Kripos evaluering 22. juli 2011

Transkript

1 22. JULI 2011

2 Innhold 1 Sammendrag Innledning Metode Bestillingen fra Politidirektoratet Kripos tolkning av mandatet Informasjonsinnsamling Kildekritikk Kripos håndtering av hendelsene 22. juli Innledning Viktige tidspunkt for Kripos oppgaveløsning Tema 1a) Varsling Retningslinjer og definisjoner System for nasjonal varsling Kapasitet og kompetanse Alle riksalarmer fra Kripos juli Riksalarm nr. 1 Riksalarm Eksplosjon Mulig(e) bombe(r) i Oslo sentrum Internasjonale varslinger og internasjonalt politisamarbeid Riksalarm nr. 2 Til alle landets politidistrikt (gjeninnføring av indre grensekontroll) Beredskapsplaner iverksettelse av beredskapsnivå Intern varsling i Kripos Læring vedrørende varsling Tema 1b) Organisering, planverk, ledelse og samordning Politiets beredskapssystem I (PBS) Kripos rolle og ansvarsområder Retningslinjer Kapasitet og kompetanse Organisering av stab i Kripos 22. juli Samhandling med andre Systemer og notoritet Læring Tema 2) Evakuerte og pårørende Retningslinjer og definisjoner Kapasitet og kompetanse Pårørendetelefon og DIR-systemet Ledelse og pårørendehåndtering på Sundvollen hotell Dato: Side 2 av 36

3 4.5.5 ID-arbeidet Arrangementet på Utøya for etterlatte og overlevende etter angrepene 22. juli HMS-oppfølging av egne ansatte Læring Tema 3) Informasjon og mediehåndtering i Kripos Læring Vedlegg Definisjoner / begrepsavklaringer knyttet til ID-prosessen Oversikt over riksalarmer fra Kripos Referanseliste Dato: Side 3 av 36

4 1 Sammendrag Bevaringsområder Det fremstår som at Kripos har løst sine oppgaver på en god måte. Mannskapene viste stor lagånd, og man stilte opp med spisskompetanse i et volum som gjorde at Kripos kunne bemanne alle sentrale funksjoner raskt. Stab ble tidlig etablert slik at organisasjonen var forberedt når bistandsanmodningene kom. Slik klarte man å møte behovene og være i stand til å levere utover det som var etterspurt. Kripos påtok seg et betydelig større ansvar enn det som formelt ligger til Kripos vedrørende pårørendehåndtering. Dette arbeidet ser ut til å ha fungert meget bra. Nasjonal læring Varsling Ansvarsforholdene for nasjonalt varslingssystem bør gjennomgås og forbedres: o Det bør gjennomføres en risikoanalyse for bruken av Outlook som nasjonalt varslingssystem. o Den tekniske kvaliteten på varslingssystemet bør gjennomgås. o Rutinene og maler for oversendelse av varslinger til Kripos bør gjennomgås, og skriftlighet i alle ledd bør vurderes. o Rutinene knyttet til mottak av varslinger bør gjennomgås. o Det bør vurderes om distriktene trenger bedre opplæring i varslingssystemet. o Henvendelser om tekniske feil bør rettes på organisasjonsnivå og omerindres dersom man ikke mottar svar på anmodninger. Ansvarsfordeling vedrørende internasjonale varslinger bør gjennomgås, spesielt vedrørende gjeninnføring av grensekontroll på indre grense og varsling av internasjonale politisamarbeidspartnere. Evakuerte og pårørende Ansvarsfordelingen for pårørendehåndtering bør utredes ytterligere for hendelser som omfatter flere politidistrikt. Det bør utredes behov for nasjonal koordinering av pårørendekontakt, -håndtering og generell oppfølging av de pårørende. DIR bør testes, evalueres og utvikles slik at det er teknisk funksjonelt. Ansvarsforholdene og rutiner for DIR bør også gjennomgås. Politidirektoratet bør vurdere om bruk av DIR skal være obligatorisk. Det bør også gis mer opplæring i bruk av DIR. Kunnskapen om identifiseringsprosessen bør høynes i politiet. Samhandlingen mellom politi og helse (herunder RMI og Folkehelseinstituttet) kan bedres, spesielt når det fremkommer informasjon om helseskadelige stoffer som kan ha påvirkning for andre etaters vurdering innen egen HMS. Dato: Side 4 av 36

5 Informasjon og mediehåndtering Det bør utredes om politiet bør ha et mer offensivt planverk for å gi informasjon til de pårørende. Det bør vurderes om Kripos skal ha ansvaret for informasjonen rundt ID-prosessen i media. Kripos læring Varsling Kripos bør tidlig ta en aktiv rolle og bør raskt etablere god kommunikasjon med angjeldende distrikt, eventuelt bistå med en liaison. Informasjonsutvekslingen bør koordineres tydeligere mellom gjeldende politidistrikt, Politidirektoratet og Kripos når det sendes ut nasjonale meldinger gjennom alarmsystemet. Organisering, planverk, ledelse og samordning Kripos planverk bør gjennomgås. Kripos bør utrede hvilke verktøy og retningslinjer organisasjonen skal ha til journalføring av hendelser og beslutninger. Kripos bør gjennomføres egne stabsøvelser som også omfatter ledelsesmessige og organisatoriske følger av at organisasjonen setter stab. Kripos internasjonale rolle, både strategisk og operativt, bør gjennomgås med Politidirektoratet. Evakuerte og pårørende Kripos erfaringer og rolle knyttet til pårørendehåndering bør utredes. Informasjon og mediehåndtering Kripos burde brukt P5-leddet for overvåking av media, pressehenvendelser og intern informasjon. Det bør vurderes om Kripos aktivt skal bidra til å øke kunnskapen om ID-prosessen i politidistriktene. Dato: Side 5 av 36

6 2 Innledning Som følge av angrepene 22. juli 2011 besluttet Politidirektoratet at det skulle gjennomføres en samlet evaluering av politiets håndtering. Det ble nedsatt et utvalg hos Politidirektoratet, Sønderland-utvalget, som i samarbeid med lokale evaluatorer skal gjennomføre en evaluering av politiets egen håndtering. Kripos' interne evaluering har vært ledet av politiinspektør Hans-Peder Torgersen. Øvrige evaluatorer har vært seniorrådgiver Berit Lima og seniorrådgiver Tina Stuestøl. Utvalget har rapportert til politiinspektør Vigleik Antun. Denne evalueringsrapporten har som formål å beskrive hvordan Kripos løste sine oppgaver med utgangspunkt i evalueringsmandatet gitt av Politidirektoratet. Det er et ønske at rapporten skal bidra til å få frem et helhetlig bilde av hvordan politiet håndterte hendelsene 22. juli Det anbefales at det utarbeides en oppfølgingsplan som følge av læringspunktene. Kripos 29. november 2011 Dato: Side 6 av 36

7 3 Metode 3.1 Bestillingen fra Politidirektoratet Formålet med denne evalueringen er å få kunnskap om effektiviteten i politiets håndtering av hendelsene i Oslo og på Utøya den 22. juli 2011 og de følgende dagene, for derigjennom å lære mest mulig av det som ble gjort (nasjonal læring) og følge opp forbedringsområder (utvikling og kvalitetssikring). Dette innebærer at evalueringen skal søke å identifisere områder som har fungert godt, og områder som kan forbedres. I mandatet fra Politidirektoratet ble det skissert opp fire evalueringstemaer: 1a) Varsling og situasjonsrapportering 1b) Organisering, planverk, ledelse og samordning 2) Evakuerte og pårørende 3) Informasjon og mediehåndtering Denne inndelingen ligger til grunn for informasjonsinnsamlingen og for den rekkefølgen som funn blir presentert i rapporten. 3.2 Kripos tolkning av mandatet Kripos møter bestillingen fra Politidirektoratet med utgangspunkt i Kripos' ansvarsområder slik de er beskrevet i Politiets beredskapssystem (PBS1). Kripos tolkning av mandatet er beskrevet i et internt mandat av 26. september Politidirektoratets mandat avgrenser i utgangspunktet mot den etterforskningen som går i påtalesporet. Kripos finner det naturlig å beskrive ID-arbeidet, selv om elementer av dette arbeidet defineres som etterforskning. Begrunnelsen for dette er at ID-arbeidet ble en sentral del av pårørendehåndteringen. Politidirektoratets mandat avgrenser evalueringen til tidsrommet mellom 22. juli og 15. august. På grunn av oppfølgingen av overlevende og pårørende på Utøya august, hvor Kripos hadde en sentral rolle, anses det naturlig å inkludere denne perioden i evalueringen til Kripos. Kripos har avgrenset sin egen evaluering mot koordinering av evalueringsarbeidet (som gjøres av Politidirektoratet), samvirket mellom alle de sentrale aktørene samt avgrensning mot innhenting av synspunkter fra oppfølgingen fra pårørende og overlevende, som også gjøres av Politidirektoratet. 3.3 Informasjonsinnsamling For å skape en best mulig helhetsforståelse har det bl.a. vært gjennomført en spørreundersøkelse, en todagerssamling, gruppeoppgaver, presentasjoner, dybdeintervjuer, dokumentinnhenting og -analyse og mange arbeidsmøter. Gjennom flere omganger har innhentet informasjon blitt avstemt. Dato: Side 7 av 36

8 Kvantitativ spørreundersøkelse august Det ble gjennomført en førstehåndsevaluering august. Alle ansatte fikk tilsendt en elektronisk spørreundersøkelse for å få kartlagt deres oppfatning av hva som fungerte bra, hva som fungerte mindre bra, og forslag til forbedring. Også ansatte som ikke deltok direkte i arbeidet, ble tatt med. Det var frivillig å svare, men ledelsen oppfordret alle som hadde meninger om arbeidet relatert til Kripos ansvarsområder, om å delta. Svarprosenten var 52 %, det vil si 226 respondenter av 432 ansatte. Av de 226 som svarte, oppgav 91 stykker at de ikke hadde hatt en direkte rolle. 135 respondenter deltok i arbeidet i perioden fra 22.juli til 18. august. Sammenlignet med mannskapslistene for samme periode viser dette at nesten alle som arbeidet med saken i perioden 22. juli-15. august, har besvart spørreundersøkelsen. Innspillene fra denne undersøkelsen ble brukt for å fange opp oppmerksomhetsområder for tema som skulle belyses ytterligere på evalueringssamlingen og i senere kvalitative intervju. Evalueringsseminar september Sjef Kripos ønsket tidlig å organisere en samling for ansatte som hadde deltatt i den innledende fasen av 22. juli. Hovedformålet var å ivareta HMS-perspektivet for sammen å kunne bearbeide hendelsene gjennom en felles debrief. Etter at Politidirektoratet varslet at det skulle gjennomføres en samlet internevaluering i politiet av berørte parter, ble det klart at denne samlingen også kunne gi viktige innspill til den sentrale evalueringen. Deltagerne (ca. 80 stykker) ble delt inn i grupper etter hvilke funksjoner de hadde: 1) ID-gruppen, som ble inndelt i a) ID-AM (Tjenestemenn ved Kripos som arbeidet med pårørendehåndtering i tillegg til to tjenestemenn fra Nordre Buskerud og Vestoppland politidistrikt som også arbeidet på Sundvollen hotell, b) ID-PM (her deltok også en fra RMI), c) ID-sentral 2) Taktisk etterforskning Utøya 3) Teknisk etterforskning Utøya 4) Teknisk etterforskning Regjeringskvartalet/gården 5) Analyse 6) Desken (vaktlederne) 7) Stab (alle stabsmedlemmer i tillegg til Kripos ledergruppe og IKT-sikkerhetsleder/sikkerhetssjef) For ID-forkortelsene, se vedlagte definisjoner/beskrivelser. Informasjonen som skulle innhentes, ble strukturert gjennom en felles samtaleguide basert på evalueringsspørsmålene fra Politidirektoratet. Gruppene skulle finne fram til positive erfaringer som bør videreføres (forvaringsområder), og forslag til forbedring. I tillegg fikk hver gruppe hver sin problemstilling som de skulle presentere dag to. Det ble ført referat fra gruppearbeidene. Det ville ha vært nyttig å invitere flere av Kripos samarbeidspartnere til samlingen. På bakgrunn av føringer fra Politidirektoratet om at berørte parter skulle spares for å gjenfortelle egne handlinger til flere evalueringer, ble det besluttet at det hovedsakelig var Kripos egne ansatte som skulle delta. Kvalitative intervju 20. oktober 2. november For Kripos aktiviteter knyttet til stab, Desken, ID-arbeidet og bistandsoppdragene ble det utarbeidet en samtaleguide basert på et strukturert spørreskjema. På grunn av tidspress og for å få en samlet tilbakemelding fra sentrale ressurspersoner til å besvare evalueringsspørsmålene fra Politidirektoratet, ble gruppeintervju valgt. Dato: Side 8 av 36

9 I guidene ble det vist til funn fra spørreundersøkelsen og fra evalueringssamlingen slik at man i intervjusituasjonen ikke skulle starte på nytt, men ha mulighet for å bygge videre på og utdype funn som var fremkommet tidligere. Det var også ønskelig at respondentene skulle bidra til å oppklare eventuelle misforståelser. Samtaleguidene tok utgangspunkt i forslagene til evalueringsspørsmål som ble sendt ut av Politidirektoratet. For å vite mer om pårørendehåndteringen ble AM-koordinatoren, den ene nestlederen for ID-gruppen, nasjonal pårørendekoordinator og liaison i Nordre Buskerud politidistrikt innkalt til gruppeintervju basert på deres funksjoner som følge av angrepene 22. juli. Liaison i Nordre Buskerud politidistrikt deltok innledningsvis, men ble forhindret fra å delta på resten av intervjuet. Temaet varsling og situasjonsrapporter ble rettet til Desken. Dette gruppeintervjuet ble gjennomført med leder for Desken, vaktleder Desken 22. juli og leder for Internasjonal seksjon. Temaet organisering, planverk, ledelse og samordning ble rettet til leder for ID-gruppen og leder for Teknisk og kjemisk seksjon. Temaet stab ble rettet til stabssjefen. Det ble skrevet referat fra alle intervjuene og gjennomført oppfølgende samtaler med ledergruppen, staben og andre ressurspersoner for å avstemme funn. Gjennomgang av relevante dokumenter Kripos instruksverk og retningslinjer ble samlet inn og gjennomgått. For å få oversikt over fakta ble de tre loggene som ble ført av staben (stabslogg), operasjonsloggen (Indicia-logg) og oppdragslogg (PO) gjennomgått. Utvalget har også innhentet utskrift fra lydlogg fra Oslo politidistrikt fra den ene samtalen mellom vaktleder Desken og operasjonssentralen i Oslo politidistrikt vedrørende nasjonal varsling av kjøretøyet. I tillegg er alle bistandsanmodningene og andre relevante dokumenter, som for eksempel nasjonale varslinger, gjennomgått. 3.4 Kildekritikk Å gjennomføre egenevaluering medfører flere metodiske utfordringer. På den ene siden er det utfordrende å evaluere egne kollegaer og ledere. Det ble tidlig påpekt både av evalueringsutvalget i Politidirektoratet og av ledelsen ved Kripos at hovedfokus for evalueringen skulle være identifisering av systemforbedringer. På den annen side kan det være en fordel å undersøke egen organisasjon fordi formålet er å forbedre våre felles rutiner i et ønske om å være enda bedre forberedt til hendelser i fremtiden som helt sikkert ikke vil bli identiske med det som skjedde 22. juli. I forkant av evalueringsarbeidet ble medlemmenes habilitet vurdert av Kripos ledelse. Evalueringsarbeidet ledes av politiinspektør Hans-Peder Torgersen. Torgersen var P4 i stab og tett på de datatekniske undersøkelser som fungerende leder ved Datakrimavdelingen, og har således vært tett involvert i hendelsen. Han var raskt til stede på Kripos og var sentral i bl.a. utsendelsen av den først Dato: Side 9 av 36

10 riksalarmen. Dette er informasjon som hele tiden har vært kjent, og utvalget har hatt stort fokus på at vurderinger, beskrivelser og konklusjoner skal være tillagt gruppen, og ikke enkeltmedlemmer. Det foreligger så langt Kripos ledelse kan se, ikke noen forhold som skulle tilsi at han har vært for nær hendelsene, eller andre forhold som gjør at han ikke er habil. Antun hadde ferie og deltok ikke i arbeidet knyttet til angrepene 22. juli, og har således hatt et eksternt blikk på evalueringen. Hva gjelder de andre medlemmene av utvalget, hadde de ingen sentrale funksjoner under den fasen som omtales i denne rapporten. Ingen av dem kan således relateres til hendelsen, avgjørelser eller personer på en slik måte at de anses som inhabile. Metode for datainnsamling ble diskutert av evalueringsutvalget. Dersom man skulle få hver enkelt til å gi sin beskrivelse av hendelsene, ville det ha medført svært mange individuelle dybdeintervju. Dette ble funnet for tidkrevende med tanke på den fristen man hadde for evalueringen. Evalueringen skulle legge vekt på systemmangler, ikke individuelle feil. På denne bakgrunn ble det valgt gruppearbeid på evalueringssamlingen. Fordelen med gruppearbeidet var at flest mulig fikk anledning til å si sin mening om de aktuelle temaene på kort tid. Ulempen kan være knyttet til utfordringer med gruppetenkning, og at den enkelte ikke får anledning til å gi sitt syn uten at dette blir synlig for alle. Ved dybdeintervjuene ble til sammen elleve respondenter med sentrale posisjoner knyttet til hendelsene utvalgt til å besvare spørsmål knyttet til de fire evalueringstemaene. Hadde utvalget hatt bedre tid, kunne hele staben, flere ledere knyttet til forberedelser og flere ansatte blitt intervjuet for å få et bredere informasjonsgrunnlag. Men siden det ble sendt ut en spørreundersøkelse til alle ansatte og det ble gjennomført gruppearbeid hvor sentrale ressurspersoner var samlet, er det grunn til å anta at evalueringen har fanget opp det vesentligste av innspill. Underveis i prosessen er enkeltspørsmål avklart med medlemmer i staben og andre ressurspersoner. Det ville også ha vært relevant og få belyst hva andre (samarbeidende politidistrikter, særorgan, andre nødetater, representanter for de pårørende mv.) mener om arbeidet Kripos har utført, for å få belyst hendelsene fra flere vinkler. Dette har Kripos ikke hatt anledning til å prioritere. Politidirektoratets koordinering for å få innspill blant annet fra støtteforeningen til de pårørende imøteses positivt. Det anses også naturlig at det i fremtiden vil bli samarbeidsmøter mellom Oslo politidistrikt, PST og øvrige involverte politidistrikt for å diskutere muligheter for forbedring av samarbeid og politiets beredskap. Lydloggen fra samtalen mellom Kripos og Oslo politidistrikt som omhandlet den første riskalarmen er fra Oslo politidistrikt. Lydlogg ved Kripos er ikke sikret. Dato: Side 10 av 36

11 4 Kripos håndtering av hendelsene 22. juli 4.1 Innledning I dette kapittelet er det først en gjennomgang av føringer for det enkelte evalueringstema og begrepsavklaringer. Temaene er, som tidligere nevnt, inndelt etter bestillingen fra Politidirektoratet: 1a) Varsling og situasjonsrapportering, 1b) Organisering, planverk, ledelse og samordning, 2) Evakuerte og pårørende og 3) Informasjon og mediehåndtering. I den videre fremstillingen drøftes funnene knyttet til det enkelte temaene ut fra en samlet informasjonsinnhenting. Hvert tema oppsummeres med en oversikt over læringspunktene. 4.2 Viktige tidspunkt for Kripos oppgaveløsning (Bombe i Oslo sentrum) kl Desken ringte Oslo politidistrikt og fikk en situasjonsbeskrivelse og tilbød bistand. Desken fikk i oppdrag å sende ut nasjonal varsling kl Riksalarm Riksalarm Eksplosjon Mulig(e) bombe(r) i Oslo sentrum effektuert (for Oslo politidistrikt) Kl Politidirektoratet sendte e-post og ba Kripos varsle sentral myndighet i Brussel om at kontroll på indre grense var gjeninnført i Norge (Skyting på Utøya) ca kl Politidirektoratet sendte e-post til vaktleder på Desken om gjeninnføring av grensekontroll ca kl Politidirektoratet ringte til Desken og ba om nasjonal varsling om gjeninnføring av grensekontroll kl Desken har loggført at sjef Kripos har besluttet å sette stab og utpeker stabsleder kl Riksalarm Til alle landets politidistrikt om grensekontroll effektuert (for Politidirektoratet) kl Desken mottar informasjon fra Nordre Buskerud politidistrikt om at de har pågrepet en person på Utøya, at mange er døde og at den pågrepne opplyser at det er to celler til utplassert som ikke er gått av enda. Riksalarm Viktig info om pågripelse og 2 celler effektueres (for Nordre Buskerud) kl Alarm til Asker og Bærum politidistrikt Test av nasjonalt varslingssystem effektuert (eget initiativ) kl Riksalarm ASAP om PSTs trusselvurderinger effektuert (for Politidirektoratet) Dato: Side 11 av 36

12 kl Riksalarm VS: Bombeeksplosjon i Oslo sentrum og skyting på Utøya fredag 22. juli 2011, videresending av Politidirektoratets 5-punktsordre (for Politidirektoratet) kl Riksalarm VS: Bombeeksplosjon i Oslo sentrum og skyting på Utøya fredag 22. juli 2011, videresending av oppdatert 5-punktsordre (for Politidirektoratet) ca. kl ID-gruppen møtte på Sundvollen hotell for ID-arbeid kl Kripos mottok skriftlig bistandsanmodning fra Oslo politidistrikt kl Riksalarm Pårørendekontakt i forbindelse med hendelsen på Utøya i N.Buskerud politidistrikt om etablering av pårørendekontakter effektuert (eget initiativ) kl Riksalarm Viktig melding til politidistriktene fra POD, effektuert. En påminnelse om PSTs trusselvurderinger (for Politidirektoratet) Dato: Side 12 av 36

13 4.3 Tema 1a) Varsling Retningslinjer og definisjoner Retningslinjer for varsling av ekstraordinær hendelser fremkommer i Politiets beredskapssystem (PBS) del I, kapittel 13, Politidirektoratets rundskriv 2010/003 (PBS II Retningslinjer for bruk av alarmmelding ved varsling). Fra rundskrivet siteres: Når det enkelte tjenestested har informasjon som bør sendes uten opphold til andre enheter skal det brukes ulike typer alarmmelding. [I]verksettelse av alarm skal fattes av politidistriktet der hendelsen som foranlediger alarmen har inntruffet eller kan forvente å inntreffe. For å effektuere nasjonal varsling skal politidistriktene rette en anmodning til Kripos. Dersom distriktet ønsker å informere kun omliggende distrikter, skal distriktsalarm iverksettes av distriktet selv. Politidistriktene avgjør hva som skal informeres, og hvordan det skal informeres, herunder bruk av distriktsalarm eller andre former for kontakt (f.eks. telefon til aktuelle operasjonssentraler). I Politidirektoratets rundskriv 2010/003 i PBS II er alarmtyper og ansvar beskrevet på følgende måte: Distriktsalarm skal anvendes for å formidle melding til politidistriktenes enheter, omliggende politidistrikt, Kripos og ev. andre særorgan. Distriktsalarm iverksettes av operasjonsleder i politidistriktet. Riksalarm skal anvendes for å formidle melding som vurderes til å være av interesse for alle politidistrikter og særorgan, og ved iverksettelse av beredskapstiltak. Riksalarm iverksettes av Kripos etter anmodning fra politidistrikt eller særorgan. Politidirektoratet iversetter beredskapstiltak. Nordisk alarm skal anvendes for å formidle melding til annet nordisk land, eller mottas fra et annet nordisk land via Kripos. Nordisk alarm kan iverksettes når det har skjedd en ulykke, alvorlig forbrytelse eller lignende, som ett eller flere nordiske land bør underrettes om med henblikk på egne tiltak. Internasjonal alarm skal anvendes for å formidle informasjon til andre land, eller mottas fra et annet land. Kripos formidler via relevante kanaler. Internasjonal alarm kan iverksettes når det har skjedd en ulykke, alvorlig forbrytelse eller lignende, som ett eller flere land utenfor Norden bør underrettes om med henblikk på egne tiltak. Iverksettelse av alarm. Iverksettelse av alarm skal fattes av politidistriktet der forbrytelsen eller en hendelse som foranlediger alarmen har inntruffet eller kan forvente å inntreffe System for nasjonal varsling I brev av fra Politidirektoratet vedrørende innføring av system for nasjonal varsling er Politiets data- og materielltjeneste gitt i oppdrag å sluttføre arbeidet med teknisk implementering av nasjonalt varslingssystem samt gi retningslinjer i forbindelse med installasjon. Dato: Side 13 av 36

14 System for nasjonal varsling benytter Outlook, og alle politidistrikt og særorgan må ha en egen PC på operasjonssentral/desk med egen ID og passord til dette formålet. Det skal utarbeides en lokal instruks for bruk av systemet hvor blant annet prosedyrer for testing av systemet skal utarbeides. Systemet brukes i tråd med Politidirektoratets rundskriv 2010/003 (PBS II Retningslinjer for bruk av alarmmelding ved varsling). Politidistriktene skal bekrefte mottak av riksalarm. Slik systemet er satt opp er det i hovedsak enkeltpersoner som bekrefter mottaket, med den svakhet at det ikke fremgår automatisk hvilket politidistrikt som besvarer meldingen. Etter hva Kripos forstår har ikke Kripos ikke ansvaret eller mulighet for tekniske oppdateringer i e- postlisten for nasjonalt varslingssystem. Utstyr ved Kripos Kripos har en dedikert PC plassert sentralt på Desken som benyttes til å håndtere alarmer (varslinger). Dette er en frittstående løsning som er konfigurert i henhold til retningslinjene. Desken er videre oppsatt med ICCS (Integrated Controll and Communication System) likt det man finner i alle Fase =0 - politidistrikt som har innført SAMPOL. Alle vaktlederne er opplært i dette systemet og bruker det daglig til all kommunikasjon. Rutiner ved Kripos Alle vaktlederne ved Desken har opplæring i å bruke varslingssystemet. Det ligger en enkel bruksanvisning ved siden av PCen til støtte for brukerne ved behov. Denne er oppdatert. I tillegg finnes det tiltaktskort for Nasjonal varsling alarm pc og interne rutiner for varslinger for Desken. Vaktlederne er øvd i å bruke systemet, og det er brukt ved flere anledninger, også ved øvelser og tester, så systemet er godt kjent for alle vaktlederne. Det er bare ansatte ved Desken som har fått denne opplæringen. Kjente mangler ved varslingssystemet Gjennom media har det vært rettet et stort fokus på om varslinger ble sendt, når de ble sendt, og hvordan systemet virket. Kripos har valgt å gi dette temaet dekning, slik at realitetene kommer tydelig frem. Riksalarmene fra Kripos nådde ikke alle politidistriktene. Kripos har overfor Politidirektoratet i e-post av 6. januar 2011 påpekt tekniske og praktiske svakheter ved eksisterende varslingsløsning. Hovedpunktene går på at man ved Desken ikke vet om mottakermaskinene i politidistriktene er operative, og man vet ikke om utsendte meldinger blir mottatt eller lest før mottaker eventuelt velger å svare på utsendte alarmer. Kripos har noe erfaring for at systemet er satt noe ulikt opp i de forskjellige politidistriktene, da med lokale tilpasninger som Kripos ikke kjenner. Kripos kan ikke se å ha mottatt et svar på denne henvendelsen. Kripos ser i ettertid at denne henvendelsen kunne vært omerindret. I et opplæringsmøte mellom Kripos og Oslo politidistrikt ble det i starten av juni besluttet å gjennomføre en test av nasjonalt varslingssystem basert tidligere erfarte mangler i systemet. 9. juni 2011 kl ble det sendt ut en testmelding til gruppen Alarmer_OPS_Alle. Det ble bedt om bekreftelse på mottak av meldingen. Første politidistrikt svarte ett minutt etter. Siste politidistrikt som har svart (til nå), responderte etter mer enn tre måneder. Så godt som ingen distrikt responderte med avsendernavn som identifiserte distriktet, men fra personlige brukeridentiteter. I mange distrikt er det flere som har respondert fra det samme politidistriktet. Følgelig er det vanskelig å se hvem som responderer, og hvem som ikke responderer på slike meldinger. Det synes som distriktene i stor grad har etablert videresending av alarmmeldingene. Dette er en praksis som ikke kan synes å fremkomme i noen retningslinjer, men er en lokal tilpasning. Dato: Side 14 av 36

15 Kripos v/desken ringte Politiets data- og materielltjeneste noe senere i juni for å påpeke utfordringene rundt testen knyttet til at enkeltbrukere svarte, og at det fremstod som en feil i varslingssystemet. Ressursperson som hadde kunnskap om nasjonal varsling i Politiets data- og materielltjeneste, var sykemeldt. Kripos fikk ikke kontakt med noen andre som hadde kunnskap om nasjonalt varslingssystem før ferien startet. I ettertid ser man at henvendelser om tekniske feil burde vært håndtert på organisasjonsnivå. Ikke alle politidistrikt mottok den første riksalarmen som ble sendt ut fra Kripos 22. juli. Årsaken til dette antas å være at e-postgruppen Alarmer_OPS_Alle ikke var oppdatert. Kripos mottok melding fra hhv. Telemark og Asker og Bærum politidistrikt om at de ikke hadde mottatt innledende riksalarm(er). Kripos sendte derfor ut en test av systemet 23. juli kl kun til Asker og Bærum politidistrikt. Den spesifikke adressen til dette politidistriktet, ble benyttet og ikke gruppen Alarmer_OPS_Alle. Denne testen ble mottatt av Asker og Bærum politidistrikt. Etter denne testen sluttet Desken å bruke den forhåndsoppsatte Alarmer_OPS_Alle -adressen og sendte i stedet til enkeltadresser for alarmmottak i hvert politidistrikt. Hvorvidt dette medførte at alle politidistriktene mottok meldingene etter denne endringen vites ikke, da det kun er noen få politidistrikt som bekreftet mottaket og systemet ikke er satt opp med automatisk kvittering Kapasitet og kompetanse Den 22. juli kl vaktleder på jobb én På grunn av ferieavvikling var enheter i tilstøtende lokaler til Desken (Interpol, Sirene, Europol) relativt lavt bemannet med hovedsaklig nylig ansatt personell. Den 22. juli kl hadde også en del personell begynt å forlate arbeidsplassen for dagen Alle riksalarmer fra Kripos juli Kripos har i perioden juli 2011 formidlet til sammen ni nasjonale varslinger, se vedlagt tabell. Alle ble sendt som alarmmeldinger (riksalarm) til alle landets operasjonssentraler, med unntak av den ene testmeldingen til Asker og Bærum politidistrikt Riksalarm nr. 1 Riksalarm Eksplosjon Mulig(e) bombe(r) i Oslo sentrum Desken ved Kripos kontaktet operasjonssentralen ved Oslo politidistrikt på eget initiativ for å etterspørre informasjon og tilby bistand kl (tidspunkt loggført ved Kripos). Vaktleder på Desken mottok en situasjonsbeskrivelse fra operasjonssentralen i Oslo om at en bombe var gått av i Regjeringskvartalet, og at de var usikre på antallet bomber, og om flere bomber kunne gå av. De meldte at en person var død og fem alvorlig skadd. Fra Kripos sin side ble det tilbudt bistand, og det ble muntlig meddelt at en nasjonal Dato: Side 15 av 36

16 varsling trolig ville være hensiktsmessig. På direkte spørsmål om hva som skulle stå i varslingen, opplyste Oslo politidistrikt at det var observert en liten, grå varebil med registreringsnummer VH 24605, og at politidistriktene kan ha den litt i mente. Dette er hentet fra lydloggen mottatt fra Oslo politidistrikt. Kripos mottok ingen informasjon om: mann i uniform hjelm pistol kjørte mot enveiskjøring hvilke tiltak man skulle iverksette dersom man påtraff kjøretøyet Kulepunktene ovenfor var informasjon som Oslo politidistrikt per telefon meddelte til nærliggende politidistrikt i tidsrommet , ifølge samtale med evalueringsutvalget til Oslo politidistrikt. Vaktleder på Desken var på dette tidspunktet alene om å inneha kompetanse knyttet til system for effektuering av riksalarm. I dette tidsrommet var det svært mange innkomne telefoner til Desken, også fra Oslo politidistrikt. Samtalene omhandler kriminalteknisk bistand, anmodning om opprettelse av pårørendetelefon mv. Vaktlederen var også opptatt med varsling av egne mannskaper og samtale om opprettelse av sak i DIR. Siden vaktlederen var alene på Desken på dette tidspunktet, ble de nevnte innkomne telefonsamtalene og oppfølging med Oslo politidistrikt prioritert fremfor effektuering av nasjonal varsling. Vaktlederen fikk etter hvert bistand til å effektuere denne varslingen av en kollega som tidligere har jobbet som vaktleder ved Desken. Effektuering Det tar litt tid å nedtegne, journalføre og effektuere en riksalarm, og dette gjøremålet ble hele tiden prioritert mot andre presserende aktiviteter. Basert på de tidsstempler man nå er kjent med, fra Desken har loggført å avslutte samtalen med Oslo politidistrikt til riksalarmen ble sendt ut, tok det 33 minutter. På dette tidspunktet var det for Kripos en ukjent forbindelse mellom kjøretøyet og eksplosjonen, men på grunn av sakens alvorlighet og den ukjente forbindelsen oppfordret man distriktene til å utvise forholdsmessig forsiktighet ved tilnærming til kjøretøyet. I kommunikasjonen mellom vaktlederen ved Desken og vedkommende som effektuerte varslingen, ble bokstavene i kjennemerket ikke tatt med i meldingen. På bakgrunn av den informasjon som Desken hadde, ble følgende riksalarm formulert og effektuert: Riksalarm Eksplosjon Mulig(e) bombe(r) i Oslo sentrum Det vises til medieoppslag i saken. Det anmodes om at man ser etter en liten grå varbil, mulig reg nr Det er pr nå ukjent relasjon mellom eksplosjon og kjøretøyet, men derom det påtreffes varsles Desken eller Oslo pd for ytterligere instruksjoner. Det anmodes om å utvise forholdsmessig forsiktighet ved tilnærming til kjøretøyet. Ytterligere informasjon vil følge VENNLIGST BEKREFT MOTTAK AV DENNE MELDINGEN! Vennlig hilsen Desken Kripos Tlf post.kripos.desken@politiet.no Dato: Side 16 av 36

17 Det ble i tillegg sendt SMS til Utrykningspolitiet og varsling til Toll- og avgiftsdirektoratet om bilen Internasjonale varslinger og internasjonalt politisamarbeid Den kl sendte Politidirektoratet en e-post hvor Kripos ble bedt om å varsle sentral myndighet i Brussel om at kontroll på indre grense var gjeninnført i Norge. Det var på dette tidspunktet vanskelig å komme gjennom på telefon til Desken, jf. fremstillingen over, og Politidirektoratet har ingen prioritert linje. Politidirektoratet valgte da å sende denne meldingen til en ansatt i Kripos som de hadde kontakt med per mobiltelefon med anmodning om at den ble fremsendt til vaktleder ved Desken. Dette ble gjort. Meldingen ble forelagt seksjonslederen for Internasjonal seksjon, som ikke kunne se at Kripos kunne etterkomme denne anmodningen. En slik melding skal sendes via Utenriksdepartementet, og Kripos har ikke noen mottakeradresser eller lignende hos riktig myndighet i Brussel. Dette ble meldt tilbake til Politidirektoratet per telefon. Kripos har, bl.a. i kraft av sin funksjon som Interpol- og SIRENE-kontor, en sentral rolle i kommunikasjon mellom norsk og utenlandsk politimyndighet. Det samme gjelder kommunikasjon med nordiske politisambandsmenn i utlandet. I praksis har distriktene kun hjemmel til direkte kommunikasjon med utenlandsk politimyndighet i henhold til den nordiske politisamarbeidsavtalen og for påtalesporet gjennom Eurojust-samarbeidet. Hva gjelder internasjonal varsling og beslutning om å gjeninnføre kontroll på indre grense, tilligger beslutningskompetansen Justisdepartementet, og denne varslingen skal sendes via diplomatiske kanaler til vår ambassade i Brussel, som varsler videre. Kripos har ingen formell rolle i denne typen internasjonal varsling. I de tilfeller hvor man i tillegg ønsker å varsle internasjonale politienheter, må man bruke nordisk eller internasjonal alarm som sendes via Kripos. Hos internasjonale politisamarbeidspartnere oppstod det raskt behov for mye og detaljert informasjon. Kripos hadde ikke kapasitet eller tilstrekkelig detaljinformasjon til å dekke dette behovet. Interpol sentralt valgte å sende ut informasjon til sine medlemsland basert på åpne kilder for å avhjelpe behovet noe. Informasjonen var korrekt og viste seg å være relevant, men kunne ha vært mer spisset dersom kilden hadde vært norsk politi. Kripos mottok et stort antall henvendelser fra internasjonale samarbeidspartnere hvor norsk politi fikk tilbud om internasjonal bistand. Dette ble videresendt Oslo politidistrikt, men det tok lang tid før Kripos fikk tilbakemelding og kunne svare våre internasjonale samarbeidspartnere. Politidirektoratet valgte å sende liaison til Oslo politidistrikt for å bistå innen internasjonalt politisamarbeid. Innledende etterforsking medførte behov for internasjonalt samarbeid. Kripos burde sendt en liaison som var dedikert til internasjonalt samarbeid til Oslo politidistrikt Riksalarm nr. 2 Til alle landets politidistrikt (gjeninnføring av indre grensekontroll) Den 22. juli ca. kl sendte Politidirektoratet en e-post adressert til den vaktleder som var på jobb på Kripos, med melding om å varsle politidistriktene om at grensekontroll på indre grense var gjeninnført. Det var på dette tidspunktet vanskelig å komme gjennom på telefon til Kripos. Saksbehandler i Politidirektoratet visste hvilken vaktleder som var på jobb ved Kripos, og valgte å sende e-posten til Dato: Side 17 av 36

18 vaktlederens e-postadresse. Man har ikke samme fokus på innkomne meldinger i egen innboks som det man har på telefoner og forhåndsdefinerte postmottak. Det er uklart om og når denne e-posten ble lest av vaktlederen. Ca. kl ringte Politidirektoratet til Desken og opplyste at grensekontroll var besluttet gjeninnført, henviste til ovennevnte e-post og ba om varsling til alle politidistrikt. Denne varslingen ble effektuert fra Kripos kl , herunder også til Utrykningspolitiet som SMS. Denne meldingen ble også sendt til e-postgruppen Alarmer_OPS_Alle se ovenfor med de svakheter det medførte. Det er uklart for Kripos hvordan de enkelte distrikt effektuerer en melding om gjeninnføring av indre grensekontroll. Dette punktet må ses i sammenheng med punktet nedenfor, da det også er viktig å varsle internasjonale samarbeidspartnere dersom man mener at gjerningsperson(er) kan ha forlatt landet med fly, båt eller bil. Kripos mottok i denne saken ingen slike anmodninger Beredskapsplaner iverksettelse av beredskapsnivå Basert på oppslag i media og samfunnsdebatten synes det å være en sammenblanding mellom alarmbegrepet og beredskapsbegrepet. Tydeligst kommer dette frem når man snakker om at riksalarm automatisk utløser tiltak i politidistriktene. Ved effektuering av riksalarm er det ingen automatikk i at denne varslingen automatisk utløser tiltak. Distriktene iverksetter tiltak ut fra innholdet i meldingen. Det motsatte er tilfellet for terror og sabotasjeplanverket, hvor man ved å utløse et forhåndsdefinert beredskapsnivå iverksetter forhåndsdefinerte tiltak i distriktene. Kripos konstaterer at under angrepene 22. juli ble ikke terror eller sabotasjeplanverket tatt i bruk. Situasjonen fremstod som alvorlig, omfattende og uoversiktlig den 22. juli, og behovet for samordnet innsats var stort. Kripos ble kalt inn til møte i Politidirektoratet den 23. juli kl Intern varsling i Kripos Kripos har ingen etablerte systemer for varsling av alle ansatte (massevarsling). Man har rutiner for varsling av personell på vakt/beredskap/jour, men dette dekker bare enkeltpersoner og få prioriterte tjenester. I denne saken var utfordringen alle de ansatte som tok kontakt og meldte seg til tjeneste. Langt de fleste ble varslet via oppslag i media og tok rimelig raskt kontakt med Kripos / nærmeste leder. Det ble utfordrende å holde oversikt over hvor mange som meldte seg, og hvilke kompetanseområder de dekket, spesielt opp mot hvilke behov Kripos, Oslo, Nordre Buskerud m.fl. hadde. Dato: Side 18 av 36

19 Læring vedrørende varsling Nasjonal læring Ansvarsforholdene for nasjonalt varslingssystem bør gjennomgås og forbedres: o Det bør gjennomføres en risikoanalyse for bruken av Outlook som nasjonalt varslingssystem. o Den tekniske kvaliteten på varslingssystemet bør gjennomgås. o Rutinene og maler for oversendelse av varslinger til Kripos bør gjennomgås, og skriftlighet i alle ledd bør vurderes. o Rutinene knyttet til mottak av varslinger bør gjennomgås. o Det bør vurderes om distriktene trenger bedre opplæring i varslingssystemet. Ansvarsfordeling vedrørende internasjonale varslinger bør gjennomgås, spesielt vedrørende gjeninnføring av grensekontroll på indre grense og varsling av internasjonale politisamarbeidspartnere. Kripos læring Kripos bør tidlig ta en aktiv rolle og bør raskt etablere god kommunikasjon med angjeldende distrikt, eventuelt bistå med en liaison. Informasjonsutvekslingen bør koordineres tydeligere mellom gjeldende politidistrikt, Politidirektoratet og Kripos når det sendes ut nasjonale meldinger gjennom alarmsystemet. Dato: Side 19 av 36

20 4.4 Tema 1b) Organisering, planverk, ledelse og samordning Politiets beredskapssystem I (PBS) PBS utgjør sammen med Sivilt beredskapssystem (SBS) og Beredskapssystem for Forsvaret (BFF) samt lovgivning og andre overordnede styringsdokumenter, det nasjonale beredskapssystemet. Politiets beredskapssystem består av tre deler: PBS I retningslinjer for politiets beredskap (2011) PBS II Politidirektoratets styringsdokumenter PBS III Politidistriktenes/særorganenes lokale planverk, herunder: - planverk (beredskapsplaner, aksjonsplaner, operasjonsplaner, objektplaner, øvelsesplaner) - instrukser - ordrer - tiltakskort - rutiner PBS web er et elektronisk oppslagsverk der alle tre delene av PBS ligger i struktur. Ifølge PBS I skal PBS web brukes til organisatorisk og systematisk læring innenfor politiberedskapsfaget. Ifølge PBS I har staben fem overordnede oppgaver: planlegge, beslutte, iverksette og koordinere, kontrollere og støtte samt vurdere risiko Kripos rolle og ansvarsområder Kripos er den nasjonale enhet for bekjempelse av organisert og annen alvorlig kriminalitet. I Politiets beredskapssystem del 1, retningslinjer for politiets beredskap, heter det: Under etterforskning av uønskede og/eller ekstraordinære hendelser vil man kunne få behov for spesiell ekspertise. Kripos har spisskompetanse på en rekke fagområder som kan være relevante. Kripos skal varsles ved den type hendelser i Norge eller hendelser som berører norske borgere, eller norsk eiendom i utlandet. (PBS I, 2011:46). Kripos kan i ekstraordinære hendelser bistå med teknisk og taktisk bistand. Kripos har i tillegg ansvar for identifisering og er Norges nasjonale og internasjonale kontaktpunkt for internasjonalt politisamarbeid Retningslinjer Ved Kripos er planverk og retningslinjer samlet i følgende systemer, Se vedlagte oversikt: PBS web: Kripos lokale planverk Elektronisk kvalitetshåndbok (EK): Kripos interne bibliotek over egne styringsdokumenter Lotus Notes (tidligere kvalitetssystem): Tiltakskort Dato: Side 20 av 36