DATO: 24. april 2013 TID: kl STED: Stiklestad Nasjonale Kultursenter/Stiklestad hotell, Verdal

Transkript

1 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 24. april 2013 TID: kl STED: Stiklestad Nasjonale Kultursenter/Stiklestad hotell, Verdal De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 023/13 Referatsaker 024/13 Orientering fra revisor Oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget 025/13 Orientering fra revisor Vedrørende revisjon av fylkesvegene 026/13 Orientering fra revisor 027/13 Studietur til Brussel april - Oppsummering Sak 024/13, 025/13 og 026/13 gjelder orienteringer fra revisor og vil bli behandlet i lukket møte jf. koml. 77,8 og kontrollutvalgets eget reglement pkt 5. Steinkjer, 18. april 2013 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf: / mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 023/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 023/ Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 FKT Fagkonferanse og årsmøte i FKT 2 KomRev Trøndelag IKS Brev nr 2 til kontrollutvalget i NTFK korrigert til brev nr 3 3 KomSek Trøndelag IKS Innkalling til representantskapsmøte 7/ KomRev Trøndelag IKS Innkalling til representantskapsmøte 7/ Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 024/13 ORIENTERING FRA REVISOR OPPFØLGING AV HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 024/ Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Revisors notat, unntatt offentlighet jf. off.l. 13 og fvl. 13 vil bli ettersendt/delt ut i møte Ikke trykte vedlegg Henvendelse til kontrollutvalget, unntatt off. jf. off.l. 13 og fvl. 13 Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en orientering vedrørende revisjonens arbeid, og oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget, jf. kontrollutvalgets sak 014/13 og referat nr 7.

3 Revisors orientering gis i lukket møte i henhold til kontrollutvalgets eget reglement punkt 5. Vurdering Saken legges frem uten forslag til vedtak, da revisors undersøkelser på nåværende tidspunkt ikke er ferdigstilt. Kontrollutvalget vil få revisors notat til saken tilsendt i forkant av møtet, og dette vil også bli gjennomgått i møtet. SAK 025/13 ORIENTERING FRA REVISOR VEDRØRENDE REVISJON AV FYLKESVEGENE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 025/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en orientering vedrørende fylkesvegene og revisjonens arbeid. Revisors orientering gis i lukket møte i henhold til kontrollutvalgets eget reglement punkt 5. SAK 026/13 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 026/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering.

4 Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Revisor ønsker å gi en generell orientering om revisjonens status og arbeid. Revisors orientering gis i lukket møte i henhold til kontrollutvalgets eget reglement punkt 5. SAK 027/13 STUDIETUR TIL BRUSSEL APRIL - OPPSUMMERING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Liv Tronstad 027/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget har gjennom studieturen fått et innblikk i de ulike organisasjoners organisering og arbeid, og hvilken funksjon og plass disse har i forhold til EUsystemet 2. Turen har bidratt til god læring som vil være nyttig i forhold til de oppgaver og ansvar kontrollutvalget er gitt. 3. Den har også bidratt til et godt samarbeidsklima internt i utvalget, og styrket kontakten på tvers av kontrollutvalgene. 4. Kontrollutvalget er godt fornøyd med turen og utbyttet av denne. Vedlegg Kontrollutvalget studietur til Brussel april Vedlegg 3, 4, 5 og 6 vil bli ettersendt Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 012/13Oorientering fra sekretær studietur til Brussel Status planlegging 2. Kontrollutvalgets sak 005/13 Studietur planlegging 3. Kontrollutvalgets sak 057/12 Virksomhetsplan med møteplan 2013 Saksopplysninger Kontrollutvalget gjorde vedtak i desember 2013 ifm. behandling av virksomhetsplan 2013 om en studietur i Valgt reisemål ble Brussel og besøk ved Trøndelags Europakontor.

5 I tillegg sendte kontrollutvalget ut invitasjon til lederne i alle kommunale kontrollutvalg i Nord-Trøndelag med tilbud om å delta på opplegget, mot selv og koste turen. Det ble satt en grense på 7 personer, og følgende kommuner ble representert med sine kontrollutvalgsledere: Stjørdal Levanger (og Innherred samkommune) Verdal Inderøy Steinkjer Namsos (og Midtre-Namdal Samkommune) Nærøy Disse kontrollutvalgslederne representerer de 7 største kommunene i fylket, i tillegg er to av disse lederne også ledere i samkommunekontrollutvalg. Trøndelags Europakontor har bistått i tilretteleggelse av studieturen som ble gjennomført april, med innlagte orienteringer fra: 1. Trøndelags Europakontors funksjon i Brussel v/ Vidar Segtnan, daglig leder, Trøndelags Europakontor 2. Aktuelle saker i konkurranse, støtte og anskaffelser v/ Nina Gørrissen, konkurranseråd, Norges delegasjon til EU 3. Handlingsrommet i EØS for norske kommuner v/ Bente Stenberg-Nilsen, seniorrådgiver, KS Brusselkontor 4. Innovasjon for vekst/eus innovasjonspolitikk v/ Ivar Engan, nasjonal ekspert, DG Enterprise and Industry, Europakommisjonen 5. NHOs arbeid i Brussel og offentlige anskaffelser v/pernille Venner Dehli, rådgiver, NHO Brussel 6. ESA Europas vakthund v/nicole Portheim. ESA (Trygve Mellvang-Berg, informasjons- og kommunikasjonsrådgiver var opprinnelig satt opp, men ble forhindret) 7. Europaparlamentet Europaparlamentets arbeid v/ Jens Nilsson, Svensk Europaparlamentariker fra Jämtland 8. European Anti-Fraud Office (OLAF) v/harald Sonnenberger Kontrollutvalget gjennomførte også et møte i utvalget, der de bl.a. ga sin uttalelse til Nord- Trøndelag fylkeskommunes årsregnskap Det var på forhånd innhentet tillatelse fra fylkesordfører til å avvikle møtet i Brussel. Administrasjonssjefen, økonomisjef og teamleder økonomidriftsteam orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål under årsregnskapssaken. Dette gjorde de via Lynk, et videokonferansesystem. Hele reisefølget var til stede under den åpne delen av kontrollutvalgets møte. Det er lenge side kontrollutvalget har hatt så mange tilhører tilstede under sine møter, dette til tross for at møtet ble avviklet utenfor fylkets grenser. Vurdering Formålet med en studietur er læring som kontrollutvalget vil ha nytte av i forhold til de oppgaver og ansvar utvalget er gitt, samt å bidra til et godt samarbeidsklima i utvalget.

6 Kontrollutvalget har gjennom studieturen fått et innblikk i hvordan de ulike organisasjoner er organisert og arbeider, og hvilken funksjon og plass disse har. Kontrollutvalget satte pris på den tid de hadde satte av til møte. Etter en helhetsvurdering anses studieturen som meget vellykket og informasjonen har innfridd målsettingene og forventingene til studieturen. Turen har bidratt til god læring som vil være nyttig i forhold til de oppgaver og ansvar kontrollutvalget er gitt. Den har også gitt utvalget en god innsikt i Norges forhold til EU og hvordan det som skjer i EU påvirker hverdagen vår i kommune Norge. Studieturen har også vært positiv i forhold til å knytte kontakter kontrollutvalgene i mellom, i tillegg til også å ha en positiv sosial virkning. Gjennom deltagelse fra de kommunale kontrollutvalgslederne har tilsammen 10 kontrollutvalg i fylket blitt tilført merkompetanse. En vil også rose Trøndelags Europakontor for hvordan de hadde engasjert foredragsholdere og på alle måter tilrettelagt for at dette skulle bli en vellykket studietur. Utgiftene til studieturen anses som vel anvendte penger.

7 Kontrollutvalget studietur til Brussel april 2013 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon E post: post@komsek.no Web:

8 Gjennomført program Studietur til Brussel 7. til 10. april 2013 Søndag Reisedag Oppmøte Værnes senest kl Ankomst Brussel - Thon Hotell EU kl Deltagere Kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune: Ola Morten Teigen (leder) Bjørn Arild Gram (nestleder) Camilla Hansen Skjelstad Torfinn Aas Merethe Strand Hamborg Liv Tronstad (sekretær) Tove Melgård (oppdragsansvarlig revisor) Marte Bjørnelv (forvaltningsrevisor) Bildet er tatt i Europaparlamentet. Fotograf Marte Bjørnelv I tillegg deltok kontrollutvalgets leder i: Stjørdal, Alf Kaspersen Levanger, Gunnar Laurits Myhr Verdal, Kristine Karlgård Inderøy, Laila Roel Steinkjer, Stein-Arve Torgnesøy Namsos. Hilde Vatnar Selnes Nærøy, Tormod Haugan Vår kontaktperson ved Trøndelags Europakontor Thea Knoff Forsberg.

9 Mandag Sted: Trøndelags Europakontor, Avenue Palmerston 3, 1000 Brussel : Møte i Kontrollutvalget Nord-Trøndelag fylkeskommune Møtet var åpent fra kl 10.00, og reisefølget var tilhørere (med tid til mat): Trøndelags Europakontors funksjon i Brussel v/ Vidar Segtnan, daglig leder, Trøndelags Europakontor : Aktuelle saker i konkurranse, støtte og anskaffelser v/ Nina Gørrissen, konkurranseråd, Norges delegasjon til EU : Handlingsrommet i EØS for norske kommuner v/ Bente Stenberg-Nilsen, seniorrådgiver, KS Brusselkontor

10 Tirsdag Sted: Trøndelags Europakontor, Avenue Palmerston 3, 1000 Brussel : Innovasjon for vekst/eus innovasjonspolitikk v/ Ivar Engan, nasjonal ekspert, DG Enterprise and Industry, Europakommisjonen : NHOs arbeid i Brussel og offentlige anskaffelser v/pernille Venner Dehli, rådgiver, NHO Brussel : ESA Europas vakthund v/nicole Portheim. ESA (Trygve Mellvang-Berg, informasjons- og kommunikasjonsrådgiver, var opprinnelig satt opp, men ble forhindret) : Matpause

11 : Guidet tur i Brussel v/jan Peter Diemar Bildet er tatt med Atomiummonnumentet i bakgrunnen. Fotograf JPDiemar Atomiummonumentet er en av det 20. århundrets mest lovpriste turistattraksjoner. Det ble bygget i 1958 til verdensutstillingen i Brussels, og feirer menneskehetens beherskelse av molekylene, som utgjør vår verden. Med sine 102 meter er det omtrent 165 milliarder ganger størrelsen på jernkrystallet det representerer. Monumentet ligger ved byens messeområde. Ett annet av de kjente turistattraksjonene i Brussel er Manneken Pis. «Statuen» er til minne om en liten gutt som hadde kommet bort. Faren lovte byen en statue av sin sønn i den stilling han ble gjenfunnet. «Statuen» er laget i 1619 av François Duquesnoy Ved høytidelige anledninger blir statuen iført klær. Han har et rikt utvalg av uniformer/bunader, bl.a. en samekofte.

12 Onsdag : Sted: Europaparlamentet, Luxemburgplein 3, 1050 Brussel Besøk på Europaparlamentet Europaparlamentets arbeid v/ Jens Nilsson, Svensk Europaparlamentariker fra Jämtland : Sted: European Anti-Fraud Office (OLAF), Rue Joseph II 30, 1000 Bruxelles, Belgia Besøk hos European Anti-Fraud Office (OLAF) v/harald Sonnberger, Head of Unit Operational Analysis and Forensics Lunsj Hjemreise Avreise fra Thon hotell EU kl Ankomst Værnes kl 22.40

13 REISEFØLLGET APRIL BRUSSEL Ola Morten Teigen Bjørn arild Gram Camilla Hansen Skjelstad Torfinn Aas Merethe Strand Hamborg Liv Tronstad Tove Melgård Marte Bjørnelv Alf Kaspersen Gunnar Laurits Myhr Kristine Karlgård Laila Roel Stein-Arve Torgnesøy Hilde Vatnar Selnes Tormod Haugan

14 Vedlegg Presentasjoner fra: 1. Trøndelags Europakontors funksjon i Brussel v/ Vidar Segtnan, daglig leder, Trøndelags Europakontor 2. Aktuelle saker i konkurranse, støtte og anskaffelser v/ Nina Gørrissen, konkurranseråd, Norges delegasjon til EU 3. Handlingsrommet i EØS for norske kommuner v/ Bente Stenberg-Nilsen, seniorrådgiver, KS Brusselkontor 4. Innovasjon for vekst/eus innovasjonspolitikk v/ Ivar Engan, nasjonal ekspert, DG Enterprise and Industry, Europakommisjonen 5. NHOs arbeid i Brussel og offentlige anskaffelser v/pernille Venner Dehli, rådgiver, NHO Brussel 6. ESA Europas vakthund v/nicole Portheim. ESA (Trygve Mellvang-Berg, informasjons- og kommunikasjonsrådgiver, var opprinnelig satt opp, men ble forhindret) 7. European Anti-Fraud Office (OLAF) v/harald Sonnenberger Det foreligger ingen presentasjoner etter besøk på Europaparlamentet Europaparlamentets arbeid v/ Jens Nilsson, Svensk Europaparlamentariker fra Jämtland