha et nettsted der kunder uansett tid på døgnet kan finne informasjon om ditt firma, ansatte, hvilke tjenester og produkter som tilbys, åpningstider, adresseinformasjon og kanskje et kart som viser hvor du holder til. Flere og flere er jevnlig på Internett og stadig flere benytter seg av mulighetene til å handle på nett også. Tilbyr du dine produkter i din egen nettbutikk i tillegg til din vanlige butikk, er det gode muligheter for å øke omsetningen. Forutsetninger Har du et program i serien Mamut Business Software eller gratis-versjonen Mamut Web Free, har du allerede det du trenger for å raskt og enkelt lage et profesjonelt nettsted med netthandel. Forkunnskaper Å opprette et nettsted via ditt Mamut-system krever ingen forkunnskaper eller tidligere erfaringer med publisering av websider. Selve redigeringen foregår i modulen Netthandel som inneholder en brukervennlig publiseringsløsning, slik at du slipper å forholde deg til HTML-koding og opplasting via ftp-servere. Er du kjent med vanlig tekstbehandling og formatering i f.eks. Microsoft Word, vil du kjenne igjen mange av redigeringsmulighetene i modulen Rediger nettsted. Netthandel i Mamut Business Software Du kan opprette ditt eget nettsted med nettbutikk under fokusområdet Netthandel eller ved å velge Vis - Netthandel. Nettsted med designmaler Opprett ditt eget nettsted med en svært brukervennlig integrert modul som ikke krever noen forkunnskaper. Velg mellom et stort utvalg fleksible designmaler utviklet av profesjonelle webdesignere. Oppdater selv så ofte du måtte ønske. Ha for eksempel nyhetssider, informasjonssider, markedsføringssider, brukerstøtte, kontaktsider og butikk på ditt nettsted. Sett fokus på markedsføringskampanjer ved å opprette egne kampanjesider som garantert sees av alle besøkende. 225

233 NETTHANDEL Du får din egen nettadresse og plass på nettserver inkludert. Du kan også benytte ditt eget domenenavn. Overførsel av ditt nettsted fra din PC til server skjer automatisk med et par tastetrykk. Nettbutikk med handlekurv Avansert nettbutikk med handlekurvfunksjonalitet lar dine kunder handle trygt og enkelt. Integrasjon med produktliste sikrer rask opprettelse og vedlikehold. Alle ordre overføres automatisk til ordremodul og ordrebekreftelse sendes automatisk til kunden på e-post. Ved bestilling opprettes ordre og kundekort automatisk i systemet. Velg selv hvilke leverings- og betalingsbetingelser du ønsker å tilby. Full støtte for kredittkort med håndtering av sikkerhetskode og SSL (Secure Sockets Layer) som sikrer trygg netthandel. Du kan se et demonstrasjonsnettsted på ekunde Opprett og endre kundestatusfiler på e-post. Ved bestilling i nettbutikken får kunden sin personlige bestillingsside på Internett med bestillingsstatus på eksisterende og tidligere bestillinger. Full integrasjon mellom ordre/produkt/kontakt og nettbutikk. Forespørsler fra nettsted Når en potensiell kunde tar kontakt via din nettside opprettes automatisk et kundekort med all nødvendig informasjon for videre oppfølging. Er kunden registrert tidligere opprettes henvendelsen automatisk som en aktivitet på kundekortet. Basert på type henvendelser blir de automatisk kategorisert i kontaktregisteret. Ved kjøp i nettbutikken opprettes ordre automatisk. Nettstedstatistikk Full tilgang til besøksstatistikk for ditt nettsted gir informasjon som kan veilede i nettstedets strategi og utforming. Trafikksammendrag gir rask oversikt over besøk i gitte perioder, total statistikk samt besøksrekorder. Mer detaljert statistikk kan eksporteres til Microsoft Excel og inneholder detaljert oversikt over hver dags besøk. Separat og total statistikk for nettsted og nettbutikk. Oppdateringshistorikk sikrer at du kan følge opp hvor ofte nettstedet endres. Statistikken finner du på Mamut Information Desk. Rediger nettsted Rediger nettsted er modulen du vil tilbringe mest tid i under fokusområdet Netthandel. Den inneholder fem fanekort, og i disse registrerer du innholdet som vil utgjøre hjemmesiden og nettbutikken din. Forhåndsvisning Viser deg hvordan nettstedet ditt vil se ut på Internett. Du bør imidlertid merke deg at handlekurven ikke kan forhåndsvises. Denne funksjonen kan du kun se inne på nettstedet ditt etter at det er publisert. Oppdater Sørg alltid for at du laster opp den nyeste hjemmesiden din til vår server etter du har foretatt endringer. Til dette bruker du funksjonen Oppdater. Det vil da også automatisk sjekkes om det finnes programoppdateringer som du bør installere for alltid å ha tilgang til den nyeste funksjonaliteten. 226

234 OM NETTHANDEL Hent nettsteddata Denne snarveien gjør at du kan hente nye ordre fra serveren. Har nettstedet kontaktside(r) kan du også hente ned aktiviteter. Nettsteder som tillater påmelding til passordbeskyttede sider vil kunne hente ned nye medlemmer. Med den fullstendige versjonen kan du også overføre status- og e- postfiler tilbake til serveren. Nettstedinnstillinger Her tilpasser du innstillingene for nettstedet, som visning av mva., prisavrunding, formater for tid og dato, passordbeskyttelse og kredittkort-betalingstjeneste. Hvordan kommer jeg dit? Velg Vis - Netthandel og plukk ut funksjonen du vil benytte, eller velg Netthandel som fokusområde i menyen til venstre på skrivebordet. Du vil nå ha tilgang til snarveier for alle de tilhørende modulene. Merk! Begrepet nettsted brukes normalt i programmet om hele nettstedet ditt. Nettstedet kan også inneholde en del som kalles Nettbutikk, som er den delen av nettstedet der du kan tilby produkter til salgs til dine kontakter. Tilleggsprodukter og Enterprise Utvidelser Dersom du har behov for mer avansert funksjonalitet enn det som følger med ditt Mamut-system som standard, kan du kjøpe tilleggsprodukter og utvidelser av programmet. Du finner mer informasjon om Mamut's tilleggsprodukter og -tjenester på Tips - hva du bør tenke på før du begynner Før du oppretter ditt eget nettsted kan det være en fordel å tenke litt på hva du ønsker med nettstedet. Tenk på hvilket budskap du vil formidle til besøkende på ditt nettsted og sørg for at ditt nettsted er ryddig og oversiktlig og enkelt å finne frem på. Mange av dagens Internettbrukere er utålmodige og kommer ikke tilbake til et nettsted der de ikke finner ønsket informasjon i løpet av et par klikk. Førsteinntrykk Det er viktig å gi et godt førsteinntrykk dersom du ønsker at besøkende skal bruke tid- og kanskje penger på nettstedet ditt. Sørg for at tekster du publiserer ikke inneholder stavefeil, da feil kan gi besøkende et dårlig inntrykk og tolke nettstedet som useriøst. Nettstedet ditt bør være imøtekommende, brukervennlig og lett å orientere seg på. Bruk derfor gjerne litt tid på å se på andre nettsider og se hvordan de har strukturert seg og lagt nettstedet tilrette for besøkende. Strukturer innholdet Før du begynner å redigere innholdet på nettstedet ditt bør du tenke igjennom hvilken informasjon du ønsker å presentere og informere om. Tegn gjerne en skisse på forhånd hvor du noterer deg hvilke nettsider du trenger å opprette for å kunne presentere ønsket informasjon på en lett tilgjengelig måte. Noter deg gjerne hvilken informasjon du har tenkt å ha på hvilke sider. 227

235 NETTHANDEL Informasjon om firmaet For å skape troverdighet og gi besøkende på ditt nettsted informasjon om hvem som driver nettstedet, bør du introdusere firmaet ditt og gjerne informere om firmaets visjoner, ansatte, historikk m.m. Ønsker du å selge produktet på nettstedet ditt bør du også informere om hvilke vilkår som gjelder ved handel i nettbutikken din. Kontaktinformasjon For å fremstå som en seriøs aktør er det viktig at du opplyser om ulike måter man kan komme i kontakt med firmaet ditt på. Opplys gjerne om både postadresse, besøksadresse, telefonnummer, telefaks og e-post adresse. Informasjon om ansatte og åpningstider/kontortider er også informasjon som mange finner nyttig. Du kan også opprette egne kontaktsider som besøkende kan bruke for å ta kontakt på en enkel måte. Tilpass til ditt firma Planlegger du å legge ut produkter for salg i nettbutikken bør du på forhånd tenke litt på hvilke produktgrupper og undergrupper som kan være aktuelle å dele inn produktene dine i. Benytter du allerede produktregisteret i Mamut har du kanskje allerede opprettet produktgruppene du trenger, hvis ikke kan du tilpasse produktgrupper og undergrupper i Standardregisteret. Oppfølging og rutiner Etter at du har opprettet ditt nettsted og publisert det på Internett bør du gjøre det til en vane å laste ned nettsteddata ofte, gjerne hver dag. Følg nøye opp henvendelsene du får og gi tilbakemeldinger innen rimelig tid. Det er også viktig at du effektuerer ordrer raskt og sender av gårde bestilte varer til kundene. Kvalitetssjekk av innhold og linker Etter å ha publisert ditt nettsted er det viktig at du får gode rutiner for kvalitetssjekk av innholdet du har liggende tilgjengelig på Internett. Jevnlig bør du sjekke at linker fungerer, bilder vises og at tekster og øvrig innhold er oppdatert med rett informasjon. Et nettsted som ikke blir vedlikeholdt og oppdatert jevnlig vil kunne oppleves som lite troverdig og useriøst. Designtips for nettsted Når du oppretter ditt nettsted bør du tenke litt på valg av farger og design. Valgene du tar for ditt nettsted bør stå i tråd med firmaet ditt og profilen firmaet har ellers. 228 Fonter, størrelse og farger Når du skal velge hvilken font som skal brukes på ditt nettsted bør du først og fremst tenke på at den skal være lesevennlig. Verdana og Arial er fonter som brukes mye på nett og regnes som lette å lese på skjerm. Størrelsen på fonten du velger bør ikke være for stor, men ikke for liten heller. Størrelse 8-10 vil i mange tilfeller være passende størrelse. Pass også på å bruke sammen fonten på alle sidene dine slik at du får et helhetlig utseende på nettstedet. Understreking av tekst på nettsider bør unngås da tekst som er understreket vil bli oppfattet som en link av folk flest. Noe annet du bør tenke på er bruk av farger på nettstedet. Teksten bør ha en farge som er lett å lese på bakgrunnsfargen du velger. Pass også på å ikke bruke for mange ulike farger på tekstene, da dette kan virke forstyrrende og uprofesjonelt.

236 OM NETTHANDEL Bruk av logo, bilder og grafikk Har firmaet ditt en egen logo kan du laste opp og bruke denne på nettstedet ditt. En logo er en fin måte å markedsføre ditt firma på og vil være med å skape gjenkjennelse og troverdighet hos kundene dine. Bruk gjerne relevante bilder og grafikk på nettstedet ditt for å gjøre sidene dine mer levende og attraktive å lese. Nettsider med ren tekst kan virke litt kjedelige, men pass på å ikke overdrive bruken av bilder og grafikk. Det er også mulig å bruke bakgrunnsbilder på nettstedet ditt, men vær veldig forsiktig med bruken. Et bakgrunnsbilde har lett for å stjele fokuset fra teksten og kan virke forstyrrende. Bruk av tabeller for større fleksibilitet ved redigering For å strukturere innhold på en nettside er det en stor fordel å benytte seg av tabeller, bilder og tekst i kombinasjon. Med tabeller kan du angi plassering av de ulike elementene mer nøyaktig. Uten bruk av tabeller er det vanskelig å kontrollere elementers plassering i forhold til hverandre. Ønsker du eksempelvis å plassere en tekst ved siden av et bilde, blir dette komplisert uten å gjøre bruk av tabeller. I tillegg gjør tabeller det mulig å sette fast minimumshøyde og bredde for innhold. Du kan lese tips om redigering av nettsted og bruk av tabeller på Kom i gang med eget nettsted Du trenger ikke å bruke mer enn en halvtimes tid fra du begynner til du kan være på Internett med ditt eget nettsted. Bruker du noen timer ekstra vil du kunne presentere et flott og profesjonelt nettsted med nettbutikk dersom du ønsker dette. Under finner du en enkel prosedyre som beskriver stegene du minimum må innom for å registrere og opprette et nettsted. Merk! Begrepet nettsted brukes normalt i programmet om hele nettstedet ditt. Nettstedet kan også inneholde en del som kalles Nettbutikk, som er den delen av nettstedet der du kan tilby produkter til salgs til dine kontakter. Slik registrerer du ditt nettsted og får det på Internett 1. Velg Vis - Netthandel - Rediger Nettsted. 2. Klikk Ny for å opprette ditt eget nettsted og velg navn for nettstedet. 3. Registrer nettstedet og følg veiviseren som hjelper deg å opprette adresse for nettstedet og registrere den på serveren hos Mamut. Du kan nå åpne din nettleser, f.eks. Internet Explorer, og gå til adressen du registrerte. Redigering av innhold på nettsted Når du har registrert ditt nettsted kan du begynne å tilpasse og redigere innholdet som du ønsker å presentere på ditt nettsted. Redigering gjøres i modulen Rediger nettsted som du finner ved å velge Vis - Netthandel - Rediger Nettsted. Modulen er bygget opp som en veiviser der du, ved å klikke Neste i hvert vindu, blir ledet innom alle fanekort der du kan registrere informasjon. Du kan også velge å gå direkte til fanekortene Virksomheten, Innhold, Nettbutikk og Designmal og fanekortene som ligger under disse igjen og legge inn informasjon. 229

237 NETTHANDEL Du kan lese mer om redigering av innhold på nettstedet i eget kapittel. Når du har lagt inn ønsket informasjon på ditt nettsted må du oppdatere/publisere innholdet for at det vises på ditt nettsted på Internett. Det gjør du ved å velge Vis - Netthandel - Oppdater. Du kan lese mer om oppdatering/publisering av nettsted i eget kapittel. Tips! Dersom du ikke ser noen endringer etter å ha oppdatert ditt nettsted kan du holde nede [CTRL] + trykke [F5] noen ganger for å oppdatere innholdet i skjermbildet. Informasjon om hvordan du enkelt kommer i gang med nettbutikk finner du i eget avsnitt. Om innhold på nettstedet 230 Et godt utarbeidet nettsted kan fort bli en av de viktigste informasjonskanalene du har til kundene dine. Ikke bare ved at du gir informasjon om dine produkter, men også som formidler av informasjon om bedriften din, kampanjer og annen nyttig informasjon til både kunder og samarbeidspartnere. Innhold Et nettsted består av flere nettsider hvorav en er hovedsiden som besøkende møter når de klikker seg inn på nettstedet ditt. I tillegg kan du bygge opp nettstedet med ønsket antall undersider og nyhetssider etter behov. Du kan også opprette kontaktsider som besøkende kan bruke for å ta kontakt med deg på en enkel måte. Selve innholdet som du ønsker å ha på ditt nettsted må legges inn under fanekortet Innhold og i de underliggende fanekort. Ønsker du å kunne selge dine produkter på ditt nettsted må du ta i bruk funksjonaliteten for nettbutikk. Du kan selv velge om du vil ha et rent nettsted eller om du vil ha et nettsted med nettbutikk. Les mer om nettbutikk i eget kapittel.

238 OM NETTHANDEL Merk! Begrepet nettsted brukes normalt i programmet om hele nettstedet ditt. Nettstedet kan også inneholde en del som kalles Nettbutikk, som er den delen av nettstedet der du kan tilby produkter til salgs til dine kontakter. Redigering av innhold Det finnes en rekke verktøy som du kan benytte ved redigering og formatering av innhold på nettstedet. Du kan f.eks. sette inn bilder, linker til andre nettsider, tabeller eller hele HTML-filer som du har opprettet i et annet program. En fullstendig oversikt av tilgjengelige verktøy finner du i eget avsnitt. Merk! Du kan, når du måtte ønske det, gå tilbake og redigere og tilpasse så mange ganger du ønsker, for deretter å publisere innholdet på nytt på Internett. Innstillinger og tilpasninger Under Nettstedinnstillinger kan du sette hvilke innstillinger som skal gjelde for nettstedet og nettbutikken din. Du kan også tilpasse ledetekster (overskrifter) som vises på nettstedet ditt og registrere søkeord. Les mer om nettstedinnstillinger, ledetekster og søkeord i egne avsnitt. Oppdatering/publisering av nettsted Når du har lagt inn ønsket innhold på nettstedet ditt må du velge Oppdater nettsted for at ditt nettsted skal bli publisert til Internett. Det samme gjelder når du har redigert innholdet på nettstedet. Du kan lese mer om oppdatering av nettsted i eget avsnitt. Hent nettsteddata Funksjonen Hent nettsteddata sjekker om det er nye aktiviteter som er registrert på nettstedet ditt, og laster i så fall ned ordrer som er opprettet i nettbutikken din og henvendelser som er registrert via kontaktsider. Du kan lese mer om import av nettsteddata i eget avsnitt. Merk! Modulen Netthandel kan kun brukes av én bruker om gangen, dette gjelder også selv om du har en flerbrukerversjon av programmet. Oppdatering av nettsted Etter at du har redigert innholdet på nettstedet, eller endret på tilgangen for brukere (ved passordbeskyttelse), må du Oppdatere, eller publisere nettstedet til serveren. Ingen av endringene blir tilgjengelig på Internett før du har gått gjennom denne prosedyren. En vanlig oppdatering vil bare laste opp endringene dine på nettstedet. Ettersom du har begrenset lagringsplass, bør du fra tid til annen gjennomføre en Full oppdatering (se punkt 3.). Dette vil slette all informasjon på serveren og laste opp kun den informasjonen du vil vise på nettstedet. Oppdatering av nettsted 1. Start oppdateringen fra menyen Vis - Netthandel - Oppdater. 2. Klikk deretter på Neste for å søke etter oppdateringer av programmet. Dersom det finnes oppdateringer på serveren, kan du laste ned disse som beskrevet nedenfor. 3. Merk nettstedene du ønsker å oppdatere. Har du gjennomført store endringer bør du også merke Full oppdatering, for å nullstille innholdet som ligger på serveren. 231

239 NETTHANDEL 4. Klikk Oppdater. Programmet vil nå generere det oppdaterte nettstedet, pakke informasjonen og laste det opp til ditt område på serveren. 5. Klikk Gå til nettsted eller klikk på linken til nettstedet i e-posten du mottar når oppdateringen har funnet sted. 6. Sjekk at innholdet er slik du vil ha det. Dersom du ikke er fornøyd, gå gjennom Rediger nettsted eller Nettstedinnstillinger og rett opp, før du gjennomfører oppdateringen på nytt. Ditt nettsted er nå oppdatert med endringene du har gjort i. Tips! Dersom du ikke ser noen endringer etter å ha oppdatert ditt nettsted kan du holde nede [CTRL] + trykke [F5] noen ganger for å oppdatere innholdet i skjermbildet. Opdatering af programmet Med jevne mellomrom tilbyr vi oppdaterte designmaler. Disse tilbys automatisk gjennom oppdateringsrutinen, og kan hentes inn i programmet dersom du ønsker å benytte deg av dem. 1. Merk av de designmalene du ønsker å oppdatere. 2. Klikk Neste, og designmalene du har valgt blir lastet ned. 3. Programmet lukkes automatisk og startes på nytt. De nye designmalene vil nå være tilgjengelige fra fanekortet Design under Rediger nettsted. 232

240 OM NETTBUTIKK OM NETTBUTIKK Ønsker du å legge dine produkter ut for salg på Internett kan du enkelt legge de ut i din egen nettbutikk ved hjelp av nettbutikkløsningen i Mamut Business Software. Produktene du ønsker å selge må først registreres i produktregisteret i Mamut Business Software, deretter kan du gjøre produktene tilgjengelige for salg i nettbutikken. Fordelen med en nettbutikk er at den har oppe døgnet rundt slik at kunder kan handle når det måtte passe dem. Kom i gang med nettbutikk For å kunne selge produkter i din nettbutikk må produktene du skal selge være opprettet i produktregisteret i programmet. Du kan opprette nye produkter ved å velge Vis - Produkt - Produktregister eller ved å klikke Ny i fanekortet Produktutvalg i modulen Rediger nettsted. I tillegg må du opprette minst 1 leveringsform og 1 betalingsform for at det skal være mulig å gjennomføre et kjøp i nettbutikken din. Du kan selvsagt opprette så mange både leveringsformer og betalingsformer som du har behov for. Hvordan komme i gang med nettbutikk 1. Velg Vis - Netthandel - Rediger Nettsted, velg fanekortet Innhold og deretter fanekortet Produktutvalg. 2. Legg til produktene du ønsker å selge i nettbutikken ved å klikke på knappen Produktutvalg i nettbutikk. 3. Velg fanekortet Nettbutikk og det underliggende fanekortet Selskapsinformasjon, merk av for hvilken informasjon om ditt firma som skal vises i din nettbutikk. 4. Gå til fanekortet Vilkår og opprett vilkårene som skal gjelde ved handel i din nettbutikk. 5. Velg fanekortet Kundeinfo og merk av for informasjonen du vil skal vises og fylles ut av kjøper i nettbutikken. 6. Velg fanekortet Leveringsform og opprett leveringsformen(e) som skal være tilgjengelige i din nettbutikk. 7. Velg fanekortet Betalingsform og legg til betalingsformen(e) som skal være tilgjengelige i din nettbutikk. 8. Gå til slutt til fanekortet Designmal og bestem hvilken mal du ønsker å bruke for nettbutikken din. 9. Velg Vis - Netthandel - Oppdater for å publisere innholdet til Internett. Nettbutikken din er nå klar til bruk og det er mulig for besøkende å bestille produkter. 233

241 NETTHANDEL Hvordan legge ut et produkt for salg i nettbutikken? Slik legger du et produkt ut i nettbutikken 1. Velg Vis - Produkt - Produktregister og fanekortet Nettbutikk. 2. Merk av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder. 3. Merk av i kolonnen Aktiv for nettstedet der produktet skal kunne selges. 4. Klikk Lagre. Etter neste oppdatering av nettstedet vil produktet være tilgjengelig for salg i nettbutikken. Slik legger du et utvalg produkter ut for salg i nettbutikken 1. Velg Vis - Produkt - Endre et utvalg produkter. 2. Klikk Neste i veiviseren som åpnes. 3. Sett et utvalg på f.eks. produktgruppe eller lignende eller la feltene stå tomme om du ønsker å gjøre alle produktene dine tilgjengelig for salg i nettbutikken. 4. Klikk Neste. 234

242 OM NETTBUTIKK 5. Velg fanekortet Nettbutikk. 6. Merk av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder og velg om produktene skal være tilgjengelig for alle nettsteder eller velg ønsket nettsted i nedtrekkslisten. 7. Klikk Neste. 8. Klikk Fullfør for å gjøre produktene i listen tilgjengelige for salg i nettbutikken. 9. Klikk Lukk for å avslutte veiviseren. Etter neste oppdatering av nettstedet vil produktene være tilgjengelig for salg i nettbutikken. Tips! Du kan også legge ut produkter for salg i nettbutikken via funksjonen Produktutvalg i nettbutikk i fanekortet Produktutvalg under Rediger nettsted. Denne metoden forutsetter at produktet er merket av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder i fanekortet Nettbutikk i produktregisteret. Produktbilde og produktbeskrivelse: I vinduet Nettstedinnstillinger for produkt kan du sette inn produktbilde og produktbeskrivelser for hvert enkelt produkt. Bilde og beskrivelser vil vises i nettbutikken etter oppdatering av nettstedet. Du kan komme til Nettstedinnstillinger for produkt både via fanekortet Nettbutikk i produktregisteret og via fanekortet Produktutvalg i Rediger nettsted. Hvordan opprette kopling til andre nettsteder? Dersom du har tilleggslisens for å opprette flere nettsteder i samme firmadatabase, kan du velge å legge inn en eller flere koplinger (linker) mellom nettstedene. Koplingen blir enten opprettet på hovedsiden eller Kampanjesiden, om du har opprettet dette. Før du oppretter koplingen må du opprette siden du skal linke til. Hvordan opprette en kobling til et annet nettsted 1. Åpne nettstedet du ønsker å legge linken i. 235

243 NETTHANDEL 2. Velg Kopling til andre nettsteder i fanekortet Meny. 3. Klikk Ny for å opprette en kopling. 4. Velg hvilket Nettsted du skal legge kopling til. 5. Velg hvor du skal opprette Kopling fra: Hovedside eller Kampanje. Om du ønsker kopling fra begge steder, må du opprette to forskjellige koplinger. 6. Skriv inn ønsket Navn på kopling. Dette er navnet som vil vises på linken, og kan godt være beskrivende som Er du forhandler, klikk her! 7. Klikk OK. Listen er nå oppdatert med den nye koblingen. Oppdater deretter nettstedet ditt. Merk! Ved bruk av enkelte designmaler vises linken på hovedsiden i en nedtrekksliste, og vil ikke vises umiddelbart. Hvordan vise lagerbeholdning på produktene i nettbutikken? Nettbutikken kan vise lagerstatus for alle lagerførte produkter som tilbys på web. Med lagerstatus menes antall på lager minus antall som allerede er i ordre eller reservert til kunder på andre måter. Lagerstatus støttes i alle designmaler som viser produkter på forsiden. Lagerstatus vil også vises per variant (tilleggsprodukt), når et produkt selges i ulike varianter. Merk! Lagerbeholdningen som skal vises i nettbutikken defineres som den lagerbeholdning som er tilgjengelig for salg. Produkter som allerede ligger "til kunder" medregnes altså ikke her. I Produktregisteret i fanekortet Nettbutikk kan du i nedtrekkslisten Lagerinformasjon velge om et produkt skal vise lagerstatus i nettbutikken. Ønsker du ikke å vise lagerbeholdning lar du nedtrekkslisten bli stående med valget Ikke vis lagerbeholdning. Skal lagerbeholdningen vises kan den vises på ulike måter Eksakt lagerbeholdning: Viser eksakt antall tilgjengelig for salg på lager. Eksempel: Tilgjengelighet: 29 stk på lager. 236

244 OM NETTBUTIKK Intervallbasert lagerbeholdning, eksakt ved lavere enn 10: Viser lagerbeholdning i intervaller, men eksakt antall når det er færre en 10 stk. igjen på lager. Eksempel ved 26 stk på lager: Tilgjengelighet: stk på lager. Intervallbasert lagerbeholdning: Viser lagerbeholdning i intervaller. Eksempel ved 26 stk på lager: Tilgjengelighet: stk på lager. Du kan endre ledeteksten som benyttes for å vise hvor mange som er på lager. Standard ledetekst er Tilgjengelighet, slik at kunden i nettbutikken for eksempel vil lese informasjonen: Tilgjengelighet, 29 stk på lager. Se mer om ledetekster i eget avsnitt. Tekst: Viser en fast tekst for hver av statusene: På lager I innkjøp Ikke på lager Merk! Dette er forhåndsdefinerte tekster. Fritekst-feltet under benyttes sammen med valget Fritekst. Ønsker du å endre på disse tekstene kan du endre ledetekstene. Symbol/grafikk: Viser kun symbolene for På lager, I Innkjøp og Ikke på lager. Du kan velge hvilke symboler som skal benyttes i Nettstedinnstillingene, på fanekortet Innstillinger nettbutikk. Fritekst: Du kan velge din egen fritekst og vise denne i nettbutikken, i stedet for antall på lager. Friteksten du ønsker å benytte skriver du inn i feltet Fritekst. Du må også velge Fritekst i nedtrekkslisten. Eksempel: Restsalg: Kun få igjen! Produktets produktkategori: I stedet for lagerstatus vises produktkategorien som er angitt i feltet Produktkategori på produktkortet. Du kan selv opprette produktkategorier i Standardregisteret. Tips! Du kan angi visningsvalgene i fanekortet Standardverdier i Firmainnstillinger for produkt, slik at du ikke behøver å angi dette for hver gang du oppretter et nytt produkt. For å administrere mange produkter, eller ved oppstart av funksjonaliteten kan du i veiviseren Endre et utvalg produkter redigere visningsmodus for lagervisning på et utvalg produkter på en gang. Merk! Lagerstatus viser status ved siste opplasting av nettbutikken. Status vil derfor kun være helt eksakt etter opplasting, og frem til første ordre er lagt inn, enten i Nettbutikken eller i programmet direkte. Det anbefales derfor at import av webordre rutinemessig følges opp med opplasting av nettbutikk, slik at man oppnår størst mulig nøyaktighet i lagerstatusvisningen. Det kan også være fordelaktig å ta forbehold i nettbutikken om at lagerstatus ikke nødvendigvis er forpliktende. 237

245 NETTHANDEL Betalingstjenester for betaling i nettbutikk Ønsker du å kunne tilby betaling med kredittkort i din nettbutikk må du ha et Mamut-system med støtte for handlekurv, og du må inngå en avtale med en betalingsaktør. Betalingsaktøren fungerer som en nettbasert betalingssentral som tar seg av hele transaksjonsprosessen når en kunde i din nettbutikk ønsker å betale med kredittkort. Betalingsaktøren sørger for at sikkerheten er ivaretatt og at svindel unngås. For å kunne ta imot kredittkortbetalinger i nettbutikken din må du også opprette en eller flere Betalingsformer av typen kredittkort. Det er støtte for betalingsaktørene Netaxept (NO) og Worldpay (UK) Netaxept: Ønsker du å tilby kortbetaling med Netaxept som betalingsaktør må du kjøpe Enterprise-utvidelsen Mamut Enterprise Netaxept. Dette forutsetter at du har en gyldig lisens på Mamut Enterprise E3, E4 eller E5. Vær oppmerksom på at du må påregne en implementeringstid på ca dager fra du starter prosessen til du er klar med kortbetaling i din nettbutikk. Site ID: Når avtalen er godkjent og klar til bruk vil du motta en Site ID fra Netaxept som du må registrere i fanekortet Betalingstjenester i Mamut Business Software. Du kan lese mer om Enterprise-utvidelsen på eller du kan kontakte din kontaktperson på Mamut for mer informasjon og bestilling. WorldPay: Ønsker du å tilby kortbetaling med WorldPay som betalingsaktør må du selv ta kontakt med Worldpay for å inngå en avtale. Når avtalen er godkjent og det er klart for at du kan ta i bruk betalingsløsningen, vil du motta en InstallasjonsID fra WorldPay som du må registrere i fanekortet Betalingstjenester i Mamut Business Software. Du kan lese mer om WorldPay på Når du har inngått en avtale med en betalingsaktør kan du velge aktuell aktør i nedtrekkslisten Velg betalingstjeneste. Deretter må du registrere en ID som du får fra aktøren. Merk! Du må publisere ditt nettsted på nytt etter å ha satt innstillinger for betalingstjenester og opprettet betalingsformer for at betalingsløsningen skal bli tilgjengelig på ditt nettsted. Netaxept Ønsker du å tilby kortbetaling med Netaxept som betalingsaktør må du kjøpe Enterprise-utvidelsen Mamut Enterprise Netaxept. Dette forutsetter at du har en gyldig lisens på Mamut Enterprise E3, E4 eller E5. Netaxept eies av DnB NOR som er Norges største aktør innen betalingsformidling. Med Mamut Enterprise Netaxept blir nettkunden overført til Netaxepts løsning etter å ha gått gjennom bestillingsprosedyren i nettbutikken. Kortinformasjon gis her kun til Netaxept. Dette innebærer en sikker og trygg netthandelsprosess. For kundene vil Mamut Enterprise Netaxept redusere barrierene for å handle med kredittkort på nett. Dessuten er du sikrere på å få betaling. Du kan lese mer om Mamut Enterprise Netaxept på 238

246 OM NETTBUTIKK WorldPay Hvem/hva er WorldPay? WorldPay er et online clearingshouse som tar seg av hele transaksjonsprosessen når en kunde i din nettbutikk ønsker å betale med kredittkort. WorldPay sørger for at sikkerheten er ivaretatt og at svindel unngås. Videre har du som selger, og kunden din, muligheten til å logge seg på WorldPay sin website for å sjekke transaksjonen. Du kan lese mer om WorldPay på Internettadressen Hvordan fungerer løsningen for deg som eier av nettbutikken? Alle ordrer som foretas i nettbutikken din, inkludert ordrer hvor kredittkort er valgt som betalingsform, lastes ned på vanlig måte i Mamut Business Software. Eneste forskjellen er at ordrer hvor kredittkort er valgt som betalingsform også vil inkludere en transaksjons-id. Dette IDnummeret gjør det mulig for deg å spore ordren/transaksjonen i et online administreringssystem du har tilgang på hos WorldPay, også kalt CMS (Customer Managment System). Se nedenfor for mer informasjon om CMS. Så snart du har sendt varene til kjøper, logger du deg på administreringssystemet CMS og angir at beløpet kan trekkes fra kjøpers konto. Beløpet overføres da til din "Merchant account". Hver uke blir da beløpet fra din "Merchant account" til din "virkelige" konto overført. Hvordan fungerer løsningen for kunden? Når kunden i din nettbutikk har valgt varer i handlekurven, trykker han/hun knappen for bestillingen. Kunden velger så leverings- og betalingsmetode. Videre fyller han/hun ut et skjema med informasjon om seg selv. Deretter vises en ordrebekreftelse på skjermen. Når denne bekreftes, vil kunden automatisk bli overført til WorldPay sin nettsider. Her legges kredittkortinformasjon inn, og WorldPay verifiserer om informasjon er korrekt. Når informasjonen er verifisert vil beløpet bli reservert, men ikke trekt, på kjøpers konto. Deretter mottar kjøper en kvittering både på skjermen og per e-post. Her vil han/hun finne et Merchants Reference (cart-id), et unikt ID-nummer for ordren, og en transaksjons-id. Disse kan brukes til å spore ordren i et online administrasjonssystem som kunden vil få tilgang på hos WorldPay. Kunden vil også motta en ordrebekreftelse fra nettstedet (Mamut) per e-post når handlekurven til selger mottar tilbakemelding fra WorldPay om at kortet er godkjent. Merk! Husk at beløpet i første omgang kun blir reservert på kjøpers konto. Det er først når du som eier av nettbutikken har sendt varene, at beløpet kan trekkes fra kjøpers konto og overføres til din konto. Du som eier av nettstedet må selv logge deg på CMS, et online administreringssystem, og registrere at du skal ha betalt for varene som er sendt. All kredittkortinformasjon legges inn på en såkalt "Secure Server" hvor all informasjon krypteres slik av svindel unngås. 239

247 NETTHANDEL REDIGER NETTSTED Velg nettsted Når du har registrert ditt nettsted kan du begynne å tilpasse og redigere innholdet som du ønsker å presentere på ditt nettsted. Redigering gjøres i modulen Rediger nettsted som du finner ved å velge Vis - Netthandel - Rediger Nettsted. Modulen er bygget opp som en veiviser der du, ved å klikke Neste i hvert vindu, blir ledet innom alle fanekort der du kan registrere informasjon. Du kan også velge å gå direkte til fanekortene Virksomheten, Innhold, Nettbutikk og Designmal og fanekortene som ligger under disse igjen og legge inn informasjon. Dersom du har opprettet mer enn ett nettsted for firmadatabasen du har åpen, må du velge hvilket av nettstedene du ønsker å åpne. Dette valget må du ta både ved redigering av nettstedet, eller ved endringer i nettstedinnstillingene. Du kan også opprette nye nettsteder, endre navn på eller slette eksisterende nettsteder gjennom dette vinduet. Listen gir deg informasjon om: Nettsted: Arbeidstittelen for nettstedene. Registrering: Internettadressen som nettstedene er registrert på. Sist oppdatert: Dato og klokkeslett for siste oppdatering av nettstedet på Mamuts server. Slik velger du et nettsted 1. Merk nettstedet du vil endre på. 2. Klikk OK. Du vil nå få tilgang til innstillingene eller redigering av valgt nettsted. 240 Hvordan opprette et nytt nettsted 1. Klikk Ny. Dersom du ikke har ledig lisens til å opprette flere nettsteder, er ikke dette valget mulig. Administrasjon av lisenser gjøres gjennom Administrasjon av nettsteder. 2. Skriv inn navnet på det nye nettstedet. Dette vil være din arbeidstittel for nettstedet.

248 REDIGER NETTSTED 3. Gå gjennom veiviseren Registrering av nettsted. Du kan nå gå i gang med å redigere nettstedet ditt. Hvordan opprette en kopi av et nettsted 1. Merk nettstedet du vil lage en kopi av. 2. Klikk Dupliser. Dersom du ikke har ledig lisens til å opprette flere nettsteder, er ikke dette valget mulig. Administrasjon av lisenser gjøres gjennom Administrasjon av nettsteder. 3. Skriv inn navnet på det nye nettstedet. Dette vil være din arbeidstittel for nettstedet. 4. Gå gjennom veiviseren Registrering av nettsted. Om du ønsker at det nye nettstedet skal overta navnet til den gamle, må du først avregistrere det gamle nettstedet gjennom Administrasjon av nettsteder. Du kan nå gå i gang med å endre informasjonen fra det gamle nettstedet gjennom Redigere nettsted. Hvordan slette et nettsted 1. Merk nettstedet du vil slette. 2. Klikk Slett. Dersom siden er registrert kobles du opp mot Internett og siden blir avregistrert. Dette vil slette all informasjon som er lagret under nettstedet på serveren hos Mamut. Lisens for nettstedet vil fremdeles være reservert dette nettstedet. Denne lisensen bør derfor frigjøres under Administrasjon av nettstedlisenser. Hvordan endre navn på et nettsted 1. Merk nettstedet du vil endre navn på. 2. Klikk Rediger. 3. Endre på navnet til nettstedet. Dette vil være din nye arbeidstittel for nettstedet. 4. Klikk OK. Listen blir oppdatert med det nye navnet. Du kan også endre navn på nettsted under Nettstedinnstillinger - Aktivt nettsted. Meny I fanekortet Meny finner du linker til de mest sentrale funksjonene i modulen. Ved redigering av nettstedet ditt kan du gå gjennom hele modulen, trinn for trinn, ved å klikke Neste. Alternativt kan du klikke på linkene i fanekortet Meny eller du kan gå direkte til fanekortene Virksomheten, Innhold, Nettbutikk og Designmal. Innstillingene er beskrevet samlet i avsnittet Nettstedinnstillinger. Innstillingen for kundestatusfiler finner du imidlertid under firmainnstillingene for kontaktoppfølging, via knappen Avansert, og knappen Kundestatusfil innstillinger. 241

249 NETTHANDEL Virksomheten Selskapsinformasjon I fanekortet Selskapsinformasjon kan du legge inn navn, adresse og annen kontaktinformasjon du vil skal være tilgjengelig for kunder som besøker nettstedet ditt. Ved å klikke Hent fra firmainnstillinger vil informasjonen som er registrert i firmainnstillinger bli hentet inn..linken/knappen til siden med selskapsinformasjon heter som standard O m o s s, og vil vises både på nettstedet, i nettbutikken og i kassen. Ønsker du å endre teksten "Om oss" kan du endre ledeteksten ved å klikke på knappen Rediger tekst til venstre for Om oss i fanekortet Selskapsinformasjon. Topptekst I fanekortet Topptekst kan du velge om du vil benytte Forenklet topp med firmalogo eller om du vil benytte Avansert topp med eget innhold. Ved valg av Forenklet topp med firmalogo kan du sette inn firmalogo ved å klikke på knappen Velg logofil. Du vil da kunne bla deg frem til katalogen der du har lagret logofilen din. Anbefalt logostørrelse er 120 x 70 piksler og i formatet GIF eller JPG. Det er mulig å benytte en bredere logo i flere av designmalene. Velger du Avansert topp med eget innhold kan du tilpasse din egen topptekst som kan vises på alle sider på nettstedet, i nettbutikken og ved betaling i kassen. Toppteksten kan inneholde både tekst, logo og eventuelt andre bildefiler om ønskelig. Innholdet kan redigeres på samme måte som innhold på andre sider på nettstedet. 242

250 REDIGER NETTSTED Merk! Ikke alle programversjoner og/eller designmaler inneholder funksjonaliteten for Topptekst. Dette gjelder designmaler der området avsatt til header er plassert ved siden av innholdsdelen, altså ikke over/oppå. Det vil her bare være hensiktsmessig med en liten firmalogo. Tips! Bruk av firmalogo (i form av GIF med transparent bakgrunnsfarge), gjerne plassert oppå et bakgrunnsbilde som er relatert til din bedrift/bransje, er for tiden mye brukt innen nettsteddesign. Ved hjelp av slike enkle metoder er det mulig å på egen hånd få til et profesjonelt og unikt preg på dine nettsider. Du kan selvsagt også sette inn linker internt på nettstedet, eller eksterne linker, i dette området. Bruk gjerne tabeller for å strukturere innhold og sette av ønsket plass. 243

251 NETTHANDEL Beskrivelse av selskapet I fanekortet Beskrivelse av selskapet kan du legge selskapsinformasjon og annen relevant informasjon som f.eks. visjoner, forretningsidé, mål og fakta om selskapet og annet du ønsker at besøkende på ditt nettsted skal vite om selskapet. Du kan formatere teksten og sette inn bilder, tabeller og linker om ønskelig..ved å klikke på knappen Sett inn selskapsinformasjon vil kontaktinformasjonen som er registrert i fanekortet Selskapsinformasjon bli hentet inn. 244

252 REDIGER NETTSTED Innhold Hovedside På fanekortet Hovedside legger du informasjon og evt. bilder som skal vises på nettstedets hovedside. Når du har skrevet inn ønsket informasjon kan du formatere teksten ved hjelp av de ulike verktøyene i knapperaden. Tips! Husk at den første siden på nettstedet ditt vil forme kundens førsteinntrykk. Det kan være en god idé å fortelle litt om hensikten med nettstedet, hva kunden kan finne av informasjon etc. Klikk Neste når du er ferdig for å gå til neste fanekort. 245

253 NETTHANDEL Kampanje I fanekortet Kampanje kan du presentere spesielle tilbud for besøkende på ditt nettsted. Kampanjesiden vil være det første kundene møter når de besøker sidene dine. Siden vil forsvinne etter det antall sekunder du har bestemt den skal vises i Tidsforsinkelse i sekunder, og kunden vil bli videresendt til hovedsiden. Klikk Neste for å komme til neste fanekort. Produktutvalg I fanekortet Produktutvalg bestemmer du hvilke av dine produkter som skal være tilgjengelig for salg i nettbutikken din..ved å klikke Ny kan du legge til nye produkter i selve produktregisteret..merk et produkt i listen og klikk Rediger for å redigere selve produktet..ved å klikke Produktutvalg i nettbutikk vil du få opp et vindu der du enkelt kan administrere hvilke av dine produkter som skal være tilgjengelig i nettbutikken. Se eget avsnitt for mer informasjon. Merk! For at dine produkter skal være tilgjengelig for overføring må du i fanekortet Nettbutikk i produktregisteret ha merket av for Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder..hvis du har gjort endringer i produktregisteret som påvirker produkter du har eller skal ha tilgjengelig i din nettbutikk kan du klikke Oppdater. Listen vil da vises med endringene du har gjort..knappen Nettstedinnstillinger for produkt åpner vinduet med nettstedinnstillinger for markert produkt. 246

254 REDIGER NETTSTED Egendefinert felt for produkter: I dette feltet kan du legge inn en kort melding som vil vises i nettbutikken for alle produkter. Eksempel: "Alle oppgitte priser er inkl. mva.". Standard produktgruppe: Her kan du selv velge hvilken av dine produktgrupper som skal vises som standard når besøkende klikker seg inn i nettbutikken din. 247

255 NETTHANDEL Produktliste.Ved å klikke Produktutvalg i nettbutikk i vinduet vil du få opp et vindu der du enkelt kan administrere hvilke av dine produkter som skal være tilgjengelig i nettbutikken. Det gjøres ved å markere produktene i produktoversikten øverst, og flytte de ved hjelp av piltastene til vinduet nederst. Det er det nederste vinduet som viser produktutvalget i nettbutikken. Produktene vil være tilgjengelig i nettbutikken din etter at du har oppdatert nettstedet. 248

256 REDIGER NETTSTED Nettstedinnstillinger for produkt I vinduet Nettstedinnstillinger for produkt setter du innstillinger for visning av produktet i nettbutikken. Innstillingsvinduet kan åpnes både via fanekortet Produktutvalg under Rediger nettsted - Innhold og via fanekortet Nettbutikk i produktregisteret. Standard Produktbilde: Her kan du enten velge Sett inn bilde i nedtrekkslisten og klikke på Ny for å sette inn et bilde av produktet som du har liggende på maskinen, eller du kan velge Link til bilde dersom produktbildet ligger publisert på Internett og skrive/lime inn webadressen til produktbildet i feltet Bilde-URL. Ny-knappen åpner et vindu der du kan bla deg frem på maskinen din og markere bildefilen du skal sette inn. Sletter bildet fra nettstedinnstillingene for produktet (ikke fra maskinen)..har du valgt Link til bilde og skrevet inn webadressen til bildet kan du klikke på Gå til www-side og få vist produktbildet i nettleseren. Produktbeskrivelse: Du kan sette inn to ulike produktbeskrivelser per produkt. En kort beskrivelse som vises i produktlisten rett under produktlisten og en detaljert beskrivelse som vises ved klikk på Mer info-link, produktbilde og produktnavn. Redigerer eller legger til produktbeskrivelse. Velg kort eller detaljert beskrivelse i nedtrekkslisten før du klikker Rediger. Tilbakestiller produktbeskrivelsen til slik beskrivelsen var før siste redigering. Mer info (underside): I nedtrekkslisten kan du velge mellom undersider du har opprettet for ditt nettsted. 249

257 NETTHANDEL Avansert Tillat kjøp av mindre enn hele enheter: Ønsker du å kunne selge produkter som er mindre enn hele enheter via nettbutikken må du merke av for Tillat kjøp av mindre enn hele enheter. Innstillingen vil være tilgjengelig når du har merket av for at produktet Skal kunne selges på ett eller flere nettsteder og i tillegg har angitt at du vil benytte en eller flere desimaler for lagerenhet i firmainnstillinger for produkt. Innstillingen finner du ved å velge Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Produkt og fanekortet Lagerhåndtering. Merk! Du må publisere ditt nettsted på nytt etter å ha satt innstillingen på de produktene det skal være mulig å bestille mindre enn hele enheter av i din nettbutikk. Nyheter På fanekortet Nyheter kan du legge til nyheter og artikler som du ønsker å publisere på ditt nettsted. Dersom du ønsker at nyheten/artikkelen skal vises på hovedsiden på ditt nettsted, kan du merke av for Vis på forside. Hvordan opprette en ny artikkel 1. Klikk Ny for å opprette en ny artikkel. 2. Skriv inn Tittel, Innledning og Tekst. 3. Formater teksten som du ønsker den skal se ut på ditt nettsted. 4. Klikk OK. Artikkelen/nyheten vil være tilgjengelig på ditt nettsted etter at du har oppdatert nettstedet ditt. 250

258 REDIGER NETTSTED Hvordan bestemme rekkefølgen på artiklene? Ved hjelp av knappene og kan du flytte på artiklene dine så de kommer i ønsket rekkefølge. Undersider Undersider er separate sider på ditt nettsted hvor du kan gi tilleggsinformasjon til kundene dine. Du kan opprette en underside for hvert enkelt produkt med detaljert informasjon og kanskje et stort bilde av produktet, om ønskelig. For å linke en underside til et produkt må du først opprette undersiden. Deretter går du til fanekortet Nettbutikk i produktkortet og velger undersiden i nedtrekkslisten Mer info (underside). Hvordan opprette en ny underside 1. Klikk Ny for å opprette en ny underside. 2. Skriv inn Tittel, Innledning og Tekst for undersiden. 3. Bruk redigeringsverktøyene i verktøylinjen for å tilpasse teksten slik du vil den skal vises på ditt nettsted. 4. Marker avmerkingsboksen Vis i meny dersom du ønsker at undersiden skal vises i sidemenyen på forsiden. 5. Klikk OK. Du har nå opprettet en ny underside. Hvordan bestemme rekkefølgen på undersidene? Ved hjelp av knappene og kan du flytte på undersidene dine så de kommer i ønsket rekkefølge. Tips! Du har også muligheten til å knytte vedlegg til undersider. Kontaktsider Ved hjelp av Kontaktsider gir du kundene mulighet til å kontakte selskapet ditt på en enkel måte. Når du oppretter en kontaktside, oppretter du egentlig et skjema som kundene fyller ut med informasjonen du valgt må fylles ut. Kontaktsider kan opprettes for generell kontakt, påmelding til nyhetsbrev, gratis katalog, o.l. Informasjon som kunder registrerer via dine kontaktsider kan du laste ned som aktiviteter ved å klikke Hent nettsteddata. Importerte aktiviteter vil overføres automatisk til aktivitetsregisteret. Ved å klikke Ny kan du opprette en ny kontaktside. I vinduet som åpnes skriver du inn Tittel og eventuelt en Beskrivelse av kontaktsiden. Tittelen du skriver inn vil vises i menyen på nettstedet. Standard På fanekortet Standard merker du av i kolonnen Vis for kundeinformasjon som du ønsker utfylt og i kolonnen Påkrevet for informasjon som kunden må fylle ut. 251

259 NETTHANDEL Vis og påkrevet: Når du markerer en avmerkingsboks i kolonnen Påkrevet, betyr det at kunden må fylle ut feltet for å komme videre. Når du bare velger Vis er feltet synlig, men valgfritt å fylle ut. I det blanke feltet nederst i kolonnen til høyre kan du legge inn et Egendefinert felt. Et eksempel på dette kan være "Skriv inn din melding her:". Skriv også inn ønsket e-postadresse for tilbakemeldinger. Dersom du merker av for Motta via e- post vil du motta en e-post med informasjon fra kunden i tillegg til at du kan laste ned aktiviteten ved henting av nettsteddata. Merk! Kunder som tar kontakt via en kontaktside vil motta en automatisk generert e-post som bekreftelse på henvendelsen. I tillegg til kopi av informasjonen de har oppgitt vil e-posten også informere om at bekreftelsen i seg selv ikke er en indikasjon på at henvendelsen er lest eller behandlet. Avansert På fanekortet Avansert kan du merke av for Ytterligere informasjon du ønsker om kunden. I nedtrekkslistene kan du velge blant dine Egendefinerte felt. Du kan redigere alternativene i Standardregisteret ved å høyreklikke i nedtrekkslisten og velge "Endre i standardregister". Merk av for hvilke felter som skal vises i kontaktskjemaet og hvilke det er påkrevet at kunden fyller ut. Ved å merke av Oppdater kontakt kan informasjon i kontaktregisteret oppdateres automatisk på eksisterende kunder. Marker hvilken statusinformasjon du vil at kundene skal fylle ut ved kontakt. Du kan redigere alternativene via Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Kontaktoppfølging under Feltbeskrivelser. 252

260 REDIGER NETTSTED Tips! Nederst kan du knytte de som sender inn informasjon via kontaktsidene til en gruppe. Dette oppdaterer kontaktkortet, og vil dermed gjøre det enklere å følge opp disse kontaktene senere, for eksempel ved å sende ut en samlet e-post til disse. 253

261 NETTHANDEL Verktøy Verktøy for innhold på nettstedet Ikon Beskrivelse Ved hjelp av funksjonen Åpne HTML-fil kan du importere HTML-filer som er opprettet i andre programmer. På den måten kan du selv legge inn mer avansert HTML enn det som er mulig å lage i editoren. VIKTIG: Når du importerer en HTML-side som du har laget i et annet program, er det viktig å være klar over at filen ikke vil inneholde evt. bilder og andre objekter du har lagt inn i filen, men relative referanser til bildene. Det vil settes av plass til bilder men du må manuelt legge inn bildene i Mamut etterpå ved hjelp av funksjonen Sett inn bilde. Disse knappene brukes når du vil endre font. Bruk knappen til venstre for å få automatisk nummerering og knappen til høyre for å få automatisk punktliste. Disse knappene heter Reduser innrykk og Innrykk. Bruk knappen til venstre når du vil fjerne/minske et innrykk i teksten, og knappen til høyre for å lage innrykk. Ved hjelp av disse tre knappene kan du henholdsvis venstrejustere, sentrere og høyrejustere teksten. Du klipper ut ved hjelp av knappen til venstre, du kopierer med knappen i midten og limer inn ved hjelp av knappen til høyre. Du kan også høyreklikke med musen og velge ett av disse alternativene fra listen som da åpnes. Med disse to knappene kan du henholdsvis Angre og Gjenta inntastinger. Med knappen til venstre, Sett inn tabell, kan du sette inn tabeller hvor du spesifiserer antall rader og kolonner. I midten finner du Vis/skjul rutenett, som skrur av visningen av rutenettet på "usynlige" tabeller. Med knappen Sett inn hyperlink, som du finner helt til høyre, kan du opprette en link til en annen nettside. Først merker du teksten/bildet som skal fungere som en link, deretter klikker du på denne knappen og skriver inn adressen (Url-en) som du vil det skal linkes til. Se mer om dette nedenfor. Klikk på denne knappen for å sette inn bilde. Da åpnes et dialogvindu hvor du henter opp bildet, legger inn tekst til "verktøytips" (eng. "tooltip"), velger posisjon og høyde/bredde for bildet. Se mer om dette nedenfor. Klikk på den lille pilen til høyre for knappen for å velge evt. bakgrunnsbilde/farge til teksten. Velger du farge, åpnes et vindu hvor du klikker på ønsket fargealternativ og klikker OK. Velger du bilde, åpnes et vindu hvor du henter opp bildet, velger plassering og evt. repetering i bakgrunnen. Alt skriftlig innhold på nettstedet opprettes som i et vanlig tekstredigeringsprogram. Tips! Ved å trykke [Enter] får du nytt avsnitt, hvis du i stedet trykker [Shift]+[Enter] får du et vanlig linjeskift. 254

262 REDIGER NETTSTED Hyperlink.Ved hjelp av knappen Sett inn 'hyperlink', som er tilgjengelig i verktøylinjen på alle innholdssider under Rediger nettsted, kan du enkelt sette inn linker til bl.a. andre nettsteder, interne produktsider, nyhetssider, undersider, kontaktsider m.m. For å lage en link må du først markere teksten/bildet du vil linke og deretter klikke på knappen Sett inn 'hyperlink'. Vinduet Hyperlink vil da åpnes og du kan velge type link og hva du vil linke til. I feltet Tekst til verktøytips kan du skrive inn en liten forklarende tekst (Tooltip) som vil vises når musen beveges over linken eller bildet som er linket. Under knappen Avansert kan du i tillegg Angi standard mål for linking (Target), slik at du kan bestemme om linken skal åpnes Standard, i Nytt vindu, i en Overordnet ramme (Parent frame), i Samme ramme eller i Øverste ramme. Dette gir deg som administrator langt bedre muligheter til å skreddersy ditt nettsted. Tips! Du kan også skrive inn en link direkte i teksten, f.eks. Teksten vil da automatisk bli gjort om til en link. Alternativer for type hyperlink URL: Skriv inn URL-en til nettsiden du vil linke til. er forhåndsutfylt, slik at du bare trenger å skrive inn f.eks. Produkt: Velger du å linke til en produktside kan du klikke på søkeknappen for å bla deg frem til produktet du vil linke til. Vil du at produktet skal legges i handlekurven ved klikk på linken kan du merke av for Legg direkte i handlekurv. Merk! Denne funksjonen vil ikke fungere på samme måte for produkter som selges i ulike varianter, ved valg av hovedproduktet. Brukeren vil i stedet ledes til siden for valg av variant. Nyheter: Her kan du velge blant nyhetene/artiklene du har opprettet. Underside: Her kan du velge blant undersidene du har opprettet. Kontaktside: Her kan du velge blant kontaktsidene du har opprettet. Produktgruppe: Klikk på søkeknappen og bla deg frem til aktuell produktgruppe i oversikten over alle produkt- og undergrupper. Vedlegg: Velger du å linke til et vedlegg vil du i nedtrekkslisten kunne velge blant eksisterende vedlegg på nettstedet. Vil du legge til et nytt vedlegg klikker du på søkeknappen og deretter Ny. Du kan nå bla deg frem til aktuelt dokument på maskinen din. Nettsted: Dette valget gir deg mulighet til å linke direkte til Hovedsiden, Om oss, Nyhetsliste, Kampanje, Logg inn, Ny bruker, Tips en bekjent eller Nettstedkart. Merk! Alternativene kan variere avhengig av hvilket program og tilleggsprodukter du har. 255

263 NETTHANDEL Sett inn hyperlink Slik setter du inn en hyperlink 1. Marker teksten eller bildet du ønsker å linke. 2..Klikk Sett inn 'hyperlink'. 3. Velg Type link i nedtrekkslisten for dette. 4. Skriv inn URL eller velg hva du vil linke til i nedtrekkslisten til høyre. 5. Klikk på knappen Avansert og spesifiser hvordan linken skal åpnes dersom du har andre ønsker enn det som er standard. 6. Klikk OK. Når du har oppdatert nettstedet ditt vil det være mulig å klikke på teksten/bildet du har linket, og komme rett til siden du har linket til. Sett inn vedlegg Det kan ofte være ønskelig å legge ut dokumenter med mye informasjon som vedlegg for nedlasting i stedet for å legge all teksten ut på selve nettstedet. Eksempler på vedlegg kan være komplette prislister i Excel, større dokumenter i Word-format*, informasjonsbrosjyrer og kataloger i PDF-format..Funksjonaliteten for å sette inn vedlegg på ditt nettsted finner under funksjonen Sett inn hyperlink. Slik setter du inn et nytt vedlegg 1. Marker teksten som skal linkes til et vedlegg. 2..Klikk Sett inn hyperlink. 3. Velg Vedlegg i nedtrekkslisten Type. 4..Klikk på søkeknappen. 5..Klikk Ny. 6. Bla deg frem til dokumentet som skal være vedlegg på nettstedet. 7. Klikk OK. 8. Marker dokumentet i listen over vedlegg. 9. Klikk OK. Besøkende på ditt nettsted vil få tilgang til vedlegget etter at du har publisert ditt nettsted på nytt. * Microsoft Excel, Microsoft Word. Tips! Informer gjerne om hvilket filformat vedlegget er i slik at besøkende vet hvilket program de trenger for å kunne lese vedlegget. Dette kan gjøres i teksten som linkes til vedlegget. Eks. "Klikk her for å laste ned katalog i PDF-format". 256

264 REDIGER NETTSTED Sett inn bilde.ved hjelp av knappen Sett inn bilde kan du enkelt sette inn bilder på ditt nettsted. Mamut støtter bildeformatene JPEG, GIF og BMP. JPEG brukes ofte til bilder av høy kvalitet med mange farger, mens GIF er et format som gjerne brukes til bilder med færre farger. Dette bør du tenke på dersom du har begrenset lagringsplass på server, eller om du henvender deg til kunder med dårlig linjekapasitet eller modem. Før du setter inn bildet må du sørge for at bildefilen er lagret lokalt på maskinen din og at filnavnet ikke inneholder æ, ø eller å. Det samme gjelder mellomrom. Slik setter du inn bilde 1. Klikk Sett inn. Vinduet Egenskaper for bilde åpnes. 2. Skriv inn Kilden til bildet eller bla deg frem til bildefilen ved hjelp av søkeknappen. 3. Skriv inn Tekst til verktøytips (Tooltip) dersom du ønsker å vise en liten forklarende tekst når musen beveges over det aktuelle bildet. 4. Velg ønsket Posisjon i nedtrekkslisten dersom du ønsker annen plassering enn standard. 5. I feltene for Bredde og Høyde kan du justere størrelse på bildet. Merk! Kvaliteten på bildet kan bli redusert når du benytter denne funksjonen. For å beholde optimal kvalitet på bildet bør du foreta redigeringen av størrelsen i et bildebehandlingsprogram. 6. Klikk OK. Bildet du har satt inn vil vises på nettstedet ditt etter at du har oppdatert nettstedet. Sett inn tabell.det kan ofte være hensiktsmessig å opprette tabeller for å strukturere innholdet på nettsiden. Tabeller kan hjelpe deg å plassere tekst og bilder nøyaktig der du ønsker det. Uten bruk av tabeller kan det være vanskelig å kontrollere elementers plassering i forhold til hverandre. Ønsker du for eksempel å plassere en tekst ved siden av et bilde, blir dette komplisert uten å gjøre bruk av tabeller. I Mamut oppretter du enkelt tabeller ved å klikke på knappen Sett inn tabell. Slik oppretter du en tabell 1..Klikk Sett inn tabell. 2. Angi antall rader du vil ha i tabellen. 3. Angi antall kolonner du vil ha i tabellen. 4. Velg hvilken Posisjon tabellen skal ha på nettsiden. Du kan velge mellom Venstre, Høyre eller Sentrert. 257

265 NETTHANDEL 5. Skriv inn en Overskrift dersom tabellen skal ha det. 6. Merk av for Vis rammer om du ønsker at tabellen skal vises med synlige rammer på Internett. Som standard er det ikke merket av for at rammene skal vises da usynlige rammer normalt gir best resultat. 7. Klikk OK. Du har nå opprettet en tabell og kan sette inn tekst og bilder i tabellen..vis/skjul rutenett Dersom du har valgt at tabellen ikke skal vise rammene, kan det være vanskelig å legge inn informasjon i tabellen. For å løse dette kan du klikke på knappen Vis/skjul rutenett. Du vil da kunne se rammene ved registrering av informasjon. Klikk på knappen igjen for å fjerne rammene. Åpne HTML-fil.Ved hjelp av funksjonen Åpne HTML-fil kan du importere HTML-filer som er opprettet i andre programmer. På den måten kan du selv legge inn mer avansert HTML enn det som er mulig å lage i editoren. Hvordan sette inn en HTML-fil 1. Klikk Åpne HTML-fil. 2. Advarsel om at import av HTML-fil vil overskrive alt innhold på den aktive siden vises. Klikk OK. 3. Bla deg frem til filen du ønsker å importere, marker filen og klikk OK. Innholdet i HTML-filen vil nå vises på siden der du har importert filen. VIKTIG: Når du importerer en HTML-side som du har laget i et annet program, er det viktig å være klar over at filen ikke vil inneholde evt. bilder og andre objekter du har lagt inn i filen, men relative referanser til bildene. Det vil settes av plass til bilder men du må manuelt legge inn bildene i Mamut Business Software etterpå ved hjelp av funksjonen Sett inn bilde. 258

266 REDIGER NETTSTED Design Designmal I fanekortet Designmal bestemmer du utseende og farger for ditt nettsted. Designmalene er inndelt i to underliggende fanekort, ett for Nettsted og ett for Nettbutikk. Opprett en ny fargekombinasjon Ved å definere egne fargekombinasjoner kan du gi ditt nettsted et personlig preg som samsvarer med virksomhetens øvrige profil. Dette gjøres ved hjelp av en veiviser hvor du kan opprette egne fargekombinasjoner fra grunnen av eller basere de på en allerede eksisterende fargekombinasjon. Steg 1 Her legger du inn navnet på din nye fargekombinasjon og bestemmer om du vil opprette fargekombinasjonen fra grunnen av eller om du vil basere den på en allerede eksisterende fargekombinasjon. 1..Klikk Opprette ny fargekombinasjon. 2. Skriv inn Navn på ny fargekombinasjon. Navnet kan velges i listen over fargekombinasjoner etter at veiviseren er fullført. Dersom du ønsker å ta utgangspunkt i en eksisterende kombinasjon, merker du av for å Arve farger fra eksisterende fargekombinasjon, og velger fargekombinasjonen du ønsker å arve fargene fra. 3. Klikk Neste. Steg 2 Hvert fargefelt er sortert under flere fanekort etter plassering på nettstedet. Ved å velge et fargefelt får du ekstra informasjon om hvor på nettstedet feltet befinner seg og fargekoder for valgte farge. 259

267 NETTHANDEL 1. Velg ønsket fargefelt. 2..Klikk Endre verdi for valgt farge. 3. Velg fargen du ønsker å benytte fra fargekartet. Ønsker du å definere din egen farge kan du klikke Define custom colors. 4. Gjenta stegene overfor på alle feltene du ønsker å endre. 5. Klikk Fullfør. Du kan tilbakestille fargene til utgangspunktet i en fargekombinasjon ved å klikke Tilbakestill. Egenskaper for valgt mal I egenskaper for valgt mal kan du bestemme om designmalen du har valgt skal benytte rammer (frames) eller ikke samt hvilken fonttype som skal benyttes i menyer og tekst på nettstedet. Designmaler som bruker rammer som standard vil være merket av, men det vil i flere tilfeller være mulig å overstyre dette manuelt. Det gjelder også designmaler som i utgangspunktet ikke bruker rammer. Standardinnstillingen er som regel det som passer best for malen, men man kan overstyre om ønskelig. Fordeler med rammer Det er enklere å navigere, spesielt med masse innhold på en side. Navigeringsmenyen flytter ikke på seg når man blar nedover i innholdet. (Dette er dog litt avhengig av navigeringsmenyens plassering). Klarere oppdeling av innholdet på siden. Fordeler uten rammer Man unngår scrollbarer hvis det ikke er for mye innhold på siden, ofte med den følge at det blir et renere design. Innholdet blir rangert høyere i søkemotorer. 260

268 REDIGER NETTSTED Skrifttyper Du kan velge blant et utvalg skrifttyper (fonter) som egner seg for nettsteder. Skrifttypene benyttes i menyer og innhold på nettstedet. Arial (Web safe f.o.m IE 3) Verdana (Web safe f.o.m. IE 3) Times New Roman (Web safe f.o.m. Windows 3.1) Tahoma (Web safe f.o.m. IE 4) Trebuchet MS (Web safe f.o.m. IE 3) Georgia (Web safe f.o.m. IE 4) Merk! Endringer av skrifttypene her endrer ikke Nettbutikken, kun på Nettstedet. Valg av skrifttype angir førstevalget for visning av tekst i leserens nettleser ved besøk på nettsidene. Enkelte nettlesere vil kunne ignorere førstevalget og følge 2. og 3. valg som vil følge standard for malen. Designmal Nettsted Ved bruk av designmaler kan du gi ditt nettsted et helhetlig design bygget på et spesielt tema eller form. Hvordan bestemme utseendet på nettstedet Begynn med å Velge designmal i venstre vindu. Ønsker du å benytte rammer kan du velge dette under Egenskaper for valgt mal. Deretter kan du Velge fargekombinasjonen du ønsker å benytte. Du kan også opprette nye eller redigere fargekombinasjoner, samt tilbakestille til standard. 261

269 NETTHANDEL Sjekk forhåndsvisningen av designmalen og fargekombinasjonen du har valgt. Forhåndsvisningen vil automatisk oppdateres så lenge Automatisk oppdatering er aktivert. Hvis denne er deaktivert må du klikke Oppdater for å se endringene. Merk! Dette er kun en forhåndsvisning av en eksempelmal og ikke en reell forhåndsvisning av ditt nettsted..når du har valgt design for nettstedet ditt kan du oppdatere nettstedet ditt herfra ved å klikke på ikonet for dette. Tips! Benytter du en designmal som ligger i kategorien Old (Expires 2008) bør du ta en titt på de andre designmalene og bytte til en av disse. Utgående maler vil fortsatt være tilgjengelige i denne versjonen, men vil ikke være mulig å velge i neste versjon. Merk! Nettsteder som er basert på en mal som har utgått vil få tildelt en standard designmal. Designmal Nettbutikk Ved bruk av designmaler kan du gi din nettbutikk et helhetlig design bygget på et spesielt tema eller form. Hvordan bestemme utseende på nettbutikken 1. Velg en designmal ved å klikke på et av designmalnavnene. 2. Bestem farge for de ulike fargefelter og tekster. Samtlige designmaler innholder forhåndsbestemte fargekombinasjoner, men du kan selv definere egne farger. 3. Sjekk forhåndsvisningen av din nettbutikk i feltet lengst til høyre. Du kan også velge størrelsen på forhåndsvisningen ved å zoome inn og ut ved hjelp av Zoom funksjonen. 262

270 REDIGER NETTSTED Etter å ha endret utseende på nettbutikken bør du kjøre en full oppdatering av nettstedet ditt for at endringene skal vises på Internett. Du kan forhåndsvise nettbutikken i en nettleser ved å velge Vis i nettleser. Hvordan endre farger i nettbutikken 1. Klikk på teksten i listen for fargebeskrivelsen du ønsker å endre. 2..Klikk Endre. 3. Velg fargen du ønsker å benytte fra fargekartet. Ønsker du å definere din egen farge kan du klikke Define custom colors. 4. Gjenta stegene ovenfor på alle feltene du ønsker å endre. 5..Klikk på Tilbakestill hvis du angrer fargevalg og vil gå tilbake til det opprinnelige. Etter å ha endret farger på nettbutikken bør du kjøre en full oppdatering av nettstedet ditt for at de nye fargene skal vises på Internett. Nettbutikk Produktgrupper I fanekortet Produktgrupper kan du sette innstillinger som bestemmer hva som skal skje når man klikker på en produkt- eller undergruppe i nettbutikken. For hver produkt- og undergruppe kan du få vist egne innholdssider med relevant informasjon tilpasset den enkelte produkt- og/eller undergruppen. Siden som vises i nettbutikken ved klikk på en produkt- eller undergruppe er bygget opp av flere ulike elementer. Elementene består av topp, venstremeny og produktliste og du kan i tillegg velge å vise en innholdsside over og/eller under produktlisten. En innholdsside kan for eksempel være en presentasjon av kampanjeprodukter, nye eller relaterte produkter med bilder samt linker til Legg direkte i handlekurv eller generell informasjon om produktgruppen eller undergruppen. Vil du Vise en innholdsside øverst merker du av for dette og klikker på Ny for å opprette en ny innholdsside med informasjon. Vil du redigere eller slette en innholdsside velger du aktuell side i nedtrekkslisten og klikker på knappen for handlingen du vil utføre. Funksjonaliteten for Vis en innholdsside nederst fungerer på samme måte som for innholdsside øverst, den eneste forskjellen er plasseringen som i dette tilfellet er under produktlisten. Du kan opprette nye innholdssider for hver enkelt produkt- og produktgruppe, men du kan også velge å benytte den samme innholdssiden for flere grupper. Ved markering av en produktgruppe kan du velge å Vise produktliste for følgende undergruppe og så velge ønsket undergruppe i nedtrekkslisten. Produktlisten for valgt undergruppe vil da vises når man klikker på produktgruppen i nettbutikken. Det vil også være mulig å åpne øvrige undergrupper fra denne visningen. Merk! Produkter som ikke er plassert i en undergruppe vil alltid vises ved klikk på hovedproduktgruppen, ellers ikke. 263

271 NETTHANDEL Knappen Vis standard grafisk eksempel gir en eksempelvisning av hvordan innholdet er bygget opp på siden. Når du har valgt å vise standard grafisk eksempel vil knappen endre navn til Vis produktgrupper og ta deg tilbake til produktgruppevisningen ved klikk på knappen. Tips! Hvis du bruker en nettbutikkmal som viser alle produkter i alle undergrupper ved klikk på produktgruppen, kan du velge (Ingen) undergruppe og i stedet opprette en egen innholdsside med et ønsket utvalg produkter, gjerne i kombinasjon med funksjonen for Legg direkte i handlekurv. Dette vil redusere lastetiden, men beholde alle navigeringsmuligheter i nettbutikken. Selskapsinformasjon Her merker du av hvilken informasjon om ditt firma du vil vise i nettbutikken. Informasjonen du velger vil bli hentet ut ifra informasjonen du registrerte i fanekortet Selskapsinformasjon under fanekortet Virksomheten. 264

272 REDIGER NETTSTED Nettbutikk Vilkår I fanekortet Vilkår fastsetter du vilkårene for kjøp, betaling, levering, retur og evt. andre vilkår som du ønsker å opplyse om ved handel i nettbutikken din..vilkår opprettes ved å klikke Ny ut for den typen vilkår du ønsker å opprette. I vinduet som åpnes kan du skrive inn tittel, innledning og en beskrivende tekst av vilkåret. 265

273 NETTHANDEL I henhold til EU direktiver og på sikt lov, skal vilkårene som gjelder for handel i nettbutikken presenteres før kjøper fyller ut personalia i anledning kjøp. Dette ivaretas ved hjelp av funksjonen: Kunden må akseptere vilkårene for å få lov til å handle i nettbutikken. Samtidig presiseres det at vilkårene, dersom mulig, må vises på ordrebekreftelsen. Dette velges ved å merke av for Vis vilkårene på ordrebekreftelse i nettbutikken og i e-posten som sendes kunden..ønsker du å fastsette egendefinerte ledetekster for nettstedet ditt kan du klikke på knappen øverst til venstre for å komme til innstillinger for nettstedet. Se mer om dette i eget avsnitt. Kundeinfo I fanekortet Kundeinformasjon kan du merke av for hvilke felter som skal synes når kunder handler i din nettbutikk. Under hvert av de tre fanekortene bestemmer du hvilke felter som skal vises, og hvilke som det i tillegg skal være påkrevet å fylle ut. Hvis du markerer under kolonnen Påkrevet, vil tekstboksen merkes med en rød stjerne *. En slik stjerne betyr at kunden ikke kan fullføre ordren uten at feltet fylles ut. Ved hjelp av de to kategoriene Kjøp innenlands og Internasjonale kjøp kan du skille mellom informasjon som kreves av kunder i inn- og utland. Det kan for eksempel hende at du ønsker å få telefonnummeret til kunder innenlands, samtidig som du har bestemt deg for å ikke kreve denne informasjonen av utenlandskundene dine. Nederst i vinduet kan du overskrive teksten som vises øverst og nederst på forsiden til nettbutikken. Dette gjøres i feltene Tekst øverst og Tekst nederst..klikk på knappen øverst til venstre for å komme til innstillinger for nettstedet. Da åpnes vinduet Innstillinger hvor du kan fastsette egendefinerte ledetekster for nettstedet ditt. Se mer om ledetekster i eget avsnitt. 266

274 REDIGER NETTSTED Fakturaadresse Ofte hender det at kunder ønsker at fakturaen skal sendes til en annen adresse enn leveringsadressen. Du kan derfor velge å vise egne felter for fakturaadresse. Her har du også mulighet til å skille mellom innenlands- og utenlandskunder. Leveringsform Under fanekortet Leveringsform fastsetter du hvilke leveringsformer og -metoder som være tilgjengelig i nettbutikken din. For at en kunde skal kunne gjennomføre et kjøp i nettbutikken din kreves det at du har opprettet minst 1 leveringsform som er gjort tilgjengelig på Internett. Klikk på Ny for å registrere en ny leveringsform eller Rediger for å redigere en eksisterende. Tips! I hjelpefilene (F1) finner du mer informasjon om hvordan opprette og redigere leveringsformer. Betalingsform I fanekortet Betalingsform fastsetter du hvilke betalingsformer som skal være tilgjengelig i nettbutikken din. I den forbindelse bør du tenke gjennom hvilke metoder som er enklest og sikrest både for kundene dine og for egen virksomhet. Dersom du tilbyr betaling med kredittkort, kan du også kreve at kundene fyller inn en Sikkerhetskode (CVV2 (Card verification code)). Denne koden vises kun på selve kredittkortet, og vil gjøre det umulig for andre å handle på kontoen uten å sitte med selve kredittkortet i hånden. Klikk på Ny for å legge til en betalingsform eller Rediger for å redigere en eksisterende betalingsform. Tips! I hjelpefilene (F1) finner du mer informasjon om hvordan opprette og redigere betalingsformer. 267

275 NETTHANDEL KUNDESTATUSFILER/EKUNDER Du kan opprette og endre kundestatusfiler på e-post. Når ordren endrer status, for eksempel etter at en ordre har blitt fakturert og nettstedet oppdateres med funksjonen Hent nettsteddata, får vedkommende sin personlige bestillingsside på Internett med status på eksisterende og tidligere bestillinger. Her er det altså full integrasjon mellom ordre/produkt/kontakt og nettbutikken. Kunden får en link til denne siden på e-post. Innholdet i e-posten bestemmer du i innstillingene for kundestatusfiler. Tips! Innstillingene finner du i firmainnstillingene for kontaktoppfølging. Det er en snarvei til innstillingene under Rediger nettsted - Meny. Slik kommer du i gang med kundestatusfiler 1. Velg Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Kontaktoppfølging, klikk på Avansert og deretter Kundestatusfil innstillinger, og velg hvilken informasjon som skal være med på kundestatus-sidene. 2. Påse at du har registrert en avsenderadresse. Avsenderadresse er påkrevet og hentes fra feltet E- post under Vis - Innstillinger - Firma. 3. Velg hvilke kunder som skal eller ikke skal motta kundestatusfiler. Innstillingen for dette ligger på kontaktkortet, fanekortet Innstillinger. Klikk på knappen Kunde, og velg Ja eller Nei i nedtrekkslisten Autogenerer statusfil. Merk! Innstillingen er som standard satt til Ja på alle kunder. 4. Skriv inn emne for e-posten som blir sendt til kundene. Dette gjøres under Vis - Netthandel - Hent nettsteddata ved å klikke på E-post og skrive inn emne. Du kan også skrive inn tekst øverst og nederst i e-posten. Emne er påkrevet for at det skal kunne sendes noen fil. Det du skriver inn her blir lagret til neste gang du kjører veiviseren. Du har nå lagt til rette for sending av kundestatusfiler. Disse kan sendes manuelt eller som en del av rutinen Hent nettsteddata. Det blir sendt en kopi (blindkopi - BCC) av e-posten til din e- postadresse. Sending av kundestatusfiler Hvordan sende kundestatusfil manuelt? Når du sender en kundestatusfil, sendes en e-post til kunden. Denne e-posten inneholder en link til en html-side som kunden kan åpne ved å klikke på linken. Siden som vises inneholder informasjonen som er spesifisert under innstillinger for kundestatusfiler..kundestatusfil kan sendes til dine kunder via knappen Send e-post i kontaktregisteret. Du vil på vanlig måte få opp e-posteditoren. Her må du velge Status e-post som mal. Når denne malen er valgt, vil kundestatusfilen automatisk inkluderes i et vedlegg. Innholdet i kundestatusfilen er basert på valgene som er nærmere beskrevet under. 268 Automatiske kundestatusfiler Med automatiske kundestatusfiler har du mulighet til å holde dine nettbutikk-kunder oppdatert i kjøpsprosessen med informasjon om f.eks. tidspunkt for fakturering og levering. Systemet har en fleksibilitet som kan tilpasse denne funksjonaliteten etter ditt behov.

276 KUNDESTATUSFILER/EKUNDER Når det skjer en statusendring på en ordre, blir det automatisk generert ny Kundestatusfil. Dette skjer for eksempel når du fakturerer en ordre fra nettbutikken og klikker på Hent nettsteddata. Det blir da sendt informasjon til server om at denne ordren har endret status fra ordre til faktura, og det blir opprettet en egen side på Mamuts server. Ved automatiske kundestatusfiler blir statusfilen oversendt i form av en e-post til kunden som inneholder en unik link til "status" for ordren. I dette tilfellet ligger innholdet på Mamuts server. Det resterende innholdet i denne e-posten kan i tillegg redigeres etter en mal som legges inn under Hent nettsteddata - E-post. I dette vinduet kan du legge inn relevant informasjon som for eksempel: "Deres ordre er effektuert. Våre Internett-kunder mottar automatisk en melding når vi har sendt varene fra deres bestilling. Følg vedlagte link for å se ordrens status. Takk for handelen." Når blir kundestatusfiler automatisk generert? Forutsetningen for at det genereres en kundestatusfil automatisk vil være at man har endret status på en ordre fra nettbutikken og hentet ned nettsteddata. Det er også en forutsetning at kontakten det gjelder faller inn under kriteriene for utsendelse av kundestatusfil. Det vanligste tilfellet for autogenerert kundestatusfil vil være når man har fakturert en ordre og klikker på Hent nettsteddata. Kundestatusfilen vil også bli generert/utsendt ved eventuell kreditering av faktura, annullering av ordre, dellevering av ordre eller generering av kreditnota. Det er viktig å huske på at kundestatusfilen ikke blir generert før du klikker på Hent nettsted data etter å ha gjort en forandring av en ordre fra nettbutikken. Kundestatusfil innstillinger I innstillingene velger du hvilken informasjon som gjøres tilgjengelig for kunden. Du finner innstillingene under Vis - Innstillinger - Firma - Innstillinger per modul - Kontakt - Avansert - Kundestatusfil innstillinger. Tekst øverst i kundestatusfilene vises øverst i kundestatusfilen. Et eksempel på dette er: "Status på deres kjøp hos oss. Ved eventuelle spørsmål, kontakt...". Merk deg at dette er innholdet på hjemmesiden. Du kan også redigere innholdet i e-posten kunden mottar. Dette gjøres i veiviseren for Hent Nettsteddata. I Type kontakter det skal lages statusfiler til kan du kan velge "Alle", "Ingen", "Kun privatpersoner" eller "Kun organisasjoner". Type kontakt settes i fanekortet Annen Info i kontaktkortet. 269

277 NETTHANDEL I kontaktkortets fanekort Innstillinger under Kunde kan du også styre om kontakten skal ha Autogenerer statusfil. Dette vil overstyre innstillingen i dette innstillingsvinduet. Hvor mange måneder gammel info skal komme med i statusfilene: Ved hjelp av dette feltet kan du regulere hvor gammel informasjon du vil at kundestatusfilen skal ta vare på. Videre velger du også hvilken informasjon som skal inngå i kundestatusfilen ved hjelp av de ulike avmerkingsboksene nederst i vinduet. 270

278 HENT NETTSTEDDATA HENT NETTSTEDDATA Hent nettsteddata benyttes for å laste ned henvendelser og ordrer som kunder har registrert på nettstedet ditt. Henvendelsene går gjennom en såkalt datavask, hvor informasjonen fra nettstedet sammenlignes med oppføringer i kontaktregisteret ditt. Du kan selv godkjenne informasjonen som kunden har registrert slik at du unngår dobbeltoppføringer i kontaktregisteret ditt. Du finner funksjonen under menyen Vis - Netthandel - Hent nettsteddata. Vinduet gir deg følgende valg E-post: Åpner et vindu hvor du skriver inn innholdet i e-posten med link til kundestatusfilen. Se mer om kundestatusfiler i eget avsnitt. Vis ordreliste: Åpner oversikt over alle tidligere innlastede aktiviteter, som du kan gå inn og se nærmere på. Start: Last inn nye ordre og aktiviteter fra nettstedet. Import av data 1. Klikk på Start for å sette i gang nedlasting av data. Programmet vil nå koble seg opp mot Internett og lete frem eventuelle nye ordre og aktiviteter. Link til kundestatusfil vil bli sendt til kunder som er satt opp til å motta dette. 2. Resultatet vil vises fortløpende i et oversiktsvindu. Dersom søket var resultatløst lukkes vinduet når du klikker Ferdig. 3. Klikk Neste. 271

279 NETTHANDEL 4. Kontroller alle henvendelser og importer eller avvis dem i oversikten over nye ordre/aktiviteter. Dersom du ikke behandler alle henvendelsene umiddelbart vil de fremdeles være tilgjengelige neste gang du henter nettsteddata. Dersom du har lastet ned ordrer og aktiviteter vil disse være tilgjengelige i henholdsvis Ordre/Faktura og Aktivitetsmodulen. Påmeldte brukere får opprettet Nettstedkonto. Denne kan du redigere i Kontaktregisteret, på fanekortet Innstillinger, under Nettstedkonto. Kundeinformasjon/Adresse Dette vinduet viser detaljert informasjon fra Hent nettsteddata, sammenstilt med en eksisterende eller sannsynlig kunde fra kontaktregisteret. Hvert felt viser data som er registrert i kontaktregisteret under Kontaktoversikt, tilsvarende felt fra Innkommende data og hva som vil importeres under Resultat. Henvendelsen kan behandles på en av følgende måter: Klikk Forkast dersom du ønsker å ignorere henvendelsen som da vil slettes fra databasen..klikk Kontaktliste for å knytte importen mot en annen kontakt..klikk Ny for å opprette en ny kontakt i kontaktregisteret på bakgrunn av importen. Klikk Importer for å oppdatere kontaktregisteret med informasjon fra henvendelsen. Les mer om de ulike valgene nedenfor. 272

280 HENT NETTSTEDDATA Hvordan justere importen 1. Kontroller data fra Kontaktoversikt mot Innkommende data. 2. Velg hvilken av tekstene som skal oppdateres i kontaktregisteret under Resultat. Dersom ingen av forslagene passer kan du skrive inn ny informasjon direkte i feltet. 3. Gjenta handlingen i alle fanekortene; Firmainformasjon, Adresser og Ytterligere info (kun på aktiviteter). 4. Klikk Importer. Kontaktregisteret er oppdatert med informasjon fra henvendelsen. Hvordan knytte importen mot en annen kontakt 1. Klikk Kontaktliste. 2. Velg hvilken kontakt du ønsker å knytte henvendelsen mot. 3. Klikk OK. 4. Gå gjennom alle feltene og juster importen som beskrevet ovenfor. Henvendelsen er knyttet til kontakten du har angitt. Hvordan opprette kunden som en ny kontakt 1. Klikk Ny. 2. Gå gjennom alle feltene og juster importen som beskrevet ovenfor. Kunden har blitt opprettet i kontaktregisteret ditt. 273

281 NETTHANDEL Oversikt over nye ordre/aktiviteter Etter import av nettsteddata får du en oversikt over alle henvendelser. Helt til venstre i listen er det angitt om henvendelsen er en aktivitet, en ordre, en ny registrering eller endring av en tidligere registrering. Hver henvendelse kontrolleres mot kontaktregisteret. Dersom kontakten ikke er registrert tidligere vil det opprettes en ny kontakt. Finnes kontakten fra før vises informasjon fra kontaktregisteret under Kontaktoversikt. Hvordan behandle nedlastede nettsteddata 1. Kontroller alle henvendelser, avhengig av hvilken Status henvendelsen har: Ny kunde: Det er ikke funnet kontakter i kontaktregisteret som matcher med noen av feltene i henvendelsen. Sannsynlig kunde: Det er funnet en eksisterende kunde med samme e-postadresse, Postadresse, Kontaktperson eller Telefonnummer. Her bør du verifisere hvilken informasjon som blir overskrevet i kontaktregisteret. Eksisterende kunde: Henvendelsen inneholder Firmanavn eller Organisasjonsnummer som samsvarer med en kontakt i kontaktregisteret. Det er høy sannsynlighet for at henvendelsen kommer fra denne kontakten. 2. Klikk Rediger eller dobbeltklikk på henvendelser du er usikker på for å kontrollere hvilken firmainformasjon som importeres. 3. Klikk Importer alle, når du har gått gjennom informasjonen. Nye kunder opprettes nå i kontaktregisteret. Eksisterende kunder og Sannsynlige kunder vil beholde informasjonen fra kontaktregisteret med mindre du velger å overstyre dette. Nederst i vinduet er det angitt om du skal Gå direkte til oppdatering datavask etter fullføring. Dette kommer opp som en anbefaling/påminnelse om at du bør oppdatere nettstedet da det kan være differenser mellom lagerbeholdning i nettbutikken og den reelle størrelsen. 274

282 NETTSTEDINNSTILLINGER NETTSTEDINNSTILLINGER I Nettstedinnstillinger setter du innstillinger som skal gjelde for ditt nettsted og nettbutikk. Hvilke fanekort som vil være tilgjengelig avhenger av hvilket program og eventuelle tilleggsprodukter du har lisens på. Du kommer til nettstedinnstillingene fra menyen Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger. Aktivt nettsted I fanekortet Aktivt nettsted kan du i tillegg til å redigere navnet på nettstedet ditt også endre Ledetekster, sette inn Meta tags og evt. Script. Hvordan redigere navnet på mitt nettsted 1. Velg Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger - Aktivt nettsted. 2. Klikk på Rediger. 3. Skriv inn nytt navn. 4. Klikk OK. Ditt nettsted har nå fått nytt navn. Merk! Endring av navn på nettstedet vil kun vises internt i programmet, og vil ikke påvirke nettstedadressen din. Ønsker du å endre nettstedadresse også må du avregistrere ditt nettsted og registrere på nytt med ønsket adresse. Du kan avregistrere ditt nettsted under Nettstedinnstillinger - Admin. 275

283 NETTHANDEL Ledetekster Du kan tilpasse overskrifter og tekster på nettstedet ditt slik at det passer til dine behov. Du kan bl.a. forandre tekster som beskriver felter, linker, nedtrekkslister etc. Hvordan endre ledetekster 1. Velg Vis - Netthandel - Nettstedinnstillinger - Aktivt nettsted, og klikk på knappen Ledetekster. 2. Marker teksten du ønsker å endre i kolonnen Standardverdi. 3. Klikk i feltet Her endrer du din egendefinerte tekst Skriv inn teksten du ønsker skal vises i stedet for standardverdien. Ønsker du ikke å vise noen tekst taster du inn * i feltet. 5. Klikk deretter på standardteksten i kolonnen Standardverdi. 6. Verdien (teksten) du har lagt inn vises i kolonnen Egendefinert tekst. 7. Oppdater nettstedet ditt for å publisere endringene du har gjort. Endringene du har gjort vil være tilgjengelige på ditt nettsted. Tips! Angrer du på endringen du har gjort kan du markere aktuell tekst og klikke Bruk Standard. Ønsker du å endre samtlige overstyrte ledetekster til standardverdier, klikker du på knappen Alle standard. 276

284 NETTSTEDINNSTILLINGER Meta tags I fanekortet Meta tags kan du registrere informasjon om ditt nettsted som f.eks. søkeord, beskrivelse, tittel m.m. En rekke søkemotorer leser Meta tag-informasjon og rangerer treffene utifra disse, mens andre søkemotorer ikke tar hensyn til registrerte Meta tags. I feltet for Navn legger du inn navnet på Meta taggen du vil bruke, f.eks. KEYWORDS, DESCRIPTION, AUTHOR, TITLE, CONTENTS eller annen Meta tag og i feltet Innhold selve verdien, f.eks. søkeordene. Merk! Sett komma for å skille flere søkeord. Merk! Vær oppmerksom på at det ikke er alle søkemotorer som søker i registrerte Meta tags. Tips! Legg inn både engelske og norske søkeord dersom du henvender deg til kunder på tvers av landegrensene. Registrering i søkemotorer For at ditt nettsted skal bli tilgjengelig ved søk i søkemotor må du registrere nettstedet ditt. Registrering av nettsted i søkemotorer er gratis. Det som er viktig når du skal registrere deg, er at du leser nøye de instruksene som blir gitt under registreringen. Nedenfor finner du linker til et utvalg søkemotorer

285 NETTHANDEL Script Under knappen Script kan du sette inn egenutviklede script eller script fra en tredjeparts leverandør. Ved hjelp av script kan du f.eks. sette opp besøkssporing hos leverandører som Microsoft adcenter Analytics eller Google Analytics, noe som gjør at du kan spore og analysere bl.a. innkommende trafikk fra Google AdWords annonser i tillegg til all normal trafikk på ditt nettsted. For å benytte disse eksemplene må du legge inn et script fra den gjeldende aktøren. Plassering av script HTML <Head> tag: Standard plassering for script. Scriptet plasseres foran </head> tag i HTMLkoden. Øverst i HTML <Body> tag: Scriptet vil bli plassert etter <Body> tag i HTML-koden. Nederst i HTML <Body> tag: Scriptet vil bli plassert foran </Body> tag i HTML-koden. Denne plasseringen benyttes bl. a. av Google analytics. Merk: Mamut tilbyr ikke brukerstøtte til utvikling eller feilsøking av tredjeparts script. 278

286 NETTSTEDINNSTILLINGER Innstillinger Web I fanekortet Innstillinger Web setter du følgende innstillinger for nettstedet ditt: Klokkeslettformat kan settes til et 24-timers system ( 13:00, 14:00 osv.) eller et 12-timers system (1 PM, 2 PM osv.) Datoformat: Velg ønsket format i nedtrekkslisten. Passiv overføring merkes av dersom nettverksinnstillingene eller Internettforbindelsen din krever det. Enkelte oppsett i nettverk og hos ADSL-leverandører krever kommunikasjon med FTP i passiv modus og gjør at det kan oppstå problemer i forbindelse med publisering av nettsteder. Bruk av nettsted/nettbutikk merkes av dersom du ikke ønsker å benytte nettstedet, kun nettbutikk. I nedtrekkslisten under vil du kunne velge om ditt registrerte område skal linke til din Mamut nettbutikk eller om du vil linke til et eksternt domene. Nettstedkart: Her kan du merke av om du vil at det skal vises en link til et nettstedkart på ditt nettsted. Et nettstedkart (Sitemap) er en egen nettside som inneholder informasjon om kategorier, innhold samt linker til alle nettsidene tilhørende nettstedet. Visning av nettstedkart på ditt nettsted vil kunne hjelpe både besøkende og søkemotorer til å få bedre overblikk over innholdet på ditt nettsted. Merk! Sitemap er utviklet i henhold til standarden for optimalisert tilgjengelighet for søkemotorer. 279

287 NETTHANDEL Innstillinger Nettbutikk I dette fanekortet setter du innstillinger for bl.a. visning av priser i nettbutikken din. Under Eksempel nederst i vinduet vil du se hvordan de forskjellige oppsettene vil se ut. Priser Benevning foran pris: Valutakoden fra firmainnstillingene (Økonomi - Land) foreslås her. Om det er naturlig for deg kan du endre dette til Kroner, eller liknende. Om du også ønsker benevningen etter prisen, kan du legge den inn i feltet Benevning etter pris nedenfor. 280 Inkl mva/eks mva: Velg om prisene skal vises brutto eller netto. Dersom du selger til bedriftskunder er det vanlig å vise prisene uten mva, ettersom de får fradrag for dette på egen omsetning. Til privatkunder forventes det at du inkluderer mva i prisen. Desimalseparator: Velg hvilken du vil skal brukes på nettstedet ditt. Det vanligste er punktum (.) eller komma (,). Tusenskilletegn: Velg ønsket tusenskilletegn. Du kan velge (Ingen), mellomrom, punktum (.) eller komma (,). Antall desimaler: Velg hvor mange desimaler du ønsker at prisene skal vises med. Jo høyere prisene er per enhet, desto mer naturlig er det å ikke ta med desimalene i prisen. De avrundede prisene vil også overføres til ordren. Avrundingstype: Om du velger å vise prisene i hele kroner, vil også ordre fra nettbutikken bli avrundet. Dette gjøres uavhengig av innstillingene for Ordre/faktura-modulen. Benevning etter pris: Om det er naturlig for deg kan du også legge inn benevning etter prisen, som Kroner, eller liknende. Om du velger å vise prisene uten desimaler, vil det være naturlig å legge inn.- etter prisen. Ønsker du også Benevningen foran prisen, kan du godt legge inn begge deler. Rabatt for produkter i nettbutikken: Her kan du angi en generell rabatt for produkter som selges i nettbutikken. Vis prisliste: Merk av dersom du ønsker å vise en prisliste i nettbutikken.

288 NETTSTEDINNSTILLINGER Produktliste Valgbar mva-visning i produktlister: Merkes av dersom du ønsker å gi besøkende i nettbutikken muligheten til å selv velge om de skal se priser inklusiv eller eksklusiv mva i produktlisten. Maksimal bildebredde i produktlisten: I feltet for Piksler kan du skrive inn ønsket bildebredde. Samtlige produktbilder i produktlisten vil få samme bildebredde, mens bilder som vises på produktsider vil ha original størrelse. Merk! Et bilde som er mindre enn maksimal bildebredde som er angitt, blir ikke forstørret da dette vil ødelegge bildet. For best mulig resultat bør du bruke produktbilder som er større enn eller lik den bredden du valgt i feltet for Piksler. Merk! Produktlistene vil ta lenger til å laste dersom produktbildene er i et ukomprimert format (GIF/BMP) eller er uhensiktsmessig store. JPEG-bilder anbefales. Annet Grafisk visning av lagerstatus: For visning av lagerstatus i nettbutikken kan du velge mellom 3 typer ikoner. For å vise lagerstatus må du også angi i fanekortet Nettbutikk på produktkortet at lagerstatus skal vises. Format på automatisk generert e-post: Enkelte vil oppleve at e-post som sendes fra nettbutikken kan bli fanget opp i mottakerens spamfiltre, eller at mottaker av sikkerhets- eller andre hensyn ikke tillater visning av HTML i e-post. Her kan du velge å sende som PDF-vedlegg, HTML-vedlegg, eller HTML direkte i innholdet. Du kan også velge å vise firmalogo på disse meldingene. Meldingene kan for eksempel være ordrebekreftelser. For at denne funksjonen skal fungere må du velge logo under Vis - Netthandel - Rediger nettsted - Virksomheten - Topptekst. Minimumsbeløp for handel: Når kunden i nettbutikken går til kassen kontrolleres det om innholdet i handlekurven overstiger minimumsbeløpet. Kunden vil få en melding dersom beløpet er for lavt. For produkter med varianter: Kan du merke av dersom du ønsker å vise en link til valg av variant i produktlisten. Betalingstjenester Ønsker du å kunne tilby betaling med kredittkort i din nettbutikk må du ha et Mamut-system med støtte for handlekurv, og du må inngå en avtale med en betalingsaktør. Se mer om hvilke tilbydere - Payment Service Providers (PSP) som er tilgjengelige i avsnittet "Betalingstjenester for betaling i nettbutikk" ovenfor. Betalingsaktøren fungerer som en nettbasert betalingssentral som tar seg av hele transaksjonsprosessen når en kunde i din nettbutikk ønsker å betale med kredittkort. Betalingsaktøren sørger for at sikkerheten er ivaretatt og at svindel unngås. Velg betalingstjeneste: Når du har inngått en avtale med en betalingsaktør kan du velge aktuell aktør i nedtrekkslisten. Velg betalingstjeneste. Deretter må du registrere en ID som du får fra aktøren. For å kunne ta imot kredittkortbetalinger i nettbutikken din må du også opprette en eller flere Betalingsformer av typen kredittkort. 281

289 NETTHANDEL Merk! Du må publisere ditt nettsted på nytt etter å ha satt innstillinger for betalingstjenester og opprettet betalingsformer for at betalingsløsningen skal bli tilgjengelig på ditt nettsted. Admin I fanekortet Admin administrerer du registrering og avregistrering av ditt nettsted. I tillegg kan du aktivere funksjonen for å "Tipse en venn" om nettstedet ditt. 282 Registrer nettsted: Via en veiviser legger du inn firma- og kontaktinformasjon og bestemmer hva ditt nettsted skal hete.

290 NETTSTEDINNSTILLINGER Avregistrer nettsted: Ønsker du å avregistrere ditt nettsted klikker du her. Vær oppmerksom på ditt nettsted da vil bli slettet fra server og at du vil miste statistikk, kundestatusfiler og ordrer som ikke er lastet ned. Vise 'Tips en venn' funksjon: Merkes av hvis du ønsker å ha denne funksjonen tilgjengelig på nettstedet ditt. Hvis du aktiverer funksjonen kan besøkende enkelt anbefale siden til andre, noe som vil være gratis reklame for deg. Passordinnstillinger Dette fanekortet vil kun vises dersom du har tilleggsproduktet Mamut Enterprise Kunde- og Partner Web. Du kan tilby dine kunder å opprette egen brukerkonto med brukernavn og passord på ditt nettsted. Registrerte kunder får se priser med rabatt som gjelder for kunden, samtidig som de slipper å registrere informasjon hver gang de handler. I dette vinduet velger du hvilke deler av nettstedet som skal passordbeskyttes, og om kunden skal få tilgang til å opprette egen brukerkonto. Passordvalg Ingen passordbeskyttelse: Alle kunder får tilgang til hele nettstedet ditt, uten å måtte registrere seg som bruker. Passordbeskyttelse av hele nettstedet: Når brukeren åpner nettstedet ditt i nettleseren blir vedkommende bedt om å skrive inn brukernavn og passord, eller å registrere seg som bruker. Passordbeskyttelse av bare nettbutikk: Alle kunder får tilgang til nettstedet når de åpner det i nettleseren. Kunden blir bedt om å skrive inn brukernavn og passord, eller registrere seg som bruker for å komme inn i nettbutikkdelen. Alle priser i nettbutikken vil nå vises med eventuelle rabatter som tilkommer kunden. 283

Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online

Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online Med Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online kan du hente inn og oppdatere kontaktinformasjon fra Telefonkatalogen 1880 online. Ved å oppdatere blant annet navn,

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Kunde-, salgsoppfølging og netthandel

Mamut Business Software. Introduksjon. Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Mamut Business Software Introduksjon Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Introduksjon til Mamut Business Software Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Versjon: 11.2. Partnr.: MBS.MAN.CRM.112.NO I KUNDE-,

Detaljer

Introduksjon til Mamut Kunde-, salgsoppfølging og netthandel

Introduksjon til Mamut Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Introduksjon til Mamut Kunde-, salgsoppfølging og netthandel Versjon: 10.3 Partnr MBS.MAN.CRM.103.NO I KUNDE-, SALGSOPPFØLGING OG NETTHANDEL Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302

Detaljer

// Mamut Business Software. Kunde-, salgsoppfølging og netthandel

// Mamut Business Software. Kunde-, salgsoppfølging og netthandel // Mamut Business Software Kunde-, salgsoppfølging og netthandel I Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst allé 56 Postboks 733, Skøyen 0214 Oslo Tlf.: 23 20 35 00, Faks:

Detaljer

Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift

Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift 0BTilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Business Software Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift Versjon 14.5 MBS.EXT.TKB.NO.2011.2 I Innhold Tilleggsprodukter

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Abonnementsfakturering

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Mamut Business Software Introduksjon Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Dokumentasjon for utvidelser av Mamut Enterprise System Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Versjon: 11.1 i MAMUT ENTERPRISE

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Variant Web

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Variant Web Mamut Business Software Introduksjon Mamut Enterprise Variant Web Mamut Enterprise Variant Web Tilleggsproduktet Mamut Enterprise Variant Web gir deg muligheten til å ytterligere detaljprofilere dine produkter

Detaljer

Mamut Open Services. Mamut Kunnskapsserie. Kom i gang med Mamut Online Survey

Mamut Open Services. Mamut Kunnskapsserie. Kom i gang med Mamut Online Survey Mamut Open Services Mamut Kunnskapsserie Kom i gang med Mamut Online Survey Kom i gang med Mamut Online Survey Innhold MAMUT ONLINE SURVEY... 1 KOM I GANG MED MAMUT ONLINE SURVEY... 3 MAMUT-BRUKERE: OPPRETT

Detaljer

Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop

Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop Mamut Business Software Introduksjon Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Desktop Versjon 14 MBS.BKL.EB.NO.140.2 1 Introduksjon INTRODUKSJON Mamut arbeider alltid med å forbedre standarden

Detaljer

Mamut Enterprise Partner Web Kunde og Partner Web

Mamut Enterprise Partner Web Kunde og Partner Web Mamut Enterprise Partner Web Kunde og Partner Web Dette er en innføring i hvordan du bruker tilleggsproduktet Mamut Enterprise Kunde- og Partner Web. Først vil det bli gjennomgått hva du kan få ut av din

Detaljer

Mamut Enterprise Abonnementsfakturering

Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Mamut Business Software Enterprise-utvidelser Mamut Enterprise Abonnementsfakturering Versjon 14.5 MBS.EXT.SSI.NO.2011.2 Innhold Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser... 3 Abonnementsfakturering...

Detaljer

Mamut Eiendelsregister. Introduksjon

Mamut Eiendelsregister. Introduksjon Mamut Eiendelsregister Introduksjon MAMUT EIENDELSREGISTER INNHOLD 1 OM MAMUT EIENDELSREGISTER... 1 2 INSTALLASJON... 2 Installasjon av programmet... 2 3 REGISTRERING... 5 Veiviser for registrering av

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Product Search Kelkoo

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Product Search Kelkoo Mamut Business Software Introduksjon Mamut Enterprise Product Search Kelkoo Dokumentasjon for utvidelser av Mamut Enterprise System Mamut Enterprise Product Search Kelkoo Versjon: 11.1 i Innhold MAMUT

Detaljer

datax Kjørebok Admin Innhold

datax Kjørebok Admin Innhold datax Kjørebok Admin Innhold datax Kjørebok Admin er en modul for deg som har administrasjonsrettigheter i datax Kjørebok Bedrift. Her redigeres alt som har med brukernavn og passord å gjøre, slik at du

Detaljer

Kom i gang med Mamut! Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med programmet

Kom i gang med Mamut! Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med programmet Kom i gang med Mamut! Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med programmet Komplette økonomi- og informasjonssystemer for virksomheter med -0 ansatte SIDE INNHOLD TIPS FØR START 0 BEGREPER I MAMUT

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Compello

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Compello Mamut Business Software Introduksjon Mamut Enterprise Compello Dokumentasjon for utvidelser av Mamut Enterprise System Mamut Enterprise Compello Versjon: 12 Innhold OM INTEGRASJON MED COMPELLO... 1 OM

Detaljer

En kort brukermanual for regnskapsprogrammet Mamut Office

En kort brukermanual for regnskapsprogrammet Mamut Office En kort brukermanual for regnskapsprogrammet Mamut Office Artikkelen er skrevet for Studentliv av Anders Bruvik Denne artikkelen tar utgangspunkt i de tema som gjennomgås i Studentlivs Regnskapskurs for

Detaljer

Mamut Business Software

Mamut Business Software Mamut Business Software Justering av avgiftssatser Innhold Endring av redusert avgiftssats 2 Beskrivelse av oppgavene 2 Tidspunkt for installasjon av verktøy 2 Standardfunksjoner 3 Avansert funksjon 3

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Netaxept

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Netaxept Mamut Business Software Introduksjon Mamut Enterprise Netaxept Dokumentasjon for utvidelser av Mamut Enterprise System Mamut Enterprise Netaxept Versjon: 12 Innhold BETALINGSTJENESTER FOR BETALING I NETTBUTIKK...

Detaljer

Installasjonsveiledning. Mamut. Oppdatering til versjon 12.1

Installasjonsveiledning. Mamut. Oppdatering til versjon 12.1 Mamut Installasjonsveiledning Oppdatering til versjon 12.1 Detaljert steg-for-steg veiledning i hvordan installere/oppdatere ditt datax-program fra Mamut 2 FØr installasjon serverinstallasjon EttEr installasjon

Detaljer

Webfaktura slik bruker du det. for sluttbrukere

Webfaktura slik bruker du det. for sluttbrukere Webfaktura slik bruker du det for sluttbrukere 24.06.2013 Innhold: Beskrivelse av Webfaktura... 3 Generelt... 3 Pålogging... 3 Første gangs pålogging... 3 Mitt firma... 3 Min bruker... 4 Vedlikehold av

Detaljer

Kom i gang med Mamut Online Desktop

Kom i gang med Mamut Online Desktop // Mamut Business Software Kom i gang med Mamut Online Desktop Kom i gang med Mamut Online Desktop Innhold Velkommen til Mamut Online Desktop... 3 Kom i gang... 6 Status... 20 Kontakt... 21 Timeregistrering...

Detaljer

Mamut for Altinn. Mamut for Altinn - forenkler og effektiviserer. Elektronisk innlevering til det offentlige

Mamut for Altinn. Mamut for Altinn - forenkler og effektiviserer. Elektronisk innlevering til det offentlige Mamut for Altinn Mamut for Altinn - forenkler og effektiviserer Elektronisk innlevering til det offentlige Mamut for Altinn Innhold MAMUT FOR ALTINN... 3 OM MAMUT FOR ALTINN... 3 INNSTILLINGER... 3 INSTALLASJON

Detaljer

Nyheter i Mamut Nyheter i Mamut Business Software versjon 10

Nyheter i Mamut Nyheter i Mamut Business Software versjon 10 Nyheter i Mamut Nyheter i Mamut Business Software versjon 10 2005 Mamut ASA. Alle rettigheter. Mamut er registrert varemerke av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive

Detaljer

Komme i gang med Visma Avendo eaccounting

Komme i gang med Visma Avendo eaccounting 1 Komme i gang med Visma Avendo eaccounting For å begynne å bruke Visma Avendo eaccounting, må du logge inn på http://vismaonline.no Klikk på linken Til tjenesten under Visma Avendo eaccounting for å åpne

Detaljer

Mamut Enterprise Telemarketing Call Center

Mamut Enterprise Telemarketing Call Center Mamut Enterprise Telemarketing Call Center Dette er en innføring i hvordan du bruker tilleggs-produktet Mamut Enterprise Call Center. Det vil bli illustrert hvordan du bruker systemet med et fiktivt eksempel

Detaljer

Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online

Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online // Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Innhold Introduksjon... 2 Om oppdatering til ny versjon... 3 Nyheter i Mamut Business Software 16... 6 Kontaktoppfølging...

Detaljer

INSTALLASJONSVEILEDNING FOR DATAX REISEREGNING BEDRIFT

INSTALLASJONSVEILEDNING FOR DATAX REISEREGNING BEDRIFT Mamut datax Software INSTALLASJONSVEILEDNING FOR INSTALLASJONSVEILEDNING FOR DATAX REISEREGNING BEDRIFT VERSJON 4.0.1200 DETALJERT STEG-FOR-STEG VEILEDNING FOR HVORDAN INSTALLERE/OPPDATERE DIN VERSJON

Detaljer

Brukermanual for Norwex Norge AS nettbutikk

Brukermanual for Norwex Norge AS nettbutikk Brukermanual for nettbutikk Innhold 1. Innledning 2. Hvordan handler du som ekstern kunde? 3. Hvordan går du frem for å komme i gang med din nettbutikk? 4. Hva skjer når tilfeldige kunder handler tilknyttet

Detaljer

Introduksjon til Vega SMB 2012

Introduksjon til Vega SMB 2012 Introduksjon til Vega SMB 2012 Side 1 av 15 Introduksjon til Vega SMB Velkommen som bruker av Vega SMB. Klikk på Vega ikonet for å starte Vega SMB første gang. Velg ditt brukernavn og skriv inn passord

Detaljer

Medlem. Innhold. Registeret er også integrert med regnskapet ditt, noe som betyr at økonomisk informasjon kan overføres direkte dit.

Medlem. Innhold. Registeret er også integrert med regnskapet ditt, noe som betyr at økonomisk informasjon kan overføres direkte dit. I medlemsmodulen holder du oversikt over både praktisk og økonomisk informasjon knyttet til hvert enkelt medlem. Du kan dele medlemmene inn i ulike grupper, noe som øker oversikten ytterligere, og ut fra

Detaljer

1 INNLEDNING... 2. 1.1 Om Altinn... 2. 1.2 Skjemaer som støttes... 2 2 INSTALLASJON OG OPPSTART... 3. 2.1 Nedlasting... 3. 2.2 Registrering...

1 INNLEDNING... 2. 1.1 Om Altinn... 2. 1.2 Skjemaer som støttes... 2 2 INSTALLASJON OG OPPSTART... 3. 2.1 Nedlasting... 3. 2.2 Registrering... INNHOLD Mamut for Altinn INNHOLD 1 INNLEDNING... 2 1.1 Om Altinn... 2 1.2 Skjemaer som støttes... 2 2 INSTALLASJON OG OPPSTART... 3 2.1 Nedlasting... 3 2.2 Registrering... 5 2.3 Opprett en bruker... 7

Detaljer

Brukerveiledning for SMS fra Outlook

Brukerveiledning for SMS fra Outlook Brukerveiledning for SMS fra Outlook Grunnleggende funksjonalitet Med SMS fra Outlook kan du enkelt sende både SMS og MMS fra Outlook. Programmet er integrert med din personlige Outlookkontaktliste og

Detaljer

Kom i gang hefte Visma Avendo Fakturering

Kom i gang hefte Visma Avendo Fakturering Kom i gang hefte Visma Avendo Fakturering Velkommen som bruker av Visma Avendo Fakturering. Dette heftet er til hjelp for deg slik at du skal komme i gang med programmet ditt etter at du har installert

Detaljer

// Mamut Business Software. Innstillinger, rapporter og utvalg

// Mamut Business Software. Innstillinger, rapporter og utvalg // Mamut Business Software Innstillinger, rapporter og utvalg Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst allé 56 Postboks 733, Skøyen 0214 Oslo Tlf.: 23 20 35 00, Faks:

Detaljer

// Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online

// Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online // Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Innhold Nyheter i Mamut Business Software versjon 18.0 2 Netthandel 2 Regnskap 2 Salg 4 Systemforbedringer 5 Nyheter i Mamut

Detaljer

// Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online

// Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online // Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Innhold Introduksjon 3 Ny versjon 3 Om oppdatering til ny versjon 3 Nyheter i Mamut Business Software versjon 17.0 og 17.1 6

Detaljer

Innføring av nye MVA-satser fra 1. januar 2005

Innføring av nye MVA-satser fra 1. januar 2005 Innføring av nye MVA-satser fra 1. januar 2005 Ditt Mamut-program støtter selvsagt de nye MVA-satsene. Dette heftet beskriver hvordan du installerer CD en med de nye MVA-satsene og hvordan du skriver ut

Detaljer

Mamut Kunnskapsserie. Regnskap Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software

Mamut Kunnskapsserie. Regnskap Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Mamut Kunnskapsserie Regnskap Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software 1 Kom i gang med regnskapet i Mamut Business Software Innhold Velkommen... 3 Viktige verktøy i skjermbildene... 4 Kom i

Detaljer

// Mamut Business Software. Nyheter i Mamut Business Software, Mamut Online Desktop og Mamut Butikkdata

// Mamut Business Software. Nyheter i Mamut Business Software, Mamut Online Desktop og Mamut Butikkdata // Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software, Mamut Online Desktop og Mamut Butikkdata Innhold Innhold... 1 Ny versjon... 3 Om oppdatering til ny versjon... 4 Nyheter i Mamut Business Software

Detaljer

Nyheter i Mamut Business Software 14.5 og Mamut Online Desktop 3.5

Nyheter i Mamut Business Software 14.5 og Mamut Online Desktop 3.5 Mamut Business Software Introduksjon Nyheter i Mamut Business Software 14.5 og Mamut Online Desktop 3.5 Versjon 14.5 MBS.MAN.NEWS.14.NO.145.2 I Innhold Innhold... 1 Ny versjon... 3 Om oppdatering til ny

Detaljer

Regnskap, Produkt, Lager. Om kostnadskontering i Mamut Enterprise E5. Hvordan kostnadsføre produktkostnad når varer tas ut av lageret?

Regnskap, Produkt, Lager. Om kostnadskontering i Mamut Enterprise E5. Hvordan kostnadsføre produktkostnad når varer tas ut av lageret? Regnskap, Produkt, Lager Om kostnadskontering i Mamut Enterprise E5 Hvordan kostnadsføre produktkostnad når varer tas ut av lageret? Hvordan kostnadsføre produktkostnad når varer tas ut av lageret? INNHOLD

Detaljer

Dokumentstyring og Maler

Dokumentstyring og Maler Arbeide med : Dokumentstyring og Maler i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato 28.10.2003 Sist Endret dato 28.10.2003 Innhold 1. Forutsetninger... 3 2. Hensikt... 3 3. MS Word Maler

Detaljer

Mamut Enterprise Travel CRM

Mamut Enterprise Travel CRM Mamut Enterprise Travel CRM Tilleggsproduktet Mamut Enterprise Travel CRM gir deg muligheten til å ta med deg arbeidet på en bærbar datamaskin ut av kontoret. Du arbeider da på en kopi av den sentrale

Detaljer

Kom i gang med Visma AutoInvoice

Kom i gang med Visma AutoInvoice Kom i gang med Visma AutoInvoice Denne beskrivelsen er for de som har Visma Global (VG) og Visma Document Center (VDC) og ønsker å komme i gang med Visma AutoInvoice (AI) Versjonskrav: Visma Global minst

Detaljer

Mamut. Installasjonsveiledning. Oppdatering til versjon 12.1. Detaljert steg-for-steg veiledning i hvordan oppdatere ditt datax-program fra Mamut

Mamut. Installasjonsveiledning. Oppdatering til versjon 12.1. Detaljert steg-for-steg veiledning i hvordan oppdatere ditt datax-program fra Mamut Mamut Installasjonsveiledning Oppdatering til versjon 12.1 Detaljert steg-for-steg veiledning i hvordan oppdatere ditt datax-program fra Mamut 2 sjekkliste OPPDAteRiNG AV Ditt system Sjekkliste før du

Detaljer

Enkel installasjonsveiledning

Enkel installasjonsveiledning // Mamut Business Software Enkel installasjonsveiledning 1 Introduksjon Dette heftet er laget for å veilede deg gjennom installasjon og førstegangs oppstart av Mamut Business Software, slik at denne blir

Detaljer

Mamut Academy. //Viderekommende Innkjøp/Lager/Logistikk

Mamut Academy. //Viderekommende Innkjøp/Lager/Logistikk Mamut Academy //Viderekommende Innkjøp/Lager/Logistikk Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no

Detaljer

Når du tidligere eksporterte en e-postmelding som inneholdt tegnet \s, ble ikke meldingen eksportert på riktig måte. Dette er nå løst.

Når du tidligere eksporterte en e-postmelding som inneholdt tegnet \s, ble ikke meldingen eksportert på riktig måte. Dette er nå løst. Nyheter og forbedringer for Visma CRM 7.55 Forbedringer Supportsak Koblet til sak feil når du klikket på knappen Når du tidligere klikket på knappen Koblet til sak, fikk du en feilmelding og du kunne ikke

Detaljer

Mamut Business Software. Installasjonsveiledning Enbruker

Mamut Business Software. Installasjonsveiledning Enbruker Mamut Business Software Installasjonsveiledning Enbruker Installasjonsveiledning: Enbruker Innhold Om installasjon av programmet... 3 Enbrukerinstallasjon... 5 Slik installerer du: Enbruker... 5 Pålogging...

Detaljer

CabinWeb BRUKERDOKUMENTASJON ET SYSTEM UTVIKLET AV DELFI DATA

CabinWeb BRUKERDOKUMENTASJON ET SYSTEM UTVIKLET AV DELFI DATA CabinWeb BRUKERDOKUMENTASJON ET SYSTEM UTVIKLET AV DELFI DATA Sist oppdatert 18.02.2010 INNHOLD INNHOLD... 1 HVA ER CABINWEB... 2 HVA KAN DU BRUKE CABINWEB TIL?... 3 HVA ER NYTT I CABINWEB VERSJON 2.0...

Detaljer

Slå BRUKERVEILEDNING AMESTO BUSINESS SEARCH DATO: 26.03.14

Slå BRUKERVEILEDNING AMESTO BUSINESS SEARCH DATO: 26.03.14 Slå BRUKERVEILEDNING AMESTO BUSINESS SEARCH DATO: 26.03.14 INNHOLD GENERELT... 3 SØKE ETTER FIRMA... 4 Søkekriterier... 4 Søk... 6 SE PÅ SØKERESULTAT... 7 BEHANDLE SØKERESULTAT... 10 Oppdatere en bedrift

Detaljer

Mamut Nets Netaxept. Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser. Mamut Business Software. Versjon 14.5 MBS.EXT.NET.NO.2011.1

Mamut Nets Netaxept. Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser. Mamut Business Software. Versjon 14.5 MBS.EXT.NET.NO.2011.1 0BTilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Business Software Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Nets Netaxept Versjon 14.5 MBS.EXT.NET.NO.2011.1 I Innhold Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser...

Detaljer

WebFaktura slik bruker du det. For sluttbrukere

WebFaktura slik bruker du det. For sluttbrukere WebFaktura slik bruker du det For sluttbrukere 23.09.2015 Innhold: Beskrivelse av Webfaktura...3 Generelt...3 Pålogging...3 Første gangs pålogging...3 Mitt firma...3 Min bruker...5 Vedlikehold av data...5

Detaljer

Kom i gang med Mamut Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med systemet

Kom i gang med Mamut Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med systemet Kom i gang med Mamut Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med systemet Komplette økonomi- og informasjonssystemer for virksomheter med - 0 ansatte Side 6-7 8-9 0-6 7 8 9 Innhold Velkommen til en

Detaljer

// Mamut Business Software. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal

// Mamut Business Software. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal // Mamut Business Software Økonomistyring, logistikk, lønn og personal I Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst allé 56 Postboks 733, Skøyen 0214 Oslo Tlf.: 23 20 35

Detaljer

ProMed. Brukermanual for installasjon og bruk av mobiltelefon eller SMS og nett for sending av SMS direkte fra. for Windows

ProMed. Brukermanual for installasjon og bruk av mobiltelefon eller SMS og nett for sending av SMS direkte fra. for Windows Side 1 av 9 Brukermanual for installasjon og bruk av mobiltelefon eller SMS og nett for sending av SMS direkte fra ProMed for Windows Kundeoppfølging og Administrasjon Versjon 1.7 23.10.2009 Litt om sending

Detaljer

WebFaktura slik bruker du det. For sluttbrukere

WebFaktura slik bruker du det. For sluttbrukere WebFaktura slik bruker du det For sluttbrukere April 2016 Innhold: Beskrivelse av Webfaktura... 3 Generelt... 3 Pålogging... 3 Første gangs pålogging... 3 Mitt firma... 3 Min bruker... 5 Vedlikehold av

Detaljer

Datamann Informasjonssystemer

Datamann Informasjonssystemer 1 Datamann Informasjonssystemer Brukerveiledning 2013 Datamann AS 2 3 DATAMANN INFORMASJONSSYSTEMER SYSTEMKRAV PC med Pentium eller høyere. Internettilgang med 1 Mbit/s eller høyere Internett Explorer

Detaljer

Brukerveiledning for Vesuv

Brukerveiledning for Vesuv Brukerveiledning for Vesuv Innhold Pålogging... 3 Registrering av ny bruker... 3 Glemt passord... 4 Startsiden... 5 Nytt utbrudd... 6 Nedtrekksmenyer... 6 Obligatoriske felt... 7 Spørsmål vises og fjernes...

Detaljer

Mamut Kunnskapsserie, nr. 3-2003 Mamut Business Software BILAGSREGISTRERING EFFEKTIV BILAGSREGISTRERING MED MAMUT BUSINESS SOFTWARE

Mamut Kunnskapsserie, nr. 3-2003 Mamut Business Software BILAGSREGISTRERING EFFEKTIV BILAGSREGISTRERING MED MAMUT BUSINESS SOFTWARE Mamut Kunnskapsserie, nr. 3-2003 Mamut Business Software BILAGSREGISTRERING EFFEKTIV BILAGSREGISTRERING MED MAMUT BUSINESS SOFTWARE 2 INNLEDNING INNHOLD Effektiv bilagsregistrering med Mamut Business Software

Detaljer

S i d e 1. Brukerveiledning Brevfabrikken

S i d e 1. Brukerveiledning Brevfabrikken S i d e 1 Brukerveiledning Brevfabrikken S i d e 2 Innholdsfortegnelse 1 Brevfabrikken innledning 4 2 Komme i gang /Registrer 5 2.01 Registrer 5 2.02 Last ned program 5 3 Min side: 6 3.01 Kontodetaljer

Detaljer

Næringsregner på PC n versjon 1.1.0

Næringsregner på PC n versjon 1.1.0 Laget av Innhold: Introduksjon 2 Næringsregner på PC n 2 Næringstabell 2 Statistikk 2 Hvem passer programmet for? 2 Bruk av programmet 3 Innlogging av forskjellige brukere 3 Hovedprogramet har 3 felt 4

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg

Mamut Business Software. Introduksjon. Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg Mamut Business Software Introduksjon Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg Introduksjon til Mamut Business Software Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg Versjon: 12. Partnr.: MBS.MAN.INT.NO

Detaljer

Vedlikehold av kunde og levrandør informasjon:... 4. Kontaktpersoner og kontaktkategorier:... 5. Flere kontaktpersoner:... 5

Vedlikehold av kunde og levrandør informasjon:... 4. Kontaktpersoner og kontaktkategorier:... 5. Flere kontaktpersoner:... 5 Uni Økonomi CRM Uni Økonomi CRM: Opprette kunde og leverandør i Uni Økonomi :... 2 Vedlikehold av kunde og levrandør informasjon:... 4 Kontaktpersoner og kontaktkategorier:... 5 Flere kontaktpersoner:...

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal

Mamut Business Software. Introduksjon. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Mamut Business Software Introduksjon Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Introduksjon til Mamut Business Software Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Versjon: 12.1. Partnr.: MBS.MAN.FIN.121.NO

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal

Mamut Business Software. Introduksjon. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Mamut Business Software Introduksjon Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Introduksjon til Mamut Business Software Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Versjon: 12. Partnr.: MBS.MAN.FIN.12.NO

Detaljer

Mamut Business Software

Mamut Business Software Mamut Business Software Installasjonsveiledning Innhold Før installasjon 2 Om programmet 2 Om installasjon 2 Om flerbrukerinstallasjon 3 Under installasjon 6 Betingelser for installasjon 6 Slik installerer

Detaljer

Mamut Business Software. Mamut Butikkdata, forhandler Introduksjon til Mamut Butikkdata

Mamut Business Software. Mamut Butikkdata, forhandler Introduksjon til Mamut Butikkdata Mamut Business Software Mamut Butikkdata, forhandler Introduksjon til Mamut Butikkdata Introduksjon til Mamut Butikkdata Innhold Om Mamut Butikkdata... 3 Definisjoner av ord og uttrykk i programmet...

Detaljer

Mamut Academy. // Grunnkurs Kunde og salg

Mamut Academy. // Grunnkurs Kunde og salg Mamut Academy // Grunnkurs Kunde og salg Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post:

Detaljer

20% 47% 75% Juletilbud til Mamut-kunder. Utnytt hele potensialet til medarbeiderne. Optimaliser lønnsomheten i usikre tider!

20% 47% 75% Juletilbud til Mamut-kunder. Utnytt hele potensialet til medarbeiderne. Optimaliser lønnsomheten i usikre tider! Juletilbud til Mamut-kunder Optimaliser lønnsomheten i usikre tider! Kunnskap en sikker investering Kjøp kurs og spar 47%. Ta kursene i 2009. Les mer side 4 47% Utnytt ny funksjonalitet på oppgradering

Detaljer

Introduksjon til datax

Introduksjon til datax Introduksjon til datax Nyttige tips som vil hjelpe deg raskt i gang med systemet. Installasjon og oppstart Dette heftet er laget for å veilede deg gjennom installasjon og førstegangs oppstart av datax,

Detaljer

Mamut Academy. //Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering

Mamut Academy. //Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering Mamut Academy //Grunnkurs Innkjøp og Produkthåndtering Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no

Detaljer

MBS 12 & Mamut Online Desktop. Ole M Hasven - Product Manager, Marketing Partnersamling, 9 oktober 2008 oleha@mamut.com

MBS 12 & Mamut Online Desktop. Ole M Hasven - Product Manager, Marketing Partnersamling, 9 oktober 2008 oleha@mamut.com MBS 12 & Mamut Online Desktop Ole M Hasven - Product Manager, Marketing Partnersamling, 9 oktober 2008 oleha@mamut.com Agenda MBS & MOD Mamut Business Software Mamut Online Desktop Produkt demo Mamut Business

Detaljer

Mamut Enterprise Travel CRM

Mamut Enterprise Travel CRM 0BTilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Business Software Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser Mamut Enterprise Travel CRM Versjon 14.5 MBS.EXT.TRA.NO.2011.2 I Innhold Tilleggsprodukter

Detaljer

Mamut ServiceSuite. Mamut ServiceSuite Planning. Guide til mobile tjenester

Mamut ServiceSuite. Mamut ServiceSuite Planning. Guide til mobile tjenester Mamut ServiceSuite Mamut ServiceSuite Planning Guide til mobile tjenester Mamut ServiceSuite Mamut ServiceSuite Planning Guide til mobile tjenester V1: 12 VELKOMMEN VELKOMMEN TIL MAMUT SERVICESUITE Den

Detaljer

// Mamut Business Software. Nyheter i Mamut Business Software, Mamut Online Desktop og Mamut Butikkdata

// Mamut Business Software. Nyheter i Mamut Business Software, Mamut Online Desktop og Mamut Butikkdata // Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software, Mamut Online Desktop og Mamut Butikkdata Innhold Innhold... 1 Ny versjon... 3 Om oppdatering til ny versjon... 4 Nyheter i Mamut Business Software

Detaljer

// Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online

// Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online // Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software og Mamut Online Innhold Nyheter i Mamut Business Software versjon 18.0, 18.1 og 18.2 2 Regnskap 2 Netthandel 4 Kontaktoppfølging 5 Rapporter

Detaljer

PJ 501 Brukermanual NITH. Troja.NET brukermanual

PJ 501 Brukermanual NITH. Troja.NET brukermanual Troja.NET brukermanual 1 av 53v Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 FIGURLISTE... 5 1.0 INSTALLASJONSGUIDE... 7 1.1 PROGRAMVAREKRAV:... 7 1.1.1 Oppsett av Microsoft SQL Server 2000... 7 1.1.2

Detaljer

Kom i gang med Mamut! Håndbok i evaluering av Mamut Business Software. Komplette økonomi- og informasjonssystemer for virksomheter med 1-50 ansatte

Kom i gang med Mamut! Håndbok i evaluering av Mamut Business Software. Komplette økonomi- og informasjonssystemer for virksomheter med 1-50 ansatte Kom i gang med Mamut! Håndbok i evaluering av Mamut Business Software Komplette økonomi- og informasjonssystemer for virksomheter med - 0 ansatte EVALUERING PRODUKTOVERSIKT INSTALLASJONSVEILEDNING PROGRAMVINDUET

Detaljer

Introduksjon til Mamut Økonomistyring, logistikk, lønn og personal

Introduksjon til Mamut Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Introduksjon til Mamut Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Versjon: 10.3 Partnr.: MBS.MAN.FIN.103.NO I ØKONOMISTYRING, LOGISTIKK, LØNN OG PERSONAL Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205,

Detaljer

Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 1

Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 1 Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 1 NYHETER OG FORBEDRINGER Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 2 Oslo, juni 2011 1. Sirkulasjon All informasjon i dette dokumentet kan endres uten varsel og innebærer

Detaljer

Merk! Du kan benytte alle løsningene på samme firma/klient. Det gjør det mulig å sette enkeltkunder til alternativ løsning hvis dette er ønskelig.

Merk! Du kan benytte alle løsningene på samme firma/klient. Det gjør det mulig å sette enkeltkunder til alternativ løsning hvis dette er ønskelig. Visma AutoInvoice Innledning Avtale / Priser / Lisenser Hvordan inngå avtale? Oppstart Egenskaper Firmaopplysninger Kontrollere kunder mot Visma AutoInvoice (fakturamottakere) Kunder (fakturamottakere)

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal

Mamut Business Software. Introduksjon. Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Mamut Business Software Introduksjon Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Introduksjon til Mamut Business Software Økonomistyring, logistikk, lønn og personal Versjon: 11.2. Partnr.: MBS.MAN.FIN.112.NO

Detaljer

Mamut Academy. //Grunnkurs Regnskap

Mamut Academy. //Grunnkurs Regnskap Mamut Academy //Grunnkurs Regnskap Produsent og distributør: Mamut AS - et selskap i Visma-gruppen Karenslyst Allé 56 0277 OSLO Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: www.mamut.no E-post: mail@mamut.no

Detaljer

Administrasjon Nettbutikk: www.dittdomene.com/administrasjon Bruk brukernavn og passord som er sendt på e-post.

Administrasjon Nettbutikk: www.dittdomene.com/administrasjon Bruk brukernavn og passord som er sendt på e-post. Administrasjon Nettbutikk: www.dittdomene.com/administrasjon Bruk brukernavn og passord som er sendt på e-post. - Konfigurasjon Klikk på Konfigurasjon i menyen helt til venstre, og deretter Min butikk.

Detaljer

Publiseringsløsning for internettsider

Publiseringsløsning for internettsider Publiseringsløsning for internettsider Hva er Edit? Edit er et verktøy for publisering og vedlikehold av nettsider. Tidligere har det å vedlikeholde en nettside vært en tungvinn prosess, men nå kan alle

Detaljer

Innholdsliste Installasjon og oppsett. Registrering. Innstillinger

Innholdsliste Installasjon og oppsett. Registrering. Innstillinger Brukerdokumentasjon Oppdatert informasjon og brukerveiledning finner du også på www.anleggsterminal.no. Har du spørsmål, ta kontakt på epost: anleggsterminal@proresult.no, eller telefon: 57 82 00 06 Innholdsliste

Detaljer

Introduksjon til Mamut Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg

Introduksjon til Mamut Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg Introduksjon til Mamut Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg Versjon: 10.3 Partnr.: MBS.MAN.INT.103.NO I INSTALLASJON, INNSTILLINGER, RAPPORTER OG UTVALG Produsent og distributør: Mamut ASA

Detaljer

BRUKERDOKUMENTASJON ENDURICO OFFICE

BRUKERDOKUMENTASJON ENDURICO OFFICE BRUKERDOKUMENTASJON ENDURICO OFFICE Dokumentasjonen er utarbeidet av Endurico Media AS Endurico Media AS Side 1 Innledning Brukerdokumentasjonen inneholder beskrivelse av de forskjellige modulene systemet

Detaljer

// Mamut Business Software. // Mamut Business Software. Installasjonsveiledning

// Mamut Business Software. // Mamut Business Software. Installasjonsveiledning 1 // Mamut Business Software // Mamut Business Software Installasjonsveiledning Introduksjon Innhold Før installasjon... 2 Dette heftet er laget for å veilede deg gjennom installasjonen og førstegangs

Detaljer

Brukerdokumentasjon FrP-medlemsregister

Brukerdokumentasjon FrP-medlemsregister Brukerdokumentasjon FrP-medlemsregister INNHOLDSFORTEGNELSE BRUKERDOKUMENTASJON 1. Innlogging 2 1.1. Adresse og bruker 2 2. Administratorside 3 2.1. Medlemshåndtering 4 2.1.1. Søk medlem 5 2.1.2. Vis medlem

Detaljer

Nyheter i Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software versjon 11

Nyheter i Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software versjon 11 Nyheter i Mamut Business Software Nyheter i Mamut Business Software versjon 11 Versjon: 11.0. Partnr.: MBS.MAN.NEWS.110.NO I Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: 23

Detaljer

Mamut Business Software. Introduksjon. Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg

Mamut Business Software. Introduksjon. Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg Mamut Business Software Introduksjon Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg Introduksjon til Mamut Business Software Installasjon, innstillinger, rapporter og utvalg Versjon: 11.2. Partnr.: MBS.MAN.INT.112.NO

Detaljer

Brukermanual for Mamut Tromsøstudentenes Idrettslag. Hjelpedokument for kasserere i undergruppene. Redigert av Marte Collin 28.01.

Brukermanual for Mamut Tromsøstudentenes Idrettslag. Hjelpedokument for kasserere i undergruppene. Redigert av Marte Collin 28.01. Brukermanual for Mamut Tromsøstudentenes Idrettslag Hjelpedokument for kasserere i undergruppene Redigert av Marte Collin 28.01.2010 Opprettet av Marte Collin 02.02.2009 2 1.0 INNLEDNING 3 2.0 HUSKELISTE

Detaljer

Åsveien 9, 3475 Sætre Telefon: +4731305656 Mobiltelefon: +4790840810 Faks: +4731305852 E-post: rontech@rontech.no www.rontech.no.

Åsveien 9, 3475 Sætre Telefon: +4731305656 Mobiltelefon: +4790840810 Faks: +4731305852 E-post: rontech@rontech.no www.rontech.no. Åsveien 9, 3475 Sætre Telefon: +4731305656 Mobiltelefon: +4790840810 Faks: +4731305852 E-post: rontech@rontech.no www.rontech.no Gekab Merkesystem - Snarvei til mer effektiv merking Systemet er beregnet

Detaljer

Introduksjon til. Mamut Home. Komplett hjemmearkivprogram for familier og privatpersoner

Introduksjon til. Mamut Home. Komplett hjemmearkivprogram for familier og privatpersoner Introduksjon til Mamut Home Komplett hjemmearkivprogram for familier og privatpersoner Introduksjon til Mamut Home Innhold Velkommen til Mamut Home...3 Bli kjent med programmet...4 Programvinduet... 4

Detaljer