ALCOAS VEILEDNING TIL FORRETNINGSADFERD. Gjør det rette!

Transkript

1 1478_GuideCVR 6/10/10 12:37 PM Page 1 ALCOAS VEILEDNING TIL Gjør det rette!

2

3 Alcoa 390 Park Avenue New York, NY USA Klaus Kleinfeld Formann og Chief Executive Officer Kjære kolleger, Vedlagt er din personlige kopi av Alcoas veiledning til god forretningsskikk. Alcoas verdier er grunnlaget som dette selskapet ble bygget på og fortsetter å føre. Det er viktig at hver enkelt forstår og lever opp til Alcoas verdier - de skal veilede oss i vår omgang med kunder, leverandører, medarbeidere, aksjonærer og samfunn hvor vi arbeider. Vi er et globalt selskap med virksomhet i ulike kulturelle, politiske og økonomiske miljøer. I alle våre operasjoner, blir Alcoas verdier og vår integritet vår sanne fremferd. Vi prøver alltid å forbedre ytelsen og øke verdien for aksjonærene., Dette er målene som er avgjørende for vår videre suksess. Det å møte økonomiske og operasjonelle mål er svært viktig, men må vi alltid strebe etter å nå disse målene i samsvar med gjeldende lover og forskrifter, og i tråd med våre verdier. Hver dag gjør hver av oss forretningsmessige beslutninger - noen svært enkle, andre mye mer komplekse. Uavhengig av situasjonen bør vi alltid handle basert på de høyeste etiske prinsipper, aldri på bekostning av Alcoas verdier. Når du er i tvil skal du stoppe opp og spørre deg selv: Er mine handlinger lovlige? Er mine handlinger i samsvar med Alcoas verdier og selskapets gjeldende retningslinjer og prosedyrer? Er jeg rettferdig og sannferdig? Vil mine handlinger være akseptable i fremtiden? Hvor godt vil mine handlinger tåle offentlighetens lys? Vil mine handlinger fornærme familien min? Vennligst les veiledningen slik at du forstår den atferden som Alcoa forventer av deg. Ikke nøl med å spørre når du har spørsmål. Gjør lederen din oppmerksom på det eller noen av de andre ressursene oppført i veiledningen som kan hjelpe deg. Jeg ber om at du gjør et personlig engasjement for å overholde veiledningen og opprettholde Alcoas verdier hver dag, i alt du gjør. Som en Alcoa-ansatt handler vi med integritet, og vi gjør det rette. Med vennlig hilsen Klaus Kleinfeld

4 INHALTSVERZEICHNIS ALCOAS PROGRAM FOR ETIKK OG...1 Denne veiledningen...1 Etikktelefonen...2 Ansvar og handlinger...2 Rapportering av problemer...2 Tiltak...2 OVERSIKT OVER...3 ALCOAS VERDIER...4 VEILEDNING TIL...5 Egen og medarbeideres adferd...5 Ledelsens ansvar...5 Helse og sikkerhet...5 Respekt og rettferdig behandling...5 Trakassering...6 Menneskerettigheter...6 Personlige forhold...6 Ansattes personvern...6 Andre ansettelser, aktiviteter eller tjenester...7 Adferd overfor forretningsforbindelser...9 Interessekonflikter...9 Riktig bruk...9 Gaver og underholdning...9 Rettferdig konkurranse og konkurransehindring...10 Dele Alcoa-informasjon...11 Innsamling og bruk av informasjon om konkurrenter...11 Deltagelse i bransjeforeninger og på konferanser...11 Kundeforhold...11 Handel med offentlige myndigheter...12 Leverandørforhold...12 Hvitvasking av penger...12 Adferd som involverer våre ressurser...14 Ansvarlig bruk av bedriftens ressurser...14 Arkivbehandling...14 Innsideinformasjon og privat informasjon...14 Nøyaktig arkivering og rapportering...15 Offentliggjøring av forhold...16 Åndsverk...16 Materiale med opphavsrett...16 Bruk av datasystemer og digital informasjon...17 Adferd i lokalsamfunnet...19 Overholdelse av gjeldende lover...19 Miljøet...19 Forholdet til lokalsamfunnet...19 Politisk arbeid og økonomiske bidrag...20 Antikorrupsjon...20 Internasjonal handel...21 Forespørsler fra myndigheter og media...21 RESSURSER/HVORDAN FÅ HJELP...24

5 ALCOAS Alcoa har et gjennomgående program for å koordinere, implementere og overvåke overholdelse av selskapets verdier, retningslinjer og prosedyrer, lover og regler. Etikkrådet har ansvar for etikkprogrammet. Rådet består av følgende representanter fra Alcoa Inc.: Konsernsjef Økonomidirektør Hovedadvokat og direktør for forretningsadferd Global direktør for forretningsadferd Direktør for etikk, adferd og rådgivning Selskapet har utnevnt representanter for forretningsadferd i ulike geografiske områder og virksomheter for å hjelpe til med utøvelse av og opplæring i etikk samt oppfølging og avklaring av etiske spørsmål. Denne veiledningen Denne veiledningen om forretningsadferd beskriver det ansvaret som Alcoa og vi som ansatte har overfor hverandre, våre partnere rundt om i verden og samfunnet generelt. Den skal hjelpe oss med å forstå vårt felles ansvar, og gjøre oss oppmerksom på viktige juridiske og etiske spørsmål som kan dukke opp. Du vil ikke finne hver eneste av Alcoas retningslinjer, prosedyrer eller standarder beskrevet her. Det kan hende at du ikke finner svaret du leter etter. Det du vil finne, er eksempler på grunnleggende verdier som illustrerer hvordan Alcoa velger å drive sin virksomhet, og hvordan ansatte forventes å oppføre seg når de representerer Alcoa. Hvis du har spørsmål om denne veiledningen eller om adferden til noen på arbeidsplassen, skal du i første omgang ta kontakt med sjefen din. Hvis du derimot ikke føler at dette passer seg, tar du kontakt med andre i Alcoa: Juridisk avdeling Personalavdeling Etikk-avdeling Andre kommunikasjonskanaler som du tror kan være til hjelp Les «Ressurser/hvordan få hjelp» bakerst i veiledningen hvis du vil ha ytterligere informasjon. ALCOAS VEILEDNING TIL 1

6 ALCOAS PROGRAM FOR ETIKK OG Etikktelefonen I samsvar med det som tillates av det lokale lovverket, er Etikktelefonen en annen KONFIDENSIELL måte for alle ansatte å rapportere alvorlige bekymringer om mistenkte brudd på loven og Alcoas bedriftspolitikk samt aktiviteter som ikke er i samsvar med Alcoas verdier og prinsipper. Etikktelefonen kan også brukes for å få råd om riktig forretningsatferd og praksis. Etikktelefonen er døgnåpen. Ved rapportering av en sak, må du imidlertid gi følgende opplysninger om situasjonen: Tid og sted Hvilke personer som er involvert Annen informasjon som kan være nyttig for oppfølgingen av saken Dersom du trenger telefoninstrukser og telefonnumre for ditt land, kan du se Etikktelefonens brosjyrer, plakater og informasjonskort. Du kan også finne disse opplysningene på etikksiden i delen for global forretningsadferd på Alcoa-portalen. Ansvar og handlinger Det er ikke valgfritt om du vil overholde lokal lovgivning og Alcoas verdier, retningslinjer og prosedyrer. De eksisterer for å beskytte ansatte, kunder, leverandører og firmaet fra uriktig adferd. Rapportering av problemer Hver Alcoa-ansatt bør ta opp eventuelle spørsmål eller problemer angående adferd på arbeidsplassen. Spør hvis du er i tvil. Det er mange uetiske handlinger som forårsakes av at noen ikke har de rette opplysningene, ikke forstår de opplysningene de har, eller bare vil «få det gjort» det skyldes ikke nødvendigvis dårlig moral eller uærlige hensikter. En ansatt som i god tro søker råd, tar opp problemer eller rapporterer uriktige handlinger, gjør det rette. Tiltak Alcoa aksepterer ikke handlinger mot enkeltpersoner, av noen andre personer på hvilket som helst nivå i selskapet, fordi de har gjort det rette. Alcoa forbyr alle ansatte å gjennomføre noen form for hevnaksjon mot en ansatt som rapporterer et problem. Disiplinære tiltak, inkludert oppsigelse, kan bli konsekvensen for medarbeidere som bryter Alcoas prinsipper om etisk forretningspraksis, eller som med overlegg avgir en falsk forklaring. Det forventes at de ansatte er samarbeidsvillige i forhold til interne undersøkelser som gjelder etikk og foretningsadferd, og at de alltid er sannferdige og imøtekommende under slike undersøkelser. 2 ALCOAS VEILEDNING TIL

7 OVERSIKT OVER Enhver bedrift er avhengig av et godt navn for å lykkes. Alcoa er avhengig av at de ansatte, forretningsforbindelser og standardprosedyrer hele tiden gjør de rette tingene på den rette måten for å bevare selskapets gode navn. Visjonen for Alcoa er å være best i alt vi gjør. Vi legger grunnlaget for denne visjonen ved å etterleve et verdisett i hvert land, hver avdeling og hver handling vi utfører. Gjør det rette Bruk selskapets verdier, retningslinjer og prosedyrer i praksis. Overhold alle gjeldende lover overalt hvor Alcoa driver virksomhet. Gjør det rette på den rette måten Opptre etisk og følg aksepterte, profesjonelle standarder for adferd. Følg Alcoas retningslinjer og prosedyrer. Si fra når du står overfor en situasjon der du er usikker på hva du skal gjøre. Alcoas ansatte og forretningsforbindelser må ta personlig interesse i og ansvar for å beskytte Alcoa-navnet på følgende måte: Forstå riktig arbeidsadferd. Enhver ansatt må kjenne til Alcoas verdier, retningslinjer, prosedyrer og lovmessige krav som stilles til deres adferd på arbeidsplassen. Hvis det er noe en medarbeider ikke er sikker på, skal han eller hun spørre om hjelp før han/hun handler. Respekter mennesker og loven på arbeidsplassen. Enhver ansatt, leverandør, kunde og kontraktarbeider forventes å oppføre seg på en etisk og lovlig måte når de representerer Alcoa. Spør om og/eller rapporter handlinger som synes å bryte Alcoas verdier. Enhver ansatt bør stille spørsmål, ta opp problemer og rapportere om uærlige eller uetiske handlinger utført av bedriften eller noen av de ansatte, representanter eller kunder og leverandører som er tilknyttet Alcoa. ALCOAS VEILEDNING TIL 3

8 ALCOAS VERDIER Alcoa er en bedrift basert på verdier. Verdier gir et felles rammeverk for alle avgjørelser, handlinger og adferdsmønstre. Dette er vårt universelle språk som overgår kultur og geografi. Å etterleve verdiene krever at vi holder den høyeste standard for selskapets adferd i alle deler av vår forretningsvirksomhet i alle verdens regioner. Integritet Til grunn for Alcoa ligger vår integritet. Vi er åpne, ærlige og pålitelige overfor kunder, leverandører, medarbeidere, aksjonærer og lokalsamfunnene vi har innvirkning på. HMS Vi jobber trygt på en måte som beskytter og fremmer helse og velvære for både individ og miljø. Kunder Vi understøtter våre kunders fremgang ved å skape og tilby nyskapende produkter og tjenester. Topp prestasjoner Vi jobber utrettelig for å oppnå topp prestasjoner i alt vi gjør, hver dag. Mennesker Vi jobber i et inkluderende miljø, som imøtekommer forandring, nye ideer, respekt for individet og like muligheter for fremgang. Fortjeneste Vi oppnår solide økonomiske resultater, som muliggjør lønnsom vekst og verdiøkning for aksjonærene. Ansvar Vi er personlig og samlet sett ansvarlige for adferd, handlinger og resultater. 4 ALCOAS VEILEDNING TIL

9 Egen og medarbeideres adferd Verdigrunnlaget vårt er verdighet og gjensidig respekt for hverandre. Disse verdiene driver bedriften fremover. Ledelsens ansvar Alle Alcoas ledere må gjennom sine handlinger vise sin forpliktelse overfor Alcoas verdier. De må også bidra til å skape et miljø der det forventes at regler følges og hvor etisk adferd er normen. Alle Alcoaansatte må overholde selskapets verdier og prinsipper. Ingen skal be en Alcoa-ansatt om å bryte loven eller gå mot selskapets verdier, retningslinjer og prosedyrer. Helse og sikkerhet (Referanse: HMS-retningslinjer) Hovedpunkter Ingen kan be ansatte om å bryte loven eller gå mot selskapets verdier, retningslinjer og prosedyrer. Vi behandler alle ansatte rettferdig. Vi tolererer ikke noen form for trakassering. Personlige opplysninger om ansatte håndteres og beskyttes i henhold til gjeldende lover. Det gis informasjon som er nødvendig for å utføre arbeidet på en sikker måte. Ansatte må ikke bruke eller medbringe våpen eller ulovlige narkotiske stoffer på Alcoas eiendom. Ansatte bør rapportere om suspekte personer og handlinger. Alcoa går ikke på akkord med helse eller sikkerhet på arbeidsplassen til fordel for profitt eller produksjon. Det er målsetningen for enhver Alcoa-avdeling å ha og opprettholde en sikker arbeidsplass. Regler og prosedyrer for sikkerhet skal følges på alle våre fabrikkanlegg, kontorer og arbeidssteder. Hver av oss må gjøre jobben vår i henhold til gjeldende regler for helse og sikkerhet, og må rapportere problemer, sikkerhetsbrudd og lignende. Ansatte må ikke bruke eller medbringe ulovlige narkotiske stoffer på bedriftens eiendom. Ansatte har ikke lov til å arbeide påvirket av alkohol eller narkotika. Det er ikke tillatt å misbruke lovlige medikamenter på arbeidsplassen. Alcoa tillater ikke noen å arbeide hvis bruk av lovlige medikamenter skaper usikre forhold. De ansatte har ikke lov til å oppføre seg voldelig eller true med vold mens de er på arbeidsplassen, og kan ikke medbringe eller bruke våpen på arbeidsplassen. Respekt og rettferdig behandling (Referanse: Retningslinjer for overholdelse av lover og regler om like ansettelsesmuligheter og tiltak for minoriteter) Alcoa tilbyr like ansettelsesmuligheter til alle personer uansett rase, religion, hudfarge, nasjonal tilhørighet, alder, kjønn, handikap, krigsveteranstatus, seksuell legning eller andre faktorer. Dette gjelder for alle faser i arbeidsforholdet, inkludert: Ansettelse, tildeling av arbeid, forfremmelse og oppsigelse av ansatte Muligheter for vekst og utvikling Anerkjennelse av godt utført arbeid Valg av ansatte for opplæring og kurs Fastsettelse av lønn og andre goder ALCOAS VEILEDNING TIL 5

10 Vi ønsker et miljø med tydelig, ærlig og betimelig kommunikasjon. Vi skal strebe etter å forstå andres synspunkter på en respektfull måte. Mangfold er en styrke i Alcoa. Enhver ansatt må respektere menneskene og kulturene som vi arbeider med. Som bedrift ønsker vi mangfold på alle nivåer, og forventer et arbeidsmiljø hvor alle ansatte kan utvikle seg og bidra med hele sitt potensial. Trakassering Alcoa tolererer ikke noen form for trakassering. Trakassering kan skje på mange måter, som alle er uakseptable. Her er noen eksempler: Vitser, fornærmelser, trusler og andre uønskede handlinger angående en persons rase, hudfarge, kjønn, alder, religion, nasjonal tilhørighet, herkomst, seksuell legning, statsborgerskap, funksjonshemming, krigsveteranstatus, sosial eller økonomisk stilling eller utdanning. Uønskede seksuelle tilnærmelser, forespørsler om seksuelle tjenester og andre uønskede verbale eller fysiske handlinger av seksuell karakter eller fremvisning av seksuelt hentydende gjenstander eller bilder. Verbal eller fysisk adferd som forstyrrer en annens arbeidsutøvelse eller skaper et fryktpreget eller fiendtlig arbeidsmiljø. Menneskerettigheter Alcoa verdsetter og respekterer alle som velger å jobbe for bedriften. Våre ansatte jobber av egen fri vilje, ikke fordi de tvinges til det. Alcoa bruker ikke barnearbeidere eller tvungen arbeidskraft. Alcoa respekterer den enkelte ansattes rett til å bli medlem av, eller avstå fra medlemskap i, lovlige foreninger eller organisasjoner. Personlige forhold Alcoa anerkjenner at alle har rett til å arbeide for Alcoa. I noen tilfeller kan ansatte ha familiemedlemmer eller nære venner som også jobber for Alcoa. I slike situasjoner vil Alcoa prøve å unngå, så langt det er mulig, situasjoner som medfører et direkte rapporteringsforhold mellom familiemedlemmer eller individer med nære personlige forhold. Ansattes personvern (Referanse: Retningslinjer for opplysninger om ansatte) Alcoa respekterer de ansattes personvern. Alcoa vil kun innhente og håndtere opplysninger om ansatte i forretningsøyemed i samsvar med gjeldende lover. Tilgangen til personlige opplysninger om ansatte er begrenset til de som er juridisk berettiget til å få innsyn i opplysningene, og da bare de som trenger det for å utføre sitt arbeid. Personer som håndterer personlige opplysninger, får regelmessige påminnelser om at de er forpliktet til å beskytte disse opplysningene. 6 ALCOAS VEILEDNING TIL

11 Alle ansatte har rett til å gjennomgå og kommentere opplysninger i selskapets personalarkiv, og kan foreta andre handlinger i forhold til de arkiverte opplysningene i den grad dette tillates av gjeldende nasjonale lover om personvern. Andre ansettelser, aktiviteter eller tjenester Andre ansettelser, aktiviteter eller tjenester må ikke komme i konflikt med arbeidet i Alcoa. Vi kan ikke utføre tjenester utenfor Alcoa som på noen som helst måte er i konflikt med arbeidet vi utfører for selskapet. Vi kan ikke selge et produkt i konkurranse med Alcoa, og det inkluderer selvansettelse. Hva ville du gjort? 1. Spørsmål: Det ser ut til at målene settes høyere hvert år. Kollegene mine og jeg er under press for å oppnå resultater. Er dette den riktige måten å drive virksomhet på? Prinsippene som underbygger vårt mål om topp prestasjoner, innebærer at vi setter oss stadig høyere mål og krever, belønner og anerkjenner topp prestasjoner. Vi må imidlertid oppnå dette på en måte som følger gjeldende lover og Alcoa-retningslinjer, og med respekt for den enkelte medarbeider. Snakk gjerne med sjefen din eller noen i personalavdelingen om spørsmålene du har. 2. Spørsmål: Sjefen min plager flere av oss med ufine vitser og kommentarer. Hva bør jeg gjøre? Fortell sjefen din hvordan du føler det. Hvis du ikke har lyst til å snakke direkte med sjefen din, kan du snakke med en annen arbeidsleder eller noen i personalavdelingen. Vi aksepterer ikke trakassering eller et fiendtlig arbeidsmiljø der ansatte føler seg truet eller skremt. 3. Spørsmål: Under en presentasjon i avdelingen stilte jeg et spørsmål. Jeg følte at svaret jeg fikk, var frekt, og jeg følte meg ydmyket. Flere andre i rommet begynte å le. Alcoa oppmuntrer til åpen kommunikasjon, ulike meninger om saker og sunn debatt når avgjørelser skal tas. Uoverensstemmelser må imidlertid løses profesjonelt og hensynsfullt. Snakk med personen som gjorde deg ille til mote, eller kontakt sjefen din eller noen i personalavdelingen. 4. Spørsmål: Jeg har mistanke om at en medarbeider av og til kommer full på jobben og kanskje også drikker på jobb. Jeg er bekymret for denne medarbeiderens helse og sikkerhet. Hva skal jeg gjøre? Du bør diskutere dette med sjefen din, som vil ta de nødvendige skritt for å skaffe profesjonell hjelp. Hvis du synes det er ubehagelig å snakke med sjefen din om dette, kan du snakke med noen i personalavdelingen. ALCOAS VEILEDNING TIL 7

12 5. Spørsmål: Jeg har lagt merke til aktiviteter som kan skape en sikkerhets- og miljøfare, men det er ikke innenfor mitt område, og jeg vil ikke bli involvert. Burde jeg rapportere det likevel? Dette er ikke den beste måten å håndtere problemet på. Sikkerhet og miljø tilhører alle ansattes «område». Meld fra om problemet til sjefen din eller den som er ansvarlig for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. Tenk deg hvordan du hadde reagert hvis noen ble alvorlig skadet fordi du unnlot å gjøre noe. 6. Spørsmål: Jeg fikk et lite kutt på jobben. Når jeg viste det til sjefen, sa hun at det var så lite at det ikke var noen vits i å rapportere det. Jeg trodde vi måtte rapportere alle skader og ulykker. Hva bør jeg gjøre? Du har rett. Alle skader og ulykker i forbindelse med jobben må rapporteres, uansett hvor små de er. 7. Spørsmål: En arbeidsleder ga meg beskjed om å sende ut et produkt før laboratorietestene var ferdige. Jeg er ganske sikker på at dette strider mot vanlig prosedyre. Skal jeg si noe? Ja. Be arbeidslederen om å forklare standardprosedyren. Det kan hende at du ikke kjenner til endringer i prosedyren. Hvis instruksene gikk mot prosedyren, bør arbeidslederen innse feiltagelsen og stoppe forsendelsen inntil testingen er fullført. Hvis ikke bør du ta opp problemet på et annet nivå eller ringe til Etikktelefonen. 8. Spørsmål: Jeg ble bedt om å forfalske dokumenter for å skjule en situasjon som ikke er i overensstemmelse med våre retningslinjer. Dette er veldig ubehagelig for meg. Hva bør jeg gjøre? Du må aldri forfalske dokumenter. Du må snarest mulig gjøre sjefen din oppmerksom på dette eller ringe Etikktelefonen. Forfalskning av bedriftens dokumenter er ikke tillatt og kan resultere i rettslig forfølgelse av Alcoa eller deg personlig. 9. Spørsmål: Finnes det begrensninger hvis jeg tar en annen jobb ved siden av jobben i Alcoa? Ja. Eventuelle ansettelser utenfor Alcoa må ikke skape, eller se ut til å skape, en interessekonflikt i forhold til ansvaret du har i Alcoa. En ekstrajobb må holdes fullstendig adskilt fra jobben i Alcoa. Ikke på noe tidspunkt kan du bruke Alcoas navn, informasjon, tid, eiendom eller andre ressurser i utførelsen av den andre jobben. 10. Spørsmål: Jeg har et problem som ikke nevnes i denne veiledningen. Betyr dette at det ikke er noe problem? Nei. Det er ikke mulig å skrive opp alle mulige situasjoner i et dokument med generell veiledning som dette. Du må bruke Alcoas verdier og din egen evne til å skille mellom rett og galt som veiledning. Snakk med sjefen din eller ring til Etikktelefonen hvis du har spørsmål eller tvil om en aktivitet på arbeidsplassen din. 8 ALCOAS VEILEDNING TIL

13 Adferd overfor forretningsforbindelser Våre verdier, vår ærlighet og adferd stopper ikke med handlingene våre eller ved vår egen dør. Vi forventer det samme fra våre leverandører, kunder og andre som gjør forretninger med oss. Interessekonflikter (Referanse: Retningslinjer for forretningsadferd) Forretningsavgjørelser må baseres på beste skjønn, ikke på egeninteresse eller personlig vinning. Det kan oppstå en interessekonflikt hvis personlige interesser virker inn på den ansattes skjønn, objektivitet eller lojalitet i forhold til Alcoa. Unngå enhver situasjon som skaper, eller kan se ut til å skape, en konflikt. Ingen ansatt bør representere Alcoa i en forretningsavtale hvor han/hun, et familiemedlem eller en nær venn har økonomiske interesser. Ingen ansatt må utføre forretninger for egen vinnings skyld eller for å gi fordeler til slekt eller nære venner. Ansatte må rapportere om enhver situasjon som kan synes å skape en interessekonflikt, til Alcoas juridiske rådgivere. Riktig bruk (Referanse: Retningslinjer for forretningsadferd) Alcoa skal ikke motta eller overføre kapital, eiendom, tjenester eller annet av verdi dersom det er mistanke om at dette skal benyttes til lovstridige formål eller andre formål enn slike som er beskrevet i dokumentasjonen som støtter transaksjonen. Hovedpunkter Unngå interessekonflikter og vær oppmerksom på situasjoner hvor disse kan oppstå. Ikke aksepter eller gi bort noen form for gaver, tjenester eller underholdning hvis dette er lovstridig eller kan sette mottakeren i et gjeldsforhold. Kun trygge og pålitelige produkter må brukes og leveres. Respekter konkurrentene ikke bruk urettmessige metoder for å skade konkurrentene. Ikke ha formelle eller uformelle samtaler med våre konkurrenter om priser, markeder eller produkter, eller om produksjons- og lagernivå. Innhent, beskytt og bruk opplysninger om konkurrenter, leverandører og kunder på en forsvarlig måte. Fremstill Alcoas produkter i samsvar med kontraktsspesifikasjoner. Markedsfør produktene og tjenestene våre på en ærlig og rettferdig måte. Ikke gå på akkord med våre verdier for å oppnå økt fortjeneste. Gaver og underholdning (Referanse: Retningslinjer for forretningsadferd) I mange land og bransjer er gaver og underholdning vanlig praksis for å styrke forretningsforbindelser. Alcoas standpunkt på dette området er klart og gjelder internasjonalt: Ingen gave, tjeneste eller underholdning skal aksepteres eller gis hvis det setter eller synes å sette mottakeren i et gjeldsforhold. Det er aldri tillatt å gi eller motta pengegaver eller tilsvarende typer gaver. ALCOAS VEILEDNING TIL 9

14 Bedriftens ansatte kan kun motta eller gi gaver, tjenester og underholdning hvis de oppfyller følgende kriterier: De er ikke i strid med loven eller den andre partens retningslinjer. De overholder vanlig forretningspraksis i landet eller bransjen. De står i rimelig forhold til forretningsforholdet. De koster ikke for mye, og er i samsvar med eventuelle bedriftsretningslinjer. De kan ikke oppfattes som bestikkelser eller forsøk på å påvirke avgjørelser. Offentliggjøring av forholdet vil ikke være pinlig for selskapet eller den ansatte. De forårsaker ikke brudd på våre verdier eller etikk på noen annen måte. Hvis du får en gave som faller utenom denne listen, skal du høflig avslå den. I enkelte tilfeller, for eksempel en offentlig overrekkelse, kan det være umulig å avslå en gave. I noen land kan kulturelle normer gjøre det umulig å takke nei til en gave uten å virke uhøflig. I slike situasjoner skal du akseptere gaven og deretter overlevere den til Alcoa. Det er aldri akseptabelt å be om personlige gaver, tjenester eller underholdning. For å unngå konflikter rundt gaveutveksling kan det ofte være nyttig at en i begynnelsen av et forretningsforhold snakker om hva som ikke er tillatt. Rettferdig konkurranse og konkurransehindring (Referanse: Retningslinjer for overholdelse av konkurranselovgivning) Alcoa mener at fri og åpen konkurranse er til fordel for kundene, forbrukerne og samfunnet som helhet. Over hele verden blir bedrifter oppfordret til å drive forretninger på en målrettet, men rettferdig måte. Mange land har lovgivning om konkurranse og konkurransehindring for å regulere adferden på dette området for selskaper og enkeltpersoner. Brudd på disse lovene kan medføre veldig strenge straffer for både selskaper og enkeltpersoner. Alcoa skal alltid overholde disse lovene. Slik overholdelse inkluderer følgende retningslinjer: Alcoa-representanter skal ikke diskutere eller inngå formelle eller uformelle avtaler med konkurrenter om priser eller forhold som påvirker pris, produksjonsnivå eller lagerbeholdning, bud, produksjonsdeling, salgsregion, produkter, kunder eller leverandører. En tommelfingerregel er å ikke møte med konkurrentene. Avtaler med kunder eller leverandører som bestemmer utsalgsprisen til et produkt, begrenser kundens rett til å selge produkter, eller betinger salg av produkter i henhold til en avtale om å kjøpe andre Alcoa-produkter, tillates ikke i mange jurisdiksjoner. Avgjørelser om å avslutte et forretningsforhold, eller sette prisen på et produkt under et bestemt nivå, kan være begrenset av lokale lover. Fordi mange spørsmål rundt rettferdig konkurranse og konkurransehindring er veldig spesifikke, bør du ta kontakt med Alcoas juridiske rådgivere hvis du trenger veiledning på dette området. 10 ALCOAS VEILEDNING TIL

15 Dele Alcoa-informasjon (Referanse: Retningslinjer for informasjon) Med mindre det å dele informasjon med eksterne leverandører og kunder er lovstridig eller mot vanlig selskaps- eller forretningspraksis, anbefaler Alcoa å dele informasjon hvis dette kan forbedre kvaliteten på eller bruken av våre produkter. Hvis fortrolig informasjon om Alcoa skal videreformidles til noen utenfor bedriften, må det utarbeides en skriftlig konfidensialitetserklæring og riktige kontrollformer for å håndtere informasjonsflyten. Innsamling og bruk av informasjon om konkurrenter Alcoa-ansatte kan kun samle inn informasjon på lovlige måter. Alcoa-ansatte må aldri på en ulovlig eller uetisk måte tilegne seg informasjon om andre selskaper. Ikke del konfidensiell informasjon fra leverandører eller kunder med noen utenfor Alcoa uten skriftlig tillatelse. Hvis det inngås avtaler for å beskytte informasjon, må alle vilkår og betingelser følges. Forretningshemmeligheter må ikke stjeles eller brukes på upassende måter. Ikke foreslå eller be om at andre skal avsløre forretningshemmeligheter, spesielt ikke nyansatte som tidligere jobbet hos en konkurrent. Deltagelse i bransjeforeninger og på konferanser Alcoa-ansatte kan delta i bransjeforeninger og på konferanser. Disse møtene innebærer ofte kontakt med konkurrenter. Der foreningen eller konferansen gir anledning til å foreta legitime og lovlige forretningsdiskusjoner, er deltagelse i dette både tillatt og ønskelig. Godkjennelse fra lederen for forretningsenheten, avdelingslederen eller bedriftens styre kreves for alle møter hvor det er sannsynlig at konkurrenter vil være til stede. Kontakt med konkurrenter må være i tråd med lover om rettferdig konkurranse og konkurransehindring (les delen «Rettferdig konkurranse og konkurransehindring» i denne veiledningen). Kontakten skal begrenses til situasjoner som ikke bryter, eller synes å bryte, disse lovene. Hvis en samtale kommer inn på et tema som er upassende eller muligens ulovlig, bør du be om at diskusjonen avsluttes. Hvis den fortsetter, forlater du møtet. I begge tilfeller skal du omgående gi Alcoas juridiske rådgivere beskjed om møtet og hva som ble diskutert. Deltagelse i enkelte bransjeforeninger krever spesialopplæring på forhånd. Be Alcoas juridiske rådgivere om råd. I visse tilfeller bør en advokat delta. Kundeforhold (Referanse: Retningslinjer for kvalitet) Alcoa skal konkurrere målbevisst og ærlig. Vi verdsetter våre kunder og behandler dem på en rettferdig måte. Ikke gi feilaktig informasjon om produkter, tjenester eller priser. Ikke fremsett falske påstander om hva konkurrentene tilbyr. Alcoa attesterer ofte i overensstemmelse med spesifikasjoner for kvalitetskontroll, testprosedyrer og testdata. Enhver slik attest må gi et riktig bilde av tiltak som er gjennomført og resultater som er oppnådd. Ikke utsted falske, villedende eller feilaktige attester. Alcoa forandrer ikke på produkt- eller tjenestespesifikasjoner for design eller materialer, og vil ikke bruke andre deler, med mindre dette er klarert med kunden, eller tillatt av regelverk eller forretningspraksis. Alcoa skal kun levere sikre produkter og tjenester som oppfyller alle gjeldende offentlige standarder og reglementer. ALCOAS VEILEDNING TIL 11

16 Handel med offentlige myndigheter Handel med forsvarsindustrien eller andre offentlige etater, enten direkte eller indirekte, er ikke alltid det samme som handel med andre bedrifter. Offentlige etater kan ha andre regler enn private selskaper. Praksis som aksepteres av private selskaper, kan skape problemer i samarbeidet med offentlige etater. Sakkyndige innen bedriften kan hjelpe deg med dette. Leverandørforhold Alle avgjørelser om innkjøp skal baseres på hva som er det beste for Alcoa. Baser kjøpet av varer og tjenester kun på pris, kvalitet, utførelse og egnethet. Gode innkjøpsrutiner inkluderer følgende: Bruk etablerte bedriftsavtaler eller regionale leverandøravtaler. Innhent tilbud fra flere dersom avtaler ikke eksisterer. Bekreft leverandørens økonomiske og juridiske status. Nivået på kvalitet og tjenester må kontrolleres regelmessig. Kontroller at alle kjøpsavtaler klart uttrykker hvilke tjenester eller produkter som skal leveres, betalingsbetingelser og gjeldende priser eller gebyrer. Kontroller at fakturaer klart og tydelig angir varer og tjenester som leveres. Unngå avtaler med gjensidige bindinger/betingelser eller utveksling av tjenester. Betalingen for Alcoas produkter og tjenester må representere verdien på produktene og tjenestene som leveres. Betaling kan bare gjøres til personen eller bedriften som faktisk leverer varene eller tjenestene, og må gjøres i leverandørens hjemland, der leverandøren driver virksomhet, eller der varene ble solgt eller tjenestene levert, med det er godkjent av juridisk avdeling. Alcoa vil ikke med viten bruke leverandører som: Leverer utrygge produkter eller tjenester. Bryter lover eller regler. Bruker barnearbeid eller tvungen arbeidskraft. Bruker fysisk avstraffelse for å irettesette ansatte, selv om dette tillates av lokal lovgivning. Hvitvasking av penger (Referanse: Alcoas retningslinjer for antikorrupsjon) Hvitvasking av penger er en prosess der enkeltpersoner eller flere personer prøver å skjule ulovlig tilegnede midler eller forsøker å få midlene til å se legitime ut. Alcoa vil verken se gjennom fingrene med, muliggjøre eller støtte hvitvasking av penger. Det finnes to områder der det er viktig å være spesielt bevisst: uvanlige måter å be om betaling på, og kunder som ser ut til å mangle integritet i sin virksomhet. Vær oppmerksom på følgende: Forespørsler om kontant betaling, reisesjekker eller sjekker fra en ukjent tredjepart Kompliserte betalingsmønstre Uvanlige overføringer til eller fra land som ikke har noe med transaksjonen å gjøre Kunder som virker ivrige etter å unngå nødvendig bokføring Transaksjoner som involverer steder som tidligere har vært knyttet til hvitvasking av penger eller skatteunndragelse 12 ALCOAS VEILEDNING TIL

17 Hva ville du gjort? 1. Spørsmål: Jeg er venner med en selger som jobber for en konkurrent. Av og til snakker vi markedsføringsplaner. Burde jeg være bekymret? Ja. Du sprer konfidensielle opplysninger som Alcoa har brukt tid og penger på å utvikle. Det er også mulig at du bryter konkurransehindringslover som forbyr diskusjoner om markedsføring og prisfastsettelse. Snakk heller om andre ting. 2. Spørsmål: Jeg var taler for Alcoa på en konferanse nylig. Konferansens sponsor gav meg en sjekk som takk for innsatsen. Kan jeg beholde sjekken? Nei. Det er ikke tillatt for Alcoa-ansatte å motta gaver bestående av kontanter, sjekker eller annet med kontantverdi, for eksempel postanvisninger eller gavekort. Det er best å takke sponsoren vennlig for gaven, forklare Alcoas retningslinjer om å motta gaver, og gi sjekken tilbake. 3. Spørsmål: Jeg skal på en varemesse. Kan jeg gå til standen til en konkurrent? Ja. Du kan gå til standen og ta med deg materiale som distribueres til alle. Hvis du imidlertid snakker med noen ved standen, må du identifisere deg selv som ansatt i Alcoa og ikke snakke forretninger. 4. Spørsmål: Broren min eier en firma og vil gjerne bli leverandør hos Alcoa. Kan jeg henvise ham til en Alcoa-leder? Ja. Du kan henvise broren din til den personen som kan være interessert i hans produkter eller tjenester. Du må imidlertid fortelle om slektsforholdet til sjefen din og personen som tar kjøpsavgjørelsen. Vanlige Alcoa-prosedyrer for valg av leverandør må følges for å sørge for at det er klart at broren din ikke får noen spesialbehandling. 5. Spørsmål: En Alcoa-leverandør sendte meg en stor konfekteske i gave. Jeg hadde ikke bedt om det. Jeg hadde allerede avtalt å bruke denne leverandøren for neste år, så det hadde ingen innflytelse på min avgjørelse. Kan jeg beholde konfekten? Du kan beholde konfekten hvis du deler den med kollegene dine. Dermed vil det ikke betraktes som om du aksepterer spesialbehandling. Kontakt deretter leverandøren og forklar at selv om du setter pris på omtanken, kan du ikke motta flere gaver. 6. Spørsmål: Jeg har hørt at vi ber leverandører om gaver til lokale veldedige organisasjoner. Er dette akseptabelt? Nei. Det er ikke under noen omstendigheter akseptabelt å be om en gave eller tjeneste. Vi vil ikke at leverandørene våre skal tro at deres forretninger med Alcoa er avhengig av gaveutveksling. 7. Spørsmål: Jeg har merket at vi noen ganger sender ut produkter som ikke oppfyller spesifikasjonene i kontrakten. Hvis vi ikke gjør dette for ofte, er det akseptabelt? Nei. Alcoa-navnet er viktig. Kundene våre forventer at produktene alltid oppfyller deres spesifikasjoner. Denne saken må omgående tas opp med sjefen din. Hvis du ikke føler at dette passer seg, eller ikke får et tilfredsstillende svar, ringer du Etikktelefonen. ALCOAS VEILEDNING TIL 13

18 Adferd som involverer våre ressurser Alcoas aksjonærer stoler på at vi forvalter bedriftens eiendeler på en fornuftig måte, og respekterer andres eiendom og rettigheter. Ansvarlig bruk av bedriftens ressurser (Referanse: Retningslinjer for forretningsadferd) Alle ansatte må beskytte bedriftens ressurser som utstyr, lagerbeholdning, leveranser, kontanter og informasjon. Bedriftens ressurser skal behandles med samme varsomhet som om de var dine egne. Bruk kun bedriftens ressurser til å drive forretningsvirksomhet for selskapet. Ingen ansatte skal begå tyveri, bedrageri eller underslag, eller misbruke bedriftens eiendom. Arkivbehandling Alcoas informasjon er en ressurs for bedriften. Informasjon forekommer i mange former som dokumenter, filer, diagram og databaser. Disse kan oppbevares på papir, elektronisk eller på film. Hovedpunkter Ikke bruk innsideinformasjon om bedriften til egen fortjeneste. Ikke gi slike opplysninger videre til andre. Ikke bruk bedriftens ressurser til egen fortjeneste, eller til noe annet formål enn forretningsvirksomhet. Konfidensiell informasjon skal merkes og beskyttes. Ikke bruk bedriftens ressurser til å sende, motta, skaffe tilgang til eller lagre elektronisk informasjon som er seksuelt provoserende, fremmer hat, vold, gambling, narkotika eller ulovlig kjøp eller bruk av våpen. Ikke gjør falske, villedende eller ufullstendige registreringer i bedriftens regnskap eller arkiv. Informasjon som er konfidensiel, sensitiv eller intern, skal merkes og behandles med forsiktighet. Slik informasjon må oppbevares på en sikker måte når den ikke er i bruk. Se Alcoas retningslinjer for oppbevaring og makulering av arkivinformasjon. Husk at lengre oppbevaringsperioder kan kreves under visse omstendigheter, blant annet følgende: Krav fra forretningsenheter, ressursenheter eller offentlige myndigheter som bryter med bedriftens regler for oppbevaring. Et krav, en konflikt, en etterforskning eller en juridisk prosess pågår eller overveies. Alcoa Inc. har et åpent skatteår som krever lengre oppbevaringstid enn vanlig. Ikke makuler bedriftens offisielle dokumenter eller arkiver før oppbevaringstiden utløper, men makuler dokumenter når de ikke lenger har en forretningsmessig funksjon. Innsideinformasjon og privat informasjon (Referanse: Retningslinjer for innsidehandel) Alcoa har en åpen dialog med de ansatte. Noen ganger kan vi motta konfidensiell selskapsinformasjon før den blir offentlig tilgjengelig for vanlige investorer. Noe av denne informasjonen kan betraktes som viktig eller «vesentlig», og kan være avgjørende for en investors beslutninger om kjøp eller salg av verdipapirer, for eksempel Alcoa-aksjer. Eksempler på slik vesentlig informasjon er: Informasjon om mulige forretningsavtaler, for eksempel fusjon, kjøp, salg eller partnerprosjekter Økonomiske resultater eller endringer i utbytte 14 ALCOAS VEILEDNING TIL

19 Viktige endringer i ledelsen Vesentlige funn av eller mangel på råmaterialer Vesentlige endringer i produkt- eller produksjonsprosessutviklingen Informasjon om nye eller tapte kunder eller leverandører Store søksmål eller etterforskning All annen informasjon som kan påvirke aksjekursen til Alcoa eller et annet selskap positivt eller negativt Ikke bruk konfidensiell informasjon til egen vinning. Ikke bruk innsideinformasjon til å handle i verdipapirer. Ikke gi innsideinformasjon videre til andre. Ansatte kan kjøpe og selge Alcoa-aksjer, utøve opsjoner de er gitt, eller overføre aksjer til eller fra Alcoaaksjefond i alle firmaspareordninger eller andre spareplaner så sant de ikke sitter med vesentlig innsideinformasjon. Rådfør deg med sjefen din eller Alcoas juridiske rådgivere hvis du er usikker på om du har vesentlig innsideinformasjon på noe tidspunkt. For å unngå at det ser ut som at du handler basert på slik innsideinformasjon, må du ikke handle med Alcoaverdipapirer under kvartalsvise handelsforbud og andre tidsrom med handelsforbud når disse gjelder deg. Selv om du ikke er underlagt formelle handelsrestriksjoner, anbefales det at du venter minst 24 timer etter at vesentlig innsideinformasjon er gjort offentlig kjent før du handler, slik at markedet har fått muligheten til å fange opp og vurdere informasjonen. Nøyaktig arkivering og rapportering (Referanse: Retningslinjer for forretningsadferd) (Referanse: Alcoas retningslinjer for antikorrupsjon) Investorer stoler på at Alcoa til enhver tid bruker og offentliggjør nøyaktig informasjon slik at de kan ta rette beslutninger. Alle Alcoa-ansatte må registrere forretningsopplysninger i henhold til retningslinjene. Alle økonomirapporter, arkiver og regnskap må gi et riktig bilde av alle transaksjoner og aktiviteter. All bokføring må også overholde allmenne regnskapsprinsipper og Alcoas interne kontrollsystem. Følgende er eksempler på handlinger som ikke er tillatt: Unnlate å registrere eller offentliggjøre verdier eller aktiva som bør registreres Forfalske utgiftsrapporter, timelister eller andre rapporter Oppgi falske kvalitets- eller sikkerhetsresultater Registrere falske salg eller salg før eller etter tidsrommet da salget faktisk skjedde Under- eller overrapportering av kjente gjeldsforhold eller aktiva Forsinket registrering av gjeldende kostnader Dekke over sannheten rundt en transaksjon Gi feil eller villedende informasjon til bedriftens velferdsprogram Pass på at ethvert dokument som du lager eller signerer, er riktig og sannferdig. ALCOAS VEILEDNING TIL 15

20 Offentliggjøring av forhold (Referanse: Retningslinjer for økonomiske opplysninger) Vi må sørge for at offentliggjøringer gjort av Alcoa gjennom rapporter og dokumenter som er sendt til offentlige myndigheter eller på annen måte gjort offentlig kjent av Alcoa, er komplette, rettferdige, nøyaktige og betimelige. Dette er en forpliktelse som gjelder alle ansatte, inkludert økonomiledere med ansvar for utarbeidelsen av slike rapporter, inkludert skriving av utkast, gjennomgang, signering eller attestering av opplysningene i offentliggjøringen. Alle aksjonærer og andre i finansmiljøet vil bli behandlet likt når det gjelder tilgang til vesentlig informasjon. Åndsverk (Referanse: Retningslinjer for forretningsadferd) Alcoa verdsetter nye produkter og forretningsideer, konsepter og annen informasjon som blir fremstilt. Når vi ikke identifiserer eller på annet vis beskytter åndsverk, risikerer Alcoa å miste rettigheter og konkurransefortrinn knyttet til åndsverket. Beskytt Alcoas åndsverksrettigheter ved å unngå upassende og uautorisert offentliggjøring av informasjon. Beskytt åndsverk mot ulovlig bruk eller annet misbruk ved å sikre at åndsverket er merket med riktig varemerke, servicemerke, erklæring om opphavsrett eller patentmerke. Informer ledelsen om enhver nyskapning som utvikles i arbeidstiden eller med bedriftens informasjon eller ressurser, slik at bedriften kan bestemme om det skal søkes om formell beskyttelse. Alcoa respekterer og overholder andres åndsverksrettigheter. Vi benytter ikke patentene til andre bedrifter eller privatpersoner uten først å ha innhentet lisens eller godkjennelse fra Alcoas juridiske rådgivere. Materiale med opphavsrett Lover om opphavsrett beskytter mange produkter som brukes i vårt arbeid. Vi skal ikke reprodusere, distribuere eller endre opphavsrettsbeskyttede materialer som eies av andre, uten å ha fått tillatelse til det på forhånd. Eksempler på produkter som ofte er beskyttet av opphavsrett: Programvare for datamaskiner Lyd- og videoopptak Bøker, blader og fagtidsskrifter Presentasjoner og opplæringsmateriell Leder- og prosessmodeller Alcoa har tilegnet seg retten til å ta fotokopier og elektroniske kopier av flere trykksaker. Alcoas lisenser er begrenset til fotokopier og digitale (elektroniske) kopier. Våre lisenser dekker ikke programvare, lydopptak, videoopptak, fotografier og andre typer materialer med opphavsrett. Rådfør deg med Alcoas juridiske rådgivere hvis du trenger for ytterligere veiledning. 16 ALCOAS VEILEDNING TIL