ØKONOMIHÅNDBOK FOR UNIVERSITET I NORDLAND

Transkript

1 ØKONOMIHÅNDBOK FOR UNIVERSITET I NORDLAND UTARBEIDET AV ØKONOMIADMINISTRASJONEN/ DELVIS OPPDATERT MARS 2012

2 KAP. 1 HOVEDREGLER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED HØGSKOLEN I BODØ (FASTSATT AV STYRET ) A INNLEDNING B HOVEDREGLER C ANSVARSFORDELING Hovedreglenes forhold til det generelle økonomiregelverket Myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling Generelle bestemmelser Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og planlegging Organisering av budsjett- og planarbeidet Styringsdialog Løpende økonomiforvaltning Lønn og oppgavepliktige ytelser Anskaffelser Attestasjon og bekreftelse av utbetalinger Betalingsformidling og regnskapsføring Regnskapsføring og rapportering Regnskapsføring og økonomisystem Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon Rapport til statsregnskapet Virksomhetsregnskap Årsrapport og periodiske rapporter Kontroll og resultatoppfølging Resultatoppfølging/evaluering Intern kontroll Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler Behandling av verdipost og verdipapirer Forvaltning av eiendeler Forvaltning av eierinteresser Erstatningsansvar Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet (BOV) Samarbeid med stiftelser og selskap... 22

3 KAP. 2 BUDSJETT Budsjettprosess Rammebudsjettering Disponeringsskriv Periodisert budsjett Budsjettforslag til KD KAP. 3 REGNSKAPSMODELL/KONTOPLAN Føring av utgifter og inntekter i regnskapet Formål Definisjoner Ansvar (godkjenning, attestasjon) Regnskapsmodell Regnskapsmodell - Økonomimodell ved HBO Artskontoplan (dimensjon 0) Nærmere om bruken av artskontoplan Budsjettansvar (dimensjon 1) Budsjettkoder Formål (dimensjon 2) Formålskoder Prosjekt (dimensjon 4) Prosjektkoder KAP. 4 RAPPORTERING OG REGNSKAPSOPPFØLGING Likviditetsrapport Formål Tidsfrister Ansvar Beskrivelse Tertialrapporter Formål Definisjoner Tidsfrister Ansvar Beskrivelse Interne rapporter (Oppdateres) Formål Tidsfrist... 38

4 4.3.3 Ansvar Beskrivelse Årsavslutning Formål Tidsfrist Ansvar Beskrivelse KAP. 5 INNKJØPSREGLEMENT Instruks for kjøp av varer og tjenester Formål Overordnede bestemmelser/regelverk Instruksens virksomhetsområde: Definisjoner Ansvar Beskrivelse av Innkjøpsprosessen ved HBO Reklamasjon Aktivering av anleggsmiddel Generelle krav Direkte kjøp Kontantkjøp KAP 6 AKTIVERING AV ANLEGGSMIDLER (OPPDAT ) Registrering/aktivering og avskriving av anleggsmidler Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Avhending, kassasjon, utrangering av anleggsmidler Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse KAP. 7 FAKTURABEHANDLING RUTINE FOR BEHANDLING AV INNGÅENDE FAKTURAER

5 7.1.1 Fakturaadresse Beskrivelse Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Utenlandske faktura Distribusjon av fakturaer i Basware Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Faktura mottatt i papirutgave eller som PDF Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Purring av fakturaer som ligger på sirkulasjon i Basware Formål Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Mottatte purringer og inkassokrav fra leverandører Formål Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse KAP. 8 INNTEKTER / REFUSJONER/OCR-INNBETALINGER(OPPDAT ) Inntekter/utgående fakturaer Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Purring av utgående fakturaer Formål... 66

6 8.2.2 Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse OCR-innbetalinger Agresso (konto 1922) Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse OCR-innbetalinger og manuelle innbetalinger FS(konto 1921) Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Innbetaling uten OCR-/KID, bankkonto Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Refusjon av lønn fra det offentlige Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse KAP. 9 BEHANDLING AV KONTANTER OG VERDIPOST Kontantkasse (må utarbeides) Verdiprotokoll (oppdat ) Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse... 76

7 KAP. 10 LØNNSRUTINEN (MÅ REVIDERES) Utbetaling av fast lønn ved bruk av SSØ Formål Hyppighet - Tidsfrister Definisjon Ansvarlig Beskrivelse Utbetaling av honorarer og annen variable lønn, overtid, ekstrahjelp osv Formål Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Lønnsforskudd/ lønnsforskudd lån Formål Grunnlag Hyppighet - Tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Innlesing av lønnsdata i økonomisystemet Formål Tidsfrist Ansvar Beskrivelse Feriepenger Formål Hyppighet tidsfrister Definisjoner Ansvarlig Beskrivelse En- måneds oppgjør Formål Hyppighet tidsfrister Definisjoner Ansvarlig Beskrivelse To- måneders oppgjør Formål... 86

8 Hyppighet tidsfrister Definisjoner Ansvarlig Beskrivelse Pensjon Formål Hyppighet tidsfrister Definisjoner Ansvarlig Beskrivelse Arbeidsgiveravgift Formål Hyppighet tidsfrister Definisjoner Ansvarlig Beskrivelse KAP. 11 REMITTERING OG BANKAVSTEMMING (OPPDAT ) Remittering Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Avregning Formål Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Stoppe innsendte betalinger Formål Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Sikkerhet knyttet til betalingsformidlingen Formål

9 Definisjoner Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Avstemming mot Norges Bank Formål Hyppighet - tidsfrister Definisjoner Ansvarlig Beskrivelse Avstemming arbeidskontoer betalingsformidler Formål Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse KAP. 12 REISEVIRKSOMHET Reisepolicy Formål Ansvar Reisebyrå VIA Travel Bodø Viktige regler m.m. fra reiseregulativet Føring av reiseregning Reiseregninger utenfor ESS: Representasjon og bevertning (oppdateres og flyttes) Hotellavtaler Reiseregninger, rutinebeskrivelse Formål Hyppighet - tidsfrister Ansvarlig Beskrivelse Se egen rutine for ESS KAP. 13 BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANISERT VIRKSOMHET (BOV) (OPPDAT ) GENERELT Definisjon Søknad og kontrakt Opprettelse av prosjekt i økonomisystem

10 13.5 Budsjett og Regnskap Avslutning av prosjekter Personalmessig medvirkning KAP. 14 UTLEIE AV HØGSKOLENS LOKALER (IKKE OPPDATERT) Utleie til eksterne og interne låntakere Formål Definisjoner og ansvar Tidsfrist Beskrivelse

11 KAP. 1 HOVEDREGLER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED HØGSKOLEN I BODØ (FASTSATT AV STYRET ) (MERKNAD GJELDER FORTSATT MEN ER IKKE OPPDATERT MED NYTT INSTITUSJONSNAVN OG ENDREDE FUNKSJONSTITLER) A INNLEDNING Det generelle regelverket for økonomiforvaltningen i staten som Høgskolen i Bodø er pålagt å følge finnes i følgende dokumenter: Lov om universiteter og høyskoler av ( html) Reglement for økonomistyring i staten fastsatt ved Kronprinsregentens resolusjon av med endringer ( mistyring_i_staten.pdf) Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet med endringer senest ( mistyring_i_staten.pdf) Hovedinstruksen fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høyskoler av som gjelder fra samme dato. ( ruks-fra-utdannings--og-forskni-3.html?id=107604) I hovedreglene er det nyttet forkortelser i henvisningene til annet lov- og regelverk. Dette gjelder Lov 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høyskoler som det henvises til med forkortelsen UHL, Reglement for økonomistyring i staten (heretter kalt Reglementet) som forkortes R og Finansdepartementets bestemmelser om økonomistyring i staten (heretter kalt Bestemmelsene) som forkortes B. Enkelte av unntaksbestemmelsene i Finansdepartementets rundskriv R-106 om økonomiregelverkets rekkevidde for statlige virksomheter som har fått unntak fra bruttobudsjetteringsprinsippet er innarbeidet i instruksen. Det er i tillegg tatt med bestemmelser som gjelder andre reglementer av betydning i sektoren. Dette gjelder rundskriv F reglement om statlige universiteters og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer. Det er også gjort henvisning til Lov om offentlige anskaffelser m.m. av 16. juli 1999 nr 69. med tilhørende forskrifter. Hovedreglene erstatter hovedregler for økonomiforvaltning vedtatt B HOVEDREGLER Hovedreglene er fastsatt av styret ved Høgskolen i Bodø i møte i medhold av Reglement for økonomistyring i staten ledd og gjelder fra samme dato.

12 C ANSVARSFORDELING Styret er det øverste organ ved Høgskolen i Bodø og har det overordnede ansvar for at institusjonen drives i samsvar med gjeldende regler og rammeverk, jf UHL 9-1. I tillegg legger loven særskilt ansvar på rektor og/eller administrerende direktør, jf UHL kap 10. Styret kan innenfor lovens rammer delegere sin myndighet etter UHL 9-1 (2) og kap 10. En slik delegering fritar ikke styret for det ansvar det har etter UHL og denne instruks. 1.1 Hovedreglenes forhold til det generelle økonomiregelverket Økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Bodø (HBO) skal følge Reglement for økonomistyring i staten (R), Bestemmelser om økonomistyring i staten (B) og Hovedinstruksen med de tilføyelser og presiseringer som fremgår av bestemmelsene i disse hovedreglene. Hovedreglene er bygd opp som et supplement til Reglementet og Bestemmelsene. Bestemmelsene i disse dokumentene er ikke gjengitt i hovedreglene. Ved bruk av hovedreglene må man derfor også forholde seg til de punkter i Reglementet og Bestemmelsene det er henvist til. 1.2 Myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling Generelle bestemmelser I lov om universiteter og høgskoler er det fastsatt at styret er institusjonens øverste organ og har det overordnede og strategiske ansvar for virksomheten. Alle beslutninger fattet av andre enn styret, treffes etter delegasjon på styrets vegne og på dettes ansvar (UHL 9-1). Styret for Høgskolen i Bodø har iht. UHL 10-4 fattet vedtak om ansettelse av rektor på åremål. Rektor er daglig leder for institusjonens faglige og administrative virksomhet i samsvar med de rammer og pålegg som styret fastsetter (UHL 10-4 pkt 3). I hovedregler for økonomiforvaltning er det lagt til grunn at dette operative ansvaret er delegert fra rektor til høgskoledirektør. Styrets ansvar: Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen. UHL 9-1 Styret skal fastsette mål og resultatkrav og har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med bestemmelser

13 om dette gitt av overordnet myndighet, og etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak. UHL 9-2 Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse av virksomheten. Styret skal fastsette instruks for institusjonens daglige ledelse. UHL 9-3 Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt. UHL 9-4. I dette ligger også ansvaret for organisering av institusjonens økonomiforvaltning. Styret skal hvert år, etter nærmere retningslinjer gitt av departementet, avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene av virksomheten og legge frem forslag til budsjett for kommende år. UHL 9-5 Styret skal sørge for at det er etablert interne kontrollrutiner innenfor alle systemer og rutiner som benyttes i økonomiforvaltningen (R 14, B 2.4) Styret skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater ved institusjonen (B 2.2 og 2.6) Styret fastsetter instruks for institusjonens daglige ledelse (UHL 9-3) og regler om ansvarsforhold og delegering av myndighet (B 2), jf styresak 72/07 Instruks for institusjonens daglige ledelse. Rektors ansvar Rektor er daglig leder for institusjonens faglige og administrative virksomhet i samsvar med de rammer og pålegg som styret fastsetter. (UHL 10-4 pkt. 2) Ansatt rektor er sekretær for styret og skal, i samråd med styrets leder, forberede og gi tilråding i de faglige og administrative saker som legges frem for dette. Ansatt rektor har rett til å delta i møter i alle institusjonens styrer, råd og utvalg. (UHL 10-4 pkt 3) Ansatt rektor er ansvarlig for iverksetting av de faglige og administrative vedtak som treffes i styret, og for disponering av ressurser og eiendom i samsvar med de vedtak som er truffet av styret. (UHL 10-4 pkt 4) Ansatt rektor skal på styrets vegne påse at den samlede økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen og forutsetninger for tildeling av bevilgninger (UHL 10-4 pkt 5) Ansatt rektor utarbeider og legger frem for styret budsjettforslag og årsregnskap og holder styret løpende orientert om regnskapets stilling i forhold til budsjettet og om andre forhold av betydning for institusjonens virksomhet. (UHL 10-5 pkt 6) Rektor gis fullmakt til å avgjøre løpende saker som bør avgjøres før neste ordinære styremøte. Rektor kan avgjøre saker og delegere myndighet i den utstrekning lov eller andre bestemmelser ikke er til hinder for det. Rektor fastsetter høgskoledirektørens ansvar og oppgaver. Rektor får støtte av høgskolens administrasjon som ledes av høgskoledirektøren (jf. styresak 72/07)

14 Rektor har delegert til høgskoledirektørens følgende ansvar relatert til økonomiforvaltning: Høgskoledirektøren leder den samlede administrasjon, og skal sørge for håndtering av løpende saker, saksbehandling, drift og utvikling av administrasjonen (jf. styresak 72/07). Høgskoledirektøren har fått delegert og operativt ansvar for å iverksette styrets beslutninger. Høgskoledirektøren skal samrå seg med rektor i forbindelse med slik gjennomføring i virksomheten (jf. styresak 72/07). Nærmere om høgskoledirektør: Høgskoledirektøren har et operativt ansvar for den samlede administrative virksomhet ved høgskolen, og ikke bare for de felles administrative tjenestene (jf. styresak 72/07). Høgskoledirektøren kan delegere myndighet i den utstrekning lov eller andre bestemmelser ikke er til hinder for det. Høgskoledirektøren skal påse at økonomiregelverket med de tilhørende interne regler og retningslinjer er lett tilgjengelig for ansatte ved Høgskolen, og at alle ansatte har kjennskap til og blir informert om bestemmelser som gjelder for deres arbeid. Høgskoledirektøren har gjennom økonomihåndboken for Høgskolen i Bodø fastsatt retningslinjer som presiserer hvordan de enkelte funksjoner skal utføres på ulike nivåer Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og planlegging Bestemmelsene gjelder all virksomhet ved Høgskolen i Bodø dersom annet ikke er bestemt av styret. Budsjettdisponeringsmyndighet gir myndighet til å bestemme hva budsjettmidlene skal brukes til. Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for høgskolen skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet (jfr. B pkt ). Den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet skal påse at det er hjemmel for disposisjonen i tildelingsbrevet eller andre vedtak, at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelse eller annen utbetaling til seg selv. Budsjettdisponeringsmyndigheten følger styringsstrukturen ved høgskolen. I tildelingsbrevet fra overordnet myndighet (Kunnskapsdepartementet) stilles ressurser til disposisjon for Høgskolen i Bodø. Rektor har generell budsjettdisponeringsmyndighet på delegasjon fra styret. Styret vedtar hovedlinjer for disponering av tildelt bevilgning. Rektor forutsettes å delegere generell budsjettdisponeringsmyndighet til høgskoledirektør. Rektor og høgskoledirektør gir delegert budsjettdisponeringsmyndighet til dekaner/ avdelingsdirektører i fellesadministrasjonen som ledere av fakultet/ avdelinger gjennom et disponeringsskriv. Dette innebærer at dekaner får delegert rett til å disponere tildelte midler.

15 Dekaner forutsettes videre å delegere budsjettdisponeringsmyndighet til avdelingsdirektør (ref. styresak 72/07). Skrivet skal inneholde opplysninger om bevilgningens størrelse og eventuelle premisser og forutsetninger som knytter seg til bevilgningen. Høgskoledirektøren eller den han delegerer oppgaven til skal føre oversikt over hvem som til enhver tid har budsjettdisponeringsmyndighet ved høgskolen. Dersom styret ikke har bestemt at dekan skal disponere bevilgningen selv, kan dekan skriftlig delegere budsjettansvaret til underliggende enheter eller ansatte innenfor fastsatte rammer. Dekan og avdelingsdirektør skal i så fall utforme et disponeringsskriv til vedkommende seksjonsleder/ansatt med samme krav til innhold som disponeringsskrivet fra rektor og høgskoledirektør til dekaner. Det skal gis skriftlig melding til økonomiavdelingen hvem som til enhver tid har budsjettansvar ved fakultetene/ avdelingene og fagseksjonene. Høgskoledirektøren har i økonomihåndboka fastsatt retningslinjer for kontroll med utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet Organisering av budsjett- og planarbeidet Styret skal påse at virksomheten er lagt opp slik at utgifter tilpasses inntekter og at organisering og forvaltning av ressurser skjer etter retningslinjer fastsatt av departementet. Rektor har ansvar for at budsjett- og planleggingsarbeidet ved høgskolen baseres på de rammer styret fastsetter og utføres etter gjeldende regler og retningslinjer fra departementet. Rektor skal sørge for at budsjett- og planarbeidet legges opp slik at det gir grunnlag for tilfredsstillende prioritering mellom de oppgaver som faller inn under høgskolens arbeidsområde, sikrer nødvendig samordning av arbeidet og bidrar til at virksomheten på de forskjellige områder gjennomføres på en forsvarlig og kostnadseffektiv måte. Høgskoledirektøren har i økonomihåndboka fastsatt nærmere retningslinjer for høgskolens planarbeid, herunder rutiner for utarbeidelse av langsiktig plan, budsjettforslag og virksomhetsplan/årsplan Langsiktig plan Styret skal fastsette langsiktig plan og retningslinjer for planarbeidet. Det skal utarbeides langsiktig plan ved fakulteter/ avdelinger og tilsvarende enheter for høgskolen. Høgskolens langsiktige plan skal bygge på innspill fra fakultetene/ avdelingene og tilsvarende enheter. Planen skal være retningsgivende for fakultetenes/ avdelingenes og tilsvarende enheters langsiktige planer. Den langsiktige planen skal dekke en periode på 3 til 5 år og gjøre rede for hovedprioriteringer og mål for virksomheten ved institusjonen i planperioden, hvordan målene skal oppnås og behovet for strukturendringer. Tilsvarende gjelder for fakultetenes/ avdelingenes og tilsvarende enheters langsiktige planer. Planarbeidet sentralt ved høgskolen skal ledes og samordnes av rektor. Rektor fastsetter hvordan planarbeidet skal organiseres og de praktiske retningslinjene for arbeidet. Direktøren fastsetter frister for innspill fra fakultetene/ avdelingene i særskilte skriv eller i de praktiske

16 retningslinjene for planarbeidet. Innenfor sine ansvarsområder bestemmer fakultetene/ avdelingene selv hvordan planarbeidet skal organiseres og gjennomføres Årsplan/disponeringsplan Styret skal fastsette høgskolens årsplan før planperioden tar til. Med utgangspunkt i styrets vedtak om disponering av bevilgningene som høgskolen er tildelt fra Kunnskapsdepartementet for kommende budsjettår, skal høgskolen, fakulteter/ avdelinger og tilsvarende enheter hvert år utarbeide en plan for virksomheten. Rektor leder og samordner planarbeidet sentralt ved høgskolen. Rektor fastsetter hvordan planarbeidet skal organiseres og fastsetter de praktiske retningslinjene for arbeidet. Innenfor sine ansvarsområder bestemmer fakultetene/ avdelingene selv hvordan planarbeidet skal organiseres og gjennomføres. Høgskolens årsplan skal bygge på innspill fra fakultetene/ avdelingene og tilsvarende enheter. Planen skal være retningsgivende for fakultetenes/ avdelingenes og tilsvarende enheters årsplaner. Årsplanen skal identifisere hovedprioriteringer og områder der det er behov for særskilte tiltak. Årsplanene skal angi prioriterte tiltak og i tillegg angi: mål og resultater som skal nås i løpet av året i henhold til departementets tildelingsbrev og andre styringssignaler virkemidler som skal benyttes resultatansvar oppfølging, rapportering og kontroll av ressursbruk og resultater Høgskoledirektør har ansvar for at det utarbeides en disponeringsplan i tilknytning til årsplanen. Det skal utarbeides disponeringsplan for alle fakulteter/ avdelinger Styringsdialog Rektor skal påse at høgskolen har prosedyrer som sikrer dialog med fakultetene/ avdelingene om mål og resultater. Styringsdialogen mellom styret og fakultetene/ avdelingene skal formaliseres i en møtekalender som rektor fastsetter. Det skal holdes minst ett møte hvert år mellom styret og hvert fakultet/ avdeling ved høgskolen. 1.3 Løpende økonomiforvaltning Lønn og oppgavepliktige ytelser Høgskoledirektøren skal sørge for at arbeidet med lønn og oppgavepliktige ytelser er organisert og gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer. Høgskoledirektøren avgjør om høgskolen skal benytte ekstern lønnssentral, godkjent av departementet, eller selv forestå alle deler av lønnsarbeidet.

17 Ved eventuell bruk av ekstern lønnssentral skal høgskoledirektøren inngå skriftlig avtale med vedkommende tjenesteyter, som presiserer hvilke funksjoner som skal utføres av den enkelte aktør. Avtalen skal også fastlegge hvilket ansvar tjenesteyteren har for eventuelle feil. Høgskoledirektøren skal fastsette retningslinjer og rutiner for lønnsarbeidet, og retningslinjer for kontrollfunksjonen på dette området. Høgskoledirektøren skal sørge for at høgskolen har tilgang til elektroniske systemer med tilfredsstillende funksjonalitet for beregning, utbetaling, regnskapsføring og rapportering av lønns- og personalkostnader. Systemer og rutiner skal oppfylle kravene iht. B pkt Høgskoledirektøren skal sørge for at det foreligger ajourført liste over myndighet til å attestere lønnsberegningsbekreftelsen, og disse tjenestemenns signaturprøve. Høgskoledirektøren har ansvaret for å fastsette rutiner som sikrer at alle data som nyttes ved lønnsberegning er korrekt registrert og dokumentert. Direktøren skal fastsette retningslinjer som sikrer at informasjon sendes den enhet som foretar lønnsberegningen, og at den informasjon som kreves innrapportert til Statens sentrale tjenestemannsregister, blir registrert og sendt inn. Høgskoledirektøren skal fastsette retningslinjer som sikrer at enheten som foretar lønnsberegning løpende vedlikeholder de data som er nødvendig for å kunne beregne korrekt lønn og andre ytelser, og for å kunne foreta innberetning av oppgavepliktige godtgjørelser Høgskoledirektøren har ansvar for at det etableres rutiner for regelmessig avstemming av lønn og lønnsrelaterte kostnader i regnskapet mot tilsvarende registreringer i lønnssystemet. Høgskoledirektøren har ansvar for at lover og regler følges og ansvar for at oppgaver over oppgavepliktige ytelser hvert år sendes vedkommende myndighet, også når lønnsberegning utføres av ekstern tjenesteyter. Retningslinjer for lønnsbehandlingen fremgår av høgskolens økonomihåndbok Anskaffelser Høgskoledirektøren har ansvar for at innkjøpsvirksomheten er i samsvar med lov og forskrifter, og som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte. Herunder hører vurderinger av anskaffelser av støttesystem. Høgskoledirektøren har ansvar for at det utarbeides retningslinjer og rutiner for anskaffelser, herunder også vare og fakturakontroll, kontering, attestasjon og utbetaling når det gjelder anskaffelser. Alle bestillinger eller andre avtaler som forplikter Høgskolen i Bodø økonomisk, skal godkjennes av person med budsjettdisponeringsmyndighet Høgskoledirektøren har også ansvar for nødvendig dokumentasjon som gir grunnlag for kontroll.

18 Strategi og retningslinjer for anskaffelser fremgår av handlingsplan for innkjøp ved Høgskolen i Bodø, vedtatt 28. september 2005, og høgskolens økonomihåndbok Attestasjon og bekreftelse av utbetalinger Før fakturaer og andre utbetalingsdokumenter registreres til utbetaling, skal de være kontrollert og attestert (jfr. B pkt ). Attestasjon godkjenner at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden. Attestasjonskontrollen skal utføres av en annen person enn den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet. Ved transaksjoner som gjelder små beløp, kan vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet også utføre attestasjonskontrollen (B pkt ). Det skal gis skriftlig melding til økonomiavdelingen hvem som til enhver tid har attestasjonsmyndighet. Høgskoledirektøren har i økonomihåndboka fastsatt retningslinjer for attestasjon Betalingsformidling og regnskapsføring Konsernkontoordning Høgskoledirektøren fastsetter hvilken kontofører høgskolen skal benytte og anmoder om oppgjørskonto i Norges bank i henhold til retningslinjer for konsernkontoordningen. Høgskoledirektøren bestemmer hvem som kan opprette arbeidskonti hos kontofører. Høgskoledirektøren fastsetter retningslinjer for behandling og kontroll av avregningsretur og betalingsoppdrag. Høgskoledirektøren fastsetter hvilke tjenestemenn som har myndighet til å autorisere betalingsoppdrag. Autorisasjon er myndighet til å gi utbetalingsordre og dermed disponeres høgskolens konti i banken. En person med autorisasjonsmyndighet må godkjenne utbetalingen, og denne skal ikke ha vært involvert i produksjon av betalingsoppdraget. Det skal føres oversikt over hvem som til enhver tid har autorisasjonsmyndighet ved høgskolen Inntekter Høgskoledirektøren har ansvar for at det utarbeides retningslinjer og rutiner for fastsetting av krav, fakturering, innbetaling og oppfølging av forfalte krav. Høgskoledirektøren tar stilling til om høgskolen skal nytte elektronisk hjelpesystem for innfordring. Høgskoledirektøren har fullmakt til å stille innkreving i bero og unnlate å avbryte foreldelsesfrist. Høgskoledirektøren har også ansvaret for nødvendig dokumentasjon av slik beslutning. Høgskoledirektøren skal fastsette retningslinjer og etablere rutiner for behandling av saker som gjelder ettergivelse av krav som krever stortingsvedtak eller samtykke fra overordnet myndighet.

19 Retningslinjer for inntekt fremgår av Høgskolens økonomihåndbok. 1.4 Regnskapsføring og rapportering Regnskapsføring og økonomisystem Høgskoledirektøren har ansvar for at høgskolen har et økonomisystem som tilfredsstiller bestemmelsene om økonomistyring i staten og den gjeldende kravspesifikasjon for statlige økonomisystem og at grunnleggende forutsetninger for bokføring, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsmateriale følges.(b pkt. 4.2 og 4.3) Høgskoledirektøren har ansvar for at økonomisystemet har funksjonalitet som sikrer forsvarlig økonomistyring og et sikkerhetsnivå som er tilpasset høgskolens aktiviteter. Høgskolen har et selvstendig ansvar for all regnskapsføring, herunder kontroll med ut- og innbetaling og rapportering til statsregnskapet om likviditetsbevegelser på høgskolens oppgjørskonto i Norges Bank. Høgskoledirektøren har ansvaret for organisering av økonomioppgavene og fastsetter retningslinjer for høgskolens regnskapsarbeid. Høgskolen forestår selv alle deler av regnskapsarbeidet. Høgskoledirektøren avgjør om deler av dette eventuelt skal utføres av annen godkjent tjenesteyter, og skal da inngå skriftlig avtale med tjenesteyteren. Høgskoledirektøren fastsetter nærmere regler for høgskolens regnskapsarbeid og har ansvaret for at regnskapsføringen foregår på en betryggende måte og tilfredsstiller krav fra sentrale myndigheter. Regnskapet skal utformes slik at det gir styret nødvendig styringsinformasjon. Regnskapet skal omfatte samtlige bevilgninger og tilskudd som stilles til disposisjon for høgskolen, inntekter fra eksterne oppdragsgivere og kostnader forbundet med den bevilgningsfinansierte og den eksternfinansierte virksomheten. Høgskoledirektøren har i høgskolens økonomihandbok fastsatt rutiner for føring av høgskolens regnskap. Ved vesentlige endringer i eksisterende systemer eller planlegging om å ta i bruk nye systemer skal høgskoledirektøren informere Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet på et tidlig stadium. Høgskoledirektøren fastsetter høgskolens kontoplan i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer, og har ansvaret for at denne utformes slik at den ivaretar krav til rapportering og gir nødvendig styringsinformasjon Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon Høgskoledirektøren har ansvar for at regnskapsmateriale arkiveres i henhold til gjeldende regler i Bestemmelsene og hvem som skal forestå arkiveringen. Høgskoledirektøren skal sørge for oppbevaring på en betryggende måte som muliggjør etterkontroll så lenge regnskapsmaterialet skal oppbevares.

20 1.4.3 Rapport til statsregnskapet Høgskoledirektøren har ansvar for at rapportering til statsregnskapet er korrekt og i henhold til Finansdepartementets retningslinjer. Høgskoledirektøren skal sørge for at rutinene for avstemming og kontroll er skriftlig dokumentert Virksomhetsregnskap Høgskoledirektøren fastsetter regnskapets oppbygging slik at kostnader og inntekter fordeles i henhold til gjeldende artskontoplan. Høgskolen økonomimodell er beskrevet i økonomihåndboken Årsrapport og periodiske rapporter Høgskoledirektør har i samråd med rektor ansvar for at høgskolens avgir et fullstendig resultatregnskap og balanseregnskap med noter og kontantstrømanalyse i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser om regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet. Rektor har ansvaret for at styret får en informativ årsrapport over høgskolens virksomhet og at resultater vurderes i forhold til styrets planlagte mål og tiltak og videre gir grunnlag for planlegging. Rektor skal holde høgskolestyret orientert om regnskapets stilling gjennom tertialvise regnskapsrapporter. Årsrapporten og periodiske rapporter skal utformes og sendes inn slik at den ivaretar departementets krav. Rektor har ansvar for å informere departementet om vesentlige avvik i forhold til tildelingsbrevet eller planlagt forbruk straks han/hun får kjennskap til slike avvik. Det skal utarbeides årsrapport for fakulteter/ avdelinger og tilsvarende enheter for høgskolen. Årsrapporten skal redegjøre for de resultater som er oppnådd innenfor de ressursrammer som ble stilt til rådighet i budsjetterminen. 1.5 Kontroll og resultatoppfølging Resultatoppfølging/evaluering Styret har ansvaret for at høgskolen oppfyller mål og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrevet. Rektor skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater ved høgskolen. Styret tar stilling til frekvens og omfang ut fra risiko og vesentlighet Intern kontroll Styret har ansvaret for at høgskolen har hensiktsmessige og effektive styrings- og kontrollsystemer slik at fastsatte mål og resultatkrav kan følges opp, ressursbruken er effektiv og høgskolen drives i samsvar med gjeldende lover og regler. Høgskoledirektør skal i samråd med rektor fastsette rutiner som sikrer at tilfredsstillende intern kontroll er innebygd i høgskolens interne styring, og har ansvaret for at det etableres systemer, rutiner og tiltak med fokus på kontrollmiljø, risikovurdering og kontrollaktiviteter, oppfølging og informasjon og kommunikasjon.