MØTEPROTOKOLL FLEKKERØY MENIGHETSRÅD Dato: Tirsdag 5. juni Kl

Transkript

1 Sted: Flekkerøy kirke, kirkestuen. MØTEPROTOKOLL FLEKKERØY MENIGHETSRÅD Dato: Tirsdag 5. juni Kl Tilstede: Siv Ingrid Hansson, Åshild Guttormsen Olsen, Marte Stine Richardsen, Vidar Røsstad (kom kl ), Paul Richardsen, Sverre Andås, Leif Pedersen, Kjetil Kragset (kom kl ), Heidi Marie Eikås Johannessen, Gunnar Lindtveit og Roy Øverland. Forfall: Harald Fjell, Tove Nilsen Grastveit, Gunnar Torset, Bård Gotskalk Austefjord. I tillegg var følgende tilstede på sak 52/12: Knut Harald Sæth, Jannicke Greipsland og Aud Sunde Smemo. 52/12 BESØK FRA DOMPROST, KIRKESJEF OG PERSONALKONSULENT. (1,5 time) Domprosten, kirkesjef og personalkonsulent er på besøksrunde til alle menighetsråd. De ønsker med besøket: - å bli bedre kjent med dere i de nye rådene. - en oppdatering på det arbeidet dere står midt oppe i. - samtale omkring forholdet menighetsråd-stab-sokneprest. - aktuelle saker dere ønsker å ta opp. Naturlige saker er innarbeiding av trosopplæring og gudstjenestereformen. Momenter fra samtalen: - God samhandling mellom menighetsråd og stab. - Undervisning og kirkemusikk. - Utarbeide planer for kjerneområdene i menigheten i samråd med ansatte. - Hvordan få til et godt samarbeid mellom menighetsråd og stab: Inviter staben med på menighetsrådsmøte. - Hovedledere i menigheten er tredelt: Menighetsrådsleder, daglig leder og prest. - Fellesrådsnivå: Fellesrådsleder, kirkesjef og prost. - Viktig med felles møtepunkter: Målrettet. Hva bruker vi tid på sammen? - Utvidelse av Flekkerøy kirke: Oppdatering av årlige bevilgninger fra kommunen. 53/12 GODKJENNING AV PROTOKOLLER. Møteprotokoll for Flekkerøy menighetsråd, pr Protokollen godkjennes. 54/12 SKRIV OG MELDINGER. 1. Journalbok nr Kommunikasjonsutvalget: Referat pr Gudstjenesteutvalget: Referat pr Menighetens årsmøte 2011: Møtebok pr Ressursgruppen: Referat pr /12 REFERAT FRA ARBEIDSUTVALGET, 31. MAI Søknad fra Ole Håkon Reiersølmoen om støtte og medarrangør til nytt arrangement «Sommer på øya» i egen hage, 29. juni og 29. juli. Menighetsrådet imøtekommer søknaden med støtte på kr. 1000,-.

2 56/12 FORELØPIG VEDTAK OM LOKAL GRUNNORDNING FOR GUDSTJENESTER MED SØKNAD OM NY FORORDNING Bakgrunn: Forslag til nye liturgier er nå ferdigbehandlet av liturgikomite og gudstjenesteutvalg. Utprøving pågår, etter prøvegudstjenesten 24. april har ny liturgi vært gjennomført 20. og 27. mai. Det gjenstår nå to gjennomføringer på gudstjenester 10. og 17. juni, den 10. er også første gang med ny dåpsliturgi. Det kan bli aktuelt å bruke ny liturgi noen flere ganger før endelig innføring 1. søndag i advent. Saksgang: MR foretar nå et foreløpig vedtak på bakgrunn av de vedlagte dokumenter og de erfaringer vi har gjort. I tillegg søker vi om ny forordning (det vil si antall gudstjenester med nødvendig ressurstilgang) siden domprosten har invitert til dette. Vedtaket legges fram til høring for ansatte og endelig for menighetsmøtet for uttalelser 17. juni, etter gudstjenesten. Her vedtas også målform. MR foretar endelig vedtak i september og sender over til biskop via domprost innen 1. oktober. Individuell forberedelse til sak 56: Vi tenker oss altså to hovedtyper; en vanlig høymesseliturgi og en forenklet form, les vedleggene. Til den forenklede formen ligger også en foreløpig plan for gudstjenester med og uten nattverd og dåp. De som ønsker flere detaljer eller forklaringer kan notere seg spørsmål til MR møtet eller lese vinterens øvrige referater fra liturgikomiteen. Når det gjelder forordning: Les vedlegget om dette og se om dere har flere begrunnelser for søknad om full gudstjenestedekning. (52 søndager i året) Menighetsrådet godkjenner liturgikomiteens forslag til ny grunnordning for gudstjenester i Flekkerøy menighet i to varianter. Menighetsrådet innkaller til menighetsmøte 17. juni etter gudstjenesten for uttalelser om grunnordningen og avgjørelse om målform. Menighetsrådet vedtar søknaden om ny forordning for Flekkerøy menighet. Begge søknader sendes tjenestevei via prost til biskopen for godkjenning. I gudstjenestene 10. og 17. juni utprøver vi ny versjon av «Fader vår» og lar menighetsmøte uttale seg om bruk av gammel eller ny variant. 57/12 MENIGHETSARRANGEMENT PÅ FLEKKERØY I SOMMER / TIDLIG HØST. 1. Skjærgårdsgudstjenesten, 15. juli kl på Geiderøya. - Menighetsrådsmedlemmene som møter i kirken 15. juli kl : Vidar Røsstad, Kjetil Kragset og Marte Stine Richardsen (Marte stiller på Geiderøya kl ). Dersom flere av menighetsrådsmedlemmene/ varamedlemmer har mulighet for å bli med gis det tilbakemelding om det til Roy Øverland før sommerferien. - Koordineringsansvarlige: Kirketjener Johan Berglihn ( ) - Utstyr som må tas med fra kirken: Lesepult, kors, duk, lys og fiskehåver. - Lastebil: Leif ordner. - Anlegg og el.-piano: Magne Liane. - Program og trykking i 400 eksemplarer: Nils Terje Andersen. - Organist: Asbjørn Aadnevig Nilsen. (Asbjørn arbeider med å få med flere musikkinnslag). Ved dårlig vær, blir arrangementet i Flekkerøy kirke.

3 2. Fest for 4-åringer m/ familier, søndag 19. august. Etter utdeling av kirkebok til 4-åringer ved gudstjenesten kl , har menighetsrådet og søndagsskolen ansvar for en enkel fest etterpå. Siv Ingrid Hansson og Else Norheim representerer menighetsrådet og tar kontakt med Søndagsskolen v/ Roar Pedersen for enkelt program (Tradisjonelt; barnesanger og en enkel søndagsskoletime). FløyBaGos v/ Frank Otto Pedersen og Søndagsklubben v/ Håkon Nilsen tas kontakt med slik at disse tilbudene kan reklameres for på festen. Menighetens festkomitè har ansvar for bevertning. 3. Konfirmantfest etter samtalegudstjenesten, søndag 9. september kl Tradisjonen tro, har menighetsrådet og ungdomsforeningen ansvar for konfirmantfesten hvert år mht. program og bevertning. Menighetens festkomitè har ansvar for alt praktisk tilrettelegging mht. all bevertning. Menighetsrådet ønsker at lederne for konfirmantundervisningen som kjenner konfirmantene best kan ha ansvar for program for konfirmantfesten hvert år. Ungdomsarbeider Anstein Norheim får ansvar å koordinere dette med ungdomsforeningen for Det bør tas kontakt med ungdomsforeningen før sommerferien for å avtale tid for planlegging av program og gjennomføring av festen. 58/12 SANG- OG MUSIKKUKEN, MARS 2012 I FLEKKERØY KIRKE. Komitèens evalueringsskriv pr Sang- og musikkuken gikk i underskudd på kr ,- som deles på arrangørene: Kvinner i nettverk, misjonsforeningen, ungdomsforeningen og menighetsrådet. Menighetsrådet dekker sin del av underskuddet på kr. 1000,- og ønsker å dekke ungdomsforeningens del på kr. 1000,- over ungdomsfondet. 59/12 TRYKKING AV KONVOLUTTER OG BREVARK MED LOGO. Administrasjonen har fått trykket opp et parti konvolutter og brevark med ny logo i samsvar med kommunikasjonsutvalgets mal for konvolutter og brevark til en pris på kr ,- eks. mva. Menighetsrådet dekker utgiften for trykking av konvolutter og brevark på kr ,- eks. mva. 60/12 FLATSKJERM I KIRKESALEN. Flekkerøy menighet har nå fått godkjenning for oppføring av flatskjerm i Flekkerøy kirke på følgende vilkår: Skjermen kan plasseres på tverrbjelken i kirkesalen men må henges opp på en av sidene og ikke midtstilles. En midtstilling kan virke forstyrrende, særlig med tanke på brudepar og gravfølger som vil på skjermen midt i synsfeltet ved utgang. Når skjermen ikke er i bruk kan den evt. også kamufleres med et passende forheng. Administrasjonen bes gå til innkjøp av flatskjerm max 60 tommer til max kr ,-. Dekkes over ungdomsfondet. 61/12 INTERNETTLØSNING I KIRKEN. Bakgrunn: Det har i lengre tid vært et behov for internett-tilkobling for teknikere i gudstjenesten, ungdomsarbeider og øvrige frivillige. Etter lengre tids arbeid med en internett-linje, har det lykkes å få til en internett-løsning via kommunens IT-tjeneste. Internettløsningen blir da: Etablering kr. 2000,- og årlig leie på kr. 1200,-. (100 kr. pr. mnd.) Dette inkluderer feilretting som skyldes tjenesteleverandør. Faktureres ved etablering for resten av året og deretter årlig. Feil som skyldes brukere, faktureres etter medgått tid. Forutsetter at det allerede er tilstrekkelig linje på stedet og at internkablingen er tilfredstillende.

4 Per Bakke er satt på saken om internkabling til kirkens rom (kirkesal, menighetssal og ungdomsloft). Menighetsrådet dekker etablering av internettløsning i kirken på kr. 2000,- og årlig leie på kr. 1200,-. I tillegg dekkes utgiftene til internkabling i kirkens rom. 62/12 «VI SYNGER JULEN INN 2012.» Flekkerøy skolekorps og menighetens musikkverksted ønsker å samarbeid om et julearrangement i Flekkerøy kirke Det er samtidig signalisert fra søndagsskolen at de ønsker at menigheten tar ansvar for årlig «Vi synger julen inn». Musikkverkstedet v/ Oscar Jansen og Ingrid Kristine Lindhjem er positive til å se dette i sammenheng. Vil menigheten påta seg ansvar for «Vi synger julen inn»? Menighetsrådet synes det er en god idè å se på disse arrangementene i sammenheng og ber musikkverkstedet ta initiativ til å samarbeide med Flekkerøy skolekorps om «Hele menigheten synger julen inn» for Arrangementet må være på oppsatt dato: Søndag 16. desember ettermiddag/ kveld. 63/12 BUDSJETTRUNDSKRIV Driftsendringer: -Økt tilskudd til kontorhold og tilskudd til menighetsråd: -Nattverdsutgifter: Ny liturgi legger opp til nattverd som normalordning ved alle gudstjenester. I tillegg er det et minstekrav å KUN ha glutenfrie oblater. Disse elementer medfører betraktelig økte nattverdsutgifter for vår menighet som har mange nattverdsgjester. -Alterkalk: Det store besøk av nattverdgjester og ny liturgi med økt nattverdhyppighet fører til et stort behov for ekstra alterkalk ved intinksjon. Prisoverslag fra Sawile row (sølvplett) kr.5600,-. -Kommunale utgifter er større enn tilskuddet menighetsrådet mottar hvert år fra fellesrådet. Investeringer: -Oppfølging av kommunens avsetning til kirkeutvidelse med ny rammebevilgning i Menigheten planlegger byggestart i Menighetsrådets forslag til endringer i handlingsprogrammet for : - Økt tilskudd til kontorhold og tilskudd til menighetsråd. - Økt tilskudd til nattverdsutgifter. - Innkjøp av alterkalk til intinksjon, nattverd: kr. 5600,-. - Ber kommunen følge opp avsetning til kirkeutvidelse med ny rammebevilgning i /12 INNSTILLING AV MILJØARBEIDER 20% I FLEKKERØY MENIGHET. Det meldte seg 2 søkere til ledig stilling som miljøarbeider i Flekkerøy menighet. Begge blir innkalt til intervju: Espen Skovli og Trine Vestberg. Espen Skovli trakk i etterkant søknaden. Intervjugruppens sammensetning har vært: Jannicke Greispland, personalleder og Roy Øverland, daglig leder. Menighetsrådets innstiller Trine Vestberg til stillingen som 20% miljøarbeider i Flekkerøy menighet med evt. oppstart 1. september 2012.

5 65/12 MENIGHETSRÅDETS MØTEPLAN, HØSTEN Arbeidsutvalgsmøter: Menighetsrådsmøter: 28. august 4. september 18. september 25. september 30. oktober 6. november 27. november 4. desember Menighetsrådets møteplan for høsten 2012 vedtas. 66/12 NYTT TILBUD FOR UNGE VOKSNE. Heidi og Kjetil presenterer konseptet for nytt tilbud for unge voksne og deler erfaringer fra første samling, torsdag 4. mai i kirka. Momenter fra samtalen. -Første gang: stk. Mange gode tilbakemeldinger på opplegget. -Opplegg: Først samling i kirkerommet og deretter kveldsmat i etterkant. -God kveldsmat. Sang og musikk. -Høstens datoer er satt og under planlegging. -Bevisst profil: En annerledes kveld enn det en er vant med. -Et tema hver gang. -Det kristne perspektivet ligger til grunn. -Ønsker å få med bibelgruppene til å ta ansvar. -Komitèen: Kjetil Kragset og Heidi Johannessen. Ressurspersoner: Karen Kilane og Marie Andås. -Ønsker at tilbudet heter: Voksentilbud (ikke unge voksne). Tips: -Gi mulighet for samtale i etterkant. -Flott å ha kommet i gang: Takk for initiativet. -Viktig med ei linje på opplegget som gjør at en blir trygg. -Vær frimodig å spørre med seg andre. - Lavterskel og høyterskel: Kall tilbudet «uten terskel». -Styringsgruppen for smågrupper i menigheten ønsker å se på muligheten for å etablere et undervisningstilbud i menigheten som går motsatt 14. dag. 67/12 EVENTUELT. Kontaktperson og oppfølging av barnekorene FløyBaGos og Canantes. Det er behov for at en kan steppe inn som kontaktperson for menighetens barnekor FløyBaGos og Canantes i perioden juni desember Paul Richardsen oppnevnes som kontaktperson for menighetens barnekor i perioden juni desember Han tar omgående kontakt med korene. Møteprotokoll godkjent: Flekkerøy, 7. juni 2012