MØTEPROTOKOLL NR. 10

Transkript

1 STYRET I LUSTRABADET KF MØTESTAD: ATS MØTEDATO: START TID: SLUTT TID: MØTEPROTOKOLL NR. 10 Til stades på møtet: Odd Atle Stegegjerde, Svein Ove Slinde, Olaug Høyheim, Grete Kristin Lerum, Janne Sætherbø, Helga Kalhagen Forfall: Varamedl.: Andre: SAKSNR. TITTEL SAKLISTE Vedtakssaker: 51/13 Godkjenning av innkalling og saksliste 52/13 Godkjenning av protokollar Orienteringssaker: 53/13 Styreleiar og styremedlemmar eventuell orientering 54/13 Dagleg leiar, - sidan sist Vedtakssaker: 55/13 Opningstider juleferien /13 Betalingssatsar /13 Eitt-års markering Drøftingssaker: 58/13 Budsjett 2014 Underskrifter: Me stadfester at det som er ført i møteboka er i samsvar med det som vart vedteke på møtet. Møteprotokoll er sendt til: Medlemene, varamedlemmane, rådmann, ordførar. Styremøteprotokoll nr 10,

2 VEDTAKSSSAKER: 51/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret gjekk gjennom innkalling og saksliste. VEDTAK: Styret godkjente innkalling og saksliste. 52/13 Godkjenning av protokollar Møteprotokoll nr 7, 8 og 9 vart godkjent og underskrivne. ORIENTERINGSSAKER: 53/13 Styreleiar og styremedlemmar - sidan sist Styreleiar viste til godt møte i Opplev Luster. Han hadde fått spørsmål om forholdet mellom Sogn Skisenter og Lustrabadet. Lustrabadet samarbeidar gjerne med Sogn Skisenter når begge partar ser nytten av eit samarbeid. Styreleiar viste og til møte med Rådmannen som Dagleg leiar tek opp i sak 54/13. 54/13 Dagleg leiar, - sidan sist Hovudreingjering 19. august Styremøteprotokoll nr 10,

3 Personalmøte og livredningstrening 20. august Sjukdom, sårbare. Nye tilkallingsvakter Plakatar med nye opningstider: Luster, Årdal, Lærdal,Aurland, Balestrand, Vik, Leikanger, Sogndal, Skei og Førde Oppstart grupper på tysdagar Atrium: varmekablar og flising veke 37 Ny steikeovn er komen Møte med Rådmannen 10. september Starta lokal svøm langt. Sportsbui er inne som sponsor Il Bjørn hadde inne ungar på bli kjent kveld Heimesida har no blitt forbedra, framsida, kalendar ++ Utdanna livredningsinstruktør På kurs, god kontakt med styret i Badelandene Hjelp med Actor kassesystem / Klubben Ser på felles innkjøp Erfaringsutveksling Opplæring Oppstartsutfordringar med grupper Liten vilje til å venta på tur Liten vilje til å betala. Ser på erfaringar frå andre Trivselsbadet ynskjer samarbeid på marknadssida Felles årskort, besøkspass eller andre aktivitetar Annonsering Magnet Media annonsering via sosiale medium og nettaviser (presentert under 58/13) Felles annonser i store aviser evt nettet 10. september: møte med Rådmannen: Strålande sommar, med gode besøkstal og positive tilsette som har handtert situasjonane som har oppstått. I haust har vi hatt ein del sjukdom. Styremøteprotokoll nr 10,

4 Dagleg leiar viste til at det er vanskeleg å bemanna. 11. juni hadde vi 21 gjester, 29. juni hadde vi 380 gjester. Dei tilsette skal: Ha livredningskompetanse Vera serviceinnstilte Utføra reinhald Jobba turnus Stilla opp for kvarandre/lustrabadet ved sjukdom/kurs/ ferie - «Fåe» tilsette Leva med hektisk kvardag der «alle» meina noko om deg og jobben Besøk og inntekter: Styremøteprotokoll nr 10,

5 BUDSJETT BESØK Månad faktisk Budsjettert Oppnåelse Oktober November Desember Januar Februar Mars April Mai Juni ,2 % Juli ,3 % August ,0 % September ,3 % Oktober ,0 % November ,0 % Desember ,0 % Oppnådd budsj. 70,6 % Mai Juni Juli August Billettar utan periodiserte årskort Kafe u/mva Badebutikk u/mva Total Gjennomsnitt pr besøkande: Mai Juni Juli August Billettar 84,38 103,67 106,6 110,36 Kafe 20,97 20,83 18,55 19,26 Badebutikk 6,32 10,5 10,66 7,11 Inntektsfordeling: butikken til Lustrabadet er trening. Kafé og butikk er nødvendig supplement! Prisnivå er akseptabelt p.g.a. at kundane kan vera i badet over lengre tid, dei kan kjøpa mat og drikka når behovet melder seg. Kundane vert då lengre tid i badet og er godt nøgde når dei reiser heim. I badet treng ein spesielt drikka, men og mat slik at dei ikkje svimar av eller vert dårleg. Butikk: badet fører blant anna badekle i størrelsar som kan vera vanskeleg å få i butikkar. Skal vi nå denne kundegruppa må vi gjera det enkelt. Badeklede, handklede og briller vert kjøpt av blant anna personar som har gløymt tilsvarande heima eller ynskjer å supplera. Styremøteprotokoll nr 10,

6 Inntektsutvikling 2013: Kostnader: Budsjett er omgjort til 8 månadars tal: Budsjettet på marknadsføringa vart redusert i sommar for å redusera kostnadssida. Vi har fått laga plakatar og hatt noko annonsering for å få ut opningstidene og fortelja at vi eksistera. Dette har medført eit overforbruk på 62% på det barberte marknadsføringsbudsjettet. Styremøteprotokoll nr 10,

7 Overforbruk på straum i forhold til budsjett vert gjennomgått med tanke på å effektivisera. Erfaring frå andre bad er at det kan ta nokre år før eventuelle effektiviseringar kjem. Vi har venta utfordringar med at vi må kjøla ned på vår og sommar då vi har veldig store vindauge utan skjerming. Sola hetar opp både badevatn og romtemperaturar. Lønn:. Lustrabadet har 12 faste badevertar (2 i 100%, 4 mellom 74% og 86% og 6 mellom 20% og 41,5%), vi har 2 ferievikarar som har fortsatt som tilkallingsvakter og 2 faste tilkallingsvakter. I haust har vi hatt ein del sjukdom pga klima og harde golv. Styremøteprotokoll nr 10,

8 Budsjettet er underestimert på fleire postar. Ser vi på totale driftskostnadar utanom lønn ser vi at vi har spesielt altfor lågt budsjett på straum, marknadsføring og kommunale avgifter (vatn). Inntektene er gledeleg 7% over budsjett (tal til og med juli): Turistsesongen gav gode inntekter. Vi starta marknadsføringa først i slutten av juni. Neste år må vi vera i forkant slik at turistane finn oss og i mai og juni. I sommar utfordra styret DL på handlingsrommet sitt basert på at Lustrabadet hadde fått reduksjon på tilskotet frå kommunen, det har kome spørsmål om Lustrabadet er overbemanna og at beskjeden frå kommunestyret i sommar var at dei godkjenner underskotsbudsjettet i år, men vi må forsøka å gå i balanse i Rådmannen fortalte at noko av kuttet er relatert til moms. Styremøteprotokoll nr 10,

9 Alternativ 1: 1 time kortare opningstid på måndag, onsdag, torsdag og fredag: sparealternativ på ca. kr ,36. Alternativ 2: Kutta morgonsymjinga: kan gi ca. kr ,- i sparte kostnadar. Alternativ 3: Droppa frukostservering for morgonsymjerar: sparar ca. kr ,- Alternativ 4: Droppa kafé og badebutikk: ca. Kr TAPT bidrag Alternativ 5: Auka det kommunale tilskotet til opphavleg beløp Styret valte å gå for alternativ 3 og deretter be rådmannen /kommunestyret om å auka tilskotet då vi ser at det er nødvendig for forsvarleg drift. For å få betre styring bad dagleg leiar om følgjande: For å få oversikt rekneskap, balanse, likviditet Turnussystem kan hjelpa med rett belastning og mindre tidsforbruk Få budsjettet inn i elektronisk system Tilgang til predefinerte rapportar for styring (mykje tid og sannsynlegvis «feil» med excell) Teknisk leiar og dagleg leiar treng tilgang til lokale system heimanfrå då «ting» gjerne skjer seint på kvelden og tidleg på morgonen Vendekors (rundell): gratispasasjerar Kan vi få rimlegare pris på marknadsmateriale ved betre planlegging? Minner om at Lustrabadet er ei oppstartsbedrift. Oppstartsbedrifter treng vanlegvis ca. 3-5 år for å vera oppe og treng kapital, hjelp med system, rutinar og med det kommunale regelverket. Rekneskap 2013 Slik utviklinga er no styrer badet mot eit underskot på ca 1,2 million kr. For inneverande år er vi låst til opningstidene fram til juleturnusen, straumutgiftene, dei kommunale utgiftene, og serviceavtalane er vanskeleg å få monnaleg effekt på i haust og neste år. Styret meina at vi ikkje skal stoppa marknadsføringa av badet, men oppretthalda besøkstala og om mogeleg auka dei. Dagleg leiar har fått tilbod på innskotsbasert pensjon som vil redusera pensjonskostnadane med ca. kr i året. Denne typen pensjon skal vera til fordel for Lustrabadet sine tilsette som har relativt ung alder. Det må sjekkast nærare om Lustrabadet som kommunalt foretak kan gå inn på ei slik pensjonsordning. Etter ei samla vurdering av den økonomiske situasjonen og vurdering av forsvarleg drift treng Styremøteprotokoll nr 10,

10 dagleg leiar fullmakt frå styret til å sei opp turnusar frå 1/10-13, gjeldande frå 1/1-14 for å laga ny turnus, ha samtalar og køyra ein kostnadsjusteringsprosess. Forskjellege alternativ vert diskutert i sak 58/13 VEDTAKSSSAKER: 55/13 Opningstider juleferien 2013 Forslag til åpningstider jula 2013 Man 23. des.: Tirs 24. des.: Stengt Ons 25. des.: Stengt Tors 26. des.: Fred 27. des.: Laur 28. des.: Søn 29. des.: Man 30. des.: Tirs 31. des.: Ons 1. jan.: Stengt Tors 2. Jan.: åpningstid 2014, kvardag Fred 3. Jan.: åpningstid 2014, kvardag Laur 4. Jan: åpningstid 2014, helg Søn 5. Jan.: åpningstid 2014, helg Man 6. Jan.: Stengt (vareteljing) Tys 7. jan.: åpningstid 2014, kvardag VEDTAK: Styret vedtok: Man 23. des.: (opp av bassenget 16.30) Tirs 24. des.: Stengt Ons 25. des.: Stengt Tors 26. des.: (opp av bassenget 16.30) Fred 27. des.: (opp av bassenget 16.30) Laur 28. des.: (opp av bassenget 16.30) Søn 29. des.: (opp av bassenget 16.30) Man 30. des.: (opp av bassenget 16.30) Tirs 31. des.: (opp av bassenget 16.30) Ons 1. jan.: Stengt Tors 2. Jan.: (opp av bassenget 16.30) Fred 3. Jan.: (opp av bassenget 16.30) Laur 4. Jan: (opp av bassenget 16.30) Søn 5. Jan.: (opp av bassenget 16.30) Man 6. Jan.: Stengt (vareteljing, livredningsøving og personalmøte). Ny turnus. Tys 7. jan.: Ope for grupper Styremøteprotokoll nr 10,

11 Vi må vurdera korleis vi marknadsfører opningsidene. Det bør stå tidspunkt opp av basseng som stengetid, medan vi tidlegare har hatt tidspunkt for når gjester skal vera ute av Lustrabadet. 56/13 Betalingssatsar 2014 Desse vart vedtekne i styremøtet 13. august. VEDTAK: infl.mål 2,5% Prisar 2014 Prisar 2014 Voksen Ungd barn baby honn/stud /13 Eitt-års markering Dagleg leiar presenterte eit opplegg med musikk, skliekonkurranse, kake, kunstutstilling med meir. Usikkerhet om datoen då vi svært gjerne ynskjer ein skliekonkurranse blant ordførerane. 25. oktober som vi hadde bestemt oss for går ikkje då ordførerane er på møte i Sogn Regionsråd i Vik den dagen. VEDTAK: Vi må ha dato når ordførerane kan stilla. Deretter kan vi konkret planlegga aktivitetane. Program må utarbeidast. Styremedlemmane Olaug Høyheim og Grethe Kristin Lerum hjelper dagleg leiar med å få på plass programmet og aktivitetane. Dagleg leiar må prioritera personale og dei interne prosessane dei første vekene. Styremøteprotokoll nr 10,

12 DRØFTINGSSAKER: 58/13 Budsjett 2014 Inntektssida vert regulert etter erfaringane dette året (auka gjennomsnittsprisar). Kostnadane på teknisk sida er gjennomgått med teknisk leiar for å få gode anslag, straumutgiftene vert vurdert av kyndige personar, prisar er innhenta på forsikringane og det vi klara å forutsjå no er vurdert. Dette med unntak av to postar: - Lønn, det einaste store kostnadselementet vi kan redusera monnaleg - Marknadsføring. Denne posten kan holdast låg, men då risikera vi at vi får ein del lågare besøkstal og at vi ikkje får utvikla marknaden og tilbodssida vår. - Styret må gi føringar på desse to punkta før budsjettet kan leggas fram. VEDTAK: Styret gir dagleg leiar fullmakt til å sei opp turnusar frå 1/10-13, gjeldande frå 6/1-14 for å laga ny turnus, ha samtalar og foreta justeringar for å tilpassa drifta til dei økonomiske råmene. Kostnadane skal justerast på: a. Stenga ein time tidlegare måndag til og med fredag. Opna kl på fredag istadenfor kl b. Pensjon: sjekka ut om Lustrabadet får gå over på innskotsbasert pensjon c. Dersom vi ikkje får endra pensjon og spara midlar må det jobbast mot at vi kan ha stengt på torsdagane som er den dagen med minst besøk. Det kan vera vanskeleg å flytta skulesymjinga til onsdag før skuleåret er over. Morgonsymjinga føl skulesymjinga då dette er eit nødvendig tilbod til dei som ynskjer å symja langt då vi har kutta den siste timen som ofte vert nytta av denne kundegruppa. Ettermiddag-/kveldsymjinga på torsdagane kan eventuelt stoppast frå ny hovudturnus 6. januar Styremøteprotokoll nr 10,