CS-Web Regnskap. En enkel dokumentasjon av det integrerte regnskapssystem. VISMA RETAIL AS Wirgenes vei 1, 3157 Barkåker, Telefon:

Transkript

1 CS-Web Regnskap En enkel dokumentasjon av det integrerte regnskapssystem.

2 Side 2 av 69 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Regnskapsfunksjonen AaGH 1.1 Regnskapsfunksjonen AaGH 1.2 Regnskapsfunksjonen AaGH 1.3 Regnskapsfunksjonen AaGH 1.4 Regnskapsfunksjonen AaGH 2.0 Regnskapsfunksjonen AaGH

3 Side 3 av 69 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 3 Forord:... 5 Regnskap Regnskapets grunnprinsipper... 7 Parametere og faste opplysninger... 9 Meny struktur... 9 Firmaopplysninger Kontoplan Operatører Bilagsarter Bilags serier Kostnadssteder Kostnadsbærere Prosjekter Avgiftskoder MVA-koder Purretekster Valuta tabell Valuta oppsett Oppsett- og styringsparametere Funksjonsparametere Konto henvisninger Periode avslutninger Hjelpe- revisjons- og kontrollprogrammer Bytte av kontonummer Bytte leverandørnummer Kontroller mva koder i din hovedbok Saldo avstemming av hovedboka Kontroll av bilagsdifferanser Saldoavstemming for kunde- og leverandør reskontro Kontroll av bruken av mva-koder Kontroll av bruken av kostnadssted Søk etter beløp i hovedboka Eksport / utskrift av leverandør transaksjoner Kundeoppfølging Utlistinger... 25

4 Side 4 av 69 Kunderegisteret Kundens omsetning Diverse kunder Kundegrupper Leverandører Bilagsregistrering Søking i bilagsregistreringsbildet RE Søking etter bilagsjournal Gjenta utskrift av bilagsjournal Integrasjon av lønnssystemer Import og bearbeiding av lønnsfiler Innlesning av OCR filer Remittering og integrasjon mot bank Dannelse av remittering for aktuelle poster Bearbeide et betalingsforslag Remittering Rapportering Standard rapporter Nøkkeltallsrapporter - analyser Kunde rapporter Leverandør rapporter Kunde purringer Periode avslutninger Avslutning av regnskapsperiode Avslutning av MVA periode/termin Årsrullering med kontroll Alternativ 1 Postere - Nullstilling av resultatkonti Alternativ 2 Overføring av saldo på balansekonti Alternativ 3 Skifte årsintervall - Overføring av saldo for kunder/leverandører, samt rullering av året Alternativ 4 Rydde gamle transaksjoner - Eliminering av transaksjoner Kontroll av inngående balanse endring av inngående balanse Avslutningskommentarer... 69

5 Side 5 av 69 Forord: Regnskapsførselen i NN-firma utføres av både eksterne og interne ressurspersoner. Denne korte Kom i gang dokumentasjon er ment som et verktøy for den utførende medarbeider i butikken som fører kontroll med og gjennomfører den del av regnskapsførselen som butikken velger å utføre selv. Hjelpeverktøyet er ikke en lærebok i regnskapsførsel, men er ment som et supplement til kunnskap ervervet av den enkelte medarbeider og som et supplement til den dokumentasjon som er utlevert ved installasjonen av butikkdataprogramvaren fra Visma Retail AS. Skjermbildene i denne dokumentasjon kan komme fra forskjellige releaser, slik at noe avvik kan være gjeldende både i farge og innhold, men ikke av vesentlig betydning for bruke. Regnskap. Enhver som driver næringsvirksomhet har behov for å føre noteringer over sine økonomiske forretningstilfeller. Dette gir oversikt over hva man skylder og har til gode til enhver tid. Ved månedsskifter og alltid ved skifte av år er det også behov for å sette opp oversikter over formuesstillingen, for å se hvordan firmaet har utviklet seg. Det er disse oppstillinger som skal følge norsk regnskapslov og eventuelt også norsk aksjelov hvis selskapet er et aksjeselskap. Vi vil videre omtale dette som regnskap, og vi beskriver hvordan dette kan gjøres med bruk av det integrerte regnskapssystem som er levert med butikkdatasystemet som NN-firma benytter. Vi definerer således regnskap som: Registrering, bearbeiding og analyse av økonomiske data for å få informasjon, styring og kontroll. Nedenstående modell vil kunne beskrive de enkelte områder som regnskapsføringen bør dekke: Regnskap Case bedriften AS Finansregnskap Driftsregnskap Budsjettering Regnskapsanalyse

6 Side 6 av 69 Hva innebærer de enkelte regnskapsfunksjoner og hvem bør utføre funksjonene? 1. Finansregnskapet. Finansregnskapet i et NN-firma er resultat og balanseoppstillinger som settes opp for å tilfredsstille det informasjonsbehov som myndigheter, eiere og medarbeidere har for den aktuelle butikk/firma. Selve arbeidsinnholdet består i registrering og behandling av økonomiske forretningstilfeller, årsavslutning og årsoppgjør. Registreringen og behandlingen kan i stor grad utføres av den enkelte eier og/eller dens medarbeidere. Noen ansetter også egne regnskapsmedarbeidere til denne funksjonen, mens andre delegerer arbeidsoppgavene til forskjellige medarbeidere. Visse registreringsfunksjoner skjer automatisk som en følge av det integrerte butikkdatasystemet som firmaet benytter, dette gjelder salg på både kontant og kreditt, og også ved mottak av varer ved hjelp av elektroniske følgeseddler og fakturaer fra leverandører. Fakturaer kan skannes inn, og integrasjon med bank for innlesning av OCR filer og bruk av remittering er integrert, og vil bli videreutviklet i det nye CSWEB - Regnskap. Årsavslutning og årsoppgjørsdisposisjoner utføres som oftest av butikkens revisjonsforbindelse, og/eller ved bruk av eksterne regnskapsførere enten på NN-firma sitt kjedekontor eller lokalt ved profesjonelle regnskapsførere. Det må være et mål at det enkelte medlem utnytter sin egen kompetanse, dog med det overordnede mål at de skal være gode selgere av varer og andre kjedeakkrediterte produkter, fremfor å være regnskapsførere. 2. Driftsregnskapet. Driftsregnskapet i NN-firma er først og fremst de kortperiodiske regnskapsoppstillinger som produseres for å vise månedsresultater, men også de som settes opp for å vise utvikling av balansesiden i butikken, svært ofte konsentrert omkring utviklingen av varelageret. Driftsregnskapet er en viktig informasjonskilde for den daglige ledelse til å ta de rette beslutninger i rett tid. Idet man i et firma ikke foretar varetellinger hver eneste måned er det viktig å utnytte de muligheter som ligger i aktiv bruk av butikkdatasystemet. En beskrivelse som gir veiledning og informasjon om muligheter for å måle vareutgangen i butikken mest mulig korrekt uten varetelling, foreligger i avsnittet om solgte varers inntakskost. 3. Budsjettet Både et finansregnskap og et driftsregnskap bygger på historiske informasjoner, og gir et bilde av den historiske utvikling. I dagens forretningsdrift kreves det av en

7 Side 7 av 69 eier/driver at også framtiden beskrives i økonomiske former, til dette bør NN-firma bruke et budsjett, eller et regnskap basert på framtidsdata. Det finnes mange former for budsjettering. Denne enkle beskrivelse vil informere om hvordan det integrerte budsjettsystem i butikkdatasystemet kan brukes som et enkelt kontrollinstrument for inntekter og kostnader, gjerne basert på kombinert bruk av historiske tall, fjorårets regnskapstall og ledelsens innsikt og tro på salgs- og kostnadsutviklingen det nærmeste året. Prognosebudsjetter og likviditetsbudsjetter vil ikke bli omtalt, men butikkdatasystemet er integrert med en rapport og analysemodell, JasperSoft og systemet gir også muligheter for å eksportere informasjon til Microsoft Excel format, slik at man kan selv bygge opp prognose og simuleringsmodeller. 4. Regnskapsanalyse. Analysearbeidet blir ofte i detaljhandelsbedrifter foretatt av kjedeadministrasjoner og/eller ved hjelp av ekstern assistanse. Arbeidet skjer ofte i forbindelse med nye investeringer og eller resultatforbedringsprosjekter, men bør søkes satt i system i den enkelte butikk i enkle former. I det ovennevnte analyse og budsjettverktøy JasperSoft foreligger det ferdige analyser, men det er planlagt gjennomført oppbygging av nøkkeltallsanalyseverktøy både sentralt i NN-kjeden og hos den enkelte medlemsbutikk som en del av NN sin ITstrategiplan. Til dette arbeid vil man kunne benytte den eksisterende butikkdataprogramvare fra Visma Retail. Regnskapets grunnprinsipper Regnskapsførsel baserer seg på visse prinsipper, og alt som registreres skal dokumenteres i bilags form, enten som et fysisk dokument eller som et elektronisk dokument. Det fleste dokumenter i et firma er fysiske, men de moderne kassasystemene som nå er i bruk gir mulighet for elektronisk lagring av daglige kassatransaksjoner. Det er således mulig å benytte kasseterminaler som ikke bruker sladrerull, såfremt man følger de rutiner som gjelder for elektronisk lagring av regnskapsdata, konferer mulighetene som ligger i Visma Retail sin elektroniske journal, konferer avsnitt om kassekontroll. Bilag registreres i regnskapssystemet, konferer avsnittet om å registrere bilag i Visma Retail regnskap,og blir ofte registrert etter en kjedefastlagt kontoplan. Kontoplanen for et firma anbefales å følge Norsk Standard og/eller de normer som er satt opp av kjeden man er tilsluttet. Denne plan inneholder visse retningslinjer for hvilke typer kostnader/inntekter som skal henføres til de aktuelle konti. Regnskapets prinsipper krever bruk av debet og kreditposteringer, ofte kan dette være noe av det vanskeligste for ikke regnskapsmedhjelpere å håndtere, men husk at å debitere en

8 Side 8 av 69 konto vil si å tilføre butikken noe, for eksempel mottak av penger eller mottak av varer, å kreditere en konto betyr å ta noe ut av butikken, for eksempel å selge eller utlevere varer, eller ta ut penger. Skjematisk kan dette fremstilles slik: Grunnprinsipper i regnskapsføringen Som en hjelp til å sette opp en kontoplan, som den kjeden har laget, har man prinsippene i norsk standard, som med basis i Grunnkontoplanen NS4102 kan fremstilles som nedenfor. Interne rapporter regnskap er Årsoppgjøret Kontoplan Oppgaver til det offentlige Balansekonti Klasse 1-2 Klasse 2 Visma Retail Regnskap. Resultatkonti Klasse 3-8.Klasse 4-7 Klasse 8 Butikkdatasystemet som ditt firma benytter er integrert med et regnskapssystem som fullt ut utfører de regnskapsfunksjoner som er nødvendig for en bedrift. I denne dokumentasjon vil vi gi fyldig beskrivelse av enkelte viktige programmer, som man som regnskapsmedarbeider benytter ofte, mens for andre programmer, og spesielt utskriftsprogrammene henvises det til informasjon direkte i programmene, og den innføring som gis for JasperSoft sin rapporteringsmodul.

9 Side 9 av 69 Parametere og faste opplysninger For å starte opp et regnskapssystem, må det ofte legges inn en del faste opplysninger og du må ta stilling til visse parametere for hvordan systemet skal fungere. Dette avsnitt omhandler i telegram stil disse programmer. Meny struktur Regnskapsmenyen, denne er søkt forenklet, og mange funksjoner er samlet. Menyene er strukturert etter type av arbeids som skal gjøres, og hvor det har vært naturlig er det utført samlinger for å gi bedre oversikt.

10 Side 10 av 69 Firmaopplysninger Du fyller inn den aktuelle informasjon og lagrer innholdet. Ved å bruke utskrifts knappen kan du skrive ut ikke bare firmaopplysningene, men også øvrige parametere og oppsett. Utskriften er omfattende, men ofte en god dokumentasjon å ha ved samtaler med revisor, datakonsulenter osv.

11 Side 11 av 69 Kontoplan Kontoplan er som oftest bestemt av din kjede, anbefalt av din revisor osv. I utgangspunktet er kontoplanen i Visma Retail helt fri, både bokstaver og siffer kan benyttes, men det anbefales at Norsk Standard Kontoplan brukes som et utgangspunkt. Bemerk også muligheten for å importere en kontoplan, dette kan skje med basis i en Excel fil, du får assistanse fra konsulent avdelingen i Visma Retail, og/eller hos din kjede administrasjon, om du har behov for det. Det er lagt inn en mulighet for masse endring, slik at visse felt i kontoplanen raskt kan endres for mange konti.

12 Side 12 av 69 Operatører Regnskapssystemet tillater at flere registrerer i regnskapssystemet samtidig, Av den grunn opererer man med Operatører, slik at arbeidet ikke blir sammen «surret». Bemerk at operatøren «SYSA» er en spesiell operatør, som din superbruker i kjeden og/eller din konsulent hos Visma Retail ofte bruker hvis det er behov for korreksjoner. Bilagsarter Bilags serier For å skille fra hverandre aktuelle bilagstyper, samt for å kunne arkivere disse samlet, benytter man bilagsarter. Det er fritt for hvor mange du kan lage i systemet, men visse er påkrevet for at kasse systemet, elektronisk importer av bilag osv. skal fungere. Du får her en veiledning når du starter opp butikkdatasystemet. Vær også oppmerksom på muligheten for å styre de enkelte bilagsarter mot hvordan registreringen av disse skal virke. Konferer avsnittet omkring bilagsregistrering.

13 Side 13 av 69 I denne utgave av CSWEB regnskap, har vi søkt å dra nytte av bilagsartenes/serienes egenart i forbindelse med bilagsregistreringen. Dette gjør at flere av funksjonene for hvordan regnskapsregistreringsbildet skal fungere bestemmes av dette program. (Her vil det være kontinuerlig videreutvikling) Bilagsseriene må være numeriske Bilagsteksten er fri Den forkortede tekst vises i hovedbok De aktuelle styringsfelt: Inng/utg faktura Fastsetter aktuelle felter for disse arter, forfallsdato m.m, styrer også forslag til motkonto for inngående fakturaer. Rentenota styrer denne helt spesielle art sin registrering og oppdatering Ved eksport til andre finanssystemer, styres den art som skal overføres av dette felt. KID kontroll feltet styrer hvordan fakturaidentifikasjon benyttes i registrerings programmet, en X krever korrekt KID Betalingsart angår inngående fakturaer fra Utenlandske leverandører, og følger de lovpålagte informasjoner ved slike betalinger. Det er mest vanlig i varehandel med 14. (Bemerk søkemuligheten fra «kikkerten») Prosjekt kontering, ved å sette en X på bilagserien, vil det bli krevd at prosjekt blir registrert ved bilagsbehandling. Det ligger en mulighet for å legge inn egne notater for hvordan ditt selskap skal benytte de enkelte bilagsarter/serier. Dette blir nå mer aktuelt siden det blir naturlig å ha flere bilagsarter enn tidligere for å gi enklere bilagsregistrering, med ferre inntastinger, og mer kontroll. Vedlikehold av betalingskodene skjer fra Programmet RE789.

14 Side 14 av 69 Kostnadssteder Hvor aktivt du skal bruke kostnadssteder avgjøres ofte av om du har flere butikker, ønsker å styre ned på avdelinger i butikken osv. Kostnadssteds begrepet funger som en «pyramidisk» inndeling. Det er muligheter for å samkjøre disse mot et eksternt regnskapssystem. hvis dere bruker dette. Med basis i at avdelings- og butikkbegrepene alltid er dannet i logistikk delen av systemet, er det utviklet en enkel etableringsmulighet, denne danner kostnadssteder av kombinasjonen butikk og avdeling. Bruker du ekstern regnskapsførsel, kan du ved etableringen også legge inn «kryssreferanser» slik at du tilpasser deg hva din eksterne regnskapsfører bruker.

15 Side 15 av 69 Kostnadsbærere Det er ikke i mange bransjer innen faghandel som kostnadsbærere er i aktiv bruk, men innenfor trelastbransjen ønsker enkelte butikker å henføre inntekter og kostnader helt ned på en kostnadsbærer. En kan også betrakte kostnadsbærer registrering som en registrering på en dimensjon, slik at den kan brukes som et rapporteringselement. Når en registrering har skjedd i dette program, kan dette benyttes i egne felt i bilagsregistreringen. Prosjekter Avhengig av hvilken bransje du driver i, vil prosjekt være mer eller mindre aktuelt å bruke. I regnskapssystemet som er samkjørt med varesystemet, foreligger det muligheter for enkel prosjektregistrering, som oftest for å dekke kunders krav til fakturering, men det finnes også muligheter for full prosjektstyring med A-Konto fakturering og avregning om du har «tjent eller tapt» på et prosjekt når dette avsluttes. Det er laget egen dokumentasjon for denne bruk.

16 Side 16 av 69 Avgiftskoder MVA-koder Avgiftskodene i Visma Retail butikkdata, fungerer som koder ved regnskapsføringen, men har også faste koder som styrer det mva-regnskap som systemet benytter i tillegg til finansregnskapet. Disse er styrt fra logistikksystemet, og følger den mva kode som er lagt inn på varene. Du styrer de enkelte mva koder, for virkningsmåte, samt kan styre disse med datoer slik at en endring kan legges inn på forhånd.

17 Side 17 av 69 Purretekster. Selv om purring ofte er en del av faktureringsprosedyren, styres den ofte av regnskapsavdelingen. Av den grunn er styringen på antall lovlige purringer og tekstingen av disse henført til regnskapsoppsettet. Valuta tabell Valuta oppsett Mange butikker handler med leverandører som fakturerer i sitt eget lands valuta. Dette krever at valuta kan brukes både i regnskapet og i varestyringen, varekalkuleringen. Kursene styres felles i dette program og hvor ofte du skal vedlikeholde dette bestemmer du selv, men det anbefales at du sjekker kurs med din bank jevnlig, og i hvert fall før du registrerer fakturaer i regnskapet, og mottar varer i vareajourholdsprogrammene. Systemet gir deg mulighet for egen kurs til bruk i kassesystemet ved salg, og til avstemming av din leverandørsaldo ved årsskiftet.

18 Side 18 av 69 Oppsett- og styringsparametere Funksjonsparametere Programmet styrer mange detaljer i regnskapsoppsettet, men også deler av varesiden, f.eks. KID. Bemerk at det kun er standard, alternativ 0 som kan lese inn OCR filer i det integrerte regnskapet. Konsulentene hos Visma Retail assisterer i oppsett og test av KID. Konto henvisninger Det er mange deler av butikkdatasystemet, som krever informasjon omkring visse konti, det er i dette programmet du styrer dette. Som tidligere fortalt, benytter CSWEB Regnskap et eget «regnskap» som styrer alt omkring merverdiavgift. For at dette skal fungere korrekt må du i dette program sette opp sammenhengen mellom hvilke konto som skal være grunnlagskonti, ekstra konti for de aktuelle merverdiavgifts satser. Oppsettet brukes av regnskapsregistreringsprogrammets kode del, samt ved både kontant og kreditt salg.

19 Side 19 av 69 Det kan være lurt å legge alle grunnlagskontiene til balansen, det forstyrrer salgsrapporteringen mindre.

20 Side 20 av 69 Periode avslutninger Alle regnskapssystemer har muligheter for å styre regnskapsperiodene, avslutte og ofte åpne disse. I CSWEB Regnskap kan du registrere på 2 hele år samtidig, og styre dette både for fakturering og regnskapsavslutning. Bemerk at en mva-periode som avsluttes, ikke bør åpnes igjen, utfør i så fall dette i samarbeid med din revisor. En regnskaps periode kan åpnes igjen uten store konsekvenser, dog tenk på rapporter du allerede har levert til leder, styre osv. Månedsperiodene kan du justere slik at den du skal registrere regnskapstransaksjoner for er den som er den laveste som er åpen. Årsavslutning, utføres når du har registrert de siste justeringer og korrigeringer fra din revisor, og skal utføres etter en bestemt logikk. Konferer eget avsnitt senere omkring årsavslutning. (Det er også utarbeidet egen dokumentasjon for dette.) MVA-avslutning, dette er det naturlig å gjøre når du har gjort deg ferdig med all registrering, korreksjoner og salg for en mva termin. Du lukker perioden for mer registrering av mva, og er således naturlig å gjennomføre når du legger inn din mva oppgave i Altin. Programmodulen har flere bruksområder: Skrive ut et forslag til merverdiavgifts oppgave, dette for kontroll og innrapportering. Avslutte en mva-termin, bemerk at systemet bruker måneder, dette siden mange av systemets brukere har månedlige mva-terminer, du kan selvsagt avslutte 2 måneder samtidig ved å velge fra og til. Du kan sette opp systemet til også å nullstille grunnlagskontiene, slik at kontroll for neste termin blir enklere.

21 Side 21 av 69 Du kan endre en periode, men dette bør gjøres i nært samarbeid med din revisor, dette på grunn av at han eller hun skal kontrollere og akseptere totalinnrapportering din for regnskapsåret. Avstemming og kontroll kan bare utføres på avsluttede terminer. Det gir deg full dokumentasjon for alle bilag som har blitt mva registrert på de aktuelle koder. Vær oppmerksom på at dette kan gi store datamengder, slik at det anbefales å skrive disse ut til fil eller i PDF format. I visse samarbeider, med din revisor, din kjede osv., er det behov for eksport av regnskapsdata i saldo form. Til dette finnes det flere muligheter, noen styrt mot spesielle eksterne systemer, andre mot Excel osv. Konferer modulen for Eksport av regnskaps saldoer. Hjelpe- revisjons- og kontrollprogrammer Det er utviklet et sett med programmer som benyttes til slike formål, her kommer en rask og enkel informasjon om disse, ofte er bruk at disse programmer et samarbeid med konsulent avdelingen til Visma Retail. Bytte av kontonummer Bruk av dette program krever at alle salgs- og regnskapsdata er oppdatert, samt at byttingen utføres en mot en. Det er mulig å flytte flere fra konti til samme til konto. Bytte leverandørnummer Programmet lar deg skifte leverandør nummer både for regnskapets reskontro, og i vareregisteret.

22 Side 22 av 69 Kontroller mva koder i din hovedbok. Programmet lister ut posteringer med avvikende mva registrering for en konto, dvs. at den er forskjellig fra mva koden som ligger på kontoen i kontoplanen. Det kan også brukes som en test på en angitt kode. Saldo avstemming av hovedboka Ved registrering over linje, samt med integrerte systemer, kan det hende at transaksjonsregistre og saldoregistre ikke blir likt oppdatert. Dette avstemmes av dette program for hovedboka. Kontroll av bilagsdifferanser Det er selvsagt kontroll mot bilagsdifferanse når du registrerer bilag, men med aktiv bruk av integrerte andre systemer, f.eks. innskanning av inngående fakturaer, kan det oppstå bilagsdifferanser. Dette program gir deg informasjon om disse bilag, og i avsnittet omkring bilagsregistrering, får du informasjon om hvordan du kan rette dette ved bruk av operatøren SYSA.

23 Side 23 av 69 Saldoavstemming for kunde- og leverandør reskontro. Uoverensstemmelse mellom saldo og åpne poster kan oppstå både i din kunde reskontro og din leverandør reskontro. Årsaken kan ligge i flere muligheter: Feil i avkrysning Blanding av valuta Feiloppdatering fra kasse Brudd under oppdatering Programmet informer om feil, og mulige korreksjoner blir informert om i senere avsnitt. Kontroll av bruken av mva-koder Programmet gir deg mulighet for å avstemme mva koder som er benyttet på aktuelle konti, eller gir deg kontroll for alle konti en mva kode er benyttet på.

24 Side 24 av 69 Kontroll av bruken av kostnadssted Avansert bruk av kostnadssted, krever en stor nøyaktighet under bilagsregistreringen, og selv om det er mulig å styre dette med å sette tvang på slik registrering, kan det hende at noen registreringer «glipper». For å kunne avsløre slike uregelmessigheter, slik at avdeligsregnskapene blir korrekte, kan du bruke dette rapporteringsprogram. Oppretting av slike mangler blir beskrevet senere. Søk etter beløp i hovedboka. Enkelte ganger har du behov for å lete opp et beløp i hovedboka. Du kan benytte dette program som vil gi deg de bilag som akkurat har dette beløpet registrert.

25 Side 25 av 69 Eksport / utskrift av leverandør transaksjoner I forbindelse med avstemming og kontroll, kan det ofte være en god variant å utføre dette arbeid i andre systemer, programmer, dette program legger alle transaksjonene ut i en CSV fil. Kundeoppfølging Utlistinger I regnskapsarbeidet er arbeidet med kundene noe av det mest krevende, selve kunderegisteret har mange bruksområder, og arbeidet her krever både arbeid mot logistikk og regnskap. Kunderegisteret

26 Side 26 av 69 Kunderegisteret er nøkkelen i mange deler av systemet, det er grunnlaget for: Kredittsalg. Kundebasert statistikk for kontantsalg Kundeklubb Et register kan importeres fra en CSV fil, med blir i de fleste oppstarter av butikkdata registrert etter hvert som det er aktuelt for en ny kunde. Registrering av en kunde følger nedenstående bilde: Bemerk at det finnes flere spesialregistreringsmuligheter / knapper. Kontakter Brukes til å få en oversikt over medarbeidere hos kunden, f.eks. innkjøpere som kan handle.

27 Side 27 av 69 ID Brukes for å gi mulighet til bruk av ID-Kort i kassene Epost Her registreres kundens E-post adresse som skal anvendes ved automatiske sendinger fra butikken. Passord til en kundeportal legges også her. Kat. Her henføres en kunde til kategorier som er lagt opp i adresse systemet, slik at korrekt informasjon kan bli sendt til denne kunde fra salgssiden i butikken.

28 Side 28 av 69 Regn.adr Det er full fleksibilitet mellom en kundes adresse, hans faktura adresse og hans leveringsadresse. Kundens omsetning Det er full informasjon Direkte i kunderegisteret Omkring en kundes Kjøp de siste år. Bemerk at du allerede i oppstartsbildet får viktig informasjon om kunden, f.eks. kundegruppe osv.

29 Side 29 av 69 Diverse kunder Med bakgrunn i at CSWEB tillater bruk av diverse kunder, spesifikk nummerserie, har man flere informasjonsmuligheter for denne type kunder som gir informasjon også om den bakenforliggende «kunde». RE62 Du får en skjermlisting over aktuelle kunder, og kan derfra gå ned for å se på innholdet i en faktura. Du kan fra dette bildet også skrive ut fakturaen på nytt.

30 Side 30 av 69 Kundegrupper I et butikkdatasystem er det naturlig at man opererer med automatisk rabatt giving, dette er ofte greit å gjøre ut i fra en kombinasjon der rabattene styres fra kundegrupper istedenfor den enkelte kunde. Det er også i mange utlistinger/utskrifter formålstjenlig å kunne dele inn kundene i kundegrupper BD61. Når en kundegruppe er etablert i dette program, er det kun nødvendig å etablere en relasjon mellom kunden og kundegruppen, så vil denne kunde kunne brukes i det automatiserte rabattsystem, samt være med i utskrifter filtrert på kundegruppen.

31 Side 31 av 69 Leverandører Leverandørregisteret er et felles register for både regnskapsfunksjonen og logistikk funksjonen. Ofte er selve oppbyggingen sterkt knyttet til logistikkoppbyggingen, regler fra kjeder når det gjelder vareajourholds siden i systemet. Dette har ofte ført til at det har vært dobbelt registreringer basert på at regnskapet mange ganger skal samkjøres med en ekstern regnskapsfører som krever at leverandørene ligger i spesielle nummerserier. Dette er ikke noen utfordring hvis man bruker CSWEB regnskap, her kan både logistikk og regnskaps bruke samme nummer serie, siden CSWEB regnskap er helt fritt i sitt valg av leverandør nummer. Vær oppmerksom hvis din kjede på grunn av statistikk og automatisk ajourholdsrutiner krever et spesielt nummer. Det ligger mye informasjon til bruk i mange av prosessene i butikkdatasystemet i leverandør skjermbildet, samt at det ligger en del informasjonsmuligheter. Regnskaps informasjon som er viktig, er i tilknytningen til reskontro kontoen, samt den konto som skal belastes, eller brukes som kjøpskonto for leverandøren.

32 Side 32 av 69 Spesial informasjon: EAN-lokasjonsnr.- Benyttes i transport/frakt sammenheng. E-postadr Brukes i bestillings og kommunikasjon mot leverandøren. Kjøp Her ser du hva som er registrert som kjøp / summen av inngående fakturaer.

33 Side 33 av 69 Flere butikker Dette er en spesialfunksjon som styrer pålogging til eksterne leverandør systemer, styrer bestillingssystemet for den enkelte butikk, og gir deg mulighet for å slette, endre og kopiere poster mellom butikker. Bestillingsfeltet har styring av om hver kunde skal ha egen bestilling mot leverandør. Fra butikk feltet får du oversikt over alle de øvrige butikkers pålogging etc. Tilleggsfunksjonen Gir deg mulighet for å legge opp standard verdier. parametere, eller du kan legge opp verdiene for den aktuelle leverandør. Bilagsregistrering Med basis i at det skal være mulig for flere operatører å registrere regnskapsbilag samtidig, med full kontroll av egen oppdatering starter bilagsregistreringen med et inngangsbilde hvor du også har full informasjon om eventuelle bunter du ikke har oppdatert.

34 Side 34 av 69 Selve registreringsbildet vil fungere forskjellig basert på den bilagsart du velger, konferer tidligere avsnitt og bruk av bilagsarter. Du har forskjellige områder for klart definert «prosesser», en kortversjon er denne: Du knytter et bilag til en periode og et år, systemet tillater 2 «åpne2 regnskaps år samtidig brukt. Du velger den bilagsart du skal registrere, og avhenig av dine parameteroppsett gir systemet deg første ledige bilagsnummer, eller du må selv registrere bilagsnummeret, f.eks. hvis du forhåndspaginerer. Du har en styringsmulighet om du kun ønsker at det aktuelle bilag skal vises i «Grid» visningen, eller om at du skal vise alle bilag du ennå ikke har oppdatert. Systemet viser deg hele tiden både bilagsdifferanse og buntdifferanse, du kan ikke oppdatere et bilag med differanse i noen av disse kontrollområder. Du registrerer en og en bilagslinje, og lagrer denne. Du har fullt frisøk på både kunder, leverandører og hovedbokskonti ved å bruke systemest standard for dette, en stjerne (*), etter søkebegrepet. F.eks vil EMO*, gi alle leverandører som har EMO ett eller annet sted i navnet. Du har styrings og avslutningsmuligheter på egne «knapper», bemerk styringen av skifte av bilag versus skifting av bilagsart og bilag, den siste gir deg også mulighet for å endre periode. (Du kan selvsagt også bruke de tidligere benyttede funksjonskommandoer, f.eks. <F3> = Bilagsslutt, <F6> = Buntslutt og <F9> = Nytt bilag med valg av bilagsart og periode.

35 Side 35 av 69 Når du er ferdig med ditt siste bilag og bilag og buntsummene er null kan du oppdatere, det utfører du nå direkte ved å bruke oppdater knappen. (<F6> = Buntslutt) fungerer også. Du bekrefter oppdateringen, Ved å trykke OK knappen. Ny funksjon som erstatter tidligere søkefunksjoner etter bilagsnummer osv, I fra kontofeltet kan du etter vanlig registrering bruke en R = Referansesøk, det gir deg mange muligheter: For eksempel hvis du skal betale en faktura til en leverandør, vil denne registrering: -102 R 125 Gi deg post mot post registrering mot faktura 125 hos leverandør 102. Tilsvarende for kunde en + R Fakturanummer, eller + Kundenummer R Fakturanummer

36 Side 36 av 69 Søking i bilagsregistreringsbildet RE30 Med bakgrunn i at selve registreringsbildet er totalt renovert i CSWEB, ligger nå alle søkemulighetene sentrert til Konto feltet. a. Søke på hovedbok Du registrerer et kontonummer og Taster <F5> b. Søke på leverandør Du registrerer et (minus tegn) ettterfulgt av litt av navnet, og <F5> c. Søke på kunde Du registrerer et (pluss tegn) etterfulgt av litt av nanvnet og <F5> a. b. c. Bemerk at alle søk etterfulgt av en * gir frisøk og søker følgelig også etter riktig begrep også inne i navnet.

37 Side 37 av 69 Når du har fått frem et korrekt nummer for en kunde eller en leverandør, kan du gjøre ytterligere søk. o Åpen post kunde Du kan både se innholdet i en faktura ved «Faktura oppslag» og ta med den aktuelle posten til registreringsbildet. o Åpen post leverandør (Kommer likt) Søking etter bilagsjournal Gjenta utskrift av bilagsjournal Dette programmet RE240, gir deg muligheter for å søke opp, vurdere og gjenta utskrift av en tidligere bilagsjournal.. Du ser de siste journalene for det regnskapsår du er inne i, men kan søke på tidligere år når du bruker søk etter bilagsnummer.

38 Side 38 av 69 Søk ved bruk av bilagsnummer. Når du bekrefter et bilagssøk, blir du møtt av denne informasjonen. Fra dette bildet som du kan «scrolle» opp og ned i, kan du: Se detaljer på et bilag Skrive ut journalen på nytt

39 Side 39 av 69 Integrasjon av lønnssystemer Med bakgrunn i at Visma Retail i sitt butikkdatasystem, ikke har valgt å utvikle et lønnssystem for butikkdrift, her man valgt å integrere flere norske standard lønns systemer. En løsningsskisse kan være, (Andre lønnssystemer som leverer filer i formater som de integrerte vil selvsagt også kunne integreres). Huldt & Lillevik Manuell registrering Visma Global Lønn CSWEB - Regnskap Visma Avendo Lønn Bluegarden Lønn Lønnsfilene som ligger på din lokale arbeidsstasjon, overføres til bilagsregistrerings modulen, og kan i denne bearbeides videre og oppdateres i ditt regnskap. Du kan selvsagt også ta ut rapporter og registrere disse manuelt. Import og bearbeiding av lønnsfiler Det er utviklet et program som henter, leser inn og gir muligheter for bearbeidning og oppdatering fra regnskapsregistreringsprogramet.

40 Side 40 av 69 RE35HL Du kan hente inn din regnskapsfil fra ditt lønnssystem direkte med programmet, såfremt du når det området du har lagret filen på. Du bruker knappen «Hent fil» Du møter en dialogboks og bruker knappen «...» Du kan nå lete deg frem til den aktuelle filen, Du velger «kommandoen» «open/åpne», og filen blir lastet opp til ditt program, når du bruker «uplaod» funksjonen. Du fyller nå inn aktuell regnskapsoperatør, bilagsart og bilagsnummeret blir tildelt automatisk. Du bekrefter kjøring med J. Systemet kvitterer med antall linjer som er klare til regnskapsregistreringsprogrammet, RE30. Du kan nå bearbeide og oppdatere regnskapsbilaget i ovennevte program.

41 Side 41 av 69 Har du behov for å beskrive den aktuelle fils «layout» f.eks. til din eksterne leverandør av lønnssystem, kan du bruke knappen for dette. RE30 Du kontrollerer og markerer en linje, før du oppdaterer bilaget.

42 Side 42 av 69 Innlesning av OCR filer Manuell registrering Nettbank Arbeidsstasjon CSWEB - Regnskap Mottak av kundeinnbetalinger via OCR-innbetaling. Ditt bankbetalingssystem kan parallellt med tilbakehentingen av betalingsinformasjon, og/eller separat også hente inn betalinger som dine kunder har gjort på dine fakturaer. Dette betinger at du har en godkjent OCR-B font fakturaskriver, samt har satt opp de aktuelle styringsparametre for bruk av OCR ved fakturering. CSWEB regnskap basert seg på at filene du mottar fra din bank ligger lokalt på din arbeidsstasjon, og følger bankenes standard oppsett for OCR. Du må selvsagt ha gjort en avtale med din bank, og ved bruk av CSWEB sin standard for KID, gir det en enkelt innlesning og oppdaterting. Programmet krever at du har hentet inn en fil før du går videre, men dette kan du også bruke knappen «Hent fil» til. Dernest velger du din kvitteringsskriver og bruker den anbefalte prosedyre med først å ta ut en kontroll liste, denne gir også utskrift av feil i filen, beløp i filen som ikke matcher din kundereskontro. Dernest oppdaterer du det hele.

43 Side 43 av 69 Du møter en dialogboks og bruker knappen «...» Du kan nå lete deg frem til den aktuelle filen, Du velger «kommandoen» «open/åpne», og filen blir lastet opp til ditt program, når du bruker «uplaod» funksjonen. Du kjører ut en kontroll liste, (denne er grei å bruke som underlagsbilag) Du kontrollerer denne og velger om du vil oppdatere de riktige og manuelt registrere de gale, eller først rette i BD60, opplegg av ukjente kunder og deretter oppdatere filen på nytt.

44 Side 44 av 69 Du får en kontroll om bilaget stemmer med kontroll summen til BBS(NETS), og systemet gir deg også informasjon hvis du må kontrollere en allokering, dvs. at systemet ikke finner den angjeldende faktura. Du må hente opp filenpå nytt, fra din lokale lokasjon, før du kan foreta en oppdatering. Du angir 2 for oppdatering og må registrere ditt operatørnummer. aktuell bilagsart og nummer, foreslår systemet. Bemerk at du har mulighet til å endre bankkontoen som dette skal belastes. Systemet kvitterer, og informerer om hvilke kunder som er oppdatert. (Eksemplet er tatt fra en tilfeldig butikk mot vårt test register, derfor føres det meste mot feilkontoen, 9999.)

45 Side 45 av 69 Remittering og integrasjon mot bank. Oppstart remittering Arbeidsstasjon Nettbank Kontroll av betalingsforslag, danning av fil til bank Arbeidsstasjon Overføring av fil til Lokal PC CSWEB - Regnskap 1. Remitteringsfil fra CSWEB Regnskap 2. Mottaksfil fra bank som oppdateres 3. Avregningsfil fra bank som oppdateres Det er i CSWEB klargjort for både betaling og betalingsmottak ved bruk av bankenes standart betalingsmuligheter, Telepay format. Denne dokumentasjon går ikke inn i alle detaljer, men besrkiver hvilke steg som det er naturlig å bruke, samt viser aktuelle programmer som skal benyttes, detaljert informasjon /opplæring kan rekvireres fra Visma Retail sin konsulentavdeling for faghandel. Det tekniske oppsett og selve overføringen skjer i selve remitteringsprogrammet, men selve prosessen er styrt fra regnskapsfunksjonen hvor du registrerer inngående fakturaer som senere skal betales. Prosedyren kan bildesgjøres slik modellen på neste side viser.

46 Side 46 av 69 Registrering og betaling av inngående fakturaer. Registrering av inngående fakturaer i RE30, gjerne med KID kode som gir rimeligere betalingstransaksjoner. Bruk programmet RE786 til å danne en betalingsfil, som legges over i ditt bank system, for eksempel K-Link, Det er RE780 listen som overføres. Innhenting av betalingsinformasjon ved hjelp av ditt banksystem. Du mottar informasjon om de reelle betalinger som banken har foretatt. Bruk av betalingsforslag som lages i RE780 Kontroller utskriften mot gyldighet og om det er poster som ikke du ønsker å betale nå. Endringer gjøres i RE781 Kvitteringsliste/fil fra banken Betalings -info. Som du oppdaterer med RE786, dette oppdaterer din reskontro med at betaling er sendt bank. Remitteringsliste/fil fra banken/avregningsfil, som du oppdaterer med RE786, dette oppdaterer din reskontro med at betaling har skjedd fra banken Dannelse av remittering for aktuelle poster. Du velger selv den aktuelle dato du vil danne et betalingsforslag til. Du har mulighet for å dele inn dine leverandører slik at du kan remittere til reskntrogrupper eller kategorier, f.eks. innenlandske og utenlandske leverandører.

47 Side 47 av 69 Bearbeide et betalingsforslag. Når du har dannet et betalingsforslag foretar du det videre arbeid, bearbeiding i bearbeidingsprogrammet, RE781. (Du kommer automatisk til dette program etter dannelse av et betalingsforslag.) Endringer utføres med knappen Endre beløp,forfallsdato. Du kan: Slette en linje ved å slette beløpet Endre forfallsdato, aktuelt ved å matche kreditnota mot en faktura. Foreta en utskrift, ofte som bruk for regnskapsdok. Se på detaljer i Regnskapsregistreringen. Gjøre endringer i leverandørens registrerte data. Informasjon om debet saldo hos din leverandør. Det er lagt inn en informasjon i form av en X i egne kolonne som viser at du har penger til gode hos en leverandør. Du kan følgelig eliminere den aktuelle remittering.

48 Side 48 av 69 Du kan skrive ut forslaget fra bearbeidingsprogrammet. Når du er ferdig med bearbeidingen av ditt betalingsforslag, styres det resterende av prosessen fra programmet, remittere, (RE786) Endring av informasjon for leverandøren direkte i bearbeidingsbildet, Du bruker funksjonen leverandørkortet, og kan endre.

49 Side 49 av 69 Detaljoppslag for en transaksjon Herfra kan du endre o o o Forfall Referanse KID Du kan selvsagt også skrive ut ditt betalingsforslag fra denne modul,f.eks. etter gjennomførte endringer. Remittering Det er i utviklingen av CSWEB regnskap lagt opp til fleksibilitet av bruken, men prosedyrebeskrivelsen følges i logikken, det er i tillegg en del muligheter for ekstra informasjon. ( Konferer rutineskissen på side 46)

50 Side 50 av 69 Remmittere Bemerk kontrollen. Det er kontroll på at kreditnotaer har lik forfallsdato som en faktura, ref. krav fra bankene. Du blir gitt muligheter for å korrigere, og gå videre i prosessen. Firma Gir en mulighet for å vise hvilke selskaper som ligger I returfiler. Her informeres også om det ligger filer med utfordringer. Tilbakemeldinger Denne knapp foretar oppdatering av utførte Betalinger.

51 Side 51 av 69 Avventer forfall. Denne knapp gir deg oversikt over poster du har sendt til banken, men som ikke er betalt ennå. Faste opplysninger Her registrerer og endrer du dine informasjoner i remmiteringssystemet. Utskrift Her kan du skrive ut aktuelle remitteringer

52 Side 52 av 69 Slett Dersom du har behov for å slette en remittering bruker du denne knappen. Overføring til bank Med bakgrunn i at systemet kjører på en Linux maskin, ofte i et ekstert ASP miljø, vil du måtte få lagt opp rutiner, hjelpeprogrammer til å hente filen til din lokale arbeidsstasjon og således kunne benyttes i din nettbank. Visma Retail har utviklet et enkelt system, som du får assistanse av konsulentavdelingen til å installere og sette opp.

53 Side 53 av 69 Rapportering CSWEB har søkt å samle de fleste utskriftene i et program, RE20. De enkelte rapporters oppstartsbilde vises i «telegramstil» nedenfor. Denne samlingen er laget for å forenkle, men det er mulig å bruke de enkelte programs navn direkte fra «startfeltet», etter hvert vil de fleste av disse rapporter også få en tilsvarende JasperSoft rapport. Standard rapporter Resultat og balanse RE27 Hovedbok/Kostnadssted RE210

54 Side 54 av 69 Saldoliste RE230 Bilagsjournal enkel RE240 Utskrift bilagsjournal RE241

55 Side 55 av 69 Detaljert prosjektrapport RE280 - RE280P Kontroll-rapport - Prosjekt RE281 Nøkkeltallsrapporter - analyser Bankavstemming (Eksport) RE208

56 Side 56 av 69 Rapportgenerator RE206 Kolonne definisjon, i tillegg må Det defineres hvordan linjene skal Vises, hvilket innhold de skal ha,og om det skal foretas summeringer, beregninger osv. Definisjon av rapport linjer: (Pr. idag ligger dette kun i Glink inntil videre må som tidligere en konsulent hos Visma Retail benyttes.) Rapportgeneratorutskrift RE29 Nøkkeltallsrapport RE26 Denne rapport krever at kontoplanen er tilpasset denne utskrift, det er nomalt bedre å lage din egen utskrit med rapportgeneratoren.

57 Side 57 av 69 Detaljert prosjektrapport RE280 Prosjekt Kontrollrapport RE281 Kunde rapporter Kundeliste - enkel RE630 Kundeliste detaljert RE631 Saldoliste i periode RE633P Aldersfordelt saldoliste RE635P

58 Side 58 av 69 Kontoutdrag RE640P Kontoutdrag, alle poster RE641P Utskrift av åpne poster RE650P Leverandør rapporter Leverandørliste enkel RE730P Leverandørliste detaljert RE731P

59 Side 59 av 69 Saldoliste i periode RE733 Aldersfordelt saldoliste RE735 Kontoutdrag RE740P Kontoutdrag - alle poster RE741 Utskrift av åpne poster RE750

60 Side 60 av 69 Etiketter RE751 Innkjøpsrapport RE760 Kunde purringer Justering av purregrader RE690 Gjenta rentenota-utskrift RE695

61 Side 61 av 69 Utskrift av purreliste RE691P Div. kun. Justere purregrad RE696 Purrebrev / innkassobrev RE692P Div. kun. Purreliste RE697P

62 Side 62 av 69 Utskrift av rentenota RE693P Div. kun. Purrebrev RE698P Div. kun. Purregiro RE699P

63 Side 63 av 69 Periode avslutninger Alle vanlige avslutninger er samlet i et program. Avslutning av regnskapsperiode Regnskapsperioder kan både lukkes og åpnes, funksjonen sørger for at bilagsregistreringen blir sikrere, og god skikk er å stenge en regnskapsperiode når man er feridg med registreringer på denne, og/eller samtidig med at man stenger en mva-termin. Avslutning av MVA periode/termin For å sikre at man ikke registrerer på en gammel MVA termin, bør MVA termine stenges samtidig som har rapportert til Fylkesskattesjefen/Altin. En MVA termin kan ikke uten sikkerhetsutfordringer gjenåpnes, og det er av den grunn viktig at rapportering til myndighetene og hva som ligger registrert i ditt system er samstemt. (Har du behov for assistanse kan Visma Retail sin konsulentavdeling assistere.) Vi anbefaler at endring av MVA periode alltid utføres i samarbeid med Visma Retail sin konsulentavdeling.

64 Side 64 av 69 Selve avslutninger er en tretrinns funksjon. 1. Skriv ut et forslag til mva oppgave, denne kan brukes som grunnlag for innrapporteringen, og som et bilag ved avslutningen av terminen. Foreta en kontroll av oppgaven. Kontroller at det er korrekte perioder. Kontroller at det er samstemmighet mellom bokført og beregnet avgift. Kontroller at grunnlagene for inngående mva samstemmer med boført avgift. Føres det korrekt med egen kode for inngående fakturaer fra utlandet uten mva skal også grunnlag blir registrert på linje Foreta eventuelle korreksjonsposteringer, ta gjerne kontakt med Visma Retail sin konsulentavdeling, og skriv ut en ny oppgave som brukes til bilag for avslutningen. 3. Foreta avslutning av mva terminen. Legges det inn bilagsart, bilagsnummer og operatør, dannes en bokføring som avhengig av ditt parameteroppsett nullstiller mva kontiene og fører resultatet over til konto for fylkesskattesjefen.

65 Side 65 av 69 Årsrullering med kontroll. Selve prosessen er en trinnvis prosess, denne kan utføres i alle ledd, og bruker du regnskapet som er integrert anbefales at du «nullstiller» ditt resultatregnskap for det året du avslutter. Alternativ 1 Postere - Nullstilling av resultatkonti Du må være i periode 12 for å kunne bruke programmet. Periodeavslutning skjer for regnskapsperioder som beskrevet på forrige side. Du registrerer ditt vanlige operatørnummer og velger en egnet bilagsart og et ledig bilagsnummer. Dersom du har 5 sifferet hovedbok må du passe på å bruke korrekt intervall, f.eks. fra konto30000 til Programmet teller opp og informerer om dannede transaksjoner til regnskapsregistreringsprogrammet. Oppdatering av nullstillings bilaget. Posteringsprogrammet, alternativ 1 danner et bilag som du må oppdatere fra programmet for regnskapsoppdatering, dette er et vanlig bilag som du kan bearbeide og oppdatere som du er vant med. Dersom din revisor har gitt deg bokførings grunnlag for disposisjonene bør din bilagsdifferanse gå i null. Hvis du ikke har ført disponeringene kan du gjennomføre disse i dette bilag, de kommer korrekt på periode 13 og skal etter registrering har gitt deg en bilagsdifferanse lik null.

66 Side 66 av 69 Denne avslutning viste er bilagsdifferanse, ,00, som måtte disponeres mot opptjent egenkapital. Med andre ord bokføres i dette bilag. (Bilaget er et svært forenklet oppsett.) Alternativ 2 Overføring av saldo på balansekonti Overføringen av balansekontiene kan meget vel gjøres flere ganger, og gjerne for enkelt konti, f.eks. bankkontiene på et tidlig stadium slik at disse enklere kan avstemmes i det nye år, selv om ikke årsoppgjøret er gjennomført. Vær oppmerksom på muligheten, og/ eller fallgruven med å overføre på kostnadsstedsnivå. En J = Ja til å overføre på kostnadsstedsnivå kan f.eks. være nødvendig å bruke hvis du har flere butikker og alle benytter kassekonto 1900, i en slik sammensetning vil du ha kontoen representert slik at du både kan se din totale kassebeholdning, samt ha muligheten for å vise kassebeholdningen for en butikk ved å angi butikkens kostnadssted i rapporter.

67 Side 67 av 69 Alternativ 3 Skifte årsintervall - Overføring av saldo for kunder/leverandører, samt rullering av året. Bemerk anmerkningen om at det bør tas en sikkerhetskopi før dette alternativ kjøres. Alternativ 4 Rydde gamle transaksjoner - Eliminering av transaksjoner Bemerk at hvis du ønsker å komprimere dine data med dette alternativ så krever oppbevarings reglene i bokføringsloven at du skal kunne vise disse transaksjoner i 3,5 år. Dette tilsier at du ikke må komprimere dine transaksjoner nærmere enn 4 regnskapsår tilbake.

68 Side 68 av 69 Kontroll av inngående balanse endring av inngående balanse. I et oppstartsår, eller hvis revisor har strukturert om ditt regnskap, kan det være greit å kunne arbeide direkte med den inngående balansen, og/eller avstemme denne. Dette kan utføres i programmet Registrere og kontrollere Inngående saldo, konferer oppsett i Periode avslutninger, RE40. Innlegging, eller kontroll av hovedbok. Du kontroller, endrer eller legger inn direkte i feltet for den aktuelle konto.

69 Side 69 av 69 Kundereskontroens og leverandrøreskontroens saldo skal kontrolleres mot hovedboken ved årsskiftet, og kontroll funksjonen gir deg tallene. Dersom du har flere hovedbokskontoer for kunder eller leverandører, vises alle. Avslutningskommentarer CSWEB regnskap vil være under kontinuerlig revidering, og basert på innspill fra brukerne videreutviksles slik at det blir et optimalt regnskapssystem integrert med CSWEB Butikkdata. Dersom en ønsker å benytte en ekstern regnskapsfører, kan denne ved hjelp av CSWEB Anywhere, fra sitt eget kontor utføre regnskapsarbeidet i det integrerte system, og således kan du dra nytte av integrasjonene til å spare arbeid for din regnskapsfører. Dersom dette ikke er ønskelig kan Visma Retail sin avdeling for Professional Service, konsulentavdelingen sette opp en integrasjon med eksport til din regnskapsføer. Dette vil også gi reduserte arbeidsmengder for din regnskapsfører, men selvsagt ikke de samme muligheter for butikken selv til både å utføre, samt knytte interesse til regnskapet.