1. Fellesråd og utvalg, organisasjon og ressurser. Kirkelig fellesråd. Administrasjonsutvalg. Forhandlingsutvalg

Transkript

1 Kvinesdal Kirkelige Fellesråd Årsrapport 2013 Vedtatt av Kvinesdal kirkelige fellesråd i sak 006/2014

2 INNHOLDSFORTEGNELSE ÅRSRAPPORT Fellesråd og utvalg, organisasjon og ressurser 2. Personal og administrasjon 3. Kirker 4. Kirkegårder 5. Regnskap og økonomi 6. Fellesråd, menighetene og kommunen 7. Mål for perioden Fellesråd og utvalg, organisasjon og ressurser Kirkelig fellesråd Ronny Nielsen (leder og kommunal representant) Åse Tønnessen Sæbø(nestleder), Kari Mathilde Netland (har møtt fast for Mariann Rygh Kvinlaug), Odd Terje Breimoen, Kristin Edland Aamodt (kun august- november), Preben Grøtteland Jakobsen (januar-juli og fra desember), Tom Arnold Lindefjell, Ellinor Stakkeland, Reidulf Krossli Ljøkjell (geistlig). Kirkevergen er sekretær og saksbehandler. Av saker som rådet har hatt kan nevnes: Trosopplæring fra prosjekt til drift, utvidelse av Kvinesdal kirkegård, revisjon av vedtekter for gravplassene, uttalelse om den offentlige utredningen «Det livssynsåpne samfunnet» og gjennomgang av pengebruken i fellesrådet. Kirkelig fellesråd har hatt 6 møter og behandlet 47 saker. Administrasjonsutvalg Ronny Nielsen(leder), Odd Terje Breimoen, Tom Arnold Lindefjell. Djoerd van Kammen og Sylvi Vatland representerte de ansatte første halvår. 2. halvår: Kathrine Marie Edvardsen Moi og Sylvi Vatland. Kirkevergen er sekretær og saksbehandler. Kirkelig administrasjonsutvalg har hatt 10 møter og behandlet 31 saker. Forhandlingsutvalg Åse T Sæbø(leder) og Odd Terje Breimoen. Kirkevergen er sekretær og saksbehandler. (ikke for saker vedr. kirkevergestillingen) Utvalget hadde ingen møter i

3 ORGANISASJONSKART: Stillingshjemler Yrkesgrupper, antall, stillingshjemler : St.hj. St.ant. St.-% Kirkeverge/daglig leder Administrasjonsekr/sekretær Diakon Klokker 3 frivillig 22 Kirketjener Kirkegårdsarbeider Organist / kantor Trosopplæringen SUM - 21 stillingshjemler Personal og administrasjon Mål for 2013: Personal/arbeidsgiverorganisasjon 1. Gjennomføre jevnlige arbeidsmiljøsamtaler og to medarbeidersamtaler med alle tilsatte 2. Budsjettmessig ramme til arbeidsmiljøfremmende tiltak og årlig samling for alle ansatte der fellesrådet inviterer 3. Utvide diakonstillingen fra 50 til 100 % 4. Stillingsinstruks diakon og felles diakoniutvalg som styringsgruppe for diakonen 5. Struktur for trosopplæringsplanarbeid etter ny ordning Gjennomføring 1. Det er gjennomført to medarbeidersamtaler i 2013 med medarbeiderne. 2. Budsjettmessig ramme til arbeidsmiljøfremmende tiltak og årlig samling for alle ansatte der fellesrådet inviterer: I juni ble det arrangert stabstur til Sirdal og 13. desember ble staben invitert til førjulssamling hos Åse T. Sæbø. Det er ukentlige kontormøter. 3. Utvide diakonstillingen fra 50 til 100 %. Dette ble realisert fra , da Lene Lovise Holgersen ble tilsatt som diakon. Finansieringen av utvidelsen er et samarbeid mellom kommune, fellesråd, Kvinesdal menighet, Fjotland kyrkjelyd og frivillige gaver. 3

4 4. Stillingsinstruks diakon og felles diakoniutvalg som styringsgruppe for diakonen. Det ble opprettet felles diakoniutvalg der diakonen er med. Stillingsinstruks for diakonstillingen ble vedtatt av administrasjonsutvalget høsten Struktur for trosopplæringsplanarbeid etter ny ordning. Dette blir fulgt videre opp våren Trosopplæringen går over i driftsfase i Lister prosti fra sommeren Ansatte Navn Stilling Prosent Periode Djoerd van Kammen Kirkegårdsarbeider 100 % Hele året Galib Mammadov Organist, Fjotland og Feda 50 % Hele året Sverre Eftestøl Organist, Kvinesdal 50 % Hele året Lene Lovise Holgersen Diakon 100 % Fra Cathrine Aagedal Trosopplærer 70 % Permisjon , Kathrine Marie E. Moi Trosopplærer 50 % , 70 % fra Øystein Opsahl Trosopplærer 20 % Fra Merete Breimoen Kirketjener, Kvinesdal 30 % Fra Sylvi Vatland Kirketjener, Feda 15 % Fra Mshna Okbamichael Mana Kirketjener, Fjotland 10 % Fra Tsegeroman Zeru Tekest Reinholder, Fjotland 4 % Fra Svein Tore Stegemoen Kirkegårdsarbeider 40 % Fra Sylvi Vatland Sekretær 50 % Hele året Turid Nedland Administrasjonssekretær 60 % Hele året Per Øistein Rogstad kirkeverge 100 % Fra Bemanningsendringer Det har vært et turbulent år med mange utskiftinger i medarbeiderstaben; Per Øistein Rogstad begynte som kirkeverge Sylvi Vatland var fungerende kirkeverge i januar Øystein Opsahl sluttet som kirketjenere ved Kvinesdal kirke 01.09, Merete Breimoen overtok for han Espen Gya slutta som ungdomsdiakon Ny diakon i 100 % stilling ble ansatt fra 01.08; Lene Lovise Holgersen Gudmund Haugsvær slutta som kirketjener i Fjotland og kirkegårdsarbeider i Fjotland og Feda Svein Tore Stegemoen har overtatt som kirkegårdsarbeider, mens ekteparet Tsege og Msghna har overtatt kirketjener og renholdsarbeidet i Fjotland. Brigitte Köhler slutta som kirketjener i Feda Denne stillingen overtok Sylvi Vatland Oddveig Netland slutta som kirketjener i Netlandsnes Foreløpig er stillingen vakant. I trosopplæringa gikk Cathrine Aagedal ut i omsorgspermisjon fra Øystein Opsahl vikarier i 20 % fram til , og Kathrine Marie E. Moi hadde 20 % ekstra stilling høsten Sykefravær Sykefraværsprosent 4,22 3,975 % 7,05 % 3,45 % 11,575 % Fellesrådet har få ansatte, og lengre sykmeldinger på ansatte i 100 % gir til dels store utslag, slik tallenevis er fra 2011 og I 2013 har sykefravær vært i hovedsak knyttet til noen få arbeidstakere. Sykefraværet i 2013 kan ikke relateres til arbeidsmiljøet. 4

5 Helse, miljø- og sikkerhet Helse: I samarbeid med bedriftshelsetjenesten ble det utarbeidet en årsplan for HMS-arbeidet 26. april. Som resultat av dette ble det sommeren 2013 gjennomført en inneklimakartlegging ved kirkekontoret, og 9. oktober hadde Morten Søgård førstehjelpskurs for tilsatte og frivillige klokkere. Miljø: Fellesråd støtter opp om arbeidet for å bruke Fairtrade produkter. På kirkegårdene er det lagt til rette for søppelsortering. Dette vil vi arbeide for å videreutvikle. Miljøfyrtårnsertifisering er ikke aktuelt nå, men fellesrådet kan være en pådriver for at menighetene blir registrert som grønne menigheter. Sikkerhet: Elektrokontroll. Årlig elektrokontroll er gjennomført for alle kirkebygg. Alle påviste tiltak er gjennomført. Det er også Gjennomført branntilsyn ved kirkebyggene (ikke kapellene). Det var Brannøvelse i Kvinesdal kirke 30. oktober. Det ble signert ny samlet avtale med kontroll av elektriske anlegg, alarmer og nødlys med Flekkefjord Elektro høsten Rutiner for HMS-arbeidet har blitt delvis revidert i Dette arbeidet må fullføres i Revisjon av Brannperm må også fullføres i Kirker Mål 2013: Kirker og kirkebygg 1. Følge opp rentekompensasjonstiltak SD-anlegg, lyd og bilde Kvinesdal og Feda, opprusting av våpenhus i Fjotland og lys i Kvinesdal 2. Mindre vedlikeholdsarbeider 3. Vurdere ENØK-tiltak i Fjotland 4. Gjennomføre vedlikeholdsplanen Gjennomføring Feda kirke Mindre vedlikeholdsarbeider Montert nytt lydanlegg og prosjektoranlegg Nytt varmestyringsanlegg som i 2014 skal kunne fjernstyres fra kontoret Kvinesdal kirke Malerarbeid i kirka Montert nytt lydanlegg og prosjektoranlegg Nytt varmestyringsanlegg som i 2014 skal kunne fjernstyres fra kontoret Fjotland kyrkje Tilpassing av prosjektoranlegg, og varmestyringsanlegget er nå oppkoblet slik at det kan fjernstyres fra kontoret. Isolering av gulv i kirka, samt reparasjon og tetting rundt vinduene Gulv i våpenhus er malt og ny gulvmatte er på plass Reparasjon av flomlysanlegg 5

6 4. Kirkegårder Mål 2013 kirkegårder: 1. Vigsling og endelig plan for nytt felt på Feda 2. Arbeide med utvikling av kirkegården i Kvinesdal og sikre areal for ny kirkegård. 3. Utvikle planer for utvidelse av Kvinesdal kirkegård Gjennomføring: Igangsatt arbeid med ny gravplan for den nye kirkegårdsparsellen på Feda tilpasset Huset. Arbeidet med planer for utvidelse av eksisterende kirkegård og plassering av framtidig gravplass. Denne saken har fellesrådet behandlet ved i to møter. Fellesrådet ønsker at det skal settes av et areal på Gullestad til framtidig gravplass. Vedtektene for gravplassene er revidert slik at de er tilpasset den nye gravferdsloven. Gravstedskonto. Det er avtale med ASVO om stell av gravstedene ved kirkegårdene på Feda og Kvinesdal. Ved Fjotland kyrkjegård har kirkegårdsarbeideren dette ansvaret var det 14 avtaler for Feda kirkegård, 57 avtaler for Kvinesdal kirkegård og 5 avtaler for Fjotland kyrkjegard. Totalt innskudd ved årsskiftet var kr Disse avtalene er registrert i regnskapssystemet Ecclesia. I forbindelse med fotografering av gravminner sommeren 2013, ble det laget nye kirkegårdskart som er tilgjengelig på 5. Regnskap og økonomi Mål 2013 regnskap og økonomi 1. Arbeide for å øke vedlikeholdsfondet i 2013 med kr Gjennomdrøfting av pengebruken i Fellesrådet. Ny sak til høsten. 3. Disponere nødvendige driftsmidler for å kunne utføre fortløpende og nødvendige vedlikeholdsarbeider ved kirkebygg og kirkegårder Gjennomføring: Driftsregnskapet for 2013 gjøres opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Det betyr at dette kan settes av til vedlikeholdsfondet, og dette er kr mindre enn målet. Ny salmebøker ble kjøpt inn til kirkene, og disse er finansiert innenfor den ordinære driften. Regnskapet har brutto driftsutgifter på kr Målsettingen er at disposisjonsfondet ikke er mindre enn 10 % av brutto driftsutgifter, dvs ca kroner. Fondet var ved årets begynnelse på kr og kr ved årets slutt. Bundne driftsfond: Knaben kapell kr og trosopplæring kr Overføring fra Kvinesdal kommune til driftsformål for 2013 var kr I 2013 ble det overført kr til investeringsformål. Dette gikk til finansiering av ny plenklipper til Kvinesdal kirkegård og rentekompensasjonsprosjektene i Kvinesdal og Feda. Disse to prosjektene vil bli fullført i Begge prosjektene omfatter varmestyring og nye prosjektorer og oppgradering av lydanlegg. Det er et bundet kapitalfond pr på kr Høsten 2013 hadde fellesrådet en gjennomgang av pengebruken. Det ble også vedtatt å ta i bruk ny og forenklet kontoplan fra

7 6. Fellesråd, menighetsrådene og kommunen Mål Videreutvikle delaktigheten ved gudstjenestene 2. Gode rutiner for rapportering til menighetsråd og kirkelig fellesråd 3. Videreutvikle trosopplæringen i menighetene I kirkeloven 14 står det: kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesse i forhold til kommunen. Gjennomføring Fellesrådet arrangerte fellesmøte med menighetsrådene på Menighetssenteret. Nytt oppsett på regnskapsrapporter for menighetsrådene ble utarbeidet og tatt i bruk i Møte med trospopplærere, rådsledere og kirkeverge ble gjennomført for å forberede innføring av trosopplæringsreformen. Informasjonsarbeid Treklang og nettside. Dette er menighetenes viktigste informasjonskanaler. Treklang blir lest av veldig mange. Ny nettside for menighetene ble lansert i juni. Vi har fått mange gode tilbakemeldinger på den. Samarbeid med kommunen Kirkevergen har regelmessig kommunikasjon med kommunen sin administrative ledelse. Kvinesdal kirkelig fellesråd har en tjenlig tjenesteytingsavtale med Kvinesdal kommune. Samarbeidet med kommunen er konstruktivt og bra. Statistikk fra menighetene (tall i parantes 2012) Feda Kvinesdal Fjotland Totalt Gudstjenester søn- og helligdag 28 (28) 48 (51) 38 (38) 114 (117) Andre gudstjenester 5 (8) 13 (11) 1 (7) 19 (26) Gudstjenestebesøk 2268 (2299) 7837(8915) 2326(2981) 12431(14195) Dåp 13 (10) 49 (54) 9 (10) 71 (74) Konfirmanter 6 (10) 42 (42) 8 (9) 56 (61) Bryllup 3 (3) 18 (12) 4 (3) 25 (18) Begravelser 5 (6) 46 (56) 7 (6) 58 (68) 7

8 7. Mål for perioden Hentet fra økonomiplanen og innarbeidede mål fra 2013 Helse, miljø og sikkerhet a) Innarbeide gode HMS-rutiner b) Arbeide for å ha lavt sykefravær c) Arbeide for et godt arbeidsmiljø d) De ansatte skal oppleve eget arbeidssted som trygt og sikkert, samtidig som det er preget av trivsel og forpliktende tverrfaglig samarbeid Personal og administrasjon Gjennomføre jevnlige arbeidsmiljøsamtaler og to medarbeidersamtaler med alle tilsatte Budsjettmessig ramme til arbeidsmiljøfremmende tiltak og årlig samling for alle ansatte der fellesrådet inviterer Kirker og kirkegårder Disponere nødvendige driftsmidler for å kunne utføre fortløpende og nødvendige vedlikeholdsarbeider ved kirkebygg og kirkegårder. Oppfølging av vedlikeholdsplan for kirker og kirkegårder. Feda Fullføring av prosjektorstyring og varmestyring Fullføre arbeid med ny gravplan for den nye kirkegårdsparsellen på Feda tilpasset plassering av Huset og vigsling av parsellen. Nytt brannvarslingsanlegg Kvinesdal Isolering mellom tårn og kirkerom. Luke til klokketårn. Nytt skap bak i kirken. Fullføring av prosjektorstyring og varmestyring Opprusting av bårehus ved kvinesdal kirke i Arbeide med utvikling av kirkegården i Kvinesdal og sikre areal for ny kirkegård. Nytt brannvarslingsanlegg Nye benkeputer 2015 Fjotland Isolering over himling, nye varevinduer og teppe i kirka Utbedring av parkeringsplass nordvest for kirken og belysning. Nytt brannvarslingsanlegg Sikring av forstøtningsmur ved kirkegården Netlandsnes kapell og Knaben kapell Brannsikringstiltak bør prioriteres. Brannalarm og nødlys. Menighetsrådene Tilrettelegge for overgang fra trosopplæringsprosjekt til drift. Legge til rette for at menighetene kan bli grønne menigheter. 8