TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG TIL BREILIA SKOLE

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Marit Brygfjell tlf HAMMERFEST KOMMUNE Postboks 1224 /K 9616 HAMMERFEST TILSYNSRAPPORT OG VARSEL OM PÅLEGG TIL BREILIA SKOLE Vi viser til tilsynsbesøk ved Breilia skole den 2.april Vi beklager at dere har måttet vente på rapporten. Til stede fra virksomheten: Rektor Geir Bjørkly, Undervisningsinspektør Marit Kjøll, Verneombud Mauritz Nyberg, Lærer Kaja Lundby, Avdelingsleder på Båthuset Kjersti Nilsen, Lærer /tillitsvalgt for Undervisningsforbundet Kjell Johnny Rydningen, Lærer Gerd Mona Severinsen. Til stede fra Arbeidstilsynet: Seniorinspektør Grete Wikstrand og inspektør Marit Brygfjell. Hensikten med tilsynet: Tilsynet som er gjennomført ved Breilia skole er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsing Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen, gjennomfører Arbeidstilsynet i 2009 tilsyn ved skoler i flere av landetes kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. I Finnmark fører vi i tillegg tilsyn med èn statlig videregående skole. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmende og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting av arbeidstakere. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Ett av Breilia skoles viktigste redskap i arbeidet for å forebygge sykdom, skade og slitasje på arbeidstakerne, er systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid (hms-arbeid). Systematisk hms-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom/skade/slitasje. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 343 nord-norge@arbeidstilsynet.no Finnsnes INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Gjennomføring av tilsynet: Tilsynet ved skolen hadde en varighet på cirka 4,5 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med rektor, inspektør og verneombud. MØTE 2: Gruppesamtale med 4 arbeidstakere fra Undervisning. MØTE 3: Avrunding/foreløpig oppsummering av tilsynsbesøket med samme deltakere som på møte 1. I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier Hammerfest kommune torsdag 16.april I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet samlede funn etter tilsynsbesøkene ved Fjordtun skole 31.mars, Elvetun skole 1.april og Breilia skole 2.april, samt funn som framkom av den innsendte skriftlige dokumentasjonen fra skoleeier knyttet til inneklima. Følgende personer deltok på oppsummeringsmøtet den 16.april: Rådmann Leif Vidar Olsen, Sektorleder skole og oppvekst Steinar Paulsen, Rådgiver for skole og oppvekst Bjørn Sigvartsen, Sektorleder teknisk drift Torbjørn Næss, Virksomhetsleder teknisk drift Terje Mauseth, Rektor ved Breilia skole Geir Bjørkly, Rektor ved Elvetun skole Heidi Pevik, Verneombud ved Elvetun skole Gøril Mathisen, Rektor ved Fjordtun skole Are Antonsen, Hovedverneombud i Hammerfest kommune Stig Sandvik, Hovedtillitsvalgt for Utdanningsforbundet Kirstin Berg, Seniorinspektør i Arbeidstilsynet Grete Wikstrand, Inspektør i Arbeidstilsynet Marit Brygfjell. Om virksomheten: Breilia skole har 310 elever fordelt på trinn, og cirka 60 ansatte. Breilia skole har vært gjennom renovering av bygningsmassen de siste fem år, etter å ha hatt tilhold i bygninger fra 1950/60-tallet. I renoveringsperioden hadde skolen undervisning i brakker på skoleområdet, og det var full drift ved skolen i hele anleggsperioden. Breilia skole har et alternativt skoletilbud, Båthuset, med plass for 8 elever fra trinn hvorav Fjordtun skole disponerer 1 plass. Båthuset er for elever med særlig lav skolemotivasjon, og med behov for mer oppfølging enn det som er mulig å gi i større grupper/klasser. I tillegg har Breilia Basen med 5 elever som har spesielle behov relatert til deres utviklingsnivå/ funksjonsnivå. Breilia skole er IA-virksomhet og er tilknyttet bedriftshelsetjeneste. Hovedinntrykket etter tilsynsbesøket er at det jobbes systematisk med helse, miljø og sikkerhetsarbeid ved Breilia skole. Skolen har brukt en ståsted-analyse for å kartlegge arbeidsmiljøfaktorer ved skolen, og det har blitt planlagt og gjennomført tiltak på bakgrunn av utført kartlegging og risikovurdering.

3 VÅR REFERANSE 3 Tema som ble tatt opp i tilsynet: - Verneombud og sikring av arbeidsmiljøkompetanse ved Breilia skole. - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer ved Breilia skole. - Kommunikasjon og medvirkning i hms-arbeidet ved Breilia skole. - Rapportering av avvik (uheldige forhold) ved Breilia skole. - Følgende arbeidsmiljøutfordringer ble tatt opp av Arbeidstilsynet: Konflikter, omstillinger, vold og trusler ved Breilia skole. - Organisering og tilrettelegging av arbeidet ved Breilia skole. - Rutiner og prosedyrere for sykefraværsoppfølging ved Breilia skole. - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere ved Breilia skole. Verneombud og sikring av arbeidsmiljøkompetanse ved Breilia skole: Virksomheten har verneombud, og verneombudet har gjennomgått hms-opplæring for verneombud ved Arbeidsmiljøskolen. Verneombudet får nødvendig tid til helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Rektor har 40-timers kurs i hms-arbeid. Øvrige ansatte vet hvilken rolle og funksjon verneombudet skal ha på arbeidsplassen. Slik vi forsto det i tilsynet, hadde hverken verneombud eller hovedverneombud besøkt Båthuset. Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer: Breilia skole jobber aktivt med helse, miljø og sikkerhetsarbeid. Virksomheten kartlegger sitt arbeidsmiljø gjennom ståsted-analyse, spørreundersøkelser, og diverse møter (personalmøter, fagmøter, trinnledermøter). Tidligere kartlegginger har blitt fulgt opp med tiltak. Ansatte opplever at de stadig blir pålagt nye arbeidsoppgaver uten at de blir fratatt gamle arbeidsoppgaver for å rydde tid til nye, og det er heller ingen som veileder på hvordan man skal prioritere oppgaver når man har for mye å gjøre. Av nye oppgaver ble det nevnt konkret at kravene til dokumentasjon og administrasjon har økt betydelig. Høyt sykefravær ved skolen ble nevnt som en stor arbeidsmiljøutfordring av ansatte ved skolen. Mangel på vikarer fører til at undervisningspersonalet som er på jobb, må pendle mellom flere undervisningsrom i samme time. I tillegg jobber mange lærere ut over sin faste arbeidstid, og ansatte hadde en oppfatning av at mange lærere har en reell arbeidstid på timer per uke. Ansatte fortalte at de kunne sitte og jobbe til om natta for å klare å gjøre arbeidet sitt på en god måte, fordi det er lite tilfredsstillende for den enkelte lærer å vite at man utfører arbeid overfor elevene på en dårlig måte. Ansatte påpekte mulige sammenhenger mellom elever med atferdsproblemer/utagerende atferd og stor utskifting av personalet de siste årene. Ansatte mener at det er nødvendig med større voksentetthet for å oppnå bedre arbeidsmiljø ved skolen, og det ble uttrykt ønsker fra ansatte om flere pedagoger inn i skolen. Breilia skole har bevegelseshemmede elever, men det er ingen kommunale rutiner som ivaretar behovet for snøbrøyting/snørydding av atkomstveier og nødutganger på vinteren. Etter snøfall må skolen melde fra til kommunens drifts- og vedlikeholdsavdeling at skolen har behov for å få ryddet snø. Enten må skolens ledelse måke bort snøen foran inngangene, eller så vil skolen være utilgjengelig for rullestolbrukere og andre bevegelseshemmede.

4 VÅR REFERANSE 4 Inneklima oppleves som en utfordring til tross for ny skole. Ventilasjonsanlegget fungerer ikke tilfredsstillende. Ansatte opplever at den fysiske utformingen av skolebygget i seks deler, fører til manglende kommunikasjon innad i personalgruppen. Det har ikke blitt gjennomført planlagte brannøvelser etter at skolen var ferdig renovert. Ansatte fortalte at brannalarmen har blitt utløst såpass ofte, at de frykter at ingen vil ta den alvorlig dersom det virkelig blir brann en gang. Ansatte kjente ikke til hvem som har ansvar for hva ved en eventuell brann. Kommunikasjon og medvirkning i hms-arbeidet: Helse, miljø og sikkerhetsarbeidet ved Breilia skole er knyttet opp til de konkrete arbeidsoppgavene som utføres ved skolen, og er sammenvevd med pedagogiske utfordringer skolen står overfor. Ansatte opplever at de ikke har tid til å sette seg inn i spørsmål vedrørende deres eget arbeidsmiljø. Hver lærer må prioritere om de skal engasjere seg i arbeidet med eget arbeidsmiljø eller om de skal prioritere elevenes ve og vel. Ansatte opplever at de får medvirke gjennom tillitsmannsapparatet og møtene i Medbestemmelsesutvalget hvor tillitsvalgte og skolens ledelse møtes for å diskutere og behandle vesentlige saker som angår skolens drift. Skolen har faste møter for trinn og team, og det avholdes personalmøter. Det er mulig å ta opp eget arbeidsmiljø på alle disse møtearenaene. Ansatte ønsker jevnlige medarbeidersamtale, men har en oppfatning av at administrasjonen ved skolen har for mange andre arbeidsoppgaver til at jevnlige medarbeidersamtaler lar seg gjennomføre. I møtet med ansatte ble det sagt at rektor har svart belte i kommunikasjon med elevene, men ansatte har en oppfatning av at rektor har mange arbeidsoppgaver og han oppleves som lite tilgjengelig for ansatte i arbeidshverdagen. Informasjons- og kommunikasjonsflyten forsøkes sikret gjennom e-post, møter og møtereferater som er tilgjengelig for alle. Det sendes ukemelding hver fredag på e-post til alle ansatte med diverse aktuell informasjon. Rapportering av avvik (uheldige forhold): Både ledelse og ansatte fortalte at dagens avvikssystem består i at avvik og mangler i forhold til undervisningsmiljøet, meldes til rektor. Fysiske avvik meldes til Hammerfest kommune gjennom nettbasert avvikssystem. Ansatte visste at alle skolene i Hammerfest kommune skal ta i bruk det nettbaserte avvikssystemet, som innebærer at alle ansatte kan melde inn avvik til kommunens tekniske driftsavdeling. Avvikssystemet brukes i varierende grad. Ansatte hadde en oppfatning av at avvikssystemet brukes aktivt, men at det ikke fungerer godt nok. Avviksmeldinger blir ikke fulgt opp godt nok, og dette fører til at aktive meldere etter en tid slutter å melde. Ansatte hadde en oppfatning av at avvikssystemet fungerer særlig dårlig i forhold til avvik på bygninger og tekniske installasjoner, og i forhold til snørydding foran inngangene på vinteren. Det ble gitt uttrykk for en generell misnøye med kommunens vaktmestertjenester overfor skolen.

5 VÅR REFERANSE 5 Breilia skole har rutine for håndtering av klager fra elever og/eller foreldre, og denne består i at trinnleder tar kontakt med klageren. Det ble sagt fra skolens side at skolen mottar et høyere antall klager nå enn tidligere. Konflikter, omstillinger, vold og trusler: Breilia skole manglet per tilsynsdato en skriftlig rutine for håndtering av konflikter. Praksis ved skolen er at konflikter meldes til ledelsen. Ledelsen svarte på forespørsel at skolen har rutiner for å sikre vurdering av mulige negative arbeidsmiljøkonsekvenser som følge av endringer/omstillinger, og at denne rutinen sikrer arbeidstakernes rett til informasjon, medvirkning og opplæring i tilknytning til omstillingsprosessen. Ansatte fortalte at de hadde opplevd ombyggingsprosessen som svært slitsom. Ansatte fikk informasjon fra ledelsen gjennom prosessen, men opplevde at det var vanskelig å oppfylle kompetansemålene under ombyggingen, og mangelen på spesialrom forringet kvaliteten på undervisningen og dermed også på de ansattes fornøydhet i forhold til eget arbeid og arbeidsmiljø. Vold og trusler er en aktuell utfordring/problemstilling ved Breilia skole. Ansatte har opplevd vold og trusler om vold, knyttet til sin arbeidssituasjon. Noen av elevene med atferdsproblemer er store og sterke elever, og ansatte kan vegre seg for å gripe inn i situasjoner hvor disse elevene er involvert av frykt for selv å bli skadet. I tilsynsbesøket etterspurte ansatte rutiner for debriefing av ansatte i etterkant av voldshendelser. Ansatte fortalte at det har forekommet tilfeller hvor tidligere kollegaer har sluttet, på grunn av at de ikke har blitt ivaretatt godt nok av arbeidsgiver i etterkant av vold- og trusselhendelser, mobbing og trakassering av elever ved skolen. Det er kjent for skolens ledelse og ansatte at Hammerfest kommune har utarbeidet et dokument kalt Nulltoleranse, og som inneholder rutiner og beredskapsplaner til bruk ved håndtering av vold, trakassering og trusselhandlinger rettet mot ansatte i grunnskolene. Ansatte påpekte mangler ved ansattes (og elevers) sikkerhet knyttet spesielt til Breilia skole, og disse gjengis ikke i denne rapporten som er offentlig tilgjengelig. Skolen har arbeidet med et atferdsprosjekt som inneholdt blant annet kurs i kommunikasjon og konfliktdempende atferd. Organisering og tilrettelegging av arbeidet: Breilia skole har erfaringer med individuell tilrettelegging for ansatte; som eksempel ble nevnt nedsatt undervisningstid. Skolen har gjennomført tilretteleggingstiltak for arbeidstaker som sto i fare for å bli sykemeldt. Skolen har lagt til rette for amming. Breilia skole har gjennomført tilrettelegging for gravide; som eksempel ble nevnt fritak for inspeksjon og undervisning i naturfaglaboratoriet.hammerfest kommune har seniorpolitiske tiltak som gjelder for alle kommunale virksomheter. Breilia skoles erfaringer med individuell tilrettelegging for arbeidstakere, er at dette kan være vanskelig. Skolens primæroppgave er å drive undervisning, og det er begrenset hvor mange andre arbeidsoppgaver ansatte kan utføre. Individuell tilrettelegging for èn arbeidstaker fører til større arbeidsbelastninger på andre arbeidstakere.

6 VÅR REFERANSE 6 Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging: Breilia skole har egenmeldingsskjema hvor det er mulig å oppgi arbeidsrelaterte årsaker til sykefravær, men ledelsen opplever at det er få arbeidstakere som krysser av for arbeidsrelatert fravær. Virksomheten har oppdaterte skriftlige rutiner for oppfølging av sykefravær. NAV har vært på skolen og holdt informasjonsmøter for ansatte om ordninger for IA-bedrifter. Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere: Virksomheten utarbeider oppfølgingsplaner seinest innen 6 uker for arbeidstakere som har vært helt eller delvis sykemeldt. Oppfølgingsplanene inneholder en vurdering av de forhold som Arbeidsmiljøloven krever. Virksomheten gjennomfører dialogmøter etter 12 ukers sykefravær, og virksomheten har erfaringer med at behandlende lege har deltatt på dialogmøte etter arbeidstakers ønske. Virksomheten har gjennomført tilretteleggingstiltak for sykemeldt arbeidstaker; som eksempel ble nevnt tilrettelegging ved kronisk sykdom. Arbeidstilsynets oppfølging av opplysninger fra tilsynsbesøket: På bakgrunn av opplysninger som kom fram i tilsynsbesøket, vurderer Arbeidstilsynet å gi Breilia skole 4 pålegg. Hensikten med påleggene er å bidra til at det blir gjennomført et best mulig systematisk hms-arbeid ved skolen for å forebygge sykdom, skade og slitasje på arbeidstakerne. Begrunnelse for pålegg som varsles: 1. Det å kartlegge og risikovurdere arbeidsmiljøutfordringer og farer og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare èn gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i hms-arbeidet og det betyr at hms-aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan hms-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Slike rutiner anses som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som det styringsverktøyet på hmsområdet som loven krever. Vi fikk ikke lagt fram en slik skriftlig rutine i tilsynsbesøket, og er usikre på om Breilia skole har en slik rutine. På bakgrunn av dette vurderer vi å gi pålegg om utarbeidelse av en skriftlig rutine for overvåking og vedlikehold av arbeidsmiljøet ved skolen. Det ble i tilsynsbesøket sagt at Breilia skole har hatt store utskiftinger i personalgruppen de siste årene, og skriftliggjøring av alle hms-rutiner vil være særlig viktig for nyansatte som ikke har deltatt i tidligere prosesser ved skolen. 2. I tilsynsbesøket forsto vi det slik at det ikke finnes noen skriftlig rutine for håndtering av konflikter mellom ansatte-ansatte og ansatte-ledelse. Skolen har mange ansatte og flere faggrupper som skal samhandle i arbeidshverdagen, og erfaringsmessig vet vi at dette kan føre til konflikter. I møtet med ansatte ble det sagt at ansatte kan oppleve det som vanskelig å gjennomføre felles normer, grenser og handlingsmønster overfor elever; også dette kan danne grunnlag for konflikter.

7 VÅR REFERANSE 7 Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden i sitt arbeid. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne bestemmelsen, må virksomheten ha rutiner for hvordan konflikttilfeller skal fanges opp og håndteres på tidligst mulig stadium. 3. Breilia skole må sørge for at alle arbeidstakerne blir gjort kjent med skolens skriftlige rutine for konflikthåndtering. 4. Det er nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening, følger av Arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav a, og av Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 7. Slik vi forsto det i tilsynsbesøket har skolen påbegynt opplæring av ansatte i forebygging og håndtering av vold og trusler, men at skolen foreløpig mangler en skriftlig rutine for regelmessig opplæring og trening som ivaretar framtidige nyansatte. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i Arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte vurderer vi å gi følgende pålegg: 1. Breilia skole må foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 7 og 8. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av utarbeidet rutine for systematisk overvåking av at internkontrollen fungerer som forutsatt i arbeidsmiljølovgivningen. Frist for gjennomføring: 18.september Breilia skole må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av konflikter. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) og 4-1 (2) og i Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av utarbeidet skriftlig rutine for konflikthåndtering. Frist for gjennomføring: 18.september Breilia skole må sørge for at alle arbeidstakerne blir gjort kjent med virksomhetens skriftlige rutine for konflikthåndtering. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonsspredning er gjennomført. Frist for gjennomføring: 18.september 2009.

8 VÅR REFERANSE 8 4. Breilia skole må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler mot ansatte. Et eventuelt pålegg om dette vil bli hjemlet i Arbeidsmiljøloven 3-2 (1) bokstav a og 4-3 (4), og i Internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av utarbeidet rutine. Frist for gjennomføring: 18.september Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om skriftlig tilbakemelding senest 22.juni Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil vi gi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt til Hammerfest kommune med kopi til Breilia skole. Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Marit Brygfjell inspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: - Breilia skole ved rektor Geir Bjørkly, postboks 1224, 9616 Hammerfest. - Breilia skole ved verneombud Mauritz Nyberg, postboks 1224, 9616 Hammerfest. - Hammerfest kommune ved hovedverneombud Stig Sandvik, postboks 1224, 9616 Hammerfest.