Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler

Transkript

1 Oslo kommune Rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Oppfølging av rapport 11/ integritet og verdiskaping

2 Rapport 23/2010 Tidligere publikasjoner fra i Oslo Rapport 1/2010 Kontroll av anskaffelser i 16 virksomheter Rapport 2/2010 Styring, tilsyn og kontroll med særskilt fokus på anskaffelsesområdet i eiendomsforetak Rapport 3/2010 Sluttrapport - Undersøkelser rettet mot økonomiske misligheter i Undervisningsbygg Oslo KF Rapport 4/2010 Barneverntjenestenes anskaffelse, kontroll og oppfølging av private leverandører av tiltak i hjemmet i to bydeler. Rapport 5/2010 Regelverksdatabasen - fungerer den som forutsatt? Rapport 6/2010 Ulike undersøkelser i regnskapsrevisjonen - Samlerapport Rapport 7/2010 Bydelsutvalgenes tilsynsansvar - tilrettelegging for tilsyn gjennom organisering og rapportering Rapport 8/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten - Bydel Grorud Rapport 9/2010 Ren Oslofjord Rapport 10/2010 Bydelenes tilsyn, oppfølging og kontroll ved fosterhjemsplasseringer Rapport 11/2010 Internkontroll i og rundt IT-systemer - Samlerapport 2009 Rapport 12/2010 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg Oslo KF Rapport 13/2010 Omstilling i bydeler Rapport 14/2010 Generelle IT kontroller i og rundt Rusdata i Rusmiddeletaten Rapport 15/2010 Bruk av fritaksbestemmelsene ved nasjonale prøver konsekvenser for styringsinformasjon om skolene i Oslo Rapport 16/2010 Saksbehandling av søknad om kommunal bolig Rapport 17/2010 Oslo kommunes rehabiliteringssenter i Altea Rapport 18/2010 Undersøkelse om bruk av filippinske helsearbeidere - Asor Rapport 19/2010 Produktivitet og styringsinformasjon i pedagogisk-psykologisk tjeneste Rapport 20/2010 Ti år med Gerica Rapport 21/2010 Etisk handel - holdninger og praksis blant leverandører til Oslo kommune Rapport 22/2010 Intern kontroll i og rundt saksbehandlingssystemet for byggesaker For mer informasjon om og våre rapporter se 2

3 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Forord Denne rapporten er et resultat av en undersøkelse gjennomført av våren Undersøkelsen er en oppfølging av rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune etter kommuneloven av 25. september 1992 med endringer av 12. desember Formålet med forvaltningsrevisjon er med virkning fra 1. juli 2004 nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Undersøkelsen er forankret i Kontrollutvalget vedtak (sak 5) og tilhører fokusområdet virksomhetsstyring i Overordnet plan for forvaltningsrevisjon , jf bystyrets vedtak (sak 259). Undersøkelsen er gjennomført av Inger-Johanne Kramer (prosjektleder) sammen med Bjørg Hareide, Cecilie Karlsen og Ragnhild Nygård. Vi vil takke alle vi har vært i kontakt med for nødvendig bistand i løpet av prosjektet Lars Normann Mikkelsen avdelingsdirektør Inger-Johanne Kramer revisjonsrådgiver 3

4 Rapport 23/2010 4

5 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Innhold Hovedbudskap...7 Sammendrag Innledning Formål og problemstillinger Nærmere om undersøkelsen rettet mot bydelene Nærmere om undersøkelsen rettet mot byrådet Revisjonskriterier Metode Forvaltning av klientmidler Rapportens oppbygning Vedtak og skriftlige avtaler Tvungen forvaltning Revisjonskriterier: Faktabeskrivelse s vurdering Frivillig forvaltning Revisjonskriterier: Faktabeskrivelse s vurdering Ansvarsforhold myndighet til å inngå forvaltningsavtalen Revisjonskriterier: Faktabeskrivelse s vurdering Arbeidsdeling Innlogging i Nordea Bedrift Nettbank Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Grunnlaget for endelig godkjenning av betaling Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Kontroll av utbetalinger til andre enn klienten Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Kontroll av utbetalinger til klienten Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Utskrift av endelig godkjent betaling Revisjonskriterium:

6 Rapport 23/ Faktabeskrivelse s vurdering Avstemming av forvaltningskonto Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Andre kontrollaktiviteter Evaluering av forvaltningsavtalen Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Medarbeidernes kjennskap til gjeldende rutiner og retningslinjer Revisjonskriterium: Faktabeskrivelse s vurdering Byrådets oppfølging av bystyrets vedtak Bystyrets vedtak Byrådets oppfølging Byrådens orientering til Helse- og sosialkomiteen Redegjørelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Kontroll av skjemaer på STINE s vurdering Konklusjoner og anbefalinger Konklusjoner Anbefalinger Uttalelser til rapporten og s vurdering Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester Bydelene s vurdering...39 Referanser...41 Tabelloversikt...43 Vedlegg 1 Undersøkelsens metode...45 Vedlegg 2 Revisjonskriterier...49 Vedlegg 3 Uttalelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester...55 Vedlegg 4 Uttalelser fra de ni bydelene

7 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Hovedbudskap har sett nærmere på forvaltningen av klientmidler i ni bydeler. Undersøkelsen viser at det på vesentlige punkter var avvik i forhold til gjeldende regelverk og god regnskapspraksis. Dette gjelder blant annet kravene om skriftlig forvaltningsavtale, faktura/ utbetalingsgrunnlag, kontroll av den enkelte ubetaling og avstemming av forvaltningskontiene. Avdekkede mangler utgjør en risiko for svekket rettssikkerhet for klientene og økonomiske misligheter. Byrådet har gjennom flere tiltak fulgt opp bystyrets vedtak i møte (sak 422) om Rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler, men det gjenstår arbeid på noen punkter. Sammendrag Denne rapporten bygger på en undersøkelse gjennomført av, i hovedsak i mars april 2010, og er en oppfølging av rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. Rapport 11/2008 bygget på en undersøkelse rettet mot bydelene Alna, Bjerke, Frogner, Grorud, Grünerløkka, Stovner og Vestre Aker. Konklusjonen var at det samlet sett var avdekket vesentlige mangler som ga risiko for mislig heter og sviktende rettssikkerhet for klientene. I etterkant av s rapport ble det avdekket omfattende misligheter knyttet til forvaltningen av klientmidler i Bydel Grorud. Kontrollutvalget vedtok at det skulle gjennomføres en større oppfølgingsunder søkelse våren 2010, rettet mot bydeler og Byråds avdeling for eldre og sosiale tjenester. Denne undersøkelsen har i tillegg til de ovennevnte bydelene også omfattet bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand. Følgende problemstillinger er belyst: Sikrer bydelenes rutiner og praksis at forvaltningen av klientmidler er i samsvar med gjeldende regelverk og god regnskapspraksis? Har byrådet fulgt opp bystyrets vedtak i møte (sak 422)? Undersøkelsen rettet mot de ni bydelene bygger i hovedsak på intervjuer og kontroll av enkeltsaker. Undersøkelsen av byrådets oppfølging av bystyrets vedtak er i hovedsak basert på skriftlig kommunikasjon med Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester, samt annen dokumentgjennomgang. Fokus i undersøkelsen rettet mot de ni bydelene har vært status i forhold til de mangler som ble avdekket ved forrige undersøkelse. Basert på s erfaringer fra mislighetssaken i Bydel Grorud, har vi i større grad fokusert på bydelenes kontrollrutiner knyttet til utbetalinger enn det vi gjorde i Vedtak og skriftlige avtaler Undersøkelsen viste at: Samlet sett manglet det vedtak om tvungen forvaltning og/eller skriftlig disponeringsplan i til sammen 5 av 19 saker hvor forvaltningen var tvungen. Sakene var fordelt på fire bydeler. I 13 av 71 saker hvor forvaltningen var frivillig var det ikke inngått skriftlig forvaltningsavtale. Sakene var fordelt på seks bydeler. I 13 av de 58 sakene hvor det var inngått skriftlig forvaltningsavtale, var ikke Oslo kommunes standard forvaltningsavtale benyttet. Seks av disse 13 avtalene var inngått før standardavtalen ble innført. Sakene var fordelt på åtte bydeler. Bydelene syntes innforstått med kravet om at avtalene skal være individuelt tilpasset. 7

8 Rapport 23/2010 Undersøkelsen viste at i syv av ni bydeler var ikke myndigheten til å inngå forvaltningsavtalene skriftlig delegert fra sosialsjefen. Seks av 49 kontrollerte avtaler var ikke inngått av bemyndiget. Arbeidsdeling Gjeldende retningslinjer forutsetter en arbeidsdeling ved at registrering, kontroll og endelig godkjenning av den enkelte betaling skal foretas av to personer. Videre skal forvaltnings kontiene avstemmes av en tredje person. Samme sikkerhetskort, brukernavn og personlig passord kan ikke benyttes ved registrering/første godkjenning og endelig godkjenning (godkjenner 2) i Nordea Bedrift Nettbank. Undersøkelsen har vært rettet mot den kontrollen som godkjenner 2 skal utføre, da dette er siste kontroll før klientens forvaltningskonto blir belastet. Tre bydeler beskrev, i strid med gjeldende rutiner og retningslinjer, en praksis hvor den enkeltes personlige passord til Bedrift Nettbank var gjort tilgjengelig for andre. Endelig godkjenning av den enkelte betaling skal være basert på faktura eller annet grunnlag for belastning av konto. Undersøkelsen viste at det ikke forelå et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for totalt 19 utbetalinger til andre enn klient. Sakene var fordelt på alle bydelene. Før endelig godkjenning av utbetalinger til andre enn klienten, må det kontrolleres om faktura /utbetalingsgrunnlaget gjelder klienten, og om de registrerte opplysningene i nettbanken om mottakers kontonummer og beløp samsvarer med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget. Ved utbetalinger til klienten må det kontrolleres om det registrerte kontonummeret i nettbanken samsvarer med valid dokumentasjon på avtalt kontonummer. Seks av ni bydeler beskrev kontroll rutiner som ikke var i samsvar med god regnskapspraksis ved utbetaling til andre enn klient. For utbetalinger til klient var det ingen av de ni bydelene som beskrev kontrollrutiner i samsvar med god regnskapspraksis. I henhold til gjeldende rutiner og retningslinjer skal bydelene ta utskrift fra nettbanken for hver utbetaling etter endelig godkjenning, som dokumenterer til hvilket kontonummer betalingen er registrert overført og hvem som har utført de ulike operasjonene i betalingsprosessen. I syv av ni bydeler forelå det ikke kvittering på endelig godkjent betaling for hver utbetaling i alle de kontrollerte sakene. Avstemming av forvaltningskonti Forvaltningskontoen skal avstemmes av en person som ikke har vært delaktig ved betalingene i Bedrift Nettbank. Avstemmingen skal baseres på kontoutdrag fra banken, mappe med regnskapsbilag/fakturaer og forrige måneds avstemmingsskjema. Avstemmingen skal dokumenteres i skjemaet månedlig avstemming av forvaltningskonto. Undersøkelsen viste at: 15 av 88 forvaltningskonti var ikke avstemt. Sakene var fordelt på fire bydeler. I 17 av 88 kontrollerte saker var forvaltningskontoen avstemt av en person som hadde vært delaktig i en eller flere av betalingene. Sakene var fordelt på tre bydeler. I 10 av 88 kontrollerte saker kunne ikke grunnet manglende doku mentasjon kontrollere om avstemmingen var skjedd av en person som ikke hadde vært involvert i betalingene. Sakene var fordelt på tre bydeler. Syv bydeler benyttet ikke Oslo kommunes standard avstemmingsskjema. Andre kontrollaktiviteter Forvaltningsavtalen skal evalueres senest etter ett år. Undersøkelsen viste at årlig evaluering var aktuelt for 29 av 58 avtaler. I 22 av de 29 sakene forelå det verken dokumentasjon på at bydelen hadde gjennomført en evaluering av eksisterende avtale eller at det var gjort forberedelser til evaluering. Sakene var fordelt på syv bydeler. 8

9 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler God internkontroll forutsetter at medarbeiderne er sikret tilgang til og kunnskap om gjeldende regelverk og rutiner på det aktuelle fag området. Undersøkelsen viste at medarbeidere i tre bydeler oppga manglende kjennskap til Oslo Kommunes gjeldende rutiner og retningslinjer. Byrådets oppfølging av bystyrets vedtak konkluderer med at byrådet har fulgt opp bystyrets vedtak ved at det er innhentet skriftlig tilbakemelding fra bydelene. Samtlige oppga at det var iverksatt tiltak for å imøtekomme s anbefalinger. Utkast til revidert versjon av fellesskriv 5/2007 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler er sendt på høring til bydelene. Helse- og sosialkomiteen er informert gjennom flere notater. Det foreligger nå mal for fullmakt i samsvar med fellesskriv 5/2007. Samtidig gjenstår det fortsatt arbeid. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester har ikke fullført arbeidet med revisjon av fellesskriv 5/2007. Og betegnelsen forvaltningsansvarlig i Oslo kommunes standardavtale er ikke endret. s vurdering og anbefalinger s vurdering er at det er avdekket vesentlige mangler som utgjør en risiko for svekket rettssikkerhet for klientene, og som medfører risiko for misligheter. anbefaler at alle bydelene vurderer kapasitet, rutiner og praksis med sikte på å iverksette ytterligere tiltak for å sikre betryggende forvaltning av klientmidler, herunder at Oslo kommunes sentrale rutiner og retningslinjer overholdes. Byråden for sosiale tjenester og rusomsorg bør følge opp bydelenes arbeide med forvaltning av klientmidler, herunder bydelenes iverksettelse av gjeldende rutiner og retningslinjer for forvaltningen av klientmidler. Byråden anbefales videre å fullføre arbeidet med å videreutvikle gjeldende rutiner og retningslinjer så raskt som mulig. Det bør i den forbindelse vurderes om det er behov for å presisere hvilke kontroller som skal gjøres før godkjenning av den enkelte utbetaling. viser for øvrig til Rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud, hvor vi pekte på ytterligere spørsmål som kan vurderes. Uttalelsene til rapporten Rapporten ble sendt til de ni bydelene som er omfattet av undersøkelsen og byråden for sosiale tjenester og rusomsorg til uttalelse. Samtlige har avgitt uttalelser. Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester opplyser at den tar sikte på å sende ut et revidert fellesskriv til bydelene rundt årsskiftet 2010/11. Byrådsavdelingen skriver videre at s undersøkelse viser at det er behov for bedre oppfølging av bydelenes arbeid med forvaltning av klientmidler. Byrådsavdelingen vil be Helse- og velferdsetaten om å utarbeide kurs-/opplæringsmateriell, som kan bidra til å bedre kompetansen på dette feltet i bydelene. Alle bydelene oppgir å ha iverksatt, eller vurderer å iverksette tiltak i tråd med s anbefalinger. Bydelene Bjerke, Grünerløkka og St. Hanshaugen hadde i sine uttalelser merknader til fakta i rapporten som medførte en dialog med bydelene. Det gjøres nærmere rede for dette i kapittel

10 Rapport 23/ Innledning Rapporten bygger på en undersøkelse gjennomført av våren Undersøkelsen er en oppfølging av rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. Samlet sett avdekket rapport 11/2008 vesentlige mangler, som ga risiko for misligheter og sviktende rettssikkerhet for klientene. Ved behandlingen av rapport 11/2008 i kontrollutvalget (sak 78) vedtok utvalget: Kontrollutvalget merker seg at s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler viser vesentlige mangler i forvaltningen av klientmidler: manglende eller mangelfulle forvaltningsavtaler med klienter manglende benyttelse av standardavtalen manglende fullmakts- og samtykkeerklæringer fra klienter manglende evaluering av forvaltningsavtalene mangelfull avstemming av regnskapene Sosialkontorene må sikre at forvaltningen tilfredsstiller fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten. Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester bør følge opp bydelenes arbeid med forvaltning av klient midler og forbedre både fellesskrivet og tilhørende skjemaer. Saken sendes helse- og sosialkomiteen. Helse- og sosialkomiteen behandlet saken i møte (sak 110) og vedtok følgende innstilling til bystyret: Bystyret merker seg at s rapport 11/2008 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler viser vesentlige mangler i forvaltningen av klientmidler: manglende eller mangelfulle forvaltningsavtaler med klienter manglende benyttelse av standardavtalen manglende fullmakts- og samtykkeerklæringer fra klienter manglende evaluering av forvaltningsavtalene mangelfull avstemming av regnskapene Sosialkontorene må sikre at forvaltningen tilfredsstiller fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten. Bystyret ber byrådet følge opp bydelenes arbeid med forvaltning av klientmidler og forbedre både fellesskrivet og tilhørende skjemaer. Byrådet bes om å orientere helse- og sosialkomiteen om dette arbeidet. Bystyret ber byrådet utarbeide konkrete tiltak for å utbedre de svakheter og mangler rapporten påpeker og orientere komiteen om tiltakene og fremdriften av disse innen Bystyret vedtok komiteens forslag til innstilling i møte (sak 422). I etterkant av s undersøkelse ble det avdekket omfattende misligheter knyttet til forvaltningen av klientmidler i Bydel Grorud som var en av de undersøkte bydelene, jf s rapport 8/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud. Kontrollutvalget vedtok at det skulle gjennomføres en større oppfølgingsundersøkelse våren Formål og problemstillinger Det overordnede målet med denne undersøkelsen har vært å bidra til forbedring av sosialtjenestens praksis i forbindelse med etablering og gjennomføring av forvaltning av økonomiske midler. Undersøkelsen har hatt to problemstillinger: 1. Sikrer bydelenes rutiner og praksis at forvaltningen av klientmidler er i samsvar med gjeldende regelverk og god regnskapspraksis? 2. Har byrådet fulgt opp bystyrets vedtak i møte (sak 422)? 10

11 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 1.2 Nærmere om undersøkelsen rettet mot bydelene Forrige undersøkelse var rettet mot bydelene Alna, Bjerke, Frogner, Grorud, Grünerløkka, Stovner og Vestre Aker. I rapport 11/2008 anbefalte bydelene å etablere rutiner som sikret at fellesskrivet ble overholdt. Dette inkluderte å sikre at alle klienter får en standard forvaltningsavtale fullmakts- og samtykkeerklæringer foreligger fra alle klienter alle forvaltningsavtalene evalueres etter ett år avstemmingen gjøres av en person som tilfredsstiller kravene i fellesskrivet, og at avstemmingen dokumenteres vurderer at våre anbefalinger omfattes av bystyrets vedtak. I daværende byråd for velferd og sosiale tjenesters notat til helse- og sosialkomiteen fremkom det at ovennevnte bydeler hadde iverksatt tiltak for å imøtekomme s anbefalinger. Denne undersøkelsen har i tillegg til de ovennevnte bydelene også omfattet bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand. Fokus har vært status i forhold til de mangler som ble avdekket ved forrige undersøkelse. Basert på s erfaringer fra mislighetssaken i Bydel Grorud, har vi i større grad fokusert på bydelenes kontrollrutiner knyttet til utbetalinger. På den annen side har vi ved denne undersøkelsen ikke undersøkt om det forelå fullmakt og samtykkeerklæring fra klient 1. 1 Dokumentene er nødvendige for sosialtjenestens legitimasjon overfor tredjemann, men er ikke avgjørende for forholdet mellom avtalepartene. Klientens samtykke foreligger de facto i og med signering av avtalen. 1.3 Nærmere om undersøkelsen rettet mot byrådet anbefalte daværende Byråds avdeling for velferd og sosiale tjenester å følge opp bydelenes implementering av rutinene i fellesskriv 5/2007 og selv presisere fellesskrivet overfor bydelene på følgende punkter: forvaltning av formuer hva en evaluering av forvaltningsavtalen skal omfatte og når en avtale eventuelt skal fornyes krav til kvitteringsrutine I rapporten påpekte også det uheldige i manglende samsvar mellom fellesskriv 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten og skjemaene på sosialtjenestens intranett STINE, jf kapittel 6. I sitt høringssvar til oppga byrådsavdelingen at den i løpet av 2008 ville gjennomgå fellesskriv 5/2007 med tanke på forbedringer. Byrådsavdelingen oppga også at den samarbeidet med Nordea for å forbedre nettbankløsningen. Videre oppga byrådsavdelingen at de ville kontakte Overformynderiet vedrørende forvaltning av klienters formue, og at Helse- og velferdsetaten ville bli bedt om å endre de skjemaer på STINE som ikke var i samsvar med fellesskriv 5/ Revisjonskriterier I denne undersøkelsen er revisjonskriteriene utledet fra følgende kilder: Lov 25. september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Byrådssak 1057/08 Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune Juridisk strategi for Oslo kommune, jf bystyresak 466/05 Lov nr 19 om folketrygd (folketrygdloven) Byrådsavdeling for velferd og sosiale t jenesters fellesskriv til bydelene 5/2007 Forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten 11

12 Rapport 23/2010 Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank Systeminstruksjon CN (Corporate Netbank) Arbeids- og velferdsdirektoratets Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av enkeltpersoners økonomi God regnskapspraksis Oslo kommunes kvalitetshåndbok for sosialtjenesten Det gjøres nærmere rede for revisjonskriteriene der de kommer til anvendelse, samt i rapportens vedlegg Metode Undersøkelsen rettet mot de ni bydelene bygger i hovedsak på intervjuer og kontroll av enkeltsaker. Det meste av datainnsamlingen ble gjennomført i perioden mars april Det ble gjennomført to gruppeintervjuer i hver bydel. Det ene intervjuet var med forvaltere og sosialkonsulenter, det andre med deres ledere. Vi stilte i all hovedsak de samme spørsmålene til medarbeiderne og deres ledere. Vi stilte like spørsmål i alle bydelene. Kontrollen av enkeltsaker ble gjennomført samme dag som intervjuene. Bydelene fremla en oversikt over samtlige forvaltningsklienter på intervjutidspunktet, og markerte i hvilke saker forvaltningen var tvungen. Vi valgte ut 10 saker i hver bydel, til sammen 90 saker. I 19 av sakene var forvaltningen tvungen. I tillegg la vi vekt på å sikre at utvalget omfattet saker fra ulike forvaltere og konti med varierende saldo (høy/lav). For øvrig skjedde utvelgelsen tilfeldig. Bydelene har verifisert en samlet faktabeskrivelse, basert på verifiserte intervjuer og Kommune revisjonens gjennomgang av enkeltsaker i bydelen. har underveis hatt kontakt med flere av bydelene, blant annet for å oppklare uklarheter. Opplysninger gitt muntlig er senere bekreftet skriftlig. På enkelte punkter bygger vi kun på bydelenes egen beskrivelse av praksis. I slike tilfelle er vi forsiktige i våre vurderinger og konklusjoner. Undersøkelsen av byrådets oppfølging av bystyrets vedtak er i hovedsak basert på skriftlig kommunikasjon med Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester, samt annen dokumentgjennomgang. Metode og undersøkelsesopplegget er nærmere beskrevet i vedlegg Forvaltning av klientmidler Totalt forvaltet sosialtjenesten i Oslo kommune per midler for i underkant av 2000 klienter, hvorav et stort flertall hadde frivillig forvaltning. I tabell 1 gis det en oversikt over antall forvaltningsklienter for hver av de ni undersøkte bydelene og bydelenes opplysninger om antall årsverk som samlet medgår til forvaltning av klientmidler. 12

13 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler Tabell 1 Antall forvaltningsklienter Bydel Antall forvaltningsklienter Antall årsverk Alna Bjerke 74 1,5* Grorud Grünerløkka 272 3** Frogner Stovner Vestre Aker 86 1*** St.Hanshaugen 140 **** S. Nordstrand 87 2 Totalt ,5 Kilde: Utskrift fra Nordea Nettbank i hver bydel. Note: Tallene inkluderer både tvungen og frivillig forvaltning. Det totale antall årsverk er noe høyere enn angitt i tabellen, se merknader nedenfor. *Bydel Bjerke oppga at den tekniske forvaltningen utføres av tre personer i seksjon økonomi drift, som også har andre oppgaver. I tillegg hadde mellom 8 og 10 sosialkonsulenter forvaltning som en del av sine arbeidsoppgaver. 1,5 årsverk er således et estimat, som inkluderer total ressursbruk til dette formålet. **Bydel Grünerløkka oppga at det var tre årsverk i avdeling for merkantil som utelukkende arbeidet med forvaltning. I tillegg var det 47 sosialkonsulenter som kunne ha forvaltning som en del av sine arbeidsoppgaver. Bydelen synes det var vanskelig å anslå samlet årsverk. ***Bydel Vestre Aker anslo at den tekniske forvaltningen samlet utgjorde ca 1 årsverk. I tillegg kunne ni sosialkonsulenter ha forvaltning som en del av sine arbeidsoppgaver. ****Bydel St. Hanshaugen oppga at den tekniske forvaltningen ble foretatt av tre personer på merkantil, men disse hadde også andre arbeidsoppgaver. I tillegg var det 14 sosialkonsulenter som kunne ha forvaltning som en del av sine arbeidsoppgaver. Som tabell 1 viser, varierer antall klienter fra en bydel til en annen. Bydel Grünerløkka hadde 272 klienter, og dermed flest. Bydel Bjerke hadde færrest, med 74 klienter. Tabell 1 viser også at forskjellen i antall klienter i disse to bydelene ikke gjenspeiles i forskjellen mellom bydelene når det gjelder antall årsverk som samlet medgår til forvaltningen. Bydelene fortalte om en sterk økning i antall forvaltningsklienter de siste årene. I tillegg var bydelene samstemte i at klientgruppen var blitt tyngre. Det var mye rus og/eller psykiatri, samt generelt en mer sammensatt problematikk rundt den enkelte klient. Samlet sett medførte dette utfordringer i forhold til å følge opp den enkelte klient, samt å overholde regelverkets krav til dokumentasjon. Bydelene påpekte at arbeidet var ressurskrevende og flere beskrev et stort arbeidspress. 14. dag, noe som skapte uforutsigbarhet i forhold til forvaltningen. Det var eksempler på at bydelene i slike tilfelle hadde forskuttert trygdeytelsene ved å yte økonomisk sosialhjelp. Det var ved innføringen av nettbanken gitt opplæring i den tekniske bruken av nett banken. Enkelte av dem vi intervjuet påpekte at de savnet ytterligere opplæring fra sentralt hold og et nettverk på tvers av bydelene. 1.7 Rapportens oppbygning I kapittel 2 vurderer vi grunnlaget for bydelenes forvaltning av klientmidler. Vi har sett om det i saker hvor forvaltningen var tvungen forelå vedtak fra Arbeids- og velferdsforvaltningen og disponeringsplan. Ved frivillig forvaltning så vi om det forelå en skriftlig forvaltningsavtale og om bydelene benyttet Oslo kommunes standardavtale. Flere bydeler påpekte at innføringen av arbeidsavklaringspenger (AAP) hadde medført nye utfordringer. Mange av klientene evnet ikke å følge opp kravet om å sende inn skjemaet hver I kapittel 3 redegjør vi nærmere for om ansvars forholdene - myndigheten til å inngå forvaltnings avtalene. 13

14 Rapport 23/2010 I kapittel 4 ser vi på bydelenes praksis i forhold til kravene om arbeidsdeling, herunder kontroll før endelig godkjenning av betalinger. I kapittel 5 ser vi nærmere på andre kontrollaktiviteter i forbindelse med gjennomføringen av forvaltningen; evaluering av forvaltningsavtalene og medarbeidernes kjennskap til Oslo kommunes rutiner og retningslinjer. I kapittel 6 presenteres status for byrådets oppfølging av bystyrets vedtak. I kapittel 7 presenteres s konklusjoner og anbefalinger. I kapittel 8 gir vi et sammendrag av bydelenes og byrådsavdelingens uttalelser til rapporten og s vurderinger av disse. Uttalelsene følger i sin helhet rapporten som trykte vedlegg. 14

15 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 2. Vedtak og skriftlige avtaler Sosialtjenestens forvaltning av økonomiske midler skjer på grunnlag av den enkeltes samtykke eller med hjemmel i folketrygdeloven Bestemmelsen gir Arbeids- og velferdsetaten myndighet til å treffe vedtak om at trygde ytelser i gitte situasjoner skal utbetales til et NAV kontor. Ordningen omtales vanligvis som tvungen forvaltning. Frivillig forvaltning av klientmidler er et viktig virkemiddel i et økonomisk rådgivningsperspektiv. Det foreligger imidlertid ingen lovpålagt plikt til å tilby tjenesten. Ved inngåelse av avtale om frivillig forvaltning utøver ikke sosialkontoret offentlig myndighet og avtalen reguleres derfor av privatrettslige regler. Dette stiller særlige krav til sosialkontorene, både i forbindelse med utformingen av avtalen og oppfølgingen av denne. Forvaltnings lovens generelle bestemmelser, grunnlegg ende prinsipper for forsvarlig saksbehandling og kravene til god forvaltningsskikk gjelder likevel for sosialtjenestens forvaltning. En forvaltningsavtale skal være individuelt tilpasset. Ved tvungen forvaltning skal ytelsen disponeres til beste for klienten, jf folketrygdeloven Sikring av husvære, mat og klær samt hensynet til dem klienten har forsørgelsesplikt overfor, anses som primærbehov til beste for klienten. Sosialtjenesten må foreta en konkret, individuell vurdering av den enkelte klients behov og det må utarbeides en skriftlig disponeringsplan. Uavhengig av om forvaltningen er tvungen eller frivillig er det overordnede målet med forvaltningen å forebygge gjeldsproblemer, sikre klientens boforhold og sørge for at klienten har nødvendige midler til dekning av livsopphold. Forvaltningen gjennomføres ved at klientens inntekt overføres til en bankkonto, som står i klientens navn, men som sosialtjenes- ten forvalter. Sosialtjenesten betaler klientens utgifter i henhold til avtale/disponeringsplan og klienten mottar avtalte beløp til livsopphold. Ekstern revisjon er ikke lovhjemlet for sosialtjenestens forvaltning av klientmidler. 2.1 Tvungen forvaltning Revisjonskriterier: Tvungen forvaltning av klientmidler skal være basert på vedtak fra Arbeids- og velferdsetaten. Sosialtjenesten skal utarbeide en disponeringsplan. (Folketrygdloven 22-6, grunnleggende prinsipper for forsvarlig saksbehandling og kravene til god forvaltningsskikk) Faktabeskrivelse Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om: det forelå vedtak fra Arbeids- og velferdsetaten det forelå skriftlig disponeringsplan Det manglet vedtak i henhold til folketrygd loven 22-6 i 3 av 19 3 saker hvor bydelene hadde oppgitt at forvaltningen var tvungen. Ett vedtak manglet i hver av bydelene Alna, Bjerke og St. Hanshaugen. I Bydel Alna forelå det imidlertid et brev fra Arbeids- og velferdsetaten hvor sosialtjenesten ble anmodet om å opprette en forvaltningskonto. Det manglet disponeringsplan i 3 av de 19 kontrollerte sakene. Dette var i bydelene Alna, Vestre Aker og St. Hanshaugen. I Bydel St. Hanshaugen var dette den samme saken hvor det ikke forelå vedtak om tvungen forvaltning. I bydelene Grorud, Grünerløkka, Stovner, Frogner og Søndre Nordstrand forelå det både vedtak og disponeringsplan i alle de kontrollerte sakene. 2 Bestemmelsen er gjengitt i vedlegg 2. 3 Se vedlegg 1 for detaljer i forhold til kontrollgrunnlaget. 15

16 Rapport 23/ s vurdering Praksis i bydelene Grorud, Grünerløkka, Stovner, Frogner og Søndre Nordstrand var i tråd med revisjonskriteriet på dette punktet. Det manglet vedtak og/eller skriftlig disponeringsplan i til sammen fem saker, fordelt på bydelene Alna, Bjerke, Vestre Aker og St. Hanshaugen. Det er viktig for sosialtjenestens legitimitet og oppfølging av den enkelte klient at vedtaket fra Arbeids- og velferdsetaten foreligger i saken. Vedtakets premisser danner utgangspunktet for sosialtjenestens fortløpende vurderinger av om vilkårene for å opprettholde vedtaket er til stede, herunder om tvungen forvaltning er påkrevet. En skriftlig disponeringsplan, samt en begrunnelse for denne er viktig for at klienten på et forsvarlig grunnlag skal kunne ivareta sine interesser i saken, eksempelvis i forhold til at forvaltningen ikke er gjort mer omfattende enn nødvendig. Videre er det en risiko for at manglende skriftlig disponeringsplan vil vanskeliggjøre kontrollen med forvaltningen som sådan. 2.2 Frivillig forvaltning Revisjonskriterier: En avtale om frivillig forvaltning av klientmidler skal være skriftlig. Bydelen skal benytte Oslo kommunes standard forvaltningsavtale og tilpasse denne til den enkelte klients behov. ( Fellesskriv 5/2007 s 1 og landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt 4.1.) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene om: bydelen brukte Oslo kommunes standardavtale. hvordan bydelen sikret at standardavtalen ble tilpasset den enkelte klients situasjon. Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om bydelen hadde brukt kommunens standardavtale, eventuelt om det forelå en annen skriftlig forvaltningsavtale, signert av begge parter 4. Alle de ni bydelene oppga at Oslo kommunes standardavtale ble benyttet ved inngåelsen av nye forvaltningsavtaler. Bydelene Alna og Frogner viste til at de dessuten hadde innarbeidet ytter ligere punkter i standardavtalen. Kommune revisjonen fikk kopi av avtalene. Bydel Alna hadde blant annet inntatt et punkt om hvordan oppsparte midler skulle disponeres og utbetales. Bydel Frogner hadde innarbeidet et punkt om at det ikke var nødvendig å utarbeide ny avtale ved naturlige endringer i inntekter og utgifter. Alle de ni bydelene viste til at forvaltningsavtalen ble utarbeidet i samråd med klienten. Vedkommendes økonomiske situasjon, omfanget av forvaltningen og gjennomføringen av denne ble gjennomgått i møte(r) med hver enkelt, og dannet grunnlaget for eventuelle individuelle tilpasninger. Bydel Grünerløkka oppga imidlertid at det ikke ble foretatt endringer i eksisterende tekst i standardavtalen, selv om denne avvek fra det som faktisk var avtalt med klienten. Det ville eksempelvis ikke fremkomme av avtalen at klienten ønsket å få tilsendt kontoutskriften regelmessig. 4 har i denne undersøkelsen lagt til grunn at det må foreligge en skriftlig avtale som, foruten å angi hvilke inntekter og utgifter som inngår i forvaltningen, omhandler partenes plikter og rettigheter for øvrig. En samtykkeerklæring fra klient, eller et budsjett/ disponeringsplan signert av begge parter, utgjør således ikke en tilfredsstillende forvaltningsavtale i denne sammenheng. 16

17 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler I tabell 2 gis det en oversikt over fore komsten av avtaler i bydelene. Tabellen viser at det forelå skriftlig forvaltningsavtale i 58 av de 71 kontrollerte sakene. I bydelene Frogner, Grünerløkka og Vestre Aker forelå det skriftlig forvaltningsavtale i alle de kontrollerte sakene. I fire av de syv bydelene som var omfattet av forrige undersøkelse, manglet det forvaltningsavtale i 5 av 55 kontrollerte saker. Dette var i bydelene Alna, Bjerke, Grorud og Stovner. I én av sakene i Bydel Alna var forvaltningen basert på fullmaktserklæring fra klienten i I bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand, som ikke var omfattet av forrige undersøkelse, manglet det i sum skriftlig forvaltningsavtale i åtte av 16 kontrollerte saker. I de tre sakene i Bydel St. Hanshaugen var forvaltningen basert på fullmakt eller samtykkeerklæring fra klienten, datert i 1998, 2000 og Tilsvarende var forvaltningen i én av de fem sakene i Bydel Søndre Nordstrand basert på fullmaktserklæring fra klienten i Oslo kommunes standard forvaltningsavtale var benyttet ved inngåelsen av 45 av de 58 avtalene. Seks av de øvrige 13 avtalene var inngått før standardavtalen ble innført i I Bydel Frogner var standardavtalen benyttet i alle de syv kontrollerte sakene. Tabell 2 s kontroll av avtaler Bydel Saker med frivillig forvaltning Avtale manglet Antall avtaler Standard avtale Udaterte/ avtaler inngått før 2007 Annen avtale Alna Bjerke Grorud Grünerløkka Frogner Stovner Vestre Aker St.Hanshaugen S. Nordstrand Totalt Kilde: s kontroll av enkeltsaker i bydelene. Note: I Bydel Søndre Nordstrand var forvaltningen i én av de ni sakene sagt opp av klienten i mai 2009, men kontoen var ikke oppgjort pr Siste utbetaling til klienten var i juni Saken inngår i én av de fem sakene hvor avtale manglet. 5 Observasjon basert på s gjennomgang av klientmapper. 6 Observasjon basert på s gjennomgang av klientmapper. 7 Observasjon basert på s gjennomgang av klientmapper. 8 De øvrige syv avtalene fordelte seg slik: Én avtale i hver av bydelene Alna og Vestre Aker var udatert. Avtalene i Bydel Bjerke var inngått i 2007 og Avtalen i Bydel Grünerløkka var inngått i Avtalene i Bydel Vestre Aker var inngått i henholdsvis 2007 og

18 Rapport 23/2010 Tabell 3 Avtaler inngått i 2009 og 2010 Bydel Antall avtaler Standardavtalen totalt benyttet Alna Bjerke Grorud Grünerløkka Frogner Stovner Vestre Aker St.Hanshaugen S. Nordstrand Totalt Kilde: s kontroll av enkeltsaker. Tabell 3 viser at Oslo kommunes standard avtale var benyttet ved inngåelsen av alle kontrollerte avtaler inngått i 2009 og 2010, med unntak av én avtale i Bydel Vestre Aker s vurdering Bydelene Frogner, Grünerløkka og Vestre Aker ivaretok kravet om skriftlig forvaltningsavtale i de sakene vi undersøkte. Det var imidlertid kun Bydel Frogner som hadde benyttet standardavtalen i alle sakene. Samlet sett avdekket undersøkelsen at det i de øvrige bydelene manglet skriftlig forvaltningsavtale i 13 av 71 kontrollerte saker. En skriftlig forvaltningsavtale, basert på Oslo kommunes standardavtale, er viktig for å klargjøre rammene for sosialtjenestens forvaltning av klientens midler. Videre vil dette kunne bidra til å tydeliggjøre konsekvensene av avtalen for klienten, samt gi en større grad av forutsigbarhet for begge parter. Etter Kommune revisjonens vurdering er klare rammer for forvaltningen viktig for å kunne føre en formålstjenelig kontroll med forvaltningen som sådan. 18

19 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 3. Ansvarsforhold myndighet til å inngå forvaltningsavtalen 3.1 Revisjonskriterier: Avtale om frivillig forvaltning skal inngås av sosialsjefen, eller den som sosialsjefen har delegert myndighet til. Ansvarsforholdene skal være basert på skriftlige og oppdaterte delegasjoner. (Fellesskriv 5/2007 s 1 og 5, Juridisk strategi for Oslo kommune (bystyresak 466/05) og byrådssak 1057/08 Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune punkt 4.1) 3.2 Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene om: hvem som hadde fullmakt til å inngå forvaltningsavtalene på vegne av bydelen. det forelå skriftlig delegasjon av myndigheten til å inngå forvaltningsavtalene. Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om kommunens representant var bemyndiget person. I bydelene Alna og Vestre Aker hadde sosialsjefen 9 /stedfortreder myndighet til å inngå forvaltningsavtalene. I bydelene Frogner, Stovner, St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand var sosialkonsulentene og forvalterne bemyndiget i fellesskap, dvs begge skulle undertegne for at avtalen skulle kunne anses å være inngått av bemyndiget. I bydelene Bjerke og Grünerløkka hadde sosial - konsulentene myndighet til å inngå avtalene, men forvalterne signerte ofte i tillegg. I Bydel Grorud forelå det personlig fullmakt til forvalterne 10. Det fremgikk av fullmakten at også sosialkonsulent skulle signere avtalen. Det var kun i bydelene Alna og Grorud at sosial sjefen hadde foretatt skriftlig delegasjon av myndigheten til å inngå forvaltningsavtaler. fikk kopi av oppdaterte fullmakter. I tabell 4 gis det en samlet oversikt over funn ved s kontroll av om avtalene var inngått av bemyndiget. Tabell 4 s kontroll av avtaler Bydel Antall inngåtte avtaler Inngått av bemyndiget Ikke inngått av bemyndiget Antall avtaler hvor bemyndigelsen ikke ble kontrollert Alna Bjerke Grorud Grünerløkka Frogner Stovner Vestre Aker St.Hanshaugen S. Nordstrand Totalt Kilde: s kontroll av enkeltsaker. Note: Åtte av de ni avtalene hvor vi ikke kontrollerte bemyndigelsen var udaterte eller inngått før 2007, jf tabell 2. I tillegg var en av avtalene i Bydel Vestre Aker, som var inngått i oktober 2007, ikke inngått i samsvar med bydelens opplysninger om hvem som var bemyndiget. For denne og de øvrige eldre/udaterte avtalene foretok vi ikke ytterligere undersøkelser for å avklare hvem som var bemyndiget på tidspunktet for inngåelsen av avtalene. Kontrollgrunnlaget var derfor 49 avtaler. 9 Bydelene har ulike betegnelser på stillingen som øverste leder av sosialtjenesten på det kommunale NAV-kontoret. I rapporten benyttes tittelen sosialsjef. 10 I tillegg oppga bydelen at to regnskapskonsulenter, to økonomikonsulenter og en avdelingsleder var delegert myndighet. 19

20 Rapport 23/2010 Som tabell 4 viser, var 43 av de 49 kontrollerte avtalene undertegnet av den/de som bydelen oppga var bemyndiget. Seks avtaler var undertegnet av andre enn bemyndiget. Fire av disse var i Bydel Stovner 11 og én i hver av bydelene Grünerløkka 12 og Vestre Aker 13. I bydelene Frogner og Søndre Nordstrand var alle avtalene undertegnet av bemyndiget. 3.3 s vurdering Myndigheten til å inngå forvaltningsavtalene skal være basert på skriftlige og oppdaterte delegasjoner. Dette var bare tilfellet i bydelene Alna og Grorud. I de øvrige syv bydelene forelå det ikke skriftlig delegasjon fra sosialsjefen. I bydelene Alna, Bjerke, Grorud, Frogner, St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand var forvaltningsavtalene inngått av de som muntlig ble oppgitt som bemyndiget. I bydelene Stovner, Grünerløkka og Vestre Aker forekom det avtaler som ikke var inngått av de som muntlig ble oppgitt som bydelens bemyndigede. Dette kan indikere at ansvarsforholdene ikke var tilstrekkelig tydelige og kjent i organisasjonen. Tydelige ansvarsforhold er av avgjørende betyd ning for sosialtjenestens styring og kontroll med forvaltning av klientmidler. Myndigheten til å inngå forvaltningsavtalene var i syv av ni bydeler lagt til sosialkonsulent og/eller forvalter. Delegasjonen innebærer et økt ansvar for å sikre forvaltningsavtalens innhold og utforming. understreker viktigheten av at den bemyndigede er innforstått med sitt ansvar og innehar tilstrekkelig kompetanse, herunder kunnskap om gjeldende retningslinjer To av avtalene var ikke undertegnet av forvalter. De to andre avtalene var ikke undertegnet av saksbehandler (bemyndigelsen forutsatte at begge undertegnet avtalen). 12 Saksbehandler hadde ikke undertegnet, kun forvalter (bydelen oppga at saksbehandler, som et minimum, skulle undertegne avtalen). 13 Avtalen var undertegnet av saksbehandleren (sosialsjefen/stedfortreder var bemyndiget). 14 Se også kapittel

21 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler 4. Arbeidsdeling Gjeldende retningslinjer forutsetter en arbeidsdeling ved at registrering, kontroll og endelig godkjenning av den enkelte betaling skal foretas av to personer. Videre skal forvaltnings kontiene avstemmes av en tredje person. Samme sikkerhetskort, brukernavn og personlig passord kan ikke benyttes ved registrering/første godkjenning og endelig godkjenning (godkjenner 2) i Nordea Bedrift Nettbank. Undersøkelsen har vært rettet mot den kontrollen som godkjenner 2 skal utføre, da dette er siste kontroll før klientens forvaltningskonto blir belastet. 4.1 Innlogging i Nordea Bedrift Nettbank Revisjonskriterium: Personlig passord må ikke formidles eller på annen måte gjøres tilgjengelig for andre. (Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester, fellesskriv til bydelene 5/2007 s 4) Faktabeskrivelse Med unntak av bydelene Bjerke, Vestre Aker og Søndre Nordstrand, oppga samtlige forvaltere vi intervjuet, at deres personlige passord ikke var formidlet eller på annen måte gjort tilgjengelig for andre. Bydel Bjerke oppga at to av forvalterne oppbevarte aktiverte sikkerhetskort og personlige passord i et låsbart skap, som alle fire ansatte i økonomiseksjonen hadde adgang til. I Bydel Søndre Nordstrand oppbevarte et flertall av forvalterne aktiverte sikkerhetskort og passord samlet i låsbare skap, slik at samtlige forvaltere hadde adgang til andres kort og passord. I Bydel Bjerke oppga forvalterne at de unntaksvis hadde benyttet en kollegas sikkerhetskort og personlig passord. I Bydel Vestre Aker oppga forvalterne at de unntaksvis hadde oppgitt personlige passord til en kollega s vurdering Bydelene Bjerke, Søndre Nordstrand og Vestre Aker beskrev en praksis som ikke var i tråd med Oslo kommunes regelverk på dette punkt. Etter s vurdering er avvikene alvorlige. Når aktivert sikkerhetskort og personlige passord overlates samlet til en annen, elimineres kontrollen, som ligger i at registrering og endelig godkjenning av den enkelte betaling skal foretas av to personer. 4.2 Grunnlaget for endelig godkjenning av betaling Revisjonskriterium: Endelig godkjenning av den enkelte betaling skal være basert på faktura eller annet grunnlag for belastning av konto. (Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank indeks 12; generelt om betalinger s 9 og vedrørende ettergodkjenning av betalinger s 20, Fellesskriv 5/2007 s 5 og Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltning av privatpersoners økonomi punkt 6) Faktabeskrivelse Vi spurte bydelene på hvilket grunnlag godkjenner 2 foretok den endelige godkjenningen av utbetalingen 15. Ved mappegjennomgangen kontrollerte vi om det ved utbetaling til andre enn klienten forelå faktura eller annet utbetalingsgrunnlag 16, og om utbetalingen gjaldt klienten I s rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler i sosialtjenesten Bydel Grorud fremkommer det at det manglet underbilag ved begge modus som var benyttet. Bilagsdokumentasjon var kvittering fra nettbanken. 16 Et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag gir mulighet til å foreta nødvendig kontroll før endelig godkjenning av utbetalingen, jf kapitlene 4.3 og 4.4, eksempelvis original faktura eller husleiekontrakt. 17 Innsamlede data er ikke tilstrekkelige til å gi en samlet oversikt over utbetalingsgrunnlag ved utbetalinger til klient, jf vedlegg 1. 21

22 Rapport 23/2010 Ved utbetalinger til andre enn klient oppga alle bydelene, med unntak av Bydel Søndre Nordstrand, at godkjenner 2 foretok den endelige godkjenningen på bakgrunn av bilag ene. I Bydel Søndre Nordstrand mottok godkjenner 2 ingen bilag, men godkjente på bakgrunn av opp lysningene som fremkom på skjermbildet i nettbanken. Alle bydelene oppga at det ikke alltid forelå faktura for klientens husleie. Dette gjaldt i hovedsak private utleiere. s kontroll av enkeltsaker viste at det var foretatt utbetalinger til andre enn klienten i 76 av kontrollerte saker. Det forelå et utbetalingsgrunnlag for hver utbetaling i 58 av de 76 sakene. I de øvrige 18 sakene manglet det et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for totalt 19 utbetalinger til andre enn klienten. 12 av disse gjaldt klientens husleie (forekom i alle bydelene med unntak av Bydel Stovner). I tillegg manglet det tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for én utbetaling i hver av bydelene Frogner, Grorud, Stovner, Vestre Aker og St. Hanshaugen. Tilsvarende manglet det for to utbetalinger i Bydel Søndre Nordstrand. Ved utbetalinger til klient oppga alle bydelene at det ikke ble utarbeidet et særskilt utbetalingsgrunnlag for utbetalinger i henhold til forvaltningsavtalen/disponeringsplanen. Bydelene Alna og Grorud oppga at det høsten 2009 var innskjerpet at det for alle utbetalinger utenom avtalen skulle foreligge et utbetalingsgrunnlag, i form av en skriftlig bekreftelse fra klienten. De øvrige syv bydelene oppga at ekstra utbetalinger til klienten ofte var basert på muntlige avtaler. I slike tilfelle var det ingen av bydelene som hadde innarbeidet en rutine for å utarbeide et skriftlig utbetalingsgrunnlag. 18 Forvaltningen i én av de kontrollerte sakene i Bydel Vestre Aker var først iverksatt i I Bydel Søndre Nordstrand var forvaltningen i én sak sagt opp av klienten i mai Kontoen var ikke belastet i desember 2009, men var ikke avsluttet per Utgangspunktet for kontrollen var derfor 88 saker s vurdering Ved utbetalinger til andre enn klienten fulgte ikke bydelene gjeldende retningslinjer. Etter Kommune revisjonens vurdering indikerer våre funn av manglende utbetalingsgrunnlag i ettertid at det ikke forelå et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for belastningen av klientens forvaltningskonto. Dette er ikke i samsvar med kommunens retningslinjer, og var heller ikke i samsvar med bydelenes beskrevne praksis. bemerker at det ved manglende faktura fra private utleiere er viktig at det utarbeides et utbetalingsgrunnlag, som gir anledning til å foreta en reell kontroll av utbetalingen, jf kapittel 4.3. Ved faste, ordinære utbetalinger til klientens livsopphold, og som er hjemlet i forvaltningsavtalen/disponeringsplanen, er det s vurdering at avtalen/disponeringsplanen er et tilstrekkelig utbetalingsgrunnlag. Ved utbetalinger til klienten utenom forvaltningsavtalen/disponeringsplanen, bør det rutine messig utarbeides et skriftlig utbetalingsgrunnlag. Det var imidlertid kun bydelene Alna og Grorud som oppga at de rutinemessig gjorde dette, ved at det ble krevd skriftlig bekreftelse fra klienten. understreker at utgangspunktet i Oslo kommunes standardavtale er at ekstra utbetalinger til klienten skal avtales skriftlig på forhånd, jf avtalens punkt 5. Etter s vurdering vil en praksis i tråd med dette kunne bidra til at forvaltningen i større utstrekning samsvarer med forvaltningsavtalen, samtidig som partenes roller og ansvar blir tydeligere. Forvaltningen som sådan vil kunne bli mer oversiktlig. En slik praksis vil derfor kunne virke forebyggende i forhold til misligheter. Dersom bydelen i samråd med klienten velger en annen løsning, bør dette fremgå klart av forvaltningsavtalen.