Gjøvikregionen og innkjøpssamarbeid. Innkjøpssjef Thore Amundsen, Regional innkjøpsenhet, Gjøvik kommune

Transkript

1 Gjøvikregionen og innkjøpssamarbeid Innkjøpssjef Thore Amundsen, Regional innkjøpsenhet, Gjøvik kommune

2 Gjøvikregionen, ca innbyggere, korte fakta Ca 7000 Ca Gjøvik Gjøvik som regionsenter, liten arealdel av fylket men ca 40 % av befolkningen. Tung på industri, handel, utdanning, landbruk og tjenesteyting En del Sør Oppland Ca 6000 Ca Ca Til sammen 5 stillinger på innkjøp før sammenslåing av innkjøpsfunksjonen

3 Før situasjonen En person i hel eller del stilling i hver kommune Skal betjene alle forhold, rådgiving og fag Flaskehals Sårbart Men mye bra resultater også Rekruttere og beholde - vanskelig Store krav til profesjonell opptreden og handlemåte Konsekvenser ved brudd på anskaffelsesregelverket, straff, erstatning, mulkt, negativt omdømme, tapt framdrift, merkostnader, dårlig bruk av organisasjonen, liten effektivitet osv Tyngre med gevinstrealisering i hele organisasjonen interne prosess kjeder krever tid For liten kapasitet til bedrive intern rådgiving og oppfølging For liten kapasitet til å lage gode plattformer til elektronisk kommunikasjon, maler, verktøy mv. Kort sagt et presset, sårbart- og ressursvakt område med tilhørende risiko, men med store muligheter. F.eks hva med verdiskapningen og egenkompetansen? Behov for endring ved å slå seg sammen?

4 Hvorfor samarbeide? Alle i samme båt med enkeltspillere. Bedre som lag Redusere risikoen for å være sårbar både på ressurs og kompetanse Øke evnen til å rekruttere og beholde, bli en attraktiv arbeidsgiver og fagområde Øke kompetansen i hele organisasjonen på bruk av anskaffelser, mer intern rådgiving Styrke kvalitetssikringen av anskaffelser Mer ressurser til og for gevinstrealisering, kvalitet og økonomi Tydeligere i leverandørmarkedet, gevinstrealisering Redusere risikoen for brudd på anskaffelsesregelverket og feil anskaffelser Bygge opp felles plattformer på elektronisk handel, verktøy, maler, databaser, standarder, kontraktsoppfølgingssystemer osv

5 Fra vedtak via formål til virkelighet Forprosjekt. Opprettelse av felles enhet vedtatt i alle k.styrer i Samarbeidsavtale som regulerer forholdet mellom partene, direkte finansiering Vertskommunemodell, 28 a og b, Gjøvik kommune som vert Formål kvalitetssikre, effektivisere kommunenes anskaffelser for således å oppnå økonomiske - og kvalitetsmessige fordeler. Være en kompetanseenhet. Daglig leder / innkjøpssjef - styre Samarbeidsrådet for innkjøp Fast kontaktperson i hver kommune Arbeidsmodell dualistisk modell skille mellom rekvirent og innkjøper roller og ansvar Gjelder alle anskaffelser, varer, tjenester og B/A arbeider over nasjonal terskelverdi Start fom Oppstart med alle ansatte Ansatte er 5 stk innkjøpsrådgivere. Herav 1 innkjøpsrådgiver til drifting av FOKSO Under rekruttering 2 stk innkjøpsrådgivere til.

6 Erfaringer så langt Team blir mindre sårbar, utvikling av komplementær kompetanse øker ferdighetene. En stor fordel å ha ulik fagkunnskap. Må ha eierfølelse og fullmakter Lettere med erfaringsoverføring bidrar til økt samlet kompetanse Lettere å utvikle lik opptreden og gjennomføring av anskaffelser Lettere å utvikle lik prosesshåndtering, felles malverk, verktøy og rutiner. Gir i sum raskere og bedre prosessgang Lettere å få bedre samlet oversikt over alle kommuners anskaffelser derigjennom bedre muligheter for gevinstrealisering. Prioritere der det er mest å hente iht formålet. Stort behov for informasjon arbeidskrevende - mange intranett å ajourholde kontra egen web. Nivå og sikkerhet må hensyntas. Mange driftsteder skal nås. Stort behov for elektronisk fag- eller samhandlingssystem for anskaffelser. Lite tilgjengelig verktøy i markedet. Krevende Inngåtte kontrakter tyder på bedrede gevinstmuligheter, økonomi / kvalitet, men gevinster kommer ikke med en gang. TTT. Gevinstrealisering skal tas ut i linjen. Krever lojalitet til avtaler og fastsetting måleparametere Aldri undervurder viktigheten av roller og ansvar innkjøper rekvirent og oppdragsgivere. Avklaring av oppgaver og bestilling Løpende anskaffelser ved siden av opprettelse av fellesenheten er krevende

7 Aktiv eller passiv ift eierskap? Økt verdiskapning ved bruk offentlige anskaffelser bedre sammen enn alene eiendomsforvaltning ansvar og roller Kjøttmeis, fastboende Fluesnapper. Sydenturist Takk for meg