Møteinnkalling. Styret for Sølvberget KF. Utvalg: Kiellandrommet, 2. etg. Sølvberget Møtedato: Tid: kl

Transkript

1 Til medlemmer og varamedlemmer i Styret for Sølvberget KF og administrasjon Sølvberget KF Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: Faks: E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no Org.nr. NO REFERANSE JOURNALNR. DATO LHAU-13/ / Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Styret for Sølvberget KF Kiellandrommet, 2. etg. Sølvberget Møtedato: Tid: kl Med dette innkalles til møte. Eventuelt forfall må meldes snarest til utvalgets sekretær, telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

2 Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Side 1/13 13/1903 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FOR STYREMØTE Innstilling: Protokoll fra møtet godkjennes 2/13 12/9563 NY ORGANISERING PÅ SØLVBERGET Innstilling: 1. Styret for Sølvberget KF godkjenner ny hovedstruktur for Sølvberget KF. 2. Den nye organiseringen trer i kraft fra juni Ny organisering vil utløse særskilte lønnsforhandlinger, og det søkes rådmannen om tilleggsbevilgning for å dekke ekstra kostnader. 3/13 12/13192 FRAMLEGGING AV ÅRSREGNSKAP 2012 Innstilling: Styret for Sølvberget godkjenner at foreløpig regnskap for Sølvberget 2012 blir lagt fram for revisjonen. 4/13 13/579 ÅRSPLAN 2013 Innstilling: Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til årsplan 2013.

3 5/13 13/742 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2012 Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar resultatene av medarbeiderundersøkelsen til orientering. 6/13 09/8088 SHAHRAZAD, STORIES FOR LIFE - SLUTTRAPPORT Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 7/13 13/1934 KULTURHUSSJEFEN ORIENTERER Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

4 Sak 1/13 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO LHAU-13/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 1/ GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FOR STYREMØTE Forslag til vedtak: Protokoll fra møtet godkjennes

5 Sak 1/13 Sølvberget KF Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: Faks: E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no Org.nr. NO REFERANSE JOURNALNR. DATO SBO-12/ / Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommet, 2. etg. Sølvberget Møtedato: Tid: kl Møtenr.: 11/12 Møteleder: Merete Eik Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Dessuten møtte: Merete Eik, Per A. Thorbjørnsen, Eilef A. Meland, Sigrun Hetland Grøtteland Gulale Samiei Solveig Nessa Marit Egaas, Susanne Borg Journalister: 0 Tilhørere: 1

6 Sak 1/13 27/12 12/13299 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Enstemmig vedtatt Møteprotokoll for styremøte godkjennes. 28/12 12/8987 ÅRSBUDSJETT 2013 Enstemmig vedtatt Styret for Sølvberget KF godkjenner framlagt årsbudsjett for /12 12/13169 NY VISJON FOR SØLVBERGET Enstemmig vedtatt Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til ny visjon for Sølvberget KF 30/12 12/13235 KAPITTEL 12, 13 OG 14 Enstemmig vedtatt Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Styret anmoder om at det utarbeides en langsiktig strategi for Kapittel for de neste 5 årene 31/12 12/12834 UTLEIE AV LOKALER TIL KAFEDRIFT Enstemmig vedtatt Styret for Sølvberget KF gir kulturhussjefen fullmakt til å gjennomføre konkurranse for utleie av lokaler til kafedrift på Sølvberget.

7 Sak 1/13 32/12 12/2221 STORBYER I NORGE - SAMMENLIGNENDE BIBLIOTEKSTATISTIKK FOR 2011 Enstemmig vedtatt Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 33/12 12/10481 MØTEPLAN OG ÅRSHJUL 2013 Enstemmig vedtatt Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til møteplan for 2013 Møteplan: Mandag 18. februar kl Mandag 11. mars kl Mandag 27. mai kl Mandag 9. september kl Mandag 21. oktober kl Mandag 02. desember kl /12 12/1461 KULTURHUSSJEFEN ORIENTERER 27. NOVEMBER 2012 Enstemmig vedtatt Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. Merete Eik styreleder Per A. Thorbjørnsen Gulale Samiei Sigrun H. Grøtteland Eilef A. Meland

8 Sak 2/13 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-12/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 2/ NY ORGANISERING PÅ SØLVBERGET Forslag til vedtak: 1. Styret for Sølvberget KF godkjenner ny hovedstruktur for Sølvberget KF. 2. Den nye organiseringen trer i kraft fra juni Ny organisering vil utløse særskilte lønnsforhandlinger, og det søkes rådmannen om tilleggsbevilgning for å dekke ekstra kostnader.

9 Sak 2/13 Saken gjelder Godkjenning av ny hovedstruktur for Sølvberget KF. Bakgrunn for saken Sølvberget har arbeidet med ny organisering siden september Det var enighet mellom ledelsen og de tillitsvalgte om å starte dette arbeidet, på bakgrunn av de store endringene som utviklingsprosjektet Nye Sølvberget legger opp til. Irene Grastveit fra Mellomrom AS ble engasjert som ekstern konsulent høsten 2012 for å bistå Sølvberget. Liv F Jakobsen fra kommunens personalavdeling har også deltatt. Kulturhussjefen har hatt en tydelig lederrolle gjennom hele prosessen. Arbeidet har vært organisert på følgende måte: - Oppstartssamling med alle ansatte der det ble arbeidet med ulike modeller for ny hovedstruktur og bevisstgjøring i forhold til organisasjonskultur og endring av denne. - Etablering av representativ arbeidsgruppe, med bl.a. tillitsvalgte og verneombud, som arbeidet sammen med kulturhussjef og konsulent for å se på kriterier for valg av hovedstruktur, samt hvordan man samtidig kan bygge ønsket organisasjonskultur. - Forslag til ny hovedstruktur ble presentert for alle ansatte i slutten av november. Ansatte jobbet i grupper og kom med innspill. Frist for å komme med innspill ble satt til I januar 2013 besluttet kulturhussjefen, i samråd med arbeidsgruppa, at tidligere framlagte hovedstruktur legges fram for styret til godkjenning. Valg av ny hovedstruktur Det ble arbeidet mye med kriterier for valg av hovedstruktur. De viktigste var: - Den skal gjøre Sølvberget i stand til å møte utfordringene vi har framover (jfr. visjon). - Det må være tydelig ansvarsfordeling, mer spesialisering, gode systemer. - Vi må jobbe smartere, unngå dobbeltarbeid. - Det bør være mye lagarbeid. - Den må gi god oversikt over og god styring med ressurser (folk og penger). - Vi må ha realistisk vurdering av ressursene som trengs. - Det må legges vekt på kompetanseheving og utvikling. - Trygghet og stabilitet er viktig. - Ny organisering må ta vare på entusiasme, motivasjon og stolthet. På bakgrunn av dette, ble nåværende organisasjonsmodell (linje-stab) nokså fort forkastet. Det var to andre modeller som så ut til å passe Sølvberget godt: Det var stjernenettverk og matrise. Modellen som vi endte opp med, er en kombinasjon av disse to:

10 Sak 2/13 Det foreslås et lederteam på fire personer. Dette består av kulturhussjef og tre ledere som er leder for hver sin fagsøyle. Ledene for fagsøylene er personalledere for alle som er plassert her. I fagsøylene arbeides det med strategisk planlegging, utvikling av tjenestene til publikum, utviklingsprosjekter, posisjonering av Sølvberget lokalt og nasjonalt, eksterne samarbeidspartnere, kunnskapsdeling, kompetanseheving og kulturbygging.

11 Sak 2/13 Interne servicefunksjoner samles i en fagstab, som server både lederteam og organisasjonen for øvrig. Alle ansatte (bortsett fra lederne) tilhører en fagssøyle, eventuelt fagstab. I tillegg tilhører de ett eller flere team. Leveransene til publikum, som utgjør en stor del av den daglige driften på Sølvberget, organiseres i ulike team. Teamene er selvstyrte med teamkoordinatorer. Ansvar og myndighet skal være klart definert, og delegeres til teamene. Antall team kan variere etter behov. Hovedleveransen «Biblå» vil til en hver tid bestå av flere team. Sølvberget går nå fra en hierarkisk modell til en modell med mye flatere struktur. Matrisen gjør at rammene fra linjeorganisasjonen fortsatt er på plass, men at teamarbeid og prosjektarbeid blir en hovedarbeidsform. Det skal legges stor vekt på delegering av ansvar, myndighet og selvstendighet i oppgaveløsning, noe som også vil stille store krav til ledelse. Videre framdrift Det legges opp til å lyse ut de tre nye lederstillingene så fort som mulig, slik at disse er ansatt ca De begynner ikke formelt før ny organisasjon innføres, men de vil sammen med kulturhussjef plassere alle ansatte i fagsøyler og team. Samtidig som denne prosessen pågår, vil alle ansatte få et kartleggingsskjema der de kan ønske hvilken fagsøyle og hvilket eller hvilke team de ønsker å tilhøre. I løpet av april og mai pågår prosessen med å fordele ansatte. Kommunens personalavdeling bistår, for å komme med gode råd og sikre at avtaleverket følges. Etter planen skal ny første etasje åpne i juni 2013, og da må også ny organisering være på plass. Åpning av denne etasjen vil kreve en omfordeling av de totale personalressursene. Innholdet i etasje blir ikke endret i denne omgangen. Det kommer om ca. 1 år, når planene for innholdet i disse etasjene er ferdig utarbeidet. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas

12 Sak 3/13 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-12/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 3/ FRAMLEGGING AV ÅRSREGNSKAP 2012 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget godkjenner at foreløpig regnskap for Sølvberget 2012 blir lagt fram for revisjonen.

13 Sak 3/13 Saken gjelder Første gangs behandling av årsregnskap for Sølvberget Saksopplysninger Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak ledd, og dennes merknader sier følgende: Særregnskapet skal være avlagt av foretakets styre innen 15. februar året etter regnskapsåret. - merknadene påpeker til 16 i 3. ledd at denne bestemmelsen avviker fra praksis i kommunene der det er fagsjef for regnskap som avlegger regnskapet. Dette betyr i praksis at styret skal ha et foreløpig ikke revidert regnskap til behandling/framleggelse senest 15. februar. Etter avtale med Stavanger kommune er fristen forlenget til 18. februar. Dermed blir det to behandlinger av regnskapet, der den siste blir gjort av styret når regnskapet er revidert og årsberetning er skrevet. SK-regnskap er ennå ikke ferdig med regnskapet. Et foreløpig regnskap vil derfor bli framlagt på styremøtet. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas

14 Sak 4/13 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-13/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 4/ ÅRSPLAN 2013 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til årsplan 2013.

15 Sak 4/13 Saken gjelder Med dette legges årsplan 2013 for Sølvberget KF fram for styret til godkjenning. Årsplanen er behandlet av ledergruppa etter innspill fra avdelingene. Plandokumentet tar utgangspunkt i Sølvbergets visjon og hovedmål, samt tidligere styrevedtak om strategiske utfordringer. I forlengelsen av dette foreslås konkrete resultatmål for 2013 samt tiltak blir et merkeår i Sølvbergets historie. Først åpner SF-kino tre nye saler og noen måneder senere åpner biblioteket sitt nye tilbud i første etasje. Den nye førsteetasjen, samt det pågående arbeidet med ny organisering, vil i stor grad sette sitt preg på arbeidet i Årsplanen er et overordnet dokument, og de enkelte avdelingene utformer mer detaljerte styringsdokument på bakgrunn av denne. Årsplanen vil brukes i tertialrapporteringen til styret, bibliotek- og kulturhussjefens ledersamtaler og dialogen med tillitsvalgte. Planen gir også alle ansatte muligheter til å følge med i og påvirke foretakets utvikling. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas

16 Sak 4/13 Sølvberget KF Årsplan 2013 Visjon for Sølvberget Sølvberget skal være den beste formidleren av kunnskap for alle og landets fremste arena for kreativitet. Gjennom opplysning og opplevelser skal trofaste gjester beholdes og nye mennesker begeistres. Byens største møteplass skal dyrke romslighet og refleksjon. Sølvbergets kunnskap og kompetanse skal ikke vokse i takt med byens og regionens befolkning - vi skal ligge foran. Vi skal formidle de gode historiene og være en trygg veiviser i en informasjonsjungel som stadig vokser seg tettere. Hovedmål: Kunnskap og dannelse - Vi skal sikre alle rett til den samme informasjonsmengden. Vi skal være rustet til å svare på de spørsmålene innbyggerne har og de spørsmålene de ikke visste at de hadde. Vi skal stimulere til nysgjerrighet og refleksjon. Opplevelse og formidling - Vi skal by på de gode opplevelsene og formidle de viktige fortellingene til begeistring og glede for stadig nye generasjoner. Mangfold og muligheter - Vi skal fungere på tvers av kulturell, religiøs og økonomisk bakgrunn på tvers av økonomiske, aldersmessige og samfunnsmessige skillelinjer. Dette er en viktig ressurs som kan videreutvikles gjennom deltagelse og aktiv formidling. Møteplass og medvirkning - I en stadig mer fragmentert og kommersiell hverdag er behovet for møteplasser med høye dører og vide porter større enn noen gang. Sølvberget skal preges av nærhet og romslighet slik at vi kan møte innbyggerne der de er og gi dem arenaer for medvirkning, deltakelse og diskusjon. Hovedfokus i Åpne nyinnredet første etasje - Innføre ny organisering for hele organisasjonen Resultatmål 2013 Arbeide langsiktig og strategisk for å utvikle Sølvberget som attraksjon og møteplass i Stavanger sentrum Øke besøket med 10 % fra høsten Tiltak - Utarbeide plan for framtidsrettet utforming av Sølvbergets etasje, der 4. etasje omformes til publikumsarealer. - Lage strategi for utvikling av Kapittel de neste fem årene. - Lage plan for utvikling og finansiering av galleri, som vurderes ved rullering av Handlings- og økonomiplanen. - Starte strategiarbeid for å legge bedre til rette for etnisk mangfold, i forhold til publikum, samarbeidspartnere og ansatte. - Samarbeide med andre kulturaktører og organisasjoner i Stavanger sentrum. - Gi innspill til kommunedelplanen for Stavanger sentrum - Arbeide for at det lages ny opparbeidelsesplan for Arneageren, og at utgiftene til dette vurderes ved rullering av Handlings- og økonomiplanen. - Alle barn som vokser opp i Stavanger bør få 3 bibliotekbesøk i løpet av grunnskolen. Lage en plan hvordan dette kan realiseres i ny organisasjon. - Utvikle Skolebiblioteksentralens tilbud som en del av Nye Sølvberget - Åpne ny 1. etasje med utvidede åpningstider og god informasjon om tilbudene i hele Sølvberget.

17 Sak 4/ Bedre eksponering av en aktuell mediesamling. - Lesesirkel på nett og flere lesesirkler fysisk på biblioteket, bl.a. for fremmedspråklige. - Åpne deler av magasinet for publikum - Forbedre og tilpasse systemet for telling av publikum og dokumentasjon av digital formidling. - Ny kafe fra høsten Øke gjennomsnittsbesøket pr arrangement med 10 % Sølvberget skal være en god integreringsarena Økt bruk av digitale tjenester Videreutvikle Kulturbanken som arbeidsplassfelleskap og kulturarena Presentere plan for Kiellandsenter /Litteraturhus som vekker begeistring. - Målrettet bruk av sosiale medier. - God intern informasjon om egne arrangement - Gjennomføre arrangement og aktiviteter knyttet opp mot «Hele Rogaland leser 2013». - Oppruste Kult.kjelleren som ny arrangementsarena. - Stemmerettsjubileet 2013 skal prege programvirksomheten, spesielt Kapittel og aktiviteter før Stortingsvalget Utvikle gode programserier med midler fra Den kulturelle spaserstokken. - Etablere miljøarbeidertjeneste for ungdom fra høsten 2013, dersom søknad om storbymidler innvilges. - Løpende dialog med innvandrerorganisasjonene. Samarbeid om kulturkafeer og andre aktiviteter. - Fortsette prosjektet litteraturformidling, språkutvikling og IKT i samarbeid med de andre storbyene. - Invitere alle nye klasser ved Johannes læringssenter til brukerorientering. - Arrangere lesestunder på andre språk enn norsk. - Sølvbergets app utvikles for to nye plattformer. - Betaling av gebyr via app og automat. - Oppstart utlån av e-bøker. - Øke den digitale formidlingen av barne- og ungdomslitteratur på nettsidene og prøve ut bruk av ipad for barn på biblioteket - Se på muligheter for å tilby den musikken vi har digitalisert og annen musikk fra Rogaland gjennom strømmetjenester og andre digitale løsninger - Oppstart forprosjekt for valg av nytt biblioteksystem. - Starte utviklingsprosjekt for å heve digital kompetanse hos ansatte i samarbeid med de andre storbyene. - God oppfølging av nåværende og potensielle leietakere - Markedsføre utleiemuligheter og etablere godt system for å følge opp dette. - Løpende dialog med festivaler, kulturaktører og andre aktuelle samarbeidspartnere. - Forbedre rutinene for HMS. - Dialog med Stavanger kommune og vernemyndigheter om framtidig bruk. - Utarbeide prosjektplan for utvikling av Kiellandsenter/Litteraturhus i Kulturbanken - Aktuelle resurspersoner trekkes med i prosessen. - Avklare ideer og formaliteter i forhold til MUST og Kulturdepartementet. - Løpende dialog med andre samarbeidspartnere og politikere. Styrke Sølvbergets - Utarbeide ny kommunikasjonsstrategi

18 Sak 4/13 omdømme - Engasjere de ansatte til å være ambassadører i sosiale mediekanaler - Aktiv deltakelse på lokale og nasjonale kulturarenaer. - Aktiv deltakelse i media. - Være til stede på festivaler og eksterne arrangement. Eksempel: Speiderleir Systematisk HMS arbeid for å sikre at Sølvberget er et trygt sted å være for alle. Økt trivsel og stolthet over arbeidsplassen Jobbe smartere og unngå dobbeltarbeid - Ny organisasjonsmodell som medvirker til at ansvar og myndighet blir klart definert, og at den enkelte medarbeider får stor innflytelse på egen arbeidssituasjon. - Godt opplegg for informasjon og medvirkning i omstillingsprosessen. - Eksterne foredragsholdere inviteres for å inspirere ansatte i den pågående omstillingsprosessen. - Systematisk arbeid med oppfølging av medarbeiderundersøkelsen, slik at total skår øker med 10 % ved neste måling. - Ny organisering som tilpasser arbeidsmengden til de personalressurser vi har, samtidig som vi ivaretar kvaliteten på tjenestene vi leverer publikum. - Innføre nytt system for turnusplanlegging. - Tydelig ansvar for arenaer og teknisk utstyr, slik at utleie av møterom og avvikling av arrangement blir profesjonelt og attraktivt. - Plan for kompetanseheving i ny organisasjon med hovedvekt på personalet i 1. etasje og etablering av nytt lederteam. - Nye avtaler for mediekjøp og vektertjenester.

19 Sak 5/13 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-13/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 5/ MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2012 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar resultatene av medarbeiderundersøkelsen til orientering.

20 Sak 5/13 Saken gjelder 31. oktober 13. november 2012 ble det gjennomført en kartlegging av hvordan ansatte i Stavanger kommune opplever forhold som ledelse, klima for samarbeid, arbeidsbetingelser, trivsel og motivasjon, service og kvalitet overfor brukere, arbeidsvilkår, engasjement, omdømme og lønn. Forrige undersøkelse var i Her presenteres resultatene for Sølvberget KF. Saksopplysninger Hensikten med medarbeiderundersøkelsen er å kartlegge hvordan ansatte vurderer arbeids- og trivselsforholdene i egen arbeidssituasjon. Det benyttes en ekstern leverandør til innsamling og registrering av data. All registrering av data skjer elektronisk og spørreskjema og svar behandles på en slik måte at ansatte sikres anonymitet. Resultatene skal gi grunnlag for tiltak for forbedring av arbeidsmiljø og trivsel på den enkelte arbeidsplass. Etter medarbeiderundersøkelsen i 2010, anbefalte AMU følgende fokusområder i den videre oppfølging: - Organisering av arbeidet - Medvirkning i arbeidsplanlegging - Trivsel og motivasjon Hovedtrekk Svarprosent på 84 %, mot 87 % i 2010 (74 % for Stavanger kommune). - Sølvberget skårer fortsatt høyt når det gjelder når det gjelder trivsel, engasjement og stolthet over arbeidsplassen. - Likeverdig arbeidskultur, som er et fokusområde i Stavanger kommune, har en gledelig framgang. - Det er fortsatt store utfordringer når det gjelder arbeidsomfang og lønn, og det er nedgang både når det gjelder overordnet ledelse og nærmeste leder. - Spesielt for dette året er også dårlig resultat når det gjelder serviceog kvalitet. Dette kan ha en sammenheng med pågående ombygging. - Det er gledelig at folk føler seg trygge i ansettelsesforholdet, selv om prosessen med ny organisering er startet Helhetlig vurdering ,1 Nærmeste leder ,4 Medarbeidersamtale ,0 Verdier og etikk ,1 Overordnet ledelse ,4 Samarbeid ,8 Likeverdig arbeidskultur ,6 Organisering av arbeidet ,8 Faglig og personlig utvikling ,1 Arbeidsomfang ,3 Trivsel og motivasjon ,9 Service og kvalitet ,6 Arbeidsvilkår ,3

21 Sak 5/13 Engasjement ,7 Stolthet ,9 Oppfølging av undersøkelsen ,4 Lønn ,9 Det er fastsatt likelydende grenseverdier for indikatorene i undersøkelsen. Grenseverdiene indikerer grad av måloppnåelse og behov for oppfølgingstiltak. Grenseverdiene er fastsatt slik: Målet er nådd! Tiltak må vurderes 0-56 Krever umiddelbare tiltak Resultater 2012 for Sølvberget, Stavanger kommune og kommunale foretak: Sølvberget Foretak Kommunen Helhetlig vurdering Nærmeste leder Medarbeidersamtale Verdier og etikk Overordnet ledelse Samarbeid Likeverdig arbeidskultur Organisering av arbeidet Faglig og personlig utvikling Arbeidsomfang Trivsel og motivasjon Service og kvalitet Arbeidsvilkår Engasjement Stolthet Oppfølging av undersøkelsen Seniorpolitikk 81 Lønn Forslag til videre oppfølging Medarbeiderundersøkelsen er et nyttig redskap for å kartlegge og forbedre arbeidsmiljøet. Det legges opp til følgende opplegg for oppfølging av undersøkelsen: 1. Informasjonsmøter for alle ansatte i uke 4 og 5 2. Sak til AMU og styret 3. AMU utfordres til å komme med forslag til fokusområder og opplegg for videre arbeid med disse. 4. Fokusområder og tiltak innlemmes i handlingsplanen for HMS og følges opp på AMUmøtene. AMU behandlet saken og anbefalte følgende fokusområder i den videre oppfølging av medarbeiderundersøkelsen:

22 Sak 5/13 Arbeidsomfang/organisering av arbeidet Ledelse Service og kvalitet AMU er bekymret over at fire områder ligger så lavt at umiddelbare tiltak kreves. Dette er ledelse, arbeidsomfang, oppfølging av undersøkelsen og lønn. AMU vil arbeide med tiltak for å bedre disse områdene, og påpeker også at dette vil være viktige områder i arbeidet med ny organisering. Tiltakene skal innarbeides i Sølvbergets HMS-plan for Lønn er ikke naturlig å følge opp i AMU. Dette vil bli behandlet i forbindelse med at lønnspolitisk dokument revideres. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas Vedlegg: Resultater fra medarbeiderundersøkelsen 2012 Sølvberget

23 Sak 5/13

24 Sak 5/13

25 Sak 5/13

26 Sak 5/13

27 Sak 5/13

28 Sak 6/13 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-09/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 24/ Styret for Sølvberget KF 6/ SHAHRAZAD, STORIES FOR LIFE - SLUTTRAPPORT Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

29 Sak 6/13 Saken gjelder Sluttrapport for EU-prosjektet «Shahrazad, stories for life». Bakgrunn for saken Høsten 2007 signerte Sølvberget avtale med EU om støtte til et 5-årig kulturprosjekt «Shahrazad, stories for life». Prosjektet skulle gjennomføres sammen med 5 andre europeiske partnere, og total støtte fra EU var 3,9 mill. Sølvberget har vært prosjektkoordinator og prosjekteier. Hovedformål for prosjektet har vært: Shahrazad stories for life is about discovering, telling and sharing new and exciting stories: Stories with the artistic power of crossing borders, changing lives and creating intercultural dialogue. Partnere: Stavanger: Barcelona: Brussels: Frankfurt: Norwich: Stockholm: Sølvberget KF Catalan Pen Passa Porta Litprom Writers Centre Norwich (previous name New Writing Partnership) Kulturforvaltningen Aktivitetene i prosjektet ble avsluttet , og en omfattende sluttrapport ble sendt til EU ved utgangen av året. Første del av denne rapporten følger vedlagt. Oppsummering av resultatene HOVEDMÅL 1: Gjennom en stor mengde arrangementer og aktiviteter skal Shahrazad formidle ICORN-forfattere og deres historier til store mågrupper i og utenfor Europa. Resultat: Over 600 aktiviteter Mer enn mennesker Enkeltarrangementer, turneer, store fellesprosjekter, workshops, utstillinger, oversettelser, utgivelser, konferanser og møter. Fra workshops med fire deltagere til store litteraturarrangementer og forestillinger med over 1000 publikummere. Mangfoldig publikum både i alder, språktilhørighet, nasjonalitet. Partnere i 6 byer i 6 land. I tillegg har vi arrangert, deltatt i eller støttet aktiviteter i Mexico City, Miami, New York, Oslo, Bergen, Trondheim, Tromsø, Lillehammer, Gøteborg, Malmø, København, Berlin, Paris, Italia, Sveits, Palma Mallorca, Flere spanske byer, London, Liverpool, Istanbul, Vilnius, Ljubljana, Tokyo, Seoul og mange flere. Vi har samarbeidet med en lang og bred rekke andre festivaler, skoler, små og store organisasjoner, konferanser og lignende. HOVEDMÅL 2: Menneskerettigheter, ytringsfrihet, mangfold og solidaritet er kjerneverdiene i prosjektet. Shahrazad skal være et unikt verktøy for integrering og forståelse mellom insiders og

30 outsider i lokalsamfunn, land og på kontinenter. Et stort antall interkulturelle dialoger skal igangsettes i og av partnerbyene. Resultat: Dette har vært kjernen i alle våre arrangementer. Ungdom har arbeidet med temaene i workshops. Det har vært vår tematiske inngang til litteratur og vårt prinsipp når vi har satt sammen paneler og invitert deltakere av ulike slag. Vi har utviklet samarbeid med organisasjoner som jobber med disse temaene. Vi har vært med på å utvikle lokale publikum for denne typen arrangement. Vi har hatt en kanal for å være med og diskutere aktuelle problemstillinger. Den arabiske våren ble tatt opp på mange arrangement. Asylproblematikken ble behandlet på TRIBUNAL 12 i Stockholm. Eksilforfatteren har vært en arrangementsserie knyttet til dette temaet. Sak 6/13 HOVEDMÅL 3: Shahrazad skal sette i gang en transnasjonal dynamikk med deling av historier. Prosjektet skal spesifikt nå ut til individer og grupper som ikke er godt kjent med det tradisjonelle litteratur- og kulturlivet. Prosjektet skal ha fokus på barn, ungdom og unge voksne som både skal få ta i mot og produsere innhold i prosjektet. Resultat: Den største suksessen har vært eksponering av forfatterne. En annen suksess har vært utveksling av erfaringer mellom partnerne og andre vi har jobbet med. Og en tredje suksess har vært at mange av delprosjektene og arrangementene har vært rettet mot ungdom. De største utfordringene ligger i å nå et ikke-norsk publikum, og å få det litterære miljøet til å komme på denne typen arrangement. HOVEDMÅL 4: Shahrazad skal ha en funksjon som et viktig strukturerings- og promoteringsverktøy for ICORN. Nåværende og fremtidige medlemsbyer skal dras med I aktivitetene forfatterne utgjør kjernen av innholdet nettverket, byene og forfatterne skal dra nytte av prosjektet. Forfatterne har vært med i hundretalls arrangementer, møtt store publikumsgrupper og hverandre. ICORN hadde 15 medlemsbyer i starten og nå over 40! Økonomi Prosjektets totale kostnader var estimert til , og faktiske kostnader som ble innrapportert, var Stavangers andel var Sølvberget KF har mottatt tre forskuddsutbetalinger fra EU på totalt Hvis EU godkjenner rapporten uten justeringer, vil 47,21 % av alle kostnader, dvs bli dekket av dem. Resten er egenfinansiering fra de seks partnerne. Per dags dato har vi ikke mottatt svar fra EU. Sølvbergets endelige kostnad i prosjektet vil vi komme tilbake til senere. Rogaland revisjon har gått gjennom regnskapene, og laget egen rapport som er oversendt EU. Revisjonen hadde ingen spesielle merknader.

31 Sak 6/13 Oppsummering Shahrazad har vært et krevende, men også svært lærerikt prosjekt. Det er en unik kompetanse som er samlet på Sølvberget med ICORN, Friby, Kapittel, Internasjonalt bibliotek og vår generelle kompetanse på arrangementsvirksomhet og formidling. Gjennom prosjektet har vi nå godt etablerte og sterke nettverk med norske og utenlandske partnere. Noen erfaringer som er viktige å ta med videre: Administrasjonen av slike store prosjekt krever store ressurser; dette må ikke undervurderes. Store prosjekter må planlegges med rapportering i tankene. Det kan skje mye i løpet av 5 år, finanskrisen i Europa medførte uventede utfordringer for prosjektet. Samarbeid er givende og viktig, ikke minst for å utvikle nye ideer. Digitale fortellinger er et eksempel på et delprosjekt som tilførte Sølvberget ny kompetanse og nye nettverk. Fribyforfattere har ikke nødvendigvis så mye felles arrangementer og aktiviteter må utvikles sammen med hver enkelt forfatter Med flinke folk og gode nettverk på plass, kan alt læres! Det vil være viktig å ta de beste erfaringene fra Shahrazad med videre i programvirksomheten på Sølvberget og Kapittel, og bruke nettverket til å utvikle nye idéer til samarbeid. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Olaug Øygarden og Marit Egaas

32 Sak 6/13 UNIT P5 PROGRAMME CULTURE Call for proposals EACEA 09/2006 Strand 1.1. Multi-annual cooperation projects Strand Cooperation measures INTERIM TECHNICAL IMPLEMENTATION REPORT (reference period: 01/11/2007 to 31/10/2012 ) Grant Agreement no / PROJECT TITLE ELIGIBILITY PERIOD COORDINATOR CO-ORGANISERS TOTAL COSTS ACTUAL COSTS on 31/10/2012 ESTIMATED Shahrazad stories for life Sølvberget KF, Stavanger (Director : Marit Egaas, Project Manager : Olaug Øygarden) Catalan PEN Barcelona Passa Porta Brussels Litprom Frankfurt Writers Centre Norwich Norwich Cult Grants Stockholm 3,921, ,256, AMENDMENT TO THE GRANT AGREEMENT YES: x NO: Specify type (ie. dates, budget, change of co-organiser, bank account, address of coordinator, name legal representative/project manager): Name of project manager Budgets Updated work programme (latest: October 2012)

33 Sak 6/13 PART ONE EXECUTIVE SUMMARY - MAIN PROJECT RESULTS (in English, French and German, max. 2 pages) Throughout the period of the Shaharazad stories for life the six partner organisations have organized more than 600 activities and events across Europe, often in cooperation with other well established organisations, with the number of participants and audience reaching more than persons. New, original and challenging stories from all over the world have been brought into Europe by writers participating, directly or indirectly, in this large number of events and activities. Activities have ranged greatly in size and scope both in terms of the activity itself and in terms of the size of audiences, some have been single one-off events, others have been part of a series or tour, some have been organised by one partner only, while others have been cooperative efforts. We have been present in cities in countries in Europe and beyond, and have been able to bring our audiences the voices of a truly global group of writers. The core values human rights, freedom of speech, diversity and solidarity have been incorporated in all our activities. All our activities school workshops, literary encounters, publications, exhibitions and more have these values at their core. We have worked with a wide range of other organisations dedicated to these values. The intercultural dialog has been an ongoing process in Shaharazad stories for life. The many events and activities including writers from different parts of the world have been ensuring and inspiring intercultural dialog. Several of the events have had this as their explicit theme, and the cooperation and exchanges of ideas and knowledge between the six partners is in itself enhancing intercultural dialog. We have created a web site which is important for sharing stories, presenting writers

34 and presenting the different activities we offer. We also have a Facebook page that helps promote the project, its activities, and the writers. Sak 6/13 Shaharazad stories for life has been working as a promotional tool for ICORN, and vice versa, presenting each other in events, networking and more. ICORN has grown in terms of the number of Member Cities over these past three years, and is now a network consisting of about 45 cities across the world. The cluster of activities and events has also been an important tool in promoting the writers. Many have gained larger audiences, and not least the networks between Guest Writers themselves, and local colleagues, are being strengthened. In summary, the five years of the Shaharazad stories for life project have been very rewarding and challenging. We are truly proud of the projects achievements, and grateful for the opportunities it has offered us as participating partners to expand our work related to new voices, intercultural dialog and freedom of expression.

35 Sak 6/13 OVERVIEW - MAIN PROJECT RESULTS (max. 5 pages) You must provide an overview of the progress of the project and its results as compared to the initial objectives. ICORN International Cities of Refuge Network is an organization working for cities that offer persecuted and silenced writers a safe place to stay and write. Shahrazad stories for life has worked closely with ICORN and the writers that are or have been living in an ICORN city. Shahrazad stories for life has also included other writers in exile, writers concerned with exile and freedom of speech and other people and organizations that can strengthen the project and the process towards fulfilling the objectives. Shahrazad stories for life has been about discovering, telling and sharing new and exciting stories: Stories with the artistic power of crossing borders, changing lives and creating intercultural dialogue. We were six organizations cooperating in this project. In this report it occurs that we use the name of the organization involved, but more often we go by the city name. This tradition is established within ICORN where we often talk about member cities. The partners are: Stavanger: Barcelona: Brussels: Frankfurt: Norwich: Stockholm: Sølvberget KF Catalan Pen Passa Porta Litprom Writers Centre Norwich (previous name New Writing Partnership) Kulturforvaltningen In this chapter of the report we address achievements related to the objectives of the project.

36 Sak 6/13 Objective 1 Through comprehensive series and clusters of events and activities the Shahrazad project s co-organisers will bring the ICORN writers and their stories to large target audiences throughout Europe and beyond. Shahrazad stories for life has organised a large number of activities since its beginning in More than 600 activities ranging from literary encounters, readings, panel debates, workshops for young people and adults on subjects such as creative writing and digital storymaking, publications of books and in magazines, exhibitions, seminars and more. The activities vary in size from workshops with four participants, to literary events with audiences of 100o people and more, and publications in magazines distributed to people. Our activities have reached more than people, not counting those who have come in to contact with Shahrazad in magazines, information stands or the Silenced Voices Rescued Voices exhibition (which has now been displayed in 5 cities, and been seen by an estimate of more than people). Our audience is a very diverse group, especially in terms of age and nationality. Most of our activities include the participation of a writer in exile or his or her written work. We have organised activities in our own cities, as well as in other cities in our own country, and beyond. So far, we have visited Denmark, France, the US, Mexico, Turkey, Japan, the Baltic countries, Korea, Hungary and others in addition to the partner cities own countries. We have been present at festivals organised by the project organisations (such as the Passa Porta Festival in Brussels, the Writers in Prison Memorial day in Barcelona, the Refugee Week in Norwich and Kapittel Stavanger international festival of literature and freedom of speech), as well as many others. We work closely with a wide range of other organisations ranging from schools, to event venues, to large international organisations such as PEN. Our project has also been presented at many meetings and conferences, such as the Culture in Motion conference (where it was presented as a best practice project), and to public bodies and cultural institutions in our own countries. The organising of ICORN s annual General Assemblies/International Members Meetings has followed the original plan with Norwich in 2007, Stavanger in 2008, Barcelona in 2009, and Frankfurt in 2010, Brussels in 2011 and Stockholm in There have been several

37 Sak 6/13 Shahrazad events allocated and attached to all the assemblies, involving ICORN writers and including the general public in the ICORN programmes and ideals. Objective 2 Human rights, freedom of speech, diversity and solidarity are core values within the project. Shahrazad will be a unique tool for integration and for understanding between insiders and outsiders within communities, countries or even continents. A great number of intercultural dialogues will be initiated in and by the co-organising cities. All events and activities support the core values freedom of speech, diversity and solidarity. All school programs and workshops are focusing on subjects related to these important issues. The school workshops such as Strangers and Canaries and 1001 Digital Stories are encouraging young people to think about the experience of exile, separation from home, the loss of languages and also the contribution that refugees and asylum seekers across the centuries have made to their host cultures. The project has developed strong connections with many organisations working for the same core values, networks we believe will be sustained beyond the project period. We have also been able to develop local audiences for events covering these themes. Objective 3 The Shahrazad project will set in motion a transnational dynamic of sharing and exchanging new stories. It will reach out specifically to individuals and groups unfamiliar with the traditional literary and cultural industries. The project will especially focus on children, youth and young adults, who will, through educational programmes, creative workshops and digital story production, be on both the receiving and production ends of the Shahrazad chain of communication. The partners have been working on a comprehensive and systematic level and they are cooperating on supporting and using each other s guest writers and their works. The persecuted writers hosted in the co-organising cities have been invited to participate in Shahrazad stories for life events throughout Europe, and also in a large number of other countries. In so doing, the project partners are collectively effecting a continuous trans-

38 Sak 6/13 national mobilisation of the writers. Many of our activities are targeted at children, youth and young adults Digital Stories is an activity that encourages young people to tell their own story or give a personal opinion on an important issue. These workshops are often kicked off by a meeting with an exiled writer or a presentation by relevant organisations. In sessions like this, important issues are addressed and the theme for the digital workshop is discussed. The same type of exchanges happen in the Writers in Residence school visits, the Strangers and Canaries workshops, translation and creative writing workshops and many other activities. We are constantly developing and improving these programs by sharing ideas and cooperating to organise activities between the partner organizations. The partners affilitation to ICORN, bonds to each other and to other relevant partners, are definitely strengthened by the project, and will surely last beyond Objective 4 The Shahrazad project will have a function as a vital structuring and promotional tool for the International Cities of Refuge Network. The current and future member cities of the network will be interwoven in Shahrazad s activities; the writers hosted by the network will provide the major artistic content, while benefiting comprehensively from Shahrazad throughout the project period. Shahrazad stories for life and ICORN has discovered the benefits of promoting each other. Some activities (like the In Global Dialogue visits) are done explicitly to promote ICORN and attract new Member Cities, while ICORN also offers valuable venues for Shahrazad activities. The writers always at the core of the project - are also presented and promoted as they are invited to speak and write in connection with the different activities. The writers share stories, debate important issues, increase their network and meet other organisations and the book industry when participating in events and programs. We are pleased to note that many have gained access to further opportunities by participating in Shahrazad activities. Through the 5 years of the Shahrazad project, ICORN has expanded widely in terms of the number of member cities and writers hosted. The network has about 45 members now, more

39 Sak 6/13 than twice as many as in Shahrazad has been an invaluable opportunity for ICORN to raise its profile, and to reach groups of individuals and deiciding bodies in potential member cities. ICORN has also become better known among writers in danger, and the project has enabled the network to develop its competency in hosting artists, since we have been able to try out so many different forms of events. Communication The Shahrazad project has been about discovering, telling and sharing new and exciting stories: Stories with the artistic power of crossing borders, changing lives and creating intercultural dialogue. Every single event or activity carried out in cooperation with the project has had the Shahrazad brand attached to it. This plan has consisted of the following major components: A professionally shaped and produced overall project logo and design programme, supported by a logo- and design manual to be implemented in and by all partner cities/ organisations, attached to all project activities. The logo and design programme has been developed and to some degree implemented by the partner organizations. The implementation process met some challenges as all partners work within different organizations and structures, and we have had to adjust the visual profile to fit each individual event. However, notice that our project logo has become one that our audiences recognize. A professionally produced and established project web site, continually updated on Shahrazad events and activities throughout Europe, bimonthly updated with texts and other inputs from the Shahrazad writers and relevant project activities as such. The project website, has been updated regularly by Sølvberget KF (except the activity calendar, which was updated by all the project co-organizers). This work has consisted of journalistic work, and also of translation of texts and other editing tasks. The website had two main purposes in the project: serve as a space for ICORN Guest Writers (and other writers) to share their stories, their work, and news about publications etc

40 Sak 6/13 serve as a marketing tool for Shahrazad stories for life and its activities We regularly receive requests from readers wanting more information about the project and our writers after having visited the website. A wide number of books and other publications generated by and during the project activities, among all the co-organisers. Ordinary publication of books by ICORN Guest Writers proved to be more difficult than anticipated at first. Yet, books have been published as is described in the detailed report below. Both the European Constitution in Verse and the Letters to Europe project resulted in books as well as events. Several ICORN writers have published books independently of the project since it started, and we have done our best to help them promote these on our website, and in events. A number of Shahrazad film, multi media and visual art productions, aimed at communication via local, national and international broadcasting companies, exhibition halls etc. The project participated in the development of the exhibition Silences Voices Rescued Voices which has been shown in Barcelona, Gothenburg, Frankfurt, Oslo and Palma de Mallorca. A documentary film was produced and had its premiere screening in Stockholm in May of It has later been screened in Stavanger and New York, and the producer keeps working to obtain network distribution. Workshop participants have produced approximately 1001 Digital Stories, stories that have been screened online and in numerous events. Note on the structure of the report This report includes all activities organised by the partners since the start of the project in November It is based on the II.4 time table as submitted to the EACEA in the fall of The list of activities follows the II.4, and the detailed description follows the list of activities. Activities included in the II.4 are reported as foreseen. Some activities from the II.4 have been left out of the report. This is mainly our project meetings, meetings where we have planned activities with other partners, and single

41 Sak 6/13 activities that were entered in the II.4 by more than one partner. In these cases, the activity has been entered in the report by the partner who was the main organiser. Sometimes, more than one activity from the list of activities have been grouped in the detailed description, and sometimes they have been split up into more than one entry. We have numbered the list of activities, so as to make the matching of activities easier.

42 Sak 7/13 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-13/ / Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 7/ KULTURHUSSJEFEN ORIENTERER Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

43 Sak 7/13 Saken gjelder Nye Sølvberget Innleveringsanlegget er flyttet, og nytt sorteringsrom er tatt i bruk. Det pågår en dialog om utbedring av feil og mangler i leveransen av bokheisen. Levering og montering av innvendig trapp fra etasje er utsatt en måned og arbeidet vil foregå i mars (uke 9-13). For både publikum og ansatte betyr det at byggeveggen i Kulturbiblioteket blir værende lengre enn først antatt. Konkurranse om kafedrift i første etasje er utlyst, med innleveringsfrist 4. mars. Det pågår dialog med Narvesen om de ønsker å bruke sin opsjon i nåværende lokaler. Sølvberget ønsker en bokhandel inn når Narvesen sin avtale går ut Det arbeides med anbud på inventar i første etasje, som lyses ut snarest. Arealene blir preget av trefarger, grønt og rødt. Offisiell åpning av første etasje er planlagt til 31.august Utlån av e-bøker Norsk kulturråd har godkjent en tilleggsavtale som gjør 70 e-boklisenser tilgjengelige for utvalgte folkebibliotek av hver påmeldte tittel under innkjøpsordningen for skjønnlitteratur for voksne i 2013 og Samtlige bibliotek som var utvalgt til å være med i prøveprosjektet i 2012 vil få tilbud om å bli med i det nye prosjektet. I tillegg vil bibliotekene i Stavanger og Kristiansand bli invitert inn som to nye delprosjekter. Dermed regner Sølvberget med å starte utlån av e-bøker i løpet av våren Prosjektmidler fra Nasjonalbiblioteket Sølvberget har fått kr til utvikling av Sølvberget-app i Vi har også fått kr til bibliotek på Norsk Speiderforbund sin landsleir sommeren Her har vi i tillegg fått kr fra Rogaland fylkeskommune. I tillegg har to fellesprosjekt med de andre storbyene fått prosjektmidler. Det er Leselyst, språkutvikling og IKT og et nytt prosjekt fra 2013: Digitalt samarbeid og utvikling. SØLVBERGET Saksbehandler: Marit Egaas bibliotek- og kulturhussjef