Rutine for tjenestereiser i Bergen kommune

Transkript

1 Rutine for tjenestereiser i Bergen kommune 1. Alle tjenestereiser skal godkjennes av ledelsen, overordnet med tillagt myndighet (eks. resultatenhetsle utenlandsreiser skal godkjennes skriftlig av kommunaldirektør. (Vedr kommunaldirektører, politiske rådgivere og byråder: Se pkt.2 "Retningslinjer og rutiner for tjenestere kommune") 2. Det skal innhentes særskilt forhåndssamtykke til å benytte første klasse eller ikke- rutegående transpor drosje, egen bil, leiebil) dersom nødvendig. 3. Bestilling skal foretas av den reisende. 4. Fakturabehandler skal orienteres om de aktuelle bestillinger samt reisens formål. 5. Det må tas vare på alle billetter, kvitteringer, program, kursbekreftelser eller annen dokumentasjon i for gjennomført tjenestereise. 6. Reiseregning skrives omgående og senest 14 dager etter reisen. Vedlegg reiseregningen dokumentasj pkt. 5. Vær obs på at måltider dekket av arbeidsgiver/ oppdragsgiver skal trekkes fra diett. (For forklaring arkfanen "Forklaring"). 7. Mottatt reiseforskudd skal føres til fradrag i reiseregningen. 8. Reiseregning skal også skrives selv om den reisende ikke selv har hatt utlegg. (Nytt mars 2010). 9. Reiseregningen skal utfylles av den reisende, men attesteres av leder og anvises i. h. t. fullmaktsregle Dersom reisen ikke blir gjennomført eller endres - skal leverandør kontaktes. Det må følges opp at det mo for bestilte reiser. Faktura skal ikke godkjennes før kreditnota er mottatt slik at disse godkjennes samtidig

2 tatenhetsleder). Alle r tjenestereisende, Bergen de transportmiddel (eks.: tasjon i forbindelse med kumentasjon nevnt under forklaring til reiseregning se 10). maktsreglement. p at det mottas kreditnota es samtidig.

3 Reiseregning Totalkostnader BKDOK c Adm. Kode Avdeling Ansvar Tjeneste Kostnad Prosjektnr Fødselsnr. (11 siffer) Etternavn Fornavn: Adresse Postnr. Sted Hjemmel for reisen Formålet med reisen Spesifikasjon av reisen: (dersom det ikke er nok plass, forts. på side 2) Avreise / Ankomst Antall km. Km. Reiserute Skyssmiddel Dato Kl. egen bil passasjer Navn på passasjer: Navn og adresse på overnattingssted Navn Adresse Fra dato Til dato Sum km: Type losji (hotell, pensjonat, etc.) Antall måltider dekket (se satser) Utlegg (dersom det ikke er nok plass, forts. på side 2) Antall Sats Beløp Dato Spesifiser Beløp Frokost 1 Lunsj 1 Middag 1 Sum. Overføres fratrekk diett Utgifter betalt av kommunen:(merk av) Transport Hotell Annet Husk vedlegg Sum. Overføres refusjon utlegg Totalt kr = _ Tekst TT-kode Sk. dir. kode Antall Sats Beløp Bruk av egne skyssmidler Diett uten overnatting Diett med overnatting Natt-tillegg Diett + overnatting Adm. Forpleining innland Adm. Forpleining utland Refusjon utlegg Egen bil ,65 Tillegg passasjer ,90 Andre skyssmidler: Diett uten overnatting - Innland Verdensdel/Land Etter regning Diett med overnatting innland ,00 Verdensdel/Land Etter regning 2Innland ,00 Etter regning Etter regning Adm. forpleining innland ,00 Adm. forpleining utland ,00 Utlegg spesifisert: 0699 Fratrekk diett - Reiseforskudd = Til utbetaling (trekk) Frokost / lunsj / middag Reisen er gjennomført (kryss av) JA NEI Ved nei vedlegg begrunnelse i hht spesifisert regning dato / arbeidstakers underskrift dato / attestert dato / anvist

4 Spesifikasjon av reisen: (forts. fra side 1) Avreise / Ankomst Reiserute Antall km. Km. Skyssmiddel Dato Kl. egen bil medpassasjer Navn på medpassasjer: Sum km: Utlegg (forts. fra side 1) Dato Spesifiser Beløp For bilagsforbereder og lønnskontor Fylles ut ved overnatting på andre steder enn hotell (f.eks privat, pensjonat mm) Diett må da fordeles mellom skattefri og skattepliktig diett. Når diett fordeles her, skal diett ført i feltet Diett med overnatting inn-/ utland og fratrekk frokost/lunsj/middag ikke føres i lønnssystemet. Tekst TT- SD- Antall Sats Beløp kode kode Trekkpliktig diett Sum. Overføres refusjon utlegg Fratrekk kost SUM Dato / bilagsforbereders underskrift Sd 2. For bilagsforb.

5 Forklaring: Generelt: For tjenestereiser gjelder Sentral generell særavtale (SGS) nr Reiseregulativet (sett inn Retningslinjer og rutiner for tjenestereiser, Bergen kommune. Den som har vært på tjenestereise fyller ut side 1. Ved behov for ytterligere spesifikasjon av re utlegg, fyll ut side 2. Bilagsforbereder fyller ut nederste del på side 2. Dette må foretas i de tilfeller det er overnattet steder enn hotell, da må diett fordeles i trekkfri og trekkpliktig del. Reiseregulativets bestemmleser og satser benyttes ved utfylling av reiseregningen. Disse finne påfølgene arkene: "Satser", "Utenlandssatser" og "Trekkfri- og pliktig diett". Alle bilag skal vedlegges. Ved kurs/ konferanser/ seminarer etc. vedlegges kopi av innbydelsen og kursprogram. Det er kun gule felt som skal fylles ut av arbeidstaker. Bilagsforbereder kan fylle ut blå felter. Eventuelt reiseforskudd skal trekkes fra. Ved veksling i fremmed valuta legges ved bilag som viser: - Beløp i fremmed valuta - Veklsingskurs - Sum Tjenestereise i utlandet: Utgifter til overnatting dekkes etter regner inntil de satser som gjelder for vedkommende land.

6

7 nn link) og v reisen eller ttet på andre nner man i de er. d.

8 Kilometergodtgjørelse: Sats Tr.fritt TT-kode Sk.dir kode EGEN BIL 3,65 3,65 TILLEGG PASSASJER 0,90 0,90 Diett uten overnatting - Innland 5-9 TIMER 175,00 175, TIMER 270,00 270, OVER 12 TIMER 445,00 445, Diett med overnatting innland Over 12 timer 580, Diett med overnatting innland OVER 12 TIMER HOTELL 580,00 580,00 PENSJN/ HYBEL U.KOKEM. 580,00 292,00 PRIVAT / HYB. M.KOKEM. 560,00 189,00 For reiser som varer mer enn ett døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et helt nytt døgn. Nattillegg - Innland Innland 400,00 400, LEGITIMERT NATTILLEGG 1 400, ,00 Adm. forpleining innland 60,00 60,00 Når alle måltider er dekket for ett døgn Adm. forpleining utland 80,00 80,00 utbetales adm. forpleining for dette døgn Sats SD-kode Andre skyssmidler: Tung motorsykkel 2, Snøscooter 6, Moped / motorsykkel 1, Andre fremkomstmidler 1, Mindre båt 3, Større båt 6, Tillegg skogs- og anl.vei 0, Tillegg tilhenger 0, Tillegg passasjer 0, Antall måltider dekket: (til fratrekk) Innlandssatser: Når det utbetales dagdiett uten overnatting: Lunsj kr. 175,00 Middag kr. 222,50 Når det utbetales diett m/overnatting (KR. 580,00): Frokost kr. 10% av diettgodtgjørelse Lunsj kr. 40% av diettgodtgjørelse Middag kr. 50% av diettgodtgjørelse Utlandssatser: Full kostgodtgjørelse legges til grunn for måltidstrekk Frokost: 10% av kostgodgj. Lunsj: 40% av kostgodgj.

9 middag: 50% av kostgodgj. Overnatting innland: trekkfritt Tekst TT-kode SD-kode Sats/trekkfritt Over 12 TIMER Diett m/overnatt. Innland -hotell ,00 Diett hybel/brakke eller privat ,00 Diett pensjonat ,00 Overnatting utland: trekkfritt Tekst TT-kode SD-kode Sats/trekkfritt Diett m/overnatt. Utland -hotell gjeldende diettsatser statens reiseregning utlandet Diett hybel/brakke eller privat ,00 Diett pensjonat ,00 Kostgodtgjøring ved utenlandsreiser beregnes slik: For reiser mellom 6-12 timer: 2/3 av kostsatsen for vedkommende land. For reiser fra og med 12 timer: full kostgodtgjørelse for vedkommende land. For reiser som varer mer enn ett døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye d t t tt d

10 ne

11 Verdensdel/Land Afrika: Natttillegg Kostgodt Algerie Angola Nattillegg d Benin som gjelde Botswana Egypt Elfenbenskysten Etiopia Gabon Gambia Ghana Guinea Kamerun Kenya Lesotho Liberia Libya Madagaskar Malawi Mali Marokko Mauritius Mocambique Namibia Nigeria Senegal Seychellene Sudan Swaziland Sør-Afrikarepublikken Cape Town Tanzania Togo Tunisia Uganda Zambia Zimbabwe Øvrige områder Amerika: Antigua og Barbuda Argentina Bahamas Barbados Bermuda (Br) Bolivia Brasil Canada

12 Chile Colombia Costa Rica Cuba Den dominikanske rep Dominica Equador Grenada Guatemala Guyana Haiti Jamaica Mexico Nederlandske Antiller Nicaragua Panama Paraguay Peru Puerto Rico St. Kitts-Nevis St. Lucia St. Vincent Surinam Trinidad og Tobago Uruguay USA New York by Washington D.C Venezuela Øvrige områder Asia: Afganistan Armenia Azerbaijan Bahrain Bangladesh Brunei Burma (Myanmar) Fillipinene Forente Arabiske Emirater Georgia India Indonesia Irak Iran Israel De palestinske områder Japan Osaka

13 Tokyo Jordan Kambodia Kasakhstan Kina Hong Kong Shanghai Kuwait Kypros Laos Libanon Malaysia Maldivene Mongolia Nepal Oman Pakistan Qatar Saudi-Arabia Singapore Sri Lanka Syria Sør-Korea Seoul Taiwan Thailand Tyrkia Istanbul Vietnam Yemen Øst-Timor Øvrige områder Australia/Oceania: Australia Fiji New Zealand Papua - New Guinea Øvrige områder Europa: Albania Belgia Brussel Bosnia-Hercegovina Bulgaria Danmark København Estland Finland Frankrike

14 Paris Hellas Hviterussland Irland Island Italia Firenze Milano Roma Venezia Kosovo Kroatia Latvia Liechtenstein Litauen Luxembourg Makedonia Malta Moldova Monaco Montenegro Nederland Amsterdam den Haag Polen Portugal Romania Russland Moskva St.Petersburg Serbia Beograd Slovakia Slovenia Spania Barcelona Madrid Storbritannia London Sveits Genève Zürich Sverige Tsjekkiske republikk Tyskland Ukraina Ungarn Østerrike Wien

15 For følgende områder/land i Europa fastsettes administrativt disse satser: Andorra: Spania Færøyene: Danmark Gibraltar: Storbritann ia Grønland: Danmark Guernsey (inkl. Alderney og Sark): Jersey: Kanariøyene: Kosovo: Madeira: Man: Nord-Irland: Vedlegg 2: Byer med forhøyet nattillegg For følgende områder/land i Europa fastsettes administrativt disse satser: Andorra: Færøyene: Gibraltar: Grønland: Spania Danmark Storbritannia Danmark

16 Guernsey (inkl. Alderney og Sark): Jersey: Kanariøyene: Madeira: Man: Nord-Irland: San Marino: Vatikanstaten: Åland: Storbritannia Storbritannia Spania Portugal Storbritannia Storbritannia Italia Rom Finland

17 dekkes etter regning inntil de satser er for vedkommende land

18 Tabell for fordeling av trekkfri og trekkpliktig diett ved fratrekk for frokost/lunsj/mid Ved overnatting på andre steder en hotell er det kun en del av diettgodtgjørelsen som er trek dvs at arbeidsgiver må beregne skattetrekk av den trekkpliktige delen. Eksempel: Overnattet privat. Overnattet pensjonat: Diettgodtgjø kr. 580,- Diettgodtgjø kr. 580,- Trekkfri del kr. 189,- Trekkfri del kr. 292,- Trekkpliktig kr. 391,- Trekkpliktig kr. 288,- TT-kode 1623 Diett privat TT-kode 0403 Trekkpliktig diett Når man har fått servert måltider skal det trekkes i diettgodtgjørelsen for måltidene. Størrelsen på den trekkfrie og trekkpliktige delen må da beregnes: Overnatting på pensjonat eller hybel/brakke uten kokemuligheter Skattedirektoratets sats for trekkfri diett er kr. 292,00 pr. døgn Tekst Beløp Trekk frokost Trekk lunsj Trekk middag Diett Trekkfritt Trekkpliktig Overnatting på hybel/brakke med kokemuligheter eller ved privat overnatting Skattedirektorates sats for trekkfri diett er kr. 189,00 pr. døgn Tekst Beløp Trekk frokost Trekk lunsj Trekk middag Diett Trekkfritt Trekkpliktig Beregningen av trekkfri satser for måltider servert er følgende: Frokost = 10 % av trekkfritt beløp Lunsj = 40 % av trekkfritt beløp Middag = 50 % av trekkfritt beløp I forbindelse med trekk for måltider brukes tabellen på følgende måte:

19 Trekkfri del: Les ut av tabellen hva som er trekkfritt beløp av diett. Reduser dette beløpet med det beløpe Sum blir da trekkfri del til utbetaling. Trekkpliktig del: Les ut av tabellen hva som er trekkpliktig beløp. Reduser med det beløp som fremkommer u Differansen blir da rest trekkpliktig del til utbetaling. Eksempel: Overnattet på pensjonat. Skal trekkes for 1 lunsj og 1 middag Diettgodtjørelse kr. 580,- Trekk for lunsj kr. 232,- trekk for middag kr. 290,- Til utbetaling Fordeles slik: Trekkfri del kr 292,- Trekkpliktig kr.288,- Fratrekk Lunkr 117,- Fratrekk lunskr.115,- Fratrekk midkr. 146,- Fratrekk midkr.144,- Rest trekkfri kr. 29,- Rest trekkplikr. 29,- TT-kode 1627 Diett pensjonat TT-kode 0403 Trekkpliktig diett Overnattet privat. Skal trekkes for 1 lunsj Diettgodtgjørelse kr. 580,- Trekk for lunsj kr. 232,- Til utbetaling kr. 348,- Fordeles slik: Trekkfri del kr. 189,- Trekkpliktig kr. 391,- Fratrekk lunskr. 76,- Fratrekk lunskr. 156,- Rest trekkfri kr. 113,- Rest trekkplikr. 235,- TT-kode 1623 Diett privat TT-kode 0403 Trekkpliktig diett

20 ddag. kkfri,

21 et som er trekkfritt for de måltider det skal trekkes for under trekkpliktig for de måltider det skal trekkes for kr. 58,-