HMS-HÅNDBOK FOR MN-FAKULTETET VED UNIVERSITETET I OSLO

Transkript

1 HMS-HÅNDBOK FOR MN-FAKULTETET VED UNIVERSITETET I OSLO

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 FORORD DEFINISJONER ORGANISERING AV HMS-ARBEIDET Beslutningsstrukturen i HMS-spørsmål Fakultetet Institutt/senter Den valgte vernetjenesten GENERELLE RUTINER Rutine for kartlegging og oppfølging av HMS-forhold Rutine for opplæring i systematisk HMS-arbeid SPESIELLE RUTINER Rutine for laboratoriearbeid Rutine for risikovurdering ved arbeid med farlige kjemikalier Rutine for stoffkartotek Rutine for anskaffelse av kjemikalier Rutine for oppbevaring og bruk av kjemikalier Rutine for avfallshåndtering Rutine for anskaffelse og bruk av radioaktive stoffer Rutine for personlig verneutstyr, sikkerhets- og førstehjelpsutstyr Sikkerhetsinstruks for rengjøringspersonell i fakultetets laboratorier Sikkerhetsinstruks for verkstedene RUTINE FOR FELTARBEID Formål Definisjoner Ansvar Fremgangsmåte Spesielle regler Referanser RUTINE FOR INTERNREVISJON Formål Ansvar Fremgangsmåte SKJEMAER Skjema for romansvarlig Skjema for handlingsplan HMS Skjema for årsrapport HMS Skjema for internbestilling/uttak Skjema for rekvisisjon av sprit Skjema for egenerklæring Skjema for risikovurdering Skjema for utklarering HMS-sjekkliste for arbeid på verksted HMS-sjekkliste for opplæring i HMS-arbeid på verksted Feltkort for feltansvarlig Feltkort for feltdeltaker Skjema for avvik Fullmakt for internbestilling Sjekkliste for utenlandsreiser

3 FORORD Kollegiet har i Handlingsplan for utvikling av helse, miljø og sikkerhet (HMS) for ansatte vedtatt at: HMS-arbeidet ved UiO skal bidra til et arbeidsmiljø som gir tilsatte og studenter full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger og på denne måten bidra til å fremme universitetets målsettinger innen forskning, undervisning og formidling. UiO skal tilfredsstille de krav og forventninger som myndighetene og ansatte har. MN-fakultetet har, i tråd med dette som mål å være et attraktivt og stimulerende arbeidssted for alle tilsatte. Dette innebærer en kontinuerlig innsats for å forebygge ulykker, helse- og miljøskader og for å skape økt trivsel for den enkelte arbeidstaker på arbeidsplassen. Iverksetting av et systematisk HMS-arbeid vil være et viktig redskap for å nå dette målet. Arbeidet skal videre sikre at fakultetet etterlever de krav som stilles i lover og forskrifter. Fakultetet har satt følgende resultatmål for dette arbeidet i perioden : 1. Etablere oppdaterte stoffkartotek på samtlige enheter. 2. Utvikle og implementere rutiner for HMS ved fakultetet med hovedfokus på laboratoriearbeid, verksteder og avfallshåndtering. 3. Kartlegge og lage handlingsplaner (tiltaksplaner) for å ta vare på og forbedre det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet på enhetene. 4. Lage en opplæringsplan for HMS-arbeidet. I den HMS-håndboka som presenteres her er fokus lagt på punkt 2. Enhetene forutsettes selv å tilpasse evt. egne lokale rutiner innenfor de rammer som HMS-håndbok for MNfakultetet og UiOs HMS-Håndbok trekker opp. Organiseringen av HMS-arbeidet på fakultetet/enheten er ellers bygget opp rundt prinsippet om enhetlig ledelse. er utarbeidet av en prosjektgruppe knyttet til HMSprosjektet ved MN-fakultetet. Følgende personer har deltatt i dette arbeidet: Overingeniør Per Helge Tusvik (Farmasøytisk institutt), avdelingsingeniør Dag Magnus Loose (Fysisk institutt), overingeniør Kristian Backer-Owe (Institutt for Geofag), avdelingsingeniør Steinar Mortensen (Institutt for molekylær biovitenskap), rådgiver Vidar Blekastad (Kjemisk institutt), rådgiver Eva Isaksen (Seksjon for HMS, UiO), overingeniør Cecil Grosch (MN-sekretariatet) og prosjektleder Kai Åge Fjeldheim (HMS-prosjektet, MN-fakultetet). Yrkeshygieniker Trine Johannessen (Seksjon for HMS, UiO) har også deltatt på noen av prosjektgruppens møter. Prosjektgruppen har basert sitt arbeid på egne erfaringer, tidligere utarbeidet materiale fra instituttene, universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø, bedriftsbesøk hos NOAH, Renor og Stena Miljø, samt de synspunkter som har kommet frem i prosjektets styringsgruppe og prosjektets prosjektgruppe. 3

4 1 DEFINISJONER 1. Avfallskategorier: a. Normalavfall: Plastavfall, matavfall, skittent papir ol. b. Papiravfall: Papir og papp. c. Glassavfall: Rengjort glassavfall, knust glass og TLC-glassplater. Følgende regnes ikke som glassavfall: Brukt silika, kjemikalierester, plastkorker og lysstoffrør. d. Farlig avfall: Avfall som ikke hensiktsmessig kan håndteres sammen med normalavfall fordi det kan medføre alvorlige forurensninger eller fare for skade på mennesker, dyr, fugl og fisk. 2. Avtrekkskap: Delvis lukket arbeidsbord med avtrekk tilpasset behandling av kjemikalier. 3. Bruker: Fast tilsatt, midlertidig tilsatt, gjesteforsker, emeritus eller student. 4. Brukersted: Et lokale der man lagrer og/eller håndterer kjemikalier/biologisk materiale. 5. Farlige kjemikalier: Kjemikalier som representerer helse-, miljø- eller brannfare. 6. HMS-lovgivningen. Består av følgende lover, samt forskrifter fastsatt i medhold av disse: Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr; Sivilforsvarsloven (Industrivernpliktige virksomheter); Lov om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven); Brannfarligvareloven (gjelder bare for Svalbard); Lov om eksplosive varer (gjelder bare for Svalbard); Produktkontrolloven; Arbeidsmiljøloven; Forurensningsloven; Genteknologiloven; Strålevernloven. 7. HMS-datablad: Følgeskriv som skal inneholde informasjon om farlige egenskaper ved produktet/kjemikaliet og anbefalte vernetiltak. 8. Innkjøpsansvarlig: Den som bestiller/tar i mot varen(e) i henhold til vedtatt bestillingsskjema. 9. Instituttleder: Person tillagt det faglige, økonomiske og administrative ansvaret for en enhet ved MN-fakultetet. 10. Internkontroll: Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av HMSlovgivningen. 11. Kjemikalieregister: Oversikt over alle kjemikalier som finnes på enheten. 12. Personlig verneutstyr: Alt utstyr, inkludert tilbehøret til utstyret, som bæres eller holdes av arbeidstaker for å verne mot farer som kan true vedkommendes sikkerhet og helse under arbeidet. 13. Risiko: En funksjon av sannsynlighet og konsekvens av uønskede hendelser. 14. Risikovurdering: En systematisk vurdering for å finne ut hvilke uønskede hendelser som kan oppstå, hva som kan gjøres for å hindre disse og hva som må til for at konsekvensene skal bli minst mulige dersom noe likevel skjer. 15. Sikkerhetsutstyr: Innretninger som kan installeres/brukes for å øke sikkerheten rundt den enkelte bruker, f.eks. pleksiglassvegg og avtrekkskap. 16. Stoffkartotek: En samling av HMS-datablader for alle kjemiske stoffer og stoffblandinger som brukes i virksomheten. Kartoteket skal også inneholde informasjonsblad for helsefarlig biologisk materiale. 17. Stoffkartotekansvarlig: En person med lese- og skriverettigheter for det nettbaserte stoffkartoteket. 4

5 2 ORGANISERING AV HMS-ARBEIDET 2.1 BESLUTNINGSSTRUKTUREN I HMS-SPØRSMÅL Figur 1 viser beslutningsstrukturen i HMS-spørsmål ved MN-fakultetet. Strukturen er basert på vedtatt prinsipp om enhetlig ledelse, samt en praktisk vurdering av hva som kan være en hensiktsmessig organisering av HMS-arbeidet på fakultets/enhetsnivå. Dekan Instituttleder Veileder Kursansvarlig Romansvarlig Figur 1: Beslutningsstrukturen i HMS-spørsmål ved MN-fakultetet. 2.2 FAKULTETET DEKAN Dekanen er delegert overordnet ansvar for systematisk oppfølging av gjeldende lov og regelverk innenfor HMS-området på fakultetet fra universitetsdirektør. Dette innebærer i henhold til Internkontrollforskriften ansvar for å: o Sørge for at de lover og forskrifter i HMS-lovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten. o Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet, herunder informasjon om endringer. o Sørge for at arbeidstakerne medvirker, slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. o Fastsette mål for HMS. o Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt. o Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. o Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen. o Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen på fakultetet for å sikre at den fungerer som forutsatt. Dekanens ansvar for HMS-arbeidet er også nedfelt i Stillingsbeskrivelse for dekan ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, UiO og i Normalregler for fakulteter. 5

6 2.3 INSTITUTT/SENTER INSTITUTTLEDER Instituttleder er delegert overordnet ansvar fra fakultetet for systematisk oppfølging av gjeldende lov og regelverk innenfor HMS-området på egen enhet. Dette innebærer ansvar for å dokumentere at det er etablert et systematisk HMS-arbeid ved egen enhet, herunder påse at: o Verneombud velges ved enheten. o Det etableres og vedlikeholdes et stoffkartotek på de enhetene hvor dette er formålstjenlig ut fra driftsmessige forhold. o Nødvendig verneutstyr er lett tilgjengelig. o Nødvendige tilleggsinstrukser utarbeides ved enheten, samt at disse gjøres kjent for de tilsatte og fakultetet. o Tilsatte får nødvendig opplæring på HMS-området (brannvern, førstehjelp ol.). o Tilsatte, og andre aktuelle personer (studenter, lærlinger, rengjøringspersonale, servicepersonell o.l.) får informasjon om potensielle faremomenter på arbeidsplassen. o Etablerte HMS-rutiner er lett tilgjengelige og at tilsatte, lærlinger og studenter følger rutinene. o Nødvendige risikovurderinger blir gjennomført. o Feltarbeid i regi av enheten skjer på en forsvarlig måte o Enhetens aktiviteter og lokaler jevnlig blir kartlagt. o Vernerunder gjennomføres minimum en gang pr. år. Verne- og miljøarbeidet skal være en integrert del av instituttleders primæroppgaver og skal vurderes på linje med økonomiske faktorer (Ot.prp. nr s.78.) Instituttleders ansvar for HMS på arbeidsplassen er også nedfelt i Normalregler for institutter FORSKNINGSGRUPPELEDER (SEKSJONSLEDER/AVDELINGSLEDER) Ledere av forskningsgrupper skal påse at det arbeidet de leder utføres innenfor rammen av det systematiske HMS-arbeidet. Dette inkluderer delegert ansvar for all aktivitet som foregår innenfor det areal forskningsgruppen/seksjonen eller avdelingen disponerer, herunder også den aktivitet som utøves av veiledere, kursansvarlige og romansvarlige. Forskningsgruppeleder skal: o Ha kjennskap til den virksomhet som foregår innenfor det areal som forskningsgruppen disponerer. o Delta når det gjennomføres vernerunder av det areal som forskningsgruppen disponerer. o Rapportere til instituttleder VEILEDER Veiledere for studenter og stipendiater skal påse at de arbeidsoppgaver de er delegert utføres innenfor rammen av det systematiske HMS-arbeidet. Dette innebærer å: o Ha ansvar for kontroll av den apparatur som skal benyttes. o Skaffe til veie HMS-datablad for alle stoffer som skal benyttes. o Kontrollere studentens/stipendiatens kjennskap til de generelle HMS-regler. o Vurdere faremomenter før arbeidet igangsettes. o Gi den som skal utføre arbeidet nødvendig informasjon og opplæring om arbeidsmåte, farer, vernetiltak og instrukser. o Jevnlig kontrollere arbeidet, orden og renhold. 6

7 o Påse at kjemikalier blir avhendet i henhold til gjeldende rutiner snarest mulig etter endt forsøk. o Påse at kjemikalier blir merket. Veiledere for fremmedspråklige studenter/stipendiater har i tillegg et særlig ansvar for å kontrollere at de gjeldende rutinene er forstått, samt at forholdene ellers ikke byr på sikkerhetsmessige vansker for dem KURSANSVARLIG Kursansvarlig skal påse at sikkerheten er ivaretatt under gjennomføring av laboratoriekurs, evt. andre typer kurs ROMANSVARLIG For alle rom av typen laboratorium, kjølerom, verksted, auditorium, møterom etc. skal det utpekes en romansvarlig. Romansvarlig skal: o Ha tilsyn med og kjennskap til den virksomhet som foregår i rommet. o Være til stede når det gjennomføres vernerunder av rommet. o Varsle om virksomhet som er i strid med etablerte rutinehåndbøker ved UiO. o Påse at rengjøringspersonalet og tilsatte fra teknisk avdeling eller eksterne firmaer uhindret og uten risiko kan utføre sitt arbeid. Dette innebærer bl.a. å sørge for nødvendig ajourhold av utvendig skilting av rommet. Romansvarlig skal være en fast eller midlertidig tilsatt. Funksjonen kan, der dette er ønskelig, utføres av veileder, kursansvarlig eller en av de teknisk tilsatte på enheten. Navn på romansvarlig skal være oppslått på døren inn til gjeldende rom, jfr. Skjema for romansvarlig ALLE TILSATTE Alle tilsatte plikter å kjenne til og rette seg etter gjeldende HMS-instrukser for sin virksomhet. De skal planlegge og utføre eget arbeid slik at fare unngås og melde fra til leder om forhold de vurderer som farlige. Skader, uhell og nestenulykker skal rapporteres til arbeidsgiver i samsvar med vedtatte retningslinjer STUDENTENE Studentene skal medvirke i gjennomføringen av HMS-tiltak. De plikter å utføre arbeidet i forbindelse med studiene i samsvar med påbud og instrukser fra instituttet. Studentene skal informeres om deres plikter til aktiv medvirkning i det systematiske HMS-arbeidet. Blant annet for å hindre og avgrense skader. Arbeidet skal avbrytes når det ikke kan fortsette uten fare for liv og helse. 2.4 DEN VALGTE VERNETJENESTEN Den valgte vernetjenesten (lokalt verneombud og representanter for arbeidstakerne i det lokale arbeidsmiljøutvalget) skal sikre de tilsattes representasjon og medbestemmelse i HMS-arbeidet og være en støtte for linjeledelsen i dens realisering av vernekravene (Ot.prp s. 26) LOKALT ARBEIDSMILJØUTVALG (LAMU) Arbeidsmiljøutvalg skal, i henhold til Arbeidsmiljølovens 24.1, virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. 7

8 Følgende prosedyre er lagt for etablering og drift av LAMU: o Opprettelse av LAMU skal godkjennes av sentralt Arbeidsmiljøutvalg ved UiO. o LAMU skal være partssammensatt og bestå av et likt antall arbeidsgiver- og arbeidstakerrepresentanter. o Arbeidstakerne på enheten velger arbeidstakerrepresentantene i LAMU. o Områdeleder for Teknisk avdeling kan delta som observatør på LAMUs møter. Tilsvarende kan representanter for Seksjon for HMS være til stede når utvalget ønsker det, eller når andre forhold tilsier det. o I saker som angår studentene skal LAMU ha studentrepresentanter og arbeidsgiverrepresentanter som har et ansvar knyttet til studentene. o LAMU skal, når hensyn til forsvarlig saksbehandling tilsier det, innkalle personer med spesialkompetanse til møtene. Disse gis tale og forslagsrett. o Lederfunksjonen går på omgang for et år om gangen, vekselvis mellom arbeidstaker og arbeidsgiversiden. o LAMU skal avholde minst 4 møter pr. år og ellers når leder eller minst 2 av utvalgets medlemmer krever det. o LAMU sammenkalles normalt med minst 1 ukes varsel. o LAMU er beslutningsdyktig når halvparten av medlemmene er til stede. o Lederen har dobbeltstemme ved stemmelikhet. o Saker knyttet til psykososiale forhold, herunder konfliktsaker, skal, i den grad de legges frem for LAMU, behandles i lukkede møter. o Det skal lages referat fra møtene. Referatet skal sendes utvalgets medlemmer med tre virkedagers innsigelsesfrist. Referatet skal deretter gjøres kjent for de tilsatte på enheten, områdeleder for Teknisk avdeling, Fakultetsdirektør, Hovedverneombud og AMU ved Seksjon for HMS. LAMU er tillagt følgende arbeidsoppgaver: o Behandle instituttets handlingsplan for HMS. o Utarbeide årlige planer for vernerunder. Disse skal sikre systematisk overvåking og gjennomgang av virksomhetens aktiviteter, slik at disse organiseres, utføres og vedlikeholdes i henhold til HMS-lovgivningen. Resultatet fra vernerunden skal brukes som underlag for neste års handlingsplan for HMS-arbeidet ved enheten. o Følge opp planer som krever Arbeidstilsynets samtykke (f. eks. byggesaker). o Fungere som Læringsmiljøutvalgets (LMU) lokale organ i forbindelse med saker som angår studentenes arbeidsmiljø. o Følge opp andre planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, så som planer om byggearbeider, innkjøp av maskiner, rasjonalisering, arbeidsprosesser og forebyggende tiltak. o Følge opp spørsmål knyttet til arbeid for yrkeshemmede arbeidstakere. o Følge opp den del av enhetens opplærings-, instruksjons- og opplysningsvirksomhet som har betydning for arbeidsmiljøet. o Følge opp etablering og vurdering av enhetens systematiske HMS-arbeid. o Forestå systematisk oppfølging av avvik i forhold til krav fastsatt i HMS-lovgivningen. Avviksrapportering skal være en fast post på hvert LAMU møte. Fokus skal rettes mot forebyggende HMS-arbeid. o Behandle interne skademeldinger på enheten. 8

9 2.4.2 VERNEOMBUD Verneombudet skal, i henhold til Arbeidsmiljølovens 26.1, ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven. Verneombudet velges for 2 år blant de fast tilsatte på enheten. o Verneombudet skal sikres nødvendig opplæring i forhold til de oppgaver den er satt til å løse. Opplæringen er, i henhold til avtale med fagorganisasjonene ved UiO, satt til en 3 dagers grunnopplæring i HMS. Under omstendigheter der dette er nødvendig kan det gis supplerende opplæring. o Verneombudet skal gis nødvendig tid til å utøve sin funksjon i vernesaker. Arbeidsgiver har ikke styringsrett i slike saker. o Verneombudet har ikke juridisk ansvar for at verneoppgaver blir utført. Dette ansvaret tilligger arbeidsgiver. Vernetjenesten innebærer å påse at lover og regler knyttet til arbeidsmiljøet blir fulgt. o Verneombudet skal tas med på råd i saker som angår arbeidsmiljøet Arbeidsmiljølovens (Vernetjenesten skal integreres allerede i planleggingsfasen.) REFERANSER o Norske lover og forskrifter o LOV nr 04: Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Kap. VII. Verneombud, arbeidsmiljøutvalg, verne- og helsepersonale o FOR nr 1127: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) o UiO o HMS-Håndbok 1: Målsetting for helse, miljø og sikkerhetsarbeidet 2.4: Verneorganisasjonen, arbeidstakere, studenter, tillitsvalgte o Reglementshåndbok for Universitetet i Oslo 5.3: Normalregler for fakulteter 5.4: Normalregler for institutter o MN-fakultetet o Administrasjonsreglement for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, UiO o Skjema for romansvarlig 9

10 3 GENERELLE RUTINER 3.1 RUTINE FOR KARTLEGGING OG OPPFØLGING AV HMS-FORHOLD FORMÅL Sikre en systematisk gjennomgang av arbeidsmiljøet for å kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene ANSVAR Dekan har ansvar for kartlegging og oppfølging av HMS på MN-fakultetet. Instituttleder har ansvar for kartlegging og oppfølging av HMS på egen enhet FREMGANGSMÅTE Dekan/instituttleder skal: o Ha oversikt over eksisterende rutiner for HMS ved egen enhet/fakultetet/uio o Fylle ut Skjema for handlingsplan HMS på basis av en kartlegging av arbeidsmiljøet på enheten/fakultetet. Kopi av enhetens handlingsplan skal oversendes fakultetet. o Gjennomføre og evaluere de tiltak som blir iverksatt i tråd med handlingsplanen, om nødvendig iverksette korrektive tiltak. o Fylle ut Skjema for årsrapport HMS ved egen enhet/fakultetet. Kopi av rapporten skal sendes fakultetet. Kopi av utfylt vernerundeskjema skal ligge med enhetens rapport. o Systematisere og oppbevare de dokumenter/notater som er innhentet/laget i forbindelse med HMS-arbeidet på enheten REFERANSER o Norske lover og forskrifter o FOR nr. 1127: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) o UiO o HMS-Håndbok o Sjekkliste vernerunde enheter med kontorarbeidsplasser/dataplasser o Sjekkliste vernerunde for andre enheter enn kontorarbeidsplasser (lab, verksteder m.v) o MN-fakultetet o Skjema for handlingsplan HMS Skjema for årsrapport HMS 10

11 3.2 RUTINE FOR OPPLÆRING I SYSTEMATISK HMS-ARBEID FORMÅL Sikre at tilsatte, studenter, verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og ledere på alle nivåer får den nødvendige opplæring i å forstå sine oppgaver og ansvar når det gjelder arbeidsmiljøet, stoffkartotek og det systematiske HMS-arbeidet ved MN-fakultetet ANSVAR Dekan har overordnet ansvar for opplæring i HMS-arbeid på MN-fakultetet. Instituttleder har ansvar for opplæring i HMS-arbeid på egen enhet FREMGANGSMÅTE o Brukere skal gjennomgå en obligatorisk opplæring i. o De som arbeider på laboratorier, kjemikalielager og verksteder forutsettes gitt nødvendig tilleggsopplæring i HMS. o Skjema for egenerklæring skal fylles ut av alle brukere REFERANSER o Norske lover og forskrifter o LOV nr 04: Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. 12. Tilrettelegging av arbeidet ( 12.3) 29. Andre bestemmelser (Opplæring av verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg) o FOR nr 443: Forskrift om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) 9. Informasjon og opplæring o UiO o HMS opplæring o MN-fakultetet o Skjema for egenerklæring 11

12 4 SPESIELLE RUTINER 4.1 RUTINE FOR LABORATORIEARBEID FORMÅL Etablere generelle regler for alt arbeid i laboratorier ANSVAR Instituttleder er ansvarlig for at: o Det er utarbeidet skriftlige arbeidsinstrukser for arbeid som kan medføre fare for liv og helse. o Brudd på skriftlige arbeidsinstrukser blir fulgt opp. o Nødvendig sikkerhetsutstyr og personlig verneutstyr er tilgjengelig. o Forholdene er lagt til rette for bruk av kjemikalier og hensiktsmessig utstyr. o Brukerne er gitt nødvendig opplæring o Reglene for laboratoriearbeid følges. o Farlige og reaktive kjemikalier i enhetens laboratorier brukes i så små mengder som mulig. o Laboratorier holdes rene og ryddige. Bruker er ansvarlig for: o Å sette seg inn i reglene for laboratoriearbeid og å følge disse FREMGANGSMÅTE o Alt laboratoriearbeid skal være planlagt, og det skal utarbeides en personlig laboratoriejournal for det arbeidet som utføres. o Dersom laboratoriearbeid, som medfører potensiell fare eller risiko, planlegges lagt utenfor normalarbeidstiden skal en annen person jevnlig holde kontakt med brukeren under arbeidet. o Gravide bør gi beskjed til enheten når graviditet er konstatert, slik at forholdene kan tilrettelegges for den gravide. o Standard påkledning er laboratoriefrakk evt. todelt dress på verkstedene, tette sko, lange bukser, skjørt og evt. personlig verneutstyr. Det er ikke tillatt å bruke klær, smykker eller hodeplagg som kan medføre risiko på laboratoriet. o Bruk av snus, tyggegummi og drikking på laboratoriet er ikke tillatt. o Arbeidsbenker skal holdes ryddige og rengjorte REFERANSER o Norske lover og forskrifter o FOR nr 787: Forskrift om støy på arbeidsplassen. o MN-fakultetet o Rutine for personlig verneutstyr, sikkerhets- og førstehjelpsutstyr Rutine for risikovurdering ved arbeid med farlige kjemikalier Rutine for oppbevaring og bruk av kjemikalier 12

13 4.2 RUTINE FOR RISIKOVURDERING VED ARBEID MED FARLIGE KJEMIKALIER FORMÅL Sikre at brukere er informert om risiko ved arbeid med farlige kjemikalier. Sikre at brukere reduserer risiko ved bruk av farlige kjemikalier. Forebygge skader ANSVAR Instituttleder har ansvar for at det er etablert et forsvarlig system for arbeid med farlige kjemikalier ved enheten. Bruker har ansvar for å tilegne seg kunnskap om de farlige stoffene som skal brukes og å foreta en egen risikovurdering, jfr. Skjema for risikovurdering FREMGANGSMÅTE Instituttleder skal: o Etablere rutiner som sikrer at det alltid blir gjennomført en risikovurdering, samt en vurdering av om brukeren har tilstrekkelige ferdigheter før arbeid med farlige kjemikalier igangsettes. o Sikre at det blir foretatt en jevnlig risikovurdering av teknisk apparatur som kan avstedkomme fare for liv og helse. Bruker skal: o Legge opplysningene som finnes i stoffkartoteket til grunn for den risikovurdering som gjøres. o Vurdere mulige driftsforstyrrelser og nødssituasjoner, samt konsekvenser og tiltak i forhold til disse. o Ved forsøk som innebærer bruk av risikofylte kjemikalier skal arbeidsprosedyren utformes i henhold til dette. o Erstatte farlige kjemikalier og prosesser med mindre farlige, dersom dette er praktisk mulig. o Planlegge bruk av farlige kjemikalier slik at det blir minst mulig avfall og slik at avfallsstoffene kan behandles forskriftsmessig REFERANSER o Norske lover og forskrifter o FOR nr. 443: Forskrift om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) 6. Risikovurdering 9. Informasjon og opplæring (a og b). o FOR nr. 412: Forskrift om oppbygging og bruk av stoffkartotek for helsefarlige stoffer i virksomheter (Stoffkartotekforskriften) o MN-fakultetet o Skjema for risikovurdering 13

14 4.3 RUTINE FOR STOFFKARTOTEK FORMÅL Sikre at stoffkartoteket ved enheten oppdateres ANSVAR Instituttleder har ansvar for at enhetens stoffkartotek oppdateres. Stoffkartotekansvarlige har ansvar for å holde det nettbaserte stoffkartoteket oppdatert. Bruker er ansvarlig for å holde papirutgaven av stoffkartoteket oppdatert FREMGANGSMÅTE o Stoffkartotekansvarlig(e) skal kontinuerlig oppdatere stoffkartoteket(ene) for å sikre at det finnes HMS-datablad for alle farlige kjemikalier ved enheten, samt at man har siste utgave av tilgjengelig HMS-datablad. o Ved innkjøp av kjemikalier skal det følge med et HMS-datablad. Nyeste utgave av databladet skal være tilgjengelig på brukerstedet. o Når et kjemikalie tas ut av bruk ved et brukersted, skal HMS-databladet for kjemikaliet slettes/fjernes fra stoffkartoteket for lokalet og flyttes over i en historisk mappe i det nettbaserte stoffkartotek REFERANSER o Norske lover og forskrifter o FOR nr. 412: Forskrift om oppbygging og bruk av stoffkartotek for helsefarlige stoffer i virksomheter (Stoffkartotekforskriften) o FOR nr. 1323: Forskrift om utarbeidelse og distribusjon av helse-, miljø- og sikkerhetsdatablad for farlige kjemikalier o FOR nr. 443: Forskrift om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) o FOR nr. 1322: Forskrift om vern mot eksponering for biologiske faktorer (bakterier, virus, sopp m.m.) på arbeidsplassen o MN-fakultetet o Skjema for utklarering 14

15 4.4 RUTINE FOR ANSKAFFELSE AV KJEMIKALIER FORMÅL Registrere anskaffelse og avhending av kjemikalier ANSVAR Bruker er ansvarlig for å avklare kjemikaliebehov. Innkjøpsansvarlig er ansvarlig for å bestille og ta i mot kjemikalier. Stoffkartotekansvarlig er ansvarlig for å registrere kjemikaliene FREMGANGSMÅTE Bruker skal: o Avklare kjemikaliebehov og leverandør. o Undersøke om HMS-datablad fra valgt leverandør finnes i stoffkartoteket og evt. skaffe dette. o Utføre en risikovurdering, jfr. Rutine for risikovurdering ved arbeid med farlige kjemikalier, samt sjekke at forholdene ligger til rette for bruk av kjemikaliene. Mulige kjemikalierester og bi-/avfallsprodukter skal vurderes med tanke på avfallshåndtering. o Fylle ut Skjema for internbestilling/uttak og sende dette til innkjøpsansvarlig, dersom kjemikalier skal kjøpes inn. For rekvisisjon av sprit gjelder eget skjema ( Skjema for rekvisisjon av sprit ). Bestilling fra hovedfags-/mastergradsstudenter skal godkjennes av veileder, om ikke veileder har gitt studenten en begrenset Fullmakt for internbestilling. Kopi av Fullmakt for internbestilling skal sendes innkjøpsansvarlig når den utstedes. o Merke kjemikaliebeholderne med mottaksdato REFERANSER o Norske lover og forskrifter o FOR nr. 443: Forskrift om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) o FOR nr. 1322: Forskrift om vern mot eksponering for biologiske faktorer (bakterier, virus, sopp m.m.) på arbeidsplassen o UiO o Økonomihåndbok 5.2.1: Foreta et innkjøp (inkl. utstyrsregistrering) o MN-fakultetet o Rutine for avfallshåndtering Rutine for risikovurdering ved arbeid med farlige kjemikalier Skjema for risikovurdering Skjema for internbestilling/uttak Skjema for rekvisisjon av sprit Fullmakt for internbestilling 15

16 4.5 RUTINE FOR OPPBEVARING OG BRUK AV KJEMIKALIER FORMÅL Sikre brukere, materiell og miljø mot uønskede hendelser, skader og senskader, som følge av bruk av kjemikalier ANSVAR Instituttleder er ansvarlig for at: o Verneutstyr tilpasset arbeidsoppgavene er tilgjengelig og blir benyttet. o Bruker er kjent med eventuelle rutiner for levering/destruksjon av sluttprodukt/avfall. o Det finnes tilstrekkelige og forskriftsmessige oppbevaringssteder. Bruker er ansvarlig for å: o Lese HMS-datablad før kjemikaliene tas i bruk. o Håndtere farlige kjemikalier i henhold til rutiner. o Benytte hensiktsmessige oppbevaringssteder FREMGANGSMÅTE o Informasjon fra bl.a. stoffkartoteket skal brukes for å sikre at oppbevaring og håndtering av kjemikalier skjer på en forskriftsmessig måte. o HMS-datablad for farlige kjemikalier skal oppbevares i papirutgave på det enkelte brukersted. o Bruk av farlige kjemikalier skal planlegges slik at det blir minst mulig farlig avfall. o Kjemikalier skal ikke oppbevares eller brukes i lokaler utformet for annen bruk. o Farlige kjemikalier skal ikke lagres i åpne hyller eller på laboratorie-/arbeidsbenken. o Kjemikalier skal hovedsakelig oppbevares i kjemikalieskap med avtrekk. Restekanner med organiske løsemiddelrester skal oppbevares i kjemikalieskap med avtrekk. o Brann- og eksplosjonsfarlige kjemikalier som må oppbevares kjølig skal oppbevares i kjøleskap som er beregnet for dette. o Bruk av farlige kjemikalier skal foregå i avtrekkskap. Vedrørende bruk av avtrekkskap jfr. referanser nedenfor. o Absorpsjonsmidler må være tilgjengelige i tilfelle kjemikaliesøl. o Kjemikalierester/-avfall skal oppbevares i tette egnede beholdere og innholdet merkes godt av bruker. o Kjemikalieavfall skal fraktes til nærmeste innsamlingssted på en trygg måte. o Det skal gis melding til stoffkartotekansvarlig når kjemikaliet er oppbrukt eller levert til destruksjon. o Alt utstyr som leveres verkstedene skal være godt rengjort. Dette gjelder spesielt glassutstyr som leveres til glassblåser o Gassflasker skal være solid festet, slik at de ikke kan velte. Utsiden av laboratoriedøren skal være merket med advarselsskilt for gassflasker. Transport av gassflasker skal kun skje når gassregulatoren er fjernet fra gassflasken. 16

17 4.5.4 REFERANSER o Norske lover og forskrifter o LOV nr 04: Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. 11. Giftige og andre helsefarlige stoffer, herunder giftig eller helsefarlig biologisk materiale o FOR nr. 443: Forskrift om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) 14. Tiltak i forbindelse med brann- og eksplosjonsfarlige kjemikalier og ustabile kjemikalier ( 14a) o FOR nr. 1127: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 5. Innholdet i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Krav til dokumentasjon o UiO o Rutine: Avtrekkskap 17

18 4.6 RUTINE FOR AVFALLSHÅNDTERING FORMÅL Verne det ytre miljø mot forurensing, arbeide for bedre behandling av avfall og sikre et trygt og oversiktlig arbeidsmiljø ANSVAR Instituttleder har overordnet ansvar for at avfall blir håndtert på en forskriftsmessig måte, og for at det blir laget lokale rutiner for farlig avfall som ikke dekkes av andre rutiner. Bruker er ansvarlig for at avfall, som følger av egen bruk, blir destruert og/eller levert til nærmeste innsamlingssted. Teknisk avdeling er ansvarlig for å organisere videresending av avfallet FREMGANGSMÅTE o Normalavfall hentes av renholdspersonalet. Normalavfall skal ikke inneholde skarpe gjenstander o.l. som kan skade renholdspersonalet. Store kolli plast og/eller isopor skal bringes til utendørs avfallscontainer av bruker. o Papiravfall skal leveres til papiravfallscontainer av hver enkelt bruker. o Glassavfall skal leveres til glassavfallscontainer av hver bruker. Brukt silika skal leveres som kjemikalieavfall. o Farlig avfall: o EE-avfall: Elektrisk og elektronisk avfall (avfall i form av kabler og ledninger, datautstyr, kontormaskiner, måleinstrumenter, medisinsk utstyr m.v.) skal settes i spesiell avfallscontainer etter avtale med lokal utstyrsansvarlig. IT-ansvarlig skal informeres ved levering av datautstyr. o "Risikoavfall": Biologisk avfall, forurenset engangsutstyr og sprøytespisser skal pakkes i "riskavfallsesker" (pappesker med tilhørende tykk plastsekk). Skarpe gjenstander skal emballeres godt før de legges i plastsekken. Sprøytespisser kan f.eks. pakkes i plastbokser. Eskene skal plasseres på oppsamlingssted i henhold til lokal rutine. o Prøveglass med scintillasjonsvæske (også kalt "radioaktivt avfall") skal pakkes i "riskavfallsesker". Disse lagres til strålingsaktiviteten har falt til et akseptabelt nivå før de plasseres sammen med det andre risikoavfallet. o Annet radioaktivt avfall håndteres etter UiOs sentrale rutiner og egne lokale rutiner. o Kjemikalieavfall som enkelt kan destrueres miljøvennlig og forsvarlig på den enkelte enhet, skal ikke leveres inn, men destrueres lokalt. o Organisk løsemiddelavfall. Organiske løsemidler som inneholder mindre enn 10% vann skal helles på respektive restekanner for organisk løsemiddelavfall og leveres til oppsamlingskummene i verkstedgården på Kjemisk institutt. Halogenerte løsemidler skal helles på grønne restekanner og ikke-halogenerte løsemidler skal helles på røde og blå restekanner. Unntak: Små mengder flyktige organiske løsemidler skal dampes inn i avtrekk uten tilføring av varme. o Annet farlig avfall (f.eks. kjemikalierester) skal leveres i henhold til lokale prosedyrer, sorteres, deklareres, pakkes og leveres til godkjent mottaker. 18

19 4.6.4 REFERANSER o Norske lover og forskrifter o "FOR nr. 930: Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (Avfallsforskriften) Kapittel 11. Farlig avfall o LOV nr. 06: Lov om vern mot forurensninger og om avfall (Forurensningsloven) o FOR nr. 443: Forskrift om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) 14. Tiltak i forbindelse med brann- og eksplosjonsfarlige kjemikalier og ustabile kjemikalier ( 14a) 26. Avfallshåndtering o LOV nr 36: Lov om strålevern og bruk av stråling o FOR nr. 1362: Forskrift om strålevern og bruk av stråling (Strålevernforskriften) o MN-fakultetet o Rutine for anskaffelse og bruk av radioaktive stoffer Skjema for utklarering o Norsk kompetansesenter for avfall og gjenvinning (Norsas) 19

20 4.7 RUTINE FOR ANSKAFFELSE OG BRUK AV RADIOAKTIVE STOFFER FORMÅL Å sikre tilfredsstillende og forskriftsmessig strålevern ved bruk av radioaktive stoffer ved MNfakultetet ANSVAR o Dekan har ansvar for at institutter som benytter radioaktive stoffer følger denne rutinen. o Instituttleder har ansvar for at interne enheter (avdelinger/grupper) som benytter radioaktive stoffer følger denne rutinen, samt at det finnes en håndbok i strålevern ved de interne enhetene. o Ledere for interne enheter, der radioaktive stoffer benyttes, har ansvar for at denne rutinen følges. Dette innebærer bl.a. å utarbeide lokale rutiner for laboratorier som benyttes til arbeid med radioaktive stoffer og for personer som jobber der. o Alle som benytter radioaktive stoffer eller arbeider i område der radioaktive stoffer benyttes, er ansvarlig for å sette seg inn i de rutiner som er utarbeidet for det aktuelle området FREMGANGSMÅTE Se UiOs Sentral arbeidsrutine for anskaffelse og bruk av radioaktive stoffer, som inneholder fremgangsmåte for: o Tillatelse for arbeid med radioaktive stoffer o Organisert egetvern og kompetanse o Lokal arbeidsrutine for bruk av radioaktive stoffer o Krav til laboratoriet o Instruks for arbeid med radioaktive stoffer o Kontroll av radioaktiv forurensning o Bestilling/innkjøp av radioaktive stoffer o Behandling av radioaktivt avfall o Tiltak ved uhell o Varsling o Rapportering til Seksjon for HMS REFERANSER o Norske lover og forskrifter o LOV nr 36: Lov om strålevern og bruk av stråling o FOR nr. 1362: Forskrift om strålevern og bruk av stråling (Strålevernforskriften) (Kapittel II, III, IV og V) o LOV nr. 04: Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. 8. Arbeidsplassen ( 8.1 d) 11. Giftige og andre helsefarlige stoffer, herunder giftig eller helsefarlig biologisk materiale. 14. Arbeidsgiverens plikter ( 14 h) o UiO o Sentral arbeidsrutine for anskaffelse og bruk av radioaktive stoffer 20

21 4.8 RUTINE FOR PERSONLIG VERNEUTSTYR, SIKKERHETS- OG FØRSTEHJELPSUTSTYR FORMÅL Forebygge ulykker, evt. redusere skadevirkningene av disse. Sikre at det finnes nødvendig førstehjelpsutstyr og utstyr for å hindre eller begrense skader ved uhell ANSVAR Instituttleder er ansvarlig for at: o Nødvendig personlig verneutstyr, sikkerhets- og førstehjelpsutstyr er tilgjengelig. o Brukerne er kjent med hvor personlig verne-, sikkerhets- og førstehjelpsutstyr finnes og hvordan det skal brukes, samt å kontrollere at det brukes riktig. o Det blir iverksatt vernetiltak, når skadelig eksponering ikke kan unngås på annen måte. Bruker er ansvarlig for å: o Benytte seg av tilgjengelig personlig verne- og sikkerhetsutstyr. o Melde fra til romansvarlig/instituttleder, dersom det blir oppdaget at verne- og sikkerhetsutstyr og/eller førstehjelpsutstyr ikke er tilgjengelig eller er mangelfullt FREMGANGSMÅTE o Personlig verneutstyr/sikkerhetsutstyr skal brukes i den utstrekning det er påkrevet i henhold til HMS- datablad eller hvis omstendighetene/arbeidsmåten tilsier det. o Det skal utformes egne rutiner og protokoller for tilgjengelighet og teknisk kontroll av nøddusjer, øyeskylleflasker, branntepper og førstehjelpsutstyr. o Førstehjelpsutstyr skal kontrolleres minst en gang i året. Det skal stå en liste på innsiden av førstehjelpsskapet/kassetten hva den skal inneholde og hvor man skal henvende seg for å få supplert innholdet. Det skal loggføres når siste kontroll av førstehjelpsskapet/kassetten ble utført. Skapet/kassetten skal inneholde: Enkeltmannspakke, plaster, saks, gasbind, desinfeksjonsmiddel (f. eks. klorheksidin) og pinsett. Der det arbeides med fenol eller brom bør det også være pyriseptsalve. Det må skiftes vann på øyeskylleflaskene minimum en gang pr. semester. o Nøddusjene skal funksjonstestes ved begynnelsen av hvert semester. Det skal loggføres når kontrollen er utført REFERANSER o Norske lover og forskrifter o FOR nr. 443: Forskrift om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) 19. Nødhjelpsutstyr o FOR nr. 1322: Forskrift om vern mot eksponering for biologiske faktorer (bakterier, virus, sopp m.m.) på arbeidsplassen Kapittel 4. Verne- og sikkerhetstiltak o FOR nr. 1425: Forskrift om bruk av personlig verneutstyr på arbeidsplassen o FOR nr. 1127: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) o Arbeidstilsynet o Arbeidstilsynets orientering om førstehjelpsutstyr o Førstehjelp: Se HMS-datablad 21

22 4.9 SIKKERHETSINSTRUKS FOR RENGJØRINGSPERSONELL I FAKULTETETS LABORATORIER FORMÅL o Skape en trygg arbeidssituasjon for rengjøringspersonell på laboratoriene ANSVAR Romansvarlig har ansvar for å orientere renholdspersonalet om farer og sikringstiltak innen deres egne ansvarsområder. Teknisk avdeling har ansvar for å informere enhetene om endring blant renholdspersonalet innen enhetens område FREMGANGSMÅTE o Ved vask på laboratorier skal vernehansker benyttes. o Renholdspersonalet skal gjøre seg kjent med: o Lokalisering av førstehjelpsskap o Lokalisering av nøddusjer o Hvem som er romansvarlig o Ved søl av kjemikalier på huden skal det skylles rikelig med vann, og deretter vaskes grundig med såpe og vann. o Ved sprut i øynene skal det: o Skylles grundig (lenge) med øyeskylleflasker eller med vann fra springen. NB! Bruk eventuelt øyedusjer montert på springen. o Oppsøkes lege. o Ved søl av kjemikalier på klær bør disse: o Fjernes snarest mulig. o Vaskes før de brukes igjen. o Kun ryddede benker og andre arbeidsplasser skal rengjøres. o Apparatur og utstyr skal ikke flyttes. o Avtrekkskap regnes som laboratorieutstyr, og skal ikke vaskes av renholder. o Renholdspersonalet skal ikke rengjøre søl av kjemikalier eller knust glass, selv om de har forårsaket det selv. o Rot og søl som er til hinder for renhold skal meldes til romansvarlig. o Tilsatte ved enheten/enheten (fortrinnsvis romansvarlig) skal kontaktes ved søl av kjemikalier på klær eller kropp. o Denne instruksen skal slås opp på døren til alle bøttekott. 22

23 4.10 SIKKERHETSINSTRUKS FOR VERKSTEDENE FORMÅL Sikre de tilsatte på og brukerne av verkstedet en trygg arbeidsplass ANSVAR Ansvarlig for den daglige drift (verkstedleder) ved det enkelte verksted skal påse at gjeldende lover og forskrifter for virksomheten blir fulgt, herunder sørge for at: o Nødvendig sikkerhetsopplæring gis. o Det utarbeides instrukser ved farlig arbeid. o Det foretas risikovurdering ved nye oppstillinger av utstyr/apparatur. o Nødvendig verneutstyr er tilgjengelig. o Alle bruker nødvendig verneutstyr. o Det tas initiativ overfor Seksjon for HMS til jevnlige kontroller av verkstedtilsattes hørsel. o Det utarbeides rutiner for korrekt avhending av f.eks. kjølevæske, løsemidler, glass og metall. o Aktuelle HMS-datablad er tilgjengelige og oppdaterte. o Arbeid alene utenom ordinær arbeidstid er kun tillatt når det foreligger en risikovurdering som tilsier at arbeidet ikke innebærer risiko for helseskader. o Farlige maskiner har nødvendig verneinnretninger. o Alle arbeidsplasser er innrettet på en slik måte at risikoen for belastningskader unngås. Alle som oppholder seg på verkstedet har et selvstendig ansvar for å bruke det verneutstyr som til enhver tid er nødvendig FREMGANGSMÅTE o Relevant verneutstyr skal brukes under utøvelse av de ulike verkstedfunksjonene. o Av sikkerhetsmessige årsaker er det ikke tillatt for uvedkommende å bruke maskinelt utstyr i fakultetets verksteder. Dette gjelder ufaglærte personer, personer som ikke har sitt daglige virke ved verkstedet og personer som ikke har fått spesiell tillatelse fra verkstedleder. For at slik tillatelse kan gis, må nødvendige kvalifikasjoner være tilstede og aktuelt verneutstyr benyttes. o Alt utstyr som leveres verkstedene skal være godt rengjort. Dette gjelder spesielt glassutstyr som leveres til glassblåser. o Kopi av HMS-sjekkliste for opplæring i HMS-arbeid på verksted og HMS-sjekkliste for arbeid på verksted skal sendes til instituttleder en gang i året REFERANSER o Norske lover og forskrifter o LOV nr. 04: Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. 9. Tekniske innretninger og utstyr 11. Giftige og andre helsefarlige stoffer, herunder giftig eller helsefarlig biologisk materiale. o FOR nr 443: Forskrift om vern mot eksponering for kjemikalier på arbeidsplassen (Kjemikalieforskriften) 13. Reparasjon, vedlikehold og renhold o FOR nr 412: Forskrift om oppbygging og bruk av stoffkartotek for helsefarlige stoffer i virksomheter (Stoffkartotekforskriften) 23

24 5 RUTINE FOR FELTARBEID 5.1 FORMÅL Minske risikoen for uønskede hendelser under feltaktivitet som er en del av universitetets ordinære forskning/undervisning eller et ledd i eksternt finansiert forskningsprosjekt, forvaltningsoppdrag eller oppdragsvirksomhet. 5.2 DEFINISJONER Feltarbeid omfatter: o Ekskursjoner: Organisert undervisning i felt. o Feltkurs: Organisert undervisning i felt hvor grupper av studenter utfører bestemte arbeidsoppgaver i et nærmere angitt område. o Tokt og arbeid i felt som er del av pågående forskningsprosjekt eller hovedfags- /mastergrads-/doktorgradsoppgave. o Oppdragsvirksomhet: Prosjekter i felt bestilt og finansiert av eksterne oppdragsgivere. 5.3 ANSVAR Instituttleder har det overordnede ansvar for HMS ved all virksomhet ved instituttet. Instituttleder eller de(n) han bemyndiger skal godkjenne feltarbeidet og utpeke en feltansvarlig. Instituttleders ansvar omfatter følgende grupper personell: o Alle ordinære arbeidstakere som lønnes direkte av UiO o Prosjektansatte som deltar i prosjekt i regi av UiO, herunder personer som deltar som lønnede feltassistenter. o Studenter som deltar i studieplanfestede feltkurs/tokt eller som har slikt arbeid som del av bachelor-, master-, hovedfags- eller doktorgradsoppgave. Instituttleders ansvar omfatter ikke: o Der andre institusjoner eller bedrifter engasjerer ansatte eller studenter ved UiO i feltarbeid i egen regi, hvis ikke annet er skriftlig avtalt. o Fritidsaktiviteter eller annen virksomhet som ikke inngår som en naturlig del av feltarbeidet. Feltansvarlig: o Er ansvarlig for planlegging, forberedelse og gjennomføring av feltarbeidet og har det daglige administrative og sikkerhetsmessige ansvar for prosjektet i felt. o Har myndighet til å bortvise deltakere som ikke retter seg etter sikkerhetsbestemmelsene som er satt for feltarbeidet. Deltakere: o Har plikt til å etterleve sikkerhetsbestemmelsene og til å etterkomme alle faglige, administrative og sikkerhetsmessige pålegg gitt av feltansvarlig. Verneombud: o Instituttets valgte verneombud fungerer også som verneombud for deltakerne på feltarbeid, dersom ikke instituttleder har bestemt at det er behov for å velge et stedlig verneombud for feltarbeidet. Studenter: o Arbeidsmiljøhåndbok for studenter definerer hvilke regler som gjelder for studenter, når disse deltar ved feltarbeid i UiOs regi. Enmannsoppdrag: o Der feltarbeid utføres av en person alene, regnes denne både som feltansvarlig og deltaker. I slike tilfeller skal det meldes fra til instituttet på feltkort for feltansvarlig. 24

25 5.4 FREMGANGSMÅTE FORBEREDELSE TIL FELTARBEID Instituttleder, evt. de(n) han/hun bemyndiger, skal på forhånd forvisse seg om at feltansvarlig har de kvalifikasjoner som trengs for sikkerhetsmessig forsvarlig ledelse av feltarbeidet. Ved behov kan en nestleder oppnevnes i tillegg. Instituttleder skal sørge for at: o Det gjennomføres en vurdering av risikoforhold. o Det i nødvendig grad utarbeides spesifikke lokale sikkerhetsinstrukser for feltarbeid. o Dette dokumenteres i instituttets systematiske HMS-arbeid. o Nødvendig opplæring blir gitt. o Utstyr som skal benyttes i arbeidet tilfredsstiller kravene i lover og forskrifter. Feltansvarlig skal sørge for at: o Feltkort for feltarbeidet med vedlegg fylles ut og oversendes instituttleder. En risikovurdering av feltarbeidet og en deltakeroversikt skal ligge som vedlegg til feltkortet. Deltakeroversikten skal angi hvem som har arbeidsgiver- og forsikringsansvar for deltakerne, hvem som er med på en fellestransport til feltsted og hvem som organiserer reisen selv. o Deltakerne har fått utdelt og blitt bedt om å sette seg inn i Rutine for feltarbeid. o Deltakerne har fylt ut og levert feltkort. o Deltakerne er informert om eventuelt behov for vaksinering. o Deltakerne har en tilfredsstillende opplæring og erfaring i bruk av større eller farlig utstyr og der slikt er påbudt offentlig(e) sertifikat(er). o Feltansvarlig, evt. nestleder har kurs i livreddende førstehjelp og ved spesielt krevende forhold kurs i overlevelsesteknikk. o De som deltar ved ekskursjoner til utlandet er gjort kjent med spesielle forhold knyttet til HMS, lokal kultur og lovverk. o Deltakerne er kjent med spesielle faremomenter, lokale sikkerhetsinstrukser, lover og forskrifter knyttet til den planlagte aktiviteten. o Deltakerne har personlig feltutstyr tilpasset det klima og terrengforhold feltoppdraget skal utføres i. o Sikkerhets- og feltutstyret finnes og at det på forhånd er kontrollert og funnet i orden. o Egnet sambandsutstyr medbringes og testes der det ikke er mobildekning. o Det er utarbeidet sikkerhets-, varslings- og førstehjelpsrutiner med sikte på å redusere konsekvensene av eventuelle ulykker/uhell. Feltdeltakere skal: o Gjennomføre nødvendig vaksinasjonsprogram. o Lese gjennom og undertegne på at de har akseptert Rutine for feltarbeid. o Fylle ut og levere Feltkort for feltdeltakere. o Ved opphold utenfor landets grenser ha fylt ut Sjekkliste for utenlandsreiser GJENNOMFØRING AV FELTARBEID Instituttleder, eller de(n) han/hun har bemyndiget som kontaktperson(er) for feltarbeidet, skal være tilgjengelig for feltansvarlig, slik at nødvendige beslutninger fortløpende kan tas. Feltansvarlig, ev. nestleder, skal være tilgjengelig når aktiviteten i felten er i gang. 25

26 Feltansvarlig skal: o Holde instituttleder orientert om viktige endringer i feltarbeidet (aktiviteter, deltagere osv.). o Sørge for at feltdeltakerne har en forsvarlig innkvartering og gode arbeidsforhold under feltarbeidet. o Kontrollere at virksomheten er tilfredsstillende med hensyn til HMS og sørge for å gjennomføre nødvendige tiltak etter behov. o Føre en egen HMS-dagbok for feltarbeidet. HMS-dagboka skal vise: o Feil, skader og større reparasjoner på materiell, utstyr og andre forhold av betydning, samt hvilke utbedringer som er foretatt. o Iverksatte sikkerhetstiltak, utstyr, instruksjon, øvinger og erfaringer fra feltarbeidet. o Handling(er)/atferd fra deltakerne som kan gi grunnlag for bortvisning fra feltarbeidet, herunder også advarsler. o Andre forhold av betydning for gjennomføringen av feltarbeidet. o Kontrollere at nødvendig verneutstyr benyttes. o Kontrollere at feltmedarbeiderne er utstyrt med kommunikasjonsutstyr, slik at eventuelle uhell raskt kan varsles. Deltakere skal: o Benytte verneutstyr der aktiviteten krever dette. o Straks melde fra til feltansvarlig dersom han/hun blir oppmerksom på farlige forhold. o Aktivt medvirke til å hindre ulykker og utvikling av helseskader ULYKKER o Hvis en ulykke inntreffer under feltarbeidet, skal feltansvarlig/nestleder for feltarbeidet gjøre alt som etter forholdene er mulig for å begrense skaden. o Ved alvorlig(e) ulykke(r) skal reglene i Beredskapsplanen for UiO ( Beredskap ) og Beredskapsplanen for MN-fakultetet følges. o Ved alvorlige personskader skal det skaffes legehjelp hurtigst mulig og rekvireres nødvendige transportmidler. Dette skjer sikrest ved henvendelse til stedets politi. Ved hendelser i utlandet kan SOS København kontaktes på tlf , fax o Informasjon om ulykken skal umiddelbart rapporteres til vedkommende enhet, personalavdelingen ( / ) og Seksjon for HMS ved UiO ( ). o Rikstrygdeverkets skademeldingsskjema (RTV-blankett 11.03) skal benyttes som grunnlag for eventuelle erstatningskrav EVALUERING/ETTERARBEID Ved avslutning av feltarbeidet skal feltansvarlig melde fra til instituttet og feltkortene makuleres. Vurdering av HMS-arbeidet skal inngå som en integrert del av evalueringen av feltarbeidet. 5.5 SPESIELLE REGLER FORSIKRING Alle deltakere på feltarbeid skal være forsikret. UiO er som statlig institusjon selvassurandør og kan derfor ikke tegne forsikringer i forsikringsselskaper. 26